FG-3

Sistem Pengadaan di Instalasi Farmasi Rumah Sakit

DEFINISI DAN PANDUAN PENGADAAN OBAT

OUTLINE

1. Definisi dan panduan pengadaan obat2. Siklus pengadaan obat3. Pemasok obat dan komponen kontrak4. Jenis pengadaan- berdasarkan sifat pengadaan barang

dan berdasarkan sifat penggunaan5. Jenis pengadaan –berdasarkan waktu pengadaan dan

indikator pengadaan obat-frekuensi pengadaan tiap item obat

6. Indikator pangadaan obat-frekuensi kesalahan frakturdan frekuensi tertunda pembayaran o/ RS

7. Metode pengadaan obat-tender terbuka dan tender tertutup

8. Metode pengadaan obat negosiasi, pengadaan langsung9. Metode pengadaan obat-produksi10. Prinsip pengadaan obat dan perbekalan kesehatan

DEFINISI

Pengadaan merupakan proses penyediaan obat yang dibutuhkan di Rumah Sakit dan untuk unit pelayanan kesehatan lainnya yang diperoleh dari pemasok eksternal melalui pembelian dari manufaktur, distributor, atau pedagang besar farmasi.

PRINSIP PENGADAAN OBAT

a. Mutu obat terjamin, memenuhi kriteria, khasiat,

keamanan dan keabsahan obat serta telah

mempunyai izin edar (nomor registrasi);

b. Pengadaan obat dilaksanakan secara efisien dan

efektif sesuai dengan kebutuhan;

c. Menerapkan konsepsi Obat Esensial Generik;

Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 468/MENKES/SK/IV/2004 tentang Pedoman Umum Pengadaan Obat Pelayanan Kesehatan Dasar Tahun 2004

d. Pengadaan Obat Pelayanan Kesehatan Dasar (PKD)

dilaksanakan melalui Pedagang Besar Farmasi (PBF). Untuk

pengadaan sediaan narkotika diadakan langsung melalui PT.

Kimia Farma Tbk;

e. Produk Alat Kesehatan harus memiliki nomor izin edar dari

Departemen Kesehatan RI;

f. Pengadaan Alat Kesehatan dilaksanakan melalui Penyalur

Alat Kesehatan yang mempunyai izin dari Departemen

Kesehatan RI yang masih berlaku, serta izin dari cabang dan

Sub Penyalur Alat Kesehatan dari Dinas Kesehatan Propinsi.

PRINSIP PENGADAAN OBAT

WHOa. Pengadaan obat hanya terbatas pada DOEN

atau obat yang termasuk dalam formularium Rumah Sakit

b. Harus terencana dengan baikc. Jumlah obat yang diadakan harus sesuai

dengan kebutuhand. Adanya komitmen pengadaane. Manajemen keuangan yang baikf. Seluruh prosedur pengadaan obat harus tertulisg. Pembagian tugas yang jelash. Audit tahunani. Buat laporan periodic terkait kinerja pengadaan

PRINSIP PENGADAAN OBAT

SIKLUS PENGADAAN OBAT

Evaluasi pilihan obat dan

menentukan jumlah kebutuhan

Menyeimbangkan kebutuhan dana

Memilih metode pengadaan

Memilih pemasok dan menentukan

batas kontrak

Monitoring status pesanan

Menerima dan memeriksa obat

Melakukan pembayaran

Distribusi obat

Mengumpulkan informasi konsumsi

PEMILIHAN OBAT DAN MENENTUKAN JUMLAH KEBUTUHAN

Menurut Kepmenkes nomor 1197/MENKES/SK/X/2004, kegiatan pemilihan meliputi: a. Meninjau masalah kesehatan yang terjadi di

rumah sakit; b. Identifikasi pemilihan terapi, bentuk, dan dosis; c. Menentukan kriteria pemilihan dengan

memprioritaskan obat esensial; d. Standarisasi sampai menjaga dan

memperbaharui standar obat.

MENYEIMBANGKAN KEBUTUHAN DANA

Menurut Kepmenkes noor 1121/MENKES/SK XII/2008 tentang pedoman teknis pengadaan obat publik dan perbekalan kesehatan, perkiraan anggaran untuk total kebutuhan obat yaitu dengan cara: a. Analisis ABC; b. Analisis VEN (kategori obat berdasarkan

vital, esensial dan non esensial); c. Menyusun prioritas kebutuhan dan

penyesuaian kebutuhan dengan anggaran yang tersedia.

MEMILIH METODE PENGADAAN

Secara umum metode pengadaan yang dapat dilakukan ada dua antara lain: secara tender dan secara langsung dari pabrik atau distributor atau pedagang besar farmasi atau rekanan.

MEMILIH PEMASOK DAN MENENTUKAN BATAS KONTRAK

a. Pemasok obat untuk rumah sakit pada umumnya adalah industri farmasi dan pedagang besar farmasi.

b. Untuk memperoleh obat/sediaan obat yang bermutu baik, perlu dilakukan pemilihan pemasok yang baik dan produk obat yang memenuhi semua persyaratan dan spesifikasi mutu.

c. Jadi salah satu komponen dari Praktik Pengadaan Obat yang Baik (PPOB) ialah pemasok yang memenuhi persyaratan.

MONITORING STATUS PESANAN, MENERIMA, DAN MEMERIKSA OBAT

Setelah memilih pemasok pada waktu yang ditentukan akan datang obat yang telah dipesan, maka perlu dilakukan monitoring apakah obat yang dipesan benar, apakah kondisi nya baik dan memenuhi persyaratan.

MELAKUKAN PEMBAYARAN

Biaya yang dikeluarkan biasanya meliputi, biaya pembelian, biaya pemesanan, biaya penyimpanan, biaya kekurangan persediaan, dan biaya kesempatan.

DISTRIBUSI OBAT

a. Kegiatan mendistribusikan perbekalan farmasi di rumah sakit untuk pelayanan individu dalam proses terapi bagi pasien rawat inap dan rawat jalan serta untuk menunjang pelayanan medis.

b. Sistem distribusi dirancang atas dasar kemudahan dijangkau oleh pasien dengan mempertimbangkan efisiensi dan efektifitas sumber daya yang ada; metode sentralisasi dan desentralisasi. (Depkes RI, 2004)

PEMASOK OBAT DAN KOMPONEN DALAM PERSYARATAN KONTRAK

DEFINISI PEMASOK OBAT

“Pemasok adalah suatu organisasi/ lembaga yang menyediakan atau

memasok produk atau pelayanan kepada konsumen. Pemasok obat

untuk rumah sakit pada umumnya adalah Industri Farmasi atau

Pedagang Besar Farmasi”

Untuk memperoleh obat atau sediaan obat yang bermutu baik, perlu

dilakukan pemilihan pemasok obat yang baik dan produk obat yang

memenuhi semua persyaratan dan spesifikasi mutu. Jadi, salah satu

komponen dari Praktek Pengadaaan Obat Yang Baik (PPOB) ialah

pemilihan pemasok yang memenuhi persyaratan.

KRITERIA PEMASOK OBAT

Telah memenuhi persyaratan hukum yang berlaku untuk melakukan produksi dan penjualan (telah terdaftar)

Telah diakreditasi sesuai dengan persyaratan CPOB dan ISO 9000

Mempunyai reputasi yang baik, artinya tidak pernah: a. Melakukan hal-hal yang melanggar hukum yang berlaku

b. Menghasilkan/menjual produk obat yang tidak memenuhi syarat

c. Mempunyai sediaan obat yang ditarik dari peredaran karena mutu yang buruk

Selalu mampu dan dapat memenuhi kewajibannya sebagai pemasok produk obat yang selalu tersedia dan dengan mutu yang tertinggi, dengan harga yang terendah

PROSES UNTUK MENGIDENTIFIKASI PEMASOK SEDIAAN FARMASI

a. Mengevaluasi sistem mutu yang diterapkan pemasok, berdasarkan evaluasi dokumen dan evaluasi di lapangan.

b. Menganalisis informasi tentang kerja pemasok, dan harus dikembangkan ketetapan serta kriteria operasional dan ditetapkan untuk mengases kehandalan pemasok dan menghindari subjektivitas.

c. Untuk pemasok yang baru, adalah penting menginspeksi secara visual sampel sediaan obat, kemasan dan penandaan.

d.  Menguji mutu sediaan obat di laboratorium IFRS (jika ada), mengkaji hasil uji laboratorium pihak ketiga yang telah diakreditasi, atau hasil uji laboratorium pemasok yang telah diakreditasi

e. Mengkaji pengalaman terhadap sediaan pemasok yang

dipublikasikan oleh pengguna lain atau informasi dari

berbagai rumah sakit lain.

f. Mengevaluasi riwayat mutu, sediaan farmasi yang lampau

yang disuplai oleh pemasok

g. Mengkaji acuan tentang kepuasan konsumen (dokter dan

penderita)

h. Mengevaluasi pengalaman yang relevan dengan pemasok

i. Kemampuan logistik termasuk lokasi dan sumber

PROSES UNTUK MENGIDENTIFIKASI PEMASOK SEDIAAN FARMASI

PERSYARATAN DAN KETENTUAN PEMASOK OBAT

Ketentuan Teknis yang mencakup:Atas permintaan apoteker, pemasok harus memberikan:

a. Data pengendalian analitik

b. Data pengujian sterilitas

c. Data kesetaraan hayati

d. Uraian prosedur pengujian bahan mentah dan sediaan jadi

e. Informasi lain yang dapat menunjukkan mutu sediaan obat jadi tertentu. Data pengujian dari laboratorium independen yang telah diakreditasi harus diberikan tanpa dibayar

f. Semua obat dan/atau sediaannya harus memenuhi persyaratan Farmakope Indonesia Edisi IV atau persyaratan lain yang ditetapkan oleh PFT dan IFRS.

g. Nama dan alamat manufaktur dari bentuk sediaan akhir dan pengemas atau distributor harus tertera pada etiket sediaan.

h. Tanggal kedaluwarsa harus secara jelas tertera pada etiket kemasan.

i. Informasi terapi, biofarmasi, dan toksikologi harus tersedia untuk apoteker atas permintaan.

j. Atas permintaan, pemasok harus memberikan tanpa biaya, suatu kuantitas yang wajar dari produknya yang memungkinkan apoteker untuk mengevaluasi sifat fisik, termasuk keelokan farmasetik (penampilan dan ketidakadaan kerusakan atau cacat fisik) kemasan dan penandaan (Siregar, 2004:291).

PERSYARATAN DAN KETENTUAN PEMASOK OBAT

Kebijakan Distribusi ;

a. Apabila memungkinkan, penghantaran tiap jenis sediaan obat

harus berasal dari suatu nomor lot/bets tunggal.

b. Kecuali ditetapkan atau dipersyaratkan lain oleh pertimbangan

stabilitas, tidak kurang dari suatu jarak waktu 12 bulan harus

tersedia, antara waktu penghantaran sediaan dan tanggal

kedaluwarsanya.

c. Pemasok harus menerima, kemasan sediaan obat yang belum

dibuka yang dikembalikan yang belum lewat tanggal

kedaluwarsa. Pengembalian uang penuh seharga pembelian

harus kontan atau dimasukkan ke dalam rekening rumah

sakit.

PERSYARATAN DAN KETENTUAN PEMASOK OBAT

d. Pemasok harus mengirimkan semua pesanan

sediaan obat tepat waktu, ongkos kirim prabayar

oleh pemasok, dan menyertakan daftar kemasan

pada setiap pengiriman. Semua sediaan obat “yang

habis persediaan” harus dicatat, dan ketersediaan

yang diantisipasi dari sediaan itu harus secara jelas

dinyatakan

PERSYARATAN DAN KETENTUAN PEMASOK OBAT

Kebijakan Pemasaran dan Penjualan :a. Pemasok, tidak diperkenankan menggunakan nama

apoteker atau nama IFRS dalam iklan atau materi promosi.b. Pemasok harus menghormati keputusan sistem formularium

yang dibuat oleh PFT, dan PPF (Perwakilan Perusahaan Farmasi) harus memenuhi peraturan rumah sakit yang menguasai kegiatan PPF.

c. Pemasok tidak diperkenankan memberikan uang, alat atau barang kepada IFRS atau stafnya sebagai bujukan untuk membeli produk pemasok.

d. Pemasok harus menjamin menyediakan pada harga yang ditetapkan setiap sejumlah minimum sediaan obat yang ditetapkan. Jika pemasok tidak mampu memenuhi janji pasokan itu, pemasok harus mengganti pengeluaran rumah sakit untuk memperoleh sediaan obat itu dari sumber lain

PERSYARATAN DAN KETENTUAN PEMASOK OBAT

KOMPONEN DALAM PERSYARATAN KONTRAK

a. Harga harus dicantumkan. b. Syarat pembayaran. Pembayaran dilakukan

melalui bank, oleh karena itu perlu surat jaminan atas dasar kerja atau atas waktu (30,40 hari, dst)

c. Dokumen yang menjelaskan standar mutu harus dilampirkan, seperti data farmakologik, farmasetik, atau farmakokinetik

d. Perlu mencantumkan nama dagang, nama generik dan Spesifikasinya agar tidak terjadi kesalahan penggunaan.

e. Tanggal pengiriman, hak paten dan pengepakanf. Waktu kadaluarsa, nomor batch, dll

JENIS-JENIS PENGADAAN

JENIS PENGADAAN OBAT DI RS

Berdasarkan Pengadaan

Barang

Berdasarkan Sifat

Penggunaannya

Berdasarkan Waktu

Pengadaan

BERDASARKAN PENGADAAN BARANG

a. Pengadaan farmasi. Pengadaan obat-obatan yang telah ditentukan dalam formularium rumah sakit ataupun diluar formularium namun dibutuhkan dalam pelayanan rumah sakit.

b. Pengadaan bahan dan makan Pengadaan bahan baku obat-obatan yang dibuat sendiri oleh rumah sakit, pelarut salin untuk infus, dan bahan makanan untuk pasien rawat inap.

c. Pengadaan barang-barang logistikPengadaan jarum suntik steril, kapas, kasa, neck crane, dan sebagainya yang digunakan dalam pelayanan di rumah sakit

BERDASARKAN SIFAT PENGGUNAAN

a. Bahan baku, misalnya : bahan antibiotika untuk pembuatan salep antibiotic

b. Bahan pembantu, misalnya : Saccharum lactis untuk pembuatan racikan puyer

c. Komponen jadi, misalnya : kapsul gelatin untuk kapsul racikap

d. Bahan jadi, misalnya : cairan infus

JENIS PENGADAAN OBAT DI IFRSBERDASARKAN WAKTU PENGADAAN

Annual Purchasing (Pembelian tahunan)

Schedule Purchasing (Pembelian terjadwal)

Perpetual Purchasing

(Pembelian terus menerus)

ANNUAL PURCHASING (PEMBELIAN TAHUNAN) Dilakukan setiap setahun sekali untuk seluruh item Jumlah pemesanan biasanya dalam jumlah besar. Setelah jumlah yang akan dipesan ditetapkan,

diakukan tender untuk membeli untuk seluruh item.

Alasan utama:• Berdasarkan keadaan

keuangan• Mempermudah

pengaturan/manajemen, tergantung kapasitas staff yang ada

• Harga akan lebih murah karena pembelian dalam jumlah besar

Kerugian :• Pemakaian sebenarnya sering

berbeda dengan perkiraan tahunan• Nilai stok rata-rata dan biaya untuk

persediaan lebih tinggi dengan metode ini

• Pemasok lokal yang memenangkan kontrak tender tahunan mungkin kesulitan mengatasi pemesanan dalam jumlah besar

• Kapasitas penyimpanan/gudang tidak cukup menampung pemesanan untuk setahun

• Keuangan mungkin tidak mencukupi

SCHEDULE PURCHASING (PEMBELIAN TERJADWAL)

Dilakukan dengan selang waktu tertentu (mingguan, bulanan, tiap 3 bulan ataupun 6 bulan).

Pembelian dilakukan dengan jumlah yang cukup sampai dengan pembelian berikutnya ditambah stok yang dibutuhkan selama waktu yang sedang berjalan.

Keuntungan:Pemasok lokal bisa menyiapkan jadwal pemesanan untuk sepanjang tahun

Biaya lebih murah daripada pembelian tahunan

Item dengan permintaan yang berubah-ubah bisa dibeli lebih sering dengan jumlah yang lebih kecil, untuk mengurangi stok berlebihan

PERPETUAL PURCHASING (PEMBELIAN TERUS MENERUS) Dilakukan terus menerus untuk setiap item

bila sudah mencapai nilai minimal. Keuntungan utama: dapat mengatasi dengan

cepat bila terjadi perubahan pemakaian tiba-tiba

INDIKATOR PENGADAAN OBAT

Merupakan alat ukur kuantitatif yang dapat digunakan untuk monitoring, evaluasi, dan mengubah atau meningkatkan mutu pengadaan obat di farmasi rumah sakit.

Proses pengadaan dikatakan baik apabila tersedianya obat dengan jenis dan jumlah yang cukup sesuai dengan mutu yang terjamin serta dapat diperoleh pada saat diperlukan.

Frekuensi Pengadaan Tiap Item Obat

Frekuensi Kesalahan Faktur

Frekuensi Tertunda Pembayaran oleh RS

FREKUENSI PENGADAAN TIAP ITEM OBAT

Frekuensi pengadaan digolongkan menjadi kategori, yaitu:a. Frekuensi Tinggi (>24)b. Frekuensi Sedang (12-24)c. Frekuensi Rendah (<12)

Frekuensi sedang dan tinggi menunjukkan kemampuan IFRS yang cepat tanggap dalam merespon perubahan kebutuhan obat dan disesuaikan dengan pembelian obat.

Pengadaan obat berulang perputaran obat cepat (fast moving)

Perputaran obat lambat (slow moving) merugikan RS

FREKUENSI KESALAHAN FAKTUR

a. Adanya ketidakcocokan jenis obat, jumlah obat dalam suatu item atau jenis obat terhadap surat pesanan yang sesuai

b. Cara menganalisis kesalahan faktur yaitu dengan mengambil secara acak sejumlah faktur pembelian dalam setahun, kemudian masing-masing faktur tersebut dicocokkan dengan surat pesanan.

PENYEBAB KESALAHAN FAKTUR

Tidak ada stok, barang habis di PBF

•Barang yang telah di pesan mengalami kekosongan

Stok barang yang tidak

sesuai

•Mis. Isi dalam kemasan rusak barang tidak dapat di gunakan

Frekuensi pemesanan

terlalu banyak

•Menyebabkan petugas tidak sempat melakukan pembukuan dengan cermat

FREKUENSI TERTUNDANYA PEMBAYARAN

Menunjukkan manajemen keuangan pihak Rumah Sakit yang

kurang baik sehingga dapat mempengaruhi kepercayaan

pihak pemasok kepada Rumah Sakit

Hal ini dapat mengakibatkan:

a. Ketidaklancaran suplai obat dikemudian hari menggaggu

kelancaran dalam pelayanan pasien

b. Keluhan seperti pengembalian obat kadaluwarsa tidak

segera di tanggapi

SOLUSI

Menjaga keseimbangan antara pembelian dengan anggaran

Prioritas dalam stok barang berlebih

Menekan biaya operasional IFRS

Pemilihan pemasok yang tepat

METODE PENGADAAN OBAT

METODE PENGADAAN

Tender Terbuka• Berlaku untuk semua rekanan yang terdaftar dan

sesuai dengan kriteria yang telah ditentukan. Untuk pelaksanaannya memerlukan staf yang kuat, waktu yang lama serta perhatian penuh.

Tender Terbatas• Hanya dilakukan pada rekanan tertentu yang

sudah terdaftar dan memiliki riwayat jejak yang baik. Harga masih dapat dikendalikan, tenaga dan beban kerja lebih ringan bila dibandingkan dengan tender terbuka.

Negosiasi / Tawar Menawar•Negosiasi / tawar menawar, yaitu dilakukan pendekatan dengan rekanan terpilih yang berkaitan dengan kesepakatan harga. Pembeli melakukan pendekatan pada beberapa supplier (biasanya 3 atau lebih) untuk menentukan harga.

Pengadaan Langsung•Pengadaan langsung, yaitu dilakukan pembelanjaan sesuai yang dibutuhkan langsung kepada pemasok. Pelaksanaan metode langsung dilakukan pada saat keadaan darurat, kebutuhan jumlah kecil obat dan perlu segera tersedia.

METODE PENGADAAN

METODE PRODUKSI

Dilaksanakan berdasarkan prinsip bahwa suatu obat akan berharga lebih murah jika diproduksi sendiri

Metode ini juga dilakukan apabila obat tersebut tidak tersedia di pasaran atau memiliki formula khusus RS, biasanya ditujukan utk anak-anak/manula

Contoh: pengadaan salin untuk pelarutan infus, pembuatan iodine untuk luka, resep racikan dalam bentuk sediaan atau ukuran dosis tertentu.

Kriteria obat yang diproduksi di RSa. Sediaan farmasi dengan formula khususb. Sediaan farmasi dengan harga murahc. Sediaan farmasi dengan kemasan yang

lebih kecild. Sediaan farmasi yang tidak tersedia di

pasarane. Sediaan nutrisi parenteralf. Rekonstruksi sediaan obat kanker

REFERENSI

Siregar, Charles J.P, Lia Amalia. (2003). Farmasi Rumah Sakit Teori dan Penerapan. Jakarta: EGC

Kementerian Kesehatan. (2008). Pedoman Teknis Pengadaan Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan untuk Pelayanan Kesehatan Dasar. Jakarta: Kementerian Kesehatan

Harahap, S.M. (2011). http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/22118/4/Chapter%20II .pdf. Diakses pada 24 September 2015 pukul 23.00

Mellen, R.C. Pelayanan Instalasi Farmasi Rumah Sakit. [Internet]. 2013. [cited 2015 September 24]. Available from: ADLN Perpustakaan Universitas Airlangga http://adln.lib.unair.ac.id/files/disk1/511/gdlhub-gdl-s1-2013-mellenreni-25521-14.-bab--a.pdf

Pancaningrum, Dyah Ayu. 2008. Gambaran Perencanaan Pengadaan Obat-obatan Di Instalasi Farmasi RSU Zahirah Jakarta Tahun 2008. Program Sarjana Fakultas Kesehatan Masyarakat. Depok: Universitas Indonesia.