1 BAB II

KAJIAN PUSTAKA

2 Kajian Teori

2.1.1 Manajemen Pendidikan Tinggi

Pemahaman mengenai PT sebagai mana diatur dalam

PP no 4 tahun 2014 adalah jenjang pendidikan setelah

pendidikan menengah yang mencakup program diploma,

program sarjana, program magister, program doktor, dan

program profesi, serta program spesialis, yang

diselenggarakan oleh Perguruan Tinggi berdasarkan

kebudayaan bangsa Indonesia. Dalam konteks tersebut, secara

umum PT memiliki tanggung jawab untuk melaksanakan

fungsi layanan Tri Dharma, yaitu pendidikan dan pengajaran,

penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. PT di

Indonesia memiliki kemiripan karena didasarkan pada

Peraturan Pemerintah

Paradigma manajemen PT bertujuan untuk

meningkatkan kualitas pendidikan secara berkelanjutan.

Dengan demikian keterlibatan stakeholder dalam pelaksanaan

PT harus berperan dalam kerangka tugas dan wewenangnya

masing-masing. Keterlibatan pihak-pihak internal yang

berperan dalam PT antara lain: tenaga pendidik, mahasiswa,

pegawai, petinggi atau pejabat PT. Adapun pihak-pihak

external antara lain: orangtua mahasiswa, alumni dan industri.

Secara garis besar, Torrington and Weightman

(Dennison, dkk. 1992) menekankan bahwa manajemen

pendidikan ditandai oleh keragaman dan

permintaan(Dennison et al.,1992). Pemahaman tersebut dapat

diartikan bahwa adanya verifikasi pihak-pihak yang terlibat

didalam proses manajerial, termasuk didalamnya adalah

menjaga hubungan yang produktif dengan alumni. Prioritas

utama dari manajemen pendidikan tinggi adalah integrasi

kelembagaan yang strategi dan berurusan dengan keragaman

realita sehari-hari yang menjembatani semua aspek

pengajaran universitas dan administrasi kesiswaan(Berglund,

1998). Namun demikian, ruang lingkup manajemen

pendidkan tinggi tidak dapat dipisahkan dari peranan para

alumni.

2.1.1.1 Alumni

Alumni dapat diartikan sebagai orang-orang yang

telah mengikuti atau tamat dari suatu sekolah atau perguruan

tinggi(Laal, 2011) . Alumni adalah output dari sebuah PT yang

dihasilkan secara periodik dan menjadi sebuah produk yang

sangat penting karena masing-masing alumni merupakan

perpanjangan dari jasa PT. Alumni atau output dari sebuah

PT, dapat juga diartikan sebagai calon tenaga kerja maupun

tenaga kerja yang dapat digunakan oleh pihak internal

maupun external. Pihak internal yang dimaksud adalah

seorang alumni yang direkrut untuk bekerja pada PT yang

merupakan tempatnya belajar, Sedangkan pihak external

dapat berupa institusi Pemerintah, swasta maupun perorangan.

Dengan demikian, alumni merupakan sebuah komponen

penting dalam sebuat manajemen PT.

Peran alumni dapat dilihat dari seberapa besar

transaksi pengetahuan yang ada. Transaksi pengetahuan yang

dimaksud mencakup kritik, saran terhadap pengembangan

kurikulum yang digunakan dan disesuaikan dengan kebutuhan

industri(Tjong & Adi, 2016). Dengan demikian, harus

disadari bahwa manajemen pendidikan tidak hanya sebatas

aspek pengajaran dan administrasi kesiswaan, namun

termasuk didalamnya adalah manajemen alumni. Pemahaman

tersebut didasarkan atas pendapat Bancin (2006) yang

mengungkapkan bahwa perguruan tinggi memerlukan

manajemen yang profesional dalam mengelola sumber daya

perguruan tinggi, khususnya mahasiswa, kurikulum, sarana

prasarana, keuangan, hubungan masyarakat, dan ketenagaan

(Bancin, 2006). Hal ini penting sebagai upaya untuk meraih

tujuan perguruan tinggi terutama tujuan dalam menghasilkan

mahasiswa yang berprestasi dan lulusan berkualitas yang siap

di dunia kerja dan dapat memberikan dampak yang besar

dalam pengembangan pendidikan yang diselenggarakan dan

memberikan penekanan pada pentingnya keterlibatan alumni

dalam lingkup PT, dapat memberikan nilai antara lain (Tjong

& Adi, 2016): 1) sebagai media penjaring mahasiswa baru; 2)

penilaian kurikulum; 3) sebagai indikator dalam

pengembangann kurikulum; 4) sebagai ukuran akuntabilitas

publik; 5) menjadi salah satu item penilaian dalam akreditasi

dst.

Rattanamethawong dkk (2017) mengembangkan

sebuah model untuk memprediksi perilaku mendukung siswa

dan alumni dari ketika alumni masih menjadi mahasiswa atau

baru memasuki universitas sampai pada masa kelulusannya.

Dalam pelaksanaannya, model tersebut menggunakan metode

clustering atau pengelompokkan alumni. Clustering atau

pengelompokkan tersebut memberikan kejelasan bahwa

kebutuhan alumni sangat berbeda-beda(Rattanamethawong et

al., 2017). Tidak hanya para alumni, PT pun memiliki

kebutuhan akan informasi yang bersumber dari external PT.

Pemahaman tersebut juga ditekankan oleh Tjong dan Adi

(2016) bahwa alumni dapat berperan dalam proses mereview

kurikulum(Tjong & Adi, 2016).

2.1.1.2 Model SECI

Nonaka (dalam Modinou dkk. 2011) berpendapat

bahwa pengetahuan merupakan suatu hal yang dinamis dan

dapat berubah bentuk antara Tacit dan Explicit. Mereka

kemudian mengusulkan suatu model dalam proses penciptaan

pengetahuan, kemudian memungkinan organisasi untuk

mengelola proses tersebut secara efektif. Mereka mengajukan

empat langkah penciptaan pengetahuan disebut model SECI

atau Socialization, Externalization, Combination, dan

Internalization (Modinou, Liaropoulos, Kaitelidou, Kioulafas,

& Theodoraki, 2011).

Gambar 2.1. Model Seci.

1. Socialization: Transfer knowledge dari satu

individu ke individu lainnya dalam bentuk tacit

knowledge. Disebutkan bahwa Socialization

muncul dari aktivitas “berbagi dan menciptakan

pengetahuan tacit melalui pengalaman langsung”.

2. Externalization: Transformasi knowledge dari

bentuk Tacit ke bentuk Explicit. Dengan

externalization, pengetahuan tacit yang ada dalam

diri individu di keluarkan dan diformulasikan ke

dalam media lain yang dapat dengan mudah

dipelajari oleh individu lain.

3. Combination: Mengorganisasi kumpulan Explicit

knowledge ke dalam satu bentuk media yang lebih

sistematis, melalui proses penambahan knowledge

baru, kombinasi dan kategorisasi pengetahuan

yang telah terkumpul.

4. Internalization: Tranformasi knowledge dari

bentuk Explicit ke bentuk Tacit. Contohnya

dengan proses belajar yang kemudian diikuti

dengan „learning by doing„ yang lambat laun

membentuk pengetahuan baru dalam diri individu.

2.1.2 Manajemen Pengetahuan

Laal (2011) berpendapat bahwa knowledge management

hampir merupakan bidang baru, dan eksperimen baru saja

dimulai di pendidikan tinggi. Ada nilai yang luar biasa untuk

institusi pendidikan tinggi yang mengembangkan inisiatif

untuk berbagi pengetahuan untuk mencapai tujuan bisnis

(Laal, 2011). Selanjutnya, Trivella dan Dimitrios (2015)

menekankan bahwa penerapan knowledge management

merupakan faktor penting yang memungkinkan Universitas

untuk memiliki peran yang lebih efektif dan aktif dalam

hubungan dengan masyarakat, dengan pasar internasional dan

dengan panggung politik. Hal ini merupakan kunci yang

mengarahkan ekonomi ke tingkat yang sukses dan

meningkatkan hubungan antara Universitas dan masyarakat.

Dalam keadaan ini, pengetahuan dapat dimanfaatkan sebagai

alat untuk lingkungan yang lebih kompetitif dan terus

berubah, oleh Universitas dan institut. Alat-alat ini harus

fleksibel dan dapat beradaptasi dengan tuntutan masyarakat

pengetahuan dan pasar global. Dalam upaya itu, Teknologi

Komunikasi Informasi adalah sarana yang memfasilitasi

penciptaan, penyebaran dan transfer Pengetahuan untuk

kepentingan masyarakat (Trivella & Dimitrios, 2015).

Berbagi pengetahuan memiliki peran kunci dalam

pendidikan tinggi dengan tujuan untuk 1) untuk

mengembangkan kualitas dan efektivitas yang lebih baik 2)

untuk pengembangan sumber daya manusia di semua

tingkatan, dan 3) untuk mengembangkan "Basis pengetahuan"

dari organisasi menuju peningkatan investasi pengetahuan

dari organisasi (Songsangyos, 2012). Tanpa pengetahuan,

organisasi tidak dapat dengan mudah berkomunikasi

sebagaimana fungsinya, sehingga sangat sulit bagi individu

untuk bekerja di atau dengan organisasi. Sifat pengetahuan

tacit sering menghalangi organisasi dan karyawannya untuk

memahami dan berbagi apa yang mereka ketahui dan lakukan

dalam organisasi. Hasil akhirnya bisa menjadi organisasi yang

menghambat kinerjanya sendiri. Kinerja yang efektif dalam

suatu organisasi dapat ditingkatkan melalui pengetahuan tacit

sehingga dapat dibagikan dan diterapkan, terutama di luar

individu atau kelompok. Dengan menjelaskan pengetahuan

“diam - diam” ke pengetahuan eksplisit dalam penyimpanan

pengetahuan yang dapat diakses, anggota komunitas dapat

berbagi dan merefleksikan pemahaman mereka tentang apa

yang mereka ketahui dan apa yang mereka lakukan, dan tolak

ukur terhadap dan belajar dari orang lain.

Memanfaatkan berbagi pengetahuan perguruan tinggi

akan lebih mampu meningkatkan retensi mahasiswa dan

tingkat kelulusan; mempertahankan tenaga kerja dalam

menghadapi kekurangan staf; memperluas penawaran berbasis

web baru dan bersaing dalam lingkungan di mana institusi

melintasi perbatasan negara dan nasional untuk memenuhi

kebutuhan siswa kapan saja dan dimana saja. Inisiatif

manajemen pengetahuan akan membantu mengidentifikasi

sumber daya, menyaring informasi tentang strategi pendidikan

yang berbeda, dan berbagi pengalaman dan wawasan mereka

ke dalam intervensi yang sukses dan gagal dalam sistem

pendidikan.

Berbagi pengetahuan dapat menjadi alat yang efektif dan

juga dapat menjadi strategi Knowledge Management,

sehingga universitas dapat memenuhi tujuan yang ingin

dicapai. Hal ini didasarkan atas penelitian yang dilakukan

oleh Trivella dan Dimitrios (2015), dimana terdapat upaya

dilakukan untuk mempertimbangkan strategi Knowledge

Management dan kepentingannya di lingkungan universitas

walaupun sangat disadari bahwa berbagi pengetahuan sangat

sulit dalam hal penerapannya. Dalam mengatasi kondisis

tersebut, maka dilakukan adopsi dari organisasi diluar

universitas untuk diterapkan (Trivella & Dimitrios, 2015).

2.1.3 Berbagi Pengetahuan

Berbagi pengetahuan salah satu bagian komponen dari

Knowledge Management (Pinto, 2014). Menurut para ahli

Knowledge Management adalah sebuah proses dimana

organisasi telah merumuskan cara dalam upaya mengenali dan

mengarsipkan aset pengetahuan di dalam organisasi, sebagai

contoh pengetahuan yang berasal dari karyawan berbagai

departemen atau fakultas dan dalam beberapa kasus, bahkan

dari organisasi lain yang memiliki ruang lingkup yang

sama(Laal,2011) . Selanjutnya terdiri dari identifikasi dan

analisis pengetahuan yang tersedia dan dibutuhkan, dan

perencanaan dan pengendalian tindakan selanjutnya untuk

mengembangkan aset pengetahuan sehingga dapat memenuhi

tujuan individu atau organisasi (Sensky, 2002). Berbagi

pengetahuan secara umum dapat diartikan sebagai sebuah

proses yang memungkinkan organisasi menciptakan nilai dari

aset intelektual dan aset lainnya yang berbasis pada

pengetahuan. Hal ini dilakukan melalui kondisi yang

diketahui oleh individu serta mitra organisasi yang saling

berbagi informasinya diantara mereka dalam upaya

mengembangkan best practices. Berbagi pengetahuan

didukung dan difasilitasi oleh Teknologi Informasi, namun

teknologi informasi bukanlah manajemen pengetahuan. tidak

semua informasi berguna dan tidak semua informasi tidak

berguna. Tergantung pada masing-masing organisasi untuk

menentukan informasi apa yang tergolong sebagai aset

intelektual dan aset lainnya yang berbasis pengetahuan. Aset-

aset tersebut dapat dikelompokkan sebagai pengetahuan

Eksplisit atau Implisit (tacit knowledge)

Keberhasilan inisiatif manajemen pengetahuan

tergantung pada berbagi pengetahuan(Jafari Navimipour &

Charband, 2016; S. Wang & Noe, 2010). Berbagi

pengetahuan antara alumni dan PT memungkinkan PT untuk

mengeksploitasi dan memanfaatkan sumber daya berbasis

pengetahuan tanpa ada batasan. Berbagi pengetahuan adalah

sarana dasar di mana pertukaran pengetahuan memiliki

kontribusi dalam pemanfaatan pengetahuan dan inovasi yang

merupakan salah satu keunggulan dari sebuah organisasi (S.

Wang & Noe, 2010; Z. Wang & Wang, 2012). Berbagi

pengetahuan adalah fondasi sosialisasi, sementara berbagi

pengetahuan secara eksplisit membuat kombinasi yang

mungkin dalam sebuah organisasi tertentu. Berbagi

pengetahuan secara eksplisit terdiri dari hampir semua bentuk

berbagi pengetahuan yang digunakan dalam organisasi.

Praktik berbagi pengetahuan eksplisit tampak lebih umum di

dalam dunia nyata karena pengetahuan yang eksplisit dapat

dengan mudah ditangkap, dikodifikasikan dan ditransmisikan

(Z. Wang & Wang, 2012).

Pentingnya berbagi pengetahuan dalam sebuah

organisasi jelas dipandang sebagai sebuah kelebihan dan

menjadi sebuah sumber daya. Dilingkungan PT didasarkan

atas beberapa alasan penting, antara lain: 1)Sebagai dasar

dalam pengambilan keputusan bagi para petinggi di PT;

2)Sumber informasi dalam pengembangan kurikulum;

3)Mempersiapkan tenaga kerja yang sesuai dengan kebutuhan

dunia kerja; 4)Sebagai sarana untuk menjaring para

mahasiswa baru; 5)Sebagai sarana untuk membagi informasi

kepada para alumni.

Pemimpin sebuah organisasi selalu mencari celah

dalam merancang sistem manajemen pengetahuan dan

menjalankannya di dalam organisasi mereka (Yaghoubi &

Maleki, 2012) . Celah-celah tersebut harus di dasarkan atas

kebutuhan akan pengetahuan atau tacit yang dimiliki oleh

individu/perseorangan dalam hal ini alumni. Pengetahuan

yang dimiliki masing-masing alumni, sangatlah bervariasi,

dan tidak menutup kemungkinan bahwa pengetahuan-

pengetahuan tersebut tidak memberikan manfaat bagi PT.

maka dari hal itu penting untuk dilakukan penyaringan,

pemisahan dan pengelompokan pengetahuan yang didapat,

yang mana harus didasarkan atas kebutuhan pengetahuan

dalam lingkup PT, karena tidak semua informasi akan

bermanfaat bagi PT. Sebagai contoh, pada saat PT ingin

mengembangkan kurikulum yang disesuaikan dengan

industri, PT harus tau benar-benar tentang spesifikasi tenaga

kerja yang dibutuhkan oleh industri. Maka pada kondisi

tersebut, salah satu peranan berbagi pengetahuan adalah untuk

memfasilitasi dan mengelompokkan pengetahuan yang

didapat dari para alumni yang memberikan masukan ataupun

tanggapan yang berhubungan dengan kurikulum dan

kebutuhan industri, pengetahuan diluar itu haruslah

dikelompokkan dengan kelompok yang lain.

Office of the Public Sector Development Commission

(Tongsamsi, 2014) mencatat bahwa manajemen pengetahuan

adalah proses yang sistematis dalam memperoleh,

menciptakan, bertukar, dan menerapkan data dalam

mengembangkan kemampuan personil dan kinerja mereka

untuk mencapai tujuan organisasi (OHEC, 2014; Tongsamsi

& Tongsamsi, 2017) . Mengacu pada pemahaman yang

diuraikan maka dapat disederhanakan bahwa KM merupakan

sebuah proses yang mencakup proses mendapatkan,

menyimpan, mengolah, dan menyebarkan pengetahuan secara

efektif. Dengan demikian konsumsi pengetahuan juga dapat

dinikmati tidak hanya oleh pemilik pengetahuan tersebut,

akan tetapi pengetahuan tersebut harus bisa di konsumsi oleh

setiap stakeholder didalamnya. Namun sebagai batasan bahwa

semua pengetahuan yang ada tidak bersifat publik (Al-

Hawamdeh, 2003;OHEC, 2014;Thomas et al.,2001) namun

terdapat beberapa pengetahuan yang harus bersifat private

untuk individu maupun kelompok. Dengan demikain maka

penting untuk menjadi perhatian dalam memilah kedua jenis

pengetahuan tersebut.

Boiral (2002) berpendapat bahwa tacit merupakan

sebuah dimensi yang sangat penting dalam “pembelajaran

bagi organisasi”(Boiral, 2002). Tacit berhubungan dengan

pengetahuan yang berada di kepala individu yang tidak

terorganisir (Al-Qdah & Salim, 2013). Sebuah tacit bersifat

empiris karena merupakan suatu sumber pengetahuan yang

diperoleh dari observasi atau percobaan. Meskipun sifatnya

sangat empiris, pengetahuan, tacit paling sering dilihat

sebagai sesuatu yang tersembunyi, abstrak dan hampir tidak

dapat diakses (Al-Qdah & Salim, 2013; Boiral, 2002;

Muthuveloo, Shanmugam, & Teoh, 2017). Kata tacit berasal

dari bahasa Latin tacitum, yang berarti yang rahasia,

tersembunyi atau misterius., dan merupakan akar dari

pemikiran kontemporer, juga mengacu pada "implisit",

"inarticulate" atau "pengetahuan pribadi" (Boiral, 2002).

Selain itu, pengetahuan tacit lebih sulit untuk

dipindahkan daripada pengetahuan eksplisit, karena

pengetahuan eksplisit adalah berdasarkan teori dan

ditransmisikan dalam bahasa formal yang sistematis (Al-Qdah

& Salim, 2013). Hal ini dikarenakan seorang individu

memiliki pengalaman yang lebih, daripada apa yang mereka

bicarakan. Dalam kondisi seperti ini, penting bagi para

pemilik tacit untuk memiliki kesempatan yang lebih besar

untuk menyampaikan tecit yang mereka miliki masing-

masing. Dengan demikian, berbagi pengetahuan memberikan

kesempatan, ruang yang tepat bagi para pemilik tacit untuk

mengeksplorasi tacit-tacit yang mereka miliki.

2.2 Kajian Penelitian yang Relevan

Terdapat penelitian-penelitian terkait yang penah

dilakukan sebelumnya. Penelitian yang pertama dengan judul

“Knowledge Management in Higher Education Institutions: A

framework to improve collaboration”. Penelitian tersebut

bertujuan untuk menyajikan framework yang berfungsi untuk

meningkatkan berbagi pengetahuan dan kolaborasi di Institusi

Pendidikan Tinggi. Penelitian ini membahas konsep

manajemen pengetahuan di PT, menyajikan sistematisasi

praktik dan alat pengetahuan untuk menghubungkan orang

(siswa, guru, peneliti, staf sekretariat, entitas eksternal) dan

mempromosikan Berbagi pengetahuandi beberapa proses dan

layanan utama dalam sebuah PT, seperti: proses penelitian,

proses belajar, layanan siswa dan alumni, layanan dan proses

administrasi, dan perencanaan dan manajemen strategis.

Framework yang dimaksudkan dalam penelitian tersebut

bertujuan untuk memperbaiki praktik dan proses pengetahuan

yang memfasilitasi lingkungan dan budaya kolaborasi,

berbagi dan penemuan pengetahuan yang harus menjadi ciri

PT (Pinto, 2014).

Penelitian lainnya yang berjudul “Designing

Knowledge Management Model for Curriculum Development

Process: A Case Study in Bina Nusantara University”.

Penelitian ini mengusulkan model Knowledge Management

untuk pengembangan kurikulum. Survei dilakukan di

Universitas Bina Nusantara dan mewawancarai staf yang

terlibat dalam proses pengembangan kurikulum untuk

memahami prosesnya. Studi literatur diterapkan untuk

mengembangkan model yang sesuai dengan integrasi antara

sistem manajemen pengetahuan sebagai sumber pengetahuan

ke dalam sistem manajemen pembelajaran di Universitas Bina

Nusantara sebagai studi kasus. Sebagai hasilnya, model

Knowledge Management ini mendukung beberapa pemangku

kepentingan seperti program Studi, Subyek Content

Coordinator, Dosen, Mahasiswa, dan Alumni & Mitra untuk

memperbaiki proses pengembangan kurikulum yang

ada(Tjong & Adi, 2016).

Penelitian terdahulu lainnya dengan judul “The

Knowledge Management in Higher Education in Chiang

Mai:A Comparative Review”.Penelitian tersebut berfokus

pada perbandingan manajemen pengetahuan dalam

pendidikan tinggi. Studi ini menemukan bahwa, pemanfaatan

pengetahuan di lembaga pemerintah dianggap pada tingkat

moderat sementara di lembaga swasta berada pada tingkat

yang tinggi. Dampknya adalah berbagi pengetahuan dalam

lembaga pemerintah dan swasta tidak begitu maksimal. Disisi

lain, hubungan antara budaya organisasi dan proses

manajemen pengetahuan lembaga pemerintah dan swasta

pada tingkat sedang. Akibatnya, anggota fakultas harus

berkonsentrasi pada visi, misi dan strategi manajemen

pengetahuan kelembagaan jika mereka ingin mencapai

manfaat dari lembaga (Songsangyos, 2012).

Mengacu pada paparan penelitian-penelitian terdahulu,

maka terdapat beberapa hal penting yang menjadi acuan

dalam penelitian ini yakni penelitian ini lebih berfokus pada

hubungan atau komunikasi antara alumni dan PT. Hubungan

yang dimaksudkan mencakup berbagi informasi seperti

pekerjaan yang digeluti oleh alumni, kritik, saran atau

masukan yang berhubungan dengan perkembangan MMP

UKSW. Maka pada penelitian ini akan diajukan sebuah sistem

yang berfungsi untuk menghubungkan para alumni dengan

PT.

2.3 Kerangka Pikir

Kerangka Pikir Penelitian ini diawali dengan latar

belakang masalah hubungan antara Program studi dengan

alumni, proses berbagi pengetahuan yang terjadi masih secara

manual, belum ada rekapan pengetahuan dan belum

terporgram. Sehingga diuraikan penelitian pengembangan

berbagi pengetahuan antara alumni dan program

memanfaatkan TIK sebagai pemecah masalah untuk

menghubungkan Alumni dengan Program Studi dan Alumni

dengan alumni untuk dapat berbagi pengetahuan.

Gambar 2.2.Kerangka Pikir Penelitian