1ii - sucofindo.co.id manual pt sucofindo... · pengangkatan direksi ..... 12 6. masa jabatan ........
TRANSCRIPT
1
1ii
1iii
�
i�
KATA PENGANTAR
Board Manual merupakan Pedoman bagi Dewan Komisaris dan Direksi yang memuat kumpulan dari prinsip-prinsip hukum korporasi dan ketentuan yang terdapat di dalam peraturan perundang-undangan, Anggaran Dasar Perusahaan maupun peraturan Perusahaan yang mengatur mengenai tata kelola dan tata kerja Dewan Komisaris dan Direksi. Selain diambil dan merupakan pengembangan dari berbagai kebiasaan ketentuan yang berlaku bagi PT SUCOFINDO (PERSERO), didasarkan pula pada kebiasaan-kebiasaan atau praktik terbaik yang diterapkan atau dilaksanakan oleh perusahaan-perusahaan lain. Dengan melakukan apa yang telah dituangkan dalam setiap butir Board Manual, komitmen Dewan Komisaris dan Direksi ini dapat menjadi motivasi Pegawai untuk melaksanakan prinsip Good Corporate Governance secara konsekuen, konsisten dan berkesinambungan pada lingkungan kerjanya. Setiap penyempurnaan atas isi Board Manual akan dilakukan oleh satuan kerja Corporate Secretary dengan melakukan penyesuaian dengan kondisi terkini perusahaan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku terkait dengan Badan Usaha Milik Negara (BUMN). Jakarta, 29 April 2016
1iv
1v
1vi
1vii
�
v�
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR .................................................................................... iii LEMBAR PENGESAHAN BOARD MANUAL ................................................ v DAFTAR ISI ................................................................................................... vii BAB I PENDAHULUAN ................................................................................ 1 A. LATAR BELAKANG .............................................................................. 1
B. MAKSUD DAN TUJUAN ....................................................................... 1 C. DAFTAR ISTILAH ................................................................................. 2 D. ACUAN PEDOMAN ............................................................................... 6 BAB II DIREKSI ............................................................................................ 9 A. SUSUNAN DIREKSI .............................................................................. 9
1. Keanggotaan Direksi ....................................................................... 9 2. Persyaratan .................................................................................... 9
a. Persyaratan Formal ................................................................. 9 b. Persyaratan Materiil ............................................................... 10 c. Persyaratan Lainnya .............................................................. 11
3. Komposisi Direksi .......................................................................... 11 4. Pencalonan ................................................................................... 12 5. Pengangkatan Direksi ................................................................... 12 6. Masa Jabatan ............................................................................... 13 7. Pemberhentian Anggota Direksi Sewaktu-waktu Sebelum
Masa Jabatan Berakhir ................................................................. 14 8. Pemberhentian Sementara Waktu Anggota Direksi ....................... 15 9. Pengunduran Diri Anggota Direksi ................................................ 16 10. Pengisian Jabatan Lowong Anggota Direksi .................................. 17 11. Keadaan Seluruh Anggota Direksi Lowong ................................... 18 12. Pengalihan Tugas Sementara Anggota Direksi ............................. 18 13. Pengganti Sementara Anggota Direksi .......................................... 19
B. PROGRAM PENGENALAN DAN PENINGKATAN KAPABILITAS .... 20 1. Program Pengenalan .................................................................... 20 2. Program Peningkatan Kapabilitas ................................................. 21
C. ETIKA JABATAN ................................................................................ 23
1viii
�
vi�
D. TUGAS, KEWAJIBAN, WEWENANG SERTA HAK DIREKSI ............ 24 1. Tugas dan Kewajiban Direksi ........................................................ 24 2. Wewenang Direksi ........................................................................ 33 3. Hak Direksi .................................................................................... 36
E. RAPAT DIREKSI ................................................................................. 37 1. Jenis Rapat ................................................................................... 37 2. Mekanisme Pelaksanaan Rapat Direksi ........................................ 38
F. INDEPENDENSI DIREKSI ................................................................... 47 G. PENETAPAN KEBIJAKAN PENGURUSAN PERUSAHAAN OLEH
DIREKSI ............................................................................................... 47 H. PENGGUNAAN SARAN PROFESIONAL ........................................... 49 I. EVALUASI KINERJA DIREKSI ........................................................... 49 J. ORGAN PENDUKUNG DIREKSI ........................................................ 50
1. Sekretaris Perusahaan .................................................................. 50 2. Satuan Pengawasan Intern (SPI) ......................................................... 52
BAB III DEWAN KOMISARIS ..................................................................... 55 A. SUSUNAN DEWAN KOMISARIS ........................................................ 55
1. Keanggotaan Dewan Komisaris .................................................... 55 2. Persyaratan ................................................................................... 55
a. Persyaratan Formal ................................................................ 55 b. Persyaratan Materiil ................................................................ 56 c. Persyaratan Lainnya ............................................................... 56
3. Komposisi Dewan Komisaris ......................................................... 58 4. Pencalonan ................................................................................... 58 5. Masa Jabatan ................................................................................ 59 6. Pemberhentian Anggota Dewan Komisaris ................................... 59 7. Pengunduran Diri Anggota Dewan Komisaris ................................ 60 8. Pengisian Jabatan Lowong Anggota Dewan Komisaris ................. 62 9. Keadaan Seluruh Anggota Dewan Komisaris Lowong ................... 62
B. PROGRAM PENGENALAN DAN PENINGKATAN KAPABILITAS .... 63 1. Program Pengenalan .................................................................... 63 2. Program Peningkatan Kapabilitas ................................................. 64
C. ETIKA JABATAN ................................................................................ 66 D. FUNGSI, TUGAS, KEWAJIBAN, WEWENANG DAN
HAK DEWAN KOMISARIS .................................................................. 68 1. Fungsi Dewan Komisaris ............................................................... 68 2. Tugas Dan Kewajiban Dewan Komisaris ....................................... 72
1ix
�
vii�
3. Wewenang Dewan Komisaris ........................................................ 82 4. Hak Dewan Komisaris ................................................................... 84
E. RAPAT DEWAN KOMISARIS ............................................................. 84 1. Jenis Rapat Dewan Komisaris ....................................................... 84 2. Mekanisme Pelaksanaan Rapat Dewan Komisaris ........................ 85
F. EVALUASI KINERJA DEWAN KOMISARIS ....................................... 95 G. ORGAN PENDUKUNG DEWAN KOMISARIS .................................... 95
1. Komite-Komite Dewan Komisaris .................................................. 95 2. Sekretariat Dewan Komisaris ........................................................ 98
BAB IV. KEGIATAN ANTAR ORGAN PERUSAHAAN ............................. 101 A. HUBUNGAN KERJA ANTARA DEWAN KOMISARIS DAN
DIREKSI ............................................................................................. 101 B. RAPAT DEWAN KOMISARIS BERSAMA DIREKSI
(RAPAT GABUNGAN) ....................................................................... 102 1. Kebijakan Umum .......................................................................... 102 2. Tempat Penyelenggaraan Rapat .................................................. 102 3. Agenda Dan Panggilan Rapat ...................................................... 103 4. Pimpinan Rapat ............................................................................ 103 5. Pengambilan Keputusan .............................................................. 103 6. Perbedaan Pendapat (Dissenting Opinion) .................................. 104 7. Risalah Rapat ............................................................................... 104 8. Penyelenggaraan Rapat Melalui Sarana Elektronik ...................... 106
C. RAPAT UMUM PEMEGANG SAHAM (RUPS) ................................... 106 1. RUPS Tahunan ............................................................................ 106 2. RUPS Luar Biasa ......................................................................... 107 3. Mekanisme Penyelengaraan RUPS ............................................. 108 4. Ketua dan Berita Acara RUPS ...................................................... 109 5. Kuorum, Hak Suara dan Keputusan ............................................. 110 6. RUPS untuk Memutuskan Penggunaan Laba .............................. 112 7. RUPS untuk Memutuskan Perubahan Anggaran Dasar ............... 113 8. RUPS untuk Penggabungan, Peleburan, Pengambilalihan,
Pemisahan dan Perubahan Bentuk Badan Hukum ....................... 114 9. RUPS untuk Pembubaran Dan Likuidasi ..................................... 114
BAB V PENUTUP ...................................................................................... 117 A. PEMBERLAKUAN BOARD MANUAL ................................................ 117 B. SOSIALISASI BOARD MANUAL ....................................................... 117 C. EVALUASI BOARD MANUAL ............................................................ 117
1x
1
�
1
BAB I PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG Salah satu wujud komitmen PT SUCOFINDO (PERSERO) (selanjutnya disebut “Perusahaan” atau “Perseroan”) dalam mengimplementasikan praktek tata kelola perusahaan yang baik (good corporate governance atau GCG) adalah dengan menyusun Pedoman bagi Dewan Komisaris dan Direksi (selanjutnya disebut “Board Manual”) yaitu merupakan kumpulan dari prinsip-prinsip hukum korporasi dan ketentuan yang terdapat di dalam Anggaran Dasar Perusahaan maupun peraturan Perusahaan dan peraturan perundang-undangan yang mengatur mengenai tata kelola dan tata kerja Dewan Komisaris dan Direksi.
Penerapan GCG di Perusahaan tidak hanya untuk memenuhi peraturan dan perundang-undangan saja, namun harus mampu mewujudkan prinsip-prinsip GCG yaitu transparansi, akuntabilitas, responsibilitas, independensi dan fairness, di seluruh kegiatan Perusahaan secara konsisten. Board Manual ini bersifat dinamis, sehingga dari waktu ke waktu Perusahaan dapat menyesuaikannya. Berbagai ketentuan rinci yang terdapat dalam Anggaran Dasar, Arahan Pemegang Saham yang ditetapkan dalam Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) dan berbagai ketentuan hukum lainnya tetap mengikat walaupun tidak secara spesifik diuraikan dalam Board Manual ini dan apabila terdapat ketentuan dalam Board
Manual yang tidak sesuai dengan peraturan perundangan baru, maka ketentuan dalam Board Manual dianggap tidak berlaku dan yang berlaku adalah peraturan perundangan yang terbaru.
B. MAKSUD DAN TUJUAN
Dewan Komisaris dan Direksi sebagai bagian dari Organ Perusahaan, harus menjadikan dirinya suri tauladan yang baik (role model) bagi setiap bagian yang ada dalam Perusahaan. Pelaksanaan tugas dan fungsi Organ
1
BA
B I
PE
ND
AH
ULU
AN
BA
B II
DIR
EK
SI
BA
B III
DE
WA
N K
OM
ISA
RIS
BA
B IV
KE
GIATA
N A
NTA
R O
RG
AN
PE
RU
SA
HA
AN
BA
B V
PENU
TUP
1
�
2
Perusahaan ini harus dilaksanakan dengan itikad baik, penuh tanggung jawab dan dedikasi yang tinggi untuk kemajuan Perusahaan. Board Manual dimaksudkan untuk memberikan kejelasan fungsi Dewan Komisaris dan Direksi dalam menjalankan Perusahaan secara profesional, transparan dan efisien dengan demikian hubungan kerja antara Dewan Komisaris dan Direksi dapat lebih efektif dan produktif. Tujuan Board Manual adalah: 1. Menjadi pedoman untuk mempermudah Dewan Komisaris dan Direksi
dalam memahami peraturan-peraturan yang terkait dengan tata kerja Dewan Komisaris dan Direksi seperti tugas, fungsi, wewenang, kewajiban dan hak, rapat masing-masing Organ Perusahaan;
2. Memperjelas tingkat akuntabilitas dalam pengambilan keputusan. C. DAFTAR ISTILAH
Istilah-istilah yang digunakan dalam Board Manual ini mengacu pada perundang-undangan, peraturan, Anggaran Dasar, peraturan Perusahaan dan praktik-praktik terbaik. 1. Anak Perusahaan, adalah perusahaan terbatas yang sebagian besar
sahamnya dimiliki oleh Perusahaan atau perusahaan terbatas yang dikendalikan oleh Perusahaan.
2. Anggota Dewan Komisaris atau Komisaris, adalah Anggota dari Dewan Komisaris yang merujuk kepada individu (bukan sebagai Dewan atau Board).
3. Anggota Direksi atau Direktur, adalah Anggota dari Direksi yang merujuk kepada individu (bukan sebagai Dewan atau Board).
4. Auditor Eksternal, adalah auditor dari luar Perusahaan yang independen dan profesional yang memberikan jasa audit maupun non audit kepada Perusahaan.
5. Benturan Kepentingan, adalah situasi dimana Insan SUCOFINDO memiliki atau patut diduga memiliki kepentingan pribadi untuk menyalahgunakan wewenang, sehingga dapat mempengaruhi kualitas keputusan dan/atau tindakannya.
6. Dewan Komisaris, adalah Organ Perusahaan yang bertugas melakukan pengawasan secara umum dan/atau khusus, serta
2
1
�
3
memberikan nasihat kepada Direksi didalam menjalankan dan mengelola Perusahaan.
7. Direksi, adalah Organ Perusahaan yang bertanggung jawab penuh berdasarkan Anggaran Dasar/ RUPS/Peraturan-peraturan Perusahaan dalam melaksanakan Program Kerja PT SUCOFINDO (Persero) dan pengurusan Perseroan untuk kepentingan dan tujuan Perusahaan serta mewakili Perusahaan baik di dalam maupun di luar pengadilan sesuai ketentuan Anggaran Dasar dan perundang-undangan yang berlaku.
8. Insan SUCOFINDO, adalah seluruh personil yang bekerja untuk kepentingan dan atas nama PT SUCOFINDO (Persero), meliputi Dewan Komisaris, Organ Pendukung Dewan Komisaris, Direksi, Pegawai tetap dan Pegawai tidak Tetap.
9. Hari yang dimaksud dalam dokumen ini adalah hari kalender bukan hari kerja efektif kecuali disebutkan lain dalam pedoman ini.
10. Komisaris Independen adalah anggota Dewan Komisaris yang tidak memiliki hubungan keuangan, kepengurusan, kepemilikan saham dan/atau hubungan keluarga dengan anggota Dewan Komisaris lainnya, anggota Direksi dan/atau pemegang saham pengendali atau hubungan dengan Perusahaan, yang dapat mempengaruhi kemampuannya untuk bertindak independen.
11. Komite Audit, adalah Komite yang dibentuk oleh Dewan Komisaris, yang membantu Dewan Komisaris memenuhi tugas dan kewajibannya dalam mengkaji efektivitas sistem pengendalian internal, efektivitas pelaksanaan tugas auditor eksternal dan Auditor Internal.
12. Komite Risiko Manajemen Investasi dan Tata Kelola (RMIG) adalah komite yang dibentuk oleh Dewan Komisaris untuk membantu pelaksanaan tugas dan fungsi Dewan Komisaris dengan memberikan pendapat profesional dan independen kepada Dewan Komisaris terkait pemantauan atas risiko, investasi dan GCG.
13. Laporan Tahunan adalah Laporan Manajemen Tahunan sebagaimana dimaksud di dalam peraturan perundang-undangan.
14. Lowong Jabatan Dewan Komisaris, adalah apabila Komisaris Independen kurang dari 20% atau apabila Komisaris Utama meninggal dunia; masa jabatannya berakhir; diberhentikan berdasarkan keputusan RUPS dan tidak lagi memenuhi persyaratan sebagai Anggota Direksi berdasarkan ketentuan Anggaran Dasar dan peraturan perundang-undangan; mengundurkan diri; sakit berkepanjangan (berhalangan masuk kerja karena sakit menurut keterangan dokter selama tidak
3
BA
B I
PE
ND
AH
ULU
AN
BA
B II
DIR
EK
SI
BA
B III
DE
WA
N K
OM
ISA
RIS
BA
B IV
KE
GIATA
N A
NTA
R O
RG
AN
PE
RU
SA
HA
AN
BA
B V
PENU
TUP
1
�
4
melampaui 180 (seratus delapan puluh) hari secara terus-menerus; dan menjadi tersangka yang ditahan secara fisik dalam batas waktu yang melebihi 90 (Sembilan puluh) hari.
15. Lowong Jabatan Direksi, adalah: a. Dalam hal RUPS menetapkan nomenklatur jabatan bagi Anggota
Direksi, maka jabatan Anggota Direksi dinyatakan lowong bila terdapat adanya seorang atau lebih Anggota Direksi yang meninggal dunia; masa jabatannya berakhir; diberhentikan berdasarkan keputusan RUPS dan tidak lagi memenuhi persyaratan sebagai Anggota Direksi berdasarkan ketentuan Anggaran Dasar dan peraturan perundang-undangan; mengundurkan diri; sakit berkepanjangan (berhalangan masuk kerja karena sakit menurut keterangan dokter selama tidak melampaui 180 (seratus delapan puluh) hari secara terus-menerus; dan menjadi tersangka yang ditahan secara fisik dalam batas waktu yang melebihi 90 (Sembilan puluh) hari;
b. Dalam hal RUPS tidak menetapkan nomenklatur jabatan bagi Anggota Direksi, maka: i. apabila terdapat lebih dari 1 (satu) Anggota Direksi maka yang
dimaksud lowong hanya berlaku bila Direktur Utama meninggal dunia; masa jabatannya berakhir; diberhentikan berdasarkan keputusan RUPS dan tidak lagi memenuhi persyaratan sebagai Anggota Direksi berdasarkan ketentuan Anggaran Dasar dan peraturan perundang-undangan; mengundurkan diri; sakit berkepanjangan (berhalangan masuk kerja karena sakit menurut keterangan dokter selama tidak melampaui 180 (seratus delapan puluh) hari secara terus-menerus; dan menjadi tersangka yang ditahan secara fisik dalam batas waktu yang melebihi 90 (Sembilan puluh) hari;
ii. apabila terdapat lebih dari 1 (satu) Anggota Direksi maka bila terdapat seorang Anggota Direksi (yang bukan Direktur Utama) meninggal dunia; masa jabatannya berakhir; diberhentikan berdasarkan keputusan RUPS dan tidak lagi memenuhi persyaratan sebagai Anggota Direksi berdasarkan ketentuan Anggaran Dasar dan peraturan perundang-undangan; mengundurkan diri; sakit berkepanjangan (berhalangan masuk kerja karena sakit menurut keterangan dokter selama tidak melampaui 180 (seratus delapan puluh) hari secara terus-
4
1
�
5
menerus; dan menjadi tersangka yang ditahan secara fisik dalam batas waktu yang melebihi 90 (Sembilan puluh) hari, maka Anggota Direksi lain yang masih menjabat harus segera melakukan pembagian tugas kembali melalui Rapat Direksi untuk menghindari adanya lowong jabatan, dimana hasil keputusannya disampaikan juga kepada Dewan Komisaris untuk diketahui.
16. Organ Perusahaan adalah organ utama dalam tata kelola Perusahaan yang terdiri atas Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS), Dewan Komisaris dan Direksi.
17. Pegawai, adalah orang yang bekerja pada Perusahaan yang terikat dalam hubungan kerja dan menerima upah atau imbalan dalam bentuk lain.
18. Perusahaan (atau Perseroan) dengan huruf P kapital, adalah PT SUCOFINDO (Persero), sedangkan perusahaan (atau perseroan) dengan huruf p kecil menunjuk kepada perusahaan secara umum.
19. Rapat Umum Pemegang Saham, yang selanjutnya disebut RUPS, adalah Organ Perseroan yang mempunyai wewenang yang tidak diberikan kepada Direksi atau Dewan Komisaris dalam batas yang ditentukan dalam undang-undang ini dan/atau anggaran dasar.
20. Satuan Pengawasan Intern (SPI), adalah unit teknis struktural di lingkungan Perusahaan, yang bertugas melaksanakan audit dan memastikan sistem pengendalian internal Perusahaan dapat berjalan efektif.
21. Sekretaris Dewan Komisaris, adalah organ pendukung Dewan Komisaris yang diangkat oleh Dewan Komisaris, yang bertugas menjalankan tugas-tugas administrasi dan kesekretariatan yang berkaitan dengan seluruh kegiatan Dewan Komisaris.
22. Sekretaris Perusahaan, adalah satuan fungsi struktural dalam organisasi Perusahaan yang bertugas untuk memberikan dukungan kepada Direksi dalam pelaksanaan tugasnya serta bertindak sebagai penghubung antara Pemegang Saham, Dewan Komisaris, Direksi, Unit Kerja dan para pemangku kepentingan Perusahaan (Stakeholders).
23. Shareholder (Pemegang Saham) adalah pihak-pihak yang tercatat dalam daftar pemegang saham Perusahaan.
24. Stakeholders (Pemangku Kepentingan Perusahaan) adalah pihak-pihak yang berkepentingan dengan Badan Usaha Milik Negara (BUMN) karena mempunyai hubungan hukum dengan BUMN, antara lain:
5
BA
B I
PE
ND
AH
ULU
AN
BA
B II
DIR
EK
SI
BA
B III
DE
WA
N K
OM
ISA
RIS
BA
B IV
KE
GIATA
N A
NTA
R O
RG
AN
PE
RU
SA
HA
AN
BA
B V
PENU
TUP
1
�
6
pegawai, pelanggan, pemasok, mitra kerja, pemerintah, masyarakat, media massa, dan lain-lain.
25. Talenta Perusahaan adalah pejabat satu tingkat di bawah Direksi Perusahaan atau pejabat lainnya yang dianggap cakap dan tepat kompetensinya untuk dikembangkan sebagai Bakal Calon anggota Direksi Perusahaan.
D. ACUAN PEDOMAN 1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 1999 tentang
Larangan Praktik Monopoli dan Persaingan Usaha. 2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 1999 tentang
Penyelenggaraan Negara yang Bersih dan Bebas Korupsi, Kolusi dan Nepotisme.
3. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 31 Tahun 1999 Tentang Pemberantasan Tindak Pidana Korupsi.
4. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2001 tentang Perubahan atas Undang-undang Republik Indonesia Nomor 31 Tahun 1999 Tentang Pemberantasan Tindak Pidana Korupsi.
5. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2003 tentang Badan Usaha Milik Negara.
6. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas.
7. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.
8. Peraturan Pemerintah Nomor 12 Tahun 1998 tentang Perusahaan Perseroan (Persero).
9. Peraturan Pemerintah Nomor 45 Tahun 2001 tentang Perubahan Peraturan Pemerintah Nomor 12 Tahun 1998 tentang Perusahaan Perseroan (Persero).
10. Peraturan Pemerintah Nomor 43 Tahun 2005 Tentang Penggabungan, Peleburan, Pengambilalihan, dan Perubahan Bentuk Badan Hukum Badan Usaha Milik Negara.
11. Peraturan Pemerintah Nomor 44 Tahun 2005 Tentang Tata Cara Penyertaan dan Penatausahaan Modal Negara Pada BUMN dan Perseroan Terbatas.
6
1
�
7
12. Peraturan Pemerintah Nomor 45 Tahun 2005 Tentang Pendirian, Pengawasan dan Pembubaran Badan Usaha Milik Negara.
13. Peraturan Menteri Negara BUMN Nomor: PER-05/MBU/2008 tentang Pedoman Umum Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa BUMN.
14. Peraturan Menteri Negara BUMN Nomor: PER-01/MBU/2011 tentang Penerapan Tata Kelola Perusahaan yang Baik (GCG) pada BUMN.
15. Peraturan Menteri Negara BUMN Nomor: PER-03/MBU/2012 tentang Pedoman Pengangkatan Anggota Direksi dan Anggota Dewan Komisaris Anak Perusahaan BUMN.
16. Peraturan Menteri Negara BUMN Nomor: PER-09/MBU/2012 tentang Perubahan atas Peraturan Menteri Negara BUMN Nomor: PER-01/MBU/2011 tentang Penerapan Tata Kelola Perusahaan yang Baik (GCG) pada BUMN.
17. Peraturan Menteri Negara BUMN Nomor: PER-12/MBU/2012 tentang Organ Pendukung Dewan Komisaris/Dewan Pengawas BUMN.
18. Peraturan Menteri Negara BUMN Nomor: PER-15/MBU/2012 tentang Perubahan atas PER-05/MBU/2008 tentang Pedoman Umum Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa BUMN.
19. Peraturan Menteri Negara BUMN Nomor: PER-02/MBU/2013 tentang Panduan Penyusunan Pengelolaan Teknologi Informasi BUMN.
20. Peraturan Menteri Negara BUMN Nomor: PER-04/MBU/2014 tentang Pedoman Penetapan dan Penghasilan Direksi, Dewan Komisaris dan Dewan Pengawas BUMN.
21. Peraturan Menteri Negara BUMN Nomor: PER-02/MBU/02/2015 tentang Persyaratan dan Tata Cara Pengangkatan dan Pemberhentian Anggota Dewan Komisaris dan Dewan Pengawas BUMN.
22. Peraturan Menteri Negara BUMN Nomor: PER-03/MBU/02/2015 tentang Persyaratan, Tata Cara Pengangkatan dan Pemberhentian Anggota Direksi BUMN.
23. Keputusan Menteri BUMN Nomor: KEP-101/MBU/2002 tentang Penyusunan Rencana Keuangan dan Anggaran Perusahaan (RKAP).
24. Keputusan Menteri BUMN Nomor: KEP-102/MBU/2002 tentang Penyusunan Rencana Jangka Panjang Perusahaan (RJPP).
25. Pedoman Umum Good Corporate Governance Indonesia yang diterbitkan oleh Komite Nasional Kebijakan Governance (KNKG) Tahun 2006.
7
BA
B I
PE
ND
AH
ULU
AN
BA
B II
DIR
EK
SI
BA
B III
DE
WA
N K
OM
ISA
RIS
BA
B IV
KE
GIATA
N A
NTA
R O
RG
AN
PE
RU
SA
HA
AN
BA
B V
PENU
TUP
1
�
8
26. Surat Edaran Menteri BUMN Nomor: SE-04/MBU/6/2015 tentang Perjalanan Dinas ke Luar Negeri bagi Direksi dan Dewan Komisaris BUMN
27. Surat Keputusan Sekretaris Kementerian Badan Usaha Milik Negara Nomor: SK–16/S.MBU/2012 tentang Indikator/ Parameter Penilaian dan Evaluasi Atas Penerapan Tata Kelola Perusahaan Yang Baik (Good
Corporate Governance) Pada Badan Usaha Milik Negara. 28. Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) sebagaimana termuat
dalam Akta Pendirian PT SUCOFINDO (Persero) Nomor 42 tanggal 22 Oktober 1956 yang dibuat dihadapan Johan Arifin Lumban Tobing Sutan Arifin, Notaris di Jakarta Selatan, yang kemudian diubah terakhir dengan Akta Nomor 10 tanggal 8 Agustus 2008 yang dibuat dihadapan Indah Prastiti Extensia, Notaris di Jakarta Selatan dan telah diterima oleh Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia RI dengan Surat Nomor AHU-80823.AH.01.02 tahun 2008 tanggal 31 Oktober 2008.
29. Peraturan lainnya yang memiliki keterkaitan dengan penulisan Board
Manual ini.
8
1
�
9
BAB II DIREKSI
A. SUSUNAN DIREKSI Anggota Direksi diangkat dan diberhentikan oleh RUPS.1 Anggota Direksi diangkat dari calon-calon yang diusulkan oleh para Pemegang Saham setelah melalui proses pencalonan sesuai dengan peraturan perundang-undangan dan pencalonan tersebut mengikat bagi RUPS.2
1. Keanggotaan Direksi Perusahaan diurus dan dipimpin oleh suatu Direksi yang jumlahnya disesuaikan dengan kebutuhan Perusahaan. Dalam hal Direksi terdiri atas lebih dari 1 (satu) orang anggota Direksi, seorang diantaranya dapat diangkat sebagai Direktur Utama.3
2. Persyaratan
Adapun persyaratan menjadi Anggota Direksi Perusahaan sebagai berikut: a. Persyaratan Formal
Calon Direktur Perusahaan wajib memenuhi persyaratan formal, yaitu: 1) Warga Negara Indonesia yang mampu melaksanakan
perbuatan hukum. 2) Mempunyai akhlak, moral dan integritas yang baik. 3) Dalam waktu 5 (lima) tahun sebelum pengangkatannya tidak
pernah: 4 a) Dinyatakan pailit; b) Menjadi Anggota Direksi atau Anggota Dewan Komisaris
yang dinyatakan bersalah menyebabkan suatu perusahaan dinyatakan pailit; atau
�����������������������������������������������������������1 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 10 ayat (7) 2 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 10 ayat (10) 3 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 10 ayat (1) 4 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 10 ayat (2)�
9
BA
B I
PE
ND
AH
ULU
AN
BA
B II
DIR
EK
SI
BA
B III
DE
WA
N K
OM
ISA
RIS
BA
B IV
KE
GIATA
N A
NTA
R O
RG
AN
PE
RU
SA
HA
AN
BA
B V
PENU
TUP
1
�
10
c) Dihukum karena melakukan tindak pidana yang merugikan keuangan dan/atau yang berkaitan dengan sektor keuangan.
b. Persyaratan Materiil 1) Integritas
Calon Direktur Perusahaan wajib memenuhi persyaratan integritas dengan reputasi baik, yaitu tidak pernah terlibat secara langsung maupun tidak langsung dalam a) Perbuatan rekayasa dalam pengurusan Perusahaan dan
praktek-praktek menyimpang ketentuan. b) Perbuatan tidak memenuhi komitmen yang telah
disepakati dan cedera janji dengan Perusahaan /Pemegang Saham.
c) Perbuatan yang merugikan atau mengurangi keuntungan Perusahaan.
d) Pelanggaran ketentuan/Prinsip pengurusan Perusahaan yang sehat.
2) Keahlian Calon Direksi Perusahaan wajib memiliki keahlian sebagai berikut: a) Pengetahuan yang memadai dibidang usaha PT
SUCOFINDO (PERSERO). b) Pengalaman dan keahlian di bidang pengurusan
Perusahaan yang menunjang pelaksanaan tugas dan kewajiban Direksi.
c) Kemampuan untuk melakukan pengelolaan strategis dalam pengembangan Perusahaan yang sehat.
d) Memahami masalah-masalah manajemen Perusahaan. 3) Kepemimpinan/leadership dalam arti memiliki:
a) Kemampuan berpikir secara strategis/ konseptual serta memiliki visi.
b) Mengarahkan pejabat dan karyawan Perusahaan agar mampu melakukan sesuatu untuk mewujudkan tujuan Perusahaan.
c) Membangkitkan semangat (memberi energi baru) dan memberikan motivasi kepada pejabat dan Karyawan
10
1
�
11
Perusahaan untuk mampu mewujudkan tujuan Perusahaan.
4) Jujur, perilaku dan karakter yang baik serta dedikasi yang tinggi untuk memajukan dan mengembangkan Perusahaan.
5) Memiliki tanggungjawab sosial dengan mempertimbangkan kepentingan stakeholders.
c. Persyaratan Lain5
1) Bukan pengurus Partai Politik dan/atau calon anggota legislatif dan/atau anggota legislatif. Calon anggota legislatif atau anggota legislatif terdiri dari calon/anggota DPR, DPD, DPRD Tingkat I, dan DPRD Tingkat II.
2) Bukan calon kepala/wakil kepala daerah dan/atau kepala/wakil kepala daerah.
3) Tidak menjabat sebagai Direksi pada BUMN yang bersangkutan selama 2 (dua) periode berturut-turut.
4) Memiliki dedikasi dan menyediakan waktu sepenuhnya untuk melakukan tugasnya.
5) Sehat jasmani dan rohani (tidak sedang menderita suatu penyakit yang dapat menghambat pelaksanaan tugas sebagai Direksi BUMN), yang dibuktikan dengan surat keterangan sehat dari Dokter.
6) Antar anggota Direksi dan antara anggota Direksi dengan Dewan Komisaris dilarang memiliki hubungan keluarga sampai dengan derajat ketiga, baik menurut garis lurus maupun garis ke samping, termasuk hubungan yang timbul karena perkawinan.6
3. Komposisi Direksi
Direksi bertugas secara kolektif, namun agar lebih efisien dan efektif dalam melaksanakan tugas dilakukan pembagian tugas diantara Direksi.7 Oleh karena itu, sekalipun telah dilakukan pembagian tugas, Direksi sebagai organ Perusahaan (seluruh Direktur secara kolektif)
�����������������������������������������������������������5 Peraturan Menteri BUMN Nomor: PER-03/MBU/02/2015 Bab II huruf C 6 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 10 ayat (23)� �7 Undang-Undang No.40 tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas Pasal 92 ayat (5) dan (6)
11
BA
B I
PE
ND
AH
ULU
AN
BA
B II
DIR
EK
SI
BA
B III
DE
WA
N K
OM
ISA
RIS
BA
B IV
KE
GIATA
N A
NTA
R O
RG
AN
PE
RU
SA
HA
AN
BA
B V
PENU
TUP
1
�
12
mempunyai wewenang pengurusan atas tugas secara khusus dipercayakan kepada seorang Direktur dan karenanya wajib mengawasi pelaksanaannya. Komposisi Direksi merupakan perpaduan profesional-profesional yang memiliki pengetahuan dan pengalaman yang dibutuhkan Perusahaan sehingga memungkinkan dilakukannya proses pengambilan putusan yang efektif, efisien dan segera. Pembagian tugas setiap anggota Direksi ditetapkan oleh RUPS. Dalam hal RUPS tidak menetapkan, maka pembagian tugas diantara Direksi ditetapkan berdasarkan keputusan Direksi8 dan dapat dikonsultasikan ke Dewan Komisaris.
4. Pencalonan
Anggota Direksi diangkat dari calon yang diusulkan oleh para Pemegang Saham dan pencalonan tersebut mengikat bagi RUPS.9 Calon Direktur dapat berasal dari:10 a. Direksi BUMN; b. Dewan Komisaris/Dewan Pengawas BUMN; c. Talenta Perusahaan yang terdiri atas :
1) Pejabat satu tingkat di bawah Direksi atau pejabat yang mempunyai prestasi istimewa;
2) Direksi anak perusahaan /perusahaan patungan; d. Talenta Kementerian BUMN; e. Sumber Lain yang terdiri dari :
1) Pejabat BUMN lain; dan 2) Sumber lainnya
5. Pengangkatan Direksi a. Para calon Direktur yang telah lulus dinyatakan memenuhi
persyaratan formal dan persyaratan lain serta Uji Kelayakan dan Kepatutan (UKK) akan diajukan kepada RUPS untuk diangkat.
�����������������������������������������������������������8 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 11 ayat (26) 9 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 10 ayat (10) 10 Peraturan Menteri BUMN Nomor: PER-03/MBU/02/2015 Bab III huruf A
12
1
�
13
b. Anggota Direksi terpilih menandatangani Kontrak Manajemen, Pakta Integritas dan surat pernyataan yang berisi kesanggupan untuk menjalankan tugas dengan baik dan bersedia diberhentikan sewaktu-waktu berdasarkan pertimbangan Menteri/RUPS.11
6. Masa Jabatan
Ketentuan-ketentuan yang berkaitan dengan periode jabatan Direksi adalah: a. Periode jabatan anggota Direksi selama 5 (lima) tahun dan dapat
diangkat kembali untuk 1 (satu) kali masa jabatan.12 b. Jabatan Direktur akan berakhir, jika:13
1) Meninggal dunia, 2) Masa jabatan berakhir, 3) Diberhentikan berdasarkan keputusan RUPS, 4) Tidak lagi memenuhi persyaratan sebagai anggota Direksi
berdasarkan ketentuan Anggaran Dasar dan peraturan perundang-undangan termasuk rangkap jabatan yang dilarang dan
5) Pengunduran diri.
Rangkap jabatan yang dilarang antara lain sebagai berikut:14 a) Direksi pada BUMN lain, badan usaha milik daerah, badan
usaha milik swasta; b) Dewan Komisaris/Dewan Pengawas pada BUMN lain; c) jabatan struktural dan fungsional lainnya pada
instansi/lembaga pemerintah pusat dan/atau daerah; d) jabatan lainnya sesuai dengan ketentuan dalam peraturan
perundang-undangan; e) pengurus partai politik, anggota legislatif dan/atau kepala
daerah/wakil kepala daerah; dan/atau f) jabatan lain yang dapat menimbulkan benturan
kepentingan. g) menjadi calon legislatif atau calon kepada daerah/wakil
kepada daerah.
�����������������������������������������������������������11 Peraturan Menteri BUMN Nomor: PER-03/MBU/02/2015 Bab III huruf E 12 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (Persero) Pasal 10 ayat (11) 13 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (Persero) Pasal 10 ayat (30) 14 Peraturan Menteri BUMN Nomor: PER-03/MBU/02/2015 Bab IV huruf A butir 5�
13
BA
B I
PE
ND
AH
ULU
AN
BA
B II
DIR
EK
SI
BA
B III
DE
WA
N K
OM
ISA
RIS
BA
B IV
KE
GIATA
N A
NTA
R O
RG
AN
PE
RU
SA
HA
AN
BA
B V
PENU
TUP
1
�
14
7. Pemberhentian Anggota Direksi Sewaktu-waktu Sebelum Masa Jabatan Berakhir a. RUPS dapat memberhentikan anggota Direksi sewaktu-waktu
dengan memberitahukan secara lisan atau tertulis kepada yang bersangkutan disertai alasan pemberhentian15. Keputusan pemberhentian diambil setelah yang bersangkutan diberikan kesempatan untuk membela diri.
b. Dalam hal pemberhentian dilakukan diluar RUPS, maka pembelaan diri disampaikan secara tertulis kepada Pemegang Saham dalam jangka waktu 14 (empat belas) hari sejak pemberitahuan kepada anggota Direksi yang bersangkutan16.
c. Alasan pemberhentian sebagaimana dimaksud pada huruf a ini dilakukan apabila berdasarkan kenyataan anggota Direksi yang bersangkutan antara lain:17 1) Tidak dapat memenuhi kewajibannya yang telah disepakati
dalam kontrak manajemen, 2) Tidak dapat melaksanakan tugasnya dengan baik, 3) Tidak melaksanakan ketentuan peraturan perundang-
undangan dan/atau ketentuan Anggaran Dasar, 4) Terlibat dalam tindakan yang merugikan Perusahaan dan/atau
Negara, 5) Melakukan tindakan yang melanggar etika dan/atau kepatutan
yang seharusnya dihormati sebagai anggota Direksi Perusahaan,
6) Dinyatakan bersalah dengan putusan Pengadilan yang mempunyai kekuatan hukum yang tetap,
7) Mengundurkan diri. 8) Alasan lainnya yang dinilai tepat oleh RUPS demi kepentingan
dan tujuan Perusahaan. d. Pemberhentian Anggota Direksi berlaku sejak ditutupnya RUPS
sebagaimana dimaksud pada huruf a atau tanggal lain yang ditetapkan oleh RUPS18.
e. Anggota Direksi yang diberhentikan tersebut tetap diminta pertanggungjawabannya terhitung dari awal tahun buku sampai dengan tanggal efektif pemberhentiannya, sepanjang tindakan
�����������������������������������������������������������15 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 10 ayat (13) dan (17) 16 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 10 ayat (18) 17 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 10 ayat (14) 18 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 10 ayat (8)
14
1
�
15
Anggota Direksi tersebut tercermin dalam Laporan Tahunan tahun buku yang bersangkutan.
f. RUPS dapat mengangkat orang lain untuk mengisi jabatan seorang Anggota Direksi yang diberhentikan dari jabatannya dan RUPS dapat mengangkat seseorang sebagai Anggota Direksi untuk mengisi suatu jabatan yang lowong. Masa jabatan seseorang yang diangkat untuk menggantikan Anggota Direksi yang diberhentikan atau untuk mengisi lowongan tersebut adalah sisa masa jabatan Anggota Direksi yang digantikan.
8. Pemberhentian Sementara Waktu Anggota Direksi19
a. Anggota Direksi dapat diberhentikan untuk sementara waktu oleh Dewan Komisaris apabila: 1) mereka bertindak bertentangan dengan Anggaran Dasar, atau 2) terdapat indikasi melakukan kerugian Perusahaan, atau 3) melalaikan kewajibannya atau terdapat alasan yang mendesak
bagi Perusahaan. b. Pemberhentian sementara dimaksud harus diberitahukan secara
tertulis kepada yang bersangkutan disertai alasan yang menyebabkan tindakan tersebut dengan tembusan kepada Pemegang Saham dan Direksi.
c. Pemberitahuan disampaikan dalam waktu paling lambat 2 (dua) hari setelah ditetapkannya pemberhentian sementara tersebut.
d. Anggota Direksi yang diberhentikan sementara tidak berwenang menjalankan pengurusan Perusahaan serta mewakili Perusahaan baik di dalam maupun di luar Pengadilan.
e. Dalam jangka waktu paling lambat 30 (tiga puluh) hari setelah pemberhentian sementara dimaksud, harus diselenggarakan RUPS yang akan memutuskan apakah mencabut atau menguatkan keputusan pemberhentian sementara tersebut. Penyelenggaraan RUPS dilakukan oleh Dewan Komisaris.
f. Dalam RUPS sebagaimana dimaksud pada huruf e, anggota Direksi yang bersangkutan diberi kesempatan untuk membela diri.
g. Apabila Dewan Komisaris tidak menyelenggarakan RUPS dalam jangka waktu 30 (tiga puluh) hari atau RUPS tidak dapat mengambil keputusan maka pemberhentian sementara anggota Direksi tersebut menjadi batal dan anggota Direksi yang
�����������������������������������������������������������19 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 10 ayat (33)
15
BA
B I
PE
ND
AH
ULU
AN
BA
B II
DIR
EK
SI
BA
B III
DE
WA
N K
OM
ISA
RIS
BA
B IV
KE
GIATA
N A
NTA
R O
RG
AN
PE
RU
SA
HA
AN
BA
B V
PENU
TUP
1
�
16
bersangkutan wajib melaksanakan tugasnya kembali sebagaimana mestinya.
h. Keputusan mencabut atau menguatkan keputusan pemberhentian sementara anggota Direksi dapat dilakukan oleh Pemegang Saham diluar RUPS dengan syarat: 1) semua Pemegang Saham menyetujui secara tertulis dengan
menandatangani keputusan yang bersangkutan dan tidak melebihi waktu 30 (tiga puluh) hari terhitung setelah pemberhentian sementara.
2) Anggota Direksi diberitahukan secara lisan atau tertulis dan diberi kesempatan untuk menyampaikan pembelaan diri secara tertulis dalam waktu 14 (empat belas) hari setelah menerima pemberitahuan.
9. Pengunduran Diri Anggota Direksi20
a. Seorang anggota Direksi berhak mengundurkan diri dari jabatannya dengan memberitahukan secara tertulis mengenai maksudnya tersebut kepada Perusahaan dengan tembusan kepada Pemegang Saham, Dewan Komisaris dan anggota Direksi lainnya sekurang-kurangnya 30 (tiga puluh) hari sebelum tanggal pengunduran dirinya.
b. Apabila pada surat pengunduran diri disebutkan tanggal efektif kurang dari 30 (tiga puluh) hari dari hari tanggal surat diterima maka dianggap tidak menyebutkan tanggal efektif pengunduran diri.
c. Perusahaan wajib menyelenggarakan RUPS untuk memutuskan permohonan pengunduran diri anggota Direksi dalam jangka waktu paling lambat 30 (tiga puluh) hari setelah diterimanya surat pegunduran diri tersebut.
d. Apabila dalam jangka waktu 30 (tiga puluh) hari sejak tanggal diterimanya surat permohonan pengunduran diri dalam hal tidak disebutkan tanggal efektif pengunduran diri), tidak ada keputusan RUPS, maka Anggota Direksi tersebut berhenti dengan sendirinya pada tanggal yang diminta tersebut atau dengan lewatnya waktu 30 (tiga puluh) hari sejak tanggal surat permohonan pengunduran diri tanpa memerlukan persetujuan RUPS.
�����������������������������������������������������������20 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 10 ayat (28) dan (29)
16
1
�
17
e. Sebelum pengunduran diri berlaku efektif, anggota Direksi yang bersangkutan tetap berkewajiban melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya sesuai Anggaran Dasar dan peraturan perundang-undangan.
f. Pengunduran diri yang disebabkan oleh adanya perangkapan jabatan yang tidak sesuai dengan peraturan dan perundangan yang berlaku, maka anggota Direksi yang bersangkutan tidak boleh lagi melaksanakan tugas dan tanggung-jawabnya sampai pengunduran dirinya tersebut ditetapkan oleh RUPS.
g. Pembebasan tugas dan tanggung jawab Anggota Direksi yang mengundurkan diri diberikan setelah RUPS membebaskannya terhitung sejak tanggal efektif pengunduran dirinya.
h. Perusahaan wajib melaporkan pengunduran diri tersebut diatas dalam RUPS berikutnya.
10. Pengisian Jabatan Lowong Anggota Direksi Apabila oleh suatu sebab jabatan Anggota Direksi lowong, maka: 21 a. Dalam waktu paling lambat 30 (tiga puluh) hari setelah terjadi
lowongan, harus diselenggarakan RUPS untuk mengisi jabatan Anggota Direksi yang lowong tersebut.
b. Selama jabatan itu lowong dan RUPS belum mengisi jabatan Anggota Direksi yang lowong sebagaimana yang dimaksud pada huruf a, maka Dewan Komisaris menunjuk salah seorang Anggota Direksi lainnya atau RUPS menunjuk pihak lain selain Anggota Direksi yang ada, untuk sementara menjalankan pekerjaan Anggota Direksi yang lowong tersebut dengan kekuasaan dan kewenangan yang sama.
c. Dalam hal jabatan itu lowong karena berakhirnya masa jabatan dan RUPS belum mengisi jabatan Anggota Direksi yang lowong sebagaimana dimaksud pada huruf a, maka Anggota Direksi yang berakhir masa jabatannya tersebut dapat ditetapkan oleh RUPS untuk sementara menjalankan pekerjaan Anggota Direksi yang lowong tersebut dengan kekuasaan dan kewenangan yang sama.
d. Bagi Pelaksana Tugas Anggota Direksi yang lowong sebagaimana dimaksud pada pada huruf b dan c, selain Anggota Direksi yang masih menjabat, memperoleh gaji dan tunjangan/fasilitas yang
�����������������������������������������������������������21 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 10 ayat (26)
17
BA
B I
PE
ND
AH
ULU
AN
BA
B II
DIR
EK
SI
BA
B III
DE
WA
N K
OM
ISA
RIS
BA
B IV
KE
GIATA
N A
NTA
R O
RG
AN
PE
RU
SA
HA
AN
BA
B V
PENU
TUP
1
�
18
sama dengan Anggota Direksi yang lowong tersebut, tidak termasuk santunan purna jabatan.
11. Keadaan Seluruh Anggota Direksi Lowong
Apabila pada suatu waktu oleh sebab apapun seluruh jabatan anggota Direksi Perusahaan lowong, maka:22 a. Dalam waktu paling lambat 30 (tiga puluh) hari setelah terjadi
lowongan, harus diselenggarakan RUPS untuk mengisi lowongan jabatan Direksi tersebut.
b. Selama jabatan itu lowong dan RUPS belum mengisi jabatan Direksi yang lowong sebagaimana dimaksud pada huruf (a), maka untuk sementara Perusahaan diurus oleh Dewan Komisaris atau RUPS dapat menunjuk pihak lain untuk sementara mengurus Perusahaan dengan kekuasaan dan wewenang yang sama.
c. Dalam hal jabatan Direksi lowong karena berakhirnya masa jabatan dan RUPS belum menetapkan penggantinya, maka Anggota-Anggota Direksi yang telah berakhir masa jabatannya tersebut dapat ditetapkan oleh RUPS untuk menjalankan pekerjaannya sebagai Anggota Direksi dengan kekuasaan dan kewenangan yang sama.
d. Bagi Pelaksana Tugas Anggota Direksi yang lowong sebagaimana dimaksud pada huruf (b) dan (c), selain Dewan Komisaris memperoleh gaji dan tunjangan/fasilitas yang sama dengan Anggota Direksi yang lowong tersebut, tidak termasuk santunan purna jabatan.
12. Pengalihan Tugas Sementara Anggota Direksi
a. Apabila Direktur Utama tidak ada atau berhalangan karena sebab apapun, hal mana tidak peru dibuktikan kepada pihak ketiga, maka salah seorang anggota Direksi yang ditunjuk secara tertulis oleh Direktur Utama berwenang bertindak untuk dan atas nama Direksi serta melaksanakan tugas-tugas Direktur Utama.23
b. Dalam hal Direktur Utama tidak melakukan penunjukan, maka anggota Direksi yang terlama dalam jabatan berwenang bertindak
�����������������������������������������������������������22 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 10 ayat (27) 23 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 11 ayat (21)
18
1
�
19
untuk dan atas nama Direksi serta melaksanakan tugas-tugas Direktur Utama.24
c. Dalam hal terdapat lebih dari 1 (satu) orang anggota Direksi yang terlama dalam jabatan, maka anggota Direksi yang terlama dalam jabatan dan yang tertua dalam usia yang berwenang bertindak untuk dan atas nama Direksi serta melaksanakan tugas-tugas Direktur Utama.25
d. Dalam hal salah seorang anggota Direksi selain Direktur Utama berhalangan karena sebab apapun, hal mana tidak perlu dibuktikan kepada pihak ketiga, maka anggota-anggota Direksi lainnya menunjuk salah seorang anggota Direksi untuk melaksanakan tugas-tugas anggota Direksi yang berhalangan tersebut.26
e. Dalam hal seorang Anggota Direksi berhalangan dalam jangka waktu kurang dari 30 (tiga puluh) hari, Pejabat Sementara (PJS)/Direktur Alternatif ditunjuk untuk menjalankan fungsi Direktur tersebut dengan ketentuan Penunjukan Pengganti Sementara sesuai dengan keputusan Direksi.
f. Dalam hal seorang Anggota Direksi berhalangan dalam jangka waktu lebih dari 30 (tiga puluh) hari, Pejabat Sementara (PJS) /Direktur Alternatif yang berasal dari Anggota Direksi lainnya harus ditunjuk oleh Dewan Komisaris untuk menjalankan fungsi Direktur tersebut.
Dalam hal Pengalihan Tugas Sementara tersebut Pejabat Sementara (PJS)/Direktur Alternatif hanya menjalankan fungsi Direktur tanpa disertai dengan surat kuasa untuk menghadiri Rapat Direksi. Pengaturan terkait pengalihan tugas sementara Anggota Direksi diatur dalam Surat Keputusan Direksi Perusahaan.
13. Pengganti Sementara Anggota Direksi Dalam hal seorang Anggota Direksi berhalangan karena menjadi tersangka yang ditahan secara fisik lebih dari 90 (Sembilan puluh) hari atau sakit berkepanjangan lebih dari 180 (seratus delapan puluh) hari, maka Pengganti Sementara (PGS) ditunjuk untuk menjalankan fungsi
�����������������������������������������������������������24 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 11 ayat (22) 25 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 11 ayat (23) 26 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 11 ayat (24)�
19
BA
B I
PE
ND
AH
ULU
AN
BA
B II
DIR
EK
SI
BA
B III
DE
WA
N K
OM
ISA
RIS
BA
B IV
KE
GIATA
N A
NTA
R O
RG
AN
PE
RU
SA
HA
AN
BA
B V
PENU
TUP
1
�
20
Direktur tersebut dengan ketentuan bahwa Penunjukan Pengganti Sementara sesuai dengan keputusan Dewan Komisaris. Dalam hal Pengalihan Tugas Sementara tersebut: Pengganti Sementara (PGS) menjalankan fungsi Direktur sementara, disamping tetap merangkap jabatan anggota Direksi sebelumnya, dan memiliki 2 (dua) suara (yaitu suara selaku Direktur yang dijabatnya dan juga selaku PGS Direktur lainnya) untuk menghadiri dan mengambil keputusan Rapat Direksi.
B. PROGRAM PENGENALAN DAN PENINGKATAN KAPABILITAS
1. Program Pengenalan27
Anggota Direksi yang diangkat untuk pertama kalinya wajib diberikan Program Pengenalan mengenai Perusahaan. Program pengenalan dimaksudkan agar Anggota Direksi yang baru diangkat dapat memahami latar belakang dan kegiatan usaha Perusahaan serta agar Anggota Direksi yang baru diangkat dapat memahami segala aspek yang terkait dengan peran dan tanggung jawabnya, sehingga dapat menjalankan tugas masing-masing secara efektif. Ketentuan tentang program pengenalan meliputi hal-hal sebagai berikut: a. Direktur yang baru ditunjuk wajib diberikan program pengenalan
mengenai PT SUCOFINDO (PERSERO). b. Tanggung jawab untuk mengadakan program pengenalan tersebut
berada pada Sekretaris Perusahaan atau siapapun yang menjalankan fungsi sebagai sekretaris perusahaan.
c. Program pengenalan yang diberikan kepada Direktur, antara lain akan meliputi hal-hal sebagai berikut: 1) Pelaksanaan prinsip-prinsip Good Corporate Governance oleh
Perusahaan. 2) Gambaran mengenai PT SUCOFINDO (PERSERO) berkaitan
dengan sejarah, tujuan, sifat, budaya Perusahaan, lingkup kegiatan, kinerja keuangan dan operasi, strategi, rencana
�����������������������������������������������������������27 Peraturan Menteri BUMN No. PER-09/MBU/2012 Pasal 43
20
1
�
21
usaha jangka pendek dan jangka panjang, posisi kompetitif, risiko dan masalah-masalah strategis lainnya.
3) Keterangan berkaitan dengan kewenangan yang didelegasikan, audit internal dan eksternal, sistem dan kebijakan pengendalian internal serta Komite Audit.
4) Keterangan mengenai tugas dan tanggung jawab Dewan komisaris dan Direksi serta hal-hal yang tidak diperbolehkan.
5) Team building, dalam kegiatan ini menyertakan Direksi, baik yang baru menjabat maupun yang pernah menjabat sebelumnya.
d. Program pengenalan yang diberikan dapat berupa presentasi, pertemuan, kunjungan ke fasilitas Perusahaan dan/atau program lainnya.
Program pengenalan ini dilaksanakan selambat-lambatnya 90 (sembilan puluh) hari kalender setelah RUPS memutuskan pengangkatan Anggota Direksi yang baru.
2. Program Peningkatan Kapabilitas
Perusahaan memberlakukan ketentuan tentang program peningkatan kapabilitas bagi Direksi sebagai berikut: a. Program peningkatan kapabilitas dilaksanakan dalam rangka
meningkatkan efektivitas Direksi. b. Rencana untuk melakukan program peningkatan kapabilitas harus
dimasukkan dalam rencana kerja dan anggaran Direksi. c. Setiap anggota Direksi yang mengikuti program peningkatan
kapabilitas seperti seminar dan atau pelatihan wajib untuk menyajikan presentasi kepada anggota Direksi lainnya dalam rangka berbagi informasi dan pengetahuan.
d. Anggota Direksi yang bersangkutan bertanggungjawab untuk membuat laporan tentang pelaksanaan program peningkatan kapabilitas. Laporan tersebut disampaikan kepada Direksi.
e. Program Peningkatan Kapabilitas dapat berupa Perjalanan Dinas Luar Negeri Anggota Direksi, dengan ketentuan sebagai berikut:28 1) Kegiatan perjalanan dinas merupakan bagian dari pelaksanaan
tugas Perusahaan dan bukan merupakan tunjangan atau fasilitas yang diberikan/disediakan oleh Perusahaan;
�����������������������������������������������������������28 Surat Edaran Nomor: SE-04/MBU/6/2015
21
BA
B I
PE
ND
AH
ULU
AN
BA
B II
DIR
EK
SI
BA
B III
DE
WA
N K
OM
ISA
RIS
BA
B IV
KE
GIATA
N A
NTA
R O
RG
AN
PE
RU
SA
HA
AN
BA
B V
PENU
TUP
1
�
22
2) Kegiatan perjalanan dinas untuk kepentingan seminar, workshop, sosialisasi dan kegiatan sejenis di luar negeri, dilaksanakan dengan memperhatikan prinsip-prinsip efektifitas, efisiensi, selektifitas, tepat guna sesuai kebutuhan Perusahaan serta mengedepankan kepentingan dan kemajuan Perusahaan;
3) Jumlah personil anggota Direksi yang melakukan perjalanan dinas dbatasi jumlahnya sesuai dengan tujuan perjalanan dinas;
4) Rencana perjalanan dinas ke luar negeri bagi anggota Direksi diusulkan secara tertulis kepada Menteri Negara BUMN untuk mendapatkan persetujuan;
5) Dalam rencana perjalanan dinas ke luar negeri sebagaimana diatas, agar dijelaskan mengenai tujuan dan kepentingan perjalanan dinas, lama perjalanan dinas, sumber pembiayaan, rencana anggaran serta informasi lain yang relevan;
6) Setelah melakukan perjalanan dinas ke luar negeri, dalam jangka waktu paling lambat 14 (empat belas) hari setelah pelaksanaan perjalanan dinas anggota Direksi wajib melaporkan secara tertulis pelaksanaan perjalanan dinas kepada Menteri BUMN.
Materi Program Peningkatan Kapabilitas yang dapat diikuti Direksi antara lain berkaitan dengan: a. Pengetahuan terkait dengan prinsip-prinsip hukum korporasi dan
updating peraturan perundang-undangan yang berhubungan dengan kegiatan usaha Perusahaan, serta teknologi informasi.
b. Pengetahuan berkaitan dengan manajemen strategis dan formulasinya.
c. Pengembangan kemampuan khusus dalam membangun hubungan yang harmonis dengan seluruh stakeholders untuk menimbulkan sense of supporting para stakeholders terhadap eksistensi Perusahaan dalam jangka panjang.
d. Pengembangan kemampuan terkait dengan kepemimpinan yang efektif dalam mengelola dan mengembangkan sumber daya manusia untuk mengantisipasi tantangan pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM) di masa yang akan datang.
22
1
�
23
e. Pengetahuan terkait dengan manajemen perubahan yang dapat membawa Perusahaan menuju visi dan misi yang hendak diwujudkan.
f. Pengetahuan terkait dengan tanggung jawab sosial Perusahaan, dan
g. Pengetahuan terkait dengan pelaporan keuangan yang berkualitas. C. ETIKA JABATAN
Direksi dalam melaksanakan fungsinya, selalu: 1. Mematuhi peraturan perundang-undangan yang berlaku, Anggaran
Dasar, dan Pedoman GCG serta kebijakan-kebijakan Perusahaan yang telah ditetapkan.
2. Mendorong terciptanya perilaku etis dan menjadikan dirinya sebagai teladan yang baik bagi Pegawai Perusahaan.
3. Melaksanakan tugas secara amanah, berdedikasi tinggi, menjunjung kejujuran sebagai nilai tingggi, yaitu jujur dalam menyatakan pendapatnya, baik secara lisan maupun tertulis, serta dalam sikap dan tindakan.
4. Mengambil sikap, pendapat dan tindakan harus didasarkan atas unsur obyektivitas, profesional dan independen demi kepentingan Perusahaan yang seimbang dengan kepentingan Stakeholders.
5. Menjalankan tugas dan kewajibannya dengan menempatkan kepentingan Direksi secara keseluruhan, diatas kepentingan pribadi.
6. Selama menjabat, Anggota Direksi tidak diperkenankan untuk: a. Mengambil peluang bisnis Perusahaan, untuk kepentingan dirinya
sendiri, keluarga, kelompok usahanya dan/atau pihak lain, selain gaji dan fasilitas yang diterimanya sebagai Anggota Direksi yang ditentukan oleh RUPS.
b. Memanfaatkan jabatan bagi kepentingan pribadi atau bagi kepentingan orang atau pihak lain yang bertentangan dengan kepentingan Perusahaan.
c. Menggunakan aset Perusahaan, informasi Perusahaan atau jabatannya selaku Anggota Direksi untuk kepentingan pribadi ataupun orang lain, yang bertentangan dengan ketentuan peraturan perundang-undangan serta kebijakan Perusahaan yang berlaku.
23
BA
B I
PE
ND
AH
ULU
AN
BA
B II
DIR
EK
SI
BA
B III
DE
WA
N K
OM
ISA
RIS
BA
B IV
KE
GIATA
N A
NTA
R O
RG
AN
PE
RU
SA
HA
AN
BA
B V
PENU
TUP
1
�
24
d. Berkompetisi dengan Perusahaan yaitu menggunakan pengetahuan/informasi dari dalam (inside information) untuk mendapatkan keuntungan bagi kepentingan selain kepentingan Perusahaan.
e. Merangkap jabatan lain yang dapat menimbulkan benturan kepentingan secara langsung dengan Perusahaan dan/atau yang bertentangan dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
f. Memberikan atau menawarkan, atau menerima baik langsung ataupun tidak langsung imbalan dan/atau hadiah, dan/atau hibah dan/atau sumbangan dan/atau entertainment dalam bentuk apapun dari pihak yang memiliki hubungan bisnis atau pesaing Perusahaan, yang bertujuan untuk mendapatkan informasi, atau sesuatu hal yang tidak dibenarkan oleh ketentuan perundang-undangan yang berlaku, atau untuk mempengaruhinya untuk melakukan dan/atau tidak melakukan suatu hal berkaitan dengan kedudukan/jabatannya.
g. Memberikan hadiah, bingkisan, parsel, karangan bunga dan bentuk pemberian lainnya pada hari raya keagamaan maupun hari-hari besar/tertentu lainnya kepada pejabat/pegawai di lingkungan instansi Pemerintah dan/atau pihak yang memiliki hubungan bisnis.
7. Menjaga kerahasiaan informasi-informasi Perusahaan yang bersifat rahasia yang dipercayakan kepadanya sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
8. Menghindari setiap aktivitas yang dapat mempengaruhi independensinya dalam melaksanakan tugas.
9. Melakukan pengungkapan dalam hal terjadi benturan kepentingan, dan Anggota Direksi yang bersangkutan tidak boleh melibatkan diri dalam proses pengambilan keputusan Perusahaan yang berkaitan dengan hal tersebut.
D. TUGAS, KEWAJIBAN, WEWENANG SERTA HAK DIREKSI
1. Tugas dan Kewajiban Direksi Secara umum, tugas dan kewajiban Direksi dalam mengurus Perusahaan adalah:
24
1
�
25
a. Menjalankan segala tindakan yang berkaitan dengan pengurusan Perusahaan untuk kepentingan Perusahaan dan sesuai dengan maksud dan tujuan Perusahaan.29
b. Mewakili Perusahaan baik di dalam maupun di luar Pengadilan tentang segala hal dan segala kejadian dengan pembatasan-pembatasan sebagaimana diatur dalam peraturan perundang-undangan, Anggaran Dasar dan/atau Keputusan RUPS.ϯϬ
c. Mencurahkan tenaga, pikiran, perhatian dan pengabdiannya secara penuh pada tugas, kewajiban dan pencapaian tujuan Perusahaan.31
d. Mematuhi Anggaran Dasar Perusahaan dan peraturan perundang-undangan serta wajib melaksanakan prinsip-prinsip profesionalisme, efisiensi, transparansi, kemandirian, akuntabilitas, pertanggungjawaban serta kewajaran.32
e. Beritikad baik dan penuh tanggung jawab menjalankan tugas untuk kepentingan dan usaha Perusahaan dengan mengindahkan perundang-undangan yang berlaku.33
f. Menjaga kerahasiaan data dan/atau informasi Perusahaan. g. Salah seorang Anggota Direksi ditunjuk oleh Rapat Direksi sebagai
penanggungjawab dalam penerapan dan pemantauan GCG di Perusahaan 34
h. Setiap Anggota Direksi bertanggung jawab penuh secara pribadi apabila yang bersangkutan bersalah atau lalai menjalankan tugasnya untuk kepentingan dan usaha Perusahaan, kecuali apabila Anggota Direksi yang bersangkutan dapat membuktikan bahwa:35 1) Kerugian tersebut bukan karena kesalahan atau kelalaiannya; 2) Telah melakukan pengurusan dengan itikad baik dan kehati-
hatian untuk kepentingan dan sesuai dengan maksud dan tujuan Perusahaan;
3) Tidak mempunyai benturan kepentingan baik langsung maupun tidak langsung atas tindakan pengurusan yang mengakibatkan kerugian; dan
�����������������������������������������������������������29 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 11 ayat (1) 30 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 11 ayat (1) 31 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 11 ayat (3) 32 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 11 ayat (4) 33 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 11 ayat (5) 34 Peraturan Menteri BUMN No. PER-09/MBU/2012 Pasal 19 ayat (2) 35 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 11 ayat (6)�
25
BA
B I
PE
ND
AH
ULU
AN
BA
B II
DIR
EK
SI
BA
B III
DE
WA
N K
OM
ISA
RIS
BA
B IV
KE
GIATA
N A
NTA
R O
RG
AN
PE
RU
SA
HA
AN
BA
B V
PENU
TUP
1
�
26
4) Telah mengambil tindakan untuk mencegah timbul atau berlanjutnya kerugian tersebut.
Disamping hal tersebut diatas, Direksi memiliki tugas dan kewajiban yang secara khusus: a. Terkait Pemegang Saham/ RUPS.
1) Wajib menyelenggarakan dan menyimpan Daftar Pemegang Saham dan dokumen-dokumen terkait dengan RUPS sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
2) Memberikan laporan berkala menurut cara dan waktu sesuai dengan ketentuan yang berlaku serta laporan lainnya setiap kali diminta oleh Dewan Komisaris dan/atau Pemegang Saham.36
3) Memberikan pertanggungjawaban dan segala keterangan tentang keadaan dan jalannya Perusahaan berupa laporan tahunan termasuk laporan keuangan kepada RUPS.
4) Memberikan penjelasan tentang segala hal yang ditanyakan atau yang diminta anggota Dewan Komisaris dan para Pemegang Saham.37
5) Menandatangani laporan tahunan, dalam hal Direktur tidak menandatangani laporan tahunan, maka harus disebutkan alasannya dalam surat tersendiri yang dilekatkan dalam Laporan Tahunan. Bila tidak memberi alasan secara tertulis maka yang bersangkutan dianggap telah menyetujui isi Laporan Tahunan.
6) Memanggil dan menyelenggarakan RUPS tahunan dan/atau RUPS luar biasa menurut cara dan waktu sesuai dengan ketentuan perundang-undangan.
7) Menyediakan Laporan Tahunan paling lambat 14 (empat belas) hari sebelum tanggal RUPS Tahunan.
8) Menyelenggarakan RUPS Tahunan selambat-lambatnya bulan Juni setelah penutupan tahun buku yang bersangkutan.38
�����������������������������������������������������������36 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 11 ayat (2.b.14) 37 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 11 ayat (2.b.16) 38 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 21 ayat (2)
26
1
�
27
9) Menyampaikan laporan perubahan susunan Pemegang Saham, Direksi dan Dewan Komisaris kepada Menteri yang membidangi Hukum dan HAM.39
10) Penetapan gaji, pensiun, atau jaminan hari tua dan penghasilan lain bagi Pegawai yang melampaui kewajiban yang ditetapkan peraturan perundang-undangan harus mendapat persetujuan terlebih dahulu dari RUPS.40
11) Mengumumkan dalam 2 (dua) surat kabar harian berbahasa Indonesia yang terbit dan beredar luas/nasional di wilayah Republik Indonesia rencana untuk penggabungan, peleburan dan pengambil-alihan perusahaan paling lambat 14 (empat belas) hari sebelum pemanggilan RUPS.41
b. Terkait Strategi dan Rencana Kerja 1) Merumuskan, menetapkan dan mengkaji Visi, Misi, strategi,
dan nilai-nilai Perusahaan untuk dikomunikasi-kan dan disetujui Dewan Komisaris; sekurang- kurangnya dalam 5 (lima) tahun terakhir.42
2) Mengusahakan dan menjamin terlaksananya usaha dan kegiatan Perusahaan sesuai dengan maksud dan tujuan serta kegiatan usahanya.43
3) Menyiapkan pada waktunya Rencana Jangka Panjang Perusahaan (RJPP), Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP), dan perubahannya serta menyampaikannya kepada Dewan Komisaris dan Pemegang Saham untuk mendapatkan pengesahaan RUPS.44
4) Menyampaikan rancangan RKAP yang telah ditandatangani oleh semua Anggota Direksi dan semua Anggota Dewan Komisaris kepada Pemegang Saham selambatnya 60 (enam puluh) hari sebelum tahun buku dimulai dan menyampaikannya kepada RUPS untuk mendapatkan persetujuan RUPS dengan memperhatikan ketentuan yang berlaku.45
�����������������������������������������������������������39 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 11 ayat (2.b.10)�40 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 11 ayat (2.a.4) 41 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 29 ayat (6). 42 ASEAN Scorecard E 43 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 11 ayat (2.b.1)�44 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 11 ayat (2.b.2) 45 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 17 ayat (3)
27
BA
B I
PE
ND
AH
ULU
AN
BA
B II
DIR
EK
SI
BA
B III
DE
WA
N K
OM
ISA
RIS
BA
B IV
KE
GIATA
N A
NTA
R O
RG
AN
PE
RU
SA
HA
AN
BA
B V
PENU
TUP
1
�
28
5) Mencapai sasaran-sasaran jangka panjang yang tercantum dalam RJPP.
6) Mencapai target-target jangka pendek yang tercantum dalam RKAP sebagai penjabaran tahunan dari RJPP.
7) Mengupayakan pencapaian sasaran jangka panjang dan target jangka pendek sebagaimana yang tertuang dalam RJPP dan RKAP dengan menetapkan target kinerja yang diturunkan per direktorat dan jabatan struktural sesuai struktur organisasi Perusahaan.
c. Terkait Manajemen Risiko 1) Menyusun dan menetapkan kebijakan manajemen risiko.46 2) Membangun dan melaksanakan program manajemen risiko
korporasi secara terpadu yang merupakan bagian dari pelaksanaan program GCG.47
3) Melakukan evaluasi dan arahan strategi manajemen risiko yang diterapkan di Perusahaan
d. Terkait Penerapan Good Corporate Governance 1) Memimpin dan mengembangkan penerapan Pedoman Good
Corporate Governance beserta kebijakan pendukung lainnya. 2) Menunjuk salah seorang anggota Direksi untuk bertanggung
jawab terhadap implementasi GCG di Perusahaan.48
e. Terkait Sistem Pengendalian Internal 1) Menetapkan suatu sistem pengendalian intern yang efektif
untuk mengamankan investasi dan aset perusahaan.49 2) Melakukan evaluasi atas pelaksanaan Sistem Pengendalian
Internal.50
f. Terkait Penyampaian Informasi, Dokumen Perusahaan dan Pelaporan 1) Menyampaikan Laporan Tahunan termasuk laporan Keuangan
kepada RUPS untuk disetujui dan disahkan, serta laporan
�����������������������������������������������������������46 Peraturan Menteri BUMN No. PER-09/MBU/2012 Pasal 2 ayat (2), Pasal 25 ayat (2) 47 Keputusan Sekretaris Menteri BUMN No. SK-16/S.MBU/2012 Parameter 106 48 Keputusan Sekretaris Menteri BUMN No. SK-16/S.MBU/2012 Parameter 3 49 Peraturan Menteri BUMN No. PER-09/MBU/2012 Pasal 26 50 Keputusan Sekretaris Menteri BUMN No. SK-16/S.MBU/2012 Parameter 107
28
1
�
29
mengenai hak-hak Perusahaan yang tidak tercatat dalam pembukuan antara lain sebagai akibat penghapusbukuan piutang.51
2) Menyampaikan Neraca dan Laporan Laba Rugi yang telah disahkan oleh RUPS kepada Menteri yang membidangi Hukum dan HAM sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.52
3) Dewan Komisaris dan Direksi harus memastikan bahwa auditor eksternal, auditor internal, dan Komite Audit, serta komite lainnya jika ada, memiliki akses terhadap catatan akuntansi, data penunjang, dan informasi mengenai BUMN, sepanjang diperlukan untuk melaksanakan tugasnya.53
4) Mengungkapkan informasi penting dalam laporan tahunan dan laporan keuangan kepada pihak lain sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku secara tepat waktu, akurat, jelas dan obyektif.
5) Memastikan informasi mengenai Perusahaan dapat diperoleh Dewan Komisaris secara tepat waktu, akurat, terukur dan lengkap.
6) Membuat, menyimpan dan memelihara di tempat kedudukan Perusahaan, antara lain Daftar Pemegang Saham, Daftar Khusus, Risalah RUPS, Risalah Rapat Dewan Komisaris dan Risalah Rapat Direksi, Laporan Tahunan dan dokumen keuangan Perusahaan serta dokumen Perusahaan lainnya.
7) Melaporkan kepada Perusahaan (Sekretaris Perusahaan) mengenai kepemilikan sahamnya dan/atau keluarganya pada perusahaan lain, termasuk setiap perubahannya untuk dicatat dalam Daftar Khusus sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku.
8) Menyampaikan laporan harta kekayaan sesuai dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku.
�����������������������������������������������������������51 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 11 ayat (2.b.7) 52 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 11 ayat (2.b.9) 53 Peraturan Menteri BUMN No. PER-09/MBU/2012 Pasal 32
29
BA
B I
PE
ND
AH
ULU
AN
BA
B II
DIR
EK
SI
BA
B III
DE
WA
N K
OM
ISA
RIS
BA
B IV
KE
GIATA
N A
NTA
R O
RG
AN
PE
RU
SA
HA
AN
BA
B V
PENU
TUP
1
�
31
4) Memastikan pelaksanaan pendidikan dan pelatihan pegawai sesuai dengan kebutuhan jabatan.
5) Melaksanakan evaluasi atas ketentuan-ketentuan kepegawaian dan kinerja unit kerja, jabatan berdasarkan kriteria yang ditetapkan secara obyektif dan transparan.
j. Terkait Teknologi Informasi
1) Menyusun dan menetapkan master plan Teknologi Informasi untuk jangka waktu 3 (tiga) sampai dengan 5 (lima) tahun dan detail/penjabaran lebih lanjut dari master plan sesuai kebutuhan Perusahaan.61
2) Melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan master plan Teknologi Informasi secara berkala dan setiap tahun untuk mengetahui keberhasilan pencapaian pelaksanaan, hasil, dan tujuan master plan teknologi informasi.62
3) Melakukan pengkajian ulang dan melakukan perubahan master plan Teknologi Informasi yang telah ditetapkan apabila diperlukan untuk mengantisipasi perubahan bisnis dan perkembangan teknologi informasi.63
k. Terkait pengadaan barang dan jasa serta peningkatan mutu dan pelayanan 1) Menyusun dan melaksanakan kebijakan pengadaan barang
dan jasa serta peningkatan mutu dan pelayanan. 2) Memastikan pelaksanaan pengadaan barang dan jasa serta
mutu produk dan pelayanan sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan Perusahaan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
3) Melaporkan kepada Dewan Komisaris mengenai proses dan hasil Pengadaan Barang dan Jasa tertentu yang bersifat substansial (bukan bersifat rutin).64
�����������������������������������������������������������61 Peraturan Menteri BUMN No. PER-02/MBU/2013 Pasal 3 ayat (3), Keputusan Sekretaris Menteri BUMN No. SK-16/S.MBU/2012 Parameter 100, Permen BUMN No. PER-09/MBU/2012 Pasal 30 62 Peraturan Menteri BUMN No. PER-02/MBU/2013 Pasal 3 ayat (5) 63 Peraturan Menteri BUMN No. PER-02/MBU/2013 Pasal 3 ayat (7) 64 Peraturan Menteri BUMN No. PER-05/MBU/2008 Pasal 7 ayat (3)
30
1
�
31
4) Memastikan pelaksanaan pendidikan dan pelatihan pegawai sesuai dengan kebutuhan jabatan.
5) Melaksanakan evaluasi atas ketentuan-ketentuan kepegawaian dan kinerja unit kerja, jabatan berdasarkan kriteria yang ditetapkan secara obyektif dan transparan.
j. Terkait Teknologi Informasi
1) Menyusun dan menetapkan master plan Teknologi Informasi untuk jangka waktu 3 (tiga) sampai dengan 5 (lima) tahun dan detail/penjabaran lebih lanjut dari master plan sesuai kebutuhan Perusahaan.61
2) Melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan master plan Teknologi Informasi secara berkala dan setiap tahun untuk mengetahui keberhasilan pencapaian pelaksanaan, hasil, dan tujuan master plan teknologi informasi.62
3) Melakukan pengkajian ulang dan melakukan perubahan master plan Teknologi Informasi yang telah ditetapkan apabila diperlukan untuk mengantisipasi perubahan bisnis dan perkembangan teknologi informasi.63
k. Terkait pengadaan barang dan jasa serta peningkatan mutu dan pelayanan 1) Menyusun dan melaksanakan kebijakan pengadaan barang
dan jasa serta peningkatan mutu dan pelayanan. 2) Memastikan pelaksanaan pengadaan barang dan jasa serta
mutu produk dan pelayanan sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan Perusahaan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
3) Melaporkan kepada Dewan Komisaris mengenai proses dan hasil Pengadaan Barang dan Jasa tertentu yang bersifat substansial (bukan bersifat rutin).64
�����������������������������������������������������������61 Peraturan Menteri BUMN No. PER-02/MBU/2013 Pasal 3 ayat (3), Keputusan Sekretaris Menteri BUMN No. SK-16/S.MBU/2012 Parameter 100, Permen BUMN No. PER-09/MBU/2012 Pasal 30 62 Peraturan Menteri BUMN No. PER-02/MBU/2013 Pasal 3 ayat (5) 63 Peraturan Menteri BUMN No. PER-02/MBU/2013 Pasal 3 ayat (7) 64 Peraturan Menteri BUMN No. PER-05/MBU/2008 Pasal 7 ayat (3)
31
BA
B I
PE
ND
AH
ULU
AN
BA
B II
DIR
EK
SI
BA
B III
DE
WA
N K
OM
ISA
RIS
BA
B IV
KE
GIATA
N A
NTA
R O
RG
AN
PE
RU
SA
HA
AN
BA
B V
PENU
TUP
1
�
32
l. Terkait Anak Perusahaan Menetapkan Prosedur Pengangkatan Direksi dan Dewan Komisaris Anak Perusahaan65, sebagai berikut: 1) Direksi membentuk Tim Evaluasi calon Anggota Direksi dan
Komisaris Anak Perusahaan yang diketuai oleh Direktur yang membidangi Sumber Daya Manusia.
2) Tim Evaluasi menunjuk tenaga ahli atau Lembaga Profesional untuk melakukan penilaian (jika diperlukan), melakukan penjaringan calon yang menghasilkan daftar bakal calon (long
list) yang terdiri dari 5 (lima) bakal calon untuk masing-masing jabatan Direksi dan 3 (tiga) kali lipat jumlah jabatan Komisaris yang lowong untuk jabatan Komisaris dan kemudian diserahkan kepada Direksi untuk memperoleh persetujuannya.
3) Tim Evaluasi melakukan penilaian terhadap calon-calon yang masuk dalam daftar bakal calon yang telah disetujui Direksi Perusahaan.
4) Hasil penilaian Tim Evaluasi ditetapkan dalam daftar calon (short list) yang terdiri dari 3 (tiga) orang untuk masing-masing jabatan Anggota Direksi dengan peringkat nilai terbaik dan terdiri dari 2 (dua) kali lipat jabatan Dewan Komisaris yang lowong dengan peringkat nilai terbaik.
5) Dalam hal penilaian dilakukan oleh ahli atau lembaga profesional yang ditunjuk, Tim Evaluasi mengevaluasi berdasarkan hasil penilaian oleh ahli atau lembaga profesional.
6) Tim Evaluasi menyampaikan daftar calon (short list) tersebut kepada Direksi Perusahaan untuk penetapan calon Anggota Direksi/Dewan Komisaris anak Perusahaan terpilih.
7) Direksi melakukan evaluasi akhir atas hasil penilaian untuk menetapkan masing-masing 1 (satu) Calon Direksi dan Calon Komisaris terpilih untuk masing-masing jabatan Anggota Direksi dan Dewan Komisaris Anak Perusahaan.
8) Direksi menyampaikan calon Direksi dan calon Dewan Komisaris anak perusahaan terpilih kepada Dewan Komisaris disertai penjelasan mengenai proses penjaringan, proses penilaian dan proses penetapan calon Anggota Direksi dan calon Dewan Komisaris Anak Perusahaan terpilih,
�����������������������������������������������������������65 Peraturan Menteri BUMN No. PER-03/MBU/2012 �
32
1
�
33
selambatnya 30 (tiga puluh) hari sebelum Rapat Dewan Komisaris Perusahaan dilaksanakan.
m. Tugas Lainnya Menjalankan kewajiban-kewajiban lainnya sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang diatur dalam Anggaran Dasar dan yang ditetapkan oleh RUPS berdasarkan peraturan perundang-undangan.66
2. Wewenang Direksi
a. Wewenang umum yang dimiliki oleh Direksi PT SUCOFINDO (PERSERO):67 1) Menetapkan kebijakan kepengurusan Perusahaan. 2) Mengatur penyerahan kekuasan Direksi kepada seorang atau
beberapa orang anggota Direksi untuk mengambil keputusan atas nama Direksi atau mewakili Perusahaan di dalam dan di luar pengadilan.
3) Mengatur penyerahan kekuasan Direksi kepada seorang atau beberapa orang Pegawai Perusahaan baik sendiri-sendiri maupun bersama-sama atau kepada orang lain, untuk mewakili Perusahaan di dalam dan di luar pengadilan.
4) Mengatur ketentuan-ketentuan tentang kepegawaian Perusahaan (perencanaan, rekrutmen, promosi, mutasi, rotasi, evaluasi kepegawaian) termasuk penetapan gaji, pensiun, atau jaminan hari tua dan penghasilan lain bagi pegawai Perusahaan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
5) Mengangkat dan memberhentikan Pegawai Perusahaan berdasarkan peraturan kepegawaian Perusahaan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
6) Melakukan segala tindakan dan perbuatan lainnya mengenai pengurusan maupun pemilikan kekayaan Perusahaan, mengikat Perusahaan dengan pihak lain dan/atau pihak lain dengan Perusahaan, serta mewakili Perusahaan di dalam dan di luar Pengadilan tentang segala hal dan segala kejadian, dengan pembatasan-pembatasan sebagaimana diatur dalam
�����������������������������������������������������������66 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 11 ayat (2.b.18) 67 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 11 ayat (2.a)�
33
BA
B I
PE
ND
AH
ULU
AN
BA
B II
DIR
EK
SI
BA
B III
DE
WA
N K
OM
ISA
RIS
BA
B IV
KE
GIATA
N A
NTA
R O
RG
AN
PE
RU
SA
HA
AN
BA
B V
PENU
TUP
1
�
34
perundang-undangan, Anggaran Dasar dan/atau keputusan RUPS.
b. Direksi berwenang melakukan perbuatan-perbuatan di bawah ini setelah mendapatkan persetujuan secara tertulis dari Dewan Komisaris: 1) Menerima dan memberikan pinjaman jangka
menengah/panjang, kecuali pinjaman (utang atau piutang) yang timbul karena transaksi bisnis, dan pinjaman yang diberikan kepada Anak Perusahaan dengan ketentuan pinjaman kepada Anak Perusahaan dilaporkan kepada Dewan Komisaris.
2) Mengagunkan aktiva tetap untuk penarikan kredit jangka pendek
3) Melepaskan aktiva tetap bergerak dengan umur ekonomis yang lazim berlaku dalam industri pada umumnya sampai dengan 5 (lima) tahun
4) Menghapuskan dari pembukuan piutang macet dan persediaan barang mati
5) Mengadakan kerjasama dengan badan usaha atau pihak lain berupa kerjasama lisensi, kontrak manajemen, menyewakan aset, Kerjasama Operasi (KSO), Bangun Guna Serah (Built
Operate Transfer/BOT), Bangun Milik Serah (Built Own
Transfer/BowT), Bangun Serah Guna (Built Transfer
Operate/BTO) dan kerjasama lainnya dengan nilai atau jangka waktu tertentu yang ditetapkan oleh RUPS.
6) Menyiapkan dan menetapkan struktur organisasi sampai dengan 1 (satu) tingkat di bawah Direksi.
7) Mengangkat Sekretaris Perusahaan dan Kepala Satuan Pengawasan Intern (SPI).
Keputusan Dewan Komisaris terhadap usulan Direksi, disampaikan atau diberitahukan kepada Direksi dalam waktu jangka 30 (tiga puluh) hari (sebagaimana diatur dalam Anggaran Dasar) sejak diterimanya usulan/proposal atau penjelasan dan dokumen sudah lengkap dari Direksi. Namun jika Dewan Komisaris tidak memberikan keputusan dalam jangka waktu tersebut, maka Dewan Komisaris dianggap menyetujui usulan Direksi.
34
1
�
35
c. Direksi berwenang melakukan perbuatan-perbuatan di bawah ini setelah mendapatkan tanggapan tertulis dari Dewan Komisaris dan persetujuan dari RUPS:68 1) Mengagunkan aktiva tetap untuk penarikan kredit jangka
menengah/panjang 2) Mengikat Perusahaan sebagai jaminan (borg/avalist) 3) Tidak menagih lagi piutang macet yang telah dihapusbukukan. 4) Melakukan penyertaan modal pada perusahaan lain. 5) Mendirikan Anak Perusahaan dan/atau perusahaan patungan. 6) Melepaskan penyertaan modal pada Anak Perusahaan
dan/atau perusahaan patungan. 7) Melakukan penggabungan, peleburan, pengambilalihan,
pemisahan, dan pembubaran Anak Perusahaan dan/atau perusahaan patungan.
8) Mengadakan kerjasama dengan badan usaha atau pihak lain berupa kerjasama lisensi, kontrak manajemen, menyewakan aset, Kerjasama Operasi (KSO), Bangun Guna Serah (Built
Operate Transfer/BOT), Bangun Milik Serah (Built Own
Transfer/BowT), Bangun Serah Guna (Built Transfer
Operate/BTO) dan kerjasama lainnya dengan nilai atau jangka waktu melebihi penetapan RUPS.
9) Melepaskan dan menghapuskan aktiva tetap Perusahaan, kecuali aktiva tetap bergerak dengan umur ekonomis yang lazim berlaku dalam industri pada umumnya sampai dengan 5 (lima) tahun.
10) Menetapkan blue print organisasi Perusahaan 11) Menetapkan dan merubah logo Perusahaan. 12) Melakukan tindakan-tindakan lain dan tindakan yang belum
ditetapkan dalam RKAP. 13) Membentuk yayasan, organisasi, dan/atau perkumpulan baik
yang berkaitan langsung maupun tidak langsung dengan Perusahaan yang dapat berdampak bagi Perusahaan.
14) Pembebanan biaya Perusahaan yang bersifat tetap dan rutin untuk kegiatan yayasan, organisasi, dan/atau perkumpulan baik yang berkaitan langsung maupun tidak langsung dengan Perusahaan.
�����������������������������������������������������������68 �Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 11 ayat (10)�
35
BA
B I
PE
ND
AH
ULU
AN
BA
B II
DIR
EK
SI
BA
B III
DE
WA
N K
OM
ISA
RIS
BA
B IV
KE
GIATA
N A
NTA
R O
RG
AN
PE
RU
SA
HA
AN
BA
B V
PENU
TUP
1
�
36
15) Pengusulan wakil Perusahaan untuk menjadi calon anggota Direksi dan Dewan Komisaris pada perusahaan patungan dan/atau anak Perusahaan yang memberikan kontribusi signifikan kepada Perusahaan dan/atau nilai strategis yang ditetapkan RUPS.
Apabila dalam waktu 30 (tiga puluh) hari sejak diterimanya permohonan atau penjelasan/data tambahan dari Direksi, Dewan Komisaris tidak memberikan tanggapan tertulis, maka Rapat Umum Pemegang Saham dapat memberikan keputusan tanpa adanya tanggapan tertulis dari Dewan Komisaris.69
d. Direksi wajib meminta persetujuan RUPS untuk mengalihkan
kekayaan Perusahaan atau menjadikan jaminan utang kekayaan Perusahaan yang merupakan lebih dari 50% jumlah kekayaan bersih Perusahaan dalam 1 (satu) transaksi atau lebih, baik yang berkaitan satu sama lain maupun tidak, yang terjadi dalam jangka waktu 1 (satu) tahun buku.70
3. Hak Direksi
a. Menerima gaji berikut tunjangan lain dan atau fasilitas termasuk santunan purna jabatan yang jumlahnya ditetapkan oleh RUPS.
b. Apabila Perusahaan melebihi tingkat keuntungan yang ditargetkan, maka Direksi dapat menerima tantiem sebagai imbalan atas prestasi kerjanya yang besarnya ditetapkan oleh RUPS
c. Menggunakan sarana dan fasilitas Perusahaan untuk kegiatan yang berhubungan dengan kepentingan Perusahaan sesuai dengan peraturan perundang-undangan dan kebijakan Perusahaan.
d. Melakukan aktivitas di luar Perusahaan yang tidak secara langsung berhubungan dengan kepentingan Perusahaan seperti kegiatan mengajar, menjadi pengurus asosiasi bisnis dan sejenisnya diperkenankan sebatas menggunakan waktu yang wajar dan sepengetahuan Direktur Utama atau Direktur lainnya.
e. Memperoleh istirahat tahunan (cuti) sesuai ketentuan yang berlaku
�����������������������������������������������������������69 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 11 ayat (13) 70 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 11 ayat (14)
36
1
�
37
f. Mendapatkan Program Pengenalan mengenai bagi Anggota Direksi yang baru diangkat dan peningkatan kapabilitas bagi Anggota Direksi.
g. Mempergunakan sarana secara bertanggungjawab sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
E. RAPAT DIREKSI
1. Jenis Rapat Direksi a. Rapat Direksi, rapat yang diselenggarakan oleh Direksi dan setiap
Direktur yang hadir dan atau diwakili berhak memberikan suaranya dalam rapat tersebut. Rapat Direksi diselenggarakan secara rutin minimum satu kali dalam 1 (satu) bulan. Semua Direktur diharapkan untuk menghadiri rapat Direksi tanpa diwakilkan.
b. Rapat Rutin
Adalah rapat yang diadakan oleh Perusahaan yang dihadiri oleh Direksi, Kepala Divisi SEKPER, Kepala Unit Kerja lain yang terkait dan pegawai yang diundang. Rapat ini selain yang diselenggarakan secara rutin, yakni sekurang-kurangnya 1 (satu) kali dalam sebulan dapat juga diselenggarakan sewaktu-waktu sesuai dengan kebutuhan.
c. Rapat Kinerja (Dewan Komisaris dan Direksi) Adalah rapat yang disediakan oleh Perusahaan yang dihadiri oleh Dekom dan Direksi, Kepala Divisi KAK, Kepala Divisi SEKPER dan Kepala unit kerja lain yang terkait. Agenda Pembahasan: 1) Materi evaluasi dan kinerja keuangan bulan berjalan (evaluasi
hasil usaha secara periodik) 2) Pembahasan masalah aktual untuk mendapatkan solusi.
d. Rapat Pimpinan (Rapim)
Adalah rapat yang diadakan oleh Perusahaan minimal 1 (satu) kali dalam 1 (satu) tahun dan minimal dihadiri oleh Direksi, Kepala Divisi terkait dan kepala cabang.
37
BA
B I
PE
ND
AH
ULU
AN
BA
B II
DIR
EK
SI
BA
B III
DE
WA
N K
OM
ISA
RIS
BA
B IV
KE
GIATA
N A
NTA
R O
RG
AN
PE
RU
SA
HA
AN
BA
B V
PENU
TUP
1
�
38
Agenda Pembahasan: 1) Materi evaluasi dan kinerja keuangan selama triwulan (evaluasi
hasil usaha) 2) Estimasi hasil usaha bulan berjalan 3) Pembahasan masalah aktual
Materi evaluasi dalam Rapat Pimpinan adalah melakukan evaluasi hasil usaha secara periodik, estimasi hasil usaha tahun berjalan, pembahasan masalah aktual dan menyusun rencana kerja anggaran perusahaan (RKAP) tahun berikutnya.
e. Rapat Kerja (Raker)
Adalah rapat yang diadakan oleh Perusahaan minimal 1 (satu) kali dalam 1 (satu) tahun dan minimal dihadiri oleh Dewan Komisaris, Direksi, VP dan Kepala Cabang. Agenda Pembahasan: 1) Melakukan evaluasi hasil usaha tahun berjalan 2) Pembahasan masalah aktual, dan:: 3) Menetapkan:
a) Kebijakan program pelaksanaan usaha tahun berikutnya b) Rencana Kerja Anggaran perusahaan (RKAP) tahun
berikutnya
2. Mekanisme Pelaksanaan Rapat Direksi
a. Jadwal, Panggilan dan Agenda Rapat 1) Rapat Direksi diselenggarakan secara rutin minimum satu kali
dalam 1 (satu) bulan. 2) Penyelenggaraan rapat Direksi dapat dilakukan setiap waktu
apabila:71 a) Dipandang perlu oleh seorang atau lebih anggota Direksi b) Atas permintaan tertulis seorang atau lebih anggota
Dewan Komisaris sepanjang sesuai dengan keputusan Dewan Komisaris; atau
c) Atas permintaan tertulis dari 1 (satu) orang atau lebih Pemegang Saham yang bersama-sama mewakili 1/10
�����������������������������������������������������������71 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 12 ayat (4)
38
1
�
39
(satu per sepuluh) atau lebih dari jumlah seluruh saham dengan hak suara.
3) Panggilan Rapat Direksi dilakukan secara tertulis oleh Anggota Direksi yang berhak mewakili Perusahaan dan disampaikan dalam jangka waktu paling lambat 3 (tiga) hari sebelum rapat diadakan atau dalam waktu yang lebih singkat jika dalam keadaan mendesak, dengan tidak memperhitungkan tanggal panggilan dan tanggal Rapat.72
4) Dalam surat panggilan rapat tersebut harus mencantumkan acara, tanggal, waktu dan tempat rapat.73
5) Panggilan rapat terlebih dahulu tersebut tidak disyaratkan apabila semua anggota Direksi hadir dalam rapat.74
6) Pemanggilan Rapat dilakukan melalui undangan fisik maupun media elektronik (sms, dan/atau e-mail)
7) Agenda rapat disiapkan oleh Sekretaris Perusahaan. Agenda rapat disampaikan bersamaan dengan penyampaian undangan.
b. Tempat Pelaksanaan Rapat
Rapat Direksi dianggap sah apabila dapat diadakan ditempat kedudukan Perusahaan atau ditempat lain yang ditetapkan oleh Direksi di dalam wilayah Republik Indonesia.
c. Pimpinan Rapat 1) Semua Rapat Direksi dipimpin oleh Direktur Utama.75 2) Dalam hal Direktur Utama tidak hadir atau berhalangan, maka
Rapat Direksi dipimpin oleh seorang Direktur yang ditunjuk secara tertulis oleh Direktur Utama.76
3) Dalam hal Direktur Utama tidak melakukan penunjukkan, maka salah seorang Direktur yang terlama dalam jabatan sebagai anggota Direksi yang memimpin rapat Direksi.77 Jika terdapat lebih dari 1 (satu) orang Direktur yang terlama dalam jabatan,
�����������������������������������������������������������72 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 12 ayat (6) 73 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 12 ayat (7) 74 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 12 ayat (8) 75 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 12 ayat (11) 76 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 12 ayat (12) 77 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 12 ayat (13)
39
BA
B I
PE
ND
AH
ULU
AN
BA
B II
DIR
EK
SI
BA
B III
DE
WA
N K
OM
ISA
RIS
BA
B IV
KE
GIATA
N A
NTA
R O
RG
AN
PE
RU
SA
HA
AN
BA
B V
PENU
TUP
1
�
40
maka Direktur yang tertua dalam usia yang bertindak sebagai pemimpin Rapat Direksi.78
d. Prosedur Rapat Direksi 1) Sekretaris Perusahaan menerima bahan-
bahan/dokumen/laporan manajemen dari Direksi. Bahan-bahan/dokumen/laporan manajemen tersebut akan digunakan sebagai bahan rapat Direksi. Bahan-bahan tersebut antara lain: Laporan Bulanan Perusahaan, Laporan Triwulanan Perusahaan, dan Laporan Tahunan Perusahaan serta laporan lainnya;
2) Sekretaris Perusahaan mendokumentasikan bahan-bahan/laporan/dokumen yang diterima sesuai prosedur administrasi surat yang ada;
3) Sekretaris Perusahaan menyampaikan bahan-bahan/dokumen/laporan tersebut kepada Direktur Utama;
4) Direktur Utama mempelajari bahan-bahan tersebut dan memberikan arahan kepada Sekretaris Perusahaan untuk ditindaklanjuti;
5) Jika arahan tersebut harus ditindaklanjuti dengan rapat, Sekretaris Perusahaan segera menyusun agenda rapat;
6) Sekretaris Perusahaan mengedarkan agenda rapat beserta bahan-bahan/dokumen/laporan yang akan dirapatkan kepada para anggota Direksi untuk mendapatkan masukan-masukan atas agenda tersebut;
7) Anggota Direksi menerima, membaca dan mempelajari agenda rapat beserta bahan-bahannya. Setelah selesai, agenda tersebut dikirimkan kembali kepada Sekretaris Perusahaan beserta masukan-masukan dari anggota Direksi yang bersangkutan dan membubuhkan paraf atau tanda tangan sebagai tanda menyetujui agenda rapat tersebut;
8) Sekretaris Perusahaan membuat surat undangan rapat setelah menerima agenda yang telah disetujui oleh Direksi;
9) Dalam surat undangan tersebut, Sekretaris Perusahaan menyusun butir-butir masalah yang akan dibicarakan dalam rapat;
�����������������������������������������������������������78 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 12 ayat (14)�
40
1
�
41
10) Jika rapat tersebut mengundang pihak lain, Sekretaris Perusahaan bertugas untuk membuat surat undangan kepada pihak yang dimaksud. Dalam hal pihak lain tersebut berasal dari Manajemen yaitu pejabat 1 (satu) tingkat dan/atau 2 (dua) tingkat di bawah Direksi, maka untuk maksud tersebut harus sepengetahuan Direksi terkait;
11) Peserta rapat menerima undangan dan bahan-bahan rapat; 12) Materi rapat disiapkan oleh Sekretaris Perusahaan. Materi
rapat dapat disampaikan bersamaan dengan penyampaian undangan.
e. Mekanisme Kehadiran 1) Rapat Direksi adalah sah dan berhak mengambil keputusan
yang mengikat, apabila dihadiri atau diwakili lebih dari ½ (satu per dua) dari jumlah Direktur Perusahaan.
2) Dalam mata acara lain-lain, Rapat Direksi tidak berhak mengambil keputusan kecuali semua anggota Direksi atau wakilnya yang sah, hadir dan menyetujui penambahan mata acara rapat.79
3) Seorang Direktur dapat diwakili dalam rapat hanya oleh Direktur lainnya berdasarkan kuasa tertulis yang diberikan dalam surat pelimpahan tugas dan wajib terlebih dahulu dibicarakan bersama dengan Direktur yang memberi pelimpahan.
4) Seorang Direktur hanya dapat mewakili seorang Direktur lainnya.
5) Rapat Direksi dipimpin oleh Direktur Utama. Dalam hal Direktur Utama berhalangan, rapat dipimpin oleh seorang Direktur lainnya yang ditunjuk oleh Direktur Utama, atau yang mendapatkan pelimpahan tugas.
6) Dalam hal Direktur Utama tidak melakukan penunjukan, maka Direktur yang tertua dalam jabatan yang memimpin Rapat Direksi, jika terdapat lebih dari 1 (satu) Direktur yang tertua dalam jabatan, maka Direktur yang tertua dalam usia yang bertindak sebagai Pipinan Direksi.
�����������������������������������������������������������79 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 12 ayat (10)
41
BA
B I
PE
ND
AH
ULU
AN
BA
B II
DIR
EK
SI
BA
B III
DE
WA
N K
OM
ISA
RIS
BA
B IV
KE
GIATA
N A
NTA
R O
RG
AN
PE
RU
SA
HA
AN
BA
B V
PENU
TUP
1
�
42
7) Rapat Direksi dihadiri oleh Direktur dan/atau Pejabat lain yang diundang oleh Direksi, kecuali untuk Rapat Terbatas yang hanya boleh dihadiri oleh Direktur.
f. Proses Pengambilan Keputusan 1) Kebijakan kepengurusan Perusahaan ditetapkan melalui Rapat
Direksi 2) Sebelum pembahasan agenda Rapat, terlebih dahulu Ketua
Rapat menjelaskan tentang tata tertib rapat antara lain mengenai pemakaian alat komunikasi dalam Rapat, mekanisme tanya jawab/pemberian pendapat, mekanisme pemberian suara (jika ada voting)
3) Semua Keputusan Direksi harus berdasarkan itikad baik, pertimbangan rasional dan telah melalui investigasi mendalam terhadap berbagai hal-hal yang relevan, informasi yang cukup dan bebas dari benturan kepentingan serta dibuat secara independen oleh masing-masing Direktur
4) Semua keputusan dalam rapat Direksi diambil dengan musyawarah untuk mufakat
5) Apabila melalui musyawarah tidak tercapai kesepakatan, maka keputusan diambil dengan suara terbanyak.
6) Untuk menjaga independensi dan obyektivitas, setiap Direktur yang memiliki benturan kepentingan diharuskan untuk mengungkapkan hal tersebut dan tidak ikut serta dalam pemberian suara untuk pengambilan keputusan. Hal tersebut dicatat dalam risalah rapat.
7) Setiap Direktur berhak untuk mengeluarkan 1 (satu) suara dan tambahan 1 (satu) suara untuk Direktur yang diwakilinya.
8) Apabila jumlah suara setuju dan tidak setuju sama banyaknya, Ketua Rapat yang menentukan keputusan rapat dengan tetap memperhatikan ketentuan mengenai pertanggungjawaban.
9) Suara blanko dianggap menyetujui usul yang diajukan dalam Rapat.
10) Suara yang tidak sah dianggap tidak ada dan tidak dihitung dalam menentukan jumlah suara yang dikeluarkan dalam Rapat.
42
1
�
43
11) Keputusan-keputusan yang mengikat dapat pula diambil tanpa diadakan rapat Direksi, asal saja keputusan itu disetujui secara tertulis dan ditandatangani oleh seluruh Direktur.
12) Apabila terdapat usulan yang diajukan, ada Direktur yang tidak memberikan persetujuan baik secara tegas maupun tidak, maka usulan tersebut setelah disempurnakan dapat diajukan dengan sirkuler baru atau diputuskan dalam Rapat Direksi
13) Persyaratan persetujuan dari seluruh Direktur tidak berlaku terhadap memorandum/surat yang tidak dimaksudkan sebagai suatu sirkuler. Terhadap memorandum/surat yang demikian maka keputusan yang diambil berdasarkan persetujuan salah seorang atau lebih Direktur sesuai dengan pembagian tugas dan wewenang Direksi
14) Keputusan-keputusan yang menyangkut aspek-aspek strategis harus dilakukan melalui mekanisme rapat Direksi. Aspek-aspek strategis tersebut antara lain meliputi semua perbuatan Direksi yang harus mendapatkan persetujuan RUPS setelah mendapatkan rekomendasi tertulis Dewan Komisaris serta semua perbuatan Direksi yang harus mendapatkan persetujuan tertulis Dewan Komisaris.
15) Kesegeraan untuk mengkomunikasikan kepada tingkatan organisasi di bawah Direksi yang terkait dengan keputusan, maksimal 7 (tujuh) hari sejak disahkan/ditandatangani.
g. Pengambilan Keputusan Secara Sirkuler Keputusan dapat pula diambil di luar rapat Direksi sepanjang seluruh anggota Direksi setuju tentang cara dan materi yang diputuskan.80 Adapun ketentuan keputusan yang diambil dalam bentuk Rapat Sirkuler adalah sebagai berikut: 1) Keputusan yang diambil dalam bentuk Rapat Sirkuler bukanlah
keputusan yang bersifat strategis; 2) Bukan merupakan sebuah keputusan atas suatu tindakan
Direksi yang memerlukan persetujuan Dewan Komisaris/RUPS;
3) Permasalahan telah diketahui sebelumnya/ pernah dibahas;
�����������������������������������������������������������80 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 12 ayat (2)
43
BA
B I
PE
ND
AH
ULU
AN
BA
B II
DIR
EK
SI
BA
B III
DE
WA
N K
OM
ISA
RIS
BA
B IV
KE
GIATA
N A
NTA
R O
RG
AN
PE
RU
SA
HA
AN
BA
B V
PENU
TUP
1
�
44
4) Keputusan yang diambil disetujui secara tertulis dan ditandatangani oleh seluruh Anggota Direksi;
5) Tanggal keputusan secara sirkuler yang berlaku adalah tanggal Anggota Direksi yang terakhir menandatangani keputusan tersebut.
h. Perbedaan Pendapat (Dissenting Opinion) diatur sebagai berikut: 1) Perbedaan pendapat yang terjadi harus dimasukkan dalam
keputusan rapat dan Direktur yang berbeda pendapat harus mengungkapkan alasan atas terjadinya perbedaan pendapat terhadap hasil keputusan tersebut
2) Perbedaan pendapat tidak berarti memberikan hak kepada Direktur yang bersangkutan untuk tidak melaksanakan hasil keputusan rapat. Meskipun terdapat perbedaan pendapat, namun seluruh Direktur tetap berkewajiban untuk mengikuti dan melaksanakan hasil keputusan rapat
3) Direksi secara tanggung renteng bertanggungjawab penuh secara pribadi apabila terbukti bersalah atau lalai menjalankan tugasnya untuk kepentingan dan usaha Perseroan, kecuali bagi Direktur yang mempunyai perbedaan pendapat dapat membuktikan bahwa ia telah mengambil tindakan untuk mencegah timbul atau berlanjutnya kerugian tersebut
4) Perbedaan pendapat yang dicantumkan di dalam keputusan dan risalah rapat dapat menjadi bukti bahwa Direktur yang bersangkutan telah melakukan tindakan untuk mencegah timbul atau berlanjutnya kerugian tersebut dengan tidak menyetujui hasil keputusan rapat. Hal ini berarti bahwa Direktur yang bersangkutan dapat terbebas dari tuntutan atas timbul atau berlanjutnya kerugian tersebut sebagai hasil pelaksanaan keputusan rapat
5) Perbedaan pendapat yang disebabkan oleh adanya penambahan Agenda Rapat diluar agenda yang dicantumkan dalam Panggilan Rapat yang tidak diketahui Pemberi Kuasa, menjadi tanggung jawab Penerima Kuasa.
44
1
�
45
i. Risalah Rapat 1) Setiap rapat Direksi harus dibuatkan risalah rapatnya oleh
notulen yang ditunjuk untuk itu. 2) Risalah rapat harus menggambarkan jalannya rapat. Untuk itu
risalah rapat harus mencantumkan: a) Tempat dan tanggal rapat diadakan b) Agenda yang dibahas c) Daftar hadir d) Lamanya rapat berlangsung e) Pelaksanaan evaluasi tindak lanjut hasil rapat sebelumnya
(jika ada) f) Berbagai pendapat yang terdapat dalam rapat g) Siapa yang mengemukakan pendapat h) Proses pengambilan keputusan i) Keputusan yang diambil j) Dalam hal tidak terjadi kebulatan pendapat, maka
pernyataan dituangkan keberatan terhadap keputusan 3) Risalah rapat harus dilampiri surat pelimpahan yang diberikan
khusus oleh Direktur yang tidak hadir kepada Direktur lainnya (jika ada).
4) Kepala Divisi Sekper sebagai pejabat yang menjalankan fungsi Sekretariat Perusahaan atau Pejabat lain yang ditunjuk oleh Direktur Utama bertugas untuk membuat dan mengadministrasikan serta mendistribusikan risalah rapat.
5) Dalam hal rapat tidak diikuti oleh Kepala Divisi Sekper sebagai pejabat yang menjalankan fungsi Sekretariat Perusahaan atau pejabat lain yang ditunjuk oleh Direktur Utama, risalah rapat dibuat oleh salah seorang Direktur yang ditunjuk diantara mereka yang hadir.
6) Risalah rapat harus ditandatangani oleh pimpinan Rapat Direksi dan oleh salah seorang Direktur yang ditunjuk oleh dan diantara mereka yang hadir.
7) Setiap Direktur berhak menerima salinan risalah rapat Direksi, meskipun yang bersangkutan tidak hadir dalam rapat tersebut.
8) Risalah rapat Direksi harus disampaikan kepada seluruh Direktur paling lambat 7 (tujuh) hari setelah rapat dilaksanakan.
9) Perbaikan risalah rapat dimungkinkan dalam jangka waktu 14 (empat belas) hari terhitung sejak tanggal pengiriman.
45
BA
B I
PE
ND
AH
ULU
AN
BA
B II
DIR
EK
SI
BA
B III
DE
WA
N K
OM
ISA
RIS
BA
B IV
KE
GIATA
N A
NTA
R O
RG
AN
PE
RU
SA
HA
AN
BA
B V
PENU
TUP
1
�
46
10) Jika keberatan dan/atau perbaikan tidak diterima dalam jangka waktu tersebut, maka disimpulkan tidak ada keberatan dan/atau perbaikan terhadap risalah rapat yang bersangkutan.
11) Setiap anggota Direksi berhak menerima salinan Risalah Rapat Direksi yang telah direvisi (bila ada), baik yang bersangkutan hadir maupun tidak hadir dalam rapat Direksi tersebut.
12) Satu salinan Risalah Rapat Direksi juga disampaikan kepada Dewan Komisaris untuk diketahui setelah dilakukan perbaikan oleh Direksi;
13) Risalah rapat asli diadministrasikan secara baik dan harus disimpan sebagaimana layaknya dokumen Perusahaan oleh VP Divisi Sekper, sebagai Pejabat yang menjalankan fungsi Sekretariat Perusahaan dan harus selalu tersedia bila diperlukan.
j. Penyelenggaraan Rapat melalui Media Elektronik
1) Rapat Direksi dapat diselenggarakan dengan cara konferensi antara anggota Direksi yang berada di tempat yang berbeda, melalui telepon konferensi, video konferensi, atau peralatan komunikasi lainnya yang memungkinkan setiap Anggota Direksi dapat saling berkomunikasi dan berpartisipasi dalam rapat.
2) Setiap Anggota Direksi yang ikut serta dianggap hadir dalam Rapat untuk menentukan terpenuhinya persyaratan kuorum kehadiran dan keputusan rapat Direksi;
3) Tempat dimana Ketua Rapat ikut serta dianggap sebagai tempat dilangsungkannya Rapat Direksi;
4) Risalah Rapat harus diedarkan serta ditandatangani oleh Ketua Rapat dan Seluruh Anggota Direksi yang ikut serta, sesuai dengan tanggal Rapat dilaksanakan;
5) Setiap Anggota Direksi yang hadir maupun yang tidak hadir berhak menerima salinan Risalah Rapat Direksi;
6) Penggunaan media eletronik dalam penyelenggaraan Rapat ini ditetapkan oleh Direksi dengan mengacu pada perundang-undangan tentang informasi dan transaksi elektronik yang berlaku.
46
1
�
47
k. Monitoring dan Evaluasi Tindaklanjut Pelaksanaan Hasil Rapat Sebelumnya Direksi menunjuk anggota Direksi untuk bertanggung jawab atas keputusan yang dihasilkan dalam Rapat Direksi sesuai dengan ruang lingkup tugasnya. Anggota Direksi ini harus mendelegasikan keputusan tersebut kepada Kepala Unit Kerja terkait paling lambat 7 (tujuh) hari setelah keputusan ditandatangani Direksi dan Divisi Sekper membuat matriks monitoring pelaksanaan keputusan Rapat Direksi sebagai bentuk evaluasi yang dapat digunakan dalam Rapat Direksi selanjutnya.
F. INDEPENDENSI DIREKSI Independensi Direksi merupakan hal yang sangat penting agar Direksi dapat bertindak sebaik-baik demi kepentingan Perusahaan secara keseluruhan. Untuk menjaga Independensi, maka Perusahaan menetapkan ketentuan sebagai berikut: 1. Pemegang Saham/Pemilik Modal tidak diperkenankan mencampuri
kegiatan operasi Perusahaan yang menjadi tanggungjawab Direksi sesuai dengan ketentuan Anggaran Dasar Perusahaan peraturan perundang-undangan yang berlaku.81
2. Selain organ Perusahaan, pihak lain manapun dilarang melakukan atau campur tangan dalam pengurusan Perusahaan.82
3. Direktur dilarang melakukan aktivitas yang dapat mengganggu independensinya dalam mengurus Perusahaan.
G. PENETAPAN KEBIJAKAN PENGURUSAN PERUSAHAAN OLEH DIREKSI
Kebijakan pengurusan Perusahaan adalah suatu keputusan atau tindakan yang diambil oleh Direksi didalam menjalankan, mengarahkan dan mengendalikan kegiatan kerja tertentu atau menyelesaikan suatu permasalahan tertentu, dimana substansi permasalahan atau kegiatan kerja
�����������������������������������������������������������81 Peraturan Menteri BUMN No. PER-09/MBU/2012 Pasal 11 82 Peraturan Pemerintah No. 45 Tahun 2001 Pasal 39.�
47
BA
B I
PE
ND
AH
ULU
AN
BA
B II
DIR
EK
SI
BA
B III
DE
WA
N K
OM
ISA
RIS
BA
B IV
KE
GIATA
N A
NTA
R O
RG
AN
PE
RU
SA
HA
AN
BA
B V
PENU
TUP
1
�
48
dimaksud belum diatur dalam suatu aturan yang baku. Dalam menetapkan kebijakan tersebut Direksi harus memenuhi ketentuan: 1. Kebijakan yang diambil melalui rapat Direksi atau dapat pula
merupakan kebijakan yang diambil secara individual tanpa adanya rapat dimaksud.
2. Kebijakan yang diambil merupakan sesuatu yang substansinya menyangkut citra perusahaan, risiko atau konsekuensi material maka kebijakan tersebut harus mendapat persetujuan rapat Direksi. Penjabaran lebih lanjut mengenai citra Perusahaan, risiko serta materialitas dijabarkan dalam kebijakan tersendiri. a. Dalam hal kebijakan diatas dilakukan oleh Direktur Perseroan,
maka Direktur yang bersangkutan bertanggungjawab atas kebijakan tersebut dapat disetujui rapat Direksi.
b. Dalam hal kebijakan yang diambil oleh Direksi mempunyai substansi yang sama dan dilakukan secara terus menerus sehingga menjadi suatu kebutuhan Perusahaan sehari-hari maka Direktur yang bersangkutan perlu mengusulkan kepada Direksi untuk menjadikan kebijakan yang dilakukannya sebagai suatu peraturan yang mengikat.
3. Dalam mengambil kebijakan atau keputusan atas suatu permasalahan yang timbul, setiap Direktur wajib mempertimbangkan beberapa hal sebagai berikut: a. Itikad baik, b. Pertimbangan rasional dan informasi yang cukup, c. Investigasi memadai terhadap permasalahan yang ada serta
berbagai kemungkinan pemecahannya beserta dampak positif dan negatifnya bagi Perusahaan,
d. Dibuat berdasarkan pertimbangan semata-mata untuk kepentingan Perusahaan,
e. Koordinasi dengan Direktur lainnya khususnya untuk suatu kebijakan yang akan berdampak langsung maupun tidak langsung kepada tugas dan kewenangan serta kebijakan Anggota Direksi lainnya.
4. Dalam menjalankan kewajiban sehari-hari, Direksi senantiasa mempertimbangkan kesesuaian tindakan dengan rencana dan tujuan Perusahaan.
5. Pendelegasian wewenang Direksi kepada Pegawai atau pihak lain untuk melakukan perbuatan hukum atas nama Perusahaan wajib
48
1
�
49
dinyatakan dalam bentuk dokumen tertulis dan disetujui oleh Direktur Utama.
6. Bentuk-bentuk kebijakan pengurusan Perusahaan seperi surat keputusan dan lain-lain, diatur dalam dokumen Perusahaan tersendiri.
7. Kebijakan yang ditetapkan oleh Direksi sebaiknya dikonsultasikan ke Dewan Komisaris.
H. PENGGUNAAN SARAN PROFESIONAL Perusahaan menetapkan ketentuan-ketentuan dalam penggunaan saran profesional atas biaya Perusahaan bagi Direksi sebagai berikut: 1. Berdasarkan kebutuhan Perusahaan; 2. Penggunaan saran profesional oleh masing-masing Direktur
dimungkinkan dengan ketentuan: a. Dalam batas-batas efisiensi dan efektivitas; b. Didasarkan pada suatu perjanjian kerja yang berisi:
1) Ruang lingkup Pekerjaan; 2) Job Specification;
3) Wewenang dan tanggungjawab; 4) Mekanisme pelaporan dan tanggungjawab;
3. Tidak berlaku pada kasus dimana Direktur yang bersangkutan mempunyai benturan kepentingan.
4. Penggunaan Kebijakan ini dilaporkan kepada Dewan Komisaris. I. EVALUASI KINERJA DIREKSI
1. Kriteria evaluasi kinerja Direksi secara kolegial maupun individu
berdasarkan usulan Dewan Komisaris kepada RUPS untuk disetujui berdasarkan Key Performance Indicator (KPI antara lain meliputi): a. Penyusunan KPI pada awal tahun dan evaluasi pencapaiannya, b. Tingkat kehadirannya dalam Rapat Direksi maupun rapat dengan
Dewan Komisaris, c. Kontribusinya dalam aktivitas bisnis Perusahaan, d. Keterlibatannya dalam penugasan-penugasan tertentu, e. Komitmennya dalam memajukan kepentingan Perusahaan,
49
BA
B I
PE
ND
AH
ULU
AN
BA
B II
DIR
EK
SI
BA
B III
DE
WA
N K
OM
ISA
RIS
BA
B IV
KE
GIATA
N A
NTA
R O
RG
AN
PE
RU
SA
HA
AN
BA
B V
PENU
TUP
150
�
50
f. Ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku serta kebijakan Perusahaan,
g. Pencapaian target Perusahaan yang tertuang dalam RKAP dan Kontrak Manajemen.
2. Kinerja anggota Direksi dievaluasi secara berkala minimal setahun sekali berdasarkan kriteria evaluasi kinerja oleh Dewan Komisaris yang telah disetujui RUPS.
3. Secara umum, kinerja Direksi ditentukan berdasarkan tugas kewajiban yang tercantum dalam peraturan perundang-undangan yang berlaku dan Anggaran Dasar Perusahaan maupun amanat Pemegang Saham. Kriteria evaluasi formal disampaikan secara terbuka kepada Anggota Direksi sejak tanggal pengangkatannya.
4. Hasil evaluasi terhadap kinerja Direksi secara keseluruhan dan kinerja masing-masing Anggota Direksi secara individual merupakan bagian tak terpisahkan dalam skema kompensasi dan pemberian insentif bagi Anggota Direksi.
5. Hasil evaluasi kinerja masing-masing Anggota Direksi secara individual merupakan salah satu dasar pertimbangan bagi Pemegang Saham untuk pemberhentian dan/atau menunjuk kembali Anggota Direksi yang bersangkutan. Hasil evaluasi kinerja tersebut merupakan sarana penilaian serta peningkatan efektivitas Direksi.
J. ORGAN PENDUKUNG DIREKSI
1. Sekretariat Perusahaan Sekretaris Perusahaan diangkat dan diberhentikan oleh Direktur Utama berdasarkan mekanisme internal Perusahaan dengan persetujuan Dewan Komisaris.83 Sekretaris Perusahaan harus memenuhi kualifikasi profesionalisme yang memadai.84 a. Fungsi Pokok Sekretaris Perusahaan untuk Perusahaan adalah
sebagai berikut: 1) Memastikan bahwa Perusahaan mematuhi peraturan tentang
persyaratan keterbukaan sejalan dengan penerapan prinsip-prinsip GCG.
�����������������������������������������������������������83 Peraturan Menteri BUMN No. PER-09/MBU/2012 Pasal 29 ayat (3) 84 Undang-Undang No.19 tahun 2003 tentang BUMN Pasal 20�
1
�
51
2) Memberikan pelayanan kepada masyarakat atas setiap informasi yang dibutuhkan Pemodal (investor relation) dan Stakeholders (public relation) yang berkaitan dengan kondisi Perusahaan.
3) Memberikan informasi yang dibutuhkan oleh Direksi dan Dewan Komisaris secara berkala dan/atau sewaktu-waktu apabila diminta.
4) Sebagai penghubung (liaison officer). 5) Menatausahakan serta menyimpan dokumen Perseroan,
termasuk tetapi tidak terbatas pada Daftar Pemegang Saham, Daftar Khusus dan risalah rapat Direksi, rapat Dewan Komisaris dan RUPS.
6) Melaksanakan dan mengkoordinasikan kegiatan tata persuratan termasuk tetapi tidak terbatas pada menyiapkan rapat dan kearsipan di Direksi.
7) Memberikan pelayanan kepada masyarakat atas setiap informasi yang dibutuhkan stakeholders (public relation) yang berkaitan dengan kondisi Perseroan.
8) Fungsi Sekretaris Perusahaan dapat dijalankan oleh anggota Direksi Perseroan.
b. Tugas Sekretaris Perusahaan sebagai berikut:
1) Menghadiri rapat Direksi dan membuat risalah rapat. 2) Bertanggung jawab atas penyelenggaraan RUPS. 3) Memastikan bahwa Perusahaan mematuhi peraturan tentang
persyaratan keterbukaan sejalan dengan penerapan prinsip-prinsip GCG.85
4) Memberikan informasi yang dibutuhkan oleh Direksi dan Dewan Komisaris secara berkala dan/atau sewaktu-waktu apabila diminta.86
5) Sebagai penghubung (liaison officer).87 6) Menatausahakan serta menyimpan dokumen Perusahaan,
termasuk tetapi tidak terbatas pada Daftar Pemegang Saham, Daftar Khusus dan risalah rapat Direksi, rapat Dewan Komisaris dan RUPS.88
�����������������������������������������������������������85 Peraturan Menteri BUMN No. PER-09/MBU/2012 Pasal 29 ayat (4) 86 Peraturan Menteri BUMN No. PER-09/MBU/2012 Pasal 29 ayat (4) 87 Peraturan Menteri BUMN No. PER-09/MBU/2012 Pasal 29 ayat (4) 88 Peraturan Menteri BUMN No. PER-09/MBU/2012 Pasal 29 ayat (4)
51
BA
B I
PE
ND
AH
ULU
AN
BA
B II
DIR
EK
SI
BA
B III
DE
WA
N K
OM
ISA
RIS
BA
B IV
KE
GIATA
N A
NTA
R O
RG
AN
PE
RU
SA
HA
AN
BA
B V
PENU
TUP
1
�
52
7) Mempersiapkan bahan-bahan yang diperlukan berkaitan dengan laporan-laporan/kegiatan rutin Direksi yang akan disampaikan kepada pihak luar.
8) Mempersiapkan bahan-bahan/materi yang diperlukan berkaitan dengan hal-hal yang harus mendapatkan keputusan Direksi berkenaan dengan pengelolaan Perusahaan.
9) Memperbaharui Daftar Khusus sekurang-kurangnya 1 (satu) tahun sekali.
10) Menyelenggarakan Rapat-rapat dalam lingkungan Direksi. 11) Menyelenggarakan program pengenalan bagi anggota Dewan
Komisaris dan Direksi baru serta mendokumentasikannya. 12) Menindaklanjuti setiap keputusan Direksi dengan jalan
mencatat setiap keputusan yang dihasilkan dalam forum-forum pengambilan keputusan beserta penanggung-jawabnya dan memantau serta mengecek tahap kemajuan pelaksanaan hasil rapat.
13) Melaporkan pelaksanaan tugas Sekretaris Perusahaan kepada Direktur Utama.
14) Melaksanakan tugas lain yang ditetapkan Direksi. 15) Melaksanakan corporate communication sesuai dengan
kebijakan, ketentuan dan/atau prosedur mencakup kegiatan-kegiatan yang relevan dengan upaya menjaga hubungan baik, identitas, brand dan reputasi Perusahaan.
16) Melaksanakan tugas berkenaan dengan corporate legal (termasuk litigasi) sesuai dengan kebijakan, ketentuan dan/atau prosedur.
2. Satuan Pengawasan Intern (SPI)
Direksi wajib menyelenggarakan pengawasan internal. Pengawasan internal sebagaimana dimaksud dilakukan, dengan membentuk SPI dan membuat Piagam SPI. SPI dipimpin oleh seorang kepala yang diangkat dan diberhentikan oleh Direktur Utama berdasarkan mekanisme internal Perusahaan dengan persetujuan Dewan Komisaris.89
�����������������������������������������������������������89 Peraturan Menteri BUMN No. PER-09/MBU/2012 Pasal 28 Ayat (3)
52
1
�
53
Fungsi pengawasan intern adalah:90 a. Evaluasi atas efektifitas pelaksanaan pengendalian intern,
manajemen risiko, dan proses tata kelola perusahaan, sesuai dengan peraturan perundang-undangan dan kebijakan perusahaan.
b. Pemeriksaan dan penilaian atas efisiensi dan efektifitas di bidang keuangan, operasional, sumber daya manusia, teknologi informasi, dan kegiatan lainnya.
Tugas dan Tanggung Jawab SPI SPI mempunyai tugas dan tanggung jawab antara lain : a. Membantu Direksi, dengan memonitor kecukupan dan efektifitas
sistem pengendalian manajemen, dengan memberikan keyakinan (assurance) bahwa risiko yang diidentifikasi telah dimitigasi melalui pengelolaan risiko dan internal control yang efektif dan konsisten.
b. Melakukan koordinasi dan memberikan masukan kepada Satuan Kerja terkait untuk memastikan terwujudnya GCG terutama dengan mendorong efektifitas organisasi, efektifitas proses pengendalian manajemen, manajemen risiko, implementasi etika bisnis dan pencapaian target yang telah ditetapkan.
c. Menyampaikan laporan hasil audit yang berkaitan dengan proses pengendalian keuangan dan pengendalian manajemen operasional.
d. Berkoordinasi dengan institusi pengendalian eksternal dalam kaitan tugasͲtugas pengawasan di Perusahaan.
Penjabaran tugas dan fungsi SPI diatur dalam Piagam SPI.
�����������������������������������������������������������90 Peraturan Menteri BUMN No. PER-09/MBU/2012 Pasal 28 Ayat (4)�
53
BA
B I
PE
ND
AH
ULU
AN
BA
B II
DIR
EK
SI
BA
B III
DE
WA
N K
OM
ISA
RIS
BA
B IV
KE
GIATA
N A
NTA
R O
RG
AN
PE
RU
SA
HA
AN
BA
B V
PENU
TUP
1
155
BA
B I
PE
ND
AH
ULU
AN
BA
B II
DIR
EK
SI
BA
B III
DE
WA
N K
OM
ISA
RIS
BA
B IV
KE
GIATA
N A
NTA
R O
RG
AN
PE
RU
SA
HA
AN
BA
B V
PENU
TUP
�
55
BAB III DEWAN KOMISARIS
A. SUSUNAN DEWAN DEWAN KOMISARIS
1. Keanggotaan Dewan Komisaris
Anggota Dewan Komisaris diangkat dan diberhentikan oleh RUPS.91 Anggota Dewan Komisaris diangkat dari calon-calon yang diusulkan oleh para Pemegang Saham dan pencalonan tersebut mengikat bagi RUPS.92
Hal-hal yang diatur mengenai keanggotaan Dewan Komisaris adalah: a. Dewan Komisaris terdiri atas 1 (satu) orang anggota atau lebih93
Dewan Komisaris yang terdiri atas lebih dari 1 (satu) orang anggota merupakan majelis dan setiap Anggota Dewan Komisaris tidak dapat bertindak sendiri-sendiri, melainkan berdasarkan keputusan Dewan Komisaris.94
b. Dalam hal Dewan Komisaris terdiri lebih dari 1 (satu) orang anggota, maka salah seorang Anggota Dewan Komisaris diangkat sebagai Komisaris Utama.95
2. Persyaratan Persyaratan yang harus dipenuhi untuk menjadi Anggota Dewan Komisaris, adalah sebagai berikut: a. Persyaratan Formal
1) Warga Negara Indonesia yang mempunyai akhlak, moral dan integritas yang baik.
2) Orang atau perseorangan yang cakap melakukan perbuatan hukum, kecuali dalam 5 (lima) tahun sebelum pengangkatannya pernah:96
�����������������������������������������������������������91 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 14 Ayat (10) 92 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 14 Ayat (11) 93 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 14 Ayat (1) 94 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 14 Ayat (2) 95 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 14 Ayat (3) 96 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 14 Ayat (4)
1
�
56
a) Dinyatakan pailit. b) Menjadi Anggota Direksi atau Anggota Dewan Komisaris
atau Anggota Dewan Pengawas yang dinyatakan bersalah atau menyebabkan suatu perseroan atau Perum dinyatakan pailit, atau
c) Pernah dihukum karena melakukan tindak pidana yang merugikan keuangan Negara dan/atau berkaitan dengan sektor keuangan.
b. Persyaratan Materiil
1) Memiliki integritas, dedikasi, memahami masalah-masalah manajemen Perusahaan yang berkaitan dengan salah satu fungsi manajemen, memiliki pengetahuan yang memadai di bidang usaha Perusahaan dan dapat menyediakan waktu yang cukup untuk melaksanakan tugasnya.97
2) Memiliki rekam jejak yang menunjukkan keberhasilan dalam pengurusan BUMN/Perusahaan/Lembaga sebelumnya.
3) Memiliki komitmen untuk mematuhi peraturan perundang-undangan.
4) Memiliki pemahaman terhadap tata kelola perusahaan.
c. Persyaratan Lainnya 1) Tidak boleh merangkap jabatan sebagai Direktur atau jabatan
lain pada BUMN, BUMD, dan Badan Usaha Milik Swasta. 2) Tidak boleh merangkap jabatan lain yang dapat
a) menimbulkan pertentangan dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku, dan/atau
b) menimbulkan benturan kepentingan secara langsung atau tidak langsung dengan Perusahaan.
3) Bukan pengurus partai Politik dan/atau calon anggota legislatif dan/atau anggota legislatif.98
4) Bukan calon Kepala/Wakil Kepala Daerah dan/atau Kepala/Wakil Kepala Daerah.99
5) Tidak menjabat sebagai Anggota Dewan Komisaris pada Perusahaan selama 2 (dua) periode berturut-turut.100
�����������������������������������������������������������97 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 14 Ayat (7) 98 Peraturan Menteri BUMN No.PER-02/MBU/02/2015 Bab II Huruf C Angka 1 99 Peraturan Menteri BUMN No.PER-02/MBU/02/2015 Bab II Huruf C Angka 2�100 Peraturan Menteri BUMN No.PER-02/MBU/02/2015 Bab II Huruf C Angka 3
56
1
�
57
6) Sehat jasmani dan rohani (tidak sedang menderita suatu penyakit yang dapat menghambat pelaksanaan tugas sebagai Anggota Dewan Komisaris).101
7) Bagi bakal calon dari Kementerian Teknis atau Instansi Pemerintah lain harus berdasarkan Surat usulan dari instansi yang bersangkutan.102
8) Antara para Anggota Dewan Komisaris dan antara Anggota Dewan Komisaris dengan Direksi tidak boleh ada hubungan keluarga sedarah atau hubungan karena perkawinan sampai dengan derajat ke-3 (ketiga), baik menurut garis lurus maupun garis ke samping.103
9) Mantan Anggota Direksi Perusahaan dapat menjadi Anggota Dewan Komisaris setelah tidak menjabat sebagai Anggota Direksi Perusahaan sekurang-kurangnya 1 (satu) tahun, kecuali dengan pertimbangan tertentu yang diputuskan oleh Menteri BUMN dalam rangka menjaga kesinambungan program penyehatan Perusahaan, sepanjang tidak ada ketentuan peraturan perundangan lain yang melarangnya.104
10) Sebelum ditetapkan menjadi Anggota Dewan Komisaris, yang bersangkutan harus menandatangani surat pernyataan mengundurkan diri dari jabatan lain yang dilarang untuk dirangkap dengan jabatan Anggota Dewan Komisaris terhitung sejak yang bersangkutan diangkat menjadi Anggota Dewan Komisaris (jika ada).105
11) Dalam jangka waktu paling lambat 7 (tujuh) hari sejak diketahui perangkapan jabatan, Anggota Dewan Komisaris harus menyampaikan pemberitahuan kepada RUPS terkait perangkapan jabatan tersebut, untuk selanjutnya diproses penetapan pemberhentian.106
�����������������������������������������������������������101 Peraturan Menteri BUMN No.PER-02/MBU/02/2015 Bab II Huruf C Angka 4 102 Peraturan Menteri BUMN No.PER-02/MBU/02/2015 Bab II Huruf C Angka 5 103 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 14 Ayat (21) 104 Peraturan Menteri BUMN No. PER-09/MBU/2012 Pasal 12 Ayat (10) 105 Peraturan Menteri BUMN No. PER-02/MBU.02/2015 BAB III huruf D angka 5 106 Peraturan Menteri BUMN No. PER-02/MBU.02/2015 Bab V huruf A angka 4
57
BA
B I
PE
ND
AH
ULU
AN
BA
B II
DIR
EK
SI
BA
B III
DE
WA
N K
OM
ISA
RIS
BA
B IV
KE
GIATA
N A
NTA
R O
RG
AN
PE
RU
SA
HA
AN
BA
B V
PENU
TUP
1
�
58
3. Komposisi Dewan Komisaris a. Komposisi Dewan Komisaris harus ditetapkan sedemikian rupa
sehingga memungkinkan pengambilan keputusan yang efektif, tepat dan cepat, serta dapat bertindak secara independen.107
b. Komposisi Dewan Komisaris harus terdiri dari profesional yang berintegritas, memiliki kemampuan sehingga dapat menjalankan fungsinya dengan baik termasuk memastikan bahwa Direksi telah memperhatikan kepentingan semua pemangku kepentingan.
c. Dalam komposisi Dewan Komisaris, paling sedikit 20% (dua puluh persen) merupakan Anggota Dewan Komisaris Independen yang ditetapkan dalam keputusan pengangkatannya.108
4. Pencalonan
Anggota Dewan Komisaris diangkat dari calon-calon yang diusulkan oleh para Pemegang Saham dan pencalonan tersebut mengikat bagi RUPS.109 Sumber bakal calon berasal dari: 1) Mantan Direksi BUMN; 2) Dewan Komisaris BUMN; 3) Pejabat Struktural dan Pejabat Fungsional Pemerintah; dan 4) Sumber Lain.110 Bakal calon yang akan ditetapkan menjadi calon Anggota Dewan Komisaris adalah seseorang yang telah dinyatakan memenuhi Persyaratan Formal, Persyaratan Materiil dan Persyaratan Lain.111 Terhadap calon Anggota Dewan Komisaris yang memenuhi persyaratan diatas, maka kepada yang bersangkutan dilakukan proses penilaian kemampuan dan kepatuhan (fit and proper test) yang dilakukan secara Transparan, Akuntabel, dan memperhatikan ketentuan perundang-undangan yang berlaku. Penilaian dilakukan oleh Tim yang dibentuk oleh Pemegang Saham, dengan memperhatikan dan mengedepankan keahlian, profesionalisme, dan integritas dari Calon Anggota Dewan Komisaris untuk memajukan dan mengembangkan Perusahaan.
�����������������������������������������������������������107 Undang-Undang No.19 Tahun 2003 tentang Badan Usaha Milik Negara Pasal 28 ayat (3) 108 Peraturan Menteri BUMN No. PER-09/MBU/2012 Pasal 12 Ayat (1) 109 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 14 Ayat (11) 110 Peraturan Menteri BUMN No.PER-02/MBU/02/2015 Bab III Huruf A 111 Peraturan Menteri BUMN No.PER-02/MBU/02/2015 Bab III Huruf C Angka 1�
58
1
�
59
5. Masa Jabatan a. Masa jabatan Anggota Dewan Komisaris ditetapkan 5 (lima) tahun
dan dapat diangkat kembali untuk 1 (satu) kali masa jabatan. 112 b. Jabatan Angggota Dewan Komisaris berakhir apabila:
1) Meninggal Dunia,113 2) Masa jabatannya berakhir,114 3) Diberhentikan berdasarkan RUPS,115 4) Tidak lagi memenuhi persyaratan sebagai Anggota Dewan
Komisaris berdasarkan Anggaran Dasar dan peraturan perundang undangan lainnya, 116
5) Diberhentikan oleh Keputusan RUPS-LB, antara lain karena : a) tidak dapat melaksanakan tugasnya dengan baik, b) tidak melaksanakan ketentuan peraturan perundang-
undangan dan/atau ketentuan Anggaran Dasar, c) terlibat dalam tindakan yang merugikan BUMN dan/atau
Negara, d) dinyatakan bersalah dengan putusan pengadilan yang
mempunyai kekuatan hukum tetap.
6. Pemberhentian Anggota Dewan Komisaris a. Anggota Dewan Komisaris sewaktu-waktu dapat diberhentikan
berdasarkan keputusan RUPS dengan menyebutkan alasannya.117 b. Pemberhentian sebagaimana dimaksud huruf (a) dilakukan apabila
berdasarkan kenyataan, Anggota Dewan Komisaris yang bersangkutan antara lain:118 1) Tidak melaksanakan tugasnya dengan baik, 2) Tidak melaksanakan ketentuan peraturan perundang-
undangan dan/atau ketentuan Anggaran Dasar, 3) Terlibat dalam tindakan yang merugikan Perusahaan dan/atau
Negara, 4) Dinyatakan bersalah dengan putusan pengadilan yang
mempunyai kekuatan hukum yang tetap,
�����������������������������������������������������������112 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 14 Ayat (12) 113 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 14 Ayat (29) 114 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 14 Ayat (29) 115 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 14 Ayat (29) 116 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 14 Ayat (29) 117 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 14 Ayat (13) 118 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 14 Ayat (14)�
59
BA
B I
PE
ND
AH
ULU
AN
BA
B II
DIR
EK
SI
BA
B III
DE
WA
N K
OM
ISA
RIS
BA
B IV
KE
GIATA
N A
NTA
R O
RG
AN
PE
RU
SA
HA
AN
BA
B V
PENU
TUP
1
�
61
maksudnya kepada Perusahaan dengan tembusan Pemegang Saham, Anggota Dewan Komisaris lainnya dan Direksi paling lambat 30 (tiga puluh) hari sebelum pengunduran dirinya.123
b. Apabila dalam surat pengunduran diri disebutkan tanggal efektif kurang dari 30 (tiga puluh) hari dari tanggal surat diterima, maka dianggap tidak menyebutkan tanggal efektif pengunduran diri.124
c. Apabila sampai dengan tanggal yang diminta oleh Anggota Dewan Komisaris yang bersangkutan atau dalam waktu 30 (tiga puluh) hari sejak tanggal surat permohonan pengunduran diri diterima dalam hal tidak disebutkan tanggal efektif pengunduran diri, maka Anggota Dewan Komisaris tersebut berhenti dengan sendirinya pada tanggal yang diminta tersebut diatas atau dengan lewatnya waktu 30 (tiga puluh) hari sejak tanggal surat permohonan pengunduran diri diterima tanpa memerlukan persetujuan RUPS.125
d. Sebelum pengunduran diri berlaku efektif, Anggota Dewan Komisaris yang bersangkutan tetap bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas dan tanggungjawabnya sesuai Anggaran Dasar dan peraturan perundang-undangan.
e. Dalam hal pengunduran diri karena adanya rangkap jabatan, dalam jangka waktu paling lambat 7 (tujuh) hari terhitung sejak diketahui perangkapan jabatan, Anggota Dewan Komisaris lainnya atau anggota Direksi harus menyampaikan pemberitahuan kepada RUPS/Menteri terkait perangkapan jabatan dimaksud untuk selanjutnya dilakukan proses penetapan pemberhentian.126
f. Pengunduran diri yang disebabkan oleh adanya perangkapan jabatan yang tidak sesuai dengan peraturan dan perundangan yang berlaku sebagaimana diatur dalam huruf (e), maka anggota Dewan Komisaris yang bersangkutan tidak boleh lagi melaksanakan tugas dan tanggung-jawabnya sampai pengunduran dirinya tersebut ditetapkan oleh RUPS.
g. Perusahaan wajib melaporkan pengunduran diri tersebut diatas dalam RUPS berikutnya.
h. Dewan Komisaris yang mengundurkan diri tersebut tetap diminta pertanggungjawabannya terhitung dari awal tahun sampai dengan tanggal efektif pengunduran dirinya, sepanjang tindakan Dewan
�����������������������������������������������������������123 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 14 Ayat (27) 124 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 14 Ayat (27) 125 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 14 Ayat (28)�126 Peraturan Menteri BUMN No. PER-02/MBU/02/2015 BAB V huruf A angka 4
60
1
�
61
maksudnya kepada Perusahaan dengan tembusan Pemegang Saham, Anggota Dewan Komisaris lainnya dan Direksi paling lambat 30 (tiga puluh) hari sebelum pengunduran dirinya.123
b. Apabila dalam surat pengunduran diri disebutkan tanggal efektif kurang dari 30 (tiga puluh) hari dari tanggal surat diterima, maka dianggap tidak menyebutkan tanggal efektif pengunduran diri.124
c. Apabila sampai dengan tanggal yang diminta oleh Anggota Dewan Komisaris yang bersangkutan atau dalam waktu 30 (tiga puluh) hari sejak tanggal surat permohonan pengunduran diri diterima dalam hal tidak disebutkan tanggal efektif pengunduran diri, maka Anggota Dewan Komisaris tersebut berhenti dengan sendirinya pada tanggal yang diminta tersebut diatas atau dengan lewatnya waktu 30 (tiga puluh) hari sejak tanggal surat permohonan pengunduran diri diterima tanpa memerlukan persetujuan RUPS.125
d. Sebelum pengunduran diri berlaku efektif, Anggota Dewan Komisaris yang bersangkutan tetap bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas dan tanggungjawabnya sesuai Anggaran Dasar dan peraturan perundang-undangan.
e. Dalam hal pengunduran diri karena adanya rangkap jabatan, dalam jangka waktu paling lambat 7 (tujuh) hari terhitung sejak diketahui perangkapan jabatan, Anggota Dewan Komisaris lainnya atau anggota Direksi harus menyampaikan pemberitahuan kepada RUPS/Menteri terkait perangkapan jabatan dimaksud untuk selanjutnya dilakukan proses penetapan pemberhentian.126
f. Pengunduran diri yang disebabkan oleh adanya perangkapan jabatan yang tidak sesuai dengan peraturan dan perundangan yang berlaku sebagaimana diatur dalam huruf (e), maka anggota Dewan Komisaris yang bersangkutan tidak boleh lagi melaksanakan tugas dan tanggung-jawabnya sampai pengunduran dirinya tersebut ditetapkan oleh RUPS.
g. Perusahaan wajib melaporkan pengunduran diri tersebut diatas dalam RUPS berikutnya.
h. Dewan Komisaris yang mengundurkan diri tersebut tetap diminta pertanggungjawabannya terhitung dari awal tahun sampai dengan tanggal efektif pengunduran dirinya, sepanjang tindakan Dewan
�����������������������������������������������������������123 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 14 Ayat (27) 124 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 14 Ayat (27) 125 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 14 Ayat (28)�126 Peraturan Menteri BUMN No. PER-02/MBU/02/2015 BAB V huruf A angka 4
61
BA
B I
PE
ND
AH
ULU
AN
BA
B II
DIR
EK
SI
BA
B III
DE
WA
N K
OM
ISA
RIS
BA
B IV
KE
GIATA
N A
NTA
R O
RG
AN
PE
RU
SA
HA
AN
BA
B V
PENU
TUP
1
�
62
Komisaris tersebut tercermin dalam Laporan Tahunan tahun buku yang bersangkutan.
8. Pengisian Jabatan Lowong Anggota Dewan Komisaris
Khusus untuk lowong jabatan Komisaris Utama dan Komisaris Independen, pengisian jabatan lowong tersebut dilakukan melalui Rapat Dewan Komisaris, sampai ditentukan kemudian oleh RUPS. Apabila oleh suatu sebab jabatan Anggota Dewan Komisaris lowong, maka:127 a. RUPS harus diselenggarakan dalam waktu paling lambat 30 (tiga
puluh) hari setelah terjadi lowongan, untuk mengisi lowongan tersebut.
b. Dalam hal lowongan jabatan disebabkan oleh berakhirnya masa jabatan Anggota Dewan Komisaris, maka Anggota Dewan Komisaris yang berakhir masa jabatannya tersebut dapat ditunjuk oleh RUPS untuk sementara tetap melaksanakan tugas sebagai Anggota Dewan Komisaris dengan tugas,kewenangan dan kewajiban yang sama.
c. Kepada Pelaksana Tugas Anggota Dewan Komisaris sebagaimana dimaksud pada huruf (b), diberikan honorarium dan tunjangan/fasilitas sebagai Anggota Dewan Komisaris, kecuali Santunan Purna Jabatan.
9. Keadaan Seluruh Anggota Dewan Komisaris Lowong Apabila karena sebab apapun juga Perusahaan tidak mempunyai seorangpun Anggota Dewan Komisaris, maka:128 a. Dalam waktu paling lambat 30 (tiga puluh) hari setelah terjadi
lowongan, harus diselenggarakan RUPS untuk mengisi lowongan itu.
b. Selama jabatan Dewan Komisaris lowong selain karena berakhirnya masa jabatan, maka RUPS menunjuk seorang atau beberapa orang Pemegang Saham atau pihak lain untuk sementara melaksanakan tugas Dewan Komisaris.
c. Dalam hal lowongan jabatan disebabkan oleh karena berakhirnya masa jabatan, maka Anggota Dewan Komisaris yang berakhir
�����������������������������������������������������������127 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 14 Ayat (25) 128 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 14 Ayat (26)
62
1
�
63
masa jabatannya tersebut dapat ditetapkan oleh RUPS untuk sementara tetap melaksanakan tugas sebagai Anggota Dewan Komisaris dengan tugas, kewenangan dan kewajiban yang sama.
d. Kepada Pelaksana Tugas Anggota-Anggota Dewan Komisaris sebagaimana dimaksud pada huruf (b) dan (c), diberikan honorarium dan tunjangan/fasilitas sebagai Anggota Dewan Komisaris, kecuali Santunan Purna Jabatan.
B. PROGRAM PENGENALAN DAN PENINGKATAN KAPABILITAS
1. Program Pengenalan Anggota Dewan Komisaris yang diangkat untuk pertama kalinya wajib diberikan Program Pengenalan mengenai Perusahaan. Program pengenalan dimaksudkan agar Anggota Dewan Komisaris yang baru diangkat dapat memahami latar belakang dan kegiatan usaha Perusahaan serta agar Anggota Dewan Komisaris yang baru diangkat dapat memahami segala aspek yang terkait dengan peran dan tanggung jawabnya, sehingga dapat menjalankan tugas secara efektif.
Tanggung jawab untuk mengadakan program pengenalan tersebut berada pada Sekretaris Perusahaan atau siapapun yang menjalankan fungsi sebagai Sekretaris Perusahaan.129 Pendokumentasian program pengenalan tersebut dilakukan oleh Sekretaris Perusahaan. Materi program pengenalan tersebut antara lain: a. Gambaran mengenai PT SUCOFINDO (PERSERO) berkaitan
dengan: 1) Anggaran Dasar Perusahaan, 2) Misi, Visi, Nilai-nilai dan budaya Perusahaan serta Kode Etik
Pegawai (CoC), 3) Struktur organisasi Perusahan, kinerja keuangan dan
operasional, Strategi, rencana usaha, jangka pendek dan jangka panjang, posisi Kompetitif, risiko dan berbagai masalah strategi lainnya.
b. Prinsip-prinsip dan pelaksanaan Good Corporate Governance di Perusahaan.
�����������������������������������������������������������129 Peraturan Menteri BUMN No. PER-09/MBU/2012 Pasal 43 Ayat (2)
63
BA
B I
PE
ND
AH
ULU
AN
BA
B II
DIR
EK
SI
BA
B III
DE
WA
N K
OM
ISA
RIS
BA
B IV
KE
GIATA
N A
NTA
R O
RG
AN
PE
RU
SA
HA
AN
BA
B V
PENU
TUP
1
�
64
c. Penjelasan tugas, wewenang dan hak Dewan Komisaris dan Direksi serta tanggungjawab hukum Anggota Dewan Komisaris dan Direksi.
d. Penjelasan berkaitan dengan kewenangan yang didelegasikan, audit internal dan eksternal, sistem dan kebijaksanaan pengendalian internal serta tugas dan peranan Komite Audit serta komite lainnya (jika ada),
e. Team building, dalam kegiatan ini menyertakan seluruh Anggota Dewan Komisaris, baik yang baru menjabat maupun yang pernah menjabat sebelumnya untuk mewujudkan kekompakan dan kerja sama tim sebagai Dewan Komisaris.
Program pengenalan yang diberikan dapat berupa: a. presentasi secara bertahap, b. kunjungan Perusahaan dan cabang dengan melihat dan
berhubungan langsung, c. pengkajian dokumen, dan/atau d. program lainnya yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan.
Program pengenalan dilaksanakan selambat-lambatnya 90 (sembilan puluh) hari kalender setelah RUPS memutuskan pengangkatan Anggota Dewan Komisaris yang baru.
2. Program Peningkatan Kapabilitas Program peningkatan kapabilitas untuk Dewan Komisaris dimaksudkan agar Dewan Komisaris dapat selalu memperbaharui informasi tentang perkembangan terkini dari kegiatan keuangan dan operasional yang berhubungan dengan core business Perusahaan. Ketentuan-ketentuan yang berhubungan dengan program Peningkatan Kapabilitas bagi Dewan Komisaris, sebagai berikut: a. Program peningkatan kapabilitas dilaksanakan dalam rangka
meningkatkan efektifitas kerja Dewan Komisaris. b. Rencana untuk melakukan program Peningkatan Kapabilitas harus
dimasukkan dalam rencana kerja dan anggaran Dewan Komisaris.
64
1
�
65
c. Program Peningkatan Kapabilitas dapat berupa Perjalanan Dinas Luar Negeri Anggota Dewan Komisaris, dengan ketentuan sebagai berikut:130 1) Kegiatan perjalanan dinas merupakan bagian dari pelaksanaan
tugas Perusahaan dan bukan merupakan tunjangan atau fasilitas yang diberikan/disediakan oleh Perusahaan,
2) Kegiatan perjalanan dinas untuk kepentingan seminar, workshop, sosialisasi dan kegiatan sejenis di luar negeri, dilaksanakan dengan memperhatikan prinsip-prinsip efektifitas, efisiensi, selektifitas, tepat guna sesuai kebutuhan Perusahaan serta mengedepankan kepentingan dan kemajuan Perusahaan,
3) Jumlah personil anggota Dewan Komisaris yang melakukan perjalanan dinas dibatasi jumlahnya sesuai dengan tujuan perjalanan dinas,
4) Rencana perjalanan dinas ke luar negeri bagi anggota Dewan Komisaris diusulkan secara tertulis kepada Menteri BUMN untuk mendapatkan persetujuan,
5) Dalam rencana perjalanan dinas ke luar negeri sebagaimana diatas, agar dijelaskan mengenai tujuan dan kepentingan perjalanan dinas, lama perjalanan dinas, sumber pembiayaan, rencana anggaran serta informasi lain yang relevan,
6) Setelah melakukan perjalanan dinas ke luar negeri, dalam jangka waktu paling lambat 14 (empat belas) hari setelah pelaksanaan perjalanan dinas anggota Dewan Komisaris wajib melaporkan pelaksanaan perjalanan dinas kepada Menteri BUMN.
d. Setiap Anggota Dewan Komisaris yang mengikuti program peningkatan Kapabilitas, seperti seminar dan/atau pelatihan diwajibkan untuk menyajikan presentasi kepada Anggota Dewan Komisaris lain dalam rangka berbagi informasi dan pengetahuan (sharing knowledge).
e. Anggota Dewan Komisaris yang bersangkutan bertanggungjawab untuk membuat laporan tentang pelaksanaan Program Peningkatan Kapabilitas. Laporan tersebut disampaikan kepada Anggota Dewan Komisaris lainnya.
�����������������������������������������������������������130 Surat Edaran Nomor: SE-04/MBU/6/2015
65
BA
B I
PE
ND
AH
ULU
AN
BA
B II
DIR
EK
SI
BA
B III
DE
WA
N K
OM
ISA
RIS
BA
B IV
KE
GIATA
N A
NTA
R O
RG
AN
PE
RU
SA
HA
AN
BA
B V
PENU
TUP
1
�
66
Materi Program Peningkatan Kapabilitas yang dapat diikuti Dewan Komisaris berkaitan dengan: a. Prinsip-prinsip hukum korporasi dan peraturan perundang-
undangan yang berhubungan dengan kegiatan usaha Perusahaan, serta teknologi informasi.
b. Manajemen strategis dan formulasinya. c. Pengetahuan berkaitan dengan manajemen risiko. d. Pelaporan dan Analisis Keuangan yang berkualitas. e. Bidang lain yang diperlukan dalam menunjang tugas Dewan
Komisaris dalam melaksanakan pengawasan dan pemberian nasihat kepada Direksi.
C. ETIKA JABATAN
Pelaksanaan tugas pengawasan Perusahaan dilaksanakan dengan menjaga independensi serta etika jabatan Dewan Komisaris sesuai dengan prinsip Good Corporate Governance, agar Dewan Komisaris dapat bertindak secara profesional dan mandiri demi kepentingan Perusahaan secara keseluruhan dengan mengacu kepada Anggaran Dasar, Pedoman Etika Usaha dan Tata Perilaku dan peraturan perundang-undangan lainnya. 1. Mendorong terciptanya perilaku etis dan menjadikan dirinya sebagai
teladan yang baik bagi Direksi dan Karyawan Perusahaan. 2. Melaksanakan tugas secara amanah, berdedikasi tinggi, menjunjung
kejujuran sebagai nilai tinggi, yaitu jujur dalam menyatakan pendapatnya, baik secara lisan maupun tertulis, serta dalam sikap dan tindakan.
3. Mengambil sikap, pendapat dan tindakan harus didasarkan atas unsur obyektivitas, profesional dan independen demi kepentingan Perusahaan yang seimbang dengan kepentingan Stakeholders.
4. Menjalankan tugas dan kewajiban dengan menempatkan kepentingan Dewan Komisaris secara keseluruhan diatas kepentingan pribadi.
5. Selama menjabat, Anggota Dewan Komisaris tidak diperkenankan untuk: a. Mengambil peluang bisnis Perusahaan untuk kepentingan dirinya
sendiri, keluarga, kelompok usahanya dan/atau pihak lain, b. Menggunakan aset Perusahaan, informasi Perusahaan atau
jabatannya selaku Anggota Dewan Komisaris untuk kepentingan
66
1
�
67
pribadi ataupun orang lain, yang bertentangan dengan ketentuan peraturan perundang-undangan serta kebijakan Perusahaan yang berlaku,
c. Berkompetisi dengan Perusahaan yaitu menggunakan pengetahuan/informasi dari dalam (inside information) untuk mendapatkan keuntungan bagi kepentingan selain kepentingan Perusahaan, dan
d. Mengambil keuntungan pribadi dari kegiatan Perusahaan, selain gaji dan fasilitas yang diterimanya sebagai Anggota Dewan Komisaris, yang ditentukan oleh RUPS.
6. Menjaga kerahasiaan informasi-informasi Perseroan yang bersifat rahasia yang dipercayakan kepadanya sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
7. Tidak memanfaatkan jabatan bagi kepentingan pribadi atau bagi kepentingan orang atau pihak lain yang bertentangan dengan kepentingan Perusahaan.
8. Menghindari setiap aktivitas yang dapat mempengaruhi independensinya dalam melaksanakan tugas.
9. Melakukan pengungkapan dalam hal terjadi benturan kepentingan dan Anggota Dewan Komisaris yang bersangkutan tidak boleh melibatkan diri dalam proses pengambilan keputusan Perusahaan yang berkaitan dengan hal tersebut.
10. Tidak merangkap jabatan lain yang dapat menimbulkan benturan kepentingan secara langsung dengan Perusahaan dan/atau yang bertentangan dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
11. Menandatangani pernyataan tidak memiliki benturan kepentingan (Pakta Integritas) dan menyatakan secara tertulis hal-hal yang berpotensi menimbulkan benturan kepentingan terhadap dirinya dan menyampaikannya kepada RUPS.
12. Mematuhi peraturan perundang-undangan yang berlaku, termasuk dengan tidak melibatkan diri pada perdagangan orang dalam (insider
trading) untuk memperoleh keuntungan pribadi. 13. Dilarang untuk memberikan atau menawarkan, atau menerima baik
langsung ataupun tidak langsung imbalan dan/atau hadiah, dan/atau hibah dan/atau sumbangan dan/atau entertainment dalam bentuk apapun dari pihak yang memiliki hubungan bisnis atau pesaing Perusahaan, yang bertujuan untuk mendapatkan informasi, atau
67
BA
B I
PE
ND
AH
ULU
AN
BA
B II
DIR
EK
SI
BA
B III
DE
WA
N K
OM
ISA
RIS
BA
B IV
KE
GIATA
N A
NTA
R O
RG
AN
PE
RU
SA
HA
AN
BA
B V
PENU
TUP
1
�
68
sesuatu hal yang tidak dibenarkan oleh ketentuan perundang-undangan yang berlaku, atau untuk mempengaruhinya untuk melakukan dan/atau tidak melakukan suatu hal berkaitan dengan kedudukan/jabatannya, dan
14. Tidak diperkenankan memberikan hadiah, bingkisan, parsel, karangan bunga dan bentuk pemberian lainnya pada hari raya keagamaan maupun hari besar/tertentu lainnya kepada pekerja di lingkungan instansi Pemerintah dan/atau pihak yang memiliki hubungan bisnis.
D. FUNGSI, TUGAS, KEWAJIBAN, WEWENANG DAN HAK DEWAN
KOMISARIS 1. Fungsi Dewan Komisaris
Dewan Komisaris merupakan salah satu Organ Perusahaan yang berfungsi untuk melakukan pengawasan secara umum dan/atau khusus sesuai Anggaran Dasar serta memberikan nasihat kepada Direksi dalam menjalankan kepengurusan Perusahaan.131 Fungsi Pengawasan Dewan Komisaris terdiri atas: a. Level Performance, yaitu fungsi Dewan Komisaris melakukan
pengawasan dengan memberikan pengarahan dan petunjuk kepada Direksi serta memberikan masukan kepada RUPS.
b. Level Conformance, yaitu berupa pelaksanaan kegiatan pengawasan pada tahap selanjutnya untuk memastikan nasihat telah dijalankan serta dipenuhinya ketentuan dalam peraturan perundang-undangan dan Anggaran Dasar yang berlaku.
Pengawasan Dewan Komisaris: a. Pengawasan dilakukan oleh Dewan Komisaris terhadap kebijakan
pengurusan, jalannya pengurusan pada umumnya, baik mengenai Perusahaan maupun usaha Perusahaan dan memberi nasihat kepada Direksi.132
�����������������������������������������������������������131 Undang-Undang No. 40 tahun 2007 Pasal 1 Ayat (6) 132 Undang-Undang No. 40 tahun 2007 Pasal 108 Ayat (1)
68
1
�
69
b. Dalam melakukan pengawasan, Dewan Komisaris bertindak sebagai Dewan dan tidak dapat bertindak sendiri-sendiri melainkan berdasarkan keputusan Dewan Komisaris.133
c. Pengawasan tidak boleh berubah menjadi pelaksanaan tugas-tugas eksekutif Perusahaan yang merupakan kewenangan Direksi.
d. Pengawasan dilaksanakan kepada keputusan/kebijakan Direksi baik yang sudah diambil (ex post facto) dan/atau yang akan diambil. Keputusan/kebijakan yang diawasi adalah yang merujuk pada Anggaran Dasar dan ketentuan yang berlaku.
e. Pengawasan dilakukan bukan hanya dengan menerima informasi dari Direksi/RUPS, tetapi juga dapat dilakukan dengan mengambil tindakan-tindakan lain sesuai informasi dari sumber lain, dimana tindakan tersebut harus dilakukan secara kolektif.
f. Pengawasan dilakukan tidak hanya dengan sekedar menyetujui atau tidak menyetujui terhadap tindakan-tindakan yang memerlukan persetujuan Dewan Komisaris, tetapi pengawasan dilakukan dengan mencakup aspek strategik bisnis dan korporat dari Perusahaan.
Bentuk pemberian nasihat Dewan Komisaris kepada Direksi atas kebijakan pengurusan, jalannya pengurusan pada umumnya baik mengenai Perusahaan maupun usaha Perusahaan yang diajukan oleh Direksi. Pemberian nasihat oleh Dewan Komisaris sesuai ketentuan dapat dilakukan dengan 2 (dua) cara yaitu secara tertulis dan lisan. Adapun pemberian nasihat oleh Dewan Komisaris yang dapat: a. Dilakukan secara tertulis dalam bentuk persetujuan dan/atau
tanggapan. 1) Persetujuan dalam hal ini sesuai dengan Anggaran Dasar,
sebagai berikut:134 a) Mengagunkan aktiva tetap untuk penarikan kredit jangka
pendek. b) Mengadakan kerjasama dengan badan usaha atau pihak
lain berupa kerjasama lisensi, kontrak manajemen, menyewakan aset, Kerjasama Operasi (KSO), Bangun Guna Serah (Built Operate Transfer/BOT), Bangun Milik
�����������������������������������������������������������133 Undang-Undang No. 40 tahun 2007 Pasal 108 Ayat (4)�134 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 11 ayat 8
69
BA
B I
PE
ND
AH
ULU
AN
BA
B II
DIR
EK
SI
BA
B III
DE
WA
N K
OM
ISA
RIS
BA
B IV
KE
GIATA
N A
NTA
R O
RG
AN
PE
RU
SA
HA
AN
BA
B V
PENU
TUP
1
�
70
Serah (Built Own Transfer/BowT), Bangun Serah Guna (Built Transfer Operate/BTO) dan kerjasama lainnya dengan nilai atau jangka waktu tertentu yang ditetapkan oleh RUPS.
c) Menerima dan memberikan pinjaman jangka menengah/panjang, kecuali pinjaman (utang atau piutang) yang timbul karena transaksi bisnis, dan pinjaman yang diberikan kepada Anak Perusahaan dengan ketentuan pinjaman kepada Anak Perusahaan dilaporkan kepada Dewan Komisaris.
d) Menghapuskan dari pembukuan piutang macet dan persediaan barang mati.
e) Melepaskan aktiva tetap bergerak dengan umur ekonomis yang lazim berlaku dalam industri pada umumnya sampai dengan 5 (lima) tahun.
f) Menyiapkan dan menetapkan struktur organisasi sampai dengan 1 (satu) tingkat di bawah Direksi.
2) Tanggapan atas hal-hal yang terkait: a) Anggaran Dasar, yaitu sebagai berikut135:
i. Mengagunkan aktiva tetap untuk penarikan kredit jangka menengah/panjang,
ii. Mengikat Perusahaan sebagai jaminan (borg/avalist) iii. Tidak menagih lagi piutang macet yang telah
dihapusbukukan, iv. Melakukan penyertaan modal pada perusahaan lain. v. Mendirikan Anak Perusahaan dan/atau perusahaan
patungan, vi. Melepaskan penyertaan modal pada Anak
Perusahaan dan/atau perusahaan patungan, vii. Melakukan penggabungan, peleburan,
pengambilalihan, pemisahan, dan pembubaran Anak Perusahaan dan/atau perusahaan patungan,
viii. Mengadakan kerjasama dengan badan usaha atau pihak lain berupa kerjasama lisensi, kontrak manajemen, menyewakan aset, Kerjasama Operasi (KSO), Bangun Guna Serah (Built Operate
Transfer/BOT), Bangun Milik Serah (Built Own
�����������������������������������������������������������135 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 11 ayat 10
70
1
�
71
Transfer/BowT), Bangun Serah Guna (Built Transfer
Operate/BTO) dan kerjasama lainnya dengan nilai atau jangka waktu melebihi penetapan RUPS,
ix. Melepaskan dan menghapuskan aktiva tetap Perusahaan, kecuali aktiva tetap bergerak dengan umur ekonomis yang lazim berlaku dalam industri pada umumnya sampai dengan 5 (lima) tahun,
x. Menetapkan blue print organisasi Perusahaan, xi. Menetapkan dan merubah logo Perusahaan, xii. Melakukan tindakan-tindakan lain dan tindakan yang
belum ditetapkan dalam RKAP, xiii. Membentuk yayasan, organisasi, dan/atau
perkumpulan baik yang berkaitan langsung maupun tidak langsung dengan Perusahaan yang dapat berdampak bagi Perusahaan,
xiv. Pembebanan biaya Perusahaan yang bersifat tetap dan rutin untuk kegiatan yayasan, organisasi, dan/atau perkumpulan baik yang berkaitan langsung maupun tidak langsung dengan Perusahaan,
xv. Pengusulan wakil Perusahaan untuk menjadi calon anggota Direksi dan Dewan Komisaris pada perusahaan patungan dan/atau anak Perusahaan yang memberikan kontribusi signifikan kepada Perusahaan dan/atau nilai strategis yang ditetapkan RUPS.
b) Hasil keputusan RUPS berisi arahan yang mengamanatkan Dewan Komisaris untuk memberikan tanggapan atas rencana kegiatan usaha Perusahaan berdasarkan usulan Direksi.
c) Hasil kesepakatan Direksi dan Dewan Komisaris yang tertuang dalam Risalah Rapat.
d) Usulan atau permohonan permintaan pendapat dari Direksi.
e) Hasil temuan dari kunjungan Dewan Komisaris ke Divisi/Satuan Pengawas Internal (SPI)/Strategic Business
Unit (SBU)/Kantor Cabang dan Unit Pelayanan dalam rangka menjalankan fungsi pengawasannya yang telah dibahas terlebih dahulu dalam Rapat Dewan Komisaris.
71
BA
B I
PE
ND
AH
ULU
AN
BA
B II
DIR
EK
SI
BA
B III
DE
WA
N K
OM
ISA
RIS
BA
B IV
KE
GIATA
N A
NTA
R O
RG
AN
PE
RU
SA
HA
AN
BA
B V
PENU
TUP
1
�
72
b. Dilakukan secara lisan pada saat Rapat Dewan Komisaris bersama Direksi atas hasil evaluasi kinerja dan temuan sebagaimana dimaksud dalam huruf b.2).e).
Pelaksanaan pengawasan dan pemberian nasihat kepada Direksi oleh Dewan Komisaris antara lain dilakukan dengan cara: a. Meminta keterangan secara tertulis kepada Direksi tentang suatu
permasalahan yang terjadi. b. Memberikan pendapat atau arahan dalam rapat Dewan Komisaris
dengan Direksi atau rapat-rapat lain yang dihadiri oleh Dewan Komisaris dan/atau penyampaian dalam bentuk tertulis.
c. Melakukan kunjungan ke Divisi/Satuan Pengawas Internal (SPI)/Strategic Business Unit (SBU)/Kantor Cabang dan Unit Pelayanan, dalam rangka menjalankan fungsi pengawasan. Dalam hal diperlukan fasilitasi dari Direksi, prosedur yang harus dilakukan adalah sebagai berikut: 1) Dewan Komisaris menyampaikan rencana kunjungan kerja
kepada Direksi; 2) Direksi mempersiapkan hal-hal yang diperlukan sehubungan
dengan kunjungan kerja tersebut; 3) Dalam hal kunjungan kerja dilakukan bersama-sama dengan
Direksi, prosedur tersebut di atas tidak diperlukan. d. Melakukan kunjungan diluar rencana kerja sebagaimana dimaksud
butir (c) dalam rangka menjalankan fungsi pengawasan. e. Memberikan tanggapan atas laporan berkala yang disampaikan
oleh Direksi dan hal-hal yang memerlukan perhatian dari Dewan Komisaris.
2. Tugas dan Kewajiban Dewan Komisaris Prinsip-prinsip dasar pelaksanaan tugas pengawasan dan pemberian nasihat kepada Direksi oleh Dewan Komisaris meliputi: a. Komposisi Dewan Komisaris harus memungkinkan pengambilan
keputusan secara efektif, tepat dan cepat, serta dapat bertindak independen.
b. Anggota Dewan Komisaris harus profesional, yaitu berintegritas dan memiliki kemampuan sehingga dapat menjalankan fungsinya dengan baik termasuk memastikan bahwa Direksi telah memperhatikan kepentingan semua pemangku kepentingan.
72
1
�
73
c. Fungsi pengawasan dan pemberian nasihat kepada Direksi mencakup tindakan pencegahan, perbaikan, sampai pada pemberhentian sementara.
Berkaitan dengan pelaksanaan fungsi pengawasan dan pemberian nasihat kepada Direksi ini, Dewan Komisaris mempunyai tugas dan/atau kewajiban untuk: a. Melakukan pengawasan terhadap kebijakan pengurusan, jalannya
pengurusan pada umumnya baik mengenai Perusahaan maupun usaha Perusahaan yang dilakukan oleh Direksi serta memberikan nasehat kepada Direksi termasuk pengawasan terhadap Rencana Jangka Panjang Perusahaan, Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan serta ketentuan Anggaran Dasar dan Keputusan Rapat Umum Pemegang Saham, serta peraturan perundang-undangan yang berlaku, untuk kepentingan Perusahaan dan sesuai dengan maksud dan tujuan Perusahaan.136
b. Memberikan nasehat kepada Direksi dalam menjalankan Perusahaan untuk menerapkan GCG secara konsisten dan memiliki moral tinggi dalam berusaha serta bertindak sesuai dengan ketentuan Anggaran Dasar dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
c. Memantau dan memastikan bahwa GCG telah diterapkan secara efektif dan berkelanjutan.137
d. Memberikan pendapat dan saran kepada Direksi berkaitan dengan penyusunan visi, misi serta rencana-rencana strategis Perusahaan.
e. Melakukan upaya pengawasan yang cukup bahwa Direksi dan jajarannya telah mematuhi ketentuan perundang-undangan serta peraturan-peraturan lainnya dalam mengelola Perusahaan termasuk seluruh perjanjian dan komitmen yang dibuat oleh Perusahaan dengan pihak ketiga.
Adapun tugas Dewan Komisaris sebagai berikut: a. Terkait Rapat Umum Pemegang Saham
1) Mengikuti perkembangan kegiatan Perusahaan, memberikan pendapat dan saran kepada Rapat Umum Pemegang Saham
�����������������������������������������������������������136 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 15 Ayat (1)�137 Peraturan Menteri BUMN No. PER-09/MBU/2012 Pasal 12 Ayat (7)
73
BA
B I
PE
ND
AH
ULU
AN
BA
B II
DIR
EK
SI
BA
B III
DE
WA
N K
OM
ISA
RIS
BA
B IV
KE
GIATA
N A
NTA
R O
RG
AN
PE
RU
SA
HA
AN
BA
B V
PENU
TUP
1
�
74
mengenai setiap masalah yang dianggap penting bagi kepengurusan Perusahaan.138
2) Melaporkan dengan segera kepada Rapat Umum Pemegang Saham apabila terjadi gejala menurunnya kinerja Perseroan139.
3) Memberikan penjelasan, pendapat dan saran kepada Rapat Umum Pemegang Saham mengenai Laporan Tahunan apabila diminta.140
4) Mengusulkan akuntan publik kepada Rapat Umum Pemegang Saham.141
5) Memberikan laporan tentang tugas pengawasan yang telah dilakukan selama tahun buku yang baru lampau kepada Rapat Umum Pemegang Saham.142
6) Mengajukan usulan indikator pencapaian kinerja (Key
Performance Indicator) untuk ditetapkan oleh RUPS.143 7) Menyampaikan laporan triwulan/semester/ tahunan mengenai
perkembangan realisasi indikator pencapaian kinerja kepada Pemegang Saham. 144
b. Terkait Strategi dan Rencana Kerja
1) Meneliti dan menelaah serta menandatangani Rencana Jangka Panjang Perusahaan dan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan yang disiapkan Direksi, sesuai dengan ketentuan Anggaran Dasar.145
2) Memberikan pendapat dan saran kepada Rapat Umum Pemegang Saham mengenai Rencana Jangka Panjang Perusahaan dan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan mengenai alasan Dewan Komisaris menandatangani Rencana Jangka Panjang (RJP) dan RKAP.146
3) Menyusun program kerja tahunan dan dimasukkan dalam RKAP.147
�����������������������������������������������������������138 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 15 Ayat (2.b.4) 139 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 15 Ayat (2.b.5) 140 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 15 Ayat (2.b.7) 141 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 15 Ayat (2.b.10) 142 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 15 Ayat (2.b.13) 143 Peraturan Menteri BUMN No.PER-09/MBU/2012 Pasal 15 Ayat (1) 144 Peraturan Menteri BUMN No.PER-09/MBU/2012 Pasal 15 Ayat (3) 145 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 15 Ayat (2.b.2) 146 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 15 Ayat (2.b.3) 147 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 15 Ayat (2.b.8)
74
1
�
75
c. Terkait Fungsi Pengawasan 1) Meneliti dan menelaah laporan berkala dan laporan tahunan
yang disiapkan Direksi serta menandatangani laporan tahunan.148
2) Memantau dan memastikan bahwa Good Corporate
Governance telah diterapkan secara efektif dan berkelanjutan.149
3) Memastikan bahwa dalam laporan tahunan Perseroan telah memuat informasi mengenai identitas, pekerjaan-pekerjaan utamanya, jabatan Dewan Komisaris di perusahaan lain, termasuk rapat-rapat yang dilakukan dalam satu tahun buku (rapat Internal maupun rapat gabungan dengan Direksi), serta honorarium, fasilitas, dan/atau tunjangan lain yang diterima dari Perseroan.150
4) Menanggapi saran, harapan, permasalahan dan keluhan dari Stakeholders yang disampaikan langsung kepada Dewan Komisaris (bila ada) dengan menyampaikan hal tersebut kepada Direksi untuk ditindaklanjut.
5) Memberikan arahan terhadap Direksi atas implementasi rencana dan kebijakan Perusahaan terkait:151 a) Hal-hal penting mengenai perubahan lingkungan bisnis
yang diperkiraan akan berdampak besar pada usaha dan kinerja Perusahaan,secara tepat waktu dan relevan.
b) Kebijakan dan pelaksanaan pengembangan karir. c) Kebijakan akuntansi dan penyusunan laporan keuangan
sesuai dengan standar akuntansi berlaku umum di Indonesia.
d) Kebijakan pengadaan dan pelaksanaannya. e) Kebijakan mutu dan pelayanan serta pelaksanaan
kebijakan tersebut. f) Pengawasan terhadap Direksi dalam menjalankan
peraturan perundang-undangan yang berlaku dan perjanjian dengan pihak ketiga.
�����������������������������������������������������������148 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 15 Ayat (2.b.6) 149 Peraturan Menteri BUMN No. PER-09/MBU/2012 Pasal 12 Ayat (7) 150 Peraturan Menteri BUMN No. PER-09/MBU/2012 Pasal 12 Ayat (8)�151 Keputusan Sekretaris Menteri BUMN No. SK-16/S.MBU/2012
75
BA
B I
PE
ND
AH
ULU
AN
BA
B II
DIR
EK
SI
BA
B III
DE
WA
N K
OM
ISA
RIS
BA
B IV
KE
GIATA
N A
NTA
R O
RG
AN
PE
RU
SA
HA
AN
BA
B V
PENU
TUP
1
�
76
g) Pengawasan terhadap pengelolaan Anak Perusahaan/ Perusahaan Patungan dan pelaksanaan kebijakan tersebut.
d. Terkait Pencalonan Anggota Direksi Perusahaan (Nominasi) dan Remunerasi 1) Mengusulkan calon Anggota Direksi Perusahaan kepada
Pemegang Saham.152 2) Melakukan penelaahan dan pengawasan untuk memastikan
bahwa Perusahaan telah memiliki strategi dan kebijakan nominasi yang meliputi proses analisis organisasi, prosedur dan kriteria rekrutmen, seleksi dan promosi.
3) Melakukan kajian atas sistem remunerasi yang sesuai bagi Anggota Dewan Komisaris dan Direksi dan mengajukan kepada RUPS.
4) Memastikan bahwa Perusahaan memiliki sistem remunerasi yang transparan berupa gaji atau honorarium, tunjangan dan fasilitas yang bersifat tetap dan insentif yang bersifat variabel.
5) Mengusulkan remunerasi Direksi sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan penilaian kinerja Direksi.
6) Menelaah usulan honorarium dan remunerasi (gaji, tunjangan dan fasilitas) Dewan Komisaris dan Direksi bersama dengan Komite terkait dan mengusulkan hal tersebut kepada RUPS untuk memperoleh persetujuan.
7) Mengusulkan insentif kinerja/tantiem Dewan Komisaris dan Direksi dengan mempertimbangkan penilaian kinerja Direksi dan pencapaian tingkat kesehatan Perusahaan kepada RUPS untuk memperoleh persetujuan.153
e. Terkait Pencalonan Anggota Dewan Komisaris dan Direksi Anak Perusahaan yang memberikan Kontribusi Signifikan kepada Perusahaan 1) Melakukan evaluasi dan penilaian terhadap proses penjaringan
calon Anggota Dewan Komisaris dan Anggota Direksi Anak Perusahaan yang dilakukan Direksi Perusahaan, untuk kemudian memberikan penetapan tertulis.
�����������������������������������������������������������152 Keputusan Sekretaris Menteri BUMN No. SK-16/S.MBU/2012 Aspek III Paremater 19.66�153 Keputusan Sekretaris Menteri BUMN No. SK-16/S.MBU/2012 Aspek III Paremater 19.68
76
1
�
77
2) Memberikan penetapan tertulis sebagaimana dimaksud pada poin 1), dalam jangka waktu selambat-lambatnya 30 (tiga puluh) hari (sebagaimana diamanatkan dalam Anggaran Dasar), terhitung sejak tanggal diterimanya usulan calon Anggota Dewan Komisaris dan Anggota Direksi Anak Perusahaan dari Direksi Perusahaan.
3) Dalam hal Dewan Komisaris tidak memberikan penetapan tertulis dalam jangka waktu sebagaimana dimaksud pada poin 2), maka Dewan Komisaris dianggap menyetujui usulan Direksi Perusahaan.
4) Calon Dewan Komisaris dan Direksi Anak Perusahaan yang telah disetujui tertulis oleh Dewan Komisaris kemudian menandatangani Kontrak Manajemen dengan Direksi Perusahaan sebelum diajukan dan ditetapkan menjadi Anggota Dewan Komisaris dan Anggota Direksi dalam RUPS Anak Perusahaan yang bersangkutan.
f. Terkait Evaluasi Kinerja Dewan Komisaris dan Direksi
1) Melakukan evaluasi kinerja melalui penyusunan Key
Performance Indicator (KPI) Dewan Komisaris dengan sistem self assessment atau sistem lain untuk kemudian diputuskan dalam rapat Dewan Komisaris.154
2) Memberikan tanggapan dan rekomendasi mengenai penetapan KPI Direksi pada setiap awal tahun kerja.
3) Melakukan evaluasi masing-masing kinerja Anggota Dewan Komisaris dan dituangkan dalam risalah rapat Dewan Komisaris.
4) Laporan kinerja Dewan Komisaris disampaikan dalam laporan tugas pelaksanaan tugas pengawasan Dewan Komisaris.
5) Menyusun sistem pengukuran dan penilaian (evaluasi) kinerja Dewan dan individu/Anggota Dewan Komisaris dan Direksi dan mengajukan kepada RUPS.
6) Mengusulkan KPI beserta target-targetnya yang disampaikan setiap tahunnya kepada RUPS untuk disahkan.
7) Melakukan penilaian kinerja Direksi secara individual dan dilaporkan kepada Pemegang Saham.
�����������������������������������������������������������154 Keputusan Sekretaris Menteri BUMN No. SK-16/S.MBU/2012 Aspek III Paremater 21.17
77
BA
B I
PE
ND
AH
ULU
AN
BA
B II
DIR
EK
SI
BA
B III
DE
WA
N K
OM
ISA
RIS
BA
B IV
KE
GIATA
N A
NTA
R O
RG
AN
PE
RU
SA
HA
AN
BA
B V
PENU
TUP
1
�
78
8) Dalam melakukan penilaian terhadap kinerja Direksi, Dewan Komisaris: a) Menyusun kebijakan mengenai penilaian kinerja Direksi
dan pelaporannya kepada Pemegang Saham. b) Menelaah kriteria, target dan indikator kinerja utama yang
tercakup dalam kontrak manajemen Direksi/rencana kerja dan anggaran Perseroan baik secara individu maupun kolegial dan menyampaikannya kepada Pemegang Saham dalam laporan tugas pengawasan secara semesteran atau tahunan.
g. Terkait Penerapan Good Corporate Governance (GCG)
1) Menerapkan Good Corporate Governance secara konsisten sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan Perusahaan.
2) Memantau dan memastikan efektivitas praktik GCG di Perusahaan, dengan ketentuan sebagai berikut: a) Penilaian, yaitu program untuk mengidentifikasikan
pelaksanaan GCG di Perusahaan melalui pengukuran pelaksanaan dan penerapan GCG yang dilaksanakan secara berkala minimal setiap 2 (dua) tahun.
b) Evaluasi, yaitu program untuk mendeskripsikan tindak lanjut pelaksanaan dan penerapan GCG di Perusahaan yang dilaksanakan pada tahun berikutnya setelah penilaian, meliputi evaluasi terhadap hasil penilaian dan tindak lanjut atas rekomendasi perbaikan.
c) Pelaksanaan penilaian dilakukan oleh penilai (assessor) independen yang ditunjuk oleh Dewan Komisaris melalui proses sesuai dengan ketentuan pengadaan barang dan jasa di Perusahaan, yang jika perlu dapat minta bantuan Direksi dalam proses penunjukkannya.155
d) Pelaksanaan evaluasi dapat dilakukan sendiri oleh yang bersangkutan, yang pelaksanaannya dapat didiskusikan dengan atau meminta bantuan penilai Independen atau menggunakan jasa Instansi Pemerintah yang berkompeten dibidang GCG.
e) Hasil pelaksanaan penilaian dan evaluasi dilaporkan kepada RUPS dalam Laporan Tahunan.
�����������������������������������������������������������155 Peraturan Menteri BUMN No.PER-09/MBU/2012 Pasal 44 ayat (3)
78
1
�
79
h. Terkait Penerapan Manajemen Risiko 1) Melakukan evaluasi atas penerapan Manajemen Risiko di
Perusahaan terutama pada risiko yang bersifat prioritas termasuk namun tidak terbatas pada kebijakan dan penerapan manajemen risiko di Perusahaan, berbagai jenis risiko yang dihadapi Perusahaan, strategi, sistem, metodologi dan infrastruktur serta penanganan risiko.
2) Melakukan kajian atas efektivitas pengurusan Perusahaan dari aspek manajemen risiko secara terintegrasi sebagai bahan rekomendasi Dewan Komisaris.
3) Melakukan evaluasi atas kebijakan investasi dan mengidentifikasi serta menilai potensi risikonya.
4) Melakukan evaluasi tahapan proses manajemen investasi dan risiko Perusahaan, mulai dari identifikasi sampai dengan pengungkapan serta mitigasi risiko.
5) Menilai risiko atas rencana proyek-proyek dan investasi Perusahaan, untuk selanjutnya memberikan pendapat dan atau saran terkait kelanjutan proyek–proyek tersebut.
i. Terkait Sistem Pengendalian Internal
1) Memastikan efektifitas sistem pengendalian internal.156 2) Memastikan pelaksanaan tugas Auditor Internal dan Auditor
Eksternal, dengan menilai kompetensi, independensi serta ruang lingkup tugas Auditor Internal dan Auditor Eksternal serta melaksanakan telaah atas pengaduan yang berkaitan dengan Perusahaan yang diterima oleh Dewan Komisaris.157
3) Memastikan Auditor Internal, Auditor Eksternal dan Komite Audit memiliki akses terhadap informasi mengenai Perusahaan yang diperlukan untuk melaksanakan tugasnya.
4) Melakukan penilaian atas kewajaran informasi yang disiapkan untuk pihak lain, khususnya dalam laporan keuangan dan laporan tahunan.
5) Membentuk Komite Audit.158 6) Meneliti dan menelaah laporan-laporan dari komite-komite
yang ada dibawah Dewan Komisaris.
�����������������������������������������������������������156 Keputusan Sekretaris Menteri BUMN No. SK-16/S.MBU/2012 Aspek III Paremater 16.51 157 Keputusan Sekretaris Menteri BUMN No. SK-16/S.MBU/2012 Aspek III Paremater 17.62 158 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 15 Ayat (2.b.9)�
79
BA
B I
PE
ND
AH
ULU
AN
BA
B II
DIR
EK
SI
BA
B III
DE
WA
N K
OM
ISA
RIS
BA
B IV
KE
GIATA
N A
NTA
R O
RG
AN
PE
RU
SA
HA
AN
BA
B V
PENU
TUP
1
�
80
j. Terkait Keterbukaan dan Kerahasiaan Informasi 1) Memantau proses keterbukaan dan efektifitas komunikasi
dalam Perusahaan. 2) Melakukan pengawasan atas kewajaran data, kelengkapan,
dan ketepatan waktu informasi Perusahaan meliputi namun tidak terbatas pada laporan keuangan, laporan tahunan yang disampaikan Perusahaan kepada Shareholder maupun Stakeholder Perusahaan.
3) Melakukan pengawasan atas informasi yang disampaikan ke publik sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
k. Terkait Teknologi Informasi
1) Mendapatkan informasi atas sistem IT yang digunakan oleh Perusahaan termasuk namun tidak terbatas pada kebijakan dan penerapannya serta aplikasi yang digunakan dan keamanannya.
2) Memberikan arahan atas implementasi dan rencana sistem IT yang diterapkan Perusahaan.
l. Terkait Pelaporan
1) Melaporkan kepada Perusahaan mengenai kepemilikan sahamnya dan/atau keluarganya pada Perusahaan dan perusahaan lain,159 termasuk setiap perubahannya untuk dicatat dalam Daftar Khusus sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku.
2) Menyampaikan laporan harta kekayaan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
m. Lainnya
1) Mematuhi peraturan perundang-undangan yang berlaku, Anggaran Dasar dan Pedoman GCG serta kebijakan-kebijakan Perusahaan yang telah ditetapkan.
2) Membuat pembagian tugas yang diatur sendiri oleh Dewan Komisaris, pembagian tugas tersebut mencakup seluruh bidang tugas Direksi.
�����������������������������������������������������������159 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 15 Ayat (2.b.12)
80
1
�
81
3) Mengikuti perkembangan kegiatan Perusahaan, baik dari informasi-informasi internal yang disediakan oleh Perusahaan maupun dari informasi-informasi eksternal yang berasal dari media maupun dari sumber-sumber lainnya.
4) Melaksanakan kewajiban lainnya dalam rangka tugas pengawasan dan pemberian nasihat, sepanjang tidak bertentangan dengan peraturan perundang-undangan, Anggaran Dasar, dan/atau keputusan Rapat Umum Pemegang Saham.160
Dalam melaksanakan tugasnya setiap Anggota Dewan Komisaris harus: a. Mematuhi Anggaran Dasar dan peraturan perundang-undangan
serta prinsip-prinsip profesionalisme, efisiensi, transparansi, kemandirian, akuntabilitas, pertanggungjawaban serta kewajaran.161
b. Beritikad baik, penuh kehati-hatian dan bertanggungjawab dalam menjalankan tugas pengawasan dan pemberian nasihat kepada Direksi untuk kepentingan Perusahaan dan sesuai dengan maksud dan tujuan Perusahaan.162
c. Berintegritas, profesional dan bertanggung jawab serta menerapkan prinsip-prinsip GCG.
d. Menjaga kerahasiaan data dan/atau informasi Perusahaan. e. Setiap Anggota Dewan Komisaris ikut bertanggungjawab secara
pribadi atas kerugian Perusahaan apabila yang bersangkutan bersalah atau lalai menjalankan tugasnya.163
f. Dalam hal Dewan Komisaris terdiri atas 2 (dua) Anggota Dewan Komisaris atau lebih, tanggung jawab sebagaimana dimaksud huruf e) berlaku secara tanggung renteng bagi setiap Anggota Dewan Komisaris.164
g. Anggota Dewan Komisaris tidak dapat dipertanggungjawabkan atas kerugian sebagaimana dimaksud pada huruf e) apabila dapat membuktikan:165
�����������������������������������������������������������160 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 15 Ayat (2.b.14) 161 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 15 Ayat (3.a) 162 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 15 Ayat (3.b) 163 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 15 Ayat (4) 164 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 15 Ayat (5) 165 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 15 Ayat (6)�
81
BA
B I
PE
ND
AH
ULU
AN
BA
B II
DIR
EK
SI
BA
B III
DE
WA
N K
OM
ISA
RIS
BA
B IV
KE
GIATA
N A
NTA
R O
RG
AN
PE
RU
SA
HA
AN
BA
B V
PENU
TUP
1
�
82
1) Telah melakukan pengawasan dengan itikad baik dan kehati-hatian untuk kepentingan Perusahaan dan sesuai dengan maksud dan tujuan Perusahaan.
2) Tidak mempunyai kepentingan pribadi baik langsung maupun tidak langsung atas tindakan pengurusan Direksi yang mengakibatkan kerugian.
3) Telah memberikan nasehat kepada Direksi untuk mencegah timbul atau berlanjutnya kerugian tersebut.
3. Wewenang Dewan Komisaris
Dewan Komisaris berwenang untuk: a. Melihat buku-buku, surat-surat serta dokumen-dokumen lainnya,
memeriksa kas untuk keperluan verifikasi dan lain-lain surat berharga dan memeriksa kekayaan Perusahaan secara fisik.
b. Memasuki pekarangan, gedung dan kantor yang dipergunakan oleh Perusahaan.
c. Meminta penjelasan dari Direksi dan/atau pejabat lainnya mengenai segala persoalan yang menyangkut pengelolaan Perusahaan.
d. Mengetahui segala kebijakan dan tindakan yang telah dan akan dijalankan oleh Direksi.
e. Meminta Direksi dan/atau pejabat lainnya dibawah Direksi dengan sepengetahuan Direksi untuk menghadiri rapat Dewan Komisaris.
f. Mengangkat dan memberhentikan Sekretaris Dewan Komisaris, jika dianggap perlu.
g. Memberhentikan sementara anggota Direksi sesuai dengan ketentuan Anggaran Dasar.
h. Membentuk komite-komite lain selain komite Audit, jika dianggap perlu dengan memperhatikan kemampuan Perusahaan.
i. Menggunakan tenaga ahli untuk hal tertentu dan jangka waktu tertentu atas beban Perusahaan, jika dianggap perlu.
j. Melakukan tindakan pengurusan Perusahaan dalam keadaan tertentu untuk jangka waktu tertentu sesuai dengan ketentuan Anggaran Dasar.
k. Menghadiri rapat Direksi dan memberikan pandangan-pandangan terhadap hal-hal yang dibicarakan.
l. Mengurus Perusahaan untuk sementara dalam hal seluruh Anggota Direksi diberhentikan untuk sementara atau Perusahaan tidak
82
1
�
83
mempunyai seorangpun Anggota Direksi, dengan kewajiban dalam waktu selambat-lambatnya 30 (tiga puluh) hari setelah terjadi lowongan, mengusulkan kepada RUPS untuk mengisi lowongan tersebut. Dewan Komisaris berhak untuk memberikan kekuasaan sementara kepada seorang atau lebih diantara Anggota Dewan Komisaris atas tanggungan Dewan Komisaris.
m. Mengusulkan bakal calon Anggota Direksi Perusahaan yang berasal dari internal Perusahaan kepada Menteri Negara BUMN, berdasarkan hasil uji kelayakan dan kepatutan yang dilakukan oleh lembaga profesional yang dipilih oleh Perusahaan.
n. Mengusulkan kepada Direksi untuk melaksanakan RUPS jika dianggap perlu dengan menyebutkan hal-hal yang akan dibicarakan.
o. Memberikan persetujuan bahwa kepentingan salah seorang Anggota Direksi akan diwakili oleh Anggota Direksi lainnya dalam hal terjadi benturan kepentingan salah seorang Anggota Direksi yang diwakili tersebut. Dalam hal terjadi benturan kepentingan oleh seluruh Anggota Direksi, maka Perusahaan akan diwakili oleh Dewan Komisaris atau oleh seorang yang ditunjuk oleh Dewan Komisaris.
p. Memberikan persetujuan atas usulan pengangkatan Sekretaris Perusahaan dan Kepala Satuan Pengawasan Intern.
q. Melaksanakan kewenangan pengawasan lainnya sepanjang tidak bertentangan dengan peraturan perundang-undangan, Anggaran Dasar dan/atau keputusan RUPS.
Terkait wewenang Dewan Komisaris atas perbuatan-perbuatan Direksi yang mendapatkan persetujuan tertulis dari Dewan Komisaris, terdapat dalam bagian Wewenang Direksi. Perbuatan Direksi yang memerlukan persetujuan Dewan Komisaris, disampaikan kepada Dewan Komisaris selambat-lambatnya 30 (tiga puluh) hari sebelum Rapat Dewan Komisaris dilaksanakan. Pengambilan keputusan atau tanggapan Dewan Komisaris atas usulan tersebut disampaikan kepada Direksi melalui media elektronik selambat-lambatnya 3 (tiga) hari setelah pengambilan keputusan oleh Dewan Komisaris atau secara tertulis selambat-lambatnya 14 (empat belas) hari setelah Rapat Dewan Komisaris dilaksanakan.
83
BA
B I
PE
ND
AH
ULU
AN
BA
B II
DIR
EK
SI
BA
B III
DE
WA
N K
OM
ISA
RIS
BA
B IV
KE
GIATA
N A
NTA
R O
RG
AN
PE
RU
SA
HA
AN
BA
B V
PENU
TUP
1
�
84
Usulan Direksi yang bersifat mendesak untuk segera mendapatkan persetujuan Dewan Komisaris, disampaikan kepada Dewan Komisaris selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari sebelum Rapat Dewan Komisaris dilaksanakan. Pengambilan keputusan atau tanggapan Dewan Komisaris atas usulan tersebut disampaikan kepada Direksi melalui media elektronik selambat-lambatnya 3 (tiga) hari atau secara tertulis selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari setelah Rapat Dewan Komisaris dilaksanakan. Dewan Komisaris memberikan tanggapan secara tertulis atas hal-hal yang harus mendapat persetujuan RUPS.
4. Hak Dewan Komisaris
Dewan Komisaris berhak untuk: a. Mendapatkan penghasilan yang terdiri dari honorarium dan
tunjangan/fasilitas termasuk santunan purna jabatan yang jenis dan jumlahnya ditetapkan oleh RUPS dengan memperhatikan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
b. Memperoleh tantiem dalam hal Perusahaan memperoleh keuntungan dalam tahun buku yang bersangkutan.
c. Mendapatkan program pengenalan bagi Anggota Dewan Komisaris yang baru dan peningkatan kapabilitas bagi Anggota Dewan Komisaris.
E. RAPAT DEWAN KOMISARIS
1. Jenis Rapat Dewan Komisaris a. Rapat Internal Dewan Komisaris
Rapat Internal Dewan Komisaris adalah rapat yang diselenggarakan oleh Dewan Komisaris dan hanya dihadiri oleh Anggota Dewan Komisaris. Bila diperlukan, Rapat Internal Dewan Komisaris dapat mengundang pihak-pihak lain sehubungan dengan agenda/topik pembahasan Rapat Intenal Dewan Komisaris.
84
1
�
85
b. Rapat Gabungan antara Dewan Komisaris dengan Direksi Rapat Gabungan merupakan rapat antara Dewan Komisaris dan Direksi dan dapat juga dilakukan atas permintaan Direksi. Ketentuan lebih rinci terkait Rapat Gabungan terdapat pada Bab IV.
c. Rapat Dewan Komisaris dengan Komite Dewan Komisaris
Rapat Dewan Komisaris dan Komite-Komite Dewan Komisaris merupakan Rapat Dewan Komisaris yang mengundang Komite-Komite Dewan Komisaris dalam rangka membahas laporan-laporan periodik Komite, isu yang berkembang serta terkait dengan transaksi yang memerlukan persetujuan Dewan Komisaris.
2. Mekanisme Pelaksanaan Rapat Dewan Komisaris a. Jadwal, Panggilan dan Agenda Rapat
1) Dewan Komisaris mengadakan rapat paling sedikit setiap bulan sekali, dalam rapat tersebut Dewan Komisaris dapat mengundang Direksi.166
2) Panggilan Rapat Dewan Komisaris disampaikan secara tertulis oleh Komisaris Utama atau oleh Anggota Dewan Komisaris yang ditunjuk oleh Komisaris Utama dan disampaikan dalam jangka waktu paling lambat 3 (tiga) hari sebelum rapat diadakan atau dalam waktu yang lebih singkat jika dalam keadaan mendesak, dengan tidak memperhitungkan tanggal panggilan dan tanggal rapat.167
3) Panggilan rapat sebagaimana dimaksud pada poin 2) harus mencantumkan acara, tanggal, waktu dan tempat rapat.168
4) Panggilan rapat tersebut tidak diisyaratkan apabila semua anggota Dewan Komisaris hadir dalam rapat.169
5) Agenda Rapat Dewan Komisaris mengacu dan menggunakan program kerja tahunan Dewan Komisaris yang telah disusun dan disahkan sebelumnya oleh Dewan Komisaris.
6) Sebelum Rapat dilangsungkan, Sekretaris Dewan Komisaris terlebih dahulu mengedarkan agenda rapat untuk mendapatkan masukan dari para Anggota Dewan Komisaris
�����������������������������������������������������������166 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 16 Ayat (7) 167 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 16 Ayat (9) 168 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 16 Ayat (10) 169 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 16 Ayat (11)�
85
BA
B I
PE
ND
AH
ULU
AN
BA
B II
DIR
EK
SI
BA
B III
DE
WA
N K
OM
ISA
RIS
BA
B IV
KE
GIATA
N A
NTA
R O
RG
AN
PE
RU
SA
HA
AN
BA
B V
PENU
TUP
1
�
86
mengenai agenda tersebut. Masukan tersebut dapat berupa penambahan atau penajaman agenda rapat.
7) Setiap Anggota Dewan Komisaris berhak untuk mengusulkan agenda rapat yang akan dilaksanakan.
8) Dalam hal terdapat tambahan Agenda Rapat Dewan Komisaris, harus disetujui oleh semua Anggota Dewan Komisaris yang hadir atau wakilnya yang sah.
9) Jika rapat tersebut mengundang pihak lain, Sekretaris Dewan Komisaris bertugas untuk membuat surat undangan kepada pihak yang dimaksud. Dalam hal pihak lain tersebut berasal dari Manajemen yaitu pejabat 1 (satu) tingkat dan/atau 2 (dua) tingkat di bawah Direksi, maka untuk maksud tersebut harus sepengetahuan Direksi.
10) Materi rapat disiapkan dan disampaikan oleh Sekretaris Dewan Komisaris bersamaan dengan penyampaian undangan.
b. Tempat Pelaksanaan Rapat Rapat Dewan Komisaris dianggap sah apabila diadakan di tempat kedudukan Perusahaan atau ditempat lain di dalam wilayah Republik Indonesia.170
c. Pimpinan Rapat 1) Semua Rapat Dewan Komisaris dipimpin oleh Komisaris
Utama.171 2) Dalam hal Komisaris Utama tidak hadir atau berhalangan,
rapat Dewan Komisaris dipimpin oleh seorang anggota dewan anggota Komisaris lainnya yang ditunjuk oleh Komisaris Utama.172
3) Dalam hal Komisaris utama tidak melakukan penunjukkan, maka anggota Dewan Komisaris yang paling lama menjabat sebagai anggota Dewan Komisaris bertindak sebagai pimpinan rapat Dewan Komisaris.173
4) Dalam hal anggota Dewan Komisaris yang paling lama menjabat sebagai anggota Dewan Komisaris lebih dari 1 (satu) orang, maka anggota Dewan Komisaris sebagaimana
�����������������������������������������������������������170 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 16 Ayat (6) 171 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 16 Ayat (16) 172 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 16 Ayat (17) 173 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 16 Ayat (18)�
86
1
�
87
dimaksud pada poin 3) yang tertua dalam usia bertindak sebagai pimpinan rapat.174
d. Mekanisme Kehadiran 1) Rapat Dewan Komisaris adalah sah dan dapat mengambil
keputusan-keputusan yang mengikat apabila dihadiri atau diwakili oleh lebih dari 1/2 (satu per dua) dari jumlah Anggota Dewan Komisaris.175
2) Dalam agenda (mata acara) lain-lain, Rapat Dewan Komisaris tidak berhak mengambil keputusan kecuali semua Anggota Dewan Komisaris atau wakilnya yang sah, hadir dan menyetujui penambahan agenda (mata acara) Rapat.176
3) Seorang Anggota Dewan Komisaris dapat diwakili dalam rapat hanya oleh Anggota Dewan Komisaris lainnya berdasarkan kuasa tertulis yang diberikan khusus untuk keperluan tersebut.177
4) Surat Kuasa dibuat setelah mengetahui Agenda Rapat. 5) Seorang Anggota Dewan Komisaris dapat mewakili seorang
Anggota Dewan Komisaris lainnya. 178 6) Rapat Internal Dewan Komisaris dihadiri oleh Anggota Dewan
Komisaris, Sekretaris Dewan Komisaris atau Pejabat lain yang ditugaskan oleh Dewan Komisaris Utama kecuali untuk rapat-rapat khusus yang hanya boleh dihadiri oleh Anggota Dewan Komisaris.
e. Proses Pengambilan Keputusan 1) Segala keputusan Dewan Komisaris diambil dalam rapat
Dewan Komisaris.179 2) Keputusan dapat pula diambil di luar rapat Dewan Komisaris
sepanjang seluruh Anggota Dewan Komisaris setuju tentang cara dan materi yang diputuskan.180
3) Semua keputusan Rapat Dewan Komisaris harus berdasarkan itikad baik, pertimbangan rasional, mempertimbangkan
�����������������������������������������������������������174 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 16 Ayat (19) 175 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 16 Ayat (12) 176 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 16 Ayat (13) 177 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 16 Ayat (14) 178 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 16 Ayat (15) 179 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 16 Ayat (1)� �180 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 16 Ayat (2)
87
BA
B I
PE
ND
AH
ULU
AN
BA
B II
DIR
EK
SI
BA
B III
DE
WA
N K
OM
ISA
RIS
BA
B IV
KE
GIATA
N A
NTA
R O
RG
AN
PE
RU
SA
HA
AN
BA
B V
PENU
TUP
1
�
88
manajemen risiko dan telah melalui investigasi mendalam terhadap berbagai hal yang relevan, informasi yang cukup dan bebas dari benturan kepentingan serta dibuat secara independen oleh masing-masing Anggota Dewan Komisaris.
4) Setiap Anggota Dewan Komisaris bertanggung jawab atas keputusan Dewan Komisaris.
5) Semua keputusan dalam rapat Dewan Komisaris diambil dengan musyawarah untuk mufakat.181
6) Apabila melalui musyawarah tidak mencapai mufakat, maka keputusan rapat Dewan Komisaris diambil dengan suara terbanyak biasa.182
7) Apabila jumlah suara yang setuju dan tidak setuju sama banyaknya, maka keputusan rapat adalah yang sama dengan pendapat pimpinan rapat, dengan tetap memperhatikan ketentuan mengenai pertanggungjawaban, kecuali mengenai diri orang, pengambilan keputusan rapat dilakukan dengan pemilihan secara tertutup.183
8) Setiap Anggota Dewan Komisaris berhak untuk mengeluarkan 1 (satu) suara ditambah 1 (satu) suara untuk Anggota Dewan Komisaris yang diwakilinya.184
9) Suara blanko (abstain) dianggap menyetujui usul yang diajukan dalam rapat.185
10) Dalam hal usulan lebih dari 2 (dua) alternatif dan hasil pemungutan suara belum mendapatkan 1 (satu) alternatif dengan suara lebih dari 1/2 (satu per dua) bagian dari jumlah suara yang dikeluarkan, maka dilakukan pemilihan ulang terhadap 2 (dua) alternatif yang memperoleh suara terbanyak sehingga salah 1 (satu) alternatif memperoleh suara lebih dari 1/2 (satu per dua) bagian dari jumlah suara yang dikeluarkan.186
11) Suara yang tidak sah dianggap tidak ada dan tidak dihitung dalam menentukan jumlah suara yang dikeluarkan dalam rapat.187
�����������������������������������������������������������181 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 16 Ayat (20) 182 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 16 Ayat (21) 183 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 16 Ayat (23) 184 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 16 Ayat (22) 185 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 16 Ayat (24)�186 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 16 Ayat (25) 187 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 16 Ayat (26)�
88
1
�
89
12) Keputusan-keputusan yang menyangkut aspek-aspek strategis harus dilakukan melalui mekanisme Rapat Dewan Komisaris. Aspek-aspek strategis tersebut antara lain meliputi semua perbuatan Direksi yang harus mendapatkan persetujuan RUPS setelah mendapatkan rekomendasi tertulis Dewan Komisaris serta semua perbuatan Direksi yang harus mendapatkan persetujuan tertulis Dewan Komisaris.
13) Keputusan rapat yang diambil dalam forum rapat internal Dewan Komisaris dan/atau rapat gabungan Dewan Komisaris dan Direksi, diatur sebagai berikut: a) Menyampaikan asli surat usulan yang diajukan oleh
Direksi untuk mendapatkan keputusan Dewan Komisaris kepada Dewan Komisaris dan/ atau Komisaris Utama. Copy surat usulan disampaikan oleh Sekretaris Dewan Komisaris kepada Anggota Dewan Komisaris yang membidangi materi/lingkup hal yang diusulkan.
b) Dalam hal usulan Direksi bersifat ”rahasia” dan terbatas, surat usulan disampaikan kepada Komisaris Utama.
c) Waktu penyampaian usulan paling lambat 1 (satu) bulan sebelum jadwal rapat internal Dewan Komisaris untuk memberikan waktu yang cukup bagi Dewan Komisaris untuk mempelajari dan mengkaji usulan dan mengagendakan, membahas usulan dan menetapkan keputusan Dewan Komisaris.
d) Dalam hal tertentu terhadap suatu usulan yang bersifat strategis dan berpotensi berdampak besar/signifikan terhadap kelangsungan usaha Perusahaan, saran/ rekomendasi/nasihat yang diputuskan dalam rapat internal Dewan Komisaris disampaikan dan dibahas kembali dalam rapat gabungan Dewan Komisaris dan Direksi.
e) Dalam proses untuk mengambil keputusan, Dewan Komisaris dapat menugaskan Komite yang ada dibawah Dewan Komisaris untuk melakukan pemantauan, pengumpulan materi/dokumen/ informasi yang diperlukan, serta untuk melakukan kajian dan evaluasi dan saran/masukan dalam laporan yang disampaikan kepada Dewan Komisaris.
89
BA
B I
PE
ND
AH
ULU
AN
BA
B II
DIR
EK
SI
BA
B III
DE
WA
N K
OM
ISA
RIS
BA
B IV
KE
GIATA
N A
NTA
R O
RG
AN
PE
RU
SA
HA
AN
BA
B V
PENU
TUP
1
�
90
f) Dalam hal usulan yang diajukan Direksi memerlukan keputusan dan penetapan yang segera/mendesak (dalam waktu kurang dari satu bulan) dari Dewan Komisaris atau bersifat rahasia dan terbatas sebagaimana dimaksud huruf b, maka Dewan Komisaris dapat menyelenggarakan rapat khusus Dewan Komisaris yang hasil keputusan rapat tersebut disampaikan kepada Direksi dalam bentuk surat Dewan Komisaris. Dimana surat tersebut mencantumkan rujukan atas hasil Rapat Dewan Komisaris tersebut. Surat tersebut ditandatangani oleh Komisaris Utama dan sekurang-kurangnya diketahui/diparaf oleh 1 (satu) Anggota Dewan Komisaris yang menghadiri rapat Dewan Komisaris yang dimaksud. Dalam hal Komisaris Utama tidak dapat menandatangani surat tersebut, maka 2 (dua) Anggota Dewan Komisaris yang ditunjuk dapat menandatangani surat tersebut,
g) Setiap Anggota Dewan Komisaris wajib mendapatkan salinan Surat tersebut.
h) Seluruh Anggota Dewan Komisaris dianggap menyetujui Surat Dewan Komisaris yang diterbitkan berdasarkan hasil keputusan rapat Dewan Komisaris.
14) Surat Dewan Komisaris terhadap usulan Direksi, disampaikan atau diberitahukan kepada Direksi dengan pengaturan sebagai berikut: a) Keputusan atau tanggapan Dewan Komisaris atas usulan
tersebut disampaikan kepada Direksi melalui media elektronik selambat-lambatnya 3 (tiga) hari setelah pengambilan keputusan oleh Dewan Komisaris atau secara tertulis selambat-lambatnya 14 (empat belas) hari setelah Rapat Dewan Komisaris dilaksanakan.
b) Usulan Direksi yang bersifat mendesak untuk segera mendapatkan persetujuan Dewan Komisaris, disampaikan kepada Dewan Komisaris selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari sebelum Rapat Dewan Komisaris dilaksanakan. Pengambilan keputusan atau tanggapan Dewan Komisaris atas usulan tersebut disampaikan kepada Direksi melalui media elektronik selambat-lambatnya 3 (tiga) hari atau
90
1
�
91
secara tertulis selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari setelah Rapat Dewan Komisaris dilaksanakan.
f. Pengambilan Keputusan Secara Sirkuler Keputusan dapat pula diambil di luar rapat Dewan Komisaris sepanjang seluruh anggota Dewan Komisaris setuju tentang cara dan materi yang diputuskan.188 Adapun ketentuan keputusan yang diambil dalam bentuk Rapat Sirkuler adalah sebagai berikut: 1) Keputusan yang diambil dalam bentuk Rapat Sirkuler bukanlah
keputusan yang bersifat strategis. 2) Bukan merupakan sebuah keputusan atas suatu tindakan
Direksi yang memerlukan persetujuan Dewan Komisaris/RUPS.
3) Permasalahan telah diketahui sebelumnya/ pernah dibahas. 4) Keputusan yang diambil disetujui secara tertulis dan
ditandatangani oleh seluruh Anggota Dewan Komisaris. 5) Tanggal keputusan secara sirkuler yang berlaku adalah
tanggal Anggota Dewan Komisaris yang terakhir menandatangani keputusan tersebut.
g. Perbedaan Pendapat
Perbedaan pendapat diatur sebagai berikut: 1) Perbedaan pendapat (dissenting opinion) Anggota Dewan
Komisaris, jika ada, dicatat dalam risalah rapat yang ditandatangani Ketua Rapat dan seluruh anggota Komisaris yang hadir dalam rapat.189
2) Perbedaan pendapat tidak berarti memberikan hak kepada Anggota Dewan Komisaris yang bersangkutan untuk tidak melaksanakan hasil keputusan rapat. Meskipun terdapat perbedaan pendapat, namun seluruh Anggota Dewan Komisaris tetap berkewajiban untuk mengikuti dan melaksanakan hasil keputusan rapat.
3) Dewan Komisaris secara tanggung renteng bertanggung jawab penuh secara pribadi apabila terbukti bersalah atau
�����������������������������������������������������������188 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 16 Ayat (2) 189 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 16 ayat (3) dan (4)
91
BA
B I
PE
ND
AH
ULU
AN
BA
B II
DIR
EK
SI
BA
B III
DE
WA
N K
OM
ISA
RIS
BA
B IV
KE
GIATA
N A
NTA
R O
RG
AN
PE
RU
SA
HA
AN
BA
B V
PENU
TUP
1
�
92
lalai menjalankan tugasnya untuk kepentingan dan usaha Perusahaan, kecuali Anggota Dewan Komisaris yang melakukan dissenting opinion dapat membuktikan bahwa ia telah mengambil tindakan untuk mencegah timbul atau berlanjutnya kerugian tersebut.
4) Perbedaan pendapat yang dicantumkan di dalam keputusan dan risalah rapat dapat menjadi bukti bahwa Anggota Dewan Komisaris yang bersangkutan telah melakukan tindakan untuk mencegah timbul atau berlanjutnya kerugian tersebut dengan tidak menyetujui hasil keputusan rapat. Hal ini berarti bahwa Anggota Dewan Komisaris yang bersangkutan dapat terbebas dari tuntutan atas timbul atau berlanjutnya kerugian tersebut sebagai hasil pelaksanaan keputusan rapat.
5) Perbedaan pendapat yang disebabkan oleh adanya penambahan Agenda Rapat diluar agenda yang dicantumkan dalam Panggilan Rapat yang tidak diketahui Pemberi Kuasa, menjadi tanggung jawab Penerima Kuasa.
h. Risalah Rapat
1) Setiap rapat Dewan Komisaris harus dibuatkan risalah rapat yang berisi hal-hal yang dibicarakan (termasuk pendapat berbeda/ dissenting opinion Anggota Dewan komisaris, jika ada) dan hal-hal yang di putuska.190
2) Risalah rapat harus menggambarkan jalannya rapat, untuk itu risalah rapat harus mencantumkan: a) Tempat dan tanggal rapat diadakan, b) Agenda yang dibahas, c) Daftar hadir, d) Evaluasi hasil rapat sebelumnya (jika ada), e) Waktu lamanya rapat berlangsung, f) Pendapat dalam rapat, g) Siapa yang mengemukakan pendapat, h) Proses pengambilan keputusan, i) Keputusan yang diambil, j) Pertanyaan keberatan terhadap keputusan rapat apabila
tidak terjadi kebulatan pendapat,
�����������������������������������������������������������190 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 16 Ayat (3)
92
1
�
93
k) Alasan ketidakhadiran Anggota Dewan Komisaris, (jika ada).
3) Risalah Rapat ditandatangani oleh Ketua Rapat dan seluruh Anggota Dewan Komisaris yang hadir dalam Rapat.191
4) Risalah rapat harus dilampiri Surat Kuasa yang diberikan khusus oleh Anggota Dewan Komisaris yang tidak hadir kepada Anggota Dewan Komisaris lainnya (jika ada).
5) Sekretaris Dewan Komisaris atau pejabat lain yang ditunjuk oleh Komisaris Utama bertugas untuk membuat dan mengadministrasikan serta mendistribusikan risalah rapat.
6) Dalam hal rapat tidak diikuti Sekretaris Dewan Komisaris atau pejabat lain yang ditunjuk oleh Komisaris Utama, risalah rapat dibuat oleh salah seorang Anggota Dewan Komisaris yang ditunjuk dari antara mereka yang hadir.
7) Setiap Anggota Dewan Komisaris berhak menerima salinan risalah rapat Dewan Komisaris, meskipun yang bersangkutan tidak hadir dalam rapat tersebut.
8) Salinan risalah rapat Dekom harus disampaikan kepada seluruh Anggota Dewan Komisaris paling lambat 7 (tujuh) hari setelah rapat dilaksanakan.
9) Perbaikan risalah rapat dimungkinkan dalam jangka waktu 14 (empat belas) hari terhitung sejak tanggal pengiriman.
10) Anggota Dewan Komisaris yang hadir dan/atau yang diwakili dapat menyampaikan keberatannya dan/atau usul perbaikannya bila ada atas risalah rapat tersebut.
11) Jika keberatan dan/atau usul perbaikan tidak diterima dalam jangka waktu tersebut, maka disimpulkan tidak ada keberatan dan/atau perbaikan terhadap risalah rapat dimaksud.
12) Risalah Rapat yang telah direvisi (bila ada) dan ditandatangani oleh seluruh Anggota Dewan Komisaris yang menghadiri Rapat, harus disampaikan kepada seluruh Anggota Dewan Komisaris paling lambat 7 (tujuh) hari setelah revisi Risalah Rapat ditanda-tangani.
13) Asli risalah rapat Dewan Komisaris disampaikan kepada Direksi untuk disimpan, sedangkan Dewan Komisaris menyimpan salinannya.192
�����������������������������������������������������������191 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 16 Ayat (4) 192 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 16 Ayat (5)
93
BA
B I
PE
ND
AH
ULU
AN
BA
B II
DIR
EK
SI
BA
B III
DE
WA
N K
OM
ISA
RIS
BA
B IV
KE
GIATA
N A
NTA
R O
RG
AN
PE
RU
SA
HA
AN
BA
B V
PENU
TUP
1
�
94
i. Penyelenggaraan Rapat melalui Media Elektronik 1) Rapat Dewan Komisaris dapat diselenggarakan dengan cara
konferensi antara Anggota Dewan Komisaris yang berada di tempat yang berbeda, melalui telepon konferensi, video konferensi, atau peralatan komunikasi lainnya yang memungkinkan setiap Anggota Dewan Komisaris dapat saling berkomunikasi dan berpartisipasi dalam rapat.
2) Setiap Anggota Dewan Komisaris yang ikut serta dianggap hadir dalam Rapat untuk menentukan terpenuhinya persyaratan kuorum kehadiran dan keputusan rapat Dewan Komisaris.
3) Tempat dimana Ketua Rapat ikut serta dianggap sebagai tempat dilangsungkannya Rapat Dewan Komisaris.
4) Risalah Rapat harus diedarkan serta ditandatangani oleh Ketua Rapat dan Seluruh Anggota Dewan Komisaris yang ikut serta, sesuai dengan tanggal Rapat dilaksanakan.
5) Setiap Anggota Dewan Komisaris yang hadir maupun yang tidak hadir berhak menerima salinan Risalah Rapat Dewan Komisaris.
6) Penggunaan media eletronik dalam penyelenggaraan Rapat ini ditetapkan oleh Dewan Komisaris dengan mengacu pada perundang-undangan tentang informasi dan transaksi elektronik yang berlaku.
j. Monitoring dan Evaluasi Tindaklanjut Pelaksanaan Hasil Rapat Sebelumnya Dewan Komisaris dapat menunjuk seorang Komisaris yang merangkap sebagai Ketua Komite Audit atau Komisaris lainnya, untuk mengkoordinasikan Sekretaris Dewan Komisaris, Sekretaris Perusahaan, Komite dibawah Dewan Komisaris dan Kepala Unit Kerja, terkait monitoring dan evaluasi atas tindak lanjut pelaksanaan hasil keputusan Rapat Dewan Komisaris dan Rapat Gabungan Dewan Komisaris dan Direksi sebelumnya serta komunikasi dalam bentuk lainnya.
94
1
�
95
F. EVALUASI KINERJA DEWAN KOMISARIS Kinerja Dewan Komisaris dievaluasi dengan menggunakan Key
Performance Indicators (KPI) yang ditetapkan RUPS. Kinerja Dewan Komisaris dalam melaksanakan pengawasan dan pemberian nasihat kepada Direksi dalam mengelola Perusahaan dilaporkan setiap tahun (sebagai bagian dari Laporan Tahunan Perusahaan) kepada RUPS Tahunan.
Kriteria evaluasi kinerja Dewan Komisaris antara lain meliputi : 1. Pencapaian kinerja beserta target-targetnya dan disetujui oleh
RUPS/Menteri setiap tahun, 2. Tingkat kehadirannya dalam Rapat Dewan Komisaris maupun rapat
dengan komite-komite yang ada, 3. Kontribusinya dalam proses pengawasan Perusahaan, 4. Keterlibatannya dalam penugasan-penugasan tertentu, 5. Ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku serta
kebijakan Perusahaan. Hasil evaluasi terhadap kinerja Dewan Komisaris secara keseluruhan dan kinerja masing-masing Anggota Dewan Komisaris secara individual akan merupakan bagian tak terpisahkan dalam skema kompensasi dan pemberian insentif bagi Anggota Dewan Komisaris. Hasil evaluasi kinerja masing-masing Anggota Dewan Komisaris secara individual merupakan salah satu dasar pertimbangan bagi Pemegang Saham untuk memberhentikan dan/atau menunjuk kembali Anggota Dewan Komisaris yang bersangkutan. Hasil evaluasi kinerja tersebut merupakan sarana penilaian serta peningkatan efektivitas Dewan Komisaris.
G. ORGAN PENDUKUNG DEWAN KOMISARIS
1. Komite-komite Dewan Komisaris
Dalam menjalankan tugas pengawasan dan fungsi penasihatan, Dewan Komisaris wajib membentuk Komite Audit dan dapat membentuk komite lain.193
�����������������������������������������������������������193 Peraturan Menteri BUMN No. PER-12/MBU/2012 Pasal 2
95
BA
B I
PE
ND
AH
ULU
AN
BA
B II
DIR
EK
SI
BA
B III
DE
WA
N K
OM
ISA
RIS
BA
B IV
KE
GIATA
N A
NTA
R O
RG
AN
PE
RU
SA
HA
AN
BA
B V
PENU
TUP
1
�
96
Komite-komite yang dibentuk mempunyai tugas yang berkaitan dengan fungsi pengawasan Dewan Komisaris antara lain namun tidak terbatas pada aspek sistem pengendalian internal, fungsi nominasi dan remunerasi bagi Direksi dan Dewan Komisaris, penerapan manajemen risiko dan penerapan prinsip-prinsip good corporate governance sesuai peraturan yang berlaku.
a. Komite Audit
Komite Audit bekerja secara kolektif dalam melaksanakan tugasnya membantu Dewan Komisaris. Komite Audit bersifat mandiri baik dalam pelaksanaan tugasnya maupun dalam pelaporan, dan bertanggung jawab langsung kepada Dewan Komisaris. 194
Tugas Komite Audit: 195 1) Membantu Dewan Komisaris untuk memastikan efektivitas
sistem pengendalian intern dan efektivitas pelaksanaan tugas Auditor Eksternal dan Auditor Internal.
2) Menilai pelaksanaan kegiatan serta hasil audit yang dilakukan oleh SPI maupun Auditor Eksternal sehingga dapat dicegah pelaksanaan dan pelaporan yang tidak memenuhi standar.
3) Memberikan rekomendasi mengenai penyempurnaan sistem pengendalian manajemen Perusahaan serta pelaksanaannya.
4) Memastikan telah terdapat prosedur evaluasi yang memuaskan terhadap informasi yang dikeluarkan Perusahaan, termasuk brosur, laporan keuangan berkala, proyeksi/forecast dan lain-lain inovasi keuangan.
5) Mengidentifikasikan hal-hal yang memerlukan perhatian Dewan Komisaris.
6) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Dewan Komisaris sepanjang masih dalam lingkup tugas dan kewajiban Dewan Komisaris berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Komite Audit juga memiliki tugas untuk mengkaji usulan calon-calon Auditor Eksternal yang diajukan oleh Perusahaan, yang telah
�����������������������������������������������������������194 Peraturan Menteri BUMN No. PER-12/MBU/2012 Pasal 12 195 Peraturan Menteri BUMN No. PER-12/MBU/2012 Pasal 13
96
1
�
97
memenuhi kriteria sebagaimana ditetapkan oleh Perusahaan dan diajukan kepada RUPS. Pengaturan lebih lanjut terkait ketentuan Komite Audit tercantum dalam Piagam (Charter) Komite Audit.
b. Komite Risiko Manajemen Investasi dan Tata Kelola Komite Risiko Manajemen Investasi dan Tata Kelola (RMIG) dibentuk oleh Dewan Komisaris sebagai perwujudan pembentukan komite lainnya di bawah Dewan Komisaris. Tugas Komite RMIG: 1) Melakukan evaluasi, pengawasan, dan memberikan
rekomendasi atas pengembangan, kebijakan, serta penerapan manajemen risiko Perusahaan, terutama pada aspek risiko yang dipandang bersifat prioritas bagi Perusahaan.
2) Melakukan evaluasi, pengawasan dan memberikan rekomendasi atas kebijakan strategis, perencanaan dan realisasi investasi perusahaan yang berada di atas nilai tertentu atau yang dipandang memiliki nilai strategis bagi Perusahaan.
3) Melakukan evaluasi, pengawasan, dan memberikan rekomendasi atas kebijakan dan penerapan tata kelola perusahaan berdasarkan anggaran dasar, peraturan perudangan yang berlaku, serta prinsip GCG.
4) Melakukan identifikasi hal-hal yang memerlukan perhatian Dewan Komisaris dalam aspek manajemen risiko, investasi, dan tata kelola perusahaan.
5) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Dewan Komisaris sepanjang masih dalam lingkup tugas dan kewajiban Dewan Komisaris berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Pengaturan lebih lanjut terkait ketentuan Komite RMIG tercantum dalam Piagam (Charter) Komite RMIG.
97
BA
B I
PE
ND
AH
ULU
AN
BA
B II
DIR
EK
SI
BA
B III
DE
WA
N K
OM
ISA
RIS
BA
B IV
KE
GIATA
N A
NTA
R O
RG
AN
PE
RU
SA
HA
AN
BA
B V
PENU
TUP
1
�
98
2. Sekretariat Dewan Komisaris Dewan Komisaris dapat membentuk Sekretariat Dewan Komisaris yang dipimpin oleh seorang Sekretaris Dewan Komisaris dengan dibantu oleh staf Sekretariat Dewan Komisaris. Sekretaris Dewan Komisaris dan staf Sekretariat Dewan Komisaris diangkat dan diberhentikan oleh Dewan Komisaris. 196 Masa Jabatan Sekretaris Dewan Komisaris dan staf Sekretariat Dewan Komisaris ditetapkan oleh Dewan Komisaris maksimal 3 (tiga) tahun dan dapat diangkat kembali untuk paling lama 2 (dua) tahun dengan tidak mengurangi hak Dewan Komisaris untuk memberhentikannya sewaktu-waktu. 197 Sekretariat Dewan Komisaris bertugas: 198 a. Mempersiapkan rapat, termasuk bahan rapat Dewan Komisaris, b. Membuat Risalah Rapat Dewan Komisaris sesuai dengan
ketentuan Anggaran Dasar Perusahaan, c. Mengadministrasikan dokumen Dewan Komisaris baik surat masuk,
surat keluar, risalah rapat maupun dokumen lainnya, d. Membantu menyusun Rancangan Rencana Kerja dan Anggaran
Dewan Komisaris, e. Membantu menyusun Rancangan Laporan-Laporan Dewan
Komisaris, f. Melaksanakan tugas lain dari Dewan Komisaris.
Selain melaksanakan tugas diatas, Sekretaris Dewan Komisaris selaku pimpinan Sekretariat Dewan Komisaris, melaksanakan tugas lain berupa:199 a. Memastikan bahwa Dewan Komisaris mematuhi peraturan
perundang-undangan serta menerapkan prinsip-prinsip Tata Kelola Perusahaan yang Baik (Good Corporate Governance).
b. Memberikan informasi yang dibutuhkan oleh Dewan Komisaris secara berkala dan/atau sewaktu-waktu apabila diminta.
c. Mengkoordinasikan anggota Komite, jika diperlukan dalam rangka memperlancar tugas Dewan Komisaris.
�����������������������������������������������������������196 Peraturan Menteri BUMN No. PER-12/MBU/2012 Pasal 3 197 Peraturan Menteri BUMN No. PER-12/MBU/2012 Pasal 5 198 Peraturan Menteri BUMN No. PER-12/MBU/2012 Pasal 4 Ayat (1) 199 Peraturan Menteri BUMN No. PER-12/MBU/2012 Pasal 4 Ayat (2)
98
1
�
99
d. Sebagai penghubung (Liaison Officer) Dewan Komisaris dengan pihak lain.
Dalam rangka tertib administrasi dan pelaksanaan Tata Kelola Perusahaan Yang Baik, Sekretariat Dewan Komisaris wajib memastikan dokumen penyelenggaraan kegiatan Dewan Komisaris tersimpan dengan baik di Perusahaan. 200
�����������������������������������������������������������200 Peraturan Menteri BUMN No. PER-12/MBU/2012 Pasal 4 Ayat (3)
BA
B I
PE
ND
AH
ULU
AN
BA
B II
DIR
EK
SI
BA
B III
DE
WA
N K
OM
ISA
RIS
BA
B IV
KE
GIATA
N A
NTA
R O
RG
AN
PE
RU
SA
HA
AN
BA
B V
PENU
TUP
99
1100
1
�
101
BAB IV KEGIATAN ANTAR ORGAN PERUSAHAAN
A. HUBUNGAN KERJA ANTARA DEWAN KOMISARIS DAN DIREKSI
Hubungan kerja yang baik antara Dewan Komisaris dan Direksi merupakan salah satu hal yang sangat penting agar masing-masing Organ Perusahaan tersebut dapat bekerja secara efektif dan efisien sesuai dengan fungsinya masing-masing.
Untuk itu PT SUCOFINDO (PERSERO) dalam menjaga hubungan kerja yang baik antara Dewan Komisaris dengan Direksi menerapkan prinsip-prinsip sebagai berikut: 1. Dewan Komisaris menghormati fungsi dan peranan Direksi dalam
mengurus Perusahaan sebagaimana telah diatur dalam peraturan perundang-undangan maupun Anggaran Dasar Perusahaan.
2. Direksi menghormati fungsi dan peranan Dewan Komisaris untuk melakukan pengawasan dan pemberian nasihat terhadap kebijakan pengurusan Perusahaan yang dilakukan oleh Direksi.
3. Setiap hubungan kerja antara Dewan Komisaris dengan Direksi merupakan hubungan yang bersifat formal, dalam arti harus senantiasa dilandasi oleh suatu mekanisme baku atau korespondensi yang dapat dipertanggungjawabkan.
4. Setiap hubungan kerja yang bersifat informal dapat dilakukan oleh masing-masing Anggota Dewan Komisaris dan Anggota Direksi, namun tidak dapat dipakai sebagai kebijakan formal sebelum melalui mekanisme atau korespondensi yang dapat dipertanggungjawabkan.
5. Dewan Komisaris berhak memperoleh akses atas informasi Perusahaan secara tepat waktu, terukur dan lengkap.
6. Direksi bertanggungjawab untuk memastikan bahwa informasi mengenai Perusahaan diberikan kepada Dewan Komisaris secara tepat waktu, terukur dan lengkap.
7. Dalam hal surat menyurat antara Direksi dan Dewan Komisaris harus menjelaskan maksud dan tujuan atas surat tersebut.
8. Dalam rangka memperoleh informasi lebih lanjut atas sesuatu hal, Dewan Komisaris dapat meminta penjelasan tersebut kepada pejabat di bawah Direksi dengan terlebih dahulu melakukan koordinasi dengan
101
BA
B I
PE
ND
AH
ULU
AN
BA
B II
DIR
EK
SI
BA
B III
DE
WA
N K
OM
ISA
RIS
BA
B IV
KE
GIATA
N A
NTA
R O
RG
AN
PE
RU
SA
HA
AN
BA
B V
PENU
TUP
1
�
102
Direksi sehingga tercipta keseimbangan hubungan kerja antara Dewan Komisaris dan Direksi dengan tujuan komunikasi korporasi melalui informasi satu pintu (one gate policy) dapat tercapai.
9. Setiap hubungan kerja antara Dewan Komisaris dengan Direksi merupakan hubungan kelembagaan dalam arti bahwa Dewan Komisaris dan Direksi sebagai jabatan kolektif yang merepresentasikan keseluruhan anggota-anggotanya, sehingga setiap hubungan kerja antara Anggota Dewan Komisaris dengan Anggota Direksi harus diketahui oleh Anggota Dewan Komisaris dan Anggota Direksi lainnya.
B. RAPAT DEWAN KOMISARIS BERSAMA DIREKSI (RAPAT GABUNGAN)
1. Kebijakan Umum a. Rapat Dewan Komisaris bersama Direksi (Rapat Gabungan)
adalah rapat Dewan Komisaris yang mengundang Direksi. b. Rapat Dewan Komisaris bersama Direksi (Rapat Gabungan)
sebagai bentuk koordinasi dan komunikasi mengenai penjelasan Direksi atas hal-hal yang harus mendapat persetujuan Dewan Komisaris dan dalam rangka membahas laporan-laporan periodik Direksi; membahas kondisi dan prospek usaha; dan membahas kebijakan nasional yang berdampak pada kinerja Perusahaan serta memberikan tanggapan, catatan dan nasihat yang dituangkan dalam Risalah Rapat.
c. Rapat Gabungan dihadiri oleh Anggota Dewan Komisaris dan Anggota Direksi, serta dapat dihadiri Sekretaris Dewan Komisaris, Sekretaris Perusahaan atau pejabat lain yang ditugaskan oleh Komisaris Utama/Direktur Utama serta dapat mengundang narasumber dari dalam maupun luar Perusahaan, kecuali untuk rapat-rapat khusus hanya boleh dihadiri oleh Anggota Dewan Komisaris dan Anggota Direksi.
d. Dalam hal Dewan Komisaris perlu mengambil keputusan atas hal-hal yang harus mendapat persetujuan Dewan Komisaris dilakukan melalui Rapat Dewan Komisaris.
2. Tempat Penyelenggaraan Rapat
Rapat Gabungan dapat diadakan di tempat kedudukan Perusahaan atau ditempat lain di dalam wilayah Republik Indonesia.
102
1
�
103
3. Agenda dan Panggilan Rapat a. Agenda Pokok dan jadwal rapat Gabungan disusun oleh Dewan
Komisaris untuk 1 (satu) tahun kalender setiap tahunnya. b. Undangan dan agenda rapat gabungan disampaikan oleh
Sekretaris Dewan Komisaris atas nama Dewan Komisaris kepada Direktur Utama, paling lambat 3 (tiga) hari sebelum rapat diadakan atau dalam waktu yang lebih singkat jika dalam keadaan mendesak, dengan tidak memperhitungkan tanggal panggilan dan tanggal rapat.
c. Undangan rapat/panggilan rapat harus mencantumkan acara, tanggal, waktu dan tempat rapat.
d. Materi rapat disiapkan oleh Sekretaris Dewan Komisaris yang disampaikan bersamaan dengan penyampaian undangan.
4. Pimpinan Rapat
a. Rapat Gabungan dipimpin oleh Komisaris Utama. b. Dalam hal Komisaris Utama tidak hadir atau berhalangan, rapat
dipimpin oleh seorang Anggota Dewan Komisaris lainnya yang ditunjuk oleh Komisaris Utama.
c. Dalam hal Komisaris Utama tidak melakukan penunjukan, maka Anggota Dewan Komisaris yang paling lama menjabat sebagai Anggota Dewan Komisaris bertindak sebagai pimpinan rapat.
d. Dalam hal anggota Dewan Komisaris yang paling lama menjabat sebagai Anggota Dewan Komisaris lebih dari 1 (satu) orang, maka Anggota Dewan Komisaris sebagaimana dimaksud pada butir (c) ini yang tertua dalam usia bertindak sebagai pimpinan rapat.
5. Pengambilan Keputusan a. Rapat Gabungan tidak harus mengambil suatu keputusan,
mengingat Rapat Gabungan merupakan rapat koordinasi antara Dewan Komisaris dan Direksi dalam memonitor kinerja Perusahaan dan membahas situasi terkini yang mungkin berdampak bagi kegiatan operasional Perusahaan, serta dapat menjadi bahan masukan/pertimbangan bagi Dewan Komisaris dan Direksi untuk melakukan tindakan sesuai dengan batas kewenangannya masing-masing.
b. Dalam hal Dewan Komisaris perlu mengambil keputusan atas aspek-aspek strategis antara lain meliputi semua perbuatan Direksi
103
BA
B I
PE
ND
AH
ULU
AN
BA
B II
DIR
EK
SI
BA
B III
DE
WA
N K
OM
ISA
RIS
BA
B IV
KE
GIATA
N A
NTA
R O
RG
AN
PE
RU
SA
HA
AN
BA
B V
PENU
TUP
1
�
104
/yang harus mendapatkan persetujuan RUPS setelah mendapatkan rekomendasi tertulis Dewan Komisaris dan perbuatan Direksi yang harus mendapatkan persetujuan tertulis Dewan Komisaris yang dibahas melalui rapat gabungan, maka pengambilan keputusan dilakukan melalui Rapat Dewan Komisaris dan/atau melalui surat Dewan Komisaris yang mencantumkan rujukan atas hasil rapat tersebut. Surat tersebut ditandatangani oleh Komisaris Utama dan sekurang-kurangnya diketahui/diparaf oleh 1 (satu) Anggota Dewan Komisaris yang menghadiri rapat Dewan Komisaris yang dimaksud. Dalam hal Komisaris Utama tidak menandatangani surat, maka 2 (dua) Anggota Dewan Komisaris yang ditunjuk dapat menandatangani surat tersebut.
c. Rapat adalah sah dan berhak mengambil keputusan yang mengikat apabila lebih dari ½ (satu per dua) bagian dari jumlah anggota Dewan Komisaris hadir atau diwakili dalam Rapat.
d. Keputusan Dewan Komisaris terhadap usulan Direksi, disampaikan atau diberitahukan kepada Direksi tidak boleh melebihi batas waktu 30 (tiga puluh) hari (sebagaimana diatur dalam Anggaran Dasar) sejak diterimanya usulan/proposal atau penjelasan dan dokumen sudah lengkap dari Direksi. Namun jika Dewan Komisaris tidak memberikan keputusan dalam jangka waktu tersebut, maka Dewan Komisaris dianggap menyetujui usulan Direksi.
6. Perbedaan Pendapat (Dissenting Opinion)
Perbedaan pendapat Dewan Komisaris dan/atau Direksi yang terjadi (bila ada) harus dimasukkan dalam Risalah Rapat.
7. Risalah Rapat
a. Sekretaris Dewan Komisaris atau Pejabat lain ditunjuk oleh Dewan Komisaris Utama bertugas untuk membuat dan mengadministrasikan serta mendistribusikan risalah rapat gabungan.
b. Dalam hal rapat gabungan hanya dihadiri oleh Anggota Dewan Komisaris dan Direksi, maka risalah rapat gabungan dibuat oleh salah seorang anggota Dewan Komisaris yang ditunjuk dari diantara mereka yang hadir.
c. Risalah rapat gabungan harus ditandatangani oleh pemimpin rapat dan seluruh anggota Dewan Komisaris serta Direksi yang hadir.
104
1
�
105
d. Risalah Rapat harus menggambarkan jalannya Rapat. Hal ini penting untuk dapat melihat proses rapat dan sekaligus menjadi dokumen hukum dan alat bukti yang sah untuk menentukan akuntabilitas dari hasil rapat. Untuk itu Risalah Rapat harus mencantumkan: 1) Tempat, tanggal dan waktu rapat diadakan; 2) Agenda yang dibahas; 3) Daftar hadir yang ditandatangani oleh setiap peserta rapat; 4) Evaluasi hasil rapat sebelumnya (jika ada); 5) Lamanya rapat berlangsung; 6) Berbagai pendapat yang terdapat dalam rapat; 7) Siapa yang mengemukakan pendapat; 8) Pernyataan keberatan terhadap keputusan rapat apabila tidak
terjadi kebulatan pendapat; 9) Bila terdapat pengambilan Keputusan maka proses
pengambilan keputusan dan keputusan yang diambil dicantumkan dalam Risalah Rapat Dewan Komisaris tersendiri.
e. Risalah Rapat harus dilampiri surat kuasa yang diberikan khusus oleh Anggota Dewan Komisaris yang tidak hadir kepada Anggota Dewan Komisaris.
f. Setiap Anggota Dewan Komisaris dan Direksi berhak menerima salinan risalah rapat gabungan, meskipun yang bersangkutan tidak hadir dalam rapat tersebut.
g. Risalah rapat gabungan harus disampaikan kepada seluruh Anggota Dewan Komisaris dan Direksi paling lambat 7 (tujuh) hari setelah rapat dilaksanakan.
h. Perbaikan risalah rapat gabungan dimungkinkan dalam jangka waktu 14 (empat belas) hari terhitung sejak tanggal pengiriman.
i. Setiap Anggota Dewan Komisaris dan Direksi yang hadir dan/atau yang diwakili dapat menyampaikan usul perbaikannya bila ada, atas risalah rapat tersebut.
j. Jika keberatan dan/atau usul perbaikan tidak diterima dalam jangka waktu tersebut, maka disimpulkan tidak ada keberatan dan/atau perbaikan terhadap risalah rapat dimaksud.
k. Risalah Rapat yang telah direvisi (bila ada) dan ditandatangani oleh seluruh Anggota Dewan Komisaris dan Direksi yang menghadiri Rapat, harus disampaikan kepada seluruh Anggota Dewan
105
BA
B I
PE
ND
AH
ULU
AN
BA
B II
DIR
EK
SI
BA
B III
DE
WA
N K
OM
ISA
RIS
BA
B IV
KE
GIATA
N A
NTA
R O
RG
AN
PE
RU
SA
HA
AN
BA
B V
PENU
TUP
1
�
106
Komisaris dan Direksi, paling lambat 7 (tujuh) hari setelah revisi Risalah Rapat ditandatangani.
l. Risalah Rapat asli diadministrasikan secara baik dan harus disimpan sebagaimana layaknya dokumen Perusahaan oleh Sekretaris Perusahaan dan salinannya oleh Sekretaris Dewan Komisaris. Risalah Rapat tersebut harus selalu tersedia bila diperlukan.
8. Penyelenggaraan Rapat Melalui Sarana Elektronik
a. Rapat Gabungan dapat diselenggarakan dengan cara konferensi antara Anggota Dewan Komisaris dan Direksi yang berada di tempat yang berbeda, melalui telepon konferensi, video konferensi, atau peralatan komunikasi lainnya yang memungkinkan setiap peserta rapat dapat saling berkomunikasi dan berpartisipasi dalam rapat.
b. Setiap Anggota Dewan Komisaris dan Direksi yang ikut serta akan dianggap hadir dalam Rapat Gabungan.
c. Tempat penyelenggaranaan Rapat Gabungan melalui sarana elektronik yaitu tempat dimana Pimpinan Rapat ikut serta akan dianggap sebagai tempat dilangsungkannya rapat.
d. Risalah Rapat harus diedarkan serta ditandatangani oleh Pimpinan Rapat dan seluruh anggota Dewan Komisaris dan Direksi yang ikut serta.
C. RAPAT UMUM PEMEGANG SAHAM (RUPS)
1. RUPS Tahunan a. Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan diadakan tiap-tiap
tahun.201 b. Hal-hal yang dibahas dalam RUPST adalah:
1) Rapat Umum Pemegang Saham mengenai Persetujuan laporan Tahunan202 yang diadakan paling lambat dalam bulan Juni setelah penutupan tahun buku yang bersangkutan, dan dalam rapat tersebut Direksi menyampaikan:203
�����������������������������������������������������������201 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 21 Ayat (1) 202 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 21 Ayat (1.a) 203 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 21 Ayat (2)
106
1
�
107
a) Laporan Tahunan termasuk Laporan Keuangan Audited b) Usulan penggunaan Laba Bersih Perusahaan c) Hal-hal lain yang perlu persetujuan Rapat Umum
Pemegang Saham untuk kepentingan Perusahaan, antara lain: x Laporan Program Kemitraan dan Bina Lingkungan. x Penunjukkan Kantor Akuntan Publik sebagaimana
yang diusulkan Dewan Komisaris. 2) Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan mengenai
Persetujuan Rencana Kerja dan Anggaran (tahun Anggaran Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan yang bersangkutan) Perusahaan204 yang diadakan paling lambat 30 (tiga puluh) hari setelah Tahun Anggaran dan dalam rapat tersebut Direksi menyampaikan:205 a) Rancangan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan
termasuk Proyeksi Laporan Keuangan. b) Hal-hal lain yang perlu persetujuan RUPS untuk
kepentingan Perusahaan yang belum dicantumkan dalam Rancangan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan.
2. RUPS Luar Biasa a. RUPSLB dapat diadakan setiap waktu berdasarkan kebutuhan
untuk kepentingan Perusahaan.206 b. Direksi dapat menyelenggarakan RUPS Tahunan dan RUPSLB
dengan didahului pemanggilan RUPS.207 c. RUPSLB dapat pula diselenggarakan atas permintaan:208
1) Seorang atau lebih Pemegang Saham yang mewakili paling sedikit 1/10 (satu per sepuluh) bagian dari jumlah seluruh Saham yang telah dikeluarkan Perusahaan dengan hak suara yang sah, atau
2) Dewan Komisaris d. Permintaan penyelenggaraan RUPSLB diajukan kepada Direksi
dengan Surat tercatat disertai dengan alasannya.209
�����������������������������������������������������������204 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 21 Ayat (1.b) 205 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 21 Ayat (3) 206 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 22 207 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 23 Ayat (4) 208 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 23 Ayat (5) 209 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 23 Ayat (6)
107
BA
B I
PE
ND
AH
ULU
AN
BA
B II
DIR
EK
SI
BA
B III
DE
WA
N K
OM
ISA
RIS
BA
B IV
KE
GIATA
N A
NTA
R O
RG
AN
PE
RU
SA
HA
AN
BA
B V
PENU
TUP
1
�
108
e. Alasan sebagaimana dimaksud huruf (d) antara lain namun tidak terbatas pada:210 1) Direksi tidak melaksanakan RUPS Tahunan sesuai dengan
ketentuan yang berlaku, 2) Masa Jabatan anggota Direksi dan/atau Dewan Komisaris
akan berakhir, atau 3) Dalam hal Direksi berhalangan atau ada pertentangan
kepentingan antara Direksi dan Perusahaan. f. Surat tercatat yang diajukan kepada Direksi disampaikan kepada
Pemegang Saham dengan ditembuskan kepada Dewan Komisaris.211
3. Mekanisme Penyelengaraan RUPS a. Direksi wajib melakukan pemanggilan RUPST dan RUPSLB dalam
jangka waktu paling lambat 15 (lima belas) hari terhitung sejak tanggal permintaan penyelenggaran RUPS diterima.212 Dalam hal Direksi tidak melakukan pemanggilan RUPS dalam jangka waktu 15 (lima belas) hari, maka:213 1) Permintaan penyelenggaraan RUPS oleh Pemegang Saham,
diajukan kembali kepada Dewan Komisaris, atau 2) Dewan Komisaris melakukan pemanggilan sendiri
penyelenggaraan RUPS. b. Dewan Komisaris wajib melakukan pemanggilan RUPS
sebagaimana butir (a) poin (1) dalam jangka waktu paling lambat 15 (lima belas) hari terhitung sejak tanggal permintaan penyelenggaraan RUPS diterima.214
c. RUPS yang diselenggarakan oleh Direksi hanya dapat membicarakan masalah yang berkaitan dengan alasannya dan mata acara rapat lainnya yang dipandang perlu oleh Direksi.215
d. RUPS yang diselenggarakan Dewan Komisaris berdasarkan panggilan RUPS, hanya membicarakan masalah yang berkaitan dengan alasan yang diajukan kepada Direksi.216
�����������������������������������������������������������210 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 23 ayat (7) 211 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 23 Ayat (8) 212 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 23 Ayat (9) 213 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 23 Ayat (10)�214 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 23 Ayat (11) 215 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 23 Ayat (12) 216 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 23 Ayat (13)
108
1
�
109
e. Dalam hal Direksi atau Dewan Komisaris tidak melakukan pemanggilan RUPS dalam jangka waktu paling lambat 15 (lima belas) hari terhitung sejak tanggal permintaan penyelenggaraan RUPS. Pemegang Saham yang meminta penyelenggaraan RUPS dapat melakukan pemanggilan sendiri RUPS setelah mendapatkan izin dari Ketua Pengadilan Negeri yang daerah hukumnya meliputi tempat kedudukan Perusahaan.217
f. Pemanggilan RUPS dilakukan dalam jangka waktu paling lambat 14 (empat belas) hari sebelum tanggal RUPS diadakan, dengan tidak memperhitungkan tanggal pemanggilan dan tanggal RUPS.218
g. Pemanggilan RUPS dilakukan dengan melalui surat tercatat dan/atau dengan iklan dalam surat kabar.219
h. Dalam panggilan RUPS dicantumkan tanggal, waktu, tempat dan mata acara rapat disertai pemberitahuan bahwa bahan yang akan dibicarakan dalam RUPS tersedia di kantor tanggal RUPS diadakan.220
i. Perusahaan wajib memberikan salinan bahan mata acara RUPS kepada Pemegang Saham secara Cuma-Cuma jika diminta.221
j. Dalam hal pemanggilan RUPS tidak sesuai dengan ketentuan, keputusan RUPS tetap sah jika semua Pemegang Saham dengan hak suara yang sah hadir atau diwakili dalam RUPS dan keputusan tersebut disetujui dengan suara bulat.222
4. Ketua dan Berita Acara RUPS a. Apabila dalam Anggaran Dasar tidak ditentukan lain, RUPS
dipimpin oleh salah seorang Pemegang Saham yang dipilih oleh dan dari antara mereka yang hadir.223
b. Setiap penyelenggaraan RUPS, risalah RUPS wajib dibuat dan ditandatangani oleh Ketua Rapat dan paling sedikit 1 (satu) orang Pemegang Saham yang ditunjuk dari dan oleh perserta RUPS.224
c. Tanda tangan risalah rapat tidak disyaratkan apabila risalah RUPS tersebut dibuat dengan akta Notaris.225
�����������������������������������������������������������217 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 23 Ayat (14) 218 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 23 Ayat (15) 219 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 23 Ayat (16) 220 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 23 Ayat (17)�221 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 23 Ayat (18) 222 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 23 Ayat (19) 223 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 24 Ayat (1) 224 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 24 Ayat (2) 225 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 24 Ayat (3)
109
BA
B I
PE
ND
AH
ULU
AN
BA
B II
DIR
EK
SI
BA
B III
DE
WA
N K
OM
ISA
RIS
BA
B IV
KE
GIATA
N A
NTA
R O
RG
AN
PE
RU
SA
HA
AN
BA
B V
PENU
TUP
1
�
110
d. Dalam risalah RUPS yang ditandatangani oleh Ketua Rapat dan paling sedikit 1 (satu) orang Pemegang Saham. Risalah RUPS berisi hal-hal yang dibicarakan dan hal-hal yang diputuskan (termasuk pendapat berbeda/dissenting opinion, jika ada).226
e. Setiap Pemegang Saham berhak untuk memperoleh salinan Risalah RUPS.
f. Risalah RUPS yang asli disimpan oleh Sekretaris Perusahaan sebagai dokumen Perusahaan.
5. Kuorum, Hak Suara dan Keputusan
a. RUPS dapat dilangsungkan jika dalam RUPS paling sedikit 51% (lima puluh satu persen) bagian dari jumlah seluruh saham dengan hak suara hadir atau diwakili, kecuali peraturan perundang-undangan dan/atau Anggaran Dasar Perusahaan menentukan lain.227
b. Dalam hal kuorum sebagaimana dimaksud pada butir (a) tidak tercapai, maka dapat diadakan pemanggilan Rapat kedua.228
c. Dalam pemanggilan RUPS kedua harus disebutkan bahwa RUPS pertama telah dilangsungkan dan tidak mencapai kourum.229
d. RUPS kedua diselenggarakan sah dan berhak mengambil keputusan jika dalam RUPS paling sedikit 50% (lima puluh persen) bagian dari jumlah saham dengan hak suara hadir atau diwakili, kecuali Anggaran Dasar Perusahaan menentukan lain.230
e. Dalam hal RUPS kedua tidak mencapai kuorum, Perusahaan dapat memohon kepada Ketua Pengadilan Negeri yang daerah hukumnya meliputi tempat kedudukan Perusahaan atas permohonan Perusahaan agar ditetapkan kuorum untuk RUPS ketiga.231
f. Dalam pemanggilan RUPS ketiga harus disebutkan bahwa RUPS kedua telah dilangsungkan dan tidak mencapai kuorum, serta RUPS ketiga akan dilangsungkan dengan kuorum yang telah ditetapkan oleh ketua Pengadilan.232
�����������������������������������������������������������226 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 24 Ayat (4) 227 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 25 Ayat (1.a)�228 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 25 Ayat (1.b) 229 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 25 Ayat (1.c) 230 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 25 Ayat (1.d) 231 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 25 Ayat (1.e) 232 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 25 Ayat (1.f)
110
1
�
111
g. Pemanggilan RUPS kedua dan ketiga dilakukan dalam jangka waktu paling lambat 7 (tujuh) hari sebelum RUPS kedua atau ketiga dilangsungkan.233
h. RUPS kedua dan ketiga dilangsungkan dalam jangka waktu paling cepat 10 (sepuluh) hari dan paling lambat 21 (dua puluh satu) hari setelah tanggal RUPS yang mendahuluinya dilangsungkan.234
i. Pemegang Saham baik sendiri maupun diwakili berdasarkan surat kuasa, berhak menghadiri RUPS dan menggunakan hak suaranya sesuai dengan jumlah saham yang dimilikinya.235
j. Ketua Rapat berhak meminta agar surat kuasa untuk mewakili Pemegang saham diperlihatkan kepadanya pada waktu Rapat diadakan.236
k. Dalam Rapat, tiap saham memberikan hak kepada pemiliknya untuk mengeluarkan 1 (satu) suara.237
l. Pemungutan suara mengenai diri orang dilakukan dengan surat tertutup dan mengenai hal lain secara lisan, kecuali apabila Ketua Rapat menentukan lain tanpa ada keberatan dari Pemegang Saham yang hadir dalam Rapat.238
m. Semua keputusan yang diambil berdasarkan musyawarah untuk mufakat.239
n. Dalam hal keputusan berdasarkan musyawarah untuk mufakat tidak tercapai, keputusan adalah sah jika disetujui lebih dari ½ (satu perdua) bagian dari jumlah suara yang dikeluarkan, kecuali Anggaran Dasar Perusahaan menentukan lain, dengan ketentuan, pemungutan suara mengenai diri orang dilakukan dengan surat tertutup yang tidak ditandatangani.240
o. Dalam hal usulan lebih dari dua alternatif dan hasil pemungutan suara belum mendapatkan satu alternatif dengan suara lebih dari ½ (satu per dua) bagian dari jumlah suara yang dikeluarkan, maka dilakukan pemilihan ulang terhadap dua alternatif yang memperoleh suara lebih dari ½ (satu perdua) bagian dari jumlah suara yang dikeluarkan.241
�����������������������������������������������������������233 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 25 Ayat (1.g) 234 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 25 Ayat (1.h) 235 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 25 ayat (2) 236 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 25 Ayat (3) 237 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 25 Ayat (4) 238 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 25 Ayat (5) 239 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 25 Ayat (6) 240 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 25 Ayat (7) 241 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 25 Ayat (8)
111
BA
B I
PE
ND
AH
ULU
AN
BA
B II
DIR
EK
SI
BA
B III
DE
WA
N K
OM
ISA
RIS
BA
B IV
KE
GIATA
N A
NTA
R O
RG
AN
PE
RU
SA
HA
AN
BA
B V
PENU
TUP
1
�
112
p. Suara blanko atau suara yang tidak sah dianggap tidak ada dan tidak dihitung dalam menentukan jumlah suara yang dikeluarkan dalam RUPS.242
q. Pemegang Saham juga dapat mengambil keputusan yang sah tanpa mengadakan RUPS secara fisik, dengan ketentuan semua Pemegang Saham telah diberitahukan secara tertulis dan semua Pemegang Saham memberikan persetujuan mengenai usul yang diajukan secara tertulis serta menandatangani persetujuan tersebut. Keputusan yang diambil dengan cara demikian, mempunyai kekuatan yang sama dengan keputusan yang diambil dengan sah dalam RUPS.243
6. RUPS untuk memutuskan Penggunaan Laba a. Penggunaan laba bersih termasuk jumlah penyisihan untuk
cadangan kerugian diputuskan oleh RUPS.244 b. Seluruh laba bersih setelah dikurangi penyisihan untuk cadangan
dibagikan kepada Pemegang Saham sebagai dividen kecuali ditentukan lain oleh RUPS.245
c. Selain penggunaan laba bersih, RUPS dapat menetapkan penggunaan laba bersih untuk pembagian lain seperti tantiem untuk Direksi dan Dewan Komisaris, bonus untuk Pegawai atau penempatan laba bersih tersebut dalam cadangan Perusahaan yang antara lain diperuntukkan bagi perluasan usaha Perusahaan yang prosentasenya masing-masing ditetapkan tiap tahun oleh RUPS.246
d. Dividen hanya boleh dibagikan apabila Perusahaan mempunyai saldo laba positif.247
e. Dalam hal tantiem dan bonus dianggarkan dan diperhitungkan sebagai biaya dalam tahun berjalan dan RUPS menetapkan tantiem dan bonus lebih besar dari yang dianggarkan sehubungan dengan pelampauan target yang ditetapkan, maka selisih tantiem dan bonus tersebut diambil dari laba bersih tahun yang bersangkutan.248
�����������������������������������������������������������242 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 25 Ayat (9) 243 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 25 Ayat (10)�244 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 26 Ayat (1) 245 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 26 Ayat (2) 246 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 26 Ayat (3) 247 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 26 Ayat (4) 248 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 26 Ayat (5)
112
1
�
113
f. Dalam hal Perusahaan tidak mempunyai laba bersih namun menunjukkan peningkatan kinerja yang ditunjukkan dengan pencapaian target yang harus dicapai, maka Perusahaan dapat memberikan tantiem untuk Anggota Direksi dan Dewan Komisaris serta bonus untuk karyawan sepanjang telah dianggarkan dan diperhitungkan sebagai biaya.249
g. Direksi dan Dewan Komisaris bertanggung jawab secara tanggung renteng atas kerugian Perusahaan, dalam hal Pemegang Saham tidak dapat mengembalikan dividen interm apabila Perusahaan menderita kerugian.250
h. Pemegang Saham yang mewakili paling sedikit 1/10 (satu persepuluh) bagian dari saham yang telah dikeluarkan dapat meminta pembagian dividen interm.251
7. RUPS untuk memutuskan Perubahan Anggaran Dasar a. Perubahan Anggaran Dasar ditetapkan oleh RUPS.252 b. Acara mengenai perubahan Anggaran Dasar wajib dicantumkan
dengan jelas dalam panggilan RUPS.253 c. RUPS untuk mengubah Anggaran Dasar dilangsungkan jika dalam
Rapat paling sedikit 2/3 (dua per tiga) bagian dari jumlah seluruh saham dnegan hak suara yang sah hadir atau diwakili dan keputusan adalah sah jika disetujui oleh paling sedikit 2/3 (dua per tiga) bagian dari jumlah suara yang dikeluarkan.254
d. Jika RUPS perubahan Anggaran tersebut tidak kuorum maka dapat diadakan RUPS kedua.255
e. RUPS kedua dapat sah mengambil keputusan jika dalam RUPS paling sedikit 3/5 (tiga per lima) bagian dari jumlah seluruh saham dengan hak suara yang sah hadir atau diwakili, dan keputusan adalah sah jika disetujui paling sedikit 2/3 (dua per tiga) bagian dari jumlah suara yang dikeluarkan.256
f. Perubahan Anggaran Dasar tersebut harus dibuat dengan akta Notaris dan dalam bahasa Indonesia.257
�����������������������������������������������������������249 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 26 Ayat (6) 250 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 26 Ayat (14)�251 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 26 Ayat (15) 252 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 28 Ayat (1) 253 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 28 Ayat (2) 254 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 28 Ayat (3) 255 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 28 Ayat (4) 256 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 28 Ayat (5) 257 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 28 Ayat (6)
113
BA
B I
PE
ND
AH
ULU
AN
BA
B II
DIR
EK
SI
BA
B III
DE
WA
N K
OM
ISA
RIS
BA
B IV
KE
GIATA
N A
NTA
R O
RG
AN
PE
RU
SA
HA
AN
BA
B V
PENU
TUP
1
�
114
g. Perubahan Anggaran Dasar yang tidak dimuat dalam akta Notaris harus dinyatakan dalam akta Notaris paling lambat 30 (tiga puluh) hari terhitung sejak tanggal keputusan RUPS. 258
h. Permohonan persetujuan Anggaran Dasar dan pemberitahuan perubahan Anggaran Dasar, diajukan kepada Menteri yang tugas dan tanggung jawabnya di bidang Hukum dan Hak Asasi Manusia paling lambat 30 (tiga puluh) hari terhitung sejak tanggal akta Notaris yang memuat perubahan Anggaran Dasar.259
8. RUPS untuk Penggabungan, Peleburan, Pengambilalihan, Pemisahan dan Perubahan Bentuk Badan Hukum a. Dengan mengindahkan ketentuan peraturan perundang-undangan
yang berlaku, maka penggabungan, peleburan, pengambilalihan, pemisahan dan perubahan bentuk badan hukum Perusahaan, hanya dapat dilakukan berdasarkan keputusan RUPS yang dihadiri oleh Pemegang Saham yang mewakili paling sedikit ¾ (tiga per empat) bagian dari jumlah seluruh saham yang telah dikeluarkan Perusahaan dengan hak suara yang sah dan keputusan disetujui oleh paling sedikit ¾ (tiga per empat) bagian dari jumlah suara tersebut.260
b. Dalam hal RUPS pertama tidak mencapai kuorum maka dapat diadakan RUPS kedua.261
c. RUPS kedua sah dan berhak mengambil keputusan jika dalam RUPS paling sedikit 2/3 (dua per tiga) bagian dari jumlah seluruh saham dengan hak suara yang sah hadir atau diwakili, dan keputusan adalah sah jika disetujui paling sedikit ¾ (tiga per empat) bagian dari jumlah suara yang dikeluarkan.262
d. Penggabungan, peleburan, pengambilalihan, pemisahan dan perubahan bentuk badan hukum tersebut harus dibuat dengan Akta Notaris dan dalam bahasa Indonesia.263
9. RUPS untuk Pembubaran dan Likuidasi a. Dengan mengindahkan ketentuan peraturan perundang-undangan
yang berlaku, maka pembubaran dan likuidasi Perusahaan, hanya �����������������������������������������������������������258 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 28 Ayat (10) 259 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 28 Ayat (11) 260 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 30 Ayat (1) 261 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 30 Ayat (2) 262 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 30 Ayat (3) 263 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 30 Ayat (4)
114
1
�
115
dapat dilakukan berdasarkan keputusan RUPS yang dihadiri oleh Pemegang Saham yang mewakili paling sedikit ¾ (tiga per empat) bagian dari jumlah seluruh saham yang telah dikeluarkan Perusahaan dengan hak suara yang sah dan keputusan disetujui oleh paling sedikit ¾ (tiga per empat) bagian dari jumlah suara tersebut.264
b. Dalam hal kuorum kehadiran tidak mencapai kuorum maka dapat dilaksanakan RUPS kedua.265
c. RUPS kedua sah dan berhak mengambil keputusan jika dalam RUPS paling sedikit 3/5 (tiga per lima) bagian dari jumlah seluruh saham dengan hak suara yang sah hadir atau diwakili, dan keputusan adalah sah jika disetujui paling sedikit 2/3 (dua per tiga) bagian dari jumlah suara yang dikeluarkan.266
d. Apabila Perusahaan dibubarkan berdasarkan keputusan RUPS atau dinyatakan bubar berdasarkan penetapan Pengadilan, maka harus diadakan likuidasi oleh likuidator.267
e. Direksi bertindak sebagai Likuidator apabila dalam RUPS atau penetapan pengadilan Perusahaan dibubarkan tidak ditunjuk likuidator.268
f. Likuidator wajib mendaftarkan dalam Wajib Daftar Perusahaan, mengumumkan dalam Berita Negara Republik Indonesia dan dalam 2 (dua) Surat Kabar Harian berbahasa Indonesia yang terbit dan beredar luas/nasional di wilayah Republik Indonesia serta memberitahukan kepada Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia paling lambat 30 (tiga puluh) hari sejak Perusahaan dibubarkan.269
g. Likuidator wajib memberitahukan kepada Menteri yang memsbidangi Hukum dan Hak Asasi Manusia, dan mengumumkan hasil akhir proses likuidasi dalam Surat Kabar setelah RUPS memberikan pelunasan dan pembebasan kepada likuidator atau setelah pengadilan menerima pertanggungjawaban likuidator yang ditunjuknya.270
�����������������������������������������������������������264 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 30 Ayat (1)�265 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 30 Ayat (2) 266 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 30 Ayat (3) 267 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 30 Ayat (5) 268 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 30 Ayat (6) 269 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 30 ayat (8) 270 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO (PERSERO) Pasal 30 ayat (13)�
115
BA
B I
PE
ND
AH
ULU
AN
BA
B II
DIR
EK
SI
BA
B III
DE
WA
N K
OM
ISA
RIS
BA
B IV
KE
GIATA
N A
NTA
R O
RG
AN
PE
RU
SA
HA
AN
BA
B V
PENU
TUP
1116
1
�
117
BAB V PENUTUP
A. PEMBERLAKUAN BOARD MANUAL Board Manual diberlakukan mulai tanggal ditetapkan. Hal itu berarti seluruh Anggota Dewan Komisaris dan Direksi sejak tanggal tersebut wajib mematuhi dan menerapkan Board Manual ini.
B. SOSIALISASI BOARD MANUAL
Perusahaan akan melakukan tahapan sosialisasi Board Manual secara berkesinambungan. Kegiatan sosialisasi secara berkesinambungan akan dilakukan kepada Dewan Komisaris dan Direksi yang baru maupun yang sudah menjabat. Sosialisasi difokuskan pada adanya pemahaman, timbulnya kesadaran dan kebutuhan untuk menerapkan Good Corporate
Governance secara konsisten melalui program pengenalan bagi Anggota Dewan Komisaris dan Direksi baru, rapat-rapat maupun forum lainnya yang relevan.
C. EVALUASI BOARD MANUAL Perusahaan akan melakukan evaluasi secara berkala atau sesuai kebutuhan untuk mengetahui dan mengukur kesesuaian Board Manual dengan peraturan perundangan-undangan yang berlaku maupun dinamika bisnis yang terjadi. Evaluasi Board Manual Perusahaan dilakukan oleh Direksi dan Dewan Komisaris yang kemudian dapat menunjuk Sekretaris Perusahaan dan Sekretaris Dewan Komisaris berkoordinasi dengan Satuan Pengawasan Intern (SPI).
117
BA
B I
PE
ND
AH
ULU
AN
BA
B II
DIR
EK
SI
BA
B III
DE
WA
N K
OM
ISA
RIS
BA
B IV
KE
GIATA
N A
NTA
R O
RG
AN
PE
RU
SA
HA
AN
BA
B V
PENU
TUP
1
1
1
1iii
�
ŝ�
PREFACE Board Manual is a guide for the Board of Commissioners and Board of Directors that includes set of of principles of corporate law and provisions contained in the legislation, Articles of Association of the Company as well as company rules regulating the governance and function of the Board of Commissioners and Board of Directors. Besides it is taken from and the development of various habbits and regulations that apply to PT SUCOFINDO (PERSERO), it is also based on the habits or best practices that are applied or implemented by other companies. By conducting things that have been outlined in each item of Board Manual, the commitment of the Board of Commissioners and Board of Directors could become motivation for Employees to implement good corporate governance principles consequently, consistently and continuously within their working environment. Every improvement on the content of Board Manual will be conducted by the Corporate Secretary by making adjustments in accordance with the current condition of the company and the prevailing legislation related to State Owned Enterprise (SOE). Jakarta, April 29, 2016
1iv
1v
1vi
1vii
�
ǀ�
TABLE OF CONTENTS PREFACE ..................................................................................................... iii BOARD MANUAL ATTESTATION ................................................................ v TABLE OF CONTENTS .............................................................................. vii CHAPTER I INTRODUCTION ...................................................................... 1 A. BACKGROUND ..................................................................................... 1 B. PURPOSE AND OBJECTIVES ............................................................. 1 C. GLOSSARY ........................................................................................... 2 D. REFERENCE OF GUIDELINES ............................................................ 6 CHAPTER II BOARD OF DIRECTORS ....................................................... 9 A. COMPOSITION OF THE BOARD OF DIRECTORS .............................. 9
1. Membership of the Board Of Directors ............................................ 9 2. Requirements .................................................................................. 9
a. Formal Requirements ............................................................... 9 b. Materiel Requirements ........................................................... 10 c. Other Requirements ............................................................... 11
3. Composition of the Board of Directors ........................................... 11 4. Nomination .................................................................................... 12 5. Appointment of Directors ............................................................... 12 6. Term of Office ............................................................................... 13 7. Dismissal of Members of the Board of Directors at Any Time
Prior to the Term Ends .................................................................. 13 8. Temporary Dismissal of Members of the Board of Directors .......... 15 9. Resignation of Members of the Board of Directors ........................ 16 10. Charging of Vacant Positions of Members of The Board of
Directors ........................................................................................ 17 11. Circumstance of Tall Position of Members of The Board
of Directors Vacant ........................................................................ 17 12. Temporary Transfer of Duties of The Board of Directors
Members ....................................................................................... 18 13. Temporary Subtitute The Board of Directors Members .................. 19
B. INDUCTION AND CAPABILITY ENHANCEMENT PROGRAMS ........ 19 1. Induction Program ......................................................................... 19 2. Capability Enhancement Program ................................................. 20
1viii
�
ǀŝ�
C. OFFICE ETHICS .................................................................................. 22 D. DUTIES, OBLIGATIONS, AUTHORITY AND RIGHTS
OF THE BOARD OF DIRECTORS ...................................................... 24 1. Duties and Obligations of the Board Of of Directors ..................... 24 2. Authorities of the Board of Directors .............................................. 32 3. Rights of the Board of Directors ..................................................... 35
E. THE BOARD OF DIRECTORS MEETINGS ......................................... 35 1. Type of Meeting of the Board of Directors ..................................... 35 2. The Implementation Mechanisms of the Meeting of
the Board of Directors ................................................................... 37 F. INDEPENDENCE OF THE BOARD OF DIRECTORS ......................... 45 G. DETERMINATION OF THE COMPANY MANAGEMENT POLICY ...... 46 H. PROFESSIONAL ADVICE .................................................................. 47 I. PERFORMANCE EVALUATION OF THE BOARD OF DIRECTORS .. 48 J. SUPPORTING ORGAN OF THE BOARD OF DIRECTORS ................ 49
1. Corporate Secretary ...................................................................... 49 2. Internal Audit Unit (IA) ................................................................... 51
CHAPTER II BOARD OF COMISSIONERS ................................................ 53 A. COMPOSITION OF THE BOARD OF COMMISSIONERS .................. 53
1. Membership of The Board of Commissioners ................................ 53 2. Requirements ................................................................................ 53
a. Formal requirements .............................................................. 53 b. Material Requirements ........................................................... 54 c. Other Requirements ............................................................... 54
3. Composition of the Board of Commissioners ................................. 55 4. Nomination .................................................................................... 56 5. Term of Office ............................................................................... 56 6. Dismissal of Members of the Board of Commissioners .................. 57 7. Resignation of A Member of the Board of Commissioners ............. 58 8. Charging of Vacant Positions of the Member of The Board
of Commissioners .......................................................................... 60 9. Circumstance of All Position of Members of the Board
of Commissioner Vacant ............................................................... 60 B. INTRODUCTION PROGRAM AND CAPABILITY ENHANCEMENT ... 61
1. Introduction Program ..................................................................... 61 2. Capability Enhancement Program ................................................. 62
C. OFFICE ETHICS .................................................................................. 64
1ix
�
ǀŝŝ�
D. FUNCTIONS, DUTIES, OBLIGATIONS, AUTHORITY AND RIGHTS OF THE BOARD OF COMMISSIONERS ............................................. 66 1. Functions of the Board of Commissioners ..................................... 66 2. Duties and Obligations of the Board of Commissioners ................. 70 3. Authorities of the Board of Commissioners .................................... 79 4. Rights of the Board of Commissioners .......................................... 81
E. THE BOARD OF COMMISSIONERS MEETINGS ................................ 81 1. Type of Meeting of the Board of Commissioners ........................... 81 2. The Mechanism of Implementation of the Meeting of
the Board of Commissioners ......................................................... 82 F. PERFORMANCE EVALUATION OF THE BOARD OF
COMMISSIONERS .............................................................................. 92 G. SUPPORTING ORGAN OF THE BOARD OF COMMISSIONERS ...... 93
1. Committees of the Board of Commissioners .................................. 93 2. Secretariat of the Board of Commissioners ................................... 95
CHAPTER IV ACTIVITY AMONG THE COMPANY ORGAN ..................... 97 A. WORKING RELATIONSHIP BETWEEN THE BOARD OF
COMMISSIONERS AND BOARD OF DIRECTORS ............................ 97 B. MEETING OF THE BOARD OF COMMISSIONERS AND BOARD
OF DIRECTORS (JOINT MEETING) ................................................... 98 1. General Policy ............................................................................... 98 2. Venue of Meeting .......................................................................... 99 3. Agenda and Call of Meeting .......................................................... 99 4. Chairman of Meeting ..................................................................... 99 5. Decision Making ............................................................................ 99 6. Dissenting Opinion ....................................................................... 100 7. Minutes of Meeting ....................................................................... 101 8. Organizing The Meeting Through Electronic Media ...................... 102
C. GENERAL MEETING OF SHAREHOLDERS (GMOS) ....................... 103 1. Annual GMOS .............................................................................. 103 2. Extraordinary GMOS .................................................................... 104 3. Mechanisms of Organizing The GMOS ........................................ 104 4. Chairman and Minutes of GMOS .................................................. 106 5. Quorum, Voting Rights and Decisions .......................................... 106 6. GMOS for Determining The Utilization of Profit ............................ 108 7. GMOS for Determining Changes to The Articles of
Association ................................................................................... 109
1x
�
ǀŝŝŝ�
8. GMOS for the Merger, Consolidaton, Acquisition, Separation and Change of Legal Entity ........................................ 110
9. GMOS for Determining Dissolution and Liquidation ...................... 111 CHAPTER V CLOSING ............................................................................. 113 A. ENFORCEMENT OF BOARD MANUAL ............................................ 113 B. SOSIALIZATION OF BOARD MANUAL ............................................ 113 C. EVALUATION AND REVIEW OF BOARD MANUAL ......................... 113 �
1
1
CHAPTER I INTRODUCTION
A. BACKGROUND One of the commitments of PT SUCOFINDO (Persero) (hereinafter called the "Company") in implementing corporate governance practices (Good Corporate Governance or GCG) is to draw up guidelines for the Board of Commissioners and Board of Directors (the "Board Manual"), which is a compilation of principles of corporate law and provisions as contained in the Articles of Association of the Company as well as the Company's rules and legislation which regulate the governance and function of the Board of Commissioners and Board of Directors.
GCG implementation in the Company is not only to comply with the regulations and legislation, but also has to be able to actualize good corporate governance principles, i.e. transparency, accountability, responsibility, independence and fairness, in the entire activities of the Company consistently. Board Manual is dynamic, so that the Company may adjust it from time to time. Various detailed provisions contained in the Articles of Association, Directives of Shareholder stipulated in the General Meeting of Shareholders (GMOS) and other various legal provisions remain binding even though it is not specifically described in the Board Manual and if there are provisions in the Board Manual which is not in accordance with the new legislation, the provisions of the Board Manual is considered not valid and the one prevails is the latest legislation.
B. PURPOSE AND OBJECTIVES
The Board of Commissioners and Board of Directors as parts of the Organ of the Company, must make themselves as good role models for each section within the Company. The tasks and functions of the Company organs should be implemented in good faith, full of responsibility and high dedication to the advancement of the Company.
1
CH
AP
TE
R I
INTR
OD
UC
TION
CH
AP
TE
R I
I
BO
AR
D O
F DIR
EC
TOR
S (B
OD
)C
HA
PT
ER
III
BO
AR
D O
F CO
MISSIO
NER
S (BO
C)
CH
AP
TE
R I
V
AC
TIVITY A
MO
NG
CO
MPA
NY
’SO
RG
AN
CH
AP
TE
R V
CLO
SING
1
2
Board Manual is intended to provide clarity on functions of the Board of Commissioners and Board of Directors in managing the Company professionally, transparently and efficiently, thus the working relationship between the Board of Commissioners and Board of Directors can be more effective and productive. Objectives of the Board Manual are: 1. Serve as the guidelines to facilitate the Board of Commissioners and
Board of Directors in understanding the regulations related to the working procedures of the Board of Commissioners and Board of Directors, such as tasks, functions, authorities, obligations and rights, and meetings of the respective Organ of the Company;
2. Clarify the accountability level in decision-making C. GLOSSARY
The terms used in this Manual Board refer to the legislations, regulations, Articles of Association, the Company's regulations and the best practices 1. Subsidiary, is a limited company that is majority owned by the
Company or a limited company controlled by the Company. 2. Members of the Board of Commissioners (Commissioner), is a
member of the Board of Commissioners which refers to the individual (rather than as the council).
3. Member of the Board of Directors (Director) is a member of the Board of Directors which refers to the individual (rather than as the council).
4. The External Auditor is independent and professional auditor from outside the Company, who provides audit and non-audit services to the Company.
5. Conflict of Interest is a situation where Insan SUCOFINDO has or may have a personal interest for the misuse of authority that can affect the quality of his decisions and/or actions.
6. Board of Commissioners is an organ of the Company which is in charge of conducting supervision generally and/or specifically, as well as providing advice to the Board of Directors in running and managing the Company.
2
1
3
7. Board of Directors, is an organ of the Company which is fully
responsible, based on the Company’s Articles of Association/GMOS/ Regulations, in implementing the Work Programme of PT SUCOFINDO (Persero) and managing the Company for the interests and objectives of the Company, as well as representing the Company both inside and outside the court according to the provisions of Articles of Association and prevailing legislation;
8. Insan SUCOFINDO is all personnel, who work for the interests and on behalf of the Company that includes the Board of Commissioners, Supporting Organ of the Board of Commissioners, Board of Directors, permanent and non permanent Employees.
9. Day is a calendar day instead of effective working day, unless stated otherwise in the guidelines;
10. Independent Commissioner is a member of the Board of Commissioners, who does not have the financial, management, share ownership and/or family relationship with members of the Board of Commissioners, members of the Board of Directors and/or controlling shareholders or relationship with the Companythat could affect his ability to act independently.
11. Audit Committee is a committee established by the Board of Commissioners that assists the Board of Commissioner fullfilling its duties and responsibilities in reviewing the effectiveness of the internal control systems, the effectiveness of the task implementation of external and internal auditors.
12. Risk Management, Investment and Good Corporate Governance (RMIG) Committees are committees established by the Board of Commissioners to assist the implementation of tasks and functions of the Board of Commissioners by providing professional and independent opinion to the Board of Commissioners related to the monitoring of risks, Investment and GCG.
13. The Annual Report is the Annual Management Report as referred to in the legislation.
14. Vacant Position of the Board Of Commissioners, is when Independent Commissioner is less than 20% or if the President Commissioner passed away; the tenure ends; is dismissed based on GMOS and no longer meet the requirements as a member of the Board of Directors based on the Arcticles of Association and legislation; resigning; prolonged aching (being absent due to illness according to
3
CH
AP
TE
R I
INTR
OD
UC
TION
CH
AP
TE
R I
I
BO
AR
D O
F DIR
EC
TOR
S (B
OD
)C
HA
PT
ER
III
BO
AR
D O
F CO
MISSIO
NER
S (BO
C)
CH
AP
TE
R I
V
AC
TIVITY A
MO
NG
CO
MPA
NY
’SO
RG
AN
CH
AP
TE
R V
CLO
SING
1
4
doctor) for no more than 180 (one hundred eighty) days continuously; and being named a suspect that is physically arrested more than 90 (ninety) days.
15. Vacant Position of Directors is: a. In the event that the GMOS establishes a nomenclature position for
member of of the Board of Directors, thus position of member of the Board of Directors is considered vacant if there is one or more members of the Board of Directors passed away; expiration of the tenure; dismissed based on the GMOS decision and no longer qualified as member of the Board of Directors based on Articles of Association and legislation; resigning; prolonged aching (being absent due to illness according to doctor for more than 180 (one hundred eighty) days continuously; and being named a suspect that is physically arrested for more than 90 (ninety) days;
b. in the event that the GMOS does not establish nomenclature position for Members of Director, therefore: i. if there are more than 1 (one) Member of the Board of Directors,
definition of vancant will only be applied when the President Director passed away; expiration of the tenure; dismissed based on the GMOS decision and no longer qualified as member of of the Board of Directors based on the Articles of Association and legislation; resigning; prolonged aching (being absent due to illness according to doctor for no more than 180 (one hundred eighty) days continuously; and being named a suspect that is physically arrested more than 90 (ninety) days;
ii. if there were more than 1 (one) Member of the Board of Directors, thus when there is one Member of the Board of Directors (that is not the President Director) passed away; expiration of the tenure; dismissed based on the GMOS decision and no longer qualified as member of the Board of Directors based on the Articles of Association and legislation; resigning; prolonged aching (being absent due to illness according to doctor for no more than 180 (one hundred eighty) days continuously; and being a suspect that is physically arrested for more than 90 (ninety) days, consequently the other Member of the Board of Directors, who still serves, has to immediately redefine the tasks through the Board of Directors Meeting to avoid a vacant position, which result is also delivered to the Board of Commisioners for acknowledgement.
4
1
5
16. The Company Organ is the main organ in the governance of the
Company, which consists of the General Meeting of Shareholders (GMOS), the Board of Commissioners and the Board of Directors.
17. Employee is a person who works at the Company and is bound in a working relationship and receives wages or other forms of remuneration.
18. Company with the capital C is PT SUCOFINDO (Persero) Tbk, while company with a small c letters refers to a company in general.
19. General Meeting of Shareholders hereinafter called as the GMOS, is the organ of the Company that has authority, which is not granted to the Board of Directors or Board of Commissioners within the limits specified in this law and / or the articles of association.
20. Internal Audit Unit (IA), is a structural technical unit within the Company, which is in charge of carrying out audits and ensure the Company's internal control system can run effectively.
21. Secretary to the Board of Commissioners, is a supporting organ of the Board of Commissioners. The Secretary to the Board of Commissioners is appointed by the Board of Commissioners and in charge of running administrative and secretarial tasks related to all activities of the Board of Commissioners.
22. Corporate Secretary, is a structural function unit within the Company organization, who is in charge of providing support to the Board of Directors in the executing their duties and act as a liaison between the shareholders, the Board of Commissioners, Board of Directors, the Work Unit and the Company's stakeholders (Stakeholders).
23. Shareholder is the parties registered in the shareholders’ list of the Company.
24. Stakeholders (Stakeholder of the Company) are interested parties with State-Owned Enterprises (SOEs) as they have legal relationship with SOE, among others: employees, customers, suppliers, business partners, governments, communities, the media, and others.
25. Company Talent, is an official of one level below the Board of Directors of the Company or other officials, who is considered competent to be developed as the Prospective Candidate of the Company’s Board of Directors member.
5
CH
AP
TE
R I
INTR
OD
UC
TION
CH
AP
TE
R I
I
BO
AR
D O
F DIR
EC
TOR
S (B
OD
)C
HA
PT
ER
III
BO
AR
D O
F CO
MISSIO
NER
S (BO
C)
CH
AP
TE
R I
V
AC
TIVITY A
MO
NG
CO
MPA
NY
’SO
RG
AN
CH
AP
TE
R V
CLO
SING
1
6
D. REFERENCE OF GUIDELINES
1. Law of the Republic of Indonesia Number 5 Year 1999 regarding
Prohibition of Monopolistic Practices and Unfair Business Competition. 2. Law of the Republic of Indonesia Number 28 Year 1999 regarding
Management of State which is Clean and Free from Corruption, Collusion and Nepotism.
3. Law of the Republic of Indonesia Number 31 Year 1999 regarding The Eradiction of Corruption Act.
4. Law of the Republic of Indonesia Number 20 Year 2001 regarding the Amendment of the Law Number 31 Year 1999 regarding Corruption Eradication.
5. Law of the Republic of Indonesia Number 19 Year 2003 regarding State-Owned Enterprises.
6. Law of the Republic of Indonesia Number 40 Year 2007 regarding Limited Liability Company.
7. Law of the Republic of Indonesia Number 14 Year 2008 regarding Public Information Disclosure Act.
8. Government Regulations Number 12 Year 1998 regarding Limited Liability Company (Persero).
9. Government Regulations Number 45 Year 2001 regarding Amendment of Government Regulations Number 12 Year 1998 regarding Limited Liability Company (Persero).
10. Government Regulations Number 43 Year 2005 regarding Merger, Dissolve, Acquisition and Change of Legal Entity of Stated Owned Enterprises
11. Government Regulation Number 44 Year 2005 regarding Procedures for Administration of State Capital Investments In Stated-Owned Enterprises and Limited Liability Company.
12. Government Regulation Number 45 Year 2005 regarding the Establishment, Monitoring and Dissolution of State Owned Enterprises.
13. Regulation of the Minister of State-Owned Enterprises Number: PER-03/MBU/2012 regarding Guidelines of Goods and Services Procurement of State-Owned Enterprises.
14. Regulation of the Minister of State-Owned Enterprises Number: PER-01/MBU/2011 regarding Implementation of Good Corporate Governance (GCG) in State-Owned Enterprises.
6
1
7
15. Regulation of the Minister of State-Owned Enterprises Number: PER-
03/MBU/2012 regarding Guidelines for Appointment of Members of the Board of Directors and Member of the Board of Commissioners of the State-Owned Enterprises subsidiary.
16. Regulation of the Minister of State-Owned Enterprises Number: PER-09/MBU/2012 Re Amendment to the Regulation of the Minister of State-Owned Enterprises No PER-01/MBU/2011 regarding Implementation of Good Corporate Governance in State-Owned Enterprises
17. Regulation of the Minister of State-Owned Enterprises Number: PER 12/MBU/2012 regarding Supporting Organs of Board of Commissioners/Supervisory Board of the State-Owned Enterprises.
18. Regulation of the Minister of State-Owned Enterprises Number: PER-15/MBU/2012 regarding the Amendment of PER-05/MBU/2008 regarding Guidelines of Goods and Services Procurement of State-Owned Enterprises.
19. Regulation of the Minister of State-Owned Enterprises Number: PER-02/MBU/2013 regarding Guidelines of Composing of Information Technology Management of State-Owned Enterprises.
20. Regulation of the Minister of State-Owned Enterprises Number: PER 04/MBU/2014 regarding Guidelines for Determining and Remuneration Board of Directors, Commisioner and Supervisory Board of State-Owned Enterprises.
21. Regulation of the Minister of State-Owned Enterprises Number: PER 02/MBU/02/2015 regarding The Requirements, Procedures for the Appointment and Dismissal of Members of the Directors of State Owned Enterprises.
22. Regulation of the Minister of State-Owned Enterprises Number: PER-03/MBU/02/2015 Re the Requirements, Procedures for the Appointment and Dismissal of the Members of the Board of Commissioner and Supervisory Board of State Owned Enterprises.
23. Decree of the Minister of State-Owned Enterprises Number: KEP-101/MBU/2002 regarding Arranging of Work Plan and Budget of the Company.
24. Decree of the Minister of State-Owned Enterprises Number: KEP-102/MBU/2002 regarding Arranging of the Company’s Long Term Plan.
25. The General Guidelines of Good Corporate Governance Indonesia issued by the National Committee on Governance (NCG) in 2006.
7
CH
AP
TE
R I
INTR
OD
UC
TION
CH
AP
TE
R I
I
BO
AR
D O
F DIR
EC
TOR
S (B
OD
)C
HA
PT
ER
III
BO
AR
D O
F CO
MISSIO
NER
S (BO
C)
CH
AP
TE
R I
V
AC
TIVITY A
MO
NG
CO
MPA
NY
’SO
RG
AN
CH
AP
TE
R V
CLO
SING
1
8
26. Circular Letter of the Minister of State-Owned Enterprises Number: SE-
04/MBU/6/2015 dated June 22, 2015 regarding the Overseas Official Trip for Director and Commisioner of State-Owned Enterprises.
27. Decree of the Secretary of the Ministry of State-Owned Enterprises Number: SK-16/S.MBU/2012 regarding Parameter of Assessment and Evaluation of the Application of Good Corporate Governance (GCG) In State-Owned Enterprises.
28. The Article of Association of PT SUCOFINDO (Persero) as contained in the Deed of Establishment PT SUCOFINDO (Persero) No. 42 dated October 22, 1956 made before Johan Arifin Sutan Lumban Tobing, Notary in South Jakarta, which was last amended by Deed No. 10 dated 8 August 2008 made before Indah Prastiti Extensia, Notary in South Jakarta and has been received by the Minister of Justice and Human Rights of the Republic of Indonesia Letter No. AHU-80823.AH.01.02 2008 dated October 31, 2008.
29. Other rules that have relevance to the writing of this Board Manual.
8
1
9
CHAPTER II BOARD OF DIRECTORS
A. COMPOSITION OF THE BOARD OF DIRECTORS
Member of the Board of Directors is appointed and dismissed by the GMOS1. The Board members are appointed from candidates proposed by the shareholders after going through the nomination process in accordance with the legislation and such nomination is binding the GMOS. 2 1. Membership of the Board of Directors
The Company is managed and led by the Board of Directors whose number of members is adjusted to the needs of the Company. In the event that the Board of Directors consists of more than 1 (one) member of the Board of Directors, one of which may be appointed as the President Director. 3
2. Requirements
The requirements to become Member of the Board of Directors of the Company are as follows: a. Formal Requirements
Candidate of Director of the Company is obligated to meet the formal requirements, namely: 1) Citizen of Indonesia who is competent to perform legal act. 2) Has good personality, morals and integrity. 3) Within 5 (five) years prior to the nomination has never: 4
a) Been declared bankrupt, b) Become a member of the Board of Directors or the Board
of Commissioners, who was found guilty of causing a company was declared bankrupt; or
c) Been convicted for committing criminal acts that detriment the financial and/or that is related to financial sector.
�����������������������������������������������������������1 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 10 Paragraph (7) 2 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 10 Paragraph (10) 3 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 10 Paragraph (1) 4 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 10 Paragraph (2)�
9
CH
AP
TE
R I
INTR
OD
UC
TION
CH
AP
TE
R I
I
BO
AR
D O
F DIR
EC
TOR
S (B
OD
)C
HA
PT
ER
III
BO
AR
D O
F CO
MISSIO
NER
S (BO
C)
CH
AP
TE
R I
V
AC
TIVITY A
MO
NG
CO
MPA
NY
’SO
RG
AN
CH
AP
TE
R V
CLO
SING
1
10
b. Material Requirements 1) Integrity:
Candidate of Director of the Company is obliged to meet the integrity requirements with good reputation, i.e. never been directly or indirectly involved in: a) Synthetical deeds in managing a company and practices of
deviating of provisions. b) Action which does not meet the agreed commitments and
breaches the contract with the Company/shareholders. c) Deeds that detrimental or reducing company profits. d) Violation of the provisions / principles of a sound company
management. 2) Expertise
Candidates of the Company Director must have skills as follows: a) Adequate knowledge in business activity of the Company b) Experience and expertise in the field of Company
management that support the implementation of the duties and obligations of the Board of Directors.
c) The ability to perform strategic management in the development of a sound company.
d) Understand the problems of the company management. 3) Leadership in the sense of having:
a) The ability to think strategically/conceptually as well as having a vision.
b) Directing the officials and employees of the Company in order to be able to perform something to achieve the Company objectives.
c) Encouraging (giving new energy) and motivating the officials and employees of the Company to be able to achieve the Company objectives.
4) Be honest, good behaviour and character as well as high dedication to enhance and develop the Company.
5) Have a social responsibility by considering the stakeholders’
interests.
10
1
11
c. Other requirements5 1) Not an official of political parties and/or a candidate of State
legislative members and/or a State legislative member. Candidate of the legislative member or legislative member consists of candidate/member of House of Representative, House of Regional Representatives, Regional House of Representative Level 1, and Level 2 of Regional House or Representatives.
2) Not a candidate of Head/Deputy Head of the Distric and/or Head/Deputy Head of District.
3) Not serving as director in state owned enterprise concerned for 2 (two) consecutive periods.
4) Has dedication and allocates time fully to perform his duties 5) Physically and mentally healthy (currently not suffering from an
illness that could obstruct the implementation of duties as a member of the Board of Directors) which is evidenced by the certificate of health issued by public hospitals.
6) Between members of the Board of Directors and among members of the Board of Directors and the Board of Commissioners is prohibited to have family relationships up to the third degree, either vertically or horizontally, including the relationships arising from marriage.6
3. Composition of the Board of Directors
The Board of Directors is in charge collectively, but in order to be more efficient and effective in performing the duties, there is a segregation of duties among the Directors.7 Therefore, although there is segregation of duties, the Board of Directors as an organ of the Company (all members of the Board of Directors collectively) has authority on the management of special task entrusted to a director and therefore is obliged to oversee its implementation.
�����������������������������������������������������������5 Regulation of the Minister of SOE No. PER-03/MBU/02/2015 Article II Letter C 6 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 10 Paragraph (23) 7 Law Number 40 of 2007 Article 92 ayat (5) dan (6)�
11
CH
AP
TE
R I
INTR
OD
UC
TION
CH
AP
TE
R I
I
BO
AR
D O
F DIR
EC
TOR
S (B
OD
)C
HA
PT
ER
III
BO
AR
D O
F CO
MISSIO
NER
S (BO
C)
CH
AP
TE
R I
V
AC
TIVITY A
MO
NG
CO
MPA
NY
’SO
RG
AN
CH
AP
TE
R V
CLO
SING
1
12
The composition of the Board of Directors is a group of professionals who have the knowledge and experience as required by the Company to allow the effective, efficient and immediate decision making process. The segregation of duties and authorities of each member of the Board of Directors is determined by the GMOS. In the event that the GMOS does not determine, the segregation of duties and authorities of members of the Board of Directors is determined by the meeting of the Board of Directors8 and can be consulted with BOC
4. Nomination
Board of Directors members are appointed from candidates proposed by the Shareholders and the nomination is binding for the GMOS.9 Candidate of Directors may come from: 10 a. The Directors of SOE, b. Board of Commissioners/Supervisory Board of SOE, c. Talents of the Company, which consists of:
1) Officials of one level below the Board of Directors or officials who have special achievements,
2) Board of Directors of subsidiary/joint venture of the Company. d. The Talents of Ministry of State Owned Enterprises, e. Other sources which consist of:
1) Officials of other SOE, and 2) Other sources
5. Appointment of Directors
a. The candidates of Directors, who have passed the formal requirements and other requirements as well as the fit and proper test (UKK), will be proposed to the GMOS to be appointed.
b. The selected Board of Directors members sign a management contract, Pact of Integrity and an affidavit that contains the ability to perform tasks well and are ready to be dismissed at any time upon Ministerial consideration/GMOS.11
�����������������������������������������������������������8 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 11 Paragraph (26) 9 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 10 Paragraph (10) 10 Regulation of the Minister of SOE No. PER-03/MBU/02/2015 Article III Letter A�11 Regulation of the Minister of SOE No. PER-03/MBU/02/2015 Article III Letter E
12
1
13
6. Term of Office The provisions relating to the Term of Office of the Board of Directors are: a. Term of Office of the members of the Board of Directors is 5 (five)
years and may be reappointed for 1 (one) term. 12 b. The employment of the Director will end, if: 13
1) Passed away, 2) The tenure ends 3) Dismissed based on the decision of the GMOS, 4) No longer qualified as a member of the Board of Directors
based on the provisions of the Articles of Association and legislations including the double post holding that is prohibited and
5) Resignation.
Double post holding that is prohibited among others is as follows:14 a) The Board of Directors in other SOE, locally-owned
enterprises, private enterprise b) The Board of Commissioners/Supervisory Board in other
SOE, c) other structural and functional positions in central or district
government agencies/institutions, d) Other positions in accordance with the provisions of the
legislation, e) official of political party, member of legislative and/or
district head/deputy head, and/or, f) other position which may create any conflict of interest, g) become candidates of legislative or candidates of district
head/deputy head.
7. Dismissal of Members of the Board of Directors at Any Time Prior to the Term Ends a. The GMOS can dismiss member of the Board of Directors at any
time by notifying in writing to the concerned member accompanied
�����������������������������������������������������������12 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSofERO) Article 10 Paragraph (11) 13 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 10 Paragraph (30) 14 Regulation of the Minister of SOE No. PER-03/MBU/02/2015 Article IV Letter A Paragraph 5 �
13
CH
AP
TE
R I
INTR
OD
UC
TION
CH
AP
TE
R I
I
BO
AR
D O
F DIR
EC
TOR
S (B
OD
)C
HA
PT
ER
III
BO
AR
D O
F CO
MISSIO
NER
S (BO
C)
CH
AP
TE
R I
V
AC
TIVITY A
MO
NG
CO
MPA
NY
’SO
RG
AN
CH
AP
TE
R V
CLO
SING
1
14
with the dismissal reason.15 The dismissal decision is taken after the concerned member is given a chance to defend himself.
b. In the event that the dismissal is conducted outside of the GMOS, then the defense is communicated in writing to the Shareholders within a period of fourteen (14) days from notification to the member of the Board of Directors concerned.16
c. Reasons for dismissal as stated in point (a) is carried out if based on the fact the member of the Board of Directors concerned among others: 17 1) Unable to meet its obligations which have been agreed upon in
management contract, 2) Unable to perform his/her job properly, 3) Not implement the legislation and/or the provisions of the
Articles of Association, 4) Involved in actions that are detrimental to the Company and/or
the State, 5) Performed actions that violate the ethics and/or
appropriateness that have to be respected as a member of the Board of Directors of the Company,
6) Found guilty by the court ruling that has permanent legal force, 7) Resigning, 8) Other reasons which are deemed appropriate by the GMOS for
the interests and objectives of the Company. d. Dismissal of member of the Board of Directors is effective as of the
closing of the GMOS as stated in point (a) or any other date set by the GMOS.18
e. The member of Board of Directors, who is dismissed, is stiil accountable from the beginning of the fiscal year up to the effective date of the dismissal, as long as the action of the Board members is reflected in the Annual Report of the fiscal year concerned.
f. The GMOS may appoint other person to fill in the position of the member of the Board of Directors, who was dismissed, and the GMOS can appoint a person as a member of the Board of Directors to fill in the vacant position. Term of Office of the person, who is appointed to replace the member of the Board of Directors that
�����������������������������������������������������������15 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 10 Paragraph (13) and (17) 16 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 10 Paragraph (18) 17 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 10 Paragraph (14) 18 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 10 Paragraph (8)
14
1
15
dismissed or to fill the vacant position, is the remaining term of office of the Board of Directors member that replaced.
8. Temporary Dismissal of Members of the Board of Directors 19
a. The member of the Board of Directors can be dismissed temporarily by the Board of Commissioners, if: 1) Not act in accordance with the Articles of Association, or 2) There is an indication of performing detriment to the Company,
or 3) Neglecting his obligations or there is an urgent reason for the
Company. b. The temporary disimissal must be notified in writing to the
concerned member accompanied with reasons of such action, with copy to the shareholders and Board of Directors.
c. The noticification should be delivered in at least 2 (two) days after the determination of the temporary dismissal.
d. Member of the Board of Directors who has been suspended is not authorized to carry out management of the Company and represent the Company both inside and outside the court.
e. For a period of no later than 30 (thirty) days after the suspension, the Board of Commissioners must convene a GMOS that will decide whether to revoke or confirm the suspension decision.
f. In the GMOS as stated in point (e), the concerned Board of Directors member is given the opportunity to defend himself.
g. If the Board of Commissioner does not conduct the GMOS within the period of 30 (thirty) days or GMOS cannot take a decision, then the temporary dismissal becomes void and the concerned Board member should carry out his tasks again as it should be.
h. The decision to revoke or reaffirm the suspension of member of the Board of Directors may be made by the Shareholders outside the GMOS with the condition that: 1) All shareholders approve, in writing, by signing the decree no
later than 30 (thirty) days effective after the temporary dismissal.
2) The member of the Board of Directors is informed verbally or in writing and given the opportunity to convey his defence in
�����������������������������������������������������������19 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 10 Paragraph (33)
15
CH
AP
TE
R I
INTR
OD
UC
TION
CH
AP
TE
R I
I
BO
AR
D O
F DIR
EC
TOR
S (B
OD
)C
HA
PT
ER
III
BO
AR
D O
F CO
MISSIO
NER
S (BO
C)
CH
AP
TE
R I
V
AC
TIVITY A
MO
NG
CO
MPA
NY
’SO
RG
AN
CH
AP
TE
R V
CLO
SING
1
16
writing within fourteen (14) days after receiving the noticification
9. Resignation of Members of the Board of Directors20 a. A member of the Board of Directors reserves the right to resign
from his position by informing in writing regarding such intention to the Company with a copy to the Shareholders, Board of Commissioners, and other members of the Board of Directors at least 30 (thirty) days before the date of his/her resignation.
b. If the effective date mentioned in the resignation letter is less than 30 (thirty) days from the date when the letter is received, then it is considered not mentioning the effective date of the resignation.
c. The Company is obliged to conduct GMOS to decide the resignation of the member of the Board of Directors in a period of no later than 30 (thirty) days after the resignation letter is received.
d. If within a period of 30 (thirty) days from the receipt date of the resignation letter (in the case that the effective date of resignation is not mentioned), there is no GMOS decision is made, then the member of the Board of Direcctors automatically resigns on the requested date or with the passage of of 30 (thirty) days time from the date of the resignation letter, without requiring the approval of the GMOS.
e. Before the resignation is effective, the member of the Board of Directors remains obligated to carry out his duties and responsibilities in accordance with the Articles of Assoiation and the prevailing legislation.
f. Resignation, which is caused by double post holding that is not in accordance with the prevailing legislation, the concerned member of the Board members is no longer allowed to carry out his responsibilities and duties until his resignation is determined by the GMOS.
g. The discharge of duties and responsibilities of member of the Board of Directors who resigned is given after the GMOS release it, starting from the effective date of his resignation.
h. The Company is obligated to report such resignation in the next GMOS.
�����������������������������������������������������������20 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 10 Paragraph (28) and (29)
16
1
17
10. Charging of Vacant Positions of Members of the Board of Directors
If position of member of the Board of Directors is vacant, then21: a. Within a period of no later than 30 (thirty) days after the vacancy
occurs, the GMOS shall be held to fill the vacant position of a member of the Board of Directors.
b. During such position vacant and the GMOS has yet to fill the vacant position of Member of the Board of Directors, as referred in point (a), then the Board of Commissioners appoints other member of the Board of Directors or the GMOS appoints other party other than the existing Board members, to temporarily perform the duties of the vacant Board members with the same power and authority.
c. In the case of the position is vacant due to the tenure ends and the GMOS has yet to fill the vacant position of Member of the Board of Directors referred in point (a), then the members of the Board of Directors, whose tenure ends, can be determined by the GMOS to perform his duties temporarily with the same power and authority.
d. For the Acting Board Member as referred to subparagraph (b) and (c), other than Member of the Board of Directors who currently still serves, he/she shall receive salary and allowance/facilities same with the vacant Board of Directors member, not including the severance payment.
11. Circumstances of All Position of Members of the Board of
Directors Vacant If at any time due to any reason all positions of the Company's Board members are vacant, then: 22 a. Within no later than 30 (thirty) days after the vacancy occurs, the
GMOS shall be held to fill the vacant position of the Board of Directors.
b. During the position is vacant and GMS has yet to fill the vacant position of the Board of Directors as referred in point (a), then the Company is temporarily managed by the Board of Commissioners or the GMOS may appoint other party to temporarily manage the Company with the same power and authority
c. In the event that the position of the Board of Directors is vacant due to the tenure ends and GMOS has not assigned the successor yet,
�����������������������������������������������������������21 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 10 Paragraph (26) 22 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 10 Paragraph (27)
17
CH
AP
TE
R I
INTR
OD
UC
TION
CH
AP
TE
R I
I
BO
AR
D O
F DIR
EC
TOR
S (B
OD
)C
HA
PT
ER
III
BO
AR
D O
F CO
MISSIO
NER
S (BO
C)
CH
AP
TE
R I
V
AC
TIVITY A
MO
NG
CO
MPA
NY
’SO
RG
AN
CH
AP
TE
R V
CLO
SING
1
18
then member of the Board of Directors, whose tenure have ended, can be determined by the GMOS to perform his jobs with the same power and authority.
d. For the Acting Board member as referred in point (b) and (c), besides still serving as the Board of Commissioners, he shall receive salary and allowances/facilities same with the vacant Board member, not including the severance payments.
12. Temporary Transfer of Duties of The Board of Directors Members
a. If the President Director is absent or not available due to any reasons, which does not need to be proven to the third party, therefore one of the members of the Board of Directors, who is appointed in writing by President Director, has the authority to act for and on behalf of the Board of Directors and also carries out the tasks of President Director.23
b. In the event that the President Director does not perform any designation/appointment, a member of the Board of Directors with the longest tenurehas the authority to act for and on behalf of Directors and also carries out the tasks of the President Director. 24
c. In the event that there are more than 1 (one) members of Directors with the longest serving, the member with the longest tenure and the oldest in age has the authority to act for and on behalf of the Board of Directors and also carries out the tasks of the President Director.25
d. In the event that one of the members of the Board of Directors, other than President Director, is absent due to any reasons, which does not need to be proven to the third party, the other members of the Board of Directors appoint one of members of the Board of Directors to carry out the tasks of the absent member of Directors.26
e. in the event that a member of the Board of Directors is absent in a period of less than 30 (thirty) days, the Acting/Alternate Director is appointed to perform the functions of the Director provided that the appointment should be in accordance with the decision of the Board of Directors.
�����������������������������������������������������������23 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 11 Paragraph (21)�24 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 11 Paragraph (22) 25 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 11 Paragraph (23) 26 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 11 Paragraph (24)
18
1
19
f. In the event that a member of the Board of Directors is absent for a period of more than thirty (30) days, the Acting/ Alternate Director, which is derived from other existing Board of Directors members, shall be appointed by the Board of Commissioners to perform the functions of the Director.
In such temporary transfer of Duty: the Acting (PJS) / Alternate Director only performs Director function without any power of attorney to attend the meetings of the Board of Directors.
Arrangement related to the temporary transfer of duties of member of the Board of Directors is stipulated in the Decree of the Board of Directors of the Company.
13. Temporary Subtitute of the Board of Directors Members In the event that there is a member of the Board of Directors is absent due to named a suspect, who is arrested physically for more than 90 (ninety) days, or prolonged aching for more than 180 (one hundred eighty) days, the Temporary Substitute (PGS) is appointed to run the functions of the Director under the condition that the appointment of Temporary Substitute is in accordance with the decision of the BOC. In the event of such temporary transfer of duties: The Temporary Substitute (PGS) runs Director function temporarily in addition to his ongoing duties as Member of the BOD, and has 2 (two) votes rights, which are as his current Director and as a Temporary Subsitute of Director, to attend and take decisions in the BOD meetings.
B. INDUCTION AND CAPABILITY ENHANCEMENT PROGRAMS
1. Induction Program27
The Board of Directors member who is appointed for the first time must be provided with an Induction Program regarding the Company. The induction program is intended to allow the newly appointed Board of Directors members able to understand the background and the business activities of the Company as well as to understand all aspects
�����������������������������������������������������������27 Regulation of the Minister of SOE No. PER-09/MBU/2012 Article 43
19
CH
AP
TE
R I
INTR
OD
UC
TION
CH
AP
TE
R I
I
BO
AR
D O
F DIR
EC
TOR
S (B
OD
)C
HA
PT
ER
III
BO
AR
D O
F CO
MISSIO
NER
S (BO
C)
CH
AP
TE
R I
V
AC
TIVITY A
MO
NG
CO
MPA
NY
’SO
RG
AN
CH
AP
TE
R V
CLO
SING
1
20
related to his roles and responsibilities, therefore he it can perform his task effectively. The provision of the introduction program includes the following matters: a. The newly appointed Director is obliged to be provided with the
induction program regarding the Company b. The responsibility to organize the introduction programme is held by
the Corporate Secretary or anyone who performs the function as the Corporate Secretary.
c. The Induction Program, which is arranged for the Director, among others, will include the following things: 1) Implementation of the principles of Good Corporate
Governance by the Company. 2) Overview about the Company which relates to the history,
objectives, nature, Company/Corporate culture, scope of activities, the financial performance and operations, strategy, short-term and long-term business plan, competitive positions, risks, internal control and other strategic issues.
3) Description relating to delegated authority, internal and external auditing, internal control systems and policies of the Company.
4) Description on the duties and responsibilities of the Board of Commissioners and Board of Directors as well as matters that are not allowed.
5) Team building, which includes the Board of Directors, either who newly serve or those who had served previously.
d. The Induction Program can be in the form of presentations, meetings, visits to the Company facilities and/or other programs.
The Induction Program is conducted not later than 90 (ninety) calendar days after the GMOS determined the appointment of new member of the Board of Directors.
2. Capability Enhancement Program
The Company enforces provisions of the capability enchancement program for the Board of Directors as follows: a. Capability enhancement program is implemented in order to
improve the effectiveness of the working of the Board of Directors.
20
1
21
b. Implementation plan of the Capability Enhancement Program should be included in the work plan and budget of the Board of Directors.
c. Each Member of the Board of Directors, who joins the capability enchancement program and seminars or training, is obliged to perform a presentation to the other Board members in order to share the information and knowledge.
d. The concerned Board of Directors member is responsible for preparing a report on the implementation of the capability enhancement program and the report is submitted to the Board of Directors.
e. Capability Enhancement Program can be in the form of official overseas training travel of the Board of Directors members, with the following provisions28: 1) Official overseas training travel is part of the execution of the
duties of the Company and is not an allowance or facility provided/supplied by the Company.
2) Official overseas training travel for seminars, workshops, dissemination and similar activities abroad, is conducted by adhering the principles of effectiveness, efficiency, high selectivity, appropriateness according to the needs of the Company as well as promoting the interests and development of the Company.
3) Number of the Board of Directors members, who perform the official travel, is restricted in accordance with the purpose of travel.
4) The plan of official overseas training travel for members of the Board of Directors is proposed in writing to the Minister of State-Owned Enterprises for approval.
5) The plan of overseas training travel should explain about the objectives and interests of the training, duration of training and the source of financing, the budget plan as well as other relevant information.
6) Within a period of no later than 14 (fourteen) days after the official travel (business trip), the member of the Board of Directors is obliged to report in writing on the implementation of the overseas official training to the Minister of SOE.
�����������������������������������������������������������28 Circular Letter Number: SE-04/MBU/6/2015
21
CH
AP
TE
R I
INTR
OD
UC
TION
CH
AP
TE
R I
I
BO
AR
D O
F DIR
EC
TOR
S (B
OD
)C
HA
PT
ER
III
BO
AR
D O
F CO
MISSIO
NER
S (BO
C)
CH
AP
TE
R I
V
AC
TIVITY A
MO
NG
CO
MPA
NY
’SO
RG
AN
CH
AP
TE
R V
CLO
SING
1
22
Material of the Capability Enhancement Program, which can be attended by the Board of Directors, among others, related to: a. The knowledge related to the principles of the corporate law and
updated legislations related to the business activities of the Company, as well as information technology.
b. Knowledge related to strategic management and the formulation. c. Development of specific capability in establishing a harmonious
relationship with all stakeholders to create sense of supporting of the stakeholders towards the long-term existence of the Company.
d. Capability development related to effective leadership in managing and developing the human resources to anticipate the challenges of the development of human resources (HR) in the future.
e. Knowledge related to change management which may bring the Company to achieve its vision and mission.
f. Knowledge related to corporate social responsibility, and g. Knowledge related to the qualified financial reporting.
C. OFFICE ETHICS
In carrying out its functions, the Board of Directors always: 1. Complies with the prevailing legislation, the Articles of Association, and
the guidelines of GCG as well as the Company policies that have been assigned.
2. Encourages the creation of ethical behavior and making himself as good role model for employees of the Company.
3. Performs tasks with trustworthy, highly dedicated, uphold honesty as a high value, i.e. be honest in expressing opinions, verbally or written, as well as in attitude and action.
4. Every behavior, opinion and action must be based on objectivity, professionalism and independent priciples for the equal interest of the Company and the Stakeholders.
5. Performs duties and obligations by putting the interests of the entire Board of Directors, above the personal interests.
6. During his tenure, Board of Directors member is not allowed to: a. Seize the Company business opportunity for his personal, his
family, his business group and/or other parties, aside from salary
22
1
23
and facilities that he receives as member of the Board of Directors that is determined by the GMOS,
b. Use his position for personal interest or for the interest of a person or other parties which are contrary to the interests of the Company.
c. Utilize the Company assets, the Company information or his position as member of the Board of Directors for personal or any other person interest, which is contrary to the prevaling provisions and regulations as well as the Company policies.
d. Compete with the Company, i.e. using the knowledge/information from inside (inside information) to earn profits for the benefit of other than the interests of the Company.
e. Perform other position concurrently which may create a direct conflict of interest against the Company and/or contrary to the prevailing legislation.
f. Provide or offer or receive, either directly or indirectly, remuneration and/or reward, and/or grants and/or donations and/or entertainment in any form from parties who have business relationship with or competitor of the Company, which aims to obtain information, or something that is not permitted by the prevailing legislation, or to influence him to do and/or not to do something which relates to his position/Office.
g. Provide gifts, hampers, gift baskets, floral arrangements and other awarding forms related to religious feast day or holidays/other specific occassion to officials/employees within the government agencies and/or parties who have business relationship.
7. Maintain confidentiality of the Company’s confidential information which is entrusted by the Company to him in accordance with the prevailing legislation.
8. Avoid any activity that could affect his independency in carrying out the tasks.
9. Conduct disclosure in the event of a conflict of interest, and member of the Board of Directors concerned should not be involved in the decision-making process of the Company related to such matters.
23
CH
AP
TE
R I
INTR
OD
UC
TION
CH
AP
TE
R I
I
BO
AR
D O
F DIR
EC
TOR
S (B
OD
)C
HA
PT
ER
III
BO
AR
D O
F CO
MISSIO
NER
S (BO
C)
CH
AP
TE
R I
V
AC
TIVITY A
MO
NG
CO
MPA
NY
’SO
RG
AN
CH
AP
TE
R V
CLO
SING
1
24
D. DUTIES, OBLIGATIONS, AUTHORITY AND RIGHTS OF THE BOARD OF DIRECTORS
1. Duties and Obligations of the Board of Directors
In general, duties and obligations of the Board of Directors in managing the Company are: a. Perform all actions relating to the management of the Company for
the benefit of the Company and in accordance with the purpose and objectives of the Company.29
b. Represent the Company both inside and outside the Court regarding all matters and all events with such limitations as set forth in the regulations, the Articles of Association and/or the GMOS resolutions.30
c. Fully devote the efforts, thoughts, attention and dedication for the duties, obligations and the achievement of Company objectives.31
d. Adhere to the Articles of Association and legislation and shall implement the principles of professionalism, efficiency, transparency, independence, accountability, responsibility and fairness.32
e. Have a good faith and be fully responsible in performing their duties for the interest and the business of the Company with due regard to the prevailing legislation.33
f. Maintain the confidentiality of data and/or information of the Company.
g. One of members of the Board of Directors is appointed by the Board of Directors' Meetings as the responsible person in the implementation and monitoring of the GCG in the Company.34
h. Each Member of the Board of Directors is fully responsible personally when found guilty or fails in executing his duties for the interests and business of Company, unless the concerned Board of Directors members can prove that:35
�����������������������������������������������������������29 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 11 Paragraph (1) 30 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 11 Paragraph (1) 31 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 11 Paragraph (3) 32 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 11 Paragraph (4) 33 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 11 Paragraph (5) 34 Regulation of the Minister of SOE No. PER-09/MBU/2012 Article 19 Paragraph (2) 35 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 11 Paragraph (6)
24
1
25
1) The loss is not due to his fault or negligence, 2) Has been managing the Company in good faith and prudence
for the interests of the Company and complies with the aims and objectives of the Company,
3) Has no conflict of interest either directly or indirectly over the management actions that resulted the losses, and
4) Has taken action to prevent the occurrence or continuation of such losses.
In addition to the duties mentioned above, the Board of Directors has specific duties and obligations: a. Related to Shareholders/GMOS
1) Prepare the Shareholder List related to the GMOS in accordance with the legislation.
2) Provide periodic reports according to the time and manner in accordance with the applicable provisions as well as other reports whenever requested by the Board of Commissioners and/or shareholders.36
3) Provides accountability and information to the GMOS about the circumstances and operations of the Company in the form of annual reports including financial statement.
4) Provide an explanation about everything that is asked or requested by the members of the Board of Commissioners and shareholders. 37
5) Sign the annual report, in the case that the Director does not sign the annual report, then the reason must be mentioned in the letter which is attached to the annual report. If he does not provide the reasons in writing, then the Director is deemed to have approved the contents of the annual report.
6) Call on and conduct Annual GMOS and/or extraordinary GMOS according to the manner and time that is in accordance with the legislation.
7) Provide annual reports at least 14 (fourteen) days prior to the date of the Annual GMOS.
8) Organize the Annual GMOS, not later than the month of June after the closing of the concerned fiscal year. 38
�����������������������������������������������������������36 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 11 Paragraph (2.b.14) 37 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 11 Paragraph (2.b.16)
25
CH
AP
TE
R I
INTR
OD
UC
TION
CH
AP
TE
R I
I
BO
AR
D O
F DIR
EC
TOR
S (B
OD
)C
HA
PT
ER
III
BO
AR
D O
F CO
MISSIO
NER
S (BO
C)
CH
AP
TE
R I
V
AC
TIVITY A
MO
NG
CO
MPA
NY
’SO
RG
AN
CH
AP
TE
R V
CLO
SING
1
26
9) Report changes to the compositon of the shareholders, the Board of Directors and Board of Commissioners, to the Minister of Justice and Human Rights.39
10) Determination of salaries, pension funds, or severance payment and other income for Employees, which exceed the obligations as set forth by the legislation, must have prior approval from the GMOS.40
11) Announce in 2 (two) daily newspapers in Bahasa Indonesia, published and distributed nationwide the Company plans for the merger, consolidation, fusion and takeovers of companies at least 14 (fourteen) days prior to the calling of the GMOS.41
b. Related to Strategy and Work Plan
1) Formulate, determine and review the vision, mission, strategy and values of the Company to be communicated to and approved by the Board of Commissioners, at least in the past 5 (five) years. 42
2) Pursue and guarantee the execution of the Company business and activities is in accordance with the aims and objectives as well as the business activities of the Company.43
3) Prepare in timely manner Long-Term Business Plan (LTBP), the Company’s Work Plan and Budget (CWPB), and its changes and submit it to the Board of Commissioners and shareholders to get ratification of the GMOS.44
4) Submit the Company’s Work Plan and Budget, which has been signed by all members of the Board of Directors and the Board of Commissioners, to the shareholders no later than 60 (sixty) days before the fiscal year begins and submit it to the GMOS for approval with due regard to the applicable provisions. 45
5) Achieve long-term goals listed in the LTBP. 6) Achieve short-term targets set forth in the CWPB as the annual
elaboration of LTBP.
��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������38 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 21 Paragraph (2) 39 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 11 Paragraph (2.b.10) 40 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 11 Paragraph (2.a.4) 41 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 29 Paragraph (6). 42 ASEAN Scorecard E 43 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 11 Paragraph (2.b.1)�44 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 11 Paragraph (2.b.2) 45 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 17 Paragraph (3)
26
1
27
7) Pursue the achievement of long-term goals and short-term targets as stipulated in the long-term business plan and corporate budget work plan of the Company by setting up the performance targets as-derived per Directorate and the structural Office in accordance with the organizational structure of the Company.
c. Related to the Risk Management 1) Prepare and establish risk management policies.46 2) Establish and implement corporate risk management program
in integrated manner that is part of the implementation of the good corporate governance program.47.
3) Perform evaluation and direction of the risk management strategies that is applied in the Company.
d. Related to the Good Corporate Governance
1) Lead and develop the implementation of Good Corporate Governance Guidelines along with other supporting policies.
2) Appoint one of the Board of Director members to be responsible for the GCG implementation.48
e. Related to the the internal control 1) Establish an effective internal control system to safeguard the
Company investments and 49
2) Conduct an evaluation of the implementation of the Internal Control System.50
f. Related to Delivering the Information, the Company’s
Documents and Report 1) Submit Annual Report including Financial Report to the GMOS
to be approved and ratified, and reports regarding rights of the Company which are/is not recorded on the bookeeping, such as a result of account receivables writen-off.51
�����������������������������������������������������������46 Regulation of the Minister of SOE No. PER-09/MBU/2012 Article 2 Paragraph (2), Article 25 Paragraph (2) 47 Decree of the Secretary of the Ministry of SOE No. SK-16/S.MBU/2012 Parameter 106 48 Decree of the Secretary of the Ministry of SOE No. SK-16/S.MBU/2012 Parameter 3 49 Regulation of the Minister of SOE No. PER-09/MBU/2012 Article 26 50 Decree of the Secretary of the Ministry of SOE No. SK-16/S.MBU/2012 Parameter 107 51 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 11 Paragraph (2.b.7)
27
CH
AP
TE
R I
INTR
OD
UC
TION
CH
AP
TE
R I
I
BO
AR
D O
F DIR
EC
TOR
S (B
OD
)C
HA
PT
ER
III
BO
AR
D O
F CO
MISSIO
NER
S (BO
C)
CH
AP
TE
R I
V
AC
TIVITY A
MO
NG
CO
MPA
NY
’SO
RG
AN
CH
AP
TE
R V
CLO
SING
1
28
2) Submit balance sheet and income statement, which have been ratified by the GMOS, to Minister which is in charge of Law and Human Rights in accordance with requirements of the regulations.52
3) Board of Commissioners and Board of Directors must ensure that external auditor, internal auditor, and Audit Committee, and other committee if any, have access to accounting notes, supporting data, and information regarding SOE, as long as needed in perfoming the task.53
4) Disclose important information in the annual report and financial statements to other party according to the prevaililng legislation in timely, accurate, clear and objective manner.
5) Ensure that information regarding the Company can be obtained by the BOC in timely, measurable and comprehensive manner.
6) Prepare, retain and maintain in the Company office, among others, the Shareholders List, the Specific List, Minutes Meeeting of the GMOS, the Board of Commissioners and Board of Directors, the Annual Report and financial documents of the Company and other documents of the Company.
7) Report to the Company (Corporate Secretary) with regard to his and/or his family share ownership in other companies, including any of its amendment to be recorded in the Specific List in accordance with the prevailing legislation.
8) Submit the wealth report according to the prevailing legislation.
g. Related to Human Resource and Other Stakeholders 1) Ensure that the Company performs its social responsibility and
is attentive to the interests of the various stakeholders in accordance with the legislation.54
2) Ensure that the stakeholders’ rights are secure in accordance with the prevailing legislation and/or agreements made by the Company and Employees, service users, suppliers and other stakeholders.55
�����������������������������������������������������������52 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 11 Paragraph (2.b.9) 53 Regulation of the Minister of SOE No. PER-09/MBU/2012 Article 32 54 Regulation of the Minister of SOE No. PER-09/MBU/2012 Article 19 Paragraph (1) 55 Regulation of the Minister of SOE No. PER-09/MBU/2012 Article 38
28
1
29
h. Related to the Accounting and Bookkeeping System 1) Compose a Financial Report based on Financial Accounting
Standards and deliver it to Public Accountant to be audited.56 2) Develop the accounting system in accordance with the
Financial Accounting Standards based on the principles of internal control, especially the function of maintenance, recording, retention, and surveillance functions.57
3) Establish and maintain bookkeeping and administration of the Company to generate orderly bookkeeping, the working capital adequacy with an efficient capital cost, good and solid balance sheet structure, presentation of prompt and accurate financial report and analysis as well as other principles in accordance with Indonesian applicable corporate accounting principles and standards.
i. Related to the Human Resources
1) Prepare a complete organizational structure of the Company with detailed job decriptions.58
2) Draw up and determine blue print of the Company organization.59
3) Ensure the staff placement is in accordance with the required office competence and criteria as determined by the Company.60
4) Ensure that the implementation of learning and training for the employees is in accordance with their posts.
5) Conduct an evaluation on the employment provisions and work unit performance, the placement is assigned based on the objective and transparent criteria.
j. Related to the Information Technology
1) Set up and establish information technology master plan for a period of 3 (three) up to five (5) years and details/further
�����������������������������������������������������������56 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 11 Paragraph t (2.b.6) 57 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 11 Paragraph (2.b.13)�58 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 11 Paragraph (2.b.15) 59 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 11 ayat (2.b.17) 60 Decree of the Secretary of the Ministry of SOE No. SK-16/S.MBU/2012 Parameter 91
29
CH
AP
TE
R I
INTR
OD
UC
TION
CH
AP
TE
R I
I
BO
AR
D O
F DIR
EC
TOR
S (B
OD
)C
HA
PT
ER
III
BO
AR
D O
F CO
MISSIO
NER
S (BO
C)
CH
AP
TE
R I
V
AC
TIVITY A
MO
NG
CO
MPA
NY
’SO
RG
AN
CH
AP
TE
R V
CLO
SING
1
30
elucidation of the master plan according to the Company needs.61
2) Perform monitoring and evaluation of the implementation of the information technology master plan periodically and annually to figure out the successful achievement of implementation, results, and purpose of the information technology master plan.62
3) Perform the re-evaluation and update on the information technology master plan that has been determined where deemed necessary to anticipate changes in the business and development of information technology.63
k. Related to Procurement of Goods and Services as well as
Quality and Service Improvement 1) Develop and implement the policies of goods and services
procurement as well as quality and services improvement. 2) Ensure the implementation of goods and services procurement
as well as product and service quality are in accordance with the Company provisions and the prevailing legislation.
3) Report to the Board of Commissioners regarding the process and the results of the specific procurement of goods and services that is substantial (rather than routine procurement) 64
l. Related to Subsidiaries
Determine the procedure of appointment of members of the Board of Directors and Board of Commissioners of subsidiary companies65, as follows: 1) The Board of Directors establishes an evaluation team of
candidate member of the Board of Directors and the Board of Commissioners of the Company’s subsidiary which is led by Director of human resources.
2) The evaluation team appoints experts or Professional Institution to conduct the assessment (if required), perform candidate screening which produces a list of prospective
�����������������������������������������������������������61 Regulation of the Minister of SOE No. PER-02/MBU/2013 Article 3 Paragraph (3), Decree of the
Secretary of the Ministry of SOE No. SK-16/S.MBU/2012 Parameter 100, Regulation of the Minister of SOE No. PER-09/MBU/2012 Article 30
62 Regulation of the Minister of SOE No. PER-02/MBU/2013 Article 3 Paragraph (5) 63 Regulation of the Minister of SOE No. PER-02/MBU/2013 Article 3 Paragraph (7) 64 Regulation of the Minister of SOE No. PER-05/MBU/2008 Article 7 Paragraph (3) 65 Regulation of the Minister of SOE No. PER-03/MBU/2012
30
1
31
candidates (long list) consisting of 5 (five) prospective candidates for each position of the members of the Board of Directors and 3 (three) times of the number of the Commissioners vacant position for the Commissioner position and then submit it to the Board of Directors of the Company for approval.
3) The evaluation team conducts assessment towards the candidates who are included in a list of prospective candidates that has been approved by the Board of Directors of the Company.
4) The assessment results of the evaluation team is determined in the list of candidates which consists of 3 (three) persons for each position of the Board of Directors’ members (the short list) with the best score rating, and consists of 2 (two) times of the number of the Board of Commissioners vacant post with best score rating.
5) In the event that the assessment is conducted by the appointed expert or professional agencies, the evaluation team will evaluate the candidates based on the results of the assessment conducted by the expert or professional agencies.
6) The evaluation team submits the list of candidates (the short list) to the Board of Directors of the Company for the determination of the selected candidate members of the Board of Directors/Board of Commissioners of the Company’s
subsidiaries. 7) The Board of Directors conducts final evaluation on the
assessment results to determine each selected candidate of members of the Board of Directors and Board of Commissioners for each position of members of the Board of Directors and Board of Commissioners of the Company’s
Subsidiary. 8) The Board of Directors of the Company submits to the Board of
Commissioners of the Company the selected candidates of the Board of Directors and Board of Commissioners members of Subsidiary accompanied with the explanation regarding the selection process, assessment process and the process of determination of the selected candidates of members of the Board of Directors and Board of Commissioners of the Company’s subsidiary, no later than 30 (thirty) days before the
31
CH
AP
TE
R I
INTR
OD
UC
TION
CH
AP
TE
R I
I
BO
AR
D O
F DIR
EC
TOR
S (B
OD
)C
HA
PT
ER
III
BO
AR
D O
F CO
MISSIO
NER
S (BO
C)
CH
AP
TE
R I
V
AC
TIVITY A
MO
NG
CO
MPA
NY
’SO
RG
AN
CH
AP
TE
R V
CLO
SING
1
32
meeting of the Board of Commissioners of the Company is held.
m. Other Duties Perform other obligations in accordance with the provisions regulated in the Articles of Assocation or defined by the GMOS and legislations.66
2. Authorities of the Board of Directors a. General authority of the Board of Directors of the Company:67
1) Determine the policy management of the Company. 2) Arrange for the delegation of authority of the Board of Directors
to one or several members of the Board of Directors to take decisions on behalf of the Board of Directors or represent the Company inside and outside the Court.
3) Arrange for the delegation of authority of the Board of Directors to one or several employees of the Company, either individually or jointly, or to other person, to represent the Company inside and outside the Court.
4) Arrange for the provisions related to the Company personnel (planning, recruitment, promotion, transfer, rotation, personnel evaluations), including the determination of the salary, pension funds, or severance payment and other income for the employees based on the prevailing legislation.
5) Appoint and dismiss the Company employees based on the Company’s employment regulations and prevailing legislation.
6) Perform all other acts and deeds concerning the management or ownership of the Company’s property, binding the Company with other parties and/or other parties with the Company, and represent the Company inside and outside Court concerning all issues and occurrence, with the limitations as set forth in the legislation, the Articles of Association and/or the GMOS.
b. The Board of Directors is authorized to perform the following deeds
after obtaining written approval from the Board of Commissioners: 1) Accept and provide medium/long term loans, except loans
(debt or receivable) arising due to business transactions, and �����������������������������������������������������������66 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 11 Paragraph (2.b.18) 67 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 11 Paragraph (2.a)
32
1
33
loan granted to a subsidiary company with the condition that the loan to Subsidiary is reported to the Board of Commissioners.
2) Pledge the fixed assets for drawdown of short term credit. 3) Release the movable fixed assets with economical life up to 5
(five) years. 4) Write off bad debts. 5) Establish cooperation with other business entity or other party
in the form of licensing cooperation, contract management, asset leasing, joint operations (KSO), Built Operate Transfer (BOT), Built Own Transfer (BowT), Built Transfer Operate (BTO) and other cooperation with specific value or time period determined by the GMOS.
6) Prepare and establish the organizational structure up to 1 (one) level below the Board of Directors.
7) Appoint the Corporate Secretary and the Head of Internal Audit Unit (IA)
The decision of the Board of Commissioners towards the Board of Directors proposal, is submitted or notified to the Board of Directors within a period of 30 (thirty) days (as regulated in Articles of Association) from the receipt of the recommendation/ proposals or explanation and completed documents from the Board of Directors. However, if the Board of Commissioners does not provide any decision within the time frame, then the Board of Commissioners is considered approving the proposal of the Board of Directors.
c. The Board of Directors is authorized to perform the following deeds after obtaining a written response from the Board of Commissioners and approval of the GMOS68.
i. Pledge fixed assets for drawdown of medium/long term loans ii. Bind the Company as a guarantor (borg/avalist). iii. No longer collect bad debts that have been written off iv. Conduct capital investment in other company. v. Establish subsidiaries and/or joint ventures. vi. Release equity in subsidiaries and/or joint ventures.
�����������������������������������������������������������68 �Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 11 Paragraph (10)�
33
CH
AP
TE
R I
INTR
OD
UC
TION
CH
AP
TE
R I
I
BO
AR
D O
F DIR
EC
TOR
S (B
OD
)C
HA
PT
ER
III
BO
AR
D O
F CO
MISSIO
NER
S (BO
C)
CH
AP
TE
R I
V
AC
TIVITY A
MO
NG
CO
MPA
NY
’SO
RG
AN
CH
AP
TE
R V
CLO
SING
1
34
vii. Perform merger, takeover, consolidation, separation, and the dissolution of subsidiaries and/or joint ventures.
viii. Establish cooperation with other business entity or other party in the form of licensing cooperation, contract management, asset leasing, joint operations (KSO), Built Operate Transfer (BOT), Built Own Transfer (BowT), Built Transfer Operate (BTO) and other cooperation with the value or period exceeding the assignment of GMOS.
ix. Release and write off the fixed assets of the Company, except for movable fixed assets with economical life up to 5 (five) years.
x. Define organizational blue print of the Company. xi. Define and change the company logo. xii. Perform other actions and action that has not been determined
in CWPB. xiii. Establish a foundation, organization, and/or association, which
is related either directly or indirectly with the Company that could have an impact for the Company.
xiv. Allocate the Company fixed and overhead cost for activities of the foundation, organization, and/or association which is related either directly or indirectly with the company.
xv. Recommend the Company representatives to become candidate of members of the Board of Directors and Board of Commissioners in a joint venture and/or subsidiaries that contributes significantly to the Company and/or strategic value as assigned by the GMOS.
If within 30 (thirty) days from receipt of the request or clarification/ additional data from the Board of Directors, the Board of Commissioners does not provide any written response, the General Meeting of Shareholders may give a decision without any written response from the Board of Commissioners.69
d. The Board of Directors is obligated to request for approval of the
GMOS to transfer the Company’s property or to make debt security from the Company’s property which amount is more than 50% of the total networth of the Company in one or more transactions,
�����������������������������������������������������������ϲϵ��Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 11 Paragraph (13)�
34
1
35
either it is related to each other or not, which occurs within a period of 1 (one) fiscal year.70
3. Rights of the Board of Directors
a. Receive salaries and other allowances and or the facilities including compensation of post-employment which amount is determined by the GMOS.
b. If the Company profit exceeds the targeted level, the Board of Directors may accept tantiem as rewards on their achievement which amount is defined by the GMOS.
c. Utilize the Company’s means and facilities for activities related to
the interests of the Company in accordance with the legislation and policies of the Company.
d. Conducting activity outside the Company that does not directly relate to the interests of the Company, such as teaching, becoming a manager of the business associations and other similar activities, is allowed provided that using reasonable time and acknowledged by the President Director or other Director.
e. Obtain an annual leave in accordance with the applicable provisions.
f. Obtain the Induction Program regarding the Company for newly appointed Member of the Board of Directors and capability enhancement program for the Board of Directors.
g. Utilize the Company facilities responsibly in accordance with the prevailing provisions.
E. THE BOARD OF DIRECTORS MEETINGS
1. Type of Meeting of the Board of Directors a. Meeting of the Board of Directors is a meeting held by the Board of
Directors and each of the Director, who is present or represented is entitled to vote in such meeting. The Board of Directors meeting is conducted regularly at least once in a month. All Directors are expected to attend the meeting of the Board of Directors without being represented.
�����������������������������������������������������������70 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 11 Paragraph (14)
35
CH
AP
TE
R I
INTR
OD
UC
TION
CH
AP
TE
R I
I
BO
AR
D O
F DIR
EC
TOR
S (B
OD
)C
HA
PT
ER
III
BO
AR
D O
F CO
MISSIO
NER
S (BO
C)
CH
AP
TE
R I
V
AC
TIVITY A
MO
NG
CO
MPA
NY
’SO
RG
AN
CH
AP
TE
R V
CLO
SING
1
36
b. Regular Meeting Is a meeting held by the Company, attended by the Board of Directors, Head of Division Corporate Secretary, and Head of other relevant work units as well as employees who are invited. Besides held regularly, i.e. at least once in a month, it can also be conducted at any time according to the needs.
c. Performance Meeting (the Board of Commissioners and Board of Directors) The meeting is held by the Company which is attended by the Board of Directors, Board of Commissioners, Head of Division, Corporate Secreatry, and other related unit heads. The Discussion Agenda: 1) Material of evaluation and financial performance of the current
month (periodic evaluation of business results) 2) Discussion on actual issues to obtain solutions.
d. Management Meeting
The meeting is held by the Company at least 1 (one) time in 1 (one) year and at least attended by the Board of Directors, related Division Heads and Branch Managers. The Discussion Agenda: 1) Material of quarterly evaluation and financial performance
(evaluation of business results) 2) Estimation of operating income of the current month 3) Discussion on the actual issues
Evaluation materials in the management meeting is conducting an evaluation on operating income on a periodic basis, the estimated operating income of the current year, discussion on actual issues and prepare the Company’s budget and work plan of the the
following year.
e. Work Meetings Is a meeting that is held by the Company at least 1 (one) time in 1 (one) year and at least attended by the Board of Commissioners, the Board of Directors, Vice President and the Head of Branch.
36
1
37
The Discussion Agenda: 1) Evaluate business results of the current year 2) Discussion on the actual issues, and: 3) Stipulate:
a) Policies of business implementation of the following year b) Company Work Plan and Budget (CWPB) of the following
year
2. The Implementation Mechanisms of the Meeting of The Board of Directors a. Schedule, Call and Agenda of Meetings
1) Board of Directors' Meeting is held regularly for a minimum of one time in 1 (one) month.
2) The meeting of the Board of Directors can be conducted at any time if: 71 a) deemed necessary by one or more members of the Board
of Directors, b) Based on a written request of one or more members of the
Board of Commissioners correspond with the decision of the Board of Commissioners ; or
c) Based on a written request of one or more Shareholders who jointly represent 1/10 (one tenth) or more of the total number of shares with voting rights.
3) The Call of the Board of Directors' Meeting is made in writing by member of the Board of Directors who is entitled to represent the Company, and delivered it in a period of no later than 3 (three) days before the meeting is held or in the earlier time if in urgent circumstances, by not taking into account the date of the call and the date of the meeting. 72
4) The call of meeting must states the event, date, time and place of the meeting. 73
5) Advance Call of meeting is not required if all the members of the Board of Directors are present in the meeting. 74
�����������������������������������������������������������71 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 12 Paragraph (4) 72 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 12 Paragraph (6) 73 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 12 Paragraph (7) 74 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 12 Paragraph (8)
37
CH
AP
TE
R I
INTR
OD
UC
TION
CH
AP
TE
R I
I
BO
AR
D O
F DIR
EC
TOR
S (B
OD
)C
HA
PT
ER
III
BO
AR
D O
F CO
MISSIO
NER
S (BO
C)
CH
AP
TE
R I
V
AC
TIVITY A
MO
NG
CO
MPA
NY
’SO
RG
AN
CH
AP
TE
R V
CLO
SING
1
38
6) The calling of meetings is executed through physical invitation or electronic media invitations (sms and/or e-mail)
7) The meeting agenda is prepared by the Corporate Secretary. The meeting agenda is submitted along with the delivery of the invitations.
b. Place of The Meeting
Meeting of the Board of Directors is considered legitimate if it can be held at the Company domicile or elsewhere in the territory of the Republic of Indonesia.
c. The Chairman of the Meeting
1) All meetings of the Board of Directors are chaired by the President Director. 75
2) In the event that the President Director is not present or unavailable, then the meeting of the Board of Directors is led by a Director who is designated in writing by the President Director. 76
3) In the event that the President Director does not make the designation, then one of the longest-serving Directors leads the meeting of the Board of Directors. 77 If there are more than 1 (one) Director who has served longest, then the oldest Director will lead the meeting of the Board of Directors. 78
d. Board of Directors Meeting Procedures 1) The Corporate Secretary receives materials/documents/
management report from the Board of Directors. Materials/ documents/management report will be used as the materials of the Board of Directors meeting. These materials include: monthly report of the Company, Quarterly Reports and Annual Reports of the Company, and other reports;
2) The Corporate Secretary documents the materials/reports/ documents received according to the appropriate administrative procedures;
�����������������������������������������������������������75 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 12 Paragraph (11) 76 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 12 Paragraph (12) 77 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 12 Paragraph (13) 78 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 12 Paragraph (14)
38
1
39
3) The Corporate Secretary delivers the materials/documents/ reports to the President Director;
4) The President Director reviews the materials and provides referrals to the Corporate Secretary to follow up;
5) If such referral must be followed up with meetings, the Corporate Secretary immediately drafts the meeting agenda;
6) The Corporate Secretary circulates the meeting agenda, along with materials/documents/reports and distributes it to the members of the Board of Directors to obtain inputs on the agenda;
7) The Board of Directors receives, reads and studies the meeting agenda and the materials. Once completed, the agenda is sent back to the Corporate Secretary, along with the inputs from members of the Board of Directors and is signed by the Board of Directors as approval of the agenda;
8) The Corporate Secretary prepares the invitation letter after receiving the approved agenda from all members of the Board of Directors;
9) In the invitation letter, the Corporate Secretary lists down the details of the issues that will be discussed in the meeting;
10) If the meeting invites other parties, the Corporate Secretary is in charge of preparing the invitation letter for the parties concerned. In the event that the other party comes from the Management, i.e. officials of 1(one) level and/or 2 (two) level below the Board of Directors, then the Board of Directors must acknowledged the inviation;
11) All meeting participants receive the invitation and the meeting materials;
12) The meeting material is prepared by the Corporate Secretary. The meeting material can be delivered along with the delivery of invitations.
e. The Presence Mechanisms 1) The Meeting the Board of Directors is legitimate and has the
right to take a binding decision, if attended or represented by more than ½ (half) of the number of the Company Directors.
2) In the event that there is additional agenda, the Board of Directors meeting is not entitled to take a decision unless all members of the Board of Directors or his authorized
39
CH
AP
TE
R I
INTR
OD
UC
TION
CH
AP
TE
R I
I
BO
AR
D O
F DIR
EC
TOR
S (B
OD
)C
HA
PT
ER
III
BO
AR
D O
F CO
MISSIO
NER
S (BO
C)
CH
AP
TE
R I
V
AC
TIVITY A
MO
NG
CO
MPA
NY
’SO
RG
AN
CH
AP
TE
R V
CLO
SING
1
40
representative are present and approve the addition of the meeting agenda79
3) A Director can be represented in the meeting by other Director only based on a written Power of Attorney which is provided in the letter of delegation of duties and must be discussed together with the Director who provides the delegation.
4) A Director can only represent one other Director. 5) Meeting the Board of Directors is chaired by the President
Director. In the event that the President Director is not available, the meeting is chaired by other Director appointed by the President Director,
6) In the event that the President Director does not make the designation, then the oldest in the position as Director leads the meeting of the Board of Directors. If there are more than 1 (one) Director who are the oldest in the position, then the oldest Director acts as the Chairman of the Board of Directors meeting.
7) The Board of Directors meeting is attended by the Director and/or other officials who are invited by the Board of Directors, except for limited Meetings that can only be attended by the Directors.
f. The Decision Making Process
1) The management policies of the Company are defined by the Board of Directors Meeting.
2) Prior to the discussion of meeting agenda, the Chairman of the meeting explains the meeting rules, among others, regarding the using of communication tools in a meeting, mechanism of question and answer/raising opinions, the polling mechanism (if there is voting).
3) All decisions of the Board of Directors must be based on good faith, rational considerations, and have been through an in-depth investigation on various relevant things, sufficient information and free from conflict of interest and are made independently by each Director.
4) All decisions in the meeting of the Board of Directors are taken with deliberation for consensus.
�����������������������������������������������������������79 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 12 Paragraph (10)
40
1
41
5) If no agreement is reached through deliberation, then decisions are taken with the majority votes.
6) To maintain the independence and objectivity, any Director, who has a conflict of interest, is required to disclose the same and did not participate in voting for decision making. This is recorded in the minutes of meeting.
7) Each Director shall be entitled to issue one (1) vote and an additional one (1) vote for a Director that he represents.
8) When the number of ‘agreed’ and ‘disagreed’ votes is equal, the Chairman determines the meeting decision by considering the provisions of the accountability.
9) Blank ballot is considered agree to the proposal submitted in the meeting.
10) Invalid vote is considered does not exist and is not counted in determining the number of votes issued in the meeting.
11) Binding decisions may also be taken without holding the Board of Directors meeting, provided that the decision is approved in writing and signed by all Directors.
12) If there is proposal submitted, and there is a Director who does not give his consent either explicitly or not, therefore the proposal, after being refined, can be sumitted with a new circular or decided in the meeting of the Board of Directors.
13) The requirement of approval from all Director is not applicable for the memorandum/letter which is not intended as a circular. Therefore, the decision is taken based on the approval of one or more of the Directors in accordance with the segregation of duties and authorities of the Board of Directors.
14) Decisions concerning strategic aspects must be done through the mechanism of meetings of the Board of Directors. These strategic aspects, among others, include all deeds of the Board of Directors which must obtain the consent of the GMOS after obtaining the written recommendation of the Board of Commissioners and all the deeds of Directors which must obtain written approval of the Board of Commissioners.
15) Communicate immediately to the organization levels below the Board of Directors which are related to the decision, in a maximum of 7 (seven) days since it is ratified/ signed.
41
CH
AP
TE
R I
INTR
OD
UC
TION
CH
AP
TE
R I
I
BO
AR
D O
F DIR
EC
TOR
S (B
OD
)C
HA
PT
ER
III
BO
AR
D O
F CO
MISSIO
NER
S (BO
C)
CH
AP
TE
R I
V
AC
TIVITY A
MO
NG
CO
MPA
NY
’SO
RG
AN
CH
AP
TE
R V
CLO
SING
1
42
g. Decision Making In a Circular Decisions can also be taken outside the meeting of the Board of Directors provided that all members of the Board of Directors agree on the manner and material to be decided. 80 The provisions of the decision taken in the form of the Circular Meeting are as follows: 1) Decision taken in the form of a circular meeting is not a
strategic decision, 2) Not a decision on the Board of Directors deeds that require
approval by the Board of Commissioners/GMOS. 3) The matter has been identified in advance/been discussed 4) Decisions taken are approved in writing and signed by all
Members of the Board of Directors, 5) The effective date of the circularly decision is the date of
signing by the last members of the Board of Directors.
h. Dissenting Opinion is regulated as follows: 1) The dissenting opinion occurred should be included in
resolution of the Board of Directors meeting and member of the Board of Director, who dissents, must disclose in writing reasons of the dissenting opinion against the results of the decision
2) The dissenting opinion does not mean providing rights to the concerned members of the Board of Directors for not implementing the resolution of the meeting. Although there is dissenting opinion, all members of the Board of Directors remain obligated to follow and implement the resolutions of the meeting.
3) The Board of Directors is fully responsible personally, jointly and severally, should they are found guilty or negligent in executing their duties for the Company’s interests, unless the
member of the Board of Directors, who perform the dissenting opinion, can prove that he has taken action to prevent the occurance or continuation of the loss.
4) Dissenting opinion that are recorded in the resolution and the minutes of meeting can become an evidence that the concerned members of the Board of Directors have committed
�����������������������������������������������������������80 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 12 Paragraph (2)
42
1
43
the actions to prevent the occurrence or continuation of such losses or accidents by not approving the results of the meeting decisions. This means that the concerned member of the Board of Directors can be released from the prosecution over such losses or accidents occured as a result of the implementation of the meeting decision.
5) Dissenting opinion, which is caused by the addition of meeting agenda outside the agenda, that included in the call of meeting which is not acknowledged by the Endorser, becomes the responsibility of the Endorsee.
i. Minutes of the Meeting
1) The minutes of the meeting should be made on every Board of Directors meeting by a person who is appointed for that.
2) The minutes of the meeting must describe the proceedings and must states: a) The place and date of the meeting held, b) Discussed agendas, c) The attendance list, d) The duration of the meeting, e) Evaluation on the follow-up of the results of the previous
meeting (if any) f) Various opinions occurred in the meeting, g) Who expressed the opinion, h) Decision making process, i) The decisions taken, j) In the event that a consencus does not occur, then the
minutes of meeting should include statements of dissenting opinion towards the decision.
3) The minutes of the meeting must be accompanied with a special power of attorney given by the Director, who is not present, to the other Directors (if any).
4) The Head of Corporate Secretary Division, as the official who runs the functions of secretariat of the Company or other official appointed by the President Director, is incharge of preparing, administering and distributing the minutes of meeting.
5) In the event that the meeting is not attended by the Head of Corporate Secretary Division, as the official who performs the
43
CH
AP
TE
R I
INTR
OD
UC
TION
CH
AP
TE
R I
I
BO
AR
D O
F DIR
EC
TOR
S (B
OD
)C
HA
PT
ER
III
BO
AR
D O
F CO
MISSIO
NER
S (BO
C)
CH
AP
TE
R I
V
AC
TIVITY A
MO
NG
CO
MPA
NY
’SO
RG
AN
CH
AP
TE
R V
CLO
SING
1
44
secretariat function of the Company or other official appointed by the President Director, the minutes of the meeting is prepared by one of the Directors who is appointed among those present.
6) The minutes of meetings must be signed by the Chairman of the meeting and by a Director who is appointed by and among those present.
7) Each Director is entitled to receive a copy of the minutes of the Board of Directors' meetings, although the concerned Director is not present in the meeting.
8) The minutes of the Board of Directors' meeting must be delivered to all the Directors at least 7 (seven) days after the meeting.
9) Revision of the minutes of meeting is possible to be made within 14 (fourteen) days counted from the date of delivery.
10) If objections and/or revision are not received within such time period, therefore it is concluded that there is no objection and/or improvements towards the minutes of the meeting concerned.
11) Each member of the Board of Directors is entitled to receive a copy of the Minutes of Meeting of the Board of Directors that has been revised (if any), either the concerned Director is present or not present in the meeting of the Board of Directors.
12) One copy of the minutes of meetings of the Board of Directors is also submitted to the Board of Commissioners to be acknowledged after the revision made by the Board of Directors.
13) The original copy of the minutes of meeting is properly filed as the Company document by VP Corporate Secretary Division, and should always be available when needed
j. Meetings by Electronic Media
1) The meeting of the Board of Directors can be held by means of a conference between members of the Board of Director who are in different places, by using telephone conference, video conference or other communication tools which allow every member of the Board of Directors can communicate each other and participate in the meeting.
44
1
45
2) Each member of the Board of Directors who participates is considered present in the meeting to determine the fulfillment of quorum requirements of the presence and resolution of the Board of Directors.
3) The place where the Chairman of the meeting is participating, is considered as the venue of the meeting
4) The minutes of the meeting should be circulated and signed by the Chairman of the meeting and all members of the Board of Directors who participated, in accordance with the dates of the meeting held.
5) Each Member of the Board of Directors who is present or not present has the right to receive a copy of the minutes of meeting of the Board of Directors.
6) The use of electronic media in conducting the meeting should be determined by the Board of Directors by referring to the prevailing legislation regarding electronic information and transactions
k. Monitoring and evaluation of the implementation of the previous meeting results The Board of Directors appoints member of the Board of Directors to take the responsibility on decisions that resulted in the meeting of the Board of Directors, in accordance with the scope of their duties. Member of the Board of Directors should delegate the decision to the related Head of Work Unit no later than 7 (seven) days after the decision is signed by the Board of Directors and the Corporate Secretary prepares the monitoring matrix of the implementation of the decision of the Board of Directors Meeting as a form of evaluation that can be used in the next Board of Directors Meeting.
F. INDEPENDENCE OF THE BOARD OF DIRECTORS
The independence of the Board of Directors is very important in order for the Board of Directors can act at its best for the interests of the Company as a whole. To maintain the Independence, the Company determines the following provisions:
45
CH
AP
TE
R I
INTR
OD
UC
TION
CH
AP
TE
R I
I
BO
AR
D O
F DIR
EC
TOR
S (B
OD
)C
HA
PT
ER
III
BO
AR
D O
F CO
MISSIO
NER
S (BO
C)
CH
AP
TE
R I
V
AC
TIVITY A
MO
NG
CO
MPA
NY
’SO
RG
AN
CH
AP
TE
R V
CLO
SING
1
46
1. Shareholders/capital owners are not allowed to interfere in the Company’s operational activities, that is the responsibility of the Board of Directors in accordance with the provisions of the Articles of Association of the Company and prevailing legislations.81
2. Other than organ of the Company, any other parties are prohibitied to perform or interfere in the management of the Company.82
3. Directors are prohibited from conducting activities that can interfere their independence in managing the Company.
G. DETERMINATION OF THE COMPANY MANAGEMENT POLICY
The Company management policy is a decision or action taken by the Board of Directors in managing, directing and controlling the activities of a particular work activity or completing a certain issue, where the substance of the concerned issue or work activities has not been regulated in a standard rule. In setting the policy, the Board of Directors must comply with: 1. Policy taken through meetings of the Board of Directors or can also be a
policy taken individually without any intended meeting. 2. Policy taken is something which substance is concerning the image of
the Company, the material risks or consequences, then such policy must obtain approval of the meeting of the Board of Directors. Further elaboration regarding the Company's image, risk and materiality is outlined in the policy. a. In the event that the above policy is carried out by the Director of
the Company, the relevant Director is responsible for the policy so that can be approved by the Board of Directors meeting.
b. In the event that the policy adopted by the Board of Directors has the same substance and is carried out continuously, so that it becomes daily needs of the Company, then the Director concerned needs to propose it to the Board of Directors to make the policy, which he performs, become a binding rule.
3. In taking the policy or decision on an issue, each Director is obligated to consider the followings: a. Good faith, b. Rational consideration and adequate information,
�����������������������������������������������������������ϴϭ����Regulation of the Minister of SOE No. PER-09/MBU/2012 Article 11�82 Government Regulations No 45 of 2001 Article 39 �
46
1
47
c. Adequate investigation towards the existing issues as well as the various possible solution along with its negative and positive impact for the Company,
d. Made based on consideration solely for the interest of the Company,
e. Coordination with other Directors, especially for a policy that will directly or indirectly impact the tasks and authorities as well as policies of other Members of the Board of Direcctors.
4. In performing its daily tasks, the Board of Directors always considers the suitability of its actions with the plans and objectives of the Company.
5. The delegation of authority from the Board of Directors to the officers or any other party to perform legal action on behalf of the Company is stated in the form of mandatory written document and approved by the President Director.
6. Types of the Company management policy such as decrees and others, are determined in the separate Company documents
7. Policies established by the Board of Directors should be consulted with the BOC.
H. PROFESSIONAL ADVICE The Company establishes provisions regarding the use of professional advice at the Company’s costs for Directors as follows: 1. Based on the needs of the Company, 2. The use of professional advice by each Director is possible under the
following provision; a. Within the limits of efficiency and effectiveness, b. Based on a work agreement which contains:
1) Scope of the work 2) Job Specification, 3) Authority and responsibility, 4) Mechanism of reporting and responsibilities.
3. Not applicable for the case where the Director concerned has a conflict of interest.
4. The use of this policy is reported to the Board of Commissioners.
47
CH
AP
TE
R I
INTR
OD
UC
TION
CH
AP
TE
R I
I
BO
AR
D O
F DIR
EC
TOR
S (B
OD
)C
HA
PT
ER
III
BO
AR
D O
F CO
MISSIO
NER
S (BO
C)
CH
AP
TE
R I
V
AC
TIVITY A
MO
NG
CO
MPA
NY
’SO
RG
AN
CH
AP
TE
R V
CLO
SING
1
48
I. PERFORMANCE EVALUATION OF THE BOARD OF DIRECTORS 1. The evaluation criteria of the Board of Directors performance, collegially
or individually, based on the recommendation of the Board of Commissioners to the GMOS to be approved based on Key Performance Indicator (KPI) includes: a. Preparation of the KPI in the beginning of the year and the
evaluation of its achievements, b. The level of its presence in the meeting of the Board of Directors as
well as meeting with the Board of Commissioners, c. The contribution in the business activities of the Company, d. The involvement in the specific assignments, e. The commitment in promoting the interests of the Company, f. The adherence to the prevailing legislations as well as the
Company policy, g. The achievement of the the Company’s targets as stated in the
CWPB and Contract Management. 2. The performance of the Board of Directors is evaluated periodically, at
least once a year based on the performance evaluation criteria, that determined by the Board of Commissioners and approved by the GMOS.
3. In general, the performance of the Board of Directors is determined based on the tasks and duties as set forth in the prevailing legislation and the articles of Association of the Company or shareholders' mandate. Formal evaluation criteria is presented openly to the Board of Directors as of the date of his appointment.
4. The evaluation results of the overall performance of the Board of Directors and the individual performance of each Member of the Board of Directors are inseparable parts of the schemes of compensation and the incentives granting to members of the Board of Directors.
5. The evaluation results of the individual performance of each Member of the Board of Directors is one of the basic considerations for the Shareholders to dismiss and/or reappoint the Board members concerned. The results of the performance evaluation is a tool of assessment and effectiveness improvement of the Board of Directors.
48
1
49
J. SUPPORTING ORGANS OF THE BOARD OF DIRECTORS
1. Corporate Secretary The Corporate Secretary is appointed and dismissed by the President Director based on the internal mechanism of the Company with the approval of the Board of Commissioners.83 The Corporate Secretary shall meet the qualifications of professionalism.84 a. Principal function of the Corporate Secretary for the Company
is as follows: 1) Ensure that the Company complies with regulations concerning
the requirements of openness in line with the principles of GCG implementation.
2) Provide service to the community for any information required by the investors (investors relation) and Stakeholders (public relation) with regard to the conditions of the Company.
3) Provide the information required by the Board of Directors and Board of Commissioners periodically and/or at any time when requested.
4) As a liaison (liaison officer). 5) Organize and maintain documents of the Company, including
but not limited to the Shareholders List, Special List and minutes of meeting of the Board of Directors, the Board of Commissioners and GMOS.
6) Perform and administer the Company correspondences including but not limited to set up meetings and the archiving at the Board of Directors side.
7) Provide service to the community for any information needed by the stakeholders (public relation) with regard to the conditions of the Company.
8) The function of the Corporate Secretary can be performed by a member of the Board of Directors of the Company.
�����������������������������������������������������������83 Regulation of the Minister of SOE No. PER-09/MBU/2012 Article 29 Paragraph (3) 84 Law Number 19 of 2003 Article 20
49
CH
AP
TE
R I
INTR
OD
UC
TION
CH
AP
TE
R I
I
BO
AR
D O
F DIR
EC
TOR
S (B
OD
)C
HA
PT
ER
III
BO
AR
D O
F CO
MISSIO
NER
S (BO
C)
CH
AP
TE
R I
V
AC
TIVITY A
MO
NG
CO
MPA
NY
’SO
RG
AN
CH
AP
TE
R V
CLO
SING
1
50
b. Duties of Corporate Secretary are: 1) Attend to the Board of Directors meetings and prepare the
minutes of the meeting. 2) Responsible for organizing the GMOS. 3) Ensure that the Company obeys the regalutaion regarding the
transparency requirements in line with the implementation of GCG principals. 85
4) Provide information needed by the Board of Directors and Board of Commissioners in periodic and/or if any time wanted.86
5) As the mediator (liaison officer)..87 6) Arrange and keep Company document, including but not
limited to Shareholder Lists, Special Lists and minutes of meeting of the Board of Directors, Board of Commisioners meeting and GMOS.88
7) Prepare the necessary materials related to reports/routine activities of the Board of Directors that will be communicated to external parties.
8) Prepare data/materials needed relating to the issues that need to obtain the Board of Directors decision with regard to the management of the Company.
9) Renew Specific List at least once in a year. 10) Organize meetings within the Board of Directors. 11) Organize the induction program for new members of the Board
of Commissioners and Board of Directors. 12) Follow up on any decision the Board of Directors by preparing
minutes of meeting on any decision resulted in decision-making forums, along with its accountability and monitor as well as examine the progress of the implementation of the meeting results.
13) Report the implementation of the Corporate Secretary duties to the President Director.
14) Perform other tasks that are assigned by the Board of Directors.
�����������������������������������������������������������85 Regulation of the Minister of SOE No. PER-09/MBU/2012 Article 29 Paragraph (4) 86 Regulation of the Minister of SOE No. PER-09/MBU/2012 Article 29 Paragraph (4) 87 Regulation of the Minister of SOE No. PER-09/MBU/2012 Article 29 Paragraph (4) 88 Regulation of the Minister of SOE No. PER-09/MBU/2012 Article 29 Paragraph (4)
50
1
51
15) Carry out corporate communications in accordance with the policies, rules and/ or procedures which include relevant activities in the efforts of maintaining good relationship, identity, brand and reputation of the Company.
16) Perform tasks with regard to corporate legal (including litigation) in accordance with the policies, rules and/ or procedures.
2. Internal Audit Unit (IA)
The Board of Directors is obligated to organize internal control. The internal control is performed by establishing Internal Audit unit and create Internal Audit Charter. The Internal Audit is headed by a Chief who is appointed and dismissed by the President Director based on the internal mechanism of the Company with the approval of the Board of Commissioner.89 The internal audit function is:90 a. Evaluation on the effectiveness of the implementation of internal
control, risk management, corporate governance and process, in accordance with the regulations and policies of the Company.
b. Examination and assessment on the efficiency and effectiveness in the areas of finance, operations, human resources, information technology, and other activities.
Duties and responsibilities of Internal Audit Internal Audit (IA) has duties and responsibilities which include: a. Assist the Board of Directors, by monitoring the adequacy and
effectiveness of the management control systems, by providing assurance that the identified risk has been mitigated through the effective and consistent risk management and internal controls.
b. Conduct coordination and provide input to the related work units to ensure the realization of GCG, primarily by encouraging the effectiveness of the organization, the effectiveness of the management control processes, risk management, implementation of business ethics and achievement of targets that have been set.
c. Submit report on audit results related to the process of financial control and operational management control.
�����������������������������������������������������������89 Regulation of the Minister of SOE No. PER-09/MBU/2012 Article 28 Paragraph (3) 90 Regulation of the Minister of SOE No. PER-09/MBU/2012 Article 28 Paragraph (4)�
51
CH
AP
TE
R I
INTR
OD
UC
TION
CH
AP
TE
R I
I
BO
AR
D O
F DIR
EC
TOR
S (B
OD
)C
HA
PT
ER
III
BO
AR
D O
F CO
MISSIO
NER
S (BO
C)
CH
AP
TE
R I
V
AC
TIVITY A
MO
NG
CO
MPA
NY
’SO
RG
AN
CH
AP
TE
R V
CLO
SING
1
52
d. Coordinate with external control institution in relation to supervisory duties in the company.
Elaboration on the duties and functions is set forth in the Internal Audit Charter.
52
1
53
CHAPTER III THE BOARD OF COMISSIONERS
A. COMPOSITION OF THE BOARD OF COMMISSIONERS
1. Membership of the Board of Commissioners
Members of the Board of Commissioners are appointed and dismissed by the GMOS.91 Members of the Board of Commissioners are appointed from candidates proposed by the Shareholders and the nomination is binding for GMOS.92
Items that are regulated in the membership of the Board of Directors are: a. BOC consists of 1 (one) member or more. BOC93 that consists of
more than 1 (one) member represents a Board in which every Member of the Board of Commissioners can not act individually, but based on decision of the Board of Commissioners.94
b. In the event that the Board of Commissioners consists of more than 1 (one) member then one of the members of the Board of Commissioners is appointed as President Commissioner.95
2. Requirements
The requirements that must be fulfilled to become a Member of the Board of Commissioners, are as follows: a. Formal requirements
1) Citizen of Indonesia who has good personality, morals and integrity.
2) Person or individual who is competent to perform legal act, except within 5 (five) years prior to his appointment ever:96 a) Declared bankrupt b) Became a member of the Board of Directors or Board of
Commissioners or Supervisory Board who is found guilty
�����������������������������������������������������������91 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 14 Paragraph (10) 92 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 14 Paragraph (11) 93 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 14 Paragraph (1) 94 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 14 Paragraph (2) 95 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 14 Paragraph (3) 96 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 14 Paragraph (4)
53
CH
AP
TE
R I
INTR
OD
UC
TION
CH
AP
TE
R I
I
BO
AR
D O
F DIR
EC
TOR
S (B
OD
)C
HA
PT
ER
III
BO
AR
D O
F CO
MISSIO
NER
S (BO
C)
CH
AP
TE
R I
V
AC
TIVITY A
MO
NG
CO
MPA
NY
’SO
RG
AN
CH
AP
TE
R V
CLO
SING
1
54
or causes a Company or Public Company is declared bankrupt, or
c) Been convicted for a criminal act which was detrimental to the State's financial and/or related to the financial sector.
b. Material Requirements
1) Has integrity, dedication, understands the issues on the management of the Company which relates to one of the management functions, has adequate knowledge in the Company business fields and may allocate sufficient time to perform his duties.97
2) Has a track record that demonstrated the success in managing the previous State-owned enterprises/companies/institutions.
3) Has a commitment to comply with the legislation. 4) Has an understanding on the corporate governance.
c. Other requirements
1) Not allowed to hold dual office as Director or any other position in State Owned Enterprises, Local state owned enterprises, and private-owned enterprises.
2) Not allowed to hold dual office which may a) cause contradiction with the provisionsof the prevailing
legislation, and/or b) create a conflict of interest directly or indirectly with the
Company. 3) Not an official of any political party and/or candidate of member
of the legislative and/or member of the legislative. 98 4) Not a candidate of District Head/Deputy Head.99 5) Not serve as member of the Board of Commissioners of the
Company during the two (2) consecutive periods.100 6) Physically and spiritually healthy (currently not suffering from
an illness that could obstruct the implementation of tasks as a member of the Board of Commissioners).101
�����������������������������������������������������������97 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 14 Paragraph (7) 98 Regulation of the Minister of SOE No. PER-02/MBU/02/2015 Article II Letter C Paragraph 1 99 Regulation of the Minister of SOE No. PER-02/MBU/02/2015 Article II Letter C Paragraph 2 100 Regulation of the Minister of SOE No. PER-02/MBU/02/2015 Article II Letter C Paragraph 3�101 Regulation of the Minister of SOE No. PER-02/MBU/02/2015 Article II Letter C Paragraph 4
1
55
7) For prospective candidates from Technical Ministries or other government agencies should be based on the letter of proposal from the concerned agencies.102
8) There is no family relations up to third degree between the members of the Board of Commissioners and between members of the Board of Commissioners and members of the Board of Directors, either according to vertical or horizontal line, including the relationships arising from marriage.103.
9) Former member of the Board of Directors of the Company may become a member of the Board of Commissioners after no longer served as a member of the Board of Directors of the Company at least 1 (one) year, except with certain consideration which is decided by the Minister in order to maintain the continuity of the restructuring program of the Company, provided that there is no other legislation rules prohibits it.104
10) Before appointed as member of the Board of Commissioners, the member concerned must sign a resignation letter from other position that is prohibited to be concurrently performed with position as the Board of Commissioners member, starting from the day of his appointment as a member of the Board of Commissioners (if any).105
11) In a period of no later than 7 (seven) days after the dual office is identified, the member of the Board of Commissioners must submit a notification to the GMOS related to the double post , for further dismissal process.106
3. Composition of the Board of Commissioners a. The composition of the Board of Commissioners should be
determined in such a way to enable effective, precise and quick decision making, and can act independently.107.
b. The composition of the Board of Commissioners shall be consist of professionals with integrity, has the ability to perform its function
�����������������������������������������������������������102 Regulation of the Minister of SOE No. PER-02/MBU/02/2015 Article II Letter C Paragraph 5 103 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 14 Paragraph (2) 104 Regulation of the Minister of SOE No. PER-09/MBU/2012 Article 12 Paragraph (10) 105 Regulation of the Minister of SOE No. PER-02/MBU/02/2015 Article III Letter D Paragraph 5 106 Regulation of the Minister of SOE No. PER-02/MBU/02/2015 Article V Letter A Paragraph 4 107 Law No. 19 of 2003 on State-Owned Enterprises Article 28 Paragraph (3)
55
CH
AP
TE
R I
INTR
OD
UC
TION
CH
AP
TE
R I
I
BO
AR
D O
F DIR
EC
TOR
S (B
OD
)C
HA
PT
ER
III
BO
AR
D O
F CO
MISSIO
NER
S (BO
C)
CH
AP
TE
R I
V
AC
TIVITY A
MO
NG
CO
MPA
NY
’SO
RG
AN
CH
AP
TE
R V
CLO
SING
1
56
properly, including ensuring that the Board of Directors has been attentive to the interests of all stakeholders.
c. In the composition of the Board of Commissioners, at least 20% (twenty percent) of the members should be independent members of the Board of Commissioners as set out in the appointment decree.108
4. Nomination
Member of the Board of Commissioners is appointed from candidates proposed by the shareholders and the nomination is binding for GMOS.109 Source of prospective candidates are from: 1) Former Directors of SOE; 2) Board of Commissioners of SOE; 3) Structural Official and Functional Official of Government; and 4) other sources. 110 Prospective candidate, who will be determined to become candidate member of the Board of Commissioners, is a person who has been declared complied with the formal requirements, the material requirements and other requirements.111 Assessment process on capability and obedience (fit and proper test) is to be conducted towards all qualified candidates of the Board of Commissioners members. The process is transparent, accountable, and with due regard to the prevailing provisions. The assessment is conducted by a team established by the shareholders, with due regard to and emphasizing on expertise, professionalism, and integrity of candidates of member of the Board of Commissioners to improve and develop the Company.
5. Term of Office a. The term of office of members of the Board of Commissioners is
determined as 5 (five) years and may be reappointed for one (1) more term.112
�����������������������������������������������������������108 Regulation of the Minister of SOE No. PER-09/MBU/2012 article 12 Paragraph (1) 109 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 14 Paragraph (11) 110 Regulation of the Minister of SOE No. PER-02/MBU/02/2015 Article III Letter A 111 Regulation of the Minister of SOE No. PER-02/MBU/02/2015 Article III Letter C Paragraph 1 112 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 14 Paragraph (12)
56
1
57
b. Office of the member of the Board of Commissioners will expire if: 1) Passed away,113 2) Tenure ends,114 3) Dismissed based on the decision of the GMOS,115 4) No longer qualified as a member of the Board of
Commissioners based on the Articles of Association and other legislations,116
5) Dismissed by decision of the Extraordinary GMOS, because of among others a) unable to perform his duties properly, b) does not implement the provisions of the legislation and/or
the provisions of the Articles of Association, c) engaged in actions that harm the State and/or SOE, d) found guilty by the court rullings that have permanent legal
force.
6. Dismissal of Members of the Board of Commissioner a. A member of the Board of Commissioners at any time can be
dismissed based on the decision of the GMOS by mentioning the reason.117
b. The dismissal as referred to subparagraph (a) is executed when, based on the reality, the concerned member of the Board of Commissioners among others:118 1) Does not perform their job properly, 2) Does not implement the legislation and/or the provisions of
Articles of Assosiation, 3) Engage in actions that are detrimental to the Company and/or
the State, 4) Found guilty by court rulings that have permanent legal force.
c. The dismissal plan of members of the Board of Commissioners as mentioned in subparagraph (a) is notified to the concerned member of the Board of Commissioners verbally or in writing by the Shareholders.119
�����������������������������������������������������������113 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 14 Paragraph (29) 114 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 14 Paragraph (29) 115 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 14 Paragraph (29) 116 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 14 Paragraph (29) 117 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 14 Paragraph (13) 118 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 14 Paragraph (14) 119 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 14 Paragraph (16)
57
CH
AP
TE
R I
INTR
OD
UC
TION
CH
AP
TE
R I
I
BO
AR
D O
F DIR
EC
TOR
S (B
OD
)C
HA
PT
ER
III
BO
AR
D O
F CO
MISSIO
NER
S (BO
C)
CH
AP
TE
R I
V
AC
TIVITY A
MO
NG
CO
MPA
NY
’SO
RG
AN
CH
AP
TE
R V
CLO
SING
1
58
d. The decision of dismissal for reasons as referred to in subparagraph (b) is taken after the concerned member is given the opportunity to defend himself.120
e. In the event that the dismissal is not performed in the GMOS, then self-defense as referred to in subparagraph (d) is submitted in writing to Shareholders at least 14 (fourteen) days counted since the concerned members of the Board of Commissioners is notified as referred to in subparagraph (c).121
f. The process for dismissal of member(s) of the Board of Commissioners by GMOS will be executed in accordance with the provisions of legislation. Unless the intended dismissal is due to a court rulling that has permanent legal force and/or resign, then the concerned member of the Board of Commissioners is given an opportunity to be present in GMOS in order to defend himself.
g. While the dismissal plan as referred to in subparagraph (a) is still in progress, then the concerned member of the Board of Commissioners is still obliged to carry out his duties properly.122
h. Such dismissal is effective since the closure of GMOS which decides the dismissal, unless determined otherwise by GMOS.
i. The member of Board of Commissioners who has been dismissed is still required to present his accountability starting from the beginning of the fiscal year or his appointment date in the current fiscal year until the effective date of his dismissal, provided that the action of the concerned member of Board of Commissioners is reflected in Annual Report of the current year.
7. Resignation of A Member of the Board of Commissioners
a. A member of the Board of Commissioners shall be entitled to resign from his/her position by giving a written notification regarding such intention to the Company with copy to the Shareholders, other members of the The Board of Commissioners and the Board of Directors no later than 30 (thirty) days before the effective date of his resignation.123
b. If the effective date, which is mentioned in the resignation letter, is less than 30 (thirty) days from the date of the acceptance of the
�����������������������������������������������������������120 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 14 Paragraph (17) 121 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 14 Paragraph (18) 122 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 14 Paragraph (19) 123 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 14 Paragraph (27)
58
1
59
letter, then the effective date of the resignation is considered not mentioned.124
c. If up to the date requested by the member of the Board of Commissioners concerned or within thirty (30) days from the date of the acceptance of the resignation letter in the event that the effective date of the resignation is not mentioned, then the member of the Board of Commissioners concerned is automatically dismissed on the requested date or with the passage of thirty (30) day period since the date of the resigation letter is accepted without requiring the GOS approval.125
d. Prior the resignation is effective, the member of the Board of Commissioners concerned remains responsible for the implementation of tasks and responsibility in accordance with the Articles of Assocation and legislations.
e. In the event that the resignation is due to double post holding, within a period of at least 7 (seven) days since the double post is identified, other member of the Board of Commissioners or members of the Board of Directors must submit notification to the GMOS/Minister regarding the said double post for further process of dismissal determination.126
f. In the case that the resignation that is due to double post that is not in accordance with the prevailing legislation as set forth in subparagraph (e), the member of the Board of Commissioners concerned should no longer perform its duties and responsibilities until his resignation is determined by the GMOS.
g. The Company is obliged to report such resignation in the next GMOS.
h. The member of Board of Commissioners who is resigning remains responsible starting from the beginning of the year up to the effective date of his resignation, provided that the action of the member of the Board of Commissioner concerned is reflected in the annual report for the related fiscal year.
�����������������������������������������������������������124 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 14 Paragraph (27) 125 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 14 Paragraph (28) 126 Regulation of the Minister of SOE No. PER-02/MBU/02/2015 Article V Letter A Paragraph 4�
59
CH
AP
TE
R I
INTR
OD
UC
TION
CH
AP
TE
R I
I
BO
AR
D O
F DIR
EC
TOR
S (B
OD
)C
HA
PT
ER
III
BO
AR
D O
F CO
MISSIO
NER
S (BO
C)
CH
AP
TE
R I
V
AC
TIVITY A
MO
NG
CO
MPA
NY
’SO
RG
AN
CH
AP
TE
R V
CLO
SING
1
60
8. Charging of Vacant Positions of the Member of the Board of Commissioners Specifically for the vacant post of President Commissioner and Independent Commissioner, the charging of vacant position is conducted through the meeting of the Board of Commissioners, until it is determined later by the GMOS. If for a reason, the position of a member of the Board of Commissioner is vacant, then: 127 a. The GMOS shall be held within a period of at least thirty (30) days
after the vacancy occurs, to fill in the vacancy. b. In the event that the vacant position is due to the expiration of
tenure of the Board of Commissioners member, then the member of the Board of Commissioners whose tenure ends can be appointed by the GMOS to temporarily remain performing his duties as a member of the Board of Commissioners with same duties, authorities and responsibilities.
c. The acting member the Board of Commissioners as mentioned in subparagraph (b) is awarded with honorarium and allowances/ facilities as a member of the Board of Commissioners, except for the severance payment.
9. Circumstances of All Position of Members of the Board of Commissioners Vacant If by any reason the Company has no member of the Board of Commissioners, then:128 a. Within no later than thirty (30) days after the vacancy occurs, the
GMOS shall be held to fill up the vacancy. b. During the position of the Board of Commissioners vacant due to
other reasons than expiration of the tenure, the GMOS appoints one or several persons of the Shareholders or other party to temporarily perform the duties of the Board of Commissioners.
c. In the event that the vacant position is caused by expiration of the tenure, the member of the Board of Commissioners, whose tenure ends, can be appointed by the GMOS to temporarily remain carrying out his duties as member of the Board of Commissioners with the same duties, authorities and responsibilities.
�����������������������������������������������������������127 �Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 14 Paragraph (25)�128 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 14 Paragraph (26)�
60
1
61
d. The Acting member of the Board of Commissioners as mentioned in subparagraph (b) and (c), is awarded with honorarium and allowances/facilities as member of the Board of Commissioners, except for the severance payments.
B. INDUCTION PROGRAM AND CAPABILITY ENHANCEMENT
1. Induction Program
A member of the Board of Commissioners, who is appointed for the first time, must be provided with an Induction Program regarding the Company. The Induction Program is required to allow the newly appointed member of the Board of Commissioners to understand the background and the business activities of the Company as well as in order to understand all aspects related to his roles and responsibilities, so he can perform the tasks effectively. The responsibility for conducting the induction program is held by the Corporate Secretary or whoever runs the function as Corporate Secretary.129 The documentation of the induction program is also carried out by the Corporate Secretary. Material of the Induction Program includes: a. An Overview of PT SUCOFINDO (PERSERO) relating to:
1) The Articles of Association of the Company, 2) Mission, vision, values and corporate culture as well as
Employee code of conduct (CoC), 3) Organization structure of the Company, the operational and
financial performance, strategies, short-term and long-term business plans, competitive position, risks and other strategic issues.
b. Principles and the implementation of Good Corporate Governance in the Company.
c. Description of tasks, authority and rights of the Board of Commissioners and Board of Directors as well as the legal responsibility of the members of the Board of Commissioners and Board of Directors.
�����������������������������������������������������������129 Regulation of the Minister of SOE No. PER-09/MBU/2012 Article 43 Paragraph (2)
61
CH
AP
TE
R I
INTR
OD
UC
TION
CH
AP
TE
R I
I
BO
AR
D O
F DIR
EC
TOR
S (B
OD
)C
HA
PT
ER
III
BO
AR
D O
F CO
MISSIO
NER
S (BO
C)
CH
AP
TE
R I
V
AC
TIVITY A
MO
NG
CO
MPA
NY
’SO
RG
AN
CH
AP
TE
R V
CLO
SING
1
62
d. Explanations relating to the delegated authority, internal and external audits, internal control systems and other policies as well as the duties and roles of the Audit Committee and other committees (if any).
e. Team building, this activity includes all members of the Board of Commissioners, either those who newly serves or those who had previously served to establish the unity and teamwork as the Board of Commissioners.
Induction program is provided in the form of a. presentation by stages, b. the Company and branches visits by observing and dealing directly, c. document review, and/or d. other programs that can be customized to the needs.
The Induction program should be carried out not later than 90 (ninety) calendar days after the GMOS determined the appointment of the new members of the Board of Commissioners.
2. Capability Enhancement Program The capability enhancement program for the Board of Commissioners is intended to allow the members of Board Commissioners to always update the information about latest developments of the financial and operational activities related to the core business of the Company. Provisions related to the capability enhancemet program for the Board of Commissioners are as follows: a. Capability enhancement program is implemented in order to
improve the effectiveness of the work of the Board of Commissioners.
b. The implementation plan of the capability enhancement program should be included in the work plan and budget of the Board of Commissioners.
c. Capability enhancement program can be in the form of overseas official travel of members of the Board of Commissioners, with the following provisions:130:
�����������������������������������������������������������130 Circular Letter Number: SE-04/MBU/6/2015
62
1
63
1) Overseas official travel activity is part of the execution of the duties of the Company and is not an allowance or facilities provided/afforded by the Company,
2) Overseas official travel activitiy for the purpose of seminars, workshops, dissemination and similar activity is to be carried out by adhering the principles of effectiveness, efficiency, high selectivity, appropriateness in accordance with the Company’s
needs as well as prioritizing the interests and development of the Company,
3) The number of personnel of members of the Board of Commissioners who do travel is limited according to the purpose of official travel,
4) Overseas official travel plan for members of the Board of Commissioners is to be proposed in writing to the Minister of State Owned Enterprises for approval,
5) The above proposed plan should explain the objectives and interests of the program, duration, the source of financing, the budget and other relevant information,
6) Upon completion of the overseas travel, the member of the Board of Commissioners is obliged to submit the official overseas travel report to the Minister of State-Owned Enterprises in 14 (fourteen) days at the latest.
d. Every member of the Board of Commissioners, who joins the capabilities enhancement program such as seminars and/or training, is required to perform a presentation to other members of the Board of Commissioners in order to share the information and knowledge (knowledge sharing).
e. The member of the Board of Commissioners concerned is responsible for preparing a report on the implementation of the Capability Enhancement Program. The report is conveyed to other members of the Board of Commissioners.
Material of Capability Enhancement Program which can be attended by the Board of Commissioners is related to: a. The principles of the corporate law and legilslations related to the
business activities of the Company, as well as information technology.
b. Strategic management and the formulation. c. Knowledge related to risk management.
63
CH
AP
TE
R I
INTR
OD
UC
TION
CH
AP
TE
R I
I
BO
AR
D O
F DIR
EC
TOR
S (B
OD
)C
HA
PT
ER
III
BO
AR
D O
F CO
MISSIO
NER
S (BO
C)
CH
AP
TE
R I
V
AC
TIVITY A
MO
NG
CO
MPA
NY
’SO
RG
AN
CH
AP
TE
R V
CLO
SING
1
64
d. Qualified financial reporting and analysis. e. Other aspect that is required to support the Board of
Commissioners in performing supervision and providing advice to the Board of Directors.
C. OFFICE ETHICS
Implementation of the supervisory duties of the Company is carried out by maintaining the independence and Code of Conducts of the Board of Commissioner in accordance with the principles of Good Corporate Governance, in order for the Board of Commissioners to act professionally and independently for the whole interest of the Company by referring to the Articles of Association, guidelines for Business Ethics and Code of Conduct and other legislation. 1. Encourage the creation of ethical behavior and making himself as a
good role model for the Board of Directors and Employees of the Company.
2. Perform tasks with trustworthy, highly dedicated, uphold honesty, ie honest in expressing his opinions, either verbally or in writing, as well as in attitude and action.
3. Every behavior, opinion and action must be based on objectivity, professionalism and independent principles for the equal interest of the Company and the Stakeholders.
4. Perform duties and obligations by putting the whole interests of the Board of Commissioners over the personal interests.
5. During the term, member of the Board of Commissioners is not allowed to: a. Seize business opportunities of the Company for the benefit of
himself, his family, his business group and/or other parties, b. Use the Company assets, the Company information or his position
as member of the Board of Commissioners for personal benefit or any other person’s, which is against to the prevailing provisions of legislation as well as the Company policies,
c. Compete with the Company by using the knowledge/information from inside (inside information) to benefit other than the Company interests,
64
1
65
d. Takes personal advantage from the Company activities, in addition to salaries and facilities that they receive as a member of the Board of Commissioners, which is determined by the GMOS.
6. Maintain confidentiality of the Company’s confidential information which is entrusted to him in accordance with the prevailing legislation.
7. Does not use his position for personal interest or for the benefit of a person or other party that is contrary to the interests of the Company.
8. Avoid any activities that could affect his independency in carrying out the task.
9. Conduct disclosure in the event of a conflict of interest, and the concerned member of the Board of Commissioners must not be involved in the decision-making process of the Company related to the matters.
10. Do not hold any other position that could lead to a direct conflict of interest with the Company and/or conflicting with the provisions of the prevailing legislation.
11. Sign statements of not having a conflict of interest (the Integrity Pact) and states in writing the things that could potentially cause a conflict of interest against him and submit the statements to the GMOS.
12. Comply with the prevailing legislations, including not being involved in insider trading to obtain personal benefit.
13. It is prohibited to give or offer or receive, either directly or indirectly, any form of remuneration and/or reward, and/or grants and/or donations and/or entertainment from any parties who have business relationship with or competitor of the Company, which aim to obtain information, or something that is not permitted by the provisions of the prevailing legislation, or to influence him to perform and/or not perform something related to his position/office, and
14. Not allowed to give and receive gifts, gift hamper, parcel, bouquet and any other forms of gifts on religious feast day or on any other feast/ specific day from/to officials/employees within government agencies and/or other parties who have business relationship.
65
CH
AP
TE
R I
INTR
OD
UC
TION
CH
AP
TE
R I
I
BO
AR
D O
F DIR
EC
TOR
S (B
OD
)C
HA
PT
ER
III
BO
AR
D O
F CO
MISSIO
NER
S (BO
C)
CH
AP
TE
R I
V
AC
TIVITY A
MO
NG
CO
MPA
NY
’SO
RG
AN
CH
AP
TE
R V
CLO
SING
1
66
D. FUNCTIONS, DUTIES, OBLIGATIONS, AUTHORITY AND RIGHTS OF THE BOARD OF COMMISSIONERS 1. Functions of the Board of Commissioners
The Board of Commissioners is one of the Company Organs which serves to conduct supervision in general and/or specific, in line with the Article of Association as well as providing advice to the Board of Directors in performing the management of the Company.131 The supervisory functions of the Board of Commissioners are as follows: a. Performance Level, is a function of the Board of Commissioners in
conductiong supervision by providing guidance and direction to the Board of Directors and providing inputs to the GMOS.
b. Conformance Level is a form of the implementation of supervisory activity on the next stage to assure that advices have been executed and in compliance with the prevailing legislation and Articles of Association.
The Board of Commissioners’ Supervision: a. The supervision is performed by the Board of Commissioners
towards the management policies, the operation of management in general, either related to the Company or the business of the Company, and providing advices to the Board of Directors.132
b. In performing the supervision, the Board of Commissioners acts as the Board and cannot act individually, but based on the decision of the Board of Commissioners.133
c. The supervision is not allowed to be changed to become implementation of the executive duties of the Company, which is the authority of the Board of Directors.
d. The supervision is performed towards the decisions/policies of the Board of Directors, either which has been taken (ex post facto) and/or to be taken. The decision/policy being supervised is referring to the Articles of Association and the applied provision.
e. The supervision is not only performed by receiving information from the Board of Directors/GMOS, but also by taking other actions
�����������������������������������������������������������131 Law Number 40 Year 2007 Article 1 Paragraph (6) 132 Law Number 40 Year 2007 Article 108 Paragraph (1) 133 Law Number 40 Year 2007 Article 108 Paragraph (4)�
66
1
67
according to information from other sources, where the actions have to be performed collectively.
f. The supervision is performed not only by approving/agreeing or disapproving/disagreeing actions that need the Board of Commissioners approval, but it has to be performed by including business and corporation strategic aspect of the Company.
The supervision is also in the form of provision of advice of the Board of Commissioners to the Board of Directors on the management policies, proceedings of the management in general, either related to the Company or the Company business as proposed by the Board of Directors, Provision of advice by the Board of Commissioners in accordance with the provision can be executed in 2 (two) ways which are in writing and verbally. The provision of advice by the Board of Commissioners can be a. Executed in writing in the form of approval and/or response.
1) Approval which is in accordance with the Article of Association, as follows:134 a) Pledge the fixed assets for drawdown of short term credit. b) Establish a cooperation with other business entities or
other party in the form of licensing cooperation, contract management, asset leasing, joint operations (KSO), Built Operate Transfer (BOT), Own Inbuilt (BowT), Built Transfer Operate (BTO) and other cooperation with specific value or time period determined by the GMOS.
c) Accept and provide medium/long term loans, except loans (debt or receivable) arising due to business transactions, and loan granted to a subsidiary company with the condition that the loan to Subsidiary is reported to the Board of Commissioners.
d) Write off bad debts. e) Release the movable fixed assets with economical life up
to 5 (five) years. f) Draw up and establishes the organizational structure up to
1 (one) level below the Board of Directors. �����������������������������������������������������������134 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 11 Paragraph (8)
67
CH
AP
TE
R I
INTR
OD
UC
TION
CH
AP
TE
R I
I
BO
AR
D O
F DIR
EC
TOR
S (B
OD
)C
HA
PT
ER
III
BO
AR
D O
F CO
MISSIO
NER
S (BO
C)
CH
AP
TE
R I
V
AC
TIVITY A
MO
NG
CO
MPA
NY
’SO
RG
AN
CH
AP
TE
R V
CLO
SING
1
68
2) Responses on matters related with: a) Articles of Association, describes as follows: 135
i. Pledge fixed assets for drawdown of medium / long term loans,
ii. Bind the Company as guarantor (borg/avalist), iii. No longer collect bad debts that have been written
off, iv. Conduct capital investment in other company, v. Establish subsidiaries and/or joint ventures, vi. Release equity in subsidiaries and/or joint ventures, vii. Perform merger, takeover, consolidation, separation,
and the dissolution of subsidiaries and/or joint ventures,
viii. Establish a cooperation with other business entities or other parties in the form of licensing cooperation, contract management, lease of assets, joint operations (KSO), Built Operate Transfer (BOT), Built Own Transfer (BowT), Built Transfer Operate (BTO) and other cooperation with the value or period exceeding the assignment of GMOS,
ix. Release and write off the fixed assets of the Company, except for movable fixed assets with economical life up to 5 (five) years.
x. Assign organizational blue print of the Company, xi. Assign and changing the Company logo, xii. Perform other actions and action that has not been
determined in CWPB, xiii. Form a Foundation, organization, and/or association
which is related either directly or indirectly with the Company that could have an impact for the Company,
xiv. Allocate the Company fixed and overhead cost for activities of the foundation, organization, and/or association which is related either directly or indirectly with the company,
xv. Recommend the Company representatives to become candidate of members of the Board of
�����������������������������������������������������������135 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 11 Paragraph (10)
68
1
69
Directors and Board of Commissioners in a joint venture and/or subsidiaries that contribute significantly to the Company and/or strategic value as assigned by the GMOS.
b) GMOS decision which consists of directives that mandate the Board of Commissioners for providing response on the Company work plan based on the Board of Directors proposal.
c) Results of the Directors and Board of Commissioners consesus which are reflected in the Minutes of Meeting.
d) Proposal or request for opinion from the Board of Directors.
e) Findings from the Board of Commissioners’ visit to
Division/Internal Control Unit/Strategic Business Unit (SBU)/Branch Office and Service Unit in performing its supervisiory function which has been discussed in the Board of Commissioners Meeting.
b. Executed verbally in the BOC and BOD meeting regarding the performance evaluation and findings, as referred to letter b.2).e).
Implementation of the supervision and provision of advice to the Board of Directors by the Board of Commissioners is done by: a. Asking for written information from the Board of Directors regarding
the current issues. b. Providing opinion or directives in the meeting of the Board of
Commissioners to the Board of Directors or other meetings attended by the Board of Commissioners and/or submission in writing.
c. Visit to Division/Internal Control Unit (SPI)/Strategic Business Unit (SBU)/Branch Office and Service Unit, in order to perform the supervisory function. In the event that the facility from the Board of Directors is required, the procedures that need to be followed are as follows: 1) The Board of Commissioners delivers the official travel plan to
the Board of Directors. 2) The Board of Directors prepares the necessities that are
needed related the official travel. 3) If the official travel is conducted together with the Board of
Directors, the above mention procedure is not required.
69
CH
AP
TE
R I
INTR
OD
UC
TION
CH
AP
TE
R I
I
BO
AR
D O
F DIR
EC
TOR
S (B
OD
)C
HA
PT
ER
III
BO
AR
D O
F CO
MISSIO
NER
S (BO
C)
CH
AP
TE
R I
V
AC
TIVITY A
MO
NG
CO
MPA
NY
’SO
RG
AN
CH
AP
TE
R V
CLO
SING
1
70
d. Perform the work visit aside from the work plan as mentioned in point c in order to perform supervisory function.
e. Provide response the periodic report submitted by the Board of Directors and matters that needs the Board of Commissioners attention.
2. Duties and Obligations of the Board of Commissioners
Basic principles of the implementation of the supervisory and advisory tasks to the Board of Directors by the Board of Commissioners include: a. The composition of the Board of Commissioners should enable
decision making that is effectively, accurately and rapidly, also should act independently.
b. Member of the Board of Commissioners has to be a professional, has integrity and skills, thus he/she could perform the function well including ensuring that the Board of Directors considers the whole stakeholders interest.
c. The supervisory and advisory function include the prevention, improvement, up to temporary dismissal.
In relation to the implementation of the function of supervision and provision of advice to the Board of Directors, the Board of Commissioenrs have the duties and/or the obligations to: a. Perform supervision towards the management policies, the course
of management in general either related to the Company or the Company's business that is is conducted by the Board of Directors, and provides advice to the Board of Directors including the supervision towards the execution of Long Term Plan Company, Work Plan and Budget of the Company, and also the provisions of the Articles of Association and the resolution of GMOS, as well as the prevailing legislation, for the benefit of the Company and in accordance with the aims and objectives of the Company.136
b. Provide advice to the Board of Directors in managing the Company to implement GCG consistently and have high morality in undertaking and behaving in accordance with the provisions of the Articles of Association and the prevailing legislation.
c. Monitor and ensur that GCG has been applied effectively and sustainably.137
�����������������������������������������������������������136 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 15 Point (1)�137 Regulation of the Minister of SOE No. PER-09/MBU/2012 Article 12 Point (7)
70
1
71
d. Provide opinions and suggestions to the Board of Directors related to the establishment of vision, mission and the Company’s strategic plans.
e. Perform adequate supervision that the Board of Directors and its staff have complied with the legislation and other regulations in managing the Company including all agreement and commitment which have been made by the Company with third party.
In addition, duties of the Board of Commissioners are as follow: a. Related to General Meeting of Shareholders (GMOS)
1) Monitor the development of the Company activities, provide opinions and advice to the General Meeting of Shareholders on any matter that is considered important for the management of the Company.138
2) Report immediately to the General Meeting of Shareholders if there is an indication of declining performance of the Company.139
3) Provide explanation, opinions and advice to the General Meeting of Shareholders concerning the Annual Report when requested.140
4) Propose a public accountant to General Meeting of Shareholders.141
5) Provides reports on the supervisory duties that have been performed during the last financial year to the General Meeting of Shareholders.142
6) Propose suggestion on performance achievement indicators (Key Performance Indicator) of the Board of Commissioners to be determined by the GMOS.143
7) Convey quarterly/half yearly/annual report on the development of realization of performance achievement indicator to the shareholders.144
�����������������������������������������������������������138 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 15 Paragraph (2.b.4) 139 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 15 Paragraph (2.b.5) 140 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 15 Paragraph (2.b.7) 141 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 15 Paragraph (2.b.10) 142 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 15 Paragraph (2.b.13) 143 Regulation of the Minister of SOE No. PER-09/MBU/2012 Article 15 Paragraph (1) 144 Regulation of the Minister of SOE No. PER-09/MBU/2012 Article 15 Paragraph (3)
71
CH
AP
TE
R I
INTR
OD
UC
TION
CH
AP
TE
R I
I
BO
AR
D O
F DIR
EC
TOR
S (B
OD
)C
HA
PT
ER
III
BO
AR
D O
F CO
MISSIO
NER
S (BO
C)
CH
AP
TE
R I
V
AC
TIVITY A
MO
NG
CO
MPA
NY
’SO
RG
AN
CH
AP
TE
R V
CLO
SING
1
72
b. Related to Strategy and Work Plan 1) To review and examine as well as sign the Company's Long
Term Plan and Work Plan and Budget prepared by the Board of Directors, in accordance with the provisions of the Articles of Association.145
2) To advise the General Meeting of Shareholders on the Company's Long Term Plan and Work Plan and Budget concerning the reasons for the Board of Commissioners signed the Company’s Long-Term Plan and Work Plan and Budget.146
3) Prepare annual work program and include it in the Company’s
Work Plan and Budget.147
c. Related to Supervisory Function 1) To review and analyze the periodic reports and the annual
report prepared by the Board of Directors and sign the annual report.148
2) To monitor and ensure that Good Corporate Governance has been implemented effectively and sustainably.149
3) To ensure that the annual report of the Company has included the information concerning the identity, the main duties, position of the Board of Commissioners in other companies, including meetings which have been conducted in the fiscal year (Internal meeting or joint meetings with the Board of Directors), as well as honorarium, facilities and/or other benefits received from the Company.150
4) To respond on advices, expectations, concerns and complaints from stakeholders which are submitted directly to the Board of Commissioners (if any) by submitting it to the Board of Directors for follow up.
5) To provide direction to the Board of Directors on the implementation of plans and policies of the Company concerning: 151 a) Important issues regarding changes to the business
environment that is estimated to have a major impact on �����������������������������������������������������������145 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 15 Paragraph (2.b.2) 146 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 15 Paragraph (2.b.3) 147 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 15 Paragraph (2.b.8) 148 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 15 Paragraph (2.b.6) 149 Regulation of the Minister of SOE No. PER-09/MBU/2012 Article 12 Paragraph (7) 150 Regulation of the Minister of SOE No. PER-09/MBU/2012 Article 12 Paragraph (8) 151 Decree of the Secretary of the Ministry of SOE Number: SK-16/S.MBU/2012�
72
1
73
the business and perfomance of the Company, in a timely and relevant manner.
b) Policies and the implementation of career development. c) The accounting policies and preparation of financial
statements in accordance with generally accepted accounting standards in Indonesia.
d) Procurement policy and its implementation. e) Policies on quality and services as well as the
implementation of the policy. f) Supervision towards the Board of Directors in
implementing the prevailing legislation and agreements with third parties.
g) Supervision towards the management of Subsidiaries/Joint Venture and the implementation of the policy.
d. Related to Nomination and Remuneration of the Member of the Board of Directors 1) Propose the candidate members of the Board of Directors of
the Company to the Shareholders.152 2) Conduct review and supervision to ensure that the Company
has a nomination strategy and policy that cover analysis process of the Organization, procedures and criteria for recruitment, selection and promotion.
3) Conduct a review on the appropriate remuneration system for the members of Board of Commissioners and Board of Directors and submit it to the GMOS.
4) Assure that the Company has a transparent remuneration system in the form of salary or honorarium, benefits and amenities that are fixed and incentive that is variable.
5) Propose remuneration of the Board of Directors in accordance with the applicable provisions and performance assessment of the Board of Directors.
6) Review the proposed remuneration and honorarium (salaries, allowances and facilities) of the Board of Commissioners and Board of Directors along with the related Committees and propose it to GMOS for approval.
�����������������������������������������������������������152 Decree of the Secretary of the Ministry of SOE Number: SK-16/S.MBU/2012 Aspect III Paremeter 19.66
73
CH
AP
TE
R I
INTR
OD
UC
TION
CH
AP
TE
R I
I
BO
AR
D O
F DIR
EC
TOR
S (B
OD
)C
HA
PT
ER
III
BO
AR
D O
F CO
MISSIO
NER
S (BO
C)
CH
AP
TE
R I
V
AC
TIVITY A
MO
NG
CO
MPA
NY
’SO
RG
AN
CH
AP
TE
R V
CLO
SING
1
74
7) Propose to the GMOS for approval on performance incentives/tantiem of the Board of Commissioners and Board of Directors by considering the performance assessment of the Board of Directors and achievement of the soundness level of the Company.153
e. Related to Nomination of Members of the Board of Commissioners and Board of Directors of Subsidiary that Provide Significant Contribution to the Company 1) Conduct evaluation and assessment on the selection of
candidate members of the Board of Commissioners and Board of Directors of the subsidiaries that has been performed by the Board of Directors of the Company, and then provide a written determination.
2) Provide a written determination as referred to in point 1), within the period not later than 30 (thirty) days, counted from the date of receipt of the proposed members of the Board of Commissioners and the Board of Directors.
3) In the event that the Board of Commissioners does not give a written determination within the time period as stated in point 2), then the Board of Commissioners is considered approve the proposal of the Company’s Board of Directors.
4) Candidates of Board of Commissioners and Board of Directors of the subsidiaries, who have been approved in writing by the Board of Commissioners, subsequently sign a management contract with the Board of Directors of the Company before being submitted and assigned as a member of the Board of Commissioners and Board of Directors in GMOS of the subsidiaries.
f. Related to Evaluation of the Performance of the Board of
Commissioners and Board of Directors 1) Conduct performance evaluation by establishing the Key
Performance Indicator (KPI) of the Board of Commissioners with self assessment system or other systems which are to be determined in the Board of Commissioners meeting.154
�����������������������������������������������������������153 Decree of the Secretary of the Ministry of SOE Number: SK-16/S.MBU/2012 Aspect III Paremeter 19.68 154 Decree of the Secretary of the Ministry of SOE Number: SK-16/S.MBU/2012 Aspect III Paremeter 21.17
74
1
75
2) Provide feedback and recommendations concerning the determination of KPI of the Board of Directors in the beginning of each business year.
3) Evaluate performance of each member of the Board of Commissioners and include it in the minutes of meetings of the Board of Commissioners.
4) The Board of Commissioners performance report is submitted in the implementation report of supervisory task of the Board of Commissioners.
5) Prepare measurement and assessment system to evaluate the performance of the Board of Commissioners and Board of Directors, and individual/member of the Board of Commissioners and Board of Directors, and submit it to GMOS
6) Propose KPI along with the targets that are submitted annually to the GMOS for approval.
7) Conduct a performance assessment of the Board of Directors on an individual basis and report it to the Shareholders.
8) In conducting the assessment of the performance of the Board of Directors, the Board of Commissioners: a) Constructs the policy on performance assessment of
Directors and report it to the Shareholders. b) Examines the criteria, targets and main performance
indicators as set in the management contract of the Board of Directors/the Company's budget and work plan, both individually and collegial, and submit it to the Shareholders in the supervisory task report on semi-annual or annual basis.
g. Related to Implementation of Good Corporate Governance
(GCG) 1) Implement Good Corporate Governance consistently according
to policies of the Company. 2) Monitor and ensure the effectiveness of the GCG practice of
the Company, under the following conditions: a) Assessment is a program to identify the implementation of
GCG through the measurement of execution and implementation of GCG conducted periodically at least once every 2 (two) years.
75
CH
AP
TE
R I
INTR
OD
UC
TION
CH
AP
TE
R I
I
BO
AR
D O
F DIR
EC
TOR
S (B
OD
)C
HA
PT
ER
III
BO
AR
D O
F CO
MISSIO
NER
S (BO
C)
CH
AP
TE
R I
V
AC
TIVITY A
MO
NG
CO
MPA
NY
’SO
RG
AN
CH
AP
TE
R V
CLO
SING
1
76
b) Evaluation is a program to describe the follow up of implementation and application of GCG in the Company to be carried out in the following year after the assesment. This includes evaluation of the assessment results and follow up of the recommended improvement.
c) The assesment is conducted by an independent assessor appointed by the Board of Commissioners through the process in accordance with the provisions of procurement of goods and services in which, if it is necessary, the Board of Commissioners may ask for the Board of Directors‘s assistance in the appointment process.155
d) A self-assessment can be done by the Company concerned of which the implementation can be discussed with or may ask for assistance from an independent assessor or use government agencies which are competent in GCG.
e) Result of assessment and evaluation is reported to the GMOS in the Annual Report.
h. Related to Implementation of Risk Management
1) Conduct an evaluation of the implementation of Risk Management in the Company, especially priority risk, included but not limited to policy and implementation of risk management in the Company, strategy, system, methodology and infrastructure, as well as risk handling.
2) Conduct a review on the effectiveness of the management of the Company from risk management aspect in an integrated manner as a recommendation of the Board of Commissioners.
3) Evaluate the investment policies and identify and asses the potential risks.
4) Evaluate the stage of investment and risk management processes of the Company starting from identification to disclosure as well as risk mitigation.
5) Assess the risk of project and investment plans of the Company, to further provide opinions or advices related to the continuation of the projects.
�����������������������������������������������������������155 Regulation of the Minister of SOE No. PER-09/MBU/2012 Article 44 Paragraph (3)
76
1
77
i. Related to Internal Control System 1) Ensure the effectiveness of internal control systems.156 2) Ensure the task execution of Internal Auditor and External
Auditor, by assessing the competence, independence and scope of duties of Internal Auditor and External Auditor as well as reviewing the complaints received by the Board of Commissioners relating to the Company. 157
3) Ensure Internal Audit, External Audit and Audit Committe have access to obtain information of the Company in performing their duties.
4) Assess the fairness of information prepared for other party, particulary in the financial statements and annual reports.
5) Establish the Audit Committee.158 6) Examine and review the reports from the available committees
under the Board of Commissioners.
j. Related to Information Disclosure and Confidentiality 1) Monitor the process of openness and effectiveness of
communications within the Company. 2) Supervise the fairness of data, completeness, and punctuality
of the Company information that includes but not limited to financial report, annual report which delivered by the Company to the shareholder as well as the Company stakeholder.
3) To supervise the information submitted to the public is in accordance with the prevailing legislation
k. Related to Information Technology
1) Obtain information on the IT systems used by the Company including but not limited to policy and its implementation as well as the application used and its security.
2) Provide direction on the implementation and plan of IT systems applied by the Company.
l. Related to Reporting
1) Report to the Company regarding his/her and/or his/her family share ownership in the Company and any other company159,
�����������������������������������������������������������156 Decree of the Secretary of the Ministry of SOE No SK-16/S.MBU/2012 Aspect III Paremeter 16.51 157 Decree of the Secretary of the Ministry of SOE No.SK-16/S.MBU/2012 Aspect III Paremeter 17.62 158 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 15 Paragraph (2.b.9)�
77
CH
AP
TE
R I
INTR
OD
UC
TION
CH
AP
TE
R I
I
BO
AR
D O
F DIR
EC
TOR
S (B
OD
)C
HA
PT
ER
III
BO
AR
D O
F CO
MISSIO
NER
S (BO
C)
CH
AP
TE
R I
V
AC
TIVITY A
MO
NG
CO
MPA
NY
’SO
RG
AN
CH
AP
TE
R V
CLO
SING
1
78
including any changes to be recorded in the Specific List in accordance with the prevailing legislation.
2) Submit a wealth report in accordance with the provisions of the prevailing legislation.
m. Other Duties
1) Comply with the provisions of the prevailing legislation, the Articles of Association, and the GCG guidelines as well as the Company policies that have been set up.
2) Establish segregation of duties that is governed by the Board of Commissioners, the segregation must cover all duties of the Board of Directors.
3) Keep abreast the development of the Company activities, both from the internal information provided by the Company or from an external information that comes from media or from other sources.
4) Conduct other obligations in order to carry out the supervisory task and providing advice, as long as it is not contrary to the regulations, Articles of Association, and/or GMOS resolution. 160
In carrying out their duties each Member of the Board of Commissioners must: a. Comply with the Articles of Association and legislations as well as
the principles of professionalism, efficiency, transparency, independence, accountability, responsibility and fairness.161
b. Act in good faith, prudence and responsible in performing the supervisory task and providing advice to the Board of Directors for the benefit of the Company and in accordance with the purpose and objectives of the company.162
c. Have integrity, professional and responsible as well as implement the principles of GCG.
d. Maintain the confidentiality of the Company data and/or information. e. Each member of the Board of Commissioners is personally
responsible for losses of the Company when the member concerned is found guilty or negligent in performing his task.163
��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������159 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 15 Paragraph (2.b.12) 160 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 15 Paragraph (2.b.14) 161 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 15 Paragraph (3.a) 162 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 15 Paragraph (3.b) 163 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 15 Paragraph (4)
78
1
79
f. In the event of the Board of Commissioners consists of 2 (two) members or more, the responsibilities as set forth in paragraph (4) point (e) shall apply jointly and severally for any Member of the Board of Commissioners.164
g. Member of the Board of Commissioners cannot be accountable for any losses referred to point (e) if he is able to prove that he/she:165 1) Has been doing supervision in good faith and prudence for the
benefit of the Company and in accordance with the purpose and objectives of the Company.
2) Has no personal interest either directly or indirectly towards the conduct of management of the Board of Directors which causes the loss.
3) Has provided advice to the Board of Directors to prevent the occurrence or continuation of such losses.
3. Authorities of the Board of Commissioners
The Board of Commissioners is authorized to: a. Review the books, papers and other documents; check out the
cash for verification purposes and other valuable securities, and physically inspect the Company's assets.
b. Enter the courtyard, buildings and offices used by the Company. c. Ask for explanation from the Board of Directors and / or other
officials on all issues related to the management of the Company. d. Understand all policies and actions that have been and will be
performed by a Board of Directors. e. Ask the Board of Directors and/or other officials under the Board of
Directors at the discretion of the Board of Directors to attend the meetings of the Board of Commissioners.
f. Appoint and dismiss the Secretary.. to the Board of Commissioners, if deemed necessary.
g. Perform temporary dismissal of members of the Board of Directors in accordance with the provisions of the Articles of Association.
h. Establish committees other than the audit committee, if deemed necessary by considering the Company’s ability.
i. Use technical experts for certain issues and certain period of time at the expense of the Company, if necessary.
�����������������������������������������������������������164 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 15 Paragraph (5) 165 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 15 Paragraph (6)�
79
CH
AP
TE
R I
INTR
OD
UC
TION
CH
AP
TE
R I
I
BO
AR
D O
F DIR
EC
TOR
S (B
OD
)C
HA
PT
ER
III
BO
AR
D O
F CO
MISSIO
NER
S (BO
C)
CH
AP
TE
R I
V
AC
TIVITY A
MO
NG
CO
MPA
NY
’SO
RG
AN
CH
AP
TE
R V
CLO
SING
1
80
j. Undertake the management of the Company in certain circumstances for certain period of time in accordance with the provisions of the Articles of Association.
k. Attend Board of Directors meetings and provide opinions on the issues discussed.
l. Temporarily manage the Company in the case of all members of the Board of Directors are laid off temporarily or the Company does not have any member of the Board of Directors, with the obligation no later than 30 (thirty) days after the vacancy occurs, to propose to the GMOS to fill the vacancy. BOC has the right to provide temporary power to one or more members of the Board of Commissioners at the expense of the BOC.
m. Propose candidates of Directors members who come from internal of the Company to the Minister of State Enterprises, based on the results of the fit and proper test conducted by a professional institution appointed by the Company.
n. Propose to the Board of Directors to organize a GMOS if deemed necessary by mentioning the issues that will be discussed.
o. Provide approval that the interests of one member of the Board of Directors will be represented by other member of the Board of Directors in the event of there is a conflict of interest of one of the Board of Directors’ members who is represented. In the event of there is conflict of interest by all members of the Board of Directors, then the Company will be represented by the Board of Commissioners or by a person who is appointed by the Board of Commissioners,
p. Provide approval on the recommendation of the appointment of the Company Secretary and the Head of Internal Control Unit,
q. Execute other supervisory authority that is not contrary to the legislations, the Articles of Association and/or resolution of the General Meeting of Shareholders.
Explanation related to the authority of the Board of Commissioners towards the deeds of the Board of Directors which require written approval from the Board of Commissioners, is stated in the Section of Authority of the Board of Directors. Board of Directors act requiring the approval of the Board of Commissioners is submitted to the Board of Commissioner no later than
80
1
81
30 (thirty) days before the meeting of the Board of Commissioners is held. Decision making or a response of the Board of Commissioners over the proposal is delivered to the Board of Directors through electronic media not later than 3 (three) days after decision is made by the Board of Commissioners or in writing no later than 14 (fourteen) days after the meeting of the Board of Commissioners is held. Proposal of the Board of Directors that is urgent and requires immediate approval from the Board of Commissioner is submitted to the Board of Commissioner not later than 7 (seven) days before the meeting of the Board of Commissioners is held. Decision making or a response of Board of Commissioners over the proposal is delivered to the Board of Directors thorugh electronic media not later than 3 (three) days or in writing not later than 7 (seven) days after the meeting of the Board of Commissioners is held. The Board of Commissioners response in written to the matters which need to obtain the approval of GMOS.
4. Rights of the Board of Commissioners
The Board of Commissioners has the right to: a. Receive remuneration which consists of honorarium and
allowances/ facilities including severance payment for the type and value as determined by the General Meeting of Shareholders with regard to the prevailing legislation.
b. Obtain tantiem in the event of the Company gains profit in the fiscal year concerned.
c. Obtain an induction program for a newly appointed members of the Board of Commissioners and capability enhancement program for members of the Board of Commissioners.
E. THE BOARD OF COMMISSIONERS MEETINGS
1. Type of Meeting of the Board of Commissioners a. Internal Meeting of the Board of Commissioners
Internal meeting of the Board of Commissioners is organized by the Board of Commissioners and only attended by members of the Board of Commissioners.
81
CH
AP
TE
R I
INTR
OD
UC
TION
CH
AP
TE
R I
I
BO
AR
D O
F DIR
EC
TOR
S (B
OD
)C
HA
PT
ER
III
BO
AR
D O
F CO
MISSIO
NER
S (BO
C)
CH
AP
TE
R I
V
AC
TIVITY A
MO
NG
CO
MPA
NY
’SO
RG
AN
CH
AP
TE
R V
CLO
SING
1
82
When necessary, the Internal meeting of the Board of Commissioners may invite other parties with respect to the agenda/topics of discussion of the meeting
b. Joint meeting between the Board of Commissioners with the
Board of Directors Joint meeting is a meeting between the Board of Commissioners and Board of Directors and can be also held at the request of the Board of Directors. More detailed provisions related joint meeting are stated in chapter IV.
c. Meeting of the Board of Commissioners and the Committee of
the Board of Commissioners Meeting of the Board of Commissioners and the Committee of the Board of Commissioners is a meeting that invites Committees of the Board of Commissioners in order to discuss the Committee's periodic reports, as well as current issues which relate to transactions that require approval of the Board of Commissioners.
2. The Mechanism of Implementation of the Meeting of the Board of
Commissioners a. Schedule, Call and Agenda of Meetings
1) The Board of Commissioners holds meetings at least once in a month, in which the Board of Commissioners may invite the Board of Directors.166
2) Call of meetings of the Board of Commissioners is made in writing by the Board of Commissioners or by a member of the Board of Commissioners appointed by the President Commissioner and delivered in a period of at least 5 (five) days before the meeting is held or a shorter time if in urgent circumstances, regardless of the date of the call and the date of the meeting.167
3) The call of the meeting referred to in point 2) must include the agenda, date, time and place of the meeting.168
�����������������������������������������������������������166 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 16 Paragraph (7) 167 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 16 Paragraph (9) 168 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 16 Paragraph (10)
82
1
83
4) The call of the meeting is not required if all the members of the Board of Commissioners attended the meeting.169
5) The agenda of Board of Commissioners Meetings refers to and use the annual work program that has been compiled and validated beforehand by the Board of Commissioners.
6) Before the Meetings is held, the Secretary to the Board of Commissioners circulates the meeting agenda in advance to collect input from the members of the Board of Commissioners regarding the agenda. The input can be either addition/subtraction or refinements of the meeting agenda.
7) Each Member of the Board of Commissioners shall be entitled to propose the meeting agenda which will be held.
8) In the event that there is an additional Agenda of the Board of Commissioners Meeting, it must be approved by all Members of the Board of Commissioners or his Deputy who are atteding the meeting.
9) If the meeting invites other parties, the Secretary to the Board of Commissioners is assigned to prepare the invitation letter for the concerned parties. In the event that the other party is coming from the Management i.e. officials of 1 (one) level and/or 2 (two) level below the Board of Directors, the invitation should be acknowledged by the the Board of Directors.
10) Meeting materials prepared and submitted by the Secretary to the Board of Commissioners along with the invitations.
b. Place of The Meeting Meetings of the Board of Commissioners considered valid if it is held at the seat of the Company or elsewhere in the territory of the Republic of Indonesia. 170
c. Leader of the Meeting 1) All meetings of the Board of Commissioners is chaired by the
President Commissioner.171 2) In the event the President Commissioner is not present or
unavailable, the meeting of the Board of Commissioners is led
�����������������������������������������������������������169 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 16 Paragraph (11) 170 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 16 Paragraph (6) 171 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 16 Paragraph (16)�
83
CH
AP
TE
R I
INTR
OD
UC
TION
CH
AP
TE
R I
I
BO
AR
D O
F DIR
EC
TOR
S (B
OD
)C
HA
PT
ER
III
BO
AR
D O
F CO
MISSIO
NER
S (BO
C)
CH
AP
TE
R I
V
AC
TIVITY A
MO
NG
CO
MPA
NY
’SO
RG
AN
CH
AP
TE
R V
CLO
SING
1
84
by a member of the Board of Commissioners appointed by the President Commissioner.172
3) In the event that the President Commissioner does not make any appointment, then a member of the Board of Commissioners who has served longest is to act as Chairman of the meeting of the Board of Commissioners.173
4) In the event that the number of longest-serving members of the Board of Commissioners is more than 1 (one) person, the oldest member of the Board of Commissioners is to act as Chairman for the meeting.174
d. The Presence of Mechanisms 1) Meeting of the Board of Commissioners is legitimate and can
take binding decisions, if attended or represented by more than 1/2 (a half) of the total members of the Board of Commissioners.175
2) In the agenda of “others“, meeting of the Board of
Commissioners is not entitled to take a decision unless all members of the Board of Commissioners or the legitimate representatives, attend and approve the addition of agenda.176
3) A member of the Board of Commissioners can be represented in the meeting only by other member of the Board of Commissioners based on a written power of Attorney which is given specifically for such purpose.177
4) The Power of Attorney is made after learning of understanding the Meeting Agenda
5) A member of the Board of Commissioners can represent other member of the Board of Commissioners.178
6) Internal meeting of the Board of Commissioners is attended by members of the Board of Commissioners, the Secretary to the Board of Commissioners or other officials assigned by the Board of Commissioners, except for special meetings that can only be attended by members of the Board of Commissioners.
�����������������������������������������������������������172 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 16 Paragraph (17) 173 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 16 Paragraph (18) 174 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 16 Paragraph (19) 175 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 16 Paragraph (12) 176 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 16 Paragraph (13) 177 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 16 Paragraph (14) 178 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 16 Paragraph (15)
84
1
85
e. Decision Making Procedures 1) All decision taken in the meeting of the Board of
Commissioners.179 2) The decision may also be taken outside the meeting of the
Board of Commissioners provided that all members of the Board of Commissioners agree about the way and material to be decided.180
3) All decisions of the meeting of the Board of Commissioners must be based on rational consideration, good faith, considering risk management and have gone through deep investigations on various relevant things, sufficient information and free from conflict of interest and also are made independently by each Member of the Board of Commissioners.
4) Each Member of the Board of Commissioners is responsible for the decision of the Board of Commissioners.
5) All decisions in the meeting of the Board of Commissioners is taken with deliberation for consensus.181
6) If the deliberation does not reach any consensus, then the decision of the meeting of the Board of Commissioners is taken by an ordinary majority voting.182
7) If the number of votes that agree and disagree as much, then the decision is to be same as the opinion of the Chairman of the meeting, with remain due regard to the provision of accountability, except for voting for a person, the decision-making meetings is conducted with the closed election.183
8) Each Member of the Board of Commissioners shall be entitled to issue 1 (one) vote plus 1 (one) vote for a member of the Board of Commissioners that he represents.184
9) A blank vote (abstained) is deemed agreeing with the proposal submitted in the meeting.185
10) In the event that there are more than 2 (two) alternative proposals and voting result has not achieved one (1) alternate with the votes of more than 1/2 (a half) of the number of votes
�����������������������������������������������������������179 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 16 Paragraph (1) 180 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 16 Paragraph (2) 181 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 16 Paragraph (20) 182 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 16 Paragraph (21) 183 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 16 Paragraph (23) 184 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 16 Paragraph (22) 185 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 16 Paragraph (24)
85
CH
AP
TE
R I
INTR
OD
UC
TION
CH
AP
TE
R I
I
BO
AR
D O
F DIR
EC
TOR
S (B
OD
)C
HA
PT
ER
III
BO
AR
D O
F CO
MISSIO
NER
S (BO
C)
CH
AP
TE
R I
V
AC
TIVITY A
MO
NG
CO
MPA
NY
’SO
RG
AN
CH
AP
TE
R V
CLO
SING
1
86
issued, revoting has accordingly to be performed on the 2 (two) alternatives which have achieved major votes so that any of the alternatives may achieve votes of more than ½ (a half) of the number of votes issued.186
11) Invalid votes are considered do not exist and are not counted in determining the number of votes issued at the meeting.187
12) Decisions concerning strategic aspects must be done through the mechanism of Meetings of Board of Commissioners. These strategic aspects, among others, include all acts of the Board of Directors that must obtain the consent of the General Meeting of Shareholders after obtaining the written recommendation of the Board of Commissioners and all acts of the Board of Directors that must obtain written approval of the Board of Commissioners.
13) Meeting decision which is taken in the internal meeting forum of the Board of Commissioners and/or joint meeting Board of Commissioners and Board of Directors is regulated as follows: a) Conveying the original proposal letter, which is submitted
by the Board of Directors to the Board of Commissioners and/or President Commissioner for obtaining decision of the Board of Commissioners, Proposal letter is submitted by the Secretary to related members of the Board of Commissioners whose functions are within the material/scope proposed.
b) In the event that the Board of Directors’ proposition is
"restricted and confidential", the proposal letter should be submitted to the President Commissioner.
c) Submission period of the proposal is not later than 1 (one) month before the schedule of internal meeting of the Board of Commissioners, to provide sufficient time for the Board of Commissioners to study and examine the proposal and schedule it, discuss the proposal and set a decision of the Board of Commissioners.
d) In a certain case where a strategic proposition has potential major/significant impact to the continuity of the Company, opinion/recommendation/advice determined in the internal meeting of the Board of Commissioners is to
�����������������������������������������������������������186 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 16 Paragraph (25) 187 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 16 Paragraph (26)
86
1
87
be conveyed and discussed again in joint meeting of Board of Commissioners and Board of Directors.
e) In the process of decision making, the Board of Commissioners can assign the Committee under the Board of Commissioners to perform monitoring, collection of material/documents/ information needed, as well as to conduct research and evaluation and suggestions/feedbacks in a report submitted to the Board of Commissioners.
f) In the event that the proposals presented by the Board of Directors requires an urgent decision (in less than one month) from the Board of Commissioners or is confidential and restricteed as referred to point (b), the Board of Commissioners can accordingly organize special meetings of the Board of Commissioners of which the result of meeting decission is submitted to the Board of Directors in the form of the Board of Commissioners Letter. The letter is signed by the President Commissioner and at least acknowledged/initialed by 1 (one) member of the Board of Commissioners who attended the meeting of the Board of Commissioners. In the case that the President Commissioner is unable to sign the letter, therefore 2 (two) appointed members of the Board of Commissioners may sign the letter.
g) Each Member of the Board of Commissioners is mandatory to have copy of the letter,
h) All members of the Board of Commissioners are deemed to approve the Board of Commissioners Letter which is issued based on the decision result of the Board of Commissioners meeting.
14) Letter of the Board of Commissioners with regard to the proposal of the Board of Directors, is delivered or notified to the Board of Directors with the following arrangements: a) The decision or feed-back of the Board of Commissioners
on the proposal is submitted to the Board of Directos through electronic media not later than 3 (three) days after the decision is made by the Board of Commissioners or in writing not later than 14 (fourteen) days after the meeting of the Board of Commissioners is held.
87
CH
AP
TE
R I
INTR
OD
UC
TION
CH
AP
TE
R I
I
BO
AR
D O
F DIR
EC
TOR
S (B
OD
)C
HA
PT
ER
III
BO
AR
D O
F CO
MISSIO
NER
S (BO
C)
CH
AP
TE
R I
V
AC
TIVITY A
MO
NG
CO
MPA
NY
’SO
RG
AN
CH
AP
TE
R V
CLO
SING
1
88
b) Proposal of the Board of Directors that requires immediate approval from the Board of Commissioners should be submitted to the Board of Commissioners not later than 7 (seven) days before the meeting of the Board of Commissioners is held. Decision making or response of the Board of Commissioners to the proposal is submitted to the Board of Directors via electronic media not later than 3 (three) days or in writing not later than 7 (seven) days after the meeting of the Board of Commissioners is held.
f. Decision Making in Circular
The decision may also be taken outside the meeting of the Board of Commissioners as long as all Board of Commissioners members agree on the way and the matter that are decided.188 The provisions of the decision taken in the form of a Circular Meeting are as follows: 1) A decision taken in the form of a Circular Meeting is not a
strategic decision, 2) Does not constitute a decision on the Board of Directors
actions that require approval of the Board of Commissioners/GMOS,
3) The problem has been known in advance/never discussed, 4) Decisions taken are approved in writing and signed by all
members of the Board of Commissioners, 5) The effective date of the circularly decision is the date of the
signing by the last members of the Board of Commissioners.
g. Dissenting Opinion Dissenting opinion is set as follows: 1) Dissenting opinion of member of the Board of Commissioners,
if any, is recorded in the minutes of the meeting which is signed by the Chairman of the meeting and all Commissioners who were present at the meeting.189
2) Dissenting opinion does not mean providing rights to the concerned members of the Board of Commissioners for not implementing the resolutions of the meeting. Although there is
�����������������������������������������������������������188 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 16 Paragraph (2) 189 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 16 Paragraph (3) and (4)
88
1
89
dissenting opinion, all members of the Board of Commissioners remain obliged to follow and implement the resolutions of the meeting.
3) The Board of Commissioners is fully responsible personally, jointly and severally, if they are found guilty or negligent in executing their duties for the Company's interests, unless the member of the Board of Commissioners who performs dissenting opinion can prove that he has taken the action to prevent such arising or continuing loss.
4) Dissenting opinions that are listed in the decision and the minutes of meeting can become evidences that the concerned member of the Board of Commissioners has committed the actions to prevent such losses or accidents incurred by not approving the results of the meeting. This means that the concerned member of the Board of Commissioners can be released from prosecution over such losses or accidents occurred as a result of the implementation of the meeting decision.
5) Dissenting opinion caused by the addition of meeting agenda outside the agenda included in the call of meeting which is not acknowledged by the endorser, becomes the responsibility of the endorsee.
h. The Minutes of Meeting
1) Every meeting of the Board of Commissioners must produce minutes of the meeting that contains issues discussed (including the dissenting opinion/dissenting Member of the Board of Directors, if any) and the matters that were decided.190
2) The minutes of the meeting must describe the proceedings, to the minutes of the meeting must include: a) The place and date of the meeting held, b) Agendas which were discussed, c) List of attendees, d) Evaluation of previous meeting results (if any), e) Duration of meetings, f) Opinions in the meeting, g) Who expressed the opinion,
�����������������������������������������������������������190 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 16 Paragraph (3)
89
CH
AP
TE
R I
INTR
OD
UC
TION
CH
AP
TE
R I
I
BO
AR
D O
F DIR
EC
TOR
S (B
OD
)C
HA
PT
ER
III
BO
AR
D O
F CO
MISSIO
NER
S (BO
C)
CH
AP
TE
R I
V
AC
TIVITY A
MO
NG
CO
MPA
NY
’SO
RG
AN
CH
AP
TE
R V
CLO
SING
1
90
h) Decision making process, i) Decisions taken, j) Dissenting opinion, k) Reason of the absence of members of the Board of
Commissioners, (if any). 3) Minutes of the meeting signed by the Chairman of the Meeting
and all the members of the Board of Commissioners present at the Meeting.191
4) The minutes of meeting should be accompanied with a power of attorney which is specifically provided by member of the Board of Commissioners who did not attend the meeting to other member of the Board of Commissioners (if any).
5) Secretary to the Board of Commissioners or other officials who are appointed by the Board of Commissioners and/or the Chairman of the Meeting shall be responsible for preparing, administering as well as distributing the minutes of meeting.
6) In the event of meetings are not attended by the Secretary or other officer appointed by the President Commissioner, the minutes of meeting is made by any member of the Board of Commissioners who is appointed from those members who attend the meeting.
7) Each Member of the Board of Commissioners is entitled to receive a copy of the minutes of meetings of the Board of Commissioners, regardless whether the member of the Board of Commissioners is present or not present in the meeting.
8) A copy of the minutes of the meeting of Board of Commissioners must be delivered to all members of the Board of Commissioners is not later than 7 (seven) days after the meeting is held.
9) Revision to the minutes of meeting is possible to be made within 14 (fourteen) days from the date of delivery.
10) Members of the Board of Commissioners who were present and/or represented may submit objections and/or suggestions on the refinement of the minutes of meeting.
11) If objections and/or suggested revision are not received in the above time frame, it shall accordingly be deemed as no objections and/or revision towards the minutes of the meeting.
�����������������������������������������������������������191 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 16 Paragraph (4)
90
1
91
12) The minutes of meeting that has been revised (if any) and signed by all members of the Board of Commissioners who attended the meeting, must be delivered to all members of the Board of Commissioners not later than 7 (seven) days after the revision of the minutes of the meeting is signed.
13) The original minutes of meeting of the Board of Commissioners is submitted to the Board of Directors to be kept and maintained by Corporate Secretary, while the Board of Commissioners keeps the copy.192
i. Organization of the Meeting through electronic Media
1) The Board of Commissioners meetings can be held by way of Conference between the members of the Board of Commissioners who are located in different places, via telephone conference, video conference, or other communications equipment that enables each member of the Board of Commissioners to communicate with each other and participate in the meetings.
2) Each Member of the Board of Commissioners who participate are considered as present at the meeting to determine the presence of quorum requirements are met and the decision of the meeting of the Board of Commissioners.
3) The place where the Chairman of the meeting participated is considered as the venue of meeting of the Board of Commissioners.
4) Minutes of meeting should be held and signed by the Chairman of the Meeting and All Members of the Board of Commissioners who participate, according to the date of the meeting held.
5) Each member of the Board of Commissioners are present or not present entitled to receive a copy of the minutes of the meeting of the Board of Commissioners.
6) The use of electronic media in conducting the meeting should be determined by the Board of Commissioners with reference to the prevailing legislation regarding information and electronic transactions.
�����������������������������������������������������������192 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 16 Paragraph (5)
91
CH
AP
TE
R I
INTR
OD
UC
TION
CH
AP
TE
R I
I
BO
AR
D O
F DIR
EC
TOR
S (B
OD
)C
HA
PT
ER
III
BO
AR
D O
F CO
MISSIO
NER
S (BO
C)
CH
AP
TE
R I
V
AC
TIVITY A
MO
NG
CO
MPA
NY
’SO
RG
AN
CH
AP
TE
R V
CLO
SING
1
92
j. Monitoring and evaluation of follow-up of the implementation of the the previous meeting results The Board of Commissioners may appoint a Commissioner who is also as the Chairman of the Audit Committee or other member of Commissioners, to coordinate with the Secretary to the Board of Commissioners, Corporate Secretary, Committees under the Board of Commissioners and the Heads of Unit, regarding monitoring and evaluation towards the follow up of the implementation of the resolutions of the joint meeting of the Board of Commissioners and the Board of Directors and also other forms of communication.
F. PERFORMANCE EVALUATION OF THE BOARD OF COMMISSIONERS
The Board of Commissioners performance is evaluated by using Key Performance Indicators (KPI) established by the AGM. The Board of Commissioners’ performance in carrying out supervision and providing advice to the Board of Directors in managing the Company is reported each year (as part of the Company's Annual Report) to the Annual General Meeting. The Board of Commissioners performance evaluation criteria include: 1. Performance achievement including the targets and approved by the
GMOS / Minister every year, 2. The level of presence in the meeting of the Board of Commissioners as
well as meeting with existing committees, 3. The contribution in the supervisory process of the Company, 4. Involvement in specific assignments, 5. Adherence to the prevailing legislations and the Company policies. Results of the evaluation towards the overall performance of the Board of Commissioners and the individual performance of each Member of the Board of Commissioners will become an inseparable part of the compensation and incentive schemes for the members of the Board of Commissioners. Results of the evaluation of the individual performance of each member Board of Commissioners is one of the basic considerations for the Shareholders to dismiss and/or reappointed the member of the Board of
92
1
93
Commissioners concerned. The result of performance evaluation is a tool of assessment as well enchancement of the Board of Commissioners effectiveness..
G. SUPPORTING ORGAN OF THE BOARD OF COMMISSIONERS
1. Committees of The Board of Commissioners
In carrying out the supervisory task and advisory functions, the Board of Commissioners is obliged to form an Audit Committee and other committees.193 The established Committees have duties relating to the supervisory function of Board of Commissioners which includes but not limited to the aspect of the internal control system, remuneration and nomination functions for the Board of Directors and Board of Commissioners, the application of risk management and implementation of principles of good corporate governance in accordance with the regulations.
a. The Audit Committee
The Audit Committee works collectively in carrying out their duties to assist the Board of Commissioners. The Audit Committee is independent, either in the executing their duties or in reporting, and is directly responsible to the Board of Commissioners.194
Duties of the Audit Committee:195 1) Assisting the Board of Commissioners to ensure the
effectiveness of internal control systems and the effectiveness of the implementation of the tasks of the External Auditor and the Internal Auditor.
2) Assessing the implementation of the activities and results of audits either by the Internal Auditor (IA) or by the External Auditor, therefore any non-standard implementation and reporting can be avoided.
�����������������������������������������������������������193 Regulation of the Minister of SOE No. PER-12/MBU/2012 Article 2 194 Regulation of the Minister of SOE No. PER-12/MBU/2012 Article 1 195 Regulation of the Minister of SOE No. PER-12/MBU/2012 Article 13��
93
CH
AP
TE
R I
INTR
OD
UC
TION
CH
AP
TE
R I
I
BO
AR
D O
F DIR
EC
TOR
S (B
OD
)C
HA
PT
ER
III
BO
AR
D O
F CO
MISSIO
NER
S (BO
C)
CH
AP
TE
R I
V
AC
TIVITY A
MO
NG
CO
MPA
NY
’SO
RG
AN
CH
AP
TE
R V
CLO
SING
1
94
3) Providing recommendations on the improvement of the Company's management control system and its implementation.
4) Ensuring there has been a satisfactory evaluation of procedures on any information released by the Company, including brochures, periodic financial statements, projections / forecasts and other financial innovation.
5) Identifying matters which require the attention of the Board of Commissioners.
6) Carrying out other tasks assigned by the Board of Commissioners as long as it is still within the scope of duties and responsibilities of the Board of Commissioners under the provisions of the prevailing legislation.
The Audit Committee also has the task of reviewing the proposed candidates of the External Auditor submitted by the Company, who has met the criteria as established by the Company and submitted to the GMOS. Further arrangements related to provisions of Audit Committee are listed in the Audit Committee Charter.
b. Risk Management, Investment & Good Corporate Governance Committee The Risk Management, Investment & Good Corporate Governance Committee (RMIG) is established by the Board of Commissioners as the embodiment of the establislhment of other committees under the Board of Commissioners. Duties of RMIG Committee: 1) Perform evaluation, supervision, and providing
recommendations towards the development, the policy, and the implementation of the Company’s Risk Management, especially the Company’s priority risk.
2) Perform evaluation, supervision, and providing recommendations towards strategic policy, planning and realization of the Company investment that exceeds certain value or considered to have strategic value for the Company.
94
1
95
3) Perform evaluation, supervision, and providing recommendations towards the policy and implementation of the corporate governance based on the Articles of Association, prevailing legislation, as well as GCG principles.
4) Identify the matters that need the Board of Commissioners attention in the aspects of risk management, investment and the corporate governance.
5) Perform other duties assigned by the Board of Commissioner provided that it is still within the scope of duties and obligation of the Board of Commissioners in accordance with the prevailing legislation.
Further arrangement related provisions of the RMIG Committee is listed in the RMIG Committee Charter.
2. Secretariat of the Board of Commissioners
The Board of Commissioners can establish a Secretariat headed by a Secretary to the Board of Commissioners, who is assisted by staff of the Secretariat ofthe Board of Commissioners. The Secretary to the Board of Commissioners and the staff of the Secretariat of the Board of Commissioners are appointed and dismissed by the Board of Commissioners.196 Term of Office of the Secretary to the Board of Commissioners and staff of the Secretariat of the Board of Commissioners is determined by the Board of Commissioners for a maximum of three (3) years and may be reappointed for a maximum of two (2) years, without prejudice to the right of the Board of Commissioners to dismiss them at any time.197 Duties of the Secretariat of the Board of Commissioners include:198 a. Preparing the meeting, including material of the Board of
Commissioners meeting, b. Preparing the minutes of meeting of the Board of Commissioners in
accordance with the Articles of Association of the Company,
�����������������������������������������������������������196 Regulation of the Minister of SOE No. PER-12/MBU/2012 Article 3 197 Regulation of the Minister of SOE No. PER-12/MBU/2012 Article 5 198 Regulation of the Minister of SOE No. PER-12/MBU/2012 Article 4 Paragraph (1)
95
CH
AP
TE
R I
INTR
OD
UC
TION
CH
AP
TE
R I
I
BO
AR
D O
F DIR
EC
TOR
S (B
OD
)C
HA
PT
ER
III
BO
AR
D O
F CO
MISSIO
NER
S (BO
C)
CH
AP
TE
R I
V
AC
TIVITY A
MO
NG
CO
MPA
NY
’SO
RG
AN
CH
AP
TE
R V
CLO
SING
1
96
c. Administering documents of the Board of Commissioners both incoming mail, outgoing mail, minutes of meetings and other documents,
d. Helping to Draft the Work Plan and Budget of the Board of Commissioners,
e. Helping to Draft the Reports of the Board of Commissioners, f. Carrying out other duties assigned by the Board of Commissioners.
In addition to carrying out the above tasks, the Secretary to the Board of Commissioners, as leader of the Secretariat of the Board of Commissioners, performs other tasks such as:199 a. Ensuring that the BOC complies with the legislation and applying
the principles of Good Corporate Governance (GCG). b. Providing information needed by the Board of Commissioners
periodically and / or at any time when requested. c. Coordinating committee members, if necessary in order to facilitate
the task of the Board of Commissioners. d. As a liason Officer between the Board of Commissioners and other
parties.
For the purpose of orderly administration and implementation of Good Corporate Governance, the Secretariat of the Board of Commissioners shall ensure the documentation of the Board of Commissioners activities is maintained and kept properly in the Company.200
�����������������������������������������������������������199 Regulation of the Minister of SOE No. PER-12/MBU/2012 Article 4 Paragraph (2)�200 Regulation of the Minister of SOE No. PER-12/MBU/2012 Article 4 Paragraph (3)
96
1
97
CHAPTER IV ACTIVITY AMONG THE COMPANY ORGAN
A. WORKING RELATIONSHIP BETWEEN THE BOARD OF COMMISSIONERS AND BOARD OF DIRECTORS A good working relationship between the Board of Commissioners and Board of Directors is one of the most important things in order for each Organ of the Company can work effectively and efficiently in accordance with their respective functions. Therefore, the Company in maintaining a good working relationship between the Board of Commissioners and the Board of Directors applies the following principles: 1. Board of Commissioners respects the function and role of the Board of
Directors in managing the Company as stipulated in the legislation and the Articles of Association.
2. The Board of Directors respects the functions and role of the Board of Commissioners in performing the supervision tasks and providing advice towards the Company management conducted by the Board of Directors.
3. Every working relationship between the Board of Commissioner and Board of Directors is the formal relationship, in the sense that it must always be based on a standard mechanism or accountable correspondence.
4. Any informal working relationships can be performed by each Member of the Board of Commissioners and Board of Directors, but cannot be used as formal policies before through the mechanism or correspondence that can be accounted for.
5. The Board of Commissioners is entitled to obtain access to the Company information in a timely, complete and measurable manner.
6. The Board of Directors is responsible for ensuring that the information on the Company is provided to the Board of Commissioners in a timely, complete and measurable manner.
7. In terms of the correspondence between the Board of Directors and Board of Commissioners, it should explain the purpose and objective of the letter.
97
CH
AP
TE
R I
INTR
OD
UC
TION
CH
AP
TE
R I
I
BO
AR
D O
F DIR
EC
TOR
S (B
OD
)C
HA
PT
ER
III
BO
AR
D O
F CO
MISSIO
NER
S (BO
C)
CH
AP
TE
R I
V
AC
TIVITY A
MO
NG
CO
MPA
NY
’SO
RG
AN
CH
AP
TE
R V
CLO
SING
1
98
8. In order to elaborate information, the Board of Commissioners may
request that explanation to officials under the Board of Directors by previously making the coordination with the Board of Directors thus it will create balanced working relationship between the Board of Commissioners and Board of Directors, thus of the corporate communications through a single point of contact information (one gate policy) can be achieved.
9. Every working relationship between the Board of Commissioners and the Board of Directors is institutional relationship, in the sense that the Board of Commissioners and Board of Directors as a collective position represents its entire members, so that every working relationship between the Board of Commissioners and the Board of Directors should be acknowledged by other members of the Board of Commissioners and the Board of Directors.
B. MEETING OF THE BOARD OF COMMISSIONERS AND BOARD OF
DIRECTORS (JOINT MEETING) 1. General Policy
a. The meeting of the Board of Commissioners and the Board of Directors (joint meeting) is the meeting of the Board of Commissioners that invites the Board of Directors.
b. Joint meeting is a form of communication and coordination regarding the explanation of the Board of Directors on the issues that should obtain approval of the Board of Commissioners and in order to discuss the periodic reports of the Board of Directors; discuss the condition and prospects of the business; and discuss national policy that affect the Company's performance; as well as providing feedback, notes and advice that are reflected in the minutes of meetings.
c. Joint meeting is attended by members of the Board of Commissioners and Board of Directors, the Secretary to the Board of Commissioners, the Corporate Secretary of the Company or other officials assigned by the Chairman/CEO and can invite technical experts from inside and outside the Company, except for special meetings that can only be attended by members of the Board of Commissioners and Board of Directors.
98
1
99
d. In the event that the Board of Commissioners requires taking a decision on matters that is subject to approval of Board of Commissioners, it will be conducted through the Board of Commissioners Meetings.
2. Venue of Meeting
Joint meeting can be held in the Company domicile or elsewhere in the territory of the Republic of Indonesia.
3. Agenda and Call of Meeting
a. The main agenda and schedule of the joint meeting is prepared by the Board of Commissioners for 1 (one) calendar year annually.
b. The invitation and the agenda of the joint meeting is submitted by the Secretary to the Board of Commissioners on behalf of the Commissioner to the President Director, at least between 3 (three) days before the meeting is held or in a shorter period of time if in urgent circumstances, notwithstanding the date of the call and the meeting date.
c. Invitation/call of the meeting must specify the agenda date, time and place of meetings.
d. Meeting material is prepared by the Secretary to the Board of Commissioners, which is submitted together with the invitations.
4. Chairman of Meeting
a. The joint meeting is led by President Commissioner. b. In the event that the President Commissioner is not present or is
unavailable, the meeting is led by a member of the Board of Commissioners designated by the President Commissioner.
c. In the event the President Commissioner does not make the designation, then the longest-serving member of the Board of Commissioners is to act as Chairman of the meeting.
d. In the event that the number of the longest-serving members of the Board of Commissioners is more than 1 (one) person, then the oldest member of the Board of Commissioners as mentioned on point (c) to act as Chairman of the meeting.
5. Decision Making a. Joint meeting should not always take a decision, considering that
the joint meeting is a coordination meeting between the Board of
99
CH
AP
TE
R I
INTR
OD
UC
TION
CH
AP
TE
R I
I
BO
AR
D O
F DIR
EC
TOR
S (B
OD
)C
HA
PT
ER
III
BO
AR
D O
F CO
MISSIO
NER
S (BO
C)
CH
AP
TE
R I
V
AC
TIVITY A
MO
NG
CO
MPA
NY
’SO
RG
AN
CH
AP
TE
R V
CLO
SING
1
100
Commissioners and Board of Directors in monitoring the Company's performance and to discuss the current situation that may affect the Company's operational activities, and also can become input/ consideration for the Board of Commissioners and Board of Directors to take action in accordance with the limits of its respective authority.
b. In the event that the Board of Commissioners needs to take a decision on strategic aspects, among others include all deeds of the Board of Directors which must obtain the consent of the GMOS after receiving the written recommendation of the Board of Commissioners and the deeds of the Board of Directors that must receive written consent of Board of Commissioners which is are discussed through a joint meeting, then decision-making is done through Meetings of Board of Commissioners and/or through a letter of the Board of Commissioners that states the reference on the results of the meeting. The letter is signed by the Chairman and at least by 1 (one) member of the Board of Commissioners who attends such Board of Commissioners meeting. In the event that the Commissioner does not sign the letter, then the 2 (two) appointed members of the Board of Commissioners can sign the letter.
c. The meeting is valid and has the right to take decisions that are binding if more than ½ (half) part of all of members of the Board of Commissioners are present or represented in the meeting.
d. The decision of the Board of Commissioners towards the proposal of the Board of Directors, is delivered or notified to the Board of Directors within a period of 30 (thirty) days (as regulated in Articles of Association) since the receipt of the proposal or complete documents and explanations from the Board of Directors. But if the Board of Commissioner does not provide a decision within that time period, then the Board of Commissioners is considered approving the proposals of the Board of Directors.
6. Dissenting Opinion
Dissenting Opinion of the Board of Commissioners and/or Board of Directors that happens (if any) should be included in the minutes of meetings.
100
1
101
7. Minutes of Meeting
a. The Secretary to the Board of Commissioners or other Officer appointed by the President Commissioner is assigned to prepare and administer as well as distribute the minutes of joint meeting.
b. In the event that the Joint Meeting is only attended by members of the Board of Commissioners, then the minutes of meeting of the joint meeting is prepared by one member of the Board of Commissioners appointed from among those present.
c. The minutes of Joint Meeting must be signed by the chairman of the meeting and all members of the Board of Commissioners and Board of Directors who are present
d. The minutes of Joint Meeting should describe the Meeting proceedings. This is important to be able to see the process of meeting and as well as to become a legal document and valid evidence to determine the accountability of the results of the meeting. The Minutes of Meeting must therefore include: 1) The Place, date and time the meeting; 2) The Agenda is discussed; 3) The attendance list signed by all meeting participants; 4) Evaluation of the previous meeting results (if any); 5) Duration of meetings; 6) Various opinion comprised in the meeting; 7) Name of person who raised suggestion; 8) A statement of objections against the decision of the meeting if
no consensus is reached; 9) When there is a decision taking, then the decision making
process and the decisions taken are included in a separate minutes of Board of Commissioner meeting.
e. The minutes of meeting must be attached with a power of Attorney which was granted specifically by a member of the Board of Commissioners who was not present to the member of the Board of Commissioners.
f. Each Member of the Board of Commissioners and Board of Directors is entitled to receive a copy of the Minutes of the Joint Meeting, although the concerned member is not present in the Meeting.
101
CH
AP
TE
R I
INTR
OD
UC
TION
CH
AP
TE
R I
I
BO
AR
D O
F DIR
EC
TOR
S (B
OD
)C
HA
PT
ER
III
BO
AR
D O
F CO
MISSIO
NER
S (BO
C)
CH
AP
TE
R I
V
AC
TIVITY A
MO
NG
CO
MPA
NY
’SO
RG
AN
CH
AP
TE
R V
CLO
SING
1
102
g. The minutes of Joint Meeting should be delivered to all members of
the Board of Commissioners and the Board of Directors at least 7 (seven) days after the meeting held.
h. Revision of the minutes of joint meeting is possible to be made within a period of 14 (fourteen) days counted from the date of distribution.
i. Each member of the Board of Commissioners and Board of Directors who is present and/or represented can submit the revision, if any, on the minutes of meeting.
j. If the objections and/or suggested improvements are not received in such time period, it is therefore concluded that there is no objections and/or improvements against the minutes of the meeting concerned.
k. Minutes of the Joint Meeting that has been revised (if any) and signed by all members of the Board of Commissioners and Board of Directors who attended the Meeting, must be communicated to all members of the Board of Commissioners and Board of Directors, no later than 7 (seven) days after the revision of the Minutes of Meeting is signed
l. The original minutes of Meeting is filed properly and should be kept by the Corporate Secretary and a copy by the Secretary to Board of Commissioners. Such minutes of Meetings should always be available when needed.
8. Organizing The Meeting Through Electronic Media
a. Joint Meeting can be held by way of Conference between the members of the Board of Commissioners and Board of Directors who are in different places, via telephone conference, video conference, or other communications equipment that enables each member of the joint meeting can communicate each other and participate in the meeting
b. Each Member of the Board of Commissioners and Board of Directors who participate will be deemed to be present in a Joint Meeting.
c. Place of Joint Meeting through electronic means, namely the place where the Chairman of the Joint Meeting is participating will be considered as venue of the meeting.
102
1
103
d. The minutes of meeting should be circulated and signed by the Chairman of the meeting and all members of the Board of Commissioners and Board of Directors who participated.
C. GENERAL MEETING OF SHAREHOLDERS (GMOS)
1. Annual GMOS a. Annual General Meeting of Shareholders is held every year. 201 b. The matters discussed in the Annual GMOS are:
1) General Meeting of Shareholders regarding the approval of the annual report202 which is held at the latest in June after the closure of the financial year concerned, and in the meeting of the Board of Directors delivers: 203 a) Annual reports including Audited financial statements b) Proposal on the use of the net profits of the Company c) Other things that need the approval of the General Meeting
of Shareholders for the benefit of the Company, among others: x The report of the partnership and Community
Development Program. x Appointment of public accountant as proposed by the
Board of Commissioners. 2) Annual General Meeting of Shareholders regarding the
approval of the work plan and budget (fiscal year work plan and budget of the Company) of the Company204 which is held no later than 30 (thirty) days after the fiscal year and in the meeting of the Board of Directors convey: 205 a) Draft of work plan and budget of the Company including
projection of financial reporting b) Other things which need the approval of the GMOS for the
interests of the Company that have not been included in the draft of work plan and budget of the Company.
�����������������������������������������������������������201 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 21 Paragraph (1) 202 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 21 Paragraph (1.a) 203 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 21 Paragraph (2)�204 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 21 Paragraph (1.b) 205 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 21 Paragraph (3)
103
CH
AP
TE
R I
INTR
OD
UC
TION
CH
AP
TE
R I
I
BO
AR
D O
F DIR
EC
TOR
S (B
OD
)C
HA
PT
ER
III
BO
AR
D O
F CO
MISSIO
NER
S (BO
C)
CH
AP
TE
R I
V
AC
TIVITY A
MO
NG
CO
MPA
NY
’SO
RG
AN
CH
AP
TE
R V
CLO
SING
1
104
2. Extraordinary GMOS
a. EGMOS may be held at any time based on the needs for the benefit of the Company. 206
b. The Board of Directors can organise the AGMOS and EGMOS preceded by the calling for EGMOS. 207
c. EGMOS can be organized upon request of: 208 1) One or more Shareholders representing at least 1/10 (one in
tenth) part of the total number of Shares that have been issued by the company with legal voting rights, or
2) The Board of Commissioners d. The request for conducting EGMOS is submitted to the Board of
Directors by a registered mail accompanied with a reason. 209 e. The reasons referred subparagraph (d), among others, but not
limited to: 210 1) The Board of Directors does not implement the Annual GMOS
in accordance with the prevailing provisions, 2) Term of Office the Board of Directors and/or members of the
Board of Commissioners will end, or 3) In the case that the Board of Directors is unavailable or there is
a conflict of interest between the directors and the company. f. Registered mail, which is submitted to the Board of Directors, is
delivered to the Shareholders with a copy to the Board of Commissioners. 211
3. Mechanism of Organizing the GMOS a. The Board of Directors is obligated to perform the calling of
AGMOS and EGMOS for a period of at least 15 (fifteen) days counted from the date of the request for GMOS meeting is received. 212 In the event that the Board of Directors does not perform the calling of the GMOS within a period of 15 (fifteen) days, then: 213
�����������������������������������������������������������206 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 22 207 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 23 Paragraph (4) 208 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 23 Paragraph (5) 209 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 23 Paragraph (6) 210 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 23 Paragraph (7) 211 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 23 Paragraph (8) 212 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 23 Paragraph (9) 213 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 23 Paragraph (10)
104
1
105
1) Request for holding of GMOS by Shareholder is re-submitted to the Board of Commissioners, or
2) The Board of Commissioners performs the calling of the Organization of the GMOS.
b. The Board of Commissioners is obligated to perform the calling of the GMOS as mentioned point (a) article (1) for a period of at least 15 (fifteen) days counted from the date of request holding of GMOS is accepted. 214
c. The GMOS that is held by the Board of Directors can only discuss issues which relate to the reason requested and other meeting agenda deemed necessary by the Directors. 215
d. The GMOS that is held by the Board of Commissioners, only discuss issues related to the reasons requested by the Board of Directors. 216
e. If the Board of Directors or the Board of Commissioners does not perform the call for the GMOS for a period of at least 15 (fifteen) days counted from the date of request holding of GMOS, the shareholders who requested the holding of the GMOS can do its own calling of GMOS after getting permission from the Chairman of the District Court of the Company domicile. 217
f. The calling of the GMOS is carried out for a period of at least 14 (fourteen) days prior to the date of the GMOS is held, by notwithstanding the date of the invitation and the date of the GMOS. 218
g. The calling of the GMOS is carried out by a registered mail and/or by advertisement in newspapers. 219
h. The call for the GMOS should indicate the date, time, place and agenda of the meeting accompanied by a notice that the materials which will be discussed in the GMOS are available in the Company office where the GMOS is held. 220
i. The Company is required to provide a copy of the material of the GMOS agenda to shareholders at no cost if requested. 221
�����������������������������������������������������������214 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 23 Paragraph (11) 215 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 23 Paragraph (12) 216 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 23 Paragraph (13) 217 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 23 Paragraph (14) 218 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 23 Paragraph (15) 219 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 23 Paragraph (16) 220 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 23 Paragraph (17) 221 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 23 Paragraph (18)
105
CH
AP
TE
R I
INTR
OD
UC
TION
CH
AP
TE
R I
I
BO
AR
D O
F DIR
EC
TOR
S (B
OD
)C
HA
PT
ER
III
BO
AR
D O
F CO
MISSIO
NER
S (BO
C)
CH
AP
TE
R I
V
AC
TIVITY A
MO
NG
CO
MPA
NY
’SO
RG
AN
CH
AP
TE
R V
CLO
SING
1
106
j. In the event that the calling of GMOS does not comply with the provisions, the decision of the GMOS, remains valid if all shareholders with legitimate voting rights are present or represented in the GMOS and such decision is approved with a consensus.222
4. Chairman and Minutes of GMOS a. If not specified otherwise in the articles of Association, the GMOS is
led by one of the shareholders who is elected by and from among those present.223
b. Each GMOS must produce minutes of meeting that is signed by the Chairman of the meeting and at least 1 (one) person the Shareholders who is appointed by the participants of GMOS. 224
c. Signatures in the minutes of meeting are not required if the minutes of the GMOS is made by a notarial deed.225
d. Minutes of the GMOS contains issues that were discussed and issues that are decided upon (including different opinion / dissenting opinions, if any). 226
e. Each Shareholder has the right to obtain a copy of the Minutes of the GMOS.
f. The original Minutes of the AGM is kept by the Corporate Secretary as the Company document.
5. Quorum, Voting Rights and Decisions
a. The GMOS may be held if at least 51% (fifty one percent) of the total shares with voting rights are present or represented, unless the legislation and/or the Articles of Association determine otherwise.227
b. In the case that the quorum referred to in paragraph (a) is not reached, a call for second meeting can be performed.228
c. The call of the second GMOS should mention that the first GMOS has been held and did not reach quorum.229
�����������������������������������������������������������222 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 23 Paragraph (19) 223 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 23 Paragraph (1) 224 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 23 Paragraph (2) 225 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 23 Paragraph (3) 226 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 23 Paragraph (4)�227 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 25 Paragraph (1.a) 228 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 25 Paragraph (1.b) 229 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 25 Paragraph (1.c)
106
1
107
d. The second GMOS is legitimate and may take a decision if in the GMOS at least 50% (fifty percent) of the total shares with voting rights are present or represented, unless the Articles of Association determine otherwise.230
e. In the case that the second GMOS does not reach a quorum, the Company can propose to the Chairman of the District Court of the Company domicile at the request of the Company in order to set the quorum for the third GMOS.231
f. The calling of third GMOS should mention that the second GMOS has been held and did not reach a quorum, and the third GMOS will be held with the quorum which has been set by the chairman of the Court.232
g. The second and third GMOS are performed within a period of at least 7 (seven) days before the second or third GMOS is held. 233
h. The second and third GMOS are held in the period of 10 (ten) days and no later than 21 (twenty one) days after the date preceding the GMOS held.234
i. Shareholders, either on their own or represented based on a power of attorney, are entitled to attend the GMOS and use their voting rights in accordance with the number of shares they own.235
j. Chairman of the Meeting has the right to request that a power of attorney to represent the shareholder is presented to him in the meeting.236
k. In the meeting, each share gives the right to its owner to issue 1 (one) vote.237
l. A voting regarding a self person is conducted with a sealed letter and regarding other matters can be expressed verbally, unless the Chairman of the Meeting determines otherwise without any objection from the Shareholders who are present in the Meeting.238
m. All decisions are taken based on consensus.239 n. In the event that there is no decision based on consensus is
reached, the decision is legitimate if it is approved by more than ½ �����������������������������������������������������������230 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 25 Paragraph (1.d) 231 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 25 Paragraph (1.e) 232 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 25 Paragraph (1.f) 233 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 25 Paragraph (1.g) 234 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 25 Paragraph (1.h) 235 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 25 Paragraph (2) 236 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 25 Paragraph (3) 237 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 25 Paragraph (4) 238 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 25 Paragraph (5) 239 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 25 Paragraph (6)
107
CH
AP
TE
R I
INTR
OD
UC
TION
CH
AP
TE
R I
I
BO
AR
D O
F DIR
EC
TOR
S (B
OD
)C
HA
PT
ER
III
BO
AR
D O
F CO
MISSIO
NER
S (BO
C)
CH
AP
TE
R I
V
AC
TIVITY A
MO
NG
CO
MPA
NY
’SO
RG
AN
CH
AP
TE
R V
CLO
SING
1
108
(half) of the number of votes issued, unless the Articles of Association determines otherwise, provided that, a voting regarding a self person is conducted with a sealed letter that is not signed.240
o. In the event that there are more than two alternative proposals and the results of voting have not resulted an alternative with more than ½ (half) of the number of votes issued, then the re-election is conducted on the two alternative proposals which gain more than ½ (half) of the total number of votes.241
p. Blank or invalid ballots are considered non-exist and not counted in determining the number of votes in the GMOS.242
q. Shareholders can also take legitimate decisions without convening the GMOS physically, provided that all Shareholders have been notified in writing and all shareholders have approved the proposal, which is submitted in writing, and signed the approval. The decisions taken in such manner, have the same power as a legitimate decision taken by the GMOS.243
6. GMOS For Determining The Utilization of Profit a. The use of net profit, including the amount of the provision for loss
reserves, is decided by GMOS. 244 b. The entire net profit, after deducted by provisions for reserve, is
distributed to shareholders as dividends, unless otherwise determined by GMOS. 245
c. The GMOS can assign the use of net profit for other purposes such as tantiem for the Board of Directors and the Board of Commissioners, bonuses for Employees, or placement of net profit in the reserves of the Company which is among others intended for the expansion of the Company's business which respective percentage is determined annually by GMOS.246
d. Dividends may only be granted if the Company has positive retained earnings.247
e. In the event that the tantiem and the bonuses are budgeted and accounted for as an expense in the current year and the GMOS
�����������������������������������������������������������240 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 25 Paragraph (7) 241 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 25 Paragraph (8) 242 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 25 Paragraph (9) 243 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 25 Paragraph (10) 244 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 26 Paragraph (1) 245 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 26 Paragraph (2) 246 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 26 Paragraph (3) 247 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 26 Paragraph (4)
108
1
109
determines the tantiem and the bonus greater than those that have been budgeted in connection with the exceeding of the determined target, then the difference between the tatntiem and the bonus is taken from the net profit of the year concerned.248
f. In the event that the Company does not have net income but indicates an improved performance which is demonstrated through the achievement of the targets that have been determined, the Company may grant the tantiems for the Board of Directors and Board of Commissioners as well as bonuses for all employees, provided that it has been budgeted and accounted for as an expense.249
g. The Board of Directors and Board of Commissioners are responsible jointly and severally for the losses of the Company, in the case of shareholders can not return the interim dividend if the Company suffers for losses.250
h. Shareholders who represent at least 1/10 (one tenth) of the shares issued may request for the interim dividend.251
7. GMOS for Determining Changes to The Articles of Association a. Amendments to the Articles of Association are determined by
GMOS.252 b. The agenda of the amendment to the Articles of Associaton should
be stated clearly in the call of the GMOS 253 c. GMOS for amending the Articles of Association can be held if at
least 2/3 (two thirds) of the total shares with valid voting rights are present or represented and the decision is valid if it is approved by at least 2/3 (two thirds) part of the total number of votes issued.254
d. If the GMOS for amending the Article of Association does not reach a quorum, the second GMOS can be held.255
e. Second GMOS can legitimately take decisions if at least 3/5 (three-fifths) of the total shares with valid voting rights are present or
�����������������������������������������������������������248 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 26 Paragraph (5) 249 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 26 Paragraph (6) 250 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 26 Paragraph (14) 251 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 26 Paragraph (15) 252 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 28 Paragraph (1) 253 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 28 Paragraph (2) 254 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 28 Paragraph (3) 255 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 28 Paragraph (4)
109
CH
AP
TE
R I
INTR
OD
UC
TION
CH
AP
TE
R I
I
BO
AR
D O
F DIR
EC
TOR
S (B
OD
)C
HA
PT
ER
III
BO
AR
D O
F CO
MISSIO
NER
S (BO
C)
CH
AP
TE
R I
V
AC
TIVITY A
MO
NG
CO
MPA
NY
’SO
RG
AN
CH
AP
TE
R V
CLO
SING
1
110
represented, and the decision is valid if it is approved by at least 2/3 (two thirds) part of the total number of votes issued.256
f. The amendment to the Articles of Association must be made by a notarial deed and in Indonesian language.257
g. Amendment to the Articles of Association which is not made by a notarial deed must be stated in Notarial Deed no later than 30 (thirty) days from the date of resolution of GMOS. 258
h. Application for approval of the amendment to the Articles of Association and notification of amendment to the Articles of Association are submitted to the Minister of Justice and Human Rights no later than 30 (thirty) days from the date of notarial deed which contains the amendment.259
8. GMOS for the Merger, Consolidation, Acquisition, Separation and Change of Legal Entity a. With due regard to the prevailing legislation, the merger,
consolidation, acquisition, separation and change of legal entity of the Company can only be done based on the resolution of the GMOS, which is attended by the Shareholders which represents at least ¾ (three quarters) of the total shares issued by the Company with valid voting rights and decision is approved by at least ¾ (three quarters) of the total votes.260
b. In the event that the first GMOS does not reach a quorum, the second GMOS may be held.261
c. Second GMOS is legitimate and may take a decision if at least 2/3 (two thirds) of the total shares with valid voting rights are present or represented, and decision is legitimate if it is approved by at least ¾ (three quarters) of the number of votes issued.262
d. The merger, consolidation, acquisition, separation and conversion of legal entity shall be made by a notarial deed and in Indonesian language.263
�����������������������������������������������������������256 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 28 Paragraph (5) 257 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 28 Paragraph (6) 258 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 28 Paragraph (10) 259 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 28 Paragraph (11) 260 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 30 Paragraph (1) 261 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 30 Paragraph (2) 262 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 30 Paragraph (3) 263 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 30 Paragraph (4)
110
1
111
9. GMOS for Determining Dissolution and Liquidation a. With due regard to the prevailing legislation, the dissolution and
liquidation of the Company can only be executed based on the resolution of the GMOS, which is attended by the Shareholders which are representing at least ¾ (three quarters) of the total shares issued by the Company with valid voting rights and the decision is approved by at least ¾ (three quarters) of the total votes issued.264
b. In the event that the attendance quorum is not reached, the second GMOS can be held. 265
c. The second GMOS is legitimate and may take a decision if at least 3/5 (three-fifths) of the total shares with valid voting rights are present or represented, and decision is valid if it is approved by at least 2/3 (two thirds) of the total votes issued.266
d. If the Company is dissolved based on the resolution of the GMOS or declared dissolved based on the Court order, the liquidation must be executed by a liquidator.267
e. Directors act as Liquidator if the GMOS or the court order of the Company liquidation does not appoint any liquidator.268
f. Liquidator shall register it in the Company Registration Requirement, announce it in the Republic of Indonesia Official Gazette and in two (2) Daily News in Indonesian language, which are published and widely/nationally circulated in the territory of the Republic of Indonesia and notify the Minister of Law and Human Rights at least 30 (three thirty) days since the Company is dissolved.269
g. Liquidator shall notify the Minister of Law and Human Rights, and announce the final results of the liquidation process in the Newspaper after the GMO provides release and discharge to the liquidator or after the court accepts the accountability of the appointed liquidator.270
�����������������������������������������������������������264 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 30 Paragraph (1) 265 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 30 Paragraph (2) 266 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 30 Paragraph (3) 267 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 30 Paragraph (5) 268 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 30 Paragraph (6) 269 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 30 Paragraph (8) 270 Article of Association of PT SUCOFINDO (PERSERO) Article 30 Paragraph (13)
111
CH
AP
TE
R I
INTR
OD
UC
TION
CH
AP
TE
R I
I
BO
AR
D O
F DIR
EC
TOR
S (B
OD
)C
HA
PT
ER
III
BO
AR
D O
F CO
MISSIO
NER
S (BO
C)
CH
AP
TE
R I
V
AC
TIVITY A
MO
NG
CO
MPA
NY
’SO
RG
AN
CH
AP
TE
R V
CLO
SING
1112
1
113
CHAPTER V CLOSING
A. BOARD MANUAL ENFORCEMENT Board Manual is applied from the date of enactment. That means the entire Board of Commissioners and Board of Directors since that date shall comply with and implement this Board Manual.
B. BOARD MANUAL SOCIALIZATION
The Company will perform the stages of socialization of Board Manual on an ongoing basis. Dissemination activities will be carried out on an ongoing basis to the new and existing Board of Commissioners and Board of Directors. The socialization is focused on the understanding, awareness raising and the need to apply good corporate governance consistently through introduction programs for new members of the Board of Commissioners and Board of Directors, meetings and other relevant forums.
C. BOARD MANUAL EVALUATION The Company will conduct the evaluation periodically or as needed to understand and to measure the suitability of the Board Manual with the prevailing legislation as well as the dynamics of the Company business. Evaluation Board Manual is carried out by the Company's Board of Directors and the Board of Commissioners who can then appoint the Corporate Secretary and Secretary to the Board of Commissioners to coordinate with the Internal Control Unit (IA).
113
CH
AP
TE
R I
INTR
OD
UC
TION
CH
AP
TE
R I
I
BO
AR
D O
F DIR
EC
TOR
S (B
OD
)C
HA
PT
ER
III
BO
AR
D O
F CO
MISSIO
NER
S (BO
C)
CH
AP
TE
R I
V
AC
TIVITY A
MO
NG
CO
MPA
NY
’SO
RG
AN
CH
AP
TE
R V
CLO
SING
1114