Kelompok 5:Anita Dewi R. (123140507111017)Artik Imaniah (123140507111012)Milla Iqlima Alf. (123140507111020)Siti Istikhomah R. (123140507111015)Vidya Paramita (123140514111004)

TEKNIKMENYELENGGARAKAN

RAPAT

Pengertian RapatRapat (conference atau meeting) merupakan alat/media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka dan dihadiri oleh beberapa orang untuk membicarakan dan memecahkan permasalahan tertentu melalui musyawarah untuk pengambilan keputusan.

Untuk menciptakan efektivitas dan efisiensi organisasi, maka sebelum menyelenggarakan rapat terlebih dahulu harus dipikirkan dengan matang berbagai pertimbangan berikut:

1. Apakah ada sesuatu yang perlu dibicarakan secara khusus?2. Apakah bermanfaat bila rapat tersebut diadakan?3. Apakah dengan melibatkan beberapa orang akan menyelesaikan persoalan

atau justru akan membuat rumit persoalan?4. Apakah semua anggota organisasi perlu memiliki informasi dan persepsi

yang sama mengenai suatu permasalahan tertentu?5. Apakah penyelenggaraan rapat mampu atau bermanfaat untuk

meningkatkan dan mengembangkan kerja sama?

Apabila jawaban atas sejumlah pertanyaan tersebut “ya” maka rapat bisa diselenggarakan. Rapat tidak perlu diadakan apabila hanya menyangkut masalah yang dipandang sepele, tidak perlu dibicarakan di tingkat kelompok, ataupun masalah yang memerlukan pengumpulan data terlebih dahulu

Teknik Menyelenggaraan Rapat1. Melihat tujuan rapat.2. Mempersiapkan ruangan rapat.3. Akomodasi (untuk penyelenggaraan rapat yang cukup lama).4. Membuat susunan acara rapat.

a. Pembukaanb. Pembacaan susunan acara rapatc. Laporan rapat sebelumnya (bila merupakan rapat rutin)d. Pembahasan materi rapate. Lain-lainf. penutup

5. Membuat surat undangan rapat jauh hari sebelum rapat dimulai.6. Mempersiapkan peserta rapat.

7. Perlengkapan rapat, pastikan perlengkapannya siap dipakai sebelum rapat berlangsung.

a. Alat tulis(pulpen, pensil, kertas, dls.)b. Stofmapc. Staplerd. Buku-buku referensie. Informasi atau data dan perhitungan-perhitungan yang

diperlukanf. Mesin ketik atau atau komputer atau notebook yang lebih praktisg. Overhead projector beserta plastik transparanh. tape recorder untuk merekam rapat dan kaset kosong(bila perlu)i. daftar hadirj. Dll.

8. Konsumsi (snack, makanan dan minuman).9. Membuat notula rapat10. Mengirimkan hasil rapat11. Melakukan pekerjaan-pekerjaan tindak lanjut.

Teknik Penyelenggaraan Rapat• Pemimpin rapat harus bisa menciptakan rasa aman, suasana persaudaraan,

saling membuka diri dan tidak ada kesan sikap otoriter, mempunyai keterampilan berkomunikasi untuk mendukung peserta yang pasif, dan mendorong kelompok untuk mengambil keputusan bersama.

• Pimpinan rapat yang baik adalah pimpinan yang dapat memberikan keleluasaan peserta untuk berbicara spontan, dengan suasana yang santai membuat peserta tidak ragu- ragu untuk mengeluarkan pendapatnya.

• Rapat akan menjadi efektif bila :– Ketergantungan peserta rapat pada pimpinan tidak besar.– Tidak ada perbedaan menyolok antara pimpinan dan peserta rapat.– Kesadaran pimpinan akan pentingnya partisipasi peserta rapat.

Teknik Mengajukan PendapatPada dasarnya ada 4 teknik bertanya :

1. Pertanyaan langsung ( direct question )2. Pertanyaan tidak langsung ( overhead question )3. Pertanyaan mengembalikan ( reverse question )4. Pertanyaan dilemparkan ( Relay question )

Tujuan dari pelemparan kembali pertanyaan adalah :1. Untuk merangsang diskusi dalam rapat.2. Membahas masalah secara lebih terperinci dan terbuka.3. Menuju ke arah kesepakatan bersama.

Teknik Membuat Notula Notula adalah catatan mengenai semua pembicaraan selama rapat berlangsung.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan notula : 1. Ringkas tapi jelas dan lengkap sehingga mudah dipahami dan tidak menimbulkan

penafsiran yang berbeda-beda.2. Dibuat bukan berdasarkan pemikiran notulis 3. Bila ada usulan dan tanggapan terhadap masalah, dapat dipisahkan cara penulisannya

agar tidak membingungkan4. Dalam penyusunan notula dibedakan mana saja materi yang berupa penyajian

informasi, materi yang menyangkut pertimbangan khusus, serta materi yang berupa keputusan

5. Menggunakan bahasa yang lugas dan langsung pada pokok pembicaraan

Notula yang dibuat saat rapat berlansung merupakan notula awal. Notula ini perlu disempurnakan dengan tidak mengubah isi materi semula, kemudian diketik rapi dan dimintakan persetujuan pada pimpinan untuk menjadi notula akhir.

Isi Notula Rapat• Judul notula beserta nama organisasi atau unit organisasi yang

menyelenggarakan rapat.• Hari, tanggal, tempat serta waktu dimulai dan berakhirnya rapat.• Sifat rapat.• Nama peserta baik peserta yang hadir maupun yang tidak hadir.• Penyempurnaan notula rapat sebelumnya dan pengesahannya.• Susunan acara rapat.• Ringkasan jalannya rapat.• Hasil rapat.• Hal-hal yang dibicarakan dalam rapat.• Catatan khusus.• Nama dan tandatangan pimpinan dan notulis rapat dibagian akhir.

Daftar Pustaka

Nuraeni, Nani. 2008. Panduan Menjadi Sekretaris Profesional. Jakarta: Transmedia Pustaka.

Dwiantara, Lukas dan Rumsari Hadi Sumarto.2000. Sekretaris Profesional. Yogyakarta: KANISIUS.

Amalia, Irma. 2011. Mempersiapkan Rapat dan Membuat Notula. http://iptek-adm-perkantoran.blogspot.com/2011/05/mempersiapkan-rapat-dan-membuat-notula.html. Diakses pada tanggal 14 September 2012.

Tim E-dukasi.net. Menyelenggarakan Pertemuan atau Rapat. http://soerya.surabaya.go.id/AuP/e-DU.KONTEN/edukasi.net/SMK/Sekretaris/Menyelenggarakan.Pertemuan.Rapat/kompetensi.html. Diakses pada tanggal 14 September 2012.

Lutfi. 2009. Tata Cara Menyelenggarakan Rapat Dinas. http://paknewulan.wordpress.com/2009/01/23/tata-cara-menyelenggarakan-rapat-dinas/. Diakses pada tanggal 15 September 2012.

TERIMA KASIH