jurnal sistem penggajian 3
TRANSCRIPT
SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN PEGAWAI
MADRASAH ALIYAH NEGERI BINJAI Mursyidah Noviyani
Fakultas matematika dan ilmu pengetahuan alamUniversitas sumatera utara
Jl. Dr. T. Mansur No. 9 Medan
Abstrak Tugas akhir ini bertujuan membangun sebuah sistem informasi yang berbasis
Windows seperti Microsoft Visual Basic sebagai alat mengolah database. Sistem
perancangan dalam pembuatan Sistem Informasi Penggajian Pegawai Madrasah
Aliyah Negeri Binjai ini dikembangkan dengan menggunakan beberapa software
yakni Visual Basic 6.0, Crystal Report. Dengan menggunakan Visual Basic 6.0 maka
pengerjaan tugas akhir akan lebih cepat dan mudah. Adapun tabel-tabel yang dipakai
dalam pembuatan Sistem Informasi Kepegawaian Madrasah Aliyah Negeri Binjai,
tabel admin. Semua tabel ini nantinya digunakan untuk menampung data-data yang
diperlukan dalam Sistem Informasi Penggajian Pegawai Madrasah Aliyah Negeri
Binjai.Dengan adanya aplikasi penggajian pegawai dapat lebih mudah dalam proses
pegolahan data secara cepat dan efisien. Sebelum adanya aplikasi ini, pegawai
bingung dalam proses pegolahan data yang memegang peranan dalam proses
penggajian pegawai ini juga mengalami kesulitan, dikarenakan adanya keterlambatan
dalam proses pengolahan data penggajian pegawai.Hasil dari perancangan sistem
dengan program aplikasi diharapkan dapat membuat Sistem Informasi Penggajian
Pegawai lebih akurat berdasarkan data yang dimasukkan ke sistem tersebut.
Kata Kunci : Sistem informasi, penggajian
1. Pendahuluan
Informasi merupakan salah satu kebutuhan di dalam suatu instansi, perusahaan,
organisasi, lembaga serta lingkungan yang berada di luar sistem. Informasi dianggap
sangat penting karena dengan adanya informasi dapat menambah pengetahuan,
mengurangi ketidakpastian dan resiko kegagalan serta dapat membantu para
pemimpin dalam mengambil suatu kesimpulan dan keputusan yang efektif dan efisien.
Salah satu informasi yang penting dari suatu perusahaan ataupun instansi pemerintah
adalah tentang kepegawaiannya yang terkait dengan apa saja yang termasuk dalam
melengkapi data pegawai tersebut. Mulai dari Pangkat dan Jabatan, Cuti, penggajian
dan lain-lain.
Sistem Penggajian Pegawai Madrasah Aliyah Negeri Binjai adalah cara baru
dalam pengolahan data penggajian pegawai. sistem penggajian ini merupakan dasar
dan konsekuen logis dari perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. Karena
dahulunya memakai Microsoft Excel memiliki kelemahan dalam hal waktu yang
diperlukan cukup lama pada proses penginputan data.
2. Maksud dan Tujuan Maksud peningkatan serta pengembangan sistem pengolahan data penggajian Madrasah Aliyah Negeri adalah menghimpun dan merangkai ketergantungan data dari setiap bagian
Tujuan pembuatan aplikasi ini adalah :
1. Mengontrol Sistem Informasi Penggajian Pegawai Madrasah Aliyah Negeri Binjai.
2. Mempercepat dalam pencarian sistem penggajian pegawai . 3. Membangun aplikasi yang sesuai guna mendukung kemajuan, yang dapat mempermudah dalam membuat dokumentasi Sistem Informasi Penggajian Pegawai Madrasah Aliyah Negeri Binjai.
3. Batasan Masalah
Sistem Informasi Penggajian Pegawai ini memiliki cakupan yang luas, seperti gaji
pokok, tunjangan keluarga, tunjangan jabatan, tunjangan beras, potongan, lembur, dan
lain-lain. Untuk itu penulis melakukan pembatasan masalah hanya pada gaji pokok,
tunjangan keluarga, tunjangan jabatan dan tunjangan beras.
4. Metode Penelitian
Metode penelitian adalah cara atau teknik yang sistematis untuk mengerjakan atau
menyelesaikan sesuatu. Adapun metodologi penelitian yang digunakan penulis untuk
menyelesaikan berbagai permasalahan yang terjadi diatas adalah:
1. Studi Lapangan
Merupakan metode yang dilakukan oleh penulis secara langsung ke lapangan
yang merupakan sumber data yang diperoleh sesuai dengan kebutuhan yang
digunakan.
2. Wawancara
Pengumpulan data dengan wawancara ini digunakan untuk meyakinkan bahwa
data yang diperoleh benar-benar akurat.
3. Studi Kepustakaan
Mengunakan buku-buku yang berhubungan dengan tujuan penulis yang dapat
membantu menyelesaikan masalah yang dapat dipakai sebagai landasan teori..
5. Analisis Sistem
Untuk memulai membangun suatu program yang berupa aplikasi mengenai Madrasah
Aliyah Negeri Binjai, penulis terlebih dahulu merencanakan alur kerja berdasarkan
kebutuhan dari user yang akan menggunakan aplikasi yang akan dibuat.
Berdasarkan dari pengamatan penulis mengenai analisis sistem yang berjalan
mengenai Penggajian Pegawai Madrasah Aliyah Negeri Binjai ini adalah belum
efisien dan juga membutuhkan waktu dalam penginputan data, kemungkinan adanya
laporan sistem penggajian yang tidak efisien dan membutuhkan waktu yang lama,
dikarenakan proses penggajian ini sangat lambat dan sangat manual maka penulis
mencoba merancang sebuah Sistem Informasi Penggajian Pegawai Madrasah Aliyah
Negeri Binjai untuk memberikan informasi yang komputerisasi dan dapat
mempercepat pekerjaan dalam pencariannya.
No.
Slip
Tanggal
Penggajian
NIP Pegawai Golongan Masa
Kerja
Gaji
Pokok
Tunj.
Anak
Gaji
Total
xxx 99/99/99 9999 xxxxxx Xxxx 99 Rp.999 Rp.999 Rp.999
xxx 99/99/99 9999 xxxxxx Xxxx 99 Rp.999 Rp.999 Rp.999
xxx 99/99/99 9999 xxxxxx Xxxx 99 Rp.999 Rp.999 Rp.999
Perancangan sistem merupakan upaya perusahaan untuk memulai memiliki sistem
baik yang lama maupun untuk memiliki sistem yang baru. Perancangan sistem
dilakukan setelah mendapat gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan.
Dengan adanya aplikasi Penggajian ini nantinya para pegawai tidak lagi
direpotkan dengan semua yang berhubungan dengan masalah penggajian Madrasah
Aliyah Negeri Binjai.
Agar lebih mudah untuk memahaminya, maka penulis membuat perancangan
sistem dalam Tugas Akhir ini. Metode perancangan sistem yang penulis lakukan
didalam penyusunan Tugas Akhir ini terdiri dari Perancangan Data Flow Diagram
(DFD), Perancangan Normalisasi dan Database serta Perancangan. Output adalah informasi yang dikirim kepada para pengguna melalui sistem informasi
lewat internet, extranet, atau world wide web (www). Beberapa data memerlukan
pemrosesan yang ekstensif sebelum menjadi keluaran yang layak, data-data lainnya
disimpan, dan ketika diperoleh, dianggap sebagai output dengan sedikit atau tanpa
pemrosesan sama sekali. Ada 6 (enam) tujuan dari keluaran (output) yaitu :
1. Merancang output untuk tujuan khusus.
2. Membuat output bermanfaat bagi para pengguna.
3. Mengirim jumlah output yang tepat.
4. Menyediakan distribusi output yang tepat.
5. Menyediakan output tepat waktu.
6. Memilih metode output yang paling efektif.
Adapun perancangan keluaran (output) yang ingin penulis perbuat adalah
sebagai berikut :
Bulan : 99/9999
Medan, 03 Juni 2009
Bag. Adm
Gambar 1 Rancangan Daftar Gaji Pegawai
Kualitas sistem input menentukan kualitas sistem output. Dengan berusaha membuat
sistem input yang dibentuk secara bagus, penganalisis sistem menyatakan bahwa input
yang buruk mengundang pertanyaan tentang kepercayaan terhadap keseluruhan
sistem.
Adapun tujuan perancangan masukan (input) adalah :
1. Membuat penyelesaian input yang mudah dan efisien.
2. Menjamin input akan memenuhi tujuan yang diharapkan.
3. Menjamin penyelesaian yang tepat.
4. Membuat tampilan layar dan formulir yang menarik.
5. Membuat input yang tidak rumit.
6. Membuat tampilan layar dan formulir yang konsisten.
Field Type Size Keterangan
Kd_gol Text 5 Kode golongan
Ms_kerja Integer 4 Masa kerja
Gapok Currency 8 Gaji pokok
Field Type Size Keterangan
User Text 25 Nama Admin
Password Text 50 Password Admin
5.1. Perancangan File dalam Database
Dalam hal ini penulis memberikan struktur tabel database yang penulis gunakan untuk
merancang sistem informasi penggajian data pegawai, antara lain sebagai berikut :
a. Tabel admin terdiri dari :
Tabel admin digunakan untuk menampung data dari admin pada aplikasi sistem
penggajian Madrasah Aliyah Negeri Binjai. Berikut adalah field-field yang dibuat
dalam tabel admin :
Tabel 1 Tabel Admin
b. Tabel Golongan terdiri dari :
Tabel golongan digunakan untuk menampung data pegawai sesuai dengan
golongannya yang ada pada Madrasah Aliyah Negeri Binjai. Berikut adalah field-
field yang dibuat dalam tabel golongan :
Tabel 2 Tabel Golongan
Field Type Size Keterangan
NIP Text 6 Nomor induk pegawai
Nm_peg Text 50 Nama pegawai
Tgl_lahir Text 30 Tanggal lahir
Almt Text 50 Alamat
Jenkel Text 6 Jenis Kelamin
Agama Text 11 Agama
Status Text 15 Status
Field Type Size Keterangan
Id_gaji Currency 5 Identitas gaji
Waktu_gaji Date 8 Bulan / tahun gaji
Gapok Currency 8 Gaji pokok
Tunj_anak Currency 6 Tunjangan anak
Tunj_istri Currency 6 Tunjangan istri
Tunj_jabatan Currency 8 Tunjangan jabatan
Gaji_total Currency 8 Jumlah gaji total
c. Tabel Pegawai terdiri dari :
Tabel Pegawai digunakan untuk menampung seluruh data pegawai yang meliputi,
NIP, nama, Tgl Lahir, Alamat, Jenis Kelamin, Agama, dan Status dari data
pegawai tersebut.
Tabel 3 Tabel Pegawai
d. Tabel Gaji Pegawai
Tabel Penggajian digunakan untuk menampung seluruh gaji pegawai yang
meliputi, Waktu Gaji, Gaji Pokok, Tunjangan Anak, Tunjangan Istri, Tunjangan
Jabatan, Gaji Total pegawai tersebut
Tabel 4 Tabel Gaji Pegawai
Didalam penyusunan Tugas Akhir ini, penulis melakukan perancangan awal sistem
dengan menggunakan Data Flow Diagram (DFD) sesuai dengan data hasil penelitian.
Data Flow Diagram (DFD) merupakan suatu bagian yang menggambarkan urutan
kerja/proses secara garis besar. Dengan diagram aliran data dapat dipahami bagaimana
sistem tersebut berjalan.
Bagian
Keuangan
Pegawai
------------------------------------------------------------
- Data Golongan
Biodata - Data Penggajian
pegawai
0
Bagian
Kepegawaian
Sistem Informasi
Mengirim pegawai
Slip Pegawai Penggajian
Pegawai
Gambar 4.2.4 : Diagram Konteks Sistem Pengolahan Penggajian Kepegawaian
Pegawai
Biodata
Bagian
Kepegawaian
Pegawai
Gaji Pegawai
1 Penggajian
- Data golongan
- Data penggajian
Info biodata pegawai
F1 Bagian F2 Golongan
F3 Pegawai
F4 Penggajian
2
Pembuatan
Laporan
- Laporan Penggajian Pegawai - Laporan Penggajian Pegawai
Perbulan
PIMPINAN
Gambar 3 Diagram Konteks Sistem Informasi Penggajian Pegawai
Madrasah Aliyah Negeri Binjai
5.2. ERD (Entity Relationship Diagram)
Entity Relationship Diagram adalah Entity Relationship yang berisikan komponen-
koponen himpunan entitas dan himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi
dengan atribut-atribut.
Relasi Antar Tabel
Id_gaji
Pegawai
NIP Nm_peg
Tgl_lahir
Almt
Jenkel
Agama
Kd_golongan
Kd_jabatan
NIP
menerima
Total_gaji
Gaji Pegawai
Id_gaji Waktu_gaji
Gaji pokok
Tunj_anak
Tunj_istri
Tunj_jabatan
Total_gaji
Status
Pendidikan
TMT
Gambar 4.2.4 Entity Relationship Diagram
5.3. Normalisasi
Merancang database merupakan sebagian hal yang penting pada tahap desain sistem
yaitu pada desain sistem secara terinci/detil. Database yang baik dibentuk melalui
teknik normalisasi.
Adapun tahap-tahap dalam melakukan normalisasi adalah sebagai berikut :
1. Unnormalized Relation.
Tahap ini yang dilakukan adalah Repeating Group, untuk menjadi first normal
form/1 Nf (pada tiap perpotongan kolom dan baris harus terdapat data value).
2. Normalized Relation (First Normal Form/1Nf)
Pada tahap ini yang dilakukan adalah Remove Partial Dependencies, untuk
menjadi second normal form/2Nf.
3. Second Normal Form (2Nf).
Pada tahap ini yang dilakukan adalah Remove Transtitive Dependencies, untuk
menjadi third normal form/3Nf.
4. Third Normal Form (3Nf).
Pada tahap ini yang dilakukan adalah Remove Remaining Anomalies Resulting
From Functional Dependencies untuk menjadi normal BCNF (bila setiap atribut
determinant merupakan candidat key).
5. Boyce-Codd Normal Form (BCNF)
Pada tahap ini yang dilakukan adalah Remove Multivalued Dependencies untuk
menjadi forth normal form/4Nf.
6. Fourth Normal Form (4Nf.)
Pada tahap ini yang dilakukan adalah Removing Remaining Anomalies untuk
menjadi fifth normal form/5Nf.
7. Fifth Normal Form (5Nf).
Pada tahap ini yang dilakukan adalah menghindari terjadinya Join Dependent
(relasi yang telah pecah/dibagi tidak dapat dikembalikan lagi).
Perancangan komunikasi data adalah suatu sistem bagi kebanyakan pengguna.
Bagaimana bagus atau buruknya rancangan, komunikasi data tersebut menjadi
gambaran dari sistem yang akan dirancang.
Tujuan dirancangnya komunikasi data ini adalah :
1. Menyesuaikan komunikasi data sesuai dengan tugasnya.
2. Mengefisienkan komunikasi data.
3. Memberikan arus balik yang tepat antara komunikasi data dengan pengguna.
4. Membangkitkan pertanyaan-pertanyaan mengenai komunikasi data yang dapat
dimanfaatkan.
5. Memperbaiki produktivitas dari pengetahuan pegawai.
Pada tahap analisis, komunikasi data dapat digunakan sebagai alat komunikasi
antara analisis sistem dengan pemakai sistem tentang data yang mengalir di sistem,
yaitu tentang data yang masuk ke sistem dan tentang informasi yang dibutuhkan oleh
pemakai sistem.
5.4 Flowchart Sistem
Adapun flowchart untuk perancangan output administrator yaitu :
Buka Halaman
Admin
Input User & Password
Status = Admin
Login Nama &
Pass Anda Salah
Tampilan Admin
Cancel
Gambar 3.3 flowchart login admin
Selanjutnya adalah, flowchart untuk perancangan output Halaman Utama yaitu :
Halaman Utama
Pilih Link yang ada
File
Laporan
Pencarian Laporan
tdk ditemukan
Gambar 3.4 flowchart Halaman Utama
Pengertian dan Tujuan Implementasi Sistem
Implementasi sistem adalah langkah-langkah atau prosedur-prosedur yang dilakukan
dalam menyelesaikan desain sistem yang telah disetujui, untuk menginstal, menguji
dan memulai sistem baru atau sistem yang diperbaiki.
Adapun tujuan dari implementasi sistem ini adalah sebagai berikut:
1. Menyelesaikan desain sistem yang telah disetujui sebelumnya.
2. Memastikan bahwa pemakai (user) dapat mengoperasikan sistem baru
3. Menguji apakah sistem baru tersebut sesuai dengan pemkai.
4. Memastikan bahwa konversi ke sistem baru berjalan yaitu dengan membuat
rencana, mengontrol dan melakukan instalasi baru secara benar.
6. Kesimpulan
Dalam penulisan Tugas Akhir ini telah diuraikan bagaimana perancangan sistem
Penggajian Pegawai pada Madrasah Aliyah Negeri Binjai. Maka dapat penulis
simpulkan :
1. Dengan dilakukannya pemakaian sistem informasi yang tepat terutama dalam
mengatasi masalah gaji pegawai maka hasil yang akan diperoleh dalam menangani
masalah tersebut akan jauh lebih cepat.
2. Sistem Informasi Penggajian Pegawai ini mudah dikarenakan ada proses peng-
updatean (edit, hapus, keluar) data yang diperlukan secara cepat, khususnya pada
peng-updatean penggajian pegawai.
7. DAFTAR PUSTAKA
Alam, M. Agus J. 2000. Manajemen Database dengan Microsoft Visual Basic Versi
6.0. Jakarta : PT. Elex Media Komputindo.
Al-Bahra
bin
Ladjamuddin.
B,
2004.
Konsep
Sistem
Basis
Data
dan
Implementasinya., Graha Ilmu, Yogyakarta.
Leong, Marlon. 2006. Dari Programmer untuk Programer Visual Basic. Yogyakarta :
Andi Yogyakarta.
Everest,Gordon C., 1986. Database Management,McGraw-Hill Book Company, New
York.
Korth, Henry F. dan Abraham Silberschatz, 1986. Database System Concepts,
McGraw-Hill, Inc., New York.
Mahyuzir, Tavri D. 2003. Analisa Perancangan Sistem Pengolahan Data. Jakarta: PT.
Elex Media Komputindo.
Tim Divisi Penelitian dan Pengembangan MADCOMS. 2005. Pemrograman Visual
Basic 6.0. Yogyakarta : Andi Yogyakarta.