BIDANG KEBERHASILAN UTAMA (KRA)

“Key Result Area” atau KRA merujuk kepada Bidang Keberhasilan Utama

sesebuah organisasi atau jabatan yang bertanggungjawab. Di dalam istilah mudahnya,

Bidang Keberhasilan Utama boleh dijelaskan sebagai bidang utama di dalam sesebuah

jabatan yang merangkumi dari sudut pengambilan pekerja, keselamatan di tempat kerja,

pengurusan professional, pentadbiran sumber manusia dan sebagainya. Selain itu ianya

juga merujuk kepada tanggungjawab utama seseorang pegawai dan bidang tugas yang

dipertanggungjawabkan ke atasnya untuk menjayakan misi jabatan.

Terdapat beberapa kepentingan Bidang Keberhasilan Utama di antaranya ialah;-

Dapat menetapkan objektif dan matlamat

Meletakkan meutamaan kepada aktiviti yang penting

Mampu menjimatkan masa dan juga pengurusan kerja

Mampu memberi nilai tambah kepada keputusan yang dibuat

Mampu menjelaskan peranan dan tanggungjawab pegawai atau jabatan dengan

lebih jelas

Memberikan focus terhadap hasil kerja berbanding aktiviti kerja

Pentadbiran Bidang Keberhasilan utama terbahagi kepada beberapa cabang utama di

dalam sesebuah organisasi di antaranya ialah;-

Bahagian Sumber Manusia

Bahagian Pengurusan

Bahagian Pentadbiran

Bahagian penyelenggaraan

Pengurusan fail

Pengurusan keselamatan & Kesihatan

Sistem Perhubungan Pelanggan

Kepentingan elemen Bidang Keberhasilan Utama sangatberkait rapat dengan perkara-

perkara berikut iaitu:-

1

Misi Organisasi

Visi organisasi

Objektif Korporat Organisasi

Strategi Korporat Organisasi

Syarat utama Bidang Keberhasilan Utama adalah memerlukan hampir 80%

daripada bidang tugas sesuatu jabatan manakala selebihnya iaitu 20% adalah datangnya

daripada tanggungjawab bersama seperti membantu ahli kumpulan, mengambil bahagian

di dalam aktiviti di tempat kerja dan sebagainya.

Sebagai contoh, bidang utama di dalam jabatan sumber manusia adalah untuk

mengambil pekerja. Untuk memastikan pekerja yang bekerja mencapai matlamat

organisasi, organisasi tersebut perlulah mempunyai Petunjuk Prestasi Utama atau KPI

bagi memastikan matlamat pengambilan pekerja itu tercapai. Pekerja yang diambil

bekerja haruslah mempunyai daya pencapaian yang diperlukan oleh sesebuah unit di

dalam organisasi. Kelayakan yang secukupnya perlu diberi perhatian dan diutamakan

selain pengalaman di dalam bidang yang berkaitan.

Selain itu, di dalam bidang Keselamatan dan kesihatan Pekerja pula, organisasi

perlu memastikan keselamatan di tempat kerja terjamin dan mampu mengurangkan

berlakunya kemalangan. Oleh itu perlu diwujudkan KPI bagi memastikan matlamat

mengurangkan peratusan kemalangan di tempat kerja tercapai.

Ringkasnya KRA adalah bidang-bidang utama yang ada di dalam sesebuah

organisasi samada kementerian, jabatan, agensi ataupun syarikat yang berperanan untuk

menggerakkan sesebuah organisasi tersebut. Untuk itu, perlu diwujudkan Petunjuk

prestasi Utama di dalam setiap bidang utama tersebut.

2

PENGGUNAAN PETUNJUK PRESTASI UTAMA (KPI)

KPI adalah satu system pengukuran yang mudah, berkesan dan membantu

organisasi menjelaskan dan mengawal tahap kemajuan sesuatu proses perkhidmatan yang

disampaikan kepada pelanggan selaras dengan misi dan visi sesebuah organisasi.

Prinsip-prinsip KPI ialah meletakkan sasaran, boleh diukur dengan angka, diukur dalam

keadaan normal dan selaras dengan misi dan visi organisasi. Maklumat ini akan

digunakan sebagai tanda aras yang akan menjadi komponen utama sesebuah organisasi

bagi mencapai konsep amalan terbaik. KPI adalah ukuran spesifik dalam bidang tertentu

prestasi organisasi. Tujuan KPI adalah untuk memberikan pengukuran ke atas factor-

faktor utama yang akan memberikan kejayaan jangka panjang kepada organisasi.

Untuk KPI berfungsi dan memberikan faedah kepada organisasi, ianya harus

diukur secara berterusan dan mempunyai hubung kait dengan bidang yang ingin

dilakukan penambahbaikan. KPI boleh digunakan dalam beberapa kaedah seperti

Directional KPI iaitu memberikan ukuran yang baik atau lemah dalam bidang

perkhidmatan yang spesifik dan memantau sama ada terdapat penambahbaikan.

Quantifitable KPI diwakili oleh angka dan memberikan ukuran yang tepat untuk

menganalisis data. Terdapat juga KPI yang menggunakan sifat seperti lemah, sederhana

dan baik yang boleh ditukarkan kepada skala Likert 1-5. Secara keseluruhannya KPI

menyediakan peluang kepada organisasi untuk menyasarkan bidang-bidang yang perlu

dilakukan penambahbaikan dan seterusnya menjamin kecemerlangan organisasi.

HUBUNGAN DI ANTARA KRA DAN KPI

Kita sedia maklum bahawa salah satu Bidan Keberhasilan Utama Negara ialah

untuk meluaskan akses pendidikan berkualiti dan berkemampuan. Ini bermaksud

kementerian Pelajaran Malaysia harus mempunyai KPI dan juga turut tidak terkecuali

ialah semua sekolah di seluruh Malaysia. Bourne dan Bourne (2002) telah merumuskan

secara keseluruhannya penggunaan KPI dalam pengukuran prestasi organisasi dapat

difokuskan kepada tiga perkara utama iaitu pertamanya, menjelaskan hala tuju organisasi.

3

Melalui pembinaan KPI, warga kementerian pelajaran misalnya dapat menyedari perkara-

perkara penting dan patut diberikan perhatian serius dalam menjayakan misi dan visi

kerajaan. Di peringkat ini misi dan visi kementerian pelajaran adalah untuk mencapai

dasar yang telah diperkenalkan iaitu meluaskan akses pendidikan berkualiti dan

berkemampuan.

Sistem pengukuran yang baik akan dapat memberikan gambaran yang jelas

mengenai pengukuran sesuatu matlamat berdasarkan kepada perancangan strategic di

sekolah. Setiap warga kementerian akan dapat mengenal pasti dan menghubungkaitkan

sasaran kerja tahunan individu dengan sasaran kerja kumpulan seperti Kawalan Mutu

Kerja (KMK), dengan perancangan startegik kementerian dan seterusnya dapat

menentukan samada sasaran yang ditetapkan itu telah tercapai atau tidak.

Perkara kedua ialah dengan mengaplikasikan sistem pengukuran prestasi

menggunakan KPI, kementerian akan dapat memberikan tumpuan kepada bidang-bidang

utama yang disampaikan kepada jabatan pelajaran dan pihak berkepentingan yang lain.

Penggunaan KPI dapat membantu kementerian dalam menentukan tindakan yang perlu

diambil. System pengukuran merupakan sesuatu yang dinamik. Pengukuran secara

tekalakan dapat membantu kementerian mengenal pasti perkara-perkara yang menjadi

penghalang kepada keberkesanannya. Oleh itu, tumpuan dapat diberikan kepada perkara-

perkara penting yang menjadi teras kepada kecemerlangan dan keberkesanan

kementerian.

Ketiganya, penggunaan KPI akan dapat membolehkan kementerian menilai

semula prestasi yang telah disasarkan. Kesesuaian strategi yang telah diimplementasi

juga boleh dikenalpasti melalui penilaian semula prestasi menggunakan KPI dan

tindakan-tindakan pembetulan serta penambahbaikan yang perlu dibuat. Untuk

memantapkan prestasi, kementerian harus membandingkan pencapaian masa lalu dengan

prestasi semasa serta menyasarkan prestasi pada masa akan datang. Melalui penggunaan

KPI kementerian akan dapat mengekalkan kelebihan daya saing serta menjamin

4

kecemerlangan dan memantapkan prestasi kementerian agar sejajar dengan kehendak

kerajaan.

MEMBINA KPI

Perlaksanaan pengukuran menggunakan KPI adalah bertujuan untuk mengukur

prestasi perkhidmatan dan penyampaian sesebuah organisasi. KPI yang dwujudkan

hendaklah merangkumi aspek kecekapan dan keberkesanan proses-proses utama dalam

menghasilkan dan menyampaikan perkhidmatan utama kepada pelanggan serta aspek

kepuasan hati pelanggan terhadap perkhidmatan yang diterima.

Perlaksanaan pengukuran prestasi memerlukan pembinaan KPI dan sasaran

prestasi sebagai asas membuat pengukuran. Sasaran prestasi hendaklah mengambil kira

perkara-perkara seperti keupayaan proses yang meliputi aliran kerja, keperluan sumber

manusia, kewangan, peralatan, infrastruktur yang sesuai serta kepuasan dan

kehendakpelanggan. Sasaran prestasi yang ditetapkan untuk mengukur KPI hendaklah

memenuhi ciri-ciri SMART (specific, measurable, achievable, realistic time bound)

Rajah 1: Langkah-langkah untuk mewujudkan KPI dan Melaksanakan Pengukuran

Prestasi

5

Tahap Prestasi

Wujudkan KPI & tetapkan sasaran

Ukur & nilai prestasi

Pantau tahap prestasi

Tambah baik prestasi

Nilai secara berterusan

Masa

Rajah 1 di atas menunjukkan bagaimana KPI dibentuk. Selepas menetapkan KPI

dan sasaran prestasi, kementerian yang bertanggungjawab perlu pengumpulan maklumat

dan menilai pencapaian dengan membandingkan pencapaian sebenar dengan sasaran

prestasi yang telah ditetapkan. Jurang pencapaian sebenar dengan sasaran perlu dikenal

pasti serta analisis sebab-sebab berlakunya jurang perlu dibuat dan seterusnya

mencadangkan tindakan penambahbaikan yang perlu dibuat.

Pemantauan harus dibuat memenuhi kehendak masyarakat dan pihak

berkepentingan. Berdasarkan kepada pengumpulan data dan analisis yang telah dibuat

serta pemantauan oleh pihak kementerian, langkah yang terakhir ialah melakukan

penambahbaikan untuk meningkatkan prestasi kementerian. Penambahbaikan yang

dilakukan juga perlu dinilai secara berterusan melalui pengukuran prestasi menggunakan

KPI dan sasaran prestasi.

KESIMPULAN

Bidang Keberhasilan Utama (KRA) dan Petunjuk Prestasi Utama adalah

mekanisma penting yang perlu ada bagi sesebuah organisasi. KRA dan KPI dapat

membantu organisasi menetapkan sasaran dan objektif organisasi dengan lebih jelas dan

spesifik lagi.

Dengan menetapkan bidang keberhasian utama, maka organisasi tersebut haruslah

mempunyai model KPI yang tersendiri supaya mudah dicapai. KPI yang dibentuk juga

haruslah menggunakan ciri SMART (Specific, Measurable, Achievable, realistic, Time

Bound). Penggunaan KPI merupakan satu amalan yang harus diterapkan ke dalam

budaya kerja yang berasaskan prestasi. Penggunaan KPI di dalam kerajaan penting bagi

memastikan tahap prestasi telah tercapai seperti yang telah ditetapkan bagi memenuhi

kehendak masyarakat dan pihak berkepentingan. Melalui KPI, pihak organisasi

kementerian dapat mengambil tindakan penambahbaikan secara berterusan untuk

menjamin keberkesanan kementerian dan memenuhi kehendak pelanggan.

6

BIBLIOGRAFI

R.Kaufman,H.Oakley-Browne,R.Watkins,.2003.Strategic Planning for Success:Aligning

People, Performance and Payoffs.

Robert S. Kaplan & David P.Norton. 1992. The Balanced Scorecard:Translating strategy

into action.

http://www.mampu.gov.my/pdf/keratanakhbar280709

http://pmr.penerangan.gov.my/index.php?

option=com_content&task=view&id=48087ITemid=

http://besonline.rtm.gov.my/details_BM.php

7