administrasi kearsipan karyawan pada the sunan hotel solo... · sunan hotel solo, 3 bulan ini...

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

ADMINISTRASI KEARSIPAN KARYAWAN

PADA THE SUNAN HOTEL SOLO

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh

Sebutan Vokasi Ahli Madya (A.Md.) Dalam Bidang

Manajemen Administrasi

Diajukan Oleh :

MOCHAMMAD ROIS

D1509056

PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2012


commit to user

ii


commit to user

iii

PENGESAHAN

Tugas Akhir dengan judul

ADMINISTRASI KEARSIPAN KARYAWAN

PADA THE SUNAN HOTEL SOLO

Disusun Oleh :

MOCHAMMAD ROIS

D1509056

Telah diuji dan disahkan oleh Tim Penguji

Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi

Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret

Pada hari : .................................................

Tanggal : .................................................

Tim Penguji Nama Tanda Tangan

1. Penguji 1 Drs. Is Hadri Utomo, M.Si.

19590907198702 1 001

(..........................)

2. Penguji 2 Drs. Ali, M.Si.

19540830198503 1 002

(...........................)

Mengetahui,

Dekan,

Prof. Drs. Pawito, Ph. D.

NIP. 19540805198503 1 002

Ketua Program,

Drs. Sudarto, M. Si

NIP. 19550202198503 1 006


commit to user

iv

PERNYATAAN

Nama : Mochammad Rois

NIM : D1509056

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “Administrasi

Kearsipan Karyawan Pada The Sunan Hotel Solo” adalah betul-betul karya

sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda

citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka.

Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya

bersedia menerima sanksi akademis berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang

saya peroleh dari tugas akhir tersebut.

Surakarta, 29 juni 2012

Yang Membuat pernyataan,

Mochammad Rois


commit to user

v

MOTTO

“....Sesungguhnya Allah tidak akan mengubah suatu kaum sebelum mereka

mengubah keadaan mereka sendiri....”

(Q. S. Ar- Ra’d : 11)

“Semua impian bisa menjadi kenyataan, kalau kita berani mengejarnya”

(Walt Disney)

“Waktu terbaik untuk berbahagia adalah sekarang

Tempat terbaik untuk berbahagia dalah disini

Dan cara terbaik untuk berbahagia adalah membahagiakan orang lain”

(Mario Teguh)

“Apabila kita takut gagal, itu berarti kita telah membatasi

Kemampuan kita”

(Hendry Ford)

“Aku Pernah berikhrar pada diriku sendiri

Carilah Pengalaman Sebanyak yang Aku Bisa, karena Kesempatan Hanya datang

sekali dan tidak bisa diulang

Never Give Up Till End Of Time”

(Mochammad Rois)


commit to user

vi

PERSEMBAHAN

Kupersembahkan karya sederhana ini untuk

Alm. Ibu Rusmiyati yang selalu di hati, Mamah Diah

Orangtuaku tercinta sebagai bukti baktiku,

Dan untuk Dani adikku tercinta

Terimakasih atas segalanya ,

aku akan memberikan yang terbaik...


commit to user

vii

KATA PENGANTAR

Sesungguhnya segala puji hanya bagi Allah SWT, kita memuji, memohon

pertolongan, serta memohon ampunan-Nya. Dan kita memohon perlindungan dari

kejahatan-kejahatan diri kita, serta dari keburukan - keburukan amal kita.

Alhamdulillah, Puji dan syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT

yang telah memberikan rahmad, kekuatan, dan segala nikmat sehingga penulis

dapat menyelesaikan Tugas Akhir dengan juul “Administrasi Kearsipan

Karyawan pada The Sunan Hotel Solo” dengan baik.

Rasa Terimakasih, sudah sepantasnya penulis sampaikan dengan hati yang

tulus kepada semua pihak atas segala partisipasinya dalam pelaksanaan dan

penyelesaian laporan ini.

1. Bapak Prof. Drs. Pawito, Ph. D. , selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial Dan

Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret.

2. Bapak Drs. Sudarto. M.Si. , selaku Ketua Jurusan DIII Manajemen

Administrasi.

3. Bapak Drs. Budiarjo, M. Si. , selaku Pembimbing Akademik.

4. Bapak Drs. Ali, Msi. , selaku pembimbing tugas akhir yang telah bersedia

meluangkan waktu untuk membimbing dan memberikan arahan.

5. Bapak - Ibu Dosen Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas

Sebelas Maret Surakarta, terima kasih atas semua yang telah Bapak dan

Ibu ajarkan dan berikan.

6. Keluargaku tercinta atas cinta, kasih sayang, doa, motivasi, dan semuanya.

Semoga Allah SWT selalu melimpahkan rahmad, hidayah, usia yang

barokah.

7. Mas Awe, Triyatni, Mas Hafid, Ipul, Evi, Mursid, Ilmi, Sidiq Team

kepengurusan di KOPMA UNS 2011-2013, yang selalu memberikan

motivasi dan semangat, semoga besok kelak kita bisa sukses bersama dan

jangan lupakan kerja keras kita selama menjabat di KOPMA UNS.


commit to user

viii

8. Ibu Retno Wulandari, Bpk Kristriyanto, Ibu Imping, Bpk Nurahman Arie

terimakasih karena telah mempercayaiku untuk On Job Training Di The

Sunan Hotel Solo, 3 bulan ini sangat berarti buat saya.

9. Endah, Liyana, Fajri, Ferisa yang selalu menemani, dan bekerjasama

membangun PSDA bersama-sama. Aku kangen kalian semua.

10. Teman-Teman Karyawan dan Adik-Adik Kader dan Anggota KOPMA

UNS yang tak dapat saya sebut disini, yang selalu menemani, berinteraksi

dan bekerja bersama, serta membuka cakrawala berfikir dan menyadarkan

saya bahwa perjalanan masih panjang, Sukses untuk kalian semua.

11. Teman-Teman DIII Manajemen Administrasi 2009 kelas B semoga Allah

melimpahkan rahmad, hidayah, serta pertolongan-Nya kepada kita semua.

12. Bapak-Ibu seluruh Karyawan, Casual, Trainee The Sunan Hotel Solo yang

telah memberikan arahan dan pengalaman yang tak dapat terlupakan.

13. Terima kasih juga saya haturkan kepada ANDA yang tidak dapat saya

cantumkan namanya disini, ANDA yang telah turut berinteraksi dan

bersosialisasi dengan penulis dalam kesehariannya, dan ANDA yang telah,

sedang, dan akan membaca karya kecil ini.

Selanjutnya penulis mengharap tegur sapa yang halus lagi tulus, kepada

segenap pihak atas segala kekurangan, kesalahan, dan kekhilafan penulis dalam

penyajian karya ini.

Akhir kata penulis berharap Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi semua

pihak yang membutuhkannya di kemudian hari. Terima Kasih.

Surakarta, Juli 2012

Penulis


commit to user

ix

DAFTAR ISI

Halaman

JUDUL .................................................................................................................... i

PERSETUJUAN .................................................................................................... ii

PENGESAHAN ..................................................................................................... iii

PERNYATAAN ..................................................................................................... iv

MOTTO ................................................................................................................... v

PERSEMBAHAN .................................................................................................. vi

KATA PENGANTAR .......................................................................................... vii

DAFTAR ISI .......................................................................................................... ix

DAFTAR TABEL ................................................................................................. xi

DAFTAR GAMBAR ............................................................................................ xii

ABSTRAK ........................................................................................................... xiii

BAB I PENDAHULUAN

a. Latar Belakang Masalah .................................................................................. 1

b. Perumusan Masalah ......................................................................................... 3

c. Tujuan Pengamatan ......................................................................................... 4

d. Manfaat Pengamatan ....................................................................................... 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

a. Pengertian Administrasi .................................................................................. 5

b. Pengertian Kearsipan ....................................................................................... 6

c. Pengertian Karyawan ....................................................................................... 7

d. Pengertian Administrasi Kearsipan ................................................................. 8

e. Pengertian Administrasi Kearsipan Karyawan .............................................. 13


commit to user

x

e. Metode Pengamatan ...................................................................................... 16

BAB III DESKRIPSI PERUSAHAAN

a. Sejarah The Sunan Hotel Solo ....................................................................... 21

b. Struktur Bangunan The Sunan Hotel Solo .................................................... 23

c. Visi, Misi, Falsafah, dan Motto The Sunan Hotel Solo ................................. 24

d. Struktur Organisasi The Sunan Hotel Solo ................................................... 25

e. Deskripsi Jabatan ........................................................................................... 27

f. Fasilitas The Sunan Hotel Solo ...................................................................... 33

BAB IV PEMBAHASAN

a. Penerimaan dan Pencatatan Arsip Karyawan ................................................ 39

b. Penyimpanan Arsip Karyawan ...................................................................... 44

c. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip Karyawan ............................................. 49

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

a. Kesimpulan .................................................................................................... 50

b. Saran .............................................................................................................. 52

Daftar Pustaka ........................................................................................................ 53

Lampiran - Lampiran


commit to user

xi

DAFTAR TABEL

Tabel Halaman

I. 1 Man Power Figure The Sunan Hotel Solo 2012 ......................................... 2

IV. 1 Data Lamaran Masuk Maret – Mei 2012 .................................................. 40

IV. 2 Data Karyawan Terlambat Maret – Mei 2012 .......................................... 43

IV. 3 Jenis Surat Keluar Human Resources Department ................................... 43

IV. 4 List Data Kontrak Karyawan 2012 ........................................................... 46

IV. 5 List Data Kontrak Casual 2012 ................................................................. 47


commit to user

xii

DAFTAR GAMBAR

Gambar Halaman

III. 1 Management Organization The Sunan Hotel Solo 2012.......................... 26

1V. 1 Alur Pengajuan Cuti Karyawan................................................................ 41


commit to user

xiii

ABSTRAK

Mochammad Rois, D1509056. Administrasi Kearsipan Karyawan

Pada The Sunan Hotel Solo, Tugas Akhir, Program Studi Manajemen

Administrasi, Program Diploma III, Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik,

Universitas Sebelas Maret, 2012.

The Sunan Hotel Solo merupakan salah satu hotel berbintang 4 di kota

Surakarta dengan basic Convention dan Entertaint. The Sunan Hotel Solo yang

berdiri sejak tahun 1997 ini dari tahun ke tahun mengalami perkembangan tingkat

hunian kamar, selain itu aktivitas di function room juga semakin meningkat dari

tahun ke tahun, sehingga untuk dapat mengimbangi fasilitas yang diberikan maka

pengembangan sumber daya karyawan di sunan hotel selalu dioptimalkan.

Salah satunya dengan membuat sistem pengolahan arsip karyawan yang

efektif, untuk itu permasalahan yang akan dikemukakan pada obyek ini adalah

Administrasi Kearsipan Karyawan Pada The Sunan Hotel Solo. Tujuan

pengamatan Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui dan memahami bagaimana

cara pengelolaan Administrasi Kearsipan Karyawan Pada The Sunan Hotel Solo.

Pengamatan ini mengambil lokasi di The Sunan Hotel Solo, jenis

pengamatan ini adalah pengamatan deskriptif kualitatif. Sumber data berasal dari

(1) Narasumber atau informan, (2) Peristiwa, aktivitas dan perilaku, (3)

Dokumentasi. Teknik pengumpulan data dalam pengamatan ini menggunakan

teknik (1) wawancara, (2) observasi, (3) mengkaji dokumen dan arsip. Teknik

analisis data adalah menggunakan teknik interaktif, dengan melalui tiga tahapan

yaitu (1) mereduksi data, (2) menyajikan data, dan (3) menarik kesimpulan.

Hasil dari pembahasan penulis menjelaskan tentang administrasi kearsipan

karyawan yang meliputi : Surat Lamaran, Pengajuan Cuti, Rekaman Presensi, dan

Surat Keluar yang berkaitan dengan karyawan. Administrasi yang dibahas

meliputi dari Penerimaan Arsip Karyawan, Penyimpanan Arsip Karyawan, serta

Penyusutan dan Pemusnahan Arsip. Kesimpulan yang didapat dari pengamatan

tersebut yaitu sistem pengolahan arsip karyawan pada Human Resources

Department sudah baik karena telah menggunakan sistem yang baik, tetapi dalam

penyusutan dan pemusnahan arsip masih sangat kurang karena tidak terdapat

jadwal khusus untuk pemusnahan arsip yang sudah tidak terpakai sehingga masih

sering terdapat beberapa arsip yang menumpuk.

Saran yang bisa diberikan yaitu untuk meningkatkan sistem kearsipan

karyawan antara lain dalam penyusutan dan pemusnahan arsip diadakan jadwal

tertentu, sehingga arsip yang disimpan dapat tersusun secara rapi dan bersih.

Kata Kunci : Administrasi Kearsipan Karyawan


commit to user

ABSTRAK

Mochammad Rois, D1509056. Administrasi Kearsipan Karyawan

Pada The Sunan Hotel Solo, Tugas Akhir, Program Studi Manajemen

Administrasi, Program Diploma III, Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik,

Universitas Sebelas Maret, 2012.

The Sunan Hotel Solo is the five star hotel in surakarta with basic

convention and entertaint. The Sunan Hotel Solo stand since 1977 have a lot of

room, the function is growth in tear to year.

One of the sample is make a sisitem filing employee efective, the problem

in this obyek is “Administrasi Kearsipan Karyawan Pada The Sunan Hotel Solo”

the purpose is to know how the filling sistem in The Sunan Hotel Solo.

This observation take a place in The Sunan Hotel Solo, with deskriptif

metode. Resource of information from (1) informan (2) activity (3) dokumentation.

Technic of collect data with (1) interview (2) observation (3) analisis.

Result of this observation is to explain administration sistem employee :

aplicationn letter, anual leave, presensi, letter out and letter in. The conclution is

filling sistem in human resources department is good, but in file remover and file

destroyer is poor, because in file remover nothing a schedjule so the file is

overload.

The suggestion is to increase sistem filling employee.

Key World : Administrasi Kearsipan Karyawan


commit to user

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Dalam era otonomi daerah saat ini, tiap – tiap daerah akan saling berlomba

– lomba menggali potensi daerahnya masing – masing. Salah satu diantaranya

adalah dengan menggalakkan pembangunan sektor pariwisata. Sesuai dengan

kekayaan alam, kekayaan budaya dan letak Indonesia yang strategis bagi tujuan

wisata didukung panorama yang indah serta kondisi sosial dan keamanan yang

memadai, maka bidang pariwisata merupakan salah satu aset komoditi non-migas

nasional yang cukup handal dan sumber pendapatan daerah yang cukup memadai.

Kota Surakarta terkenal sebagai kota budaya dan pariwisata dan

merupakan daerah tujuan wisata selain Bali dan Yogyakarta. Kota Surakarta

mempunyai banyak potensi yang dapat digali sebagai aset wisata baik wisata

budaya maupun wisata pendidikan. Banyak sekali peninggalan bersejarah dan

bangunan kuno yang terdapat di kota Surakarta, yang semuanya ini merupakan

obyek bahan studi maupun rekreasi yang sangat menarik. Disamping itu letak kota

Surakarta yang sangat strategis di tengah pulau Jawa dan didukung oleh adanya

Bandara Adisumarmo memperkuat peranan kota Surakarta sebagai tempat tujuan

wisatawan.

Tingkat keberhasilan hotel dalam meraih jumlah tamu menginap adalah

juga ditentukan oleh tingkat keindahan dan kualitas pelayanan hotel yang

bersangkutan. Seperti kita ketahui bersama bahwa semakin tinggi tingkat bintang

suatu hotel maka pelayanan dan fasilitas yang diberikan harus selalu terjaga,

selain itu hal tersebut juga harus didukung oleh kualitas sumber daya karyawan

yang melayani tamu yang menginap. Karena karyawan adalah roda penggerak

dalam suatu perusahaan.

The Sunan Hotel Solo merupakan salah satu hotel berbintang 4 di kota

Surakarta dengan basic Convention dan Entertaint. The Sunan Hotel Solo yang

berdiri sejak tahun 1997 ini dari tahun ke tahun mengalami perkembangan tingkat


commit to user

2

hunian kamar, selain itu aktivitas di function room juga semakin meningkat dari

tahun ke tahun, sehingga untuk dapat mengimbangi fasilitas yang diberikan maka

pengembangan sumber daya karyawan di sunan hotel selalu dioptimalkan.

The Sunan Hotel Solo saat ini memiliki 152 karyawan dengan rincian

sebagai berikut :

Tabel I.1

Man Power Figure Karyawan The Sunan Hotel Solo

31 Mei 2012

No Department Total Employee

Laki - Laki Perempuan Total

1. Executive Office 5 1 6

2. Accounting 8 5 13

3. Human Resources 2 1 3

4. Engginering 14 1 15

5. Security 12 - 12

6. Front Office 13 7 20

7. Housekeeping 21 5 26

8. Laundry 4 1 5

9. Marketing 4 6 10

10. Food & Beverage Service 14 5 19

11. Food & Beverage Product 17 1 18

12. Public Relation 3 2 5

Total Karyawan 152

Sumber : Data Human Resources department The Sunan Hotel Solo, 2012

The Sunan Hotel Solo terus mengupayakan yang terbaik agar

karyawannya selalu sejahtera. Hal tersebut tidak lepas dari pengelolaan sistem

administrasi kerasipan karyawan yang terdapat di The Sunan Hotel Solo.

Sedemikian pentingnya arsip bagi kegiatan bisnis, administrasi kearsipan

berfungsi untuk menjaga keseimbangan arsip dalam segi penciptaan, lalu lintas


commit to user

3

dokumen, pencatatan, penelusuran, penditribusian, pemakaian, penyimpanan,

pemeliharaan, pemindahan, dan pemusnahan.

Kearsipan mempunyai peran sebagai pusat ingatan, sebagai sumber

informasi, dan sebagai alat penawaran yang sangat diperlukan dalam setiap

organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan,

perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan,

pertanggungjawaban penilaian dan pengendalian setepat - tepatnya.

Menurut Undang - Undang No. 7 Tahun 1971, kearsipan mempunyai

tujuan untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang

perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta

untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban bagi kegiatan pemerintahan.

Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan arti pentingnya kearsipan

ternyata mempunyai jangkauan yang amat luas, yaitu sebagai alat untuk

membantu daya ingatan manusia, maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan

pemerintah maupun instansi swasta. Selain itu kearsipan juga merupakan salah

satu bahan untuk penelitian. Usaha - usaha penelitian untuk mempelajari

persoalan - persoalan tertentu akan lebih mudah jika bahan - bahan kearsipan

terkumpul, tersimpan baik dan teratur.

Berdasarkan pemikiran di atas, maka penulis tertarik untuk untuk

mengamati lebih lanjut mengenai administrasi kearsipan karyawan di The Sunan

Hotel Solo dan mengambil judul :

“ ADMINISTRASI KEARSIPAN KARYAWAN PADA THE SUNAN

HOTEL SOLO “.

B. Rumusan Masalah

Kearsipan merupakan masalah kecil yang terkadang bisa berakibat fatal

oleh perusahaan, terutama untuk menjaga data - data karyawan sehingga jika

sewaktu – waktu data tersebut di butuhkan maka akan mudah untuk mencarinya.

Untuk lebih mengetahui permasalah tersebut maka penulis memberikan

perumusan masalah sebagai berikut :


commit to user

4

“ Bagaimana Administrasi Kearsipan Karyawan Pada The Sunan Hotel

Solo? ”

C. Tujuan Pengamatan

Tujuan yang ingin dicapai pada pengamatan ini antara lain :

1. Tujuan Operasional

Untuk mengetahui bagaimana cara pengelolaan Administrasi Kearsipan

Karyawan Pada The Sunan Hotel Solo.

2. Tujuan Fungsional

Hasil pengamatan ini diharapkan bisa menjadi pengetahuan, masukan yang

bermanfaat dan sebagai bahan pertimbangan bagi Human Resources

Department The Sunan Hotel Solo dalam melaksanakan kegiatan yang

berhubungan dengan administrasi kearsipan, sehingga bisa membenahi

kekurangan dan menyempurnakan pelayanan yang diberikan.

3. Tujuan Individual

Untuk memenuhi syarat dalam memperoleh sebutan Ahli Madya pada

Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial Dan

Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

D. Manfaat Pengamatan

Pengamatan ini nantinya dapat bermanfaat bagi :

1. Pengusaha dan pengelola hotel, sehingga dapat menjadi referensi untuk

meningkatkan Sistem Kearsipan Karyawan The Sunan Hotel Solo, sehingga

pengelolaan arsip mudah untuk dicari.

2. Bagi peneliti lain yang berminat untuk menambah pengalaman dan wawasan

untuk pengembangan penelitian selanjutnya.

3. Perkembangan ilmu pengetahuan dalam hal pengelolaan kearsipan, terutama

pengelolaan kearsipan karyawan di usaha akomodasi perhotelan.


commit to user

5

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengertian Administrasi

Administrasi dapat diartikan menurut pengertian yang luas dan pengertian

yang sempit. Dalam arti sempit merupakan kegiatan ketatausahaan yang meliputi

kegiatan catat – mencatat, surat – menyurat, pembukuan dan pengarsipan.

Administrasi berasal dari bahasa latin : Ad = intensif dan ministrare =

melayani, membantu, memenuhi. Administrasi merujuk pada kegiatan atau usaha

untuk membantu, melayani, mengarahkan, atau mengatur semua kegiatan di

dalam mencapai suatu tujuan.

Menurut Moekijat ( 1992 : 10 ), administrasi adalah segala kegiatan

manusia, baik yang bersifat badaniah maupun yang bersifat rohaniah guna

mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Menurut Sondang P. Siagan ( 1970 :13 ), administrasi mempunyai

pengertian sebagai keseluruhan proses kerjasama antara dua orang manusia atau

lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah

ditentukan sebelumnya.

Administrasi menurut The Liang Gie ( 1989 : 18 ) adalah segenap

rangkaian perbuatan penyelenggaraan dalam setiap usaha kerjasama sekelompok

orang untuk mencapai tujuan tertentu. Menyelenggarakan berarti melaksanakan,

menunaikan, memelihara, mengatur, mengurus atau dengan singkat kegiatan

menata.

Dari pengertian – pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa administrasi

dalam pengamatan ini adalah pengertian administrasi secara sempit dan mengacu

pada pengertian administrasi menurut The Liang Gie ( 1989 : 18 ) adalah segenap

rangkaian perbuatan penyelenggaraan dalam setiap usaha kerjasama sekelompok

orang untuk mencapai tujuan tertentu. Menyelenggarakan berarti melaksanakan,

menunaikan, memelihara, mengatur, mengurus atau dengan singkat kegiatan

menata.

http://id.wikipedia.org/wiki/Bahasa_Latin


commit to user

6

B. Pengertian Kearsipan

Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sumber informasi

serta alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam

rangka melaksanakan segala kegiatan – kegiatan, baik pada kantor lembaga

negara, swasta dan perguruan tinggi. Dalam proses penyajian informasi agar

pimpinan dapat membuat keputusan dan merencanakan kebijakan, maka harus ada

sistem dan prosedur kinerja yang baik dalam kearsipan.

Ada beberapa pengertian yang mendefinisikan kearsipan, antara lain :

a) Menurut Undang-Undang No 7 Tahun 1971, arsip adalah :

1. Naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga - lembaga dan badan -

badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan

tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan

pemerintahan.

2. Naskah - naskah yang dibuat dan diterima oleh badan - badan swasta atau

perorangan, dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka

pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

b) Pengertian arsip menurut Basir Bartos ( 1990 : 1 ) adalah setiap catatan tertulis

baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan –

keterangan mengenai suatu subyek ( pokok persoalan ) ataupun peristiwa yang

dibuat orang untuk membantu daya ingat orang ( itu ) pula.

c) Sedangkan pengertian kearsipan menurut lg. Wursanto ( 1991 : 19 - 20 ) adalah

suatu proses kegiatan yang berhubungan dengan pengurusan atau pengaturan

arsip dengan menggunakan suatu sistem tertentu, sehingga arsip – arsip dapat

ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu – waktu

diperlukan.

d) Menurut A. W. Widjaja ( 1993 : 8 ) kearsipan diartikan sebagai proses

pengaturan dan penyimpanan surat secara teratur sehingga setiap saat

diperlukan dengan mudah dan cepat diketahui.


commit to user

7

Dalam keberjalanan setiap arsip melewati siklus kehidupan arsip, menurut

Ida Nuraida dalam buku manajemen administrasi perkantoran ( 2008 : 93 ), siklus

hidup arsip yaitu :

a) Tahap penciptaan

Pada tahap ini dokumen diciptakan lalu digunakan sebagai media penyimpanan

informasi atau dasar pengambilan keputusan.

b) Tahap penggunaan

Maskipun dokumen telah selesai digunakan, dokumen masih diperlukan untuk

waktu yang akan datang.

c) Tahap penyimpanan aktif

Arsip yang masih sering digunakan dalam berbagai kegiatan perusahaan

disimpan ditempat penyimpanan.

d) Tahap pemindahan menjadi penyimpanan in-aktif

Meskipun arsip sudah tidak diperlukan dalam kegiatan perusahaan, tetapi

masih perlu disimpan apabila sewaktu – waktu dipergunakan. Arsip tersebut

kemudian dipindahkan menjadi arsip in-aktif.

e) Tahap pemusnahan

Arsip dimusnahkan apabila arsip tersebut sudah tidak berguna bagi kegiatan

perusahaan, dengan pertimbangan dan alasan tertentu.

Berdasarkan pengertian diatas, maka dalam pengamatan ini mengacu pada

pengertian kearsipan menurut lg. Wursanto ( 1991 : 19 - 20 ) adalah suatu proses

kegiatan yang berhubungan dengan pengurusan atau pengaturan arsip dengan

menggunakan suatu sistem tertentu, sehingga arsip – arsip dapat ditemukan

kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu – waktu diperlukan.

C. Pengertian Karyawan

Karyawan atau biasa disebut sebagai pegawai atau personalia merupakan

faktor yang sangat penting untuk penggerak suatu perusahaan. Ada beberapa

definisi mengenai karyawan, antara lain :


commit to user

8

a) Ig.Wursanto ( 1991 : 15 ) mendefinisikan pengertian pegawai adalah setiap

orang yang menyumbangkan jasanya kepada suatu badan usaha baik

pemerintah maupun swasta.

b) Menurut Soedaryono dalam bukunya Tata Laksana Kantor ( 2006 : 42 )

menerangkan bahwa pegawai atau karyawan adalah golongan masyarakat,

yang melakukan penghidupannya dengan bekerja dalam kesatuan organisasi,

baik kesatuan kerja pemerintah, maupun kesatuan kerja swasta.

c) Sedangkan pengertian pegawai menurut UU pokok Kepegawaian No.43 tahun

1999 bahwa :

Pegawai adalah mereka yang telah memenuhi syarat yang telah ditentukan

dalam peraturan perundang - undangan yang berlaku, diangkat oleh pejabat

yang berwenang diserahi tugas dalam suatu jabatan negeri atau diserahi tugas

Negara yang telah ditetapkan berdasarkan suatu peraturan perundang -

undangan yang berlaku.

Berdasarkan pengertian diatas, maka dalam pengamatan ini mengacu pada

pengertian kearsipan menurut Ig.Wursanto ( 1991 : 15 ) mendefinisikan

pengertian pegawai adalah setiap orang yang menyumbangkan jasanya kepada

suatu badan usaha baik pemerintah maupun swasta.

D. Administrasi Kearsipan

Administrasi kearsipan menurut The Liang Gie ( 1986 : 28 ) administrasi

kearsipan adalah segenap rangkaian perbuatan yang menyelenggarakan arsip sejak

saat dimulainya pengumpulan warkat – warkat sampai penyingkirannya.

Menurut lg. Wursanto ( 1995 : 16 ) administrasi kearsipan adalah suatu

proses kegiatan pengaturan arsip yang berkaitan dengan pengarsipan file – file

dengan menggunakan sistem tertentu, sehingga arsip – arsip dapat ditemukan

kembali sewaktu – waktu.

Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa pengertian administrasi

kearsipan dalam pengamatan ini, penulis mengacu pada pengertian administrasi

menurut lg. Wursanto ( 1995 : 16 ) administrasi kearsipan adalah suatu proses


commit to user

9

kegiatan pengaturan arsip yang berkaitan dengan pengarsipan file – file dengan

menggunakan sistem tertentu, sehingga arsip – arsip dapat ditemukan kembali

sewaktu – waktu.

Dalam bagian penulis akan membahas secara lebih rinci mengenai hasil

pengamatan tentang hal – hal yang berkaitan dengan Administrasi Kearsipan

Karyawan selama penulis magang di Human Resorces Department The Sunan

Hotel Solo. Hal – hal yang akan penulis bahas meliputi :

1. Penerimaan dan pencatatan Arsip

2. Penyimpanan Arsip

3. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip

1. Penerimaan dan pencatatan Arsip

Kegiatan penerimaan arsip merupakan kegiatan pertama dalam kegiatan

pengelolaan arsip. Petugas arsip menerima surat masuk baik antar bagian

dalam perusahaan maupun dengan pihak luar perusahaan.

Surat yang masuk pertama – tama diperiksa dengan mambaca sampul

dari surat agar diketahui tujuan, kemudian diindeks dengan memberi tanda atau

klasifikasi pada masing – masing surat.

Klasifikasi ini bertujuan untuk menata arsip secara sistematis dan

dinamis sehingga arsip – arsip tersebut mudah ditemukan kembali. Penyortiran

surat ini adalah memilih, memisahkan dan membagi – bagi menurut jenis surat.

Misalkan untuk jenis surat dinas dikelompokkan dengan surat – surat dinas

lainnya. Petugas penyortiran ini hanya mengelompokkan surat berdasarkan

sampul yang ada, karena hal ini bertujuan untuk menjaga kerahasiaan surat dan

keselamatan isi surat.

Setelah disortir menurut jenisnya, kemudian surat – surat tersebut

dicacat agar mudah dalam pendataannya. Tujuannya adalah untuk mengetahui

jumlah surat yang masuk dan keluar.

Selain dicatat dalam buku agenda surat tersebut dapat juga dicatat pada

kartu kendali khususnya untuk mencatat surat – surat yang tergolong penting.

Pencatatan pada buku agenda yang dilakukan oleh instansi yang belum


commit to user

10

menerapkan kartu kendali dan surat – surat yang dicatat dalam buku agenda

hanya surat – surat yang penting.


Arsip merupakan sumber informasi atau data yang dapat membantu

melancarkan tugas keseharian suatu perusahaan dan dapat menjadi dasar

pertimbangan bagi pimpinan dalam mengambil suatu keputusan secara tepat,

oleh karena itu arsip harus disimpan dengan baik agar dapat dengan mudah

ditemukan.

A. W. Widjaja ( 1986 : 104 ) menyatakan tujuan dari penataan arsip adalah :

a) Menyiapkan bahan arsip atau dokumen yang masih mempunyai nilai guna

pakai yang sewaktu – waktu diperlukan bagi pemecahan suatu persoalan

atau proses pekerjaan.

b) Menjaga dan memelihara fisik arsip atau dokumen agar terhindar dari

kemungkinan rusak, terbakar atau hilang.

Administrasi kearsipan yang dimaksud disini merupakan proses

penyimpanan dokumen – dokumen yang berkaitan dengan karyawan, adapun

ruang lingkup yang dimaksud adalah :

1) Asas Penyimpanan Arsip

A. W. Widjaja ( 1993 : 162 – 163 ) menyatakan dalam proses

penyimpanan arsip dianut asas gabungan yaitu gabungan antara asas

”sentralisasi” dan ”desentralisasi”.

a) Asas sentralisasi ialah semua arsip semi / in-aktif yang tidak

dipergunakan lagi secara langsung dan jarang dalam kegiatan kantor

sehari - hari harus dipindahkan ke pusat arsip, agar dapat disimpan dan

dipelihara dengan baik. Arsip - arsip ini dapat digolongkan pada :

i. Arsip yang berguna untuk alat pengingat ( penting, semi permanent )

ii. Arsip yang berguna untuk selama - lamanya ( vital, permanent )

b) Asas desentralisasi ialah semua arsip ( aktif ) yang masih diperlukan

langsung dan sering dalam kegiatan kantor sehari - hari disimpan dalam

file kerja pada masing-masing unit yang ada dalam struktur organisasi.


commit to user

11

2) Sistem Kearsipan

Sebagai pusat ingatan tentang kegiatan – kegiatan yang bersangkutan

dengan karyawan, dan tempat untuk mendapat informasi yang dibutuhkan,

maka arsip harus diatur dan dipelihara serta disimpan baik – baik.

A. W. Widjaja ( 1993 : 164 - 165 ) mengungkapkan bahwa dalam

penyimpanan arsip ada 5 sistem yaitu :

a) Sistem abjad ( Alphabetical Filing System )

Dalam sistem ini semua dokumen atau arsip diatur berdasarkan nama

orang atau nama organisasi. Sistem ini biasa digunakan untuk

mengatur dokumen atau arsip pegawai yang bersifat individual.

b) Sistem pokok soal ( Subject Filing System )

Dalam sistem ini semua dokumen atau arsip diatur berdasarkan judul

masalah. Satu masalah dapat dipecah ke dalam sub masalah, sub – sub

masalah dapat dipecahkan lagi, demikian seterusnya sampai kepada

masalah terkecil.

c) Sistem wilayah ( Geographic Filing System )

Dalam sistem ini semua dokumen atau arsip diatur berdasarkan nama

tempat. Sama halnya dengan subject atau numeric filling, susunan

guide dan foldernya diatur menurut tingkatan geographic.

d) Sistem nomor ( Numeric Filing System )

Dalam sistem ini semua dokumen atau arsip diatur berdasarkan nomor

/ kode klasifikasi persepuluhan, juga memberi guide, dan folder.

Susunan folder adalah menurut tingkatan nomor / kode klasifikasi

desimal yang disusun dari sebelah kanan menjurus ke sebelah kiri

menurut tingkat – tingkat pemecahan dari yang besar sampai kepada

yang lebih kecil.

e) Sistem tanggal ( Chronological Filing System )

Dalam sistem ini, susunan dokumen diatur berdasarkan waktu, seperti

tahun, bulan, dan tanggal. Yang dijadikan petunjuk pokok adalah

tahun, kemudian diikuti bulan dan tanggal dalam tahun yang

bersangkutan.


commit to user

12

3) Perlengkapan File

A. W. Widjaja ( 1993 : 158 – 159 ) menyatakan agar file / berkas lebih

sistematis, rapi, efisien, dan efektif maka file disimpan dengan

perlengkapan yang dapat memperpanjang umur berkas tersebut,

perlengkapan tersebut antara lain :

a) Filing cabinet

Filing cabinet adalah semacam lemari yang seluruhnya terdiri dari laci

– laci besar yang diperuntukan menyimpan dokumen / arsip.

b) Folder ( Map )

Folder adalah tempat untuk menyusun dokumen yang merupakan isi

terinci dari masalah yang bersangkutan. Pada folder pun terdapat TAB

yang berfungsi untuk memudahkan pencarian arsip tersebut.

c) Petunjuk ( Guide )

Petunjuk merupakan alat pemisah antara folder – folder.


1) Penyusutan Arsip

Basir barthos ( 1990 : 104 ) mengungkapkan penyusutan arsip adalah

proses kegiatan penyiangan arsip / berkas untuk memisahkan arsip aktif dari

arsip inaktif serta menyingkirkan arsip – arsip yang tidak berguna

berdasarkan jadwal retensi arsip.

Menurut Sutarto ( 1992 : 256 ) Penyusutan arsip dapat dilihat dari dua

segi, yaitu :

a) Segi administrasi

1. Menghindari pencampuradukan antara arsip yang masih aktif

dengan arsip tidak aktif.

2. Memudahkan mencari kembali arsip – arsip, jika sewaktu – waktu

diperlukan.

3. Menghemat biaya, baik untuk membeli peralatan pemeliharaan,

kepegawaian dan lain – lain.


commit to user

13

b) Segi ilmiah

Dari segi ilmiah tujuan penyusutan arsip adalah akan membantu para

ilmiawan dalam mengadakan penelitian.

2) Pemusnahan Arsip

Basir barthos ( 1990 : 104 ) menyatakan pemusnahan arsip adalah

proses kegiatan penghancuran arsip yang tidak diperlukan lagi baik oleh

instansi yang bersangkutan maupun arsip nasional.

Sedangkan Sutarto ( 1992 : 256 ) mengungkapkan pemusnahan arsip

adalah aktivitas menghancurkan arsip yang telah habis guna. Pemusnahan

dapat dilakukan dengan cara dirobek, dibakar atau dihancurkan dengan

menggunakan alat penghancur kertas.

E. Administrasi Kearsipan Karyawan

Menurut Odger yang dikutip Badri M. Sukoco ( 2005 : 82 ) administrasi

kearsipan karyawan adalah proses pengawasan, penyimpanan, dan pengamanan

dokumen serta arsip, baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik.

Milburn D. Smith yang dikutip Badri M. Sukoco ( 2005 : 83 ) menjelaskan

mengenai kejelasan media kearsipan yaitu :

a) Media elektronik

Merupakan media yang bersifat elektronik dengan contoh, disket,

softcopy files, email, dan lain – lain.

b) Media Kertas

Merupakan media yang berasal dari kertas dengan contoh, hard copy

seperti memo, surat, kontrak, project files, dan lain – lain.

Administrasi kearsipan karyawan menurut kamus administrasi adalah arsip

yang berhubungan dengan segala masalah – masalah yang berkaitan dengan

kepegawaian.

The Liang Gie ( 1976 : 8 ) menyatakan administrasi kearsipan karyawan

adalah rangkaian perbuatan yang mengatur, mengurus file tenaga kerja maupun

arsip yang diperlukan dalam usaha kerjasama.


commit to user

14

( Basir Barthos, 1989 : 4 - 5 ) menyatakan dalam administrasi kearsipan

karyawan terdapat beberapa istilah yang sering digunakaan, istilah – istilah

tersebut antara lain :

a) File

File dapat disamakan dengan pengertian berkas yang merupakan satu

kesatuan dari arsip tentang masalah tertentu dan disimpan berdasarkan

pola klasifikasi.

Soebroto ( 1973 : 34 ) menyatakan dalam praktek, file dapat diartikan

sebagai :

1. Semacam almari, laci – laci yang dipakai untuk menyimpan berkas

– berkas.

2. Sekelompok arsip sama jenis yang disimpan terpisah dari

kelompok – kelompok lainnya dalam almari arsip.

File terdapat dua pembagian yaitu :

1. File Aktif adalah tempat penyimpanan berkas – berkas yang masih

sering digunakan dalam proses pekerjaan sehari – hari.

2. File Pasif adalah tempat penyimpanan berkas – berkas yang jarang

digunakan alam proses pekerjaan sehari – hari.

b) Surat penting

Surat penting adalah surat yang isinya mengikat dan memerlukan

tindak lanjut atau merupakan kebijakan department, dan apabila

terlambat penyampaiannya atau hilang akan mengganggu kelancaran

pekerjaan.

c) Surat biasa

Surat biasa adalah surat yang isinya tidak mengikat dari biasanya tidak

membutuhkan tindak lanjut serta hanya berupa informasi dan suatu

kegiatan. Surat biasa dicatat dalam lembar pengantar surat rutin dan

disampaikan ke unit pengolah.

Menurut The Liang Gie ( 1996 : 115 – 118 ) dalam pelaksanaan

administrasi kearsipan karyawan terdapat beberapa jenis pengelompokan arsip,

adapun jenis – jenis arsip yang disimpan antara lain :


commit to user

15

a) Data riwayat hidup pegawai

Riwayat hidup adalah catatan singkat tentang gambaran diri

seseorang. Selain berisi data pribadi, gambaran diri itu paling tidak

harus di isi keterangan tentang pendidikan atau keahlian dan

pengalaman. Dengan data itu riwayat hidup akan memberikan

gambaran atau kualifikasi seseorang.

Dari segi penampilannya riwayat hidup tidak mempunyai bentuk

standard. Riwayat hidup ditulis seperti karangan singkat, diawali oleh

judul dan ditutup oleh rangkaian tanggal, tanda tangan dan nama.

Sebenarnya riwayat hidup termasuk surat keterangan, dalam hal ini

keterangan pribadi.

b) Surat lamaran kerja

Surat lamaran kerja dapat didefinisikan sebagai sebuah surat (

kertas atau elektronik ) yang dibuat oleh para pencari kerja, baik yang

belum pernah bekerja maupun yang sudah pernah bekerja, untuk

mengisi lowongan kerja yang ditawarkan oleh pihak lain (

perseorangan, organisasi perusahaan, atau instansi pemerintah )

c) Rekaman presensi kehadiran

Rekaman presensi merupakan data yang menunjukkan

kehadiran karyawan, rekaman ini dapat menentukan penilaian

karyawan dari kedisiplinan. Rekaman yang dilakukan dapat setiap hari

dan setiap satu bulan sekali.

d) Rekaman cuti

Cuti adalah keadaan tidak masuk kerja yang diizinkan dalam

jangka waktu tertentu. Rekaman cuti merupakan data dari cuti yang

diajukan oleh karyawan, rekaman ini bertujuan untuk mengetahui dan

memantau ijin cuti dari karyawan, sehingga tidak terdapat karyawan

yang tidak masuk tanpa alasan.

e) Surat pengangkatan pegawai

Surat pengangkatan pegawai merupakan surat pengangkatan

awal saat awal pegawai tersebut masuk.


commit to user

16

f) Daftar gaji

Daftar gaji berisi list data gaji setiap karyawan, sehingga

diketahui jumlah masing – masing gaji yang diterima.

g) Data pemindahan jabatan

Berisi data karyawan yang mengalami mutasi atau pemindahan

jabatan maupun kenaikan golongan. Sehingga penilaian karyawan

dapat berjalan secara efektif.

h) Tugas pegawai

Tugas pegawai merupakan data yang berisi tentang semua tugas

yang harus dilaksanakan pegawai agar sesuai dengan aturan

perusahaan.

Administrasi kearsipan karyawan yang dimaksud penulis dalam

pengamatan ini mengacu pada pengertian administrasi kearsipan karyawan

menurut The Liang Gie ( 1976 : 8 ) adalah rangkaian perbuatan yang mengatur,

mengurus file tenaga kerja maupun arsip yang diperlukan dalam usaha kerjasama.

Dan dengan fokus pembahasan mengenai surat lamaran pekerjaan, rekaman

presensi, rekaman cuti, dan surat – surat keluar yang berkaitan dengan karyawan.

F. Metode Pengamatan

1. Lokasi Pengamatan

Pengamatan dilakukan di bagian Human Resources Department di The

Sunan Hotel Solo yang bergerak di bidang akomodasi perhotelan beralamatkan

di Jl. Ahmad Yani 40, Surakarta ( 57143 ), Jawa Tengah, Indonesia. Pemilihan

lokasi ini didasarkan atas pertimbangan sebagai berikut :

a. Terdapat masalah yang ingin dikaji yang sesuai dengan judul pengamatan,

karena The Sunan Hotel Solo merupakan salah satu perusahaan perhotelan

yang bertujuan untuk memberikan pelayanan yang terbaik untuk turis baik

dari lokal maupun intenasional. Dalam memberikan pelayanan tersebut

Karyawan The Sunan Hotel harus memberikan pelayanan yang terbaik

untuk tamu, sehingga administrasi kearsipan karyawan sangat diperlukan


commit to user

17

untuk meningkatkan kualitas kinerja pelayanan dan keakuratan data – data

yang mendukung terciptanya kinerja yang efektif dan efisien.

b. Penulis memperoleh ijin dalam melaksanakan pengamatan sehingga

memungkinkan penulis untuk mendapatkan data, informasi dan referensi

yang dibutuhkan.

c. Lokasinya mudah terjangkau dan strategis.

2. Jenis Pengamatan

Dalam pengamatan ini yang digunakan adalah pengamatan deskriptif

kualitatif, yang diartikan Sutopo ( 2002 : 110 - 111 ) yaitu jenis pengamatan

yang berusaha menggambarkan keadaan atau fenomena sosial tertentu yang

memaparkan, menafsirkan dan menganalisa data yang ada. Jadi berusaha

menggali, menyelami dan mengemukakan fakta - fakta atau permasalahan yang

dihadapi di lapangan.

3. Sumber Data

Data merupakan suatu fakta atau keterangan dari obyek yang diteliti,

sumber data dalam pengamatan ini berdasarkan jenis sumber data menurut

Sutopo ( 2002 : 50 – 54 ) adalah sebagai berikut :

a. Narasumber ( informan )

Data diperoleh dengan cara mewawancarai orang – orang yang terlibat

seperti Bpk Nurahman Arie W selaku Staff HRD, Ibu Imping Triswadi

selaku Secretary HRD, Ataupun Bpk Kristriyanto selaku HR Manager The

Sunan Hotel Solo dan bercakap – cakap dengan beberapa rekan kerja

lainnya sebagai informan yang dapat memberikan informasi yang

menunjang.

b. Tempat atau Lokasi

Lokasi dari pengamatan ini berada di The Sunan Hotel Solo yang bergerak

di bidang akomodasi perhotelan beralamatkan di Jl. Ahmad Yani 40,

Surakarta ( 57143 ), Jawa Tengah, Indonesia.

c. Data dan Dokumentasi

Data yang diperoleh dengan cara membaca, mempelajari buku – buku,

peraturan – peraturan, arsip – arsip, serta dokumen – dokumen yang ada


commit to user

18

pada The Sunan Hotel Solo yang berhubungan dengan masalah yang

diteliti.

4. Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam pengamatan ini

berdasarkan pada teknik pengumpulan data menurut Sutopo ( 2002 : 58 – 72 )

adalah sebagai berikut :

a. Wawancara

Adalah suatu cara pengumpulan data dengan menggunakan tanya

jawab secara lisan dan langsung yang berhubungan dengan materi

pengamatan, sehingga memberi kemugkinan bagi pengamat dengan

mengadakan komunikasi secara langsung dengan informan. Dalam hal ini,

informan tersebut adalah :

1) Bapak Kristriyanto selaku Human Resources Manager.

2) Ibu Imping Trisnawadi selaku Human Resources Secretary.

3) Bapak Nurrahman Arie Wijayanto selaku Staff Human Resource.

4) Beberapa Karyawan The Sunan Hotel di department Acounting,

Housekeeping, Food and beverage service, Pak Eko, Bu Agus, Pak

Nugroho, Bu Ning.

b. Observasi

Dalam pengamatan ini penulis menggunakan teknik observasi

berperan aktif. Yang berarti penulis memainkan berbagai peran yang

dimungkinkan dalam suatu situasi yang berkaitan dengan pengamatan,

dengan mempertimbangkan akses yang bisa diperoleh dengan cara

menggali data dari berbagai sumber data yang berupa peristiwa, tempat

atau lokasi dan benda serta rekaman gambar yang berkaitan dengan

Administrasi Kearsipan Karyawan di The Sunan Hotel Solo yaitu pada

bulan maret sampai dengan mei tahun 2012.

c. Metode Kepustakaan

Adalah suatu cara pengumpulan data dengan membaca, menelusuri,

serta menelaah buku pedoman dari pengarang dan buku pedoman lainnya


commit to user

19

yang didapat dari The Sunan Hotel Solo, sebagai referensi dan menggali

teori – teori yang berkembang yang ada hubungannya dengan materi

pengamatan sehingga dapat dipercaya kebenarannya.

5. Teknik Analisis Data

Teknik analisis data yang digunakan dalam pengamatan ini adalah

analisis model interaktif. Menurut Sutopo, ( 2002 : 91 – 93 ) dalam model ini

ada 3 komponen analisis yaitu reduksi data, sajian data dan penarikan

kesimpulan dilakukan dengan bentuk interaktif dengan proses pengumpulan

data sebagai siklus. Ketiga kegiatan dalam analisis model interaktif dapat

dijelaskan sebagai berikut :

a. Reduksi Data ( data reduction )

Diartikan sebagai proses seleksi, pemfokusan, penyederhanaan, dan

abstraksi data dari fieldnote. Proses ini berlangsung terus menerus

sepanjang pelaksanaan pengamatan. Prosesnya diawali sebelum

pelaksanaan pengumpulan data. Artinya sudah berlangsung sejak

pengamatan pengambilan keputusan tentang kerangka kerja konseptual,

melakukan pemilihan kasus, menyusun pertanyaan pengamatan, dan waktu

menentukan cara pengumpulan data yang akan digunakan. Dan juga proses

analisis yang mempertegas, memperpendek, membuat fokus, membuang

hal - hal yang tidak penting, dan mengatur data sedemikian rupa sehingga

simpulan pengamatan dapat dilakukan.

b. Penyajian data

Diartikan sebagai suatu rakitan organisasi informasi, deskripsi dalam

bentuk narasi yang memungkinkan simpulan penelitian dapat dilakukan.

Rakitan kalimat yang disusun secara logis dan sistematis, sehingga bila

dibaca akan bisa mudah dipahami berbagai hal yang terjadi dan

memungkinkan pengamat untuk berbuat sesuatu pada analisis ataupun

tindakan lain berdasarkan pemahamannya tersebut. Ataupun merupakan

narasi yang disusun dengan pertimbangan permasalahannya dengan

menggunakan logika pengamatanya.


commit to user

20

c. Penarikan kesimpulan ( conclusion drawing )

Kesimpulan yang diambil perlu diverifikasi agar cukup mantap dan

benar-benar dipertanggungjawabkan. Perlu dilakukan aktifitas

pengulangan untuk tujuan pemantapan, penelusuran data kembali dengan

cepat, mungkin sebagai akibat pikiran yang timbul melintas pada

pengamat pada waktu menulis sajian data dengan melihat kembali catatan

lapangan. Simpulan akhir tidak akan terjadi sampai pada waktu proses

pengumpulan data berakhir.


commit to user

21

BAB III

DESKRIPSI PERUSAHAAN

A. Sejarah The Sunan Hotel Solo

The Sunan Hotel Solo dahulu bernama Quality Hotel Solo merupakan

hotel berbintang empat di surakarta yang dibangun sejak tahun 1995 dan

diresmikan pada 5 januari 1998 oleh H. Wisnu Suhardono, SE pemilik Graha

Mulya Wirastama yang merupakan suatu badan usaha perseorangan terbatas yang

bergerak di bidang property terkemuka di solo, dimana PT. Graha Mulya

Wirastama juga merupakan owning company the sunan hotel solo. Hotel ini

didirikan oleh H. Wisnu Suhardono, SE untuk mengembangkan usaha orang tua

beliau yang dahulu juga pengusaha hotel di Keprabon Solo.

Pada awalnya the sunan hotel solo hanya menawarkan jasa penginapan

berupa kamar-kamar. Namun demi memenuhi tuntutan pasar dan agar lebih bisa

memberikan fasilitas dan sarana penunjang bagi tamu-tamu hotel, maka mulai

tahun 1999 disediakan fasilitas-fasilitas penunjang lain seperti coffee shop,

metting room, music room, dan fitness center. Untuk lebih mengembangkan hotel

dan dengan tujuan agar cepat dikenal di kalangan perhotelan, baik domestik

maupun mancanegara, owning company memutuskan untuk menggunakan

manajemen QUALITY- CHOICE INTERNATIONAL, suatu jaringan manajemen

hotel internasional yang berpusat di Amerika Serikat, sebagai trademark hotel. Di

Indonesia, Choice Hotel Indonesia adalah pemegang franchise dari Choice Hotel

International. Pada bulan oktober 1990, Tn. Ron Muller dan Ny. Karl Waelti para

veteran yang telah 40 tahun berkecimpung di bisnis perhotelan, mendirikan

perusahaan ini.

Namun seiring perkembangan bisnis perhotelan, Quality hotel solo

melepaskan diri dari manajemen QUALITY – CHOICE INTERNATIONAL dan

merubah namanya menjadi ”The Sunan Hotel” Solo. Mulai tanggal 23 November

2007 Quality hotel solo resmi berubah namanya menjadi The Sunan Hotel Solo.

28


commit to user

22

The Sunan Hotel Solo tidak merubah struktural manajemennnya, hanya

saja The Sunan Hotel Solo mengganti namanya dan mencoba untuk mandiri

dengan brandnya yang baru. Diharapkan The Sunan Hotel Solo mampu lebih

meningkatkan occupancy nya didunia perhotelan.

Selain untuk melestarikan usaha orang tuanya, pemilik The Sunan Hotel

Solo memilih kota Solo sebagai lokasi hotel karena kota Solo terkenal dengan

kekayaan seni budaya dan tempat-tempat wisata yang cukup beragam dan

tentunya hal tersebut akan menarik wisatawan domestik maupun mancanegara.

Sejak awal berdirinya The Sunan Hotel Solo mengalami banyak

peningkatan, tidak hanya dari tingkat hunian kamar namun juga dari tingginya

minat masyarakat dalam menggunakan jasa yang ditawarkan The Sunan Hotel

Solo seperti : coffee shop, metting room, swimming pool, restaurant, music room,

convention center, lounge, banquet dan fitness center & SPA.

The Sunan Hotel Solo, selalu berupaya untuk meningkatkan kualitas, baik

dari segi fasilitas maupun tenaga professional untuk menjamin kepuasan

pelanggan, sebagaimana motto yang diterapkan oleh hotel yaitu “Feel The Sunan

Experience”. Diharapkan dengan terjaminnya kepuasan pelanggan akan

meningkatkan laba perusahaan dan kemajuan hotel.

Sampai saat ini The Sunan Hotel Solo telah mengalami beberapa

pergantian pimpinan / General Manager, mulai dari yang pertama yaitu Mr. Eric

Aebersoled yang berasal dari Swiss. Setelah menjabat kurang lebih satu tahun,

beliau digantikan oleh Mr. Victor H. Sitompul. Kemudian selanjutnya berturut-

turut Mr. Leopold Tambingon ( incharge ), Mr. Gunawan Budiraharjo, SE, MBA.

Selain menjabat menjadi GM, Mr. Gunawan Budiraharjo, SE, MBA adalah salah

satu direktur PT. Graha Mulya Wirastama. Kemudian beliau digantikan oleh Mr.

Dicky Soemarsono yang sebelum menjabat menjadi General Manager, Mr. Dicky

Soemarsono menjabat sebagai executive assistant manager di The Sunan Hotel

Solo.


commit to user

23

B. Struktur Bangunan The Sunan Hotel Solo

The Sunan Hotel Solo yang beralamatkan di JL Ahmad Yani 40 Surakarta,

memiliki tempat yang strategis karena hanya berjarak 6 km / 15 menit dari

Bandara Adisumarmo dan 4 km / 6 menit dari stasiun Balapan solo, menempati

tanah seluas 22.603,14 m2 dengan luas bangunan 16.145 m

2 dengan pelaksanaan

pembangunannya yaitu oleh PT. Pembangunan Perumahan, sedangkan

manajemen konstruksi ditangani oleh PT. Paramaloka Konsultan. Desain

arsitektur hotel merupakan perpaduan antara tradisional jawa dengan design

modern yang dirancang oleh arsitek Jaya Kencana, ME dengan arsitektur

pelaksana PT. Talenta Indah.

Struktur bangunan The Sunan Hotel Solo adalah sebagai berikut:

a. Basement, terdapat:

1. Manajemen Office dan Loading Dock

2. Arcade Basement salah satunya Royal season education center

3. Masjid Qolbun Salim

4. Klinik Paramita

5. Locker karyawan

6. Housekeeping Department

7. Enginering Workshop

8. Acounting Department

9. Employee Dining Room ( EDR )

10. F&B Store

11. Music room

12. Ayudi fitness center dan spa

13. Area parkir Dan Koperasi Kencono

b. Ground Floor, terdapat :

1. Receptionist ( Guest Service Agent )

2. Conseierce dan Business Center

3. Lobby

4. Narendra Restauran t– business & family dining


commit to user

24

5. Royal espresso & tea lounge

6. Shopping arcade

7. Swimming Pool

8. Sumaryo Grand Ballroom

9. Wiryowidagdo Ballroom

10. Kono meeting room

c. Lantai 1,

Terdapat kamar-kamar penginapan dengan type deluxe, Triwindu I & II

Meeting Room, Embassy Wine Lounge and Shop, Capella Family

Karauke.

d. Lantai 2, 3, 4, 5, dan 6

Diseluruh lantai-lantai tersebut terdapat kamar-kamar penginapan

e. Halaman depan

Halaman depan yang cukup luas digunakan untuk parkir kendaraan dan

pos keamanan hotel, untuk pengelolaan parkir sendiri The Sunan Hotel

Solo bekerjasama dengan Java Parking.

C. Visi, Misi, Falsafah, dan Motto The Sunan Hotel Solo

1. Visi

Menjadi salah satu perusahaan terbaik di industri perhotelan dan F&B

di Indonesia dalam aspek kepuasan pelanggan, peningkatan penjualan,

kesejahteraan karyawan, dan profitabilitas melalui karya yang kreatif dan

inovatif dari seluruh karyawan yang kompeten.

2. Misi

a) Meningkatkan nilai tambah bagi pemegang saham dengan menjalankan

etika bisnis dan pengelolaan perusahaan yang baik

b) Menciptakan manfaat jangka panjang yang berkesinambungan dan saling

menguntungkan antara perusahaan dengan seluruh mitra usaha

c) Selalu memberikan pelayanan yang terbaik dan kualitas produk yang

terbaik kepada semua tamu tanpa kompromi


commit to user

25

d) Saling menghormati dan selalu meningkatkan kerja sama yang baik antara

sesama karyawan demi kebaikan semua

3. Falsafah

Memberikan service yang baik kepada tamu merupakan tujuan utama.

4. Motto

Mengutamakan kerja sama team dalam memberikan pelayanan.

D. Struktur Organisasi The Sunan Hotel Solo

The Sunan Hotel Solo adalah hotel berbintang 4 ( empat ) yang

sebagaimana perusahaan pada umumnya juga melakukan perincian tugas

pekerjaan dan pengelompokan kegiatan kerja yang akan dibebankan kepada setiap

individu, agar setiap individu dapat melaksanakan tugas dan kewajibannya dengan

baik dan benar. Semua departemen yang ada di The Sunan Hotel Solo berada di

bawah pimpinan GM ( General Manager ). Setiap departemen yang ada di The

Sunan Hotel Solo dipimpin oleh seorang Departemen Head dengan beberapa

orang staff.

Semua itu tercermin dari dalam struktur organisasi hotel yang dirancang

atau disusun sedemikian rupa sehingga mampu menunjukan kerangka dan

susunan perwujudan pola tetap hubungan diantara fungsi, bagian-bagian,

kedudukan, tugas, wewenang, tanggung jawab, yang berbeda dalam suatu

organisasi untuk mencapai tujuan perusahaan.

Hotel ini mengelompokan kegiatan - kegiatan yang sama atau fungsi yang

sejenis kedalam suatu departemen dan dikepalai oleh seorang manager.


commit to user

26

Gambar III. 1

Management Organization Chart

The Sunan Hotel Solo

Sumber : Arsip The Sunan Hotel Solo, 2012

GENERAL

MANAGER

ACCOUNTING

DEPARTMENT

FOOD &

BEVERAGE

SERVICE

DEPARTMENT

FOOD &

BEVERAGE

PRODUCT

DEPARTMENT

SECRETARY TO

GM

MINOR

OPERATING

DEPARTMENT

(MOD)

HOUSEKEEPING

DEPARTMENT

FRONT OFFICE

DEPARTMENT

ENGINEERING

DEPARTMENT

DUTY/ NIGHT

MANAGER

PUBLIC

RELATION

DEPARTMENT

SALES &

MARKETING

DEPARTMENT

HUMAN

RESOURCE

DEPARTMENT

SECURITY

ICC OFFICER

BOARD OF DIRECTOR

LAUNDRY


commit to user

27

E. Deskripsi Jabatan

Dewan direksi pusat dalam hal ini PT Graha Mulya Wirastama merupakan

Direksi ( Board of Director ) sekaligus pemilik, membawahi General Manager

serta 12 departemen yang ada, yaitu :

1. Executive Office

Executive office merupakan department yang terdiri dari general

manager, GM secretary, Manager of duty ( MOD ), Night manager /

Duty Manager, ICC Officer dengan jumlah 6 orang yang dipimpin oleh

General Manager ( GM ). Tugas dari department ini antara lain :

a) Bertanggungjawab atas kelangsungan dan kelancaran perusahaan

serta mengawasi aktivitas dalam perusahaan.

b) ICC bertanggung jawab untuk memantau dan mengelola aset

produktif atau yang sudah tidak layak di The Sunan Hotel

c) ( MOD ) dan Night Manager / Duty Manager merupakan pengganti

pada saat General manager tidak ada di Office, yaitu di waktu

malam hari, pada saat jam office berakhir.

2. Accounting Department

Acounting depatment memiliki fungsi sebagai pengontrol keuangan

The Sunan Hotel Solo, menghitung pendapatan mayor, dan mengelola

gaji karyawan, dan lain – lain. Deparment ini berjumlah 13 orang yang

dipimpin oleh Accounting Manager dengan tugas :

a) Mengendalikan dan mengatur sistem keuangan hotel, menganalisa

serta menyusun laporan perusahaan sesuai dengan Standar

Akuntansi yang berlaku.

b) Mengurusi penyaluran gaji karyawan, casual maupun trainee.

c) Mengontrol penyaluran keperluan office maupun bahan baku

masing – masing department.


commit to user

28

3. Engineering Department

Enginering depatment berfungsi sebagai teknisi yang mengurusi

mulai dari civil, plumbing, mecanical, tecnical dan hal-hal lain yang

berhubungan dengan operasional The Sunan Hotel Solo. Department ini

berjumlah 15 orang yang dipimpin oleh Chief Engineering. Tugas dari

department ini antara lain :

a) Bertanggungjawab atas perencanaan sampai dengan pengerjaan

atas section masing-masing yaitu meliputi bangunan, listrik,

saluran air, segala mesin yang ada di The Sunan Hotel Solo.

b) Melakukan perbaikan apabila ada AC, atau mesin yang digunakan

untuk operasional hotel mengalami kerusakan.

4. Front Office Department

Front Office Department adalah jantung dan pusat dari segala

macam kegiatan para tamu selama menginap di hotel. Hal ini

dikarenakan Front Office Department merupakan salah satu department

yang bersentuhan langsung dengan guest ( tamu ). Depatment ini

berjumlah 20 orang yang dipimpin oleh Front Office Manager. Tugas

dari department ini antara lain :

a) Bertanggungjawab dalam merencanakan, mengarahkan, mengawasi

dan mengkoordinasikan seluruh aktivitas Front Office dan

menjamin kepuasan tamu atas pelayanan di Front Office.

b) Melaksanakan pengelolaan Front Office dengan berpedoman pada

standard operating procedure dan kebijakan yang ditetapkan

manajemen.

5. Housekeeping Department

Housekeeping Deparment adalah bagian dari hotel yang bertanggung

jawab terhadap kebersihan kamar dan area kerja yang ada di hotel.

Housekeeping ini memiliki karyawan berjumlah 26 orang yang dipimpin

oleh Executive Housekeeper. Housekeeping departement dibagi menjadi

beberapa seksi / bagian antara lain :


commit to user

29

a) Room section yaitu suatu bagian kerja yang bertanggung jawab

terhadap kebersihan kamar tamu pada saat expected deparature

maupun expected arrived

b) Public Area yaitu suatu bagian kerja yang bertanggung jawab

terhadap kebersihan area publik

c) Gardener dan florist yaitu yang bertanggung jawab terhadap

kebersihan taman dan perawatan tanaman di area hotel.

6. Laundry

Laundry merupakan bagian dari housekeeping department,

department ini berjumlah 4 orang yang dipimpin oleh Laundry

Supervisor. Tugas dari department ini antara lain::

a) Bertanggungjawab atas kelancaran kegiatan operasional laundry

dan perumusan kebijakan teknis, bimbingan, pembinaan,

koordinasi, serta administrasi bagian laundry.

b) Bertanggungjawab atas kebersihan uniform semua karyawan

apabila telah selesai digunakan

7. Sales And Marketing Department

Sales and marketing department merupakan department yang

berperan penting, karena mengambil peran mulai dari menawarkan jasa

The Sunan Hotel Solo, sampai dengan menentukan harga special

package yang ditawarkan the Sunan Hotel Solo. Department ini

memiliki kebijakan khusus oleh perusahaan untuk melakukan lobying,

menentukan harga dalam penawaran product yang ditawarkannya,

sampai dengan sales call ke luar area. Department ini berjumlah 9 orang

yang dipimpin oleh Director Of Sales and Marketing. Tugas dari

department ini antara lain::

a) Membuat rencana promosi / penjualan.

b) Mengkoordinasikan aktivitas Sales and Marketing dengan

departemen lain.


commit to user

30

8. Food And Beverage Service Department

Food and beverage department merupakan salah satu komponen

penting dalam suatu perusahaan hotel karena penyediaan serta pelayanan

kepada tamu. Tanpa adanya food and beverage department yang dapat

memuaskan pelanggan tamu tidak akan betah berlama - lama di hotel.

Dalam department ini kualitas pendapatannya memiliki peringkat

pertama di The Sunan Hotel Solo, karena setiap section yang terdapat

dalam department ini memiliki peran kerja yang ekstra karena banyak

yang berhadapan dengan tamu secara langsung. Department ini

berjumlah 23 orang yang dipimpin oleh Food and Beverage Manager.

Food and beverage department dibagi menjadi beberapa section agar

dapat bekerja secara maksimal dalam memuaskan tamu yang menginap

di hotel. Section-section tersebut antara lain :

a) Banquet Section

Yaitu suatu cara pelayanan makanan dan minuman ditentukan

mengenai menu yang disajikan, jumlah orang yang akan dilayani,

dan waktu melayani. Banquet section di sunan hotel solo memiliki

beberapa ballroom yang menjadi area workshop yaitu soemaryo

Grand ballroom, New Wiryawidagdo ballroom yang biasanya

digunakan pada event berskala besar, sedangkan untuk event kecil

seperti meeting atau rapat intern biasanya menggunakan meeting

room yang banyak tersedia di sunan hotel.

b) Narendra Restaurant

Adalah salah satu bagian yang berada di bawah Food and

Beverage Service Department yang melayani makanan dan

minuman. Narendra Restaurant menyediakan berbagai menu

makanan yaitu menu indonesia, asia, amerika dan jepang. Dimana

tamu disuguhkan dengan lebih dari 50 macam menu yang tersedia,

tipe dari penyajian ini disebut model buffet prasmanan. Model inilah

yang menjadi ciri unik dari narendra itu sendiri.


commit to user

31

Selain itu juga terdapat stand khusus yang menyediakan ramen khas

jepang yaitu Ohsyu Ramen, stand ini berada di dalam narendra

restaurant.

c) Royal Esspreso Tea and Lounge

Adalah salah satu bagian yang ada dibawah Food ang

beverage service department, dimana menyajikan aneka macam kue

tiramisu import maupun lokal. Dan aneka Kopi dan Teh bagi tamu

yang ingin bersantai di Loby Hotel. Royal esspreso ini berada tepat

di ruang loby hotel dimana sangat strategis.

d) Music Room ( Musro )

Musro adalah salah satu bagian kerja yang berada dibawah

food and beverage department. Musro ini merupakan tempat untuk

clubing atau menikmati musik oleh DJ yang berpengalaman. Selain

itu Musro juga menyediakan minuman, baik dari minuman biasa

sampai dengan minuman alkohol. Musro buka pada pukul 22.00 –

02.00 dini hari, dimana setiap malam selalu ada event yang

mengundang bintang tamu, sedangkan untuk hari minggu libur.

e) Embasy Wine and Lounge

Merupakan salah satu section dari food and beverage

department yang melayani penjualan minuman anggur atau wine

yang berasal dari luar negeri. Embasy memiliki spesial promo untuk

para pengunjung yaitu “Buy 1 get 1 free” khusus untuk hari rabu.

9. Food And Beverage Product Department

Food and beverage Produt department merupakan salah satu

komponen penting dalam suatu perusahaan hotel yang tidak kalah

penting. Dalam department ini kualitas pendapatannya memiliki

peringkat kedua di The Sunan Hotel Solo setelah Food And Beverage

Service, karena department ini menyajikan makanan yang dihidangkan

dalam event-event yang berlangsung di The Sunan Hotel Solo.

Department ini berjumlah 20 orang yang dipimpin oleh Executive Chef,

Department ini bertugas :


commit to user

32

a) Melaksanakan koordinasi pengelolaan bagian pengolahan makanan

dengan berpedoman kepada peraturan hotel yang berlaku,

melaksanakan penataan dan pembinaan di bidang administrasi

bagian pengolahan makanan.

b) Bertanggungjawab atas pengendalian biaya produksi makanan.

c) Membuat makanan sesuai dengan section masing – masing.

10. Public Relations Department

Public Relation merupakan bagian yang penting dalam suatu

perusahaan terutama di usaha akomodasi perhotelan, karena department

ini memiliki tanggung jawab untuk pencitraan image dengan pihak lain.

Di department ini terdapat section art dan desain yang memiliki fungsi

untuk pembuatan pamflet, atau segala alat yang digunakan sebagai media

publikasi. Department ini berjumlah 5 orang yang dipimpin oleh Public

Relation Manager. Tugas dari department ini antara lain :

a) Melakukan hubungan ke masyarakat internal dan eksternal hotel.

b) Membangun citra positif hotel di masyarakat luas.

c) Mengirimkan Press Realise ke media masa untuk membangun

image The Sunan Hotel Solo

11. Human Resources Department

Human Resource department merupakan bagian yang tidak kalah

penting dengan bagian yang lainnya karena berkaitan dengan

pengembangan dan pengelolaan karyawan di The Sunan Hotel Solo.

Department ini berjumlah 3 orang yang dipimpin oleh Human Resources

Manager. Tugas dari department ini antara lain :

a) Merekrut, menyeleksi dan mengadakan pelatihan untuk

mengembangkan karyawan.

b) Mempersiapkan dan melaksanakan policy kekaryawanan sehingga

karyawan loyal terhadap perusahaan, memiliki motivasi tinggi

dalam bekerja sehingga dapat memberikan pelayanan optimal

kepada tamu.


commit to user

33

c) Melaksanakan koordinasi dalam pelaksanaan tugas operasional

keamanan untuk mewujudkan situasi aman dan tertib di lingkungan

hotel.

d) Merekrut dan menyeleksi peserta magang yang akan magang di

sunan hotel solo.

12. Security

Security merupakan bagian dari Human Resource Depatment,

Security Department bertanggung jawab atas keamanan area hotel baik

event ataupun tidak ada. Total Karyawan yang ada berjumlah 13 orang

yang dipimpin oleh Chief Security.

F. Fasilitas Yang Diberikan The Sunan Hotel Solo

The Sunan Hotel Solo sendiri memiliki basic hotel Convention &

Entertainment Hotel, oleh karena itu banyak terdapat tempat yang digunakan

untuk rapat dan konferensi. Selain itu The Sunan Hotel Solo memiliki 128 kamar

dan beberapa fasilitas yang meliputi :

1. Kamar, berjumlah 128 kamar dengan spesifikasi sebagai berikut :

a. Deluxe Room

1) Sebanyak 103 kamar dan terletak di lantai 2 - 5

2) Tarif Rp 380.000,-/nett

3) Fasilitas: single / double bed, televisi, kamar mandi,

perlengkapan kamar standar.

b. Executive Business Room

1) Sebanyak 14 kamar dan terletak di lantai 6



perlengkapan kamar standar ditambah dengan fasilitas khusus

untuk para pebisnis.

c. Junior Suite Room



commit to user

34



perlengkapan kamar standar ditambah dengan ruang keluarga

lengkap dengan televisi dan sofa.

d. Suite Room


2) Tarif Rp 1.200.000,-/nett


perlengkapan kamar standar, ruang keluarga, ruang makan, bar

counter dan televisi dengan layar lebih lebar yang terdapat di

kamar tidur dan ruang keluarga.

e. President Suite Room

1) Hanya tedapat 1 kamar dan terletak di lantai 6

2) Tarif Rp 2.000.000,-/nett

3) Fasilitas: ruangan besar, 2 kamar tidur dengan bed berukuran

twin bed dan king size bed, 2 kamar mandi dengan perlengkapan

mandi yang lebih istimewa, 1 kamar mandi untuk di ruang tamu,

dapur pribadi, ruang makan, bar counter, 3 televisi.

Fasilitas yang dimiliki tiap kamar adalah: telepon SLI/SLJJ,

televisi dengan remote control dan parabola 19 channel, VCD, radio dan

music, minibar, kamar mandi dengan bath tub, shower air panas dan

dingin, AC, kunci kamar magnetic.

Fasilitas yang didapatkan para tamu adalah: welcome drink,

koran, buah-buahan segar di kamar, sarapan pagi, transpotasi dari dan ke

bandara atau stasiun KA, bebas mengunakan fasilitas olahraga ( fitness

dan renang ), bebas masuk music room, laundry, layanan room service 24

jam.

2. Ruang Konferensi ( Meeting Room )

The Sunan Hotel Solo memiliki lima buah ruang konferensi

dengan berbagai ukuran yang disediakan untuk berbagai acara seperti


commit to user

35

rapat, pertemuan, seminar, konferensi, pesta maupun acara-acara

lainnya. Ruang konferensi tersebut adalah sebagai berikut :

a. Sumaryo Ballroom I

Ruangan ini menempati area seluas 288 m2 dengan ukuran 12 x 24 m

dan kapasitas yang dimiliki adalah:

1) Untuk Cocktail Style berkapasitas 250 kursi.

2) Untuk Theater Style berkapasitas 300 kursi

3) Untuk Banquet Style berkapasitas 120 kursi

4) Untuk Classroom Style berkapasitas 100 kursi

5) Untuk U-Shape berkapasitas 70 kursi

b. Sumaryo Ballroom II


dan kapasitas yang dimiliki adalah:






c. Sumaryo Ballroom III


dan kapasitas yang dimiliki sama dengan ballroom II.

d. Sumaryo Ballroom IV

Ukuran, luas area dan kapasitas sama dengan ballroom I.

e. Sumaryo Grand Ballroom

Ruangan ini merupakan gabungan dari Sumaryo I, II, III, dan IV.

Dengan luas 1296 m2 dengan ukuran 54 x 24 m dengan kapasitas :







commit to user

36

f. Wiryowidagdo Ballroom V

Ruangan ini merupakan ballroom baru dari The Sunan Hotel Solo, di

Wiryowidagdo ini fasilitas yang diberikan lebih banyak

dibandingkan dengan sumaryo ballroom, antara lain VIP Transit

untuk tamu, ballroom ini menempati area seluas 160 m2 dengan

ukuran 16 x 10 m dengan kapasitas :






g. Wiryowidagdo Ballroom VI

Seperti halnya ballroom V, ballroom ini memiliki ukuran, luas area

dan kapasitas sama dengan ballroom V.

h. Kono Meeting Room

Ruangan ini menempati area seluas 64,9 m2 dengan ukuran 5,4 x 12

m dan kapasitas yang dimiliki adalah :





5) Untuk U-Shape Style berkapasitas 20 kursi

i. Triwindu Meeting Room I dan II

Ruangan ini merupakan meeting room yang terletak berhadapan yang

memiliki luas dan kapasitas yang sama. Menempati area seluas 122

m2 dengan ukuran 16 x 7 m dan kapasitas yang dimiliki adalah :







commit to user

37

j. Private Dining Room

Ruangan ini menempati area seluas 27 m2 dengan ukuran 5,4 x 5 m

dan kapasitas yang dimiliki adalah :






k. Executive Meeting Room

Ruangan ini menempati area seluas 35 m2 dengan ukuran 4,5 x 7,8

m dan kapasitas yang dimiliki adalah :






3. Restaurant dan Bar

Restaurant dan bar yang ada di The Sunan Hotel Solo terdiri dari:

a. Narendra Restaurant

b. Ohsyu Ramen

c. Capela Family Karauke

d. Embasy Wine and Lounge

e. Music Room

f. Pool Bar

g. Royal Espresso Coffee Lounge

4. Fasilitas Olahraga

a. Out Door Heated Semi Olympic Pool

b. Ayudi Fitness and Spa Centre

5. Fasilitas lain

a. Business centre

b. Shopping Arcade


commit to user

38

c. Drug store

d. Laundry and Dry Cleaning

e. Receptionist 24 hours

f. Klinik

g. Banqueting facilities

h. Hot spots

i. 24 hours security

j. 24 hours room service


commit to user

39

BAB IV

PEMBAHASAN

Pada bab ini akan dibahas analisa data serta hasil – hasil pengamatan

tentang administrasi kearsipan karyawan di The Sunan Hotel Solo. Pengamatan

ini dilakukan berdasarkan pengumpulan data baik berupa arsip – arsip yang ada

maupun wawancara. Dari pengamatan yang penulis lakukan selama 3 bulan ini

terutama di bidang kearsipan karyawan yang terdapat di The Sunan Hotel Solo,

mulai dari sitem filing dan cara penyimpanan arsip yang terdapat pada Human

Resource Department yang menangani 152 karyawan. Hal – Hal yang akan

penulis bahas meliputi :

1. Penerimaan dan Pencatatan Arsip Karyawan

2. Penyimpanan Arsip Karyawan

3. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip Karyawan

A. Penerimaan Dan Pencatatan Arsip Karyawan

Suatu instansi baik swasta maupun pemerintah dalam melaksanakan

kegiatannya pasti berhubungan dengan instansi – instansi lain yang

berkepentingan dengan instansi tersebut. Seperti halnya The Sunan Hotel Solo

yang bergerak di dunia akomodasi perhotelan pastinya membutuhkan relasi

dengan instansi – instansi lain guna meningkatkan pelayanan kepada tamu yang

menginap secara maksimal.

Berbeda dengan instansi lain, The Sunan Hotel dalam menangani surat

masuk dan keluar tidak ditangani oleh bagian khusus yang menangani surat

masuk dan keluar melainkan diotorisasi oleh masing – masing department yang

ada.

1. Pengelolaan Arsip Masuk

Untuk arsip masuk baik berupa surat dinas, proposal sponsor, dan surat

lamaran pekerjaan pertama – tama diterima oleh bagian Consierce / Bell Boy di


commit to user

40

Front Office Department setelah itu baru disampaikan kepada department yang

bersangkutan dengan surat yang masuk tersebut.

Untuk pengelolaan arsip terutama yang berkaitan dengan karyawan

ditangani oleh Human Resouces Department. Untuk pengelompokannya

terdapat beberapa jenis arsip masuk yang berkaitan dengan karyawan, antara

lain :

a) Surat Lamaran

Surat lamaran merupakan surat yang diberikan pada saat akan

melamar pekerjaan kepada suatu perusahaan, yang didalamnya terdiri dari

daftar riwayat hidup beserta data lain yang berkaitan dengan karyawan.

The Sunan Hotel Solo dalam menerima surat lamaran melalui surat

yang dikirim ke alamat The Sunan Hotel secara tertulis, dan surat

elektronik yang dikirim ke alamat email Human resources department.

Berikut penulis menunjukkan data lamaran masuk secara tertulis antara

periode Maret – Mei 2012 yang ditujukan pada Human resources

Department, antara lain :

Tabel IV. 1

Data Lamaran Masuk

Human Resources department Maret – Mei 2012

No Bulan Jumlah

1 Maret 3

2 April 15

3 Mei 12

Total 30

Sumber : Arsip Human Resources Department The Sunan Hotel Solo,

Mei 2012

Untuk pengarsipan surat masuk, tidak terdapat Hambatan, seperti

yang diutarakan HR Manager, antara lain :

“Semua Surat lamaran yang masuk tidak semuanya diproses untuk

tahap selanjutnya, karena masih dianalisis oleh Human Resources


commit to user

41

Manager mengenai kemampuan pelamar dan juga kebutuhan The Sunan

Hotel Solo. Sedangkan untuk yang belum lolos filenya akan diarsip.” (

Wawancara tanggal 31 Maret 2012 dengan HRD Manager, Bapak

Kristriyanto )

b) Pengajuan Cuti

Hak cuti wajib diberikan perusahaan kepada karyawan agar

karyawan tetap terjaga motivasi untuk bekerja. Setiap tahun karyawan The

Sunan Hotel Solo mendapat hak untuk cuti tahunan yang di atur sebagai

berikut :

a) Masa kerja 1 – 5 tahun hak cuti adalah 12 hari

b) Masa kerja 6 – 10 tahun hak cuti adalah 15 hari

c) Masa kerja 11 tahun keatas hak cuti adalah 18 hari

Dalam pemberian cuti, karyawan yang bersangkutan harus

mendapat ijin dari manajer department yang bersangkutan dan Human

resources department selaku yang menangani karyawan. Berikut penulis

berikan gambar alur pengajuan cuti yang terdapat di The Sunan Hotel

Solo, antara lain :

Gambar IV. 1

Alur Pengajuan Cuti Karyawan


KARYAWAN

MENGAJUKAN CUTI

MANAGER

DEPARTMENT

YANG

BERSANGKUTAN

SECRETARY

HRD

HR MANAGER

ARSIP HRD

KARYAWAN

YANG

MENGAJUKAN

CUTI

LAMPIRAN

RECORD ABSEN

HARIAN


commit to user

42

Sumber : Arsip Human Resources Department The Sunan Hotel Solo,2012

Untuk pengajuan cuti, tidak terdapat permasalahan, seperti yang

diungkapkan HR Secretary :

“ Selama ini tidak terdapat permasalahan dengan pengajuan seperti

laur pengajuan yang biasanya, karena dari HRD juga saling berkoordinasi

dengan karyawan yang bersangkutan. Untuk pengarsipan cuti juga dapat

diarsip sesuai dengan nama karyawan yang bersangkutan dan akan

dilampirkan untuk rekap absen kehadiran.“ ( Wawancara tanggal 31 Maret

2012 dengan ibu imping trisnawadi)

2. Pengelolaan Arsip keluar

Arsip keluar yang berkaitan dengan karyawan The Sunan Hotel Solo

diotorisasi oleh Human resource Departement, adapun yang termasuk dalam

arsip keluar tersebut antara lain :

a) Rekaman presensi

Rekaman presensi ini merupakan penilaian kinerja yang diterapkan

The Sunan Hotel untuk memantau kedisiplinan karyawannya. Dalam

menilai kinerja kehadiran The Sunan Hotel Solo menggunakan sistem

fingger print, sehingga dapat dipantau setiap hari, Seperti yang telah

diungkapkan dari hasil wawancara dengan Human Resources Staff yang

mengatakan bahwa :

“Dalam menilai kinerja kehadiran karyawan, kita harus jeli dan

memperhatikan apakah ada ijin atau tidak, karena terkadang ada dimana

karyawan terlambat karena keperluan yang mendesak. Jadi untuk menilai

absensi harus dengan bukti yang akurat, jika karyawan tersebut ijin

kepada HRD maka tidak di record, tetapi jika karyawan tersebut tidak ijin

maka harus kita record keterlambatannya.” ( Wawancara tanggal 31

Maret 2012 dengan HRD Staff, Bapak Nurrahman Arrie Wijayanto)


commit to user

43

Dalam menilai kehadiran karyawan harus jeli dan teliti, karena jika

tidak maka akan berakibat fatal. Berikut penulis sampaikan data karyawan

The Sunan Hotel Solo yang mendapat surat teguran dikarenakan terlambat

dalam kurun waktu selama penulis magang untuk bulan Maret – Mei 2012,

antara lain :

Tabel IV. 2

Data Karyawan Terlambat The Sunan Hotel Solo

No Nama Department Keterangan

1 Sri Mulyani FBS 4 kali terlambat pada

bulan April

2 Apri Ali R ENG 3 kali terlambat pada

bulan Mei


Selain dengan laporan harian setiap bulannya untuk memantau

laporan karyawan, juga data tersebuat akan direkap untuk laporan rutin

setiap bulannya. Sehingga apabila ada karyawan yang tidak sesuai dengan

peraturan akan segara diketahui.

b) Surat Keluar

Surat keluar merupakan surat yang dikeluarkan The Sunan Hotel

Solo terutama disini adalah Human Resources Department yang mengurusi

Karyawan The Sunan Hotel Solo. Disini penulis akan menjelaskan tentang

surat keluar yang ada di bagian human resources department The Sunan

Hotel Solo beserta jumlahnya yang penulis amati antara periode Maret –

Mei 2012, antara lain :

Tabel IV. 3

Jenis Surat keluar Human Resources Department


No Jenis Surat Keluar Total


commit to user

44

1 Surat Keterangan 8

2 Surat Perjanjian Kontrak Kerja ( SPKK ) 11

3 Surat Perjanjian Kontrak Waktu Tertentu (

SPKWT )

40

4 Surat Perjanjian Kerjasama 2

5 Memo atau Inter Office Comunication ( IOC ) 2

6 Surat Teguran 2

7 Surat Pernyataan 5

8 Surat Tanda Terima Inventaris 1

9 Surat Pemindahbukuan Rekening 3

10 Surat Kuasa 1


B. Penyimpanan Arsip

Karyawan merupakan roda penggerka suatu perusahaan agar The Sunan

Hotel Solo dapat selalu menjaga kualitas pelayanan kepada tamu yang datang.

Dalam hubungan antara kearsipan dan karyawan banyak sekali data – data

karyawan yang penting dan wajib untuk disimpan. Seperti yang telah

diungkapkan dari hasil wawancara dengan Human Resources Secretary yang

mengatakan bahwa :

“ Karyawan merupakan suatu yang kompleks di dunia perhotelan, oleh

karena itu kita perlu untuk menyimpan setiap detail dari karyawan agar

memudahkan kita untuk mengetahui cuti, mengecek jamsostek, mengurus DPLK,

mengetahui absen harian, menghitung absen untuk makan yang disediakan

perusahaan, dan lain sebagainya. “ ( Wawancara tanggal 31 Maret 2012 dengan

ibu imping trisnawadi)

Berdasarkan wawancara dan data yang penulis dapatkan, dapat penulis

simpulkan, The Sunan Hotel menggunakan 4 sistem kearsipan yang digunakan

untuk proses pengarsipan dokumen – dokumen tentang karyawan surat – surat,


commit to user

45

dan beberapa dokumen penting lainnya agar mudah ditemukan apabila sewaktu –

waktu di perlukan. Sistem – sistem tersebut yaitu :

1. Alphabetical filling system

Dalam sistem ini semua arsip diatur berdasarkan nama orang atau nama

organisasi. The Sunan Hotel Solo menggunakan sistem ini untuk menyimpan

data – data karyawan yang dipisahkan setiap department, agar mudah untuk

dicari. Data karyawan yang biasanya diarsip yaitu Record cuti dan data pribadi

masing – masing karyawan masuk.

Arsip – arsip tersebut disimpan pada filling cabinet yang dipisahkan

dengan Guide yang diurutkan berdasarkan abjat memudahkan untuk

mencarinya.

2. Subject filling system

Dalam sistem ini semua dokumen disusun dan dikelompokkan

berdasarkan masalah. The Sunan Hotel Solo menggunakan sistem ini untuk

menyimpan dokumen – dokumen seperti surat masuk, surat keluar, record

absen harian, record absen bulanan, DPLK, Jamsostek, dan lain sebagainya.

Dokumen – dokumen tersebut disimpan pada alamari arsip yang

disusun untuk menyimpan map – map yang digunakan untuk menyimpan file –

file tersebut sesuai dengan masalahnya.

3. Geographic filling system

Dalam Sistem ini semua dokumen disusun berdasarkan judul nama

wilayah / daerah. The Sunan Hotel menggunakan sistem ini untuk menyimpan

file karyawan berdasarkan department dan file yang digunakan untuk

operasional yang ditempatkan masing – masing untuk memudahkan

mencarinya. Sistem ini diterapkan di The Sunan hotel solo dengan memisahkan

arsip data karyawan antara masing – masing department.

Untuk penyimpanan arsip data – data karyawan The Sunan Hotel Solo,

Human Resorces Department menggunakan filling cabinet yang digunakan

untuk menyimpan arsip – arsip aktif yang sering digunakan selain data

karyawan dan form – form yang berkaitan dengan pengembangan karyawan.

4. Chronological filing system


commit to user

46

Dalam sistem ini susunan dokumen diatur berdasarkan waktu, seperti

tahun, bulan dan tanggal. The Sunan Hotel Solo mengunakan sistem ini ntuk

memantau surat perjanjian kontrak kerja karyawan dan casual. Adapun data

karyawan dengan kontrak tersebut antara lain :

Tabel IV. 4

List Data Kontrak Karyawan


No Nama Tanggal Kontrak

Terakhir

1 Nurul Muslim 01 / 01 / 2011

2 Yeni Natalina 16 / 01 / 2012

3 Dina Selfina 01 / 02 / 2010

4 Dodik Saputro 01 / 02 / 2010

5 Matheas Aldo S 01 / 02 / 2010

6 Suroto 01 / 02 / 2010

7 Bambang Suhayono 01 / 02 / 2010

8 Teguh Saputro 14 / 02 / 2011

9 Natalia Susana Dewi 01 / 03 / 2009

10 Budi Santoso 07 / 04 / 2009

11 Nur Amri Arif 07 / 04 / 2009

12 Supardi 07 / 04 / 2009

13 Hanadia Imanda Kharisma 07 / 05 / 2012

14 Tofan Sulistiyanto 01 / 05 / 2010

15 Ida Maulina 02 / 05 / 2011

16 Dhofari 01 / 06 / 2009

17 Hadi Seputro 01 / 06 / 2011

18 Afriyanto Gunawan 01 / 06 / 2010

19 Kania Pujiastuti 01 / 06 / 2010

20 Tri Wahyudi 04 / 06 / 2010

21 Ganda Pratikantya 01 / 07 / 2010


commit to user

47

22 Mugi Hari Mulyono 19 / 07 / 2010

23 Tri Syamsudin 01 / 08 / 2010

24 Muhozin 01 / 08 / 2010

25 Yunita Dian Gumilang 01 / 08 / 2010

26 Agung Kumoro 01 / 08 / 2010

27 Edy Pamungkas 01 / 09 / 2010

28 Ganis Listyawan 01 / 09 / 2010

29 Muctahirin 01 / 09 / 2010

30 Slamet Supriyanto 01 / 09 / 2010

31 Nining Desiwati 01 / 10 / 2010

32 Indra Wibowo 25 / 10 / 2010

33 Gita Pitaloka 02 / 11 / 2010

34 Nur Ainy Brilianingsih 01 / 12 / 2011


Selain karyawan kontrak juga terdapat karyawan harian ( Casual ) yang

diberi kompensasi setiap masuk kerja. Dan untuk kompensasi yang diberikan

juga berbeda dengan karyawan biasa. Untuk casual worker kontrak yang

diberikan adalah selama 3 bulan, berikut penulis sampaikan data kontrak

casual worker yang ada di The Sunan Hotel Solo antara lain :

Tabel IV. 5

Data Kontrak Casual Worker


No Nama Tanggal Awal

Kontrak

Tanggal Berakhir

Kontrak

1 Yoga Darmawan 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012

2 Suyono 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012

3 Naser 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012

4 Pamungkas Lingga 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012

5 Rysa Andri P 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012

6 Bintang Edya 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012


commit to user

48

7 Deni Hardika 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012

8 Gunawan 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012

9 Suroto 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012

10 Tri Tunggal 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012

11 Agus Sutrali 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012

12 Suparman 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012

13 Andi Prasetyo 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012

14 Sutarno Agung 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012

15 Nina Trisnawati 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012

16 Mutia Riris 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012

17 Dikky Anjar D 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012

18 Alvia Eky 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012

19 Agung Tri S 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012

20 Evi damayanti 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012

21 Intan Permata 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012

22 Nicko Nanda 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012

23 Vivolin C 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012

24 Adinta Yuliana 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012

25 Hari Purwiyanto 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012

26 Dadang Irawanto 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012

27 Dwi Budi Agus 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012

28 Daniel K 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012

29 Fredian Damar 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012

30 Eko Agus 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012

31 Suyanto 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012

32 Usman 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012

33 Handoko 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012

34 Mukhlis 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012

35 Fandi Tri U 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012

36 Alam Nur 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012

37 Gatha Katon 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012


commit to user

49

38 Surya Nurtomo 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012

39 Tedy Dwi H 01 / 05 / 2012 20 / 07 / 2012

40 Erlina Emy R 01 / 04 / 2012 31 07 / 2012


C. Penyusutan Dan Pemusnahan Arsip

Pada suatu instansi seharusnya terdapat pemusnahan arsip. Sebab

jika tidak ada maka arsip akan terus bertambah. Untuk mengatasi

penumpukan arsip maka dilakukan pemusnahan arsip. Tidak semua arsip

harus disimpan secara terus menerus tetapi harus disusutkan dan ada yang

dimusnahkan sesuai jangka waktu penyimpanan yang dilakukan.

Pada bagian human resource department The Sunan Hotel Solo,

untuk pemusnahan dan penyusutan arsip belum dilakukan secara

maksimal, dalam artian belum menggunakan standart dan interval

pemusnahan arsip. Sehingga arsip yang disimpan masih sangat banyak.

Dalam penyusutan dan pemusnahan arsip, The Sunan Hotel masih

terdapat kendala seperti yang diungkapkan HRD staff :

“ Arsip yang terdapat di Human Resources Department dari awal

dulu sampai saat ini belum terdapat waktu rutin untuk pemusnahan

maupun pemindahan arsip, adapun yang dimusnahkan apabila arsip

tersebut sudah sangat lama dan tidak diperlukan lagi.” ( Wawancara

tanggal 31 Maret 2012 dengan Bapak Nurrahman Arie Wijayanto)


commit to user

50

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan dari uraian yang telah penulis kemukakan pada bab terdahulu,

maka sampailah pada bagian akhir yang merupakan kesimpulan dan saran – saran

yang mungkin dapat bermanafaat bagi The Sunan Hotel Solo.

1. Penerimaan dan Pencatatan Arsip Karyawan

Untuk pengelolaan arsip terutama yang berkaitan dengan karyawan

ditangani oleh Human Resouces Department. Untuk pengelompokannya

terdapat beberapa jenis arsip masuk yang berkaitan dengan karyawan, antara

lain :

a) Surat Lamaran

Penerimaan surat masuk pada the Sunan Hotel Solo berjalan

dengan baik, dan untuk pengarsipan surat masuk pada tempat khusus.

b) Pengajuan Cuti

Pengajuan cuti yang terdapat di The Sunan Hotel Solo berjalan

dengan baik sesuai dengan alur pengajuan cuti karyawan.

Sedangkan untuk arsip keluar, terdapat beberapa pengelompokan,

antara lain :

c) Rekaman presensi

Rekaman presensi yang dilakukan The Sunan Hotel Solo dikelola

dengan baik karena The Sunan Hotel Solo menggunakan penilaian secara

harian an juga bulanan.

d) Surat Keluar Lain

Surat keluar ini merupakan surat yang terdapat pada bagian human

resources department yang digunakan untuk keperluan karyawan, anatara

lain :

i. Surat Keterangan


commit to user

51

ii. Surat Perjanjian Kontrak Kerja ( SPKK )

iii. Surat Perjanjian Kontrak Waktu Tertentu ( SPKWT )

iv. Surat Perjanjian Kerjasama

v. Memo atau Inter Office Comunication ( IOC )

vi. Surat Teguran

vii. Surat Pernyataan

viii. Surat Tanda Terima Inventaris

ix. Surat Pemindahbukuan Rekening

x. Surat Kuasa

Proses pencatatan mengenai surat – surat keluar yang ada di The Sunan

Hotel Solo baik dan mudah untuk dicari, karena dikelompokkan sesuai subjek

surat.


Penyimpanan Arsip yang terjadi di The Sunan Hotel Solo, menerapkan

4 sitem penyimpanan arsip yaitu :

a) Aphabetical filling system

Sistem ini digunakan untuk menyimpan arsip tentang cuti karyawan

yang ada di The Sunan Hotel Solo. Penyimpanan yang dilaksanakan sudah

teratur dan rapi.

b) Subject filling system

The Sunan Hotel Solo menggunakan sistem ini untuk menyimpan

dokumen – dokumen seperti surat masuk, surat keluar, record absen harian,

record absen bulanan, DPLK, Jamsostek, dan lain sebagainya. Penyimpanan

yang dilakukan sudah baik dan ditata pada tempat yang ditentukan.

c) Geographic filling system

Sistem ini diterapkan di The Sunan hotel solo dengan memisahkan

arsip data karyawan antara masing – masing department. The Sunan Hotel

Solo sudah melaksanakan sistem ini dengan baik.


commit to user

52

d) Chronological filing system

The Sunan Hotel Solo mengunakan sistem ini ntuk memantau surat

perjanjian kontrak kerja karyawan dan casual. Sistem ini sangat bermanfaat

di The Sunan Hotel Solo untuk melihat masa kontrak karyawan.


Pada bagian Human Resource Department The Sunan Hotel Solo,

untuk pemusnahan dan penyusutan arsip kurang berjalan dengan baik.

Sehingga arsip yang disimpan masih sangat banyak yang menumpuk dan

disimpan.

B. Saran

Keterbukaan suatu organisasi untuk dapat menerima saran dan kritik

yang bersifat membangun adalah suatu langkah untuk prospek organisasi ke

masa depan. Berdasarkan kesempatan di atas, penulis akan sedikit

memberikan saran sebagai penyempurnaan agar menjadi lebih baik.

1. Bagi Human Resources Department hendaknya menyediakan tempat

khusus untuk tempat pemindahan arsip, sehingga jika arsip yang telah

dipindahkan tersebut dibutuhkan maka mudah untuk mencarinya.

2. Bagi Human Resources Department sebaiknya melakukan pembenahan

dalam penyusutan maupun pemusnahan arsip, sehingga dalam

penyimpanan arsip tidak memakan tempat yang banyak. Dimana hal ini

sangat bermanfaat bagi Human Resources Department dalam pencarian

kembali arsip yang disimpan.


commit to user

53

DAFTAR PUSTAKA

Amsyah, Zulkifli. (1998). Manajemen Kearsipan. Jakarta : PT Gramedia Pustaka

Armstrong, michael. (2003). Strategic Human Resource Management. Jakarta. Pt

gramedia

Barthos, Basir. (1990). Manajemen Kearsipan. Jakarta : Bumi Aksara

Moenir A.S. (1987). Pendekatan Manusiawi Dan Organisasi Terhadap

Pembinaan Kepegawaian. Jakarta:gunung agung

Nuraida, ida ( 2008 ). Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarya :

kanisius

P. Siagan, Sondang. (1992). Kerangka Dasar Ilmu Administrasi. Jakarta : rineka

cipta

Sasromidjojo, Madenan. (1963). Administrasi dan Effisiensi Bekerja. Jogjakarta :

Pertjetakan Republik Indonesia

Sukoco, Badri Munir. (2007). Manajemen Administrasi Perkantoran Modern.

Jakarta : Erlangga

Sulastiyono, Agus. (2001). Manajemen Penyelenggaraan Hotel. Bandung :

alfabeta

Sutarto ( 1992 ). Sekretaris dan Tata Warkat. Yogyakarta : Gajahmada University

Press

The Liang Gie (1976). Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta : Nur

cahaya

Thoha, Miftah. (1980). Pengantar Ilmu Administrasi. Yogyakarta : Balai

Pembinaan Administrasi Akademi Administrasi Negara

Widjaja, A.W. (1993). Administrasi Kearsipan. Jakarta : PT Raja Grafindo

Persada

http://TheSunanHotelSolo.com/Banqueting di akses pada tanggal 5 Juni 2012.

http://thesunanhotelsolo.com/Banqueting

administrasi kearsipan karyawan pada the sunan hotel solo... · sunan hotel solo, 3 bulan ini...

Documents