kesepakatan bersama direksi dan komisaris dalam...

PTPN II

BOARD MANUAL

1

Good Corporate Governance

KESEPAKATAN BERSAMA DIREKSI DAN KOMISARIS

DALAM MENERAPKAN BOARD MANUAL

Board Manual ini merupakan salah satu softstructure Good Corporate

Governance, sebagai penjabaran dari Pedoman Tata Kelola Perusahaan

(Code of Corporate Governance) yang mengacu pada Anggaran Dasar

Persahaan.

Board Manual yang merupakan naskah kesepakatan antara Direksi dan

Komisaris bertujuan:

1. Menjadi rujukan / pedoman tentang tugas pokok dan fungsi kerja

masing-masing organ,

2. Meningkatkan kualitas dan efektivitas hubungan kerja antar organ,

3. Menerapkan asas-asas GCG yakni, transparansi, akuntabilitas,

responsibilitas, independensi dan fairness (kewajaran)

Dengan diberlakukannya Board Manual ini dalam hubungan kerja antar

2 (dua) organ perseroan, diharapkan kegiatan usaha perseroan dapat

dilaksanakan secara harmonis dengan asas-asas Good Corporate

Governance dalam upaya untuk mencapai Visi dan Misi Perusahaan yang

telah ditetapkan.

Tanjung Morawa, 2017

PT PERKEBUNAN NUSANTARA II

Komisaris Direksi

Djafar Badjeber Komisaris Utama

Teten Djaka Triana Direktur Utama

PTPN II

BOARD MANUAL

2


DAFTAR ISI

KESEPAKATAN BERSAMA DIREKSI DAN KOMISARIS DALAM

MENERAPKAN BOARD MANUAL 1

BAB I PENDAHULUAN

1. Maksud dan Tujuan 4

2. Ruang Lingkup 5

3. Dasar Hukum 6

BAB II PRINSIP DASAR HUBUNGAN KERJA DEWAN

KOMISARIS - DIREKSI 8

BAB III PEDOMAN PELAKSANAAN DEWAN KOMISARIS

1. KETENTUAN JABATAN DEWAN KOMISARIS

1.1. Pengangkatan dan Persyaratan menjadi Dewan Komisaris

................................................................................... 10

1.2. Masa Jabatan Dewan Komisaris 12

1.3. Pemberhentian Dewan Komisaris 13

1.4. Benturan Kepentingan & Larangan Rangkap Jabatan 16

2. ORGANISASI DAN TUGAS DEWAN KOMISARIS

2.1. Komposisi dan Organisasi 17

2.2. Tugas, Hak & Tanggungjawab Dewan Komisaris 18

A. Tugas/Kewajiban 19

B. Hak/Wewenang Komisaris 43

C. Tanggung Jawab 44

2.3. Pembagian Kerja dan Uraian Tugas 44

2.4. Komisaris Independen sebagai Ketua Komite Audit 62

2.5. Organ Pendukung Dewan Komisaris 63

3. CARA KERJA KOMISARIS

3.1. Mekanisme Kerja 64

3.2. Hubungan Kerja dengan Komite Audit 66

3.3. Hubungan Kerja dengan Auditor Ekstern 67

3.4. Hubungan Kerja dengan SPI 67

PTPN II

BOARD MANUAL

3


4. RAPAT KOMISARIS

4.1. Jadual dan Permintaan Rapat 68

4.2. Ketua Rapat dan Peserta Rapat 69

4.3. Hak Suara dan Pengambilan Keputusan 70

4.4. Risalah Rapat 71

4.5. Pengambilan Keputusan diluar Rapat 72

5. PENUTUP BAGI PEDOMAN PELAKSANAAN KOMISARIS 72

BAB IV PEDOMAN PELAKSANAAN DIREKSI

1. KETENTUAN JABATAN DIREKSI

1.1. Persyaratan Jabatan 75

1.2. Pengangkatan dan Masa Jabatan 76

1.3. Pemberhentian 77

1.4. Pengisian Jabatan Direksi yang Lowong 78

1.5. Larangan Jabatan dan Benturan Kepentingan 79

2. ORGANISASI DAN URAIAN TUGAS

2.1. Organisasi 80

2.2. Uraian Tugas Direksi 81

1) Dewan Direksi Secara Kolektif 81

2) Uraian Tugas Masing-masing Direksi 129

2.3. Organ Pendukung Direksi 150

1) Satuan Pengawas Internal (SPI) 150

2) Sistem Pengendalian Internal 151

2) Sekretaris Perusahaan 152

3. MEKANISME RAPAT

3.1. Rapat Direksi 155

3.2. Rapat Internal Direktorat 160

4. PENILAIAN KINERJA

4.1. Pengertian dan Tujuan Kontrak Manajemen 161

4.2. Mekanisme Pembuatan Kontrak Manajemen 162

4.3. Laporan dan Evaluasi Pencapaian Target 165

E. PENUTUP 165

PTPN II

BOARD MANUAL

4


BAB I

PENDAHULUAN

I.1. Maksud dan Tujuan

Board Manual adalah petunjuk tata laksana kerja Dewan Komisaris dan

Direksi yang menjelaskan tahapan aktivitas secara terstruktur,

sistematis, mudah dipahami dan dapat dijalankan dengan konsisten,

sehingga dapat menjadi acuan bagi Dewan Komisaris dan Direksi

dalam melaksanakan tugas masing-masing untuk mencapai Visi dan

Misi Perusahaan. Ia merupakan naskah yang menjelaskan secara garis

besar hal-hal yang berkenaan dengan struktur organ Direksi dan organ

Dewan Komisaris serta proses hubungan fungsi organ Direksi, organ

Dewan Komisaris dan antara kedua organ Perusahaan tersebut.

Board Manual ini merupakan salah satu softstructure Good Corporate

Governance (selanjutnya disingkat GCG), sebagai penjabaran dari

Pedoman Tata Kelola Perusahan (Code of Corporate Governance)

yang disusun berdasarkan prinsip-prinsip hukum korporasi, ketentuan

Anggaran Dasar, peraturan perundang-undangan yang berlaku, arahan

Pemegang Saham serta praktik-praktik terbaik (best practices) Good

Corporate Governance.

Board Manual yang merupakan naskah kesepakatan antara Direksi

dan Dewan Komisaris bertujuan:

1. Menjadi rujukan/pedoman tentang tugas pokok dan fungsi kerja

masing-masing organ;

2. Meningkatan kualitas dan efektivitas hubungan kerja antar organ;

3. Menerapkan Azas-azas GCG yakni transparansi, akuntabilitas,

responsibilitas, Independensi, dan Fairness (kewajaran)

PTPN II

BOARD MANUAL

5


Board Manual diharapkan akan menjamin:

A Semakin jelasnya tugas dan tanggung jawab Dewan Komisaris dan

Direksi maupun hubungan kerja diantara kedua Organ Perusahaan

tersebut.

B. Semakin mudahnya bagi organ Dewan Komisaris dan organ Direksi

untuk memahami tugas dan tanggung jawab Dewan Komisaris dan

Direksi maupun tugas dari organ Dewan Komisaris dan organ

Direksi.

I.2. Ruang Lingkup

Pelaksanaan Board Manual merupakan salah satu bentuk komitmen

dari Komisaris dan Direksi dalam rangka mengimplementasikan

prinsip-prinsip Good Corporate Governance. Lebih lanjut, diharapkan

dengan adanya Board Manual ini, akan tercipta suatu pola hubungan

kerja yang baku dan saling menghormati yang dituangkan dalam

piagam-piagam kerja organ Dewan Komisaris, maupun dalam

kebijakan-kebijakan Direksi bagi organ Direksi.

Board Manual sendiri bersifat dinamis dan selalu berkembang.

Penyempurnaannya sangat tergantung kepada kebutuhan Komisaris

dan Direksi sebagai akibat dari perubahan yang terjadi dan dihadapi

oleh Perusahaan.

Mengingat Board Manual merupakan kompilasi dari prinsip-prinsip

hukum korporasi, maka dalam pelaksanaannya harus tetap mengacu

dan senantiasa sesuai dengan peraturan perundang-undangan dan

keputusan RUPS sebagai ketentuan yang lebih tinggi. Berbagai

ketentuan detail yang terdapat dalam Anggaran Dasar, arahan

Pemegang Saham yang ditetapkan dalam Rapat Umum Pemegang

Saham, dan berbagai ketentuan hukum lainnya tetap mengikat

walaupun tidak secara spesifik diuraikan dalam Board Manual ini.

PTPN II

BOARD MANUAL

6


I.3 Dasar Hukum

1. Undang-Undang Nomor 19 Tahun 2003 Tentang Badan Usaha

Milik Negara;

2. Peraturan Pemerintah Nomor 12 Tahun 1998 tentang Perusahaan

Perseroan (Persero), jo Peraturan Pemerintah Nomor 45 Tahun

2001;

3. Surat Keputusan Menteri Badan Usaha Milik Negara No. Kep-

100/MBU/2002 tentang Penilaian Tingkat Kesehatan BUMN;


101/MBU/2002 tentang Penyusunan RKAP;


102/MBU/2002 tentang Penyusunan RJP;

6. Surat Keputusan Menteri Badan Usaha Milik Negara Nomor Kep-

103/MBU/2002 tentang Pembentukan Komite Audit bagi Badan

Usaha Milik Negara;

7. Surat Keputusan Menteri Badan Usaha Milik Negara Nomor Kep-

09A/MBU/2005 tentang Penilaian Calon Anggota Direksi Badan

Usaha Milik Negara;

8. Salinan Peraturan Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara

Nomor Per-01/MBU/2011 tentang Penerapan Tata Kelola

Perusahaan yang Baik (Good Corporate Governance) pada Badan

Usaha Milik Negara;

9. Salinan Keputusan Sekretaris Kementerian Badan Usaha Milik

Negara Nomor SK-16/S.MBU/2012 tentang Indikator Penilaian dan

Evaluasi atas Penerapan Tata Kelola Perusahaan yang Baik.

PTPN II

BOARD MANUAL

7


10. PP No.72 tahun 2014 tentang Penambahan Penyertaan Modal

Negara Republik Indonesia ke dalam Modal Saham Perusahaan

Perseroan (PERSERO) PT. Perkebunan Nusantara III

11. Keputusan Menteri BUMN dan Direktur Utama Perusahaan

Perseroan (PERSERO) PTPN III selaku Para Pemegang Saham

PTPN II Nomor SK- 143/ MBU/ 07/ 2016 tentang Pengalihan Tugas

dan Pengangkatan Anggota-anggota Direksi PTPN II.

12. Anggaran Dasar Perusahaan PT Perkebunan Nusantara II.

13. Pernyataan Keputusan Para Pemegang Saham Perusahaan

Perseroan (PERSERO) PT Perkebunan Nusantara II, Nomor : SK-

50/D1.MBU/10/ 2014 tentang Perubahan Anggaran Dasar

PTPN II

BOARD MANUAL

8


BAB II

PRINSIP DASAR HUBUNGAN KERJA

DEWAN KOMISARIS - DIREKSI

Hubungan Kerja Dewan Komisaris dan Direksi sesuai dengan prinsip-

prinsip sebagai berikut:

1. Dewan Komisaris menghormati tanggung jawab dan wewenang Direksi

dalam mengelola Perusahaan sebagaimana telah diatur dalam

peraturan perundang-undangan maupun Anggaran Dasar Perusahaan.

2. Direksi menghormati tanggung jawab dan wewenang Dewan Komisaris

untuk melakukan pengawasan dan memberikan nasihat terhadap

kebijakan pengelolaan Perusahaan.

3. Setiap hubungan kerja antara Dewan Komisaris dengan Direksi

merupakan hubungan yang bersifat formal kelembagaan, dalam arti

senantiasa dilandasi oleh suatu mekanisme baku atau korespondensi

yang dapat dipertanggungjawabkan.

4. Dewan Komisaris berhak memperoleh informasi Perusahaan secara

akurat, lengkap dan tepat waktu.

5. Direksi bertanggungjawab atas akurasi, kelengkapan dan ketepatan

waktu penyampaian informasi Perusahaan kepada Dewan Komisaris.

6. Hubungan kerja antara organ Dewan Komisaris dengan organ Direksi

harus disepakati terlebih dahulu oleh Dewan Komisaris dan Direksi.

Hubungan kerja Dewan Komisaris dan Direksi adalah hubungan check and

balances dalam rangka mencapai tujuan Perusahaan. Sehubungan

dengan hal tersebut, sesuai dengan fungsi masing-masing, Dewan

Komisaris dan Direksi memiliki komitmen yang tinggi untuk secara

bersama-sama:

PTPN II

BOARD MANUAL

9


1) Merealisasikan tujuan Perusahaan berupa tercapainya kelangsungan

usaha Perusahaan dalam jangka panjang yang tercermin pada:

a. Tercapainya Value of the Firm sebagaimana diharapkan oleh

Pemegang Saham yang dilandasi dengan dengan sikap Tulus,

Jujur dan Ikhlas.

b. Terlaksananya dengan baik internal kontrol dan manajemen risiko.

c. Tercapainya imbal hasil (return) yang wajar bagi Pemegang

Saham.

d. Terlindunginya kepentingan stakeholders secara wajar.

e. Terlaksananya suksesi kepemimpinan dan kontinuitas manajemen

di seluruh jajaran organisasi Perusahaan.

f. Terpenuhinya pelaksanaan Tata Kelola Perusahaan yang Baik

(Good Corporate Governance).

2) Menyepakati hal-hal di bawah ini untuk mendukung pencapaian visi

dan misi serta strategi Perusahaan:

a. Sasaran usaha, strategi, rencana jangka panjang maupun rencana

kerja dan anggaran tahunan.

b. Kebijakan dalam memenuhi ketentuan perundang-undangan dan

Anggaran Dasar Perusahaan.

c. Kebijakan dan metode penilaian kinerja Perusahaan, unit-unit

dalam organisasi Perusahaan dan personalianya.

d. Struktur organisasi Perusahaan di tingkat eksekutif yang mampu

mendukung tercapainya sasaran usaha Perusahaan.

PTPN II

BOARD MANUAL

10


BAB III

PEDOMAN PELAKSANAAN DEWAN KOMISARIS

III.1. KETENTUAN JABATAN DEWAN KOMISARIS

III.1.1 Pengangkatan dan Persyaratan menjadi Dewan Komisaris

Jabatan Dewan Komisaris pada PTPN II, merupakan majelis, artinya

setiap anggota Dewan Komisaris harus merepresentasikan dirinya

sebagai majelis pemegang amanah dalam mengawasi PTPN II

sehingga seluruh tindakan, perlakuan dan kebijakan sebagai komisaris

tidak dapat diputuskan sendiri-sendiri, melainkan harus dikonsultasikan

secara bersama dalam rapat Dewan Komisaris.

Selaku pemegang amanah dalam melakukan fungsi pengawasan

PTPN II, maka setiap anggota Dewan Komisaris harus tunduk kepada

Peraturan Perundang-undangan yang berlaku, Anggaran Dasar

Perusahaan dan Keputusan Rapat Umum Pemegang Saham

Selanjutnya membuat pertangung jawaban kepada Rapat Umum

Pemegang Saham atas pelaksanaan fungsinya tersebut.

1) Anggota Dewan Komisaris diangkat oleh Rapat Umum Pemegang

Saham (RUPS), Keputusan Menteri selaku RUPS, dan Keputusan

seluruh pemegang saham diluar RUPS

Dalam hal penetapan pengangkatan anggota Dewan Komisaris

dilakukan dengan Keputusan Menteri atau keputusan pemegang

saham di luar RUPS, maka Sekretaris memproses rancangan

Keputusan Menteri atau keputusan pemegang saham tersebut.

2) Yang dapat diangkat sebagai anggota Dewan Komisaris adalah

orang perseorangan yang cakap melakukan perbuatan hukum,

PTPN II

BOARD MANUAL

11


kecuali dalam waktu 5 (lima) tahun sebelum pengangkatannya

pernah :

a. dinyatakan pailit;

b. menjadi anggota Direksi atau anggota Dewan Komisaris atau

anggota yang dinyatakan bersalah menyebabkan suatu

Perusahaan atau Perum dinyatakan pailit; atau

c. dihukum karena melakukan tidak pidana yang merugikan

keuangan negara dan/ atau BUMN dan/atau yang berkaitan

dengan sektor keuangan.

3) Anggota Dewan Komisaris dilarang memangku jabatan rangkap

sebagai:

a. Anggota Direksi Badan Usaha Milik Daerah, Badan Usaha Milik

Swasta;

b. Jabatan lainnya sesuai dengan ketentuan peraturan undang-

undang, pengurus partai politik dan/atau calon/anggota legis-

latif; Kepala/ Wakil Kepala Daerah dan/atau Calon Kepala/

Wakil Kepala Daerah; dan/atau jabatan lain yang dapat

menimbulkan benturan kepentingan, kecuali menandatangani

Surat Pernyataan bersedia mengundurkan diri dari jabatan

tersebut jika terpilih sebagai anggota Dewan Komisaris.

4) Tidak bekerja di PTPN II atau afiliasinya sekurang-kurangnya

1(satu) tahun terakhir, kecuali dengan pertimbangan tertentu yang

diputuskan oleh Menteri dalam rangka menjaga kesinambungan

program penyehatan BUMN yg bersangkutan, sepanjang tidak ada

ketentuan peraturan perundangan lain yang melarangnya.

5) Pengangkatan anggota Dewan Komisaris dilakukan dengan

mempertimbangkan integritas, dedikasi, pemahaman mengenai

PTPN II

BOARD MANUAL

12


masalah-masalah manajemen perusahaan yang berkaitan dengan

salah satu fungsi manajemen, memiliki pengetahuan yang

memadai di bidang usaha Perusahaanan, dan dapat menyediakan

waktu yang cukup untuk melaksanakan tugasnya serta persyaratan

lain berdasarkan peraturan perundang-undangan.

6) Pengangkatan anggota Dewan Komisaris yang tidak memenuhi

persyaratan sebagaimana dimaksud pada butir b dan c diatas ,

batal karena hukum sejak saat anggota Dewan Komisaris lainnya

atau Direksi mengetahui tidak terpenuhinya persyaratan tersebut.

7) Pengangkatan anggota Dewan Komisaris tidak bersamaan

waktunya dengan pengangkatan anggota Direksi.

8) Anggota Dewan Komisaris diangkat dari calon-calon yang

diusulkan oleh para Pemegang Saham dan pencalonan tersebut

mengikat bagi Rapat Umum Pemegang Saham.

9) Tidak mempunyai hubungan keluarga sedarah sampai dengan

derajat ketiga, baik menurut garis lurus maupun garis samping atau

semenda (menantu/ ipar) baik dengan anggota Komisaris lainnya

maupun dengan anggota Direksi

10) Dalam hal Dewan Komisaris terdiri lebih dari 1 (satu) orang

anggota maka salah orang anggota Dewan Komisaris diangkat

sebagai Komisaris Utama

III.I.2. Masa Jabatan Dewan Komisaris

1) Pengangkatan Dewan Komisaris adalah untuk masa jabatan 5

(lima) tahun tanpa mengurangi hak RUPS untuk memberhentikan

para anggota Dewan Komisaris yang bersangkutan sewaktu-waktu.

PTPN II

BOARD MANUAL

13


2) Dalam hal terdapat penambahan anggota Dewan Komisaris, maka

masa jabatan Komisaris tersebut akan berakhir bersamaan dengan

masa jabatan Komisaris lainnya yang diangkat terakhir.

3) Dalam hal terdapat penggantian salah seorang Dewan Komisaris,

maka masa jabatan anggota Dewan Komisaris tersebut akan

berakhir bersamaan dengan berakhirnya masa jabatan Dewan

Komisaris lainnya yang telah ada, kecuali RUPS menetapkan lain.

III.1.3. Pemberhentian Dewan Komisaris

1) Anggota Dewan Komisaris diberhentikan oleh Rapat Umum

Pemegang Saham (RUPS), Keputusan Menteri selaku RUPS, dan

Keputusan seluruh pemegang saham diluar RUPS

Dalam hal penetapan pengangkatan anggota Dewan Komisaris

dilakukan dengan Keputusan Menteri atau keputusan pemegang

saham di luar RUPS, maka Sekretaris memproses rancangan

Keputusan Menteri atau keputusan pemegang saham tersebut.

2) Anggota Dewan Komisaris sewaktu-waktu dapat diberhentikan

berdasarkan keputusan Rapat Umum Pemegang Saham atau

Keputusan Menteri dengan menyebutkan alasannya.

3) Pemberhentian anggota Dewan Komisaris sebagaimana dimaksud

pada butir 2) diatas dilakukan apabila berdasarkan kenyataan,

anggota Dewan Komisaris yang bersangkutan antara lain:

a. Tidak dapat memenuhi kewajibannya yang telah disepakati

dalam Key Performance Indicator (KPI)

b. Tidak dapat melaksanakan tugasnya dengan baik;

c. Tidak melaksanakan ketentuan peraturan perundang-undangan

dan/atau ketentuan Anggaran Dasar ini;

PTPN II

BOARD MANUAL

14


d. Terlibat dalam tindakan yang merugikan Perusahaanan dan/

atau Negara;

e. Dinyatakan bersalah dengan putusan Pengadilan yang

mempunyai kekuatan hukum yang tetap;

f. Melakukan tindakan yang melanggar etika dan/atau kepatutan

yang seharusnya dihormati sebagai anggota Dewan Komisaris

dan BUMN.

g. Mengundurkan diri.

4) Disamping alasan pemberhentian anggota Dewan Komisaris

sebagaimana dimaksud pada butir 3) diatas huruf a sampai dengan

g, anggota Dewan Komisaris dapat diberhentikan oleh Menteri atau

Rapat Umum Pemegang Saham berdasarkan alasan lainnya yang

dinilai tepat oleh Menteri atau Rapat Umum Pemegang Saham

demi kepentingan dan tujuan Perusahaanan.

5) Rencana pemberhentian anggota Dewan Komisaris sebagaimana

dimaksud pada butir 2), diberitahukan kepada anggota Dewan

Komisaris yang bersangkutan secara lisan atau tertulis oleh

Pemegang Saham.

6) Keputusan pemberhentian karena alasan sebagaimana dimaksud

pada butir 3) huruf a, b, c dan d , diambil setelah yg bersangkutan

diberi kesempatan membela diri.

7) Pembelaan diri sebagaimana dimaksud pada butir 6) diatas

disampaikan secara tertulis kepada Pemegang Saham dalam waktu

15 (empat belas) hari terhitung sejak anggota Dewan Komisaris

yang bersangkutan diberitahu sebagaimana dimaksud pada butir

5).

PTPN II

BOARD MANUAL

15


8) Selama rencana pemberhentian sebagaimana dimaksud pada butir

5) masih dalam proses, maka anggota Dewan Komisaris yang

bersangkutan wajib melaksanakan tugasnya sebagaimana mestinya.

9) Pemberhentian karena alasan sebagaimana dimaksud pada butir 3)

huruf f merupakan pemberhentian dengan tidak hormat.

10) Antara para anggota Dewan Komisaris dan antara anggota Dewan

Komisaris dengan anggota Direksi dilarang memiliki hubungan

keluarga sampai dengan derajat ketiga, baik menurut garis lurus

maupun garis kesamping, termasuk hubungan yang timbul karena

perkawinan.

11) Dalam hal terjadi keadaan sebagaimana dimaksud pada butir 10) di

atas, maka Rapat Umum Pemegang Saham berwenang

memberhentikan salah seorang di antara mereka.

12) Dalam hal mengundurkan diri sebagaimana dimaksud pada butir 3)

huruf g, seorang anggota Dewan Komisaris berhak mengundurkan

diri dari jabatannya dengan memberitahukan secara tertulis

mengenai maksudnya tersebut kepada Menteri atau Pemegang

Saham, dengan tembusan kepada anggota Dewan Komisaris

lainnya dan Direksi paling lambat 30 (tiga puluh) hari sebelum

tanggal pengunduran dirinya. Apabila dalam surat pengunduran diri

disebutkan tanggal efektif kurang dari 30 (tiga puluh) hari dari

tanggal surat diterima, maka dianggap tidak menyebutkan tanggal

efektif pengunduran diri.

13) Apabila sampai dengan tanggal yang diminta oleh anggota Dewan

Komisaris yang bersangkutan atau dalam waktu 30 (tigapuluh) hari

sejak tanggal surat permohonan pengunduran diri diterima dalam

hal tidak disebutkan tanggal efektif pengunduran diri, tidak ada

keputusan dari Rapat Umum Pemegang Saham, maka anggota

PTPN II

BOARD MANUAL

16


Dewan Komisaris tersebut berhenti dengan sendirinya pada tanggal

yang diminta tersebut di atas atau dengan lewatnya waktu

30 (tigapuluh) hari sejak tanggal surat permohonan pengunduran

diri diterima tanpa memerlukan persetujuan Rapat Umum

Pemegang Saham.

14) Bagi anggota Dewan Komisaris yang berhenti sebelum maupun

setelah masa jabatannya berakhir kecuali berhenti karena

meninggal dunia, maka yang bersangkutan tetap bertanggung

jawab atas tindakan-tindakannya yang belum diterima pertanggung-

jawabannya oleh Rapat Umum Pemegang Saham.

III.1.4. Benturan Kepentingan dan Larangan Rangkap Jabatan

A. Benturan Kepentingan

Anggota Dewan Komisaris dilarang melakukan tindakan yang

mempunyai benturan kepentingan (conflict of interest) dan

mengambil keuntungan pribadi dari pengambilan keputusan

dan/atau pelaksanaan kegiatan perusahaan, selain gaji dan fasilitas

yang diterimanya sebagai anggota Dewan Komisaris yang

ditetapkan RUPS

Pekerjaan Dewan Komisaris tidak boleh dipengaruhi oleh pihak lain

dalam pelaksanaan tugas dan pengambilan keputusan yang

menyebabkan penyalahgunaan wewenang dan pengambilan

keputusan yang tidak tepat.

Benturan kepentingan terjadi, jika terdapat perbedaan antara

kepentingan ekonomis perusahaanan dengan kepentingan

ekonomis pribadi dari anggota Dewan Komisaris.

Untuk menjaga independensi dan menghindari benturan

kepentingan, maka tiap anggota Dewan Komisaris harus memenuhi

PTPN II

BOARD MANUAL

17


kriteria pemilihan yang telah ditetapkan. Apabila suatu benturan

kepentingan terjadi, maka tiap anggota Dewan Komisaris baik

secara langsung maupun tidak langsung yang memiliki kepentingan

dalam suatu transaksi, kontrak atau usul kontrak yang diajukan,

dimana PTPN II menjadi salah satu pihak yang terlibat, harus

menyatakan sifat kepentingannya dalam rapat Dewan Komisaris

dan tidak berhak untuk ikut serta dalam pemungutan suara atau

pembuatan keputusan dari transaksi itu.

B. Larangan Rangkap Jabatan

Para anggota Dewan Komisaris tidak boleh merangkap jabatan lain

yang dapat menimbulkan benturan kepentingan yang merugikan

Perseroan.

III.2. ORGANISASI DAN TUGAS DEWAN KOMISARIS

III.2.1. Komposisi dan Organisasi

Komposisi Dewan Komisaris harus ditetapkan sedemikian rupa

sehingga memungkinkan pengambilan keputusan dapat dilakukan

secara efektif, tepat dan cepat serta bertindak secara independen.

Anggota Dewan Komisaris diangkat dari calon yang diusulkan oleh

Pemegang Saham seri A dan pencalonan tersebut mengikat bagi

RUPS. Hal ini berarti bahwa anggota Dewan Komisaris yang

diangkat oleh Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) tidak

mempunyai kepentingan yang dapat mengganggu kemampuannya

untuk melaksanakan tugasnya secara mandiri dan kritis dalam

hubungan satu sama lain terhadap Direksi.

PTPN II

BOARD MANUAL

18


Dalam komposisi Dewan Komisaris, paling sedikit 20 % (dua puluh

persen) merupakan anggota Dewan Komisaris Independen yang

ditetapkan dalam keputusan pengangkatannya.

Yang dimaksud dengan anggota Dewan Komisaris Independen

adalah anggota Dewan Komisaris yang tidak memiliki hubungan

keuangan, kepengurusan, kepemilikan saham dan/atau hubungan

keluarga dengan anggota Dewan Komisaris lainnya, anggota

Direksi dan/ atau Pemegang Saham pengendali atau hubungan

dengan BUMN yang bersangkutan, yang dapat mempengaruhi

kemampuannya untuk bertindak independen.

Komposisi dan kriteria anggota Dewan Komisaris Independen bagi

BUMN tertentu, mengikuti regulasi dibidang usaha BUMN yang

bersangkutan dan/atau regulasi di bidang pasar modal.

Dewan Komisaris PTPN II saat ini terdiri dari 3 (tiga) orang, dan

salah seorang diangkat menjadi Komisaris Utama sesuai dengan

UU No 1 Tahun 1995 pasal 94 ayat 3 tentang Perseroan

Terbatas, menyebutkan bahwa dalam hal terdapat lebih dari 1

(satu) orang Komisaris, mereka merupakan sebuah majelis.

Apabila Komisaris merupakan sebuah majelis, maka setiap

anggota Dewan Komisaris tidak dapat bertindak sendiri-sendiri,

melainkan berdasarkan keputusan Dewan Komisaris dan Dewan

Komisaris harus mampu menggalang kerja sama Tim secara solid

dan saling mendukung mencapai Visi, Misi dan Tujuan

Perusahaan.

III.2.2. Tugas, Hak dan Tanggung Jawab Dewan Komisaris

Dewan Komisaris merupakan jabatan yang bersifat kolektif atau

merupakan sebuah majelis. Tugas, wewenang dan tanggung jawab

Dewan Komisaris secara kolektif sesuai anggaran dasar dan

PTPN II

BOARD MANUAL

19


ketentuan peraturan undang-undangan yang berlaku adalah

sebagai berikut :

A. Tugas/ Kewajiban

1. Memberi kuasa kepada Direksi PTPN II dengan hak substitusi

untuk menuangkan dan menyatakan segala sesuatu yang

diputuskan dalam surat Keputusan, dalam bentuk akta notaris

serta menghadap Notaris atau pejabat yang berwenang lainnya,

dan melakukan penyesuaian atau perbaikanperbaikan yang

diperlukan apabila dipersyaratkan oleh pihak yang berwenang

untuk keperluan pelaksanaan isi keputusan dalam surat

keputusan.

2. Dewan Komisaris melaksanakan program pelatihan/ pembelaja-

ran secara berkelanjutan.

A) Dewan Komisaris yang baru diangkat mengikuti program

pengenalan yang diselenggarakan oleh PTPN II.

1) Dewan Komisaris menyampaikan kepada Direksi untuk

diadakan program pengenalan bagi anggota Dewan

Komisaris yang baru dianggkat

2) Bagi anggota Dewan Komisaris yang baru diangkat

mengikuti program pengenalan perusahaan yang

diselenggarakan oleh perusahaan.

B) Dewan Komisaris melaksanakan program pelatihan dalam

rangka meningkatkan kompetensi anggota Dewan

Komisaris sesuai kebutuhan.

1) Dewan Komisaris menyusun kebijakan, rencana kerja

dan anggaran untuk kegiatan pelatihan bagi anggota

Dewan Komisaris.

PTPN II

BOARD MANUAL

20


2) Program Pelatihan Dewan Komisaris dilaksanakan dan

direalisasikan oleh anggota Dewan Komisaris sesuai

kebutuhan dan Rencana Kerja Dewan Komisaris dan

setiap mengikuti program pelatihan, terdapat Laporan

tentang hasil Pelatihan yang telah dijalani oleh anggota

Dewan Komisaris.

3. Dewan Komisaris melaksanakan pembagian tugas, wewenang

dan tanggung jawab yang diatur oleh mereka sendiri, secara

jelas, serta menetapkan faktor-faktor yang dibutuhkan untuk

mendukung pelaksanaan tugas Dewan Komisaris.

A) Dewan Komisaris memiliki kebijakan dan melaksanakan

pembagian tugas diantara anggota Dewan Komisaris.

1) Terdapat ketentuan yang mengatur tentang kewajiban

Dewan Komisaris untuk melaksanakan pembagian tugas

diantara anggota Dewan Komisaris.

2) Dewan Komisaris menetapkan pembagian tugas

diantara anggota Dewan Komisaris yang mencakup

seluruh bidang tugas Direksi.

3) Dalam pembagian tugas tersebut terdapat penugasan

anggota Dewan Komisaris sebagai ketua/wakil/anggota

Komite Dewan Komisaris.

B) Dewan Komisaris menetapkan mekanisme pengambilan

keputusan Dewan Komisaris

1) Terdapat pengaturan mengenai mekanisme pengam-

bilan keputusan Dewan Komisaris secara formal, terdiri

dari :

PTPN II

BOARD MANUAL

21


a) Pengambilan keputusan melalui rapat Dewan

Komisaris.

b) Pengambilan keputusan diluar rapat (melalui sirkuler

dan lain lain)

2) Pengambilan Keputusan Dewan Komisaris dilakukan

sesuai dengan standar waktu yang ditetapkan sejak

usulan tindakan disampaikan dalam Rapat Dewan

Komisaris – Direksi atau secara tertulis untuk keputusan

sirkuler. Tingkat kesegeraan berkisar 7 hari (baik) dan

sampai dengan 14 hari (cukup)

3) Keputusan Dewan Komisaris harus sudah dikomunikasi-

kan kepada Direksi maksimal 7 hari sejak disahkan/

ditandatangani.

4) Dalam hal Dewan Komisaris mengambil keputusan yang

mengikat diluar rapat Dewan Komisaris, maka

keputusan tersebut harus disetujui secara tertulis oleh

semua anggota Dewan Komisaris. Keputusan Dewan

Komisaris tersebut mempunyai kekuatan hukum yang

sama dengan keputusan yang dihasilkan dalam Rapat

secara fisik.

C) Dewan Komisaris menyusun rencana kerja setiap tahun

yang memuat sasaran/ target yang ingin dicapai dan

melaporkannya secara tetulis kepada RUPS

1) Dewan Komisaris membuat kebijakan dan wajib

menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan Dewan

Komisaris yang memuat rencana kerja dan anggaran

tahunan sasaran/ target yang ingin dicapai, Dewan

Komisaris melaporkannya secara tertulis kepada RUPS.

PTPN II

BOARD MANUAL

22


2) Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan

Dewan Komisaris dihasilkan dari pembahasan dan

menggunakan perangkat Dewan Komisaris. Selain hal

tersebut pada point 1), Rencana Kerja dan Anggaran

Tahunan juga memuat Indikator Kinerja Utama dan

target-targetnya yang mencerminkan ukuran keberha-

silan pelaksanaan tugas pengawasan dan pemberian

nasihat kepada Direksi

3) Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan Dewan

Komisaris merupakan bagian yang tak terpisahkan dari

RKAP, untuk disampaikan secara tertulis kepada RUPS/

Pemegang Saham untuk mendapatkan pengesahan.

D) Dewan Komisaris mendapatkan akses informasi perusa-

haan sesuai kewenangannya.

1) Dewan Komisaris menetapkan pedoman tentang infor-

masi yang harus disediakan oleh Direksi dan kebijakan

tersebut disampaikan kepada Direksi.

2) Sunstansi kebijakan/pedoman diantaranya memuat:

bentuk informasi yang disampaikan, baik yang berkala

maupun insidentil, standar waktu penyampaian dan

mekanisme penyampaian informasi tersebut oleh Direksi

3) Jika Direksi tidak memenuhi kewajiban penyediaan

informasi kepada Dewan Komisaris maka terdapat

upaya komunikasi dengan Direksi untuk meminta

informasi yang dibutuhkan untuk pelaksanaan tugasnya.

4. Dewan Komisaris memberikan persetujuan atas rancangan

RJPP dan RKAP yang disampaikan oleh Direksi.

PTPN II

BOARD MANUAL

23


A) Dewan Komisaris memberikan persetujuan atas rancangan

RJPP yang disampaikan oleh Direksi.

1) Dewan Komisaris membuat rencana dan kebijakan

mengenai mekanisme pemberian persetujuan/

tanggapan/ pendapat Dewan Komisaris terhadap

rancangan RJPP yang disampaikan Direksi. Proses

persetujuan RJPP harus dicantumkan dalam rencana

kerja Dewan Komisaris.

2) Telaah harus dilakukan oleh Dewan Komisaris terhadap

rancangan RJPP yang disampaikan oleh Direksi, sesuai

dengan rencana kerja yang ditetapkan, baik melalui

proses pembahasan internal maupun rapat gabungan

Dewan Komisaris dan Direksi menggunakan seluruh

perangkat di Dewan Komisaris.

3) Hasil telaah tersebut dibuat secara tertulis (Risalah rapat

internal Dewan Komisaris atau rapat komite Dewan

Komisaris) dan dikomunikasikan serta ditindaklanjuti

oleh Direksi

4) Dewan Komisaris memberikan pendapat serta saran

terhadap rancangan RJPP yang diusulkan Direksi,

secara tertulis dan disampaikan kepada RUPS untuk

bahan pertimbangan keputusan RUPS.

B) Dewan Komisaris memberikan persetujuan atas rancangan

RKAP yang disampaikan oleh Direksi.


untuk melakukan telaah terhadap rancangan RKAP yang

disampaikan oleh Direksi, sesuai dengan rencana kerja

yang telah ditetapkan, baik melalui proses pembahasan

PTPN II

BOARD MANUAL

24


internal maupun rapat gabungan Dewan Komisaris dan

Direksi, dengan menggunakan seluruh perangkat di

Dewan Komisaris.

2) Telaah harus dilakukan oleh Dewan Komisaris terhadap

rancangan RJPP yang disampaikan oleh Direksi, sesuai

dengan rencana kerja yang ditetapkan, baik melalui

proses pembahasan internal maupun rapat gabungan

Dewan Komisaris dan Direksi menggunakan seluruh


3) Hasil telaah terhadap rancangan RKAP secara tertulis

(risalah rapat internal maupun rapat gabungan) dan

Dewan Komisaris memastikan hasil telaah

dikomunikasikan dan ditindaklanjuti oleh Direksi

4) Dewan Komisaris memberikan pendapat, saran dan

tanggapan secara tertulis terhadap rancangan RKAP

kepada RUPS dalam jangka waktu selambat-lambatnya

14 hari, setelah ditandatangani oleh Direksi dan Dewan

Komisaris, dan pada akhir telaah terdapat kesimpulan

bahwa rancangan RKAP selaras dan/atau tidak selaras

dengan RJPP.

5. Dewan Komisaris memberikan arahan terhadap Direksi atas

implementasi rencana dan kebijakan perusahaan.

A) Dewan Komisaris memberikan arahan tentang hal-hal

penting mengenai perubahan lingkungan bisnis yang

diperkirakan akan berdampak besar pada usaha dan kinerja

PTPN II secara tepat waktu dan relevan.

1) Dewan Komisaris terlebih dahulu menetapkan kebijakan/

kriteria mengenai informasi lingkungan bisnis dan

PTPN II

BOARD MANUAL

25


permasalahannya yang diperkirakan berdampak besar

pada usaha dan kinerja perusahaan yang perlu

mendapat perhatian Dewan Komisaris

2) Dewan Komisaris melakukan pembahasan internal dan

telaah mengenai isu-isu terkini mengenai perubahan

lingkungan bisnis dan permasalahan yang dihadapi

perusahaan yang kemudian memberikan arahan kepada

Direksi berdasarkan hasil telaah mengenai isu-isu

tersebut dan permasalahanya, termasuk pemberian

persetujuan jika respon perusahaan dalam kewenangan

Dewan Komisaris.

3) Proses telaah dilakukan oleh Dewan Komisaris

menggunakan seluruh perangkat di Dewan Komisaris

(komite-komite Dewan Komisaris)

4) Jika isu-isu perubahan lingkungan bisnis dan permasala-

hannya berpengaruh terhadap usaha PTPN II, maka

Dewan Komisaris harus merespon dengan melakukan

telaahan kesesuaian visi dan misi PTPN II dengan

perubahan lingkungan bisnis tersebut.

5) Tidak terdapat permasalahan/ tantangan (ancaman dan

peluang) yang terjadi dan berdampak signifikan terhadap

kinerja PTPN II, yang tidak direspon oleh Dewan

Komisaris.

B) Dewan Komisaris dalam batas kewenangannya, merespon,

harapan, permasalahan dan keluhan dari stakeholder

(pelanggan, pemasok, keditur, dan karyawan) yang

disampaikan langsung kepada Dewan Komisaris ataupun

penyampaian oleh Direksi.

PTPN II

BOARD MANUAL

26


1) Terdapat mekanisme bagi Dewan Komisaris untuk

merespon/ menindaklanjuti saran, permasalahan atau

keluhan dari stakeholder dan menyampaikan saran

penyelesaian yang diperlukan kepada Direksi.

2) Saran, harapan, permasalahan dan keluhan dari stake-

holder dibahas secara intensif oleh Dewan Komisaris

dengan seluruh perangkatnya dan pembahasan yang

dihasilkan berupa kesimpulan dan saran penyelesaian

yang disampaikan kepada Direksi.

3) Tidak terdapat permasalahan hubungan dengan

stakeholder yang berdampak terhadap kinerja PTPN II,

yang tidak direspon oleh Dewan Komisaris.

C) Dewan Komisaris memberikan arahan tentang penguatan

sistem pengendalian intern perusahaan.

1) Terdapat rencana dan kebijakan mengenai pengawasan

dan pemberian nasihat/ tanggapan/ pendapat Dewan

Komisaris terhadap rancangan/ kebijakan Sistem

Pengendalian Intern dan pelaksanaannya.

2) Dewan Komisaris melaksanakan pengawasan dan

pemberian nasihat terhadap kebijakan/ rancangan

sistem pengendalian intern dan pelaksanaannya

Dewan Komisaris melakukan telaah atas :

a) Kebijakan/ rancangan dan pelaksanaan Sistem

Pengendalian intern.

b) Hasil evaluasi atas efektivitas pengendalian intern

pada tingkat entitas.

PTPN II

BOARD MANUAL

27


c) Hasil evaluasi atas efektivitas pengendalian intern

pada tingkat operasional/ aktivitas

d) Internal Control Report.

3) Telaah dilakukan oleh Dewan Komisaris terhadap

Sistem Pengendalian Intern, dengan menggunakan

seluruh perangkat di Dewan Komisaris, kemudian

menyampaikan hasil telaah tersebut kepada Direksi.

D) Dewan Komisaris memberikan arahan tentang manajemen

risiko perusahaan.


mengenai pengawasan dan pemberian nasihat/

tanggapan/ pendapat terhadap rancangan/ kebijakan

Manajemen Risiko dan pelaksanaannya.


pemberian nasihat terhadap kebijakan dan pelaksanaan

Manajemen Risiko Perusahaan

a) Dewan Komisaris melakukan telaah atas kebijakan

dan pelaksanaan manajemen risiko perusahaan

(termasuk rencana kerja unit manajemen risiko),

hasil analisis risiko atas rancangan RKAP dan

strategi penanganannya, dan laporan pelaksanaan

manajemen risiko berkala yang disampaikan oleh

Direksi.

b) Proses telaah tersebut menggunakan seluruh


PTPN II

BOARD MANUAL

28


3) Dewan Komisaris menyampaikan arahan berdasarkan

hasil telaah kepada Direksi tentang Kebijakan peningka-

tan kualitas kebijakan & pelaksanaan manajemen risiko.

E) Dewan Komisaris memberikan arahan tentang sistem

teknologi informasi yang digunakan perusahaan.


mengenai pengawasan dan pemberian nasihat terhadap

kebijakan dan pelaksanaan sistem teknologi informasi

yang digunakan perusahaan


pemberian nasihat terhadap kebijakan dan pelaksanaan

sistem teknologi informasi

3) Dewan Komisaris menggunakan seluruh perangkatnya

melakukan telaah terhadap kebijakan Sistem Teknologi

Informasi, dan pelaksanaanya sesuai dengan rencana

kerja yang telah ditetapkan.

4) Hasil telaah tentang kebijakan dan pelaksanaan sistem

teknologi informasi tersebut kemudian disampaikan

kepada Direksi

F) Dewan Komisaris memberikan arahan tentang kebijakan

dan pelaksanaan pengembangan karir



kebijakan dan pelaksanaan pengelolaan sumberdaya

manusia, khususnya tentang manajemen karir di

perusahaan, sistem dan prosedur promosi, mutasi dan

demosi diperusahaan.

PTPN II

BOARD MANUAL

29



pemberian nasihat serta telaah atas kebijakan dan

pelaksanaan pengelolaan sumberdaya manusia dan

suksesi manajemen terutama :

a) Kebijakan pengembangan karir serta pelaksanaan-

nya, yang meliputi penempatan karyawan pada

jabatan dalam struktur organisasi perusahaan,

promosi, demosi, serta mutasi.

b) Rencana promosi dan mutasi satu level jabatan di

bawah Direksi.

3) Proses pengawasan, pemberian nasihat dan telaah

tersebut menggunakan seluruh perangkat di Dewan

Komisaris.


hasil telaah kepada Direksi tentang Kebijakan suksei

manajemen dan pelaksanaannya..

G) Dewan Komisaris memberikan arahan tentang Kebijakan

Akuntansi dan penyusunan laporan keuangan sesuai

dengan standar akuntansi yang berlaku umum di Indonesia

(SAK).



kebijakan dan pelaksanaan kebijakan akuntansi dan

penyusunan laporan keuangan sesuai dengan standar

akuntansi yang berlaku umum di Indonesia (SAK).

2) Dewan Komisaris beserta seluruh perangkat Dewan

Komisaris melakukan pembahasan mengenai kebijakan

akuntansi dan penyusunan laporan keuangan beserta

PTPN II

BOARD MANUAL

30


penerapannya, melalui pembahasan laporan

manajemen triwulan dengan manajemen ataupun

eksternal auditor.

3) Hasil pembahasan Dewan Komisaris tentang kebijakan

akuntansi dan penyusunan laporan keuangan beserta

penerapannya, disampaikan kepada Direksi.

H) Dewan Komisaris memberikan arahan tentang kebijakan

pengadaan serta pelaksanaannya.



kebijakan dan pelaksanaan pengadaan barang dan jasa.


pemberian nasihat serta telaah atas kebijakan dan

pelaksanaan pengadaan barang dan jasa.



Komisaris.


hasil telaah kepada Direksi tentang Kebijakan

pengadaan barang dan jasa serta pelaksanaannya.

I) Dewan Komisaris memberikan arahan tentang kebijakan

mutu dan pelayanan serta pelaksanaan kebijakan tersebut.



kebijakan mutu dan pelayanan serta pelaksanaan

kebijakan tersebut.

PTPN II

BOARD MANUAL

31



pemberian nasihat serta telaah atas kebijakan mutu dan

pelayanan serta pelaksanaannya.



Komisaris.


hasil telaah kepada Direksi tentang Kebijakan mutu dan

pelayanan serta pelaksanaannya.

6. Dewan Komiisaris melaksanakan pengawasan terhadap Direksi

atas implementasi rencana dan kebijakan perusahaan.

A) Dewan Komisaris mengawasi dan memantau kepatuhan

Direksi dalam menjalankan peraturan perundang-undangan

yang berlaku dan perjanjian dengan pihak ketiga.

1) Dewan Komisaris membuat rencana kerja dan kebijakan


kepatuhan perusahaan dalam menjalankan peraturan

perundang-undangan yang berlaku dan anggaran dasar

serta kepatuhan perusahaan terhadap seluruh perjanjian

dan komitmen yang dibuat oleh perusahaan dengan

pihak ketiga.

2) Dewan Komisaris membahas dan menelaah kepatuhan

Direksi terhadap anggaran dasar, peraturan perundang-

undangan yang mengatur bisnis perusahaan (regulasi

sektoral), dan peraturan perundang-undangan lainnya

serta perjanjian dengan pihak ketiga.

Termasuk yang ditelaah adalah :

PTPN II

BOARD MANUAL

32


a) Laporan hasil audit atas kepatuhan terhadap

perundang-undangan yang berlaku (PSA-62) yang

diterbitkan oleh Akuntan Publik yang mengaudit

laporan keuangan, serta laporan hasil audit yang

dilaksanakan oleh BPK RI mengenai kepatuhan

terhadap perundang-undangan yang berlaku,

b) Hasil evaluasi kajian risiko dan legal (risk and legal

review) atas rencana inisiatif bisnis, kebijakan dan

rencana kerjasama yang akan dilakukan oleh

perusahaan,

c) Kinerja kegiatan/ upaya-upaya penyelesaian kasus

litigasi dan litigasi

d) Kajian hukum (legal opinion) atas rencana tindakan

dan permasalahan yang terjadi terkait dengan

kesesuaian hukum atau ketentuan yang berlaku.



Komisaris.


hasil telaah kepada Direksi tentang kepatuhan

perusahaan dalam menjalankan peraturan perundang-

undangan yang berlaku dan anggaran dasar serta

kepatuhan perusahaan terhadap seluruh perjanjian dan

komitmen yang dibuat oleh perusahaan dengan pihak

ketiga.

5) Dewan Komisaris melaporkan hasil evaluasi /pemba-

hasan tersebut kepada RUPS dalam laporan tugas

PTPN II

BOARD MANUAL

33


pengawasan yang dilaksanakan oleh Dewan Komisaris

semesteran dan tahunan.

6) Jika terjadi pelanggaran oleh Direksi, Dewan Komisaris

melakukan tindakan sesuai dengan kewenangannya dan

melaporkannya kepada pemegang saham/ RUPS.

7) Tidak terdapat permasalahan mengenai pelanggaran

yang tidak dibahas oleh Dewan Komisaris.

B) Dewan Komisaris mengawasi dan memantau kepatuhan

Direksi dalam menjalankan perusahaan sesuai RKAP dan/

atau RJPP.


untuk mengevaluasi terhadap pelaksanaan RKAP dan

memantau kepatuhan Direksi dalam menjalankan

pengurusan perusahaan terhadap RKAP dan/atau

RJPP.

2) Dewan Komisaris melaksanakan evaluasi pencapaian

perusahaan yang mencakup kesesuaian pelaksanaan

program kerja dan anggaran yang telah ditetapkan

dalam RKAP.

3) Komisaris Utama menandatangani Laporan Manajemen

Triwulan I s.d triwulan III, serta seluruh anggota Dewan

Komisaris menandatangani Laporan Manajemen Tahunan,

setelah dievaluasi/ dibahas Dewan Komisaris & Direksi

C) Dewan Komisaris memberikan persetujuan atas transaksi

atau tindakan dalam lingkup kewenangan Dewan Komisaris

atau RUPS.


untuk membahas transaksi atau tindakan dalam lingkup

PTPN II

BOARD MANUAL

34


kewenangan Dewan Komisaris atau RUPS dan

kemudian memberikan persetujuan/ otorisasi/ rekomen-

dasi Dewan Komisaris terhadap tindakan Direksi yang

memerlukan rekomendasi/persetujuan Dewan Komisaris

sesuai ketentuan yang berlaku dan/atau anggaran

dasar.

2) Dewan Komisaris melakukan telaah terhadap transaksi

atau tindakan Direksi, menggunakan seluruh perangkat

di Dewan Komisaris (Komite Dewan Komisaris), melalui

proses pembahasan internal Dewan Komisaris dan/ atau

dengan Direksi, yang hasilnya dituangkan dalam risalah

rapat.

3) Dalam proses otorisasi Dewan Komisaris memastikan

tindakan-tindakan strategis yang membutuhkan

persetujuan atau rekomendasi Dewan Komisaris telah

didukung dengan analisi risiko yang memadai.

4) Pemberian otorisasi/ rekomendasi paling lambat 14 hari

sejak usulan atau dokumen secara lengkap diterima oleh

Dewan Komisaris.

D) Dewan Komisaris memastikan auditor eksternal dan audit

internal dilaksanakan secara efektif serta melaksanakan

telaah atas pengaduan yang berkaitan dengan PTPN II yang

diterima oleh Dewan Komisaris.


tentang pengawasan terhadap efektivitas pelaksanaan

audit eksternal dan audit internal untuk memastikan

efektivitas audit tersebut, serta pelaksanaan telaah atas

pengaduan yang berkaitan dengan BUMN yang diterima

oleh Dewan Komisaris.

PTPN II

BOARD MANUAL

35


2) Terdapat penilaian atas efektivitas pelaksanaan audit

eksternal melalui :

a) Pemantauan kesesuaian penyelesaian progres audit

dengan rencana kerjanya.

b) Telaah kesesuaian pelaksanaan audit dengan standar

profesi akuntan publik

c) Telaah hasil audit eksternal & kualitas rekomendasi

audit eksternal

3) Terdapat penilaian atas efektivitas pelaksanaan audit

internal melalui :

a) Telaah atas efektivitas pemantauan tindak lanjut

hasil audit SPI dan auditor eksternal.

b) Telaah atas kesesuaian pelaksanaan audit dengan

standar audit internal.

c) Kelengkapan atribut temuan & kualitas rekomendasi

hasil audit internal

d) Telaah rencana kerja pengawasan & pelaksanaannya

e) Manajemen fungsi SPI

4) Terdapat pelaksanaan :

a) Telaah atas pengaduan yang berkaitan dengan

BUMN yang diterima oleh Dewan Komisaris serta

penyampaian saran berdasarkan hasil telaahan

kepada Direksi.

b) Telaahan terhadap seluruh pengaduan yang diterima

oleh Dewan Komisaris.

PTPN II

BOARD MANUAL

36




Komisaris.


hasil telaah kepada Direksi tentang peningkatan

efektivitas audit internal dan audit eksternal.

E) Dewan Komisaris melaporkan dengan segera kepada RUPS

apabila terjadi penurunan kinerja perusahaan serta saran-

saran yang telah disampaikan kepada Direksi untuk

memperbaiki permasalahan yang dihadapi..

1) Dewan Komisaris menetapkan kebijakan dan prosedur :

a) Pelaporan kepada RUPS jika terjadi gejala

penurunan kinerja perusahaan.

b) Mekanisme pemberian saran segera kepada Direksi

untuk memperbaiki permasalahan yang berdampak

pada penurunan kinerja perusahaan.

c) Mekanisme untuk segera membahas gejala

menurunnya kinerja perusahaan.



Komisaris.

3) Dewan Komisaris harus segera menyampaikan arahan

dan saran perbaikan berdasarkan hasil telaah kepada

Direksi tentang gejala menurunnya kinerja perusahaan

dengan kualitas yang memadai.

4) Dewan Komisaris juga harus melaporkan kepada RUPS

dengan kualitas yg memadai tentang gejala menurunan-

PTPN II

BOARD MANUAL

37


nya kinerja perusahaan yang signifikan dan pemberian

saran-saran perbaikan yang telah disampaikan kepada

Direksi untuk mengatasi permasalahan penyebab gejala

menurunnya kinerja tersebut.

7. Dewan Komisaris melakukan pengawasan terhadap pelaksa-

naan kebijakan pengelolaan anak perusahaan /perusahaan

patungan.

A) Dewan Komisaris melaksanakan pengawasan terhadap

kebijakan pengelolaan anak perusahaan /perusahaan

patungan dan pelaksanaannya



kebijakan pengelolaan anak perusahaan /perusahaan

patungan dan pelaksanaan kebijakan tersebut

2) Dewan Komisaris melaksanakan evaluasi terhadap arah

pengelolaan & kinerja anak perusahaan/ perusahaan

patungan terkait dengan visi pengembangan usaha

perusahaan, baik melalui proses pembahasan internal

(dengan seluruh perangkat Dewan Komisaris) maupun

rapat gabungan dengan Direksi.

B) Peran Dewan Komisaris dalam pemilihan calon anggota

Direksi & Dewan Komisaris anak perusahaan/ perusahaan

patungan.

1) Dewan Komisaris membuat kebijakan dan prosedur

peran Dewan Komisaris dalam pengangkatan Direksi

dan Dewan Komisaris anak perusahaan/ perusahaan

patungan

PTPN II

BOARD MANUAL

38


2) Dewan Komisaris melakukan penilaian terhadap proses

pengangkatan Direksi dan Dewan Komisaris anak

perusahaan/ perusahaan patungan, serta memberikan

penetapan tertulis (setuju atau tidak setuju) terhadap

pengangkatan dan penetapan tersebut, paling lambat 15

hari kalendar terhitung sejak tanggal diterimanya calon

Direksi dan Dewan Komisaris anak perusahaan.

8. Dewan Komisaris berperan dalam pencalonan anggota Direksi,

menilai kinerja Direksi (individu dan kolegial) dan mengusulkan

tantiem/ insentif kinerja sesuai ketentuan yang berlaku dan

mempertimbangkan kinerja Direksi.

A) Dewan Komisaris mengusulkan calon anggota Direksi

kepada pemegang saham sesuai kebijakan dan kriteria

seleksi yang ditetapkan.

1) Dewan Komisaris membuat kebijakan dan kriteria

seleksi pencalonan anggota Direksi, melakukan telaah

dan/ atau penelitian/ pemeriksaan terhadap calon-calon

Direksi yang diusulkan Direksi dan kemudian mengusul-

kannya kepada Pemegang Saham.

2) Usulan Dewan Komisaris terhadap calon-calon anggota

Direksi yang baru disampaikan kepada RUPS/ Pemilik

modal secara tertulis.

B) Dewan Komisaris menilai Direksi dan melaporkan hasil

penilaian tersebut kepada pemegang saham.


mengenai pemantauan dan penilaian kinerja Direksi dan

pelaporan kepada Pemegang Saham.

PTPN II

BOARD MANUAL

39


2) Dewan Komisaris beserta seluruh perangkatnya di

Dewan Komisaris (komite-komite) melakukan penilaian

kinerja Direksi berdasarkan telaahan kriteria, target dan

indikator kinerja utama yang tercakup dalam Kontrak

Manajemen Direksi secara kolegial dan individu dengan

realisasi pencapaiannya.

3) Dewan Komisaris menyampaikan hasil penilaian kinerja

Direksi secara kolegial dan individu kepada RUPS/

Pemilik Modal dalam laporan tugas pengawasan Dewan

komisaris secara semesteran dan tahunan.

C) Dewan Komisaris mengusulkan remunerasi Direksi sesuai

ketentuan yang berlaku dan penilaian kinerja Direksi.


mengenai pengusulan remunerasi Direksi.


Dewan Komisaris (komite-komite) melakukan telaah/

penilaian terhadap pengusulan remunerasi Direksi

termasuk tantiem/ insentif kerja berdasarkan hasil

penilaiaan kinerja Direksi (KPI) dan pencapaian tingkat

kesehatan perusahaan.

9. Dewan Komisaris melakukan tindakan terhadap potensi

benturan kepentingan yang menyangkut dirinya.

A) Dewan Komisaris memiliki kebijakan benturan kepentingan

dan melaksanakan kebijakan tersebut secara konsisten.

1) Dewan Komisaris membuat kebijakan mengenai potensi

benturan kepentingan yang dapat mengganggu pelaksa-

naan tugas Dewan Komisaris.

PTPN II

BOARD MANUAL

40


2) Dewan Komisaris menandatangani surat pernyataan

tidak memiliki benturan kepentingan pada awal

pengangkatan yang diperbaharui setiap awal tahun, dan

menyatakan secara tertulis hal-hal yang berpotensi

menimbulkan benturan kepentingan terhadap dirinya

dan menyampaikannya kepada RUPS/ Pemilik Modal.

a) Untuk pernyataan tahunan dapat dilaksanakan

dengan menambahkan pernyataan tersebut sebagai

lampiran atau bagian dari kontrak kinerja atau RKAT

Dewan Komisaris.

b) Dewan Komisaris membuat Pakta Integritas yang

dilampirkan dalam usulan tindakan Direksi yang

harus mendapatkan rekomendasi dari Dewan

Komisaris dan persetujuan RUPS.

3) Dewan Komisaris wajib melaporkan kepada BUMN

(Sekretaris Perusahaan) mengenai kepemilikan

sahamnya dan/atau keluarganya pada BUMN yang

bersangkutan dan perusahaan lain, termasuk setiap

perubahannya untuk dicatat dalam Daftar Khusus.

10. Dewan Komisaris memantau dan memastikan bahwa praktek

Tata Kelola Perusahaan yang Baik telah diterapkan secara

efektif dan berkelanjutan.

A) Dewan Komisaris memastikan prinsip-prinsip Tata Kelola

Perusahaan yang Baik telah diterapkan secara efektif dan

berkelanjutan.

PTPN II

BOARD MANUAL

41



mengenai pemantauan penerapan prinsip-prinsip tata

kelola perusahaan yang baik (GCG).


Dewan Komisaris (komite-komite) melakukan peman-

tauan dan telaah terhadap :

a) Laporan hasil assesmen/ reviu atas pelaksanaan

Tata Kelola Perusahaan yan Baik, GCG Code, dan

kebijakan/ ketentuan teknis lainnya,

b) Memantau tindak lanjut Area of Improvement hasil

assesment oleh Direksi.

c) Laporan GCG yang diungkapkan dalam laporan

Tahunan.

3) Hasil pemantauan dan telaah Dewan Komisaris

disampaikan kepada Direksi.

4) Dewan Komisaris menindaklanjuti Area of Improvement

hasil assesment/ reviu GCG yang menjadi kewenangannya.

B) Dewan Komisaris melakukan pengukuran dan penilaian

terhadap kinerja Dewan Komisaris.

1) Dewan Komisaris membuat kebijakan mengenai pengu-

kuran dan penilaian terhadap kinerja Dewan Komisaris.

2) Dewan Komisaris atau Komite Dewan Komisaris

mengusulkan indikator pengukuran pencapaian kinerja

beserta target-targetnya.tersebut setiap tahun kepada

RUPS/ Menteri untuk disetujui/ ditetapkan sebagai KPI

Dewan Komisaris tahun berjalan.

PTPN II

BOARD MANUAL

42


3) Pencapaian kinerja beserta target-targetnya tersebut

dievaluasi secara self assesment oleh masing-masing

Dewan Komisaris atau Komite Dewan Komisaris dan

dituangkan dalam risalah rapat Dewan Komisaris serta

dilaporkan dalam Laporan Pelaksanaan Tugas

Pengawasan Dewan Komisaris.

11. Dewan Komisaris menyelenggarakan rapat Dewan Komisaris

yang efektif dan menghadiri Rapat Dewan Komisaris sesuai

dengan ketentuan perundang-undangan.

A) Dewan Komisaris memiliki pedoman/ tata tertib Rapat

Dewan Komisaris yang memadai.

Pedoman/ tata tertib Rapat Dewan Komisaris, antara lain

mengatur :

a) Etika rapat

b) Tata penyusunan risalah rapat

c) Pelaksanaan evaluasi tindak lanjut rapat sebelumnya

d) Pembahasan/ telaah atas usulan Direksi dan arahan/

keputusan RUPS terkait dengan usulan Direksi

B) Rapat Dewan Komisaris diadakan secara berkala sesuai

ketentuan yang berlaku dan/ atau anggaran dasar.

1) Dewan Komisaris membuat rencana penyelenggaraan

rapat internal Dewan Komisaris sekurang-kurangnya

sekali dalam sebulan dan Rapat gabungan Dewan

Komisaris dan Direksi, dengan jumlah dan waktu

penyelenggaraan rapat sesuai dengan ketentuan yang

berlaku.

PTPN II

BOARD MANUAL

43


2) Jumlah rapat dan agenda yang dibahas sesuai dengan

yang direncanakan.

3) Anggota Dewan Komisaris menghadiri rapat-rapat

Dewan Komisaris dan apabila ada anggota Dewan

Komisaris yang berhalangan hadir didalam rapat

tersebut maka yang bersangkutan harus membuat surat

kuasa dan penjelasan ketidakhadirannya dalam rapat

tersebut.

C) Dewan Komisaris melakukan evaluasi terhadap pelaksa-

naan keputusan hasil rapat sebelumnya .dan memastikan

bahwa hasil rapat sebelumnya telah ditindaklanjuti.

B. Hak/Wewenang Komisaris

1) Menetapkan pembagian tugas dan wewenang setiap anggota

Direksi, jika wewenang penetapan tersebut telah dilimpahkan

oleh Rapat Umum Pemegang Saham kepada Dewan Komisaris.

2) Baik bersama-sama maupun sendiri-sendiri setiap waktu

memasuki pekarangan, gedung, dan kantor yang dipergunakan

oleh PTPN II;

3) Melihat buku-buku, surat-surat, serta dokumen-dokumen lainnya,

memeriksa kas untuk keperluan verifikasi dan lain-lain surat

berharga dan memeriksa kekayaan PTPN II ,serta mengetahui

segala tindakan yang telah dijalankan oleh Direksi.

4) Berhak mendapatkan akses informasi perusahaan sesuai

dengan kewenangannya dan sesuai dengan kebijakan/pedoman

tentang informasi yang harus disediakan oleh Direksi, yang

diantaranya memuat;bentuk informasi yang harus disampaikan,

baik yang berkala maupun insidentil, standar waktu

PTPN II

BOARD MANUAL

44


penyampaiannya dan mekanisme penyampaian informasi

tersebut oleh Direksi.

Jika Direksi tidak memenuhi kewajiban penyediaan informasi

kepada Dewan Komisaris, maka Dewan Komisaris berhak

menanyakan dan meminta penjelasan tentang segala hal

kepada Direksi dan Direksi wajib memberikan penjelasan, untuk

pelaksanaan tugas Dewan Komisaris

5) Berhak memberhentikan untuk sementara waktu seorang atau

lebih anggota Direksi, jikalau mereka bertindak bertentangan

dengan anggaran dasar perusahaan atau melalaikan kewajiban-

nya atau alasan yang mendesak bagi PTPN II.

6) Dapat mengangkat sekretaris Dewan Komisaris untuk

kelancaran tugas-tugas Dewan Komisaris.

7) Dapat meminta bantuan tenaga ahli dalam melaksanakan

tugasnya untuk jangka waktu terbatas atas beban PTPN II.

C. Tanggung jawab

1) Bertanggung jawab penuh atas pengawasan terhadap kebijakan

Direksi dalam melaksanakan pengurusan perusahaan untuk

kepentingan dan tujuan perusahaan.

2) Secara tanggung renteng dengan anggota Direksi terhadap

pihak yang dirugikan dalam hal dokumen perhitungan tahunan

yang disediakan ternyata tidak benar dan atau menyesatkan.

3) Bersama Direksi bertanggung jawab kepada PTPN II untuk

menjaga kerahasian informasi perusahaan.

III.2.3. Pembagian Kerja dan Uraian Tugas

PTPN II

BOARD MANUAL

45


Sesuai dengan Anggaran Dasar, pembagian tugas diantara para

anggota Dewan Komisaris diatur sendiri oleh Dewan Komisaris.

Berdasarkan Keputusan Dewan Komisaris PT. Perkebunan Nusantara

II Nomor : KEP/DKPTPN II/ IX/ 2016-08 maka Dewan Komisaris telah

membuat suatu kesepakatan pembagian kerja sebagai berikut:

1. Djafar Badjeber sebagai Komisaris Utama bertugas sebagai

koordinator pelaksanaan tugas Pengawasan Dewan Komisaris dan

Direksi.

2. Andi Irianto Siahaan sebagai Anggota Dewan Komisaris yang

bertanggung jawab melakukan Pengawasan terhadap Direksi dan

jajarannya yang membidangi fungsi SDM, Umum dan Komersil.

3. RE.Nainggolan sebagai Anggota Dewan Komisaris yang

bertanggung jawab melakukan Pengawasan terhadap Direksi dan

jajarannya yang membidangi fungsi Operasional.

Uraian tugas, kewajiban dan tanggung jawab masing-masing Dewan

Komisaris sesuai dengan bidangnya adalah sebagai berikut :

1) Komisaris Utama

A. Tugas :

1) Sebagai koordinator dari anggota Dewan Komisaris untuk

melakukan pengawasan atas pelaksanaan dari rencana

yang telah dirumuskan dalam RKAP, RJPP maupun RKO

dan rencana pengembangan bisnis dan diversifikasi usaha.

2) Menyelenggarakan rapat internal Dewan Komisaris atau

rapat dengan Komite Audit secara berkala untuk

merumuskan simpulan hasil pengawasan dan hasil

rekomendasi yang akan disampaikan kepada Pemegang

Saham dan Direksi.

PTPN II

BOARD MANUAL

46


3) Sebagai koordinator dari anggota Dewan Komisaris untuk

melakukan evaluasi secara berkala terhadap pencapaian

target indikator kinerja kunci (IKK)/ Key Performance

Indicators (KPI) yang telah disepakati bersama antara Direksi

dengan Komisaris dan Pemegang Saham.

4) Sebagai koordinator dari anggota Dewan Komisaris dalam

melakukan analisa maupun pengkajian berkaitan dengan

usul/permohonan yang disampaikan Direksi, dalam rangka

pemberian persetujuan dan atau rekomendasi kepada

Pemegang Saham.


melakukan evaluasi dan penilaian Indikator Pencapaian

Kinerja (Key Performance Indicators) Direksi


memantau dan memastikan bahwa GCG telah diterapkan

secara efektif dan berkelanjutan.


Menganalisa dan mengkaji berkaitan dengan Studi Kelayakan

(Feasibility Study) tentang rencana pengem-bangan usaha

BUMN, pembentukan anak perusahaan, dan pelaksanaan

KSO dengan pihak ketiga untuk dibahas kembali dalam rapat

Dewan Komisaris dalam rangka untuk menentukan layak

atau tidaknya pemberian persetujuan Dewan Komisaris dan

bila layak kajian tersebut, selanjutnya rekomendasi Kepada

Pemegang Saham.


melakukan evaluasi dan penilaian usulan Daftar Calon (Long

List) anggota Direksi yang akan diusulkan oleh Direksi yang

PTPN II

BOARD MANUAL

47


berasal dari pejabat internal BUMN bersangkutan satu tingkat

dibawah Direksi termasuk Direksi anak perusahaan/

perusahaan patungan, sebelum diusulkan kepada Deputy dan

Sesmen.

B. Hak

1) Berhak setiap waktu memasuki bangunan–bangunan,

halaman-halaman atau tempat lain yang dipergunakan atau

yang dikuasai PTPN II dan berhak memeriksa buku-buku,

surat-surat bukti, persediaan barang–barang, memeriksa dan

mencocokkan keadaan keuangan kas untuk keperluan

verifikasi dan lain-lain surat berharga serta mengetahui segala

tindakan yang telah dijalankan oleh Direksi.

2) Berhak meminta penjelasan dan informasi tentang keadaan

BUMN secara tepat waktu, terukur dan lengkap dan Direksi

wajib memberikan penjelasan.

3) Berhak mengundurkan diri dari jabatannya dengan

memberitahukan secara tertulis mengenai maksud tersebut

kepada Pemegang Saham dengan tembusan kepada anggota

Dewan Komisaris lainnya dan Direksi PTPN II.

4) Berhak membela diri dihadapan RUPS bila diberhentikan

sewaktu-waktu sebelum selesai masa jabatannya.

5) Berhak menerima honorarium dan tunjangan lain, termasuk

santunan purna jabatan sesuai dengan ketentuan yang berlaku

yang jumlahnya ditetapkan oleh RUPS.

C. Kewajiban

1. Mengkoordinir dan mengadakan Rapat Dewan Komisaris

sekurang-kurangnya sekali dalam setiap bulan dan mengikuti

PTPN II

BOARD MANUAL

48


rapat-rapat Direksi jika diundang dan memanggil RUPS sesuai

ketentuan.

2. Bersama-sama dengan anggota Dewan Komisaris lainnya


Komisaris yang merupakan bagian yang tak terpisahkan dari

RKAP.

3. Melaporkan kepada PTPN II mengenai kepemilikan

sahamnya dan /atau keluarganya pada perusahaaan yang


perubahannya.

4. Menjalankan tugas dan kewajiban sesuai ketentuan

peraturan perundang-undangan dan/atau Anggaran Dasar

perusahaan.

5. Menyampaikan laporan tentang tugas pengawasan yang

telah dilakukan selama tahun buku yang baru lampau

kepada RUPS/ Menteri.

6. Mengkoordinir anggota Dewan Komisaris dalam rangka

pemberian masukan kepada Direksi dalam penyusunan

RJPP, RKAP dan RKO.

7. Memberikan segala keterangan yang diperlukan untuk

pelaksanaan pemeriksaan dalam hal perusahaan

melakukan perbuatan melawan hukum yang merugikan

pemegang saham atau pihak ketiga atau dalam hal anggota

Dewan Komisaris melakukan perbuatan hukum yang

merugikan PTPN II atau pihak ketiga.

8. Wajib dengan itikad baik dan penuh tanggung jawab

menjalankan tugas untuk kepentingan dan usaha PTPN II.

PTPN II

BOARD MANUAL

49


2) Komisaris Bidang SDM, Umum, dan Komersil.

A. Tugas

1) Memberi masukan dan saran serta melakukan pengawasan

melalui Rapat Dewan Komisaris kepada Direksi mengenai

penyusunan dan pelaksanaan Rencana Jangka Panjang,

Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan maupun RKO

terutama di bidang SDM, umum, dan Komersil (pengadaan

dan pemasaran, serta akuntansi dan keuangan)

2) Melakukan pengawasan atas pelaksanaan dari rencana


terutama bidang SDM, Umum, dan Komersil (pengadaan

dan pemasaran, serta akuntansi dan keuangan)

3) Menganalisa/mereviu dan mengidentifikasi atas permasala-

han dalam Laporan Manajemen Triwulanan, Semesteran,

Tahunan dibandingkan RKAP yang berkaitan dengan Biaya

Produksi Kebun, Harga Pokok, Kuantum Penjualan, Harga

jual, Logistik dan Potensi Pasar. Laporan Keuangan dan

Rasio Keuangan, Pengelolaan PIR dan Plasma, Pajak,

Dana Pensiun dan lain-lain.

Disamping itu hal-hal yang berkaitan dengan SDM, Umum

meliputi pelaksanaan Comunity Social Responsibility dan

Pelaksanaan Kemitraan dan Bina Lingkungan Hasil

analisa/reviu dipaparkan dalam rapat Dewan Komisaris

untuk disimpulkan kembali secara bersama-sama berikut

rekomendasi yang diperlukan untuk selanjutnya dilaporkan

kepada Pemegang Saham.

4) Melakukan evaluasi terhadap pencapaian target Indikator

Kinerja Kunci (IKK)/ Key Performance Indicators (KPI)

PTPN II

BOARD MANUAL

50


terutama yang berkaitan dengan aspek SDM, Umum dan

Komersil (Pembiayaan dan pemasaran) dan hasilnya

dibahas kembali secara bersama-sama dalam rapat Dewan

Komisaris dalam rangka memberikan rekomendasi

perbaikan yang diperlukan.

5) Melakukan evaluasi atas usulan Direksi tentang struktur

organisasi perusahaan serta uraian tugas (job description)

dan/atau perubahannya dari masing-masing Direksi, Kepala

Bagian, Manajer dan pejabat-pejabat bawahannya dan

hasilnya dijadikan bahan pembahasan dalam rapat Dewan

Komisaris untuk menetapkan persetujuan.

6) Menganalisa dan mengkaji apabila ada usulan Direksi

tentang pengajuan permohonan pinjaman jangka pendek

dan pinjaman jangka menengah/ panjang dari Bank/

Lembaga Keuangan lain, dan hasilnya dibahas kembali

secara bersama-sama dalam rapat Dewan Komisaris dalam

rangka pemberian persetujuan Dewan Komisaris dan atau

rekomendasi kepada Pemegang Saham.

7) Menganalisa/mengkaji apabila ada usul permohonan Direksi

tentang pemberian pinjaman jangka pendek yang tidak

bersifat operasional dan atau pinjaman jangka menengah/

panjang untuk dibahas kembali dalam rapat Dewan

Komisaris dalam rangka menetapkan pemberian persetu-

juan Dewan Komisaris dan atau rekomendasi kepada

Pemegang Saham.

8) Menganalisa/ Mengkaji atas usulan Direksi perihal

pelepasan dan penghapusan aktiva tetap bergerak maupun

aktiva tetap tidak bergerak, dan hasil kajian dibahas kembali

PTPN II

BOARD MANUAL

51


secara bersama-sama dalam rapat Dewan Komisaris untuk

menentukan layak atau tidaknya pemberian persetujuan

Dewan Komisaris dan bila layak kajian tersebut, selanjutnya

rekomendasi Kepada Pemegang Saham.

9) Mengkaji dan menganalisa atas usulan Direksi tentang

penghapusan piutang macet, persediaan barang yang

rusak (scrapts) dan hasil kajian dibahas kembali dalam rapat

Dewan Komisaris untuk menentukan layak atau tidaknya

pemberian persetujuan Dewan Komisaris dan bila layak

kajian tersebut, selanjutnya rekomendasi Kepada

Pemegang Saham.

10) Menganalisa dan mengkaji berkaitan dengan usulan Direksi

tentang pengambilan sebagian atau seluruhnya atau ikut

serta dalam perusahaan lain, badan lain atau mendirikan

perusahaan baru dan hasilnya dibahas kembali dalam rapat

Dewan Komisaris untuk menentukan layak atau tidaknya

pemberian persetujuan Dewan Komisaris dan bila layak

kajian tersebut, selanjutnya rekomendasi Kepada

Pemegang Saham.


tentang pelepasan sebagian atau nilai tertentu atau

seluruhnya penyertaan PTPN II dalam Perseroan atau

badan lain yang akan dibahas kembali dalam rapat Dewan

Komisaris dalam rangka untuk menentukan layak atau

tidaknya pemberian persetujuan Dewan Komisaris dan bila

layak kajian tersebut, selanjutnya rekomendasi Kepada

Pemegang Saham.

PTPN II

BOARD MANUAL

52


12) Bersama-sama anggota Dewan Komisaris lainnya

Melakukan evaluasi dan penilaian usulan Daftar Calon

(Long List) anggota Direksi yang akan diusulkan oleh Direksi

yang berasal dari pejabat internal BUMN bersangkutan satu

tingkat dibawah Direksi termasuk Direksi anak perusahaan/

perusahaan patungan, sebelum diusulkan kepada

Pemegang Saham.


melakukan evaluasi dan penilaian dan memberikan

persetujuan atas usulan Direksi terhadap calon Sekretaris

Perusahaan dan Kepala Bagian SPI.


tentang perjanjian yang mengikat PTPN II sebagai penjamin

yang mempunyai akibat keuangan melebihi jumlah tertentu

untuk dibahas kembali dalam rapat Dewan Komisaris dalam

rangka untuk menentukan layak atau tidaknya pemberian

persetujuan Dewan Komisaris dan bila layak kajian tersebut,

selanjutnya rekomendasi Kepada Pemegang Saham.

15) Menganalisa dan mengkaji berkaitan dengan usul-usul

Direksi tentang perjanjian–perjanjian lain yang mempunyai

dampak keuangan bagi PTPN II untuk dibahas kembali

dalam rapat Dewan Komisaris dalam rangka untuk




16) Menganalisa dan mengkaji berkaitan dengan Studi

Kelayakan (Feasibility Study) tentang rencana pengem-

bangan usaha BUMN, pembentukan anak perusahaan, dan

PTPN II

BOARD MANUAL

53


pelaksanaan KSO dengan pihak ketiga terutama dari aspek

SDM, bisnis dan keuangan serta pemasaran, untuk dibahas

kembali dalam rapat Dewan Komisaris dalam rangka untuk




17) Mengawasi, memantau dan memastikan bahwa GCG,

Manajemen Risiko dan Internal Control telah diterapkan

secara efektif dan berkelanjutan


Melakukan evaluasi dan penilaian usulan Daftar Calon




perusahaan patungan, sebelum diusulkan kepada

Pemegang Saham dan Menteri.

B. Hak

1) Berhak memperoleh akses atas informasi dibidang

akuntansi dan keuangan, pemasaran dan pengadaan, serta

SDM dan umum yang meliputi pelaksanaan Community

Social Responsibility (CSR) dan Program Kemitraan Bina

Lingkungan (PKBL) secara tepat waktu dan lengkap.

2) Berhak menanyakan dan meminta penjelasan tentang

segala hal berkaitan dengan akuntansi dan keuangan,

pemasaran dan pengadaan, serta SDM dan umum kepada

Direksi dan Direksi wajib menjawabnya.

3) Berhak memperoleh data dan informasi tentang Studi Kela-

yakan (Feasibility Study) rencana pengembangan usaha

PTPN II

BOARD MANUAL

54


BUMN, pembentukan anak perusahaan, dan pelaksanaan

KSO dengan pihak ketiga secara lengkap dan tepat waktu.

4) Berhak setiap waktu memasuki bangunan–bangunan, hala-

man-halaman atau tempat-tempat lain yang dipergunakan

atau yang dikuasai PTPN II dan berhak memeriksa buku-

buku, surat-surat bukti, persediaan barang–barang,

memeriksa dan mencocokkan keadaan keuangan kas untuk

keperluan verifikasi dan lain-lain surat berharaga juga

pemasaran. Disamping itu juga berhak memeriksa buku-

buku, surat-surat bukti, dan segala sesuatu yang berkaitan

dengan legal aspek dan sumber daya manusia, serta

mengetahui segala tindakan yang telah dijalankan oleh

Direksi.

5) Berhak mengundurkan diri dari jabatan Dewan Komisaris

dengan tetap memberitahukan secara tertulis mengenai

maksudnya tersebut kepada Pemegang Saham dengan

tembusan kepada anggota Komisaris lainnya dan Direksi

PTPN II.



7) Berhak menerima honorarium dan tunjangan lain termasuk

santunan purna jabatan sesuai ketentuan yang berlaku yang

jumlahnya ditetapkan RUPS.

C. Kewajiban

1) Memberi masukan dan saran melalui Rapat Dewan

Komisaris kepada Direksi dalam penyusunan Rencana

Jangka Panjang, Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan

PTPN II

BOARD MANUAL

55


terutama dalam bidang akuntansi, keuangan, pengadaan

dan pemasaran, serta bagian SDM dan umum.

2) Bersama-sama dengan anggota Dewan Komisaris lainnya



RKAP.


Komisaris kepada Direksi terhadap Studi Kelayakan

(Feasibility Study) rencana pengembangan usaha BUMN,

pembentukan anak perusahaan, dan pelaksanaan KSO

dengan pihak ketiga.

4) Memberikan masukan dan saran terhadap pencapaian

target indikator atas kinerja kunci (IKK)/ Key Performance

Indicators (KPI) terutama dilihat dari aspek akuntansi,

keuangan, pengadaan, pemasaran, SDM dan umum.

5) Menjalankan tugas dan kewajiban sesuai ketentuan


perusahaan.

6) Menyampaikan laporan tentang tugas pengawasan yang



7) Melaporkan kepada RUPS mengenai kepemilikan

sahamnya atau keluarganya pada perusahaan yang


perubahannya. .

8) Mengikuti rapat-rapat internal Komisaris dan rapat dengan

Direksi dan RUPS sesuai ketentuan.

PTPN II

BOARD MANUAL

56


9) Menjalankan kewajiban-kewajiban lainnya sesuai Anggaran

Dasar Perusahaan.

10) Memberikan segala keterangan yang diperlukan untuk




Komisaris melakukan perbuatan hukum yang merugikan

perusahaan atau pihak ketiga.

11) Wajib dengan itikad baik dan penuh tanggung jawab


3) Komisaris Bidang Operasional .

A. Tugas


Komisaris kepada Direksi mengenai penyusunan Rencana

Jangka Panjang, Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan

terutama di bidang produksi serta rencana pengembangan

bisnis dan diversifikasi usaha.

2) Melakukan pengawasan atas pelaksanaan dari rencana


terutama bidang produksi serta rencana pengembangan

bisnis dan diversifikasi usaha.

3) Melakukan evaluasi atas permasalahan dari Laporan

Manajemen Triwulanan, Semesteran, Tahunan dibanding-

kan dengan RKAP yang berkaitan dengan Areal Tanaman,

Produksi hasil kebun meliputi realisasi dari tanaman ulang,

tanaman konversi dan pemupukan, Rendemen, Produkti-

vitas, dan Pengolahan. juga hal-hal yang berkaitan dengan

PTPN II

BOARD MANUAL

57


Perencanaan, Pengkajian dan Pengembangan Perusahaan

baik usaha perkebunan maupun non perkebunan. Hasil

analisa dan reviu dipaparkan dalam rapat Dewan Komisaris

untuk disimpulkan kembali secara bersama-sama

permasalahannya berikut rekomendasinya yang akan

dilaporkan kepada Pemegang Saham.


Kinerja Kunci (IKK)/ Key Performance Indicators (KPI)

terutama yang berkaitan dengan Produktivitas, dan

Pengolahan. juga hal-hal yang berkaitan dengan

Perencanaan, Pengkajian dan Pengembangan Perusahaan

baik usaha perkebunan maupun non perkebunan dan

hasilnya dibahas kembali secara bersama-sama dalam

rapat Dewan Komisaris dalam rangka memberikan

rekomendasi perbaikan yang diperlukan.

5) Melakukan evaluasi atas Menganalisa, mengkaji terhadap

usulan Direksi tentang penghapusan persediaan barang

bekas atau kadaluarsa dan slow moving mati serta

pelepasan dan usulan penghapusan aktiva tidak bergerak

untuk dijadikan bahan pembahasan dalam Rapat Dewan

Komisaris, dalam menentukan dapat tidaknya diberikan

persetujuan.

6) Melakukan evaluasi atas permasalahan dari aspek hukum

apabila ada usulan Direksi tentang Kontrak Manajemen,

Kerja Sama Operasi yang bukan bidang usaha perusahaan,

Kerjasama Lisensi, dan hasil evaluasi menjadi bahan dalam

rapat Dewan Komisaris dalam rangka memberi persetujuan

Dewan Komisaris dan atau memberi rekomendasi kepada

Pemegang Saham.

PTPN II

BOARD MANUAL

58


7) Melakukan evaluasi atas permasalahan terhadap usulan

Direksi tentang konversi tanaman dan hasilnya dijadikan

bahan dalam Rapat Dewan Komisaris dalam melakukan

persetujuan.


Kinerja Kunci (IKK) /Key Performance Indicators (KPI)

Direksi terutama dari aspek operasional dan hasilnya

dibahas bersama-sama dalam rapat Dewan Komisaris

dalam rangka memberikan rekomendasi tindakan perbaikan

yang diperlukan .

9) Menganalisa dan mengkaji berkaitan dengan Studi

Kelayakan (Feasibility Study) tentang rencana pengem-

bangan usaha BUMN, pembentukan anak perusahaan, dan

pelaksanaan KSO dengan pihak ketiga terutama dari aspek

produktivitas, dan diversifikasi usaha baik usaha

perkebunan maupun usaha non perkebunan untuk dibahas

kembali dalam rapat Dewan Komisaris dalam rangka untuk




10) Mengawasi, memantau dan memastikan bahwa GCG,

Manajemen Risiko dan Internal Kontrol telah diterapkan

secara efektif dan berkelanjutan.


melakukan evaluasi dan penilaian usulan Daftar Calon




PTPN II

BOARD MANUAL

59


perusahaan patungan, sebelum diusulkan kepada Deputy

dan Sesmen.


melakukan evaluasi dan penilaian dan memberikan

persetujuan atas usulan Direksi terhadap calon Sekretaris

Perusahaan dan Kepala Bagian SPI.

B. Hak

1) Berhak setiap waktu memasuki bangunan–bangunan,

halaman-halaman atau tempat lain yang dipergunakan atau

yang dikuasai PTPN II dan berhak memeriksa buku-buku,

surat-surat bukti persediaan barang-barang yang berkaitan

dengan kebutuhan produksi baik tanaman maupun

pengolahan dan mengetahui segala tindakan yang telah

dijalankan Direksi.

2) Berhak meperoleh akses atas data dan informasi dibidang

produksi, diversifikasi dan ekstensifikasi usaha, baik usaha

pekebunan maupun non perkebunan, secara lengkap dan

tepat waktu.

3) Berhak meminta penjelasan tentang keadaan perusahaan

terutama bidang produksi diversifikasi dan ekstensifikasi

usaha, baik usaha pekebunan maupun non perkebunan

kepada Direksi, dan Direksi wajib memberikan penjelasan.

4) Berhak memperoleh data dan informasi tentang Studi

Kelayakan (Feasibility Study) rencana pengembangan

usaha BUMN, pembentukan anak perusahaan, dan

pelaksanaan KSO dengan pihak ketiga secara lengkap dan

tepat waktu.

PTPN II

BOARD MANUAL

60


5) Berhak mengundurkan diri dari jabatan Dewan Komisaris

dengan memberitahukan secara tertulis mengenai maksud-

nya tersebut kepada Pemegang Saham dengan tembusan

kepada anggota Dewan Komisaris lainnya dan Direksi.



7) Berhak menerima honorarium dan tunjangan lain termasuk

santunan purna jabatan sesuai dengan ketentuan yang

berlaku yang jumlahnya ditetapkan oleh RUPS.

C. Kewajiban

1) Memberikan saran dan nasihat melalui rapat Dewan

Komisaris kepada Direksi dalam rangka penyusunan Rencana

jangka Panjang, Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan,

terutama berkaitan dengan bidang produksi, diversifikasi dan

ekstensifikasi usaha, baik usaha pekebunan maupun non

perkebunan.

2) Bersama-sama dengan anggota Dewan Komisaris lainnya



RKAP.

3) Memberi masukan dan saran melalui Rapat Dewan Komisaris

kepada Direksi terhadap Studi Kelayakan (Feasibility Study)

rencana pengembangan usaha BUMN, pembentukan anak

perusahaan, dan pelaksanaan KSO dengan pihak ketiga.

4) Memberikan masukan dan saran terhadap pencapaian target

indikator atas kinerja kunci (IKK)/Key Performance Indicators

PTPN II

BOARD MANUAL

61


(KPI) terutama dilihat dari aspek Produktivitas, diversifikasi

dan ekstensifikasi usaha,baik usaha pekebunan maupun non

perkebunan.

5) Menjalankan tugas dan kewajiban sesuai ketentuan


perusahaan.

6) Menyampaikan laporan tentang tugas pengawasan yang



7) Melaporkan kepada PTPN II mengenai kepemilikan

sahamnya atau keluarganya pada perseroan yang


perubahannya.

8) Mengikuti rapat-rapat internal Komisaris dan rapat dengan

Direksi dan RUPS sesuai ketentuan.

9) Menjalankan kewajiban-kewajiban lainnya sesuai Anggaran

Dasar Perusahaan.

10) Memberikan segala keterangan yang diperlukan untuk




Komisaris melakukan perbuatan hukum yang merugikan

perusahaan atau pihak ketiga.

11) Wajib dengan itikad baik dan penuh tanggung jawab


PTPN II

BOARD MANUAL

62


III.2.4.Komisaris Independen sebagai Ketua Komite Audit

Sesuai Surat Keputusan Dewan Komisaris PT.Perkebunan Nusantara

II, Nomor : KEP/DK - PTPN II/ IX/ 2016 – 07 tentang Penunjukan Ketua

Komite Audit Dewan Komisaris PTPN II, menunjuk dan mengangkat

Rustam Effendi.Nainggolan sebagai Ketua merangkap Anggota Komite

Audit PTPN II.

A. Tugas

Mengkoordinasikan anggota Komite Audit dalam melaksanakan

tugas-tugas sebagai berikut:

a. Menilai pelaksanaan kegiatan serta hasil audit yang dilakukan

oleh Satuan Pengawas Intern maupun Auditor Ekstern sehingga

pelaksanaan dan pelaporan audit yang dilaksanakan sesuai

standar.

b. Memastikan bahwa telah terdapat prosedur reviu yang

memuaskan terhadap informasi yang dikeluarkan perusahaan,

termasuk brosur, laporan keuangan berkala, proyeksi/forecast

dan lain-lain informasi keuangan yang disampaikan kepada

pemegang saham.

c. Mengindentifikasi hal-hal yang memerlukan perhatian Dewan

Komisaris.

d. Melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh Dewan

Komisaris sepanjang masih dalam lingkup tugas dan kewajiban

Dewan Komisaris berdasarkan ketentuan peraturan

perundangan yang berlaku.

PTPN II

BOARD MANUAL

63


B. Kewajiban

a. Melaporkan segera hasil evaluasi yang telah dilaksanakan

kepada Komisaris Utama.

b. Membuat permintaan tertulis yang disetujui Komisaris Utama

kepada Direksi agar Direksi memberikan keterangan hasil audit

atau Laporan Hasil Audit dari pelaksanaan tugas Satuan

Pengawas Intern ( SPI).

c. Mengajukan calon auditor ekstern kepada RUPS melalui

Komisaris dengan menyebutkan alasan pencalonan dan

besarnya honorarium auditor.

III.2.5. Organ Pendukung Dewan Komisaris

Dalam rangka membantu Dewan Komisaris dalam melaksanakan

tugasnya mewujudkan pengawasan yang efektif, berdasarkan

Peraturan Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara Nomor PER-10/

MBU/ 2012 tentang organ pendukung Dewan Komisaris/ Dewan

Pengawas BUMN, Dewan Komisaris BUMN dapat membentuk organ

Pendukung Dewan Komisaris.

Organ Pendukung Dewan Komisaris terdiri dari :

a. Sekretariat Dewan Komisaris jika diperlukan :

b. Komite Audit

c. Komite lainnya, jika diperlukan.

Komite lainnya sebagaimana dimaksud pada ayat c, terdiri dari namun

tidak terbatas pada Komite Pemantau Manajemen Risiko, Komite

Nominasi dan Remunerasi, dan Komite Pengembangan Usaha.

Nama-nama Komite sebagaimana dimaksud diatas, dapat diselesaikan

apabila terjadi penggabungan fungsi komite,

PTPN II

BOARD MANUAL

64


Seorang atau lebih anggota komite sebagaimana dimaksud diatas

berasal dari anggota Dewan Komisaris.

Penjelasan mengenai organ pendukung ini selanjutnya dijabarkan pada

buku pedoman tersendiri.

III.3. CARA KERJA KOMISARIS

III.3.1. Mekanisme kerja

1) Rencana Kerja

Dewan Komisaris menyusun rencana kegiatan tahunan disertai

anggaran biaya yang disepakati semua anggota Dewan Komisaris.

Rencana anggaran biaya meliputi anggaran Dewan Komisaris dan

Komite Audit disampaikan kepada Direksi untuk dimasukkan dalam

Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP).

2) Kegiatan Dewan Komisaris dalam Penyusunan RKAP

Dewan Komisaris menerima usulan RKAP maupun RJPP dari

Direksi, dan selanjutnya didistribusikan kepada masing-masing

anggota Dewan Komisaris. Komisaris Utama mengkordinir anggota

Dewan Komisaris untuk mereviu RKAP tersebut sesuai bidang

tugasnya sebagaimana yang telah disepakati dalam pembagian

kerja. Hasil reviu masing-masing dibahas kembali dalam rapat

intern Dewan Komisaris untuk merumuskan nasehat, atau

rekomendasi perbaikan, atau penyempurnaan RKAP tersebut. Hasil

perumusan dibahas kembali dalam rapat Koordinasi Dewan

Komisaris dengan Direksi, dan selanjutnya diajukan ke Rapat

Umum Pemegang Saham (RUPS) untuk mendapat pengesahan.

PTPN II

BOARD MANUAL

65


3) Kegiatan Rutin

Kegiatan rutin Dewan Komisaris diwujudkan dalam bentuk Rapat

Internal dan kunjungan kelapangan. Sesuai dengan ketentuan

dalam Anggaran Dasar, bahwa Dewan Komisaris harus

menyelenggarakan rapat minimal setiap bulan sekali.

Pada Umumnya rapat Dewan Komisaris membahas mengenai

beberapa hal antara lain:

a. Surat-surat masuk mengenai usulan dan permohonan maupun

informasi lain yang diterima dari Direksi.

b. Surat-surat masuk dari Pemegang Saham dan atau Pemerintah

yang berkaitan dengan perusahaan.

c. Permasalahan-permasalahan yang timbul kepermukaan

(current issues) yang dapat mempengaruhi atau yang ada

kaitannya dengan perusahaan baik yang bersumber dari media

massa, pengaduan masyarakat dan Pemerintah.

d. Laporan Komite Audit dan atau surat-surat dari Komite Audit

mengenai hasil evaluasi yang telah dilakukan.

e. Laporan Manajemen Triwulanan, Semesteran maupun Tahunan

dari Direksi.

f. Hasil observasi/pengamatan Dewan Komisaris atas kunjungan

lapangan yang telah dilakukan.

Bahan rapat yang akan diselenggarakan sudah harus disampaikan

kepada Dewan Komisaris beberapa hari sebelum rapat

diselenggarakan sehingga memberikan kesempatan kepada

masing-masing anggota Dewan Komisaris untuk mempelajari atau

menganalisis materi yang akan dibahas.

PTPN II

BOARD MANUAL

66


Hasil pembahasan rapat harus dituangkan dalam risalah rapat yang

memuat suatu simpulan dan keputusan berupa pemberian

persetujuan dan atau penolakan atau pemberian rekomendasi yang

akan disampaikan kepada Direksi dan atau Pemegang Saham.

4) Penilaian Kinerja

RUPS wajib menetapkan Indikator Pencapaian Kinerja (Key

Performance Indicators) Dewan Komisaris berdasarkan usulan dari

Dewan Komisaris yang bersangkutan

Indikator Pencapaian Kinerja merupakan ukuran penilaian atas

keberhasilan pelaksanaan tugas dan tanggungjawab pengawasan

dan pemberian nasihat oleh Dewan Komisaris sesuai dengan

ketentuan peraturan perundang-undangan dan /atau anggaran

dasar,

Dewan Komisaris wajib menyampaikan laporan triwulanan

perkembangan realisasi Indikator Pencapaian Kinerja kepada

pemegang saham/Menteri

III.3.2. Hubungan Kerja dengan Komite Audit

Komite Audit dibentuk oleh Dewan Komisaris yang berfungsi

membantu Dewan Komisaris dalam melaksanakan tugasnya.

Komite ini bekerja secara kolektif dan bersifat mandiri, baik dalam

pelaksanaan tugasnya maupun dalam pelaporan bertanggung

jawab kepada Dewan Komisaris. Dalam melaksanakan fungsinya,

Komite Audit membuat rencana kegiatan tahunan yang kemudian

diusulkan kepada Dewan Komisaris untuk direviu dan disahkan.

Realisasi pelaksanaan kegiatan Komite Audit berupa hasil evaluasi

dilaporkan secara berkala kepada Dewan Komisaris meliputi,

antara lain:

PTPN II

BOARD MANUAL

67


1. Hasil penilaian atau evaluasi terhadap pelaksanaan kegiatan

dan hasil audit SPI serta hasil audit Kantor Akuntan Publik.

2. Hasil penilaian sistem dan pelaksanaan pengendalian

manajemen termasuk rekomendasi penyempurnaannya.

3. Hasil reviu informasi yang dikeluarkan perusahaan termasuk

laporan keuangan berkala, brosur, proyeksi/ forecast dan lain-

lain informasi keuangan yang disimpulkan kepada Pemegang

Saham.

4. Hasil identifikasi atas hal-hal yang memerlukan perhatian

Dewan Komisaris.

5. Menyampaikan Hasil evaluasi atas penugasan lainnya dari

Dewan Komisaris.

III.3.3. Hubungan Kerja dengan Auditor Ekstern

Dewan Komisaris melalui Komite Audit memantau dan melakukan

penilaian atas pelaksanaan kegiatan serta hasil audit dari auditor

ekstern tersebut guna mencegah pelaksanaan dan pelaporan yang

tidak memenuhi standar.

III.3.4. Hubungan Kerja dengan SPI

Sesuai ketentuan pasal 3 ayat 3 Keputusan Menteri BUMN nomor

KEP 103/ MBU/ 2002 tanggal 4 Juni 2002, ditetapkan bahwa

Direksi memberikan keterangan mengenai hasil pemeriksaan atau

hasil pelaksanaan tugas SPI, jika ada permintaan tertulis dari

Komisaris.

Sejalan dengan ketentuan tersebut agar tugas Komite Audit dapat

berjalan lancar maka Komisaris harus membuat surat permintaan

secara tertulis kepada Direksi agar laporan audit SPI maupun hasil

PTPN II

BOARD MANUAL

68


pelaksanaan kegiatannya disampaikan kepada Komite Audit.

Permintaan tertulis tersebut cukup dilakukan 1 (satu) kali saja.

III.4. RAPAT DEWAN KOMISARIS

1). Jadwal dan Permintaan Rapat.

Penyelenggaraan rapat oleh Dewan Komisaris dilakukan sebagai

berikut:

A. Mengadakan rapat secara berkala sesuai dengan jadual rapat

yang telah disusun, disepakati dan disahkan dalam rencana

kegiatan tahunan, dan menurut ketentuan paling sedikit sebulan

sekali, dalam rapat tersebut Dewan Komisaris dapat

mengundang Direksi.

B. Dewan Komisaris dapat mengadakan rapat sewaktu-waktu atas

permintaan 1 (satu) atau beberapa anggota Dewan Komisaris,

da permintaan Direksi, atau atas permintaan tertulis dari 1 (satu)

atau beberapa Pemegang Saham yang mewakili sekurang-

kurangnya 1/10 (satu per sepuluh) dari jumlah saham dengan

hak suara, dengan menyebutkan hal-hal yang akan dibicarakan.

C. Panggilan Rapat Dewan Komisaris disampaikan secara tertulis

oleh Komisaris Utama atau oleh anggota Dewan Komisaris yang

ditunjuk oleh Komisaris Utama dan disampaikan dalam jangka

waktu paling lambat 3 (tiga) hari sebelum rapat diadakan atau

dalam waktu yang lebih singkat jika dalam keadaan mendesak,

dengan tidak memperhitungkan tanggal panggilan dan tanggal

rapat.

Undangan Rapat harus mencantumkan :

a) Acara atau agenda rapat

b) Materi Rapat

c) Tanggal

PTPN II

BOARD MANUAL

69


d) Waktu

e) Tempat

D. Rapat Dewan Komisaris dianggap sah apabila diadakan di

tempat kedudukan PTPN II atau di tempat kegiatan usahanya

yang utama di dalam wilayah Republik Indonesia

E. Panggilan rapat tersebut tidak disyaratkan apabila semua

anggota Dewan Komisaris hadir dalam rapat.

F. Jumlah rapat Dewan Komisaris dan jumlah kehadiran masing-

masing anggota Dewan Komisaris harus dimuat dalam Laporan

Tahunan BUMN.

2). Ketua Rapat dan Peserta Rapat.

A. Ketua rapat adalah Komisaris Utama dan jika berhalangan dapat

dipimpin oleh anggota lainnya yang ditunjuk Komisaris Utama.

B. Semua rapat Dewan Komisaris dipimpin oleh Komisaris Utama.

C. Dalam hal Komisaris Utama tidak melakukan penunjukan, maka

anggota Dewan Komisaris yang paling lama menjabat sebagai

anggota Dewan Komisaris bertindak sebagai pimpinan rapat

Dewan Komisaris

D. Ketua rapat adalah Komisaris tertua dalam jabatan Komisaris,

jika Komisaris Utama berhalangan atau tidak dilakukan

penunjukan dan jika tidak ada Komisaris yang tertua dalam

jabatan maka dipimpin oleh Komisaris yang tertua dalam usia.

E. Peserta rapat adalah seluruh anggota Komisaris dan dapat

mengundang Direksi.

F. Seorang anggota Komisaris dapat diwakili oleh anggota

Komisaris lainnya berdasarkan surat kuasa tertulis yang

PTPN II

BOARD MANUAL

70


diberikan untuk keperluan itu dan seorang anggota Komisaris

hanya dapat mewakili seorang anggota Komisaris lainnya.

3). Hak suara dan Pengambilan Keputusan

A. Pengambilan keputusan mengikat dan sah jika dihadiri atau

diwakili oleh ½ (satu per dua) jumlah anggota Komisaris.

B. Keputusan rapat diambil dengan musyawarah untuk mufakat

dan jika melalui musyawarah tidak tercapai kesepakatan, maka

keputusan diambil suara terbanyak.

C. Pengambilan Keputusan Dewan Komisaris dilakukan sesuai

dengan standar waktu yang ditetapkan sejak usulan tindakan

disampaikan dalam Rapat Dewan Komisaris – Direksi atau

secara tertulis untuk keputusan sirkuler,

Tingkat kesegeraan berkisar 7 hari (baik) dan sampai dengan

14 hari (cukup)

Keputusan Dewan Komisaris harus sudah dikomunikasikan

kepada Direksi maksimal 7 hari sejak disahkan/ ditandatangani.

D. Dalam mata acara lain-lain, rapat Dewan Komisaris tidak berhak

mengambil keputusan kecuali semua anggota Dewan Komisaris

atau wakilnya yang sah, hadir dan menyetujui penambahan

mata acara rapat.

E. Apabila jumlah suara yang setuju dan tidak setuju dalam rapat

sama banyaknya, maka usul yang bersangkutan dianggap

ditolak, kecuali mengenai diri orang akan ditentukan dengan

undian secara tertutup.

F. Apabila jumlah suara yang setuju dan tidak setuju sama

banyaknya, maka pimpinan Rapat memutuskan hasil rapat,

PTPN II

BOARD MANUAL

71


dengan tetap memperhatikan ketentuan mengenai pertanggung

jawaban sebagaimana dimaksud pada Pasal 15 ayat 3 (cek),

kecuali mengenai diri orang, pengambilan keputusan rapat

dilakukan dengan pemilihan secara tertutup.

G. Seorang anggota Dewan Komisaris hanya dapat mewakili

seorang anggota Dewan Komisaris lainnya.

H. Suara blanko (abstain) dianggap menyetujui usul yang diajukan

dalam rapat.

I. Suara yang tidak sah dianggap tidak ada dan tidak dihitung

dalam menentukan jumlah suara yang dikeluarkan dalam rapat.

4). Risalah Rapat

Risalah rapat merupakan bukti yang sah mengenai segala sesuatu

yang dibicarakan dan yang diputuskan dalam rapat, maka hal yang

perlu dalam setiap kali rapat Dewan Komisaris adalah:

1. Menunjuk Sekretaris Dewan Komisaris atau salah seorang yang

hadir untuk membuat daftar hadir dan notulen rapat.

2. Membuat risalah rapat berdasarkan notulen rapat atas segala

sesuatu yang dibicarakan dan diputuskan dalam rapat dan

risalah rapat ditanda tangani oleh Ketua rapat dan oleh salah

seorang anggota Dewan Komisaris yang ditunjuk oleh dan dari

antara anggota yang hadir.

3. Risalah rapat harus mencantumkan pendapat-pendapat yang

berkembang dalam rapat, baik pendapat yang mendukung

maupun yang tidak mendukung atau berbeda pendapat

(dissenting opinion), keputusan/ kesimpulan rapat, serta alasan

ketidakhadiran anggota Dewan Komisaris, apabila ada.

PTPN II

BOARD MANUAL

72


4. Risalah rapat juga mencantumkan dengan jelas tata tertib rapat.

5. Setiap anggota Dewan Komisaris berhak menerima salinan

risalah rapat Dewan Komisaris, baik yang bersangkutan hadir

atau tidak hadir dalam Rapat Dewan Komisaris dan

persetujuan, keberatan atau usul perbaikan harus disampaikan

dalam waktu 14 (empat belas) hari setelah tanggal pengiriman

dan jika lewat 14 (empat belas) hari, disimpulkan bahwa tidak

ada keberatan atau perbaikan.

6. Risalah rapat asli dari setiap Rapat Dewan Komisaris harus

dijilid dan disimpan dalam kumpulan dokumen tahunan pada

BUMN yang bersangkutan, dan harus tersedia setiap diminta

oleh anggota Dewan Komisaris atau Direksi.

5). Pengambilan Keputusan diluar Rapat

Dalam hal Dewan Komisaris mengambil keputusan yang sah dan

mengikat, diluar Rapat Dewan Komisaris secara fisik (melalui

sirkuler, dll), maka Keputusan tersebut harus disetujui secara

tertulis oleh semua anggota Dewan Komisaris. Keputusan Dewan

Komisaris tersebut mempunyai daya mengikat dengan kekuatan

hukum yang sama dengan keputusan Dewan Komisaris yang

dihasilkan Rapat Dewan Komisaris secara fisik.

III.5. PENUTUP BAGI PEDOMAN PELAKSANAAN DEWAN KOMISARIS

Sesuai dengan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Peraturan

Menteri Negara BUMN Nomor PER-01/ MBU/2011 tanggal 1 Agustus

2011 bahwa dalam Laporan Tahunan Perusahaan harus memuat

informasi sebagai berikut :

PTPN II

BOARD MANUAL

73


A. Uraian Dewan Komisaris memuat antara lain :

1. Uraian pelaksanaan tugas Dewan Komisaris. (termasuk

identitas, pekerjaan-pekerjaan utamanya, jabatan Dewan

Komisaris di perusahaan lain selain di PTPN II ),

2. Pengungkapan prosedur penetapan dan besarnya remunerasi

(honorarium, fasilitas dan/atau tunjangan lain) yang diterima

anggota Dewan Komisaris dari PTPN II.

3. Frekwensi pertemuan/ rapat yang dilakukan dalam satu tahun

buku (rapat internal maupun rapat gabungan dengan Direksi).

4. Tingkat kehadiran Dewan Komisaris dalam pertemuan.

B. Uraian Komite Audit memuat antara lain :

1. Nama, Jabatan, & riwayat hidup singkat anggota Komite Audit

2. Uraian Tugas dan Tanggungjawab Komite Audit.

3. Frekwensi pertemuan dan tingkat kehadiran komite audit.

4. Laporan singkat pelaksanaan kegiatan komite audit.

5. Independensi anggota komite audit.

C. Uraian Komite Manajeman Risiko, Nominasi dan Remunerasi

memuat antara lain :

1. Nama, Jabatan, dan riwayat hidup singkat anggota Komite

Manajemen Risiko, Nominasi dan Remunerasi.

2. Uraian Tugas dan Tanggungjawab Komite MR dan NR..

3. Frekwensi pertemuan dan tingkat kehadiran komite MR & NR.

4. Laporan singkat pelaksanaan kegiatan komite MR dan NR.

5. Independensi anggota komite MR dan NR.

PTPN II

BOARD MANUAL

74


Materi dalam pedoman (board manual) ini dapat diubah dan direvisi

sesuai dengan perkembangan organisasi perusahaan dan atau

perubahan organisasi dan pembagian kerja Komisaris.

Dokumen ini merupakan dokumen yang bersifat terbatas dan hanya

terbuka bagi anggota Direksi, Dewan Komisaris dan Sekretaris

Perusahaan, peredaran dokumen ini pada pihak-pihak lain di luar

yang tersebut di atas dapat diberikan sepanjang dianggap perlu dan

mendapat persetujuan sekurang-kurangnya dari satu orang anggota

Direksi dan Direktur Utama.

PTPN II

BOARD MANUAL

75


BAB IV

PEDOMAN PELAKSANAAN DIREKSI

IV.1. KETENTUAN JABATAN DIREKSI

1. Persyaratan Jabatan

Calon anggota Direksi dapat berasal dari mareka yang sedang atau

pernah menduduki jabatan Direksi BUMN atau pejabat setingkat

dibawah Direksi perusahaan atau BUMN lain atau tenaga

profesional.

Untuk dapat dicalonkan menjadi anggota Direksi perusahaan, harus

memenuhi persyaratan berikut ini:

(a) Persyaratan formal, yaitu:

Orang perorangan.

Mampu melaksanakan perbuatan hukum.

Tidak pernah dinyatakan pailit dalam waktu 5 (lima) tahun

sebelum pencalonan.

Tidak pernah menjadi anggota Direksi atau Komisaris/ yang

dinyatakan bersalah yang menyebabkan suatu perusahaan

dinyatakan pailit dalam waktu 5 (lima) tahun sebelum

pencalonan.

Tidak pernah dihukum karena merugikan keuangan negara

dalam waktu 5 (lima) tahun sebelum pencalonan.

Antara para anggota Direksi dan antara anggota Direksi

dengan anggota Komisaris tidak boleh ada hubungan

keluarga sedarah sampai derajat ketiga, baik menurut garis

lurus maupun garis ke samping atau hubungan semenda

(menantu atau ipar).

PTPN II

BOARD MANUAL

76


(b) Persyaratan material, yaitu

Integritas, yaitu tidak pernah secara langsung maupun tidak

langsung terlibat dalam perbuatan rekayasa dan praktek-

praktek menyimpang, cidera janji serta perbuatan lain yang

merugikan perusahaan dimana yang bersangkutan bekerja

atau pernah bekerja.

Kompetensi, yaitu kemampuan dan pengalaman dalam

pengurusan dan pengelolaan perusahaan, kepemimpinan,

visi dan misi tentang Perusahaan PT Perkebunan Nusantara

II, strategi pengembangan perusahaan baik jangka pendek

maupun jangka panjang serta penyelesaian masalah

strategis perusahaan.

2. Pengangkatan dan Masa Jabatan

Para anggota Direksi diangkat dari calon-calon yang diusulkan oleh

Pemegang Saham Seri A dan pencalonan tersebut mengikat bagi

RUPS. Penetapan dan pengangkatan Direksi dilakukan setelah

melalui mekanisme uji kelayakan dan kepatutan (fit and proper test)

oleh Panitia yang diangkat oleh Menteri BUMN terhadap calon–calon Direksi yang masuk dalam Daftar Nominasi. Sebelum masuk

daftar nominasi terlebih dahulu dilakukan seleksi dari calon-calon

yang diajukan pemegang saham oleh Panitia. Calon anggota

Direksi yang telah lulus seleksi dan uji kalayakan dan kepatutan,

diajukan kepada Menteri BUMN untuk mendapat persetujuan.

Sebelum ditetapkan sebagai anggota Direksi, diwajibkan untuk

menandatangani Kontrak Manajemen dan surat pernyataan untuk

melaksanakan dan menegakkan prinsip-prinsip Good Corporate

Governance dalam pengelolaan perusahaan.

PTPN II

BOARD MANUAL

77


Menteri BUMN selaku RUPS menetapkan dan mengangkat Direksi

tersebut untuk masa jabatan 5 (lima) tahun dan dapat diangkat

kembali untuk 1 (satu) kali masa jabatan berikutnya.

Bagi Direksi yang diangkat sebagai pengganti Direksi yang berhenti

atau diberhentikan sebelum masa jabatannya berakhir, masa

jabatannya adalah sisa masa jabatan anggota Direksi yang

digantikannya, kecuali RUPS menetapkan lain. Dalam hal terdapat

penambahan anggota Direksi, maka masa jabatan anggota Direksi

tersebut berakhir bersamaan dengan berakhirnya masa jabatan

anggota Direksi lainnya yang telah ada, kecuali RUPS menetapkan

lain.

3. Pemberhentian

Direksi berhenti dari jabatannya disebabkan :

A. Masa jabatannya berakhir.

B. Mengundurkan diri.

C. Tidak lagi memenuhi persyaratan perundang-undangan yang

berlaku.

D. Meninggal dunia.

E. Diberhentikan sewaktu-waktu berdasarkan keputusan RUPS

dengan menyebutkan alasannya.

F. Diberhentikan sementara waktu oleh Komisaris dengan suara

terbanyak, apabila seorang atau lebih anggota Direksi bertindak

bertentangan dengan anggaran dasar atau melalaikan

kewajibannya atau terdapat alasan yang mendesak bagi PTPN II.

PTPN II

BOARD MANUAL

78


Dalam hal Direksi mengundurkan diri, Menteri BUMN yang bertindak

selaku RUPS/Pemegang saham berhak untuk menerima dan menolak

pengunduran diri tersebut. Pengunduran diri tersebut harus

diberitahukan secara tertulis kepada Pemegang Saham dengan

tembusan kepada Komisaris dan Anggota Direksi lainnya paling lambat

30 (tiga puluh) hari sebelum tanggal pengunduran dirinya.

Bagi anggota Direksi yang berhenti sebelum maupun setelah masa

jabatan berakhir, kecuali berhenti karena meninggal dunia, maka yang

bersangkutan wajib menyampaikan pertanggungjawaban atas tindakan-

tindakannya yang belum diterima pertanggungjawabannya oleh RUPS.

4. Pengisian Jabatan Direksi Yang Lowong

A. Apabila oleh suatu sebab jabatan anggota Direksi lowong, maka

dalam waktu paling lambat 30 (tiga puluh) hari setelah terjadi

lowongan tersebut, harus diselenggarakan RUPS untuk mengisi

jabatan Direksi yang lowong tersebut.

B. Selama jabatan tersebut belum ada penggantinya, maka salah

seorang anggota Direksi lainnya yang ditunjuk Komisaris

menjalankan pekerjaan anggota Direksi yang lowong tersebut dengan

kekuasaan dan wewenang yang sama.

C. Jika pada suatu waktu oleh sebab apapun Perusahaan tidak

mempunyai Direksi, maka untuk sementara Komisaris berkewajiban

menjalankan pekerjaan Direksi, dengan kewajiban dalam waktu

paling lambat 30 (tiga puluh) hari setelah terjadi kelowongan, untuk

memanggil RUPS guna mengisi lowongan tersebut.

D. Dalam hal adanya pemberhentian sementara waktu seorang atau

lebih anggota Direksi oleh anggota Komisaris dengan suara

terbanyak maka Komisaris diwajibkan untuk memanggil RUPS

dalam waktu 30 hari setelah pemberhentian, yang akan

memutuskan apakah anggota Direksi yang bersangkutan akan

PTPN II

BOARD MANUAL

79


diberhentikan seterusnya atau dikembalikan kedudukannya. Jika

RUPS diadakan melebihi batas waktu 30 hari setelah

pemberhentian sementara, maka pemberhentian sementara itu

batal.

5. Larangan Rangkap Jabatan dan Benturan Kepentingan

Semua anggota Direksi harus menghindari konflik kepentingan

(conflict of interest) antara kepentingan pribadi dan keluarga

dengan kepentingan perusahaan sebagai berikut :

A. Dilarang memangku jabatan rangkap sebagai Direksi

BUMN/BUMD, Badan Usaha Milik Swasta atau jabatan lainnya

yang berhubungan dengan pengurusan perusahaan yang dapat

menimbulkan benturan kepentingan.

B. Dilarang memangku Jabatan Struktural dan Fungsional pada

Instansi/Lembaga Pemerintah Pusat dan Daerah.

C. Dilarang memangku jabatan lainnya yang dapat menimbulkan

benturan kepentingan secara langsung atau tidak langsung

dengan perusahaan yang dipimpinnya dan atau yang

bertentangan dengan ketentuan peraturan perundang-

undangan yang berlaku dan anggaran dasar perusahaan.

D. Anggota Direksi dilarang melakukan tindakan yang mempunyai

benturan kepentingan (conflict of interest) dan mengambil

keuntungan pribadi, baik secara langsung maupun tidak

langsung dari pengambilan keputusan dan kegiatan

Perusahaan selain gaji dan fasilitas sebagai anggota Direksi

yang ditentukan RUPS.

E. Apabila terjadi sesuatu hal dimana kepentingan PTPN II

berbenturan dengan kepentingan salah satu anggota Direksi

PTPN II

BOARD MANUAL

80


maka dengan persetujuan Komisaris, PTPN II akan diwakili oleh

anggota Direksi lainnya.

F. Apabila benturan kepentingan tersebut menyangkut semua

anggota Direksi, maka PTPN II akan diwakili oleh Komisaris

atau oleh seorang yang ditunjuk oleh Komisaris.

G. Anggota Direksi dilarang untuk memberikan atau menawarkan

atau menerima, baik langsung maupun tidak langsung, sesuatu

yang berharga kepada atau dari pelanggan/pemasok atau

seorang pejabat pemerintah untuk mempengaruhi atau sebagai

imbalan atas apa yang telah dilakukannya dan tindakan lainnya

sesuai dengan peraturan perundang-undangan.

IV.2. ORGANISASI DAN URAIAN TUGAS

1. ORGANISASI

Struktur & komposisi Direksi PT Perkebunan Nusantara II yang

berlaku saat ini dibentuk berdasarkan :

A. Persetujuan RUPS tentang pengesahan RKAP dan persetujuan

pelaksanaan restrukturisasi pengelolaan usaha PT Perkebunan

Nusantara II.

B. Keputusan Menteri BUMN & Direktur Utama Perusahaan

Perseroan (Persero) PT.Perkebunan Nusantara III Nomor : SK-

143/ MBU/07/2016 dan Nomor : 3.00/SKPTS/R/12/2016 tentang

Pemberhentian, Pengalihan tugas dan Pengangkatan Anggota-

anggota Direksi PT Perkebunan Nusantara II.

C. Surat Edaran dari PT. Perkebunan Nusantara III (Persero)

Holding Nomor : 3.00/X/SE/06/2016 tentang Nomenklatur Jabatan

Direksi PT. Perkebunan Nusantara II.

PTPN II

BOARD MANUAL

81


Susunan Direksi sesuai dengan keputusan tersebut di atas adalah :

A. Direktur Utama; membawahi langsung Direktur Komersial,

Direktur Operasional, Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan dan

Kepala Bagian Satuan Pengawasan Intern.

B. Direktur Komersial; membawahi langsung Kepala Bagian

Pembiayaan, Kepala Bagian Komersil, Kepala Bagian SDM dan

Kepala Bagian Umum.

C. Direktur Operasional; membawahi langsung Kepala Bagian

Tanaman, Kepala Bagian Perencanaan dan Pengembangan,

Kepala Bagian Hukum dan Pertanahan serta Kepala Bagian

Teknik/ Pengolahan & Lingkungan.

Direktur Operasional juga membawahi Bengkel Pusat dan Kebun

Pengembangan Arso.

II. URAIAN TUGAS DIREKSI

1. Dewan Direksi secara Kolektif

A. Tugas pokok :

1) Direksi melaksanakan program pelatihan/ pembelajaran

secara berkelanjutan.

A) Direksi yang baru diangkat mengikuti program pengenalan

yang diselenggarakan oleh perusahaan.

(1) Direksi menyampaikan kepada Sekretaris Perusahaan

untuk diadakan program pengenalan bagi anggota

Direksi yang baru diangkat.

(2) Anggota Direksi yang baru diangkat mengikuti program

pengenalan perusahaan yang diselenggarakan oleh

perusahaan.

PTPN II

BOARD MANUAL

82


(3) Tingkat kehadiran/keaktifan, anggota Direksi dalam

mengikuti rangkaian program pengenalan perusahaan.

B) Direksi melaksanakan program pelatihan dalam rangka

meningkatkan kompetensi anggota Direksi sesuai

kebutuhan.

(1) Terdapat rencana kerja, anggaran dan kebijakan

tentang pelatihan bagi anggota Direksi sesuai

kebutuhan.

(2) Pelaksanaan program pelatihan/ pembelajaran

direalisasikan sesuai dengan rencana kerja Dewan

Komisaris dan terdapat laporan tentang hasil

pelatihan yang telah dijalani anggota Direksi.

2) Direksi melakukan pembagian tugas/fungsi, wewenang dan

tanggung jawab secara jelas.

A) Direksi menetapkan struktur/susunan organisasi yang

dirancang untuk memastikan pencapaian sasaran dan

tujuan organisasi.

(1) Terdapat penetapan oleh Direksi tentang uraian tugas

dan tanggung jawab masing-masing anggota Direksi.

(2) Terdapat penetapan deskripsi dan spesifikasi jabatan

serta uraian tugas untuk semua tingkatan jabatan di

struktur oragnisasi.

Deskripsi pekerjaan menyebutkan tugas kewajiban,

tanggung jawab untuk setiap jabatan : Spesifikasi

pekerjaan menyebutkan pengetahuan, ketrampilan

dan kemampuan (knowledge, skill, abillity) yang

dibutuhkan untuk setiap jabatan,

PTPN II

BOARD MANUAL

83


(3) Direksi mengajukan permintaan persetujuan Dewan

Komisaris atas struktur organisasi.

B) Direksi penetapkan kebijakan-kebijakan operasional dan

standard operasional baru (SOP) untuk proses bisnis initi

(core business) perusahaan.

(1) Terdapat kebijakan tentang pedoman penyusunan

SOP di perusahaan.

(2) Terdapat SOP untuk seluruh proses bisnis inti

perusahaan sebagai panduan melaksanakan kegiatan

perusahaan.

(3) Terdapat sosialisasi SOP untuk proses inti

perusahaan kepada karyawan yang terkait.

(4) SOP untuk proses bisnis perusahaan dilaksanakan

konsisten dan tidak terdapat penyimpangan atas

prosedur.

(5) Direksi melakukan peninjauan dan penyempurnaan

SOP secara berkala.

C) Direksi menetapkan mekanisme pengambilan keputusan

atas tindakan perusahaan (corporate action) sesuai

ketentuan perundang-undangan dan tepat waktu.

(1) Terdapat pengaturan mengenai mekanisme pengam-

bilan keputusan Direksi secara formal terdiri dari:

Pengambilan keputusan melalui rapat Direksi;

Pengambilan keputusan diluar rapat (melalui

sirkuler dan lain-lain)

PTPN II

BOARD MANUAL

84


(2) Terdapat standard waktu tingkat kesegaran

pengambilan keputusan Direksi.

Standard waktu tersebut ditetapkan sejak usulan

tindakan beserta dokumen pendukung dan informasi

lainnya yang lengkap disampaikan dalam Rapat

Direksi secara tertulis untuk keputusan sirkuler.

(3) Terdapat ketentuan tentang kesegaran untuk

mengkomunikasikan kepada tingkatan organisasi

dibawah direksi yang terkait dengan keputusan

tersebut maksimal 7 (tujuh) hari sejak disahkan/

ditandatangani.

Dalam hal Direksi mengambil keputusan yang

mengikat di Rapat Direksi secara fisik, maka

keputusan tersebut harus disetujui secara tertulis oleh

semua anggota Direksi Keputusan Direksi tersebut

mempunyai daya mengikat dengan kekuatan hukum

yang sama dengan keputusan Direksi yang dihasilkan

Rapat Direksi secara fisik.

3) Direksi menyusun perencanaan perusahaan

A) Direksi memiliki Rencana Jangka Panjang (RJPP) yang

disahkan oleh RUPS/Pemilik Modal

(1) Terdapat kebijakan prosedur dan pedoman

penyusunan Rencana Jangka Panjang Perusahaan

(RJPP) yang memadai.

(2) Terdapat rancangan RJPP yang sesuai dengan

pedoman penyusunan RJPP yang ditetapkan.

PTPN II

BOARD MANUAL

85


(3) Terdapat proses telaah oleh Direksi atas rancangan

RJPP yang disusun oleh Tim Penyusun RJPP dan

menindaklanjuti/ membahas hasil telaah (tanggapan/

pendapat) Dewan Komisaris atas rancangan RJPP.

(4) Direksi menyampaikan rancangan RJPP kepda

RUPS/Menteri/Pemilik Modal dan/atau Dewan

Komiaris sebelum 30 September tahun berjalan.

(5) Direksi mensosialisasikan dalam RJPP kepada

seluruh karyawan perusahaan.

B) Direksi meiliki Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan

(RKAP) yang disahkan oleh RUPS/Menteri/Pemilik Modal

(1) Terdapat kebijakan, prosedur dan pedoman atas

rancangan RKP prosedur dan pedoman penyusunan

Rencana Kerja dan anggaran perusahaan (RKAP)

yang memadai.

(2) Terdapat rancangan RJPP yang sesuai dengan

pedoman penyusunan RJPP yang ditetapkan dan

rancangan RKAP tersebut merupakan pejabaran

tahunan RJPP.

(3) Terdapat proses telaah oleh Direksi atas rancangan

RKAP yang disusun oleh TIM Penyusun RKAP dan

menindaklanjuti/ membahas hasil telaah (tanggapan/

pendapat) Dewan Komisaris atas rancangan RKAP

tersebut.

(4) Direksi menyampaikan rancangan RKAP kepada

RUPS/Menteri/Pemilik Modal dan/atau Dewan

PTPN II

BOARD MANUAL

86


Komisaris/ tepat waktu atau sesuai jadwal waktu

ditentukan.

Penyampaian paling lambat kepada Pemegang

Saham/Pemilik Modal pada tanggal 30 Oktober tahun

berjalan, jika pengesahan oleh RUPS, maka

penyampaian kepada Dewan Komisaris sebelum 15

September tahun berjalan.

(5) Direksi mensosialisasikan RKAP kepada seluruh

karyawan perusahaan.

C) Direksi menempatkan karyawan pada semua tingkatan

jabatan sesuai dengan sepesifikasi jabatan dan memiliki

rencana suksesi untuk seluruh jabatan dalam perusahaan.

(1) Terdapat kebijakan/pedoman prusahaan mengenai

manajemen karir di perusahaan dan sistem dan

prosedur promosi dan mutasi dalam perusahaan.

(2) Perusahaan menempatkan karyawan pada setiap

level dalam organisasi perusahaan sesuai dengan

spesifikasi jabatan dan dilakukan secara objektif dan

transparan.

a Terdapat penempatan karyawan pada setiap level

jabatan dalam organisasi perusahaan. Tidak

terdapat jabatan yang kosong.

b Penempatan karyawan pada setiap level jabatan

sesuai dengan spesifikasi jabtan yang ditetapkan.

(3) Perusahaan memiliki rencana suksesi untuk setiap

level dalam organisasi perusahaan.

PTPN II

BOARD MANUAL

87


a. Direksi meiliki database (list) tentang orang yang

memiliki skill dan kompetensi serta pengalaman

yang cukup untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan

yang ditargetkan dapat tersedia disetiap posisi/

jabatan diperusahaan, daftar tersebut menyebut-

kan siapa saja yang dapat mengambil alih

pekerjaan pekerjaan.utama apabila karyawan

karyawan berhenti, pensiun, meninggal dengan

tak terduga

b Pelaksanaan seleksi untuk suksesi/promosi

pejabat satu level di bawah Direksi sesuai dengan

ketentuan melalui proses assesment.

(4) Rencana promosi dan mutasi satu level jabatan di

bawah Direksi dibahas secara lintas dalam Rapat

Direksi dan disampaikan kepada Dewan Komisaris

untuk kesempatan pemberian arahan terhadap

rencana promosi dan mutasi tersebut.

(5) Tingkat obyektivitas dan transparansi yang memadai

dalam penempatan karyawan pada setiap level

jabatan.

D) Direksi memberikan respon terhadap usulan peluang

bisnis yang berpotensi meningkatkan pendapatan

perusahaan, penghematan/ efisiensi perusahaan, penda-

yagunaan aset dan manfaat lainnya.

(1) Terdapat mekanisme bagi Direksi untuk merespon

usulan peluang bisnis dari manajemen di bawah

Direksi/ anggota Direksi/ Dewan Komisaris.

PTPN II

BOARD MANUAL

88


(2) Atas usulan peluang bisnis tersebut, Direksi

membahas secara intensif untuk :

a) mengidentifikasi peluang bisnis;

b) mengambil keputusan atas usulan tersebut;

(setuju/ tidak setuju).

(3) Atas usulan peluang bisnis yang disetujui dan

termasuk dalam kewenangan Dewan Komisaris dan/

atau RUPS/Pemilik Modal, Direski menyampaikan

kepada Dewan Komisaris/ tentang usulan peluang

disertai dengan studi kelayakan dan membahas

dengan Dewan Komisaris/.

(4) Peluang bisnis perusahaan yang dibahas dan

disampaikan kepada Dewan Komisaris/ merupakan

peluang yang belum terlambat untuk ditindaklanjuti.

(5) Realisasi peluang bisnis mmampu memberikan

manfaat bagi perusahaan sesuai dengan rencana

yang disampaikan/dibuat.

E) Direksi merespon isu-isu terkini dari eksternal mengenai

perubahan lingkungan bisnis dan permasalahannya,

secara tepat waktu dan relevan.

(1) Terdapat mekanisme bagi Direksi untuk sewaktu-

waktu segera membahas isu-isu terkini mengenai

perubahan lingkungan bisnis dan permasalahan yang

berdampak besar pada perusahaan dan kinerja

perusahaan

(2) Terdapat pembahasan internal Direksi mengenai isu-

isu terkini mengenai perubahan lingkungan bisnis dan

PTPN II

BOARD MANUAL

89


permasalahannya yang berdampak besar pada usaha

perusahaan dan kinerja perusahaan

(3) Jika perubahan lingkungan bisnis berdampak besar

pada usaha perusahaan dan kinerja perusahaan,

Direksi menyampaikan isu-isu tersebut kepada

Dewan Komisaris untuk meminta arahan untuk

merespon isu tersebut

(4) Tidak terdapat perubahan lingkungan bisnis dan

permasalahan yang berdampak signifikan pada usaha

perusahaan dan kinerja perusahaan, yang tidak

direspon oleh Direksi.

4) Direksi berperan dalm pemenuhan target kinerja perusahaan

A) Direksi melaksanakan program/kegiatan sesuai dengan

RKAP dan mengambil keputusan yang diperlukan melalui

analisis yang memdai dan tepat waktu

(1) Setiap melaksanakan program/ kegiatan yang

membutuhkan persetujuan Dewan Komisaris, telah

melaui mekanisme yang sesuai dengan anggaran

dasar atau sesuai dengan wewenang yang ditetapkan

Anggaran Dasar

(2) Program/ kegiatan yang membutuhkan investasi dan

hutang dalam jumlah signifikas telah diputuskan

melalui analisis yang memadai berdasarkan informasi

yang cukup, studi kelayakan serta analisis risiko

terhadap program/kegiatan tersebut dan tindakan

pengendalian untuk mencegah terjadinya risiko

tersebut.

PTPN II

BOARD MANUAL

90


(3) Proses pengambilan keputusan atau kebijakan

dilaksanakan tepat waktu sesuai pedoman/

mekanisme tentang pengambilan keputusan.

B) Direksi memiliki sistem/pedoman pengukuran dan

penilaian kinerja untuk unit dan jabatan dalam organisasi

(struktural) dan diterapkan secara obyektif dan transparan

(1) Terdapat sistem/pedoman paling penilaian kinerja,

minimal memuat:

a Prosedur operasional standar atas pengukuran

dan penilaian kinerja untuk unit dan jabatan

(struktural) dalam perusahaan.

b Penjelasan mengenai indikator kinerja minimal

berupa formula/rumus cara-cara penilaian,

informasi sumber data saat pelaporan dsb.

(2) Indikator kinerja untuk setiap jabatan dalam struktur

organisasi sesuai dengan ruang lingkup tugas dan

peran unit dan jabatan (struktur) dalam organisasi.

(3) Sistem pengukuran kinerja didukung dengan aplikasi

komputer.

C) Direksi menetapkan target kinerja berdasarkan RKAP dan

diturunkan secara berjenjang ditingkat unit, sub unit dan

jabatan didalam organisasi (struktural) didalam organisasi

(1) Terdapat target kinerja untuk setiap jabatan dalam

struktur organisasi sesuai dengan kapasitas peran

dan potensi tugas unit dan jabatan (struktural) di

organisasi

(2) Terdpat kontrak kinerja untuk setiap jabatan dalam

struktur organisasi

PTPN II

BOARD MANUAL

91


D) Direksi melakukan analisi dan evaluasi terhadap capaian

kinerja untuk jabatan/unit unit di bawah Direksi dan tingkat

perusahaan.

(1) Direksi melakukan analisis dan evaluasi terhadap

perkembangan kinerja jabatan/ unit-unit dibawah

Direksi

a Tersedianya laporan berkala pengukuran dan

informasi kinerja dari jabatan/unit unit di bawah

Direksi secara berkala dan tepat waktu

b Terdapat pembahasan/ evaluasi bulanan atas

kinerja dari jabatan/unit unit di bawah Direksi

secara berjenjang

c Direksi menindaklanjuti hasil pembahasan atas

kinerja jabatan/unit di bawah Direksi yang tidak/

belum mencapai target yang ditetapkan

(2) Direksi melakukan analisis dan evaluasi terhadap

perkembangan kinerja jabatan/ unit unit di bawah

Direksi

Terdapat evaluasi pencapaian Perusahaan yang

mencakup: kesesuaian pelaksanaan program kerja

(inisiatf perusahaan) dan anggaran yang telah

ditetapkan dalam RKAP

E) Direksi melaporkan pelaksanaan sistem manajemen

kinerja kepada Dewan Komisaris.

(1) Direksi menyusun dan menyampaikan kepda Dewan

Komisaris mengenai pencapaian kinerja perusahaan

berdasarkan target target kolegial Direksi

PTPN II

BOARD MANUAL

92


(2) Tingkat pencapaian target kinerja (kontrak

manajemen-kolektif)

(3) Direksi menyusun dan menyampaikan kepada Dewan

Komisaris mengenai pencapaian kinerja masing-

masing Direktorat berdasarkan target target dalam

Kontrak Manajemen sebagai kinerja masing masing

Direksi

(4) Tingkat pencapaian target kinerja anggota Direksi

(individu)

F) Direksi menyusun dan menyampaikan kepada RUPS

tentang usulan insentif kinerja untuk Direksi

(1) Terdapat usulan kepada RUPS yang sudah disetujui

Dewan Komisaris tentang insentif kinerja Direksi,

sesuai ketentuan yang berlaku

(2) Penentuan usulan insentif kinerja Direksi mencer-

minkan kesesuaian dengan kinerja yang dicapai (KPI)

G) Direksi menerapkan sistem tentang teknologi informasi

sesuai dengan kebijakan yag telah ditetapkan

(1) Perusahaan memiliki kebijakan teknologi informasi

a Perusahaan menetapkan Informasi Teknologi

Master Plan (ITMP) sebagai pedoman dalam

mengembangkan teknologi informasi dan

Informasi Technology Detail Plan (ITDP) sebagai

penjabaran lebih lanjut dari ITMP, yang digunakan

sebagai acuan pelaksanaan atas perencanaan

tahunan sesuai ITMP

PTPN II

BOARD MANUAL

93


b Arsitektur sistem informasi sebaiknya juga telah

mendesain sampai dengan level data dan sistem

keamanannya

c Arah pengunaan dan pengadaan teknologi

informasi yang digunakan telah direncanakan

dengan memperkirakan trend perkembangan

teknologi

d Terdapat kebijakan pengelolaan data, prosedur

pengelolaan data, dan pelaporan TI

(2) Penerapan TI di perusahaan sesuai dengan master-

plan dan disertai dengan perencanaan TI yang

matang mencakup sumber daya manusia, struktur

organisasi pengelolaan dan tingkat layanan yang

diberikan TI

(3) Terdapat audit atas TI

(4) Tingkat kesesuaian penerapan TI saat ini dengan

kebutuhan perusahaan

(5) Direksi melaporkan pelaksanaan sistem teknologi

kepada Dewan Komisaris

a Adanya laporan pelaksanaan sistem TI secara

tertulis terkait dengan pelaksanaan IT Master Plan

dan ITDP serta disampaikan kepada Dewan

Komisaris baik diminta ataupun tidak diminta

b Adanya laporan kinerja teknologi yang

disampaikan kepada Dewan Komisaris (termasuk

audit TI)

PTPN II

BOARD MANUAL

94


H) Direksi melaksanakan sistem peningkatan mutu produk

dan pelayanan

(1) Pelaksanaan pelayanan;

a Perusahaan memiliki kebijakan mengenai standar

pelayanan minimal

b Perusahaan memiliki SOP Layanan Pelanggan

dan Standar Pelayanan

c SOP dan SPM tercapai

d Indikator SPM tercapai

e Tingkat kualitas yang memadai mengenai

kemudahan layanan dan fairness

(2) Peningkatan mutu (sistem pengendalian mutu produk)

a Perusahaan memilki kebijakan mutu (sistem

pengendalian mutu produk)

b Perusahaan memiliki sertifikasi atas kebijakan

mutu

c Sistem pengendalian mutu diterapkan secara

konsisten, ditandai dengan keluhan pelanggan

atas mutu produk/jasa menurun

d Perusahaan menindaklanjuti ketidaksesuaian

mutu dalam proses produksi

e Sistem mutu dievaluasi dan diaudit secara berkala

(3) Perusahaan memberikan kompensasi dalam hal SPM

dan mutu tidak terpenuhi

PTPN II

BOARD MANUAL

95


I) Direksi melaksanakan pengadaan barang dan jasa yang

menguntungkan bagi perusahaan, baik harga maupun

kualitas barang dan jasa tersebut

(1) Perusahaan memiliki pedoman pengadaan barang

dan jasa perusahaan yang menerapkan prinsip

prinsip efisien, efektif, kompetitif, adil dan wajar,

akuntabel; dan memuat hak hak dan kewajiban

pemasok sesuai peraturan perundang undangan yang

berlaku

(2) Pedoman/kebijakan pengadaan dipublikasikan/dapat

diakses pemasok/calon pemasok

(3) Perusahaan merencanakan pengadaan barang dan

jasa secara optimal berdasarkan perhitungan

kebutuhan perusahaan

(4) Pengadaan barang dan jasa perusahaan terbuka begi

penyedia barang/jasa yang memenuhi persyaratan

dan dilakukan melalui persaingan yang sehat diantara

penyedia barang/jasa yang setara dan memenuhi

syarat/kriteria tertentu berdasarkan ketentuan dan

prosedur yang jelas dan transparan

(5) Perusahaan memiliki harga perkiraan sendiri (HPS)

yang dikalkulasikan secara keahlian dan berdsarkan

data yang dapat dipertanggungjawabkan. Nilai total

HPS terbuka dan tidak bersifat rahasia

(6) Perusahaan memastikan SOP pengadaan brang dan

jasa dan kebijakan perusahaan telah dijalankan

dengan benar

PTPN II

BOARD MANUAL

96


(7) Tidak terdapat temuan temua audit oleh auditoe

eksternal dan auditor internal mengenai pengadaan

yang merugikan perusahaan dan tidak terdapat

sanggahan pemilihan penyedia barang/jasa perusahaan

(8) Tingkat transparansi dalam pengadaan barang dan

jasa

J) Direksi mengembangkan SDM menilai kinerja dan

memberikan remunerasi yang layak dan membangun

lingkungan SDM yang efektif mendukung pencapaian

perusahaan

(1) Pendidikan dan Pelatihan

a Perusahaan memiliki kebijakan/ program

pendidikan dan pelatihan untuk memberikan

peningkatan kowledge, skill dan ability yang dapat

dugunakan meningkatkan efektivitas kinerja

karyawan dan kebijakan evaluasi kinerja pasca

pendidikan dan pelatihan untuk mengukur hasil

hasil pendidikan dan pelatihan

b Perusahaan melaksanakan kebijakan/program

pendidkan dan pelatihan tersebut sesuai dengan

rencana kerja yang telah ditetapkan

c Terdapat evaluasi pasca pendidkan dan pelatihan

d Tingkat keadailan yg memadai atas kesempatan

pendidikan da pealtihan karyawan

PTPN II

BOARD MANUAL

97


(2) Program pengembangan SDM

a Perusahaan memiliki program pengembangan

SDM melaui training, coaching, dan assigment

b Program pengembangan SDM dilaksanakan

sesuai pedoman/sistem yang ditetapkan

c Pelaksanaan program pengembangan berhasil

yang ditunjukan dengan pencapaian target

indikator keberhasilan (ada evaluasi dan kriteria

keberhasilan)

(3) Program K3

a Perusahaan memilki kebijakan perlindungan

keselamatan pekerja, antara lain; keselamatan

kerja, manajemen K3, sertifikasi K3, fasilitas

kesehatan di lingkungan kerja asuransi kesehatan

terhadap pekerja dan keluarga, informasi

mengenai adanya tingkat bahaya tertentu bagi

pekerja (untuk perusahaan industri/yang wajib)

b Pelaksanaan program tersebut (ada alat kerja,

manajemen K3, sertifikasi K3) fasilitas kesehatan

di lingkungan kerja, asuransi kesehatan terhadap

pekerja dan keluarga, informasi mengenai adanya

tingkat bahaya tertentu bagi pekerja)

c Perusahaan melakukan evaluasi dan menindak-

lanjuti hasil evaluasi

(4) Perusahaan memiliki kebijakan sistem penilaian

kinerja (performance appraisal) bagi karyawan

a Kebijakan mencakup sisi kinerja individu dan

kompetensi karyawan

PTPN II

BOARD MANUAL

98


b Terdapat indikator kinerja individu dan target

yang ditetapkan oleh atasan langsung

c Sistem penilaian kinerja (performance appraisal)

bagi karyawan diterapkan dengan konsisten

d Hasil penilaian performance appraisal dimanfaat-

kan untuk pengembangan karyawan

(5) Perusahan memberikan kesempatan yang memadai

untuk menduduki posisi tertentu yang sesuai dengan

kompetensi

(6) Perusahaan menerapkan penerapan remunerasi dan

kesejahteraan

a Terdapat kebijakan mengenai :

skema remunerasi bagi karyawan sesuai

peraturan peraturan perundang undangan

yang berlaku, yang bersifat fair/adil secara

internal, kompetitif secara eksternal dan

motivatif;

pemenuhan hak hak kesejahteraan karyawan

sesuai dengan perundang undangan yang

berlaku, misalnya kesertaan pada program

Jaminan Sosial Tenaga Kerja (Jaminan Hari

Tua, Asuransi Kecelakaan Kerja, Asuransi

Kematian, dll)

b Kebijkan remunerasi ditinjau secara komprehensif

dan disempurnakan secara berkala (periode

tertentu) berdasarkan indikator evaluasi yang jelas

PTPN II

BOARD MANUAL

99


c Kebijakan disosialisasikan dan dipahami oleh

seluruh karyawan

d Tingkat keadilan dan tingkat kompetitif skema

remunerasi yang diberlakukan perusahaan.

(7) Perusahaan menerapkan reward and punishment

atas penerapan Pedoman Perilaku Disiplin

a Perusahaan memiliki kebijakan/program reward

and punishment

b Terdapat program reward untuk prestasi, baik

untuk unit dan individu

c Kebijakan reward & punishment disosialisasikan

dan dipahami oleh seluruh karyawan

d Penerapan reward dan punishment kepada

karyawan sesuai dengan kebijakan yang

ditetapkan dan konsisten

(8) Keterbukaan informasi mengenai perencanaan

Perusahaan ke depan yang dapat berakibat/

berpengaruh pada pekerja

a Perusahaan memiliki kebijakan mengenai

keterbukaan informasi yang berkaitan dengan

perencanaan Perusahaan yang dapat berpenga-

ruh signifikan bagi karyawan/pekerja

b Terdapat media komunikasi atau sistem informasi

yang menyediakan kebijakan perusahaan serta

dapat diakses oleh selruh karyawan

c Pelaksanaan kebijakan keterbukaan informasi

tersebut secara konsisten

PTPN II

BOARD MANUAL

100


K) Direksi menerapkan kebijakan pengaturan untuk anak

perusahaan (subsidiary governance) dan/atau perusahaan

patungan

(1) Direksi menerapkan kebijakan pengaturan untuk anak

perusahaan (subsidiary governance) dan perusahaan

patungan anatara lain mencakup: pengangkatan

Dewan Komisaris dan Direksi, penetapan target

kinerja dan penilaian kinerja serta insentif bagi Dewan

Komisaris dan Direksi

Pedoman pengangkatan dan pemberhentian Direksi

dan Dewan Komisaris diantaranya memuat;

a) penjaringan atau nominasi calon Direksi;

b) penilaian/pengujian atas kelayakan dan kepatutan

(fit and proper test) bagi calon Direksi dan Dewan

Komisaris;

c) proses penetapan calon Direksi dan Dewan

Komisaris terpilih

Sistem/pedoman kinerja Direksi (kolegial dan individu)

dan Dewan Komisaris (kolegial), yang memuat

sekurang kurangnya indikator kinerja utama dan

kriteria keberhasilan

Pedoman gaji/honorarium, tunjangan dan fasilitas

Direksi dan Dewan Komisaris diantaranya memuat

tentang:

a) Formula perhitungan gaji/honorarium;

b) Formula perhitungan gaji/honorarium, tunjangan

dan fasilitas tersebut memperhatikan pendapatan,

PTPN II

BOARD MANUAL

101


aktiva, tingkat inflasi, serta memperhitungkan

sektor industri sejenis yang terukur (benchmark)

kondisi persaingan usaha (competitiveness) atau

komplekasi usaha, dan kelangkaan Sumber Daya

Manusia

(2) Pengangkatan Direksi dan Dewan Komisaris anak

perusahaan/perusahaan patungan, melalui proses

penjaringan, proses penilaian, dan proses penetapan

(3) Penetapan target kinerja dan realisasi kinerja anak

perusahaan/perusahaan patungan mendukung kinerja

perusahaan

(4) Penetapan remunerasi Direksi dan Dewan Komisaris

anak perusahaan dan perusahaan patungan

berdasarkan formula yang ditetapkan

L) Direksi melaksanakan pengendalian operasional dan

keuangan terhadap implementasi rencana dan kebijakan

perusahaan

(1) Direksi menerapkan kebijakan akuntansi dan

penyusunan laporan keuanagan sesuai dengan

standar akuntansi keuangan yang berlaku umum di

Indonesia (SAK)

a Direksi menetapkan kebijakan akuntansi dan

penyusunan laporan sesuai dengan Standar

Akuntansi Keuangan

b Kebijakan akuntansi dan penyusunan laporan

diterapkan secara konsisten, tidak ada

penyesuaian dan temuan auditor atas pengakuan,

PTPN II

BOARD MANUAL

102


pengukuran, dan pencatatan serta pembukuan

transaksi dan pengungkapan kebijakan akuntansi

c Laporan keuangan Triwulan dan Tahunan sesuai

dengan standar akuntansi keuangan yang berlaku

umum di Indonesia dan diterbitkan tepat waktu

d Hasil opini auditor independen atas penyajian

laporan keuangan

(2) Direksi menerapkan manajemen risiko sesuai dengan

kebijakan yang telah ditetapkan

a Perusahaan memiliki kebijakan manajemen risiko

yang memuat: kerangka tahapan pelaksanaan

manajemen risiko, pelaporan risiko dan

penanganannya

b Direksi memiliki fungsi bertugas melaksanakan

program manajemen risiko

c Kebijakan manajemen risiko disosialisasikan

kepada seluruh karyawan perusahaan

d Terdapat rencana kerja perusahaan untuk

menerapkan kebijakan manajmene risiko

e Direksi melaksanakan program manajemen risiko

(Program manajemen risiko anatara lain

mencakup indentifikasi dan penanganan risiko

pada proses bisnis, proyek maupun usulan

tindakan perusahaan yang harus mendapatkan

persetujuan Dewan Komisaris dan/atau RUPS

f Direksi melaksankan pemantauan terhadap

program manajemen risiko

PTPN II

BOARD MANUAL

103


g Tingkat kesungguhan kepedulian Direksi terhadap

risiko (risk awareness)

h Direksi melaporkan pelaksanaan manajemen

risiko kepada Dewan Komisaris

Direksi menyampaikan kepada Dewan

Komisaris dan Pemegang Saham tentang

profil risiko dan pelaksanaan program

manajemen risiko

Direksi menyampaikan kepada Dewan

Komisaris/ pemegang saham tentang analisis

risiko atas Rancangan RKAP dan strategi

penganannya

Direksi menyampaikan laporan pelaksanaan

manajemen risko tiga bulanan dan/atau

sewaktu waktu jika diminta oleh Dewan

Komisaris

M) Direksi menetapkan dan menerapkan sistem pengendalian

intern untuk melindungi mengamankan investasi dan aset

perusahaan

(1) Direksi menetapkan rancangan sistem pengendalian

intern yang mengatur kerangka (framwork)

pengendalian intern antara lain dengan pendekatan

unsur lingkungan pengendalian, pengelolaan risiko,

aktivitas pengendalian, sistem informasi dan

komunikasi dan pemantauan, pelaksanaan dan

pelaporannya

PTPN II

BOARD MANUAL

104


(2) Direksi (Direktur Utama dan Direktur Keuangan)

memberi sertifikasi terhadap laporan keuangan

tahunan

Dalam sertifikasi ini ditegaskan bahwa tanggung

jawab atas penyusunan dan penyajian laporan

keuangan perusahaan ada pada Direksi; penyusunan

dan penyajian laporan keuangan sesuai dengan

prinsip akuntansi yang berlaku umum; informasi

dalam laporan keuangan tersebut telah dimuat secara

lengkap dan benar, yaitu laporan keuangan tersebut

tidak mengandung informasi atau fakta matrial yang

tidak benar serta tidak menghilangkan informasi

matrial; dan Direksi bertanggung jawab atas sistem

pengendalian intern perusahaan

Bagi perusahaan yang bukan perusahaan publik

dimungkinkan pernyataan dalam bentuk fakta

intregitas yang dilekatkan dalam Laporan Keuangan

perusahaan

(3) Cascading atas sertifikasi terhadap laporan keuangan

kepada tingkatan di bawah Direksi yang menjadi

entitas akuntansi dan pelaporan atas laporan

keuangan yang akan dikonsolidasikan

(4) Perusahaan melakukan evaluasi/penilaian atas

efektivitas pengendalian intern pada:

a Tingkat entitas;

b Tingkat operasional/aktivitas

(5) Perusahaan menerbitkan internal control report yang

mencakup :

PTPN II

BOARD MANUAL

105


a Suatu pernyataan bahwa manjemen bertanggung

jawab untuk menetapkan dan memelihara suatu

struktur pengendalian intern dan prosedur

pelaporan keuangan yang memadai;

b Suatu penilaian atas efektivitas struktur

pengendalian intern dan prosedur pelaporan

keuangan pada akhir tahun buku perusahaan

N) Direksi menindaklanjuti hasil pemeriksaan SPI dan auditor

eksternal (KAP, BPK & BPKP)

(1) Terdapat monitoring tindaklanjut hasil pemeriksaan

SPI dan auditor eksternal (KAP, BPK & BPKP)

(2) Pelaksanaan tindak lanjut dilaporkan Direksi kepada

Dewan Komisaris secara berkala paling sedikit 3(tiga)

bulanan

(3) Progres (tingkat penyelesaian) pelaksanaan tindak

lanjut dari rekomendasi SPI pada tahun yang

bersangkutan dan auditor eksternal

(4) Tingkat komitmen yang tinggi dari Direksi dalam

menindaklanjuti rekomendasi/temuan audit SPI dan

eksternal auditor

5) Direksi melaksanakan pengurusan perusahaan sesuai

dengan peraturan perundang undangan yang berlaku dan

anggaran dasar

A) Direksi menetapkan mekanisme untuk menjaga kepatuhan

terhadap peraturan perundang undangan dan perjanjian

dengan pihak ketiga.

PTPN II

BOARD MANUAL

106


(1) Terhadap fungsi yang mengendalikan & memastikan

kebijakan, keputusan perusahaan, dan seluruh

kegiatan perusahaan sesuai dengan ketentuan

hukum dan peraturan perundang undangan yang

berlaku serta memantau dan menjaga kepatuhan

perusahaan terhadap selruh perjanjian dan komitmen

yang dibuat oleh perusahaan dengan pihak ketiga

(2) Fungsi kepatuhan mengikuti perkembangan peraturan

perundang undangan yang berlaku dan akan berlaku

bagi perusahaan

B) Perusahaan menjalankan peraturan perundang-undangan

yang berlaku dan perjanjian dengan pihak ketiga

(1) Terdapat kajian hukum (legal opinion) atas rencana

tindakan dan permasalahan yang terjadi terkait

dengan kesesuaian hukum atau ketentuan hukum

yang berlaku

(2) Terdapat kegiatan evaluasi kajian risiko dan legal (risk

and legal riview) atas rencana inisiatif bisnis,

kebijakan dan rencana kerjasama yang akan

dilakukan oleh perusahaan

(3) Terdapat kegiatan/upaya upaya penyelesaian ksus

litigasi dan non litigasi

(4) Tingkat kepatuhan perusahaan terhadap peraturan

perundang-undangan dan perjanjian pihak ketiga

a Tidak adanya teguran, tuntutan maupun sanksi

kepada perusahaan oleh otoritas/instansi yang

berwenang di bidang usaha perusahaan.

PTPN II

BOARD MANUAL

107


b Opini Auditor tidak menunjukan adanya pelang-

garan atas peraturan perundang undangan yang

signifikan

c Unit-unit operasi perusahan tidak ada yang

memperoleh kinerja merah, merah minus, atau

hitam dari Kementrian Negara Lingkungan Hidup

d Seluruh Nota Kesepahaman dan perjanjian yang

melibatkan perusahaan dan pihak ketiga wajib

menggunakan bahasa Indonesia (UU No.24

Tahun 2009 tentang Bendera, Bahasa, dan

Lambang Negara:

e Tidak ada sengketa/permasalahan yang terkait

dengan transaksi bisnis dengan pihak lain yang

belum diselesaikan;

f Perusahaan sedang tidak menjadi pembicaraan/

sorotan oleh publik/pers dalam masalah tertentu

6) Direksi melakukan hubungan yang bernilai tambah bagi

perusahaan dan steakholders

A) Pelaksanaan hubungan dengan pelanggan

(1) Terdapat kebijakan mengenai hak hak konsumen/

pelanggan, kebijakan keamanan, keselamatann dan

kesehatan konsumen/ pelanggan sesuai dengan

peraturan perundang undangan yang berlaku

(2) Terdapat kontak pelanggan untuk menerima umpan

balik secara mudah dan mekanisme penanganan

keluhan pelanggan

PTPN II

BOARD MANUAL

108


(3) terdapat program untuk mengkomunikasikan infor-

masi produk/layanan kepada pelanggan

(4) Penganan keluhan pelanggan dilakukan secara

tanggap dan efektif

a Terdapat prosedur/mekanisme penganan keluhan

pelanggan

b Terdapat kegiatan penyebarluasan/penerusan

data keluhan pelanggan kepada pihak pihak

terkait dalam perusahaan

c Pihak pihak terkait dalam perusahaan mendefini-

sikan masalah keluhan pelanggan secara tertulis

dan pencarian penyebab permasalahan, serta

mengimplementasikan tindakan untuk mengatasi

penyebab permasalahan dari keluhan pelanggan

(5) Progres kinerja penanganan hak-hak dan keluhan

pelanggan telah ditindak lanjuti/ditangani

(6) Perusahaan melaksanakan survey secra sistematis

dan dilakukan secara berkala untuk mengetahui

tingkat kepuasan pelanggan/konsumen dan hasil

indeks survey kepuasan: dilaksanakan secara berkala

(7) Rekomendasi hasil survey ditindaklanjuti/ditangani

(8) Hasil survey menunjukan tingkat kepuasan yang baik

B) Pelaksanaan hubungan dengan pemasok

Perusahaan mengembangkan kimitraan dengan pemasok

untuk memperoleh barang dan jasa yang sesuai dengan

biaya yang dikeluarkan

PTPN II

BOARD MANUAL

109


(1) Aspek fairness

a eleksi untuk jadi pemasok perusahaan dilakukan

berdasarkan persyaratan yang terukur dan jelas

b Semua ketentuan dan informasi mengenai

pengadaan barang/jasa, termasuk syarat teknis

dan administrasi pengadaan, tata cara evaluasi,

hasil evaluasi, penetapan calon penyedia

barang/jasa, sifatnya terbuka bagi peserta

penyedia barang/jasa yang berminat serta bagi

masyarakat luas pada umumnya

c Perusahaan memberikan perlakuan yang sama

bagi semua calon penyedia barang/jasa dan tidak

mengarah untuk memberi keuntungan kepada

pihak tertentu, dengan cara dan atau alasan

apapun

(2) Secara berkala perusahaan melakukan assesment

pemasok berdasarkan pencapaian QCDS (quality,

cost,delevey, service)

(3) Tidak terdapat keterlambatan pembayaran kepada

pemasok sesuai dengan persyaratan dalam

perjanjian/kontrak

(4) Pengukuran kepuasan pemasok

a Pelaksanaan survey tingkat kepuasan pemasok

terhadap perusahaan

b Hasil survey tingkat kepuasan pemasok terhadap

fairness dan transparansi pelaksanaan sistem dan

prosedur pengadaan

PTPN II

BOARD MANUAL

110


C) Pelaksanaan hubungan dengan kreditur

(1) Perusahaan memilki kebijakan mengenai hak-hak dan

kewajiban kepada kreditur

a Perusahaan memiliki kebijakan mengenai

perlindungan hak dan kepentingan kreditur antara

lain; (1) pemenuhan kewajiban kepada kreditur

sesuai dengan perjanjian; (2) pengungkapan

informasi secara transparan, akuran dan tepat

waktu, baik pada saat permintaan maupun

penggunaan pinjaman; (3) covenant yaitu

jaminan perusahaan untuk melakukan atau tidak

melakukan sesuatu untuk melindungi kepentingan

kreditur

b Perusahaan memiliki kebijakan mengenai

manajemen/pengelolaan penggunaan pinjaman

jangka panjang sesuai dengan peruntukkannya

dan pelunasanya

c Kebijakan perusahaan sebagai penjamin (Avalist)

(2) Tidak terjadi mismatch dalam penggunaan dan

penyediaan dana dari pendapatan operasional yang

digunakan untuk melakukan pembayaran bunga dan

pokok hutang jangka panjang

(3) Perusahaan memberikan informasi yang akurat

kepada kreditur sesuai dengan perjanjian secara

lengkap dan tepat waktu

PTPN II

BOARD MANUAL

111


(4) Kreditur perusahaan dibayar tepat waktu/sesuai

perjanjian. Tidak terdapat keterlambatan/penundaan

pembayaran pinjaman kepada Bank dan kreditur

D) Pelaksanaan Kewajiban kepada Negara

(1) Tidak terdapat keterlambatan penyampaian dokumen

kewajiban perpajakan (SPT Tahunan maupun

bulanan)

(2) Tidak terdapat keterlambatan pembayaran kewajiban

pajak (PPh karyawan, PPh Badan, PPN masa dan

rampung dan PBB)

(3) Tidak terdapat keterlambatan penyampaian dokumen

kewajiban kepada regulator (bila ada; misalnya

Bapepam, BI, dll)

E) Pelaksanaan hubungan dengan karyawan perusahaan

(1) Partisipasi karyawan

a Perusahaan memilki kebijakan yang mendorong

partisipasi karyawan

b Penyediaan sarana partisipasi, misalnya konsul-

tasi bersama (sarana diskusi antara serikat/wakil

pekerja dengan manajemen), team brefing (untuk

memastikan kominikasi dua arah secara konsisten

dengan melibatkan karyawan) dll

c Penetapan jenis kebijakan perusahaan yang

harus dikomunikasikan kepada karyawan dan

jenis kebijakan yang harus melibatkan karyawan

dalam perumusannya

PTPN II

BOARD MANUAL

112


(2) Pengukuran kepuasan karyawan

a Perusahaan memiliki kebijakan mengenai metode

penilaian untuk mengukur kepuasan karyawan

dan melaksanakan survey kepuaan karyawan

b Pengukuran kepuasan karyawan secara berkala

c Hasil survey tingkat kepuasan (indeks kepuasan

karyawan)

d Tindakan atau program kerja untuk menindak-

lanjuti hasil survey kepuasan karyawan

(3) Terdapat prosedur tertulis menampung dan menin-

daklanjuti keluhan-keluhan steakholder

a Terdapat mekanisme penganan keluhan

steakholders (pemasok, karyawan dll)

b Nekanisme keluhan steakholders dilaksanakan

secara konsisten dan efektif

c Terdapat penyelesaian atas keluhan steakholders

secara tuntas

F) Upaya untuk meningkatkan nilai pemegang saham secara

konsisten dan berkelanjutan

(1) Perusahaan mampu memenuhi harapan Pemegang

Saham melalui pencapaian target-target yang telah

disepakati

(2) Perusahaan mampu meningkatkan kinerja

perusahaan (sesuai KPI yang ditetapkan) dari tahun-

tahun sebelumnya

PTPN II

BOARD MANUAL

113


G) Perusahaan melaksanakan tanggung jawab sosial perusa-

haan untuk mendukung keberlanjutan operasi perusahaan

(1) Perusahaan memiliki kebijakan mengenai tanggung

jawab sosial dan lingkungan perusahaan

a Terdapat kebijakan tentang tanggung jawab sosial

dan lingkungan perusahaan, sebagai penjabaran

pasal 74 UU No.40 Tahun 2007 tentang

Perseroan Terbatas

b Terdapat unit/bagian yang bertugas melaksana-

kan tanggung jawab sosial dan lingkungan

perusahaan

c Terdapat kebijakan tentang pembinaan usaha

kecil

d Perusahaan memilki indikator kinerja untuk

mengukur keberhasilan pengelolaan PKBL atau

CSR atau TJSL

(2) Perusahaan mengantisipasi dampak negatif terhadap

masyarakat yang ditimbulkan oleh produk, pelayanan,

dan proses operasional dari perusahaan

a Perusahaan memiliki SOP yang memuat

kewajiban perusahaan memastikan bahwa aset-

aset dan lokasi usaha serta fasilitas perusahaan

lainnya, memenuhi peraturan perundang

undangan yang berlaku berkenaan dengan

pelestarian lingkungan, kesehatan dan

keselamatan kerja

b Terdapat program penganan keadaan darurat

yang disosialisasikan kepada seluruh karyawan

PTPN II

BOARD MANUAL

114


c Terdapat infrastruktur, baik sebagai early warning

system maupun pelaksanaan program keadaan

darurat

(3) Perusahaan mendukung dan memperkuat

pengembangan masyarakat melalui program bina

lingkungan dan program lainnya sesuai perundang

undangan yang berlaku

a Perusahaan memiliki rencana kerja untuk

mengimplementasikan tanggung jawab sosial

perusahaan

b Rencana kerja implementasi tanggung jawab sosial

perusahaan dianggarkan dalam Rencana Kerja

dan Anggaran Perusahaan (RKAP) dan bukan

sebagai distribusi laba

c Pelaksanaan kegiatan tanggung jawab sosial

sesuai dengan rencana yang ditetapkan

(4) Perusahaan melaksankan program kemitraan dengan

usaha kecil

a Perusahaan memiliki rencana kerja untuk

melaksankan program kemitraan dengan usaha

kecil

b Rencana kerja implementasi program kemitraan

dianggarkan dalam RKAP dan bukan sebagai

distribusi laba

c Pelaksanaan kegiatan kemitraan sesuai dengan

rencana kerja yang ditetapkan

PTPN II

BOARD MANUAL

115


d Tidak terdapat tambahan tunggakan pengemba-

lian dana kemitraan yang dipinjamkan kepada

usaha kecil

(5) Perusahaan memiliki ukuran-ukuran atau indikator

kinerja kunci yang berkaitan dengan CSR

a Perusahaan menetapkan indikator keberhasilan

pelaksanaan tanggung jawab sosial perusahaan

b Perusahaan melakukan evaluasi atas pencapaian

indikator kebrhasilan dengan tuga-tugasnya

7) Direksi memonitor dan mengelola potensi kepentingan

anggota Direksi dan manajemen di bawah Direksi

A) Direksi menetapkan kebijakan tentang mekanisme bagi

Direksi dan pejabat struktural untuk mencegah

pengambilan keuntungan pribadi dan pihak lainnya

disebabkan benturan kepentingan

(1) Terdapat mekanisme untuk mencegah pengambilan

keuntungan pribadi Direksi dan pejabat struktural

perusahaan yang disebabkan benturan kepentingan

(2) Sosialisasi kebijakan tentang meknisme untuk

mencegah pengambilan keuntungan pribadi bagi

Direksi dan pejabat struktural perusahaan

(3) Adanya surat pernyataan Direksi tidak memilki

benturan kepentingan antara kepentingan pribadi/

keluarga, jabatan lain, atau golongan dengan

kepentingan perusahaan pada awal pengangkatan

yang diperbaharui setiap awal tahun

PTPN II

BOARD MANUAL

116


B) Direksi menerapkan kebijakan untuk mencegah benturan

kepentingan

(1) Penyampaian laporan kepemilikan Saham pada

perusahaan dan perusahaan lainnya kepada

Perusahaan (Sekretaris Perusahaan) untuk dicatat

dalam Daftar Khusus

(2) Direksi menandatangani Pakta Intregitas yang

dilampirkan dalam Usulan Tindakan Direksi Yang

harus mendapatkan persetujuan dari Dewan

Komisaris dan/atau rekomendasi dari Dewan

Komisaris dan persetujuan RUPS

Bila ternyata Direksi mengalamai (potensi) benturan

kepentingan dan tidak menandatangani Fakta

Integritas, maka anggota Direksi menyampaikan

secara tertulis kepada Dewan Komisaris disertai

dengan langkah langkah yang diambil untuk

menghindari transaksi yang mengandung benturan

kepentingan

(3) Tidak terdapat pengambilan keputusan transaksional

yang mengandung benturan kepentingan

a Tidak terdapat pelanggaran sehubungan dengan

transaksi kesempatan perusahaan (corporate

opportunity)

b Tidak terdapat pelanggaran sehubungan dengan

transaksi dengan perusahaan yang bersangkutan,

baik dilaksanakan oleh Direksi pribadi atau secara

tidak langsung oleh Direksi melalui anggota

keluarganya atau keluarga dekatnya (self dealing)

PTPN II

BOARD MANUAL

117


c Tidak terdapat pelanggaran dengan transaksi

yang mengandung benturan kepentingan (cnflict

interest)

d Tidak terdapat pelanggaran sehubungan dengan

transaksi yang dibantu oleh orang dalam (insider

information)

4) Tingkat kesungguhan Direksi dalam pengambilan

keputusan bebas kepentingan pribadi Direksi dan

pihak-pihak lainnya

8) Direksi memastikan perusahaan melaksanakan keterbukaan

informasi dan komunikasi sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku dan penyampaian informasi kepada

Dewan Komisaris dan Pemagang Saham tepat waktu

A) Direksi melaporkan informasi-informasi yang relevan kepada

Pemegang Saham dan Dewan Komisaris

(1) Direksi menyampaikan laporan manajemen triwulan dan

tahunan serta laporan tahunan kepada Dewan

Komisaris sebelum disampaikan kepada Pemegang

Saham

(2) Penyampaian laporan manajemen (triwulan dan

tahunan) dan laporan tahunan kepada Dewan Komisaris

tepat waktu yakni sebelum batas waktu penyampaian

kepada Pemegang Saham

(3) Direksi menyampaikan laporan manajemen triwulan

yang tealh ditandatangani seluruh Direksi serta laporan

manajemen tahunan dan laporan tahunan yang

ditandatangani seluruh anggota Direksi dan anggota

PTPN II

BOARD MANUAL

118


Dewan Komisaris, dan laporan tahunan kepada

Pemegang Saham

Apabila ada hal-hal yang masih belum dapat

disepakati oleh Dewan Komisaris dinyatakan dalam

Risalah Rapat Dewan Komisaris dan Direksi

(4) Penyampaian laporan manajemen dilakukan tepat

waktu (laporan manajemen triwulan 1 bulan setelah

teriwulan ybs dan laporan manajemen tahunan2 bulan

setelah berakhirnya tahun buku) kepada Pemegang

Saham ; dan penyampaian laporan tahunan kepada

Pemegang Saham paling lambat 5 bulan sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

(5) Muatan (content) laporan manajemen triwulan dan

laporan tahunanlengkap (untuk muatan laporan

tahunan parameter tersendiri) minimal sudah sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

B) Direksi memberikan perlakuan yang sama (fairnes) dalam

memberikan informasi kepada Pemegang Saham dan

anggota Dewan Komisaris

(1) Perusahaan memberikan informasi (laporan

manajemen triwulan, tengah tahunan dan tahunan)

dengan muatan dan waktu yang sama kepada

Pemegang Saham Minoritas

Jika perusahaan menyelenggarakan Pemabahsan

teknis dan Pra RUPS harus memberikan undangan

kepada Pemegang Saham Minoritas

PTPN II

BOARD MANUAL

119


(2) Perusahaan memberikan informasi yang relevan

kepada Dewan Komisaris untuk pelaksanaan tugas

Dewan Komisaris

(3) Tingkat pemenuhan prinsip perlakuan yang sama

dalam pemberian informasi oleh Direksi kepada

Dewan Komisaris dan para Pemegang Saham

9) Direksi menyelenggarakan rapat Direksi dan menghadiri

Rapat dewan Komisaris sesuai ketentuan perundang

undangan

A) Direksi memiliki pedoman/tata tertib Rapat Direksi,

minimal mengatur etika rapat dan penyusunan risalah

rapat, evaluasi tindak lanjut hasil rapat sebelumnya serta

pembahasan atas arahan/usulan dan/atau keputusan

Dewan Komisaris

(1) Pedoman/tat tertib Rapat Direksi, antara lain mengatur

a Etika rapat;

b Tata penyusunan risalah rapat;

c Pelaksanaan evaluasi tindak lanjut hasil rapat

sebelumnya

d Pembahsan/telaah atas arahan/usulan dan/atau

tindak lanjut pelaksanaan atas keputusan dewan

Komisaris terkit dengan usulan Direksi

(2) Direksi menyelenggarakan rapat Direksi sesuai

kebutuhan, paling sedikit sekali dalam setiap bulan

a Terdapat rencana Rapat Direksi dan agenda yang

dibahas

PTPN II

BOARD MANUAL

120


b Jumlah rapat yang direncanakan sesuai dengan

kebutuhan, paling sedikit sekali dalam sebulan

c Penyelenggaraan Rapat Direksi sesuai dengan

rencana yang ditetapkan dalam RKAT

(3) Anggota Direksi menghadiri setiap rapat Direksi

maupun rapat Direksi & Komisaris, jika tidak dapat

hadir yang bersangkutan harus menjelaskan alasan

ketidakhadirannya

a Tingkat kehadiran anggota Direksi dalam Rapat

Direksi

b Tingkat kehadiran anggota Direksi dalam rapat

dengan Dewan Komisaris

(4) Direksi melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan

keputusan hasil rapat sebelumnya

a Di dalam setiap rapat, Direksi dilakukan evaluasi

(pemantauan progres) terhadap pelaksanaan

keputusan hasil rapat sebelumnya

b Terhadap pelaksanaan keputusan hasil rapat

sebelumnya yang belum selesai dilakukan

pembahasan untuk tindaklanjut

(5) Direksi menindaklanjuti arahan, dan/atau keputusan

dewan Komisaris

a Terdapat tindak lanjut atas arahan dan/atau

keputusan dewan Komisaris

b Tindak lanjut yang dilaksanakan oleh direksi sesuai

dengan arahan dan/atau keputusan Dewan Komisaris

PTPN II

BOARD MANUAL

121


10) Direksi wajib menyelenggarakan pengawasan Intern yang

berkualitas dan efektif

A Perusahaan memiliki Piagam pengawasan Intern yang

ditetapkan oleh Direksi

(1) Terdapat piagam Pengawasan (Internal Audit Charter)

yang disepakati dan ditetapkan oleh Direksi, setelah

pertimbangan saran-saran Dewan komisaris

(2) Muatan Piagam Pengawasan Intern

a Sesuai dengan ketentuan yang berlaku (peraturan

bappepam, UU perusahaan dan peraturan

pelaksanaanya)

b Mempertimbangkan Standar Profesional Audit

Intern yang dibuat oleh FK-SPI perusahaan

dan/atau Konsorsium Profesi Audit Intern atau

International Profesional Practices Framwork of

Internal Auditing

(3) Piagam audit ditinjau dan dimutakhirkan sesuai

kebutuhan

11) Direksi menyelenggarakan RUPS Tahunan dan RUPS lainnya

sesuai peraturan perundang undangan

A Direksi menyelenggarakan RUPS sesuai prosedur yang

ditetapkan dalam Anggaran Dasar dan peraturan

perundang-undangan

(1) Prosedur pemanggilan

a Pemanggilan RUPS dilakukan dalam jangka waktun

paling lambat 14 (empat belas) hari sebelum tanggal

RUPS diadakan dengan tidak memperhitungkan

tanggal pemanggilan dan tanggal RUPS

PTPN II

BOARD MANUAL

122


b Pemanggilan RUPS dilakukan dengan Surat

Tercatat dan/atau dengan iklan dalam Surat Kabar

c Dalam panggilan RUPS dicantumkan tanggal,

waktu, tempat dan mata acara rapat disertai

pemberitahuan bahwa bahan yang akan

dibicarakan dalam RUPS tersedia di kantor PTPN II

sejak tanggal dilakukan pemanggilan RUPS sampai

dengan tanggal RUPS diadakan

(2) Ketepatan waktu pelaksanaan RUPS

a RUPS/Keputusan Pemilik Modal untuk pengesahan/

persetujuan RJPP dilaksanakan selambat-lambat-

nya dalam waktu 60 (enam puluh) hari setelah

diterimanya Rancangan RJPP secara lengkap atau

sebelum periode RJPP berikutnya berjalan

b RUPS/Keputusan Pemilik Modal untuk pengesahan/

persetujuan RKAP dilaksanakan paling lambat pada

akhir tahun sebelum tahun anggaran berjalan

c RUPS/Keputusan Pemilik Modal untuk pengesahan

laporan tahunan dilaksanakan tepat waktu sesuai

ketentuan, yaitu paling lambat 6 (enam) bulan

setelah berakhirnya tahun buku yang lampau

B Direksi menyediakan akses serta penjelasan lengkap dan

informasi akurat berkenaan dengan penyelenggaraan

RUPS agar dapat melaksanakan hak-haknya berdasar-

kan anggaran dasar dan peraturan perundang-undangan

(1) Panggilan untuk RUPS, yang mencakup informasi

setiap mata acara dalam agenda RUPS, termasuk usul

PTPN II

BOARD MANUAL

123


yang direncanakan oleh Direksi untuk diajukan dalam

RUPS, dengan ketentuan apabila informasi tersebut

belum tersedia saat dilakukannya panggilan untuk

RUPS, maka informasi dan/atau usul itu harus disedia-

kan di kantor PTPN II sebelum RUPS diselenggarakan

(2) Metode perhitungan dan penentuan gaji/honorarium

fasilitas dan/atau tunjangan lain bagi setiap anggota

Dewan Komisaris dan Direksi serta rincian mengenai

gaji/honorarium fasilitas dan/atau tunjangan lain yang

diterima oleh anggota Dewan Komisaris dan Direksi

yang sedang menjabat, khusu dalam RUPS mengenai

Laporan Tahunan

(3) Informasi mengenai rincian kerja dan anggaran

perusahaan dan hal-hal lain yang direncanakan untuk

dilaksanakan oleh PTPN II, khusus untuk RUPS

Rencana Jangka Panjang (RJP) dan Rencana Kerja

dan Anggaran Perusahaan (RKAP)

(4) Informasi keuangan maupun hal-hal lainnya yanh

menyangkut Perseo yang dimuat dalam Laporan

tahunan dan Laporan Keuangan

(5) Penjelasan mengenai hal-hal lain uang berkaitan

dengan agenda RUPS yang diberikan sebelum

dan/atau pada saat RUPS berlangsung

(6) Penjelasan lengkap dan informasi akurat dengan

PTPN II dari Direksi dan/atau Dewan Komisaris

sepanjang berhubungan dengan mata acara RUPS

dan tidak bertentangan dengan kepentingan PTPN II

PTPN II

BOARD MANUAL

124


B. Tanggung jawab :

1) Bertanggung jawab penuh dalam melaksanakan tugas-

tugasnya untuk kepentingan PTPN II dalam mencapai

maksud dan tujuannya.

2) Bertanggung jawab dengan itikad baik dan penuh tanggung

jawab menjalankan tugas untuk kepentingan dan usaha

PTPN II dengan mengindahkan peraturan perundang-

undangan yang berlaku.

3) Bertanggungjawab penuh secara pribadi apabila bersalah

atau lalai menjalankan tugasnya untuk kepentingan dan

usaha PTPN II.

4) Bertanggungjawab secara pribadi atas tindakan yang

dilakukan di luar yang diputuskan oleh rapat Direksi.

5) Dalam hal dokumen perhitungan tahunan yang disediakan

ternyata tidak benar dan atau menyesatkan, anggota Direksi

dan Dewan Komisaris secara tanggung renteng

bertanggungjawab terhadap pihak yang dirugikan.

6) Dalam hal kepailitan terjadi karena kesalahan atau kelalaian

Direksi, dan kekayaan PTPN II tidak cukup untuk menutup

kerugian akibat kepailitan tersebut, maka setiap anggota

Direksi secara tanggung renteng bertanggungjawab atas

kerugian tersebut.

C. Hak Dan Wewenang :

1) Menetapkan kebijakan kepengurusan PTPN II dengan

ketentuan bahwa terhadap kebijakan di Bidang Produksi,

Bidang Pemasaran, Keuangan, Akuntansi, dan

Perbendaharaan, Pengadaan, Bidang Perencanaan dan

PTPN II

BOARD MANUAL

125


Pengembangan, Bidang Teknologi informasi, Bidang

Sumber Daya Manusia Direksi wajib berpedoman pada

kebijakan umum yang ditetapkan oleh Pemegang Saham

Seri A.

2) Berhak mewakili PTPN II di dalam maupun di luar Pengadilan

serta melakukan segala tindakan dan perbuatan baik

mengenai pengurusan maupun mengenai pemilikan kekayaan

PTPN II serta mengikat Perusahaan dengan memperhatikan

batasan-batasan yang harus mendapat persetujuan Komisaris

dan atau rekomendasi Komisaris disertai persetujuan RUPS.

3) Untuk perbuatan tertentu atas tanggungjawabnya sendiri

berhak pula mengangkat seorang atau lebih sebagai wakil

atau kuasanya dengan surat kuasa.

4) Mengatur ketentuan-ketentuan tentang kepegawaian PTPN II

termasuk penetapan gaji, pensiun atau jaminan hari tua dan

penghasilan bagi para pegawai perusahaan berdasarkan

peraturan perundang-undangan yang berlaku dengan

ketentuan penetapan gaji, pension atau jaminan hari tua dan

penghasilan lain bagi pekerja yang melampaui kewajiban

yang ditetapkan peraturan perundang-undangan harus

mendapat persetujuan terlebih dahulu dari Pemegang Saham

Seri A.

5) Mengangkat dan memberhentikan pegawai PTPN II

berdasarkan peraturan kepegawaian perusahaan dan

peraturan perundang-undangan yang berlaku.

6) Mengatur penyerahan kekuasaan Direksi untuk mewakili

PTPN II di dalam dan di luar pengadilan kepada seorang atau

beberapa orang anggota Direksi yang khusus ditunjuk untuk

PTPN II

BOARD MANUAL

126


itu atau kepada seorang atau beberapa orang pegawai

PTPN II baik sendiri-sendiri maupun bersama-sama atau

kepada orang lain.

7) Menetapkan kebijakan dalam memimpin pengurusan PTPN II.

8) Berhak memperoleh gaji, tunjangan, insentif, fasilitas dan

santunan purna jabatan.

D. Kewajiban :

1) Menyiapkan Rencana Jangka Panjang (RJP) yang

merupakan rencana strategis yang memuat sasaran dan

tujuan yang hendak dicapai dalam jangka waktu 5 (lima)

tahun.

RJP sebagaimana yang dimaksud sekurang-kurangnya

memuat :

a) Evaluasi pelaksanaan RJP sebelumnya

b) Posisi BUMN saat ini,

c) Asumsi-asumsi yang dipakai dalam penyusunan RJP,

d) Penetapan misi, sasaran, strategi, kebijakan, dan

program kerja jangka panjang.

2) Direksi wajib menyiapkan Rencana Kerja dan Anggaran

Perusahaan (RKAP) sebagai penjabaran tahunan dari RJP.

RKAP sebagaimana dimaksud sekurang-kurangnya memuat

a) Misi, Sasaran Usaha, Strategi Usaha, Kebijakan

Perusahaan dan program kerja/ kegiatan,

b) Anggaran perusahaan yang dirinci atas setiap anggaran

program kerja/kegiatan.

c) Proyeksi keuangan perusahaan dan anak perusahaannya,

PTPN II

BOARD MANUAL

127


d) Hal-hal lain yang memerlukan keputusan RUPS/

Menteri,

termasuk rencana lainnya yang berhubungan dengan

pelaksanaan usaha dan kegiatan PTPN II serta

menyampaikannya kepada Komisaris dan Pemegang

Saham untuk mendapatkan pengesahan RUPS.

3) Direksi wajib menyampaikan informasi mengenai identitas,

pekerjaan-pekerjaan utamanya, jabatan Dewan Komisaris di

anak perusahaan/ perusahaan patungan dan/atau

perusahaan lain, termasuk rapat-rapat yang dilakukan

dalam satau tahun buku (rapat internal maupun rapat

gabungan dengan Dewan Komisaris), serta gaji, fasilitas,

dan/atau tunjangan lain yang diterima dari PTPN II dan anak

perusahaan/ perusahaan patungan PTPN II, untuk dimuat

dalam laporan tahunan PTPN II

4) Untuk memenuhi syarat akuntabilitas, keterbukaan, dan

tertib administrasi, Direksi wajib :

a) Membuat daftar pemegang saham, daftar khusus,

Risalah RUPS dan Risalah Rapat Direksi,

b) Membuat laporan tahunan dan dokumen keuangan

perusahaan (laporan keuangan, laporan manajemen,

laporan keuangan bulanan, triwulanan dan laporan

keuangan konsolidasi) dan dokumen lainnya,

c) Laporan Triwulan dan Tahunan Realisasi Pelaksanaan

Program Kemitraan dan Bina Lingkungan (KBL).

d) Laporan Kegiatan Hasil Pengawasan Satuan

Pengawasan Intern.

e) Laporan lainnya yang dipandang perlu sesuai keadaan.

PTPN II

BOARD MANUAL

128


f) Memelihara seluruh daftar, risalah dan dokumen

keuangan perusahaan dan dokumen lainnya.

g) Menyimpan ditempat kedudukan perusahaan, selu-ruh

daftar, risalah, dokumen keuangan perusahaan dan

dokumen lainnya

5) Direksi wajib membangun dan melaksanakan program

Manajemen Risiko korporasi secara terpadu yang

merupakan bagian dari pelaksanaan program GCG.

Dalam setiap pengambilan keputusan /tindakan, Direksi

harus mempertimbangkan risiko usaha.

Pelaksanaan program manajemen risiko dapat dilakukan

dengan :

a) Membentuk unit kerja tersendiri yang ada dibawah

Direksi, atau

b) Memberi penugasan kepada unit kerja yang ada dan

relevan untuk menjalankan fungsi manajemen risiko.

Direksi wajib menyampaikan laporan profil manajemen risiko

dan penanganannya bersamaan dengan laporan berkala

perusahaan.

6) Mengusahakan dan menjamin terlaksananya usaha

kegiatan PTPN II sesuai dengan maksud dan tujuan serta

kegiatan usahanya.

7) Memberikan pertanggungjawaban & segala keterangan

tentang keadaan dan jalannya perusahaan berupa laporan

tahunan termasuk perhitungan tahunan dan laporan

manajemen kepada RUPS.

PTPN II

BOARD MANUAL

129


8) Memberikan laporan berkala menurut cara dan waktu sesuai

dengan ketentuan yang berlaku serta laporan lainnya setiap

kali diminta oleh pemegang saham.

9) Menyiapkan susunan organisasi pengurusan PTPN II

lengkap dengan rincian tugasnya.

10) Mengadakan dan memelihara pembukuan dan administrasi

PTPN II sesuai dengan kelaziman yang berlaku bagi suatu

perusahaan.

11) Menyusun sistem akuntansi sesuai dengan Standar

Akuntansi Keuangan dan berdasarkan prinsip-prinsip

pengendalian intern, terutama fungsi pegurusan,

pencatatan, penyimpanan dan pengawasan.

12) Menjalankan kewajiban-kewajiban lainnya sesuai dengan

ketentuan-ketentuan yang diatur dalam Anggaran Dasar dan

yang ditetapkan dalam RUPS berdasarkan peraturan

perundang-undangan berlaku.

13) Direksi wajib melaporkan kepada perusahaan mengenai

kepemilikan sahamnya dan/atau keluarganya (suami/ istri

dan anak-anaknya) pada perusahaan tersebut atau

perusahaan lain, termasuk setiap perubahannya.

2.2. Uraian Tugas Masing-masing Direksi

(1) Direktur Utama

A. Tugas :

1) Untuk dan atas nama serta mewakili Direksi menerima

petunjuk-petunjuk dari dan bertanggung jawab kepada

RUPS tentang kebijaksanaan umum untuk menjalankan

PTPN II

BOARD MANUAL

130


tugas pokok perusahaan dan tugas-tugas lain yang

ditetapkan oleh RUPS.

2) Menetapkan Visi,Misi & Rencana Strategis Perusahaan.

3) Menyusun dan melaksanakan rencana strategis

perusahaan sebagaimana dituangkan dalam Rencana

Jangka Panjang Perusahaan (RJPP), Rencana Kerja

Anggaran Perusahaan (RKAP) dan rencana operasional

lainnya, yang telah disahkan oleh RUPS, agar diperoleh

sasaran kinerja dan tujuan dalam mencapai Misi dan Visi

PTPN II, serta memberikan penjelasan kepada Rapat

Umum Pemegang Saham mengenai Rencana Jangka

Panjang dan Rencana Kerja dan Anggaran PTPN II.

4) Mengkoordinir pelaksanaan program kegiatan Direktur

Operasional, Direktur Komersil, dan Unit Usaha.

5) Merencanakan, membina & mengembangkan efektivitas

dan efisiensi organisasi Perusahaan sesuai kebutuhan.

6) Bertindak sebagai pimpinan perusahaan, mengkoordinir

kegiatan Anggota Direksi dalam mengendalikan kegiatan

Operasional Perusahaan sesuai dengan rencana dan

kebijakan yang ditetapkan:

7) Memberikan bahan masukan, pertimbangan dan saran-

saran untuk menetapkan kebijakan Direksi.

8) Memberikan pelimpahan wewenang untuk mewakili

Direksi kepada Direktur melalui Surat Kuasa dari

Direktur Utama sesuai dengan kepentingan Direktur

Bidang terkait.

PTPN II

BOARD MANUAL

131


9) Membina efektivitas dan efisiensi pelaksanaan tugas

dan tanggung jawab Bagian Satuan Pengawas Intern

(SPI) dan Bagian Sekretariat.

10) Mengadakan rapat Direksi secara berkala, untuk

mengevaluasi pelaksanaan program kegiatan masing-

masing Direktorat, dan Unit Usaha.

11) Mengkoordinir pembuatan laporan manajemen triwulan,

semesteran dan tahunan yang akan disam-paikan

kepada Komisaris dan Pemegang Saham.

12) Membuat dan memberikan laporan pertanggung

jawaban/laporan tahunan yang telah diaudit Kantor

Akuntan Publik kepada RUPS untuk mendapat

pengesahan yang memuat sekurang-kurangnya :

Perhitungan tahunan yang terdiri dari Neraca akhir

tahun buku yang bersangkutan serta penjelasan atas

dokumen tersebut.

Laporan mengenai keadaan dan jalannya PTPN II

serta hasil yang telah dicapai.

Rincian masalah yang timbul selama tahun buku

yang mempengaruhi kegiatan PTPN II.

13) Mengkoordinir Direksi melakukan evaluasi secara

berkala terhadap pencapaian target Indikator Kinerja

Kunci (IKK) atau Key Performance Indicators (KPI) serta

merumuskan tindakan perbaikan yang diperlukan.

14) Menjalankan tugas-tugas lainnya sesuai dengan

Anggaran Dasar, Keputusan RUPS dan Peraturan

Perudangan-undangan yang berlaku.

PTPN II

BOARD MANUAL

132


15) Merencanakan,membina dan pengembangan efektivitas

dan effisiensi organisasi perusahaan sesuai dengan

kebutuhan.

16) Menyusun kebijakan manajemen risiko dan tindak lanjut

guna mengurangi kemungkinan kerugian dan gangguan

operasi perusahaan lainnya.

B. Tanggungjawab

1) Direktur Utama betanggung jawab kepada Rapat Umum

Pemegang Saham (RUPS) atas ketetapan dan

kebenaran pelaksanaan tugas/kewajiban yang

dilimpahkan kepadanya berdasarkan Anggaran Dasar

Perusahaan serta keputusan Rapat Umum Pemegang

Saham (RUPS) maupun ketentuan lainnya yang berlaku.

2) Bertangungjawab secara pribadi atas pengambilan

keputusan yang dilakukan oleh Sekretaris Perusahaan

dan Satuan Pengawasan Intern (SPI).

3) Direktur Utama bertanggung jawab kepada Rapat Umum

Pemegang Saham (RUPS) atas ketetapan dan

kebenaran pelaksanaan tugas/kewajiban yang

dilimpahkan kepadanya berdasarkan Anggaran Dasar

Perusahaan serta keputusan Rapat Umum Pemegang

Saham (RUPS) maupun ketentuan lainnya.

4) Bertanggung jawab penuh atas penyebaran informasi

yang disampaikan PTPN II baik lisan maupun tulisan

melalui media massa.

5) Bertanggung jawab penuh atas hal-hal lain sesuai

dengan yang ditetapkan dalam Anggaran Dasar dan

Peraturan Perundang-undangan yang berlaku.

PTPN II

BOARD MANUAL

133


C. Hak dan Wewenang:

1) Berhak mengangkat seorang atau lebih sebagai wakil

atau kuasanya dengan surat kuasa untuk melakukan

perbuatan tertentu atas tanggungjawab sendiri.

2) Berhak mewakili PTPN II di dalam maupun diluar

pengadilan dan mengatur penyerahan kuasa kepada

anggota Direksi lain, staf atau pekerja secara sendiri-

sendiri maupun bersama-sama atau kepada badan lain.

3) Berhak dan berwenang bertindak untuk dan atas nama

Direksi serta mewakili PTPN II dengan ketentuan semua

tindakan Direktur Utama tersebut telah disetujui dalam

Rapat Direksi.

4) Berhak memperoleh gaji, fasilitas, tunjangan, dan santu-

nan purna jabatan sesuai dengan keputusan RUPS.

5) Berhak mengundurkan diri dari jabatannya.

D. Kewajiban

1) Mengkoordinir perumusan program kegiatan masing-

masing Direktorat, dan Unit Usaha, Sekretaris Perusa-

haan dan SPI yang dijabarkan dari RKAP dan RJPP.

2) Mengkoordinir penyusunan RJPP, RKAP dan rencana-

rencana lainnya untuk disampaikan kepada Komisaris

dan RUPS.

3) Menetapkan pedoman dan kebijakan yang digunakan

pada Direktorat Operasional, Keuangan, Pemasaran dan

Renbang, SDM / Umum, dan Unit Usaha, SPI dan

Sekretariat Perusahaan.

PTPN II

BOARD MANUAL

134


4) Menetapkan struktur organisasi perusahaan lengkap

dengan rincian tugasnya setelah mendapat persetu-juan

dan atau pengesahan dari Komisaris atau Pemegang

Saham.

5) Mengajukan perubahan stuktur organisasi sesuai

kebutuhan kepada Dewan Komisaris.

6) Memberikan kontribusi yang strategis bagi perusahaan,

termasuk kepemimpinan, pemikiran yang kritis dan

mandiri, pengalaman manajemen dan kompetensi dalam

bidang bisnis perusahaan.

7) Memperhatikan dan menjalankan kewajiban-kewajiban

lainnya sesuai dengan Anggaran Dasar dan ketentuan


E. Hubungan Organisasional

1) Memberikan tugas-tugas dengan segala kebijakan

pelaksanaan kepada Direktur Bidang dan mengawasi

pelaksanaan serta menerima pertanggung jawaban atas

pelaksanaan tugas-tugas tersebut.


pelaksanaannya kepada Bagian SPI, Bagian Sekretariat

dan Bagian Usaha Lainnya dan selanjutnya menerima

pertanggung jawaban atas pelaksanaan tugas-tugas

tersebut.

3) Hubungan dengan Direktur Bidang lainnya bersifat

struktural.

PTPN II

BOARD MANUAL

135


(2) DIREKTUR OPERASIONAL

A. Tugas

1) Merumuskan serta menetapkan kebijakan strategis dan

operasional Bagian tanaman, Bagian tehnik/ pengolahan

dan lingkungan, Bagian Hukum dan Pertanahan serta

Bagian Perencanaan & Pengembangan, kebun

pengembangan barumun dan papua serta kebun

tembakau Deli sesuai dengan rencana untuk pencapaian

sasaran kinerja dan tujuan Perusahaan, guna

menghasilkan produk yang dapat dipasarkan secara

efisien dan efektif

2) Melaksanakan dan mengendalikan program kegiatan

yang telah dirumuskan, meliputi Bagian Tanaman,

Bagian Teknik/ Pengolahan dan Lingkungan, Bagian

hukum dan pertanahan serta Bagian Perencanaan &

Pengembangan, kebun pengembangan Barumun dan

Papua serta Kebun Tembakau Deli

3) Mengadakan rapat-rapat internal secara berkala

dilingkungan Direktorat Operasional untuk mengevaluasi

pelaksanaan program kegiatannya.

4) Melakukan evaluasi secara berkala terhadap

pencapaian target Indikator Kinerja Kunci (IKK) atau Key

Performance Indicators (KPI) yang berkaitan dengan

aspek operasional.

5) Menyiapkan laporan manajemen triwulan, semesteran

dan tahunan dibidang tanaman, bidang teknik/

pengolahan & lingkungan, bidang hukum & pertanahan

PTPN II

BOARD MANUAL

136


serta bidang perencanaan, dan pengembangan kebun


tembakau Deli untuk disampaikan kepada Direktorat

Komersil sebagai koordinator.

6) Memberi saran dan masukan kepada Direktur Utama

baik diminta maupun tidak diminta mengenai hal-hal di

bidang Tanaman, bidang Teknik/ Pengolahan dan

lingkungan, bidang hukum dan pertanahan serta bidang

perencanaan & pengembangan. kebun pengembangan

barumun dan papua serta kebun tembakau Deli

7) Menjalankan arahan dari Direktur Utama, Dewan

Komisaris dan RUPS dan menindaklanjuti temuan hasil

audit SPI dan Auditor Ekstern yang berkaitan dengan

tugas operasionalnya.

8) Melaksanakan dan memantau penerapan prinsip-prinsip

Good Corporate Governance di lingkungan direktorat

operasional dan lingkungan korporasi secara

keseluruhan.

9) Melaksanakan dan memantau penerapan sistem

manajemen risiko pada Direktoratnya dan korporasi

secara keseluruhan.

10) Membina dan mengembangkan efektivitas, efisiensi

pengelolaan sumber daya manusia di Direktorat

Operasinal.


ketentuan dalam Anggaran Dasar, keputusan RUPS dan


PTPN II

BOARD MANUAL

137


B. Tanggungjawab

1) Direktur Operasional bertanggung jawab kepada Direktur

Utama dan bersama dengan Direktur Komersil

bertanggung jawab kepada Rapat Umum Pemegang

Saham (RUPS) atas ketetapan dan kebenaran

pelaksanaan tugas dan kewajiban yang dilimpahkan

kepadanya berdasarkan Anggaran Dasar Perusahaan

serta ketentuan lainnya yang berlaku.

2) Bertanggungjawab secara pribadi atas pengambilan

keputusan yang dilakukan oleh Kepala Bagian Tanaman,

Kepala Bagian Teknik/ Pengolahan dan lingkungan, Kepala

Bagian Hukum dan pertanahan serta Kepala Bagian

perencanaan dan pengembangan, Distrik Manajer,

Manajer Kebun/pabrik dan Kepala Unit yang berada

dibawah kendalinya.

3) Bertanggung jawab penuh atas hal-hal lain sesuai dengan

ketentuan yang diatur dalam Anggaran Dasar dan


C. Hak dan Wewenang

1) Berhak memperoleh gaji, fasilitas, tunjangan & santunan

purna jabatan sesuai dengan keputusan RUPS.


3) Berhak dan berwenang atas hal-hal lain sesuai dengan

ketentuan dalam Anggaran Dasar dan peraturan

perundang-undangan yang berlaku.

4) Berwenang bertindak atas nama Direksi jika ditunjuk oleh

Direktur Utama dalam hal Direktur Utama berhalangan

PTPN II

BOARD MANUAL

138


atau atas penunjukan dari Komisaris apabila Direktur

Utama tidak melakukan penunjukan.

5) Berwenang mengusulkan kepada Direktur Utama untuk

mengangkat, memutasikan dan memberhentikan

karyawan dilingkungan Direktoratnya sesuai dengan

peraturan kepegawaian dan peraturan perundang-

undangan yang berlaku.

6) Menandatangani semua dokumen, surat keputusan,

surat lainnya yang berhubungan dengan bidang

Tanaman, Teknik /Pengolahan dan lingkungan bidang

Hukum dan Pertanahan serta bidang Perencanaan dan

Pengembangan, kebun pengembangan Barumun dan

Papua serta Kebun Tembakau Deli

7) Menjalin koordinasi untuk dan atas pelaksanaan tugas

dan tanggung jawabnya dengan pejabat dan instansi

terkait.

8) Menilai prestasi kerja Kepala Bagian yang merupakan

bawahannya langsung, serta mengevaluasi hasil

penilian prestasi kerja Kepala Urusan yang diajukan oleh

Kepala Bagian bawahannya.

9) Menilai prestasi kerja Manager dan Kepala unit serta

mengevaluasi hasil penilaian prestasi kerja Kepala Dinas

yang diajukan oleh Manager ,

10) Membimbing, membina, dan mengembangkan karyawan

bawahannya serta mengelola pemanfaatan prasarana

dan sarana kerja sesuai kebutuhan.

PTPN II

BOARD MANUAL

139





D. Kewajiban

1) Menetapkan visi, misi dan strategi di lingkungan

Direktorat Operasional yang diselaraskan dengan visi,

misi dan strategi korporasi.

2) Merumuskan program kegiatan setiap awal tahun untuk

Bagian Tanaman, Bagian Teknik /Pengolahan dan

Lingkungan, Bagian Hukum dan Pertanahan serta

Bagian Perencanaan dan Pengembangan, kebun


tembakau Deli yang didasarkan kepada penjabaran dari

RKAP dan RJPP yang telah disahkan.

3) Menyiapkan rancangan RKAP, RJPP dan rencana

lainnya di Bagian Tanaman, Bagian Teknik /Pengolahan

dan lingkungan, Bagian Hukum dan Pertanahan serta

Bagian Perencanaan dan Pengembangan kebun


tembakau Deli sesuai dengan jadwal yang telah

ditetapkan untuk selanjutnya disampaikan kepada

Direktorat Komersil sebagai koordinator.

4) Merumuskan kebijakan dan menyusun pedoman yang

diperlukan dilingkungan Direktorat Operasional, kebun


tembakau Deli dan disampaikan kepada Direktur Utama

untuk disahkan penggunaannya.

PTPN II

BOARD MANUAL

140


5) Menyiapkan, menyusun dan mengembangkan

organisasi di lingkungan Direktorat Operasional, kebun


tembakau Deli sesuai kebutuhan dan kepentingan

perusahaan.

6) Menyiapkan dan menyajikan laporan kemajuan/ hasil

kerja di Direktorat Operasional, kebun pengembangan

barumun dan papua serta kebun tembakau Deli untuk

laporan Direksi kepada Pemegang Saham, Dewan

Komisaris, maupun Instansi terkait lainnya.

7) Mengkaji, menerapkan teknologi tepat guna di Direktorat

operasional yang disesuaikan dengan kebutuhan dan

pengembangan perusahaan. dan Mengevaluasi dan

menyempurnakan sistim kerja (Proses Bisnis) bidang

operasional. kebun pengembangan barumun dan papua

serta kebun tembakau Deli

8) Mengendalikan biaya produksi serta investasi sarana/

prasarana produksi pada tingkat yang efektif dan efisien.



terkait lainnya.

10) Dalam melaksanakan tugas wajib mencurahkan tenaga,

pikiran dan perhatian secara penuh pada tugas,

kewajiban dan pencapaian tujuan PTPN II.

11) Menjalankan kewajiban-kewajiban lainnya sesuai

dengan ketentuan dalam Anggaran Dasar dan Peraturan

Perundang-undangan yang berlaku.

PTPN II

BOARD MANUAL

141


E. HUBUNGAN ORGANISASIONAL

1) Menyampaikan pertanggung jawaban atas pelaksanaan

tugas-tugas kepada Direktur Utama terhadap tugas-tugas

dengan segala kebijakan pelaksanaannya yang diterima

dari Direktur Utama


pelaksanaannya kepada Kepala Bagian Tanaman,

Kepala Bagian Teknik /Pengolahan dan lingkungan serta

Kepala Bagian Perencanaan & Pengembangan kebun


tembakau Deli serta mengawasi pelaksanaannya dan

menerima pertanggung jawaban atas pelaksanaan tugas-

tugas tersebut.

3) Hubungan dengan Direktur bidang lainnya bersifat

koordinasi.

(3) DIREKTUR KOMERSIL

A. Tugas:

1) Merumuskan serta menetapkan kebijakan strategis dan

operasional Bagian Komersil (Pemasaran dan

pengadaan), Bagian Pembiayaan (Akuntansi dan

Keuangan) dan Bagian SDM dan Bagian Umum sesuai

dengan rencana, untuk pencapaian sasaran kinerja dan

tujuan Perusahaan.

2) Melaksanakan dan mengendalikan program kegiatan

yang telah dirumuskan di Bagian Komersil, Bagian

Pembiayaan, Bagian SDM dan Bagian Umum,

PTPN II

BOARD MANUAL

142


3) Mengadakan rapat-rapat internal secara berkala dilingkungan

Direktorat Komersil untuk mengevaluasi pelaksanaan program

kegiatannya.

4) Melakukan evaluasi secara berkala terhadap pencapaian

target Indikator Kinerja Kunci (IKK) atau Key Performance

Indicators (KPI) yang berkaitan dengan aspek finansial.

5) Menyiapkan laporan manajemen triwulan, semesteran dan

tahunan dibidang Komersil, Pembiayaan, Sumber Daya

Manusia, dan Umum, untuk dibahas bersama-sama dengan

Direksi lain sebelum disampaikan kepada Komisaris dan

Pemegang Saham.

6) Memberi saran dan masukan kepada Direktur Utama baik

diminta maupun tidak diminta mengenai hal-hal di Bagian

Komesil, Bagian Pembiayaan, Bagian SDM dan Bagian

Umum.

7) Menjalankan arahan-arahan dari Direktur Utama, Komisaris

dan RUPS dan menindaklanjuti temuan hasil audit SPI dan

Auditor Ekstern yang berkaitan dengan Bagian Komersil,

Bagian pembiayaan dan Bagian SDM dan Bagian Umum.

8) Melaksanakan dan memantau penerapan prinsip-prinsip

Good Corporate Governanve di lingkungan Direktorat

komersil.

9) Melaksanakan dan memantau penerapan sistem manajemen

risiko dan internal control pada Direktoratnya.

10) Membina dan mengembangkan efektivitas, efisiensi

pengolahan sumber daya manusia di bagian komersil, bagian

pembiayaan, bagian SDM dan bagian umum.

PTPN II

BOARD MANUAL

143


11) Menyusun sistim akuntansi sesuai dengan Standard

Akuntansi Keuangan dan berdasarkan prinsip-prinsip

pengendalian intern dan IFRS, SOP pengadaan

barang/jasa yang dibutuhkan perusahaan.

12) Memelihara/menyimpan pembukuan, administrasi

keuangan dan dokumen keuangan PTPN II lainnya. dan

dokumen yang berkaitan dengan pengadaan

barang/jasa yang dibutuhkan perusahaan.

13) Menyelenggarakan & memelihara akuntansi keuangan,

akuntansi biaya, verifikasi dan akuntansi aktiva tetap.

14) Menyiapkan dan mengkoordinasikan penyusunan

anggaran dan pendapatan tahunan disesuaikan dengan

kebijakan dan kemampuan pendanaan yang telah

ditetapkan.

15) Merencanakan, melaksanakan dan mengendalikan

penggunaan anggaran yang telah disediakan untuk

Direktorat Komersil.

16) Mengevaluasi sistim kerja (proses bisnis) bagian

Komersil, Bagian Pembiayaan, Bagian SDM dan Bagian

Umum .

17) Memelihara keseimbangan antara pertumbuhan dan

keuntungan perusahaan.

18) Melaksanakan restrukturisasi bidang keuangan

perusahaan, terutama dalam restrukturisasi hutang

jangka panjang dan hutang jangka pendek perusahaan.

PTPN II

BOARD MANUAL

144



ketentuan dalam Anggaran Dasar, Keputusan RUPS

dan Peraturan Perundang-undangan yang berlaku.

20) Mengelola Sumber Daya Manusia

1. Pengertian dan prinsip

a) Pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM)

adalah proses perencanaan, rekrutmen dan

penempatan pengembangan dan perenca-naan

karir ( carier planing), mutasi dan pemberhentian

SDM.

b) Pengelolaan SDM dilakukan dengan didukung

sistem informasi yang tepat, cepat dan selalu

dikembangkan sesuai dengan misi dan visi

perusahaan.

c) Perencanaan SDM adalah proses menentukan

kebutuhan SDM yang diintegrasikan dengan

rencana strategis perusahaan.

d) Perencanaan SDM bertujuan untuk memenuhi

kebutuhan jumlah dan mutu SDM sesuai dengan

sasaran strategis perusahaan yaitu SDM

berbasis kompetensi (Competence Based

Human Resource Management/CBHRM) dan

Total Quality managemnt (TQM).

2. Rekrutmen dan Penempatan

a) Informasi kebutuhan karyawan diumumkan

secara transparan, antara lain melalui multimedia

massa (local atau nasional), website, perguruan

tinggi atau media lainnya.

PTPN II

BOARD MANUAL

145


b) Proses seleksi dilaksanakan dengan cara yang

adil dan transparan

c) Hasil seleksi diinformasikan kepada calon tenaga

kerja melaui media yang telah ditentukan.

d) Setiap karyawan harus bersedia ditempatkan

dimanapun sesuai dengan kebutuhan

perusahaan dan menandatangani pernyataan

kepatuhan terhadap Code of Conduct serta

Perjajian kerja bersama (PKB) yang berisi hak

dan Kewajiaban masing-masing pihak sesuai

dengan kesepakatan pada saat proses seleksi.

e) Setiap manajer kunci (Kepala Bagian, General

Manager, dan Manager) wajib menandatangani

kontrak managemen dengan Direktur Utama

pada saat diangkat, memegang jabatan baru dan

dievaluasi secara periodik.

3. Pengembangan & Perencanaan Karir SDM

a) Pengembangan SDM meliputi proses

peningkatan kompetensi pengembangan dan

sistem jalur karir ( career planning).

b) Program pendidikan dan pelatihan dilaksanakan

sesuai dengan kebutuhan perusahaan setelah

dilakukan analisa kebutuhan atas pendidikan dan

pelatihan.

c) Pelaksanaan program pengembangan

kompetensi karyawan dilakukan oleh Direktur

Komersil berkoordinasi dengan Direktur terkait.

PTPN II

BOARD MANUAL

146


d) Direktur Komersil membuat laporan rencana dan

pelaksanaan program tahunan pengembangan

SDM kepada Direktur Utama untuk disampaikan

kepada Dewan Komisaris.

e) Dewan Komisaris memberikan masukan mengenai

program tahunan pengembangan SDM.

B. Tanggungjawab

1) Direktur Komersil bertanggung jawab kepada Direktur

Utama dan bersama dengan Direktur Operasional

bertanggung jawab kepada Rapat Umum Pemegang

Saham (RUPS) atas ketetapan dan kebenaran

pelaksanaan tugas dan kewajiban yang dilimpahkan

kepadanya berdasarkan Anggaran Dasar Perusahaan

serta ketentuan lainnya yang berlaku.

2) Bertanggungjawab secara pribadi atas pengambilan

keputusan yang dilakukan oleh Kepala Bagian Komersil,

Kepala Bagian Pembiayaan, Kepala Bagian SDM dan

Kepala Bagian Umum.

3) Bertanggungjawab penuh atas hal-hal lain sesuai

dengan ketentuan yang diatur dalam Anggaran Dasar

dan Peraturan Perundang-undangan yang berlaku.

C. Hak dan Wewenang:

1) Berhak memperoleh gaji, fasilitas, tunjangan & santunan

purna jabatan sesuai dengan keputusan RUPS.


PTPN II

BOARD MANUAL

147





4) Berwenang bertindak atas nama Direksi atas

penunjukan dari Direktur Utama, jika Direktur Utama

tidak ada atau berhalangan dan atau karena penunjukan

Komisaris apabila Direktur Utama tidak melakukan

penunjukan.

5) Berwenang mengusulkan kepada Direktur Utama untuk

mengangkat, memutasikan dan memberhentikan

Karyawan di lingkungan Direktorat Komersil sesuai

dengan peraturan kepegawaian PTPN II dan peraturan


6) Menandatangani semua dokumen dan surat-surat

berharga, surat keputusan, surat lainnya yang

berhubungan dengan bagian komersil, bagian SDM,

bagian umum dan bagian pembiayaan. sesuai dengan

peraturan yang berlaku.



terkait.

8) Menilai prestasi kerja Kepala Bagian Komersil, Kepala

Bagian Pembiayaan, Kepala Bagian SDM dan Kepala

Bagian Umum serta mengevaluasi hasil penilaian

prestasi kerja Kepala Urusan yang diajukan Kepala

Bagian Komersil, Kepala Bagian Pembiayaan serta

Kepala Bagian SDM dan Kepala Bagian Umum.

PTPN II

BOARD MANUAL

148


9) Membimbing, membina dan mengembangkan karyawan

bawahannya serta mengelola pemanfaatan prasarana

dan sarana kerja sesuai kebutuhan.

10) Menetapkan sistim sarana dan prasarana informasi

melalui teknologi informasi yang terintegrasi berbasis

data base.

11) Menjalankan tindakan-tindakan lainnya mengenai

pengawasan dan pemilikan kekayaan PTPN II sesuai

dengan ketentuan yang diatur dalam Anggaran Dasar

dan yang ditetapkan dalam RUPS berdasarkan


D. Kewajiban

1) Menetapkan visi, misi dan strategi dilingkungan

Direktorat komersil yang diselaraskan dengan visi, misi

dan strategi korporasi.

2) Merumuskan program kegiatan setiap awal tahun

Bagian Komersil, Bagian Pembiayaan, Bagian SDM dan

Bagian Umum yang didasarkan kepada RKAP dan

RJPP yang telah disahkan.

3) Menyiapkan rancangan RKAP, RJPP dan rencana

lainnya dibagian komersil, bagian pembiayaan, bagian

SDM dan Bagian Umum dan mengkoordinir penyusunan

RKAP, RJPP dan rencana lainnya secara korporasi.

4) Merumuskan kebijakan dan menyusun pedoman yang

akan digunakan dalam lingkungan Direktorat komersil

dan selanjutnya disampaikan kepada Direktur Utama

untuk ditetapkan.

PTPN II

BOARD MANUAL

149


5) Dalam pelaksanaan tugasnya wajib mencurahkan

tenaga, pikiran dan perhatian secara penuh pada tugas,

kewajiban dan pencapaian tujuan PTPN II.

6) Membina dan mengembangkan efektivitas dan efisiensi

pengelolaan di Bagian Komersil, Bagian Pembiayaan

Bagian SDM.dan Bagian Umum sesuai dengan rencana

yang ditetapkan.

7) Menyiapkan dan menyajikan laporan kemajuan/ hasil

kerja perusahaan serta laporan hasil kerja dibidang

komersil, bidang pembiayaan, bidang SDM dan

umum.secara berkala, untuk laporan Direksi kepada

Pemegang Saham, Dewan Komisaris dan pihak terkait

lainnya.

8) Mengelola seluruh keuangan yang dimilki oleh

perusahaan untuk menjalankan roda perusahaan

seefektif mungkin.



terkait lainnya.

10) Menjalankan kewajiban-kewajiban lainnya sesuai

dengan Anggaran Dasar dan ketentuan Peraturan

Perundang-undangan yang berlaku.

E. HUBUNGAN ORGANISASIONAL

1) Menyampaikan pertanggung jawaban atas pelaksanaan

tugas-tugas kepada Direktur Utama terhadap tugas-tugas

dengan segala kebijakan pelaksanaannya yang diterima

dari Direktur Utama

PTPN II

BOARD MANUAL

150



pelaksanaannya kepada Kepala Bagian Komersil, Kepala

Bagian Pembiayaan, Kepala Bagian SDM dan Kepala

Bagian Umum serta mengawasi pelaksanaannya dan

menerima pertanggung jawaban atas pelaksanaan tugas-

tugas tersebut.

3) Hubungan dengan Direktur Operasional bersifat

koordinasi.

2.3. ORGAN PENDUKUNG DIREKSI

1. Satuan Pengawasan Intern

Satuan Pengawasan Intern (SPI) adalah unit pengawasan

internal yang mempunyai peran tidak hanya membantu direksi

dalam menjalankan fungsi pengawasannya tetapi juga sebagai

konsultan (mitra strategis) bagi manajemen dalam rangka

peningkatan penerapan manajemen risiko, pengendalian

internal dan penerapan prinsip-prinsip GCG.

Direksi wajib menyelenggarakan pengawasan intern yang

berkualitas dan efektif.

A. Perusahaan memiliki Piagam Pengawasan Intern yang

ditetapkan oleh Direksi.

1) Piagam Pengawasan (Internal Audit Charter) yang

disepakati dan ditetapkan oleh Direksi setelah

mempertimbangkan saran-saran Dewan Komisaris.

2) Muatan Piagam Pengawasan Intern :

Sesuai dengan ketentuan yang berlaku (UU

Perusahaan dan peraturan pelaksanaannya)

PTPN II

BOARD MANUAL

151


Mempertimbangkan Standar Profesional Audit Intern

yang dibuat oleh FK-SPI Perusahaan dan/ atau

Konsorsium Organisasi Profesi Audit Intern atau

International Professional Practices Framework of

Internal Auditing.

Minimal menjelaskan posisi fungsi audit internal

dalam organisasi, kewenangan fungsi audit internal

untuk mendapatkan akses terhadap semua catatan,

personil dan aset perusahaan yang diperlukan dalam

rangka pelaksanaan tugasnya dan menjelaskan

ruang lingkup fungsi audit internal.

2. Sistem Pengendalian Internal (Internal Control System)

A. Direksi harus menetapkan suatu sistem pengendalian intern

yang efektif untuk mengamankan investasi dan aset

perusahaan.

B. Sistem pengendalian intern sebagaimana dimaksud pada

point A, antara lain mencakup hal-hal sebagai berikut

1) Lingkungan pengendalian intern dalam perusahaan yang

dilaksanakan dengan disiplin dan terstruktur, yang terdiri

dari :

a) Intergritas, nilai etika dan kompetensi karyawan.

b) Filosofi dan gaya manajemen

c) Cara yang ditempuh manajemen dalam melak-

sanakan kewenagan dan tanggung jawabnya.

d) pengorganisasian dan pengembangan sumber daya

manusia; dan

PTPN II

BOARD MANUAL

152


e) Perhatian dan arahan yang dilakukan oleh Direksi.

2) Pengkajian terhadap pengelolaan risiko usaha (risk

assesment) yaitu suatu proses untuk menginden-tifikasi,

menganalisis, menilai pengeloalaan risiko yang relevan.

3) Aktivitas pengendalian yaitu tindakan-tindakan yang

dilakukan dalam suatu proses pengendalian terhadap

kegiatan perusahaan pada setiap tingkat dan unit dalam

struktur organisasi BUMN, antara lain mengenai

kewenangan, otorisasi, verifikasi, rekonsiliasi, penilaian

atas prestasi kerja, pembagian tugas, dan keamanan

terhadap aset perusahaan.

4) Sistem informasi dan komunikasi, yaitu suatu proses

penyajian laporan mengenai kegiatan operasional,

finansial, serta ketaatan dan kepatuhan terhadap

ketentuan peraturan perundang-undangan oleh BUMN.

5) monitoring, yaitu proses penilaian terhadap kualitas

sistem pengendalian intern, termasuk fungsi internal

audit pada setiap tingkat dan unit dalam struktur

organisasi BUMN sehingga dapat dilaksanakan secara

optimal.

Direksi menyusun ketentuan yang mengatur mekanisme

pelaporan atas dugaan penyimpangan pada BUMN yang

bersangkutan.

3. Sekretaris Perusahaan

Sekretaris Perusahaan merupakan organ pendukung Direksi

yang berfungsi sebagai pejabat penghubung antara Direksi

dengan Stakeholders perusahaan.Tugas pokok Sekretaris

Perusahaan adalah menyediakan informasi yang akurat,

PTPN II

BOARD MANUAL

153


obyektif serta tepat waktu mengenai perusahaan kepada

stakeholders.

Begitu pentingnya fungsi Sekretaris Perusahaan, dalam

Peraturan Menteri Negara BUMN Nomor PER-01/

MBU/2011 diatur sebagai berikut :

1) Direksi wajib menyelenggarakan fungsi Sekretaris

Perusasahaan (Corporate Secretary).

2) Penyelenggaraan fungsi sekretaris perusahaan

sebagaimana dimaksud pada ayat 1), dapat dilakukan

dengan mengangkat seorang sekretaris perusahaan,

khususnya bagi BUMN dengan sifat khusus.

3) Sekretaris Perusahaan sebagaimana dimaksud pada

ayat 2), diangkat dan diberhentikan oleh Direktur Utama

berdasarkan mekanisme internal perusahaan dengan

persetujuan Dewan Komisaris,

4) Fungsi Sekretaris Perusahaan sebagaimana dimaksud

pada ayat 1) adalah :

1) Memastikan bahwa BUMN mematuhi peratu-ran

tentang persyaratan keterbukaan sejalan dengan

penerapan prinsip-prinsip GCG

2) Memberikan informasi yang dibutuhkan oleh Direksi

dan Dewan Komisaris secara berkala dan/atau

sewaktu-waktu apabila diminta

3) Sebagai penghubung (liaison officer)

4) Menatausahakan serta menyimpan dokumen

perusahaan, termasuk tetapi tidak terbatas pada

PTPN II

BOARD MANUAL

154


Daftar Pemegang Saham, daftar khusus, dan risalah

rapat Direksi, rapat Dewan Komisaris dan RUPS.

5) Direksi wajib menjaga dan mengevaluasi kualitas fungsi

sekretaris perusahaan.

Sekretaris Perusahaan PT. Perkebunan Nusantara II

memiliki struktur sebagai berikut:

a) Sekretaris Perusahaan diangkat dan diberhentikan oleh

Direktur Utama berdasarkan mekanisme internal

perusahaan dengan persetujuan Dewan Komisaris, yang

kedudukannya berada langsung dibawah Direktur Utama

serta bertanggungjawab kepada Direktur Utama.

b) Sekretaris Perusahaan dibantu oleh fungsi hubungan

masyarakat, fungsi tata kelola perusahaan, fungsi

protokoler dan administrasi dan staff hukum (legal

officer).

c) Sekretaris Perusahaan telah memiliki job description,

hak/wewenang serta kewajiban/ tanggung jawab

masing-masing secara rinci dan jelas.

d) Sekretaris Perusahaan memiliki mekanisme kerja baku

(Buku Pedoman Pelaksanaan Sekretaris Perusahaan)

dalam menjalankan fungsinya.

e) Sekretaris Perusahaan memiliki rencana kerja tahunan

dan evaluasi pencapaiannya.

f) Fungsi Sekretaris Perusahaan adalah :

1) Memastikan bahwa BUMN mematuhi peraturan

tentang persyaratan keterbukaan sejalan dengan

penerapan prinsip-prinsip GCG

PTPN II

BOARD MANUAL

155


2) memberikan informasi yang dibutuhkan oleh Direksi

dan Dewan Komisaris secara berkala dan/atau

sewaktu-waktu apabila diminta

3) Sebagai penghubung (liaison officer); dan

4) menatausahakan serta menyimpan dokumen

perusahaan, termasuk tetapi tidak terbatas pada

daftar Pemegang Saham, daftar Khusus dan risalah

rapat Direksi, risalah rapat Dewan Komisaris dan

RUPS.

g) Direksi wajib menjaga dan mengevaluasi kualitas fungsi

Sekretaris Perusahaan.

IV.3. MEKANISME RAPAT

1) Rapat Direksi

Penyelenggaraan Rapat Direksi harus diadakan secara berkala

sekurang-kurangnya sekali dalam setiap bulan, dan dalam rapat

tersebut dapat mengundang Dewan Komisaris. Rapat juga dapat

dilakukan setiap waktu yaitu dan atau setiap kali apabila dianggap

perlu oleh seorang atau lebih anggota Direksi atau atas permintaan

tertulis dari seorang atau lebih anggota Komisaris atau atas

permintaan tertulis dari 1 (satu) orang atau lebih pemegang saham

yang bersama-sama mewakili 1/10 (satu per sepuluh) atau lebih

dari jumlah seluruh saham dengan hak suara.

Direksi harus membuat jadwal dan agenda rapat yang telah

disepakati bersama dalam setahun untuk setiap tahunnya, namun

dalam pelaksanaannya jadual tersebut dapat bertambah sewaktu-

waktu apabila diperlukan.

PTPN II

BOARD MANUAL

156


A. Prosedur Penyelenggaraan

a. Rapat diadakan ditempat kedudukan PTPN II atau tempat

kegiatan usaha PTPN II atau di tempat lain di wilayah

Republik Indonesia yang ditetapkan oleh Direksi.

b. Panggilan rapat dilakukan secara tertulis oleh anggota

Direksi yang berhak mewakili PTPN II dan disampaikan

dalam jangka waktu paling lambat 3 (tiga) hari sebelum

rapat diadakan atau dalam waktu yang lebih singkat jika

dalam keadaan mendesak, dengan tidak memperhitungkan

tanggal panggilan dan tanggal rapat, namun panggilan tidak

dipersyaratkan apabila semua anggota Direksi hadir dalam

rapat.

c. Dalam surat panggilan rapat sebagaimana dimaksud dalam

pada butir (b) diatas harus mencantumkan acara, tanggal,

waktu dan tempat rapat

d. Semua rapat Direksi dipimpin oleh Direktur Utama atau oleh

seorang Direktur yang ditunjuk oleh Direktur Utama jika

Direktur Utama tidak melakukan penunjukkan, maka salah

seorang Direktur yang terlama dalam jabatan sebagai

anggota Direksi yang memimpin rapat Direksi. Dalam hal

Direktur yang paling lama menjabat sebagai anggota Direksi

PTPN II lebih dari 1 (satu) orang, maka Direktur yang tertua

dalam usia yang bertindak sebagai pimpinan rapat Direksi.

e. Direksi harus menetapkan tata tertib rapat Direksi

B. Prosedur Pengambilan Keputusan

a) Untuk memberikan suara dalam pengambilan keputu-san,

seorang anggota Direksi dapat diwakili dalam rapat hanya

oleh anggota Direksi lainnya berdasarkan kuasa tertulis

yang diberikan khusus untuk keperluan itu

PTPN II

BOARD MANUAL

157


b) Seorang anggota Direksi hanya dapat mewakili seorang

anggota Direksi lainnya.Semua keputusan dalam rapat

Direksi diambil dengan musyawarah untuk mufakat

c) Dalam hal keputusan tidak dapat diambil dengan

musyawarah mufakat, maka keputusan diambil dengan

suara terbanyak biasa.

d) Setiap anggota Direksi berhak mengeluarkan 1 (satu) suara

dan tambahan 1 (satu) suara untuk anggota Direksi yang

diwakilinya

e) Apabila jumlah suara yang setuju dan yang tidak setuju

sama banyaknya, maka keputusan rapat adalah yang

sesuai dengan pendapat ketua rapat dengan tetap

memperhatikan ketentuan mengenai pertanggung-jawaban

sebagaimana fitetapkan bahwa setiap anggota Direksi

bertanggung jawab penuh secara pribadi apabila yang

bersangkutan bersalah atau lalai menjalankan tugasnya

untuk kepentingan dan usaha PTPN II.

f) Suara blanko (abstain) dianggap menyetujui usul yang

diajukan dalam rapat dan bertanggung jawab atas hasil

keputusan rapat .

g) Suara yang tidak sah dianggap tidak ada dan tidak dihitung

dalam menentukan jumlah suara yang dikeluarkan dalam

rapat.

h) Rapat Direksi adalah sah dan berhak mengambil keputusan

yang mengikat, apabila dihadiri oleh lebih dari ½ (satu per

dua) jumlah anggota Direksi atau wakilnya.

PTPN II

BOARD MANUAL

158


i) Keputusan-keputusan yang mengikat dapat pula diambil

tanpa diadakan rapat Direksi, sepanjang keputusan itu

disetujui secara tertulis dan ditanda-tangani oleh semua

anggota Direksi.

C. Prosedur Rapat dan Risalah Rapat

a) Proses rapat Direksi, pada umunya berjalan sebagai

berikut :

Pembukaan rapat oleh Pimpinan Rapat

Penunjukan Notulis Rapat oleh Pimpinan Rapat

Pengisian daftar hadir

Pembahasan materi rapat

Pengambilan keputusan atau simpulan

Pembacaan dan penandatanganan Notulen Rapat.

Penutup.

Apabila rapat diselenggarakan khusus hanya untuk anggota

Direksi, dengan syarat bahwa rapat tidak boleh dihadiri oleh

Sekretaris Perusahaan maka Notulis ditunjuk dari salah

seorang Direksi yang hadir oleh Pimpinan Rapat, dan jika

rapat mengikutsertakan dengan pejabat lainnya dalam

perusahaan maka Notulisnya adalah dari Sekretaris

Perusahaan.

b) Risalah Rapat

Risalah Rapat harus dibuat untuk setiap Rapat Direksi yang

memuat segala sesuatu yang dibicarakan dan diputuskan

dalam rapat, termasuk tetapi tidak terbatas pada pendapat-

pendapat yang berkembang dalam rapat, baik pendapat

yang mendukung maupun yang tidak mendukung atau

pendapat berbeda (dissenting opinion), serta alasan

ketidakhadiran anggota Direksi apabila ada.

PTPN II

BOARD MANUAL

159


Dalam risalah tersebut harus mencantumkan tata tertib rapat

dan pendapat yang berbeda (dissenting comment) dengan

apa yang diputuskan dalam rapat Direksi (bila ada) serta

hasil evaluasi terhadap pelaksanaan keputusan rapat

sebelumnya.

Risalah rapat tersebut disusun berdasarkan Notulen Rapat,

dan proses berikutnya adalah :

Risalah Rapat harus ditandatangani oleh Pimpinan

Rapat dan oleh salah seorang anggota Direksi yang

ditunjuk oleh dan dari antara Direksi yang hadir.

Semua anggota Direksi berhak menerima salinan risalah

rapat Direksi, terlepas apakah anggota Direksi yang

bersangkutan hadir atau tidak dalam rapat Direksi

terebut.

Dalam jangka waktu 14 (empat belas) hari terhitung

sejak tanggal pengiriman risalah rapat tersebut, setiap

anggota Direksi yang hadir dan atau diwakili dalam rapat

Direksi harus menyampaikan persetujuan atau

keberatannya dan atau usul perbaikannya, bila ada, atas

apa yang tercantum dalam risalah rapat Direksi kepada

Pimpinan Rapat Direksi tersebut.

Jika ada keberatan dan atau usulan perbaikan atas

risalah rapat tidak diterima dalam jangka waktu tersebut,

maka dapat disimpulkan bahwa memang tidak ada

keberatan dan atau perbaikan terhadap risalah rapat

Direksi tersebut.

Risalah asli dari setiap rapat Direksi harus dijilid dalam

kumpulan tahunan dan disimpan oleh perusahaan serta

harus tersedia bila diminta oleh setiap anggota

Komisaris dan Direksi.

PTPN II

BOARD MANUAL

160


Jumlah rapat Direksi dan jumlah kehadiran masing-

masing anggota Direksi harus dimuat dalam Laporan

Tahunan (Annual Report) BUMN,

2) Rapat Internal Direktorat

1) Rapat internal Direktorat dilaksanakan setiap kali apabila

dianggap perlu oleh Direktur yang bersangkutan untuk

membahas suatu permasalahan yang perlu ditindaklanjuti

sendiri atau sebagai bahan rapat yang akan dibawa dalam

Rapat Direksi.

2) Peserta rapat adalah Direktur yang bersangkutan dengan

Kepala Bagian yang berada dibawahnya termasuk kepala

urusannya dan bila diperlukan dapat mengundang Manajer

dan Kepala Bagian yang lain.

3) Panggilan rapat dilakukan secara tertulis oleh Direktur yang

bersangkutan dan disampaikan dalam jangka waktu

sekurang-kurangnya 3 (tiga) hari sebelum rapat diadakan.

Dalam panggilan rapat tersebut harus dicantumkan tanggal,

waktu, tempat dan materi rapat, dan copy undangan rapat

disampaikan kepada Direktur lainnya sebagai

pemberitahuan.

4) Penyelenggaraan rapat;

a) Rapat dipimpin oleh Direktur yang bersangkutan.

b) Pembukaan rapat oleh pimpinan rapat.

c) Penunjukan Notulis Rapat oleh pimpinan rapat.

d) Pengisian daftar hadir untuk seluruh peserta rapat,

diedarkan oleh petugas yang ditunjuk pimpinan rapat

PTPN II

BOARD MANUAL

161


e) Pemaparan materi/pokok masalah yang akan dibahas

oleh Pejabat yang ditunjuk

f) Pembahasan materi rapat.

g) Penetapan keputusan atau kesimpulan rapat.

h) Penandatanganan Notulen Rapat.

i) Penutupan rapat.

5) Notulen Rapat diserahkan kepada Pimpinan Rapat dan

salinannya diberikan kepada masing-masing Kepala Bagian/

Manajer terkait bila menyangkut kepada hal-hal yang perlu

ditindaklanjuti.

IV.4. PENILAIAN KINERJA

1. Pengertian Dan Tujuan Kontrak Manajemen

Pemegang saham melakukan evaluasi/penilaian kinerja Komisaris

dan Direksi dengan mengacu kepada Kontrak Manajemen yang

telah disepakati antara Pemegang Saham dengan Manajemen

Perusahaan yaitu Komisaris dan Direksi. Kontrak manajemen

dibuat setahun sekali yang ditandatangani bersamaan dengan

pengesahan RKAP oleh Pemegang Saham, komisaris, dan Direksi.

Kontrak manajemen pada dasarnya merupakan kesepakatan

antara pemegang saham dengan Komisaris dan Direksi yang berisi

target-target pencapaian Indikator Kinerja Kunci (KPI)

Tujuan dibuatnya Kontrak Manajemen adalah:

1). Memberikan motivasi kepada manajemen untuk meningkatkan

kinerjanya.

2). Membatasi Pemegang Saham agar tidak terlibat dalam proses

pengelolaan perusahaan, tetapi berorientasi kepada hasil akhir.

PTPN II

BOARD MANUAL

162


3). Memberikan kewenangan yang lebih luas kepada manajemen

dalam mengelola perusahaan.

4). Sebagai dasar penerapan “Reward and Punishment” berdasarkan penilaian kuantitatif dan objektif.

2. Mekanisme Pembuatan Kontrak Manajemen

Sebelum memilih Indikator Kinerja Kunci (IKK) terlebih dahulu

dilakukan pembahasan yang mendalam antara Direksi dan

Komisaris, dengan pemegang Saham mengenai :

Posisi perusahaan saat ini, meliputi pencapaian kinerja tahun

terakhir dan atau bulan terakhir tahun berjalan: kekuatan,

kelemahan, kesempatan, dan ancaman, tiap bidang kegiatan.

Benchmark/best practise untuk perusahaan sejenis serta daya

tarik pasar dan daya saing perusahaan.

Arah pengembangan dan sasaran kinerja jangka menengah

yang akan di capai.

Rencana strategis dan langkah-langkah yang akan ditempuh

dalam rangka pencapaian sasaran.

Berdasarkan hasil pembahasan dipilih Indikator Kinerja Kunci

berdasarkan kriteria-kriteria berikut :

IKK mencakup unsur-unsur yang dominan dalam rangka

pencapaian sasaran-sasaran

Dapat diukur (measurable) dan dapat diaudit (auditable)

Sejauh mungkin merupakan hal-hal yang berada dalam

pengendalian manajemen serta merupakan faktor-faktor kunci

keberhasilan kinerja manajemen.

PTPN II

BOARD MANUAL

163


Mencakup kegiatan pokok perusahaan antara lain kegiatan

pemasaran, produksi, keuangan, manajemen SDM atau lainnya.

Pada dasarnya pemilihan Indikator Kinerja Kunci (IKK) di lihat dari 3

(tiga) aspek utama dan setiap aspek terdiri dari beberapa indikator

sebagai berikut :

1). IKK aspek finansial

Merupakan indikator yang terkait dengan profitabilitas,

pengembalian modal, kualitas aktiva dan aspek finansial

lainnya. Indikator yang termasuk dalam aspek finansial antara

lain adalah:

a) Earning Before Income Tax (EBIT) (dalam Rupiah)

b) Net Profit Margin (NPM) (dalam %)

c) Return On Equity(ROE)

d) Return On Investment(ROI)

e) Cash Ratio

f) Return On Capital Employee (ROCE) (dalam %)

g) Current Ratio (dalam %)

h) Collection Period (dalam hari)

i) Inventory Turn Over

j) Total Asset Turn Over (TATO)

k) Rasio Total Modal Sendiri Terhadap Total Asset

l) Investment Turn Over (ITO) (kali)

m) Debt Service Coverage (kali)

n) Solvabilitas (dalam %)

2). IKK aspek operasional

Merupakan indikator teknis operasional yang spesifik untuk

setiap perusahaan. Indikator yang termasuk dalam aspek teknis

operasional antara lain :

PTPN II

BOARD MANUAL

164


a) Kuantum Penjualan (dalam ton)

b) Produktivitas (dalam ton/ha)

c) Rendemen (dalam %), untuk setiap jenis produk.

d) Biaya Af Pabrik (dalam Rupiah)

e) Utilisasi Pabrik

f) Losses Pabrik

g) Pengadaan

3) IKK Aspek Efek Dinamis

Merupakan indikator mengenai kegiatan yang pengaruhnya

terlihat untuk jangka panjang (lebih dari 1 tahun). Indikator yang

termasuk dalam aspek efek dinamis antara lain:

a) Pemupukan (dalam ton)

b) Replanting (dalam ha)

c) Pengembangan SDM (jumlah orang)

d) Industri Hilir (unit)

e) Perluasan Areal Efektif

f) Penelitian dan Pengembangan

g) Budaya Kerja

h) Pemeliharaan Asset Perusahaan

Setelah Indikator dan sub indikator dalam masing-masing aspek

ditetapkan selanjutnya ditentukan target yang hendak dicapai

dari tiap-tiap indikator/sub indikator dan target tersebut harus

mencerminkan tahap pencapaian sasaran perbaikan kinerja

jangka menengah & jangka panjang serta setiap target harus

cukup menantang tetapi realistis.

Selanjutnya Pemegang Saham dengan Komisaris dan Direksi

merumuskan penetapan bobot masing-masing Indikator Kinerja

Kunci (IKK) setiap aspek dimana bobot IKK aspek operasional

PTPN II

BOARD MANUAL

165


harus lebih tinggi dari bobot aspek finansial dan efek dinamis,

dengan bobot keseluruhan aspek adalah 100%.

3. Laporan Dan Evaluasi Pencapaian Target.

1). Direksi melaporkan pencapaian target untuk masing-masing IKK

bersamaan dengan laporan manajemen triwulanan, semesteran

dan tahunan kepada Komisaris dan Pemegang Saham.

Komisaris dan Pemegang Saham melakukan evaluasi terhadap

laporan pencapaian target dari masing-masing IKK yang

diterima dari Direksi secara triwulanan, semesteran dan

melakukan tindakan yang diperlukan dalam rangka pencapaian

target yang telah ditetapkan.

Berdasarkan laporan triwulanan maupun semesteran, Direksi

dapat menghitung skor yang telah dicapai untuk masing-masing

indikator.

2). Setiap akhir tahun, laporan pencapaian target yang telah

ditetapkan termasuk Indikator Kinerja Kunci merupakan bagian

dari laporan manajemen tahunan yang harus diaudit oleh pihak

yang independen.

Total skor Indikator Kinerja Kunci yang telah dicapai digunakan

oleh Pemegang Saham sebagai salah satu acuan dalam

melakukan penilaian kinerja Direksi dan Komisaris

IV.5. PENUTUP

Sesuai dengan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Peraturan

Menteri Negara BUMN Nomor : PER-01/MBU/2011 tanggal 1

Agustus 2011, disebutkan bahwa dalam Laporan Tahunan harus

memuat informasi antara lain :

PTPN II

BOARD MANUAL

166


1. Direksi harus menyampaikan informasi mengenai identitas,

pekerjaan-pekerjaan utamanya, jabatan Dewan Komisaris di anak

perusahaan/perusahaan patungan dan/atau perusahaan lain,

termasuk rapat-rapat yang dilakukan dalam satu tahun buku

(rapat internal maupun rapat gabungan dengan Dewan

Komisaris), serta gaji, fasilitas dan/atau tunjngan lain yang

diterima dari PT Perkebunan Nusantara II dan/ atau anak

perusahaan/ perusahaan patungan, untuk dimuat dalam Laporan

Tahunan PTPN II (Pasal 19 ayat 3).

2. Informasi mengenai jumlah rapat Direksi serta jumlah kehadiran

masing-masing anggota Direksi (Pasal 24 ayat 6).

Materi dalam pedoman ini dapat dirubah dan direvisi sewaktu-

waktu sesuai dengan perubahan organisasi perusahaan maupun

perkembangan perusahaan.

kesepakatan bersama direksi dan komisaris dalam...

Documents