EFEKTIFITAS KOMUNIKASI:EFEKTIFITAS KOMUNIKASI:Saluran Dan Arus InformasiSaluran Dan Arus Informasi

Disampaikan Oleh:Disampaikan Oleh:Agus PurwantoAgus Purwanto

D. A. CandraningrumD. A. CandraningrumNoor Aini RachmawatiNoor Aini Rachmawati

Priatna Priatna Rahmad SetiadiRahmad Setiadi

Jakarta, 3 Maret 2008Jakarta, 3 Maret 2008

Apa yang akan kita Bahas ? Bagaimana Komunikasi Merupakan Hal Esential

Dalam Organisasi ? Bagaimana Pola-Pola dan Aliran Informasi Dalam

Organisasi? Apa saja Peran-Peran yang terdapat Dalam

Komunikasi Organisasi? Bagaimana Pemilihan Saluran Yang Tepat untuk

mencapai Efektifitas Komunikasi ? Kendala-Kendala yang dihadapi Dalam Komunikasi

Organisasi? Bagaimana Dampak Teknologi Bagi Efektivitas

Komunikasi?

Komunikasi Organisasi

Proses Komunikasi: Arus pesan yang terjadi dalam suatu jaringan

yang sifat hubungannya saling bergantung satu sama lain (the flow of messages within a network of interdependen relationship).

pesan dibuat dan di pertukarkan sebagai respon terhadap tujuan, kebijakan, dan tujuan spesifik organisasi.

Proses Komunikasi Dasar

Pola Aliran Informasi

Roda Lingkaran

A

B

C

D

EA

B

C D

E

Peranan Jaringan Informasi

A B A

A

A

A

A

A

A A

A

A

A

AA

A

A

PenyendiriPemimpin Pendapat

Jembatan

Penghubung

Penjaga Gawang

Ko

smo

po

lit

Klik X

Klik Y

Klik Z

Penyendiri

Jembatan

Peranan dalam Jaringan Kerja Komunikasi

1. Anggota Klik / GroupKelompok individu yang seringkali melakukan kontak dengan anggota yang lain.Syarat keanggotaan klik : individu-individu harus mampu melakukan kontak satu sama lain, bahkan dengan cara tidak langsung. Klik juga terdiri dari individu yang keadaan skelilingnya memungkinkan kontak antar individu, yang satu sama lain saling menyukai dan merasa puas dengan kontak tersebut.

2. Penyendiri / Isolates Adalah mereka yang hanya melakukan sedikit atau sama sekali tidak mengadakan kontak dengan anggota kelompok yang lain. Beberapa anggota organisasi menjadi penyendiri bila berurusan dengan kehidupan pribadi pegawainya.

Karakteristik penyendiri / Isolates : Lebih berorientasi diri sendiri, kurang motivasi dan upaya untuk maju serta rendahnya

keinginan untuk berinteraksi. Kurang pengalaman dalam sistem, rata-rata lebih muda, dan tidak memiliki power

dalam organisasi. Lebih banyak menyimpan informasi daripada mengalirkannya. Menganggap komunikasi sebagai sistem tertutup dan tidak nyaman berada dalam

sistem. Tidak banyak tahu anggota grup dibanding lainnya dan cenderung menyimpan

informasi yang relevan untuk kepentingan grupnya sendiri

3. Jembatan / BridgeAdalah seorang anggota klik yang memiliki sejumlah kontak yang menonjol dalam hubungan antara kelompok, juga menjalin kontak dengan anggota klik lain. Sebuah jembatan berlaku sebagai pengontak langsung antara dua kelompok pegawai dalam organisasi. Sebuah jembatan juga rentan terhadap semua kondisi yang menyebabkan kehilangan, kerusakan dan penyimpangan informasi.

4. Penghubung / LiaisonsAdalah orang yang menghubungkan dua klik atau lebih, tetapi dia bukan anggota salah satu kelompok yang dihubungkan tersebut. Penghubung memegang peranan penting bagi berfungsinya oranisasi secara efektif. Penghubung dapat melancarkan maupun menghambat aliran informasi.

Karakteristik Liaisons : Memiliki kedudukan tinggi dan penting terhadap organisasi, berpengaruh banyak,

berintegrasi dan berkoordinasi dengan berbagai grup untuk memperbaiki posisinya. Berinteraksi cukup lama dengan organisasi, tahu sistem dan lebih terbuka dibanding

isolates. Dianggap penting dan memiliki kemampuan karena peranan interaksinya

Peranan dalam Jaringan Kerja Komunikasi

5. Penjaga Gawang / GatekeeperAdalah orang yang secara strategis ditempatkan dalam jaringan agar dapat melakukan pengendalian atas pesan yang disebarkan melalui sistem tersebut. Kegiatan penjaga gawang: mengaitkan-menyimpan-merentangkan-mengendalikan.

6. Pemimpin Pendapat / Opinion LeaderAdalah orang tanpa jabatan formal dalam semua sistem sosial, yang membimbing pendapat dan mempengaruhi orang-orang dalam keputusan mereka. Kalangan ini sangat dipercayai orang lain untuk mengetahui apa yang sebenarnya terjadi.

7. KosmopolitMenghubungkan anggota organisasi dengan orang-orang dan peristiwa di luar batas-batas struktur organisasi. Anggota organisasi yang banyak bepergian, aktif di asosiasi internasional maupun aktif membaca jurnal terbitan regional, nasional dan internasional.

Peranan dalam Jaringan Kerja Komunikasi

Arah Aliran Komunikasi

A

B

C

D

E

F

GFayol’s Bridge

KO

MU

NIK

AS

I KE

BA

WA

H

KOMUNIKASI HORIZONTAL

KO

MU

NIK

ASI

KE

ATA

S

Komunikasi ke Bawah

Informasi mengalir dari jabatan berotoritas tinggi ke otoritas lebih rendah.

Informasi dari atasan ke bawahan : Informasi tentang bagaimana melakukan pekerjaan. Informasi tentang dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan. Informasi tentang kebijakan dan praktik organisasi. Informasi tentang kinerja pegawai. Informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas (sense of

mission)

Komunikasi ke Atas

Adalah komunikasi yang mengalir dari tingkat yg lebih rendah (bawahan) ke tingkat yang lebih tinggi (penyelia), biasanya berbentuk pertanyaan, feedback, saran / usulan.

Pentingnya komunikasi ke atas :

Memberi informasi berharga untuk pembuatan keputusan. Memberitahu penyelia kapan bawahan siap menerima informasi. Mendorong keluh kesah muncul ke permukaan sehingga penyelia tahu apa yang mengganggu

mereka. Menumbuhkan apresiasi dan loyalitas kepada organisasi dengan memberi kesempatan kepada

pegawai untuk mengajukan pertanyaan dan menyumbang gagasan. Mengizinkan penyelia untuk menentukan apakah bawahannya memahami apa yang diharapkan

dari aliran informasi ke bawah. Membantu pegawai mengatasi masalah pekerjaan mereka

Yang harus dikomunikasikan ke atas :

Memberitahu apa yang dilakukan bawahan (pekerjaan, prestasi, kemajuan, rencana di masa datang).

Menjelaskan persoalan kerja yang belum terpecahkan oleh bawahan. Memberi saran atau gagasan untuk perbaikan dalam unit-unit mereka. Mengungkapkan pikiran dan perasaan bawahan tentang pekerjaan, rekan kerja dan organisasi

mereka.

Fayol’s Bridge Hanya bisa digunakan dalam kondisi tertentu, dan tidak bisa

diterapkan dalam setiap organisasi, karena menyangkut : Wewenang dalam organisasi : menjadi berlebihan jika setiap

orang dapat berkomunikasi semaunya dengan yang lain dalam struktur yang memiliki perbedaan kewenangan. Padahal dalam organisasi tertentu wewenang menjadi hal yang penting agar organisasi bisa berjalan dengan efektif dalam mencapai tujuan. Misal di militer, rumah sakit dan kepolisian. Begitu juga jika dalam organisasi setiap pekerja bisa dengan bebas menyeberang dalam batas-batas kewenangan organisasi dapat menimbulkan konflik dan munculnya salah pengertian.

Terjadi banjir pesan jika setiap individu bisa menyeberang dalam batas-batas organisasi, yang berujung sistem akan berjalan lambat dan bisa tidak berfungsi lagi, karena tidak ada filtering.

Jaringan Komunikasi Informal.

“Grapevine “

Sifat-sifat Selentingan (W.L. Davis & O’Connor, 1977) : Mulut ke mulut. Bebas kendala organisasi. Menyebar cepat. Jaringannya “rantai kelompok”. Perannya : penghubung, penyendiri, pengakhir (dead-enders). Produk situasi (bukan produk organisasi). Waktunya cepat. Semakin menarik – makin diteruskan. Di dalam kelompok (intern) bukan antar kelompok. Cermat, tapi tidak tepat. Tidak lengkap (kesalahan interpretasi). Mempengaruhi organisasi (positif, negatif)

Cara menangani :Buka saluran komunikasi formal (ke atas, ke bawah, horisontal, terus terang, cermat)

Penyebaran Informasi2 MODEL PENYEBARAN INFORMASI

Serentak Yakni penyampaian pesan yang dikirimkan pada sejumlah orang dalam

sebuah organisasi dalam waktu yang bersamaan (biasa disebut Memo atau Memorandum).

Memo adalah media tertulis, yang bisa jadi efektif dan tidak efektif, dibandingkan dengan media lisan.

Perkembangan media telekomunikasi dan video serta telepon, membuat tugas penyebaran informasi serentak menjadi lebih sederhana menyetel saluran televisi tertentu.

Berurutan Pesan dari A kepada B kepada C kepada D kepada E.. Haney (1962): “Penyampaian pesan berurutan merupakan bentuk

komunikasi utama, yang pasti terjadi dalam organisasi.” perluasan dari bentuk diadik (hanya melibatkan sumber pesan dan penerima).

Pesan secara berurutan penyebaran informasi dalam waktu yang tak beraturan informasi tiba di tempat dan waktu yang berbeda timbul masalah dalam koordinasi keterlambatan informasi sulit digunakan untuk mengambil keputusan.

Aspek Komunikasi Dalam Organisasi

1. Aktivitas itu sendiri Siapa saja yang perlu di ikutkan? Setiap berapa periode dilaksanakan? Apa saja yang perlu dipersiapkan untuk pelaksanaan

meeting? Kondisi apa yang menentukan diadakannya meeting?

2. Perilaku peserta komunikasi Kata-kata yang digunakan para peserta? Siapa yang paling banyak bertanya? Bagaimana mereka menggunakan isyarat non verbal?

3. Sistem aktivitas keseluruhan Metode komunikasi apa yang digunakan pada kondisi apa? Metode komunikasi apa yang paling sering digunakan? Siapa saja yang terlibat?

Teknologi Informasi & Komunikasi (TIK)

Saluran-Saluran Komunikasi Baru- Fax, Phone- SMS, MMS- Internet, Email, Messenger- Tele-Conference, Video Conference- Multimedia : Image, Audio, Text, ..

Advantage dari Teknologi Baru

Information Processing Information Retrieval Information Transfer

Dampak Teknologi Baru ?Akankah Teknologi baru menyebabkan:

Melimpahnya (overloaded) informasi? Contoh : ratusan email masuk ke mailbox tiap hari, junk mail, ..

Menghambat penginderaan kita? Menciptakan hubungan baru. Merusak hubungan lama?

Contoh : milis, groups, forum. Meningkatkan atau membahayakan moral pekerja?

Contoh: Kaskus, Porn Site, Chatting Meningkatkan produktivitas pekerja?

Contoh: Friendster, YouTube. Mengancam privasi pekerja. Menciptakan status simbolik baru dan basis kekuatan baru.

Contoh: Blog, Friendster

Ataukah Teknologi bisa jadi akan gagal karena : Ketidakfamiliaran pekerja dengan produk teknologi baru?

Contoh: para pekerja yang terbiasa menggunakan mesin ketik menjadi gagap ketika dihadapkan pada komputer.

Menurunkan status, ketika semua orang jadi “tukang ketik”?Contoh: dari bagian sekretaris, administrasi hingga manajer semua menggunakan komputer untuk pekerjaan mereka. Lalu sebenarnya siapa yang ”tukang ketik” ?.

Mengancam pekerjaan administrasi?Contoh: lihat kasus diatas.

Melenyapkan komunikasi informal?Contoh:Penggunaan messenger, teleconference semakin mengurangi aktivitas komunikasi tatap muka (face-to-face).

Pada dasarnya semua orang membutuhkan kontak langsung?

Dampak Teknologi Baru ?

Dampak Teknologi Baru ?Sandra E. O’ Connell, mengajukan enam hipotesis sehubungan dengan

peran teknologi dan dampaknya bagi komunikasi organisasi:

1. Kesempatan untuk kontak muka akan semakin berkurang, dan informasi dengan cara nonlisan akan berkurang.

2. Pesan-pesan informal lebih banyak dan “hubungan pendek” dari hirarki organisasi akan berlangsung sebagai bentuk baru akan diterima karena hilangnya jarak alami oleh kehadiran jaringan elektronis.

3. Dampak-dampak saluran komunikasi akan berarti bahwa penyampaian nilai dan kepalsuan akan berkurang.

4. Kepercayaan mungkin akan mengelami perubahan peran dalam komunikasi.

5. Komputer memaksa orang untuk berpikir linear.6. Harapan terhadap Kinerja karyawan dikendalikan seperti mesin.

Mc Luhan ’Global Village’

Perkembangan media komunikasi memungkinkan jutaan orang di seluruh dunia dapat berhubungan dengan hampir setiap sudut dunia tanpa terkecuali.

Edward R Murrow mengatakan sistem komunikasi bersifat netral. Tidak punya kesadaran maupun nilai moral. Sistem tersebut akan menyebarkan kebenaran maupun kesalahan, hal bernilai ataupun sampah.

The Fact ?

Penelitian di beberapa organisasi di Amerika Serikat dan Kanada menunjukkan bahwa teleconference tidak seefektif pertemuan langsung oleh karena ketiadaan isyarat non verbal seperti raut muka, gesture dan suasana hati.

Kebanyakan karyawan ingin dan memerlukan lebih banyak hubungan tatap muka langsung, khususnya terhadap atasan mereka.