kegiatan media relations the sunan hotel solo …eprints.uns.ac.id/3577/1/202591811201109431.pdf ·...

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

i

LAPORAN KULIAH KERJA MEDIA

KEGIATAN MEDIA RELATIONS

THE SUNAN HOTEL SOLO DALAM MEMPERTAHANKAN

IMAGE POSITIF

Disusun oleh :

DYAH PURNAMAWATI

D1608001

TUGAS AKHIR

Diajukan untuk melengkapi tugas-tugas dan memenuhi syarat-syarat guna

memperoleh gelar Ahli Madya bidang Komunikasi Terapan

PROGRAM KOMUNIKASI TERAPAN

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2011


commit to user

ii


commit to user

iii


commit to user

iv

MOTTO

Run for your life


commit to user

v

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT, dengan segala

kebesaran dan keagunganNYA, dengan segala rahmat dan petunjuk yang

diberikan kepada penulis, sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan

Laporan Tugas Akhir ini yang berjudul “Kegiatan Media Relations The

Sunan Hotel Solo Dalam Mempertahankan Image Positif”.

Diadakannya Kegiatan Kuliah Kerja Media ini mempunyai tujuan

yaitu, untuk memperoleh tambahan ilmu pengetahuan dibidang Public

Relations, serta untuk mendapatkan pengalaman sehingga dapat

membandingkan teori yang didapat di bangku kuliah dengan kenyataan yang

terjadi pada perusahaan, selain itu untuk memperoleh gelar Ahli Madya

Program Studi Public Relations Komunikasi Terapan FISIP UNS Surakarta.

Sedangkan tujuan khususnya adalah untuk mengetahui gambaran kerja Public

Relations dalam menjalankan tugasnya di The Sunan Hotel Solo.

Dalam penelitian Laporan Tugas Akhir ini, penulis menemui cukup

banyak hambatan dan kesulitan, namun berkat bimbingan, bantuan, serta

dukungan dari berbagai pihak akhirnya penulisan tugas akhir ini dapat

terselesaikan dengan baik. Dengan kerendahan hati penulis menyampaikan

rasa terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Bapak Prof. Drs. Pawito Ph,d selaku Dekan FISIP UNS.

2. Bapak Drs. A. Eko Setyanto, M.Si selaku ketua jurusan program D3

Komunikasi Terapan.


commit to user

vi

3. Bapak Drs. Surisno Satrio Utomo, M.Si selaku dosen pembimbing Tugas

Akhir ini.

4. Almarhum Bapak tercinta, atas segenap perhatian dan kasih sayangnya

serta kenangan yang tak ternilai harganya.

5. Ibu yang selalu menyanggupi apa yang saya minta meski tak selamanya

ada.

6. Henricus Hans yang sudah memperhatikanku dan mau mendengarkan

keluhanku setiap hari.

7. Dimas, yang telah membatuku dalam pengerjaan Tugas Akhir ini.

8. Rofik, yang membantu dan berjuang bersama-sama dalam proses

pengerjaan Tugas Akhir ini.

9. Dita, Desi, Anne dan teman- teman semua yang telah memberikan

semangat dan membantuku.

10. Mbak Retno selaku PR Manager The Sunan Hotel Solo dan juga sebagai

pembimbing selama proses magang, yang telah banyak membantu,

memberi masukan, dam membimbing penulis selama magang berlangsung.

11. Mbak Tika, selaku sekretaris PR Manager The Sunan Hotel Solo, yang

selama proses magang selalu memberi bantuan dan bimbingan.

12. Seluruh civitas akademik FISIP UNS. Salam kreatifitas untuk kalian.

Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Tugas Akhir ini masih

banyak kekurangan dan masih kurang sempurna. Untuk itu saran dan kritik

yang bersifat membangun sangat penulis harapkan demi kesempurnaan

penyusunan Laporan Tugas Akhir ini.


commit to user

vii

Akhirnya penulis berharap semoga Laporan Tugas Akhir ini dapat

bermanfaat bagi penulis pada khususnya bagi pembaca pada

umumnya.Terima kasih.

Surakarta, 27 Mei 2011

Penulis

Dyah Purnamawati


commit to user

viii

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ....................................................................................... i

PERSETUJUAN ............................................................................................. ii

PENGESAHAN .............................................................................................. iii

MOTTO .................................................................................................... iv

KATA PENGANTAR .................................................................................... v

DAFTAR ISI .................................................................................................. viii

BAB I PENDAHULUAN ........................................................................... 1

A. Latar Belakang Masalah ............................................................ 1

B. Tujuan ........................................................................................ 6

BAB II TINJAUAN PUSTAKA................................................................... 8

A. Pengertian Public Relations ....................................................... 8

B. Fungsi dan Peranan Public Relations ........................................ 10

C. Pengertian Media Relations ....................................................... 12

D. Pentingnya Membina Media Relations ....................................... 14

E. Bentuk-bentuk Kegiatan Media Relations ................................. 17

BAB III DESRIPSI PERUSAHAAN ............................................................. 19

A. Sejarah The Sunan Hotel Solo ................................................... 19

B. Struktur Bangunan The Sunan Hotel Solo ................................. 21

C. Wilayah Usaha ........................................................................... 23

D. Fasilitas The Sunan Hotel Solo .................................................. 24

E. Visi,Misi,Falsafah,Motto dan Logo The Sunan Hotel Solo ....... 32

F. Struktur Organisasi The Sunan Hotel Solo ................................. 33


commit to user

ix

G. Job Description ........................................................................... 34

H. Pembagian Waktu Kerja ............................................................. 38

BAB IV PELAKSANAAN KKM .................................................................. 39

A. Waktu dan Tempat Pelaksanaan Magang ................................... 40

B. Bidang Pelaksanaan .................................................................... 40

C. Kegiatan Yang Telah Dilakukan ................................................ 41

D. Kegiatan Media Relations The Sunan Hotel .............................. 44

BAB V PENUTUP ......................................................................................... 47

A. Kesimpulan ................................................................................ 47

B. Saran .......................................................................................... 48

DAFTAR PUSTAKA ...................................................................................... 50

LAMPIRAN


commit to user

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Aktivitas Public Relations (PR) pada hakekatnya merupakan

proses yang berkesinambungan. Dimana manajemen berusaha untuk

memperoleh itikad baik dan pengertian dari komunitasnya, dari para

pegawainya dan juga merupakan kelanjutan proses penetapan kebijakan pihak

manajemen dalam memberikan masukan dan saran perbaikan untuk

meningkatkan citra. Dalam hal ini PR merupakan sosok yang mewakili

kepentingan perusahaan. Keberhasilan PR didalam menjalankan aktivitasnya

dinilai akan membawa nama baik perusahaan dimata khalayaknya, dan

sebaliknya kegagalan PR akan membawa citra buruk perusahaan.

Citra perusahaan sangat penting bagi setiap perusahaan. Hal ini

dikarenakan citra merupakan keseluruhan kesan yang terbentuk dibenak

masyarakat tentang perusahaan. Citra dapat berhubungan dengan nama bisnis,

arsitektur, variasi dari produk, tradisi, ideologi dan kesan pada kualitas

komunikasi yang dilakukan oleh setiap karyawan yang berinteraksi dengan

klien perusahaan. Citra juga layaknya seperti nyawa bagi perusahaan untuk

bisa terus bertahan dan mengeruk keuntungan bisnisnya sepanjang masa. Hal

ini wajar, karena tanpa citra yang baik, perusahaan tidak akan langgeng, dan

bisa jatuh terjun bebas sebelum akhirnya mati di tengah kompetisi bisnis yang

semakin ketat.


commit to user

2

Salah satu akses menjaga citra perusahaan adalah lewat media. Hal ini

disebabkan media adalah salah satu jembatan komunikasi antara perusahaan

dengan publiknya. Media seringkali menjadi acuan bagi publik untuk bergerak

dan bertindak atas sebuah isu yang dipublikasikan. Media bisa membentuk

opini masyarakat. Dengan kekuatan media, masyarakat bisa mengamini apa

yang dipublikasikan karena media dianggap sebagai pihak yang objektif,

independen, jujur dan tidak memihak.

Media juga berperan penting dalam publikasi suatu perusahaan

yakni sebagai penyebaran informasi kepada masyarakat agar masyarakat

mengetahui keberadaan perusahaan maupun produk yang dimiliki perusahaan

sehingga memperoleh pengertian dan itikad baik publik. Selain itu publikasi

juga berperan penting sebagai salah satu alat promosi ampuh untuk

memperkenalkan keberadaan perusahaan termasuk jasa atau pelayanan yang

ditawarkan melalui berita media massa.

Penggunaan media massa bagi keperluan Public Relations (PR)

sangat besar manfaatnya. Dengan kondisi yang sangat kompetitif saat ini,

bidang PR berupaya merebut dukungan publik melalui program yang

dilakukannya agar perusahaan tetap mampu bersaing dan berkembang terus.

Upaya meraih dukungan publik itu, dalam kegiatannya PR perlu bekerja keras

dengan mencari dan memberi informasi kepada masyarakat, agar perusahaan

mereka tumbuh subur, karena melalui kepercayaan dan sokongan publiklah

sebuah organisasi ataupun perusahaan itu akan tetap berjalan.


commit to user

3

Salah satu fungsi PR yakni sebagai mediator atau penghubung

antara pihak eksternal dengan pihak internal ataupun sebaliknya. Selain

sebagai mediator, PR juga berfungsi sebagai fasilitator yaitu wadah yang

memberikan fasilitas dalam penyampaian informasi bagi publik internal

maupun eksternal. Salah satu kegiatan PR dalam memberikan informasi

kepada masyarakat untuk memperoleh dukungan dan kepercayaan publik

adalah kegiatan Hubungan Media (Press Relations/Media Relations) yakni

membina hubungan baik dengan kalangan pers yang mengelola media cetak

(surat kabar/majalah) dan media elektronik (TV/radio). 1

Hubungan kemitraan antara PR dan pers sangatlah diperlukan. Hal

ini dikarenakan menjalin hubungan dengan pers bukanlah suatu kegiatan yang

mudah. Seorang PR, harus dapat menjaga kerahasiaan instansinya untuk

konsumsi publik. Hubungan pers adalah usaha untuk mencapai publikasi atau

penyiaran yang maksimum atas suatu pesan atas informasi PR dalam rangka

menciptakan pengetahuan dan pemahaman bagi khalayak dari organisasi atau

perusahaan yang bersangkutan.2

Kegiatannya tidak sebatas hanya menyebarkan informasi,

melainkan semua kegiatan komunikasi guna mendorong terciptanya saling

pengertian, kepercayaan antara perusahan dan khalayaknya. Seluruh kegiatan

yang dilakukan seorang PR dalam membina hubungannya dengan pihak

eksternal memerlukan dukungan dari pihak media massa (pers). Hubungan PR

1 Drs. Saleh Soemirat, M.S & Drs. Elvianaro, M.Si, Dasar-dasar Public Relations, 2007, Bandung, penerbit Rosda. Hlm 121 2 Frank Jefkins, Public Relations edisi kelima, 2003, Jakarta, penerbit Erlangga. Hlm 9


commit to user

4

dan pers saling bergantung satu sama lain, kadang menjadi lawan, dan kadang

menjadi mitra kerja dalam suatu masalah atau persoalan yang sama-sama ada

kepentingan di dalamnya.

Penting sekali dalam sebuah kegiatan PR menjalin hubungan pers

atau Media Relations yang baik dengan para pemimpin dan

reporter/wartawan surat kabar, majalah, radio, dan televisi. Perlakuan yang

berdasarkan like dan dislike dalam memberikan keterangan

dapat menimbulkan berita-berita/tulisan-tulisan yang tidak akurat, bahkan

berita yang tidak benar tentang organisasi/perusahaan yang mungkin

membawa kerugian.3 Untuk itulah perlunya membina hubungan dengan media

tanpa membeda-bedakan.

Salah satu aktivitas PR adalah membina dan memperoleh suatu

kepercayaan, pengertian serta penghargaan dari suatu lembaga atau instansi

serta masyarakat yang menjadi publik sasaran. Oleh karena itu diharapkan PR

dapat menciptakan suatu persepsi yang menguntungkan perusahaan dengan

membina suatu hubungan yang harmonis (good relationship) antara

perusahaan atau organisasi dengan masyarakat atau sebaliknya, melalui

komunikasi timbal balik dalam upaya menciptakan kondisi yang

saling menghargai, pengertian, mempercayai dan toleransi.

Bagi The Sunan Hotel Solo yang dulu bernama Quality Hotel Solo,

PR menjadi fungsi manajemen dari perusahaan. Untuk mewujudkan visi, misi,

memiliki daya saing, dan terus berkembang, The Sunan Hotel Solo melalui 3 Drs. Saleh Soemirat, M.S & Drs. Elvianaro, M.Si, Dasar-dasar Public Relations, 2007, Bandung, penerbit Rosda. Hlm 122


commit to user

5

berbagai devisinya bersama-sama untuk terus bekerja keras baik dalam

perbaikan produk, pelayanan, SDM, brand products, brand corporate, dan citra

perusahaan.

Salah satu tujuan humas The Sunan Hotel Solo adalah

mendapatkan persepsi yang baik dari khalayaknya. Pers merupakan salah satu

khalayaknya. Melalui pembentukan persepsi PR dapat membangun citra yang

baik dan menguntungkan dalam menyampaikan program kerja instansinya

agar dapat mencapai tujuannya. Aktivitas PR The Sunan Hotel Solo,

dilakukan oleh seorang petugas PR yang mengerti tujuan dan program

perusahaan yang perlu disampaikan kepada masyarakat. Petugas PR di tuntut

untuk memiliki pengetahuan mengenai sistem perusahaan, harus bertindak

sebagai juru bicara perusahaan, memberikan layanan informasi tentang

perusahaan dan produk dari The Sunan Hotel Solo.

Salah satu fungsi PR The Sunan Hotel Solo adalah

mempertahankan citra positif perusahaan dimata masyarakat luas.

Mempertahankan citra perusahaan dapat dilakukan dengan berbagai kegiatan,

diantaranya dengan cara publikasi. PR The Sunan Hotel Solo harus ekstra

kerja keras untuk bisa mendapatkan publikasi seluas-luasnya dari masyarakat,

tentunya publikasi yang positif setidaknya yang berimbang dalam pemberitaan

di media massa.

Aktivitas PR dan pers di The Sunan Hotel Solo terasa meningkat

semenjak beberapa tahun belakangan. Oleh karena itu, kegiatan PR The Sunan

Hotel Solo berupaya untuk membina hubungan baik dengan wartawan, agar


commit to user

6

wartawan dapat membantu menciptakan image atau citra positif di

masyarakat dan pemerintahan.

Seiring dengan berjalannya waktu penulis mempelajari bahwa

kegiatan Media Relations di The Sunan Hotel Solo berjalan sangat baik.

Berbagai pemberitaan positif kerap muncul di media baik lokal maupun

nasional. Berdasarkan latar belakang tersebut maka judul penulisan Laporan

Kuliah Kerja Media ini adalah “ Kegiatan Media Relations The Sunan Hotel

Solo Dalam Mempertahankan Image Positif“.

B. Tujuan

Tujuan dari pelaksanaan Kegiatan Kuliah Kerja Media ini adalah :

§ Tujuan Umum :

1. Untuk mendapatkan pengalaman bagi mahasiswa dalam

menghadapi dunia kerja nantinya.

2. Untuk memperoleh tambahan ilmu pengetahuan dibidang Public

Relations.

3. Mendapatkan pengalaman sehingga dapat membandingkan teori

yang didapat di bangku kuliah dengan kenyataan yang terjadi pada

perubahan.

4. Untuk memperoleh gelar Ahli Madya Program Studi Public

Relations Komunikasi Terapan FISIP UNS Surakarta.

5. Meningkatkan kreativitas dan profesionalitas mahasiswa agar siap

dalam persaingan dalam dunia kerja.


commit to user

7

§ Tujuan Khusus :

1. Untuk mengetahui berbagai kegiatan dan kinerja Public Relations di

perusahaan, khususnya di The Sunan Hotel Solo.

2. Membangun serta membina hubungan yang baik antara Jurusan Ilmu

Komunikasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas

Sebelas Maret Surakarta dengan lembaga/ instansi, dimana

mahasiswa menjalankan praktek Kegiatan Kuliah Kerja Media,

khususnya dengan The Sunan Hotel Solo.


commit to user

8

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengertian Public Relations

Definisi Public Relations (humas) menurut Scott M. Cutlip, Allen

H. Center, dan Glen M. Broom, seperti dikutip oleh Onong Uchjana Effendy

yaitu4 :

“Public Relations adalah fungsi manajemen yang menilai sikap publik, mengidentifikasi kebijaksanaan dan tata cara seseorang atau organisasi demi kepentingan publik, serta merencanakan dan melakukan suatu program kegiatan untuk meraih dan pengertian dan dukungan publik.”

Sedangkan definisi PR menurut Frank Jeffkins “Semua bentuk

komunikasi yang terencana dengan baik ke dalam maupun keluar antara suatu

organisasi dengan khalayaknya dalam rangka mencapai tujuan-tujuan spesifik

yang berlandaskan pada saling pengertian.”5

Menurut Dr. Rex Harlow dalam bukunya yang berjudul A Model

Public Relations Educations For Profesional Practise yang diterbitkan oleh

IPRA (Internasional Public Relations Association) menyatakan bahwa definisi

dari Public Relations adalah6 :

“Fungsi manajemen yang khas dan mendukung pembinaan, pemeliharaan jalur bersama antara organisasi dengan publiknya, menyangkut aktivitas komunikasi, pengertian, dan kerja sama, melibatkan manajemen dalam menghadapi persoalan/permasalahan, membantu manajemen untuk mampu menanggapi opini publik, mendukung manajemen dalam mengikuti dan memanfaatkan perubahan secara efektif, bertindak sebagai sistem peringatan

4 Onong Uchjana Effendy, Hubungan Masyarakat, PT Remaja Rosdakarya, Bandung. 5 Frank Jefkins, Public Relations edisi kelima, 2003, Jakarta, penerbit Erlangga. Hlm 113-115 6 Rosady Ruslan, S.H, Manajemen Humaas dan Manajemen Komunikasi (Konsepsi dan Aplikasi) edisi revisi, 2001, Jakarta, penerbit Rajawali Pers. Hlm 17


commit to user

9

dini dalam mengantisipasi kecenderungan penggunaan penelitian serta teknik komunikasi yang sehat dan etis sebagai sarana utama.”

Para ahli PR menanggapi definisi yang dirumuskan oleh DR. Rex

Harlow tersebut, dan kemudian dilengkapi dengan definisi yang dihasilkan

pada pertemuan di Mexico City, bulan Agustus 1978 yang dinamakan The

Statemen of Mexico. Definisi tersebut yakni7 :

“Praktik PR adalah seni dan ilmu pengetahuan sosial yang dapat dipergunakan untuk menganalisis kecenderungan, memprediksi konsekuensi-konsekuensinya, menasehati para pemimpin organisasi, dan melaksanakan program yang terencana mengenai kegiatan-kegiatan yang melayani, baik untuk kepentingan organisasi maupun kepentingan public atau umum.”

Menurut J.C. Seidel, direktur Public Relations Devitions of

Housing, State N.Y. Public Relations adalah “Proses yang terus menerus dari

usaha-usaha manajemen untuk memperoleh good will dan pengertian dari para

langganannya,pegawai-pegawainya, dan public pada umumnya”.8

Sedangkan menurut Onong Uchjana Effendy, humas adalah “

Komunikasi dua arah antara organisasi dengan public secara timbale balik

dalam rangka mendukung fungsi dan tujuan manajemen dengan meningkatkan

pembinaan kerja sama dan pemenuhan kepentingan bersama.”9

7 M. Linggar Anggoro, Teori dan Profesi Kehumasan Serta Aplikasinya di Indonesia, 2002, Jakarta, Penerbit, Bumi Aksara. Hlm 2 8 Onong Uchjana Effendy, Hubungan Masyarakat, PT Remaja Rosdakarya, Bandung. 9 Rosady Ruslan, S.H, Manajemen Humaas dan Manajemen Komunikasi (Konsepsi dan Aplikasi) edisi revisi, 2001, Jakarta, penerbit Rajawali Pers. Hlm 21


commit to user

10

Selain definisi-definisi diatas, masih banyak lagi definisi public

relations yang lain, tetapi pada hakekatnya terdapat persamaan. Terutama

bahwa kegiatan public relations dimaksudkan untuk memperoleh pengertian,

kepercayaan, dan dukungan melalui komunikasi dua arah.

B. Fungsi dan Peran Public Relations

Secara garis besar fungsi Public Relations adalah menumbuhkan

hubungan baik antara segenap komponen pada suatu lembaga atau perusahaan

dalam rangka memberikan pengertian, menumbuhkan motivasi dan partisipasi.

Cutlip & Center and Canfield merumuskan fungsi Public Relations sebagai

berikut:

1. Menjunjung aktifitas utama manajemen dalam mencapai tujuan

bersama (fungsi melekat pada manajemen lembaga atau organisasi)

2. Membina hubungan yang harmonis antara badan/organisasi dengan

publiknya sebagai khalayak sasaran.

3. Mengidentifikasikan yang menyangkut opini, persepsi dan tanggapan

masyarakat terhadap badan/organisasi yang diwakilinya atau

sebaliknya.

4. Melayani keinginan publiknya dan memberikan sumbangan saran

kepada pimpinan manajemen demi untuk tujuan dan manfaat bersama.

5. Menciptakan komunikasi dua arah timbal balik, dan mengatur arus

informasi, publikasi serta pesan dari badan/organisasi ke publiknya ata


commit to user

11

terjadi sebaliknya demi tercapainya citra positif bagi kedua belah

pihak.

Menurut Onong Uchjana Effendy dirumuskan fungsi PR sebagai berikut :

1. Menunjang kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan organisasi.

2. Membina hubungan harmonis antara organisasi dengan publik, baik

publik eksternal maupun internal.

3. Menciptakan komunikasi dua arah timbal balik dengan menyebarkan

informasi dari organisasi kepada publik dan menyalurkan opini publik

kepada organisasi.

4. Melayani publik dan menasehati pimpinan organisasi demi

kepentingan umum.

Peranan PR dalam suatu organisasi dapat dibagi menjadi empat kategori:

1. Penasehat Ahli (Expert Prescriber), seorang praktisi pakar PR yang

berpengalaman dan memiliki kemampuan tinggi dapat menbantu

mencarikan solusi dalam penyelesaian masalah yang berhubungan

dengan publik.

2. Fasilitator Komunikasi (Communications Fasilitator), dalam hal ini

Praktisi PR bertindak sebagai komunikator atau meditor untuk

membantu pihak manajemen dalam hal untuk mendengar apa yang

diinginkan dan diharapkan oleh publiknya. Dipihak lain, dapat juga

dituntut mampu menjelaskan kembali keinginan, kebijakan dan

harapan organisasi kepada pihak publiknya. Sehingga dengan


commit to user

12

komunikasi timbal balik tersebut dapat tercipta saling pengertian,

mempercayai, menghargai, mendukung dan toleransi yang baik antara

kedua belah pihak.

3. Fasilitator Proses Pemecah Masalah (Problem Solving Proces

Fasilitator). Peranan Praktisi PR dalam proses pemecahan persoalan

PR ini merupakan bagian dari tim manajemen. Hal ini dimaksudkan

untuk membantu pimpinan organisasi baik sebagai penasehat (advisor)

hingga mengambil tindakan eksekusi (keputusan) dalam mengatasi

persoalan atau krisis yang tengah dihadapi secara rasional dan

professional.

4. Teknisi Komunikasi (Communications Technician), peranan

Communications technician ini menjadi praktisi PR yang hanya

menyediakan layanan teknik komunikasi atau dikenal dengan method

of communication in organization.

C. Pengertian Media Relations

Media relations merupakan salah satu kegiatan yang dilakukan

oleh PR. Membina hubungan dengan media merupakan bagian dari fungsi

PR, dan ini bias menjadi perangkat yang sangat penting dan efisien.

Media relations dapat menjadi perangkat yang sangat penting dan

efisien, karena media dianggap mampu untuk menjangkau publik eksternal

perusahaan yang tersebar luas. Selain itu media juga merupakan salah satu


commit to user

13

sumber informasi yang berita dan informasinya diperhatikan oleh masyarakat

luas.

Menurut Frank Jefkins: “Media Relations adalah usaha untuk

mencapai publisitas atau penyiaran yang maksimum atas suatu pesan atau

informasi humas dalam ranka menciptakan pengetahuan dan pemahaman

bagi khalayak dari perusahaan atau organisasi yang bersangkutan. “

Selain itu juga ada beberapa uraian tentang media relations dalam

membentuk pengertian media relations, yaitu :

1. Media relations itu berkenaan dengan media komunikasi. Media

komunikasi ini diperlukan karena menjadi sarana yang sangat penting dan

efisien dalam berkomunikasi dengan publik. Agar komunikasi dengan

publik tersebut bisa terpelihara. Maka, segala kepentingan media massa

terhadap organisasi mesti direspons oleh organisasi. Tujuannya adalah

untuk keberhasilan program.

2. Media relations itu pada dasarnya berkenaan dengan pemberian informasi

atau memberi tanggapan pada media pemberitaan atas nama organisasi

atau klien. Karena berhubungan dengan media massa itulah, maka ada

yang menyebutnya bahwa media relations itu merupakan fungsi khusus

di dalam satu kegiatan atau program PR. Letak kekhususannya ada pada

pelibatan media massa yang berada di luar kendali organisasi untuk bisa

menopang pencapaian tujuan organisasi.

Komunikasi yang dikembangkan dalam praktik PR adalah

komunikasi dua arah. Komunikasi yang dilakukan bukan hanya dari


commit to user

14

organisasi kepada publik-publiknya, melainkan juga sebaliknya. PR

menggunakan media massa untuk mencapai seluruh publik eksternalnya.

Melalui media relations, PR tidak hanya menggunakan media sebagai sarana

untuk berkomunikasi dengan publiknya, tetapi juga menggunakan media

untuk mendengarkan atau mengikuti apa yang dikomunikasikan publik-

publik terhadap organisasinya.

D. Pentingnya Membina Media Relations

Salah satu kegiatan PR dalam memberikan informasi kepada

masyarakat adalah untuk memperoleh dukungan dan kepercayaan publik yang

dilakukan melalui media relations, yakni membina hubungan baik dengan

berbagai media, baik media cetak maupun media elektronik. Seorang public

relations harus selalu membina hubungan baik dengan media agar

perusahaan/organisasi dapat diketahui dan dikenal oleh publiknya.

Bila seseorang PR mengetahui cara kerja media massa, informasi

yang disampaikan PR kepada publiknya akan menjadi layak berita, antara lain

memiliki nilai berita yang tinggi dan sistematika penulisan yang sesuai dengan

media massa pada umumnya. PR dapat mengemukakan isu yang actual, gaya

penulisan serta visi dan misi media tersebut, sehingga informasi yang akan

disampaikan dapat dimuat oleh media yang bersangkutan. Hal-hal yang perlu

diketahui PR tentang media massa menurut Frank Jefkins antara lain:


commit to user

15

a. The editorial policy, yaitu kebijakan redaksi yang menayangkan visi dan

misi media, isi dan bentuk media yang diterbitkan. Misalnya surat kabar

secara regular memuat secara rinci dan khusus tentang berita bisnis.

b. Frequency of publication, yaitu harian, mingguan, dwi mingguan,

seminggu dua kali, bulanan, triwulanan, tahunan. Edisi tertentu setiap

harinya dianggap penting.

c. Copy date, yaitu batas waktu dan tanggal pemasok berita ke media

massa, termasuk untuk isu berita mendatang. Bergantung frekuensi dan

proses pencetakan.

d. Printing process, yaitu jenis percetakan media massa yang digunakan

seperti letterpress, photogravure, atu lithography.

e. Circulations area, yaitu daerah sirkulasinya, mencangkup internasional,

nasional, regional, satu kota, pinggiran kota, pemuatan kasus-kasus

tertentu menjadi bagian pemuatan regional propinsi tertentu.

f. Readership profile, yaitu bagaimana karakteristik/profil orang-orang

yang membaca media itu, dilihat dari kelompok umur, jenis kelamin,

tingkat sosial, pekerjaan, kepentingan khusus, kebangsaan, kelompok

etnis, agama, dan politik.

g. Distribution method, yaitu cara penyebaran media tersebut. Misalnya

dijual eceran di toko buku, eceran langsung, atau berlangganan.

Hal-hal tersebut perlu diketahui dan dipahami oleh seseorang PR

untuk dapat mengetahui bagaimana cara kerja media yang sebenarnya.


commit to user

16

Misalnya dalam hal Frequency of publication, seorang PR perlu mengetahui

bagaimana frekuensi penerbitan media yang bersangkutan, apakah harian,

mingguan, dwi mingguan atau sebulan sekali, agar PR dapat memantau

mengenai pemberitaan mengenai perusahaan di media tersebut.

Hubungan yang dibina oleh PR dengan media harus tetap erat. Hal

ini dilakukan karena PR tidak dapat meninggalkan media sebagai sarana

publikasi PR, sebaliknya media membutuhkan informasi resmi, akurat, dan

lengkap, yang biasanya didapat melalui PR. Beberapa prinsip umum untuk

membina hubungan dengan pers yang baik menurut Frank Jefkins:

a. By servicing the media, yaitu memberikan pelayanan kepada media.

b. By establishing a reputations for reliability, yaitu menegakkan suatu

reputasi yang dapat dipercaya. Misalnya selalu menyiapkan bahan-bahan

informasi yang akurat dimana dan kapan saja diminta. Wartawan selalu

ingin tahu sumber berita paling baik untuk mendapatkan informasi yang

akurat dan hubungan timbal balik terjalin semakin erat.

c. By supplying good copy, yaitu memasok naskah informasi yang baik.

Misalnya memberikan gambar/foto dan pengiriman news release.

d. By coorperation in providing material, yaitu melakukan kerja sama yang

baik dengan menyediakan bahan informasi. Misalnya merancang

wawancara pers dengan seseorang yang dibutuhkan pers ketika itu.

e. By providing verification facilities, yaitu penyediaan fasilitas yang

memadai. Misalnya memberikan fasilitas yang dibutuhkan dalam menggali

berita.


commit to user

17

f. By building personal relationship with the media, yaitu menjalin

hubungan personal dengan media. Hal ini yang mendasari keterbukaan dan

saling menghormati profesi masing-masing.

Dengan melaksanakan media relations seorang PR dapat

memantau perkembangan berita atau informasi mengenai

perusahaan/organisasinya. Sehingga apabila ada pemberitaan yang negatif yang

perlu ditindaklanjuti, maka PR tersebut telah mengetahuinya. Untuk mencapai

tujuan PR yang diantaranya menciptakan citra positif dan saling pengertian

antara publik dengan perusahaannya, maka banyak kegiatan PR yang dilakukan

di media, yang dapat menjangkau publik yang tersebar.

E. Bentuk-Bentuk Kegiatan Media Relations

Dalam upaya membina hubungan dengan media, kegiatan-kegiatan

yang dilakukan antara lain:

1. Konferensi Pers, temu pers atau jumpa pers yaitu diberikan secara

simultan/berbarengan oleh seseorang pejabat pemerintah atau swasta

kepada sekelompok wartawan, bahkan bisa ratusan karyawan sekaligus.

2. Press Briefing, yaitu diselenggarakan secara regular oleh seseorang pejabat

PR. Dalam kegiatan ini disampaikan informasi-informasi mengenai

kegiatan yang baru terjadi kepada pers, juga diadakan tanggapan atau

pertanyaan bila wartawan belum puas dan menginginkan keterangan lebih

rinci.


commit to user

18

3. Press Tour, yaitu diselenggarakan oleh suatu perusahaan atau lembaga

untuk mengunjungi daerah tertentu dan pers diajak menikmati objek wisata

yang menarik.

4. Press Release, atau siaran pers sebagai publisitas yaitu media yang banyak

digunakan dalam kegiatan kehumasan karena dapat menyebarkan berita.

5. Special Event, yaitu peristiwa khusus sebagai suatu kegiatan PR yang

penting dan memuaskan banyak orang untuk ikut serta dalam suatu

kesempatan, mampu meningkatkan pengetahuan dan memenuhi selera

publik. Seperti peresmian gedung, peringatan ulang tahun perusahaan.

6. Press luncheon, yaitu pejabat PR yang mengadakan jamuan makan siang

bagi para wakil media massa/wartawan, sehingga pada setiap kesempatan,

pihak pers dapat bertemu dengan top manajemen perusahaan/lembaga guna

mendengarkan perkembangan perusahaan/lembaga tersebut.

7. Wawancara pers, sifatnya lebih pribadi dan lebih individual. PR atau top

manajemen yang diwawancarai hanya berhadapan dengan wartawan yang

bersangkutan.


commit to user

19

BAB III

DESKRIPSI THE SUNAN HOTEL

A. Sejarah The Sunan Hotel Solo

The Sunan Hotel Solo dahulu bernama Quality Hotel Solo

merupakan hotel berbintang empat di Surakarta yang dibangun sejak tahun

1995 dan diresmikan pada 5 Januari 1998 oleh H. Wisnu Suhardono, SE

pemilik Graha Mulya Wirastama yang merupakan suatu badan usaha

perseorangan terbatas yang bergerak di bidang property terkemuka di Solo,

dimana PT. Graha Mulya Wirastama juga merupakan owning company The

Sunan Hotel Solo. Hotel ini didirikan oleh H. Wisnu Suhardono, SE untuk

mengembangkan usaha orang tua beliau yang dahulu juga pengusaha hotel di

Keprabon Solo.

Pada awalnya The Sunan Hotel Solo hanya menawarkan jasa

penginapan berupa kamar-kamar. Namun demi memenuhi tuntutan pasar dan

agar lebih bisa memberikan fasilitas dan sarana penunjang bagi tamu-tamu

hotel, maka mulai tahun 1999 disediakan fasilitas-fasilitas penunjang lain

seperti coffee shop, metting room, music room, dan fitness center. Untuk lebih

mengembangkan hotel dan bertujuan agar cepat dikenal di kalangan

perhotelan, baik domestik maupun mancanegara, owning company

memutuskan untuk menggunakan manajemen QUALITY-CHOICE

INTERNATIONAL, suatu jaringan manajemen hotel internasional yang


commit to user

20

berpusat di Amerika Serikat, sebagai trademark hotel. Di Indonesia, Choice

Hotel Indonesia adalah pemegang franchise dari Choice Hotel International.

Pada bulan Oktober 1990, Mr. Ron Muller dan Mrs. Karl Waelti para veteran

yang telah 40 tahun berkecimpung di bisnis perhotelan, mendirikan

perusahaan ini.

Namun seiring perkembangan bisnis perhotelan, Quality Hotel

Solo melepaskan diri dari manajemen QUALITY–CHOICE

INTERNATIONAL dan merubah namanya menjadi The Sunan Hotel Solo.

Mulai tanggal 23 November 2007 Quality Hotel Solo resmi berubah namanya

menjadi The Sunan Hotel Solo.

The Sunan Hotel Solo tidak merubah struktural manajemennnya,

hanya saja The Sunan Hotel Solo mengganti namanya dan mencoba untuk

mandiri dengan brandnya yang baru. Diharapkan The Sunan Hotel Solo

mampu lebih meningkatkan occupancy-nya didunia perhotelan.

Selain untuk melestarikan usaha orang tuanya, pemilik The Sunan

Hotel Solo memilih kota Solo sebagai lokasi hotel karena kota Solo terkenal

dengan kekayaan seni budaya dan tempat-tempat wisata yang cukup beragam

dan tentunya hal tersebut akan menarik wisatawan domestik maupun

mancanegara.

Sejak awal berdirinya The Sunan Hotel Solo mengalami banyak

peningkatan, tidak hanya dari tingkat hunian kamar namun juga dari tingginya

minat masyarakat dalam menggunakan jasa yang ditawarkan The Sunan Hotel


commit to user

21

Solo seperti : coffee shop, metting room, swimming pool, restaurant, music

room, convention center, lounge, banquet dan fitness center & SPA.

The Sunan Hotel Solo, selalu berupaya untuk meningkatkan

kualitas, baik dari segi fasilitas maupun tenaga professional untuk menjamin

kepuasan pelanggan, sebagaimana motto yang diterapkan oleh hotel yaitu

“Feel The Sunan Experience”. Diharapkan dengan terjaminnya kepuasan

pelanggan akan meningkatkan laba perusahaan dan kemajuan hotel.

Sampai saat ini The Sunan Hotel Solo telah mengalami beberapa

pergantian pimpinan / General Manager, mulai dari yang pertama yaitu Mr.

Eric Aebersoled yang berasal dari Swiss. Setelah menjabat kurang lebih satu

tahun, beliau digantikan oleh Mr. Victor H. Sitompul. Kemudian selanjutnya

berturut-turut Mr. Leopold Tambingon (incharge), Mr. Gunawan Budiraharjo,

SE, MBA. Selain menjabat menjadi GM, Mr. Gunawan Budiraharjo, SE,

MBA adalah salah satu direktur PT. Graha Mulya Wirastama. Kemudian

beliau digantikan oleh Mr. Dicky Soemarsono yang sebelum menjabat

menjadi General Manager, Mr. Dicky Soemarsono menjabat sebagai executive

assistant manager di The Sunan Hotel Solo.

B. Struktur Bangunan The Sunan Hotel Solo.

The Sunan Hotel Solo menempati tanah seluas 22.603,14 m2

dengan luas bangunan 16.145 m2 dengan pelaksanaan pembangunannya yaitu

oleh PT. Pembangunan Perumahan, sedangkan manajemen konstruksi

ditangani oleh PT. Paramaloka Konsultan. Design arsitektur hotel merupakan


commit to user

22

perpaduan antara tradisional jawa dengan design modern yang dirancang oleh

arsitek Jaya Kencana, ME dengan arsitektur pelaksana PT. Talenta Indah.

Struktur bangunan The Sunan Hotel Solo adalah sebagai berikut:

a. Basement, terdapat:

1. Ruang perkantoran dan

pengendalian

2. Music room

3. Pusat kebugaran (fitness center)

dan sauna

4. Florist

5. Royal season education center

6. Musholla qolbun shalim

7. Locker karyawan

8. Area parker

b. Ground Floor, terdapat :

1. Receptionist

2. Lobby

3. Restaurant narendra indo asia dining

4. Royal espresso & tea lounge

5. Shopping arcade

6. Semi olimpic swimming pool

7. Grand Ballroom


commit to user

23

8. Kono room

9. Privat Dining Room

c. Lantai 1,

Terdapat kamar-kamar penginapan, Triwindu I & II Meeting Room

Embassy Wine Lounge and Shop.

d. Lantai 2, 3, 4, 5, dan 6

Diseluruh lantai-lantai tersebut terdapat kamar-kamar penginapan

e. Halaman depan

Halaman depan yang cukup luas digunakan untuk parkir kendaraan dan

pos keamanan hotel.

C. Wilayah Usaha

The Sunan Hotel Solo terletak di daerah bagian barat kota Solo,

tepatnya di Jl. Ahmad Yani No. 40. Lokasi ini cukup strategis dan dalam

lokasi ideal karena berada didalam kota serta didukung oleh beberapa hal atau

segi berikut:

1. Dari Segi Transportasi.

The Sunan Hotel Solo cukup mudah untuk dijangkau oleh para wisatawan

asing maupun domestik yang datang atau berkunjung ke kota Solo dan

sekitarnya karena berjarak 6 Km dari Bandara Adi Sumarmo dengan

waktu tempuh 15 menit, 6 menit atau 4 Km dari stasiun Balapan Solo.

2. Dari Segi Pemasaran


commit to user

24

The Sunan Hotel Solo terletak di jalan yang menghubungkan dua jalan

utama di kota Solo yaitu Jl. Slamet Riyadi dan Jl. Adi Sucipto.

Disepanjang keduan jalan tersebut terdapat berbagai fasilitas-fasilitas

seperti perkantoran, perhotelan, maupun tempat-tempat olahraga yang

dapat memudahkan tamu untuk melakukan berbagai kegiatan maupun

aktivitasnya.

3. Dari Segi Kepariwisataan

The Sunan Hotel Solo terletak cukup dekat dengan obyek-obyek wisata

yaitu 4 Km dari Istana Mangkunegaran, 5 Km dari kantor Balaikota, 5 Km

dari pasar tekstil terbesar di Jawa Tengah, Pasar Klewer. The Sunan Hotel

Solo juga terletak dengan pusat perbelanjaan seperti Solo Grandmall, Solo

Square, pusat perbelanjaan Macro, Matahari Departement Store, dan

Coyudan. Selain itu The Sunan Hotel Solo juga berdekatan dengan

kawasan Stadion Olahraga Manahan, Kota Barat yang dikenal sebagai

pusat para pedagang makanan dan minuman di kota Solo.

D. Fasilitas The Sunan Hotel Solo

The Sunan Hotel Solo memiliki beberapa fasilitas yang ditawarkan

sebagai berikut:

1. Kamar.

Kamar yang dimiliki The Sunan Hotel Solo berjumlah 127 kamar dengan

spesifikasi:


commit to user

25

a. Deluxe Rooms

1) Sebanyak 102 kamar yang terletak di lantai 2 – 5.

2) Fasilitas single / double bed, TV Cable, kamar mandi hot & cold,

dan perlengkapan kamar standar.

b. Executive Business Room

1) Sebanyak 14 kamar dan terletak dilantai 6.

2) Fasilitas single / double bed, terdapat dua bantal dan dua guling,

TV Cable, kamar mandi hot & cold, telephone, perlengkapan

kamar standar, ditambah dengan fasilitas hot spot atau internet

gratis yang bisa langsung diakses didalam kamar.

c. Junior Suites Rooms

1) sebanyak 8 kamar dan terletak di lantai 6.

2) fasilitas single / double bed, dua televisi, dua kamar mandi,

perlengakapan kamar standar ditambah dengan adanya ruang

keluarga lengkap dengan mini bar.

d. Suites Room

1) Sebanyak 2 kamar dan terletak di lantai 6.

2) Fasilitas single / double bed, TV Cable, dua kamar mandi,

perlengkapan kamar standar, ruang keluarga, ruang makan, bar

counter, televisi dengan layar lebar yang terdapat di kamar tidur

dan di ruang keluarga.

e. President Suites Room

1) Hanya terdapat satu kamar yang terletak di lantai 6.


commit to user

26

2) Fasilitas ruang besar, dua kamar tidur dengan kasur yang

berukuran twin bed dan King Size bed, dua kamar mandi dengan

perlengkapan mandi yang lebih istimewa, satu kamar mandi untuk

di ruang utama, dapur pribadi, ruang makan, bar counter, tiga

televisi dengan tv cable, dan tiga telephone yang bisa dipakai untuk

luar area hotel.

· Fasilitas –fasilitas yang dimiliki tiap kamar adalah : telephone SLI /

SLJJ, televise (satellite & in house movies) dengan remote control dan

parabola 19 channel, hair dryer, VCD, radio / piped music, mini bar

and refrigerator, kamar mandi dengan bath tub, shower air panas &

dingin, central AC with individual control, dan kunci kamar magnetik.

· Sedangkan failitas-fasilitas yang didapatkan para tamu adalah:

welcome drink, Koran, buah-buahan segar dikamar, sarapan pagi,

transportasi dari dan ke bandara atau stasiun KA, bebas menggunakan

fasilitas olahraga, (fitness dan renang), bebas masuk Music Room,

layanan laundry, dan layanan room service 24 jam.

2. Ruang Banquet dan fasilitas Konferensi (meeting room).

The Sunan Hotel Solo mempunyai 9 (sembilan) buah ruang

konferensi dengan berbagai ukuran yang disediakan untuk berbagai acara

seperti rapat, pertemuan, seminar, konferensi, pameran, pesta maupun

acara-acara lainnya. Ruang konferensi tersebut adalah sebagai berikut:


commit to user

27

a. Ballroom I:

Ruangan ini menempati area seluas 288m2 dengan ukuran 12 x 24 m2

dan kapasitas yang dimiliki adalah:

1) Untuk Coctail Style berkapasitas 250 kursi

2) Untuk Theater Style berkapasitas 250 kursi

3) Untuk Banquet Style berkapasitas 120 kursi

4) Untuk Classroom Style berkapasitas 100 kursi

b. Ballroom II:

Ukuran luas area dan kapasitas sama dengan Ballroom I.

c. Ballroom III:

Ruangan ini menempati area seluas 648 m2 dengan ukuran 27 x 24 m2


1) Untuk Coctail style berkapasitas 900 kursi




5) Untuk U – Shape berkapasitas 250 kursi

d. Grand Ballroom:

Ruangan ini menempati area seluas 1296 m2 dengan ukuran 54 x 24 m2

dan kapasitas yang dimiliki adalah :



commit to user

28





e. Kono Meeting Room

Ruangan ini menempati area seluas 64,8 m2 dengan ukuran 5,4 x 12 m2




3) Untuk Banquet style berkapaitas 30 kursi

4) Untuk Classroom style berkapasitas 30 kursi


f. Executive Meeting Room

Ruangan ini menempati area seluas 35 m2 dengan ukuran 4,5 x 7,8 m2








commit to user

29

g. Private Dining Room

Ruangan ini menempati area seluas 27 m2 dengan ukuran 5,4 x 5 m2


1) Untuk Cocktail Style berkapasitas 10 kursi





h. Triwindu Meeting Room I

Ruangan ini menempati area seluas 82,5 m2 dengan ukuran 15 x 5,5 m2


1) Untuk Cocktail Style berkapasitas 75 kursi





i. Triwindu Meeting Room II

Ukuran luas area dan kapasitas sama dengan Triwindu Meeting Room

II.


commit to user

30

3. Restaurant dan bar.

a. Narendra Indo Asia Dining

Terletak diantara loby dan kolam renang dibuka untuk umum mulai

pukul 06.00 – 24.00 WIB dengan kapasitas 120 kursi dan diiringi

alunan live music.

b. Music Room

Terletak di basement, menyajikan hiburan malam yang menyajikan

live music dengan full band. Dibuka untuk umum dari pukul 18.30 –

01.30 WIB dini hari dengan kapasias 150 kursi dan 350 pengunjung.

c. Mezzanine lounge / terrace.

Terletak di lantai 1, dibuka untuk umum mulai pukul 11.00 – 21.00

WIB dengan kapasitas 160 kursi.

d. Pool Bar

Terletak di samping kolam renang, menyajikan makanan dan minuman

ringan, dibuka untuk umum mulai pukul 07.00 – 22.00 WIB. Dengan

kapasitas 30 kursi.

e. Royal Espresso & Tea Lounge.

Terletak di lobby bagian depan. Menyajikan aneka kopi istimewa.

Dibuka untuk umum mulai pukul 10.00 – 23.00 WIB dengan kapasitas

20 kursi.


commit to user

31

4. Fasilitas Olah Raga.

a. Out Heated Semi Olympic pool

Terletak di serambi belakang hotel. Tersedia juga kolam ukuran baby

pool dan medium pool untuk balita dan anak – anak. Dibuka untuk

umum dengan waktu operasional 06.00 – 21.00 WIB.

b. Ayudi Fittness and spa.

Terletak berdekatan dengan music room dilengkapi dengan sauna,

namun managementnya terpisah dengan management The Sunan Hotel

Solo. Selain sebagai fasilitas untuk tamu juga dibuka untuk umum.

c. Fasilitas pendukung lain :

1) Bussiness centre

2) Shopping arcade

3) Drug store

4) Laundry and dry cleaning

5) Recepsionist 24 hours

6) Klinik

7) Banqueting facilities

8) Hot spots

9) 24 hours security

10) 24 hours room service

11) Free parking

12) Salon & hair beauty treatment


commit to user

32

E. Visi, Misi, Falsafah, Motto dan Logo The Sunan Hotel Solo

1. Visi

Menjadi salah satu perusahaan terbaik di industri perhotelan dan

F&B di Indonesia dalam aspek kepuasan pelanggan, peningkatan

penjualan, kesejahteraan karyawan, dan profitabilitas melalui karya yang

kreatif dan inovatif dari seluruh karyawan yang kompeten.

2. Misi

· Meningkatkan nilai tambah bagi pemegang saham dengan

menjalankan etika bisnis dan pengelolaan perusahaan yang baik

· Menciptakan manfaat jangka panjang yang berkesinambungan dan

saling menguntungkan antara perusahaan dengan seluruh mitra usaha

· Selalu memberikan pelayanan yang terbaik dan kualitas produk yang

terbaik kepada semua tamu tanpa kompromi

· Saling menghormati dan selalu meningkatkan kerja sama yang baik

antara sesama karyawan demi kebaikan semua.

3. Falsafah

Memberikan service yang baik kepada tamu merupakan tujuan utama.

4. Motto

Mengutamakan kerja sama team dalam memberikan pelayanan.


commit to user

33

5. Logo

F. Struktur Organisasi The Sunan Hotel Solo

The Sunan Hotel Solo adalah hotel berbintang 4 (empat) yang

sebagaimana perusahaan pada umumnya juga melakukan perincian tugas

pekerjaan dan pengelompokan kegiatan kerja yang akan dibebankan kepada

setiap individu, agar setiap individu dapat melaksanakan tugas dan

kewajibannya dengan baik dan benar. Semua departemen yang ada di The

Sunan Hotel Solo berada di bawah pimpinan GM (general Manager). Setiap

departemen yang ada di The Sunan Hotel Solo dipimpin oleh seorang

Departemen Head dengan beberapa orang staff.

Semua itu tercermin dari dalam struktur organisasi hotel yang

dirancang atau disusun sedemikian rupa sehingga mampu menunjukan

kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan diantara fungsi,

bagian-bagian, kedudukan, tugas, wewenang, tanggung jawab, yang berbeda

dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan perusahaan.

Hotel ini mengelompokan kegiatan-kegiatan yang sama atau fungsi

yang sejenis kedalam suatu departemen dan dikepalai oleh seorang manager.


commit to user

34

Seperti yang digambarkan dalam lampiran. (Struktur organisasi The Sunan

Hotel Solo terlampir).

G. Job Description

PT. Graha Mulya Wirastama yang terletak di Jl. KH. Ahmad

Dahlan No 32 Solo merupakan direksi (Boardsof Director) sekaligus pemilik

dari The Sunan Hotel Solo. Dewan direksi pusat membawahi General

Manager (GM) serta departemen – departemen yang ada di The Sunan Hotel

Solo. Adapun job description departemen adalah sebagai berikut:

1. EXECUTIVE OFFICE

Berjumlah 3 orang yang dipimpin oleh General Manager (GM) dengan

tugas yaitu bertanggung jawab atas kelangsungan dan kelancaran

perusahaan serta mengawasi aktivitas dalam perusahaan.

2. ACCOUNTING DEPARTEMENT

Berjumlah 15 orang yang dipimpin oleh Accounting Manager dengan

tugas yaitu mengendalikan dan mengatur sistem keuangan hotel,

menganalisa serta menyusun laporan perusahaan sesuai dengan standar

akuntansi yang berlaku.

3. HRD / PERSONAL DEPARTEMENT

Berjumlah 2 orang yang dipimpin oleh Human Resources Manager dengan

tugas:


commit to user

35

a. Mempersiapkan dan melaksanakan kebijaksanaan karyawan sehingga

karyawan setia terhadap perusahaan, memiliki motivasi tinggi dalam

bekerja sehingga dapat memberikan pelayanan optimal kepada tamu.

b. Melaksanakan koordinasi dalam pelaksanaan tugas operasional

keamanan untuk mewujudkan situasi aman dan tertib di lingkungan

hotel.

c. Menjalin hubungan baik dengan HRD hotel-hotel berbintang,

internasional, café – café/ restaurant dan perusahaan besar berkait.

d. Menyusun kegiatan outing, kerja bakti, bakti sosial dan keagamaan baik

untuk internal The Sunan Hotel Solo maupun eksternal lingkungan

sekitar.

4. SECURITY DEPARTMENT

Berjumlah 13 orang yang dipimpin oleh chief security dengan tugas

menjaga keamanan untuk mewujudkan situasi aman dan tertib di

lingkungan hotel

5. ENGINERRING DEPARTMENT

Berjumlah 13 orang yang dipimpin oleh Chief Enginerring dengan tugas

bertanggung jawab atas perencanaan, pengerahan, pengawasan, koordinasi

staff bawahannya dan bertanggung jawab atas penyiapan dan penerapan

sistem pencegahan bahaya, pemeliharaan dan pengembangan metode

teknik kerja.


commit to user

36

6. FRONT OFFICE DEPARTMENT

Berjumlah 19 orang yang dipimpin oleh Front Office Manager dengan

tugas:

a. Bertanggung jawab dalam merencanakan, mengarahkan, mengawasi dan

mengkoordinir, seluruh aktifitas fornt office dan menjamin kepuasan

tamu atas pelayanan di front office.

b. Melaksanakan pengelolaan front office dan berpedoman pada standart

operating procedure dan kebijakan yang ditatapkan management.

7. HOUSEKEEPING DEPARTMENT

Berjumlah 29 orang yang dipimpin oleh Executive housekeeping dengan

tugas:

a. Melaksanakan pengelolaan dan pengendalian operasional administrasi

housekeeping berdasarkan kebijaksanaan manajemen.

b. Melaksanakan kerjasama dengan staff bawahannya untuk menjamin

kelancaran tugas-tugas secara menyeluruh.

8. LAUNDRY DEPARTMENT

Berjumlah 7 orang yang dipimpin oleh Laundry Supervisor dengan tugas

bertanggung jawab atas kelancaran kegiatan operasional laundry dan

perumusan kebijakan teknis, bimbingan, pembinaan, koordinasi, serta

admistrasi bagian laundry.

9. MARKETING DEPARTMENT

Berjumlah 6 orang yang dipimpin oleh Marketing Manager dengan tugas:

a. Membuat rencana promosi / penjualan


commit to user

37

b. Mengarahkan operasi sales dan marketing

c. Mengkoordinasikan aktifitas sales dan marketing dengan department lain.

10. FOOD AND BEVERAGE

Berjumlah 22 orang yang dipimpin oleh F&B Manager dengan tugas:

a. Merencanakan, mengorganisir, melaksanakan, serta mengontrol

kegiatan operasional diseluruh outlet F&B

b. Bertanggung jawab atas kelancaran kegiatan administrasi diseluruh

outlet F&B.

11. FOOD AND BEVERAGE PRODUCT

Berjumlah 20 orang yang dipimpin oleh executive Chief dengan tugas:

a. Melaksanakan koordinasi pengelolaan bagian pengolahan makanan

yang berpedoman pada peraturan hotel yang berlaku, melaksanaan

penataan dan pembinaan dibidang adminstrasi bagian pengolahan

makanan.

b. Bertanggung jawab atas pengendalian atas biaya produksi makanan

12. PUBLIC RELATIONS DEPARTMENT

Berjumlah 6 orang yang dipimpin oleh Public Relation Manager dengan tugas:

a. Melakukan hubungan kemasyarakatan internal dan eksternal hotel

b. Membangun citra positif hotel dimata public/ masyarakat

13. ICC

Berjumlah 1 orang yang bertugas: mengontrol / control masalah keuangan.


commit to user

38

H. Pembagian Waktu Kerja

Karyawan The Sunan Hotel Solo berjumlah 156 orang dengan

pembagian waktu kerja sebagai berikut:

1. Marketing dan Accounting

Senin – Kamis Pukul : 08.00 – 12.00

13.00 – 17.00

Jumat Pukul : 08.00 – 11.30

13.00 – 17.00

Sabtu – Minggu Libur

2. Executive Office, Personalia, Public Relations

Senin – Kamis Pukul : 08.00 – 12.00

13.00 – 17.00

Jumat Pukul : 08.00 – 11.30

13.00 – 17.00

Sabtu – Minggu Libur

3. Front Office, Engineering, Security, Laundry, Houskeeping, F&B Service,

F&B Product

Shift I : Senin – Kamis Pukul : 07.00 – 12.00

13.00 – 15.00

Jumat Pukul : 07.00 – 12.00

13.00 – 15.00

Shift II : Senin – Minggu Pukul : 15.00 – 22.00


commit to user

40

BAB IV

PELAKSANAAN KKM

A. Waktu dan Tempat Pelaksanaan Magang

Penulis menjalani kuliah kerja media selama 3 (tiga) bulan.

Terhitung mulai dari 1 Februari 2011 samapi 29 April 2011di The Sunan

Hotel Solo, beralamat di Jl.Ahmad Yani No. 40.

Aktivitas selama pelaksanaan magang adalah hari Senin sampai hari

Jumat, dengan jam kerja pukul 08.00 – 17.00 wib. Dikarenakan tempat dan

suasana kuliah kerja media penulis ini merupakan perusahaan swasta,

maka penulis dihaurskan menggunakan kemeja berwarna putih dan

bawahan rok berwarna hitam.

Dalam pelaksanaan KKM, penulis mempergunakan kesempatan

untuk mencari dan menggali sedalam mungkin tentang apa saja yang harus

dikerjakan karena dengan demikian akan dapat memberikan manfaat bagi

penulis. Baik berupa pengalaman, pengetahuan, dan skill yang dapat

menambah potensi penulis.

B. Bidang Pelaksanaan

Selama melaksanakan kuliah kerja media, penulis ditempatkan

di departemen Public Relations yang terletak di basement. Pada dasarnya

departemen Public Relations berperan sebagai pusat interaksi antara

perusahaan, masyarakat umum dan media sehingga pihak – pihak luar


commit to user

46

dapat memperoleh informasi terbaru tentang perkembangan dan kegiatan

perusahaan. Public Relations secara structural tata kelola perusahaan

berada langsung dibawah General Manager, sehingga laporan pertanggung

jawaban (report) langsung kepada General Manager perusahaan.

Public Relations di kepalai oleh seorang Manager, berjumlah 6

orang bertugas melaksanakan kegiatan public relations yang berkaitan

dengan public secara umum dan media relations yaitu media monitoring,

menerbitkan siaran pers, media gathering, dll. Selain itu juga melakukan

kegiatan dengan internal perusahaan. Bekerjasama dengan HRD

melaksanakan kegiatan guna menjalin komunikasi yang lancar dalam

internal perusahaan.

C. Kegiatan Yang Telah Dilakukan

Dalam melaksanakan proses kuliah kerja media penulis telah

melaksanakan berbagai macam kegiatsan. Dari berbagai macam kegiatan

yang bersifat rutin hingga insidentil. Adapun kegiatan yang dilakukan

penulis selama mengikuti proses kuliah kerja media selam 13 minggu

adalah :

1. Media monitoring. Penulis mendapat tugas untuk melakukan

monitoring dari beberapa media cetak lokal dan nasional (ompas,

Bisnis Indonesia, Koran Tempo, Jawa Pos, Suara Merdeka, Solopos,

Joglosemar, Seputar Indonesia, Koran Wawasan, Suara Pembaharuan).

Dimana penulis diharuskan membaca dan mengkliping sejumlah berita


commit to user

47

yang berkaitan dengan perusahaan dan pariwisata. Hal ini penulis

lakukan setiap hari.

2. Mencatat administrasi kantor. Penulis ditugaskan untuk mencatat

semua daftar belanja PR, mencatat semua iklan yang telah dipesan dan

mencatat semua voucher yang telah dikeluarkan oleh PR ( Room, Pool,

Meal Voucher ).

3. Penulis juga mendapat tugas untuk membuat press release. Biasanya

penulis membuat press release mengenai event – event yang akan

berlangsung di Hotel Sunan. Seperti membuat press release paket

kamar, promosi masakan, event Musro ( Rave Republic, Sparkling

Wednesday, dll ), serta membuat press release special event jika ada.

Penulis memperoleh materi dari news letter, kadang kala juga ada

event yang tidak dicantumkan dalam news letter seperti Pengajian

Jumat Legi, Donor Darah, dll.

4. Menghitung publikasi di media. Kegiatan ini penulis lakukan setiap

akhir minggu dan akhir bulan. Hal ini dimaksudkan sebagai tolak ukur

kinerja PR selama seminggu, kemudian PR akan mengevaluasi dan

merencanakan kegiatan selama seminggu kedepan.

5. Membantu menyiapkan materi News Letter dan Website dengan

bertanya dan meminta materi ke departemen Marketing dan FB. Hal

ini dilakukan guna meng update media internal dan website

perusahaan. Tugas ini penulis lakukan di akhir bulan.


commit to user

48

6. Membuat rekapan PR Report yang akan dilaporkan kepada General

Manager. Hal ini dilakukan agar GM mengetahui aktivitas departemen

PR selama satu bulan dan untuk mengetahui perkembangan publikasi

dan advertisment yang dilakukan PR. Tugas ini penulis lakukan setiap

akhir bulan.

7. Membuat rekapitulasi berita di media, kemudian dibuat grafik media

publikasi dan advertisment yang nantinya dilaporkan kepada GM dan

di bagikan ke FOM dan Marketing. Hai ini dilakukan untuk

mengetahui kinerja perusahaan dengan kompetitor. Kegiatan ini

penulis lakukan setiap akhir bulan.

8. Penulis juga mendapat tugas untuk membuat materi spanduk untuk in

house promo dan mengirim materi tersebut ke biro advertising melalui

email. Kegiatan ini penulis lakukan setiap awal bulan.

9. Membantu menyiapkan keperluan media gathering. Dalam hal ini

penulis diminta untuk melakukan final cek dan menyiapkan press

release beserta media kit. Media gathering ini sendiri adalah salah satu

agenda kegiatan perusahaan yang pelaksanaannya menjadi tanggung

jawab PR. Selain itu acara media gathering sendiri adalah suatu sarana

untuk menjalin interaksi yang harmonis antara media massa dan

perusahaan secara langsung. Pada kesempatan ini media

diperkenankan untuk bertanya tentang perusahaan secara langsung

dengan GM dan PR.


commit to user

49

10. Penulis berkesempatan memonitoring dan mengambil foto saat Press

Conference berlangsung. Dalam hal ini penulis diminta menyiapkan

beberapa dokumen pendamping untuk nara sumber serta menyiapkan

press release untuk dibagikan kepada media.

11. Dalam beberapa kesempatan penulis juga berkesempatan

memonitoring beberapa event yang diselenggarakan di Hotel Sunan.

Penulis ditugaskan untuk melakukan final cek.

12. Mengikuti meeting PR. Penulis ditugaskan untuk membuat notulen

rapat yang nantinya akan dilaporkan kepada GM. Meeting PR ini

dilakukan setiap sebulan sekali guna mengkoordinasi departemen PR

untuk menyiapkan kegiatan dan media plan selama sebulan kedepan.

13. Mengelola mading perusahaan sebagai komunikasi internal bagi

karyawan Hotel Sunan. Dalam hal ini penulis bekerja sama dengan

HRD.

D. Kegiatan Media Relations The Sunan Hotel

Berdasarkan uraian diatas, Menurut PR Manager The Sunan Hotel Solo

Retno Wulandari, untuk mencapai sasaran dan pelaksanaan program-program

di Media Relations akan melaksanakan beberapa aktifitas yaitu :

1) Media Visit

Membawa sejumlah media Nasional ke The Sunan Hotel agar media

memiliki pengalaman dan pemahaman lebih baik tentang fasilitas dan

pelayanan The Sunan Hotel.


commit to user

50

2) P

ress Breafing

Menjalin hubungan yang konsisten dengan media termasuk menggali

informasi secara berkelanjutan dari media.

3) P

ress Conference

Memberikan Informasi secara resmi kepada wartawan mengenai isu-isu

atau topik pemberitaan yang menyangkut The Sunan Hotel Solo.

4) P

ress Release

Secara pro aktiv dan responsive mengirimkan press release atas

perkembangan perusahaan dan berkaitan dengan event-event yang akan

diadakan di The Sunan Hotel Solo.

5) A

dvertorial

Informasi factual dan lengkap tentang kinerja maupun kegiatan

operasional The Sunan Hotel Solo.

6) R

adio Talk Show

Wawancara eksklusif dengan PR Manager The Sunan Hotel untuk

berbagai isu secara berkelanjutan.

7) T

V Talk Show


commit to user

51

Wawancara eksklusif dengan Manajemen The Sunan Hotel Solo untuk

berbagai isu secara berkelanjutan.

8) P

lacement di berbagai Media Nasional

Mengisi rubrik tentang The Sunan Hotel Solo yang terdiri dari berbagai

isu sesuai dengan sasaran.

BAB V

PENUTUP

1. Kesimpulan

Selama penulis melaksanakan Kuliah Kerja Media pada Divisi Media

Relations The Sunan Hotel Solo, penulis merasakan banyak sekali manfaat

yang dapat diperoleh dari aktifitas-aktifitas sehari-hari yang penulis kerjakan

selama kurun waktu 3 bulan. Maka penulis dapat menyimpulkan bahwa :

1. Media Relations merupakan salah satu kegiatan yang menurut PR The

Sunan Hotel Solo penting bagi perusahaan.

2. Sulitnya untuk membina hubungan yang baik dengan stakeholder The

Sunan Hotel Solo khususnya disini adalah media/pers. Karena tidak

selamanya keinginan perusahaan sejalan dengan agenda dari media

massa.

3. Kegiatan-kegiatan Media Relations yang dilakukan oleh The Sunan Hotel

Solo sejauh ini cukup baik. Hal tersebut dapat dilihat dari respons yang


commit to user

52

diberikan wartawan atau media yang memuat tulisannya terhadap acara

yang diselenggaran oleh perusahaan.

4. Divisi PR selaku penghubung antara media dengan perusahaan, sangat

memperhatikan kebutuhan media akan informasi mengenai perusahaan,

dengan menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh media. Misalnya

dengan membuat Press Release, dan selalu meng up-date

(memperbaharui) website The Sunan Hotel Solo yang banyak diakses oleh

media.

5. Peran, fungsi, dan kegiatan-kegiatan PR The Sunan Hotel Solo

berpedoman pada nilai-nilai disiplin ilmu komunikasi maupun praktisi

profesional.

6. Kegiatan media relation The Sunan Hotel Solo dilakukan bertujuan untuk

memperoleh pubisitas seluasnya mengenai kegiatan serta kebijakan yang

baik untuk diketahui oleh halayak umum, memperoeh tempat dalam

pemberitaan media yang wajar, obyektif dan seimbang, memperoleh

informasi umpan balik dari masyarakat mengenai upaya kebijakan dan

kegiatan perusahaan, mewujudkan pemahaman masyaraat tentang upaya,

kebijakan dan kegiatan yang dilakukan eh perusahaan sehingga meraih

simpati masyarakat.

2. Saran


commit to user

53

Beberapa saran maupun masukan yang dapat penulis sampaikan kepada

PR The Sunan Hotel Solo sebagai berikut :

1. Penulis mengharapkan agar PR The Sunan Hotel Solo menjadi lebih

berinovasi dan kreatif dalam perencanaan dan pembuatan program

kampanye, special event, dan kegiatan lainnya sebagai materi PR untuk

media massa dalam kegiatan-kegiatannya.

Bagi program DIII Komunikasi Terapan Khususnya Public Relations dalam

melaksanakan kegiatan kuliah kerja media ini, penulis menemukan beberapa

kekurangan untuk itu penulis mencoba memberikan saran atau masukan

kepada pihak DIII Komunikasi Terapan FISIP UNS :

1. Mata kuliah yang ada di dalam DIII Komunikasi Terapan khususnya

Humas memang sudah mencakup semua tugas-tugas yang ada di

kehidupan kerja, namun kurang dalam hal praktek.

2. Akan lebih baik lagi apabila program DIII Komunikasi Terapan

Khususnya Humas lebih sering mengadakan studi banding maupun

kunjungan ke beberapa instansi yang bonefit di Indonesia. Hal ini

dimaksudkan agar lulusan DIII Humas memiliki kompetensi yang lebih

baik lagi.

kegiatan media relations the sunan hotel solo …eprints.uns.ac.id/3577/1/202591811201109431.pdf ·...

Documents