iso 9001:2008 hasil kuliah kerja
TRANSCRIPT
IMPLEMENTASI AUDIT DAN PENDOKUMENTASIAN FILE
AUDIT SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2008
DI PT. CAMPINA ICE CREAM INDUSTRY
SURABAYA
Oleh
POPPY NAZMI CHRISTANTI
NIM 091710101084
Dosen Pembimbing KK
Dr. BAMBANG HERRY PURNOMO, S.TP., M.Si
UJIAN KULIAH KERJA
Jember, 5 November 2012
JURUSAN TEKNOLOGI HASIL PERTANIAN
FAKULTAS TEKNOLOGI PERTANIAN
UNIVERSITAS JEMBER
2012
BAB 1. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Persaingan industri makin pesat dlm
skala nasional dan internasional
Strategi persaingan dg kompetitor yaitu
persyaratan mutu dan standar
internasional, shg MENANG
KEPUASAN KONSUMEN
PT Campina Ice Cream Indsutry,
berupaya menghasilkan produk
berkualitas sesuai dg Standar mutu dg
penerapan TQM mengacu pada (SNI
01-3713-1995 dan ISO 9001:2008)
Perlu mengetahui implementasi audit
dan pendokumentasian file
assessment manajemen mutu ISO
9001 : 2008 di perusahaan tsb.
STRATEGI
1.2 Tujuan
1.2.1 Tujuan Umum
Pemahaman praktek dan
konsep TQM di PT. Campina
Ice Cream Industry.
Pengetahuan mengenai SMM
di perusahaan PT. Campina
Ice Cream Industry.
Wawasan ttg kondisi
penerapan SMM dlm industri
berskala nasional
Mental dalam dunia kerja
BAB 1. PENDAHULUAN
1.2.2 Tujuan Khusus
• Prosedur memperoleh sertifikat
ISO 9001 : 2008
• Implementasi audit sistem
manajemen mutu ISO 9001 : 2008
di perusahaan
• Cara pendokumentasian
terstruktur file audit sistem
manajemen mutu yg dilakukan
oleh perusahaan
1.3 Manfaat
BAB 1. PENDAHULUAN
Mahasiswa : Pengetahuan, pengalaman, wawasan dlm implementasi audit & pendokumentasian file audit SMM ISO 9001:2008
Perusahaan : masukan & sharing ilmu kpd mahasiswa
FTP : dpt terjalin kerja sama yg baik antara instansi pnddkn dg perusahaan
BAB 2. TINJAUAN PUSTAKA
Standar, Standarisasi, dan Sertifikasi Mutu
Standar mutu adl paduan sifat2 barang/jasa & sistem manajemennya yg sesuai dengan kebutuhan pelanggan.
* Sbg tolok ukur mutu produk
Standardisasi mutu
spesifikasi teknis yg dibuat bersama dari hasil konsensus yg implementasinya kontinyu.
Dirangkum dokumen
*conformance pengakuan berupa sertifikasi
Sertifikasi mutu
rangkaian kegiatan utk memberikan
pengakuan formal kepada pelaku dg
penerbitan sertifikat yg telah memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan
(Deptan RI, 2004)
BAB 2. TINJAUAN PUSTAKA
Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008…
SMM
Kesatuan bbg komponen (prosedur, struktur org, kebijakan,dsb) utk mllkukan aktivitas yg mempengaruhi mutu produk&playanan yg dihasilkan.
Standar SMM ISO 9001
Dikeluarkan oleh International Organization for Standardization, sbg jaminan konsistensi & kualitas suatu industri.
*berisi persyaratan2 yg harus dipenuhi oleh orgnisasi.
BAB 2. TINJAUAN PUSTAKA
Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008…
Mendapatkan
sertifikat ISO
9001:2008
(Gasperz, 1997)
Komitmen dr Top Manajemen
Membentuk Koord. ISO
Mempelajari standar &
kebutuhan ISO
Pelatihan ISO semua staf
Tinjauan ulang manajmn
thdp hal2 pemenuhan
syarat
Identifikasi pelaksanaan yg
ditulis dlm dokumen level
Implementasi sistem 3-6bln
Audit Internal dr Tim ISO
Memilih Lembaga
Sertifikasi yg sesuai
kebutuhan & bonafid
Audit Utama
LULUS
dr auditor
BAB 2. TINJAUAN PUSTAKA
• Keterkaitan erat
• Perusahaan yg ber-ISO 9000 bersamaan menerapkan prinsip TQM
• Meningkatkan komitmen, koordinasi, & tggjwb manajmen
• TQM : pendekatan mutu yg melebihi ISO 9000
Hub.TQM dg ISO 9000
BAB 3. METODOLOGI PENELITIAN
3.1 Tempat dan
Waktu Kegiatan 3.1.1 Tempat Kegiatan
Di PT. Campina Ice
Cream Industry, Rungkut –
Surabaya
3.1.2 Waktu Kegiatan
Mulai 2 – 31 Juli
2012 dan briefing awal
tanggal 29 Juni 2012.
3.2 Metode Pelaksanaan 3.2.1 Studi Lapang
a. Observasi (pengamatan lgsg obyek di
bbrp departmen dan cara pendokumentasian
file audit ISO 9001: 2008)
b. Interview
Document controlller di Departement QS
(Quality System) dan Kepala QS
c. Orientasi
Ikut serta belajar dalam pendokumentasian
file audit SMM
3.2.2 Studi Pustaka
Mempelajari literatur dan dokumen
yg berhubungan dg topik, seperti: MM, SOP,
WI, Form –form…
BAB 4. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Sejarah Singkat
PT. Campina Ice Cream Industry didirikan 22 Juli 1972 oleh Darmo Hadi Pranoto dan istri dengan nama CV. Pranoto.Perusahaan ini berstatus PMDN. Pd 1994 bergabung dg PT.Ultra Jaya & mengganti nama menjadi yg skrg.
Struktur organisasi
Tipe Garis, dg pembagian wewenang
dr atasan-workers
Tenaga Kerja
±500 org
1.Status pekerja (tetap & tdk tetap)
2.Waktu Kerja (shift & non-shift)
Pemasaran Produk: seluruh Indonesia
Produknya berdasarkan mesin;
-Ria&Rollo : es stick
-Horn&illig : es cup
-Hoyer : Bazooka & Heart
BAB 5. PEMBAHASAN
5.1 Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 di Campina
Mendapatkan sertifikat ISO 9001:2008 Maret 2011
Campina harus memenuhi 8 Klausul SMM ISO 9001:2008
1. Ruang Lingkup
2. Acuan Normatif
3. Istilah dan Definisi
4. Sistem Manajemen Mutu
5. Tanggung Jawab Manajemen
6. Manajemen / Pengelolaan Sumberdaya
7. Realisasi Produk
8. Pengukuran, Analisis, dan Perbaikan
3 tahun Masa berlaku
SERTIFIKAT ISO 9001:2008
di Campina
Surveillence
Audit
Auditor eksternal,
tiap 6 bln
Memperpanjang
sertifikat
Re-audit oleh
tim auditor
5.2 Upaya Memperoleh Sertifikat ISO
9001:2008
Gimana
yaa???
Persiapan (Prepare)
Membuat Quality
Policy
TAHAPAN CQMS (Campina Quality Management System)
Kebijakan2 sbg acuan,
target market,&langkah
pengembangan org.
Kebijakan mutu, Visi-
Misi yg mengutamakan
Kepuasan Konsumen
Kebijakn Mutu tidak
hanya menjadi
“pajangan” tp hrs
dilaksanakan sluruh
elemen perusahaan
Membuat QSHE
Quality System Dept.
membantu dalam
membuat Business
Process Map,
Kebijakan K3
Tujuan BPM
mengetahui hub. Slruh
dept. mulai dari
identifikasi keinginan
pelanggan hgg dihasilkan
Finished Good &
memenuhi kepuasan
pelanggan
Membuat Quality PlaN
• Dokumen ttg kriteria
mutu tiap kegiatan &
uji yg dilakukan QC
Membuat Quality
Objective
Membuat KPI
(Key Performance
Indicator)
Sbg sasaran mutu
utk mencapai
suatu
target/standart yg
dihitung dlm
prosentase.
Persiapan (Prepare)
TAHAPAN CQMS (Campina Quality Management System)
Dokumentasi
PRE - AUDIT
Komitmen dr Top Manajemen
Membentuk Koord. Tim
ISO (Dept.QS)
Mempelajari standar &
kebutuhan ISO. Slruh
elemen hrs paham &
menerapakn SMM ISO
Pelatihan ISO scr periodik
dismua level karyawan (HRD)
Tinjauan awal manajmn thdp
hal2 pemenuhan syarat.
(pendokumentasian &
dilapang))
Implementasi sekurang-
kurangya 3bln
Audit Internal dr Tim ISO
Memilih Lembaga
Sertifikasi yg sesuai
kebutuhan & bonafid
Audit Utama
MEAN AUDIT (AUDIT UTAMA)
1. Kegiatan Audit Lapang
Opening : seluruh
manajemen perusahan, Tim
ISO, Auditor
Pengumpulan bukti di lapang,
shg didapatkan fakta audit
Closing
Pelaporan hasil audit
Penjelasan tindak lanjut koreksi
Tinjau Dokumen
dan implementasi
di lapang
Jk ada temuan
audit finding
MAJOR, hrs
diperbaiki dan
dilakukan re-audit/
audit ulang
MEAN AUDIT (AUDIT UTAMA)
2. Penyerahan Sertifikat ISO
9001:2008
Auditor memberikan
sertifikat 2mggu-1bln
Jika perusahaan memenuhi
2 syarat wajib:
*min.3bln penerapan SMM
*Lulus audit sertifikasi
MEAN AUDIT (AUDIT UTAMA)
SUREVEILLANCE AUDIT
Dilakukan periodik 6-
12bln oleh Auditor
Eksternal
BVQI (Bureau Veritas
Quality Improvement) hgg
masa berlaku sertifikat
ISO 9001 : 2008 berakhir
yakni 3 tahun.
2stage audit:
Dokumentasi &
Penerapan di Lapang
JENIS TEMUAN
KETIDAKSESUAIAN
Mayor
tidak melakukan atau menerapkan
standar ISO 9001 : 2008 tanpa
alasan
SOP ada tetapi tidak dilakukan sama
sekali
Minor
tidak konsisten atau kontinyu
Observasi
Auditor hanya memberikan saran
atau masukan saja terkait temuan
audit di lapang.
5.3 Pendokumentasian File Audit Sistem
Manajemen Mutu ISO 9001 : 2008
Sistem Pengkodean Dokumen
- 4 Level dokumen
- Ket:
A : jenis/level dok.
X : Institusi/perusahaan/lembaga
B : nama dept. yg mengeluarkan dok.
C : Nomor urut SOP (misal : 02, 03, dst)
D : Nomor urut WI yang menjelaskan urutan dokumen
E : Nomor urut formulir yang menjelaskan urutan dokumen
A.X. B. C. D. E
Pengesahan Dokumen disusun oleh Document Controller
(DC) direview oleh Management
Representative (MR) dan disetujui
oleh pejabat berwenang
Disetujui 1bln sjk dikeluarkan
Cetak ulang >1bln bln disetujui
Pengecualian..!! (disusun MR dan
disahkan MC)
- SOP.CMPI.MGT.02 : Pengendalian
Dokumen, Data, dan Catatan Mutu
- SOP.CMPI.MGT.03 : Correction,
Corrective, dan Preventive Action
- SOP.CMPI.MGT.04 : Identifikasi
Produk dan Kemampuan Telusur
Pengontrolan Dokumen
Dokumen Master dan Terkontrol • Master dok.asli + stempel MASTER dipojok kanan atas
+ ttd pnyusun + pemeriksa + pengesah
• Terkontrolcopyfile dok.master + watermark TERKONTROL
Pengetikan dan Perubahan Dokumen
•Oleh DC, mengacu SOP dan ada pengisian form permintaan perubahan
Pengontrolan Dokumen
Updating Dokumen
Verifikasi dok. tiap 3bln
oleh DC dan department
terkait mengecek
kesesuaian penggunaan
dokumen di lapang dengan
dokumen master.
Tak sesuai DC menarik
& mengganti dok.update
Pemusanahan Dokumen
Pemusanahan Dokumen (cont..)
Dokumen OBSOLETE yang akan
Dimusnahkan
Pemusanahan Dokumen
DC menyimpan 1 dok. OBSOLETE sebagai arsip & dicap “DIMUSNAHKAN” maks. 3bln sejak dicap revisi update
Pemusnahan Dokumen dengan Paper Shredder
Dokumen yg
sudah
dimusbahkan
All Dept. a. Klausul
5.4.1sasaran
dept.kegiatan2,
pencapaian
program,dll
b. klausul 4.2.3 dan 4.2.4 Pengendalian
doc. & record
5.4 Implementasi Sistem Manajemen Mutu
ISO 9001 : 2008
1. R&D
Sllu melakukan inovasi produk utk
memenuhi permintaan konsumen ).
Ex: Luve Litee (vegan)
2. QS
Mengendalikan dokumen internal
perusahaan (4 level dok.)
4. HRD : pngelolaan SDM
optimal
5. Plant Control : personel tim
audit internal prusahaan per
6bln, pelaksana Klausul 8.2.2
audit internal
6. Logistik : pemeliharaan
produk, penyimpanan bb &produk jd klausul 7.5.5.
menerapkan sistem FIFO
dan FEFO.
3. QC : pengendalian mutu
produk scr menyeluruh.
5.4 Implementasi Sistem Manajemen Mutu
ISO 9001 : 2008
BAB 6. PENUTUP
Kesimpulan
1. SMM ISO 9001:2008 mrp kesatuan komponen (prosedur, kebijakan
mutu, quality plan, struktur org,dll)
2. PT Campina Ice Cream Industry dalam upaya memperoleh sertifikat ISO 9001:2008 melalui 3 tahap : persiapan (tahapan CQMS), pre-audit, dan mean audit.
3. Cara pendokumentasian file audit sistem manajemen mutu ISO 9001 : 2008 terdiri dari 4 level dokumen yaitu : Manual Mutu, Prosedur (SOP), Instruksi (Working Instruction), Form – form
4. Sistem pengkodean dokumen mengacu pada kebijakan perusahaan berdasarkan kemudahan memahami dan mengendalikan dokumen tersebut yang semuanya dikendalikan oleh Document Controller (DC).
5. Implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001: 2008 diterapkan diseluruh tingkatan karyawan dan department.