kata pengantar - lppmp.unri.ac.idlppmp.unri.ac.id/wp-content/uploads/2017/08/sop-lppmp-2015.pdf ·...

i

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT atas limpahan rahmat dan karunia yang dicurahkan kepada umat manusia. Dalam rangka

memperlancar tugas dan meningkatkan efisiensi serta efektifitas pelaksanaan kegiatan setiap individu dan organisasi secara keseluruhan,

Lembaga Pengembangan dan Penjaminan Mutu Pendidikan Universitas Riau menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP) ini.

Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian petunjuk tertulis yang ditetapkan dan dibakukan mengenai aktivitas yang harus

dilakukan dalam proses penyelenggaraan setiap kegiatan di Lembaga Pengembangan dan Penjaminan Mutu Pendidikan Universitas Riau.

SOP merupakan tata cara atau tahapan yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu dan dipergunakan untuk

mendorong dan menggerakkan individu maupun kelompok untuk mencapai tujuan organisasi. SOP disusun agar setiap personil di LPPMP

menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung kepada intervensi manajemen serta mengurangi tingkat kelalaian yang mungkin dilakukan.

Selain itu juga SOP ini juga bertujuan menciptakan komitmen mengenai apa yang dikerjakan oleh Lembaga Pengembangan dan

Penjaminan Mutu Pendidikan dalam rangka mewujudkan Universitas Riau sebagai Good University.

Standar Operasional Prosedur ini masih memilki kekurangan. Sehubungan dengan hal itu, diharapkan saran dan masukan dari berbagai

pihak untuk penyempurnaan SOP ini. Terima kasih.

Pekanbaru, 20 Januari 2015

Ketua LPPMP UNRI,

Prof. Dr. Usman M.Tang, MS

NIP 196405011989031001

ii

NAMA DAN NOMOR KODE STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

LEMBAGA PENGEMBANGAN DAN PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN

NO

JUDUL SOP

NOMOR SOP

HALAMAN

1. SUB-BAGIAN PROGRAM, DATA DAN INFORMASI

a. Penyusunan program dan anggaran 001-2015-1.1 2

b. Pengurusan pemerolehan kekayaan intelektual hasil pengembangan pembelajaran 001-2015-1.2 6

c. Pengumpulan dan pengolahan data pengembangan dan penjaminan mutu pendidikan 001-2015-1.3 9

d. Pelayanan informasi hasil pengembangan dan penjaminan mutu pendidikan 001-2015-1.4 12

e. Pengelolaan layanan informasi media on-line melalui website LPPMP 001-2015-1.5 15

2. SUB-BAGIAN UMUM DAN KEUANGAN

a. Surat masuk – surat keluar 001-2015-2.1 18

b. Penerbitan surat tugas 001-2015-2.2 22

c. Penerbitan SPPD 001-2015-2.3 25

d. Pembayaran gaji honorer 001-2015-2.4 28

e. Pembayaran honorarium panitia kegiatan 001-2015-2.5 31

f. Pengadaan barang dan jasa 001-2015-2.6 34

g. Pencairan dana kerjasama 001-2015-2.7 37

3. PUSAT MATA KULIAH WAJIB UMUM

a. Sistem rekruitmen dan pengembangan dosen MKWU bermutu 001-2015-3.1 40

b. Sistem Pengumpulan data RP dan RPS MKWU 001-2015-3.2 43

c. Pelaksanaan perkuliahan MKWU 001-2015-1.1.5 46

d. Persiapan pelaksanaan Ujian Akhir Semester (UAS) 001-2015-1.1.5 51

e. Pelaksanaan ujian akhir semester (UAS) 001-2015-1.1.5 54

f. Penyerahan hasil pelaksanaan ujian hasil semester (UAS) 001-2015-1.1.5 57

g. Usulan NUPN dosen MKWU 001-2015-1.1.5 60

h. Pembuatan jadwal perkuliahan 001-2015-1.1.5 64

i. Penentuan dosen MKWU 001-2015-1.1.5 67

UNIVERSITAS RIAU LEMBAGA PENGEMBANGAN DAN PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN

1

Hal | 1

SUB-BAGIAN PROGRAM DATA DAN INFORMASI

PROSEDUR BAKU PELAKSANAAN KEGIATAN/ STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

PENYUSUNAN PROGRAM DAN ANGGARAN

2

UNIVERSITAS RIAU


Nomor SOP 001-2015-1.1

Tgl. Pembuatan 20 Januari 2015 Tgl. Revisi -

Tgl. Efektif 1 Februari 2015

Disahkan oleh

Ketua LPPMP Universitas Riau


NIP 196405011989031001 Nama SOP Penyusunan Program dan Anggaran

DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA

a. Undang-Undang Republik Indonesia No. 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi b. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 19 tahun 2005 tentang Standar

Nasional Pendidikan c. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia No. 50 Tahun

2014 tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi d. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia No. 114 Tahun

2014 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Riau e. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia No.

44 Tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi f. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi

Republik Indonesia No. 35 Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan

a. Memahami peraturan perundang-undangan mengenai penyusunan program dan rencana anggaran

b. Pengalaman penyusunan program dan rencana anggaran di unit lain

KETERKAITAN PERALATAN/PERLENGKAPAN

SOP Strategi pencapaian renstra

1. Pedoman Penyusunan program dan rencana anggaran 2. Komputer dengan aplikasi office dan sejenisnya 3. Hasil Telaahan mengenai rencana kerja

PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN

Dievaluasi setiap akhir tahun

Tujuan SOP :

Penyusunan SOP untuk panduan penyusunan progran dan rencana anggaran setiap kegiatan LPPMP guna mengurangi keraguan dan kesalahan

3

Uraian

Mutu Baku Ket. Ka.

LPPMP Sekretaris Kabag.

Tu Kasubbag Data &

Informasi

Pusat MKWU

Pusat Pusbangdik

Pusat Penjaminan

Mutu

Kelengkapan Waktu Output

1 memerintahkan

penyusunan program

dan anggaran

Analisis

SWOT 1 hari

Analisis

SWOT

2 membuat format

pengumpulan data

dan informasi rencana

kegiatan dan

anggaran dari

masing-masing pusat

Dokumen 1 hari Dokumen

3 Menyampaikan

format pengumpulan

data dan informasi

rencana kegiatan dan

anggaran kepada

masing-masing pusat

data dan

informasi

rencana

kegiatan dan

anggaran

1 hari

data dan

informasi

rencana

kegiatan

dan

anggaran

4 Mengundang masing-

masing Ketua /

koordinator pusat-

pusat untuk

membahas rencana

kerja dan anggaran

Undangan 2 Hari Undangan

5 Melaksanakan rapat

pembahasan rencana

kerja dan anggaran

(RKA)

Rapat 1 Hari Rapat

6 Menghimpun format

data dan informasi

rencana kerja dan

anggaran dari

masing-masing pusat

data dan

informasi

rencana

kegiatan dan

anggaran

7 Hari

data dan

informasi

rencana

kegiatan

dan

anggaran

7 Membuat konsep

rencana kerja dan

anggaran

konsep rencana

kerja dan

anggaran

1 Hari

konsep

rencana

kerja dan

anggaran

4

Hal | 4

8 Mengoreksi konsep

rencana kerja dan

anggaran (sekretaris)

konsep rencana

kerja dan

anggaran

1 hari

konsep

rencana

kerja dan

anggaran

9 Menyampaikan

dokumen rencana

kerja dan anggaran

kepada Ketua LPPMP

untuk persetujuan

Rapat Pleno 1 Hari Rapat

Pleno

10 Penandatanganan

dokumen rencana

kerja dan anggaran

Dokumen 1 Jam Dokumen

11 Penggandaan

dokumen rencana

kerja dan anggaran

Dokumen 1 Hari Dokumen

12 Penyerahan dokumen

rencana kerja dan

anggaran kepada

Ketua LPPMP


13 (kasubbag)

menyimpan arsip


Kriteria keberhasilan :

Dokumen rencana kerja dan anggaran untuk tahun berikutnya diselesaikan pada awal bulan Desember tahun berjalan.

5




PENGURUSAN PEMEROLEHAN KEKAYAAN INTELEKTUAL HASIL PENGEMBANGAN PEMBELAJARAN

6

UNIVERSITAS RIAU


Nomor SOP 001-2015-1.2



Disahkan oleh


Prof. Dr. Usman M.Tang, MS NIP 196405011989031001



NIP 196403271990021001

Nama SOP Pengurusan pemerolehan kekayaan intelektual hasil pengembangan pendidikan


a. Undang-Undang Republik Indonesia No. 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi b. Undang-Undang Republik Indonesia No. 14 Tahun 2001 tentang Paten

c. Undang-Undang Republik Indonesia No. 19 Tahun 2002 tentang Hak cipta d. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia No. 114 Tahun

2014 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Riau e. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia No.

44 Tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi f. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi


a. Memahami peraturan perundang-undangan terkait HaKI (UU hak cipta, paten, desain, rahasia dagang, veritas tanaman dan merk)

b. Memahami pengajuan pemerolehan HaKI


1. SOP penyusunan program 2. SOP surat keluar 3. SOP surat masuk

1. Pedoman pengajuan HaKI 2. Komputer dengan aplikasi office dan sejenisnya

3. Hasil karya intelektual yang telah memenuhi syarat HaKI


Tujuan SOP :

Penyusunan SOP untuk panduan penyusunan progran dan rencana anggaran setiap kegiatan LPPMP guna mengurangi keraguan dan kesalahan

7

Uraian

Mutu Baku Ket.

Ka.

LPPMP

Sekretaris Kabag. Tu Kasubbag Data

& Informasi

Dosen Dirjen HAKI Kelengkapan Waktu Output

1 Ketua LPPMP menetapkan

beberapa usulan untuk proses

HAKI hasil pengembangan pendidikan

Analisis SWOT 1 hari Analisis

SWOT

2 Mengumpulkan berkas paten

/ ciptaan / penelitian


3 membuat surat usulan pengajuan HAKI

data dan informasi


anggaran

1 hari

data dan informasi

rencana

kegiatan dan

anggaran

4 Mengisi formulir pendaftaran

dan kelengkapan

Pengumuman 30 Hari Pengumuman

5 Mengirim surat pengajuan dan formulir isian

pendaftaran ke Dirjen HAKI

dan melengkapi biaya pendaftaran

Rapat 1 Hari Rapat

6 Menyimpan dan

mengarsipkan bukti nomor

pendaftaran

data dan informasi

rencana kegiatan dan anggaran

7 Hari

data dan

informasi


anggaran

7 Proses HAKI

konsep rencana kerja

dan anggaran 1 Hari

konsep rencana kerja dan

anggaran

8 Menerima surat pemberitahuan dari Dirjen

HAKI

konsep rencana kerja

dan anggaran 1 hari

konsep rencana

kerja dan anggaran

9 Ketua LPPMP memberi surat keputusan HAKI kepada

kepada dosen/peneliti

Rapat Pleno 1 Hari Rapat Pleno

10 menyimpan bukti serah

terima dokumen



Menerima surat pemberitahuan dari Ditjen HaKI

8

Hal | 7




PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA PENGEMBANGAN DAN PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN

9

UNIVERSITAS RIAU


Nomor SOP 001-2015-1.3



Disahkan oleh


Prof. Dr. Usman M.Tang, MS NIP 196405011989031001 a LPPMP Universitas Riau


NIP 196403271990021001

Nama SOP Pengumpulan dan pengolahan data pengembangan dan penjaminan mutu pendidikan


a. Undang-Undang Republik Indonesia No. 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi b. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 19 tahun 2005 tentang Standar


2014 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Riau d. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia No.

44 Tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi e. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi


a. Memahami metode pengumpulan data b. Memahami pengolahan dan pengarsipan data c. Mampu mengoperasikan komputer dan aplikasi

pengolah data


1. SOP Surat masuk 2. SOP Surat keluar 3. SOP pelayanan informasi 4. SOP pengelolaan layanan informasi media on-line melalui website

1. Pedoman Pengumpulan data 2. Komputer dengan aplikasi pengolah data 3. Jaringan internet 4. ATK


Tujuan SOP :

Penyusunan SOP untuk panduan dalam pengumpulan data yang dibutuhkan dan mengolahnya sesuai kebutuhan LPPMP

10

Uraian

Mutu Baku Ket.

Ka.

LPPMP


& Informasi

Pusat

MKWU

Pusat

Pusbangdik

Pusat

Penjaminan Mutu

Kelengkapan Waktu Output

1 meminta dan atau

menerima data berupa hard

copy dan soft copy dari

sumber


2 Melakukan

pengelompokkan data

berdasarkan klasifikasi

data dan informasi

rencana kegiatan 1 hari

data dan

informasi

rencana

kegiatan

3 Memproses data lebih

lanjut sesuai kebutuhan

Proses Data 2 Hari Proses Data

4 Verifikasi kelayakan data

oleh Ketua bagian

RaProsespat 1 Hari

5 Melaporkan data kepada

Ketua LPPMP

data dan informasi

rencana kegiatan 1 Hari

data dan

informasi

rencana

kegiatan

6 (publikasi data) bila

diperlukan

Publikasi Data 1 Hari Publikasi Data

7 Penyimpanan data sebagai

bank data

Bank Data 1 hari Bank Data


Penyelesaian permintaan pengumpulan dan pengolahan data dapat diselesaikan tepat waktu

11

Hal | 10




PELAYANAN INFORMASI HASIL PENGEMBANGAN DAN PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN

12

UNIVERSITAS RIAU


Nomor SOP 001-2015-1.4



Disahkan oleh





NIP 196403271990021001

Nama SOP Pelayanan informasi hasil pengembangan dan penjaminan mutu pendidikan


a. Undang-Undang Republik Indonesia No. 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi b. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia No. 114 Tahun

2014 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Riau c. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia No.

44 Tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi d. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi


a. Memahami pengolahan data dan dokumentasi b. Memahami pengelolaan teknologi informasi c. Memahami aspek pelayanan informasi


1. SOP surat masuk 2. SOP surat keluar 3. SOP pengelolaan pelayanan informasi

1. Form permintaan informasi 2. Form jawaban informasi 3. Buku registrasi 4. Komputer dan jaringan internet


Tujuan SOP :

Penyusunan SOP untuk memberikan panduan dalam memberikan pelayanan informasi kepada pihak yang membutuhkan

13

Uraian

Mutu Baku

Ka.

LPPMP

Sekretaris Kabag. Tu Kasubbag

Data & Informasi

Staff TU Pemohon/informator Kelengkapan Waktu Output

1 (permohonan masuk) Analisis SWOT 1 hari Analisis SWOT

2 Mencatat dalam buku register

Permohonan Informasi


3 Memberikan formulir permintaan

informasi yang sudah dicantumkan

nomor registrasi sebagai tanda

bukti penerimaan dan permintaan

informasi publik kepada pemohon

informasi.

data dan informasi

rencana kegiatan 1 hari

data dan

informasi

rencana kegiatan

4 menerima form, mempelajari dan berkonsultasi dengan Ketua Bagian

Form 1 Hari Form

5 menkoordinasikan dengan pihak

terkait informasi

Rapat 1 Hari Rapat

6 Pihak terkait memberikan informasi

Data dan Informasi 2 Hari

Data dan

Informasi

7 Memberikan keputusan jawaban permohonan informasi melalui petugas pelayanan

Keputusan/informasi 1 Hari Keputusan/informasi

8 Melakukan pencatatan dan

pembukuan

Pencatatan di agenda 1 hari Pencatatan di

agenda

9 Memberikan form jawaban kepada

pemohon informasi

Form Jawaban 1 Hari Form Jawaban


Pemohon informasi dapat menerima informasi yang dibutuhkan

14

UNIVERSITAS RIAU




PENGELOLAAN LAYANAN INFORMASI MEDIA ONLINE MELALUI WEBSITE LPPMP

15

UNIVERSITAS RIAU


Nomor SOP 001-2015-1.5



Disahkan oleh





NIP 196403271990021001

Nama SOP Pengelolaan layanan informasi media online melalui website LPPMP


a. Undang-Undang Republik Indonesia No. 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi b. Undang-Undang Republik Indonesia No. 14 Tahun 2008 tentang keterbukaan

informasi publik . Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 19 tahun 2005 tentang Standar





a. Memahami sistim komputer jaringan (networking) b. Memahami kebijakan LPPMP dan Universitas Riau c. Menguasai pengelolaan / desain web d. Mampu mengolah data gambar dan video e. Menguasai pengoperasian komputer dan aplikasi web


1. SOP pengumpulan dan pengolahan data 2. SOP pelayanan informasi hasil pengembangan pendidikan

1. Komputer dan jaringan dengan akses Internet 2. Kamera digital, Handycam, 3. Printer dan scanner 4. Software aplikasi web, desain grafis dan video editing


Tujuan SOP :

Penyusunan SOP untuk panduan dalam mengelola website dan update data/informasi pada seluruh website LPPMP

16

Uraian

Mutu Baku

Ka.

LPPMP


& Informasi

Staff TU Webmaster Kelengkapan Waktu Output

1 Pencarian dan menerima berita

beserta bukti otentik berupa data-

data (gambar/foto, dokumen dan

video) yang dilaksanakan oleh

Pusat-pusat di lingkungan

LPPMP

Analisis SWOT 1 hari Analisis SWOT

2 Press release data-data diperiksa, diklasifikasi dan dipilah sebagai bahan input website


3 Persetujuan press release yang telah dipilah dengan pemberian paraf

data dan informasi


anggaran

1 hari

data dan

informasi rencana kegiatan

dan anggaran

4 Editing informasi berupa data-

data (gambar/foto, dokumen dan

video) sebelum proses updating

data-data informasi yang akan di

tampilkan pada website.

Editing Pengumuman 1 Hari Editing

Pengumuman

5 Filtering (Penyaringan) informasi sebelum proses updateting data-data informasi yang akan di tampilkan pada website.

Rapat 1 Hari Rapat

6 melakukan Update ke tampilan website

Update data dan

Informasi 1 Hari

Update data dan

Informasi

7 melakukan pemeliharaan, monitoring, pengawasan dan proteksi keamanan website dan jaringan website

Monitoring dan

Pengawasan 1 Hari

Monitoring dan

Pengawasan


Informasi pada website LPPMP ter-update secara berkala

17

UNIVERSITAS RIAU


SUB-BAGIAN UMUM DAN KEUANGAN


SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

18

UNIVERSITAS RIAU


Nomor SOP 001-2015-2.1



Disahkan oleh





Nama SOP Surat masuk dan surat keluar








a. Memahami pembuatan tata naskah dinas b. Memahami kebijakan LPPMP dan Universitas Riau c. Menguasai pengoperasian komputer


1. SOP pengumpulan dan pengolahan data 2. SOP pelayanan informasi hasil pengembangan pendidikan

1. Surat masuk 2. Surat keluar 3. Buku agenda surat masuk - surat keluar 4. Lembar disposisi


Tujuan SOP :

Penyusunan SOP untuk panduan dalam melakukan pencatatan, disposisi, dan distribusi surat dan dokumen lainnya LPPMP

19

SURAT MASUK

Staf KETUA SEKRETARIS Kabag TUKasubag Data &

Informasi

Kasubag Umum &

KeuanganKelengkapan Waktu Output

1Pengantar Surat Mengirim Surat ke

Bagian administrasi LPPMPSurat Masuk 30 Menit Surat Masuk

2

staf subag umum dan keuangan

menerima surat masuk dan

mencatat ke dalam buku agenda

surat/ databese Surat masuk

Surat Masuk 1 Jam Surat Masuk

3Pengadministrasi Surat Masuk

memberi lembar DisposisiSurat Masuk 1 Jam Surat Masuk

4Pengadministrasi Surat meneruskan

ke KetuaSurat Masuk 1 Jam Surat Masuk

5

Ketua LPPMP menganalisis surat,

dan memberikan perintah pada

lembar disposisi, selanjutnya

sekretaris/ kabag/ kasubag

LPPMP.


6

Bagian yang menerima disposisi

akan melaksanakan perintah sesuai

dengan perintah ketua.

Surat Masuk 30 Menit Surat Masuk

7

Kasubag menerima disposisi dan

diteruskan kepada staf untuk

memperoses. Surat sesuai dengan

isi disposisi


8Staf umum dan keuangan

mengarsipkanSurat Masuk 30 menit Surat Masuk

MUTU BAKU

KET

PELAKSANA

KEGIATANNO

proses

disposisi

proses

proses

mulai

arsip

no surat

konsep konsep konsep konsep

20

SURAT KELUAR


Setiap surat keluar dan surat masuk tercatat di buku agenda dan tercatat pula pengirimannya di buku ekspedisi

Surat keluar dan masuk terdokumentasi dan tersimpan dengan baik


Informasi

Kasubag Umum &


1Staf membuat surat keluar dan

diserahkan kepada kasubagSurat Keluar 2 Jam Surat Keluar

2

Kabag memeriksa surat: apakah

sudah benar, apabila ada kesalahan

di kembalikan, dan apabila sudah

benar di paraf.

Surat Keluar 1 Jam Surat Keluar

3

Sekretaris menerima dan

memeriksa: kalau salah

dikembalikan, dan kalau sudah

benar di paraf.

Surat Keluar 30 Menit Surat Keluar

4

Kasubag Umum dan Keuangan

menerima surat yang sudah di

tanda tangan dan meneruskannya

pada staf untuk di beri nomor dan

cap.


5

Staf umum dan keuangan

mengdatabase (Agenda Elektronik)

lalu meminta tandatangan Ketua


6


mengcopy surat keluar,

dikirimkan dan di arsipkan


NO KEGIATAN

PELAKSANA MUTU BAKU

KET

no. surat

agendakan

valid/tidak

arsip

valid/tidak

mulai

21




PENERBITAN SURAT TUGAS

22

UNIVERSITAS RIAU


Nomor SOP 001-2015-2.2



Disahkan oleh





Nama SOP Penerbitan surat tugas










1. SOP surat keluar - masuk 2. SOP penerbitan SPPD 3. SOP pembayaran honor

1. Surat masuk / undangan / bukti partisipasi 2. Buku agenda surat masuk - surat keluar 3. Disposisi / nota dinas

PERNGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN

Tujuan SOP :

Penyusunan SOP untuk panduan dalam penerbitan surat tugas bagi pegawai / ASN di LPPMP

23


Setiap surat tugas tercatat dengan baik dan diketahui para pemangku kepentingan di LPPMP

Surat tugas terdokumentasi dan tersimpan dengan baik


Informasi

Kasubag Umum &


1Staf menerima surat masuk

berupa undangan kegiatanSurat Tugas 30 Menit

Staf menerima

undangan kegiatan

2Staf memberi lembar Disposisi

dan meneruskan ke Ketua Surat Tugas 30 Menit Surat Tugas

3Ketua mendisposisikan ke

SekretarisSurat Tugas 1 Jam Surat Tugas

4Sekretaris mendisposisikan ke

Kabag TUSurat Tugas 1 Jam Surat Tugas

5Kabag TU mendisposisikan ke

Kasubag Surat Tugas 30 Menit Surat Tugas

6

Kasubag menyerahkan kepada

staf untuk membuat surat tugas

penerima tugas, lalu staf

memberikan kembali kepada

Kasubag

Surat Tugas 1 Jam Surat Tugas

7

Kasubag memeriksa surat: apakah

sudah benar, apabila ada kesalahan

di kembalikan, dan apabila sudah

benar di paraf.


8

Kabag TU memeriksa surat:

apakah sudah benar, apabila ada

kesalahan di kembalikan, dan

apabila sudah benar di paraf.


9

Sekretaris memeriksa surat:

apakah sudah benar, apabila ada

kesalahan di kembalikan, dan

apabila sudah benar di paraf.


10

Kasubag menerima surat yang

sudah di paraf lalu meneruskannya

pada staf untuk di beri nomor,

ditandatangani Ketua dan di cap.

Di gandakan dan copyan nya

sebagai arsip

Surat Tugas 30 Menit

Surat Tugas diberikan

nomor dan di cap lalu

di tandatangani oleh

Ketua

11

Kasubag umum dan keuangan

menyerahkan surat tugas pada

yang bersangkutan

Surat Tugas 30 Menit final

KETNO KEGIATAN

PELAKSANA MUTU BAKU

proses

mulai

arsip

disposisi

disposisi

disposisi

disposisi

surat

valid/tidak

valid/tidak

valid/tidak

24




PENERBITAN SPPD

25

UNIVERSITAS RIAU


Nomor SOP 001-2015-2.3



Disahkan oleh





Nama SOP Penerbitan SPPD


a. Undang-Undang Republik Indonesia No. 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi

b. Undang-Undang Republik Indonesia No. 14 Tahun 2008 tentang keterbukaan informasi publik

. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan

c. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia No. 114 Tahun 2014 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Riau

d. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia No. 44 Tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi

e. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia No. 35 Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan



1. SOP surat keluar - masuk 2. SOP penerbitan surat tugas 3. SOP pembayaran honor

1. Surat masuk / undangan / bukti partisipasi 2. Surat tugas 3. Buku agenda surat masuk - surat keluar 4. Disposisi / nota dinas


Tujuan SOP :

Penyusunan SOP untuk panduan dalam penerbitan SPPD bagi pegawai / ASN di LPPMP

26


Dana perjalanan dinas diterima oleh pelaksana tugas sesuai dengan bukti perjalanan

Bukti perjalanan dinas terdokumentasi dan tersimpan dengan baik

Staf Keuangan KETUA SEKRETARIS Kabag TUKasubag Data &

Informasi

Kasubag Umum &


1

Pelaksanaan tugas melapor ke bag.

Keuangan untuk dibuatkan

permintaan SPPD

Surat SPPD 1 Jam SPPD

2

Staf keuangan membuatkan SPPD

sesuai dengan permintaan

pelaksana tugas

Surat SPPD 1 Jam SPPD

3Ketua LPPMP/Sekretaris/ Kabag/

Kasubag mendatangani SPPDSurat SPPD 30 Menit SPPD

4Staf keuangan membuatkan rincian

biaya SPPDSurat SPPD 1 Jam SPPD

5Staf keuangan menyerahkan SPPD

dan uang muka pelaksana tugasSurat SPPD 1 Jam SPPD

6

Setelah menjalankan perjalanan

dinas, pelaksana tugas

menyerahkan bukti perjalanan

dinas dan SPPD ke staf

keuangan

Surat SPPD 1 Hari KUITANSI

7Staf keuangan membuat kwitansi

berdasarkan bukti perjalananSurat SPPD 1 Jam KUITANSI

8

Pelaksana tugas menandatangani

kwitansi dan menerima sisa uang

perjalanan dinas

Surat SPPD 30 Menit FINAL

NO KEGIATAN

PELAKSANA MUTU BAKU

KET

proses

mulai

proses

SPPD SPPD SPPD SPPD SPPD

bukti SPPD

kuitansifinal

mulai

27




PEMBAYARAN GAJI HONORER

28

UNIVERSITAS RIAU


Nomor SOP 001-2015-2.4



Disahkan oleh





Nama SOP Pembayaran gaji honorer








a. Memahami peraturan / perundangan tentang standar biaya

masukan b. Memahami penggunaan anggaran berdasarkan jenis sumber c. Memahami kebijakan LPPMP dan Universitas Riau d. Menguasai pengoperasian komputer


1. SOP surat keluar - masuk 2. SOP penerbitan SPPD 3. SOP pembayaran honor

1. Rekap kehadiran 2. Perjanjian kontrak pegawai honorer 3. SK honorer


Tujuan SOP :

Penyusunan SOP untuk panduan dalam pembayaran honor rutin bagi honorer di LPPMP

29


Uang honor diterima tepat waktu oleh honorer

Semua kegiatan terdokumentasi dan tersimpan dengan baik

Staf CSO REKTORAT KETUA BPP Kelengkapan Waktu Output

1

Staf keuangan membuat pengajuan

pencairan gaji tenaga honorer dan

melampirkan SPP, DRPP, SPTJM,

SK, amprah,yang sudah di

tandatangani BPP dan PPK

kemudian diserahkan ke CSO

Gaji Honorer 1 Hari dokumen pencairan

2

CSO memeriksa pencairan dana:

kalau lengkap di lanjutkan, dan

kalau tidak lengkap di kembalikan

ke staf

Gaji Honorer 1 Haripemberitahuan

pencairan

3Rektorat melaksanakan proses

pencairanGaji Honorer 1 Jam pencairan gaji

4

Staf keuangan menerima dan

dalam bentuk notifikasi di

aplikasi SAK BLU

Gaji Honorer 1 Jam pemberitahuan SP2D

5

BPP membuat cek pencairan gaji

tenaga honorer beserta lampiran

dan menyerahkan ke ketua LPPMP

Gaji Honorer 30 menit CEK

6Ketua LPPMP menandatangani cek

pencairan gaji honorerGaji Honorer 30 menit CEK

7BPP menyerahkan cek ke bank dan

menerima gaji honorer dari bankGaji Honorer 2 Jam GAJI

8

BPP memberikan gaji kepada

honorer dan honorer

menandatangani amprah

Gaji Honorer 1 Jam GAJIAN

NO KEGIATAN

MUTU BAKU

KET

PELAKSANA

proses pencairan

mulai

proses

CEK

CEK

final

kelengkapan pencairan

proses

30




PEMBAYARAN HONORARIUM PANITIA KEGIATAN

31

UNIVERSITAS RIAU


Nomor SOP 001-2015-2.5



Disahkan oleh





Nama SOP Pembayaran honorarium panitia kegiatan











1. SOP surat keluar - masuk 2. SOP penerbitan surat tugas 3. SOP pembayaran honor

1. Daf tar kehad iran pani t ia 2. SK panitia 3. Disposisi / nota dinas 4. Ampra pembayaran


Tujuan SOP :

Penyusunan SOP untuk panduan dalam pembayaran honor panitia kegiatan dan menghindari kesalahan

32


Uang honor diterima tepat waktu dan tepat jumlah oleh panitia

Semua dokumen tersimpan dengan baik

Staf CSO REKTORAT KETUA SEKRETARIS BPP dan PPK Kelengkapan Waktu Output

1

Staf keuangan membuat draf sk

penunjukan panitia kegiatan dan sk

besaran honorarium

Gaji Honorarium

Panitia2 Jam draf SK

2

Sekretaris memeriksa draf sk


besaran honorarium

Gaji Honorarium

Panitia1 Jam SK

3

Ketua menenandatangani sk


besaran honorarium

Gaji Honorarium

Panitia30 Menit SK

4

Staf keuangan membuat pengajuan

pencairan honorarium panitia dan

mengimput ke SAK_BLU dengan

melampirkan SPP, DRPP, SPTJM,

SK besaran honorarium dan

amparah, kemudian di tandatangani

BPP dan PPK. Lalu diserahkan ke

CSO

Gaji Honorarium

Panitia1 Hari dokumen pencairan

5

CSO memeriksa pencairan dana:

kalau lengkap di lanjutkan, dan

kalau tidak lengkap di kembalikan

ke staf

Gaji Honorarium

Panitia1 Hari pencairan honor

6Rektorat melaksanakan

pencairan dana

Gaji Honorarium

Panitia2 Jam

Surat Keluar

digandakan lalu di

arsipkan

7

Staf keuangan menerima dana

dalam bentuk notifikasi di aplikasi

SAK BLU

Gaji Honorarium

Panitia1 jam pemberitahuan SP2D

8

BPP membuat pencairan dana

honorarium panitia kegiatan

beserta lampiran

Gaji Honorarium

Panitia30 menit CEK

9 Ketua LPPMP menandatangani cekGaji Honorarium

Panitia1 Jam CEK

10BPP menyerahkan cek ke bank dan

menerima dana panitia dari bank

Gaji Honorarium

Panitia1 Jam HONOR

11

BPP menyerahkan cek

pencairan ke bank dan

menyerahkan kepada panitia

kegiatan

Gaji Honorarium

Panitia1 Jam HONORARIUM

PELAKSANA

NO KEGIATAN

MUTU BAKU

KET

mulai

proses

proses

CEK

final

TTD

proses

SK

proses

proses

proses

33




PENGADAAN BARANG DAN JASA

34

UNIVERSITAS RIAU


Nomor SOP 001-2015-2.6



Disahkan oleh



\Ketua LPPMP Universitas Riau


Nama SOP Pengadaan barang dan jasa











1. SOP penyusunan program dan anggaran 2. SOP pengumpulan dan pengolahan data 3. SOP Surat keluar – surat masuk

1. Kontrak / SPK / Ku i tans i / Fak tur / Sura t pesanan 2. SK Pejabat pembuat komitmen 3. SK Pejabat pengadaan 4. Berita acara pemeriksaaan 5. Berita acara serah terima 6. Berita acara pembayaran 7. SPM


Tujuan SOP :

Penyusunan SOP untuk panduan dalam proses pengadaan barang dan jasa sesuai peraturan, transparan dan akuntabel

35


Barang yang diterima sesuai dengan spesifikasi dan dapat memenuhi kebutuhan

Semua dokumen tersimpan dengan baik

Staf KABAG TU KASUBAG BPP Kelengkapan Waktu Output

1Bagian tersebut mengajukan

permintaan barang

Pengadaan Barang

dan Jasa1 Jam dokumen

2Kasubag yang terkait mevertifikasi

permintaan barang

Pengadaan Barang

dan Jasa1 Hari dokumen

3 Kabag memberikan persetujuanPengadaan Barang

dan Jasa1 Jam dokumen

4


memerintah kepada staf

keuangan untuk melaksanakan

pebelian barang tersebut

Pengadaan Barang

dan Jasa1 Jam

Pengadaan Barang dan

Jasa

5


melakukan pembelian barang

tersebut berdasarkan daftar yang

jelas telah di tentukan

Pengadaan Barang

dan Jasa1 Hari


Jasa

6


melakukan verivikasi terhadap

brang yang sudah dibeli

Pengadaan Barang

dan Jasa1 Jam


Jasa

7Kasubag umum memberikan paraf

pada formulir permintaan

Pengadaan Barang

dan Jasa1 Jam


Jasa

8

Kasubag Umum menerima kuitansi

dari pemasok dan mnyerahkan

kepada BPP

Pengadaan Barang

dan Jasa2 Jam faktur

9 BPP membuat kuitansiPengadaan Barang

dan Jasa1 Jam faktur

NO KEGIATAN

PELAKSANA MUTU BAKU

KET

mulai

proses

proses

CEK

final

proses

proses

valid/tidak

proses

36




PENCAIRAN DANA KERJASAMA

37

UNIVERSITAS RIAU


Nomor SOP 001-2015-2.7



Disahkan oleh





Nama SOP Pencairan dana kerjasama








a. Memahami peraturan / perundangan tentang anggaran b. Memahami penggunaan anggaran berdasarkan jenis sumber c. Memahami kebijakan LPPMP dan Universitas Riau


1. SOP penyusunan program dan anggaran 2. SOP pengumpulan dan pengolahan data 3. SOP Surat keluar – surat masuk 4. SOP penerbitan surat tugas

1. SPPD 2. Komputer dan aplikasi SAK BLU 3. MOU dan MOA 4. SPM


Tujuan SOP :

Penyusunan SOP untuk panduan dalam melakukan pencairan dana kerjasama LPPMP UNRI

38


Dana kerjasama diterima oleh pelaksana setelah semua persyaratan pencairan lengkap

Semua transaksi dan doumen pendukung terdokumentasi dengan baik

Staf CSO KASUBAG BPP PPK Kelengkapan Waktu Output

1

Lembaga terkait melakukan

pembayaran kerjasama melalui

transfer ke rekening BLU UNRI

Pencairan Dana

Kerjasama1 Jam

Pencairan Dana

Kerjasama

2staf menyerahkan bukti transfer

dana ke BPP

Pencairan Dana

Kerjasama1 Jam

Pencairan Dana

Kerjasama

3BPP menerima bukti dan membuat

SPPD dan menyerahkan ke PPK

Pencairan Dana

Kerjasama1 Jam

Pencairan Dana

Kerjasama

4

Dana dicairkan oleh bendahara

pengeluaran unri kepada tim

pelaksana sebsar …. % dari nilai

SPPD

Pencairan Dana

Kerjasama2 Jam

Pencairan Dana

Kerjasama

5


melakukan verivikasi terhadap

brang yang sudah dibeli

Pencairan Dana

Kerjasama2 Jam

Pencairan Dana

Kerjasama

6CSO memeriksa keuangan

pencairan dana

Pencairan Dana

Kerjasama1 Jam

Pencairan Dana

Kerjasama

7 BPP mencairkan danaPencairan Dana

Kerjasama1 Jam

Pencairan Dana

Kerjasama

NO KEGIATANPELAKSANA MUTU BAKU

KET

mulai

proses

proses

CEK

proses

SPPD

final

39


MATA KULIAH WAJIB UMUM (MKWU)


SISTEM REKRUITMEN DAN PENGEMBANGAN DOSEN MKWU BERMUTU

40

UNIVERSITAS RIAU


Nomor SOP 001-2015-3.1



Disahkan oleh





Nama SOP Sistem rekruitmen dan pengembangan dosen MKWU bermutu













Tujuan SOP :


41

Uraian

Pelaksanaan Mutu Baku

Ket. Ka. LPPMP Koord.

MKWU Kabag. Tu Kasubbag

Data & Informasi

Staf Pelamar Kelengkapan Waktu Output

1. Analisis Kebutuhan Dosen Baru

Analisis SWOT 1 hari

Analisis SWOT

2. Pengajuan Perekrutan Dosen

Data Dosen Yang

Dibutuhkan 1 hari

Data Dosen Yang Dibutuhkan

3. Membuat Surat Perekrutan Dosen

Surat 1 hari Surat

4. Mengumumkan perekrutan Dosen di Website

Pengumuman 30 Hari

Pengumuman

5. Surat Lamaran ditujukan kepada Ketua LPPMP c.q. Koor. Pusat MKWU

Surat lamaran 1 Hari Surat lamaran

6. Bagian Pusat MKWU Melakukan SELEKSI Administrasi


7. Pusat MKWU mengumumkan lolos seleksi administrasi melalui ponsel


8. Seleksi akademik berupa tes tertulis, wawancara dan psikotes

Calon Dosen 3 hari Calon Dosen

9. Rapat menentukan dosen baru yang di terima

Rapat Pleno 1 Hari Rapat Pleno

10. Dosen yang di terima mengikuti PEKERTI-AA

Dosen yg diterima

7 Hari Dosen yg diterima

11. Penandatanganan Kontrak Kerja Dosen

Kontrak Kerja 1 Hari Kontrak Kerja

12. Pemberian Surat Tugas/SK

SK 1 Hari SK


42




PENGUMPULAN DATA RP DAN RPS MKWU

43

UNIVERSITAS RIAU


Nomor SOP 001-2015-3.2



Disahkan oleh





Nama SOP Sistem pengumpulan data RP dan RPS MKWU













Tujuan SOP :


44

Uraian



MKWU Kabag. Tu Kasubbag

Data & Informasi

Kood. Mata Kuliah

Staf Kelengkapan Waktu Output

1. Analisis Kebutuhan RPS dan RP MKWU

Analisis SWOT 1 hari

Analisis SWOT

2. Menugaskan koordinator masing masing mata kuliah untuk merumuskan RPS dan RP

SK Tim Perumus

Kurikulum 1 hari

SK Tim Perumus Kurikulum

3. Memerintahkan masing-masing koordinator mata kuliah untuk menyusun tim perumus

Surat 1 hari Surat

4. Menyerahkan konsep hasil perumusan

RP dan RPS

30 Hari RP dan RPS

5. Menggandakan, menjilid dan mempublikasikan ke laman ppmku.lppmp.unri.ac.id

RP dan RPS 3 Hari

RP dan RPS

6. Menyimpan, mengarsipkan hasil rumusan untuk dibuatkan laporan hasil perumusan RPS/RP

RP dan RPS 1 Hari

RP dan RPS

45




PELAKSANAAN PERKULIAHAN MKWU

46

UNIVERSITAS RIAU


Nomor SOP 001-2015-1.1.5



Disahkan oleh


Prof. Dr. Usman M.Tang, MS NIP 196405011989031001Ketua

LPPMP Universitas Riau


Nama SOP Pelaksanaan perkuliahan MKWU













Tujuan SOP :


47

NO Kegiatan Pelaksana Mutu Baku

Ket. Pusat MKWU Dekan Program studi Dosen Mahasiswa Persyaratan Waktu Output

Persiapan

1 Pusat MKWU

mempersiapkan Jadwal

perkuliahan

4 Hari Draft jadwal

Pratikum dan

perkuliahan

2 Dekan mengesahkan

Jadwal yang telah disusun

oleh Pusat MKWU

1 hari Jadwal pratikum

dan perkuliahan

3 Staf Prodi melakukan

persiapan sarana dan

prasarana perkuliahan

4 Hari Ruang

Perkuliahan

siap digunakan

4 Tim pengajar/Dosen

mengadakan pertemuan

persiapan perkuliahan

yang meliputi pembahasan

RP/RPS Matakuliah,

Kontrak Perkuliahan dan

Bahan ajar

1 Hari RP/RPS

perkuliahan

5 Mahasiswa siap dikelas

mengikuti perkuliahan

1 Hari

6 Dosen siap dikelas untuk

memberikan perkuliahan

1 Hari

Pelaksanaan

7 Sebelum perkuliahan di

kelas dimulai, petugas

bagian administrasi

akademik telah

mempersiapkan

perlengkapan perkuliahan

LCD, komputer, spidol, penghapus, daftar hadir.

1 Hari Ruang

Perkuliahan

siap digunakan

8 Dosen melaksanakan

kegiatan perkuliahan

sesuai dengan jadwal

minimal 16 kali pertemuan

dalam satu semester

Persensi

Mahasiswa

16 Minggu Persensi

Mahasiswa

Mulai

48

9 Dosen dan mahasiswa

mengikuti jadwal

perkuliahan yang telah

ditetapkan pada awal

pertemuan kuliah

Persensi

Mahasiswa

16 Minggu Persensi

Mahasiswa

10 Dosen memfasilitasi satu kesepakatan Kontrak Perkuliahan guna mengkondisikan kelas serta Menyampaikan RPSdan RP Matakuliah dan bahan ajar.

Persensi

Mahasiswa

16 Minggu Persensi

Mahasiswa

11 Dosen menyampaikan

materi kuliah sesuai

dengan RP/RPS

Persensi Mahasiswa Materi

perkuliahan

16 Minggu

12 Mahasiswa

menandatangani daftar

hadir

Persensi Mahasiswa

16 Minggu Persensi

Perkuliahan

13 Setelah memfasilitasi

perkuliahan, dosen mengisi

Berita Acara Pelaksanaan

Perkuliahan dan

melakukan verifikasi daftar

hadir

Persensi Mahasiswa

16 minggu Persensi Mahasiswa

14 Dosen mengisi materi dan

sub materi perkuliahan

pada daftar presensi

Persensi Mahasiswa


15 Dosen menyerahkan

presensi/daftar hadir

Pelaksanaan Perkuliahan

dan daftar hadir ke Bagian

Akademik

Persensi Mahasiswa


16 Apabila mahasiswa tidak

masuk kuliah, harus izin ke

Dosen pengampu pada

waktu kuliah berlangsung

baik karena sakit, tugas

dari Fakultas/Universitas

(Dispensasi), atau karena

sesuatu keperluan lain.

Khusus mahasiswa yang

16 minggu

49

tidak masuk karena sakit,

maka surat keterangan

dokter bisa diserahkan ke

bagian akademik paling

lambat 3 hari setelah tidak

masuk kuliah. Sedangkan

bagi mahasiswa yang

mendapat tugas dari

Fakultas/Universitas

(Dispensasi) surat

dispensasi bisa diserahkan

sebelum kegiatan

berlangsung atau paling

lambat 3 hari setelah

kegiatan selesai ke bagian

akademik

17 Apabila dosen berhalangan

hadir, diharuskan

memberitahu kepada

petugas pusat administrasi

akademik sehari sebelum

perkuliahan dimulai dan

menunjuk dosen pengganti

dari anggota tim

16 minggu

18 Dosen yang tidak hadir

(sampai 30 menit

perkuliahan akan

dimulai)dan hari libur

nasional pada saat jadwal

perkuliahan karena alasan

yang dibenarkan menurut

peraturan melapor kepada

bagian akademis untuk

selanjutnya menentukan

jadwal pergantian hari

kuliah bersama dengan

mahasiswa

16 minggu

19 Selesai

50




PERSIAPAN PELAKSANAAN UJIAN AKHIR SEMESTER (UAS)

51

UNIVERSITAS RIAU


Nomor SOP 001-2015-1.1.5



Disahkan oleh




Nama SOP Persiapan pelaksanaan ujian akhir semester (UAS)













Tujuan SOP :


52

NO KEGIATAN

PELAKSANA MUTU BAKU

Bagian

Akademik

Fakultas/Ju

rusan/Prodi

/MKWU

Tenaga

Pendidik

(Dosen)

Mahasis

wa

Tenaga

Kependid

ikan

Wakil

Dekan I

Bidang

akademik

Dokumen

Kelengkapan

Waktu Output

1. Bagian Akademik Fakultas/Jurusan/Prodi mengadakan rapat dengan

pimpinan (DPH) untuk menyiapkan pembuatan SK Kepanitian UAS kepada

Dekan

SK panitia UAS

1 minggu

SK panitia UAS

2. Bagian Akademik Fakultas/Jurusan/Prodi/MKWU menyiapkan formulir

kesediaan mengawas UAS

Formulir kesedian

mengawas 3 hari

Formulir kesedian

mengawas

3. Pengawas (dosen dan tenaga kependidikan) mengisi formulir kesediaan

pengawas UAS

Formulir kesedian

mengawas 3 hari

Formulir kesedian

mengawas

4. Bagian akademik Fakultas/Jurusan/Prodi/MKWU menerima kesediaan

mengawas UAS

Formulir kesedian

mengawas 3 hari

Formulir kesedian

mengawas

5. Bagian akademik Fakultas/Jurusan/Prodi/MKWU menyusun jadwal UAS,

dan menginformasikan jadwal UAS tersebut pada minggu ke-12 kepada

Wakil Dekan I, dosen penanggungjawab MK dan mahasiswa peserta ujian.

Jadwal Ujian

3 hari

Jadwal Ujian

6. Wakil Dekan I, dosen penanggungjawab dan mahasiswa melakukan verifikasi

(Jadwal dan pengawas) dan menyerahkan kembali paling lambat 3 hari

sesudahnya

Verifikasi jadwal ujian

3 hari

Verifikasi jadwal ujian

7. Bagian Akademik Fakultas/Jurusan/Prodi/MKWU melakukan perbaikan jadwal ujian dan diserahkan kepada Wakil Dekan I Bidang Akademik untuk

disahkan.

Jadwal Ujian

2 hari

Jadwal Ujian

8. Jadwal yang sudah disahkan dikirim kepada dosen penanggungjawab MK dan

diumumkan kepada mahasiswa paling lambat awal minggu ke-14;

Jadwal Ujian

2 hari

Jadwal Ujian

9. Panitia pelaksana ujian/ Bagian Akademik Fakultas/Jurusan/Prodi/MKWU

menyiapkan Daftar Hadir, Blanko Nilai Ujian, dan Kartu Ujian mahasiswa

berdasarkan file mahasiswa yang melakukan registrasi (peserta kuliah).

Daftar Hadir Ujian dan

Blankjo Nilai Ujian

2 hari


Blankjo Nilai Ujian


menyiapkan Formulir Berita Acara Pelaksanaan Ujian, formulir Izin

Mengikuti Ujian bagi mahasiswa yang terlambat/tidak dapat menunjukkan

tanda pengenal peserta ujian dan kasus khusus lainnya.

Formulir Berita Acara

Ujian dan Ijin Ujian

1 hari

Formulir Berita Acara

Ujian dan Ijin Ujian

53




PELAKSANAAN UJIAN AKHIR SEMESTER (UAS)

54

UNIVERSITAS RIAU


Nomor SOP 001-2015-1.1.5



Disahkan oleh


Prof. Dr. Usman M.Tang, MS NIP 196405011989031001 LPPMP Universitas Riau


Nama SOP Pelaksanaan ujian akhir semester (UAS)













Tujuan SOP :


55

NO KEGIATAN

PELAKSANA MUTU BAKU

Bagia Akademik

Fakultas/Jurusan/Pro

di/MKWU

Tenaga

Pendidik

(Dosen)

Mahasi

swa

Tenaga

Kependid

ikan

Wakil

Dekan I

Bidang

akademik

Dokumen

Kelengkapan

Waktu Output

1. Dosen penanggungjawab mata kuliah atau salah seorang anggotanya

diwajibkan ikut hadir di dalam pelaksanaan ujian mata kuliah yang

diampunya

Jadwal ujian dn

pengawas ujian

1 hari

Jadwal ujian dn

pengawas ujian

2. Mahasiswa peserta ujian diwajibkan mengikuti ujian sesuai dengan

peraturan yang berlaku (membawa Kartu Ujian, KTM dan KRS, tidak

boleh memakai kaos dan sandal)

Kartu Ujian, KTM dan

KRS 1 hari

Kartu Ujian, KTM

dan KRS

3. Mahasiswa yang datang setelah 30 menit ujian berlangsung, tidak

diperkenankan mengikuti ujian

Daftar Hadir

Mahasiswa 1 hari

Daftar Hadir

Mahasiswa

4. Mahasiswa yang hadir setelah 15 menit dan sebelum 30 menit wajib menyerahkan surat pengantar, dan waktu ujian dihitung sesuai dengan

waktu yang berlaku;

Surat Pengantar

Keterangan terlambat

ujian

1 hari Surat Pengantar

Keterangan

terlambat ujian

5. Mahasiswa yang tidak bisa mengikuti ujian karena sesuatu hal (sakit) bisa

mengikuti ujian susulan paling lambat 6 hari kerja setelah ujian berakhir

dengan membawa surat pengantar dari Wakil Dekan I

Surat keterangan

Wakil Dekan 1

6 hari

Surat keterangan

Wakil Dekan 1

6. Mahasiswa bisa mengurus surat pengantar kepada WD I dengan membawa

Surat Keterangan Dokter (untuk yang sakit) dan Surat Keterangan

Kematian (untuk yang orang tuanya meninggal);

Surat keterangan sakit

dan lainnya

6 hari

Surat keterangan

sakit dan lainnya

7. Panitia pelaksana ujian/ Bagian Akademik Fakultas/Jurusan/Prodi

menyiapkan Daftar Hadir Peserta dan blanko nilai ujian, soal ujian dan

formulir berita acara Pelaksanaan Ujian beserta perlengkapan ujian lainnya

untuk diserahkan kepada para pengawas ujian


Blanko Nilai ujian

1 hari

Daftar Hadir Ujian

dan Blanko Nilai

ujian


menyerahkan soal beserta perangkat ujian (Daftar hadir peserta, Kertas

Jawaban dan formulir berita acara Pelaksaan ujian) kepada para pengawas

ujian.

Soal Ujian

1 hari

Soal Ujian

9. Pengawas ujian melaksanakan dan mengawasi jalannya ujian sesuai jadwal.

SoalUjian 1 hari

SoalUjian

10. Pengawas menyusun lembar jawaban sesuai nomor urut Daftar Hadir

(nomor kecil di atas dan nomor besar di bawah) serta menyerahkan lembar

jawaban beserta berita acara pelaksanaan ujian berserta bukti-bukti (bila

ada, seperti bukti pelanggaran ujiaan/contekan, bukti izin mengikuti ujian

untuk kasus khusus, dan sebagainya) kepada panitia pelaksana ujian/

Bagian Akademik Fakultas/Jurusan/Prodi dan mengisi buku Penyerahan

Lembar/Berkas Ujian

Lembaran jawaban

ujian, Formulir Berita

Acara Ujian dan Ijin

Ujian

1 hari

Formulir Berita

Acara Ujian dan

Ijin Ujian

56




PENYERAHAN HASIL PELAKSANAAN UJIAN AKHIR SEMESTER (UAS)

57

UNIVERSITAS RIAU


Nomor SOP 001-2015-1.1.5



Disahkan oleh





Nama SOP Penyerahan hasil pelaksanaan ujian akhir semester (UAS)













Tujuan SOP :


58

NO KEGIATAN

PELAKSANA MUTU BAKU

Bagia

Akademik

Fakultas/Jurus

an/Prodi/MK

WU

Tenaga

Pendidik

(Dosen)

Mahasiswa Tenaga

Kependidi

kan

Wakil

Dekan I

Bidang

akademik

Dokumen

Kelengkapan

Waktu Output


melakukan verifikasi berkas jawaban melalui pencocokan lembar jawaban dengan

daftar hadir mahasiswa dan menyiapkan lembar jawaban ke dalam amplop-amplop

untuk dikirimkan kepada dosen penguji masing-masing

Berkas

lembaran jaaban

UAS

1 hari

Berkas

lembaran

jaaban UAS

2. Panitia pelaksana ujian/ Bagian Akademik Fakultas/Jurusan/Prodi/MKWU bagian

ekspedisi mengirimkan lembar jawaban ujian kepada masing-masing dosen penguji

dengan membawa Berita Acara Serah terima Berkas Ujian

Berita acara

penyerahan

berkas UAS

1 hari

Berita acara

penyerahan

berkas UAS

3. Dosen menerima berkas jawaban ujian.

Berkas UAS 1 hari

Berkas UAS

4. Dosen penanggungjawab mata kuliah melakukan koreksi dan menilai hasil UAS,

serta menguploadnya ke sistem portal UNRI yaitu http://portal.unri.ac.id. paling

lambat 9 (sembilan) hari kerja setelah pelaksanaan UAS, jika melebihi 9 hari, maka

fakultas akan mengeluarkan nilai B.

Nilai UAS

9 hari

Nilai UAS

5. Dosen penangungjawab matakuliah menyerahkan berkas nilai tersebut ke bagian

akademik fakultas/jurusan/prodi di lingkungan Universitas Riau serta mencetak dan

membawa berita acara penyerahan nilai UAS.dan 1 rangkap diserahkan ke Pusat

MKWU

Nilai UAS dan

Berita acara

serah terima

1 hari

Nilai UAS

dan Berita

acara serah

terima

59




USULAN NUPN DOSEN MKWU

60

UNIVERSITAS RIAU


Nomor SOP 001-2015-1.1.5



Disahkan oleh





Nama SOP Usulan NUPN dosen MKWU













Tujuan SOP :


61

Uraian



MKWU Kabag.

Tu Kasubbag

Data & Informasi

Staf Dosen Kelengkapan Waktu Output

1. Pusat MKWU mengusulkan Dosen yang baru mengajukan NUPN

Dokumen 1 hari

Dokumen

2. Admin PT melakukan pengajuan NUPN baru 1. Membuat Draft Pengajuan 2. Upload Dokumen Pendukung

sesuai dengan syarat yang telah ditentukan

3. Mengusulkan draft


3. Proses verifikasi a verifikator 1. Aktor : Kopertis (PTS) 2. Tujuan: melakukan peengecekan

dokumen, perubahan status acuan (valid/tidak valid) jika belum valid maka ajuan akan kembali ke draftnya PT dan jika valid maka pengajuan akan hilang dari akun kopertis, tetapi, tetapi masuk kea kun DIKTI, dan pengisian catatan baik untuk ajuan valid maupun tidak valid


4. Proses validasi a validator 1. Actor Diktendik (PTN/PTS)/Forlap

(PT Non Dikbud) TujuanTujuan : Menetapkan

pengajuan NUPN tersebut : disetujui, ditolak, atau ditangguhkan/ tunda.

1. Ditolak : kembali ke status usulan draft

2. Disetujui : Generate NUPN Ditangguhkan : usulan

ditunda Operator PT melihat status ajuan

NIDN. Dapat melihat status usulan

(valid/tidak valid). Jika disetujui dapat melihat NUPN

yang dikeluarkan 3. Jika ditolak/tidak valid, masuk ke

draft dan dapat membaca catatan alasan kenapa ditolak atau tidak valid.

Dokumen 30 Hari

Dokumen

62

Catatan untuk pengajuan NUPN : Sistem akan menolak secara

otomatis pengajuan NUPN baru oleh PT jika : 5. Data usulan yang wajib diisi tidak lengkap 6. Usulan data dosen tersebut telah diusulkan baik oleh PT tersebut atau oleh PT lain dengan melihat data kemiripan antara NIK atau Nama dan Tgl Lahir dan Tempat Lahir dan Nama Ibu Kandung) 7. Status dosen bukan dosen tetap 8. Telah memiliki NUPN atau NIDN Persyaratan Administrasi pengajuan NUPN : 1. KTP (berwarna) 2. Foto (berwarna) 3. Surat Keterangan Sehat Rochani (dari rumah sakit pemerintah minimun Tipe C) 4. Surat Keterangan Sehat Jasmani (dari rumah sakit pemerintah minimun Tipe C) 5. Surat Keterangan Bebas Narkotika (dari rumah sakit pemerintah minimun Tipe C) 6. Surat Pernyataan dari Pimpinan PT (Rektor) 7. Surat Keterangan Jadwal Mengajar (Minimum mengajar 1 (satu) semester dalam 1 (satu) tahun) (Dekan) 8. SK Dosen/Instruktur/Tutor (Dekan) 9. Surat Perjanjian Kerja (Rektor dan Dekan) 10. Ijazah dan transkrip S1, S2, dan S3 (SK Penyetaraan Ijasah bagi lulusan LN) 11. Kitas Bagi Dosen Asing

Dokumen 3 Hari

Dokumen

63




PEMBUATAN JADWAL PERKULIAHAN MKWU

64

UNIVERSITAS RIAU


Nomor SOP 001-2015-1.1.5



Disahkan oleh


Prof. Dr. Usman M.Tang, MS NIP 196405011989031001Ketua

LPPMP Universitas Riau


Nama SOP Pembuatan jadwal perkuliahan MKWU













Tujuan SOP :


65

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PEMBUATAN JADWAL PERKULIAHAN MKWU

MKWU Dokumen Keterangan

Mulai

Proses

penyusunan

jadwal matkul

Konfirmasi di

internal prodi

Selesai

Mata kuliah satu

semester dan

beban sksnya di

setiap angkatan

Sebaran Mata kuliah dan

beban SKS perkuliahan

66




PENENTUAN DOSEN MKWU

67

UNIVERSITAS RIAU


Nomor SOP 001-2015-1.1.5



Disahkan oleh





Nama SOP Penentuan dosen MKWU













Tujuan SOP :


68

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENENTUAN DOSEN MKWU

Prosedur Dokumen Keterangan

Mulai

Proses penentuan

dosen mata

matkul

Sinkronisasi

jadwal

Selesai

Mata kuliah satu

semester dan

beban sksnya di

setiap angkatan

Dokumen kesediaan

mengajar dan

kompetensi matkul

kata pengantar - lppmp.unri.ac.idlppmp.unri.ac.id/wp-content/uploads/2017/08/sop-lppmp-2015.pdf ·...

Documents