Materi Bagian Front office Kantor depan hotel

Tujuan darikantor depan hotel adalah sebagai berikut.a. Meningkatkan tingkat hunian kamar serta pendapatan hotel dari tahun ke tahun.b. Meningkatkan jumlah tamu langganan.c. Memenuhi kebutuhan dan kepuasan tamu secara baik, tepat dan cepat kepada tamu.d. Membentuk citra hotel yang positif.

MOTTO WE DO NOT HAVE A

SECOND CHANCE TO GIVE GOOD IM PRESSION TO OUR GUESTS”

(Kita tidak pernah mendapatkan kesempatan kedua untuk memberikan impresi yang baik kepada para tamu kita

Fungsi Kantor depana. Menjual kamar, kegiatan yang dilakukan antara lain:

menerima pemesananb. kamar, melakukan pendaftaran tamu, memblok kamar.c. b. Memberikan informasi mengenai seluruh produk, fasilitas,

pelayanan, dand. aktivitas yang ada di hotel maupun di luar hotel.e. c. Mengkoordinasikan kepada bagian lain yang terkait dalam

rangka memenuhif. keinginan tamu serta memberikan pelayanan yang

maksimal.g. d. Melaporkan status kamar yang terkini.h. e. Mencatat, memeriksa pembayaran tamu serta menangani

rekening tamu.i. f. Membuat laporan yang dibutuhan oleh hotel.j. g. Memberikan pelayanan telekomunikasi untuk tamu.k. h. Memberikan pelayanan barang bawaan tamu.l. i. Menyelesaikan keluhan tamu.

Peranan Bagian Front office-1a. Pemberi informasi

Petugas kantor depan diharapkan mampu memberikan informasi yang jelas, benar, dan cepat tentang produk, fasilitas, aktivitas, pelayanan yang ada di hotel maupun di luar hotel. Informasi yang diberikan tidak hanya terbatas untuk tamu, tetapi informasi yang dibutuhkan oleh kolega/teman sejawat lainnya.

b. Penjual (sales person)Petugas kantor depan diharuskan mempunyai jiwa menjual, selain dikarenakan fungsi utama menjual produk hotel, bagian ini adalah bagian yang sering berhubungan langsung dengan tamu hotel.

c. Wakil manajemenPetugas kantor depan dalam keadaan tertentu dapat berperan sebagai wakil manajemen untuk mengatasi/menyelesaikan masalah yang timbul di luar jam kerja manajemen.

d. Penyimpan dataSumber data kegiatan hotel banyak berasal dari laporan yang dibuat oleh petugas kantor depan dan penyimpanan data tersebut juga di bagian kantor depan. Oleh sebab itu, data yang dibuat dan disimpan harus selalu terkini, sehingga manajemen dapat membuat keputusan dan kebijakan yang tepat untuk masa yang akan datang.

Peranan Bagian Front office-2e.Diplomatis Petugas kantor depan pada situasi dan kondisi

tertentu diharapkan mampu melakukan tindakan secara diplomatis sehingga dapat menjaga hubungan yang baik dengan tamu dan pihak lain.

f. Pemecah masalah Petugas kantor depan diharapkan dapat

memecahkan masalah yang dialami oleh tamu, tak terkecuali masalah yang berasal dari bagian lain.

g. Humas Petugas kantor depan berperan secara baik, aktif

dalam berhubungan dengan tamu, dan masyarakat sekitar agar terjadi hubungan yang harmonis dan berdampak pada pembentukan citra hotel yang baik.

Kriteria staff Front officea. Mempunyai pengetahuan yang baik

tentang produk hotel (good general knowledge of hotel product)

b. Berpenampilan yang baik dan rapic. Mempunyai keahlian yang baikd. Dapat dipercayae. Mampu berdiplomasif. Berinisiatifg. Berkelakuan baikh. Mempunyai kemauan yang besar untuk

selalu memberikan pelayanan

Deskripsi pekerjaan Receptionist/ Front Desk Agent (FDA)Area kerja : front desk.

Ringkasan pekerjaan : menangani registrasi tamu, memberikan pelayanan sebelum tamu menginap, selama tamu menginap, serta menangani checkout tamu beserta pembayarannya.

Atasan langsung : FO Supervisor. Tugas pokok :1. Menyambut tamu yang datang di front desk dengan ramah

dan sopan.2. Melakukan pendaftaran tamu.3. Mencatat uang deposit tamu untuk menginap.4. Menangani tamu check-out.5. Melayani penukaran mata uang asing ke mata uang lokal.6. Memasukkan tamu yang sudah check-in dalam satu laporan

harian.7. Menghitung dan bertanggung jawab atas uang transaksi

selama staf tersebut bertugas pada hari tersebut.