Sales and Distribution Case Study.

Order-To-Cash Cycle. Untuk memproses Order-To-Cash diperlukan beberapa functional area yaitu Sales and Distribution (SD), the Materials Management (MM) dan Financial Accounting (FI).

1. Membuat Customer Baru

Terdapat 2 tipe data customer yang disimpan yaitu sales data dan accounting data. Untuk membuat Customer baru menu yang digunakan adalah : Logistics ► Sales and Distribution ► Master Data ► Business Partner ► Customer ► Create ► Complete

Kemudian Isi detail dari data Customer yang akan dibuat

Kemudian Pada Additional Street addres, pilih transportation zone.

Setelah mengisi general data dari customer yang dibuat, Click Company Code Data kemudian isi

Reconciliation Account. Recon Account ini adalah G/L account yang akan menerima posting dari

jurnal penyesuaian

Kemudian isi data sales dengan men-click Sales Area Data Button. Pastikan Currency yang digunakan

adalah USD, Cust.pric.proc dan Cust.Stats.Grp adalah 1

Kemudian isi data Delivery priority, Shipping Condition, dan Delivery Plant pada tab Shipping.

Kemudian Isi Billing Document

Customer Code akan di-generate otomatis oleh SAP.

2. Membuat Contact Person

Contact person ini adalah untuk menyimpan data employee atau representative untuk perusahaan customer baru. Contact person digunakan untuk mendefinisikan orang yang akan berkomunikasi ketika dealing dengan The Bike Zone. Menu yang digunakan adalah Logistics ► Sales and Distribution ► Master Data ► Business Partner ► Contact Person ► Create Pada Screen ini kita harus mendefinisikan company code dari customer yang baru dibuat kemudian masukan data employee yang menjadi represntative

3. Mengubah data Customer

Tambahkan data Contact Person pada Customer yang telah dibuat. Dengan Menuju Tab Contact

Person dan tambahkan CP yang sebelumnya telah dibuat

4. Membuat Inquiry

Inquiry yaitu pelanggan meminta informasi rinci tentang barang-barang tertentu, dalam harga yang

sudah ditentukan. Kita menggunakan proses bisnis ini dalam rangka untuk menanggapi permintaan

yang dibuat oleh calon pelanggan untuk informasi tentang barang-barang tertentu, dan

khususnya, pada harga. Calon pelanggan menghubungi vendor dan meminta informasi yang detail

tentang produk tanpa ada kewajiban untuk membeli. Menu yang digunakan untuk membuat Inquiry

adalah Logistics ► Sales and Distribution ► Sales ► Inquiry ► Create

Inqury Berisi Informasi Barang dan Harga barang tersebut. Pada kasus ini terdapat 7 sepeda dengan

harga net 21,400.00. Tetapi pada field expected order value harganya 6,420.00. expected order

value didapat dari net value order dikalikan dengan probabilitas customer membeli product

tersebut. Order Probability awalnya adalah 30%, sehingga 0.30 (probability) * 21,400.00 (net value)

= 6,420.00 (expected order value).

Probability yang awalnya 30% diganti menjadi 75%

Setelah probability diubah menjadi 75% maka expected order value akan berubah menjadi 0.75 *

21,400.00 = 16,050.00

Net value

Probability * net value

5. Membuat Quotation

Menu yang digunakan untuk membuat Quotation adalah Logistics ► Sales and Distribution ► Sales

► Quotation ► Create

Expected order

value dengan

probability 75%

No inquiry yang

telah dibuat

Untuk Membuat Quotation, inqury yang sebelumnya dibuat dapat dijadikan sebagai reference. Kita

dapat mencari Inquiry yang telah dibuat dengan mencari berdasarkan serch term yang telah dibuat.

Dengan menggunakan reference Inquiry, item yang ada dalam Inquiry akan muncul dalam

Quotation, kemudian isi PO date, valid from, valid to, dan Req delivery date

Untuk memberikan Discount pada The Bike Zone, dilakukan langkah berikut.

Discount per item akan berbeda dengan discount untuk keseluruhan order. Untuk memberi discount

keseluruhan Order maka perlu langkah sebagai berikut Goto ► Header ► Conditions

Discount $50 untuk setiap

pembelian deluxe touring

bike

6. Membuat Sales Order dengan me-refer Quotation

Dari Quotation yang telah dibuat, kemudian kita dapat membuat sales order dengan me-refer

quotation yang dibuat. Jika kita tidak mengetahui nomor quotation, nomor quotation dapat dicari

menggunakan search term yang telah kita buat.

Discount 5% untuk

keseluruhan order

7. Memeriksa Stock

Setelah Sales Order dibuat, maka kita harus memeriksa stock pada inventory, apakah barang

tersedia atau tidak

Untuk mengecek stock, kita perlu memasukan data material apa yang akan dicek, kemudian SAP

akan menampilkan Plant nya, kita dapat melihat detail dari Plant dengan men-click button Detailed

Display Icon.

Pada Detail Stock akan

terlihat Current Stock dan

juga jumlah data deluxe

bike yang ada pada sales

order yang kita buat .

8. Menampilkan Sales Order yang telah dibuat

Pada Detail Stock akan

terlihat Current Stock dan

juga jumlah data deluxe

bike yang ada pada sales

order yang kita buat .

Dengan Men-centak pilihan

berikut, maka PO akan

dianggap sebagai available

Stock sampai tanggal

penerimaan.

9. Delivery Process

Setelah Membuat SO dan barang tersedia tentunya akan ada proses delivery/ shipment. Untuk

proses delivery, awalnya kita perlu membuat delivery order dengan langkah sebagai berikut.

Delivery order dapat dibuat dengan me-refer sales order yang telah dibuat.

10. Check Stock After Delivery note created

Ketika kita melakukan pengecekan stock setelah delivery order, maka data stock yang awalnya masih

slaes order akan berubah menjadi Schedule for delivery.

11. Picking Material yang ada Pada Delivery Note

Proses pengambilan (Picking) mencakup pengambilan barang (sesuai dengan persyaratan masing-

masing pengiriman outbound) dari lokasi penyimpanan, dan penentuan jumlah yang tepat di daerah

pengambilan, dimana barang akan disiapkan untuk pengiriman. Proses Picking ini dapat dilakukan

dengan menu Logistics ► Sales and Distribution ► Shipping and Transportation

► Outbound Delivery ► Change ► Single Document

Setelah membuat

delivery order, barang

yang ada disales order

sebelumnya, sekarang

ada pada Schedule for

delivery

12. Issue Material

Issue Material ini digunakan untuk mencatat data perpindahan barang dari inventory, baik yang

dikirim ke customer, penggunaan material, atau penggunaan barang internal. Dengan melakukan

Good Issue ini, maka stock di inventory akan berkurang.

13. Check Stock Setelah Issue Material

Karena Goods Issue Sudah dilakukan, maka data inventory seharusnya sudah berkurang

Data Stock yang asalnya

100.000 sudah berkurang

menjadi 95000. Karena

sudah dilakukan

pengiriman sebanyak 5

barang.

14. Membuat Invoice

15. Menampilkan Billing Document dan Invoice Customer

16. Post Data Customer Payment

17. Review Document Flow