institut bisnis no. dok. : 038/sop-baak/ibm/2019

18
Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan Standar Operasional Prosedur Penerbitan Ijazah, Transkip dan SKPI | 1 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK DAN KEMAHASISWAAN PENERBITAN SURAT KETERANGAN LULUS, IJAZAH TRANSKIP DAN SKPI INSTITUT BISNIS MUHAMMADIYAH BEKASI Diajukan oleh: Kepala BAAK, M. Ridwan, S.IQ., S.Pd.I., M.Si. NIP. 100315003 Diperiksa oleh: Kepala LPM, Hamluddin, M.Si. NIP/NIDN. 100218021/0428038101 Disetujui dan Disahkan oleh: Wakil Rektor, Atika Rahmi, SE., Ak., M.Si. NIP/NIDN. 201118010/0126028006 Rektor, Dr. H. Jaenudin, S.Ag., M.Pd. NIP/NIDN. 100115001/0425017401 INSTITUT BISNIS MUHAMMADIYAH BEKASI No. Dok. : 038/SOP-BAAK/IBM/2019 Revisi Ke : 0 SOP PENERBITAN SKL, IJAZAH, TRANSKIP DAN SKPI Tanggal : 10 Mei 2019 Jumlah Hal : 18 Halaman

Upload: others

Post on 07-Nov-2021

2 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: INSTITUT BISNIS No. Dok. : 038/SOP-BAAK/IBM/2019

Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan Standar Operasional Prosedur Penerbitan Ijazah, Transkip dan SKPI | 1

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK DAN KEMAHASISWAAN

PENERBITAN SURAT KETERANGAN LULUS, IJAZAH

TRANSKIP DAN SKPI

INSTITUT BISNIS MUHAMMADIYAH BEKASI

Diajukan oleh:

Kepala BAAK,

M. Ridwan, S.IQ., S.Pd.I., M.Si.

NIP. 100315003

Diperiksa oleh:

Kepala LPM,

Hamluddin, M.Si.

NIP/NIDN. 100218021/0428038101

Disetujui dan Disahkan oleh:

Wakil Rektor,

Atika Rahmi, SE., Ak., M.Si.

NIP/NIDN. 201118010/0126028006

Rektor,

Dr. H. Jaenudin, S.Ag., M.Pd.

NIP/NIDN. 100115001/0425017401

INSTITUT BISNIS

MUHAMMADIYAH BEKASI

No. Dok. : 038/SOP-BAAK/IBM/2019

Revisi Ke : 0

SOP PENERBITAN SKL,

IJAZAH, TRANSKIP DAN SKPI

Tanggal : 10 Mei 2019

Jumlah Hal : 18 Halaman

Page 2: INSTITUT BISNIS No. Dok. : 038/SOP-BAAK/IBM/2019

Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan Standar Operasional Prosedur Penerbitan Ijazah, Transkip dan SKPI | 2

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PENERBITAN IJAZAH TRANSKIP DAN SKPI

A. Ruang Lingkup

Berdasarkan Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan

Tinggi pasal 42 ayat (1) menyebutkan bahwa ijazah dan transkrip nilai diberikan

kepada lulusan akademik sebagai pengakuan terhadap prestasi belajar dan/atau

penyelesaian suatu program studi terakreditasi yang diselenggarakan oleh

perguruan tinggi. Ijazah dan transkrip nilai diterbitkan oleh perguruan tinggi yang

memuat program studi dan gelar yang berhak dipakai oleh lulusannya. Pada akhir

proses penyelenggaraan pendidikan, IBM Bekasi akan memberikan surat penetapan

berupa Surat Keterangan Lulus (SKL), ijazah, transkrip nilai dan surat keterangan

pendamping Ijazah (SKPI) bagi lulusan yang telah dinyatakan lulus dan disahkan

melalui yudisium.

Penerbitan ijazah, transkrip dan SKPI merupakan kegiatan rutin tahunan yang

dilaksanakan maksimal 1 bulan setelah kegiatan wisuda dilaksanakan. Proses

penerbitan ijazah, transkrip dan SKPI meliputi koreksi mata kuliah dan nilai

mahasiswa semester akhir oleh program studi, verifikasi data SKPI oleh LP3

translasi mata kuliah baru, sinkronisasi nama mata kuliah dalam bahasa Inggris di

Sistem Informasi Akademik, penerbitan SK Yudisium dan persyaratan penerbitan

ijazah, koreksi data mahasiswa sampai cetak ijazah dan tranksrip oleh BAAK.

B. Definisi

1. Ijazah adalah dokumen resmi yang diterbitkan oleh IBM Bekasi sebagai bukti

mahasiswa telah menyelesaikan seluruh kewajiban studinya dan telah

dinyatakan lulus.

2. Transkrip akademik adalah dokumen resmi yang diterbitkan IBM Bekasi

yang berisi seluruh nilai mata kuliah yang telah ditempuh oleh mahasiswa

yang telah menyelesaikan studinya dan telah dinyatakan lulus.

3. Transkrip nilai merupakan kumpulan nilai-nilai mata kuliah kumulatif yang

telah ditempuh dan dinyatakan lulus sesuai ketentuan yang berlaku sebagai

Page 3: INSTITUT BISNIS No. Dok. : 038/SOP-BAAK/IBM/2019

Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan Standar Operasional Prosedur Penerbitan Ijazah, Transkip dan SKPI | 3

hak mahasiswa karena yang bersangkutan dapat menyelesaikan studinya

sampai dengan batas waktu yang telah ditentukan.

4. Surat keterangan pendamping ijazah (SKPI) adalah surat pernyataan resmi

yang dikeluarkan oleh perguruan tinggi, berisi informasi tentang pencapaian

akademik dan kualifikasi dari lulusan pendidikan tinggi bergelar.

5. Surat Keterangan Pengganti adalah dokumen pernyataan yang dihargai sama

dengan ijazah, transkrip nilai, dan atau SKPI.

6. Surat Keterangan Lulus (SKL) adalah surat keterangan diterbitkan oleh IBM

Bekasi, yang berfungi sebagai keterangan kelulusan sementara dan untuk

keperluan tertentu, termasuk untuk melamar pekerjaan sebelum

diterbitkannya ijazah.

C. Tujuan

1. SOP ini dibuat untuk membantu tenaga kependidikan pada Biro Administrasi

Akademik dan Kemahasiswaan dalam pembuatan SKL, Ijazah, Transkrip niai

dan SKPI kepada lulusan IBM Bekasi.

2. SOP ini dibuat dengan tujuan untuk menjelaskan alur kerja mengenai proses

pencetakan transkrip akademik. Transkrip dapat juga diberikan kepada

mahasiswa yang membutuhkan seperti untuk beasiswa, pindah Perguruan

tinggi, melamar pekerjaan atau kepentingan lainnya.

3. SOP ini dibuat untuk menjelaskan alur kerja mengenai proses pencetakan

ijazah di IBM Bekasi.

D. Indikator Keberhasilan

Proses penerbitan ijazah dan transkrip dinyatakan berhasil jika ijazah, transkrip dan

SKPI telah tercetak, ditanda tangani oleh Rektor dan Dekan serta sudah terlegalisir.

E. Pihak yang Terlibat

1. Rektor / Wakil Rektor

2. Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan (BAAK)

3. Pusat Data Sistem Informasi Akademik

4. Fakultas dan Program Studi

5. Mahasiswa yang Bersangkutan

Page 4: INSTITUT BISNIS No. Dok. : 038/SOP-BAAK/IBM/2019

Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan Standar Operasional Prosedur Penerbitan Ijazah, Transkip dan SKPI | 4

F. Acuan Kegiatan

1. Peraturan Akademik Institut Bisnis Muhammadiyah Bekasi.

2. Pedoman Akademik Institut Bisnis Muhammadiyah Bekasi

3. Standar Mutu Akademik Institut Bisnis Muhammadiyah Bekasi.

4. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor

81 Tahun 2014 tentang Ijazah, Sertifikat Komptensi dan Sertifikat Profesi

Pendidikan Tinggi.

5. SK Permenristek No 63 Tahun 2016 tentang Gelar dan Tata Cara Penulisan

Gelar di Perguruan Tinggi.

6. SK Ketua mengenai Hasil Yudisium

G. Ketentuan Umum

1. Mahasiswa telah dinyatakan lulus melalui sidang yudisium.

2. SK Yudisium telah diterbitkan sebagai dasar pembuatan ijazah dan transkrip

nilai.

3. Penggunaan kertas ijazah harus tercatat dan terdokumentasi peruntukannya.

4. Ijazah dapat diberikan kepada lulusan minimal 1 (satu) bulan setelah kegiatan

wisuda.

5. Ijazah dan 10 (sepuluh) lembar legalisir tidak dikenakan biaya atau mengikuti

ketentuan yang diterapkan di IBM Bekasi.

6. Legalisir selanjutnya dikenakan biaya sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

7. Mahasiswa dinyatakan lulus berdasarkan berita acara yudisium dan SK

Rektor mengenai hasil Yudisium.

8. Nomor Ijazah dan nomor transkrip ditetapkan oleh BAAK merujuk kepada

Penomoran Ijazah Nasional (PIN) dari Kemendikbud RI dan SK Rektor

mengenai hasi yudisium, yang disusun berdasarkan NIM dan prodi.

9. Mahasiswa wajib melengkapi Formulir pernyataan penulisan nama pada

ijazah dan SKPI sesuai dengan nama yang tercantum pada akta kelahiran.

10. BAAK wajib memastikan bahwa penulisan nama pada ijazah, transkrip nilai

dan SKPI sesuai dengan yang terdapat pada PDDIKTI.

11. BAAK melakukan pencetakan transkrip nilai sementara, draft penulisan

Ijazah, dan draft SKPI pada kertas A4 untuk diperiksan dan disetujui oleh

Rektor dan Wakil Rektor IBM Bekasi.

Page 5: INSTITUT BISNIS No. Dok. : 038/SOP-BAAK/IBM/2019

Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan Standar Operasional Prosedur Penerbitan Ijazah, Transkip dan SKPI | 5

12. Ijazah, transkrip nilai dan SKPI diberikan kepada mahasiswa paling lambat 1

(satu) bulan setelah pelaksanaan wisuda.

13. Penerbitan ijazah, transkrip nilai dan SKPI didasarkan pada prinsip kehati-

hatian, akurasi, dan legalitas.

H. Penerbitan SKL, Ijazah, Trankip dan SKPI

1. Penerbitan SKL

a. SKL diterbitkan 14 (empat belas) hari setelah yudisium, sambil

menunggu proses diterbitkannya ijazah dan transkrip nilai asli.

b. SKL bersifat sementara dan memiliki batas waktu penggunaan. Setelah

ijazah dan transkrip nilai diterbitkan, maka SKL dinyatakn tidak

berlaku.

c. SKL dapat digunakan sebagai pengganti ijazah dalam melamar

pekerjaan, selama proses penerbitan ijazah belum selesai.

d. SKL paling sedikit memuat hal-hal sebagai berikut:

1) Nomor SKL

2) Nama Mahasiswa

3) NIM

4) Program Studi

5) Alamat

6) IPK

7) Predikat kelulusan

e. SKL ditandatangani oleh Rektor IBM Bekasi

2. Penerbitan Ijazah

a. Isi dari ijazah sesuai dengan Peraturan Menteri Pendidikan dan

Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 81 Tahun 2014 tentang

ijazah, Sertifikat Kompetensi, dan Sertifikat Profesi Pendidikan Tinggi.

b. Blanko Ijazah direncanakan diadakan secara mandiri oleh IBM Bekasi

sesuai dengan jumlah calon mahasiswa dan jumlah ijazah.

c. Pencetakan blanko ijazah dilaksanakan oleh penyedia barang/jasa yang

kompeten di bidangnya.

Page 6: INSTITUT BISNIS No. Dok. : 038/SOP-BAAK/IBM/2019

Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan Standar Operasional Prosedur Penerbitan Ijazah, Transkip dan SKPI | 6

d. Untuk keamanan blanko ijazah menggunakan sistem pengamanan

dokumen, seperti penggunaan invisible ink, cetak emboss dan lain-lain

sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

e. Kriteria blanko ijazah adalah sebagai berikut:

1) Menggunakan security paper, dengan nomor seri tercantum pada

sudut kiri atas.

2) Menggunakan sistem pengamanan dokumen antara lain

penggunaan invisible ink (Logo IBM Bekasi), cetak emboss,

hologram.

3) Ukuran kerta A4, jenis kertas security paper berat kertas 200

mgm.

4) Bentuk persegi panjang dengan posisi horizontal.

5) Tulisan pada ijazah menggunakan tipe huruf sebagai berikut:

a) Teks : Nama Font (Ukuran: 22)

b) Nama Prodi : Nama Font (Ukuran: 22)

c) Gelar : Nama Font (Ukuran: 25)

d) Nama Mahasiswa : Nama Font (Ukuran: 27)

f. Ijazah paling sedikit memuat hal-hal sebagai berikut:

1) Nomor Seri Ijazah

2) Logo Perguruan Tinggi

3) Nama Perguruan Tinggi

4) Nomor SK Pendirian Perguruan Tinggi

5) Program Pendidikan (Sarjana)

6) Nama Program Studi

7) Nama lengkap Pemilik Ijazah

8) Nomor Induk Ijazah

9) Tempat dan Tanggal Lahir Ijazah

10) Gelar yang diberikan beserta singkatannya

11) Tanggal, bulan, dan tahun kelulusan

12) Tempat, tanggal, bulan, dan tahun penerbitan ijazah

13) Ijazah ditanda tangani oleh Rektor dan Dekan masing-masing

Fakultas.

14) Stempel perguruan tinggi

15) Foto mahasiswa

Page 7: INSTITUT BISNIS No. Dok. : 038/SOP-BAAK/IBM/2019

Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan Standar Operasional Prosedur Penerbitan Ijazah, Transkip dan SKPI | 7

g. Ijazah ditulis dalam Bahasa Indonesia

h. Nomor seri Ijazah adalah sistem pengkodean kepemilikan ijazah yang

mencakup kode prodi, tahun lulus, nomor urut, dan nomor random dari

sistem pin ijazah nasional pendidikan tinggi.

i. Pencantuman nomor seri ijazah dilakukan pada sudut kiri atas.

j. Pengisian blanko ijazah dicetak dengan menggunakan computer dan

tinta warna hitam yang tidak mudah pudar.

k. Penyimpanan dan pengendalian blanko ijazah:

1) Blanko ijazah merupakan dokumen berharga, maka sebelum

didistribusikan atau digunakan, harus disimpan secara baik dan

aman.

2) Setiap penggunaan blanko ijazah harus dibuatkan Berita Acara

Serah Terima Blanko Ijazah. Penggunaan blanko ijazah termasuk

yang tidak digunakan atau rusak, diserahkan kembali oleh Kepala

BAAK disertai Berita Acara Penggunaan Blanko Ijazah.

3) Ijazah asli sebelum didistribusikan kepada lulusan, disimpan

dalam bentuk hardcopy dan softcopy scan.

3. Penerbitan Transkip Akademik

a. Transkrip nilai paling sedikit memuat hal-hal sebagai berikut:

1) Logo Perguruan Tinggi;

2) Nama Perguruan Tinggi;

3) Nomor SK Pendirian Perguruan Tinggi;

4) Nomor transkrip akademik;

5) Program pendidikan (sarjana);

6) Nama Program studi;

7) Nama lengkap pemilik transkrip nilai;

8) Tempat dan tanggal lahir pemilik transkrip nilai;

9) Nomor Induk Mahasiswa (NIM);

10) Tanggal, bulan, tahun masuk dan tahun kelulusan;

11) Tempat, tanggal, bulan dan tahun penerbitan transkrip akademik;

12) Transkrip nilai yang ditandatangani oleh Rektor IBM Bekasi;

13) Stempel perguruan Tinggi;

14) Foto mahasiswa;

Page 8: INSTITUT BISNIS No. Dok. : 038/SOP-BAAK/IBM/2019

Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan Standar Operasional Prosedur Penerbitan Ijazah, Transkip dan SKPI | 8

15) Semua Mata kuliah yang ditempuh dan lulus, bobot sks, dan nilai

yang telah diperoleh mulai dari semester pertama sampai dengan

semester akhir;

16) Indeks Prestasi

b. Transkip nilai ditulis dalam Bahasa Indonesia

c. Predikat kelulusan berdasarkan Indeks Prestasi Kumulati (IPK) sebagai

berikut:

1) Predikat kelulusan terdiri atas tiga tingkat, yaitu memuaskan, sangat

memuaskan, dengan pujian (cumlaude), yang dinyatakan pada

transkrip nilai.

2) IPK sebagai dasar penentu predikat kelulusan program sarjana

strata satu (S1) adalah:

IPK Predikat Kelulusan

2,50 s.d. 3.00 Memuaskan

3.01 s.d. 3.50 Sangat Memuaskan

3.51 s.d. 4.00 Dengan Pujian (Cumlaude)

3) Predikat Kelulusan Dengan Pujian/Cum Laude dapat diberikan

apabila masa studi mahasiswa maksimal 8 (delapan) semester dan

tidak ada mata kuliah dengan nilai kurang dari B.

4) Ketentuan lain menyangkut penilaian, dapat dilihat pada SOP

Yudisium dan Pedoman Akademik IBM Bekasi.

4. Penerbitan SKPI

a. SKPI Paling sedikit memuat hal-hal sebagai berikut:

1) Logo dan Kop Perguruan Tinggi;

2) Informasi tentang identitas diri Pemegang SKPI:

a) Nama Lengkap;

b) Tempat dan tanggal lahir;

c) Nomor Induk Mahasiswa (NIM);

d) Tahun Masuk;

e) Tahun Lulus;

f) Nomor Ijazah;

Page 9: INSTITUT BISNIS No. Dok. : 038/SOP-BAAK/IBM/2019

Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan Standar Operasional Prosedur Penerbitan Ijazah, Transkip dan SKPI | 9

g) Gelar/Sebutan Lulusan;

3) Informasi tentang identitas penyelenggara program:

a) Nama Perguruan Tinggi;

b) Status Akreditasi Perguruan Tinggi Saat SKPI

ditandantangani;

c) Nomor SK Akreditasi PT Saat SKPI ditandatangani;

d) Nama Program Studi;

e) Status Akreditasi Program Studi saat SKPI ditandatangani;

f) Nomor SK Akreditasi Prodi saat SKPI ditandatangani;

g) Jenis Pendidikan (akademik);

h) Jenjang Kualifikasi Sesuai KKNI;

i) Persyaratan Penerimaan;

j) Bahasa Pengantar Kuliah;

k) Sistem Penilaian (urutan gradasi penilaian dan

penjelasannya);

l) Lama Studi regular;

m) Jenis dan jenjang pendidikan lanjutan;

n) Status profesi (bila ada);

4) Informasi tentang isi kualifikasi dan hasil yang dicapai;

a) Bagian ini berisi capaian pembelajasan (CP) lulusan yang

berdasarkan UU Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem

Pendidikan Tinggi yang dinyatakan sebagai kompetensi

lulusan (KP), dituangkan dalam deskripsi sikap dan tata

nilai, kemampuan di bidang kerja, pengetahuan yang

dikuasai dan hak/wewenang dan tanggung jawab;

b) Tambahan informasi terkait dengan prestasi lulusan

(selama menjadi mahasiswa) dapat ditambahkan di SKPI,

seperti perolehan penghargaan, sertifikat, atau

keikutsertaan yang bersangkutan dalam berbagai organisasi

yang dikredibel;

5) Sistem pendidikan tinggi di Indonesia dan Kerangka Kualifikasi

Nasional Indonesia (KKNI).

Page 10: INSTITUT BISNIS No. Dok. : 038/SOP-BAAK/IBM/2019

Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan Standar Operasional Prosedur Penerbitan Ijazah, Transkip dan SKPI | 10

b. Pengesahan SKPI

1) Tanggal

2) Tanda tangan

3) Nama jelas

4) Jabatan

5) Cap perguruan tinggi

c. SKPI ditulis dalam Bahasa Indonesia

d. Lampiran, lampiran ini bersifat pilihan yang berisi tambahan informasi

terkait dengan prestasi lulusan (selama menjadi mahasiswa) seperti

perolehan penghargaan, sertifikat atau keikutsertaan yang bersangkutan

dalam berbagai organisasi yang kredibel.

e. Akuntabilitas SKPI dan lampiran SKPI

Perguruan tinggi bertanggung jawab sepenuhnya atas informasi yang

disampaikan pada SKPI, nomor SKPI disusun dalam kerangka sebagai

berikut:

I. Kehilangan/Kerusakan Pada Ijazah Transkip dan/atau SKPI

1. Jika Ijazah, transkrip nilai, dan/atau SKPI rusak/hilang/musnah, harus

dibuktikan dengan surat keterangan tertulis dari pihak kepolisian untuk dapat

diterbitkan Surat Keterangan Pengganti.

2. Surat Keterangan Pengganti Ijazah, transkrip nilai, dan/atau SKPI rusak,

hilang, atau musnah harus diterbitkan oleh BAAK dengan mencantumkan

nomor dan tanggal keterangan tertulis mengenai kehilangan tersebut.

3. Surat Keterangan Pengganti Ijazah dan Transkrip Nilai ditulis dalam Bahasa

Indonesia, SKPI ditulis dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.

J. Pengesahan Foto Copy (Legalisir) Ijazah, Transkip dan SKPI

1. Pengesahan fotokopi ijazah, transkrip nilai, dan SKPI dilakukan oleh BAAK.

2. Pengesahan Surat Keterangan Pengganti dilakukan oleh BAAK.

Page 11: INSTITUT BISNIS No. Dok. : 038/SOP-BAAK/IBM/2019

Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan Standar Operasional Prosedur Penerbitan Ijazah, Transkip dan SKPI | 11

3. Pengesahan Fotokopi Ijazah, transkrip nilai, dan Surat Keterangan Pengganti

ditandatangani oleh Wakil Rektor.

K. Gelar dan Tata Cara Penulisan Gelar

1. Penetapan gelar diberikan sesuai dengan SK Permenristek No 63 Tahun 2016

tentang Gelar dan Tata Cara Penulisan Gelar di Perguruan Tinggi. Sarjana,

ditulis di belakang nama lulusan program sarjana denga mencantumkan huruf

“S” dan diikuti inisial pohon dalam rumpun ilmu pengetahuan dan teknologi

atau inisiasi nama program studi.

2. Gelar sarjana diberikan kepada mahasiswa yang telah menyelesaikan semua

persyaratan yang dibebankan dalam mengikuti suatu program studi dan

dinyatakan lulus sesuai SK Yudisium.

3. Gelar dan inisial gelar diberikan di belakang nama yang berhak atas gelar

tersebut. Inisial gelar berbasis pada program studi.

4. Penulisan gelar menggunakan dan mengikuti kaidah bahasa Indonesia.

5. Gelar yang diperoleh secara sah tidak dapat dicabut, kecuali pelanggaran

akademik.

6. Gelar Lulusan pada Program Studi di Institut Bisnis Muhammadiyah Bekasi

adalah sebagai berikut:

Program Studi Gelar Singkatan

Akuntansi Sarjana Akuntansi S.Ak.

Manajemen Sarjana Manajemen S.M.

Ekonomi Islam Sarjana Ekonomi S.E.

Ekonomi Pembangunan Sarjana Ekonomi S.E.

Teknik Informatika Sarjana Komputer S.Kom.

Ilmu Komunikasi Sarjana Ilmu Komunikasi S.I.Kom

L. Prosedur Cetak Ijazah, Transkrip dan SKPI adalah:

a. BAAK menerima berita acara siding skripsi/TA, sebagai dasar

pemasukan nilai mata kuliah Skripsi/TA.

b. BAAK mengumpulkan data-data mahasiswa seperti Ijazah SMA,

SKHUN, KTP, dan Akta Kelahiran untuk mencocokan nama lengkap

dan tanggal lahir mahasiswa.

Page 12: INSTITUT BISNIS No. Dok. : 038/SOP-BAAK/IBM/2019

Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan Standar Operasional Prosedur Penerbitan Ijazah, Transkip dan SKPI | 12

c. BAAK mengeluarkan draft transkip nilai untuk pada kertas A4 nutuk

diperiksa oleh Kaprodi.

d. Kaprodi memeriksa draft transkip nilai, mencocokan dengan KHS

mahasiswa bersangkutan, melakukan koreksi mata kuliah dan nilai

mahasiswa semester akhir jika ditemukan ketidak sesuaian.

e. Setelah draft transkip disetujui oleh Kaprodi dan Wakil Rektor, maka

BAAK mencetak transkip nilai yang sudah final pada kertas transkip.

f. Pada saat pencetakan transkip, transkip diberi nomor sesuai dengan PIN

yang sudah dipadankan.

g. Transkip yang telah tercetak kemudian diperiksa kembali.

h. Jika kesalahan masih terdeteksi, maka transkrip dicetak ulang dengan

persetujuan Wakil Rektor dan kaprodi. Transkrip yang salah cetak akan

dimusnahkan dengan berita acara pemusnahan transkrip

i. Transkip yang sudah tidak terdapat kesalahan kemudian ditandatangani

oleh Rektor IBM Bekasi dan di stempel perguruan tinggi.

j. Setelah transkip ditanda tangani dan distempel, kemudian:

1) Transkip di foto copy untuk disiapkan legalisirnya sebanyak 10

lembar dan untuk diarsipkan sebanyak 2 lembar.

2) Transkip di scan untuk arsip BAAK.

k. Transkrip asli diserahkan kepada lulusan pada jadwal yang ditetapkan

dan mahasiswa mengisi tanda terima transkrip nilai.

l. BAAK mengeluarkan formulir pembuatan ijazah untuk diisikan oleh

mahasiswa yang telah dinyatakan lulus. Formulir ini ditujukan agar

mahasiswa menulis dan menyetujui nama dan tanggal lahir yang akan

dicantumkan pada ijazah.

m. BAAK mengurutkan data lulusan berdasarkan program studi, tanggal

kelulusan dan NIM, Kemudaian melakukan pencetakan draft Ijazah

pada kertas A4.

n. Draft Ijazah diberikan kepada Wakil Rektor dan Kaprodi untuk

mendapatkan persetujuan sebelum dicetak di atas kertas ijazah.

o. Setelah draft diperiksa dan tidak ditemukan kesalahan, serta telah

disetujui. Kemudian Ijazah dicetak di atas kertas Ijazah.

p. Ijazah yang telah dicetak kemudian diperiksa kembali sekali lagi untuk

memastikan tidak terdapat kesalahan.

Page 13: INSTITUT BISNIS No. Dok. : 038/SOP-BAAK/IBM/2019

Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan Standar Operasional Prosedur Penerbitan Ijazah, Transkip dan SKPI | 13

q. Jika tetap masih ada kesalahan yang tidak terdeteksi sebelumnya, maka

ijazah harus dicetak ulang dengan persetujuan Wakil Rektor dan

Kaprodi. Ijazah yang salah kemudian dimusnahkan dengan Berita

Acara Pemusnahan Ijazah.

r. Ijazah yang telah diperiksa, ditandatangani oleh Rektor dan Dekan

Fakultas terkait kemudian di stempel IBM Bekasi.

s. Setelah ijazah di tandatangani dan distempel, kemudian:

1) Ijazah difotokopi dan disiapkan legalisirnya sebanyak 10 lembar

dan untuk arsip sebanyak 2 lembar.

2) Ijazah discan untuk arsip BAAK.

3) Ijazah asli diserahkan kepada lulusan pada jadwal yang

ditetapkan dan mahasiswa mengisi tanda terima ijazah.

M. Rekaman (Quality Record)

1. Berita Acara Yudisium

2. SK Yudisium

3. Ijazah SMA, SKHUN, KTP Mahasiswa

4. Fomulir Pembuatan Ijazah

5. Ijazah, Transkip dan SKPI

6. Tanda Terima Ijazah, Transkip, dan/atau SKPI

7. Berita Acara Pemusnahan Ijazah, Transkip, dan/atau SKPI.

8. Surat Keterangan Hilang dari Kepolisian

9. Legalisir Dokumen Asli Ijazah, Transkrip, dan SKPI

Page 14: INSTITUT BISNIS No. Dok. : 038/SOP-BAAK/IBM/2019

Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan Standar Operasional Prosedur Penerbitan Ijazah, Transkip dan SKPI | 14

N. Diagram Alir Cetak Ijazah, Transkip dan SKPI

Page 15: INSTITUT BISNIS No. Dok. : 038/SOP-BAAK/IBM/2019

Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan Standar Operasional Prosedur Penerbitan Ijazah, Transkip dan SKPI | 15

Page 16: INSTITUT BISNIS No. Dok. : 038/SOP-BAAK/IBM/2019

Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan Standar Operasional Prosedur Penerbitan Ijazah, Transkip dan SKPI | 16

Page 17: INSTITUT BISNIS No. Dok. : 038/SOP-BAAK/IBM/2019

Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan Standar Operasional Prosedur Penerbitan Ijazah, Transkip dan SKPI | 17

Page 18: INSTITUT BISNIS No. Dok. : 038/SOP-BAAK/IBM/2019

Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan Standar Operasional Prosedur Penerbitan Ijazah, Transkip dan SKPI | 18