arsip nasional republik indonesiaanri.go.id/assets/download/56protap no 14 tahun 2011 tentang... ·...

Arsip Nasional Republik Indonesia

LEMBAR PERSETUJUAN

Substansi Prosedur Tetap tentang Pengujian Hasil Restorasi dan Reproduksi Arsip telah saya

setujui.

Disetujui di Jakarta

Pada tanggal September 2011

DEPUTI BIDANG KONSERVASI ARSIP,

MUSTARI IRAWAN


PROSEDUR TETAP

NOMOR 14 TAHUN 2011

TENTANG

PENGUJIAN HASIL RESTORASI DAN REPRODUKSI ARSIP

BAB I

PENDAHULUAN

A. Umum

Arsip merupakan warisan budaya yang perlu dilestarikan terutama terhadap

informasi yang terkandung di dalamnya sehingga dapat didayagunakan untuk berbagai

kepentingan baik pemerintah maupun masyarakat. Di dalam arsip akan tercermin dinamika

kegiatan pemerintah dan pembangunan serta kehidupan berbangsa dan bernegara secara

nyata, lengkap dan benar. Agar informasi tersebut tidak rusak atau hilang karena berbagai

faktor perusak maka harus diupayakan pelestarian medianya. Cara pelestarian arsip

dilakukan diantaranya melalui kegiatan restorasi terhadap kondisi fisik arsip yang

mengalami kerusakan. Sedangkan untuk kepentingan penyelamatan arsip dilakukan dengan

membuat duplikat arsip statis dan/atau mengalihbentukan arsip statis ke dalam bentuk

media yang lain atau disebut reproduksi.

Kualitas arsip hasil restorasi atau reproduksi akan sangat tergantung pada

pemakaian bahan-bahan dalam proses restorasi dan reproduksi serta pemilihan metode

dalam restorasi dan reproduksi. Pemakaian bahan-bahan yang tidak sesuai dengan standar

kearsipan dan metode yang salah dapat memperburuk kondisi fisik arsip sehingga dapat

menghilangkan informasinya.

Dalam rangka penyelamatan dan pelestarian arsip statis yang tersimpan di Arsip

Nasional Republik Indonesia (ANRI), dan untuk mengetahui kualitas arsip hasil restorasi

dan reproduksi arsip maka perlu dilakukan pengujian hasil restorasi dan reproduksi.

Dengan melakukan pengujian hasil restorasi dan reproduksi arsip akan diketahui pula

cocok atau tidaknya suatu metode restorasi dan reproduksi arsip dilaksanakan pada satu

jenis arsip. Dengan demikian bisa juga melakukan perbaikan-perbaikan terhadap metode

restorasi dan reproduksi yang dilakukan sehingga preservasi arsip dapat berjalan optimal.

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

-2-

B. Maksud dan Tujuan

Penyusunan Prosedur Tetap tentang Pengujian Hasil Restorasi dan Reproduksi

Arsip adalah untuk memberikan petunjuk dan acuan dalam melaksanakan kegiatan di

Lingkungan Subdirektorat Instalasi Laboratorium.

Tujuan Penyusunan Prosedur Tetap tentang Pengujian Hasil Restorasi dan

Reproduksi Arsip adalah untuk menunjang kelancaran kegiatan preservasi arsip guna

menjamin arsip yang bernilai permanen tetap terpelihara dimana fisik arsipnya dapat

terawat, dan informasinya dapat terselamatkan sehingga dapat dimanfaatkan oleh setiap

pengguna arsip, baik sebagai bahan pendukung pelaksanaan fungsi manajemen maupun

kegiatan penelitian berbagai ilmu pengetahuan.

C. Ruang Lingkup

Prosedur Tetap tentang Pengujian Hasil Restorasi dan Reproduksi Arsip ini

berlaku dan digunakan oleh Unit Subdirektorat (Subdit) Instalasi Laboratorium dan unit

kerja yang terkait di lingkungan Direktorat Preservasi.

Materi dari Prosedur Tetap Pengujian Hasil Restorasi dan Reproduksi Arsip ini

meliputi Pengujian Hasil Restorasi Arsip Konvensional, Pengujian Hasil Rewashing Arsip

Film dan Mikrofilm, dan Pengujian Hasil Processing Arsip Mikrofilm.

D. Dasar

1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan (Lembaran Negara

Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik

Indonesia Nomor 5071);

2. Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis

(Lembaga Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 143);

3. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008

tentang Pedoman Penyusunan Standar Operating Prosedur (SOP) Administrasi

Pemerintah;

4. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 tentang

Pedoman Umum Tata Naskah Dinas;

5. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang

Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia sebagaimana telah

diubah dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 05 Tahun

2010;


-3-

6. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang

Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap di Lingkungan Arsip Nasional

Republik Indonesia.

E. Pengertian

Dalam Prosedur Tetap ini yang dimaksud dengan:

1. Pengujian adalah kegiatan teknis, terdiri atas penetapan, penentuan satu atau lebih

sifat atau karakteristik dari suatu produk, bahan, peralatan, organisma, proses atau

jasa, sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.

2. Metode adalah proses atau cara keilmuan atau tersistem untuk memperoleh

pengetahuan atau mencapai tujuan yang dikehendaki secara sistematis berdasarkan

bukti fisis.

3. Sampling/pengambilan contoh adalah bagian dari metodologi statistika yang

berhubungan dengan pengambilan sebagian dari populasi. Jika sampling dilakukan

dengan metode yang tepat, analisis statistik dari suatu sampel dapat digunakan untuk

menggeneralisasikan keseluruhan populasi. Metode sampling banyak menggunakan

teori probabilitas dan teori statistika.

4. Parameter uji adalah ukuran atau patokan dari pengujian atau penelitian yang harus

diperkirakan dalam percontoh.

5. Restorasi Arsip adalah suatu tindakan dan prosedur yang dilalui dalam proses

merehabilitasi atau memperkuat kondisi fisik arsip/dokumen yang mengalami

kerusakan (deteriorate) atau mengalami penurunan kualitas secara fisik.

6. Reproduksi Arsip adalah suatu penggandaan isi dokumen tapi tidak selalu dalam

bentuk dan penampilan yang sama dengan sumber asalnya.

7. Arsip Konvensional atau arsip kertas adalah arsip yang isi informasinya berupa teks,

gambar atau grafik dan terekam dalam media kertas.

8. Arsip Media Baru adalah arsip yang isi informasi dan bentuk fisiknya direkam dalam

media magnetik menggunakan perangkat elektronik. Termasuk kategori arsip media

baru adalah : arsip elekronik dan arsip jenis lain yang tidak berbasis kertas.


-4-

BAB II

PROSEDUR PENGUJIAN

HASIL RESTORASI DAN REPRODUKSI ARSIP

Prosedur Pengujian Hasil Restorasi dan Reproduksi Arsip dilaksanakan melalui tahapan

sebagai berikut:

1. a. Kepala Subdirektorat (Kasubdit) Instalasi Laboratorium melakukan koordinasi kerja

tentang pelaksanaan kegiatan Pengujian Hasil Restorasi dan Reproduksi Arsip dengan

Kasubdit Restorasi Arsip dan Kasubdit Reproduksi Arsip.

b. Kasubdit Instalasi Laboratorium menerima daftar arsip yang telah direstorasi dan

direproduksi.

2. Kasubdit Instalasi Laboratorium menganalisis bahan-bahan dan data-data arsip hasil

restorasi dan reproduksi arsip.

3. Kasubdit Instalasi Laboratorium menginstruksikan Analis Laboratorium, Arsiparis dan

Peneliti untuk pelaksanaan pengujian hasil restorasi dan reproduksi arsip.

4. Analis Laboratorium, Arsiparis dan Peneliti menerima perintah dan daftar arsip kemudian

mencatat kebutuhan untuk pelaksanaan pengujian hasil restorasi dan reproduksi arsip.

5. Analis Laboratorium, Arsiparis dan Peneliti melakukan sampling dan mengidentifikasi arsip

hasil restorasi dan reproduksi arsip sesuai dengan metode dan parameter yang telah

ditentukan.

6. Analis Laboratorium, Arsiparis dan Peneliti melakukan pengujian hasil restorasi dan

reproduksi arsip meliputi:

a. Pengujian Hasil Restorasi Arsip Konvensional yang terdiri atas 5 (lima) parameter

cara uji yaitu:

1) Cara Uji Identifikasi Kerusakan Arsip Kertas

2) Cara Uji Ketebalan Arsip Kertas

3) Cara Uji Ukuran dan Gramatur Arsip Kertas dalam Bentuk Lembaran

4) Cara Uji Ukuran dan Berat Arsip Kertas dalam Bentuk Bundel/jilidan

5) Cara Uji pH Permukaan Arsip Kertas.

b. Pengujian Hasil Rewashing Arsip Film dan Mikrofilm dengan parameter: Cara Uji

Kondisi Keasaman Pada Arsip Film dan Mikrofilm Hasil Rewashing.

c. Pengujian Hasil Processing Arsip Mikrofilm dengan parameter: Cara Uji Residu

Tiosulfat Hasil Processing Arsip Mikrofilm dengan Methylene Blue Test.


-5-

7. Analis Laboratorium, Arsiparis dan Peneliti mencatat hasil pengujian sementara yang

dituangkan dalam Formulir Pengujian Hasil Restorasi dan Reproduksi Arsip.

8. Analis Laboratorium, Arsiparis dan Peneliti mencatat kembali hasil pengujian dalam

logbook hasil pengujian dan mengolah data-data hasil pengujian.

9. Analis Laboratorium, Arsiparis dan Peneliti membuat dan meyampaikan laporan Pengujian

Hasil Restorasi dan Reproduksi Arsip kepada Kasubdit Instalasi Laboratorium untuk

dikoreksi.

10. Kasubdit Instalasi Laboratorium mengoreksi Laporan Pengujian Hasil Restorasi dan

Reproduksi Arsip dan menyampaikan hasil pengujian kepada Kasubdit Restorasi Arsip dan

Kasubdit Reproduksi Arsip

11. Kasubdit Instalasi Laboratorium melaporkan hasil kegiatan pengujian terhadap Hasil

Restorasi dan Reproduksi Arsip kepada Direktur Preservasi.

12. Direktur Preservasi menerima Laporan Pengujian Hasil Restorasi dan Reproduksi Arsip.


-6-

BAB III

PENUTUP

Prosedur Tetap tentang Pengujian Hasil Restorasi dan Reproduksi Arsip ini dapat

menjadi petunjuk dan acuan dalam melaksanakan pengujian laboratorium yang sangat

menunjang kelancaran kegiatan preservasi arsip untuk menjamin arsip yang bernilai permanen

tetap terpelihara dimana fisik arsipnya dapat terawat, dan informasinya dapat terselamatkan

sehingga dapat dimanfaatkan oleh setiap pengguna arsip, baik sebagai bahan pendukung

pelaksanaan fungsi manajemen maupun kegiatan penelitian berbagai ilmu pengetahuan

Prosedur Tetap tentang Pengujian Hasil Restorasi dan Reproduksi Arsip ini mulai

berlaku pada tanggal ditetapkan, dan apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan akan

dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di Jakarta

Pada tanggal September 2011


MUSTARI IRAWAN

- 0 -


LAMPIRAN

PROSEDUR TETAP

NOMOR 14 TAHUN 2011

TENTANG



- 1 -

DAFTAR LAMPIRAN

PROSEDUR TETAP TENTANG


LAMPIRAN 1 DIAGRAM ALIR PENGUJIAN HASIL RESTORASI DAN REPRODUKSI ARSIP

LAMPIRAN 2 BAGAN ALIR PENGUJIAN HASIL RESTORASI DAN REPRODUKSI ARSIP

LAMPIRAN 3 TABEL KONDISI IDEAL HASIL RESTORASI DAN REPRODUKSI ARSIP

LAMPIRAN 4 CONTOH FORMULIR PENGUJIAN HASIL RESTORASI ARSIP KERTAS

KONVENSIONAL

LAMPIRAN 5 CARA UJI IDENTIFIKASI KERUSAKAN ARSIP KERTAS

LAMPIRAN 6 CARA UJI KETEBALAN ARSIP KERTAS

LAMPIRAN 7 CARA UJI UKURAN DAN GRAMATUR ARSIP KERTAS DALAM BENTUK

LEMBARAN

LAMPIRAN 8 CARA UJI UKURAN DAN BERAT ARSIP KERTAS DALAM BENTUK

BUNDEL/JILIDAN

LAMPIRAN 9 CARA UJI PH PERMUKAAN ARSIP KERTAS

LAMPIRAN 10 CONTOH FORMULIR PENGUJIAN HASIL RESTORASI ARSIP MEDIA BARU

LAMPIRAN 11 CARA UJI KONDISI KEASAMAN PADA ARSIP FILM DAN MIKROFILM

HASIL REWASHING FILM

LAMPIRAN 12 CONTOH FORMULIR PENGUJIAN HASIL REPRODUKSI ARSIP

LAMPIRAN 13 CARA UJI RESIDU TIOSULFAT DENGAN METHYLENE BLUE TEST


- 2 -

Lampiran 1 Prosedur Tetap Nomor : Tahun 2011 Tanggal : September 2011

DIAGRAM ALIR


No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Analis Laboratorium,

Arsiparis, Peneliti

Kasubdit Instalasi

Laboratorium

Kasubdit Restorasi

Arsip /Kasubdit

Reproduksi Arsip

Direktur Preservasi

1 a. Kepala Subdirektorat (Kasubdit) Instalasi Laboratorium melakukan koordinasi kerja tentang pelaksanaan kegiatan Pengujian Hasil Restorasi dan Reproduksi Arsip

b. Kasubdit Instalasi Laboratorium menerima daftar arsip yang telah direstorasi dan direproduksi

2 Menganalisis bahan-bahan dan data-data arsip hasil restorasi dan reproduksi arsip

3 Memerintahkan pelaksanaan pengujian hasil restorasi dan reproduksi arsip

4 Menerima perintah dan daftar arsip kemudian mencatat kebutuhan untuk pelaksanaan pengujian hasil restorasi dan reproduksi arsip

5 Melakukan sampling dan mengidentifikasi arsip hasil restorasi dan reproduksi arsip sesuai dengan metode dan parameter yang telah ditentukan

6 Melakukan pengujian hasil restorasi dan reproduksi arsip

7 Mencatat hasil pengujian sementara yang dituangkan dalam Formulir Pengujian Hasil Restorasi dan Reproduksi Arsip

8 Mencatat kembali hasil pengujian dalam logbook hasil pengujian dan mengolah data-data hasil pengujian

9 Membuat dan menyampaikan laporan Pengujian Hasil Restorasi dan Reproduksi Arsip

10 Mengoreksi Laporan Pengujian Hasil Restorasi dan Reproduksi Arsip dan menyampaikan hasil pengujian


- 3 -

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Analis Laboratorium,

Arsiparis, Peneliti

Kasubdit Instalasi

Laboratorium

Kasubdit Restorasi

Arsip /Kasubdit

Reproduksi Arsip

Direktur Preservasi

11 Melaporkan hasil kegiatan pengujian terhadap Hasil Restorasi dan Reproduksi Arsip

12 Menerima Laporan Pengujian Hasil Restorasi dan Reproduksi Arsip

Norma waktu: 1. Pengujian hasil restorasi arsip konvensional membutuhkan waktu 90 menit untuk setiap

satu sampel arsip. Pelaksanaan seluruh kegiatan diselesaikan maksimal 20 hari kerja 2. Pengujian kondisi keasaman pada arsip film dan mikrofilm membutuhkan waktu 60

menit untuk setiap satu sampel arsip. Pelaksanaan seluruh kegiatan diselesaikan maksimal 20 hari kerja.

3. Pengujian residu tiosulfat membutuhkan waktu 4 hari kerja untuk setiap satu sampel arsip. Pelaksanaan seluruh kegiatan diselesaikan maksimal 10 hari kerja.


MUSTARI IRAWAN


- 4 -


BAGAN ALIR


Pelaksanaan Persiapan Pelaporan


- 5 -


TABEL KONDISI IDEAL HASIL RESTORASI DAN REPRODUKSI ARSIP

No Jenis Bahan / Objek Uji Parameter Kondisi Ideal Referensi

1 Hasil Restorasi Arsip Konvensional Deasidifikasi Laminasi Leafcasting Pengeringan paska

bencana dengan vacuum freeze drying

Identifikasi kerusakan Baik Archives Damage Atlas A Tool for Assessing Damage.

Ketebalan Sesuai dengan jenis kertas

Ukuran dan gramatur (lembaran)

Sesuai lembaran hasil restorasi, ≥ 70 g/m2

Ukuran dan berat (bundel/jilidan)

Sesuai bundel/jilidan baru

pH permukaan Netral Pelestarian bahan pustaka

2 Hasil Restorasi Arsip Media baru (Rewashing film) Arsip Film Arsip Mikrofilm

Kondisi keasaman Grade A, baik IPI Storage Guide for Acetate Films,

1993

3 Hasil Reproduksi Arsip (Processing mikrofilm)

Uji residu tiosulfat (methylene blue test)

Maksimal 1.4 µg/cm2 ISO 18917


- 6 -


CONTOH FORMULIR

PENGUJIAN HASIL RESTORASI ARSIP KERTAS/KONVENSIONAL

FORMULIR PENGUJIAN HASIL RESTORASI ARSIP KERTAS

Halaman - 6 - dari ____ No : Tanggal : Revisi :

Subdit Instalasi Laboratorium Arsip Nasional RI

Penguji 1 : Penguji 2 : Kasubdit Instalasi Laboratorium:

Nama sampel/Arsip : ____________________ Nomor : ________________ Tahun : __________________ Lokasi sampel/Arsip : ____________________ Lantai : ________________ Rak : __________________ Keterangan contoh : ____________________ Bentuk : bundel /lembar ____ Jumlah : __________________

Kondisi Ruangan : ____________________ Suhu : _____ oC RH : ________ % Metode Restorasi : ____________________ Data 1. Pengujian Fisik dan kimia

Pengujian Metode/cara uji 1 2 3 Keterangan (Ʃ)

1 pH permukaan 2 Berat/Gramatur (gram) 3 Ketebalan (mm)

4 Ukuran Dimensi (p x l) mm

5 Jenis

6 Watermark

Informasi lain: ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ Data 2. Indentifikasi Kerusakan

Beri tanda pada kerusakan Ringan Sedang Berat Keterangan

Jilidan 1 Perubahan bentuk/ melengkung 2 Punggung 3 Jahitan 4 Permukaan Kimia 1 Api 2 Foxing (noda) 3 Korosi Tinta 4 Korosi Tembaga 5 Selotape 6 Karat 7 Perbaikan sebelumnya Mekanik 1 Penggunaan


- 7 -

2 Kekerasan Serangga dan Tikus 1 Serangga 2 Tikus Air 1 Noda 2 Rapuh 3 Jamur 4 Lengket


- 8 -


CARA UJI IDENTIFIKASI KERUSAKAN ARSIP KERTAS

(Cara Uji Nomor 12)

A. Ruang Lingkup

Standar ini meliputi definisi, peralatan dan bahan, cara uji, dan laporan hasil uji identifikasi

kerusakan arsip kertas.

Cara uji identifikasi kerusakan pada arsip kertas dilakukan berdasarkan jenis kerusakan dan tingkatan

kerusakan berpedoman pada Archives Damage Atlas.

B. Definisi

Identifikasi kerusakan arsip kertas adalah penentuan kondisi kerusakan berdasarkan tingkatan

kerusakan ringan, sedang dan berat serta jenis penyebab kerusakan berdasarkan Archives Damage

Atlas A Tool for Assessing Damage.

Watermark/tanda air adalah tanda pada kertas yang hanya bisa dilihat dengan menerawang bagian

kertas pada sumber cahaya, atau dengan menggunakan bantuan lampu UV lamp.

UV Mark adalah tanda pada kertas yang hanya bisa dilihat dengan menggunakan bantuan lampu UV.

C. Peralatan dan Bahan

1. Kamera Digital;

2. Senter/lampu tampak;

3. Lampu UV;

4. Archives Damage Atlas A Tool for Assessing Damage;

5. Arsip kertas yang akan diuji.

D. Cara Uji

1. Catat identifikasi arsip yang diuji. (asal arsip, koleksi, no boks, lokasi, nomor arsip).

2. Amati kondisi fisik arsip, dan catat jenis kerusakan yang terjadi pada fisik arsip berdasarkan

jenis dan tingkatan kerusakan. Identifikasi kerusakan dilakukan baik terhadap jilidan/bendel

maupun terhadap lembaran arsip.

3. Identifikasi dilakukan berdasarkan Archives Damage Atlas dan dituangkan dalam formulir

pengujian identifikasi kondisi arsip kertas.

4. Jika diperlukan kerusakan yang terjadi dapat didokumentasikan dengan menggunakan kamera.

5. Jika pada arsip kertas yang diuji terdapat tanda air (watermark) atau tanda khusus lainnya maka

gambar tanda air didokumentasikan dengan bantuan UV lamp.

E. Laporan Hasil Uji


- 9 -

Laporan hasil pengujian dituangkan dalam Formulir Pengujian Identifikasi Kerusakan Arsip Kertas

seperti contoh berikut:

Contoh Formulir

Pengujian Identifikasi Kerusakan Arsip Kertas

PENGUJIAN ARSIP HASIL RESTORASI DAN REPRODUKSI ARSIP SUBDIREKTORAT INSTALASI LABORATORIUM

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA No.

HASIL PENGUJIAN IDENTIFIKASI KERUSAKAN ARSIP KERTAS

I. PELAKSANAAN PENGUJIAN 1. Contoh uji - Nama Khasanah = _____________________ No Arsip = _________________________ - Tahun = _____________________ Asal/lokasi = _________________________ - Jumlah = _____________________ Jenis jilidan = Soft cover / hard cover - Warna kertas = ______________________ 2. Metode Restorasi = _________________________________________________________________ 3. Kondisi ruangan = _________________________________________________________________

Beri tanda pada kerusakan Ya Tidak Keterangan

Jilidan 1 Perubahan bentuk/ melengkung 2 Punggung 3 Jahitan 4 Permukaan Kimia 1 Api 2 Foxing (noda) 3 Korosi Tinta 4 Korosi Tembaga 5 Selotape 6 Karat 7 Perbaikan sebelumnya Mekanik 1 Penggunaan 2 Kekerasan Serangga dan Tikus 1 Serangga 2 Tikus Air 1 Noda 2 Rapuh 3 Jamur 4 Lengket

II. KESIMPULAN

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

Jakarta, ............................ Mengetahui Penanggung jawab Penguji

(.......................................) (.......................................)


- 10 -


CARA UJI KETEBALAN ARSIP KERTAS

(Cara Uji Nomor 13)

A. Ruang Lingkup

Standar ini meliputi definisi, peralatan dan bahan, cara uji dan laporan hasil uji ketebalan arsip

kertas.

B. Definisi

Tebal kertas atau karton adalah jarak tegak lurus antara dua permukaan kertas atau karton pada

kondisi standar.


1. Alat pengukur ketebalan:

a. Jangka sorong, untuk mengukur ketebalan arsip yang sudah berbentuk jilidan atau bundel;

b. Mikrometer, untuk mengukur ketebalan lembaran kertas atau arsip kertas.


D. Cara Uji

1. Persiapan contoh

Disiapkan contoh uji arsip kertas yang bersih dan bebas dari kotoran dan debu, atau untuk

contoh kertas arsip yang berdebu sebaiknya dibersihkan terlebih dahulu.

2. Pengujian

a. Sebelum dilakukan pengukuran ketebalan lembaran kertas dan arsip kertas, permukaan

landasan dan kaki penekan pada mikrometer dibersihkan terlebih dahulu, sehingga pada

saat kaki penekan menyentuh landasan skala menunjukan nol.

b. Tempatkan contoh uji pada permukaan landasan secara tegak lurus dengan arah kaki

penekan (gambar 1).

landasan

Kaki penekan

Display pengukuran

Contoh uji

Tuas kaki penekan

Gambar 1. Penempatan Contoh Uji Pada Mikrometer


- 11 -

c. Turunkan kaki penekan secara perlahan-lahan keatas permukaan contoh uji sehingga kaki

penekan dalam posisi bebas menekan landasan, diamkan selama 2-5 detik.

d. Catat pembacaan skala pada skala mikrometer.

e. Pengukuran dilakukan pada suatu garis ke arah panjang contoh uji, minimal pada 5 tempat

yang berbeda.

f. Pengukuran ketebalan untuk arsip kertas dilakukan dengan menggunakan jangka sorong

sama seperti langkah e.

3. Perhitungan

Ketebalan arsip kertas dilaporkan sebagai nilai rata-rata dan bila diperlukan dapat dilengkapi

dengan nilai maksimum dan minimum. Satuan ketebalan adalah milimeter (mm).


Laporan hasil pengujian dituangkan dalam Formulir Hasil Pengujian Ketebalan Arsip Kertas seperti

contoh berikut:

Contoh Formulir

Hasil Pengujian Ketebalan Arsip Kertas


SUBDIREKTORAT INSTALASI LABORATORIUM ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

No.

HASIL PENGUJIAN KETEBALAN ARSIP KERTAS

I. PELAKSANAAN PENGUJIAN 1. Contoh uji - Nama Khasanah = _________________________________________________________________ - Tahun = _________________________________________________________________ - Asal/lokasi = _________________________________________________________________ - Jumlah = _________________________________________________________________

2. Metode Restorasi = _________________________________________________________________ 3. Kondisi ruangan = _________________________________________________________________

No Jenis Kertas

No berkas/ arsip

Hasil Uji ( mm) Rerata Keterangan 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 6 dst

II. KESIMPULAN

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

Jakarta, ............................

Mengetahui Penanggung jawab Penguji (.......................................) (...................................)


- 12 -


CARA UJI UKURAN DAN GRAMATUR ARSIP KERTAS

DALAM BENTUK LEMBARAN

(Cara Uji Nomor 14)

A. Ruang Lingkup

Standar ini meliputi definisi, peralatan dan bahan, cara uji dan laporan hasil uji ukuran dan gramatur

arsip kertas dalam bentuk lembaran.

B. Definisi

Ukuran adalah panjang dan lebar kertas diukur dengan satuan milimeter dalam kondisi standar.

Gramatur adalah massa lembaran kertas atau karton dalam gram dibagi dengan satuan luasnya dalam

meter persegi, diukur pada kondisi standar.


1. Penggaris;

2. Neraca analitik dengan kepekaan 0,01 g;


D. Cara Uji

1. Persiapan contoh



2. Pengujian

a. Bagian lembaran kertas diukur panjang dan lebarnya dengan menggunakan penggaris

hingga satuan millimeter. Pastikan posisi kertas lurus mendatar, tidak ada yang terlipat.

b. Lembaran arsip ditimbang dengan menggunakan neraca analitik dengan kepekaan alat

0,01 g.

c. Tunggu hasil pembacaan neraca stabil. Catat hasil berat arsip.

d. Catat hasil pengukuran.

3. Perhitungan

Lembaran arsip dihitung nilai gramaturnya dengan cara perhitungan sebagai berikut:

, dimana : G = gramatur lembaran g/m2

A = berat lembaran yang diuji, gram

a = luas lembaran yang diuji, m2


Laporan hasil pengujian dituangkan dalam formulir ”Hasil Pengujian Ukuran dan Gramatur Arsip

Kertas Dalam Bentuk Lembaran seperti contoh berikut:


- 13 -

Contoh Formulir

Pengujian Ukuran dan Gramatur Arsip Kertas Dalam Bentuk Lembaran



No.

HASIL PENGUJIAN UKURAN DAN GRAMATUR ARSIP KERTAS DALAM BENTUK LEMBARAN

I. PELAKSANAAN PENGUJIAN

1. Contoh uji - Nama Khasanah = _________________________________________________________________ - Tahun = _________________________________________________________________ - Asal/lokasi = _________________________________________________________________ - Jumlah = _________________________________________________________________


No Jenis Kertas

No berkas/ arsip

Berat (A gram)

Panjang (p cm)

Lebar (l cm)

Luas ((P x l)cm /100)

a m2

Gramatur (A/a) Keterangan

1 2 3 4 5 6 7 dst

II. KESIMPULAN

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

Jakarta, ............................

Mengetahui Penanggung jawab Penguji (.......................................) (...................................)


- 14 -


CARA UJI UKURAN DAN BERAT ARSIP KERTAS

DALAM BENTUK BUNDEL/JILIDAN

(Cara Uji Nomor 15)

A. RUANG LINGKUP

Standar ini meliputi definisi, peralatan dan bahan, cara uji dan laporan hasil uji ukuran dan berat

arsip kertas dalam bentuk bundel/jilidan.

B. DEFINISI

Ukuran adalah panjang, lebar dan tebal bundel arsip kertas diukur dengan satuan centimeter dalam

kondisi standar.

Berat adalah massa bundel atau jilidan arsip dalam gram diukur pada kondisi standar.

C. PERALATAN DAN BAHAN

1. Penggaris;

2. Neraca portable dengan kepekaan 1 g (maks 10 kg) untuk arsip yang berbentuk bendel atau

neraca analitik dengan kepekaan 0,01 g untuk arsip lembaran;

3. Jangka sorong/mikrometer;


D. CARA UJI

1. Persiapan contoh



2. Pengujian

a. Bagian lembaran kertas diukur panjang (p cm) dan lebarnya (l cm) dengan menggunakan

penggaris hingga satuan milimeter. Pastikan posisi kertas lurus mendatar, tidak ada yang

terlipat.

b. Ketebalan bundel diukur dengan menggunakan jangka sorong (t cm).

c. bundel arsip ditimbang dengan menggunakan neraca analitik dengan kepekaan alat 1 g.

d. Tunggu hasil pembacaan neraca stabil. Catat hasil berat arsip (A gram).

e. Catat hasil pengukuran.

3. Perhitungan

Hasil pengukuran dicatat langsung sesuai pembacaan pada skala neraca dan jangka sorong.

E. LAPORAN HASIL UJI

Laporan hasil pengujian dituangkan dalam formulir ”Hasil Pengujian Ukuran dan Berat Arsip Kertas

Dalam Bentuk Bundel/Jilidan” seperti contoh berikut:


- 15 -

Contoh Formulir

Pengujian Ukuran dan Berat Arsip Kertas Dalam Bentuk Bundel/Jilidan

PENGUJIAN HASIL RESTORASI DAN REPRODUKSI ARSIP SUBDIREKTORAT INSTALASI LABORATORIUM


HASIL PENGUJIAN UKURAN DAN BERAT ARSIP KERTAS DALAM BENTUK BUNDEL/JILIDAN



No Jenis Kertas No berkas/ arsip

Jenis Jilidan

Panjang (p cm)

Lebar (l cm)

Tebal (t cm)

Berat ( A gram)

Keterangan

1 2 3 4 5 6 dst

II. KESIMPULAN

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

Jakarta, ............................ Mengetahui Penanggung jawab Penguji (.......................................) (...................................)


- 16 -


CARA UJI pH PERMUKAAN ARSIP KERTAS

(Cara Uji Nomor 5)

A. Ruang Lingkup

Standar ini meliputi definisi, peralatan dan bahan; cara uji dan laporan hasil uji pH (keasaman)

permukaan arsip kertas.

B. Definisi

pH permukaan kertas atau keasaman kertas adalah konsentrasi ion hidrogen pada air dipermukaan

kertas atau arsip kertas.


1. pH meter Horiba atau pH meter lain yang dilengkapi dengan elektroda khusus untuk mengukur

pH pada permukaan kertas;

2. Gelas piala 100 cc;

3. Plastik mylar ;

4. Labu semprot;

5. Aquadest;

6. Larutan buffer pH 4 dan pH 7;

7. Kertas saring;

8. Etanol 70%;


D. Cara Uji

1. Persiapan Contoh Uji

Disiapkan contoh uji kertas yang bersih dan bebas dari kotoran dan debu. Untuk Arsip kertas

yang akan diuji keasamannya, dipilih sebisa mungkin pada bagian yang tidak ada informasinya

(tidak terkena tinta).

2. Pengujian

a. pH meter dikalibrasikan dengan larutan Buffer pH 4 dan pH 7.

b. Kertas atau arsip kertas yang akan ditentukan pHnya dialasi dengan plastik mylar

kemudian ditetesi dengan satu atau dua tetes air suling.

c. Pada tetesan air tersebut ditempelkan elektroda pH meter, kemudian diukur nilai pHnya.

d. Tunggu beberapa saat pembacaan skala pH pada pH meter stabil.

e. Catat skala pH yang terukur, kemudian keringkan sisa air pada kertas atau arsip kertas

dengan menggunakan kertas saring. Untuk memudahkan proses pengeringan dapat

disemprot dengan alkohol 70%.


- 17 -

f. Lakukan pengujian dua kali (duplo) untuk contoh yang sama pada tempat yang berbeda.

3. Perhitungan

Membaca langsung nilai keasaman arsip kertas pada skala pH meter.


Laporan hasil pengujian dituangkan dalam formulir “Hasil Pengujian pH Permukaan Arsip Kertas”

seperti contoh berikut:

Contoh Formulir Pengujian pH Permukaan Arsip Kertas



HASIL PENGUJIAN pH PERMUKAAN ARSIP KERTAS



No Jenis Kertas No berkas/ arsip Hasil Uji Rerata Keterangan 1 2 1 2 3 4 5 6 7 8 9 dst

II. KESIMPULAN

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________



- 18 -


CONTOH FORMULIR

PENGUJIAN HASIL RESTORASI ARSIP MEDIA BARU

FORMULIR PENGUJIAN HASIL RESTORASI ARSIP MEDIA BARU

Halaman - 18 - dari ____ No : Tanggal : Revisi :

Subdit Instalasi Laboratorium Arsip Nasional RI

Penguji 1 : Penguji 2 : Kasubdit Instalasi Laboratorium:

Nama sampel/Arsip : ____________________ Nomor : ________________ Tahun : __________________ Lokasi sampel/Arsip : ____________________ Lantai : ________________ Rak : __________________ Keterangan contoh : ____________________ Film/mikrofilm : ____________ jumlah : __________________ Kondisi Ruangan : ____________________ Suhu : _______________ oC RH : __________________ % Jenis film/mikrofilm : nitrat / asetat / polyester Bahan rewashing : ____________________

Kode sampel /lokasi Reel Feet

Kondisi keasaman (grade) Kondisi fisik arsip

Sebelum rewashing

Setelah rewashing

Sebelum rewashing

Setelah rewashing


- 19 -


CARA UJI KONDISI KEASAMAN PADA ARSIP FILM DAN MIKROFILM

HASIL REWASHING FILM

(Cara Uji Nomor 24)

A. Ruang Lingkup

Standar ini meliputi definisi, peralatan dan bahan, cara uji dan laporan hasil uji kondisi keasaman

pada film dan mikrofilm hasil rewashing film.

B. Definisi

Kondisi keasaman pada arsip film dan mikrofilm adalah memburuknya (deteriorasi) kondisi pada

arsip film dan mikrofilm yang dapat diamati dengan perubahan warna pada indikator bromocresol

green yang diakibatkan oleh adanya perubahan pH pada udara dalam can/wadah arsip.


1. Label Indikator ABC (Asam Bromo Cresol);

2. Senter;

3. Label bulat dengan warna kuning, hijau dan biru;

4. Arsip film dan mikrofilm yang akan diuji.

D. Cara Uji

1. Persiapan

a. Disiapkan indikator ABC baik dalam bentuk label maupun kertas indikator.

b. Disiapkan arsip film yang telah direstorasi / direwashing, catat kondisi keasamannya pada

saat sebelum dilakukan restorasi.

2. Pengujian

a. Pengujian dilakukan langsung diruang restorasi arsip film/mikrofilm sebelum dikembalikan

ke ruang penyimpanan arsip film.

b. Kertas indikator dimasukkan kedalam can film/ kotak mikrofilm kemudian ditutup

kembali. Untuk label indikator ditempelkan pada bagian tutup bagian dalam;

c. Setelah beberapa lama (30 menit), diamati perubahan warna pada indikator, kemudian

dibandingkan kondisi grade arsip film dengan tabel warna dibawah ini:

1) Jika warna kertas indikator tetap biru maka film masih dalam kondisi baik, nilai

keasaman (pH) > 5 (grade A);

2) Jika berubah menjadi warna hijau maka arsip film mulai terdeteriorasi dan

mengeluarkan asam sehingga mempunyai nilai pH 3 s.d 5 (grade B);

3) Jika kertas indikator berubah kuning maka arsip film mempunyai keasaman yang

tinggi yaitu pH < 3 dan membutuhkan penanganan secepatnya (grade C).


- 20 -

d. Hasil perubahan warna/grade arsip film dicatat, dan pada bagian luar can/wadah arsip film

diberi tanda/label bulat dengan warna yang sesuai dengan perubahan warna indikator.

Untuk menandai arsip yang sudah dilakukan pengujian dan memudahkan petugas arsip

melakukan pemindahan dan pengambilan untuk kegiatan restorasi atau reproduksi arsip

film atau mikrofilm. Pada catatan hasil pengujian juga dicatat nomor kode arsip film dan

jenis arsip film (16 mm atau 35 mm);

e. Perubahan warna pada label indikator pada arsip film sebaiknya diperiksa secara rutin 1

bulan sekali dan diganti minimal setahun sekali untuk menentukan kondisi keasaman arsip

film. Label indikator yang sudah berubah warna menjadi hijau atau kuning sebaiknya di

ganti setelah arsip film mendapat perlakuan restorasi.


Laporan hasil pengujian dituangkan dalam formulir ”Hasil Pengujian Kondisi Keasaman Pada Arsip

Film dan Mikrofilm Hasil Rewashing“ seperti contoh berikut:

Grade A Grade B Grade C

Biru Hijau Kuning

pH > 5.4 3.8< pH< 5.4 pH < 3.8

Perubahan Warna Indikator


- 21 -

Contoh Formulir Hasil Pengujian Kondisi Keasaman Pada Arsip Film dan Mikrofilm Hasil RewashingFilm



HASIL PENGUJIAN KONDISI KEASAMAN

PADA ARSIP FILM DAN MIKROFILM HASIL REWASHING FILM

Nama sampel/Arsip : ____________________ Nomor : ________________ Tahun : __________________ Lokasi sampel/Arsip : ____________________ Lantai : ________________ Rak : __________________ Keterangan contoh : ____________________ Film/mikrofilm : ____________ Jumlah : __________________ Kondisi Ruangan : ____________________ Suhu : _______________ oC RH : __________________ % Larutan Rewashing : _________________

No. Nama Arsip Reel Feet Grade A

Grade B

Grade C Penampakan fisik contoh



- 22 -


CONTOH FORMULIR

PENGUJIAN HASIL REPRODUKSI ARSIP



No.

PENGUJIAN HASIL REPRODUKSI ARSIP


Nama sampel/Arsip :________________ Tanggal Reproduksi :__________________ Jenis Arsip :________________ Metode Reproduksi :_________________ Tahun penciptaan :________________ Petugas Reproduksi :_________________ Nomor /kode :________________ Kondisi ruangan :_________________ Jumlah :________________

No. Bentuk Reproduksi Hasil Keterangan

Mikrofilm

Digital file (*jpg, *bmp, *tiff)

Digital audio (*mp3, *wav)

Digital video (*avi, *mpg, *wma)

CD-ROM

CD-Audio

VCD, DVD

DVD data (database)

DVD audio (database)

Digital video (database II. KESIMPULAN ___________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________



- 23 -


CARA UJI RESIDU TIOSULFAT DENGAN METHYLENE BLUE TEST

(Cara Uji Nomor 25)

A. Ruang Lingkup

Standar ini meliputi definisi, peralatan dan bahan, cara uji, dan laporan hasil pengujian residu

tiosulfat dengan methylene blue test pada arsip mikrofim.

Pengujian ini dilakukan untuk menentukan residu tiosulfat dan dekomposisi produk yang diakibatkan

oleh prosesing, atau juga bisa dijadikan standar dalam menentukan daya tahan dari film, microfilm,

dan kertas fotografi.

Prosedur ini hanya mengacu pada produk halide perak/gelatin yang telah diproses dengan larutan

fixer tiosulfat dan air pencuci.

B. Definisi

Methylene blue test adalah metode untuk menentukan residu tiosulfat dan bahan kimia sejenis

lainnya dalam prosesing bahan fotografi.


1. Peralatan

a. Spektrofotometer UV –Vis double beam (Hitachi U-2800)

b. Peralatan Gelas

1) Labu ukur 500 ml, 1000 ml, 250 ml, 100 ml

2) Gelas Piala 250 ml, 400 ml dan 1000 ml

3) Pipet gondok 25 ml, 5 ml

4) Pipet volumetri

5) Buret 50 ml

6) Gunting

c. Dispenser kapasitas 1 ml

d. Tabung vials

2. Bahan

a. Eluen

Larutkan 1,0 g ± 0,1 g KI dan 1,0 g ± 0,1 g KH2PO4 dengan air dalam labu ukur 1 liter.

Encerkan hingga batas dan kocok. Pereaksi ini stabil selama 1 bulan.

b. Pereaksi Borohydrate

Larutkan 3.0 g KBH4 (Potassium tetrahydroborate) segar dalam 100 ml larutan NaOH 0.2

M (8.0 g/l). Pereaksi ini stabil selama l minggu di tempat dingin. Bila wadah sudah dibuka

1 kali, maka harus dibuang pada akhir pemeriksaan.

c. Aseton

d. Feri klorida


- 24 -

Pada kira-kira 50 ml air dalam beaker, tambahkan hati-hati sambil diaduk, 37.5 ml HCI.

Larutkan 8.45 g ± 0,01 g feriklorida hexahidrat (FeC13.6H20) kedalamnya. Dinginkan

sampai suhu ruang dan pindahkan ke labu volumetri 100 ml. Encerkan dengan air sampai

batas dan kocok baik-baik. Pereaksi ini stabil paling tidak 3 bulan.

e. NND (N,N-dimethy-p-phenylenediamine sulfate)

Pada kira-kira 50 ml air dalam beaker, tambahkan hati-hati sambil diaduk, 12,5 ml HCI.

Larutkan 3,00 g ± 0.01 g N,N-dimethy-p-phenylenediamine sulfate kedalamnya.

Dinginkan sampai suhu ruang dan pindahkan ke labu volumetrik 100 ml. Encerkan dengan

air sampai batas dan kocok baik-baik. Pereaksi ini stabil paling tidak 1 minggu.

D. Cara Uji

1. Pembuatan Kurva Kalibrasi

Kurva kalibrasi harus dibuat ketika pereaksi yang baru digunakan. Kurva diperiksa dalam

interval waktu tertentu misalnya satu kali dalam setiap minggu.

2. Persiapan Larutan Standar thiosulfat

a. Larutan standar disiapkan pada saat hanya akan digunakan.

b. Pipet 25.0 ml larutan thiosulfat 0.1 M ke dalam labu volumetrik 500 ml dan encerkan

dengan air sampai tanda batas. Tutup dan balikkan labu 8 sampai 10 kali.

c. Pipet 5.0 ml larutan diatas ke labu volumetrik 250 ml dan encerkan dengan air sampai

tanda batas.

d. Tutup dan balikkan labu 8 sampai 10 kali. Larutan ini mengandung 11,2 µg/ml thiosulfat.

3. Prosedur Kalibrasi

a. Buat deret standard dengan mengencerkan larutan standard 4.2.4. berdasarkan tabel

dibawah ini.

Volume larutan

standar thiosulfate (ml) Labu volumetrik

Konsentrasi larutan

kalibrasi, S2O3 2- µg/5 ml

1,00

2,00

2,00

4,00

7,00

10,00

15,00

200

100

50

50

50

50

50

0,28

1,12

2,24

4,48

7,84

11,20

16,80

b. Pipet masing-masing 5 ml, lakukan seperti langkah 4.2.2, Plot absorbansi versus

konsentrasi untuk membuat kurva standar.

4. Pengujian

a. Potong 1 cm2 sample microfilm kemudian letakkan sample pada sample vial bersih dan

kering. Tambahkan 10,0 ml eluent (3.2.1) dan biarkan campuran selama 10 menit, sekali-


- 25 -

kali dikocok (l s.d 3 menit). Pipet 5,0 ml ekstrak ke sample vial yang lain.

b. Pindahkan 4 pereaksi berikut ke wadah terpisah, set masing-masing dispenser sesuai

volume yang dipakai.

Pereaksi Borohydride (3.2.2) 0.25 ml

Aseton (3.2.3) 0.50 ml

Pereaksi Feri klorida (3.2.4) 0.25 ml

Pereaksi NND (3.2.5) 0.25 ml

c. Bilas masing-masing dispenser dan buang paling sedikit 10 bagian sebelum penetapan

pertama.

d. Tambahkan semua dengan masing-masing pereaksi berikut dengan segera.

e. Tambahkan 0.25 ml pereaksi borohydrate, aduk supaya campur.

f. Tambahkan 0.50 ml aseton, aduk supaya campur.

g. Tambahkan 0.25 ml pereaksi feri klorida dan 0.25 ml pereaksi NND.

h. Segera tutup vial kuat-kuat. Kocok vial selama 1 menit. Lalu hati-hati keluarkan tekanan

yang terbentuk dengan adanya gas hidrogen, pastikan bahwa vial jauh dari muka, lalu

segera diukur dengan spektrophotometer.

i. Ukur absorbansi larutan pada 665 nm (dalam keadaan tidak ada cuvette di light beam)

menggunakan photometer.

j. Lakukan analisa blanko dengan menggantikan sample dengan 5 ml eluent. Hitung

absorbansi larutan test dengan mengurangi terhadap absorbansi blanko yang didapat.

5. Perhitungan

Dari kurva kalibrasi, diketahui konsentrasi ion thiosulfat. Satuannya dalam mikrogram/5 ml

larutan.

Jika satuannya dalam mikrogram/cm2, konsentrasi ion tiosulfat (mikrogram/5 ml larutan)

dikalikan 2. Hal ini dikarenakan volume eluent 10 ml.


Laporan hasil pengujian dituangkan dalam Formulir Hasil Pengujian Residu Tiosulfat dengan

Methylene Blue Test seperti contoh berikut:


- 26 -

Contoh Formulir

Hasil Pengujian Residu Tiosulfat dengan Methylene Blue Test



HASIL PENGUJIAN RESIDU TIOSULFAT DENGAN METHYLENE BLUE TEST


Nama sampel/Arsip : ______________ Nomor /kode : _________ Tahun : _______________ Gauge/ukuran : ______________ Tanggal processing : ______________ Petugas :______________

Kurva kalibrasi = (R) = _______________________________________________________________

No. Konsentrasi (X) Absorbansi (Y)

Konsentrasi Tiosulfat = _____________________________________________________________________

II. KESIMPULAN ___________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________


arsip nasional republik indonesiaanri.go.id/assets/download/56protap no 14 tahun 2011 tentang... ·...

Documents