hakikat sistem pengendalian manajemen
DESCRIPTION
Sistem Pengendalian ManajemenTRANSCRIPT
HAKIKAT SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN
A. KONSEP-KONSEP DASAR
Pengendalian
Sebuah organisasi juga harus dikendalikan; yaitu, perangkat harus ada pada tempatnya
untuk memastikan bahwa tujuan strategisnya dapat tercapai. Akan tetapi, pengendalian suatu
organisasi lebih rumit daripada mengemudikan sebuah mobil. Kita akan memulai dengan
menjelaskan proses pengendalian dalam sistem yang lebih sederhana.
Setiap sistem pengendalian sedikitnya memiliki empat elemen:
1. Pelacak (detector) atau sensor-sebuah perangkat yang mengukur apa yang sesungguhnya
terjadi dalam proses yang sedang dikendalikan.
2. Penaksir (assessor ) uatu perangkat yang menentukan signifikansi dari peristiwa aktual dengan
membandingkannya dengan beberapa standar atau ekspektasi dari apa yang seharusnya
terjadi.
3. Effector-suatu perangkat (yang sering disebut "feedback") yang mengubah perilaku jika
assessor mengindikasikan kebutuhan yang perlu dipenuhi.
4. Jaringan komunikasi-perangkat yang meneruskan informasi antara detector dan assessor dan
antara assessor dan effector.
Manajemen
Sebuah organisasi terdiri dari sekelompok orang yang bekerja bersama-sama untuk
mencapai tujuan tertentu bersama (dalam sebuah organisasi bisnis tujuannya adalah mencapai
tingkatan profit yang memuaskan). Organisasi dipimpin oleh hierarki manajer, dengan Cllief
Executive Officer (CEO) pada posisi puncak, dan para manajer unit bisnis, departemen, bagian
(section), dan subunit lainnya yang peringkatnya berada di bawahnya dalam diagram
organisasi. Kompleksitas suatu organisasi menentukan jumlah lapis an dalam hierarki. Seluruh
manajer dan CEO keduanya memiliki hubungan atasan dan bawahan; mereka mengawasi
kinerja dari orang-orang yang ada di dalam unitnya, dan mereka diawasi oleh manajer yang
mereka berikan laporan kepadanya.
CEO (atau, dalam beberapa organisasi, sebuah tim manajer senior) memutuskan
keseluruhan strategi yang akan memungkinkan organisasi untuk mencapai tujuannya. Tunduk
kepada persetujuan CEO, para manajer dari ber-bagai unit bisnis memformulasikan strategi
tambahan yang memungkinkan unit mereka masing-masing untuk memajukan tujuan-tujuan ini.
Proses pengendalian manajemen adalall proses di mana manajer pada seluruh tingkatan
memastikan ballwa orang-orang yang mereka awasi mengimplementasikan strategi yang
dimaksudkan.
Perbandingan dengan Proses Pengendalian yang Lebih Sederhana. Proses
pengendalian yang digunakan oleh manajer mengandung elemen yang sama seperti pada
sistem pengendalian yang lebih sederhana telah digambarkan di atas: detector, assessor,
effector, dan sistem komunikasi. Detector melaporkan apa yang sedang terjadi atas organisasi;
assessor membandingkan informasi ini dengan keadaan yang diinginkan; effector melakukan
tindakan koreksi terhadap perbedaan yang signifikan antara keadaan aktual dengan keadaan
yang diinginkan untuk diterima, dan sistem komunikasi memberitahukan para manajer apa yang
sedang terjadi dan bagaimana membandingkannya dengan keadaan yang diinginkan.
Bagaimanapun, terdapat perbedaan yang signifikan antara proses pengendalian
manajemen dengan proses yang lebih sederhana yang digambarkan sebelumnya:
1. Tidak seperti halnya dengan thermostat atau sistem suhu tubuh, standar tidaklah ditetapkan
terlebih dahulu.
2. Seperti halnya pengendalian mobil (fetapi tidak seperti regulasi pada suhu tubuh atau ruangan),
pengendalian manajemen tidaklah bersifat otomatis.
3. Tidak seperti dengan pengendalian sebuah mobil, di mana sebuah fungsi dilakukan oleh
seorang individu, pengendalian manajemen memerlukan koordinasi antar-individu.
4. Hubungan dari diterimanya kebutuhan bagi tindakan untuk menetapkan tindakan yang
diperlukan untuk memperoleh hasil yang diinginkan mungkin tidak jelas.
5. Banyak pengendalian manajemen bersifat self control.
Sistem
Sebuah sistem merupakan suatu cara tertentu dan biasanya berulang untuk
melaksanakan suatu atau serangkaian aktivitas. Sejumlah karakteristik sistem yakni: lebih
kurang membentuk ritme tertentu, terkoordinasi, dan mengulangi serangkaian tahapan tertentu
guna mencapai suatu tujuan tertentu.
Batas-batas Pengendalian Manajemen
Dalam bagian ini, kita mendefinisikan pengendalian manajemen dan membedakannya
dari dua sistem atau kegiatan-lainnya yang juga memerlukan perencanaan dan pengendalian:
formulasi strategi dan pengendalian tugas. Kesalahan serius dapat terjadi jika pdnsip dan
generalisasi yang hanya berlaku Pada suatu sistem diterapkan pada lainnya.
Sebagaimana yang akan Anda lihat, pengendalian manajemen terletak antara formulasi
strategi dan pengendalian tugas dalam beberapa hal. Formulasi strategi paling tidak
tersistematis di antara ketiganya; pengendalian tugas merupakan yang paling tersistematis; dan
pengendalian manajemen terletak di antaranya. Formulasi strategi berfokuskan Pada jangka
panjang, pengendalian tugas berfokus pada kegiatan jangka pendek, dan pengendalian
manajemen terletak di antaranya. Formulasi strategi memperkirakan hal-hal yang terlampau
umum untuk masa mendatang, pengendalian tugas menggunakan data akurat yang terjadi, dan
pengendalian manajemen terletak di antaranya. Masing-masing kegiatan meliputi perencanaan
dan pengendalian; tetapi dengan penekanan yang berbeda untuk masing-masing kegiatan.
Proses perencanaan dalam formulasi strategi merupakan hal yang lebih penting, proses
pengendalian merupakan hat yang lebih penting dalam pengendalian tugas, dan dalam
pengendalian manajemen perencanaan dan pengendalian merupakan hal yang sama
pentingnya.
Hubungan dari sistem kegiatan ini dengan yang lainnya ditunjukkan dalam Gambar 1-2.
Dalam bagian berikut kita mendefinisikan pengendalian manajemen, formulasi strategi, dan
pengendalian tugas dalam detail yang lebih besar dan lebih jauh menggambarkan perbedaan di
antara mereka.
Pengendalian Manajemen
Pengendalian manajemen merupakan proses di mana para manajer mempengaruhi
anggota organisasi lainnya untuk mengimplementasikan strategi organisasi. Beberapa aspek
dari proses ini dijelaskan di bawah ini.
Pengendalian manajemen terdiri atas bermacam kegiatan, di antaranya:
- Merencanakan apa yang seharusnya dilakukan oleh organisasi.
- Mengkoordinasikan kegiatan dari beberapa bagian organisasi.
- Mengkomunikasikan informasi.
- Mengevaluasi informasi.
- Memutuskan tindakan apa yang seharusnya diambil jika perlu.
- Mempengaruhi orang-orang untuk mengubah perilaku mereka.
Pengendalian manajemen tidak memerlukan tindakan yang berhubungan dengan
perencanaan yang ditentukan sebelumnya, seperti anggaran belanja (budget). Perencanaan
seperti itu didasarkan pada keadaan yang dipercaya ada pada saat diformulasikan. Jika
keadaan ini telah berubah pada saat penerapan, tindakan yang diarahkan dalam perencanaan
mungkin tidak akan dilaksanakan lebih lama lagi. Pengendalian manajemen ikut serta
mengantisipasi keadaan masa depan untuk memastikan tujuan organisasi dapat dicapai. Jika
seorahg manajer menemukan pendekatan yang lebih baik -yang kemungkinan lebih baik dari
rencana yang ditetapkan sebelumnya untuk mencapai tujuan organisasi- sistem pengendalian
manajemen seharusnya tidak merintangi penerapannya. Dengan kala lain, menyesuaikan diri
dengan anggaran tidaklah terlalu baik, dan tidak menyesuaikan diri dari anggaran tidaklah
buruk.
Keselarasan Tujuan (Goal Congruence). Meskipun sistematis, proses pengendalian
manajemen tidak bersifat mekanis; lebih dari itu, proses ini meliputi interaksi antarindividu, di
mana tidak dapat digambarkan dalam cara mekanis. Para manajer memiliki tujuan pribadi
sebagaimana halnya dengan tujuan organisasi. Masalah pengendalian yang terutama adalah
bagaimana mempenga-ruhi mereka dalam bertindak demi pencapaian tujuan pribadi mereka
sedemikian rupa sekaligus dapat membantu pencapaian tujuan organisasi. Keselarasan tujuan
berarti, sejauh hal tersebut dimungkinkan, tujuan seorang anggota organisasi seharusnya
konsisten dengan tujuan organisasi itu sendiri. Sistem pengendalian manajemen seharusnya
dirancang dan dioperasikan dengan prinsip keselarasan tujuan dalam pikiran setiap pribadi
Perangkat bagi Penerapan Strategi. Sistem pengendalian manajemen mem-bantu para
manajer untuk menjalankan organisasi ke arah tujuan stratejiknya. Sehingga, pengendalian
manajemen terutama memfokuskan pada pelaksanaan strategi.
Pengendalian manajemen merupakan satu-satunya perangkat manajer yang digunakan
dalam mengimplementasikan strategi yang diinginkan. Seperti yang ditunjukkan pada Gambar
1-3, strategi juga diimplementasikan dalam struktur organisasi, manajemen sumber daya
manusia, dan kebudayaannya.
Struktur organisasi menetapkan peranannya, hubungan pelaporan, dan divisi yang
bertanggung jawab alas pengambilan keputusan dalam organisasi. Manajemen SDM
melakukan seleksi, pelatihan, evaluasi, promosi, dan pemecatan karyawan serta untuk
mengembangkan pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk melaksanakan strategi
organisasi. Kebudayaan berarti seperangkat keyakinan bersama, sikap, dan norma-norma yang
secara eksplisit maupun implisit membimbing tindakan manajer.
Tekanan Finansial dan Nonfinansial. Sistem pengendalian manajemen meliputi ukuran
kinerja jinansial dan nonfinansial. Oimensi finansial memfokuskan pada moneter "yang
menekankan" pada-net income, return on equity, dan lainnya; tetapi sebenarnya seluruh
subunit organisasi memiliki tujuan nonfinansial-mutu produk, pangsa pasar, kepuasan
pelanggan, pengantaran tepat waktu, dan motivasi kerja karyawan.
Bantuan dalam Pengembangan Strategi Baru. Peranan utama pengendalian
manajemen adalah untuk memastikan pelaksanaan strategi yang telah dipilih. Dalam industri
yang tunduk pada perubahan lingkungan yang cepat, bagaimanapun, manajemen
mengendalikan informasi, terutama yang bersifat nonfinansial, dapat juga menyediakan dasar
bagi pertimbangan strategi baru. Fungsi ini, digambarkan dalam Gambar 1-4, yang diartikan
sebagai pengendalian interaktif. Pengendalian interaktif mengundang perhatian manajemen
untuk pengembangan-keduanya negatif (misalnya kehilangan pangsa pasar; dan keluhan
pelanggan) dan positif (misalnya pembukaan pasar baru sebagai hasil penghapusan peraturan
pemerintah)-yang menunjukkan perlu adanya inisiatif strategi yang baru. Pengendalian interaktif
merupakan bagian yang tak terpisahkan dari sistem pengendalian manajemen.
Perumusan Strategi
Formulasi strategi merupakan proses memutuskan tujuan organisasi dan strategi untuk
mencapai tujuan-tujuan ini. Dalam buku ini, kita menggunakan istilah tujuan untuk
menggambarkan tujuan keseluruhan dari sebuah organisasi, dan istilah sasaran untuk
menggambarkan langkah-langkah khusus untuk mencapai tujuan dalam kerangka waktu yang
diberikan.
Bagi beberapa perusahaan, mencapai tingkat ROI (return on investment) memuaskan
merupakan tujuan yang penting; bagi perusahaan lainnya, memperluas pangsa pasar
merupakan hal yang sama pentingnya. Organisasi nirlaba juga memiliki tujuan; yang secara
umum, mereka mencoba memberikan pelayanan semaksimum mungkin dengan dana yang
tersedia. Dalam proses formulasi strategi, tujuan organisasi biasanya diambil dari yang sudah
ada, meskipun sesekali waktu pemikiran strategis dapat memfokuskan pada tujuan mereka
sendiri.
Strategi merupakan perencanaan yang besar, perencanaan yang penting. Mereka
menetapkan secara umum ke arah mana organisasi bergerak yang diinginkan manajemen
senior. Sebuah keputusan dari pabrik mobil untuk memproduksi dan menjual mobil listrik akan
menjadi suatu keputusan strategis.
Kebutuhan untuk memformulasikan strategi biasanya timbul dalam merespons ancaman
yang diterima (misalnya, serangan dari pesaing, pergeseran cita rasa konsumen, peraturan
pemerintah yang baru) atau adanya kesempatan (misalnya, inovasi teknologi, persepsi yang
baru dari perilaku pelanggan, atau pengembangan aplikasi baru dari produk yang sudah ada).
Seorang CEO yang baril, terutama yang berasal dari luar perusahaan, biasanya merasakan
adanya ancaman dan kesempatan berbeda dari yang dirasakan pendahulunya. Sehingga,
perubahan dalam strategi sering terjadi ketika ada pergantian CEO yang baru.
Perbedaan antara Formulasi Strategi dari Pengendalian Manajemen.
Formulasi strategi adalah proses pengambilan keputusan strategi baru; pengen-dalian
manajemen adalah proses pengimplementasian strategi tersebut. Dari titik awal rancangan
sistem, perbedaan yang terpenting antara formulasi strategi dan pengendalian manajemen
adalah formulasi strategi pada dasarnya tidak tersiste-matis. Ancaman, kesempatan, dan
gagasan baru tidak terjadi pada jangka waktu yang tetap: sehingga keputusan stratejik mungkin
dibuat pada saat kapan pun.
Lebih jauh lagi, analisis bagi usulan strategi berbeda dengan sifat strategi. Analisis
strategi meliputi penilaian, dan nilai yang digunakan dalam proses biasanya estimasi secara
kasar. Kebalikannya, proses pengendalian manajemen meliputi serangkaian langkah yang
terjadi dalam urutan yang dapat diprediksikan menurut banyak sedikitnya waktu yang tersedia,
dan dengan estimasi yang dapat diandalkan.
Analisis strategi yang diusulkan biasanya secara relatif melibatkan sedikit orang-si
penggagas, staf pusat, dan manajemen senior. Sebaliknya, proses pengendalian manajemen
melibatkan manajer dan stafnya pada seluruh level dalam organisasi.
Pengendalian Tugas
Pengendalian tugas adalah proses untuk memastikan bahwa tugas yang spesifik dilaksanakan
secara efektif dan efisien.
Pengendalian tugas merupakan transaction-oriented-yaitu, melibatkan kinerja tugas
individual menurut aturan yang dibuat dalam proses pengendalian manajemen. Pengendalian
tugas selalu terdiri dari pengawasan agar aturan-aturan ini diikuti; sebuah fungsi yang dalam
beberapa kasus tidak selalu mem-butuhkan kehadiran sentuhan manusia. Perangkat mesin
yang terkendali secara berurutan, komputer pengendali proses, dan robot merupakan
perangkat pengendali tugas yang bersifat mekanis. Fungsi mereka, yang melibatkan manusia
hanya jika bukti belakangan ini tidak mahal atau lebih dapat diandalkan; hal ini hanya terjadi jika
peristiwa yang tidak biasa begitu seringnya sehingga pemrograman sebuah komputer dengan
aturan tersebut yang digunakan untuk mengatasi peristiwa ini tidak dapat bermanfaat.
Banyak kegiatan pengendalian tugas yang bersifat scientific; sehingga, keputusan
optimal atau tindakan yang tepat perlu diambil untuk membawa kembali kondisi di luar kendali
kepada keadaan yang diinginkan, yang diprediksi-kan berada dalam batasan yang dapat
diterima. Sebagai contoh, aturan jumlah pesanan yang ekonomis menjelaskan jumlah dan
waktu pesanan pembelian. Pengendalian tugas adalah fokus dari ilmu manajemen dan teknik
riset operasi.
Sebagian besar informasi dalam sebuah organisasi merupakan informasi pengendalian
tugas: jumlah pesanan item oleh pelanggan, berat material, dan jumlah unit komponen yang
digunakan dalam manufaktur produk, jumlah jam kerja karyawan, dan jumlah kas yang
dikeluarkan. Banyak kegiatan sentral organisasi--termasuk pengadaan barang, penjadwalan,
masukan pesanan, logistik, pengen-dalian mutu, dan manajemen kas--merupakan sistem
pengendalian tugas. Beberapa di antaranya, yang bersifat mekanis, dapat menjadi sangat
rumit.
Perbedaan antara Pengendalian Tugas dan Pengendalian Manajemen.
Perbedaan paling penting antara pengendalian tugas dan pengendalian mana-jemen
adalah banyak sistem pengendalian tugas yang bersifat scientific. Secara definisi, pengendalian
manajemen meliputi perilaku para manajer, dan hal ini tidak dapat dinyatokon melalui
persamaan-persamaan. Kesalahan serius yang mungkin dibuat adalah jika prinsip-prinsip yang
dikembangkan oleh ilmuwan manajemen bagi situasi pengendalian tugas juga diterapkan pada
situasi pengendalian manajemen. Dalam pengendalian manajemen, para manajer berinteraksi
dengan manajer lainnya; dalam pengendalian tugas, manusia tidak terIibat secara kese-luruhan
(sebagaimana dalam beberapa proses produksi yang terotomatisasi), atau interaksi antara
seorang manajer dan yang bukan manajer.
Dalam pengendalian manajemen fokus terIetak pada unit organisasional; dalam
pengendalian tugas fokus terIetak Pada tugas spesifik dilakukan oleh unit-unit organisasional ini
(misalnya, Pekerjaan Manufaktur No. 59268, atau pesanan 100 unit Barang No. 3642).
Pengendalian manajemen memperhatikan secara luas aktivitas para manajer yang
memutuskan apa yang harus dilakukan dalam kendala strategis secara umum. Pengendalian
tugas berhubungan dengan tugas-tugas tertentu, yang sebagian besar membutuhkan sedikit
atau tidak adanya pertimbangan untuk melaksanakannya.
Dampak Internet terhadap Pengendalian Manajemen
Revolusi informasi dimulai dengan penemuan telepon oleh Alexander Graham Bell Pada
akhir abad ke-19. Bagi konsumen, telepon menyediakan manfaat yang signifikan-kemudahan
akan waktu/kesempatan yang ada. Orang tidak perlu berIama-lama untuk memperoleh
informasi tentang suatu produk, mengetahui ketersediaannya, atau penempatan suatu
pesanan. Pesatnya revolusi informasi dipercepat dengan penemuan komputer, memperoleh
momentum yang besar tahun 1990-an dengan hadirnya Internet.
Internet menyediakan manfaat utama yang tidak didapat dari telepon, yaitu:
- Akses secara mudah dan cepat. Pada situs Internet, sejumlah besar data dapat dikirimkan
pada setiap orang, di mana pun di dunia ini dalam hitungan detik.
- Komunikasi multi-target. Internet memiliki jangkauan yang sangat luas; satu situs dapat
menjangkau jutaan orang.
- Komunikasi berbiaya rendah. Sebuah bisnis yang menggunakan operator telepon yang
menjembataninya dengan pelanggan harus membayar gaji dari pegawai telepon, panggilan
bebas pulsa ("800"), dan gedung/bangunan untuk mendukung fungsi pelayanan pelanggan.
Komunikasi dengan pelanggan melalui Internet bertujuan untuk menghindari munculnya selumh
biaya ini.
- Kemampuan menampilkan citra tertentu. Tidak seperti telepon, dengan situs membuat
konsumen dapat melihat produk yang sedang ditawarkan untuk dijual.
- Pergeseran kekuatan dan kendali kepada individu. Bisa jadi manfaat yang paling dramatis dari
situs adalah bahwa pelanggan adalah pada yang sebenarnya. Konsumen memegang kendali
dan dapat menggunakan situs selama 24 jam sehari pada waktu yang mereka sukai tanpa
diinterupsi atau terlalu dipengaruhi oleh sales representatives atau telemarketers.
Pengaruh Internet terhadap dunia bisnis telah menjadi monumental. Apa yang kemudian
telah menjadi pengaruh Internet atas pengendalian manajemen dalam sebuah organisasi?
Sistem pengendalian manajemen meliputi informasi, dan organisasi memerlukan sebuah
infrastruktur untuk memproses informasi tersebut. Internet menyediakan infrastruktur tersebut,
membuat pemrosesan informasi menjadi lebih mudah dan lebih cepat, dengan kesalahan yang
lebih sedikit. Pada situs, seorang manajer dapat mengumpulkan data dalam jumlah yang amat
besar, menyimpannya, menganalisisnya dengan format yang berbeda, dan mengirimnya ke
setiap orang dalam organisasi. Para manajer juga meng-gunakan informasi ini untuk mengubah
laporannya secara pribadi.
Internet memfasilitasi koordinasi dan pengendalian melalui pemrosesan informasi yang
efisien dan efektif; tetapi Internet tidak dapat menggantikan proses fundamental yang
melibatkan pengendalian manajemen. Hal ini disebabkan oleh penerapan strategi melalui
pengendaIian manajemen secara esensial merupakan sebuah proses sosial, sehingga tidak
dapat diotomasikan secara penuh. Keter-sediaan akses data secara elektronis kepada data
base memberikan kontribusi keeil pada judgement yang diperIukan untuk mendesain dan
mengoperasikan suatu sistem pengendaIian yang optimal. Judgement tersebut meliputi:
1. Memahami tingkat keutamaan yang relatif dari keanekaragaman, dan ter-kadang berbeda,
tujuan yang mendorong individu untuk bertindak, misalnya, prestasi pribadi dibandingkan
prestasi bersama, peneiptaan nilai bagi pelang-gan dan pemegang saham daripada diri sendiri,
dan sebagainya.
2. Penyelarasan tujuan beragam individu dengan organisasi.
3. Pengembangan tujuan tertentu melalui unit bisnis, area fungsional, dan depar-temen-
departemen yang akan dinilai.
4. Mengkomunikasikan strategi dan tujuan kinerja yang spesifik untuk kese-luruhan organisasi.
5. Menjelaskan variabel kunci untuk diukur dalam penilaian suatu kontribusi individual terhadap
tujuan organisasi.
6. Mengevaluasi kinerja aktual relatif terhadap ukuran standar dan pembuatan kesimpulan tentang
bagaimana kinerja manajer.
7. Menyelenggarakan pertemuan untuk meninjau kinerja yang produktif.
8. Mendesain struktur penghargaan yang tepat.
9. Mempengaruhi individu untuk mengubah perilaku mereka.
Secara ringkas, meskipun Internet telah sangat meningkatkan pemrosesan informasi,
elemen fundamental dari pengendalian manajemen-informasi apa yang dikumpulkan dan
bagaimana menggunakannya--pada dasarnya menyangkut keprilakuan dan oleh karenanya
tidak dapat tergantikan dengan pendekatan formula semata.
MODUL 2
PERILAKU DALAM ORGANISASI
Sistem pengendalian manajemen mempengaruhi perilaku manusia. System
pengendalian manajemen yang baik mempengaruhi perilaku sedemikian rupa sehingga
memiliki tujuan yang selaras, artinya tindakan-tindakan individu yang dilakukan untuk meraih
tujuan-tujuan pribadi juga akan membantu untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi.
KESELARASAN TUJUAN
Tujuan utama dari system pengendalian manajemen memastikan (sejauh mungkin)
tingkat keselarasan tujuan (goal congruence) yang tinggi. Dalam proses yang sejajar dengan
tujuan, manusia diarahkan untuk mengambil tindakan yang sesuai dengan kepentingan pribadi
mereka sendiri, yang sekaligus juga merupakan kepentingan perusahaan.
System pengendalian yang memadai setidaknya tidak akan mendorong individu untuk
bertindak melawan kepentingan organisasi. Dalam mengevaluasi praktik pengendalian
manajemen, ada 2 pertanyaan penting yang diajukan :
1. tindakan apa yang memotivasi orang untuk bertindak demi kepentingan diri mereka
sendiri?
2. apakah tindakan-tindakan ini sesuai dengan kepentingan organisasi tersebut?
FAKTOR-FAKTOR INFORMAL YANG MEMPENGARUHI KESELARASAN TUJUAN
Baik system formal maupun proses informal mempengaruhi perilaku manusia dalam
organisasi perusahaan, konsekuensinya, kedua hal tersebut akan berpengaruh pada tingkat
pencapaian keselarasan tujuan. Namun hal yang juga untuk diperhatikan untuk para perancang
system pengendalian formal adalah aspek-aspek yang berkaitan dengan proses informal,
seperti etos kerja, gaya manajemen, dan budaya melingkupi, karena untuk menjalankan strategi
organisasi secara efektif mekanisme formal harus berjalan seiring dengan mekanisme informal.
Faktor-Faktor Eksternal
Faktor-faktor eksternal adalah mengenai perilaku yang diharapkan didalam masyarakat
dimana organisasi menjadi bagiannya. Mencakup sikap yang secara kolektif sering juga disebut
sebagai etos kerja, yang diwujudkan melalui loyalitas pegawai terhadap organisasi, keuletan,
semangat, dan juga kebanggaan yang dimiliki oleh pegawai dalam menjalankan tugas.
Faktor-faktor Internal
Budaya
Meliputi keyakinan bersama, nilai-nilai hidup yang dianut, norma-norma perilaku serta
asumsi-asumsi yang secara implisif diterima dan yang secara eksplisif dimanifestasikan
diseluruh jaringan organisasi. Budaya organisasional juga sangat dipengaruhi oleh personallitas
CEO, serta oleh personalitas dan kebijakan para manajer pada tingkat yang lebih rendah
diarea-area yang menjadi tanggung jawab mereka. Jika organisasi memiliki serikat pekerja,
maka aturan-aturan dan norma-norma yang diterapkan oleh serikat pekerja juga berpengaruh
besar pada budaya organisasi perusahaan.
Gaya manajemen
Faktor internal yang barangkali berdampak paling kuat terhadap pengendalian
manajemen adalah gaya manajemen. Biasanya sikap-sikap bawahan mencerminkan apa yang
mereka anggap sebagai sikap atasan mereka, dan sikap para atasan itu pada akhirnya berpijak
pada apa yang menjadi sikap CEO.
Organisasi Informal
Garis-garis dalam bagan organisasi menunjukan hubungan-hubungan formal mengenai
pemegang otorisasi resmi dan tanggung jawab dari setiap manajer. Tetapi dalam menjalankan
tugas-tugasnya para manajerpun harus menjalin komunikasi dengan orang-orang dalam
organisasi itu, seperti manajer-manajer lain yang tidak terkait dengan dirinya dalam bagan
organisasi dan unit-unit pendukung serta staf.
Persepsi dan Komunikasi
Dalam upaya meraih tujuan-tujuan ordganisasi, para manajer harus mengetahui tujuan
dan tindakan-tindakan yang harus diambil untuk mencapainya. Mereka menyerap informasi ini
dari berbagai jalur, baik itu formal maupun informal. Sebuah organisasi adalah sebuah entitas
yang kompleks, dan tindakan-tindakan yang diambil oleh berbagai bagian dari organisasi untuk
mencapai tujuan bersama tersebut tidak bias dinyatakn secara jelas, bahkan dalam situasi yang
terbaik sekalipun. Pesan-pesan yang diserap dari berbagai sumber ini bisa jadi bertentangan
satu sama lain, atau bahkan memiliki interpretasi yang sangat beragam.
SISTEM PENGENDALIAN FORMAL
Aturan-Aturan
Aturan adalah semua jenis instruksi dan pengendalian, termasuk didalamnya adalah
instruksi-instruksi jabatan, pembagian kerja, prosedur standar operasi, panduan-panduan dan
tuntunan-tuntunan etis. Aturan-aturan tersebut memiliki sifat yang beragam mulai dari yang
remeh seperti klip kertas hanya akan diberikan jika melalui permintaan yang ditandatangani
secara resmi, sampai aturan yang sangat penting sepertipengeluaran modal lebih dari lima
puluh juta harus mendapatkan persetujuan dewan direksi.
Aturan adalah pedoman kerja dan larangan terhadap tindakan-tindakan tidak etis, ilegal
atau tindakan-tindakan lain yang tidak diinginkan. Tetapi dalam beberapa kasus tertentu
dengan pertimbangan dari pihak yang memegang otoritas, aturan tersebut dapat diberikan
sedikit kelonggaran dengan tujuan untuk kebaikan organisasi.
Beberapa jenis aturan dalam berorganisasi adalah:
Pengendalian fisik
Berupa penjaga keamanan, kunci gudang, password komputer, kamera pengawas, brankas, dan pengendalian fisik lainnya yang merupakan bagian dari struktur pengendalian. pengendalian fisik ini lebih mengandalkan tindakan yang diharapkan menjadi kebiasaan pemegang tanggung jawab.
Manual
Pertimbangan-pertimbangan untuk memutuskan aturan-aturan yang mana yang harus ditulis kedalam panduan, diklasifikasikan sebagai pedoman dan seberapa besar toleransi yang dapat diberikan pada satu kondisi tertentu.
Tentunya manual yang ada pada masing-masing organisasi berbeda-beda kuantitas dan rinciannya tengantung dengan besar kecil, seberapa birokratisnya organisasi tersebut.
Pengamanan system
Ini dilakukan agar informasi yang mengalir melalui sistem akan bersifat akurat dan mencegah kecurangan (exp: berupa pembubuhan tandatangan)
Sistem pengendalian tugas
Tugas-tugas yang ada dikendalikan melalui peraturan-peraturan, sistem pengandalian tugas menjamin bahwa tugas-tugas tersebut berjalan denga efektif dan efesien.
Proses Kendali Secara Formal
Secara umum rangkaian proses pengendalian manajemen secara formal dimulai dari suatu perencanaan strategis yang akan melaksanakan tujuan dan strategi organisasi dengan menggunakan seluruh informasi yang tersedia. Perencanaan strategis itu kemudian dikonversikan menjadi anggaran tahunan yang fokus pada pendapatan dan belanja yang direncanakan untuk masing-masing pusat tanggung jawab. Pusat tanggung jawab ini juga dituntun oleh aturan-aturan dan informasi yang lain. Pusat tanggung jawab menjalankan operasi-operasi yang ditugaskan dan hasilnya kemudian dilaporkan. Hasil aktual tersebut kemudian dibandingkan dengan target yang tercantum dalam anggaran. Jika hasilnya memuaskan maka pusat tanggung jawab tadi menerima umpan balik seperti pujian dan penghargaan. Jika tidak memuaskan maka umpan balik yang akan diterima adalah sesuatu yang dapat mendorong pusat tanggung jawabmelakukan korektif serta kemungkinan untuk dilakukannya revisi dalam rencana.
JENIS-JENIS ORGANISASIKualitas dan ukuran tiap-tiap organisasi itu sangat beragam. Keberagaman itu didasari
oleh strategi yang digunakan perusahaan tersebut yang tentunya mempengaruhi strukturnya. Meskipun begitu, organisasi dapat dikelompokkan kedalam tiga kategori, yaitu struktur fungsional, struktur unit bisnis dan struktur matriks.
Struktur fungsionalAlasan dibalik bentuk organisasi fungsional mellibatkan gagasan mengenai sseorang
manajer yang membawa pengetahuan khusus untuk mengambil keputusan yang berkaitan dengan fungsi spesifik, berlawanan dengan manajer umum yang tidak memiliki kemampuan khusus. Keuntungan terpenting dari struktur fungsional adalah efesiensi sebagai akibat dari kemampuan manajer spesialis yang mengendalikan pekerja yang bekerja dalam bidang yang sama.
Kelemahan struktur ini adalah:1. Terdapat ketidak jelasan efektivitas manajer fungsional secara terpisah.2. Penyelesaian masalah yang terkait fungsi yang berbeda hanya dapat diselesaikan di tingkat
atas.3. Tidak memadai untuk diterapkan pada sebuah perusahaan dengan produk pasar yang
beragam.
Tampilan 1:Organisasi fungsional
Unit-unit
Bisnis
Bentuk organisasi unit bisnis dari organisasi dirancang untuk menyelesai-kan masalah-masalah yang terdapat pada struktur fungsional. Suatu unit bisnis, yang juga disebut sebagai divisi bertanggung jawab atas seluruh fungsi yang ada dalam produksi dan pemasaran sebuah produk. Unit bisnis tersebut bertanggung jawab untuk melakukan perencanaan dan koordinasi kerja dari berbagai fungsi yang terpisah. Sebagai contoh, memastikan agar rencana departemen bisa disesuaikan dengan kemampuan produksi dan untuk menyelesaikan perselisihan yang mungkin timbul diantara fungsi-fungsi ini. Kinerja unit bisnis tersebut kemudian diukur dengan profitabilitas dan unit bisnis itu. Ini merupakankcriteria yang valid karena hakikatnya laba merupakan pencerminan dari aktivitas pemasaran dan produksi.
Tampilan 2:Organisasi unit bisnis
Implikasi terhadap Rancangan Sistem
Jika kemudahan dalam pengendalian merupakan satu-satunya kriteria, maka
perusahaan akan diorganisasikan ke dalam unit-unit bisnis. Hal ini disebabkan karena dalam
organisasi bisnis, setiap manajer unit harus bertanggung jawab untuk meningkatkan
kemampuan setiap produk yang dihasilkan oleh unitnya guna menghasilkan laba, melakukan
perencaan, mengkoordinasikan, dan mengendalikan elemen-elemen yang berpengaruh pada
kemampuan itu.
Akan tetapi, pengendalian bukanlah satu-satunya criteria. Suatu organisasi fungsional
mungkin lebih efisien karena unit-unit fungsional yang lebih besar memberikan keuntungan
ekonomi. Suatu organisasi unit bisnis membutuhkan jenis manajer yang lebih luas daripada
para spesialis yang mengelola sebuah fungsi khusus dan seorang manajer umum yang
berkompeten seperti itu sukar diperoleh.
FUNGSI KONTROLER
Orang yang bertanggung jawab dalam merancang dan mengoperasikan system
pengendalian manajemen disebut sebagai seorang kontroler. Sebenarnya, dibanyak organisasi,
jabatan orang ini adalah chief financial officer (CFO).
Kontroler biasanya menjalankan fungsi-fungsi sebagai berikut:
1. Merancang dan mengoperasikan informasi serta system pengendalian.
2. Menyiapkan pernyataan keuangan dan laporan keuangan (termasuk pengembalian
pajak) kepada para pemegang saham dan pihak-pihak eksternal lainnya.
3. Menyiapkan dan menganalisis laporan kinerja, menginterprestasikan laporan-laporan ini
untuk para manajer, menganalisi program dan proposal-proposal anggaran dari
berbagai segmen perusahaan serta mengkonsolidasikannya ke dalam anggaran
tahunan secara keseluruhan.
4. Melakukan supervisi audit internal dan mencatat prosedur-proedur pengendalian untuk
menjamin validitas informasi, menetapkan pengamanan yang memadai terhadap
pencurian dan kecurangan serta menjalankan audit operasional.
5. Mengembangka personel dalam organisasi pengendali dan berpartisipasi dalam
pendidikan personel manajemen dalam kaitannya dengan fungsi pengendali.
Relasi ke Jajaran Organisasi
Fungsi pengendalian adalah fungsi staf. Meskipun seorang kontroler biasanya
bertanggung jawab untuk merancang maupun mengoperasikan system yang mengumpulkan
dan melaporkan informasi, pemanfaatan informasi ini adalah tanggung jawab jajaran
manajemen. Seorang pengendali barangkali bertanggung jawab untuk mengembangkan dan
menganalisis tolak ukur yang digunakan untuk melakukan pengendalian serta
merekomendasiksn tindakan-tindakan yang diperlukan ke pihak manajemen. Kemungkinan-
kemungkinan lainnya mencakup memonitor ketaatan kepada batas-batas pengeluaran yang
sudah ditetapkan oleh kepala eksekutif, mengendalikan integrasi system pencatatan serta
menjaga aktiva perusahaan dari pencurian dan penipuan.
Akan tetapi, sbagaimana yang sudah dinyatakan diatas, kontroler tidak membuat
ataupun mendorong pihak manajemen untuk mengambil keputusan. Tanggung jawab untuk
menjalankan pengendalian sesungguhnya berasal dari CEO lalu turun ke bawah melalui jalur
organisasi.
Kontroler Unit Bisnis
Para kontroler unit bisnis tidak mau telah membagi loyaitas mereka. Pada satu sisi,
mereka berutang kesetiaan pada kontroler korporat, yang memegang tanggung jawab operasi
system pengendalian secara keseluruhan. Disisi lain, mereka juga berutang kesetiaan pada
para manajer di unit mereka, yaitu piha kepada siapa mereka memberikan bantuan
Di beberapa perusahaan, kontroler unit bisnis memberikan laporan kepada manajer unit
bisnis dan mereka dihubungkan dengan garis putus-putus ke kontroler korporat. Di sini manajer
umum unit bisnis adalah atasan langsung kontroler, dan dia memilikki wewenang dalam
mempekerjakan, melatih memindahkan, memberikan kompensasi, mempromosikan, dan
memecat para kontroler di unit yang bersangkutan. Akan tetapi, keputusan semacam ini jarang
dibuat tanpa memasukan dari kontroler korporat.
Tampilan 3:
Hubungan-hubungan alternatif kontroler
Garis Putus-putus Garis Penuh
KASUS 3-1
SOUTHWEST AIRLINES CORPORATION
Pada tahun 2001, hasil akhir tahun Southwest Airlines Corporation’s (southwest)
menandai 29 tahun profitabilitas berturut-turut. Southwest, yang didirikan di Texas, memulai
bisnis pelayanan pelanggan pada 18 juni 1971, dengan tiga pesawat terbang boeing 737 yang
melayani tiga kota Texas: Dalas, Houston, dan San Antonio. Perusahaan tumbuh menjadi
perusahaan penerbangan terbesar urutan keempat di AS (sehubungan dengan pelayanan
domestik yang diangkut). Pada tahun 2002, perusahaan penerbangan ini menambah
armadanya yang terdiri dari 366 boeing 737. southwest adalah satu-satunya perusahaan
angkutan jarak dekat, tarif rendah, berfrekuensi tinggi dari kota ke kota.
Southwest memiliki stuktur biaya operasi paling rendah dalam industri penerangan
domestik dan secara konsisten menawarkan ongkos paling sederhana dan paling rendah.
Southwest juga mempunyai salah satu dari rekor pelayanan pelanggan keseluruhan terbaik.
Pada tahun 2001, perusahaan penerbangan ini memiliki 35.000 karyawan dan menghasilkan
pendapatan operasi total $5,6 miliar dari satu faktor muatan penumpang yang terdiri dari 68,1
persen. Simbol pertukarannya adalah LUV, yang mewakili rumah southwest di Dallas Love
Field, dan juga tema hubungan antar karyawan dan pelanggan.
PERTANYAAN:
1. apakah strategi yang digunakan shoutwest? Apakah basis yang digunkan sebagai
landasan untuk membangun keungulan kompetitifnya?
2. bagaimana sistem pengadilan southwest membantu melaksanakan strategi
perusahaan?
Jawaban :
1. Strategi yang digunakan oleh Southwest adalah Short-Houl (trayek pendek). Yaitu lebih
mempercepat waktu tempuh, sehingga memuaskan pelanggan. Waktu penerbangan
rata-rata adalah 55 menit. Dan strategi point-to-point (titik ke titik). Misalnya dari Dallas
ke Houston, Los Angles ke Phoenix.
Basis yang digunakan Southwest sebagai landasan untuk membangun keunggulan
kompetitifnya adalah satu-satunya perusahaan angkutan jarak dekat, tariff rendah, berfrekuensi
tinggi dari kota ke kota. Southwest juga menggunakan bandara yang kurang padat demi
kenyamanan penumpangnya.
2. Sistem pengendalian yang dilakukan Southwest dalam membantu melaksanakan
strategi perusahaan adalah membuat filosofi dalam mengutamakan karyawan. Filosofi
tersebut adalah “Bila mereka (karyawan) gembira, puas, penuh dedikasi dan energik,
mereka akan sungguh-sungguh dalam memberikan perhatian yang baik kepada
pelanggan. Jika pelanggan gembira, mereka akan dating kembali. Dan itu akan
membuat para pemegang saham gembira”. Dinding Southwest penuh dengan foto-foto
karyawannya. Proses penerimaan karyawan Southwest terbilang unik, pilot menerima
dan mewawancarai calon pilot, begitu juga dengan petugas pintu gerbang. Hal tersebut
dilakukan untuk lebih memahami apa yang dicari oleh perusahaan dalam calon pegawai
tiap bagiannya.