keputusan rektor universitas indonesia nomor...
TRANSCRIPT
1
KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS INDONESIA NOMOR 1575/SK/R/UI/2009
TENTANG
TATA PERSURATAN DI LINGKUNGAN
UNIVERSITAS INDONESIA
REKTOR UNIVERSITAS INDONESIA,
Menimbang : a. bahwa berdasarkan Peraturan
Menteri Pendidikan Nasional Nomor 42 Tahun 2006 tentang Tata Persuratan di lingkungan Departemen Pendidikan Nasional perlu dilakukan pengaturan mengenai Petunjuk Sistem Tata Persuratan di lingkungan Universitas Indonesia;
b. bahwa untuk kelancaran tugas dan tertib administrasi perlu ditetapkan Petunjuk Pelaksanaan Tata Persuratan di lingkungan Universitas Indonesia;
c. bahwa Petunjuk Pelaksanaan Tata Persuratan di lingkungan Universitas Indonesia tersebut perlu ditetapkan dengan Keputusan Rektor Universitas Indonesia;
2
Mengingat : 1. Undang-undang Nomor 43
Tahun 2009 tentang Kearsipan; 2. Undang-undang Nomor 20
Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional;
3. Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi;
4. Peraturan Pemerintah Nomor 61 Tahun 1999 tentang Penetapan Perguruan Tinggi sebagai Badan Hukum;
5. Peraturan Pemerintah Nomor 152 Tahun 2000 tentang Penetapan Universitas Indonesia sebagai Badan Hukum Milik Negara;
6. Peraturan Pemerintah Nomor 37 Tahun 2006 tentang Tata Kearsipan di lingkungan Departemen Pendidikan Nasional;
7. Keputusan Presiden Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas dan Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia jo Peraturan Presiden Nomor 62 Tahun 2005 Tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi, Dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia;
8. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 42 Tahun 2006 tentang Tata Persuratan di lingkungan Departemen Pendidikan Nasional;
3
9. Keputusan Majelis Wali Amanat Universitas Indonesia Nomor 01/SK/MWA-UI/2003 tentang Anggaran Rumah Tangga Universitas Indonesia;
10. Keputusan Majelis Wali Amanat Universitas Indonesia Nomor 009/SK/MWA-UI/2007 tentang Pengangkatan dan Penugasan Rektor Universitas Indonesia Periode 2007-2012;
11. Keputusan Majelis Wali Amanat Universitas Indonesia Nomor 011/SK/MWA-UI/2007 tentang Perubahan Pasal 37 ayat (1) Anggaran Rumah Tangga Universitas Indonesia;
12. Keputusan Rektor Universitas Indonesia Nomor 116/SK/R/UI/2001 tentang Perubahan dan Penetapan Cap Jabatan, Cap Dinas Organisasi, Kepala (Kop) Surat dan Amplop Universitas Indonesia sebagai Badan Hukum Milik Negara;
13. Keputusan Rektor Universitas Indonesia Nomor 690/SK/R/UI/2007 tentang Perbaikan Struktur Organisasi Inti Universitas Indonesia;
14. Keputusan Rektor Universitas Indonesia Nomor 756/SK/R/UI/2007 tentang Kelengkapan Struktur Organisasi Inti Universitas Indonesia;
4
MEMUTUSKAN :
Menetapkan : KEPUTUSAN REKTOR TENTANG TATA PERSURATAN DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS INDONESIA.
BAB I KETENTUAN UMUM
Pasal 1
Dalam Peraturan ini yang dimaksud dengan:
1. Lembaga Normatif Akademik adalah Senat Akademik Universitas;
2. Lembaga Tertinggi Universitas adalah Majelis Wali Amanat;
3. Pimpinan Universitas adalah Rektor dan Para Wakil Rektor;
4. Sekretariat Universitas adalah kantor pimpinan universitas yang dipimpin oleh Sekretaris Universitas;
5. Sekretariat Fakultas melakukan kegiatan tata usaha di fakultas;
6. Surat adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh satu pihak kepada pihak lain;
7. Tata persuratan Universitas Indonesia adalah kegiatan surat menyurat, baik surat masuk dan keluar yang dilaksanakan semua unit kerja di lingkungan Universitas Indonesia;
8. Unit organisasi adalah Lembaga Tertinggi Universitas, Lembaga Normatif Akademik, Pimpinan Universitas, Unsur Penunjang, Unsur Manajemen, Unsur Pelaksana Akademik;
9. Universitas adalah Universitas Indonesia; 10. Unsur Manajemen adalah Direktorat
Pendidikan, Direktorat Kemahasiswaan,
5
Direktorat Pengembangan Akademik, Direktorat Keuangan, Direktorat Akuntansi, Direktorat Pembinaan Sumber Daya Manusia, Direktorat Umum dan Fasilitas, Direktorat Riset dan Pengabdian kepada Masyarakat, Direktorat Kemitraan dan Inkubator Bisnis, Direktorat Pengembangan Aset dan Ventura, dan Direktorat Hubungan Alumni;
11. Unsur Pelaksana Akademik adalah Fakultas, Program Pascasarjana, dan Program Vokasi;
12. Unsur Penunjang adalah Sekretaris Universitas, Badan Audit Internal, Pelayanan dan Pengembangan Sistem Informasi, Perpustakaan Pusat, Pelayanan dan Pengembangan Sumber Daya Pembelajaran, Rumah Sakit Pendidikan, Badan Penjamin Mutu Akademik, Manajemen Unit Ventura.
BAB II
JENIS SURAT
Bagian Kesatu Umum
Pasal 2
Jenis surat terdiri atas: 1. surat dinas; 2. surat keputusan; 3. nota dinas; 4. memo; 5. surat pengantar; 6. surat edaran; 7. surat undangan; 8. surat tugas; 9. surat kuasa; 10. surat pendelegasian; 11. surat pengumuman; 12. surat pernyataan; 13. surat keterangan; dan 14. berita acara.
6
Bagian Kedua Surat Dinas
Pasal 3
(1) Surat dinas merupakan surat yang berisi hal
penting berkenaan dengan administrasi pemerintahan.
(2) Surat dinas terdiri atas bagian-bagian sebagai berikut: a. kepala surat; b. pembuka surat; c. isi surat; dan d. penutup surat.
Pasal 4
(1) Pada kepala atau kop surat Universitas
Indonesia dicantumkan lambang atau logo dan nama Universitas Indonesia, alamat, serta garis penutup.
(2) Pada kepala atau kop surat Fakultas/Program Pascasarjana/Program Vokasi dicantumkan lambang atau logo Universitas Indonesia, nama dan alamat lengkap Fakultas/Program Pascasarjana/Program Vokasi, serta garis penutup.
Pasal 5
Pembuka surat dinas terdiri atas:
a. nomor surat; b. lampiran surat; c. hal surat; d. tanggal surat; dan e. alamat tujuan surat.
7
Pasal 6
(1) Nomor surat berisikan nomor urut, kode organisasi dan atau unit kerja dan jabatan, kode hal, dan tahun pembuatan surat.
(2) Kata Nomor ditik di sebelah kiri di bawah garis kepala surat dinas.
Pasal 7
(1) Kata Lampiran ditik di bawah kata Nomor dan
menyebutkan jumlah lampiran. (2) Kata Lampiran tidak ditik apabila tidak ada yang
dilampirkan.
Pasal 8
(1) Kata Hal ditik di bawah kata Lampiran dan
apabila tidak ada lampiran, kata Hal ditik di bawah kata Nomor.
(2) Hal berisikan inti keseluruhan isi surat dinas. (3) Hal surat yang diterapkan di lingkungan
Universitas Indonesia sesuai surat edaran Sekretaris Universitas.
Pasal 9
(1) Penanggalan surat dinas ditik di sebelah kanan
sebaris dengan nomor surat. (2) Penanggalan surat dinas tidak disertai nama
tempat pembuatannya.
Pasal 10
(1) Penulisan alamat tujuan surat didahului frasa yang terhormat disingkat Yth. kemudian nama jabatan yang dituju.
(2) Singkatan Yth. ditik di bawah kata Hal.
8
(3) Nama tempat pada alamat yang dituju tidak didahului kata depan di.
Pasal 11
Isi surat dinas terdiri atas:
a. pendahuluan; b. isi pokok; dan c. kalimat penutup.
Pasal 12
(1) Pendahuluan merupakan kalimat pembuka isi
surat dinas, ditulis singkat dan jelas. (2) Awal kalimat pendahuluan isi surat dinas ditik di
bawah dan sejajar dengan alamat tujuan surat.
Pasal 13
Isi pokok merupakan uraian dari inti surat dinas ditulis sejajar dengan nomor surat.
Pasal 14
Kalimat penutup merupakan kalimat yang mengakhiri isi surat dinas ditulis sejajar dengan isi pokok surat dinas.
Pasal 15
Penutup surat dinas terdiri atas: a. nama jabatan penanda tangan; b. nama pejabat penanda tangan; c. tanda tangan; d. nomor induk pegawai (NIP) atau nomor urut
pegawai (NUP); e. cap dinas; dan f. tembusan, apabila ada.
9
Pasal 16
(1) Nama jabatan penanda tangan ditik di bagian kanan bawah, diakhiri tanda baca koma (,).
(2) Nama jabatan penanda tangan ditik dengan huruf kapital pada setiap awal kata, kecuali kata penghubung.
Pasal 17
(1) Nama pejabat penanda tangan ditik di bawah
dan sejajar dengan nama jabatan penanda tangan dengan huruf kapital pada setiap awal kata tanpa diapit dengan tanda kurung serta tanpa garis bawah.
(2) Nama pejabat sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dapat mencantumkan gelar akademik.
Pasal 18
Tanda tangan pejabat dibubuhkan di antara nama jabatan dan nama pejabat.
Pasal 19 NIP atau NUP ditik di bawah dan sejajar dengan nama pejabat penanda tangan, menggunakan huruf kapital tanpa diakhiri dengan titik dan diikuti dengan nomor tanpa jarak.
Pasal 20 Cap dinas dibubuhkan dengan menyentuh bagian sisi kiri tanda tangan pejabat penanda tangan surat.
Pasal 21 (1) Kata Tembusan diikuti tanda baca titik dua,
tanpa garis bawah, sejajar dengan singkatan
10
Yth. dan sebaris dengan nama pejabat penanda tangan surat.
(2) Pihak yang diberi tembusan ditik di bawah kata tembusan, apabila yang diberi tembusan lebih dari satu diberi nomor urut dengan angka arab.
Pasal 22
Bentuk surat dinas menggunakan contoh sebagaimana tercantum pada Lampiran 2 Keputusan Rektor ini.
Bagian Ketiga
Surat Keputusan
Pasal 23
Surat Keputusan adalah surat yang ditujukan kepada seseorang atau untuk pejabat yang berfungsi untuk melaksanakan suatu kegiatan.
Pasal 24
Surat Keputusan terdiri atas bagian-bagian sebagai berikut :
a. kepala surat; b. pembuka surat; c. isi surat; dan d. penutup surat.
Pasal 25
Kepala surat dibuat dengan menggunakan ketentuan dalam Pasal 4.
Pasal 26
Pembuka surat:
a. frasa surat keputusan; b. nomor; dan c. hal.
11
Pasal 27
(1) Frasa Surat Keputusan ditik di bawah dan simetris dengan garis bawah kepala surat menggunakan huruf kapital.
(2) Nomor ditik sejajar dengan frasa surat keputusan.
(3) Hal surat ditik sejajar dengan nomor surat.
Pasal 28 Awal kalimat isi surat keputusan ditik sebelah kiri di bawah frasa hal surat.
Pasal 29
Penutup surat:
a. penanggalan surat keputusan; b. nama jabatan penanda tangan; c. nama pejabat penanda tangan; d. NIP/NUP; dan e. cap dinas.
Pasal 30
Penutup Surat Keputusan dimaksud menggunakan ketentuan dalam Pasal 15 sampai dengan Pasal 20.
Pasal 31
Bentuk Surat Keputusan Rektor Universitas Indonesia menggunakan contoh sebagaimana tercantum pada Lampiran 3 Keputusan Rektor ini.
12
Bagian Keempat Nota Dinas
Pasal 32
(1) Nota Dinas adalah surat yang dibuat oleh atasan
kepada bawahan atau oleh bawahan kepada atasan langsung atau yang setingkat berisikan catatan/pesan singkat tentang suatu pokok persoalan kedinasan.
(2) Nota Dinas terdiri atas bagian-bagian sebagai berikut: a. kepala nota dinas; b. pembuka nota dinas; c. isi nota dinas; dan d. penutup nota dinas.
Pasal 33
Kepala Nota Dinas dibuat dengan menggunakan ketentuan dimaksud dalam Pasal 4.
Pasal 34
(1) Pembuka Nota Dinas terdiri atas:
a. frasa Nota Dinas; b. nomor; c. tujuan nota dinas; d. asal nota dinas; dan e. hal nota dinas.
(2) Frasa Nota Dinas ditik di bawah dan simetris dengan garis bawah kepala surat, menggunakan huruf kapital.
(3) Kata Nomor ditik di bawah dan sejajar dengan frasa Nota Dinas.
(4) Tujuan Nota Dinas didahului dengan frasa yang terhormat disingkat Yth. ditik di bawah dengan singkatan Nomor.
13
(5) Asal Nota Dinas didahului dengan kata Dari, ditik di bawah sejajar dengan singkatan Yth. diikuti tanda baca titik dua.
(6) Kata Hal Nota Dinas ditik di bawah dan sebaris dengan asal surat, diikuti tanda baca titik dua.
Pasal 35
(1) Awal kalimat isi nota dinas ditik di bawah dan
sejajar dengan kata Hal. (2) Pendahuluan, isi pokok, dan kalimat penutup
dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 sampai dengan Pasal 14.
Pasal 36
Penutup nota dinas terdiri atas:
a. penanggalan nota dinas; b. nama jabatan penanda tangan; c. nama pejabat penanda tangan; d. tanda tangan; e. NIP atau NUP; f. cap dinas; dan g. tembusan apabila ada.
Pasal 37
(1) Penanggalan Nota Dinas ditik di sebelah kanan
bawah, di bawah baris akhir isi nota dinas. (2) Penanggalan Nota Dinas tidak disertai nama
tempat pembuatannya.
Pasal 38 Nama jabatan penanda tangan ditik di bawah dan sejajar dengan penanggalan, menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata kecuali kata penghubung.
14
Pasal 39 Nama pejabat penanda tangan, tanda tangan, NIP atau NUP, cap dinas, dan tembusan dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17 sampai dengan Pasal 21.
Pasal 40
Bentuk Nota Dinas dibuat dengan menggunakan contoh sebagaimana tercantum pada Lampiran 4 Keputusan Rektor ini.
Bagian Kelima
Memo
Pasal 41 (1) Memo adalah catatan singkat yang ditik atau
ditulis tangan oleh atasan kepada bawahan tentang pokok persoalan kedinasan.
(2) Memo terdiri atas bagian-bagian sebagai berikut: a. kepala memo; b. pembuka memo; c. isi memo; dan d. penutup memo.
(3) Pembuka, isi, dan penutup memo dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 sampai dengan Pasal 14 keputusan Rektor ini.
(4) Kepala memo dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 dengan ukuran kertas yang berbeda.
(5) Bentuk memo dibuat dengan menggunakan contoh sebagaimana tercantum pada Lampiran 5 Keputusan Rektor ini.
15
Bagian Keenam Surat Pengantar
Pasal 42
(1) Surat pengantar adalah surat yang ditujukan
kepada seseorang atau pejabat yang berfungsi untuk mengantar surat, dokumen, barang, dan/atau bahan lain yang dikirimkan.
(2) Surat pengantar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat berbentuk surat dinas biasa atau surat berbentuk kolom.
(3) Surat pengantar terdiri atas bagian-bagian sebagai berikut:
a. kepala surat; b. pembuka surat; c. isi surat; dan d. penutup surat.
Pasal 43
Kepala surat pengantar dibuat dengan menggunakan ketentuan dalam Pasal 4.
Pasal 44 (1) Pembuka surat pengantar yang berbentuk surat
dinas biasa dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 sampai dengan Pasal 10.
(2) Pembuka surat pengantar yang berbentuk kolom terdiri atas: a. frasa Surat Pengantar; b. nomor; dan c. tujuan surat.
(3) Frasa surat pengantar ditik di bawah dan simetris dengan garis bawah kepala surat, menggunakan huruf kapital.
(4) Kata Nomor ditik di bawah dan sejajar dengan frasa Surat Pengantar.
16
(5) Tujuan surat pengantar didahului dengan frasa yang terhormat disingkat Yth. ditik di bawah kata Nomor, diikuti nama jabatan dan alamat lengkap yang dituju tanpa didahului kata depan di pada nama tempat tujuan.
Pasal 45
(1) Isi surat pengantar yang berbentuk surat dinas
biasa dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 sampai dengan Pasal 14.
(2) Isi surat pengantar yang berbentuk kolom terdiri atas nomor urut, isi surat/barang, jumlah, dan keterangan dengan garis kolom diketik di bawah tujuan surat dan sejajar dengan singkatanYth.
Pasal 46
(1) Penutup surat pengantar yang berbentuk surat
dinas biasa dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 sampai dengan Pasal 21.
(2) Penutup surat pengantar yang berbentuk kolom terdiri atas: a. penanggalan surat; b. nama jabatan penanda tangan; c. nama pejabat penanda tangan; d. tanda tangan; e. NIP/NUP; f. cap dinas; dan g. tembusan, apabila ada.
(3) Penanggalan surat pengantar yang berbentuk kolom ditik di sebelah kanan bawah, di bawah garis kolom tanpa didahului nama tempat pembuatannya.
(4) Nama jabatan penanda tangan ditik di bawah dan sejajar dengan penanggalan, menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata kecuali kata penghubung.
17
(5) Nama pejabat, tanda tangan, NIP atau NUP, cap dinas, dan tembusan dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17 sampai dengan Pasal 21.
Pasal 47
Surat pengantar baik yang berbentuk surat dinas biasa atau berbentuk kolom, masing-masing menggunakan contoh sebagaimana tercantum pada Lampiran 6a dan 6b Keputusan Rektor ini.
Bagian Ketujuh Surat Edaran
Pasal 48
(1) Surat edaran merupakan surat yang berisi
penjelasan atau petunjuk tentang cara pelaksanaan suatu peraturan perundang-undangan dan/atau perintah.
(2) Surat edaran terdiri atas bagian-bagian sebagai berikut: a. kepala surat; b. pembuka surat; c. isi surat; dan d. penutup surat.
Pasal 49 Kepala surat edaran dibuat dengan menggunakan ketentuan dalam Pasal 4.
18
Pasal 50
(1) Pembuka surat edaran terdiri atas: a. frasa surat edaran; b. nomor; c. lampiran; d. hal; dan e. tujuan surat.
(2) Frasa Surat Edaran ditik di bawah dan simetris dengan garis bawah kepala surat menggunakan huruf kapital.
(3) Kata Nomor ditik di bawah dan sejajar frasa Surat Edaran.
(4) Kata Lampiran ditik di sebelah kiri di bawah kata nomor dengan menyebutkan jumlah lampiran.
(5) Kata Lampiran tidak ditik jika tidak ada yang dilampirkan.
(6) Kata Hal ditik di bawah dan sejajar dengan kata Lampiran.
(7) Penulisan alamat tujuan surat edaran didahului singkatan Yth. ditik di bawah dan sejajar dengan kata Hal, diikuti nama jabatan dan alamat yang dituju tanpa didahului kata depan di pada nama tempat tujuan.
Pasal 51
(1) Awal kalimat isi surat edaran ditik di bawah dan
sejajar dengan nama tempat yang dituju. (2) Isi surat edaran dibuat dengan menggunakan
ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 sampai dengan Pasal 14.
Pasal 52
(1) Penutup surat edaran terdiri atas:
a. penanggalan surat edaran; b. nama jabatan penanda tangan; c. nama pejabat penanda tangan; d. tanda tangan;
19
e. NIP/NUP; f. cap dinas atau cap jabatan; dan g. tembusan, apabila ada.
(2) Penanggalan surat edaran ditik di sebelah kanan bawah, di bawah baris akhir isi surat edaran tanpa didahului nama tempat pembuatan.
(3) Nama jabatan penanda tangan ditik di bawah dan sejajar dengan penanggalan, menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata kecuali kata penghubung.
(4) Nama pejabat, tanda tangan, NIP/NUP, cap dinas dan tembusan dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17 sampai dengan Pasal 21.
Pasal 53
Bentuk surat edaran dibuat dengan menggunakan contoh pada Lampiran 7 Keputusan Rektor ini.
Bagian Kedelapan Surat Undangan
Pasal 54
(1) Surat undangan merupakan surat
pemberitahuan kepada seseorang untuk menghadiri suatu acara pada waktu dan tempat yang telah ditentukan.
(2) Surat undangan dapat berbentuk lembaran surat atau kartu.
Pasal 55
(1) Surat undangan yang berbentuk lembaran surat
terdiri atas bagian-bagian sebagai berikut: a. kepala surat; b. pembuka surat; c. isi surat; dan
20
d. penutup surat. (2) Surat undangan yang berbentuk kartu terdiri atas
bagian-bagian sebagai berikut: a. kepala surat; b. isi surat; dan c. penutup surat.
Pasal 56
Kepala surat undangan yang berbentuk lembaran surat dibuat dengan menggunakan ketentuan dalam Pasal 4.
Pasal 57
(1) Kepala surat undangan yang berbentuk kartu
terdiri atas: a. lambang Universitas Indonesia; dan b. nama jabatan yang mengundang.
(2) Nama jabatan yang mengundang dicetak secara lengkap di bawah lambang secara simetris dan dapat ditambah frasa beserta suami/istri.
Pasal 58
(1) Pembuka surat undangan yang berbentuk
lembaran surat terdiri atas: a. nomor surat; b. lampiran surat; c. hal surat; d. penanggalan surat; dan e. alamat tujuan surat.
(2) Pembuka surat undangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dengan menggunakan ketentuan dalam Pasal 6 sampai dengan Pasal 10.
21
Pasal 59
Isi surat undangan yang berbentuk lembaran surat terdiri atas:
a. pendahuluan b. isi pokok; dan c. kalimat penutup.
Pasal 60
(1) Pendahuluan adalah kalimat pembuka isi surat
undangan, ditulis singkat dan jelas. (2) Awal kalimat pendahuluan isi surat undangan
ditik di bawah dan sejajar dengan alamat tujuan surat.
Pasal 61
(1) Isi pokok adalah uraian dari inti surat undangan
dengan menyebutkan hari, tanggal, waktu, tempat, dan acara.
(2) Pada isi surat undangan dapat disebutkan pimpinan rapat dan pakaian yang harus dikenakan oleh pihak yang diundang.
(3) Kalimat penutup. (4)
Pasal 62
(1) Penutup surat undangan yang berbentuk
lembaran surat terdiri atas: a. nama jabatan penanda tangan; b. nama pejabat penanda tangan; c. tanda tangan; d. NIP/NUP; e. cap dinas atau cap jabatan; dan f. tembusan, apabila ada.
(2) Nama jabatan ditik di bawah baris akhir isi surat undangan, menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata kecuali kata penghubung.
22
(3) Nama pejabat, tanda tangan, NIP/NUP, cap dinas, dan tembusan dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17 sampai dengan Pasal 21.
Pasal 63
Surat undangan berbentuk Kartu, susunannya sebagai berikut :
a. Kepala surat, terdiri atas lambang Universitas Indonesia dan nama jabatan yang mengundang. Nama jabatan yang mengundang dicetak secara lengkap di bawah secara simetris dan dapat ditambah frasa beserta suami/istri;
b. Isi surat undangan yang berbentuk kartu berisikan maksud dan tujuan undangan, hari, tanggal, waktu, tempat penyelenggaraan, dan pakaian yang harus dipakai oleh para undangan; dan
c. Penutup surat diakhiri ungkapan permohonan jawaban melalui telepon/faksimile/e-mail.
Pasal 64
Surat undangan, baik yang berbentuk lembaran surat maupun kartu, dibuat dengan menggunakan contoh sebagaimana tercantum pada Lampiran 8a dan 8b Keputusan Rektor ini.
Bagian Kesembilan
Surat Tugas
Pasal 65
(1) Surat tugas adalah surat yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan suatu kegiatan baik administratif maupun akademik
23
(2) Surat tugas di lingkungan Universitas Indonesia diatur sebagai berikut: a. Surat tugas terkait dengan pelaksanaan
kegiatan administrasi ditandatangani oleh atasan langsung atau pejabat yang berwenang; dan
b. Surat tugas terkait dengan pelaksanaan kegiatan akademik ditandatangani oleh Dekan/Wakil Dekan Bidang Akademik/Ketua Program Pascasarjana/ Ketua Program Vokasi atau Ketua Departemen.
(3) Surat tugas dapat berbentuk lembaran surat dan berbentuk kolom.
(4) Surat tugas terdiri atas bagian-bagian sebagai berikut: a. kepala surat; b. pembuka surat; c. isi surat; dan d. penutup surat.
Pasal 66
Kepala surat tugas, baik yang berbentuk lembaran surat maupun berbentuk kolom, dibuat dengan menggunakan ketentuan dalam Pasal 4.
Pasal 67
(1) Pembuka surat tugas terdiri atas: a. frasa surat tugas; dan b. nomor.
(2) Frasa surat tugas ditik di bawah dan simetris dengan garis bawah kepala surat, menggunakan huruf kapital.
(3) Kata nomor ditik di bawah sejajar frasa surat tugas, diawali dengan huruf kapital.
24
Pasal 68
(1) Isi surat tugas yang berbentuk lembaran surat terdiri atas: a. nama jabatan pemberi tugas; b. nama, NIP/NUP, pangkat/golongan, jabatan penerima tugas; dan c. maksud, tanggal, dan tempat penugasan.
(2) Nama jabatan pemberi tugas ditik di sebelah kiri di bawah kata nomor, dengan menyebutkan nama jabatan.
(3) Kata nama ditik di bawah dan sejajar dengan awal frasa nama jabatan pemberi tugas.
(4) NIP/NUP ditik di bawah dan sejajar dengan kata nama.
(5) Kata pangkat/golongan ditik di bawah dan sejajar dengan kata NIP/NUP.
(6) Kata jabatan ditik di bawah dan sejajar kata pangkat/golongan.
(7) Maksud, tanggal dan tempat penugasan ditik di bawah dan sejajar dengan kata jabatan, didahului dengan kata untuk.
Pasal 69
(1) Isi surat tugas berbentuk kolom terdiri atas:
a. nama jabatan pemberi tugas; b. kolom isian surat tugas; dan c. maksud, tanggal, dan tempat penugasan.
(2) Nama jabatan pemberi tugas ditik di sebelah kiri di bawah kata nomor, dengan menyebutkan nama jabatan pimpinan unit organisasi.
(3) Kolom isian surat tugas berisi nomor, nama, NIP/NUP, pangkat/golongan dan jabatan yang diberi tugas ditik di bawah dan sejajar kalimat awal nama jabatan pemberi tugas.
(4) Maksud, tanggal, dan tempat penugasan ditik di bawah dan sejajar nomor isi sebelah kiri, didahului dengan kata untuk.
25
Pasal 70
(1) Penutup surat tugas, baik yang berbentuk lembaran surat maupun kolom terdiri atas: a. penanggalan surat tugas; b. nama jabatan penanda tangan; c. nama pejabat penanda tangan; d. tanda tangan; e. NIP/NUP; f. cap dinas; dan g. tembusan, apabila ada.
(2) Penanggalan surat tugas, nama jabatan, nama pejabat, tanda tangan, NIP atau NUP, dan cap dinas dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17 sampai dengan Pasal 20, Pasal 28, dan Pasal 29.
(3) Kata tembusan ditik sejajar dengan kata untuk dan sebaris dengan nama pejabat penanda tangan diikuti tanda titik dua tanpa garis bawah, menggunakan huruf kapital pada awal kata, dan nama jabatan yang diberi tembusan ditik di bawah dan sejajar dengan kata tembusan.
Pasal 71
Surat tugas baik yang berbentuk lembaran surat maupun yang berbentuk kolom masing-masing dibuat dengan menggunakan contoh sebagaimana tercantum pada Lampiran 9a dan 9b Keputusan Rektor ini.
Bagian Kesepuluh
Surat Kuasa
Pasal 72
(1) Surat kuasa adalah surat yang berisi kewenangan penerima kuasa untuk bertindak atau melakukan suatu kegiatan atas nama pemberi kuasa.
26
(2) Surat kuasa terdiri atas bagian-bagian sebagai berikut: a. kepala surat; b. pembuka surat; c. isi surat; dan d. penutup surat.
(3) Surat kuasa sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) tidak termasuk surat kuasa untuk beracara di pengadilan.
Pasal 73
Kepala surat kuasa dibuat dengan menggunakan ketentuan dalam Pasal 4.
Pasal 74
(1) Pembuka surat kuasa terdiri atas: a. frasa surat kuasa; dan b. nomor.
(2) Frasa surat kuasa ditik di bawah dan simetris dengan garis bawah kepala surat, menggunakan huruf kapital.
(3) Kata nomor ditik di bawah dan sejajar dengan frasa surat kuasa, diawali dengan huruf kapital.
Pasal 75
(1) Isi surat kuasa terdiri atas:
a. ungkapan Yang bertanda tangan di bawah ini; b. kata nama dan jabatan pemberi kuasa; c. ungkapan dengan ini memberi kuasa kepada; d. kata nama dan jabatan penerima kuasa; dan e. kewenangan pemberi kuasa.
(2) Ungkapan Yang bertanda tangan di bawah ini ditik di sebelah kiri di bawah kata nomor.
27
(3) Pemberi kuasa didahului kata nama ditik di bawah dan sejajar dengan awal ungkapanYang bertanda tangan di bawah ini.
(4) Jabatan pemberi kuasa didahului dengan kata jabatan, ditik di bawah dan sejajar dengan kata nama.
(5) Ungkapan dengan ini memberi kuasa kepada ditik di bawah dan sejajar dengan kata jabatan.
(6) Penerima kuasa didahului kata nama ditik di bawah dan sejajar dengan awal ungkapan dengan ini memberi kuasa kepada.
(7) Jabatan penerima kuasa didahului dengan kata jabatan ditik sejajar dengan kata nama.
(8) Rincian kewenangan yang diberikan kepada penerima kuasa ditik di bawah nama jabatan penerima kuasa dan sejajar dengan kata jabatan.
Pasal 76
(1) Penutup surat kuasa terdiri atas:
a. penanggalan surat kuasa; b. frasa pemberi kuasa; c. nama pemberi kuasa; d. NIP/NUP pemberi kuasa; e. meterai; f. tanda tangan pemberi kuasa; g. cap dinas; h. frasa penerima kuasa; i. nama penerima kuasa; j. NIP/NUP penerima kuasa; dan k. tanda tangan penerima kuasa.
(2) Penanggalan surat kuasa ditik di sebelah kanan bawah, di bawah baris akhir isi surat kuasa tanpa didahului nama tempat pemberian surat kuasa.
(3) Frasa pemberi kuasa ditik di bawah dan sejajar dengan penanggalan, menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata.
28
(4) Nama pemberi kuasa tanpa diapit tanda kurung dan tanpa garis bawah, ditik dengan huruf kapital pada setiap awal kata, berjarak 3 (tiga) spasi di bawah dan sejajar dengan frasa pemberi kuasa.
(5) NIP/NUP pemberi kuasa ditulis dengan huruf kapital, di bawah dan sejajar dengan nama pemberi kuasa, tanpa diakhiri dengan titik, diikuti dengan nomor tanpa jarak.
(6) Di antara frasa pemberi kuasa dan nama pemberi kuasa diberi meterai dan dibubuhi tanda tangan pemberi kuasa.
(7) Cap dinas dibubuhkan dengan menyentuh bagian meterai dan tanda tangan pemberi kuasa.
(8) Frasa penerima kuasa ditik dengan huruf kapital pada setiap awal kata, sejajar dengan kata jabatan dan sebaris dengan frasa pemberi kuasa.
(9) Nama penerima kuasa tanpa diapit tanda kurung dan tanpa garis bawah, ditik sejajar dengan frasa penerima kuasa, dan sebaris dengan nama pemberi kuasa.
(10) NIP/NUP penerima kuasa ditulis dengan huruf kapital, ditik di bawah dan sejajar dengan nama penerima kuasa tanpa diakhiri dengan titik, diikuti dengan nomor tanpa jarak.
(11) Tanda tangan penerima kuasa dibubuhkan di antara frasa penerima kuasa dan nama penerima kuasa.
Pasal 77
Bentuk surat kuasa dibuat dengan menggunakan contoh pada Lampiran 10.a Keputusan Rektor ini.
29
Paragraf Kedua Surat Kuasa Pengadilan
Pasal 78
(1) Surat kuasa pengadilan adalah surat yang berisi
kewenangan penerima kuasa untuk beracara di pengadilan atas nama pemberi kuasa.
(2) Surat kuasa terdiri atas bagian-bagian sebagai berikut: a. kepala surat; b. pembuka surat; c. isi surat; dan d. penutup surat.
Pasal 79
Kepala surat kuasa dibuat dengan menggunakan ketentuan dimaksud Pasal 4.
Pasal 80
(1) Pembuka surat kuasa terdiri atas:
a. frasa surat kuasa. (2) Frasa surat kuasa ditik di bawah dan di tengah-
tengah kepala surat, menggunakan huruf kapital.
Pasal 81
(1) Isi surat kuasa terdiri atas: a. ungkapan Yang bertanda tangan di bawah
ini; b. kata nama dan jabatan pemberi kuasa; c. alamat pemberi kuasa ditulis dengan
Berkedudukan; d. pemilihan domisili hukum pemberi kuasa. e. kata nama dan jabatan penerima kuasa; dan f. kewenangan pemberi kuasa.
30
(2) Ungkapan Yang bertanda tangan di bawah ini ditik di sebelah kiri.
(3) Pemberi kuasa didahului kata nama ditik di bawah dan sejajar dengan awal ungkapanYang bertanda tangan di bawah ini.
(4) Nama dan Jabatan pemberi kuasa didahului dengan kata jabatan, ditik sebelum nama pemberi kuasa.
(5) Ungkapan Berkedudukan ditik di bawah dan sejajar dengan kata nama diikuti dengan alamat pemberi kuasa.
(6) Ungkapan Dalam hal ini memilih domisili hukum di Kantor Kuasanya tersebut di bawah ini, menerangkan dengan ini memberikan kuasa kepada ditik di bawah dan sejajar dengan kata nama.
(7) Penerima kuasa didahului kata jabatan ditik masuk lima ketukan di bawah paragraf pemilihan kedudukan hukum pemberi kuasa.
(8) Alamat penerima kuasa ditik di bawah nama penerima kuasa rata kanan dan kiri.
(9) Rincian kewenangan yang diberikan kepada penerima kuasa ditik di bawah nama jabatan penerima kuasa dan sejajar dengan kata jabatan.
Pasal 82
(1) Penutup surat kuasa terdiri atas:
a. penanggalan surat kuasa; b. frasa pemberi kuasa; c. nama pemberi kuasa; e. meterai; f. tanda tangan pemberi kuasa; h. frasa penerima kuasa; i. nama penerima kuasa; dan k. tanda tangan penerima kuasa.
(2) Penanggalan surat kuasa ditik di sebelah kanan bawah, di bawah baris akhir isi surat kuasa
31
tanpa didahului nama tempat pemberian surat kuasa.
(3) Frasa pemberi kuasa ditik di bawah, menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata.
(4) Nama pemberi kuasa tanpa diapit tanda kurung dan tanpa garis bawah, ditik dengan huruf kapital pada setiap awal kata, berjarak tiga spasi di bawah dan sejajar dengan frasa pemberi kuasa.
(5) NIP/NUP pemberi kuasa ditulis dengan huruf kapital, di bawah dan sejajar dengan nama pemberi kuasa, tanpa diakhiri dengan titik, diikuti dengan nomor tanpa jarak.
(6) Di antara frasa pemberi kuasa dan nama pemberi kuasa diberi meterai dan dibubuhi tanda tangan pemberi kuasa.
(7) Frasa penerima kuasa ditik dengan huruf kapital pada setiap awal kata, sejajar dengan kata jabatan dan sebaris dengan frasa pemberi kuasa.
(8) Nama penerima kuasa tanpa diapit tanda kurung dan tanpa garis bawah, ditik sejajar dengan frasa penerima kuasa, dan sebaris dengan nama pemberi kuasa.
(9) Tanda tangan penerima kuasa dibubuhkan di antara frasa penerima kuasa dan nama penerima kuasa.
Pasal 83
Bentuk surat kuasa dibuat dengan menggunakan contoh sebagaimana tercantum pada Lampiran 10b Keputusan Rektor ini.
32
Bagian Kesebelas Surat Pendelegasian
Pasal 84
Kepala surat pendelegasian dibuat dengan menggunakan ketentuan dimaksud Pasal 4.
Pasal 85
(1) Surat pendelegasian adalah surat yang berisi
kewenangan penerima delegasi untuk bertindak atau melakukan suatu kegiatan atas nama Rektor.
(2) Surat pendelegasian terdiri atas bagian-bagian sebagai berikut:
a. pembuka b. nomor surat; c. tanggal penandatanganan surat d. identitas para pihak penanda tangan; e. isi surat; dan f. penutup surat.
Pasal 86
(1) Frasa surat pendelegasian ditik di tengah
dengan menggunakan huruf kapital. (2) Nomor surat pendelegasian ditik ditengah di
bawah frasa surat pendelegasian menggunakan kode surat seperti pada Lampiran 11.a dan 11.b.
Pasal 87
Tanggal surat pendelegasian dibuat dengan menggunakan ketentuan bahwa penyebutan nama hari, tanggal, bulan dan tahun baik dengan menggunakan angka maupun huruf diikuti dengan frasa yang bertanda tangan di bawah ini.
33
Pasal 88
(1) Identitas para pihak penanda tangan surat pendelegasian terdiri atas: a. pihak pemberi delegasi sebagai pihak
pertama; dan b. pihak penerima delegasi sebagai pihak
kedua. (2) Identitas pihak pertama ditik di bawah tanggal
penandatangan masuk lima ketukan ditulis dengan frasa UNIVERSITAS INDONESIA yang dalam hal ini diwakili oleh Rektor Universitas Indonesia,beralamat di Jalan Salemba Raya Nomor 4 Jakarta Pusat yang selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA.
(3) Identitas pihak kedua ditik di bawah dan sejajar dengan identitas pihak pertama ditulis dengan nama penerima delegasi diikuti dengan frasa yang dalam hal ini dijabat oleh, kemudian diikuti oleh jabatan penerima delegasi, dilanjutkan dengan frasa beralamat di Kampus Universitas Indonesia, yang selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA.
Pasal 89
Isi surat pendelegasian terdiri atas dasar pertimbangan hukum atas pemberian delegasi beserta rincian kewenangan yang diberikan kepada penerima delegasi.
Pasal 90
(1) Penutup surat pendelegasian terdiri atas:
a. frasa PIHAK PERTAMA; b. jabatan pemberi delegasi c. nama pemberi delegasi; d. NIP/NUP pemberi delegasi; e. meterai; f. tanda tangan pemberi delegasi;
34
g. frasa penerima delegasi; h. nama penerima delegasi; i. NIP/NUP penerima delegasi; dan j. tanda tangan penerima delegasi.
(3) Frasa pihak pertama ditik di bawah dan menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata.
(4) Nama pemberi delegasi tanpa diapit tanda kurung dan tanpa garis bawah, diketik dengan huruf kapital pada setiap awal kata, berjarak tiga spasi di bawah dan sejajar dengan frasa pemberi delegasi.
(5) NIP/NUP pemberi delegasi ditulis dengan huruf kapital, di bawah dan sejajar dengan nama pemberi delegasi, tanpa diakhiri dengan titik, diikuti dengan nomor tanpa jarak.
(6) Di antara frasa pihak pertama dan nama pihak pertama diberi meterai dan dibubuhi tanda tangan pemberi delegasi.
(7) Frasa penerima delegasi diketik dengan huruf kapital pada setiap awal kata, sejajar dengan kata jabatan dan sebaris dengan frasa pemberi delegasi.
(8) Nama pihak kedua tanpa diapit tanda kurung dan tanpa garis bawah, ditik
sejajar dengan frasa pihak kedua, dan sebaris dengan nama pihak pertama.
(9) NIP/NUP pihak kedua ditulis dengan huruf kapital, ditik di bawah dan sejajar dengan nama pihak kedua tanpa diakhiri dengan titik, diikuti dengan nomor tanpa jarak.
(10) Tanda tangan pihak kedua dibubuhkan di antara frasa pihak kedua dan nama pihak kedua.
35
Bagian Keduabelas Surat Pengumuman
Pasal 91
(1) Surat pengumuman merupakan surat yang berisi
pemberitahuan mengenai suatu hal yang ditujukan kepada Sivitas Akademika dan masyarakat umum.
(2) Surat Pengumuman di lingkungan Universitas Indonesia ditandatangani oleh pejabat yang berwenang sesuai dengan tugas pokok, fungsi dan ruang lingkup bidangnya.
(3) Surat pengumuman terdiri atas bagian-bagian sebagai berikut: a. kepala surat; b. pembuka surat; c. isi surat; dan d. penutup surat.
Pasal 92
Kepala surat pengumuman dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4.
Pasal 93
(1) Pembuka surat pengumuman terdiri atas:
a. kata pengumuman; dan b. nomor.
(2) Kata pengumuman ditik di bawah dan sejajar simetris dengan garis bawah kepala surat, menggunakan huruf kapital.
(3) Kata nomor ditik di bawah dan sejajar dengan kata pengumuman, diawali dengan huruf kapital.
36
Pasal 94
Awal kalimat pada isi surat pengumuman ditik di sebelah kiri di bawah kata Nomor.
Pasal 95
(1) Penutup surat pengumuman terdiri atas: a. penanggalan surat; b. nama jabatan penanda tangan; c. nama pejabat penanda tangan; d. tanda tangan; e. NIP atau NUP; dan f. cap dinas.
(2) Penutup surat pengumuman sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17 sampai dengan Pasal 20, Pasal 28, dan Pasal 29.
Pasal 96
Bentuk surat pengumuman dibuat dengan menggunakan contoh sebagaimana tercantum pada Lampiran 12 Keputusan Rektor ini.
Bagian Ketigabelas Surat Pernyataan
Pasal 97
(1) Surat pernyataan adalah surat yang menyatakan
kebenaran suatu hal, disertai pertanggungjawaban atas pernyataan tersebut.
(2) Surat pernyataan di lingkungan Universitas Indonesia diatur sebagai berikut: a. surat pernyataan dapat ditandatangani oleh
pejabat atau pegawai;
37
b. surat pernyataan dikeluarkan oleh pejabat apabila berkaitan dengan validasi informasi dan/atau data yang dikeluarkan oleh organisasi atau pegawai yang menjadi tanggung jawabnya; dan
c. surat pernyataan ditandatangani oleh pegawai hanya apabila berkaitan dengan validasi informasi dan/atau data yang diberikannya menjadi tugasnya secara langsung.
(3) Surat pernyataan terdiri atas bagian-bagian sebagai berikut: a. kepala surat; b. pembuka surat; c. isi surat; dan d. penutup surat.
Pasal 98
Kepala surat pernyataan dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4.
Pasal 99
Frasa surat pernyataan ditik di bawah dan simetris dengan garis bawah kepala surat, menggunakan huruf kapital.
Pasal 100
(1) Awal kalimat isi surat pernyataan ditik di sebelah kiri di bawah frasa surat pernyataan.
(2) Kata nama ditik di bawah dan sejajar dengan ungkapan Yang bertanda tangan di bawah ini.
(3) Kata jabatan ditik di bawah dan sejajar dengan kata nama.
(4) Kata alamat ditik di bawah dan sejajar dengan kata jabatan.
38
Pasal 101
(1) Penutup surat pernyataan terdiri atas: a. penanggalan surat pernyataan; b. nama jabatan penanda tangan; c. nama pejabat penanda tangan; d. tanda tangan; e. NIP/NUP; dan f. cap dinas.
(2) Penutup surat pernyataan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17 sampai dengan Pasal 20, Pasal 28, dan Pasal 29.
Pasal 102
Bentuk surat pernyataan dibuat dengan menggunakan contoh sebagaimana tercantum pada Lampiran 13 Keputusan Rektor ini.
Bagian Keempatbelas Surat Keterangan
Pasal 103
(1) Surat keterangan adalah surat yang berisi
keterangan mengenai suatu hal agar tidak menimbulkan keraguan.
(2) Surat keterangan Universitas Indonesia diatur sebagai berikut : a. surat keterangan ditandatangani oleh
pimpinan universitas untuk menerangkan yang berkaitan dengan kebijakan atau yang menyangkut Sivitas Akademika dan pengawasan universitas;
b. surat keterangan ditandatangani oleh pimpinan pelaksana akademik, unsur manajemen, penunjang, badan usaha dan
39
unsur-unsur lain yang dipandang perlu apabila isi surat menerangkan hal-hal yang bersifat operasional spesifik yang berada di bawah wewenangnya; dan
c. surat keterangan ditandatangani oleh pejabat pada tingkat operasional apabila isi surat menerangkan hal-hal bersifat operasional spesifik di bawah wewenangnya.
(3) Surat keterangan terdiri atas bagian-bagian sebagai berikut: a. kepala surat; b. pembuka surat; c. isi surat; dan d. penutup surat.
Pasal 104
Kepala surat keterangan dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4.
Pasal 105
(1) Pembuka surat keterangan terdiri atas;
a. frasa surat keterangan; dan b. Nomor.
(2) Frasa surat keterangan ditik di bawah dan simetris dengan garis bawah kepala surat, menggunakan huruf kapital.
(3) Kata nomor ditik di bawah dan sejajar dengan frasa surat Keterangan, menggunakan huruf awal kapital.
Pasal 106
Awal kalimat pada isi surat keterangan ditik di sebelah kiri di bawah kata Nomor.
40
Pasal 107
(1) Penutup surat keterangan terdiri atas: a. penanggalan surat keterangan; b. nama jabatan penanda tangan; c. nama pejabat penanda tangan; d. tanda tangan; e. NIP/NUP; dan f. cap dinas.
(2) Penutup surat keterangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 sampai dengan Pasal 21.
Pasal 108 Bentuk surat keterangan dibuat dengan menggunakan contoh sebagaimana tercantum pada Lampiran 14 Keputusan Rektor ini.
Bagian Kelimabelas Berita Acara
Pasal 109
(1) Berita acara adalah surat yang berisi laporan
tentang suatu kejadian atau peristiwa, waktu dan tempat kejadian, keterangan, dan petunjuk lain sehubungan dengan kejadian atau peristiwa tersebut.
(2) Bentuk berita acara dibuat dengan menggunakan contoh sebagaimana tercantum pada Lampiran 15 Keputusan Rektor ini.
41
BAB III SIFAT DAN DERAJAT SURAT
Pasal 110
(1) Sifat surat terdiri atas :
a. surat sangat rahasia; b. surat rahasia; c. surat terbatas; dan d. surat biasa.
(2) Surat sangat rahasia adalah surat yang informasinya membutuhkan tingkat pengamanan yang tertinggi dan mempunyai hubungan erat dengan keamanan dan keselamatan negara atau universitas serta hanya diketahui oleh pejabat yang berhak menerima. Pada sampul surat dicantumkan tulisan SANGAT RAHASIA.
(3) Surat rahasia adalah surat yang informasinya membutuhkan pengamanan khusus dan mempunyai hubungan erat dengan keamanan kedinasan serta hanya diketahui oleh para pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk. Pada sampul surat dicantumkan tulisan RAHASIA.
(4) Surat terbatas adalah surat yang informasinya membutuhkan pengamanan dan mempunyai hubungan erat dengan tugas khusus kedinasan serta hanya diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk. Pada sampul surat dicantumkan tulisan TERBATAS.
(5) Surat biasa merupakan surat yang tidak memerlukan pengamanan khusus.
42
Pasal 111
(1) Derajat surat terdiri atas sangat segera, segera, dan biasa.
(2) Surat dengan derajat sangat segera adalah surat yang isinya harus segera diketahui penerima surat dan penyelesaiannya harus dilakukan pada kesempatan pertama. Pada surat ini dicantumkan tulisan SANGAT SEGERA.
(3) Surat dengan derajat segera adalah surat yang isinya harus segera diketahui atau ditanggapi oleh penerima surat. Pada surat ini dicantumkan tulisan SEGERA.
(4) Surat dengan derajat Biasa adalah surat yang penyampaian dan penyelesaiannya tidak seperti sangat segera dan segera.
BAB IV
PENANDATANGANAN SURAT, PENULISAN, DAN PEMAKAIAN SINGKATAN
Pasal 112
Penandatanganan surat terdiri atas:
a. penandatanganan surat yang ditujukan
kepada instansi di luar lingkungan Universitas
Indonesia; dan
b. penandatanganan surat yang ditujukan kepada
instansi di dalam lingkungan Universitas
Indonesia.
Pasal 113
Penandatanganan surat yang ditujukan kepada
instansi di luar lingkungan Universitas Indonesia,
ditentukan sebagai berikut :
a. surat yang ditujukan kepada Lembaga Tinggi
Negara, Lembaga setingkat Menteri dan
43
Perwakilan Negara Asing hanya boleh
ditandatangani oleh Rektor;
b. pejabat selain Rektor yang dapat
mendatangani surat atas nama Universitas
Indonesia adalah Wakil Rektor dan Sekretaris
Universitas; dan
c. surat yang ditujukan untuk instansi non
pemerintah dapat ditandatangani sampai
tingkat Direktur dengan tembusan Wakil
Rektor terkait.
Pasal 114
Penanda tangan surat yang ditujukan kepada instansi
di luar lingkungan Fakultas/Program Pascasarjana/
Program Vokasi ditentukan sebagai berikut:
a. Jabatan pada struktur terendah di
Fakultas/Program Pascasarjana/Program
Vokasi yang dapat berkirim surat keluar
adalah Dekan;
b. Kerja sama antara Fakultas/Program
Pascasarjana/Program Vokasi dengan
Fakultas/Program Pascasarjana/Program
Vokasi lain pada Universitas lain dapat
dilaksanakan oleh Fakultas/Program
Pascasarjana/Program Vokasi dengan
tembusan kepada Sekretaris Universitas; atau
c. Apabila dekan berhalangan hadir,
penandatanganan surat dapat didelegasikan
kepada pejabat setingkat di bawahnya dengan
penyebutan a.n. dan apabila pejabat yang
diberi wewenang menandatangani
berhalangan, penandatangan surat dapat
didelegasikan kepada pejabat setingkat di
44
bawahnya dengan penyebutan u.b. setelah
a.n.
Pasal 115
Penandatanganan surat yang ditujukan kepada
organisasi di dalam lingkungan Universitas Indonesia
ditentukan sebagai berikut:
a. Surat Majelis Wali Amanat hanya dapat
ditujukan kepada Rektor, Senat Akademik
Universitas dan Dewan Audit;
b. Surat Dewan Guru Besar Universitas hanya
dapat ditujukan kepada Rektor;
c. Surat Unsur manajemen dapat ditujukan
kepada Pimpinan Universitas;
d. Surat Unsur manajemen dapat ditujukan
kepada Pelaksana Akademik dengan
tembusan Pimpinan Universitas;
e. Surat Wakil Rektor dapat ditujukan kepada
Dekan/Ketua Program Pascasarjana/Ketua
Program Vokasi dan apabila diperlukan dapat
ditembuskan kepada ketua Departemen dan
Ketua Program Studi terkait;
f. Surat Kepala Kantor/Kepala Subdirektorat
yang ditujukan keluar unit kerjanya hanya
dapat ditandatangani oleh atasan langsung
(Sekretaris Universitas dan Direktur);
g. Surat dari unsur pelaksana akademik
(Fakultas/Program Pascasarjana/Program
Vokasi/Departemen) yang ditujukan kepada
Pimpinan Universitas harus ditandatangani
oleh Dekan/Ketua Program
Pascasarjana/Ketua Program Vokasi;
h. Pada tingkat Fakultas/Program
Pascasarjana/Program Vokasi, surat yang
ditujukan kepada Wakil Rektor dapat
45
ditandatangani oleh Wakil Dekan/Wakil ketua
Program Pascasarjana/Wakil Program Vokasi;
i. Bentuk komunikasi internal di Pusat
Administrasi Universitas dan Fakultas
/Program Pascasarjana/Program Vokasi dapat
menggunakan memo internal untuk pejabat
setingkat; dan/atau
j. Lembaga kemahasiswaan di tingkat
universitas dapat berkirim surat kepada Rektor
dengan diketahui Direktur kemahasiswaan.
Pasal 116
Penulisan dan pencantuman a.n. (atas nama), u.b.
(untuk beliau), plh. (pelaksana harian), ditentukan
sebagai berikut:
a. a.n. ditulis dengan huruf kecil, masing-masing
diakhiri titik, dipergunakan hanya jika yang
berwenang menandatangani surat
mendelegasikan pendandatanganan surat
kepada pejabat setingkat di bawahnya;
b. u.b. ditulis dengan huruf kecil, masing-masing
diakhiri titik, dipergunakan jika pejabat yang
diberi kuasa menandatangani surat memberikan
kuasa lagi kepada pejabat setingkat di
bawahnya; dan
c. Plh., ditulis dengan huruf kecil, diakhiri titik,
dipergunakan jika pejabat yang berwenang
menandatangani surat berhalangan untuk waktu
tertentu karena tugas dinas, menguasakan
penandatanganan surat kepada pejabat
setingkat di bawahnya selama pejabat tersebut
tidak berada di tempat.
46
BAB V
PENGGUNAAN KODE SURAT, DAN PENCANTUMAN ALAMAT SURAT
Bagian Kesatu Penggunaan Kode Surat
Pasal 117
Surat dinas yang ditujukan baik untuk unit kerja di
lingkungan Universitas Indonesia maupun untuk unit
kerja di luar lingkungan Universitas Indonesia wajib
menggunakan nomor surat yang terdiri atas nomor urut
surat, kode organisasi/universitas, kode jabatan/unit
kerja dan kode hal serta tahun pembuatan surat.
Pasal 118
Nomor urut surat merupakan urutan surat yang
dikeluarkan oleh organisasi.
Pasal 119
(1) Kode organisasi yang membuat atau
mengeluarkan surat.
(2) Kode Universitas Indonesia menggunakan kode
H2.
47
Pasal 120
Kode jabatan/unit kerja di lingkungan Universitas Indonesia berupa nomor urut jabatan/unit kerja dalam struktur organisasi dan diberikan kepada:
a. Direktorat, Sub Direktorat, kantor, dan unsur
manajemen lainnya di lingkungan Universitas
Indonesia;
b. Fakultas, Departemen, unsur manajemen lain di
lingkungan Fakultas;
c. Program Pascasarjana, unsur manajemen lain di
lingkungan Program Pascasarjana; dan
d. Program vokasi, unsur manajemen lain di
lingkungan Program Vokasi
Pasal 121
Kode unit organisasi dan kode unit kerja di lingkungan
Universitas Indonesia menggunakan contoh
sebagaimana tercantum pada Lampiran 16.a
Keputusan Rektor ini.
Pasal 122
Kode hal merupakan tanda dari hal atau subjek surat
atau isi permasalahan surat.
Pasal 123
Penulisan kode hal/subyek/isi surat menggunakan contoh sebagaimana tercantum pada Lampiran 17 Keputusan Rektor ini.
Pasal 124
Penulisan tahun surat dicantumkan sesuai dengan
pembuatan surat.
48
Bagian Kedua Pencantuman Alamat Surat
Pasal 125
(1) Alamat surat dicantumkan pada:
a. sampul surat; dan b. surat.
(2) Alamat pada sampul surat terdiri atas: a. singkatan Yth.; b. nama jabatan; c. unit kerja; dan d. alamat lengkap.
(3) Alamat pada surat terdiri atas: a. singkatan Yth.; b. nama jabatan; c. unit kerja; dan d. tanpa alamat lengkap.
(4) Di depan nama jabatan atau gelar pada sampul surat dan/atau surat tidak dicantumkan kata penyapa seperti bapak, ibu, atau saudara.
(5) Bentuk penulisan alamat pada sampul dan surat dibuat dengan menggunakan contoh sebagaimana tercantum pada Lampiran 18 Keputusan Rektor ini.
BAB VI
PENANGANAN SURAT
Pasal 126
Prinsip atau asas pengurusan surat masuk dan keluar di lingkungan Universitas Indonesia menganut asas satu pintu.
Pasal 127
Unit kerja yang melakukan penanganan surat adalah sekretariat dan/atau tata usaha.
49
Bagian Kesatu Prosedur Surat Masuk
Pasal 128
Proses penerimaan Surat:
a. Surat masuk diterima oleh petugas Sekretariat atau Tata Usaha yang ditunjuk;
b. Surat yang masuk melalui ekspedisi, petugas langsung membubuhkan tanda tangan sebagai tanda terima surat; dan
c. Surat yang masuk melalui DMS, e-mail (surat elektronik), dan faksimil, maka petugas mengecek ke dalam DMS dan mesin faksimil, kemudian diteruskan untuk disampaikan atau dicetak sesuai dengan sifat dan derajat surat, menggunakan lembar pengantar atau buku pengantar.
Pasal 129
Prosedur identifikasi surat :
a. Petugas Sekretariat atau Tata Usaha memeriksa kebenaran alamat dan tujuan surat;
b. Sampul surat yang bertuliskan SANGAT RAHASIA, RAHASIA dan TERBATAS, tidak dibuka; dan
c. Alamat dan tujuan surat yang salah, segera dikembalikan kepada pengirim.
Pasal 130
(1) Pengarahan/pengelompokan surat dilakukan
berdasarkan sifat dan derajat surat yaitu : a. sampul/amplop bertulisan surat terbatas; b. sampul/amplop surat bertulis rahasia ; atau c. tidak penting
50
(2) Periksa surat: a. surat tidak ditujukan kepada pimpinan,
langsung diteruskan kepada alamat dan tujuan yang tercantum pada surat; dan
b. surat yang ditujukan kepada pimpinan, dilakukan registrasi dan diteruskan kepada alamat tujuan surat.
Pasal 131
Pencatatan/registrasi dan pengiriman:
a. Petugas tata usaha/sekretariat mencatat surat yang masuk pada buku agenda atau database surat;
b. Surat diidentifikasi dan diberi lembar disposisi; c. Pada lembar disposisi dituliskan kode klasifikasi
surat sesuai dengan permasalahan isi surat; d. Petugas tata usaha memberikan atau
menyampaikan kepada pimpinan unit kerja; e. Pimpinan unit kerja, mengecek atau memberikan
tanggapan tentang isi surat bagi surat, perlu dijawab atau tidak;
f. Surat yang tidak perlu dijawab, petugas unit kerja langsung memberkaskan berdasarkan pedoman sistem pemberkasan; dan
g. Surat yang perlu dijawab, petugas unit kerja membuat balasan surat, mengikuti pedoman pengurusan surat keluar.
Pasal 132
Prosedur surat masuk sebagaimana yang digambarkan pada Lampiran 19 Keputusan Rektor ini.
51
Bagian Kedua Prosedur Surat Keluar
Pasal 133
Pembuatan Surat Keluar:
a. Membuat konsep/draft; b. Mengetik surat baik surat jawaban dari surat
masuk dan membuat surat baru; c. Koreksi dan kesalahan pengetikan maupun
redaksional oleh pejabat yang berwenang; d. Membubuhkan paraf oleh pejabat yang
berwenang; dan e. Penanda tangan surat oleh pejabat yang
berwenang.
Pasal 134 Registrasi surat:
a. Memberikan nomor surat (sesuai dengan tata cara pemberian nomor surat);
b. Memberikan stempel organisasi; c. Mencatat dalam buku agenda/database; d. Petugas unit kerja meneliti persyaratan surat
dan kelengkapannya sesuai ketentuan yang berlaku;
e. Surat yang belum memenuhi persyaratan diajukan kepada pimpinan unit kerja untuk dikonfirmasikan dengan unit kerja;
f. Surat Penting dan Rahasia/Terbatas didahulukan penanganannya;
g. Penggandaan surat; dan h. Memberkaskan surat.
52
Pasal 135 Ekspedisi/Pengiriman Surat:
a. Surat dikirim melalui ekspedisi atau mekanisme lain;
b. Bila menggunakan ekspedisi, surat dicatatkan pada agenda atau lembar ekspedisi surat keluar dengan unsur-unsur pencatatan mencakup tanda terima, tanggal, nomor surat, perihal, dan penerima surat;
c. Bila menggunakan mekanisme lain, yaitu melalui e-mail/DMS;
d. Scan surat dan entri data ke dalam sistem; e. Unggah surat; dan f. Dikirimkan ke unit kerja di lingkungan
Universitas Indonesia.
Bagian Keempat Pemberkasan Surat di Unit Kerja
Pasal 136
(1) Pengidentifikasian arsip atau berkas. Apakah
berkas arsip baru atau berkas arsip yang sudah ada.
(2) Bila merupakan berkas baru dibuat label kode dan indeks sesuai dengan ketentuan ayat (7)
(3) Bila merupakan berkas yang sudah ada, analisis isi berkas arsip berdasarkan masalah dan perihal surat.
(4) Memberikan kode nomor klasifikasi pada berkas arsip baru.
(5) Membentuk indeks judul baru pada berkas arsip baru.
(6) Memasukkan berkas arsip yang telah diberi kode nomer klasifikasi dan indeks ke dalam folder atau ordner. Berkas arsip dalam folder disusun secara kronologis tanggal, bulan, tahun dan memberikan nomor urut pada tab folder
53
berkas arsip yang mempunyai kode dan indeks yang sama.
(7) Membuat label kode dan indeks pada tab folder atau ordner sesuai dengan kode klasifikasi arsip. Label arsip terdiri atas nomor urut, nama unit kerja, kode klasifikasi, indeks dan tahun penciptaan arsip.
BAB VII PENULISAN
Kertas
Pasal 137
(1) Spesifikasi kertas yang digunakan:
a. jenis : HVS. b. warna : Putih polos. c. berat : 80 gram. d. ukuran : A4 (21,5 cm x 29,7 cm).
Khusus untuk Surat Pendelegasian dan Surat Kuasa Pengadilan menggunakan kertas F4 (21,5 cm X 33 cm).
BAB VIII PENGETIKAN
Pasal 138
(1). Pencetakan dilakukan pada satu sisi kertas
(single side) (2). Posisi penempatan teks pada tepi kertas:
a. Batas kiri : 4 cm (termasuk 1 cm untuk penjilidan) dari tepi kertas.
b. Batas kanan : 3 cm dari tepi kertas. c. Batas atas : 3 cm dari tepi kertas. d. Batas bawah : 3 cm dari tepi kertas.
54
BAB IX
KETENTUAN PERALIHAN
Pasal 139
Sistem tata persuratan di lingkungan Universitas Indonesia harus disesuaikan dengan ketentuan sebagaimana diatur dalam Keputusan ini paling lambat 1 (satu) tahun terhitung sejak ditetapkannya Keputusan ini.
BAB X PENUTUP
Pasal 140
Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan, dengan ketentuan apabila di kemudian hari terdapat kekeliruan dalam keputusan ini, akan diadakan perbaikan sebagaimana mestinya.
55
56
57
58
59
60
61
62
63
64
65
66
67
68
69
70
71
72
73
74
75
76