FUNGSI MICROSOFT EXCEL DALAM PENDATAAN SURAT MASUK

DAN KELUAR PADA BUI.IAN SEPTEMBER 2010 DI DINAS SOSIAL

DAN TENAGA KERJA KOTA JAMBI

LAPORAN

Disusun Untuk Melengkapi Guna Menyelesaikan

Program Pendidikan Sistem Informasi 1 tahun

Stephen Komputer Jambi

OLEH

NAMA : LISMAWA

TI

NIWB : AK201107

060

JURUSAN : AKUNTAN

SI

ANGKATA

N

: 2011/201

2

1

LEMBAR PENGAJUAN JUDUL

NAMA : LISMAWATI

NIWB : AK201107060

JURUSAN : AKUNTANSI

JUDUL LAPORAN : FUNGSI MS. EXCEL 2010

DALAM PEMBUATAN

LAPORAN SURAT MASUK

DAN SURAT KELUAR PADA

DISNAKER KOTA JAMBI

JUDUL YANG DIPILIH : Judul Nomor 1 (satu)

ALASAN MEMILIH JUDUL

UTAMA

: Karena sering di gunakan

dalam kegiatan di dalam

kegiatan lingkungan Dinas

Sosial dan Tenaga Kerja

Kota Jambi dan dalam

lingkungan kerja lainnya.

Jambi, 9 September 2012

2

Disetujui oleh, Diajukan oleh,

( LISMAWATI )

LEMBAR PENGESAHAN

NAMA : LISMAWATI

NIWB : AK201107060

JURUSAN : AKUNTANSI

ANGKATAN : (2011/2012)

JUDUL LAPORAN : FUNGSI MS. EXCEL 2010

DALAM PEMBUATAN

LAPORAN SURAT MASUK

DAN SURAT KELUAR PADA

DISNAKER KOTA JAMBI

PEMBIMBING : Abdul Kholiq S.Kom

PENGUJI LAPORAN : Syamsul Rizal S.Kom

Jambi, 9 September 2012

3

DiketahuiPembimbing PKL

Mustari Affandi, APNIP. 19750816 199311 1001

MenyetujuiPimpinan Stephen Komputer

Jambi

( Ir. Herry Mulyono, MM)

MengetahuiKepala Dinas Sosial dan Tenaga Kerja

Kota Jambi

Kaspul, SH, MENIP. 690905 198303 1008

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT, yang telah

melimpahkan Rahmat dan Hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan

laporan ini sebagaimana mestinya. Adapun judul laporan ini adalah "Fungsi

Microsoft Excel dalam pendataan Surat masuk dan Keluar pada bulan September

tahun 2010 di Dinas Sosial dan Tenaga Keda Kota Jambi".

Laporan Praktek Ke[a Lapangan di Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota

Jambi ini disusun dalam rangka memenuhi tugas dan sebagaimana salah satu

persyaratan untuk menyelesaikan Program Pendidikan Sistem Informasi (PPSI) 1

tahun Stephen Komputer Jambi.

4

Saya ucapkan terima kasih kepada Allah SWT yang telah memberikan

Rahmat dan Hidayah-Nya dalam rnengerjakan laporan ini, dan orang tua yang

telah memberikan dorongan untuk menyelesaikan laporan ini, serta kepada

seluruh pembimbing di Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Jambi yang telah

membimbing menjadi lebih baik selama melaksanakan kegiatan PKL selama 1

bulan, karena tanpa bantuan dan dorongan mereka ataupun instruksi dari

pembimbing mungkin laporan ini tidak akan dapat dilaksanakan dengan lancar

dan sesuai dengan yang diharapkan.

Akhir kata segala kekurangan, kejanggalan dan kekeliruan baik yang

terdapat di dalam dan di luar laporan ini, maka penulis mohon maaf yang sebesar-

besarnya.

Semoga laporan ini bisa bermanfaat bagi para pembaca di masa yang akan

datang khususnya bagi penulis.

Jambi, Nopember

2012

Penulis

5

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGAJUAN JUDUL...........................................................................2

LEMBAR PENGESAHAN.....................................................................................3

KATA PENGANTAR.............................................................................................4

DAFTAR ISI............................................................................................................6

BAB I.......................................................................................................................8

PENDAHULUAN...................................................................................................8

1.1. Latar Belakang Penulisan..............................................................................8

1.2. Tujuan Penulisan...........................................................................................9

6

BAB II....................................................................................................................11

PEMBAHAHASAN..............................................................................................11

2.1. Sejarah Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Jambi...................................11

2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi...................................................................12

2.3. Landasan Teori............................................................................................24

2.3.1. Sekilas Tentang Microsoft Excel.........................................................24

2.3.2. Disposisi Surat.....................................................................................36

2.3.3. Rekapitulasi Pendataan Surat Masuk dan Keluar................................37

BAB III..................................................................................................................38

KESIMPULAN DAN SARAN..............................................................................38

3.1. Kesimpulan.................................................................................................38

3.2. Saran............................................................................................................39

DAFTAR PUSTAKA............................................................................................40

DAFTAR RIWAYAT HIDUP...............................................................................41

7

BAB I

PENDAHULUAN

Latar Belakang Penulisan

Dalam upaya meningkatkan peran serta dan sumber daya manusia

yang berkualitas, pusat pendidikan komputer Stephen Komputer Jambi

Sebagai pendidikan Non formal telah berusaha untuk mempersiapkan tenaga-

tenaga yang siap pakai dan profesional khususnya dalam bidang komputer.

Untuk memenuhi tenaga keria yang terampil dalam bidang komputer

diperlukan media latihan yang memungkinkan setiap siswa yang ingin

mengembangkan ilmu di bidang komputer.

8

Dalam rangka menyelesaikan Program Pendidikan Sistem informasi 1-

Tahun maka siswa dan siswi diharuskan melaksanakan Praktek Kerja

Lapangan (PKL) baik di instansi pemerintah maupun swasta, dimana data

yang di analisa dijadikan data mentah untuk dijadikan program.

Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Jambi merupakan salah satu

instansi pemerintah yang memiliki peranan penting dalam melaksanakan

kegiatan pemerintah di bidang sosial dan kemasyarakatan.

Penulis memilih lokasi PKL di Dinas Sosial dan Tenaga Keda Kota

Jambi untuk mengetahui lebih dalam mengenai data Surat Masuk dan Keluar

pada bulan September tahun 2O1A dan menerapkan nya pada program yang

penulis pelajari ke dalam penginputan data Surat Masuk dan Keluar yang

semula dilakukan secara manual menjadi komputerisasi menggunakan

Microsoft Excel 2010.

Berdasarkan uraian diatas penulis tertarik untuk melakukan penelitian

dengan mengangkat judul "Fungsi Microsoft Excel dalam Pendataan Surat

Masuk dan Keluar pada bulan September tahun 2010 di Dinas Sosial dan

Tenaga Kerja Kota Jambi".

Penjelasan diatas merupakan salah satu alasan penulis memilih tempat

PKL di Dinas Sosial dan Tenaga Keria Kota Jambi, untuk melaksanakan

Program Studi demi selesainya Laporan.

Tujuan Penulisan

Adapun maksud dari penulisan Laporan ini adalah sebagai berikut:

9

1. Ingin mengetahui gambaran kerja mengenai kegiatan-kegiatan dan

Aktifitas-aktifitas kerja yang terjadi di instansi pemerintahan, khususnya

di Dinas Sosial dan Tenaga Keria Kota Jambi.

2. Menambah pengalaman kerja

3. Memenuhi salah satu syarat kelulusan Program Pendidikan Studi

Informasi (PPSI) 1-Tahun di Stephen Komputer Jambi

4. Ingin mengetahui tentang pendataan Surat Masuk dan Keluar bulan

September 2010 di Dinas Sosial dan Tenaga Keria Kota Jambi

5. Untuk mengetahui tentang system pendataan yang baik dan benar di

lingkungan Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Jambi

6. Untuk mengetahui keunggulan dan kendala yang terjadi jika menggunakan

komputerisasi

7. Mendidik para siswa dan siswi agar bisa mengenal dunia kerja dan dapat

bertanggung jawab.

10

BAB II

PEMBAHAHASAN

Sejarah Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Jambi

Sebelum pelaksanaan otonomi Daerah Dinas Sosial dan Tenaga Kerja

merupakan Instansi Vertikal dibawah naungan Departemen Sosial RI dan

Departemen Tenaga Kerja Transmigrasi RI.

Sejak diberlakukan nya Undang-undang Nomor 32 Tahun 2002,

tentang Pemerintahan Daerah maka Kantor Departemen Sosial Kota Jambi

berubah namanya menjadi Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan

Kesejahteraan Sosial (PMKS) kemudian pada Tahun 2007 tentang Organisasi

Perangkat Daerah dan berdasarkan pula dengan perubahan daerah Nomor 10

11

Tahun 2008, maka Dinas PMKS berubah namanya Dinas Sosial dan Tenaga

Keria Kota Jambi.

Adapun dasar pembentukan Dinas Sosial dan Tenaga Keria Kota

Jambi adalah sebagai berikut :

a. Undang-undang No 9 Tahun 1956 tentang pembentukan Daerah Otonomi

Kota Besar dalam lingkungan Daerah Provinsi Sumatera Tengah

(Lembaga Negara Republik Indonesia tahun 1956 Nomor 20).

b. Undang-undang No 32 Tahun zO04. tentang Pemerintahan Daerah

(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 125,

Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4437)

sebagaimana telah diubah beberapa kali dengan Undang-undang Nomor

12 Tahun 2008 tentang perubahan kedua atas Undang-undang Nomor 32

Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah menjadi undang-undang

(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 59, tambahan

Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4844).

c. Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat

Darah (Lembaga Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 28,

tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4737).

d. Peraturan Daerah Kota Jambi Nomor 07 Tahun 2008 tentang penetapan

urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan Pemerintah Kota Jambi

(Lembaran Daerah Kota Jambi Tahun 2008 Nomor 07).

12

e. Peraturan Daerah Kota Jambi No 10 Tahun 2008 tentang pembentukan

Organisasi Dinas-dinas Daerah Kota Jambi (Lembaran Daerah Kota Jambi

Tahun 2008 Nomor 10).

Struktur Organisasi dan Fungsi

a. Struktur Organisasi Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Jambi Untuk

mencapai tujuan Organisasi yang telah ditetapkan diperlukan adanya suatu

Struktur Organisasi yang merupakan salah satu wadah untuk mengatur

hubungan antara bagian yang ada di dalam organisasi serta memberi

wewenang dan tanggung jawab kepada masing-masing Organisasi

tersebut. Pada dasarnya Organisasi Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota

Jambi melingkupi seluruh aspek nya saja.

13

14

Kepala Dinas Sosialdan Tenaga Kerja

KASPUL,SH.MEPembina Utama Muda IV/c

NIP. 19590905.198303.1008

Kabid RehsosDrs. MUHARDIMAN

Pembina IV/aNIP. 19590812.198603.1008

Kasi Rehabilitas SosialCHARLES H. SAING, SH.MH

Penata TK I III/dNIP. 19670115.199503.1001

Kasi Pelayanan Panti Sosialdan Lanjut Usia

Dra. APUN HAYATIPenata Tk.I III/d

NIP.19651205.199303.2007

Kasi Rehabilitas Anak Nakaldan Korban Narkoba

ARIANNI SYAHBUDDINPenata III/c

NIP.19591125.198002.2001

Kabid Perlindungan Tenaga Kerja

Hubungan IndustrialHENDRY, SIPPembina IV/a

NIP. 19610119.198102.1002

Kasi Perlindungan Norma Keselamatan dan Kesehatan Kerja

Drs. NANDA RIFA, SHPenata TK I III/d

Kasi Perlindungan Norma KerjaDrs. SURUNGANPenata TK I III/d

NIP. 19590923.199203.1001

Kasi Hubungan IndustrialRAMAYANTI, SHPenata TK I III/d

NIP. 19660113.199803.2002

Kasi WanjuangDra. TINTIN SUMARTINI

Penata TK I III/dNIP. 19580927.199203.2001

Kabid Penempatan danProduktifitas Tenaga Kerja

NGATENO, SEPembina IV/a

NIP.19600101.198503.1002

Kasi Penempatan danPerluasan Kerja

CANDRA FURNAMA, SH.MhumPenata Tk.I III/d

NIP.19670511.199803.1006

Kasi Pelatihan dan ProduktifitasTenaga Kerja

UMAR DANI NASUTIONPenata III/c

NIP.19610916.198303.1009

Kasi Informasi Pasar Kerjadan Bursa Kerja

DODI HARYANTO PARMIN, SHPenata Muda Tk.I III/b

Kabid KessosIr. HASYA YANTO

Pembina IV/aNIP. 19640123.199303.1002

Kasi Penyuluhan danBantuan Sosial

BAINA, AKSPenaa Tk.I III/d

Kasi PemberdayaanKesejahtraan SosialGUSTINI RINA, SHPenata Tk.I III/d

NIP.19720814.199803.2004

SekretarisKAMAL FIRDAUS, SSos,M.Si

Pembina IV/aNIP. 19700323.199503.1003

Kasubag UmumMUSTARI AFFANDI, AP

Penata TK I III/dNIP. 19750816.199311.1001

Kasubag KeuanganEKA WARNY, Spt

Penata III/cNIP. 19800226.200312.2003

Kasubag KepegawaianHERAWATI HASAN, SH.MH

Penata Muda III/bNIP. 19710804.199010.2001

b. Tugas Pokok dan fungsi Dinas Sosial dan Tenaga Keria Kota Jambi

Berdasarkan Peraturan Daerah Kota Jambi Nomor 10 Tahun 2008

tentang pembentukan Organisasi Dinas-dinas Daerah Kota Jambi, Dinas

Sosial dan Tenaga Keria Kota Jambi mempunyai tugas pokok membantu

Kepala Daerah dalam melaksanakan perencanaan, pembinaan,

pengawasan pengendalian, pelayanan dan pembangunan dibidang

kesejahteraan sosial dan tenaga kerja yarg meliputi : pengembangan dan

ketahanan masyarakat, usaha ekonomi dan teknologi tetap guna,

kesejahteraan dan bantuan sosial, rehabilitasi sosial dan ketatausahaan

serta melaksanakan tugas-tugas lain yang di berikan Kepala Daerah sesuai

dengan bidang tugasnya.

Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud dalam

Perda Kota Jambi No. 10 Tahun 2008, Dinas Sosial dan Tenaga Keria

Kota Jambi mempunyai fungsi

a. Perumusan kebijakan teknis dibidang sosial dan ketenagakerjaan

b. Penyelenggaraan urusan pemerintah dan pelayanan umum dibidang

sosial dan tenaga kerja;

c. Pembinaan, pengendalian dan pengawasan dibidang Sosial dan Tenaga

Kerja;

d. Peng koordinasi hubungan kerjasama dengan instansi pemerintah

maupun swasta untuk kepentingan pelaksanaan tugas;

e. Pengendalian kebijakan fasilitas pelaksanaan Kesejahteraan Sosial;

15

f. Perumusan dan pengendalian kebijakan fasilitas pelaksanaan

Rehabilitasi Sosial;

g. Perumusan dan pengendalian kebijakan evaluasi pelaksanaan program

Pemberdayaan Masyarakat dan Kesejahteraan Sosial ;

h. Pengembangan sarana dan prasarana Kesejahteraan Sosial dalam

Wilayah Kota;

i. Koordinasi, bimbingan dan pembinaan serta pengendalian unit-unit

pelaksanaan teknis usaha-usaha Kesejahteraan sosial ;

j. Pembinaan dan pengawasan tenaga fungsional;

k. Pembinaan dan pengendalian terhadap lembaga pelayanan Sosial

Pemerintah Swasta;

Susunan Organisasi Dinas Sosial dan Tenaga keria Kota Jambi

adalah terdiri dari :

1. Kepala Dinas

2. Sekretaris

3. Kepala Bidang Kesejahteraan Sosial

4. Kepala Bidang Rehabilitasi Sosial

5. Kepala Bidang Penempatan dan Produktivitas Tenaga Keria

6. Kepala Bidang Perlindungan Tenaga Kerja dan Hubungan industrial

16

Sekretaris dibantu oleh 3 (orang) Kasubag yaitu :

- Kasubag Umum

- Kasubag Keuangan

- Kasubag Kepegawaian

Kepala Bidang Kesejahteraan Sosial dibantu oleh tiga (tiga) orang kasi

yaitu:

- Kasi Penyuluhan dan Bantuan Sosial

- Kasi Kepahlawanan, Keuangan dan Sumbangan Sosial

- Kasi Pemberdayaan Kesejahteraan Sosial

Kepala Bidang Rehabilitasi Sosial dibantu oleh tiga (tiga) orang kasi yaitu:

- Kasi Rehabilitasi Tuna Sosial

- Kasi Panti Sosial dan Lanjut Usia

- Kasi Rehabilitasi Sosial Anak Nakal dan Korban Narkoba

Kepala Bidang Penempatan dan Produktivitas Tenaga Keria dibantu oleh

Tiga orang kasi yaitu :

- Kasi Pelatihan dan Produktivitas Tenaga Keria

- Kasi Penempatan dan Perluasan kesempatan Kerja

- Kasi informasi Pasar Keria dan Bursa Keria

17

Kepala Bidang Perlindungan Tenaga Keria dan Hubungan industrial 6antu

oleh tiga orang kasi yaitu :

- Kasi Perlindungan Norma Keria

- Kasi Perlindungan Norma dan Kesehatan Keria

- l(asi Hubungan industrial

TUGAS POKOK DAN FUNGSI

1. SEKRETARIAT

- Sekretariat berkedudukan sebagai unsur pembantu Kepala Dinas dalam

menyelenggarakan tugas dan fungsinya;

- Sekretariat dipimpin oleh sekretaris yang berkedudukan di bawah dan

bertanggung jawab kepada Kepala Dinas;

- Sekretariat mempunyai tugas membantu Kepala Dinas dan

menyelenggarakan pelayanan umum dan administrasi yang meliputi

urusan umum kepegawaian, ketatalaksanaan, keuangan, perencanaan,

perlengkapan dan rumah tangga dinas serta melaksanakan tugas-tugas lain

yang diberikan oleh keepala Dinas sesuai dengan bidang tugasnya.

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas, sekretariat

mempunyai fungsi sebagai berikut :

- Pembinaan administrasi dalam melaksanakan urusan umum, rumah tangga,

perlengkapan, keuangan dan kepegawaian ;

18

- Pelayanan dan penyelenggaraan administrasi kepegawaian, keuangan, rumah

tangga dan umum ;

- Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan tugas

dan fungsinya.

2. BIDANG KESEJAHTERAAN SOSIAL

- Bidang Kesejahteraan Sosial berkedudukan sebagai unsur pembantu

Kepala Dinas dalam menyelenggarakan tugas dan fungsinya;

- Bidang Kesejahteraan Sosial dipimpin oleh Kepala Bidang yang

berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas

melalui sekretaris;

- Kepah Bidang Kesejahteraan Sosial mempunyai tugas membantu Kepala

Dinas dalam melaksanakan penyuluhan dan bantuan sosial kepahlawanan,

keuangan dan sumbangan sosial, pemberdayaan kesejahteraan sosial sertra

melaksanakan tugas lain yang di berikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan

bidang tugasnya.

Untuk melaksanakan fungsi sebagaimana dimaksud diatas, bidang

Kesejahteraan Sosial mempunyai fungsi sebagai berikut :

- Penyusunan program keria dibidang kesejahteraan sosial dan bantuan sosial;

- Penyelenggaraan dan pengembangan program di bidang kesejahteraan sosial;

- Penyiapan bahan dan petunjuk teknis serta pelaksanaan pembinaan,

penyuluhan dan bimbingan sosial;

19

- Pengkoordinasian pengendalian dan penanggulangan bencana ;

- Pengendalian dan pengawasan pelaksanaan pengumpulan uang dan barang,

undian, promosi, kegiatan bidang kesejahteraan sosial, dan bantuan sosial,

kegiatan organisasi sosial/yayasan terhadap kegiatan usaha kesejahteraan

sosial;

- Penyusunan pedoman akreditasi Potensi dan Sumber Kesejahteraan Sosial

(PSKS) :

- Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan bidang

tugasnya

- Bidang Rehab

3. BIDANG REHABILITASI SOSIAL

- Bidang Rehabilitasi Sosial berkedudukan sebagai unsur pembantu Kepala

Dinas dalam menyelenggarakan tugas dan fungsi ;

- Bidang Rehabilitasi Sosial dipimpin oleh Kepala Bidang yang

berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada kepala dinas

melalui sekretaris;

- Kepala Bidang Rehabilitasi Sosial mempunyai tugas membantu Kepala

Dinas dalam melaksanakan rehabilitasi tuna sosial, pelayanan panti sosial

dan lanjut usia, rehabilitasi anak nakal dan korban narkoba serta

melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai bidang

tugasnya.

20

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 ayat

(3), Bidang Rehabilitasi Sosial mempunyai fungsi sebagai berikut :

- Penyusunan program kerja di bidang rehabilitasi sosial

- Penyelenggaraan dan pengembangan program di bidang rehabilitasi sosial

- Pelayanan rehabilitasi sosial dan penyebarluasan informasi penanganan

penyandang masalah kesejahteraan sosial

- Pelaksanaan pembinaan, penyuluhan dan hubungan rehabilitasi sosial

- Pengendalian aktivitas penyandang masalah sosial yang mengganggu

ketertiban umum ;

- Pengawasan pelaksanaan kegiatan rehabilitasi sosial yang dilaksanakan oleh

lembaga pelayanan sosial swasta ;

- Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan bidang

tugasnya.

4. BIDANG PENEMPATAN DAN PRODUKTIVITAS TENAGA KERJA

- Bidang Penempatan dan Produktivitas Tenaga Keria sebagai unsur

pembantu Kepala Dinas dalam menyelenggarakan tugas dan fungsinya;

- Bidang Penempatan dan Produktivitas Tenaga Keria dipimpin oleh Kepala

Bidang yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada

Kepala Dinas melalui sekretaris

- Kepala Bidang Penempatan dan Produktivitas Tenaga Keria mempuyai

tugas membantu Kepala Dinas dalam menyelenggarakan pelatihan

produktivitas tenaga kerja, penempatan dan perluasan kesempatan keria,

21

informasi pasar kerja dan bursa kerja setara melaksanakan tugas lain yang

diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan bidang tugasnya.

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 21 ayat

(3), Bidang Perempatan dan Produktivitas Tenaga Kerja mempunyai fungsi

sebagai berikut :

- Penyusunan program keria bidang penempatan produktivitas tenaga kerja;

- Penyelenggaraan pelatihan dan peningkatan produktivitas tenaga keria;

- Penyelenggaraan penyebarluasan informasi pasar keria dan kegiatan bursa

keria;

- Penyelenggaraan penempatan tenaga keria dan perluasan kerja

- Pelaksanaan pendataan kesempatan keria;

- Penyelenggaraan monitoring dan evaluasi penempatan dan produktivitas

tenaga kerja

- Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan tugas

dan fungsinya.

5. BIDANG PERLINDUNGAN TENAGA KERJA DAN HUBUNGAN

INDUSTRIAL

- Bidang Perlindungan Tenaga Keria dan Hubungan industrial sebagai unsur

pembantu Kepala Dinas dalam menyelenggarakan tugas dan fungsinya;

22

- Bidang Perlindungan Tenaga Keria dan Hubungan industrial dipimpin oleh

Kepala Bidang yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab

kepada Kepala Dinas melalui sekretaris;

- Kepala Bidang Perlindungan Tenaga Kerja dan Hubungan industrial

mempunyai tugas membantu Kepala Dinas dalam menyelenggarakan

- Perlindungan norma kerja, perlindungan norma keselamatan dan kesehatan

keria dan hubungan industrial serta melaksanakan tugas-tugas lain yang

diberikan oleh Kepala Dinas dengan bidang tugasnya.

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 27 ayat

(3), Bidang Perlindungan Tenaga Keria dan Hubungan industrial mempunyai

fungsi sebagai berikut:

- Penyusunan program kerja bidang perlindungan tenaga keria dan hubungan

industrial ;

- Pembinaan hubungan industrial dan perlindungan tenaga kerja ;

- Pengembangan hubungan industrial dan keria sama ke tenaga kerjaan serta

penyelesaian permasalahan ke tenaga kerjaan

- Pelaksanaan pengurasan, pengendalian dan perlindungan tenaga kerja dan

hubungan industrial

- Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan

bidang tugas nya.

23

VISI DAN MISI DINAS SOSIAL DAN TENAGA KERJA KOTA JAMBI

- Visi

Misi merupakan pandangan yang jauh ke depan tentang keinginan atau

cita-cita suatu organisasi yang hendak di wujudkan secara bersama-sama.

Visi Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Jambi mengacu kepada Visi Kota Jambi

menuju BERNAS 2013. Di dalam Rencana Strategi Dinas Sosial dan Tenaga

kerja Kota Jambi tahun 2008 - 2013 dimuat Misi Dinas Sosial dan Tenaga Kerja

Kota Jambi, yaitu :

TERWUJUDNYA PELAYANAN SOSIAL DAN TENAGA KERJA YANG

PRIMA MENUJU KOTA JAMBI BERNAS 2013.

Maksud dari pernyataan Visi tersebut yaitu mewujudkan pelaksanaan pelayanan

sosial dan tenaga kerja yang mengutamakan kebutuhan yang di sesuaikan dengan

kemampuan daerah.

- Misi

Misi merupakan produk atau jasa yang dihasilkan oleh Organisasi sebagai

penjabaran dari pada Visi

Menurut keputusan LAN Nomor : 589/IX/6/Y/99 Misi adalah suatu yang harus

diemban atau di laksanakan oleh instansi Pemerintah, sesuai Visi yang ditetapkan

agar tujuan organisasi dapat terlaksana dan berhasil dengan baik.

24

Berdasarkan Visi tersebut di atas Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Jambi,

menyatakan Misinya sebagai berikut:

1. Meningkatkan harkat dan martabat penyandang masalah kesejahteraan sosial

melalui perluasan jangkauan dan kualitas pembinaan

2. Meningkatkan peranan masyarakat dan dunia usaha dalam pembangunan

kesejahteraan sosial, yang menjadi penggerak terhadap wujudnya Misi

tersebut.

3. Membangun kemandirian masyarakat melalui kegiatan pemberdayaan dan

pengembangan potensi sumber kesejahteraan sosial

4. Mengembangkan sistem informasi data ketenagakerjaan di kota Jambi

5. Meningkatkan kualitas dan produktifitas tenaga kerja

6. Meningkatkan hubungan industrial yang harmonis

7. Meningkatkan perlindungan dan pengewasan melalui pengembangan lembaga

ketenagakerjaan

8. Meningkatkan sarana dan prasarana aparatur dan kantor serta pembangunan

usaha SDM

Landasan Teori

2.1.1. Sekilas Tentang Microsoft Excel

Microsoft Excel adalah prograrn pengolahan data angka. Berikut langkah

awal memulai Microsoft Excel:

Klik tombol Start

Klik All Program

25

Pada tampilan menu Task Bar Klik Microsoft Office

Lalu pilih Microsoft Excel 2010

Di dalam tampilan Microsoft Excel 2010 terdapat beberapa bagian yaitu :

Kolom (Column)

Merupakan kotak yang berjejer ke kanan dengan jumlah kolom 256 yang

ditandai dengan huruf

Baris (Row)

Merupakan kotak yang berjejer ke bawah ,dengan jumlah baris 655336 yang

ditandai degan angka

Cell

Merupakan potongan atau pertemuan kolom dan baris yang berjumlah 256 x

65536 = 16.777.216

26

Pointer

Merupakan kotak petunjuk cell tempat memasukan data.

Untuk memindahkan posisi pointer ke cell yang diinginkan dengan

menggunakan keyboard, gunakan tombol salah satu dibawah ini;

Formula Bar

Merupakan kotak untuk memasukan data

Name Box

Merupakan kotak alamat cell atau menuju cell-cell tertentu

Sheet

Merupakan lembaran kerja yang terdapat pada program Excel

Workbook

Merupakan buku kerja /file

27

1. Membuka buku kerja baru

Untuk membuka buku kerja atau file baru secara cepat yaitu dengan mengklik

icon New pada ribbon standar, dapat juga melalui menu yaitu:

Klik menu file lalu pilih New, tampil task pane

Pada New, klik icon blank Workbook

2. Menyimpan buku kerja

Berikut langkah-langkah menyimpan file

Klik menu file, lalu pilih save

Pada kotak dialog filename, ketik nama file nya

Tentukan lokasi penyimpanan pada kotak save in

Klik save

28

3. Membuka file buku kerja

Pada saat kita ingin membuka buku kerja yang baru, maka ikuti langkah-

langkah berikut :

Klik menu file

Pilih open atau klik icon open

Pilih nama file yang akan dibuka

Klik open

4. Menutup buku kerja

Menutup buku keria dilakukan dengan cara :

Klik menu file

Pilih Close atau Klik icon Close

5. Mengedit Data

Untuk mengedit data atau melakukan perubahan terhadap data yang telah di

ketik ada beberapa cara :

a. Melalui keyword

Posisi kan pointer pada data yang akan diedit

Tekan tombol F2 kemudian lakukan perubahan terhadap data

b. Melalui address Bar

Posisi kan pointer pada data yang akan di edit

Klik pada data yang tercantum di Address Bar dan pastikan muncul

kursor

29

Lakukan pengeditan data

6. Teknik Memasukan data ke lembar kerja

Ada beberapa jenis data yang dapat dimasukan ke dalam lembar kerja, yaitu

Teks, Nilai, Rumus, Tanggal dan jam dapat dilakukan dengan cara:

Tentukan cell tempat masuk data

Klik data yang diinginkan

Tekan enter

7. Menyalin data

Letakkan pointer pada posisi cell data yang akan disalin/blok data bila data

dalam beberapa cell

Klik menu edit, lalu pilih copy

Posisi kan pointer pada cell tujuan penyalinan

Klik menu edit lalu pilih paste

8. Memindahkan teks

Letak kan pointer pada posisi cell data yang akan dihapus/blok data bila

data dalam beberapa cell

Klik menu edit, lalu pilih cut

Posisi kan pointer pada tempat tujuan pemindahan

Klik menu edit

Pilih paste

30

9. Menghapus data

Letak kan pointer pada cell data yang akan dihapus /blok data bila data

dalam beberapa cell

Klik menu edit, lalu pilih Clear/ Delate

10. Mengatur banyaknya sheet (lembar kerja) pada buku kerja

Pertama kali membuka buku kerja jumlah lembar keria (sheet) yang

hampir ada tiga sheet, yaitu sheet 1, sheet 2, dan sheet 3. Bila diperlukan kita

bisa mengatur banyaknya sheet yang tampil pada saat membuka buku keria

baru, yaitu dengan cara sebagai berikut:

Klik menu tools, Option

Pada kotak dialog Option tersebut, klik tab General

Beri tanda Checkbox pada pilihan Sheets in new workbook, lalu ketik

jumlah sheet yang diinginkan

Klik ok

11. Mengatur letak kolom dan baris

a. Merubah Lembar Kolom

Posisikan pointer pada kolom yang akan dirubah lebarnya

Klik menu format, pilih column, kemudian pilih width akan tampil

kotak dialog Column Width

Ketik nilai lebar kolom yang diinginkan pada kotak column width

Klik ok

31

b. Merubah tinggi baris

Posisikan pointer pada baris yang akan dirubah tingginya

Klik menu format, lalu pilih row kemudian pilih height, akan tampil

kotak dialog row height

Ketik nilai tinggi baris yang diinginkan

Klik ok

12. Menyisipkan cell, kolom, baris dan sheet

a. Menyisipkan cell

Posisikan pointer pada Sel tempat penyisipan

Klik menu insert, lalu pilih cell, akan tampil kotak pilihan

Shift cell right, untuk menyisipkan satu sel ke kanan

Shift cell down, untuk menyisipkan satu sel ke bawah

Klik ok

b. Menyisipkan Kolom

Posisikan pointer pada kolom tempat penyisipan

Klik menu insert, lalu pilih column

32

13. Format Number (angka)

Untuk rnenginputkan data angka hendaklah di ketik secara standar,

kemudian untuk memperoleh berbagai bentuk tampilan angka datanya harus

diformat. Adapun cara memformat angka adalah sebagai berikut ;

Posisikan pointer pada angka yang akan diformat atau blok data angka bila

dalam beberapa Cell

Klik menu format, lalu pilih Cell

Pilih Tab Number

Pilih salah satu jenis format angka yang diinginkan

Klik ok

Keterangan:

General : Menormalkan data yang sudah

diformat

Number : Format pemisah ribuan

Currency : Format mata uang

Accounti

ng

: Format akuntansi

Date : Format tanggal

Time : Format waktu

33

Percenta

ge

: Format persen

Scientific : Format bilangan notasi ilmiah

Teks : Format huruf

Spesial : Format nilai khusus

Custom : Format nilai modifikasi

14. Perataan Teks

Fasilitas alignment digunakan untuk merubah perataan teks dalam suatu

sel maupun dalam beberapa cell diantaranya:

Posisikan pointer pada data atau blok beberapa cell bila perataan dalam

beberapa cell

Klik menu format, lalu pilih cell

Pilih tab alignment dan akan tampil kotak pilihan

Tentukan pilihan pengaturan sesuai dengan keinginan

Klik ok

15. Font dan effect

Font dan effect digunakan untuk merubah format tampilan huruf, misalnya

jenis huruf, Ukuran huruf, efek tebal, efek miring, garis bawah dan lain

sebagainya. Untuk melakukannya ikuti langkahnya sebagai berikut:

Posisi kan pointer atau blok beberapa cell

Klik menu format, lalu pilih Cell

34

Pilih tab font dan akan tampil kotak pilihan

Tentukan pilihan pengaturan sesuai dengan keinginan

Klik ok

16. Pemasukan data tanggal

Untuk menginput data tanggal pada Microsoft Excel hendaklah

menggunakan rumus/ formula yang telah ditetapkan, agar tidak terjadi pada

saat menginputkan data yaitu :

Rumusnya = Date (year, month, day)

Keterangan:

Year : Tahu

n

Mont

h

: Bula

n

Day : Hari

Contoh : = Date (2010, 11, 10) Hasilnya = 11/10/2010

35

17. Border (Membentuk Garis)

Fasilitas border digunakan untuk membentuk garis pada Cell, biasanya

banyak di terapkan dalam pembuatan tabel laporan pada data yang telah di

inputkan untuk membentuk garis dilakukan dengan cara ;

Blok data yang akan di buat tabel laporan

Klik menu format lalu pilih Cell

Pilih tab border, akan tampil kotak pilihan

Tentukan pilihan pengaturan yang di inginkan

Klik ok

18. Mengurutkan Data

Fasilitas sortir atau mengurutkan data biasanya di lakukan untuk

merapikan data dan memudahkan di dalam pencarian data. Fasilitas ini dapat

di operasikan dengan cara :

Blok data yang akan di urut kan

Klik menu data, kemudian pilih sort, maka akan tampil kotak dialog Sort

Tentukan pilihan pengaturan yang diinginkan

Klik ok

36

2.1.2. Disposisi Surat

PEMERINTAH KOTA JAMBIDINAS SOSIAL DAN TENAGA KERJA

Jl. Jend Sudirman No.156 (0741) 24193 Fax (0741)

Jambi - 36138

LEMBARAN DISPOSISI

Surat Dari :DiterimaTanggal :

Tanggal Surat : No. Agenda :

Nomor Surat :Diteruskan KepadaKepala Dinas

Perihal :

37

Kepada Yth,1. Sekretaris2. Kabid Kessos3. Kabid Rehsos4. Kabid Penempatan &

Produktifitas TK5. Kabid Perlindungan TK

dan HI

Diposisikan:1. Pelajari/ pelapor2. Teliti da proses3. Konsultasi/

koordinasikan4. Untuk dipedomani/

Tindak lanjuti5. Untuk diketahui

Catatan:

Penerima, Tanda Tangan atau Paraf

Tanggal, Bulan, Tahun

2.1.3. Rekapitulasi Pendataan Surat Masuk dan Keluar

REKAPITULASI SURAT MASUK & KELUAR

PADA BULAN SEPTEMBER 2010

DI DINAS SOSIAL DAN TENAGA KERJA KOTA JAMBI

No

.

Uraian AGUSTU

S

SEPTEMBE

R

1 SURAT MASUK 64 126

38

2 SURAT

KELUAR

113 155

3 UNDANGAN 13 24

4 NOTA DINAS 6 5

5 SPT 13 30

6 SPPD 10 37

JUMLAH 0 219

No

.

Uraian AGUSTU

S

SEPTEMBE

R

1 BIDANG

SEKRETARIAT

23 33

2 BIDANG RESOS 4 8

3 BIDANG KESOS 6 17

4 BIDANG PEMTAKER 2 21

5 BIDANG PTKHI 29 47

JUMLAH 0 64

39

BAB III

KESIMPULAN DAN SARAN

Kesimpulan

Setelah mengikuti Program Pendidikan Sistem informasi 1 (satu) tahun

di STEPHEN KOMPUTER Jambi dan melaksanakan Praktek Kerja

Lapangan (PKL) selama 1 (satu) bulan, penulis dapat mengambil beberapa

kesimpulan mengenai perkembangan ilmu Pengetahuan, pentingnya

pendidikan maupun tujuan pelaksanaan PKL, diantaranya adalah sebagai

berikut:

1. Semakin lama perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi (IPTEK)

semakin maju, canggih dan selalu terdapat penemuan-penemuan baru.

Salah satunya adalah dalam kemajuan teknologi komputer. Bekerja dengan

komputer sangat membantu pekerjaan dalam perkantoran ataupun

perusahaan.

2. Adanya program pendidikan sistem informasi 1 (satu) tahun dapat

membantu siswa/siswi, karena setalah menyelesaikan pendidikan ini,

mereka yang ingin melanjutkan kejenjang lebih tinggi dapat sambil

bekerja dan telah memiliki kemampuan dalam bidang komputer.

3. Pelaksanaan praktek kerja lapangan (PKL) merupakan sarana yang dapat

membantu untuk mendapatkan pengalaman dan mengenal gambaran dunia

kerja nyata.

40

4. Praktek Kerja Lapangan (PKL) merupakan sarana yang tepat untuk

menerapkan ilmu yang didapatkan selama mengikuti pendidikan, sekaligus

mendapat pengajaran baru dari pihak instansi/perusahaan yang dapat

menambah bekal ilmu para siswa/siswi.

5. Komputer dapat membantu mempermudah ataupun mempercepat dalam

penyelesaian segala macam tugas yang ada dalam suatu instansi untuk

mencapai suatu pekerjaan yang maksimal.

Saran

Setelah penulis menjalani program pendidikan sistem informasi 1-tahun di

dinas sosial dan tenaga kerja kota jambi dan mengikuti praktek kerja lapangan

di dinas sosial dan tenaga kerja kota jambi, semuanya berjalan dengan baik,

namun segala sesuatu akan lebih baik jika kita belajar dari kekurangan.

Mengakhiri laporan ini guna memasuki program kerja untuk tahun ke

depannya sehingga melakukan hal-hal yang dianggap penting demi

tercapainya keinginan yang diharapkan, dapat kami simpulkan pula saran-

saran berikut:

1. Perlu adanya penerapan program aplikasi Microsoft excel pada pendataan

surat masuk dan keluar di dinas sosial dan tenaga kerja kota jambi

2. Perlu adanya sdm yang memahami Microsoft excel pada pendataan surat

masuk dan keluar dapat tersimpan pada file dengan cepat dan tepat

3. Kesuksesan tidak terlepas dari kedisiplinan, maka peningkatan disiplin

kerja perlu dipertahankan

41

DAFTAR PUSTAKA

1. DIKLAT ALUMNI Stephen Komputer Jambi tahun 2008

2. Disosnaker, 2010 laporan tahunan jambi : dinas sosial dan tenaga kerja

kota jambi

42

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

1. RIWAYAT HIDUP MAHASISWA

Nama : SUNARIAH

Tempat/Lahir : Jambi, 26 Juni

1990

Jenis Kelamin : Perempuan

Agama : Islam

Pekerjaan : Mahasiswi

Alamat : Sei. Gelam RT.15

RW.05

PENDIDIKAN

SD 136 Sei

Gelam

Tahun 2001

SMP 19 Muaro

Jambi

Tahun 2004

SMK PGRI 2

Jambi

Tahun 2008

43

2. RIWAYAT HIDUP ORANG TUA

A

.

Ayah

Nama : Manan

Tempat / Lahir : Jambi, 20 Oktober

1967

Jenis Kelamin : Laki-laki

Agama : Islam

Pendidikan

Terakhir

: SLTP

Pekerjaan : Wiraswasta

Alamat : Sei Gelam RT.15

RW.05

44

B

.

Ibu

Nama : Esih

Tempat / Lahir : Jambi, 22 Februari

1970

Jenis Kelamin : Perempuan

Agama : Islam

Pendidikan

Terakhir

: SD

Pekerjaan : Wiraswasta

Alamat : Sei Gelam RT.15

RW.05

45