komunikasi di organisasi

KOMUNIKASI DI ORGANISASI

Oleh : Siti Hudaiyah / NIS. 7675 / 4 TPHP 3

Disusun untuk memenuhi penugasan mata diklat Industrial Relationship yang

dikerjakan sebagai tugas pembelajaran selama Ujian Tengah Semester Genap

sekolah tahun 2014//2015.

A. Pengertian

Menurut Pedoman Umum Komunikasi Organisasi di Lingkungan

Instansi Pemerintah (2011), komunikasi organisasi adalah proses

menciptakan dan saling menukar pesan organisasi dalam satu jaringan

hubungan yang saling bergantung satu dengan yang lainnya, baik formal

maupun nonformal, untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau selalu

berubah-ubah dalam rangka mencapai visi, misi, dan tujuan organisasi.

Komunikasi formal merupakan komunikasi yang disepakati secara

resmi oleh organisasi yang sifatnya berorientasi kepada kepentingan

organisasi. Isinya berupa cara kerja dalam organisasi, produktivitas, dan

berbagai pekerjaan yang harus dilaksanakan dalam organisasi.

Komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara

sosial. Orientasinya bukan pada organisasi, melainkan lebih kepada anggota

organisasi secara individual.

B. Ruang Lingkup

Ruang lingkup komunikasi dalam organisasi meliputi pengelolaan

komunikasi organisasi antaranggota (bawahan), antarpengurus (atasan), serta

antara pengurus (atasan) dan anggota (bawahan).

C. Unsur

Berdasarkan Anonimb (2014), unsur Komunikasi ada tujuh, yaitu :

1. Komunikator

Pengirim atau sumber atau komunikator adalah orang yang

memiliki informasi dan kehendak untuk menyampaikannya kepada orang

lain. Semua peristiwa komunikasi pasti melibatkan sumber sebagai

pembuat atau pengirim informasi. Pengirim dalam organisasi bisa

karyawan bisa pimpinan.

2. Penyandian

Penyandian merupakan proses mengubah informasi ke dalam

isyarat-isyarat atau simbol-simbol tertentu untuk ditransmisikan. Proses

penyandian ini dilakukan oleh pengirim.

3. Pesan

Pesan adalah informasi yang hendak disampaikan pengirim

kepada penerima. Sebagian besar pesan dalam bentuk kata baik berupa

lisan maupun tulisan. Isinya dapat berupa ilmu pengetahuan, hiburan,

informasi, maupun nasihat.

4. Media

Media ialah alat yang digunakan untuk memindahkan pesan dari

sumber kepada penerima. Media komunikasi dibagi atas media massa

dan media nirmassa. Nirmassa merupakan komunikasi tatap muka dan

merupakan saluran yang paling mendasar dalam komunikasi sedangkan

media massa menggunakan saluran yang berfungsi sebagai alat yang

dapat menyampaikan pesan secara massal.

5. Penerima

Penerima adalah pihak yang menjadi sasaran pesan yang dikirim

oleh sumber. Penerima bisa terdiri dari satu orang atau lebih, bisa dalam

bentuk kelompok, partai atau negara. Penerima melakukan proses

penafsiran atas informasi yang diterima dari pengirim.

6. Penafsiran (decoding)

Penafsiran adalah proses menerjemahkan (menguraikan sandi-

sandi) pesan dari pengirim. Sebagian besar proses decoding dilakukan

dalam bentuk menafsirkan isi pesan oleh penerima.

7. Tanggapan atau umpan balik (feedback)

Umpan balik pada dasarnya merupakan tanggapan penerima atas

informasi yang disampaikan pengirim berupa perbedaan antara apa yang

dipikirkan, dirasakan, dan dilakukan oleh penerima sebelum dan sesudah

menerima pesan. Tanggapan bisa diartikan perubahan atau penguatan

keyakinan pada pengetahuan, sikap, dan tindakan seseorang sebagai

akibat penerimaan pesan.

D. Fungsi

Fungsi komunikasi organisasi berdasarkan Pedoman Umum

Komunikasi Organisasi di Lingkungan Instansi Pemerintah (2011) adalah

1. Informatif, yaitu memahami pedoman komunikasi organisasi

2. Instruktif/koersif, yaitu mewajibkan seluruh anggota untuk menggunakan

pedoman komunikasi organisasi

3. Edukatif, yaitu memberikan panduan bagi proses pembelajaran anggota

dalam menjalankan komunikasi organisasi

4. Persuasif, yakni mendorong dan memberikan alternatif bagi anggota

untuk menggunakan pedoman komunikasi organisasi

5. Regulatif, yaitu menjalankan komunikasi organisasi sesuai dengan

peraturan perundang-undangan dan etika anggota

6. Integratif, yaitu menyatukan kesamaan persepsi, komitmen, rasa

memiliki, dan tanggung jawab anggota terhadap pengelolaan komunikasi

organisasi

7. Jembatan komunikasi, yakni melakuka mediasi antarunsur organisasi

dalam pengelolaan komunikasi organisasi.

E. Lambang

Asumsi perspektif organisasi menurut Anonimc (2014) bahwa

organisasi merupakan interpretasi simbolik. Organisasi memproduksi

situasi/lingkungan/budaya/realitas sosial melalui pemaknaan atas interaksi

dalam organisasi. Organisasi terbentuk karena adanya interaksi (komunikasi)

yang terjadi antar anggota melalui pemaknaan atas simbol-simbol, baik

simbol verbal maupun non verbal.

Sedangkan menurut Anonimd (2010), lambang komunikasi adalah

lambang-lambang atau simbol-simbol yang mengandung arti. Jenis-jenis

lambang komunikasi:

1. Lambang suara

2. Lambang bahasa

3. Lambang warna

4. Lambang gambar

5. Lambang gerak

Tujuan adanya lambang komunikasi adalah untuk memudahkan

penyampaian informasi atau berita dari komunikator kepada komunikan agar

komunikan memperoleh pengertian yang sama atas suatu pesan.

F. Proses

Sesuai dengan Pedoman Umum Komunikasi Organisasi di

Lingkungan Instansi Pemerintah (2011), ada empat proses komunikasi

organisasi yang dapat digunakan:

1. Komunikasi ke bawah (downward communication)

Komunikasi ke bawah adalah komunikasi ketika atasan

mengirimkan pesan kepada bawahannya. Fungsi arus komunikasi ke

bawah ini adalah

a. Pembuatan instruksi kerja

b. Penjelasan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan

c. Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku

d. Pemberian motivasi

Anonima (2014) mengklasifikasikan komunikasi ke bawah atas

lima tipe, yaitu:

a. Intruksi tugas

Yaitu pesan yang disampaikan kepada bawahannya

mengenai apa yang dihapkan dilakukan mereka dan bagaimana

melakukannya. Pesan itu mungkin bervariasi seperti perintah

langsung, deskripsi tugas, prosedur manual, program latihan tertentu,

alat-alat bantu melihat dan mendengar yang berisi pesan-pesan tugas

dan sebagainya. Intruksi tugas yang tepat dan langsung cendrung

dihubungkan dengan tugas yang sederhana yang hanya menghendaki

keterampilan dan pengalaman minimal. Instruksi yang lebih umum

biasanya digunakan bagi tugas-tugas yang kompleks, dimana

pegawai diharapkan pertimbangannya, keterampilan dan

pengalamannya.

b. Rasional

Yaitu pesan yang menjelaskan mengenai tujuan aktivitas

dan bagaimana kaitan aktivitas itu dengan aktivitas lain dalam

organisasi atau objektif organisasi, kualitas dan kuantitas dari

komunikasi rasional ditentukan oleh filosofi dan asumsi pimpinan

mengenai bawahannya. Bila pimpinan menganggap bawahannya

pemalas, atau hanya mau bekerja bila dipaksa maka pimpinan

memberikan pesan yang bersifat rasional ini sedikit. Tetapi bila

pimpinan menganggap bawahannya orang yang dapat memotivasi

diri sendiri dan produktif maka biasanya diberikan pesan rasional

yang banyak.

c. Ideologi

Pesan mengenai ideologi ini adalah merupakan perluasan

perluasan dari pesan rasional. Pada pesan rasional, penekananya ada

pada tugas dan kaitannya dengan perepektif organisasi. Sedangkan

pada ideologi sebaliknya, mencari sokongan dan antusias dari

anggota organisasi guna memperkuat loyalitas, moral dan motivasi.

d. Informasi

Pesan informasi dimaksudkan untuk memperkenalkan

bawahan dengan praktik-praktik organisasi, peraturan-peraturan

organisasi, keruntungan, kebiasaan dan data lain yang tidak

berhubungan dengan instruksi dan rasional, misalnya handbook bagi

pegawai.

e. Balikan

Yaitu pesan berisi informasi mengenai ketepatan individu

dalam melakukan pekerjaannya. Salah satu bentuk sederhana dari

balikan ini adalah pembayaran gaji pegawai yang telah siap

melakukan pekerjaannya atau apabila tidak ada informasi dari atasan

yang mengkritik pekerjaannya, berarti pekerjaannya sudah

memuaskan. Tetapi apabila hasil pekerjaan pegawai kurang baik,

balikannya mungkin berupa kritikan atau peringatan terhadap

pegawai tersebut.

2. Komunikasi ke atas (upward communication)

Komunikasi ke atas adalah komunikasi yang terjadi ketika

bawahan mengirim pesan kepada atasan. Fungsi arus komunikasi dari

bawah ke atas ini adalah

a. Pelaporan tentang pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan

b. Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan

ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan

c. Penyampaian saran perbaikan

d. Penyampaian keluhan

Anonima (2014) memaparkan bahwa pada arus komunikasi ke

atas sering kali mengalami persoalan pada relavansi dan kurasi pesan dan

informasi, terutama diantara jaringan organisasi lainnya. Masalah yang

dimaksud terutama adalah penyaringan (filtering) dan melebihkan arti

pesan (exaggeration). Pegawai cendrung memberikan laporan pada hal-

hal yang baik saja mengenai tugas, tanggung jawab dan mengenai

departemennya dan organisasi yang dipahaminya kepada pemimpin.

3. Komunikasi horizontal (horizontal communication)

Komunikasi horizontal adalah komunikasi yang berlangsung di

antara para pegawai ataupun bagian lain yang memiliki kedudukan yang

setara. Fungsi arus komunikasi horizontal ini adalah

a. Saling berbagi informasi

b. Memperbaiki koordinasi

c. Mencari upaya pemecahan masalah

d. Menjalin hubungan melalui kegiatan bersama

Kontak interpersonal dalam komunikasi horizontal

yang mungkin terjadi dapat berupa rapat komite, interaksi

informal pada waktu jam istirahat, percakapan telepon,

memo dan nota, serta aktifitas sosial.

4. Komunikasi antarsaluran (interline communication)

Komunikasi antarsaluran (lintas saluran) adalah tindak

komunikasi untuk berbagi informasi melewati batas-batas fungsional.

Staf khusus (specialis staff) biasaya paling aktif dalam komunikasi lintas

saluran ini karena biasanya tanggung jawab mereka berhubungan dengan

jabatan fungsional. Karena terdapat banyak komunikasi lintas saluran

yang dilakukan spesialis staf dan orang-orang lainnya yang perlu

berhubungan dalam rantai-rantai perintah lain, diperlukan kebijakan

organisasi untuk membimbing komunikasi lintas saluran.

G. Hambatan

Wright dan Lynch (1995) dalam Furqon (2014) mengklasifikasikan

hambata dalam komunikasi menjadi empat, yaitu:

1. Gangguan; gangguan dapat berbentuk mekanik dan semantik. Gangguan

mekanik disebabkan oleh saluran komunikasi atau kegaduhan yang

bersifat fisik, sedangkan gangguan semantik adalah gangguan yang

berkenaan dengan pesan komunikasi sehingga pengertiannya menjadi

berubah dari yang dimaksudkan semula.

2. Kepentingan; seseorang hanya akan memperhatikan pesan yang ada

hubungan dengan kepentingannya. Kepentingan tidak hanya

mempengaruhi perhatian saja, tetapi juga menentukan daya tanggap,

perasaan, pikiran, dan tingkah laku.

3. Motivasi; suatu komunikasi dapat berlangsung dengan baik bila pesan

yang disampaikan sesuai dengan motivasi dari penerima.

4. Prasangka; seseorang yang memiliki prasangka terhadap pengirim pesan

dapat menyebabkan proses komunikasi berlangsung tidak efektif karena

dalam prasangka, emosi memaksa seseorang menarik kesimpulan tanpa

menggunakan pikiran yang rasional.

H. Persyaratan

Peryaratan terjadinya komunikasi adalah terpenuhinya unsur-unsur

komunikasi.

I. Metode

Metode komunikasi yang dapat digunakan untuk berkomunikasi

mennurut Pedoman Umum Komunikasi Organisasi di Lingkungan Instansi

Pemerintah (2011) adalah

1. Komunikasi tatap muka

2. Komunikasi publik, seperti pelatihan, seminar, diskusi kelompok terarah,

lokakarya, penyuluhan, sarasehan, dan sejenisnya

3. Komunikasi organisasi formal, seperti rapat, taklimat, pengarahan,

rumor, dan isu

4. Komunikasi organisasi nonformal, seperti perbincangan antarpribadi

selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga, ataupun kegiatan

darmawisata

5. Komunikasi massa, seperti surat kabar umum, majalah umum, teleisi

siaran, radio siaran, media on-line

Referensi:

Anonima. 2014. BAB II URAIAN TEORITIS. Universitas Sumatra Utara.

http://repository.usu.ac.id/

Diakses tanggal 7 Maret 2014 06:01

Anonimb. 2014. Komunikasi dalam Organisasi. Universitas Gunadarma.

http://lista.staff.gunadarma.ac.id/


Anonimc. 2014. Teori-Teori Organisasi dan Komunikasi Organisasi.

Universitas Pendidikan Indonesia. http://file.upi.edu/


Anonimd. 2010. Berkomunikasi di Tempat Kerja. Universitas Kristen Petra.

https://rakhmayanti.files.wordpress.com/


Furqon, Chairul. 2014. Hakikat Komunikasi Organisasi. Universitas Pendidikan

Indonesia. http://file.upi.edu/


Mangindaan, E.E. 2011. Pedoman Umum Komunikasi Organisasi di

Lingkungan Instansi Pemerintah. Kementerian Pendayagunaan

Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia.

http://www.itjen.depkes.go.id/


http://www.itjen.depkes.go.id/

http://file.upi.edu/

https://rakhmayanti.files.wordpress.com/

http://file.upi.edu/

http://lista.staff.gunadarma.ac.id/

http://repository.usu.ac.id/

komunikasi di organisasi

Documents