07 pengorganisasian kegiatan kepanitiaan

8/17/2019 07 Pengorganisasian Kegiatan Kepanitiaan

http://slidepdf.com/reader/full/07-pengorganisasian-kegiatan-kepanitiaan 1/36

LATIHAN DASAR KEPEMIMPINANMAHASISWA

POLTEKES TANJUNG KARANG2016

PENGORGANISASIAN KEGIATAN / KEPANITIAAN

A. Konsep Dasa Pen!o!an"sas"an Ke!"a#an / Kepan"#"aan

Istilah panitia sering disamakan dengan istilah komite, komisi,gugus tugas (task force atau task group). Terlepas dari istilahsemuanya mengandung pengertian yang sama, yaitu sekelompokorang kepada siapa sejumlah persoalan dibebankan. Jadi yangdimaksud dengan panitia atau komite adalah sekelompok orang yangditunjuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan khusus yang tidakdapat diselesaikan seseorang (pejabat/pimpinan) atau oleh beberapaorang.

Menurut Kamus esar ahasa Indonesia (KI) !anitia adalahkelompok orang yang ditunjuk atau dipilih untuk mempertimbangkanatau mengurus hal-hal yang ditugaskan kepadanya. Istilah lain yangsering digunakan adalah komite. !engertian lainnya dari panitiaadalah sekumpulan indi"idu yang dipilih untuk mengerjakan tugas-tugas tertentu dalam suatu a#ara yang diren#anakan oleh suatuorganisasi. !anitia juga dapat berarti sekumpulan indi"idu yangdipilih untuk mengerjakan tugas-tugas tertentu dalam suatu a#arayang diren#anakan oleh suatu organisasi.

$amun panitia ada berma#am-ma#am, tergantung dari jenis

dan si%at tugas atau kegiatan yang dijalankan. !anitia yang la&imdikenal di Indonesia, diantaranya adalah ' panitia kerja, panitia ke#il,panitia bersama, panitia pembantu, panitia pengarah, panitiapelaksana, dan panitia perumus. !anitia kerja adalah kelompok orangyang bertugas melaksanakan suatu penyelidikan khusus untukkepentingan organisasi. !anitia ke#il adalah suatu bentuk panitiayang merupakan bagian dari panitia yang lebih besar dengan jumlahdan lingkup kerja yang lebih sedikit. !anitia bersama adalah suatubentuk panitia yang anggotanya terdiri dari beberapa organisasiyang berbeda untuk suatu tujuan yang sama. !anitia pembantu

adalah panitia ke#il yang bertugas membantu tugas panitiapelaksana.!anitia pelaksana (rgani&ing ommittee) adalah panitia yang

bertugas langsung se#ara operasional dalam pelaksanaan kegiatanatau sering juga disebut dengan istilah panitia lapangan.

!anitia pengarah (*teering ommittee) adalah panitia dengansusunan personalia para ahli atau pejabat yang bertugas sebagaipenanggung ja+ab utama kegiatan dan memberikan arahan kepadapanitia pelaksana.

!anitia perumus adalah kelompok orang yang bertugas untukmerumuskan hasil dari suatu kegiatan yang telah dilaksanakan oleh

organisasi ataupun merumuskan suatu tujuan atau kegiatan untukkepentingan organisasi.

$ Balai Pelatihan Kesehatan Provinsi Lampung 50





$ama suatu panitia dapat juga diambil dari jumlah anggota,ataupun nama orang atau kasus yang ditangani. $ama panitiabukanlah masalah yang prinsip karena mempergunakan namaapapun, tugas panitia adalah untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan

khusus yang dibebankan kepadanya dengan sebaik mungkin.

!engorganisasian adalah suatu upaya untuk mengusahakanhubungan se#ara e%ekti% antar orang-orang dalam suatu kelompokyang bertujuan untuk melahirkan kerjasama yang esien sehinggadapat menyelesaikan pekerjaan.

engan kata lain, suatu tugas yang dikerjakan se#ara terorganisirseharusnya terselesaikan dengan lebih baik dan lebih #epat daripadatugas yang sama yang dikerjakan dengan tidak terorganisir. Maka jika kita berorganisasi tetapi hasil kerja kita tidak lebih baik danlebih #epat dibandingkan pekerjaan orang lain0 maka dapatdikatakan kita belum bisa berorganisasi.

Kepanitiaan adalah proses sekelompok orang dalam mengarahkanakti"itas bersama untuk men#apai tujuan tertentu. *ehingga dapatdisimpulkan bah+a kepanitiaan adalah sebuah organisasi ke#il yangmembutuhkan kemampuan manajemen organisasi yang baik,meliputi #ara menjalankan organisasi, membangun sebuah tim,menetapkan anggaran belanja kegiatan, meren#anakan programkerja, mengalokasikan sumber daya, problem solving, eective planning, productive meeting, teknik kepanitiaan dll).

%. T&'&an Tujuan umum pembentukan kepanitiaan adalah'

1. Meren#anakan, mengelola, melaksanakan memonitordan menge"aluasi seluruh tahapan-tahapan pelaksanaan suatukegiatan.

2. Mengatur tata laksana dan tata kerja dalam persiapandan pelaksanaan suatu kegiatan.

3. Mengelola materi kegiatan.4. !engkondisian dan pen#iptaan suasana yang kondusi%

bagi pelaksanaan kegiatan organisasi.5. Melaksanakan dan mengendalikan kegiatan operasional

yang berkaitan dengan kegiatan.6. Melaksanakan koordinasi dan komunikasi dengan

semua unsur yang terlibat dalam kegiatan

(. We)enan!

7e+enang yang dimiliki oleh panitia berbeda-beda. 8da panitiayang mempunyai +e+enang untuk mengambil %ungsi-%ungsimanajemen, ada panitia yang berhak membuat keputusan, tetapiada pula yang tidak berhak membuat keputusan. !anitia juga

merupakan kelompok orang-orang yang diberi tugas dan +e+enanguntuk melaksanakan tindakan administrati% yang khusus, dan dalam






(""*+"" Pan"#"a ,an! %es"-a# Tepoe 5

1. ibentuk se#ara in%ormal.

2. apat juga dibentuk se#ara %ormal tetapi mempunyai daya laku

sementara. 8pabila tugas tertentu sudah selesai maka panitia itububar.

(""*+"" O!an"sas" ,an! %e3en#&4 Pan"#"a aaa se3a!a"3e"4&# 5

1. Kepemimpinan dilaksanakan se#ara kolekti% oleh sekelompokorang.

2. *emua anggota mempunyai hak, +e+enang dan tanggung ja+abyang sama.

3. !ara pekerja dikelompokkan menurut jenis tugas yang harus

dilakukan dalam bentuk satuan tugas, gugus tugas.4. *emua anggota panitia ikut ambil bagian dalam membi#arakan

tugas-tugas yang harus dikerjakan.

5. Keputusan diambil se#ara #onsensus.

6. Masing-masing anggota panitia bebas dalam mengemukakanpendapat.

<. Ketua panitia tidak mempunyai kekuasaan atas yang lain.

=. Masing-masing anggota pannitia biasanya mau mendengarkan

pendapat anggota yang lain.

alam praktiknya organisasi berbentuk panitia se#ara murni tidakada. !elaksanaannya biasanya dikombinasi dengan bentuk-bentukorganisasi lain, misalnya dikombinasi dengan bentuk organisasilini/garis, atau dengan bentuk organisasi %ungsi.

E. &n!s">ungsi umum kepanitiaan adalah '

1. Membuat dan meren#anakan %ormat kegiatan/desain a#ara.2. Menyempurnakan organisasi panitia.

3. Membangun koordinasi dan kerja sama.4. Menetapkan keputusan operasional,5. Melakukan in"entarisasi, publikasi dan dokumentasi.6. Melaksanakan tahap-tahap a#ara.<. ?pgrading, peningkatan dan e"aluasi seluruh kegiatan

>ungsi-%ungsi yang lain dari sebuah kepanitiaan diantaranya'1. @uang aktualisasi potensi diri (pembelajaran)2. *arana untuk Mengidentikasi kemampuan indi"idu dalam hal

manajerial terhadap suatu pekerjaan. 8pakah anda / ia merupakan

strong leader atau tidakA3. 7ahana untuk menguji sensititas kerja dalam kerja bersama.






panitia terdapat beberapa pendapat yang berbeda-beda ataubertentangan yang didukung oleh sebagian anggota, makapendapat-pendapat inilah yang mungkin tidak menghasilkankeputusan, bahkan melahirkan tiga kiran berbeda.

2. 7aktu yang harus disediakan dan ongkos yang dikeluarkanmerupakan hal-hal yang perlu diperhatikan dan selaludiperhitungkan. Mungkin sekali anggota panitia harusmengadakan perjalanan ke berbagai tempat untuk memperolehlebih banyak keterangan.

3. Terpe#ahnya tanggung ja+ab. *uatu delegasi mempunyaitanggung ja+ab yang tidak hanya diberikan kepada seseorangsaja, tetapi kepasa suatu kelompok. Mereka masing-masingmempunyai rasa tanggung ja+ab yang berbeda. erbeda kalaukekuasaan itu diberikan kepada seseorang. 8kibat dari itu semua,mereka tidak akan selalu merasa memikul beban atau tanggung ja+ab ja+ab jika sebagian usaha gagal sama sekali. ahkanmereka mungkin menyalahkan satu sama lain. engan demikianmereka mengalihkan tanggung ja+ab itu.

A. Taap Pe3en#&4an Kepan"#"aan

!engurus organisasi memerlukan panitia untuk melaksanakansuatu kegiatan. Jika telah terbentuk suatu panitia maka !engurusmendelegasikan tugas dan tanggungja+abnya kepada panitiatersebut. alam melaksanakan suatu kegiatan panitia berhak

mengatur dirinya sendiri dan juga memiliki hak untukmempergunakan %asilitas organisasi di ba+ah koordinasi pengurus.$amun panitia memiliki +e+enang terbatas. Tahapan pembentukankepanitiaan se#ara umum adalah'1. Menetapkan tujuan, sasaran serta target a#ara dan kepanitiaan.2. bser"asi dan penyusunan proposal.3. Menetapkan *terring ommittee (*).4. Menetapkan rgani&ing omitee ().5. Merekrut anggota kepanitiaan.6. Mengeluarkan *K legitimasi.

%. S&s&nan Kepan"#"aan an #&!as po4o4

Tugas panitia se#ara umum adalah melaksanakan kegiatan-kegiatankepanitiaan yang meliputi' 1. meren#anakan kegiatan. 2.mempersiapkan kegiatan. 3. melaksanakan kegiatan. 4. melaporkankegiatan. 8dapun susunan panitia dan tugas pokok yang melekatpada posisi itu adalah '

1. !anitia pengarah (steering #ommittee) terdiri dari satu orangketua dan satu atau beberapa orang anggota. dipilih dari

pengurus bidang yang bersangkutan atau orang yang dianggapmemiliki pengetahuan dalam menangani kegiatan yang






diselenggarakan. !anitia pengarah memiliki tugas danke+enangan dalam hal-hal berkaitan dengan materi pokokkegiatan. 8dapun pembagian tugas untuk masing-masingpersonalia panitia pengarah adalah sebagai berikut'

1. Ketua !anitia !engarah memiliki tugasa. Memimpin panitia pengarah sesuai dengan ketentuan-

ketentuan dan kebijaksanaan yang digariskan oleh pimpinanorganisasi .

b. Memimpin rapat-rapat kepanitiaan sesuai denganketentuan-ketentuan dan kebijaksanaan yang digariskanoleh pimpinan organisasi.

#. Mengarahkan dan menga+asi pelaksanaan kegiatan.d. Mendelegasikan tugas yang berkaitan dengan tugas panitia

pengarah kepada orang yang dianggap mampu.2. *ekretaris !anitia !engarah memiliki tugas

a. Membantu Ketua panitia pengarah dalam melakasanakantugasnya.

b. Menyelesaikan segala sesuatu mengenai administrasipanitia pengarah.

#. Memimpin dan bertanggungja+ab atas kesekretarian panitiapengarah.

d. Melaksanakan atau mengkoordinasikan pelaskanaan tugas-tugas tertentu sesuai dengan pembidangan tugas yangditentukan.

3. 8nggota !anitia !engarah memiliki tugas

a. Melaksanakan tugas yang berkaitan dengan kerja panitiapengarah.

b. Menyelesaikan segala sesuatu mengenai tugas yangdiemban oleh masing-masing anggota.

#. Merumuskan materi pokok kegiatan sesuai denganpembidangan kerja masing-masing personal.

d. Melasanakan atau mengkoordinasikan pelaksanaan tugas-tugas tertentu sesuai dengan pembidangan tugas yangditentukan

2. !anitia pelaksana (organi&ing #ommittee) terdiri dari ketua,

sekretaris dan bendahara beserta masing-masing seksi yangdiperlukan. dipilih dari personal pengurus, anggota atausimpatisan yang dapat berpartisipasi dalam kepanitiaan tersebutyang amanah, jujur dan ahli di bidangnya. open re#ruitment

!antia !elaksana memiliki tugas dan ke+enangan dalamhal-hal berkaitan dengan teknis operasional yang berkaitandengan pelaksanaan kegiatan. 8dapun pembagian tugas untukmasing-masing personalia adalah sebagai berikut '






1. Ketua !anitia memiliki tugas 'a. Memimpin panitia sesuai dengan ketentuan-ketentuan dan

kebijaksanaan yang digariskan oleh pimpinan organisasi.b. Me+akili panitia kedalam dan keluar organisasi sesuai

dengan ketentuan ketentuan dan kebijaksanan yangdigariskan oleh pimpinan organisasi.

#. Memelihara hubungan yang erat dengan lembaga yangrele"an dengan tugas panitia.

d. Memimpin rapat-rapat sesuai dengan ketentuan-ketentuandan kebijaksanaan yang digariskan oleh pimpinanorganisasi.

e. Mengarahkan, membimbing, menge"aluasi dan menga+asipersiapan dan pelaksanaan kegiatan.

2. 7akil Ketua !anitia memiliki tugas 'a. Me+akili ketua panitia apabila ketua panitia berhalangan

sesuai dengan kebijaksanaan yang ditentukan oleh ketuapanitia.

b. Membantu ketua panitia dalam mengarahkan, membimbingdan menga+asi persiapan dan pelaksanaan kegiatan sesuaidengan pembidangan tugas dan atau kebijaksanaan yangditentukan.

#. Melaksanakan atau mengkoordinasikan pelasakanaan tugastertentu sesuai dengan pembidangan tugas yangditentukan.

d. Melaksanakan tugas-tugas lain yang ditentukan oleh ketua

panitia.3. *ekretaris !anitia memiliki tugas '

a. Membantu ketua panitia dan +akil ketua panitia dalammelaksanakan tugasnya.

b. Menyelesaikan segala sesuatu mengenai administrasikegiatan.

#. Memimpin dan bertanggungja+ab atas kesekretariatankegiatan.

d. Melaksanakan atau mengkoordinasikan pelaksanaan tugas-tugas tertentu sesuai dengan pembidangan tugas yangditentukan.

4. 7akil *ekretaris !anitia memiliki tugas 'a. Me+akili sekretais panitia apabila sekretaris panitia

berhalangan sesuai dengan kebijaksanaan yang ditentukan.b. Membantu sekretaris panitia dalam melaksanakan tugasnya.#. Melaksanakan atau mengkoordinasikan pelasakanaan tugas-

tugas tertentu sesuai dengan pembidangan tugas yangditentukan.

d. Melaksanakan tugas-tugas lain yang ditentukan olehsekretaris panitia.

5. endahara !anitia memiliki tugas '

a. Membantu ketua panitia dan +akil ketua panitia dalammelaksanakan tugasnya.






b. Memupuk dan mengembangkan sumber-sumber dana dansarana-sarana lainnya untuk menunjang pelaksanaankegaitan, sesuai dengan kebijaksanaan dan petunjukpelaksanaan yang digariskan oleh ketua panitia.

#. Mengadakan usaha-usaha lainnya yang sah untukmengumpulkan dana yang dikoordinasikan bersamasekretaris panitia sesuai petunjuk pelaksanaan yangdigariskan oleh ketua panitia.

d. Menyusun ren#ana anggaran belanja dan pengelolaan dana.e. Menga+asi pemasukan dan penggunaan dana.

%. Membuat pembukuan tentang segala sesuatu yangmenyangkut pendanaan.

g. Melaksanakan tugas-tugas lain sesuai dengan pembidangantugas yang ditentukan.

6. 7akil endahara !anitia memiliki tugas 'a. Me+akili bendahara panitia apabila bendahara panitia

berhalangan.b. Membantu bendahara panitia dalam melaksanakan

tugasnya.#. Melaksanakan tugas-tugas tertentu sesuai dengan

pembidangan tugas yang ditentukan.d. Melaksanakan tugas-tugas lain yang ditentukan oleh

bendahara panitia.<. idang-idang Kepanitia memiliki tugas umum

a. Mengikuti perkembangan keadaan dibidangnya masing-masing se#ara terus menerus.

b. Menyusun ren#ana kebijaksanaan dan ren#ana kegiatandibidangnya masingmasing.

#. Melaksanakan ren#ana kegiatan bidangnya masing-masing.d. Mengadakan koordinasi, komunikasi dan kerjasama dengan

bidang-bidang yang bersangkutan dengan pelaksanaantugasnya.

e. alam melaksanakan tugasnya melakukan konsultasi dankoordinasi dengan bidang-bidang dilingkungan kepanitiaan.

%. Memberikan pertimbangan dan saran-saran kepada ketua

panitia tentang langkah-langkah yang perlu diambil padabidang-bidangnya masing-masing.

agian-bagian kepanitian ditentukan sesuai dengan kebutuhanpelaksanaan program kerja umumnya dibagi atas bidang-bidangberikut ini '

1. agian ana/Keuangana. Menyusun anggaran pembiayaan kegiatan.b. Mengupayakan dan mengelola dana.

#. Meren#anakan dan mengatur keluar masuknya berkasproposal pen#arian dana.






d. Membuat database instansi atau pihak yang akandijadikan donatur atau sponsor.

e. Mempersiapkan dan mengatur sarana pendukung danausaha dalam upaya pen#arian dana.

%. Membuat usaha-usaha prot oriented untuk menambahkas panitia.

g. Melakukan tugas-tugas yang ditugaskan oleh ketuapanitia.

h. Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada ketua panitia.

2. agian Kesekretariatana. Mengatur dan mempersiapkan pengadaan dan

pengurusan kesekretariatan berikut saranapendukungnya.

b. Menyusun/membuat dan mengin%ormasikan kegiatankepada pihak yang berkepentingan .

#. Mengkomunikasikan dan mengin%ormasikan kegiatankepada pihak yang berkepentingan .

d. Mengatur dan mempersiapkan rapat kepanitiaan dandistribusi surat undangannya.

e. Mengatur dan mempersiapkan penda%taran pesertaberikut sarana pendukungnya.

%. Membuat dokumentasi jalannya kepanitiaan se#arakeseluruhan dan mengatur tertib administrasi.

g. Mengatur dan mempersiapkan penda%taran peserta

berikut sarana pendukungnya.h. Mengurus surat-surat peri&inani. Mengirimkan surat-surat tembusannya ke pihak -pihak

terkait. j. Melakukan tugas-tugas yang ditugaskan oleh ketua

panitia.k. Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada ketua panitia.

3. agian 8#araa. Mengatur dan mempersiapkan penataan seluruh a#ara

yang berkaitan dengan kegiatan.

b. Membuat dokumentasi jalannya a#ara se#ara keseluruhandan mengatur tertib dokumentasi.

#. Membuat laporan dokumentasi.d. Mengatur dan mempersiapkan sarana-sarana yang

berkaitan deangan a#ara.e. Melakukan tugas-tugas yang ditugaskan oleh ketua

panitia .%. Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada ketua panitia.

4. agian Keamanan

a. Mengatur dan mepersiapkan penataan seluruh kegiatanyang berkaitan dengan keamanan kegiatan.






b. Mengatur dan mempersiapkan sarana-sarana yangberkaitan deangan keamanan kegiatan.

#. Melakukan koordinasi kegiatan keamanan yangberkaitan deangan kegiatan .

d. Menghimpun potensi tenaga pelaksana pengamanankegiatan.

e. Menjalin kerja sama dengan instansi terkait.%. Melakukan tugas-tugas yang ditugaskan oleh ketua

panitia.g. Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada ketua panitia.

5. agian Transportasi/8komodasia. Menyediakan dan menyiapkan sarana transportasi.b. Mengatur transportasi pihak-pihak diluar panitia seperti

pembi#ara.#. Mengadakan hubungan / kontrak perjanjian dalam hal

peminjaman/penye+aan alat transportasi.d. Melakukan penataan atas %asilitas kegiatan.e. Melakukan tugas-tugas yang ditugaskan oleh ketua

panitia.%. Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada ketua panitia.

6. agian !erlengkapana. Meren#anakan dan mendata peralatan perlengkapan

kegiatan yang dibutuhkan serta mengupayakan

pengadaannya dengan sebelumnya mengadakankoordinasi dengan bidang lain terkait yang membutuhkanperlengkapan sarana

b. Mengadakan hubungan / kontrak perjanjian dalam halpeminjaman / penye+aan peralatan

#. ertanggung ja+ab atas pemeliharaan/pera+atan danpengembalian peralatan perlengkapan kegiatan

d. Mengadakan dan mendistribusikan perlengkapankegiatan.

e. Melakukan tugas-tugas yang ditugaskan oleh ketuapanitia.

%. Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada ketua panitia.

(. Ha4 an Ke)a'"3an Pan"#"a!anitia berhak untuk 'a. erbi#ara dan mengeluarkan pendapat serta memberikan usul

atau saran baik se#ara lisan maupun tulisan .b. Menggunakan %asilitas kepanitiaan sesuai proseduryang berlaku.

!anitia berke+ajiban untuk 'a. Menjalankan tugasnya dengan sungguh-sungguh se#ara

tuntas,sesuai tugasnya masing-masing yang telah diatur dalamdeskripsi kerja.






b. Menghadiri undangan rapat dan tepat +aktu.#. Mentaati tata tertib dan petunjuk pelaksanaan yang telah

diberlakukan.d. Menjaga nama baik panitia serta memelihara stabilitas, ketertiban

dan keamanan kepanitian dan kegiatan.e. !anitia harus siap ditegur dan melaksanakan

sanksi/konsekuensinya bila mana melakukan atau kelalaian yangdianggap bisa merusak kelan#aran kegiatan

D. Me4an"se Ke'a

!anitia bekerja untuk mengoptimalkan sumberdaya organisasi yangditujukan untuk kegiatan-kegiatan yang diarahkan pada pen#iptaaniklim yang kondusi% dalam pelaksananan kegiatan. Mekanisme kerjakepanitiaan dilakukan oleh setiap personalia pada pembidangannyamasing-masing dengan melakukan kerja sama dengan setiap unitkerja yang rele"an melalui upaya-upaya yang memadukan,menyerasikan dan menyelaraskan berbagai sasaran dan kegiatanyang saling berkaitan agar setiap gerak dapat men#apai sasaran,tempat dan +aktu yang tepat. alam pelaksanaannya, koordinasidilakukan melalui dua pola koordinasi, yaitu0

1. Koordinasi Certikal DhierarkisEKoordinasi "ertikal merupakan koordinasi yang dilakukan olehpanitia terhadap anggota yang dikoordinasikannya.

2. Koordinasi >ungsionalKoordinasi %ungsional diartikan sebagai koordinasi yang dilakukanantar bagian dalam kepanitiaan dan lembaga di luar kepanitiaandalam lingkup tugas yang saling berkaitan menurut asas%ungsionalisasi dikoordinasikan melalui organisasi.

E. U&#an Ke'a Kepan"#"aan

!ersonil panitia bekerja se#ara team dalam melaksanakan tugasyang dibebankan kepada mereka, diharapkan mereka memilikiteamwor k yang baik, sehingga dapat menyelesaikan tugas denganmemuaskan. 8kti"itas panitia se#ara garis besar adalah' 1.menyelenggarakan rapat (meeting). 2. menyusun proposal danmen#ari dana. 3. menyusun time s#hedule kegiatan dan a#ara. 4.menghubungi pihak-pihak yang terkait a#ara. 5. melaksanakan danmengatur jalannya a#ara. 6. membuat dokumentasi dan laporankegiatan.

Tugas-tugas personalia dalam panitia adalah merupakan satukesatuan yang bulat yang tidak dapat dipisahkan, tetapi dapat






dibedakan, oleh sebab itu setiap anggota panitia dalammelaksanakan tugasnya +ajib melakukan, memelihara danmengadakan konsultasi dan kerjasama yang erat dan serasi se#araterus menerus antara anggota-anggota panitia.

1. M&n+&n,a "e/en+ana 4e!"a#an/po!a*ebab mun#ulnya ide/ren#ana suatu kegiatan dapat berupa ' Karena tugas (melaksanakan kegiatan Furban Idul 8dha)

Karena adanya moment/kesempatan (peringatan hari besar)

entuk telah terdenisi tetapi +aktu belum terdenisi (Ingin

melaksanakan akti *osial) 7aktu telah terdenisi tetapi bentuk belum terdenisi (Mengisi

liburan panjang) Karena adanya tujuan yang ingin di#apai

Karena program kerja organisasi

Kegiatan yang akan dilaksanakan sebaiknya ' er"ariasi dan menarik, orang akan bosan

menghadiri/mengikuti kegiatan yang monoton dan tidakmenarik

>rekuensinya relati% sering, untuk eksistensi organisasi.

*e#ara teren#ana mengadakan kegiatan-kegiatan yang

bersi%at kolosal dan partisipati% 8gar ide-ide kegiatan dapat mun#ul dan dapat

di+ujudkan, maka anggota organisasi harus sering bertemu.;al ini karena biasanya ide lebih mudah mun#ul dari obrolanbersama teman-teman yang memiliki satu "isi. *elain itu idedapat segera ditindaklanjuti (disetujui, diren#anakan, dll)

*alah satu #ara membangun ren#ana kegiatan adalah sebagaiberikut 'a) Menentukan Tujuan (Cisi)b) Menentukan *asaran-sasaran 8ntara (Misi)0 dilakukan jika

dirasa perlu#) Meren#anakan kegiatan/akti"itas yang perlu dilakukan agar

tujuan ter#apai. Tetaplah berada pada bagian ini sampai andamengetahui agaimana #ara anda men#apai tujuan anda.Kegiatan yang diren#anakan hendaknya ber"ariasi, kreati% danmenarik (Karena manusia akan bosan dengan kegiatan yangmonoton). *e#ara teren#ana melaksanakan kegiatan kolosaldan partisipati% (?ntuk mengukuhkan peran dan eksistensiorganisasi)

d) Menentukan +aktu pelaksanaan kegiatan/akti"itas tersebut.

• Kumpulkan ide sebanyak mungkin






• Kumpulkan ide-ide yang berbeda (jangan terperangkapdengan satu pola pikir saja)

• Jangan menilai ide-ide terlalu dini

• Bermainlah dengan ide-ide

• Jangan panik jika suatu ide kreatif itu lambat munculnya

2. Peen+anaan Ke!"a#an!eren#anaan merupakan penentuan program pelaksanaankegiatan yang akan membantu ter#apainya tujuan kegiatan.iba+ah ini ter#antum beberapa hal yang perlu diperhatikanyang berkaitan dengan peren#anaan '

• !elaksanaan kegiatan tergantung pada baik buruknyaperen#anaan.

• !eren#anaan harus diarahkan pada ter#apainya tujuan. Jika

tujuan tak ter#apai, mungkin disebabkan oleh kurangsempurnanya peren#anaan.

• !eren#anaan harus didasarkan atas kenyataan-kenyataanobyekti% dan rasional untuk me+ujudkan adanya kerjasamayang e%ekti%.

• !eren#anaaan harus mengandung atau dapat memproyeksikankejadian-kejadian pada masa yang akan datang.

• !eren#ananan harus bisa memikirkan se#ara matang, jelas dan

mendetil, serta terarah, mengenai kebijaksanaan metode,prosedur dan standar hasil kerja untuk men#apai tujuan yang

telah ditetapkan.• !eren#anaan harus memberikan pedoman dasar kerja dan

latar belakang bagi %ungsi-%ungsi manajemennya, yaitupelaksanaan, penga+asan dan pengendalian, penyelesaianakhir kegiatan dan e"aluasi.

Kegiatan pertama adalah rapat a+al untuk menyikapi ide/ren#anatersebut. Bang pertama dilakukan adalah membuat persiapanrapat '

a) Menentukan +aktu dan tempat rapatb) Memilih peserta dan mengundangnya

*ebaiknya undangan rapat dibuat se#ara tertulis. Keunggulanmenggunakan surat ' Mengantisipasi kelalaian dalam mengundang peserta rapat.

*ebelum membuat undangan sebaiknya mempersiapkanda%tar undangan rapat.

Mengantisipasi kesalahan in%ormasi akan +aktu dan tempat

rapat eberapa orang akan merasakan pentingnya rapat itu jika

diundang se#ara resmi dengan surat Jika perlu dapat saja mengadakan hal menarik agar peserta

rapat termoti"asi untuk datang






#) Mempersiapkan perangkat-perangkat rapat ' !impinan @apat dengan tugas '

• Membuka rapat

• Menjelaskan tujuan rapat / masalah yang hendak dibahas

• Mem%asilitasi pembi#araan, merangsang kontribusipeserta, membatasi alur pembi#araan

• Menyimpulkan dan menutup $otulen (;al-hal yang perlu di#atat ' waktu dan tanggal

rapat nama pimpinan rapat presensi peserta rapatagenda yang dibahas hasil-hasil rapat tanda tangan pengesahan)

!eralatan penunjang (misalnya papan tulis)

8genda rapat

8genda rapat a+al (hal-hal umum yang biasanya dibahas) '

d) !enentuan deskripsi kegiatan umum yang belum terdenisi.!ada program kerja mungkin masih ada deskripsi kegiatanyang belum terdenisi (bentuk kegiatan, nama kegiatan, dll)ara yang dapat digunakan dengan #ara rain *torming yangdilanjutkan dengan diskusi terhadap hasil-hasil yang masuk.*etelah kegiatan terdeskripsi perlu dilakukan analisis *7T.;asil *7T ini akan membantu memutuskan apakah kegiatanini baik untuk dilaksanakan atau tidak. !rogram dan sasarandari kegiatan ini harus jelas dan terkomunikasi kepada seluruh

anggota yang terkait.

e) !embuatan !roposal!embuatan proposal dilakukan dengan berpedoman pada tata#ara penyusunan proposal kegiatan.

%) !embuatan !etunjuk !elaksanaan Kegiatan!etunjuk pelaksanaan ini merupakan penjelasan danpenjabaran bentuk teknis dari konsep umum yang termuatdalam proposal. idalamnya berisikan hal-hal yangberkenaaan dengan teknis pelaksanaan sebagai pedoman dandasar pelaksanaan bagi panitia pelaksana. *istematika

penyusunan petunjuk pelaksanaan ini antara lain0

a. *trategi Kebijakan Kegiatan. erisikan strategi kebijakanorganisasi yang ditetapkan dalam upaya keberhasilanpen#apaian tujuan kegiatan yang dilaksanakan oleh panitiapelaksana. Misalnya '

• *trategi penggalangan ' upaya menarik simpatimasyarakat yang berada dalam ruang lingkup kegiatanagar mendukung dan membantu pelaksanaan kegiatanini.

•

*trategi dalam membuka dan memelihara hubunganbaik dengan pihak-pihak luar yang berkaitan dan






berkepentingan dengan kegiatan ini (sponsor ataulembaga/instansi terkait).

b. entuk dan Metode Kegiatan. Menjelaskan metode danbentuk teknis kegiatan yang diren#anakan. >ormat dari

metode kegiatan ini tergantung pada #iri dan karakteristikkegiatan. Bang terpenting adalah bah+a penjelasan yangdibuat diupayakan seteknis mungkin dan mendetil, misalnya'

Metode kegiatan ' eramah

entuk teknis ' !engajaran dengan #eramah dan diskusi

di dalam ruangan dengan satu nara sumber dalambentuk partisipasi akti% ' dialog dua arah.

$ara *umber ' 8nggota akti% organisasi yang ahli

dibidangnya. ahan /materi ' Manajemen organisasi.

!elaksanaan ' eramah selama 1 jam dan diskusi (Tanya

ja+ab) selama 3G menit. *arana prasarana ' 1 buah kelas, seperangkat alat

presentas dan makalah.

#. !erangkat !elaksanaMenjelaskan perangkat-perangkat pelaksana kegiatanse#ara jelas, termasuk pihak-pihak luar terkait yangdiharapkan akan turut berperan serta dalam upaya

penyuksesan kegiatan.

d. Hangkah-langkah kegiatanerisikan langkah-langkah persiapan pelaksanaan kegiatan.

g) *#heduling!eren#anaan +aktu kerja ini sangat penting dan prinsipil dalammelakukan manajemen organisasi kegiatan. !enggunaan+aktu dalam kegiatan haruslah e%ekti%, dan setiapperen#anaan harus memiliki target +aktu dan target kerja

yang jelas. Ini berguna untuk proses penga+asan danpengendalian dalam rangka mendisiplinkan pelaksanakegiatan, dan juga sebagai alat indikator untuk melakukane"aluasi. Mengulur +aktu tanpa alasan yang jelas, sertapengerjaan yang si%atnya terburu-buru, merupakan +ujud dariketidakdisiplinan dan rasa kurang bertanggung ja+ab dariseorang pelaksana kegiatan. ;arus disadari bah+a, jika adasalah satu dari komponen kegiatan yang tidak berjalan sesuaidengan ren#ana, jelas ini akan mempengaruhi kegiatanlainnya, apalagi bila hal tersebut sangat prinsipil, misalnyaseksi perijinan. !elaksanaan bisa menyimpang dari

peren#anaan semula, dan bahkan jadinya berkesan dipaksakanasal jadi atau asal ada saja. ampaknya selain menggangu






proses kegiatan, juga akan merusak nilai dari hasil kegiatan itusendiri. *angat disayangkan, bah+a proses peren#anaan danpersiapan yang telah memakan +aktu dan biaya yang tidaksedikit menjadi han#ur akibat kelalaian yang tidak

bertanggung ja+ab dari satu komponen saja. iba+ah iniadalah #ontoh dalam membuat peren#anaan +aktu kerja.*tandard time s#hedule '

8kti"itas 7aktu

II II

8

.

o !eren#anaan +aktu kerja keseluruhan kegiatan.

$o *eksiKegiatan

7aktu Kerja Ket Juni Juli

1 2 3 4 1 2 3 41 Kesekretariat

an2 !erijinan3 ana4

o !eren#anaan +aktu kerja per sekesi kegiatan, #ontoh

!eren#anaan Kegiatan *eksi Kesekretariatan$o Kegiatan 7aktu Kerja Ke

t Juni Juli1 2 3 4 1 2 3 4

1 !enda%taran !eserta

2 *uratpemanggilan

3 *K

Kegiatan4






h) *trukturisasi Team Bang pertama kali dipilih biasanya adalah ketua, dalamstruktur biasanya yang selalu ada adalah sekertaris dan

bendahara (7akil dapat diadakan sesuai dengan kebutuhan).idang-bidang yang ada disesuaikan dengan detail langkahyang perlu dilaksanakan (rujukan pada time schedule).?sahakan padat karya dan jangan ada yang terlalaikan. *istemkomando (kontrol, e"aluasi, disiplin) yang dapat dilakukanlangsung kepada ketua melalui #oordinator. Jika *M kurang,maka dapat dilaksanakan %ungsi yang merangkap*eorang ketua panitia hendaknya minimal memilikipengetahuan yang #ukup akan kegiatan yang akandilaksanakannya dan mampu bersikap adil (atas amanat yangditerimanya) dalam memberikan tugas.*edangkan anggota yang memilih hendaknya memilih ketuatersebut dengan serius dan bersedia taat kepadaketua tersebut, baik dikala mudah maupun dikala sulit.7alaupun telah ada ketua panitia, kepemimpinankepanitiaan tetap bersi%at kolekti%.Kesalahan seorang panitia akan ditanggung oleh seluruhpanitia. Jangan terlalu bergantung kepada ketua.

i) Job es#ription!emimpin yang tidak melakukan %ungsi

pengorganisasian/%ungsi pembagian kerja dalam proseskepemimpinannya bukanlah seorang pemimpin yang baik danproses manajemen di dalamnya bisa dikatakan tidak ber%ungsi.!engorganisasian ini dibutuhkan agar pembagian kerja/tugasdapat dilakukan dan spesialisasi keahlian/keterampilan dapatdiman%aatkan semaksimal mungkin. ?ntuk itulah ditetapkan job des#ription (uraian pekerjaan) yang akan mempermudahpemimpin untuk membagi-bagikan tugas dan melakukanpendelegasian +e+enang kepada setiap pelaksana kegiatan.7e+enang ini dianggap sebagai hak panitia yang diberikanketua untuk bergerak menjalankan tugasnya. Job es#ription

ini memiliki kegunaan antara lain 'a. *ebagai dasar untuk melakukan rekruitmen dan

penempatan panitia.b. *ebagai dasar untuk menentukan standar hasil kerja

seseorang.#. *ebagai dasar untuk melaksanakan e"aluasi jabatan.

8#uan job description dapat melalui time schedule yang telahada. Tujuan dari pendeskripsian tugas ' 8gar setiap panitia mengerti (detail) tugas-tugas yang

harus diselesaikannya 8gar tidak ada tumpang tindih tugas






8gar tidak ada tugas yang terlalaikan

8gar setiap panitia dapat mandiri bekerja (tanpa harus

menunggu komando dari ketua) 8gar setiap panitia dapat mengembangkan kreasinya (saat

mereka mengetahui apa yang boleh dilakukan dan apayang tidak boleh dilakukan)

Job es#ription ini berisikan nama dan identikasi jabatanyang menjelaskan tugas dan +e+enang serta tanggung ja+abyang dibebankan pada panitia pelaksana kegiatan. *istematikapenyusunannya berikut penjelasan adalah ' $ama jabatan ditulis berikut nama pelaksananya.

Tugas, yaitu adalah pekerjaan yang harus dilaksanakan oleh

pelaksana. alam penyusunannya dibagi dua yaitu Tugas

?mum dan ?raian Tugas. Tugas ?mum ini berisikanpenjelasan yang perlu ditulis yang berkaitan dengantugasnya, dan melalui ?raian Tugas nantinya diuraikanse#ara terperin#i.

Tanggung ja+ab menguraikan sebatasmana ia bertanggung

ja+ab dan kepada siapa ia harus mempertanggungja+abkanhasil kerjanya.

;al-hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan Jobes#ription ini adalah ' Jelas, penyusunan redaksionalnya harus jelas, dengan kata

lain tidak memungkinkan adanya pena%siran lain. Hogis, apa yang tertera haruslah dianggap memungkinkan

pelaksanaannya. Terpadu, pembagian tugas dan +e+enang setiap pelaksana

tidak boleh ada yang bertabrakan atau salingbersinggungan. Koordinasi antar seksi perlu dijelaskan agartanggung ja+ab per seksi jelas dan tidak saling melempartanggung ja+ab.

Mendetil, perin#ian jabatan yang diuraikan diupayakan

semendetil mungkin.

>leksibel, pelaksana kegiatan diberi hak untuk melakukanimpro"isasi dalam tugasnya sejauh tidak keluar ataumenyimpang dari tugasnya dan +e+enangnya.

j) !enentuan agenda lain yang baru dapat diselesaikan setelahada struktur panitia misalnya anggaran dana, kegiatan pas#arapat, sosialisasi hasil rapat pada peserta yang berhalangandatang, karena hasil rapat perlu disosialisasikan kepadaanggota lainnya yang tidak hadir se+aktu rapatagar setiap anggota merasa ikut bertanggung ja+ab ataskegiatan ini.






. Pes"apan 4e!"a#analam tahap ini, setiap panitia melaksanakan tugasnya

sesuai dengan deskripsi tugas dan time s#hedule yangtelah disepakati se+aktu rapat a+al. *ering timbul masalah-

masalah yang belum terantisipasi dalam rapat a+al. Karena itukebersamaan panitia dan e"aluasi persiapan sangat pentingdalam tahap ini.

eberapa hal dasar yang perlu diperhatikan dalampersiapan kegiatan 'a! "elaksanakan time schedule dan job description

*etiap panitia dituntut untuk berinisiati% (tidak menunggudisuruh baru bekerja) dan kreati% (mengusahakan agar tugasnyadapat terselesaikan dengan optimal) dalam menyelesaikantugas-tugasnya guna men#apai tujuan.

b! "embangun kekuatan keuanganana merupakan masalah yang "ital bagi tiap organisasi.*umber pendanaan dapat diusahakan dari ' kampus, iuran/in%aanggota, donatur, usaha pen#arian dana, sponsorship, kasorganisasi, dll.*umber-sumber dana ' Dana Usaa '

• !enjualan baju

• !enjualan soal-soal ujian tahun lalu

• !enjualan koran bekas

• !rot kegiatan Sponsos"p

Tip-tip pembuatan proposal ' ringkas, unik (orang lebihtertarik memba#anya daripada proposal lain), jelas,memastikan adanya prospek bagi yang terlibat didalamnya. Bang perlu diperhatikan adalah ' 8rsip proposal, !enjelasanikatan kerjasama, Komunikasi (duta pemba+a proposal)

• 8rsip-arsip dalam proposal sponsorship ' *urat pengantar

!roposal

!ada lampiran terdapat ketentuan sponsorship

*urat tanda terima proposal *urat perjanjian kerja sama

Dona#&s"

Bang perlu diperhatikan adalah ' Kejelasan !roposal,Komunikasi (duta pemba+a proposal), 8da #inderamata,K+itansi.

8rsip-arsip dalam proposal donatusi '

• *urat pengantar

• !roposal

• !ada lampiran terdapat ketentuan donatusi• K+itansi






• inderamata ana !ribadi

c! #erlu adanya jalur informasi $ komunikasi internalKemungkinan sesama panitia akan sulit bertemu karenamemiliki kesibukan dalam tanggung ja+abnya yang berbeda.(Mungkin sebuah buku komunikasi akan sangat berman%aat)

d! #erlu adanya pengarsipan yang baik 8gar e"aluasi dan monitoring serta pembelajaran bagi angkatanselanjutnya dapat berjalan dengan esien.

e! "onitoring situasiKetua harus senantiasa memonitor situasi dan menge"aluasipersiapan ini melalui sistem komando yang telah dipilihnyase+aktu rapat a+al.

f! Kontrol evaluasi dan disiplin8kan sering timbul masalah-masalah yang belum terantisipasidalam rapat a+al. Maka e"aluasi berkala akan sangatberman%aat untuk segera menyelesaikan masalah-masalahtersebut. !emantauan (semangat) panitia juga sangat penting. Jika semangat panitia menurun, maka harus segera diantisipasi.

g! Kebersamaan*etiap panitia bertanggung ja+ab juga terhadap keberhasilantugas panitia yang lain

;al yang sangat penting dalam persiapan kegiatan adalah

pengurusan perijinan pelaksanaan kegiatan. !engurusanperi&inan dapat dibagi dua 'a. !eri&inan dengan proposal

8kan sangat membantu dalam tahap peri&inan ini jika sejaksemula kita telah membina hubungan yang baik denganpihak pemberi i&in.

b. !eri&inan dengan surat (dengan melampirkan proposal)!eri&inan dengan surat dilakukan jika dibutuhkan saja.!eri&inan dengan surat dilakukan misalnya untuk peminjamanruangan atau prasarana, i&in keramaian pada pol+iltabes,dsb. eberapa organisasi memiliki beberapa kegiatan-kegiatan mendasar yang jika peri&inannya gagal,kegiatan tersebut harus tetap dilaksanakan.Kegiatan-kegiatanini umumnya adalah kegiatan mendasar bersi%at kegiatanrohani yang jika dii&inkan dijalankan dengan legal, jika tidakbiasanya tetap dilaksanakan dengan istilah %nder &round"ovement .

7. Pea4sanaan 4e!"a#aneberapa hal umum yang perlu diperhatikan dalam pelaksanaankegiatan

a! 'echnical meeting






!oint-point penting yang dibahas pada saat te#hni#al meetingadalah' undown a#ara

Tanggung ja+ab setiap indi"idu pada saat a#ara

!lan 8 / plan !embangkitan semangat anggota (moti"asi)

b! valuasi harianilaksanakan apabila kegiatan lebih dari 1 hari, agar kegiatandihari berikutnya tidak terjadi kesalahan yang sama.

!rinsip penting dalam pelaksanaan kegiatan 'a. !emimpin harus memahami benar mengenai konsep dan

tujuan kegiatan serta dituntut untuk mampu menerangkan danmenjabarkannya kepada seluruh perangkat pelaksanakegiatan. *elain itu juga, ia juga harus tegas dalammenjalankan kepemimpinannya.

b. !emilihan dan penempatan sumber daya manusia mesti sesuaidengan kemampuan dan keahlian yang dimiliki.

#. Moti"asi terhadap pelaksana kegiatan perlu di#iptakan agarmereka tidak saja mampu melaksanakan tugas, melainkandengan sukarela bersedia melakukannya.

d. !emimpin harus bisa memahami karakteristik dari si%at-si%atdan perilaku ba+ahannya.

e. *ebagai upaya untuk menjaga keharmonisan dan kekompakanpanitia, suarasuara dan keinginan panitia harus didengar dandiupayakan penerapannya sejauh tidak menyimpang daritujuan semula.

%. *etiap panitia harus mempunyai #atatan kegiatan sendiri yangberkaitan dengan tugasnya masing-masing.

g. !enga+asan dan pengendalian harus senantiasa terusdilakukan tidak terjadi penyimpangan-penyimpangan dariperen#anaan semula.

h. Koordinasi dan kerjasama antara tim yang ada harus selalu

dibina0 suatu tim dapat ditentukan kapan harus siap untukmembantu tim yang lain.i. *ekretariat panitia harus ada dan berjalan semestinya,

dimaksudkan bilamana ada hal-hal penting ataupun adaperubahan-perubahan yang mendadak, komunikasi dankoordinasi terus berjalan, sehingga setiap permasalahan barubisa se#epatnya diantisipasi dan diselesaikan.

8. Pen!a)asan an Pen!ena"an!engendalian merupakan %ungsi untuk meneliti apakahpelaksanaan pekerjaan sesuai dengan peren#anaan. alam hal ini,

Job es#ription dan !eren#anaan 7aktu Kerja dijadikan sebagaia#uan untuk pengendalian. *edangkan !enga+asan merupakan






%ungsi untuk meneliti apakah yang dihasilkan sesuai denganstandar hasil kerja yang ditetapkan sebelumnya. erbagaidokumentasi diperlukan untuk maksud ini seperti laporanpenggunaan biaya, laporan hasil kerja, dan lain sebagainya.

!elaksanaan kegiatan selalu harus ditinjau ulang kembali setiap+aktu se#ara periodik supaya dapat diketahui tanda-tandakemungkinan pelaksanaan yang menyimpang dari ren#anasemula. entuk %ormal yang biasa digunakan dalam pengendaliandan penga+asan ini adalah berbentuk rapat berkala, harian,mingguan atau dua mingguan, yang membahas laporan hasilkerja panitia dan e"aluasi kerja. idalamnya dibahas pulapermasalahan-permasalahan dan kendala-kendala yang timbulserta perubahan-perubahan pada ren#ana

8#ara selesai bukan berarti kegiatan telah berakhir. iasanya,panitia banyak yang langsung menghilang setelah a#ara selesai.!adahal sebetulnya masih ada hal-hal yang belum selesai yangperlu dibereskan dan ditertibkan. ilamana ini tak terselesaikan,dampaknya bisa merusak #itra panitia berikut organisasinya, dan juga nilai dari hasil kegiatan yang di#apai. 7alaupun hasilnya baikdan tujuannya ter#apai, nilainya akan jadi berkurang akibatpenyelesaian akhir kegiatan yang tidak tuntas.;al yang perlu ditekankan dalam penyelesaian akhir kegiatan iniadalah jangan sampai ada satu pihak pun, terrutama pihak luaryang ke#e+a atau tidak puas terhadap penyelesaian akhir

kegiatan ini. ?ntuk itu perlu diperhatikan hal-hal diba+ah ini ' !ersoalan administrasi dan keuangan harus tuntas, jangan

sampai ada yang terle+at. *isa-sisa atribut kegiatan dikumpulkan dan dibereskan

kembali. >asilitas sarana dan prasarana, termasuk logistik yang

digunakan harus dikembalikan ke tempat semula dalamkeadaan semula dengan penge#ekan terlebih dahulu bilaterjadi kerusakan pada saat digunakan.

Membuat u#apan terima kasih berupa surat atau kenang-

kenangan kepada pihak luar yang telah membantu sebagaiupaya membina hubungan yang baik dalam jangka panjang. Memastikan bah+a setelah a#ara berakhir, tidak ada satu pun

dari perangkat dan partisipan pelaksana seperti panitiaataupun peserta, mengalami hal-hal yang tidak dikehendakiseperti gangguan sik atau pun jasmani sebagai akibatlangsung dari pelaksanaan kegiatan pada saat kegiatantengah berlangsung.

Membuat laporan akhir per seksi dan laporan pertanggung

ja+aban se#ara keseluruhan.

6. E9a&as"






"aluasi diartikan sebagai penilaian terhadap pelaksanaanren#ana baik pada setiap tingkat sasaran (hasil dan tujuan)maupun pada %ungsi-%ungsi manajemen organisasi serta %aktor-%aktor eksternal yang mempengaruhinya. aik tidaknya suatu

e"aluasi sangat tergantung dari ren#ananya itu sendiri. *uaturen#ana baik apabila di dalam ren#ana tersebut memuat unsur-unsur e"aluasi yaitu indikator dari tingkat sasaran (hasil dantujuan) serta standar hasil kerja seseorang. ;asil e"aluasi iniberguna untuk menilai kekuatan dan kemampuan organisasidalam melaksanakan suatu kegiatan, yang bisa diman%aatkansebagai bahan-bahan pertimbangan untuk kegiatan berikutnyabaik yang sejenis maupun yang tidak sejenis.;asil suatu e"aluasi harus memberikan umpan balik untuk duamaksud diba+ah ini, yaitu ' Memperbaiki dan menyempurnakan ren#ana berikutnya

melalui re%ormulasi peren#anaan (perumusan kembaliperen#anaan).

Membantu meme#ahkan masalah-masalah yang dihadapi oleh

para pelaksana kegiatan.

alam manajemen organisasi kegiatan ini, maka tahapan e"aluasiyang digunakan,yaitu '1. Tahap !ertama ' "aluasi !eren#anaan. "aluasi pada tahap ini dilakukan setelah ren#ana

ditetapkan. Tahap ini dimaksudkan untuk menilai kekuatan

organisasi dalam men#apai tujuan yang ditetapkan danuntuk menilai kekuarangan/kelemahan yang perluditanggulangi.

2. Tahap Kedua ' "aluasi !elaksanaan. Tahap ini dilaksanakan pada saat kegiatan berlangsung.

anyaknya e"aluasi pada tahap pelaksanaan sangattergantung dari kebutuhan.

3. Tahap Ketiga ' "aluasi 8khir. "aluasi tahap ini dilakukan setelah kegiatan berakhir, untuk

melihat dampak dari seluruh pelaksanaan ren#ana pada

hasil kegiatan.

Inti yang dilakukan pada saat e"aluasi *empurnakan akti"itas-akti"itas yang bermanaat dan

berhasil Kaji dan #ari penyebab akti"itas-akti"itas yang gagal

Temukan dan hilangkan akti"itas-akti"itas yang tidak

berman%aat

;asil e"aluasi hendaknya diarsipkan dalam bentuklaporan kegiatan yang sistematis. "aluasi disini men#akup

e"aluasi tahapan persiapan kegiatan dan pelaksanaan kegiatandengan e"aluasi tiap tahapan kurang lebih terdiri dari'






a. eskripsi pelaksanaan setiap tahapanb. ;asil-hasil dari tahapan tersebut#. Kekurangan, kesalahan, hambatan atau masalah yang terjadid. *aran bagi kegiatan selanjutnnya

"aluasi berguna untuk mengetahui kekurangan dankelebihan sesuatu pekerjaan sehingga dengan demikian dapatditentukan tindakan selanjutnya bagi suatu tujuan.a. agi angkatan pelaksananya ' ?ntuk mempelajari kekurangan yang terjadi

agar kelak tidak mengulangi kekurangan yang serupa

dan dapat mengusahakan agar kegiatan yang mendatang

menjadi lebih baikb. agi angkatan berikutnya '

elajar dari pengalaman angkatan sebelumnya *ehingga perbaikan yang dilakukan tidak mulai lagi dari nol

. Te4n"4 Rapa# aa Kepan"#"aan@apat mempunyai beberapa pengertian. alam pengertian yangluas rapat dapat menjadi sebuah permusya+aratan, yangmelibatkan banyak peserta dan membahas banyak permasalahanpenting. *edangkan dalam pengertian yang lebih ke#il, rapat dapatberupa diskusi yang hanya melibatkan beberapa peserta denganpembahasan yang lebih sederhana. alam *ub bab ini hal-hal yangberkaitan dengan permusya+aratan tidak lagi diuraikan, dan lebih

kepada rapat dalam pengertian umum/sederhana se#ara teknis. Jenis @apat '1. @apat 8nggota2. @apat !engurus (@apat Kerja,@apat Koordinasi, @apat

!impinan,dsb).3. iskusi.

>ungsi @apat1. !enyampaian in%ormasi2. !eme#ahan masalah

3. Mengidentikasi masalah.4. Menentukan alternati%.5. Menguji alternati%.6. @apat implementasi.

!rosedur !enyelenggaraan @apat1. !ersiapan

a. Menyiapkan ren#ana.b. Menyiapkan agenda rapat.#. Menyiapkan kertas kerja.d. Menyiapkan pembi#ara/peserta.e. Mempersiapkan tempat dan +aktu.

%. Metode !engambilan keputusan.g. !enutupan rapat.






2. !elaporan dan "aluasia. !elaporan

• Jelas, lengkap dan singkat.

• !embuat laporan harus mengikuti rapat se#ara penuh.

• Isi ' tanggal/jam, jumlah peserta, pembi#ara, pokokpembi#araan, keputusan.

b. "aluasi

• ilakukan bersama panitia/pengurus.

• Bang die"aluasi adalah semua kegiatan rapat dari persiapan,pelaksanaan, dan hasil.

Bang berperan dalam @apat1. !emimpin @apat.2. !eserta @apat.

3. ?ndangan dan nara sumber.4. Materi/bahan rapat.5. Tata ruang dan tempat duduk.

!ersyaratan !emimpin @apat1. Memiliki sikap, tingkah laku, karakter, dan penampilan yang baik.2. Menguasai permasalahan, dapat men#ari jalan keluar.3. Memberi keper#ayaan dan netral terhadap peserta.4. !andai menerapkan gaya kepemimpinan

?paya mensukseskan @apat1. !enyelenggaraan yang e%ekti% dan esien.2. !emimpin @apat harus '

a. 8kti%, tegas, mampu membimbing, mengarahkan, danmen#egah pembi#araan yang menyimpang.

b. iterima sebagai pemimpin, punya integritas dan konsekuen#. i#ara jelas, tidak mendominasi, terbuka dan dapat

menumbuhkan keberanian berbi#ara / mengemukakanpendapat.

3. ;al-hal lain yang perlu dalam rapat 'a. !eserta rapat jangan berdebat tentang hal-hal yang tidak

rele"an dengan agenda rapat.b. ;indarkan adanya gangguan dari luar.#. Jika ada pertanyaan seyogyanya tidak dija+ab sendiri oleh

pimpinan rapat.d. @apat jangan buru-buru selesai dan juga jangan terlalu lama.

Indikator @apat yang berhasil'1. *emua undangan/peserta hadir.2. !rasarana dan sarana memenuhi kebutuhan rapat.3. !eserta akti% dan banyak masukan.

4. Masalah yang dirapatkan dapat dipe#ahkan.5. *asaran yang diren#anakan ter#apai.






6. Keputusan rapat dapat dilaksanakan.

Te4n"4 Pes"an!an1. Jenis !ersidangan

1) *idang !leno 'a. *idang !leno diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau

!ermusya+aratanb. *idang !leno dipimpin oleh !residium *idang#. *idang !leno dipandu oleh *teering ommitteed. *idang !leno membahas dan memutuskan segala sesuatu

yang berhubungan dengan !ermusya+aratan2). *idang !aripurna 'a. *idang !aripurna diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau

!ermusya+aratanb. *idang !aripurna dipimpin oleh !residium *idang#. *idang !aripurna mengesahkan segala ketetapan dan

keputusan yang berhubungan dengan !ermusya+aratan3). *idang Komisia. *idang Komisi diikuti oleh anggota masing-masing Komisib. 8nggota masing-masing Komisi adalah peserta dan peninjau

yang ditentukan oleh *idang !leno#. *idang Komisi dipimpin oleh seorang pimpinan dibantu

seorang *ekretaris *idang Komisid. !impinan *idang Komisi dipilih dari dan oleh anggota Komisi

dalam Komisi tersebut

e. *idang Komisi membahas materi-materi yang menjadi tugasdari Komisi yang bersangkutan

3. 8turan !ersonalia *idang1) !eserta

;ak peserta'a. ;ak i#ara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan

pendapat dan mengajukan usulan kepada pimpinan baikse#ara lisan maupun tertulis

b. ;ak *uara, adalah hak untuk ikut ambil bagian dalampengambilan keputusan

#. ;ak Memilih, adalah hak untuk menentukan pilihan dalam

proses pemilihand. ;ak ipilih, adalah hak untuk dipilih dalam proses

pemilihan

Ke+ajiban peserta'a. Mentaati tata tertib persidangan/permusya+aratan b. Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan

2) !eninjau

;ak !eninjau'






-. ;ak i#ara, adalah untuk bertanya, mengeluarkanpendapat dan mengajukan usulan kepada pimpinan baikse#ara lisan maupun tertulisKe+ajiban !eninjau'

a. Mentaati tata tertib persidangan/permusya+aratanb. Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan

3) !residium *idanga. !residium *idang dipilih dari dan oleh peserta

!ermusya+aratan melalui *idang !leno yang dipandu oleh!anitia !engarah

b. !residium *idang bertugas untuk memimpin dan mengatur jalannya persidangan seperti aturan yang disepakatipeserta

#. !residium *idang berkuasa untuk memimpin danmenjalankan tata tertib persidangan

4. 8turan Ketukan !alu dan kondisi-kondisi lain '1 kali ketukana. Menerima dan menyerahkan pimpinan sidang.b. Mengesahkan keputusan/kesepakatan peserta sidang poin

perpoin (keputusan sementara).#. Memberi peringatan kepada peserta sidang agar tidak gaduh.d. Menskors dan men#abut kembali skorsing sidang yang

+aktunya tidak terlalu lama sehingga peserta sidang tidakperlu meninggalkan tempat sidang.

e. Men#abut kembali / membatalkan ketukan terdahulu yang

dianggap keliru.2 kali ketukan?ntuk menskorsing atau men#abut skorsing dalam +aktu yang#ukup lama, misalnya istirahat, lobying, sembahyang,makan.*korsing ialah penundaan persidangan untuk sementara +aktu.Hobying ialah suatu bentuk kompromi dalam menyelesaikanperbedaan pendapat dalam pengambilan keputusan3 kali ketukana. Membuka/menutup sidang atau a#ara resmi.b. Mengesahkan keputusan nal /akhir hasil sidang.

ontoh kalimat yang dipakai oleh !residium *idang1. Membuka sidang

engan mengu#ap ismilahirahmanirahim, sidang pleno I sayanyatakan dibuka. tok.tok.tok

2. Menutup sidangengan mengu#ap 8lhamdulillahriabilalamin, sidang pleno Isaya nyatakan ditutup. Tok..tok..tok

3. Mengalihkan pimpinan sidangengan ini pimpinan sidang saya alihkan kepada pimpinansidang berikutnya tok.

4. Mengambil alih pimpinan sidangengan ini pimpinan sidang saya ambil alih tok






5. Menskorsing sidangengan ini sidang saya skorsing selama 15 menit

tok.tok.6. Men#abut skorsing

engan ini skorsing 15 menit saya #abut dan saya nyatakansidang dilanjutkan tok.tok

<. Memberi peringatan kepada peserta sidangTok. !eserta sidang harap tenang L

*yarat-syarat !residium *idang 'a. Mempunyai si%at leadership, bijaksana dan bertanggung ja+abb. Memiliki pengetahuan yang #ukup tentang persidangan#. !eka terhadap situasi dan #epat mengambil inisiati% dalam

situasi kritisd. Mampu mengontrol emosi sehingga tidak terpengaruh kondisi

persidangan

*ikap !residium *idang 'a. *impatik, menarik, tegas dan disiplinb. *opan dan hormat dalam kata dan perbuatan#. 8dil, bijaksana dan menghargai pendapat peserta

4. Fuorum dan !engambilan Keputusan

a. !ersidangan dinyatakan syah/uorum apabila dihadiri olehsekurang-kurangnya n N 1 dari peserta yang terda%tarpada !anitia ().

b. *etiap keputusan didasarkan atas musya+arah untukmu%akat, dan jika tidak berhasil diambil melalui suaraterbanyak ( N 1) dari peserta yang hadir di persidangan.

#. ila dalam pengambilan keputusan melalui suara terbanyakterjadi suara seimbang, maka dilakukan lobbying sebelumdilakukan pemungutan suara ulang

5. Interupsi

Ialah suatu bentuk selaan atau memotong pembi#araan dalamsidang karena adanya masukan yang perlu diperhatikan untukpelaksana an sidang tersebut.Ma#am ma#am interupsi antaralain 'd. Interuption o% order, entuk interupsi yang dilakukan untuk

meminta penjelasan atau memberikan masukan yangberkaitan dengan jalannya persidangan. Mis. saatpembi#araan sudah melebar dari pokok masalah makaseseorang berhak mengajukan interuption o% order agarpersidangan dikembalikan lagi pada pokok masalahnya

sehingga tidak melebar dan semakin bias.






e. Interruption o% in%ormation, entuk interupsi berupain%ormasi yang perlu diperhatikan oleh seluruh pesertasiding termasuk pimpinan sidang. In%ormasi bisa internal(mis. in%ormasi atau data tentang topik yang dibahas)

ataupun eksternal (mis. situasi kondisi di luar ruang sidangyang mungkin dapat berpengaruh terhadap jalannyapersidangan).

%. Interruption o% #lari#ation, entuk interupsi dalam rangkameminta klarikasi tentang pernyataan peserta sidinglainnya agar tidak terjadi penangkapan bias ketikaseseorang memberikan tanggapan atau sebuah penegasanterhadap suatu pernyataan.

g. Interruption o% e:planation, entuk interupsi untukmenjelaskan suatu pernyataan yang kita sampaikan agartidak ditangkap keliru oleh peserta lain atau suatu pelurusanterhadap pernyataan kita.

h. Interruption o% personal, entuk interupsi yang disampaikanbila pernyataan yang disampaikan oleh peserta lain sudahdiluar pokok masalah dan #enderung menyerang se#arapribadi.

!elaksanaan Interupsi 'a. Interupsi dilakukan dengan mengangkat tangan terlebih

dahulu, dan berbi#ara setelah mendapat ijin dari !residium

*idangb. Interupsi diatas interupsi hanya berlaku selama tidak

menggangu persidangan#. 8pabila dalam persidangan, !residium *idang tidak mampu

menguasai dan mengendalikan jalannya persidangan, maka!anitia !engarah (*) diberikan +e+enang untuk mengambilalih jalannya persidangan, atas permintaan !residium*idang dan atau !eserta *idang.

6. Tata Tertib Tata tertib persidangan merupakan hasil kesepakatan seluruhpeserta pada saat persidangan dengan memperhatikan aturan

umum organisasi dan nilai-nilai uni"ersal dimasyarakat.<. *anksi-sanksi

!eserta yang tidak memenuhi persyaratan dan ke+ajiban yangditentukan dalam tata tertib persidangan akan dikenakan sanksidengan mempertimbangkan saran, dan usulan peserta.

Te4n"4 D"s4&s"iskusi adalah sebuah proses tukar menukar in%ormasi, pendapat,dan unsur unsur pengalaman se#ara teratur dengan maksuduntuk mendapatkan pengertian bersama yang lebih jelas, lebih

teliti tentang sesuatu atau untuk mempersiapkan danmerampungkan kesimpulan/pernyataan/keputusan. i dalam






diskusi selalu mun#ul perdebatan. ebat ialah adu argumentasi,adu paham dan kemampuan persuasi untuk memenangkanpemikiran/paham seseorang.Man%aat iskusi '

a. itinjau dari aspek kepemimpinan, salah satu #ara yang baikuntuk mengadakan komunikasi dan konsultasi

b. itinjau dari segi bahan yang dihadapi, dapat memperdalan+a#ana/ pengetahuan seseorang mengenai sesuatu.

!ola-!ola iskusi '1. !rasaran

a. !enyajian bahan pokok oleh satu atau beberapa orangpembi#ara dengan prasaran tertulis (makalah, kertas kerja).

b. Tanggapan terhadap bahan pokok oleh pembi#ara lain(penyanggah / pembahas).

#. Tanggapan peserta diskusi (%orum) terhadap bahan pokok.

2. eramaha. *eorang / lebih pen#eramah menguraikan bahan pokok.b. Tanggapan, sanggahan atau pertanyaan dari %orum untuk

meminta penjelasan yang lebih teliti.3. iskusi !anel

a. ahan pokok disajikan oleh beberapa panelis. !anelismeninjau masalah dari segi tertentu.

b. Tanggapan, sanggahan atau pertanyaan %orum untukmeminta penjelasan dari panelis.

4. rainstorminga. ahan pokok yang dipersiapkan dita+arkan kepada peserta

diskusi oleh pimpinan.b. Tiap peserta diminta pendapat dan gagasannya. *ebanyak

mungkin orang diajak bi#ara dan setiap ide di#atat.#. erbagai ide disimpulkan dan ditarik benang merahnya.

Kesimpulan ini kemudian dijadikan kerangkan pembi#araandan pembahasan lebih lanjut.

!ersyaratan iskusi '1. erkomunikasi dalam kelompok dengan #atatan '

a. Tata tertib tidak ketat.b. *etiap orang diberi kesempatan berbi#ara.#. Kesediaan untuk berkompromi.

2. agi peserta diskusi 'a. !engertian yang menyeluruh tentang pokok pembi#araan.b. *anggup berpikir bebas dan lugas.#. !andai mendengar, menjabarkan dan menganalisa.d. Mau menerima pendapat orang lain yang benar.

e. !andai bertanya dan menolak se#ara halus pendapat lain.3. agi pemimpin diskusi '






a. *ikap hati-hati,#erdas,tanggap.b. !andai menyimpulkan.#. *ikap tidak memihak.

PERTANGGUNGJAWA%AN KEPANITIAAN

A. Konsep Dasa Lapoan Pen,een!!aaan Ke!"a#an

Haporan adalah penyampaian in%ormasi dari petugas /pejabattertentu kepada petugas atau pejabat lain dalam suatu sistemadministrasi . Hebih lanjut dikatakan bah+a laporan adalah sustudokumen sebagai hasil dari serangakaian kegiatan men#ari danmenyajikan in%ormasi mengenai suatu hal tertentu. engan demikianlaporan merupakan keterangan atau in%ormasi yang dihimpun,diolahdan disajikan se#ara tertulis.

Haporan adalah bentuk penyajian %akta tentang suatu keadaanatau suatu kegiatan, pada dasarnya %akta yang disajikan ituberkenaan dengan tanggung ja+ab yang ditugaskan kepadasi pelapor. >akta yang disajikan merupakan bahan atau keterangan

berdasarkan keadaan objekti% yang dialami sendiri oleh sipelapor (dilihat, didengar, atau dirasakan sendiri) ketika si pelapormelakukan suatu kegiatan. Kemudian laporan itu diberitahukanse#ara lisan maupun tulisan oleh si pelapor. alam pembuatan suatulaporan %ormal bahasa yang digunakan haruslah bahasa yangbaik,jelas dan teratur. ahasa yang baik tidak berarti bah+a laporanitu mempergunakan gaya bahasa yang penuh hiasan, melainkan darisegi sintaksis bahasanya teratur, jelas memperlihatkan hubunganyang baik antara satu kata dengan kata yang lain dan antara satukalimat dengan kalimat lain. !enggunaan kata ganti orang pertamadan kedua harus dihindari, ke#uali penggunaan katakami bila yang

menyampaikan laporan adalah suatu badan atau suatu tugas.

Haporan kegiatan atau laporan pertanggungja+aban adalahsuatu ikhtisar tentang hal ikh+al pelaksana suatu kegiatan yangharus disampaikan oleh panitia penyelenggara kepada pihak yangmemberi tugas sebagai pertanggungja+aban kegiatan yangberlangsung. *elain itu, laporan pertanggungja+aban juga memilikidenisi sebagai suatu dokumen tertulis yang disusun dengan tujuanmemberikan laporan tentang pelaksanaan kegiatan dari suatu unitorganisasi kepada unit organisasi yang lebih tinggi derajatnya.






Haporan kegiatan merupakan suatu laporan yang memiliki%ungsi untuk 'a.>ungsi In%ormati% dan Komunikasi, Haporan bisa digunakan sebagai

sumber in%ormasi bagi pemba#anya. >ungsi ini juga berguna

sebagai dasar penentuan kebijakan dan pengarahan pimpinanb.>ungsi !ertanggung ja+aban, Haporan merupakan suatu bentuk

pertanggungja+aban penulis terhadap pemba#a laporan /atasannya, atau tugas yang harus dan telah dilaksanakannya.

#. >ungsi !enga+asan, engan memba#a laporan, seorang atasanbisa menga+asi ba+ahan serta tugas yang dilakukan ba+ahantanpa harus melihat langsung.

d.>ungsi !engambilan Keputusan, Haporan dari ba+ahan dapatdigunakan oleh atasan sebagai bahan pertimbangan pengambilankeputusan. Juga berlaku untuk laporan koordinati%. *eorangpimpinan agian/di"isi dapat menggunakan laporan di"isi lainuntuk membuat keputusan di bagiannya sendiri

e.>ungsi "aluasi, laporan dapat mengetahui bagaimanaperkembangan organisasi yang bersangkutan. *elain itu jugasebagai bahan umpan balik untuk kegiatan yang akan datang.

%. >ungsi okumentasi, laporan juga mempunyai %ungsi sebagai alatdokummentasi dan re%erensi.

%. oa# Lapoan Pe#an!!&n!'a)a3an Ke!"a#an

!ada dasarnya laporan pertanggungja+aban suatu kegiatan

dibagi menjadi dua yaitu laporan pertanggungja+aban programa#ara dan laporan pertanggungja+aban penggunaan dana plat%ormatau subsidi. ;endaknya laporan lengkap, dapat menja+ab semuapertanyaan mengenai ' apa (+hat), mengapa (+hy), siapa (7ho),dimana (+here), kapan (+hen), bagaimana (ho+).

?rutan isi laporan sebaiknya diatur, sehingga penerima laporandapat mudah memahami. Haporan diusahakan agar singkat danpadat, runtut atau sistimatis, mudah dipahami isinya, isinya lengkap,menarik penyajiannya, berpegangan pada %akta, data dan persoalan

a#tual, tepat pada +aktunya.alam laporan dapat dilampirkan ' photo-photo kegiatan, tandabukti, surat-surat keterangan dan sebagainya. ?ntuk mempermudahpenyusunan laporan sebaiknya tetap menga#u pada proposal yangpernah diajukan. Haporan kegiatan dengan sebaiknya dengantembusan kepada satuan/ lembaga yang terkait.

1. ontoh >ormat Haporan !ertanggungja+aban i"isi/*eksi

H8!@8$ !@T8$OO?$OJ8788$






!8$ITI8 M/;IM!?$8$

!HITK$IK/?$IC@*IT8* ICI*I/*K*I .

*truktur di"isi 'a. Koordinator di"isi ' b. 8nggota di"isi ' .

8. !ra pelaksanaan

• (hal-hal yang dilakukan sebelum a#ara dilaksanakan). !elaksanaan

• (hal-hal yang dilakukan di"isi selama a#ara berlangsung). !as#a pelaksanaan

• (kegiatan yang dilakukan setelah a#ara berlangsung)

. Kendala dan solusi• (poin-poin yang berisikan tentang apa saja kendala yang

dihadapi selama pra pelaksanaan hingga pas#a pelaksanaan0 serta solusi yang dilakukan)

. Kritik dan saran

• (berhubungan dengan kritik terhadap di"isi dari di"isilainnya dan saran yang diberikan dari di"isi tersebut)

2. ontoh >ormat Haporan !ertanggungja+aban Kegiatan

HM8@ !$O*8;8$H8!@8$ !@T8$OO?$OJ8788$ KOI8T8$

M/;IM!?$8$

?$IC@*IT8*/!HITK$IK $omor Kegiatan ' $ama Kegiatan ' .!enanggung Ja+ab ' .. P $IM.

!eserta Kegiatan'• Target ' .. orang

• @ealisasi ' orang 8nggaran

• @en#ana ' @p .,GG

• @ealisasi ' @p ..,GG

• *isa ' @p .,GG;ormat kami,

.. ..

Ketua !anitia/!rogram *ekretaris






Mengetahui,

.. !embina/!enanggungja+ab Ketua/!residen rganisasi

.

irektur/ekan

H8!@8$ !@T8$OO?$OJ8788$ KOI8T8$.

M/;IM!?$8$..?$IC@*IT8*/!HITK$IK.

I. $8M8 KOI8T8$

II. H8T8@ H8K8$OIII. !$8$OO?$O J878IC. M8K*? 8$ T?J?8$ KOI8T8$C. 78KT? 8$ TM!8T !H8K*8$88$CI. @$8$8 !H8K*8$88$ KOI8T88$

@en#ana Mekanisme Kegiatan

@en#ana 8nggaran iaya

*usunan Kepanitiaan

CII. !H8K*8$88$ KOI8T8$ !@8 !H8K*8$88$

• (berisi tentang kegiatan yang dilakukan saat pra kegiatan) !H8K*8$88$

• Mekanisme dan realisasi kegiatan (berisi tentang kegiatanyang dilakukan pada saat pelaksanaan. Kalau lebih dari 1a#ara (sesi 1, sesi2) atau lebih dari 1 hari, makadijabarkan per hari/per sesi. ibuat dalam bentuk poin-poin.)

• @ealisasi 8nggaran iaya

!8*8 !H8K*8$88$

• (berisi tentang laporan setelah hari ;. ibuat dalambentuk poin-poin.)

CIII. C8H?8*I dan ;8*IH KOI8T8$ >aktor penghambat dan %aktor pendukung

• Terja+abnya realita melalui program ini

• Ter#apainya Cisi, Misi dan @enstra rganisasi melaluiprogram ini

• Kesiapan program se#ara keseluruhan

• Ter#apainya tujuan melalui program ini

• >ollo+ up program (jika ada)

• !en#apaian sasaran target peserta






• Kendala dan solusi

• Kritik dan *aran C8H?8*I !*@T8 (jika ada, #ontoh ' melalui kuesioner)

• ;asil rekapitulasi kuisioner dalam bentuk grak batang.

• Man%aat yang diperoleh se#ara keseluruhan (ibuat dalambentuk poin-poin diakhir rekapitulasi)

• Kritik dan saran (ibuat salam bentuk poin-poin diakhir

rekapitulasi)

C. K*IM!?H8$ berisi penjelasan apakah program ini perlu diadakan lagi

berkaitan dengan '

• !emenuhan tujuan yang semula diren#anakan

• !en#apaian target peserta berupa presentase dari targetpeserta

Q Menja+ab realita yang diangkat

• 8pakah sesuai dengan @en#ana *trategis / @en#anaperasional rganisasi

• 8pakah telah berhasil mengatasi kendala yang ada

dengan men#ari solusi yang terbaik.

H8M!I@8$ H!J ICI*I(dijelaskan masing-masing di"isi dalam bentuk poin-poin)1. !ra pelaksanaan

2. !elaksanaan3. !as#a pelaksanaan4. Kendala dan solusi5. Kritik dan saranH8M!I@8$1. *urat masuk dan *urat keluar2. 8bsensi/!resensi @apat, kegiatan3. $otulensi rapat4. okumentasi min. 2 buah5. >orm sponsor6. 8ngket e"aluasi (jika ada)<. dll, yang dirasa perlu untuk dilampirkan

07 pengorganisasian kegiatan kepanitiaan

Documents