LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN BIDANG ACARA SEMINAR NASIONALEXIT MEDICALSTUDENT RESEARCH CENTREKELUARGA MAHASISWAUNIVERSITAS ANDALAS2013-2014A. PENDAHULUANSeminar Nasional EXIT MRC BEM KM FK UNAND adalah salah satu acara dalam rangkaian kegiatan Ekspo dan Seminar Ilmiah Tahunan (EXIT) 2013-2014. Seminar ini dilaksanakan pada 6 April 2014 di Ruang Auditorium Gedung Poli RSUP dr. M. Djamil Padang. Untuk itulah disusun laporan pertanggungjawaban dimulai dari persiapan, pelaksanaan, hingga evaluasi kegiatan, disertai saran untuk kedepannya.B. LAPORAN PERKEMBANGAN KEGIATANI. Persiapana. Mengadakan rapat internal panitia seminar nasional, rapat antarbidang, dan rapat bidang acara secara keseluruhanb. Menentukan tema seminar nasional: Take Healthy Nutrition, To Get Quality of Lifec. Menentukan materi, judul, beserta TIU dan TIKMateri 1: Makanan Minang dan Indonesia dalam Hubungannya Dengan Kesehatan Dan GiziTIK :-Penjelasan makanan populer indonesia dan minang dalam hubungannya dengan nutrisi dan gizi-Penjelasan fakta terbaru mengenai makanan populer indonesia dan minang dalam kesehatan.-Perbandingan makanan yang merusak kesehatan, dampaknya, dan cara mengatasinya-Penjelasan cara memilih makanan populer indonesia dan minang yang sehat

Materi 2: Superfood and Nutrition Plan for Optimum Performance in Teenagers TIK:-Penjelasan tentang kebiasaan makan remaja dan dampaknya bagi kesehatan tubuh.-Penjelasan tentang perilaku konsumtif yang sehat dan tidak sehat.-Penjelasan tentang penyakit-penyakit yang dapat ditimbulkan oleh perilaku konsumtif remaja yang salah-Penjelasan cara mengatasi perilaku konsumtif yang salah pada remaja.-Penjelasan tentang makanan dan pola makan yang baik bagi remaja agar mempersiapkan diri menuju dewasa.

d. Menentukan Pemateri atau Narasumber setiap pemateriMateri 1: Prof. dr. Nur Indrawaty Lipoeto, MMedSci, PhD, SpGKMateri 2: DR med. dr. Maya Surjadjaja, MS, SpGKe. Menentukan Master of Ceremony- Vokal Furkano- Nindya Farhanahf. Menentukan moderator setiap sesiMateri 1: Yosrizal, S.KedMateri 2: Yuriko Andre, S.KedTalkshow: dr. Thesa Aryantig. Menentukan acara tambahan Tutorial dari perusahaan kosmetik Wardahh. Menentukan kenang-kenangan untuk pengisi Acara Seminar NasionalPemateri: Plakat, oleh-oleh khas Minang, Sertifikat, produk WardahModerator: Sertifikat, produk WardahMC: Sertifikati. Menentukan Rundown Acara Seminar Nasional07.30-08.30Registrasi Peserta Seminar Nasional08.30-08.50Pembukaan oleh MC + Tilawah Al-quran 08.50-09.00Sambutan Ketua EXIT09.00-09.10Sambutan Ketua MRC09.10-09.20Sambutan Ketua BEM09.20-09.30Sambutan Pembina MRC09.30-09.50Sambutan dan Pembukaan Acara secara Resmi oleh Dekan / yang mewakili09.50-09.55Pembacaan CV Moderator 1 oleh MC (Acara diserahkan ke moderator 1)09.55-10.50Pembacaan CV Pemateri 1 oleh Moderator 1 beserta Prolog + Penyampaian Materi 1 (Makanan Indonesia dan Minang dalam Hubungannya dengan Kesehatan dan Gizi)10.50-10.55Moderator 1 Menyerahkan Acara ke MC + Penyerahan kenang-kenangan kepada moderator 1 + MC membacakan CV Moderator 2 dan Menyerahkan Acara 10.55-11.45Pembacaan CV Pemateri 2 oleh Moderator 2 beserta Prolog + Penyampaian Materi 2 (Superfood and Nutrition Plan for Optimum Performance in Teenagers)11.45-12.15Moderator 2 Menyerahkan Acara ke MC + Penyerahan kenang-kenangan kepada moderator 2 + Promosi Produk Wardah12.15-12.20MC Menutup Acara Sementara dan Mempersilakan Peserta Seminar Melihat EXPO12.20-13.15Melihat Pameran EXPO + Istirahat, Salat Zuhur, Makan Siang13.15-13.30Pembukaan kembali oleh MC + Video MRC Cinema13.30-14.30Pembacaan CV Moderator 3 oleh MC dan Menyerahkan Acara ke Moderator 3 beserta prolog + Talkshow oleh Kedua Pemateri (juga Memperkenalkan buku Menu Sehat Makanan Minang) 14.30-14.40Acara Dikembalikan ke MC + Penyerahan Kenang-kenangan kepada Pemateri14.40-14.55Doorprize14.55-15.20Pemutaran Video Acara dan Video Panitia + Doa15.20-15.30Penutupan Acara Seminar Nasional EXIT MRCj. Menentukan insert peserta Seminar Nasional beserta tanggal dan stand pendaftaranEarly 8-26 Maret 2014 = Rp.50.000,00 di EF FK UNANDLate hingga 5 April 2014 = Rp.60.000,00 di EF FK UNANDOn The Spot= Rp.70.000,00 di Tempat Acara Untuk Umum= Rp.100.000,-k.Menentukan Kuota Peserta: 250 orangl. Menentukan Doorprize: Mug EXIT, Mug MRC, Parfum Aroma 21, Buku Menu Sehat Makanan Minangm. Menentukan teknis acara seminar, pembagian kerja per bidang saat hari H dan menentukan dekorasi ruang seminar. n. Melakukan koordinasi dengan bidang lain, terkait kebutuhan seminar nasional, seperti pamflet, poster, promosi, menghubungi pemateri dan moderator, surat-menyurat, sertifikat, seminar kit, backdrop, galeri IMF, konsumsi, dan perlengkapan lainnya.

D. Kendala dan Evaluasia) Terdapat beberapa kali perubahan rundown acarab) Tidak ada Briefing sebelum acara seminar nasional, c) panitia tidak semuanya hadir saat h-1 maupun hari-h. Hal ini karena bertepatan acara exit dengan MFAF, khususnya acara Seminar Nasional yang bertepatan dengan Closing MFAFd) Konsep acara dan dekorasi serta kebutuhan dalam ruangan seharusnya seminggu sebelum hari H sudah jelas, sehingga perlengkapan bisa membantu melengkapi kebutuhan untuk dekorasi terutama. Sehingga saat H-1 saat mendekor ruangan, panitia lain tau apa-apa saja yang harus dilakukan. Terkesan waktu itu, banyak tenaga yang tidak termanfaatkan kehadirannya untuk memaksimalkan kerja. Ini termasuk salah satu sebab, mengapa pada saat hari H panitia masih mempersiapkan dekorasi.e) Keterlambatan Penjemputan pemateri mencapai 20 menit sehingga Dekan perlu mengomentari kinerja panitia EXITf) Pemateri dan moderator perlu benar-benar di fix kan: kehadirannya, akomodasi dan transportasinya serta mengirimkan CV dan materinya minimal h-4 sebelum pelaksanaan kegiatang) Seharusnya kenang-kenangan untuk pemateri, moderator dan MC serta hadiah untuk pemenang lomba dan doorprize, sudah diletakkan di meja depan sehingga tidak kelabakan saat MC membacakan acara penyerahan.h) Tidak semua dooprize terbagikan (buku, mug mrc) karena perubahan rundown dan tidak ditemukannya kertas doorprize dibawah kursi oleh peserta seminar nasionali) Seharusnya untuk moderator dan MC selain diberikan sertifikat juga diberikan parcel (buah). Namun karena miskom ke perlengkapan, tepatnya dari panitia seminar nasional tidak menyampaikan kepada perlengkapan, parcel tersebut hanya jadi diberikan kepada moderator, dan dibelinya pun pada saat hari H.j) Pengaturan Penyerahan serta penomoran tiket kepada peserta yang masih buruk karena ada peserta yang mendapatkan tiket sebelum membayar, tidak terdata. Seharusnya ada dikumpulkan seluruh panitia exit terkait penjelasan penjualan tiket kepada peserta sehingga pada hari-h panitia sudah siap menyambut peserta.k) Pemasukan dana yang kurang jelas akibat tidak adanya menyamakan persepsi ketiaka penjualan tiketl) Masih ada miskomunikasi antar panitia sehingga masih ada kesimpangsiuran tugas saat hari-H

m) Tidak terkoordinasikan siapa saja yang boleh duduk di kursi undangan.n) Karena tidak terdata peserta dan panitia yang ikut seminar nasional secara baik, sehingga ada banyak seminat kit dan konsumsi yang terambil padahal yang sudah melunasi menjadi peserta tetapi tidak datang lah yang berhak menerimanya. Untuk konsumsi yang berlebih akhirnya diberikan kepada panitia, sedangkan untuk seminar kit masih belum tau ditanggulangi seperti apa.o) Kurangnya koordinasi dan pencatatan data apa serta followup dengan memperkirakan waktu dari panitia terkait dalam acara seminar nasional sehingga masih ada terdapat ketidaksediaan alat (pointer)p) Tidak difungsikannya printer padahal penting untuk memprint apapun yang dibutuhkanq) Belum dicobakan pemutaran video dari laptop sehingga masih perlu panitia terkendala dalam pemutarannyar) Expo ilmiah yang penempatannya tidak strategis sehingga peserta sedikit yang berpartisipasi untuk melihat karya-karya yang dipamerkan.

C. Sarana) Perbaiki segala kendala yang ada di atas.b) Koordinasi kepada bidang-bidang lain yang terkait dengan kebutuhan dan kesuksesan acara seminar nasional harus ditingkatkan. Usahakan untuk rapat antarbidang dan maksimal rapat tersebut, agar setiap anggota tau apa tugas yang harus dikerjakannya.c) Koordinasi internal bidang terutama seminar nasional juga harus lebih ditingkatkan. Pembagian PJ per bidang yang sudah ditunjuk seharusnya dijalankan dengan baik. Anggota laporkan perkembangan dan koordinator jangan sampai tidak nyinyir memfollow-upd) Video dan film bagusnya di awal sehingga banyak yang menontone) Pembagian snack ketika registrasi agar tidak mengganggu kenyamanan acaraf) MC menggunakan map batik berlambang exitg) Pendataan peserta,, tiket,, harus rapi dan perhari, kerjasama dengan kestari, buat konsolidasi terlebih dahulu ke seluruh koorh) Detail acara seperti pj laptop, mikrofon, perlengkapan, harus sudah ada ketika briefing h-1 acara, penting untuk briefingi) PJ uang semnas sebaiknya ke bendahara exit saja j) Peran SC dan panitia harus lebih dekat dan intens lagi agar tercipta semnas yang luar biasak) Perlu Korlap ketika acara jika terjadi perubahan rundown mendadakl) Pilih waktu yang tepat untuk semnas, tidak bersamaan dengan acara besar lainnya

D. LAPORAN KEUANGANpengeluaran seminar nasional exit mrc 2014

1tiket dr. maya Rp 1,893,400.00

2dp konsumsi Rp 1,150,000.00

3plakat dan mug Rp 270,000.00

4dp snack Rp 700,000.00

5print dan styrofoam Rp 96,000.00

6kokarde + pena Rp 600,000.00

7sewa mobil Rp 140,000.00

8karet gelang Rp 10,000.00

9Sertifikat Rp 850,000.00

10Spanduk Rp 30,000.00

11materi Rp 439,000.00

12pelunasan konsumsi Rp 2,500,000.00

13tambahan konsumsi Rp 455,000.00

14makan dr maya + panitia Rp 283,800.00

15Amplop Rp 10,000.00

16Wardah Rp 3,900,000.00

17sewa bangku Rp 230,000.00

18gedung + kursi Rp 1,500,000.00

19uang baterai kamera Rp 35,000.00

20sewa dekorasi Rp 120,000.00

21Pelunasan printingRp 400,000.00

22Tambahan KonsumsiRp 55,000.00

Total Rp 15,383,200.00

Sisa pengeluaran: Rp 260.600,00

E. PENUTUPLampiran 1. Absensi Peserta Kegiatan EXITAlles Firmansyah: Hadir dalam MRC For School, Mini Baksos, Seminar Nasional, Film, dan Expo.Dwika Rahmana: Hadir dalam MRC For School, Mini Baksos, Seminar Nasional, Film, dan Expo.M. Helridho Budiman: Hadir dalam MRC For School, Mini Baksos, Seminar Nasional, Film, dan Expo.Putri Juita Khairatih: Hadir dalam MRC For School, Mini Baksos, Seminar Nasional, Film, dan Expo.Ditya Fitri Wahyuni: Hadir dalam MRC For School, Mini Baksos, Seminar Nasional, Film, dan Expo.Dini Ulfa: Hadir dalam MRC For School, Mini Baksos, Seminar Nasional, Film, dan Expo.Rima Karlina: Hadir dalam MRC For School, Seminar Nasional, Film, dan Expo.Dyah Anjani Utami: Hadir dalam MRC For School, Mini Baksos, Seminar Nasional, Film, dan Expo.Indria Asrinda: Hadir dalam MRC For School, Mini Baksos, Seminar Nasional, Film, dan Expo.Nur Aini Rahman: Hadir dalam Mini Baksos, Seminar Nasional, Film, dan Expo.Firda Syam Mastura: Hadir dalam Seminar Nasional, Film, dan Expo.Lampiran 2 Absensi Rapat PanitiaRapat 1: yang tidak hadir adalah Firda, Rima, Nur Aini.Rapat 2: yang tidak hadir adalah Firda, Ditya Fitri, Putri Juita Khairatih, Dwika.Rapat Evaluasi: Yang tidak hadir adalah Firda, M.Helridho, Dwika, Putri Juita Khairatih, Ditya Fitri