Pemanfaatan Sistem Informasi di CV Bukit Berlian

October 23

2015●Order ●ketersediaan kendaraan ●invoice ●Detail Order ●Data Supir ●Data kendaraan ●Data Repair

Asep Sopiyan Bias Dirgantara Riyanto

ContentsBAB I PENDAHULUAN......................................................................................................................................................................2

1.1 LATAR BELAKANG PERUSAHAAN...........................................................................................................................................2

1.2 STRUKTUR CV. BUKIT BERLIAN...............................................................................................................................................3

BAB II PROJECT CHARTER.................................................................................................................................................................4

2.1 Project Title............................................................................................................................................................................4

2.2 Project Objective....................................................................................................................................................................4

2.3 Project Konsep.......................................................................................................................................................................4

2.4 Problem Statement................................................................................................................................................................4

2.5 Scope Project.........................................................................................................................................................................5

2.6 Objectives.............................................................................................................................................................................. 5

2.7 Resource Requirement for Implementing the Project...........................................................................................................5

2.8 Scheduling..............................................................................................................................................................................5

BAB III PROBLEM ANALYSIS PHASE..................................................................................................................................................7

3.1 Problem Domain....................................................................................................................................................................7

3.2 Problem Domain and Oppurtinities Analysis.........................................................................................................................7

BAB IV SISTEM REQUIREMENT........................................................................................................................................................9

4.1 Functional Requirements :.....................................................................................................................................................9

4.2 Non Functional Requirement...............................................................................................................................................11

4.3 Analyze Requirements.........................................................................................................................................................11

4.4 Data Modeling..................................................................................................................................................................... 12

BAB I PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG PERUSAHAAN

Persaingan bisnis yang meningkat dewasa ini menuntut perusahaan untuk memanfaatkan kemampuan yang ada

semaksimal mungkin, agar unggul dalam persaingan. Keunggulan daya saing yang dapat diciptakan oleh perusahaan dapat

dicapai dengan salah satu cara, yaitu meningkatkan kinerja manajerial.

Dalam mencapai tujuan perusahaan diperlukan suatu sistem informasi yang terarah dan teritegrasi dengan baik.

Perencanaan sistem informasi merupakan bagian dari sistem pengendalian organisasi perlu mendapatkan perhatian, sehingga

bisa diharapkan memberikan kontribusi positif didalam mendukung keberhasilan sistem pengendalian organisasi. Salah satu

fungsi dari sistem informasi adalah menyediakan informasi penting untuk membantu manajer mengendalikan aktivitasnya,

sehingga diharapkan dapat membantu perusahaan ke arah pencapaian tujuan dengan sukses (Anthony et al, 1989; Atkinson et

al, 1995). Informasi yang dihasilkan suatu sistem informasi merupakan sumberdaya bagi organisasi, dimana informasi tersebut

dapat mendukung manajemen dalam pengambilan keputusan.

Kebanyakan perusaahan yang yang belum bisa memaksimalkan pemanfaatan teknologi informasi sebagai sarana

pendukung proses bisnis yang di jalankannya cenderung memiliki lebih lambat dari pada perusahaan yang sudah memanfaatkan

technology informasi sebagai penunjang proses bisnisnya.

CV. Bukit Berlian merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di bidang pelayanan jasa, khususnya dalam

menyediakan transportasi pengiriman barang hasil produksi suatu perusahaan ,atau hal ini biasa disebut expedisi.

CV Bukit Berlian telah memiliki 10 unit kendaraan untuk melayani permintaan daripada client atau custumer untuk

mengirimkan barang hasil produksinya. Saat ini CV. Bukit Berlian bisa menerima permintaan expedisi dari client rata-rata bisa

mencapai 15 sampai dengan 20 permintaan expedisi perharinya. Sang owner yaitu Pak Deden memperkirakan bahwa CV. Bukit

Berlian akan terus kebanjiran order pelayanan expedisi. Untuk memenuhi semua permintaan tersebut Pak Deden berencana

akan menambah 20 unit kendaraan. Namun beliau juga memperkirakan kesulitan dalam mengelola sumber daya / kendaraan

dan order yang masuk, Karena semua order dan pengelolaan kendaraan dia lakukan sendiri secara manual.

Atas dasar diatas CV. Bukit Berlian berencana melakukan komputerisasi pada manajemen proses bisnisnya.

1.2 STRUKTUR CV. BUKIT BERLIAN

Untuk saat ini sang owner memanajemen langsung secara manual perusaahaannya tanpa ada staff atau teknologi

yang membantunya.

Rencana susunan struktur jika pengembangan system informasi terlaksana

BAB II PROJECT CHARTER

2.1 Project Title

Pemanfaatan Sistem Informasi Di CV Bukit Berlian

2.2 Project Objective

Sistem informasi ini di buat dengan tujuan untuk membantu memanajemen order atau permintaan client dan pencatatan

inventory kendaraan CV. Bukit Berlian agar lebih mudah, jelas, ringkas, dan mudah di akses. Sistem ini akan berjalan atau di

kembangkan berbasis web. Disisi lain hal ini akan menghindari CV. Bukit Berlian dari kerugian dan bahkan bisa menunjang

kemajuan bagi CV. Bukit Berlian.

2.3 Project Konsep

Perancangan dan pembuatan system ini diprakarsai oleh pihak owner langsung CV. Bukit Berlian. Hal ini perlu

dilakukan untuk mempermudah manajemen order dan inventory kendaraan agar CV. Bukit Berlian mampu bersaing dengan

perusahaan lain yang semakin hari semakin canggih dan ketat. Apabila tetap mengandalkan system yang lama bisa dipastikan

CV. Bukit Berlian tidak akan mampu bersaing dengan perusahaan lain. Atas pertmbangan itu maka dibuatlah system informasi

untuk mendukung system manajemen bisnis yang lebih baik. Dimana data-data order dapat di manajemen dengan lebih rapi.

2.4 Problem Statement

Manajemen data order, manajemen inventory dan kemudahan melakukan order di CV. Bukit Berlian adalah hal yang

sangat penting. Ketiga masalah tersebut merupakan sumber masalah bagi perusahaan. Hal tersebut sebagai akibat dari system

yang dijalankan masih manual. Order yang diberikan client masih tradisional yaitu dengan cara bicara langsung, dan setiap

order yang masuk tidak terdata dengan rapi. Untuk manajemen inventory sama sekali belum pernah di data, kapan terakhir

kendaraan itu melakukan repair atau perbaikan, kapan habis masa pajaknya, sehingga hal ini menyulitkan dalam manajemen

pengeluaran CV. Bukit Berlian.

Masalah yang ditemui pad acara lama :

NO Data Masalah

1 OrderSetiap order yang masuk tidak terdata dengan baik dan sangat

sulit untuk menghitung dan menemukan data perbulannya

2 TagihanDengan tidak terdatanya setiap order yang masuk sangat sulit

membuat tagihan perbulannya

3 InventoryAliran pengeluaran sulit di prediksi karena tidak ada catatan

histori kendaraan

4 ClientClient masih harus melakukan order secara manual, kadang

client harus mencari sang owner demi malkukan order

5 SupirTidak ada data tentang sipengemudi kendaraan, maka jika

terjadi sesuatu akan sngat sulit menghubunginya

2.5 Scope Project

Sistem informasi yang akan dibangun hanya akan meliputi :

NO System Ruang Lingkup

1 Order Setiap order yang masuk akan terdata dengan baik

2 TagihanUntuk tagihan memang tinggal cetak saja, akan tetapi masalah

pembayaran, pajak dan lain2 itu diluar ruang lingkup sistem ini.

3 Inventory Setiap inventory akan terdata dengan baik

4 ClientAkan ada halaman untuk mempermudah client dalam

memberikan order

5 Supir Data driver akan tercatat

2.6 Objectives

Laporan Dapat Di Print Sewaktu-waktu

Dapat di buat sebuah template invoice yang standard

Client memberikan order secara online

2.7 Resource Requirement for Implementing the Project

Enginering / Developer Jumlah Biaya Total

1 Orang Rp. 10.000.000,- Rp. 10.000.000,-

2.8 Scheduling

NO TAHAPAN DESC Deliverable DURA

SI

1 Tahap Problem Analysis Melakukan studi dan analisa terhadap sistem

yang sudah ada.

System

Improvement

Objectives

4 hari

2 Tahap Requirement Analysis Mendefinisikan dan memberikan prioritas

pada requirement-requirement bisnis. Tujuan dari

tahap ini untuk

mengidentifikasi DATA, PROSES, serta

INTERFACE requirementsuntuk

pengguna dari sistem baru yang akan dibangun

Bussiness

Requirement

Statement

8 hari

3 Tahap Decision Analysis Mengidentifikasi kandidat solusi, menganalisa

kandidat solusi tersebut untuk menentukan

feasibility sistem, dan

merekomendasikan kandidat sistem sebagai

target solusi yang akan

didisain.

System Proposal 9 hari

4 Tahap Design Mentransformasikan requirement bisnis dari

Tahap

Requirement Analysis menuju spesifikasi desain

untuk dikonstruksikan.

Dalam pengertian lain, menentukan bagaimana

teknologi akan diterapkan

pada sistem yang baru.

Spesifikasi

Design

14 hari

5 Tahap Construction Membangun sistem yang memenuhi requirement

bisnis dan spesifikasi disain serta untuk

mengimplementasikan interface .

Functional

System

15 hari

6 Tahap Implementation Men-deploy sistem produk ke operasional. Serta

melakukan pelatihan user yang akan

menggunakan sistem dan membuat

dokumentasi (help file) untuk membantu user

Operational

System

10 hari

7 Tahap Operation and Support Pengoperasian sistem dan maintenance

untuk memperbaiki error, pengurangan, dan

requirement baru yang

mungkin muncul.

Bussiness

Solution

8 hari

BAB III PROBLEM ANALYSIS PHASEPada tahap sebelumnya kita telah mengetahui permasalahan yang ada pada system bisnis yang berjalan di Cv. Bukit

Berlian beserta scope, objectives, dan perencanaan proyek ini.

Tahap berikutnya yaitu problem analysis, requirement analisis dan decision analisis. Problem analisis adalah tahap

untuk mempelajari secara lebih detail mengenai permasalahan yang ada. Selain itu selain itu pada tahap ini juga yang akan

dilakukan adalah menggali lebih dalam tentang domain permasalahan.

3.1 Problem Domain

Pada tahap ini akan dialkukan analisa pada sisi data , proses, dan interface terhadap system.

Data : Pada system lama dan sedang berjalan data kebanyakan masih di tangani oleh owner. Dokumen seperti

data order, data inventory kendaraan, history kendaraan, data supir, data client belum di simpan secara

terkomputerisasi dan terpusat. Sistem pencatatan masih manual yang di tulis dalam buku.

Proses: Semua proses yang ada pada system lama sangat tidak efektif. Hal ini di sebabkan oleh permasalahan

system yag menitik beratkan pekerjaan dilakukan secara manual sehingga sering terjadi kekelliruan.

Contoh permasalahan:

1. Pendataan dan Penanganan Order / Permintaan dari Client

Pendataan permintaan dari pelanggan masih menggunakan cara manual, Client akan dating

ketempat CV atau melakukan telpon yang kemudian ditangani langsung oleh owner. Data-data permintaan

tersebut tidak tersimpan dengan baik karena masih sangat tradisional dan sangat manual.

2. Proses Penagihan

Untuk memberikan tagihan kepada pelanggan sang owner sering menghadapi kesulitan, karena syarat

untuk melakukan penagihan , sang owner harus menyertakan data order pelanggan yang akan ditagih

selam satu bulan, Hal itu disebabkan karena pendataan nya belum terpusat dan masih manual.

Interface : Belum ada interface untuk manangani client.

3.2 Problem Domain and Oppurtinities Analysis

Cara untuk melakukan analisa terhadap problem adalah dengan menggunakan cause dan effect analisym, Hal ini

dilakukan untuk mengetahui penyebab dan akibat dari masalah. Setelah melalui tahap ini, Langkah untuk mencari solusi

menjadi lebih mudah.

Setelah mengetahui problem maka dapat menyimpulkan system improvement dan objectives dari system.

Berikut adalah matrix problem, opportunitis, dan objectives dari system.

Cause System Analis Sistem Improvement Objectives

Problem Cause And Effect Sistem Objectives System Constraint

1. Client kesulitan

dengan prosedure

dalam memberikan

order

1. Belum tersedianya fasilitas

untuk mempermudah client

dalam memberikan permintaan

/ order

2. Client memberikan order

dengan cara manual yaitu

dengan bicara langsung atau

lewat telpon

1. Membuat sebuah sistem untuk

mempermudah client dalam

memberikan permintan / order

2. Membuat prosedur yang jelas

dalam melakukan permintaan

1.Harus ada admin yang

memantau setiap order yang

masuk

2. harus ada pengelompokan

hak akses

2. Catatan semua

permintaan dari

klien tidak terdata

terpusat dan kadang

ada yang tidak

terdata

1. Belum terkomputerisasi dan

terpusatnya data permintaan

dari klien

1. Membuat sistem database yang

terintegrasi

1. Ahrus ada pengelompokan

data

3. Pencatatan order

masih manual

1. Masih sangat tradisional 1. Membuat sistem yang

mempermudah input maupun

output data yang diperlukan

1. Sang owner masih belum

bisa mengoperasikan komputer

4. Pengenalan dan

pemasaran produk

masih tradisional,

masih menggunakan

cara lama yang

mengandalkan

informasi dari mulut

ke mulut.

1. Cara seperti ini hasilnya

masih kurang bisa

mendongkrak jumlah order

1. Membuat profile perusahaan

berbasis online

1. Membutuhkan Jasa SEO

optimizer atau layanan iklan di

internet untuk memperkenalkan

profil perusahaan

5.Inventory dan

kondisi kendaraan

tidak terdata

1. Sering terjadi pengeluaran

tak terduga karena tidak ada

adanya data tentang kondisi

dan pajak kendaraan

1. Membuat sistem inventory

kendaraan

1. Membutuhkan waktu untuk

input data

BAB IV SISTEM REQUIREMENT

Requirement tidak hanya ditulis oleh pembangun, tapi sebelumnya justru ditulis oleh klien yang memesan software. Klien menuliskan requirement dalam bentuk yang masih abstrak tentang kebutuhannya. Kemudian requirement tersebut diserahkan kepada tim pembangun. Saat sudah ada persetujuan pembangun pun kemudian menuliskan kemampuan sistem yang bisa dipahami oleh klien, inipun disebut requirement.

4.1 Functional Requirements :

a) User Requirements Pencatatan order dilakukan dengan system computer. Invoice atau list order per client dapat di print saat dibutuhkan. Pendataan kendaraan yang terorganisir.

b) Quisioner

No Pertanyaan Jawaban

1 Siapa sajakah yang bisa memakai sistem ini? Admin / Owner , dan client

2 Siapakah yang bisa menentukan tarif? Admin / owner

3 Berapa Jenis Role user? dua (untuk admin dan client)

4 Apakah supir bisa masuk kehalam login? tidak

5 Bagaiman proses order? Client akan login dan masuk untuk membuat order

6 Bagaimana cara pembuatan akun / user untuk staff client?

pembuatan akun oleh admin / owner untuk membuatkan akun manajer perusahaan.

Tetapi akun manajer tersebut bisa membuatkan akun untuk staff nya dengan

role yang berbeda.

7 apakah user staff client bisa membuat user lain? Tidak, hanya manajer client yang bisa membuat/ menambah dan mengedit staff nya

8 Bagaimana proses penagihan?

Penagihan akan dilakukan secara manual berbentuk dokumen fisik, tetapi sistem

menyediakan dafftar order yang telah di order client tersebut

9 Bagaiman cara mamasukan tarif atau merubah tarif?tarif akan di inputkan oleh admin/owner, jikas

sudah melakukan survey jarak lokasi asal dengan lokasi tujuan

10 Apa yang terpenting dalam sistem yang akan di bangun ini?Pencatatan order yang masuk, dan sewaktu-

waktu bisa di print untuk kebutuhan penagihan

11 Bagaimana dengan warna dan tamppilan sistem yang akan di buat, apakah ada permintaan khusus?

Tidak ada, silahkan saja buatkan antar muka yang menarik menurut anda.

12 Apakah akan ada perhitungan pajak? Tidak perlu, untuk sementara hanya itu saja

13 Data apa saja ingin di kelola? Order, kendaraan, dan biodata supir

14 Kapan hasil proyek pembangunan sistem ini akan digunakan? 6 bulan kedepan, setelah proses penambahan 20 unit kendaraan.

c) System Requirements Ada Tiga Jenis Role User (Admin, manajer client, staff client) Ada Form untuk staff client atau manajer client untuk membuat pesanan Harus bisa mencetak data order yang di simpan CRUD untuk data kendaraan CRUD untuk data supir Sistem harus online

d) Hardware Requirement 1 Unit Komputer (miminum prosessor Intel Pentium 4, 512mb Ram) Modem Printer Server (hosting)

4.2 Non Functional Requirement

Sistem menyediakan kemudahan dalam melihat data order, memudahkan client dalam melakukan order.

4.3 Analyze Requirements

Analisa requirement dilakukan dengan menggunakan teknik model-driven.

Berikut ini adalah :

1. DATA- data yang disimpan dan diambil oleh sistem. Model data yang digunakan adalah dengan Entity

Relationship Diagram. Hal ini akan dijelaskan lebih lanjut pada Data Modelling.

2. PROSES – Semua yang dilakukan oleh sistem. Model proses yang digunakan adalah dengan Data Flow

Diagram. Hal ini akan dijelaskan lebih lanjut pada Process Modelling.

3. INTERFACE – antar-muka dari sistem. Interface model yang digunakan adalah dengan use case

diagram. Hal ini akan dijelaskan lebih lanjut pada Interface Modelling.

BAB V ANALIS SISTEM

5.1 Data Flow Diagram

Diagram Context

CLIENT

ADMIN

2.0ADMINISTRASI

data_user

perusahaan

detail_order

invoice

supir

list_kendaraan

ceta

k_in

voic

e

list_

supi

r

kendaraan

data_repair

type_box

ADMIN

list_type_box

5.2 Data Dictionary

5.2 Data Modeling

Data model merupakan cara yang efektif untuk menstrukturisasi atau masalah dengan menggambarkannya didalam sebuah model yang merupakan representasi dari kenyataan.Senada dengan itu data-data yang diperlukan dalam menganalisa sebuah system perlu di dokumentasikan kedalam sebuah data model. Salah satu data yang sering digunakan adalah ERD (Entity Relationship Diagram).

Gambar berikut akan membeberkan gembaran tentang ERD pada system informasi CV. Bukit Berlian.

NO Table Purpose Field Type Data

1 staff

tabel staff adalah tabel untuk menyimpan data user (admin dan client

user)

id_staff varcharnama_staff varchar

jabatan varcharrole_login varcharpassword varchar

kode_perusahaan varchar

2 perusahaan

tabel perusahaan adalah tabel untuk menyimpan data perusahaan client , dan perusahaan tujuan

kode_perusahaan varcharnama_perusahaan varchar

id_alamat introle_perusahaan varchar

3 perusahaan

tabel perusahaan adalah tabel untuk menyimpan data perusahaan client , dan perusahaan tujuan

kode_perusahaan varcharnama_perusahaan varchar

id_alamat introle_perusahaan varchar

4 order tabel untuk menyimpan data order dari client

id_detail varchartanggal_order date

id_staff varchar

5 detail_order table untuk menyimpan data detail tiap order

id_detail varcharperusahaan_tujuan varchar

tanggal_keberangkatan datetype_box varcharid_order varchar

harga doubleno_plat varchar

6 daftar_tarif tabel untuk menyimpan daftar harga

id_tarif varcharperusahaan_asal varchar

perusahaan_tujuan varchartarif double

7 alamat tabel untuk menyimpan daftar alamat perusahaan

id_alamat intno_gedung varchar

block varcharjalan varcharkm int

kelurahan varcharkota varchar

kabupaten varcharprovinsi varchar

no_telp varcharno_fax varcharemail varchar

8 invoice tabel untuk menyimpan data tagihan

no_invoice varcharid_order varchar

tanggal_invoice varcharstatus varchar

9 type_boxtable untuk menympan

data pengelompokan type dan kapasitas kendaraan

kode_box varcharkapasitas_box intpanjang_box int

tinggi_box intlebar_box int

10 kendaraan table untuk menyimpan data kendaraan

no_plat varcharmerk_kendaraan varchar

tahun_pembuatan intjumlah_roda intmasa_pajak date

type_box varcharstatus_kendaraan varchar

no_sim varchar

11 supir table untuk menyimpan biodata supir

no_sim varcharnama_depan varchar

nama_belakang varchartanggal_lahir date

no_hp varchar

12 repair_historytable untuk menyimpan data history perbaikan

mobil

id_repair intnama_repair varchar

biaya doubletanggal_repair date

durasi intketerangan varchar

no_plat varchar