Etika Bertelepon1. Cara Bertelepon yang Baik

Beberapa etika bertelepon yang baik harus diperhatikan serta dilaksanakan adalah sebagai berikut :

Angkat dan jawab telepon pada nada dering yang kedua atau ketiga. Jangan memn=biarkan telepon berdering terlalu lama .

Berikan salam dengan senyum. Perkenalkan diri dan nama perusahaan. Hindari menjawab dengan mengatakan “ Halo “. Bersikap bijaksana dalam menanggapi penelepon. Siapapun yang menelepon adalah

penting dan patut dilayani dengan sebaik-baiknya. Jangan terlalu lama berbicara dengan penelepon dengan menghindari pembicaraan

yang tidak perlu. Jangan menggunakan telepon di tempat kerja untuk kepentingan pribadi. Jika ada

kepentingan pribadi yang mendesak, gunakan telepon dengan bicara seperlunya. Dengarkan dengan baik setiap isi pembicaraab , sehingga tidak terlalu sering meminta

penelepon untuk mengulangi pembicaraan. Jangan mengucapkan kata kata yang menyinggung perasaaan. Bicaralah dengan sikap

yang menyenangkan meskipun mendapat perlakuan yang kurang enak. Tanggapi maksud pembicaraan dengan cepat untuk member kesan bahwa kita

memperhatikan seperti layaknya sedang berbicara langsung. Bicara dengan tempo yang tepat , tidak terlalu cepat dan lambat. Perhatikan juga

volume suara jangan terlalu keras atau berbisik. Jangan berbicara sambil berdecak atau makan. Jangan menganggap setiap telepon merupakan gangguan. Catat hal hal yang penting dalam setiap pembicaraan. Meminta maaf dengan segera jika membuat kesalahan pada saat bertelepon. Akhiri pembicaraan dengan menggunakan terima kasih serta mengucapkan salam. Letakkan gagang telepon dengan perlahan.

Sedangkan hal hal yang harus di hindari saat bertelepon adalah sebagai berikut : Menggunakan bahasa yang tidak resmi(informal) Berbicara dengan orang lain yang ada di sekitar kita. Terlalu banyak basa-basi. Berbicara dengan nada kasar atau membentak. Membiarkan penelepon menunggu terlalu lama tanpa penjelasan. Penelepon disambungkan ke alamat yang salah berkali-kali. Berbicara dengan kesan malas atau tidak ramah.

2. Etika Menerima Panggilan Telepon.Beberapa hal yang berkenaan dengan teknik menerima panggilan yang perlu diperhatikan adalah sebagai berikut :

Angkat gagang telepon dengan tangan kiri. Sedangkan tangan kanan siap dengan alat tulis. Selalu menyiapkan buku catatan dan alat tulis dengan meletakkannya tidak jauh dari pesawat telepon.