i-p2p: vendor management overviews(ppbfrophss5i4efzr4jxbmnm... · 2020. 9. 18. · baik...
TRANSCRIPT
i-P2P: Vendor ManagementOverview
23 Desember 2014
Didorong dari kebutuhan bisnis dan memperhatikan kendala yang ada, diperlukan sistem yang terintegrasi untuk menjawab tantangan bisnis
• Continuous Improvement untuk meningkatkan nilai-nilai Perusahaan
•Aplikasi terkait proses bisnis Procurement yang belum terintegrasi.
(ERP-SAP, BI-PEG, RKAP, P2P, E-Proc, E-Auction, PIS, E-Lids, Procurement Catalog, OE-Online, Vendor Development, Remind Me, Monitoring pengadaan, ATK Online, Monitoring Contract, Penilaian CSMS, Vendor tracking, SIDA, dll)
• Tuntutan Good Corporate Governance (GCG) sebagai imbas regulasi dan globalisasi.
• Efisiensi dan efektifitas proses procurement dalam rangka meningkatkan operational excellenceperusahaan.
• Pemanfaatan Teknologi Informasi sebagai business enabler.
• Keselarasan dengan ICT Master Plan PT Pertamina (Persero).
• Pemenuhan aturan perusahaan (PTK 007 Rev 2, SK 034 dan SK 051 Rev 1)
• Jika terjadi perubahan (kebijakan, organisasi), perubahan harus dilakukan di SAP maupun di web application (front-end).
Latar Belakang
Sistemprocurement
yang terintegrasi(end-to-end)
yang menerapkanprinsip SRM
Sistem ini nantinya akanterintegrasi baik untuk
korporat dan anakperusahaan Pertamina
Solusi
Kesulitan registrasi dan update data vendor karena harus datang langsung ke lokasi Pertamina.
Inefisiensi akibat proses procurement melibatkan banyak dokumen hard copy
Kesulitan memonitor status kontrak, tagihan serta payment.
Mengacu pada best practice, vendor idealnya harus dapat melakukan update sendiri beberapa data administratif perusahaan (self service)
Kendala External (Vendor)
Banyak UID dan Password yang harus diingat dlm berbagai aplikasi procurement
Dokumen proses procurement terpisah dari sistem aplikasi Procurement
Fungsi Procurement terbebani pekerjaan administratif
Tidak dapat mengetahui posisi progress pengadaan secara cepat
Kendala Internal (Pertamina)
Apakah i-P2P itu?
Apakah“ i-P2P “
itu?
Aplikasi online untuk membantu pencatatan proses bisnis pengadaan barang dan jasa
(terutama non Hydro) mulai dari permintaan, penentuan supplier (Lelang), realisasi, invoicing,
pembayaran dan pajak yang terintegrasi langsung dengan sistem ERP dan akan digunakan
oleh Pertamina beserta anak perusahaannya.
Integrated Procure to Pay (i-P2P) diharapkan dapat menjadi solusi untuk meningkatkan efektivitas proses pengadaan barang dan jasa di Pertamina
http://www.pertamina.com/i-p2p
Dapat diakses melalui alamat portal:
Baseline:
i-P2P Baseline adalah modul yang mencakup fungsi untuk: Konsep, template, tampilan aplikasi high level, user
management serta workflow definition.
Master Data MgmtPengelolaan master
data terkait proses
procurement termasuk
di dalamnya data
vendor
Vendor MgmtPengelolaan master
data vendor, dimana
vendor dimungkinkan
dapat mengelola
beberapa datanya
sendiri.
Contract MgmtMembentuk sistem
yang mencakup
Contract Repository,
Creating Contract &
Contract Monitoring.
SourcingProses pemilihan
penyedia barang &
jasa secara OL serta
memberikan notifikasi
kpd penyedia secara
electronic.
Collaborative
ProcurementAdanya electronic
catalog (shopping
cart), kemudahan
proses approval serta
update supplier
performance
Spend AnalysisMengklarifikasi &
menganalisa data purc
activity serta monitoring
compliance dalam hal
pengadaan barang/jasa
Invoice MgmtTransparansi proses
invoice serta
monitoring
outstanding
SA/GR/GI
consigment
Payment MgmtProses mendapatkan
data pembayaran yang
dilakukan lewat MIRO
SAP
TaxMengelola perpajakan
seperti kode jenis
pajak serta
perhitungannya,
ReportingSifatnya operational
seperti report data
vendor, contract
management, spend
Analysis serta invoice
dan payment
Fitur yang tersedia di i-P2P akan digunakan oleh internal Pertamina dan external (Vendor)
Membutuhkan aktivitas yang akan
dilakukan oleh vendor di sistem
Implementasi i-P2P Modul Vendor Management
Modul Vendor Management adalah fungsionalitas di i-P2P yang ditujukan untuk manajemen data vendor secara online dan mandiri
Berlaku mulai Desember 2014 untuk vendor yang sudah terdaftar di Pertamina
Paperless-ready: Dokumen untuk registrasi vendor baru, update data, pendaftaran SKT, dll akan diupload dalam bentuk softcopy.
Setelah pendaftaran disetujui, vendor hanya perlu mengirimkan hardcopy pakta integritas yang sudah ditandatangani dan bermeterai ke unit procurement terdaftar
Desember 2014
a
b
c
d
Fitur/fungsionalitas yang tersedia pada Modul Vendor Management
Fitur/FungsionalitasVendor
SKTVendor
Non SKTVendor
Baru
1 Re-Registrasi Digunakan oleh vendor yang sudah memiliki nomor vendor Pertamina (vendor SKT maupun Non SKT) untuk melengkapi data di i-P2P
Ya Ya -
2 Registrasi Digunakan oleh vendor yang belum terdaftar di Pertamina untuk memiliki akun di i-P2P dan mendapatkan nomor vendor
- - Ya
3 Upgrade SKT Digunakan oleh vendor non SKT untuk meng-upgrade status menjadi SKT (SKT merupakan syarat untuk diundang dalam proses procurement di Pertamina)
- Ya -
4 Update data Digunakan oleh vendor SKT untuk meng-update data di i-P2P
Ya - -
5 Penambahan Lokasi Aktif (extend Registered Location) Digunakan oleh vendor SKT untuk menambahkan lokasi procurement terdaftar, baik antar-lokasi di satu perusahaan Pertamina, atau antar perusahaan di Pertamina
Ya - -
6 CSMS Digunakan oleh vendor SKT dan Non SKT untuk mendapatkan penilaian Contractor Safety Management System (CSMS)
Ya Ya -
7
Re-Registrasi
Digunakan oleh vendor yang sudah memiliki nomor vendor di Pertamina (SKT dan Non SKT) untuk memiliki akun di i-P2P dan mengupdate data-data tambahan yang dibutuhkan
8
Prerequisite: 1. NPWP vendor belum pernah didaftarkan di i-P2P
2. Sudah memiliki nomor vendor di Pertamina
Re-Registrasi: Normal Flow
9
Re-RegistrasiVerifikasi & Approval
Admin Reg LocProses Utama
Users dan Roles
Vendor (SKT / non SKT) mengisikan data nomor Vendor dan NPWPVendor mengisi pakta integritas dan surat pernyataan yang kemudian dicetak dan dikirimkan ke Pertamina
Output Utama yang dihasilkan
Vendor menerima email notifikasi yang berisi nomor/ID pendaftaran. Vendor belum dapat login ke i-P2P sebelum datanya diverifikasi dan diapprove oleh Pertamina
Pertamina (Admin Reg Loc) melakukan verifikasi data pendaftaran dan menginput beberapa informasi tambahan di i-P2P. Setelah data diverifikasi, admin reg loc akan mensubmit data
Vendor (SKT) menerima email notifikasi yang berisi pemberitahuan bahwa UID dan password sudah dapat digunakan untuk login ke i-P2P (update data atau mengikuti pengadaan)Vendor (non SKT) dapat melanjutkan ke proses upgrade SKT
Re-Registrasi: Return Flow
10
Input data re-registrasi
Verifikasi
OK?No / Rejected
Yes
Re-Registration completed
VendorPertamina
(Admin Reg Loc)
Registrasi
Digunakan oleh vendor yang belum terdaftar di Pertamina untuk memiliki akun di i-P2P dan mendapatkan nomor vendor
11
Prerequisite: NPWP vendor belum pernah didaftarkan di i-P2P
Registrasi: Normal Flow
12
RegistrasiVerifikasi &
Approval Admin Reg Loc
Proses Utama
Users dan Roles
Vendor baru mengisikan data perusahaan secara umum (Nama, Alamat, Rekening, dst)Vendor mengisi pakta integritas dan surat pernyataan yang kemudian dicetak dan dikirimkan ke Pertamina
Output Utama yang dihasilkan
Vendor menerima email notifikasi yang berisi nomor/ID pendaftaran. Vendor belum dapat login ke i-P2P sebelum datanya diverifikasi dan diapprove oleh Pertamina
Pertamina (Admin Reg Loc)melakukan verifikasi data pendaftaran dan menginput beberapa informasi tambahan di i-P2P. Setelah data diverifikasi, admin reg loc akan mensubmit data
Verifikasi & Approval
MDM
Pertamina (MDM) melakukan verifikasi data yang telah diverifikasi oleh admin regloc dan men-submit data registrasi ke MySAP
Vendor menerima email notifikasi yang berisi pemberitahuan bahwa UID dan password sudah dapat digunakan untuk login ke i-P2P. Vendor dapat login tapi belum dapat melakukan proses apapun di i-P2P
Nomor vendor dihasilkan dari MySAP (status: Non SKT) dapat dilanjutkan ke proses Upgrade SKTVendor menerima email notifikasi yang berisi pemberitahuan bahwa Vendor dapat melakukan proses selanjutnya di i-P2P
Registrasi: Return Flow
13
Input data registrasi
Verifikasi
OK?No / Rejected
Verifikasi
YesOK?
No / Return to adm reg loc
Registration completed
VendorPertamina
(Admin Reg Loc)Pertamina
(MDM)
Yes
Upgrade SKT
Digunakan oleh vendor non SKT untuk meng-upgrade status menjadi SKT(SKT – Surat Keterangan Terdaftar, merupakan syarat untuk diundang dalam proses
procurement di Pertamina)
14
Prerequisite: Vendor non SKT telah memiliki nomor vendor di Pertamina dan account i-P2P
Upgrade SKT: Normal Flow
15
Upgrade SKT
Verifikasi & Approval
Admin Reg Loc
Proses Utama
Users dan Roles
Vendor non SKT mengisikan dan men-submit data perusahaan secara detail (Bank, Kepemilikan Perusahaan, Direksi, Sub Bidang Usaha, Dokumen Pendukung, Laporan Keuangan, Pajak, CSMS*)
Output Utama yang dihasilkan
Pertamina (Admin Reg Loc)melakukan verifikasi data secara umum. Setelah data diverifikasi, admin reg loc akan mensubmit data yang selanjutnya akan direview oleh fungsi Keuangan, Legal, dan HSE.
Verifikasi & Approval: Legal, Keuangan, HSE, Procurement, MDM
Pertamina (Legal) melakukan verifikasi data legalitas perusahaan vendorPertamina (Keuangan)melakukan verifikasi data keuangan vendorPertamina (HSE) melakukan verifikasi data CSMSPertamina (Procurement)melakukan verifikasi data procurementPertamina (MDM) submit data vendor SKT ke MySAP
Fungsi Keuangan, Legal , dan HSE menerima data detail vendor di list untuk verifikasi
Vendor terdaftar sebagai SKT
Upgrade SKT: Return Flow
16
Input data registrasi
Verifikasi
OK?No / Return
Verifikasi
Yes
OK?
No / Return to adm reg loc
Upgrade SKT completed
VendorPertamina
(Admin Reg Loc)
Pertamina(MDM)
Yes
Pertamina(Legal, Finance, HSE, Procurement)
Verifikasi (Legal)
Verifikasi(Finance)
Verifikasi(HSE)
OK?
Verifikasi(Procurement)
Verifikasi
OK?
Pertamina(Admin RegLoc)
No / Reject SKT
Upgrade SKT rejected
Yes
Update Data
Digunakan oleh vendor (SKT) untuk meng-update data di i-P2P
17
Prerequisite: Vendor SKT sudah memiliki akun i-P2P
Update Data: Normal Flow
18
Update Data
Verifikasi & Approval
Admin Reg Loc
Proses Utama
Users dan Roles
Vendor SKT mengisikan dan men-submit data perusahaan yang ingin diupdate (Bank, Kepemilikan Perusahaan, Direksi, Sub Bidang Usaha, Dokumen Pendukung, Laporan Keuangan, Pajak, CSMS*)
Output Utama yang dihasilkan
Pertamina (Admin Reg Loc)melakukan verifikasi data secara umum. Setelah data diverifikasi, admin reg loc akan mensubmit data yang selanjutnya akan direview oleh fungsi Keuangan, Legal, dan HSE.
Verifikasi & Approval: Legal, Keuangan, HSE, Procurement, MDM
Pertamina (Legal) melakukan verifikasi data legalitas perusahaan vendorPertamina (Keuangan)melakukan verifikasi data keuangan vendorPertamina (HSE) melakukan verifikasi data CSMSPertamina (Procurement)melakukan verifikasi data procurementPertamina (MDM) submit data vendor SKT ke MySAP
Fungsi Keuangan, Legal , dan HSE menerima data detail vendor di list untuk verifikasi
Perubahan data vendor tercatat di sistem i-P2P
Update Data: Return Flow
19
Input data update
Verifikasi
OK?No / Return
Verifikasi
Yes
OK?
No / Return to adm reg loc
Update data completed
VendorPertamina
(Admin Reg Loc)
Pertamina(MDM)
Yes
Pertamina(Legal, Finance, HSE, Procurement)
Verifikasi (Legal)
Verifikasi(Finance)
Verifikasi(HSE)
OK?
Verifikasi(Procurement)
Verifikasi
OK?
Pertamina(Admin RegLoc)
No / Reject SKT
Update data rejected
Yes
Yes
Penambahan Lokasi Aktif (Extend Registered Location)
Digunakan oleh vendor SKT untuk menambahkan sub bidang/lokasi procurement terdaftar, baik antar-lokasi di satu perusahaan Pertamina, atau antar perusahaan di Pertamina.
Vendor hanya dapat mengikuti pengadaan pada lokasi/sub bidang yang terdaftar
20
Prerequisite: Vendor SKT sudah memiliki akun i-P2P
Extend Registered Location: Normal Flow
21
Extend Registered Location
Verifikasi & Approval
Admin Reg Loc
Proses Utama
Users dan Roles
Vendor SKT mengisikan data yang akan diextend:
Company CodeRegistered LocationSub Bidang
Fitur extend digunakan untuk: menambah sub bidang, menambah lokasi terdaftar di satu perusahaan Pertamina maupun antar perusahaan Pertamina
Output Utama yang dihasilkan
Pertamina (Admin Reg Loc yang dituju) melakukan verifikasi data permintaan extend. Setelah data diverifikasi, admin reg loc akan mensubmit data
Verifikasi & Approval
MDM
Pertamina (MDM) melakukan verifikasi data yang telah diverifikasi oleh admin regloc dan men-submit data registrasi ke MySAP
Vendor terdaftar di lokasi/sub bidang yang diminta dan dapat dilanjutkan ke proses pengadaanVendor menerima email notifikasi status permohonan extend
Extend Registered Location: Return Flow
22
Input data extend
Verifikasi
OK?No / Rejected
Verifikasi
YesOK?
No / Return to adm reg loc
Extend data completed
VendorPertamina
(Admin Reg Loc)Pertamina
(MDM)
Yes
CSMS
Digunakan oleh vendor SKT dan non SKT untuk mendapatkan penilaian Contractor Safety Management System (CSMS)
23
Prerequisite: 1. Vendor SKT/Non SKT sudah memiliki akun i-P2P
2. Sub bidang / pekerjaan di Pertamina mensyaratkan adanya penilaian CSMS
CSMS: Normal Flow
24
CSMSVerifikasi &
Approval Admin Reg Loc & HSE
Proses Utama
Users dan Roles
Vendor SKT & Non SKT mendownload daftar pertanyaan CSMSVendor SKT & Non SKT mengisikan jawaban pertanyaan CSMS dan mengupload jawaban ke i-P2PVendor SKT & Non SKT mengupload dokumen pendukung/evidence untuk setiap pertanyaan CSMS
Output Utama yang dihasilkan
Pertamina (HSE) melakukan verifikasi data administrasi dan survei lapangan. Setelah data diverifikasi, akan disubmit ke MDM
Verifikasi & Approval
MDM
Pertamina (MDM) melakukan verifikasi data yang telah diverifikasi oleh HSE dan men-submit status CSMS ke MySAP
Status CSMS vendor terupdate di MySAPVendor menerima email notifikasi status permohonan CSMS
CSMS: Return Flow
25
Input data extend
Verifikasi
OK?No / Rejected
Verifikasi
YesOK?
No / Return to HSE
CSMS completed
VendorPertamina
(HSE)Pertamina
(MDM)
Yes
27