KERANGKA ACUAN KERJA

PENYUSUNAN ANALISIS JABATAN DAN BEBAN KERJA

PADA

BAGIAN ORGANISASI SETDA KOTA CIMAHITAHUN ANGGARAN 2013

BAGIAN ORGANISASI SETDA KOTA CIMAHITAHUN 2013

KAK

KEGIATAN : REFORMASI PELAYANAN PUBLIK

SUB KEGIATAN : PENYUSUNAN ANALISIS JABATAN DAN BEBAN KERJA

1. Latar belakang

Dalam rangka penyelenggaraan pemerintahan yang efektif dan efisien,

PNS dituntut untuk bekerja secara profesional. Namun pada kenyataannya

profesionalisme yang diharapkan belum sepenuhnya terwujud. Penyebab

utamanya karena terjadi ketidaksesuaian antara kompetensi pegawai dengan

jabatan yang didudukinya. Ketidaksesuaian tersebut, disebabkan oleh komposisi

keahlian atau keterampilan pegawai yang belum proporsional.

Untuk mengatasi permasalahan tersebut, diperlukan perbaikan dalam

pelaksanaan manajemen kepegawaian ke arah yang lebih baik, terarah,

mempunyai pola yang jelas, serta berkesinambungan (suistanable).

Penataan organisasi perangkat daerah yang rasional, efisien, efektif dan

didukung dengan sdm aparatur yang kompeten dan proporsional sudah menjadi

kebijakan dalam pendayagunaan aparatur negara. Salah satu instrumen untuk

menyusun kebijakan pendayagunaan aparatur negara adalah dengan melakukan

analisis beban kerja (worload analysis). Pelaksanaan analisis beban kerja

menjadi syarat dalam menata organisasi perangkat daerah sebagaimana tersurat

dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 57 Tahun 2007 sebagai

penjabaran dari Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007.

Sehubungan dengan hal tersebut, tentunya analisis beban kerja

merupakan hal penting untuk dapat digunakan sebagai bahan pengambilan

keputusan level manajemen dalam beragam pengembangan, baik kelembagaan,

ketatalaksanaan, maupun sumberdaya manusia aparatur. Mengingat pentingnya

analisis beban kerja dalam pengembangan kelembagaan, ketatalaksanaan, dan

sumberdaya manusia aparatur, maka perlu kiranya analisis beban kerja

dilakukan di jajaran Pemerintah Kota Cimahi. Hasil analisis beban kerja

diharapkan dapat menjadi bahan pertimbangan bagi pembina/pejabat

Kepegawaian Daerah Kota Cimahi dalam penataan organisasi, mutasi, dan

promosi pegawai, evaluasi pelaksanaan tugas, penilaian prestasi kerja , dan

pelaksanaan pengawasan.

2. Dasar Hukum1. Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian

( Lembaran Negara Tahun 1974 Nomor 55, Tambahan Lembaran Negara

Nomor 3041 ) sebagaimana telah diubah dengan Undang-undang Nomor 43

Tahun 1999 ( Lembaran Negara Negara Tahun 1999 Nomor 169, Tambahan

Lembaran Negara Nomor 3890 ) ;

2. Undang-undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah

( Lembaran Negara Tahun 2004 Nomor 60, Tambahan Lembaran Negara

Nomor 3839 ) ;

3. Undang –Undang Nomor 43 Tahun 1999 Tentang Perubahan Atas Undang-

Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian;

4. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 35 Tahun 2012 Tentang Analisis

Jabatan di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah.

3. Rumusan MasalahProses analisis dilakukan untuk memahami apa tanggung jawab setiap

jabatan dan kontribusinya terhadap pencapaian hasil tujuan organisasi. Analisis

jabatan ini bukan analisis pemegang jabatan yang saat ini/pemangku

jabatan,bukan untuk mengukur kemampuan, kinerja, gaya atau metode kerja dari

pemangku jabatan. Jabatan yang dianalisis dan dituangkan dalam uraian jabatan

adalah kondisi jabatan saat ini berdasarkan fakta yang ada sesuai rancangan

strategi dan struktur organisasi.

Permasalahan dalam analisis jabatan :

1. Tidak memahami prinsip analisis jabatan, uraian jabatan dibuat berdasarkan

selera masing-masing.

2. Tidak adanya standar batasan jabatan yang diinginkan oleh organisasi,

sehingga adanya tumpang tindih tanggung jawab, rangkap tanggung jawab.

3. Adanya jabatan yang beban tanggung jawabnya sangat besar (over load)

jabatan lain terlihat sangat sempit dan ringan.

Identifikasi MasalahUraian pekerjaan dan spesifikasi jabatan merupakan hal yang sangat krusial dalam

rangka menjalankan organisasi ke arah yang efektif. Oleh karena itu tim

merumuskan permasalahan sebagai berikut:

a. Bagaimana kondisi eksisting uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan di

Lingkungan Pemerintah Kota Cimahi

b. Bagaimana kondisi beban kerja di Lingkungan Pemerintah Kota Cimahi

3. Maksud dan Tujuan

Maksud :

Menyusun uraian jabatan yang berguna untuk menyusun peta jabatan,

kompetensi jabatan, dan jumlah pegawai untuk mengisi jabatan yang sesuai

dengan beban kerja organiasi serta untuk mewujudkan Pegawai Negeri Sipil

yang berdaya guna dan berhasil guna.

Tujuan :

Untuk meningkatkan kualitas perencanaan pegawai, khususnya penyusunan

formasi yang rasional dalam rangka mewujudkan penyelenggaraan

pemerintahan yang efektif dan efisien.

4. Ruang LingkupAnalisis Jabatan adalah proses, metode dan teknik untuk mengidentifikasi

dan menentukan tugas-tugas (duties) dan persyaratan dari suatu jabatan

tertentu, hubungan dari satu jabatan dengan jabatan lain yang ada, dan

penentuan tentang kompetensi yang terdiri dari pengetahuan, keterampilan, dan

kemampuan-kemampuan lain yang diperlukan pegawai untuk melakukan

pekerjaan secara efisien dan efektif. Analisis beban kerja adalah besaran

pekerjaan yang harus dipikul oleh suatu jabatan/unit organisasi dan merupakan

hasil kali antara volume kerja dan norma waktu.

Kemudian diolah menjadi informasi jabatan dan disajikan untuk kepentingan

program kepegawaian serta memberikan umpan balik bagi organisasi .

Data dalam menganalisis jabatan diperlukan berbagai macam data. Data yang

utama adalah pekerjaan yang dilaksanakan oleh pegawai. Pekerjaan dimaksud

adalah pelaksanaan tugas sehari-hari oleh setiap pegawai.

Sasaran dan target :

1. Pengkajian terhadap dokumen penjabaran tugas pokok dan fungsi masing-

masing jabatan di SKPD;

2. Pengkajian bagaimana beban kerja masing-masing jabatan fungsional umum

di unit kerja;

3. Menentukan informasi dan kebutuhan rekrutmen pegawai;

4. Untuk mengetahui tingkat kesesuaian kebutuhan pegawai dalam

penyelesaian pekerjaan di masing-masing unit kerja.

Sumber Data adalah:

a. Para pimpinan unit kerja, yang terdiri dari :

b. Jabatan Fungsional Umum di SKPD yang terdiri dari :

1. Sekretariat Daerah;

2. Sekretariat Dewan;

3. Badan Perencana Pembangunan Daerah;

4. Badan Pemberdayaan Msyarakat, Pemberdayaan Perempuan dan

Keluarga Berencana;

5. Badan Kepegawaian Daerah;

6. Inspektorat ;

7. RSUD Cibabat;

8. Dinas Pendidikan, Pemuda dan Olah Raga;

9. Dinas Kesehatan;

10.Dinas Perhubungan;

11.Dinas Kependudukan Pencatatan Sipil;

12.Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi dan Sosial;

13.Dinas Pekerjaan Umum;

14.Dinas Koperasi, UMKM, Perindustrian,, Perdagangan dan Pertanian;

15.Dinas Kebersihan dan Pertamanan;

16.Dinas Pendapatan;

17.Kantor Lingkungan Hidup;

18.Kantor Penanaman Modal;

19.Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu;

20.Kantor Arsip, Perpustakaan dan Pengelolaan Data Elektronik;

21.Kantor Kesatuan Bangsa ;

22.Satuan Polisi Pamong Praja;

23.Kecamatan (3 Kecamatan);

24.Kelurahan (15 Kelurahan).

c. Surat-surat keputusan tentang organisasi;

d. Laporan pelaksanaan pekerjaan;

e. Lliteratur atau referensi lain yang berkaitan dengan misi atau fungsi organisasi.

Output :

1. Ikhtisar Jabatan berupa : Rumusan Jabatan dan Job Description untuk setiap

jabatan fungsional umum;

2. Peta Jabatan yang berupa bentangan seluruh jabatan baik struktural maupun

fungsional, sebagai gambaran menyeluruh bagi jabatan yang ada dalam unit

organisasi atau dalam instansi;

3. Beban Kerja per jabatan.

5. Dasar Hukum1. Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian

( Lembaran Negara Tahun 1974 Nomor 55, Tambahan Lembaran Negara

Nomor 3041 ) sebagaimana telah diubah dengan Undang-undang Nomor 43

Tahun 1999 ( Lembaran Negara Negara Tahun 1999 Nomor 169, Tambahan

Lembaran Negara Nomor 3890 ) ;

2. Undang-undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah

( Lembaran Negara Tahun 2004 Nomor 60, Tambahan Lembaran Negara

Nomor 3839 ) ;

3. Undang –Undang Nomor 43 Tahun 1999 Tentang Perubahan Atas Undang-

Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian;

4. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 12 Tahun 2008 tentang Pedoman

Analisis Beban Kerja di Lingkungan Departemen Dalam Negeri dan

Pemerintah Daerah

5. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 35 Tahun 2012 Tentang Analisis

Jabatan di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah.

6. Metode PelaksanaanMetode dalam pelaksanaan kegiatan ini merujuk pada Peraturan Menteri Dalam

Negeri Nomor 12 Tahun 2008 tentang Pedoman Analisis Beban Kerja di

Lingkungan Departemen Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah, yang meliputi

pengumpulan data, pengolahan data, dan penelaahan hasil olahan data.

Pengumpulan data jabatan tersebut dapat dilakukan dengan cara:

- Daftar Pertanyaan atau kuesioner : pengumpulan data dilakukan melalui

penyebaran daftar pertanyaan kepada semua pegawai (jabatan fungsional

Umum) untuk diisi.

- Wawancara dan Observasi

Wawancara merupakan tanya jawab antara pewawancara dengan responden.

Pengumpulan data dengan cara wawancara adalah bertatap muka langsung

dengan responden untuk menanyakan seluk beluk pekerjaan yang

dilakukannya.

- Metode observasi berarti pelaksana analisis mengamati secara langsung di

tempat bagaimana tugas pekerjaan dilaksanakan dan mencatatnya untuk

diolahnya menjadi informasi.

- Referensi

Referensi yang dimaksud disini adalah buku atau dokumen yang dapat

memberikan informasi tentang pekerjaan. Pengumpulan data dari referensi

adalah pengumpulan data dari buku-buku atau dokumen, seperti laporan

kegiatan unit kerja, surat-surat keputusan tentang organisasi, pedoman

keorganisasian dan ketatalaksanaan, atau referensi lain yang berkaitan

dengan misi, fungsi, tugas pokok unit, program kerja atau program

pembangunan, dan kegiatan keorganisasian lainnya.

7. Kebutuhan Personil

Tenaga AhliMemiliki Tenaga Ahli dengan kualifikasi keahlian:

1. Ahli Manajemen sebagai Team Leader : 1 orang

2. Ahli Administrasi Negara : 1 orang

3. Ahli Analisis Jabatan : 3 orang

4. Ahli Kelembagaan dan Organisasi Pemerintahan : 2 orang

5. Ahli Psikologi : 1 orang

6. Operator Komputer : 1 orang

Ahli Manajemen/Team Leader :Jumlahnya 1 Orang ahli manajemen sebagai Team Leader, berpendidikan

sekurang-kurangnya Sarjana (S2) jurusan Manajemen , bersertifikat, dengan

pengalaman paling kurang 5-8 Tahun ;

Tugas dan tanggung jawab utama dari team leader adalah mengoordinasikan

semua personil yang terlibat sehingga bisa membangun team work yang

sinergis dan harmonis untuk menghasilkan produk yang berkualitas;

Ahli Administrasi

1(satu) orang ahli administrasi, berpendidikan sekurang-kurangnya Sarjana (S1)

Administrasi atau sederajat memiliki pengalaman sebagai konsultan minimal 1-4

tahun dalam bidang administrasi pemerintahan;

Ahli Analisis Jabatan

Jumlahnya 3 (tiga) Orang dengan Pendidikan S1 Administrasi Negara/Ilmu

Pemerintahan Ilmu Pemerintahan, dengan Pengalaman minimal 1-4 tahun

dalam analisis jabatan dan analisis beban kerja;

Ahli Kelembagaan dan Organisasi Pemerintahan

Jumlahnya 2 (dua) Orang dengan Pendidikan S1 Administrasi Negara / Ilmu

Pemerintahan dengan Pengalaman minimal 1-4 tahun dalam penataan

kelembagaan dan organisasi pemerintahan;

Ahli Psikologi

Jumlahnya 1 (satu) orang dengan Pendidikan S1 Jurusan Psikologi dengan

Pengalaman minimal 1-4 tahun dalam bidang psikologi industri dan organisasi;

Operator Komputer

Jumlahnya 1 (satu) orang pendidikan SMA atau D3

Pengalaman :Memiliki pengalaman pada pekerjaan kajian/penyusunan/analisis terkait dengan

analisis jabatan, kajian/penyusunan/Bintek/analisis terkait dengan Analisis

Beban Kerja, dan atau kajian/penyusunan /Bintek/analisis terkait dengan

Standar Kompetensi Jabatan.

IV.4. LaporanLaporan Pendahuluan :Memuat tentang kegiatan analisis jabatan dan analisis beban kerja di

SKPD

Laporan Pendahuluan akan dibuat pada akhir bulan pertama sejak SPMK

diterbitkan.

Laporan Bulanan :Memuat kegiatan setiap bulannya, kemajuan dan hambatan-hambatan serta

rencana tindak lanjut masalah yang dihadapi. Laporan Bulanan akan dibuat

setiap akhir bulan

Laporan Antara :- Memuat hasil kegiatan pada setiap akhir proses tahapan selesai;

- Laporan antara akan sibuat setiap akhir proses tahapan seleai ;

- Memuat kegiatan pelatihan dan penerapan audit internal, hasil audit

sertifikasi berupa rekomendasi kelulusan

Laporan Akhir :Laporan akhir akan disajikan setelah seluruh tahap kegiatan selesai yaitu

setelah tahap sertifikasi berupa buku laporan dan soft copy (compact disk).

8. Kebutuhan Biaya

Kebutuhan biaya untuk kegiatan dimaksud berasal dari APBD Kota Cimahi

sebesar Rp. 186.500.000,00

9. Jadwal Pelaksanaan

- Persiapan : 1 minggu

- Pengumpulan Data ke SKPD : 1 minggu

- Pengisian kuesioner : 2 minggu

- Wawancara dan Observasi : 1 bulan

- Pengolahan Data : 1 bulan

Pelaksanaan kegiatan ini direncanakan pada Triwulan II TA. 2013

10. Penutup

Demikian kerangka acuan kerja ini dibuat sebagai pedoman dalam

pelaksanaan kegiatan.

Cimahi, April 2013

KEPALA BAGIAN ORGANISASI SETDA KOTA CIMAHI

H. WAWAN HERAWAN, SH. MH Pembina NIP. 19570810 197811 1 002