institut pertanian dokumen level kode : bogor prosedur...

Hal 8 dari 80 Rektor

DOKUMEN LEVEL Prosedur Operasional Baku

KODE : POB-SPs 02

JUDUL

Pendaftaran Ulang Mahasiswa

TANGGAL DIKELUARKAN 1 Maret 2006

AREA Sekolah Pascasarjana

NO.REVISI : 00

LATAR BELAKANG Pendaftaran ulang bagi mahasiswa SPs-IPB yang telah terdaftar wajib dilakukan sebelum kegiatan akademik pada setiap semester dimulai. Berdasarkan pendaftaran ulang ini, dapat ditentukan status mahasiswa yang bersangkutan pada semester tersebut: aktif, tidak aktif, atau mengundurkan diri. Sebagai bukti bahwa seorang mahasiswa telah mengikuti kegiatan pendaftaran ulang adalah penandaan baru pada kartu tanda mahasiswa (KTM) dan formulir rencana studi (FRS) yang telah disahkan (diotorisasi) sebagai syarat untuk mengikuti kegiatan akademik. Seluruh kegiatan ini dilaksanakan di SPs-IPB. Kegiatan pendaftaran ulang mahasiswa bermanfaat bagi pengelola kegiatan akademik pada tingkat rumah induk (homebase) dan program studi sebagai salah satu alat untuk memantau perkembangan studi mahasiswa. TUJUAN 1. Memberikan acuan bagi pelaksanaan kegiatan pendaftaran ulang mahasiswa pascasarjana di SPs-IPB. 2. Menciptakan kejelasan mekanisme, keteraturan dan ketertiban dalam pelaksanaan kegiatan pendaftaran

ulang mahasiswa pasacasarjana. 3. Sebagai landasan untuk memberikan pelayanan akademik dan administrasi kepada mahasiswa. 4. Membantu perencanaan penjadwalan kuliah dan memudahkan pemantauan perkembangan studi mahasiswa. ACUAN 1. Keputusan Mendiknas No. 212/U/1999 tentang Pedoman penyelenggaraan Program Doktor. 2. Keputusan Mendiknas No. 184/U/2001 tentang Pedoman Pengawasan – Pengendalian dan pembinaan

Program Diploma, Sarjana dan Pascasarjana di Perguruan Tinggi. 3. Keputusan Majelis Wali Amanat IPB No. 17/MWA-IPB/2003 tentang Anggaran Rumah Tangga IPB. 4. Keputusan Senat Akademik IPB No. 20/I/KEP/SA/2003 tentang Kebijakan Dasar Pendidikan IPB. 5. Keputusan Senat Akademik IPB No. 24/I/KEP/SA/2003 tentang Kebijakan Pendidikan Pascasarjana. PERSYARATAN DAN TAHAPAN 1. Pendaftaran ulang wajib dilakukan oleh semua mahasiswa yang masih terdaftar di SPs-IPB dan memiliki

KTM yang masih berlaku. 2. Semua tahapan kegiatan pendaftaran ulang dilaksanakan pada periode waktu yang ditetapkan oleh SPs-IPB. 3. Mahasiswa mengambil surat tagihan biaya pendidikan di loket keuangan SPs-IPB. 4. Mahasiswa membayar biaya pendidikan sesuai tagihan di Bank yang ditunjuk dengan nomor rekening yang

telah ditentukan. 5. Mahasiswa yang belum dapat membayar biaya pendidikan pada waktu yang ditetapkan dapat mengajukan

penundaan kepada Pimpinan SPs-IPB dengan alasan yang dapat dipertangung jawabkan. 6. Mahasiswa menyerahkan bukti pembayaran biaya pendidikan yang sah dan KTM yang masih berlaku di

loket yang telah ditentukan.

INSTITUT PERTANIAN BOGOR



KODE : POB-SPs 02

JUDUL




NO.REVISI : 00

7. Mahasiswa menerima KTM aktif dan formulir rencana studi yang telah diotorisasi di loket yang telah

ditentukan. 8. Mahasiswa mengisi formulir rencana studi setelah berkonsultasi dengan komisi pembimbing. Apabila belum

mempunyai komisi pembimbing, pengisian FRS dikonsultasikan dengan ketua program studi. 9. Mahasiswa mengembalikan FRS yang telah disetujui oleh ketua komisi pembimbing dan atau ketua program

studi pada periode waktu yang telah ditetapkan oleh SPs-IPB. 10. Untuk mahasiswa yang sedang melakukan kegiatan akademik di luar kota Bogor dan tidak memungkinkan

untuk melakukan pendaftaran ulang sendiri dapat mewakilkan kepada orang lain sesuai dengan ketentuan di atas.

11. SPs-IPB akan menyerahkan daftar sementara mata kuliah dan jumlah mahasiswa peserta kuliah kepada program studi selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari setelah batas akhir penutupan pengembalian FRS.

12. SPs-IPB menetapkan dan mengirimkan daftar mahasiswa beserta statusnya kepada program studi, selambat-lambatnya 1 (satu) minggu setelah pelaksanaan kuliah berlangsung.

Penetapan status mahasiswa dan sanksi

1. Mahasiswa yang melaksanakan pendaftaran ulang diberi status mahasiswa aktif, sedangkan yang tidak melaksanakan pendaftaran ulang pada waktu yang telah ditentukan diberi status mahasiswa tidak aktif.

2. Mahasiswa dengan status aktif yang menunda pembayaran biaya pendidikan akan ditetapkan sebagai mahasiswa dengan status tidak aktif apabila tidak menyelesaikan kewajiban pembayaran biaya pendidikan pada waktu yang telah ditetapkan.

3. Mahasiswa dengan status tidak aktif tidak berhak mendapat pelayanan akademik dan administrasi. 4. Mahasiswa dengan status tidak aktif tetap dikenakan kewajiban membayar biaya pendidikan secara penuh

dan masa tidak aktifnya tetap diperhitungkan dalam perhitungan lamanya masa studi. 5. Dengan alasan yang dapat diterima, pimpinan SPs-IPB dapat mengubah status mahasiswa tidak aktif

menjadi mahasiswa dengan status aktif pada semester berjalan apabila mahasiswa tersebut telah memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan.

6. Mahasiswa dengan status tidak aktif selama 2 (dua) semester berturut-turut dihentikan studinya (DO) oleh SPs-IPB.




KODE : POB-SPs 02

JUDUL




NO.REVISI : 00

Matriks tugas Matriks tugas unsur-unsur pelaksanaan kegiatan pendaftaran ulang mahasiswa adalah sebagai berikut:

Tahapan Kegiatan Mahasis-wa

Komisi Pembimbing PS

SPs-IPB Bagian

Akademik Bagian

Keuangan Pimpinan SPs-IPB

Pengambilan surat tagihan biaya pendidikan

√ √

Penyerahan bukti pembayaran

√ √

Pengambilan FRS √ √ Persetujuan dan pengembalian FRS

√ √ √ √

Pembuatan surat penundaan

√ √ √ √

Konfirmasi SPP/ penundaan pembayaran

√ √

Penetapan daftar mata kuliah

√

Penetapan status mahasiswa

√ √



DOKUMEN LEVEL

Prosedur Operasional Baku KODE : POB-SPs 02

JUDUL




NO.REVISI : 00

Gambar: Bagan Alir Berkas dalam Proses Pendaftaran Ulang (Her-Registrasi) Mahasiswa Pascasarjana

Mulai

File Mahasiswa

• Membuat surat tagihan biaya pendi-dikan

SPs

• Mengambil surat tagihan • Membayar biaya

pendidikan di bank yang ditunjuk

Mahasiswa

• Menerima Bukti pembayaran Pendaftaran dan SPP.

• Menyerahkan KRS • Memproses KTM.

SPs

• Konsultasi dengan Komisi /Ketua PS • Pengisian KRS. • Penyerahan KRS terisi ke SPs

Mahasiswa

• Proses pengarsipan dan Updating File Mahasiswa: • Status • Kemajuan Study Mhs.:

SPs

Daftar Status Mahasiswa : • Aktif • Tidak aktif • Cuti • Mengundurkan diri

Pelayanan Administrasi dan Akademik kepada Mahasiswa Terdaftar

HOME BASE

Updated File Mahasiswa

Selesai

Proses keputusan status Mahasiswa:

SPs




KODE : POB-SPs 02

JUDUL




NO.REVISI : 00

Gambar : Bagan Alir Proses Pendaftaran Ulang (Her-Registrasi) Mahasiswa Pascasarjana

Mulai

Sudah membayar

SPP dan Biaya Daftar Ulang?

Dua SemesterBerturut-turut

?

Mahasiswa dianggap

mengundurkan diri

Selesai

Belum

Ya

Ya

Membayar SPP dan Biaya Daftar Ulang di Bank yg ditunjuk

Bukti Pembayaran

Belum Konsultasi dengan Ka.PS / Komisi Pembimbing dan

Pengisian FRS

Formulir Rencana Studi (FRS)

Formulir Rencana Studi yang sudah diisi

Diserahkan Ke Bag.Akademik

SPs ?

Mahasiswa dianggap Cuti tanpa alasan

Tidak

Daftar Ulang Di

Bag.Akademik SPs?

Mahasiswa tidak terdaftar & Tidak mendapat pelayanan Akademik

Ya

File Mahasiswa

Kegiatan Akademik / Perkuliahan

Tidak Ya




KODE : POB-SPs 02

JUDUL Pendaftaran Ulang Mahasiswa


AREA Sekolah Pascasarjana NO.REVISI : 00

Tahapan Kegiatan No Mahasiswa Komisi Pembimbing

Program Studi SPs-IPB Dokumen Waktu

Pengambilan Surat Tagihan Biaya Pendidikan (invoice)

1

Surat Tagihan (invoice)

5 menit

Membayar invoice di Bank yang ditunjuk

2

Kwitansi Bank 5 hari

Penyerahan bukti pembayaran 3

Kwitansi Bank dan Invoice

5 menit

Penetapan status aktif 4

Surat tidak aktif

10 menit

Pengambilan FRS 5 FRS 2 jam

Persetujuan dan pengembalian FRS

6

FRS dan Surat tidak aktif

5 hari

Penetapan daftar mata kuliah dan status aktif mahasiswa

7 Daftar mhs aktif dan jadwal kuliah

5 hari


tidaktdk bayar 2 semester ? ya

mengundurkan diri

tidak ya

membayarinvoice ?

ya

Tidak

Tdk ada pelayanan akademik

ya

Tidak

Cuti tanpa alasan

status aktif ?

Persetujuan FRS ?

institut pertanian dokumen level kode : bogor prosedur...

Documents