kajian manajemen kepanitiaan madani
TRANSCRIPT
7/26/2019 Kajian Manajemen Kepanitiaan Madani
http://slidepdf.com/reader/full/kajian-manajemen-kepanitiaan-madani 1/5
HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM
Islamic Association of University Students
( H M I )
CABANG MALANG
KOMISARIAT MADANIINSTITUT TEKNOLOGI NASIONAL MALANG
Sekretariat : Perum. Pondok Harapan Indah ( POHARIN ) Blok. D No. 94
MANAJEMENKEPANITIAAN
By : pengurus komisariat Madani
Ada banyak jenis organisasi mahasiswa di Indonesia, baik internal maupun
eksternal kampus. Masing-masing organisasi memiliki aturan dan tujuannya masing-masing. Setiap organisasi akan membumikan misi organisasinya melalui program kerja
dan kerja-kerja nyata. Untuk merealisasikan program kerja tersebut di butuhkan
keterlibatan pengurus, anggota dan warga dalam tubuh organisasi. Menjadi kewajiban
bagi para pengurus untuk merealisasikan proker. Proker juga menjadi salah satu tolak
ukur dalam menilai dan menelisik keberhasilan dalam suatu priode kepengurusan.
Kadar program kerja dalam lintasan bidang dan departemen organisasi
sangatlah berbeda-beda. Ada yang membutuhkan kepanitiaan, tim kecil maupunbeberapa person saja, tergantung seberapa besar beban kerja dari program kerja
tersebut. Biasanya, untuk ukuran kegiatan yang melibatkan banyak anggota,
menghadirkan tokoh lokal maupun nasional, pengunjung dan lain-lain, suatu bentuk
kepanitiaan pelaksana acara adalah solusi untuk suksesi acara tersebut.
Biasanya, atas nama proses kaderisasi, pengurus akan menggerakkan
anggotanya dalam menangani suatu kegiatan acara. Perbedaan antara pengurus dan
panitia adalah terletak pada waktu dan Job Descriptionnya. Panitia memiliki waktu yang relative singkat dan jobdesknya lebih spesifik. Sedangkan pengurus memiliki
waktu yang lebih lama (1 priode) dan jobdesk yang berkelanjutan dan secara umum.
STERRING
COMMITEE
ORGANIZING
COMMITTE
KETUA
PELAKSANA
7/26/2019 Kajian Manajemen Kepanitiaan Madani
http://slidepdf.com/reader/full/kajian-manajemen-kepanitiaan-madani 2/5
HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM
Islamic Association of University Students
( H M I )
CABANG MALANG
KOMISARIAT MADANIINSTITUT TEKNOLOGI NASIONAL MALANG
Sekretariat : Perum. Pondok Harapan Indah ( POHARIN ) Blok. D No. 94
Sejauh ini, tak ada penilaian hakiki pada organisasi mahasiswa mana yang paling
ideal dalam menjalankan suatu acara. Dan kita boleh saja berkiblat pada semua
organisasi, mengambil energy positif dan di transformasikan pada organisasi yang kita
ikuti. Baik dari segi metode maupun sistem. Masing-masing organisasi memiliki khas
sendiri dalam menjalankannya. Karena dalam masa priodik organisasi manapun selalu
bergerak dinamis maupun statis, karena SDM dalam tubuh organisasi akan selalu
berganti-ganti tiap tahunnya. Jadi, keberhasilan suatu organisasi dalam
memanajemen kegiatan tergantung dari SDM yang ada
***
CATATAN :
7/26/2019 Kajian Manajemen Kepanitiaan Madani
http://slidepdf.com/reader/full/kajian-manajemen-kepanitiaan-madani 3/5
HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM
Islamic Association of University Students
( H M I )
CABANG MALANG
KOMISARIAT MADANIINSTITUT TEKNOLOGI NASIONAL MALANG
Sekretariat : Perum. Pondok Harapan Indah ( POHARIN ) Blok. D No. 94
Berikut struktur dan job desk kepanitiaan yang sering di gunakan di dalam organisasi
mahasiswa :
1. Definisi kepanitiaan: Sekumpulan individu yang dipilih untuk mengerjakan tugas-
tugas tertentu dalam suatu acara yang direncanakan dengan bidang-bidang
tertentu
2. Fungsi umum kepanitiaan: Membuat dan merencanakan format, desain acara.
Menyempurnakan organisasi panitia. Membangun koordinasi dan kerja sama.
Menetapkan keputusan operasional, Melakukan inventarisasi, publikasi dan
dokumentasi. Melaksanakan tahap-tahap acara. Upgrading, peningkatan dan
evaluasi, dll.
3. Tahapan pembentukan kepanitiaan: Menetapkan tujuan ,sasaran serta target
acara dan kepanitiaan. Observasi dan penyusunan proposal. Menetapkan Sterring
Committee (SC). Menetapkan Organizing Comitee (OC). Merekrut anggota
kepanitiaan. Menegeluarkan SK legitimasi.
4. Sterring Committee (SC): perencana = Penghubung antara organisasi
penyelenggara dengan OC. Merumuskan konsep meliputi : format dan desain
rencana targetan acara (susunan acara, tema, materi dan pemateri, waktu acara).
Menetapkan time schedule atau grand desing. Menetapkan tugas umum OC.
Mengawasi dan mengarahkan kerja OC. Memberikan evaluasi kepanitiaan dan lain-
lain
5. Organizing Comitee (OC): pelaksana = badan yang melaksanakan kegiatan di
lapangan sesuai yang direncanakan ataupun rencana yang sudah terevisi sesuai
rapat kordinasi. Mengadakan koordinasi dengan SC. Memahami Format dan desain
acara. Membuat perencanaan operasional. Mengadakan konsolidasi internal.
Mengimplementasikan susunan acara sesuai yang disusun SC. Menetapkan
keputusan operasional. Mengadakan evaluasi teknis.
6. Struktur kepanitiaan (Secara Umum). Meliputi presidium inti kepanitiaan dan
bidang” yang dibutuhkan sesuai dengan tujuan acara.
7. Job Description
Acuan job description dapat melalui list yang sudah ada Tujuan dari pendeskripsian tugas
1. Agar setiap panitia mengerti (detail) tugas-tugas yang harus diselesaikannya
Agar tidak ada tumpang tindih tugas
2. Agar tidak ada tugas yang terlalaikan
3.
Agar setiap panitia dapat mandiri bekerja (tanpa harus menunggu komando dari
ketua)
4. Agar setiap panitia dapat mengembangkan kreasinya (saat mereka mengetahui
apa yang boleh dilakukan dan apa yang tidak boleh dilakukan)
7/26/2019 Kajian Manajemen Kepanitiaan Madani
http://slidepdf.com/reader/full/kajian-manajemen-kepanitiaan-madani 4/5
HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM
Islamic Association of University Students
( H M I )
CABANG MALANG
KOMISARIAT MADANIINSTITUT TEKNOLOGI NASIONAL MALANG
Sekretariat : Perum. Pondok Harapan Indah ( POHARIN ) Blok. D No. 94
Contoh kecil Job Description kepanitiaan (bisa berubah & bukan acuan)
Ketua: Berkordinasi dengan sc mengenai teknis kegiatan. Memimpin dan
mengkordinasi kepanitiaan (termasuk menentukan waktu rapat). Memimpin
rapat. Mengkordinasi setiap insirasi dan aspirasi. Mengevaluasi kinerja
anggota. Membangun system kerjasama yang solid. Menyelesaikan
permasalahan semaksimal mungkin. Bertanggung jawab atas seluruh
pelaksanaan kegiatan
Sekretaris: Mengatur persiapan rapat (tempat dan peralatan yang diperlukan;
whiteboard, spidol dan penghapus). Membuat presensi rapat panitia.
Melaksanakan notulensi rapat. Mengeluarkan dan mengumpulkan surat. Menjadi
pusat dan lalu lintas informasi kepanitiaan. Membuat laporan kegiatan.
Bendahara: Menyimpan dan mengatur pemakaian dana keuangan, Melaporkan
kondisi keuangan setiap kali rapat kepanitiaan, Membuat laporan keuangan
Seksi Acara: Membuat time schedule, Mengatur susunan acara dan teknis
pelaksanaan acara yang telah ditetapkan (contoh susunan acara terlampir),
Bertanggung jawab atas jalanya acara, Menyiapkakn bahan dan personal teknis
pelaksanaan acara (korlap,materi, pemateri,petugas, dan peserta),
Menghubungi pemateri, Menyediakan cendramata pemateri, Menentukan
tempat penyelenggaraan acara, Mendata undangan yang akan hadir pada saat
acara pembukaan, Mengevaluasi jalannya acara dan membuat laporan, Mendata
barang-barang yang diperlukan (lcd, wireless, mic, meja kecil, dll…),
Mengevaluasi dan Membuat laporan kegiatan
Seksi Kesekretariatan: Membuat time schedule, Membuat proposal
permohonan dana, Mengumpulkan time schedule dari masing-masing seksi dan
dipublikasikan kepanitia, Berkordinasi dengan sekretaris dalam melaksanakan
tuga-tugasnya, Membuat surat-surat yang dibutuhkan oleh seluruh seksi (surat
permohonan spanduk, permohonan menjadi pembicara, permohonan peminjaman
tempat dll…), Mengadakan fotocopy (jika ada), Menyiapkan kelengkapan panitia
(bedge, sertifikat, notebook, pulpen…), Menangani regestrasi peserta bersama
seksi acara, Menyediakan ATK, Mengevaluasi dan Membuat laporan kegiatan.
Seksi perlengkapan: Membuat time schedule, Mendata dan menyiapkan
barang-barang yang dibutuhkan oleh seluruh seksi (kabel rool, genset, lampu,
meja, jarik, lcd, sound system dll…), Bertanggung jawab atas keberadaan
barang-barang, Menyediakan tempat kegiatan, Mengevaluasi dan Membuat
laporan kegiatan
Seksi Publikasi, dekorasi dan dokumentasi: Membuat time schedule,
Mempublikasikan acara yang akan dilaksanakan (spanduk, pamphlet, poster,
baleho, iklan dll…), Mendekorasi tempat acara, Melakukan dokumentasi setiap
7/26/2019 Kajian Manajemen Kepanitiaan Madani
http://slidepdf.com/reader/full/kajian-manajemen-kepanitiaan-madani 5/5
HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM
Islamic Association of University Students
( H M I )
CABANG MALANG
KOMISARIAT MADANIINSTITUT TEKNOLOGI NASIONAL MALANG
Sekretariat : Perum. Pondok Harapan Indah ( POHARIN ) Blok. D No. 94
acara termasuk persiapan acara, Mendata barang-barang yang diperlukan dan
mem PJ kan ke anggota (kalau bisa tanpa bantuan perlengkapan), Mengevaluasi
dan Membuat laporan kegiatan
Seksi konsumsi: Membuat time schedule, Menyediakan konsumsi panitia,
peserta dan para undangan, Merencanakan teknis pemberian konsumsi,
Mendata barang-barang yang diperlukan (kalau bisa tanpa bantuan
perlengkapan), Mendata barang-barang yang diperlukan, Mengevaluasi dan
Membuat laporan kegiatan.
Seksi kesehatan dan keamanan: Membuat time schedule, Mendata dan
meyiapkan obat-obatan yang diperlukan, Memberikan layanan kesehatan
kepada panitia dan peserta, Bertanggung jawab atas keamanan selama acara
berlangsung, Mengevaluasi dan Membuat laporan kegiatan.
Seksi humas dan dana: Membuat time schedule, Menyebar undangan,
Menentukan tujuan proposal (permohonan dana ke pemkot bontang, ke hotel
bumi sinyiur, ke pertamina, ke LNG dll…), Menyebar proposal dan mengeceknya
kembali (di PJ kan kesetiap anggota), Menyebarkan list sumbangan dana kepada
panitia (jika perlu), Mengevaluasi dan Membuat laporan kegiatan.[6]
***
Karena tak ada suatu manajemen kepanitiaan yang paling ideal di bumi nusantara ini,
termasuk penyampaian dari penulis, maka mari kita diskusikan bagaimana cara
memanajemen kegiatan acara secara efektif, efisien, edukatif dan mencerahkan
pihak-pihak yang terlibat dari kegiatan tersebut.
__________