JABATAN : Koordinator Pengolahan Data & Case-Mix

HAL : 1

BIDANG : PENGEMBANGAN DAN PEMBINAAN USAHA DARI : 5 Hal

LEVEL IV

1. TUJUAN / FUNGSI JABATAN

Koordinator Pengolahan Data & Case-Mix, adalah seorang Pejabat Struktural Stara/ Level empat.

2. URAIAN AKTIVITAS POKOK DAN HASIL POKOKA. AKTIVITAS POKOK1. Receiving & re-checking, menerima berkas klaim pasien JKN dan Non JKN beserta berkas

penunjang medis lainnya termasuk salinan resume medis dan mengecek satu persatu

kelengkapan jumlah berkas dan isinya yang dikirimkan oleh Bidang Keuangan disesuaikan

dengan persyaratan administrasi seperti:

a. Rincian biaya pelayanan

b. Surat Rujukan PPK I

c. Surat Keluar Perawatan (khusus pasien kontrol rawat inap)

d. Surat Keterangan Gawat Darurat (khusus pasien IGD)

e. Kartu Peserta JKN

f. SEP (Surat Eligibiltas Peserta) khusus pasien JKN

g. Surat Keterangan Miskin khusus peserta Non JKN Bawaku Sehat

h. Surat Keterangan Dinas Sosial khusus peserta yang dijamin Dinas Sosial

i. Kartu Tanda Penduduk (KTP)/Resi pengurusan KTP

j. Kartu Keluarga (KK)/Resi pengurusan KK

k. Surat Keterangan Beda Identitas (pada kasus beda identitas)

l. Bukti permintaan disertai berkas hasil Penunjang Medis bersama ekspertise

m. Assesment rehabilitasi medis (khusus pasien Fisioterapi dan Rehabilitasi)

n. Resep/Salinan Resep Obat

o. Salinan resume medis

p. Surat Pengantar Dirawat (khusus pasien rawat inap)

q. Form Rencana Operasi (khusus pasien kamar operasi)

r. Rincian biaya operasi (khusus pasien kamar operasi)

s. Lembar travelling dialysis (khusus pasien Hemodialisis)

t. Surat Pengesahan Komite Medis (khusus pasien kategori Severity Level III)

u. Surat Keterangan sebagai pengganti rujukan PPK I (khusus pasien yang masih mendapatkan

pelayanan di RSU Pindad)

v. Surat Keterangan Diagnosis dari Dokter (khusus pasien penderita Malnutrisi)

w. Surat Keterangan Penggunaan Special CMGs (khusus kasus top up INA-CBGs)

2. Simulating, kegiatan dalam membantu proses clinical pathway di Instalasi Rawat Jalan, Rawat

Inap, Gawat Darurat, maupun Kamar Operasi untuk memberikan informasi besaran target dan

besaran tarif paket INA-CBGs dengan melakukan coding diagnosis serta prosedur medis dan

grouping pada:

a. Server Software simulasi INA-CBGs di alamat http://casemix01/inacbg

b. Client Server Software simulasi INA-CBGs di alamat http://localhost/inacbg

3. Medical Record Analyzing, menganalisis berkas klaim dengan:

a. Memastikan kepemilikan data rekam medis pasien tidak duplikasi yang sudah diinputkan oleh

bagian Admission Rawat Jalan, Admission IGD dan Rawat Inap dan melakukan koreksi apabila

terjadi duplikasi data tersebut

b. Memastikan kelengkapan isi rekam medis yang sudah diperiksa oleh bagian Assembling, dan

Pengolahan Data Rawat Inap, Pengolahan Data Rawat Jalan dan IGD

c. Memperhatikan kekonsistenan penulisan diagnosis dan prosedur medis disesuaikan pada hasil

penunjang medis dan berkas terkait

4. Clinical Coding, menerjemahkan bahasa diagnosis dan prosedur medis yang ditulis oleh dokter

ke dalam kode numerik dan alfanumerik dengan meihat Indeks Alfabet dan Daftar Tabulasi

sesuai dengan kaidah ICD yaitu:

a. ICD-10 (International Statistical Classification of Diseases and Related Health Problems) untuk

diagnosis

b. ICD-9-CM (International Classification of Disease-Clinical Modification) untuk prosedur medis

5. Abstracting & Exporting to Excel, membuat daftar diagnosis dan tindakan medis untuk dilakukan

coding dengan memperhatikan histori medis pasien untuk meghindari data klaim pasien ganda

serta untuk kepastian akurasi coding sebelum proses grouping yakni:

a. Input demografi pasien (No. RM dan identitas seperti Nama Lengkap, Jenis Kelamin, Tgl. Lahir

disesuaikan dengan Kartu Peserta dan/atau Kartu Keluarga dan/atau Kartu Tanda Penduduk

dan/atau Akta Kelahiran)

b. Input transaksi pelayanan (Jenis Rawat, Tgl. Masuk, Tgl. Keluar, Kelas Perawatan, Nama Dokter,

Diagnosis, Prosedur Medis, Cara Pulang, Model Pembayaran, Kode ICD-10 [1-12 item], Kode ICD-

9-CM [1-5 item]

c. Cari histori berdasarkan diagnosis dan prosedur medis

d. Verifikasi hasil input

e. Membuat file laporan dalam bentuk excel dari hasil export to excel

6. Grouping, menginput data pada variabel yang ada pada Software INA-CBGs di alamat

http://casemix04/inacbg antara lain: No. RM, Nama Lengkap, Jenis Kelamin, Tgl. Lahir, No. SEP,

No. Peserta, Jenis Perawatan, Kelas Perawatan, Tgl. Masuk, Tgl. Keluar, Cara Pulang, Dokter

Penanggung Jawab, Berat Lahir (khusus bayi), Tarif RS, Surat Rujukan, ADL Score (khusus kasus

kusta dan kasus jiwa), Special CMG (Special Procedure, Special Drugs, Special Investigation,

Special Prosthesis), Kode ICD-10, Kode ICD-9-CM, serta melakukan Proses Grouper dan Finalisasi

hasil grouping

7. Txting, membuat file txt dari hasil input grouping per-tanggal, per-jenis perawatan, per-kelas

perawatan, per-input tgl. Grouping lalu men-download untuk dikirimkan ke Verifikator BPJS

8. CBGs Reporting, membuat laporan hasil input grouping yaitu Laporan Individual Pasien dan

Laporan Rekap PDF dari hasil input grouping per-tanggal, per-jenis perawatan, per-kelas

perawatan, per-input tgl. Grouping lalu men-download untuk dikirimkan ke Verifikator BPJS

9. Pre-verifying, verifikasi data hasil input Abstracting dengan hasil Grouping dalam bentuk Excel

dengan verifikasi pada jumlah data yang diinput dan ketepatan hasil input

10. Printing, mencetak CBGs Report hasil input grouping per-tanggal, per-jenis perawatan, per-kelas

perawatan, per-input tgl. Grouping yang telah melalui proses verifikasi

11. Unionizing & Correcting, hasil cetak CBGs Report (Laporan Individual Pasien) dikelompokkan

satu persatu ke dalam berkas klaim dengan mengklip atau membubuhkan stapples/hecter sambil

mengkoreksi isian item-item yang kurang sesuai dengan berkas klaim seperti Tgl. Keluar, No. RM,

No. SEP, Umur (tahun), Tgl. Masuk, Umur (hari), Jenis Perawatan, Tgl. Lahir, Cara Pulang, Jenis

Kelamin, LOS, Kelas Perawatan, Berat Lahir (khusus bayi), Diagnosa Utama, Diagnosa Sekunder,

Special CMG, Tarif Top Up, Tarif RS, dan Total Tarif

12. Validating, menvalidasi jumlah berkas klaim yang akan di-packing dengan jumlah inputan pada

software INA-CBGs

13. Packing, membuat label untuk pengiriman berkas pada dus dan membuatkan ekspedisi

penyerahan berkas klaim untuk Verifikator BPJS

14. Distributing, mengirimkan berkas klaim ke Verifikator BPJS untuk siap diverifikasi dengan

menyerahkan dan mencocokkan jumlah berkas klaim dengan ekspedisi dan file txt

15. Revising, melakukan proses revisi baik revisi administratif (untuk berkas klaim yang belum

lengkap) dan revisi data hasil CBGs

16. Re-grouping, Re-txting, Re-CBGs reporting, Re-verifying, Re-printing, Re-unionizing, dan Re-

validating untuk kasus-kasus klaim yang direvisi

17. Code Auditting, mengaudit data kode ICD-10 & ICD-9-CM yang diinput oleh coder dan

memperbaiki kode-kode yang dianggap kurang relevan

18. Confirmating, mengkonfirmasi kelengkapan pengisian berkas rekam medis dan kerelevansian

dengan hasil penunjang medis sesuai hasil simulating dengan para dokter langsung maupun

tidak langsung (via Perawat/Bidan) agar proses coding dan penyesuaian tarif dapat berjalan

efektif

19. Negotiating, bernegosisasi dengan Verifikator BPJS mengenai keterlambatan pengiriman,

kesalahan input data, kelengkapan berkas klaim, pembacaan software yang kurang efektif, dan

lain-lain yang berhubungan dengan klaim agar terhindar dari kesan Fraud & Abuse

B. HASIL POKOK

1. Laporan Hasil Analisis Berkas Klaim bermasalah untuk Ketua Tim PPEx

2. Laporan Perbandingan Tarif Riil RS dengan Tarif INA-CBGs untuk Ketua Tim PPEx

3. Laporan Abstraksi & INA-CBGs untuk Tim PPEx

4. Laporan Uang Muka BPJS untuk Bidang Keuangan

5. Laporan Abstraksi Pasien Bawaku Sehat untuk Bidang Keuangan

6. Laporan Kunjungan Pasien Rawat Inap berdasarkan Severity Level CBGs untuk Kaur Rekam

Medis

7. Recapitulating, merekapitulasi berkas klaim bermasalah seperti berkas klaim kurang lengkap,

cap dokter yang tidak ada, Kesalahan Rincian Biaya, Eviden Malnutrisi, pasien yang ganti kelas

rawat, konfirmasi Diagnosa, SEP yang salah, Pengesahan Komite Medik, Berkas persyaratan

bukan milik pasien, tarif yang berbeda dengan Permenkes 59 tahun 2014, file txt yang tidak

terbaca

3. KEDUDUKAN

a. Koordinator Pengolahan Data & Case-Mix urusan Rekam Medis berkedudukan dibawah pembinaan dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala urusan Rekam Medis

b. Dalam melaksanakan tugasnya Koordinator Pengolahan Data & Case-Mix membawahi staf PPEx

4. HUBUNGAN KERJA

Koordinator Pengolahan Data & Case-Mix dalam melaksanakan tugasnya mengadakan hubungan kerja dengan fungsi-fungsi terkait.

NAMAJABATANTANGGAL

TANDA TANGAN