20

BAB III

OBJEK DAN METODE PENELITIAN

3.1 Objek Penelitian

Objek penelitian yang diteliti oleh penulis adalah Pusaka Tua Mebel yang

beralamat di jl. Burujul No.83 Kabupaten Bandung.

3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan

Pusaka Tua mebel berdiri pada tahun 1995 oleh Bpk. Nandang yang

membuka tokonya di Jln. Burujul No.83 Kabupaten Bandung. Perusahan ini

bergerak di bidang penjualan mebel. Pusaka Tua menjual mebel dari barang yang

diproduksi oleh puska tua itu sendiri. Barang - barang yang dijual sangat

beragam, dimulai kursi, meja, tempat tidur, lemari dan lain lain.

Pada awalnya Pusaka Tua Mebel hanya memiliki tiga orang karyawan

dimana karyawan tersebut masih kerabat dengan pemilik Pusaka Tua Mebel.

Barang yang diperdagangkan pun masih kurang lengkap.

Seiring berjalannya waktu Pusaka Tua Mebel berkembang sedikit demi

sedikit dalam memenuhi permintaan dan kebutuhan konsumen. Sampai sekarang

Pusaka Tua Mebel menjadi usaha turun temurun dengan komitmen memperluas

ruang usaha dan menjaga kualitas produk serta mengutamakan kepuasan

konsumen.

21

3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan

1. Visi

Menjadi salah satu perusahaan yang maju dan berkembang pesat dalam

bidang penjualan mebel

2. Misi

a. Membangun sebuah perusahaan dengan sumber daya manusia yang

handal

b. Menciptakan lapangan pekerjaan sehingga dapat meminimalisir

pengangguran

3.1.3 Struktur Organisasi Perusahaan

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Pusaka Tua Mebel

(Sumber : Pusaka Tua Mebel)

3.1.4 Deskripsi Tugas

Pembagian uraian tugas untuk masing-masing bagian adalah sebagai

berikut :

1. Pimpinan

a. Memimpin, mengolah perusahaan sesuai dengan tujuan perusahaan dan

bertanggung jawab atas aktivitas perusahaan

Kasir Bag. Gudang

Pimpinan

Bag. Produksi

22

b. Merencanakan, menetapkan cara kerja, mengkoordinasi dan mengawasi

seluruh aktivitas usaha perusahaan baik langsung maupun tidak langsung

c. Mempelajari dan menganalisis setiap laporan yang diterima

d. Mengoptimalkan profit perusahaan

2. Kasir

a. Melakukan kegiatan penjualan barang

b. Menawarkan produk dan melayani konsumen

c. Mencatat data konsumen dan order penjualan

d. Membuat faktur penjualan

e. Membuat laporan penjualan

3. Bagian Gudang

a. Mengatur stok barang yang ada di gudang

b. Mengelola barang – barang yang ada ataupun barang yang akan dipesan

dan dibeli

c. Membuat order pembelian

d. Menerima barang dari supplier

4. Bagian Produksi

a. Membuat perancangan mebel

b. Pembuatan Mebel

c. Melakukan pengiriman barang ke konsumen

3.2 Metode Penelitian

Metode penelitian adalah suatu teknik atau cara mencari, memperoleh

mengumpulkan atau mencatat data yang digunakan untuk faktor – faktor yang

23

berhubungan dengan pokok permasalahan sehingga didapat suatu kebenaran atas

data yang diperoleh. Dalam penelitian ini, langkah-langkah yang akan penulis

lakukan meliputi desain penelitian, jenis dan metode pengumpulan data dan

metode pendekatan dan pengembangan sistem.

3.2.1 Desain Penelitian

Dalam penelitian ini desain penelitian yang digunakan adalah metode

deskriptif. Metode deskriptif yaitu suatu metode dengan tujuan untuk membuat

gambaran secara sistematis, factual dan akurat mengenai fakta – fakta dan sifat –

sifat penelitian tertentu. Pada tahap pertama penulis melakukan dengan cara

mengumpulkan data dan bahan yang diperlukan terlebih dahulu, dan pada tahap

berikutnya penulis mengolah dan menulis sampai suatu kesimpulan yang ada pada

akhirnya dibuat suatu laporan untuk melampirkan semua kegiatan yang dikerjakan

selama dilakukannya penelitian di Pusaka Tua Mebel.

3.2.2 Jenis dan Metode Pengumpulan Data

Metode pengumpulan data yang dilakukan adalah penelitian langsung ke

lapangan dengan menggunakan sumber data primer dan sumber data sekunder,

Dimana data tersebut akan menunjang untuk sasaran dan tujuan penelitian.

3.2.2.1 Sumber Data Primer

Sumber data yang diperoleh melalui pengamatan atau wawancara dan

observasi.

1. Wawancara

Metode ini dilakukan langsung pada objek penelitian, yaitu melakukan

wawancara langsung dengan pihak pusaka tua mebel sehingga

didapatkan informasi mengenai data penjualan dan pembelian barang

24

menyangkut alur keluar masuk barang jika persediaan mencapai batas

minimum, serta informasi mengenai data penjualan yang sedang berjalan

di Pusaka Tua Mebel Bandung.

2. Observasi

Observasi, merupakan pengamatan langsung terhadap objek yang diteliti,

dengan maksud untuk memahami secara langsung terhadap permasalahan

yang sedang terjadi. Dalam penelitian ini, penulis melakukan

pengamatan di Pusaka Tua Mebel Bandung. Dalam proses observasi,

penulis mengamati langsung proses penjulan dan pembelian barang.

3.2.2.2 Sumber Data Sekunder (Dokumentasi)

Metode ini dilakukan dengan cara mengambil dokumentasi tentang

informasi perusahaan yang berasal dari data yang telah tersedia di perusahaan.

Penulis melakukan penelitian di Pusaka Tua Mebel Bandung. Kemudian penulis

memperoleh data dari dokumentasi di perusahaan tersebut yaitu dokumentasi

mengenai sistem informasi penjualan dan pemeblian. Meliputi data dokumen

mengenai sejarah, visi dan misi perusahaan, struktur organisasi beserta deskripsi

kerja dan dokumen – dokumen yang berkaitan dengan maslah penjualan,

pembelian dan produksi barang.

3.2.3 Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem

Metode pendekatan dan pengembangan sistem merupakan suatu metode

yang akan digunakan dalam melakukan perancangan sistem informasi. Dalam

pembuatan sistem informasi, perlu digunakan suatu metodologi yang dapat

digunakan sebagai pedoman bagaimana dan apa yang harus dikerjakan selama

pembuatan sistem antara lain metode pendekatan sistem dan pengembangan

25

sistem. Dalam penelitian ini metode pendekatan sistem yang digunakan ialah

metode pendekatan terstruktur dan untuk mengembangkan sistem informasinya

menggunakan metode pengembangan prototype.

3.2.3.1 Metode Pendekatan

Di dalam melakukan penelitian di PusakaTua Mebel pendekatan sistem

yang digunakan adalah pendekatan sistem secara terstruktur. Pendekatan

terstruktur dilengkapi dengan alat – alat dan teknik teknik yang dibutuhkan dalam

pengembangan sistem, sehingga hasil akhir dari sistem yang dikembangan akan

didapatkan sistem yang strukturnya didefinisikan dengan baik dan jelas. Adapun

alat yang dipergunakan dalam metode terstruktur ini berupa Flowmap, Diagram

Konteks, Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram ( ERD),

Kamus Data, Normalisasi dan Tabel Relasi.

3.2.3.2 Metode Pengembangan Sistem

Model pengembangan sistem yang akan dipakai penulis menggunakan

metode Prototype, yaitu merupakan suatu metode dalam pengembangan sistem

yang menggunakan pendekatan untuk membuat sesuatu program dengan cepat

dan bertahap sehingga segera dapat dievaluasi oleh pemakai.

26

Gambar 3.2 Metode Pengembangan Sistem dengan Prototype

( Sumber : Abdul Kadir (2003:416))

Tahapan-tahapan yang dilakukan di dalam mekanisme pengembangan

sistem dengan metode prototype adalah sebagai berikut :

1. Identifikasi Kebutuhan Pemakai

Penulis akan mengidentifikasi kebutuhan user, supaya penulis bisa

merancang sistem yang akan dibangun sesuai dengan yang diharapkan user.

Pada tahap ini, penulis menganalisis sistem dengan cara melakukan

mengumpulkan data yaitu metode penelitian observasi dan interview

(wawancara) dan dengan cara literatur yaitu dengan dokumentasi terhadap

kebutuhan yang diinginkan pemakai, baik dalam model interface, teknik,

prosedural maupun dalam teknologi yang akan digunakan.

27

2. Membuat Prototype

Pada tahap kedua, penulis membuat prototype sistem tersebut untuk

memperlihatkan kepada pemakai model sistem yang akan dirancang.

Dimulai dari penjualan mebel secara langsung, penjualan mebel atas desain

sendiri, pembelian bahan baku dan retur barang.

3. Menguji Prototype

Pada tahap ketiga, penulis melakukan uji coba sistem yang telah dirancang

untuk memastikan bahwa sistem tersebut dapat digunakan dengan baik dan

benar, sesuai dengan kebutuhan pemakai. Pengujian yang dilakukan dengan

membuat suatu uji kasus untuk melakukan percobaan terhadap setiap fungsi

yang dimiliki program atau sistem informasi penjualan dan pembelian

mebel tersebut apakah sistem ini berjalan sesuai dengan kebutuhan pemakai.

4. Memperbaiki Prototype

Pada tahap keempat, penulis akan menentukan apakah sistem tersebut

sudah dapat diterima oleh pemakai, atau masih harus dilakukan beberapa

perbaikan atau bahkan dirubah lagi semuanya dan mulai dari awal lagi,

perbaikan yang dilakukan dalam segi proses bila pemakai menilai sistem

yang dibuat terlalu rumit, maka akan di ubah menjadi lebih sederhana dan

mudah dipakai oleh pemakai, perbaikan interface agar tampilan lebih enak

di pandang dan menarik perhatian calon pemakai, setelah perbaikan sistem

itu selesai dikerjakan, penulis akan kembali lagi pada tahap yang ketiga

yaitu dengan melakukan pengujian prototype kembali.

28

5. Mengembangkan Versi Prototype

Pada tahap kelima, penulis mengembangkan versi produksi, penulis akan

merampungkan sesuai dengan masukan terakhir dari pemakai dan

memberikan gambaran bagaimana penggunaan sistem tersebut kepada

pemakai setelah sistem tersebut disetujui.

3.2.3.3 Alat Bantu Analisis dan Perancangan

Alat bantu yang digunakan dalama analisis dan perancangan sistem ini

adalah sebagai berikut:

1. Flow Map

Flow Map (Bagan Alir Dokumen) ini yang meneliti sistem penjualan

dan pembelian mebel pada Pusaka Tua Mebel, seperti alur dokumen seperti

penjualan, pembelian, dan retur barang.

Flow Map merupakan representasi grafik dari system informasi, proses

-proses, aliran - aliran data logis, masukan - masukan, keluaran keluaran dan

file-file serta entitas system operasi yang berhubungan dengan system

informasi tersebut. Bagan ini menggunakan symbol - simbol yang sama

dengan yang digunakan di dalam bagan alir sistem yang menggambarkan

suatu prosedur dalam sistem

2. Diagram Konteks

Diagram konteks merupakan gambaran umum dari sebuah sistem

informasi yang menggambarkan aliran-aliran data ke dalam dan ke luar

sistem yang digunakan dalam analisis dan pengembangan sistem. Posisi

diagram konteks dari sistem ada dalam konteks yang berhubungan dengan

29

lingkungan. Diagram terdiri dari sebuah proses tunggal yang digambarkan

seluruh sistem, dan menunjukan data flow utama dari terminator.

3. Data Flow Diagram (DFD)

DFD adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk

menggambarkan darimana asal data dan kemana tujuan data yang keluar

dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data

tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan

pada data tersebut. DFD menggambarkan penyimpanan data dan proses

yang mentransformasikan data. DFD menunjukkan hubungan antara data

pada sistem dan proses pada sistem. Ada beberapa simbol DFD yang

dipakai untuk menggambarkan data beserta proses transformasi data,

(Sumber : Andri Kristanto) antara lain:

a. Entitas Luar

Entitas luar digambarkan dengan simbol persegi biasa. Entitas luar

merupakan sumber atau tujuan dari aliran data dari atau ke sistem.

Entitas luar merupakan lingkaran luar sistem, jadi sistem tidak tahu

menau mengenai apa yang terjadi di entitas luar..

b. Aliran Data

Menggambarkan aliran data dari suatu proses ke proses lainnya,

dari entitas ke proses atau dari proses ke tempat penyimpanan.

Adapun simbol dari aliran data direpresentasikan dengan

menggunakan anak panah. Nama fungsi untuk menjelaskan arti

dalam aliran tersebut dan ditulis untuk mengidentifikasikan aliran

tersebut. Ujung panah menunjukkan arah data bergerak. Aliran data

30

yang digambarkan sebagai panah dengan dua ujung

menggambarkan terjadinya dialog.

c. Proses

Proses atau fungsi yang mentransformasikan data masukan menjadi

keluaran secara umum digambarkan dengan lingkaran. Dalam

proses umumnya didefinisikan dengan kalimat sederhana atau kata

tunggal. Nama lingkaran tersebut mendeskripsikan respon yang

harus dilakukan sistem dalam menganalisa keadaan.

d. Berkas atau tempat penyimpanan

Merupakan komponen yang berfungsi untuk menyimpan data atau

file. Simbol dari berkas ini dapat digambarkan dengan garis paralel.

Adapun Larangan dalam Pembuatan DFD (Data Flow Diagram)

adalah sebagai berikut :

a. Arus data tidak boleh dari entitas luar langsung menuju entitas luar

lainnya, tanpa melalui suatu proses.

b. Arus data tidak boleh dari simpanan data langsung menuju ke

entitas luar, tanpa melalui suatu proses.

c. Arus data tidak boleh dari simpanan data langsung ke simpanan

data lainnya, tanpa melalui suatu proses

d. Arus data dari suatu proses langsung menuju proses lainnya tanpa

melalui suatu simpanan data, sebaiknya/sebisa mungkin dihindari.

31

4. Kamus Data

Kamus data adalah katalog fakta tentang datangnya data dan

kebutuhan - kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dengan

mengunakan kamus data, pemakai dan analis sistem bisa mempunyai

pengertian yang sama tentang input dan output. Kamus data dibuat

berdasarkan arus data yang ada pada data flow diagram (DFD).

5. Perancangan Basis Data

Teknik perancangan basis data model konseptual terdiri dari 2 teknik

yaitu :

a. Normalisasi

Proses normalisasi adalah proses pengelompokan data elemen

menjadi tabel – tabel yang menunjukan entity dan relasinya. Pada proses

normalisasi dilakukan pengujian pada beberapa kondisi apakah ada

kesulitan pada menambah, menghapus, mengubah dan mengakses pada

suatu basis data. Bila terdapat kesulitan pengujian tersebut maka perlu

dipecahkan relasi pada beberapa tabel lagi atau dengan kata lain

perancangan basis data belum optimal.

Bentuk – bentuk normalisasi adalah sebagi berikut :

1. Bentuk tidak normal

Merupakan keseluruhan data yang direkam, dikumpulkan apa

adanya sesuai dengan waktu kedatangannya. Data yang terkumpul

dapat saja kurang lengkap ataupun ada table yang memiliki atribut

yang berulang.

2. Bentuk Normal Pertama

32

Pada tahap ini dilakukan penghilangan beberapa group elemen yang

berulang agar menjadi satu harga tunggal yang berinteraksi di antara

setiap baris pada suatu tabel, dan setiap atribut harus mempunyai nilai

data.

3. Bentuk Normal Kedua

Syarat terpenuhi bentuk normal kedua adalah telah memenuhi

bentuk kriteria normal pertama. Dan setiap file yang tidak

bergantung sepenuhnya pada kunci primer dan harus dipindahkan ke

table lain.

4. Bentuk Normal Ketiga

Aturan normalisasi ketiga berbunyi bahwa relasi haruslah dalam

bentuk normal kedua dan tidak boleh ada ketergantungan antara field-

field non kunci (ketergantungan transitif). Dengan kata lain, setiap

atribu bukan kunci haruslah bergantung pada kunci utama.

b. Tabel Relasi

Relationship dalam database menunjukkan relasi antar tabel-tabel.

Dengan adanya relasi data dari beberapa tabel dapat ditampilkan sebagai

satu kasatuan informasi dalam bentuk query, form atau report. Sebuah

relasi dibentuk dengan menyamakan data pada key field dari dua tabel,

biasanya field yang memiliki nama yang sama pada kedua tabel, dimana

field tersebut biasanya merupakan primary key dari table pertama, yang

memiliki nilai unique untuk setiap record, dan menjadi foreign key pada

tabel kedua. Hubungan yang dapat dibentuk dapat mencakupi 3 (tiga)

macam hubungan yaitu :

33

1. Satu ke satu (One to one)

Hubungan relasi satu ke satu yaitu setiap entitas pada himpunan

entitas A berhubungan paling banyak dengan satu entitas pada

himpunan entitas B.

2. Satu ke banyak (One to many)

Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan

banyak entitas pada himpunan entitas B, tetapi setiap entitas pada

entitas B dapat berhubungan dengan satu entitas pada himpunan

entitas A.

3. Banyak ke banyak (Many to many)

Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan

banyak entitas pada himpunan entitas B.

3.2.4 Pengujian Software

Pengujian merupakan bagian yang penting dalam siklus pengembangan

perangkat lunak. Pengujian dilakukan untuk menjamin kualitas dan juga

mengetahui kelemahan dari perangkat lunak. Pengujian yang digunakan dalam

penelitian ini adalah metode Balck Box Testing.

Pengujian black box adalah pengujian aspek fundamental system tanpa

memperhatikan struktur logika internal perangkat lunak. Metode ini digunakan

untuk mengetahui apakah perangkat lunak berfungsi dengan benar. Pengujian

black box merupakan metode perancangan data uji yang didasarkan pada

spesifikasi perangkat lunak. Data uji dibangkitkan, dieksekusi pada perangkat

lunak dan kemudian keluaran dari perangkat lunak dicek apakah telah sesuai

34

dengan yang diharapkan. Pengujian black box berusaha menemukan kesalahan

dalam kategori :

1. Fungsi – fungsi yang tidak benar

2. Kesalahan Interface

3. Kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal

4. Kesalahan kinerja

5. Inisialisasi dan kesalahan terminasi.

3.3 Analisis Sistem Yang Berjalan

Analisis terhadap sistem yang berjalan dimaksudkan untuk mempelajari

secara seksama urutan kegiatan yang tepat dari tahapan – tahapan yang

menerangkan mengenai proeses apa saja yang dikerjakan, siapa yang mengerjakan

proses tersebut dan bagaimana proses tersebut dapat dikerjakan. Untuk alur data

sistem penjualan dan pembelian yang sedang berjalan pada Pusaka Tua Mebel

akan diuraikan dengan menggunakan Flow Map, Diagram Kontek dan Data Flow

Diagram (DFD).

3.3.1 Analisis Dokumen

Analisis dokumen merupakan kegiatan pengumpulan informasi mengenai

dokumen-dokumen yang digunakan dalam suatu sistem. Tujuan dari

analisisdokumen adalah mengetahui dan memahami dokumen-dokumen apa saja

yang terlibat dan mengalir dalam suatu sistem yang sedang berjalan. Dokumen-

dokumen yang digunakan di sistem informasi penjualan dan pembelian adalah

sebagai berikut :

35

Tabel 3.1 Analisis Dokumen

No. Nama Dokumen Uraian

1. Katalog Fungsi : dokumen yang berisi apa saja barang

yang dijual oleh perusahaan

Sumber : Kasir

Distribusi :

Periode : setiap ada calon pelanggan

Atribut : nama_barang, merk, harga

2. Form Pemesanan Fungsi : dokumen yang berisi data pesanan dari

pelanggan

Rangkap : 1 (satu)

Sumber : Kasir

Distribusi :

Periode : Setiap terjadi pemesanan

Atribut : No, id_konsumen, nama_konsumen,

tgl_pesan, nama_barang, jumlah, harga, total

3. Bon Fungsi : merupakan dokumen bukti pemesanan dan

pembayaran

Rangkap : 2 (dua)

Sumber : Kasir

Distribusi : Pelanggan

Periode : Setiap terjadi transaksi

Atribut : no, tgl_jual, tgl_pelunasan,

nama_barang, harga, jumlah, total

36

Tabel 3.1 Analisis Dokumen (lanjutan)

No. Nama Dokumen Uraian

4. Faktur pembelian Fungsi : dokumen yang berisi permintaan bahan

baku atas persediaan

Rangkap : 2 (dua)

Sumber : Bagian gudang

Distribusi : Supplier

Periode : setiap melakukan permintaan barang

Atribut : no, tgl_beli, nama_barang, harga,

jumlah, total

5. Data barang Fungsi : dokumen yang berisi data barang yang ada

Rangkap : 1 (satu)

Sumber : Bagian gudang

Distribusi :

Periode : Setiap barang masuk dari supplier

Atribut : No, tgl, nama_barang, banyaknya, harga

3.3.2 Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan

Prosedur yang sedang berjalan pada Pusaka Tua Mebel saat ini adalah

sebagai berikut :

1. Prosedur Penjualan Langsung

a. Kasir memberikan katalog beserta form pemesanan kepada konsumen

b. Konsumen memilih barang lalu mengisi form pemesanan dan diberikan

kepada kasir

37

c. Kasir menerima form pemesanan lalu mencatat data pesanan lengkap untuk

diberikan kepada bagian gudang.

d. Bagian gudang menerima form pesanan detail lalu mengecek ketersediaan

barang. Apabila barang tidak tersedia makan kasir memberitahukan kepada

konsumen dan apablia barang tersedia bagian gudang memberitahukan ke

kasir dan konsumen bahwa barang tersedia dan proses transaksi dilakukan

e. Kasir membuat faktur penjualan sebanyak dua rangkap, rangkap pertama

diberikan kepada konsumen dan rangkap keduan di arsipkan

f. Kasir membuat laporan penjualan untuk diberikan kepada pemilik

2. Prosedur Penjualan Dengan Desain Sendiri

a. Kasir memberikan form pemesanan kepada konsumen.

b. Konsumen mengisi form pemesanan dan diberikan kepada kasir berikut

dengan menyertakan contoh desain (warna, gambar/foto,).

c. Kasir mencatat data pesanan lengkap dan membuat form pesanan detail

untuk diberikan kepada bagian produksi

d. Kasir membuat bon pesanan konsumen sebanyak 2 rangkap, rangkap

pertama diberikan kepada konsumen dan rangkap 2 di arsipkan.

e. Bagian produksi meneriam form pesanan detail dari kasir untuk dilakukan

pengecekan ketersediaan bahan baku. Apabila tersedia maka akan mencatat

data produk , apabila tidak tersedia bagian produksi membuat pesanan

untuk bahan baku lalu diberikan kepada bagian gudang.

f. Bagian gudang membuat data permintaan bahan baku lalu diberiak kepada

supplier

38

g. Supplier mendapat permintaan bahan baku dari bagian gudang lalu

membuat faktur pembelian dan diberikan kepada bagian gudang.

h. Bagian gudang menyerahkan kembali pesanan bahan baku kepada bagian

produksi ,

i. Bagian produksi menyerahkan form pemesanan detail kepada kasir

j. Konsumen memberikan bon dp kepada kasir dan kemudian kasir membuat

bon lunas dan diberikan kepada konsumen

k. Kasir membuat laporan penjualan untuk diberikan kepada pemilik

3. Prosedur Retur Barang

a. Konsumen membawa bon lunas dan diberikan kepada kasir

b. Kasir menerima bon lunas lalu melakukan pengecekan dan mencocokan bon

lunas, Apabila cocok dan barang yang ingin diretur tidak melebihi 2 hari

maka barang bisa diretur, apabila bon tidak cocok atau sudah melebihi 2

hari maka barang idak bisa diretur.

c. Kasir membuat bon lunas baru sebanyak 2 rangkap, rangkap pertama

diserahkan kepada konsumen dan rangkap kedua diarsipkan

d. Kasir membuat laporan penjualan untuk diberikan kepada pemilik.

4. Prosedur Pembelian bahan baku

a. Bagian produksi mengecek persediaan bahan baku yang kosong kemudian

membuat data persediaan bahan baku yang kosong

b. Bagian produksi membuat data list pemesanan bahnan baku dan diberikan

kepada bagian gudang

39

c. Bagian gudang membuat data permintaan bahan baku kemudian diberikan

kepada supplier

d. Supplier menerima permintaan bahan baku kemudian membuat faktur

pembelian untuk diberikan kepada bagian gudang

e. Bagian gudang mengecek kesesuaian pesanan dan menginput barang masuk

kemudian membuat data barang

f. Bagian gudang membuat laporan pembelian kemudian diserahkan kepada

pemilik.

3.3.2.1 Flowmap Sistem Yang Sedang Berjalan

Flow Map adalah aliran data berbentuk dokumen atau formulir didalam

suatu sistem informasi yang merupakan suatu aktifitas yang terkait dalam

hubungannya dengan kebutuhan data dan informasi. Proses aliran dokumen ini

terjadi dengan entitas diluar sistem

Berikut ini adalah flowmap sistem penjualan dan pembelian pada Pusaka

Tua Mebel yang sedang berjalan meliputi penjualan langsung, penjualan dengan

desain sendiri dan pembelian bahan baku.

40

1. Flowmap Penjualan mebel Langsung

Konsumen

katalogkatalog

Memilih Barang

Form pemesanan

Katalog

A1

Kasir Bag Gudang Pemilik

Katalog

A1

Form

pemesanan

detail

Mengecek

katersediaan

barang

Form

pemesanan

detail

Form

pemesanan

detailForm pemesananForm pemesanan

Buat Bon Pesanan

Konsumen

Bon Lunas

BL

Bon Lunas

Bon Lunas

Buat Laporan

Penjualan

Laporan Penjualan Laporan Penjualan

Form pemesanan

Form pemesananForm pemesanan

Form pemesanan

Catat data

pesanan

lengkap

Form pemesanan

detail

Data barang

DB

Gambar 3.3 Flowmap penjualan mebel langsung yanng sedang berjalan

Keterangan :

A1 = Arsip katalog

BL = Arsip Bon Lunas

41

2. Flowmap Penjualan dengan desain sendiri

Form

pemesanan

detail

Konsumen Kasir Bag Produksi Bag Gudang

PB

Form

pemesanan

detail

Buat Bon

pesanan

konsumen

Bon/Dp Bon/Dp

Form

Pemesanan

telah diisi

Form

Pemesanan

Catat

data

pesanan

lengkap

Form

pemesanan

detail

Cek

Ketersediaa

n bahan

baku

Form

pemesana

n detail

Buat

pesanan

untuk

bahan

baku

Detail

Pesanan

bahan baku

Detail

Pesanan

bahan baku

Supplier

Form

pemesanan

detail

Form

pemesanan

detail

Buat

data

pemintaa

n bahan

baku

Permintaan

bahan bakuDetail

Pesanan

bahan

baku

Permintaan

bahan baku

Buat

faktur

pembelian

Faktur

pembelian

Faktur

pembelianDetail

Pesanan

bahan baku

Catat

data

produk

PD

Detail

Pesanan

bahan baku

Data

ProduksiForm

pemesanan

detail

A3

Form

pemesanan

detail

PD

Bon/Dp

Buat

Bon

pesanan

konsum

en

Bon lunasBon lunas

BD

Form

Pemesanan

Form

Pemesanan

Mengisi

form

pemes

anan

BL

Buat

Laporan

Penjuala

n

Laporan

penjualan

Laporan

penjualan

Pemilik

Data

Persediaan

Bahan baku

A2

Cek

Kesesuain

Pemesanan

Dan update

Data bahan

baku

Faktur

pembelian

F1

Data bahan

baku

DBB

Ya

Tidak

F1

Gambar 3.4 Flowmap penjualan dengan desain sendiri yang sedang

berjalan

42

Keterangan :

P2 = Arsip Faktur pembelian BL = Arsip Bon Lunas

PD = Arsip Form Form Pemesanan detail BD = Arsip Bon DP

PB = Arsip Detail pemesanan bahan baku A3 = Arsip Data Produksi

A2 = Arsip persediaan bahan baku DBB = Data Bahan Baku

3. Flowmap Retur Barang

Konsumen

Bon Lunas

Kasir Pemilik

Buat laporan

penjualan

Laporan

penjualan

Laporan

penjualan

Bon Lunas

Pengecekan

cocok dan tidak

melebihi 2 hari

Bon tidak bisa

direturBon bisa diretur

Tidak

Ya

Bon tidak bisa

diretur

Membuat

form retur

barang

Bon Lunas baru

BL

Bon Lunas baru

BL

Bon Lunas

Form retur barang

Pemilik

Form retur barang

Update data

retur barang

Form retur barang

selesai

Form retur barang

selesai

Buat bon

lunas baru

Gambar 3.5 Flowmap Retur barang yang sedang berjalan

Keterangan : BL = Bon lunas

43

4. Flowmap Pembelian Bahan Baku

Bag Produksi

Data persediaan

bahan baku

Cek stok

persediaan

bahan baku

terpakai/

kosong

Data persediaan bahan

baku terpakai/ kosong

Bag Gudang Supplier Pemilik

A2

Catat data

pesanan

bahan baku

Data list

pemesanan

bahan baku

LPB

Buat data

permintaan

bahan baku

Permintaan bahan

baku

Permintaan bahan

baku

Buat faktur

pembelian

Faktur pembelian

Data list

pemesanan

bahan baku

Faktur pembelian

Cek

kesesuaian

pemesanan

dan input

barang masuk

Buat laporan

pembelian

Laporan

pembelian

Laporan

pembelian

Faktur pembelian

Data barang

DBF1

Data barang

Data list

pemesanan

bahan baku

Gambar 3.6 Flowmap Pembelian bahan baku yang sedang berjalan

Keterangan :

LPB = Arsip List Pemesanan Bahan Baku

P2 = Arsip Faktur Pembelian

DB = Arsip Data Barang

44

3.3.2.2 Diagram Konteks

Berikut adalah gambaran diagram konteks yang berjalan pada Pusaka Tua

Mebel adalah sebagai berikut :

Supplier

Konsumen

Sistem Informasi

Penjualan dan Pembelian

Mebel

Pemilik

Form Pesanan

Bon Dp

Katalog

Form Pesanan

Faktur Pembelian

Bon DP

Laporan Penjualan

Laporan Pembelian

Permintaan Bahan Baku

Katalog

Bon Lunas

Bon Lunas(retur)

Gambar 3.7 Diagram Konteks Yang Sedang Berjalan

3.3.2.3 Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) adalah diagram alir yang dipresentasikan

dengan simbol-simbol tertenu. Dengan adanya Data Flow Diagram (DFD) maka

penulisan suatu program akan lebih mudah dalam pelaksanaannya. Berikut ini

adalah gambaran data flow diagram pada sistem yang berjalan di Pusaka Tua

Mebel adalah sebagai berikut :

45

1. Data Flow Diagra (DFD) Level 1

Konsumen

Supplier

1.0

Penjualan

Langsung

Pemilik

2.0

Penjualan

Desain Sendiri

4.0

Pembelian

Bahan Baku

Laporan Penjualan

Katalog, Form pemesanan

Form pemesanan, Bon dp, Bon lunas

Katalog, Form pemasaran, Bon lunas

Form pemesanan, Bon dp

Laporan Pembelian

Permintaan Bahan baku

Faktur Pembelian

3.0

Retur BarangBon Lunas

Bon Lunas

Gambar 3.8 DFD level 1 Yang Sedang Berjalan

2. Data Flow Diagram (DFD) level 2 Proses 1

Konsumen

1.1

Catat data

pesanan

lengkap

1.3

Buat bon

pesanan

konsumen

1.2

Mengecek

ketersediaan

barang

Form pemesanan detail

Bon Lunas

Form Pemesanan

Form pemesanan

Form Pemesanan

Arsip bon

lunasBon lunas

1.4

Buat laporan

penjualan

Pemilik Laporan Penjualan

Arsip data

barangData barang

Gambar 3.9 DFD level 2 proses 1 Yang Sedang Berjalan

46

3. Data Flow Diagram (DFD) Level 2 Proses 2

Konsumen

2.1

Catat data

pesanan

lengkap

2.4

Buat pesanan

untuk bahan

baku2.3

Mengecek

ketersediaan

barang

Form

pemesanan detail

Form Pemesanan

Form Pemesanan

detail

2.5

Buat data

permintaan

bahan baku

2.2

Buat bon

pesanan

konsumen

Form pemesanan detail

Bon/DP

Detail pesanan

bahan baku

Arsip detail

pesanan

bahan baku

Permintaan

bahan baku

Supplier

2.7

Catat data

produk

Form pesanan

detail

Arsip Faktur

pembelian

Faktur

pembelian

Arsip form

pesanan

detail

Form

pesanan detail

Form

pesanan detail

Form

pesanan detail

Arsip data

produk

Data produk

Arsip Bon/Dp

2.8

Buat bon

pesanan

konsumen

Bon/DPBon lunas

Arsip Bon

lunas

Bon lunas

2.9

Buat laporan

penjualan

Bon lunas

PemilikLaporan

penjualan

Bon/Dp

Arsip data

persediaan

Bahan baku

Data

Persediaan

Bahan baku

Detail

Pesanan

Bahan baku

Detail

Pesanan

Bahan baku

2.6

Cek kesesuaian

Dan update

Data

Bahan baku

Faktur pembelian

Faktur

pembelianFaktur

pembelian

Arsip data

Bahan bakuData

Bahan baku

Gambar 3.10 DFD level 2 proses 2 Yang Sedang Berjalan

4. Data Flow Diagram (DFD) Lvel 2 Proses 3

Konsumen

3.1

Mengecek cocok

dan tidak

melebihi 2 hari

3.5

Buat laporan

penjualan

3.2

Membuat form

Retur barang

Bon bisa diretur

Bon lunas(retur)

Bon lunas baru

Bon lunas baruArsip bon

lunas

Bon lunas

Pemilik

Laporan Penjualan

Bon lunas

(tidak bisa

diretur)

3.3

Update data

retur barang

Form

Retur

Barang

3.4

Buat bon lunas

baru

Form Retur

Barang selesai

Arsip bon

lunasBon lunas

Gambar 3.11 DFD level 2 proses 3 Yang Sedang Berjalan

47

5. Data Flow Diagram (DFD) Lvel 2 Proses 4

Supplier

4.1

Cek stok

persediaan

bahan baku

terpakai/kosng

4.3

Buat data

permintaan

bahan baku

4.2

Catat data

pesanan bahan

baku

Data persediaan

Bahan baku

Terpakai/kosong

Data list pesanan

Bahan baku

Pemilik

Arsip Data

persediaan

bahan baku

Arsip data list

pesanan

bahan baku

Data list pesanan

Bahan baku

Permintaan

Bahan baku

Faktur pembelian

4.4

Cek kesesuaian

pesanan dan

input barang

masuk

Data list pesanan

Bahan baku

Arsip Faktur

pembelianFaktur

pembelian

Arsip Data

barang

Data barang

4.5

Buat laporan

pembelian

Data barang

Laporan

pembelian

Gambar 3.12 DFD level 2 proses 3 Yang Sedang Berjalan

3.3.3 Evaluasi Sistem Yang Berjalan

Setelah melewati beberapa tahapan analisa terhadap sistem informasi yang

sedang berjalan di Humblezing Store, maka dapat diketahui kelemahan

kelemahan yang terjadi pada sistem, kelemahan-kelemahan tersebut dirincikan

pada tabel berikut :

48

Tabel 3.2 Evaluasi Sistem Yang Berjalan

No Pemasalahan Solusi

1 Media penyimpanan dari semua proses

penjualan dan pembelian yang ada

berupa arsip dan dokumen serta

harddisk, sehingga membuat

keamanan data kurang terjamin yang

memungkinkan data rusak atau hilang.

Perlu adanya aplikasi yang dapat

menyimpan data hasil dari proses

penjualan dan pembelian, data

disimpan di dalam database,

sehingga dapat menjamin keaman

data yang di hasilkan.

2 proses penambahan stock barang harus

mengecek langsung ke gudang

membutuhkan waktu yang lama

karena barang harus di cek satu

persatu .

Dengan membuat sebuah aplikasi

yang terkomputerisasi sehingga

dapat mempemudah pengencekan

stok barang dengan menggunakan

databae yang dapat mengolah

data stok barang, sehingga dapat

mempercepat proses penambahan

stok barang .

3. Terjadi masalah ketika Bon yang ada

pada pelanggan hilang karena ini

adalah pegangan pelanggan untuk

melakukan pembayaran, pelunasan

Membuat program yang dapat

merekap setiap transaksi yang

sudah dilakukan oleh pelanggan,

apabila pelanggan tidak

membawa bukti transaksi dapat

terlacak dengan mencari nama

pelanggan ataupun nomor telp.