Tips Microsoft Excel

Download Tips Microsoft Excel

Post on 07-Jul-2015

73 views

Category:

Documents

0 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

<p>ips Microsoft Excel : Menampilkan Nama Siswa Dan Nilai Hasil Ujian (Cara I)8 Juni 2010 omiyan Tinggalkan komentar Go to comments Rate This Postingan ini merupakan jawaban atas pertanyaan Pak Budi, tentang bagaimana memunculkan nama siswa dan nama wali kelas jika kita mengetikkan nama kelasnya. Pertanyaan yang sangat sulit tapi semoga saja jawaban yang saya buat setidaknya mampu memuaskan pertanyaan tersebut. Sebetulnya banyak cara yang bisa dilakukan dan saya berharap ada jawaban atau komentar dari sahabat lainnya yang bisa membantu sebagai cara lain dalam penyelesaiannya, yang saya uraikan disini adalah cara yang saya temukan tentunya versi saya dan semoga aja bisa jadi bahan referensi nantinya. Kenapa judul diatas ada akhiran cara I, karena cara ini akan bisa dikerjakan dengan 2 (dua) cara (versi saya) tergantung dari Model Data Base yang tersedia nantinya, jadi saya coba dulu cara pertama dengan begitu ada beberapa alternatif dalam menyelesaikannya. Seandainya data yang tersedia sebelumnya seperti contoh dibawah ini (buat di Sheet 1):Cell A 1 No 2 1 3 2 4 3 5 4 6 5 7 6 8 7 9 8 10 9 11 10 12 11 13 12 14 13 15 14 16 15 17 16 18 17 19 18 B NIS 10112 10113 10114 10115 10116 10117 10118 10119 10120 10121 10122 10123 10124 10125 10126 10127 10128 10129 C Nama Aang Adinda Agung Agus Subagja Anita Aryuni Bembi Budi rahardi Cecep Chintya Deden Dodo Farrel Fenia Karim Luna Maya Misca D Kelas A3 A3 A3 A3 A3 A3 A3 A3 A3 A3 B3 B3 B3 B3 B3 B3 B3 B3 E IPA 8.00 8.00 7.50 8.50 9.00 9.30 6.00 6.30 6.50 7.00 7.00 7.50 7.80 8.10 8.30 8.00 8.50 8.60 F G H IPS MATEMATIKA BAHASA 8.00 7.00 8.00 8.00 6.00 9.00 8.00 6.50 7.00 8.00 9.00 6.00 9.00 9.50 8.00 9.00 9.50 8.00 7.50 8.00 9.00 7.00 7.50 9.00 7.00 7.90 9.00 9.50 9.00 9.00 9.00 8.50 8.00 7.50 8.60 8.00 8.00 8.80 8.00 8.50 9.00 9.00 9.00 9.30 9.00 8.50 9.00 9.00 8.50 7.00 8.00 9.00 8.20 8.50</p> <p>20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31</p> <p>19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30</p> <p>10130 10131 10132 10133 10134 10135 10136 10137 10138 10139 10140 10141</p> <p>Nazwan Nunung Nur Nurohma Oding Opick Pardiyanto Risma Rustam Santika Vito Yanti</p> <p>B3 B3 C3 C3 C3 C3 C3 C3 C3 C3 C3 C3</p> <p>9.00 9.00 9.00 9.50 9.70 8.00 8.30 8.80 6.75 7.25 8.30 9.00</p> <p>9.50 9.60 9.00 9.00 9.00 8.50 8.50 9.00 7.90 8.40 9.00 9.50</p> <p>9.00 9.50 8.80 9.00 9.40 7.50 7.60 7.80 6.00 6.00 6.50 7.00</p> <p>9.00 9.00 9.00 9.00 9.00 8.00 8.00 8.00 7.80 7.90 7.50 9.00</p> <p>Data diatas kita andaikan jumlah siswa tiap kelas adalah sama (contoh disini 10 siswa per kelas) Kemudian kita buka Sheet 2 dan buatlah data seperti berikut ini :Cell A 1 Kelas 2 A3 3 B3 4 C3 B Wali Kelas Bapak Effendi Rahman Ibu Ratnaningsih Bapak Abdullah Hadi</p> <p>Jika sudah buka lagi Sheet 3 dan buat data persis dibawah ini :Cell A B 1 Nama Kelas 2 Kelas 3 4 5No Nama Wali</p> <p>C</p> <p>D</p> <p>E</p> <p>F</p> <p>G</p> <p>H</p> <p>I</p> <p>NIS</p> <p>Nama Siswa IPA</p> <p>6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17</p> <p>Nilai Hasil Ujian RATA- KETERANGA MATEMATIK BAHAS RATA N IPS A A</p> <p>1 2 3 4 5 6 7 8 9 10</p> <p>Nilai Rata-rata</p> <p>Mohon diperhatikan Cell baik kolom maupun baris, ini penting untuk mengingat rumus nantinya. Disini yang kita inginkan adalah setiap kita mengetikkan nama kelas misalkan A3 atau B3 atau C3 maka data yang diharapkan munculs ecara otomatis adalah 1. 2. 3. 4. 5. 6. Nama Wali Kelas Nomor Induk Siswa Nama Siswa Nilai Hasil Ujian Setiap Mata Pelajaran Nilai Rata-Rata Dan Keterangan Hasil Ujian tersebut.</p> <p>Yuk kita bahas satu persatu-satu (ingat kita sekarang bekerja di Sheet 3!) 1. Memunculkan Nama Wali kelas (Cell D2) Rumus yang dihadirkan adalah : =VLOOKUP($D$1,Sheet2!$A$2:$B$4,2,FALSE) Artinya dengan kita mengetikkan Nama Kelas (misalkan A3, B3 atau C3) di Cell D1, maka kita melihat (membandingkan) data yang sama (nama kelas) yang berada di Sheet 2 dan data yang diharapkan muncul adalah nama wali kelas (perhatikan range pengambilan data di Sheet 2). 2. Nomor Induk Siswa Muncul Otomatis (Cell B7) Rumus yang dihadirkan adalah : =IF($D$1=A3,Sheet1!B2,IF($D$1=B3,Sheet1!B12,IF($D$1=C3,Sheet1!B22))) Artinya, ketika kita mengetikkan kelas A3 maka NIS yang muncul di Cell B7 adalah NIS yang ada di Sheet1 dimulai Cell B2 tapi ketika kita mengetikan kelas B3 maka NIS yang muncul adalah NIS yang ada di Sheet1 dimulai Cell B12 tapi ketika kita mengetikan kelas C3 maka NIS yang muncul adalah NIS yang ada di Sheet1 dimulai Cell B22. Untuk Cell B8 kita tinggal ketikkan rumus =Cell B7+1, copy atau sorot sampai Cell B16 3. Nama Siswa Muncul Otomatis (Cell C7) Pekerjaan ini menjadi mudah karena data yang ada di Cell B7 sudah terbuka, disini cara yang kita lakukan adalah dengan membandingkan data yang muncul di Cell B7 dengan melihat data yang ada di Sheet 1 atau dengan menggunakan Fungsi Vlookup, jadi rumusnya adalah :</p> <p>=VLOOKUP(B7,Sheet1!$B$2:$C$31,2,FALSE) Sisanya untuk Cell C8 sampai Cell C16 tinggal copy saja rumusnya. 4. Nilai hasil Ujian setiap Pelajaran Asumsi atau anggapan yang kita harapkan disini adalah seandainya mata pelajaran itu IPA, berapa nilai dari Siswa dimaksud nah disini mata pelajaran tersebut yaitu IPA terletak di Cell D6, IPS ada di Cell E6, Matematika ada di Cell F6, dan mata pelajaran Bahasa ada di Cell G6, maka rumus yang kita dapatkan adalah : Cell D7 =IF($D$6=IPA,VLOOKUP($B7,Sheet1!$B$2:$H$31,4,FALSE)) Cell E7 =IF($E$6=IPS,VLOOKUP($B7,Sheet1!$B$2:$H$31,5,FALSE)) Cell F7 =IF($F$6=MATEMATIKA,VLOOKUP($B7,Sheet1!$B$2:$H$31,6,FALSE)) Cell G7 =IF($G$6=BAHASA,VLOOKUP($B7,Sheet1!$B$2:$H$31,7,FALSE)) Kelemahan rumus diatas yaitu tidak bersifat dinamis karena ketika nama mata pelajarannya kita rubah atau posisinya berubah satu sama lain maka sudah pasti akan menjadi error atau data menjadi Blank (#NA) maka mau tidak mau kita harus merubah rumusnya menyesuaikan perubahan yang ada, maka untuk mengakali hal tersebut terjadi maka keempat rumus tersebut kita gabung menjadi satu yaitu : =IF(D$6=IPA,VLOOKUP(Sheet3!$B7,Sheet1!$B$2:$H$31,4,FALSE), IF(D$6=IPS,VLOOKUP(Sheet3!$B7,Sheet1!$B$2:$H$31,5,FALSE), IF(D$6=MATEMATIKA,VLOOKUP(Sheet3!$B7,Sheet1!$B$2:$H$31,6,FALSE), IF(D$6=BAHASA,VLOOKUP(Sheet3!$B7,Sheet1!$B$2:$H$31,7,FALSE))))) Kelebihan penggabungan rumus diatas adalah ketika kita mengubah nama mata pelajarannya yang tadinya misalkan di Cell D6 adalah IPA kita gantikan dengan IPS atau Matematika atau Bahasa maka secara otomatis nilai di Cell D7 tersebut akan juga berubah atau Dinamis.</p> <p>5. Nilai Rata-Rata Disini cukup mudah kita tinggal menjumlahkan nilai-nilai tersebut kemudian kita bagi dengan jumlah mata pelajaran yang ada, jadi rumusnya di Cell H7 adalah : =SUM(D7:G7)/4 Sisanya untuk Cell H8 sampai dengan Cell H16 tinggal anda copy saja. 6. Keterangan Rasanya ketika kita melihat sebuah data yang berisi sebuah hasil dari suatu ujian atau berisi tentang nilai rasanya hambar atau kurang afdol jika tidak disertai dengan sebuah keterangan yang bertujuan untuk lebih menjelaskan kondisi dari hasil nilai tersebut. Disini kita harus mempunyai argumen tentang batasan dari suatu nilai yang diraih, dan argumen tersebut adalah : </p> <p>Jika nilai tersebut kurang dari atau sama dengan 5 maka keterangan muncul adalah Kurang Sekali Jika nilai tersebut kurang dari atau sama dengan 6 maka keterangan muncul adalah Kurang Jika nilai tersebut kurang dari atau sama dengan 7 maka keterangan muncul adalah Cukup Jika nilai tersebut kurang dari atau sama dengan 8.5 maka keterangan muncul adalah Baik Jika nilai tersebut Lebih dari 8.5 maka keterangan yang muncul adalah Sekali</p> <p>yang yang yang yang Baik</p> <p>Nah maka rumus yang kita buat di Cell I7 adalah : =IF(H7 Nama Cell D1 &gt; Kelas Cell E1 &gt; Pelajaran Cell F1 &gt; Nilai</p> <p>Sekarang masukkan data-data tentang siswa disesuaikan dengan Cell masing-masing ( Isi Data Base sama dengan Cara I), tapi disini perbedaannya adalah NIS, Nama Siswa, Kelas akan muncul berulang-ulang dikarenakan mata pelajaran yang sebelumnya dalam Cara I berada di Kolom yang berbeda sekarang menjadi satu kolom (urut kebawah) dalam kolom Pelajaran (Cell E1) begitupun dengan nilainya disesuaikan dengan mata pelajarannya (Mohon dipahami dengan benar-benar). Saya anggap semua sudah ngerti dengan yang saya maksud atau jika masih bingung saya kasih ilustrasinya (Gambar 1) dibawah ini.</p> <p>Gambar 1 Bisa dibayangkan maksud saya, nah Sheet 1 ini kita rename menjadi DBHasil Ujian dan sekarang buka Sheet 2 dan buatlah Data yang berisi nama siswa kelas A3, caranya yaitu seperti ini :</p> <p>Gambar 2 Jangan lupa rename menjadi Kelas A3, sekarang buka sheet 3 dan buat data persis Gambar 2 yang berisi siswa Kelas B3, yaitu :</p> <p>Gambar 3 Dan jangan lupa juga rename Sheet 3 menjadi Kelas B3, selanjutnya kita buat daftar siswa kelas C3 di Sheet 4 (rename menjadi Kelas C3).</p> <p>Gambar 4 Selanjutnya kita buat Data yang berisi nama-nama wali kelas, buat di Sheet 5 yang kemudian kita rename menjadi Wali Kelas, lihat gambar 5 dibawah ini:</p> <p>Gambar 5 Dan terakhir di Sheet 6 (selanjutnya kita rename menjadi Aplikasi Data Ujian), caranya sama dengan Cara I atau saya ingatkan kembali bentuknya yaitu seperti (gambar 6) dibawah ini :</p> <p>Gambar 6 Ok Beres deh . makasih ya hehehehee nah kita sudah setengah jalan so tanggung kan kalau ga diberesin, tapi saran saya pahami dulu baik-baik atau ga buka lagi deh tulisan saya sebelumnya yang berhubungan dengan cara II ini yaitu Microsoft Excel : Menampilkan Nama Siswa Dan Nilai Hasil Ujian (Cara I). Ok kita mulai memasukkan rumus-rumusnya : Untuk Memunculkan Nama Wali Kelas sama persis dengan Cara I. Kita berlanjut ke cara menampilkan Nama Induk Siswa atau NIS, disini kita memanfaatkan NO persis yang berada dibilah kiri NIS, Fungsi yang kita gunakan adalah Fungsi Vlookup karena disini kita akan melihat data yang sama yang berada di No (nomor 1,2,..) dengan No yang berada dimasing-masing Kelas dengan tujuan memunculkan NIS yang diinginkan, dan rumusnya adalah : =IF($D$1=A3,VLOOKUP($A7,Kelas A2:C11,2,FALSE),IF($D$1=B3,VLOOKUP($A7,Kelas $A$2:$C$11,2,FALSE),IF($D$1=C3,VLOOKUP($A7,Kelas $A$2:$C$12,2,FALSE)))) A3! B3! C3!</p> <p>Artinya jika di Cell D1 atau Nama Kelas kita mengetikkan salah satu kelas yang dimaksud baik A3 atau B3 ataupun C3 maka data yang disandingkan adalah A7 atau no 1 dengan data di kelas masing-masing dengan data yang sama (no 1 juga) dengan range 2 walaupun data yang disorot sampai di Cell C12 dimaksudkan memunculkan NIS. Sisanya tinggal ada copy paste Cell B8 s.d Cell B16. Paham . kalau ga paham sama hahahahaha.</p> <p>Sip jika sudah paham kita berlanjut ke menampilkan Nama Siswa, rumusnya sama persis dengan cara diatas yang kita rubah adalah Range data yang diambil dimana yang sebelumnya bernilai 2 sekarang coba ganti dengan 3, perhatikan rumusnya : =IF($D$1=A3,VLOOKUP($A7,Kelas A2:C11,3,FALSE),IF($D$1=B3,VLOOKUP($A7,Kelas $A$2:$C$11,3,FALSE),IF($D$1=C3,VLOOKUP($A7,Kelas $A$2:$C$12,3,FALSE)))) A3! B3! C3!</p> <p>Sama tapi karena Range yang diambil adalah 3 maka yang dimunculkan adalah Nama Siswa dimaksud sesuai dengan NIS nya. Sisanya tinggal Copy paste di Cell C8 s.d Cell C16 Yang berbeda antara Cara I dengan cara kedua adalah rumus yang digunakan dalam mengambil nilai yang dimaksud dalam masing-masing pelajaran, jika dalam cara sebelumnya kita menggunakan Fungsi IF dan Fungsi VLOOKUP maka dicara kedua ini kita menggunakan Fungsi SUMIFS. Fungsi SUMIFS adalah sebuah fungsi yang digunakan untuk menjumlahkan data atau nilai numerik yang memenuhi lebih dari satu kriteria (perhatikan akhiran S dibelakang F). Data yang akan kita (isitilah saya) diadukan atau diuji persamaannya adalah NIS, Nama Mata Pelajaran dan Nama Kelas yang tertera di Aplikasi ini dengan NIS, Nama Mata Pelajaran dan Nama Kelas yang tertera di DBHasil Ujian..pahami dulu argumen ini. Dan rumusnya adalah =SUMIFS(DBHasil Ujian!$F$2:$F$121,DBHasil Ujian!$B$2:$B$121,Aplikasi Data Ujian!$B7,DBHasil Ujian!$E$2:$E$121,Aplikasi Data Ujian!D$6,DBHasil Ujian!$D$2:$D$121,Aplikasi Data Ujian!$D$1) Dalam menggunakan Fungsi SUMIFS nilai yang dimaksud atau menjadi tujuan utama harus muncul terlebih dahulu dalam hal ini adalah nilai ujian dari siswa-siwa tersebut (perhatikan DBHasil Ujian!$F$2:$F$121), kemudian kita sorot NIS di DBHasil Ujian (perhatikan DBHasil Ujian!$B$2:$B$121) karena akan dibuktikan ada atau tidaknya NIS yang sama di Aplikasi Data ujian (perhatikan Aplikasi Data Ujian!$B7) . jika ini sudah paham saya yakin yang lainnya akan paham .. Jika rumus diatas benar maka bisa coba test dengan mengetikkan kelas yang diinginkan dan saya yakin Nilai siswa tersebut sudah pasti akan muncul. Dan sisanya tinggal Copy paste aja s.d Cell G16. Untuk memunculkan Nilai Rata-rata di Cell H7 rumusnya sama dengan Cara I yaitu :</p> <p>=SUM(D7:G7)/4 Sisanya tinggal di Copy paste. Untuk memunculkan Nilai Rata-rata di Cell D17 rumusnya adalah : =SUM(D7:D16)/10 Sisanya tinggal di Copy paste. Untuk memunculkan Keterangan dan tanggal beserta tanda tangal wali kelas sama dengan Cara I. Beres deh .. Jika suka dengan tulisan saya, maka sekarang saya sudah nyiapin file tulisan ini dalam format PDF dan bisa diunduh disini kalau mau lihat aplikasi diatas bisa diunduh disini jugasemua gratissssss. Salam -00000000000Sumber bacaan : </p> <p>Mengungkap Kedahsyatan Fungsi IF karangan Johar Arifin. PT. Elex Media Komputindo 25 Aplikasi Bisni Excel 2007 . Maxikom Mempermudah dan Mempercepat Pekerjaan Menggunakan Formula Excel 2007. Media Kita Microsoft Excel 2007 Membangun Rumus dan Fungsi. andipublisher</p> <p>-00000000000-</p>