6

Menyebutkan bahwa untuk mencapai suatu sasaran (Objective) Goal

biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran

dalam ruang lingkup yang lebih sempit.

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu. Selain

karakteristik sistem juga dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut

pandang.

2. Karakteristik Sistem

Karakteristik sistem atau sifat-sifat tertentu, yang mencirikan bahwa hal

tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem. Adapun karakteristik yang

dimaksud adalah sebagai berikut :

a. Komponen Sistem (Component System)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling

berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu

kesatuan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih

besar dapat disebut dengan Supra system. Dan apabila perusahaan di

pandang sebagai suatu sistem, maka sistem akuntansi adalah

subsistemnya. Kalau sistem akuntansi dipandang sebagai suatu

sistem maka perusahaan adalah Supra system dan industri adalah

supra dari Supra system.

b. Batas Sistem (Boundary)

Setiap sistem mempunyai batas sistem yang merupakan daerah yang

membatasi antara suatu sistem dengan sistem lainnya atau dengan

lingkungsn lainnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem

7

dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan

ruang lingkup (Scope) dari sistem tersebut.

c. Lingkungan Luar Sistem (Environment)

Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari

sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar yang

menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian

harus dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan

harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan mengganggu

kelangsungan hidup dari sistem.

d. Penghubung Sistem (Interface)

Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem

dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan

sumber-sumber daya mengalir dari subsistem ke subsistem yang

lainnya.

e. Masukan Sistem (Input)

Masukan adalah energi yang dimasukan ke dalam sistem. Masukan

dapat berupa masukan perawatan (Maintenance Input) dan masukan

sinyal (Signal Input). Maintenance Input adalah energi yang

dimasukan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal Input

adalah energi yang diproses untuk didapatkan pengeluaran.

f. Keluaran Sistem (Output)

Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan

menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.

8

g. Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan

merubah masukan menjadi keluaran.

h. Sasaran Sistem (Objectives)

Sasaran dari suatu system dapat menentukan sekali masukan yang

dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu

sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.

3. Klasifikasi Sistem

Selain karakteristik yang telah dijelaskan diatas sistem juga dapat

diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya adalah

sebagai berikut:

a. Sistem diklasifikasikan sebagai Sistem Abstrak (Abstract System)

dan Sistem Fisik ( Physical System).

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide

yang tidak tampak secara fisik. Sedangkan sistem fisik adalah sistem

yang ada secara fisik.

b. Sistem diklasifikasikan sebagai Sistem Alamiah (Natural System)

dan Sistem Buatan Manusia (Human Made System).

Sistem Alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam,

tidak dibuat manusia. Dan Sistem Buatan Manusia adalah sistem

yang dirancang oleh manusia.

c. Sistem diklasifikasikan sebagai Sistem Tertentu (Deterministic

System) dan Sistem Tidak Tentu (Probabilistic System). Sistem

Tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat

9

diprediksi. Sistem Tidak Tentu adalah sistem yang kondisi masa

depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur

probabilistik.

d. Sistem diklasifikasikan sebagai Sistem Tertutup (Closed System) dan

Sistem Terbuka (Open System).

Sistem Tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan

tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem Terbuka

adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruhi dengan

lingkungan luarnya. Sistem yang baik harus dirancang sedemikian

rupa, sehingga secara relatif tertutup karena sistem tertutup akan

bekerja secara otomatis dan terbuka hanya untuk pengaruh yang baik

saja.

B. Informasi

1. Pengertian Informasi

Suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh,

kerdil dan akhirnya berakhir. Karena informasi ibarat darah yang

mengalir didalam tubuh organisasi, sehingga informasi ini sangat

penting didalam suatu organisasi. Pengertian informasi itu sendiri akan

dijelaskan didalampenulisan KKP ini.

Pengertian informasi menurut Robert N. Anthony dan Dearden,

Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna

dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

10

Selain pengertian diatas George H. Bodnar dan Williams Hopwood,

Informasi adalah data yang berguna yang diolah sehingga dapat

dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat.

Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari

bentuk tunggal datem atau data-item. Data adalah kenyataan yang

menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-

kejadian adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Data merupakan

bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak, sehingga

perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk

dihasilkan informasi.

2. Kualitas Informasi

Kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal yaitu seperti yang

akan dijelaskan dibawah ini;

a. Akurat (Accurate)

Akurat bagi informasi berarti harus bebas dari kesalahan-kesalahan

dan tak bisa atau menyesatkan.

b. Tepat Waktu (Time Lines)

Yang dimaksud dengan tepat pada waktunya adalah informasi yang

datang pada penerimanya tidak boleh terlambat.

c. Relevan (Relevance)

Relevan berarti informasi tersebut mempunyai mamfaat pemakainya.

11

3. Nilai Informasi

Nilai dari informasi ditentukan dari dua hal, yaitu mamfaat dan biaya

mendapatkannya. Suatu informasi bernilai bila mamfaatnya lebih efektif

dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.

Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen didalam

pengambilan keputusan. Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi

(Information System).

C. Sistem Informasi

1. Pengertian Sistem Informasi

Sistem Informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang

mempertemukan pengolahan transaksi harian. Mendukung operasi

bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan

menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang

diperlukan.

2. Pengertian Sistem Informasi Manajemen

Sistem Informasi Manajemen (Management Information System atau

MIS) merupakan penerapan sistem informasi didalam organisasi untuk

mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan

manajemen.

Menurut George M. Scoot, SIM adalah kumpulan dari interaksi-

interaksi sistem informasi yang menyediakan informasi baik untuk

kebutuhan manajerial maupun kebutuhan operasi.

12

Menurut Gordon B. Davis, SIM adalah sistem manusia atau mesin yang

menyediakan informasi untuk mendukung operasi, manajemen dan

fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi.

D. Normalisasi

Normalisasi adalah suatu tehnik yang menstrukturkan data dalam bentuk

cara tertentu untuk membantu mengurangi atau mencegah timbulnya masalah

yang berhubungan dengan pengolahan data dalam database. Proses normalisasi

merupakan proses pengelompokkan elemen menjadi table yang menunjukkan

entity dan relasi.

Sebelum mengenal lebih jauh mengenai normalisasi ada beberapa konsep

yang perlu diketahui lebih dulu seperti field, atau atribut kunci dan

ketergantungan kunci. Ada beberapa fungsi macam kunci yang digunakan untuk

proses pencarian, penyaringan, hapus dan lain-lain yang biasa digunakan

didalam pengolahan database yaitu ;

1. Kunci Kandidat (Candidate Key)

Yaitu satu atribut atau satu set minimal atribut yang

mengidentifikasikan secara unik suatu kejadian spesifik dari suatu

entity. Jika satu kunci kandidat berisi lebih dari satu atribut, maka

disebut kunci campuran atau Composite key.

13

2. Kunci Primer (Primary Key)

Yaitu satu atribut atau satu set minimal atribut yang tidak hanya

mengidentifikasikan secara unik suatu kejadian spesifik, tetapi juga

dapat mewakili setiap kejadian dari suatu entity.

3. Kunci Alternatif (Alternate Key)

Yaitu kunci kandidat yang tidak terpilih sebagai kunci primer.

4. Kunci Tamu (Foreign Key)

Yaitu satu atribut atau satu set atribut yang melengkapi satu hubungan

yang menunjukkan keinduknya. Kunci tamu ditemoatkan pada entity

anak dan sama dengan kunci primer induk direlasikan. Hubungan antra

entity induk dengan anak adalah hubungan satu lawan banyak (One To

Many Relationship).

5. Kunci Super (Super Key)

Kunci Super adalah himpunan dari satu atau lebih entity yang dapat

digunakan untuk mengidentifikasikan secara unik dalam Entitas set.

Pada proses normalisasi ini perlu dikenal lebih dulu definisi dari tahapan

normalisasi yaitu sebagai berikut ;

1. Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form)

Bentuk inimerupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada

keharusan mengikuti suatu format tertentu, dapat saja data tidak

lengkap atau terduplikasi. Data dikumpulkan apa adanya sesuai

dengan saat kedatangannya.

14

2. Bentuk Normal Kesatu (First Normal Form/1NF)

Mempunyai ciri yaitu setiap data dibentuk dalam Flat file dengan

setiap field berupa “Atomic value”, tidak ada set atribut yang

berulang atau bernilai ganda (Multivalue).

3. Bentuk Normal Kedua (Second Normal Form/2NF)

Mempunyai syarat yaitu bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk

1NF dan atribut bukan kunci bergantung fungsi dengan Primary key.

4. Bentuk Normal Ketiga (Third Normal Form/3NF)

Relasi haruslah dalam bentuk normal kedua dan semua atribut yang

bukan primer tidak punya hubungan yang transitif. Dengan kata lain,

setiap atribut bukan kunci haruslah bergantung hanya pada Primary

key secara menyeluruh.

5. Bentuk BCNF (Boyce Code Normal Form)

Mempunyai paksaan yang lebih baik dari bentuk 1NF, untuk

menjadi BCNF relasi harus dalam bentuk 1NF dan setiap atribut

harus bergantung fungsi pada atribut Super key.

6. Bentuk Normal Keempat (Fourth Normal Form/4NF)

Relasi adalah bentuk 4NF jika relasi tersebut juga termasuk BCNF

(Boyce Code Normal Form) dan semua ketergantungan Multivalue

adalah juga ketergantungan fungsional.

15

7. Bentuk Norma Kelima (Fifth Normal Form/5NF)

Disebut juga PJNF (Projection Join Normal Form) dari 4NF,

dilakukan dengan menghilangkan ketergantungan join yang belum

merupakan kunci kandidat.

E. Struktur Kode

1. Pengertian dan Tujuan

Struktur kode adalah suatu bentuk struktur yang berfungsi untuk

mempermudah dan mengklasifikasikan data. Tujuan pembuatan struktur

kode dalam perancangan program berfungsi untuk mempermudah

mengklasifikasi data, memasukkannya kedalam komputer dan untuk

mengambil bermacam-macam informasi yang berhubungan dengannya.

Kode dapat berupa kumpulan angka dan karakter khusus.

2. Petunjuk Pembuatan Kode

Syarat-syarat yang harus diperhatikan dalam pembuatan struktur kode

adalah sebagai berikut ;

a. Harus mudah diingat

Dilaksanakan dengan cara menghubungkan kode tertentu dengan

objek yang diwakili dengan kodenya.

b. Harus unik

Kode harus unik untuk masing-masing item yang diwakilinya. Unik

berarti tidak ada kode yang kembar.

16

c. Harus fleksibel

Kode harus fleksibel sehingga memungkinkan perubahan-perubahan

atau penambahan item baru dapat tetap diwakili oleh kode.

d. Harus efisien

Kode harus sependek mungkin, selain mudah diingat juga akan

efisien bila direkam disimpanan luar komputer.

e. Harus konsisten

Kode harus konsisten dengan kode yang telah dipergunakan.

f. Harus distandarisasi

Kode harus distandarisasiuntuk seluruh tingkatan dan departemen

dalam organisasi. Kode yang tidak standar akan mengakibatkan

kebingungan,salah pengertian, dan cenderung terjadi kesalahan

pemakaian bagi yang menggunakan kode tersebut.

g. Dihindari penggunaan spasi

Spasi didalam kode harus dihindari karena menyebabkan kesalahan

didalam menggunakannya.

h. Hindari karakter yang mirip

Karakter-karakter yang hampir serupa bentuk dan bunyi

pengucapannya sebaiknya tidak dipergunakan dalam kode.

i. Panjang kode harus sama

Masing-masing kode yang sejenis harus mempunyai panjang yang

sama.

17

Struktur kode yang dipakai dalam aplikasi pemrograman ini yaitu ;

a. Kode Mnemonik (Mnemonic Code)

Kode mnemonik dibuat atas dasar singkatan atau mengambil

sebagian karakter dari item yang akan diwakili dengan kode ini.

Umumnya kode mnemonik menggunakan huruf, akan tetapi ada juga

yang menggunakan gabungan huruf dan angka.

b. Kode Urut (Sequential Code)

Kode urut disebut juga dengan kode seri (Serial Code) merupakan

kode yang serialnya urut antara satu kode dengan kode berikutnya.

c. Kode Blok (Block Code)

Kode blok mengklasifikasikan kode kedalam kelompok blok tertentu

yang mencerminkan satu klasifikasi tertentu atas dasar pemakaian

maksimum yang diharapkan.

d. Kode Group (Group Code)

Kode group merupakan kode yang berdasarkan field-field dan tiap-

tiap field kode mempunyai arti tertentu.

e. Kode Desimal (Decimal Code)

Mengklasifikasikan kode atas dasar 10 unit angka dimulai dari angka

nol sampai dengan Sembilan atau dari 00 sampai dengan 99

tergantung banyaknya kelompok.

18

2.2 Peralatan Pendukung (Tool System)

A. Diagram Alir Data (DAD)

1. Pengertian DAD

Diagram alir data adalah suatu rangkaian (Network) yang

menggambarkan suatu sistem otomatis, manual atau gabungan keduanya

yang merupakan penggambaran langsung dari suatu prosedur atau

proses yang terjadi di dalam sistem.

2. Komponen Dasar DAD

a. Arus Data (Data Flow)

Arus data mengalir diantara proses, simpanan data dan kesatuan luar.

Arus data ini menunjukkan arus data dapat berupa masukan untuk

sistem atau hasil dari proses sistem.

b. Proses (Process)

Proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin

atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk kedalam proses

untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses.

c. Simpanan Data (Data Store)

Simpanan data digunakan untuk menggambarkan arus data yang

sudah disimpan atau diarsipkan.

d. Entitas Luar (External Entity)

Merupakan sumber atau tujuan data. Dapat berupa orang, bagian dari

organisasi atau sistem lainnya yang berada dilingkungan luarnya

yang akan menerima output dan memberi input.

19

3. Tahapan-tahapan DAD

DAD terdiri dari beberapa diagram yang masing-masing

menggambarkan tingkatan proses yang terdapat dalam sistem yang

digambarkannya. Penjelasan tentang tahapan-tahapan DAD akan

dijelaskan sebagai berikut;

a. Diagram Konteks (Context Diagram)

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data

yang akan diproses atau dengan kata lain diagram tersebut untuk

menggambarkan system secara umum atau global dari keseluruhan

sistem yang ada.

b. Diagram Nol (Overview Diagram)

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses lebih

terinci dari diagram konteks.

c. Diagram Detail

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih

mendetail lagi dari tahapan proses yang ada didalam diagram nol.

4. Atuaran Pembuatan DAD

Didalam pembuatan DAD terdapat aturan main atau ketentuan yang

baku dan berlaku dalam penggunaan untuk membuat sistem, yaitu

sebagai berikut;

a. Didalam DAD tidak boleh menghubungkan antara Eksternl entity

dengan Eksternal entity lainnya secara langsung.

20

b. Didalam DAD tidak boleh menghubungakan Data store yang satu

dengan Data store lainnya secara langsung.

c. Didalam DAD tidak boleh diperkenankan menghubungkan Data

store dengan Eksternal entity secara langsung.

d. Setiap proses harus ada Data flow yang masuk dan ada juga Data

flow yang keluar.

B. Kamus Data (Data dictionary)

1. Pengertian Kamus data

Kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan

informasi dari suatu sistem informasi. Dengan menggunakan kamus

data, analis sistem dapat didefinisikan data yang mengalir disistem

dengan lengkap. Kamus data dibuat pada tahap analis sistem dan

dipergunakan baik pada tahap analis maupun pada tahap perancangan

sistem. Pada tahap analis, kamus data dapat dipergunakan sebagai alat

komunikasi antara analis system dengan pemakai sistem tentang data

yang mengalir disistem, yaitu tentang data yang masuk ke sistem dan

tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai sistem. Pada tahap

tahap perancangan sistem, kamus data dipergunakan untuk merancang

input, merancang laporan-laporan dan database. Kamus data dibuat

berdasarkan arus data yang ada didalam Diagram Alir Data (DAD).

Arus data didalam Digram Alir Data (DAD) sifatnya adalah global.

21

Hanya ditujukan nama arus datanya saja. Kamus data harus dapat

mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang dicatat.

2. Isi Kamus Data

Dalam perancangan sebuah sistem, kamus data dibuat berdasarkan arus

data yang ada di DAD. Dikarenakan arus data bersifat global, maka

keterangan lebih lanjut tentang struktur data dari suatu arus data

ditengkan secara terinci dalam kamus data. Untuk itulah maka kamus

data harus berisi hal-hal dibawah ini;

a. Arus Data

Arus data menunjukkan darimana data mengalir dan kemana akan

menuju.

b. Nama Arus Data

Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di

DAD, maka arus data harus dicatat di kamus data.

c. Tipe Data

Tipe data menunjukan bahwa arus data dapat mengalir dari hasil

suatu proses ke proses lainnya yang biasanya berbentuk laporan serta

dokumen hasil cetakan komputer.

d. Struktur Data

Struktur data menunjukkan arus data yang dicatat dikamus data

terdiri dari item-item saja.

22

e. Alias

Alias atau nama lain dari data dapat dituliskan bila nama lain ada,

jika tidak maka tidak perlu dituliskan.

f. Volume

Volume yang harus dicatat adalah volume rata-rata arus data yang

harus mengalir dalam periode waktu tertentu dan volume puncak

atau volume terbanyak.

g. Periode

Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini dan

digunakan untuk mengidentifikasikan, kapan input data harus

dimasukkan ke sistem, kapan proses harus dilakukan dan kapan

laporan harus dihasilkan.

h. Penjelasan

Penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus

data tersebut.

i. Bentuk Data

Bentuk dari data perlu dicatat karena dapat digunakan untuk

mengelompokkan kamus data kedalam kegunaannya sewaktu

perancangan sistem.

23

3. Notasi Kamus Data

Dalam pembangunan sebuah program, biasanya kamus data hanya

menjelaskan tentang struktur data yang dipakai dalam program tersebut.

Untuk menjelaskan informasi tentang struktur data yang dipakai maka

biasanya digunakan notasi-notasi tertentu.

Notasi atau simbol yang digunakan dibagi menjadi dua macam yaitu

sebagai berikut ;

a. Notasi Tipe Data

Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi format input

maupun output suatu data. Notasi yang umum digunakan antara lain

adalah :

Tabel II.1. Notasi Tipe Data

NOTASI ARTI

X Setiap Karakter

9 Angka Numerik

A Karakter Alphabet

Z Angka Nol ditampilkan sebagai spasi kosong

. Titik, sebagai pemisah ribuan

, Koma, sebagai pemisah pecahan

- Hypen, sebagai tanda penghubung

/ Slash, sebagai tanda pembagi

24

b. Notasi Struktur Data

Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data.

Dimana notasi yang umum digunakan adalah sebagai berikut ;

Tabel II.2. Notasi Struktur Data

NOTASI ARTI

= Terdiri dari

+ Dan (And)

( ) Pilihan (Boleh Ya atau Tidak)

{ } Iterasi (pengulangan proses)

[ ] Pilih salah satu pilihan

| Pemisah pilihan didalam tanda [ ]

* Keterangan atau catatan

@ Petunjuk (Key Field)