DOKUMENTASI AUDIT

A. Latar Belakang

Dokumentasi audit adalah catatan utama yang mencakup semua

informasi yang perlu dipertimbangkan oleh auditor untuk melakukan audit

secara memadai dan untuk mendukung laporan audit. Oleh karena itu,

dokumentasi audit merupakan alat penting dalam profesi akuntansi publik.

Dokumentasi audit yang memadai membantu meningkatkan kualitas audit

dan memfasilitasi pengevaluasian secara efektif bukti yang diperoleh. Untuk

itulah auditor berkewajiban menyusun dokumentasi audit untuk keperluan

audit atas laporan keuangan.

Dokumentasi audit dapat dianggap sebagai kertas kerja, meskipun

semakin banyak dokumentasi audit yang diselenggarakan dalam file

komputerisasi. Kertas kerja audit (KKA) merupakan media yang digunakan

auditor untuk mendokumentasikan seluruh catatan, bukti dan dokumen yang

dikumpulkan dan simpulan yang dibuat auditor dalam setiap tahapan audit.

Kertas kerja audit akan berfungsi mendukung laporan hasil audit. Begitu

pentingnya KKA ini sehingga KKA harus dijaga mutunya melalui proses

review secara berjenjang.

B. Dokumentasi Audit

Dokumentasi audit menurut SA 230 adalah dokumentasi atas

prosedur audit yang telah dilakukan, bukti audit yang relevan yang

diperoleh, dan kesimpulan yang ditarik oleh auditor.

Dokumentasi audit yang relevan memberikan :

a. Bukti sebagai dasar bagi auditor untuk menarik suatu kesimpulan

tentang pencapaian tujuan keseluruhan auditor, dan

b. Bukti bahwa audit telah direncanakan dan dilaksanakan sesuai dengan

SPA dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Tujuan dokumentasi audit adalah untuk membantu auditor dalam

memberikan kepastian yang memadai bahwa audit telah sesuai dengan

standar audit yang berlaku umum dan juga membantu auditor dalam

1

melaksanakan dan mensupervisi audit. Menurut Arens, Elder dan Beasley

(2008 : 241 – 243) secara lebih khusus, dokumentasi audit yang berkaitan

dengan audit tahun berjalan, memberikan :

1. Dasar bagi Perencanaan Audit. Jika auditor akan merencanakan audit

yang memadai, informasi tentang referensi yang diperlukan harus

tersedia dalam file audit. File itu meliputi berbagai macam informasi

perencanaan sebagai informasi deskriptif tentang pengendalian

internal, anggaran waktu untuk masing  – masing area audit, program

audit tahun sebelumnya.

2. Catatan Bukti yang Dikumpulkan dan Hasil Pengujian. Dokumentasi

audit adalah sarana utama untuk mendokumentasikan bahwa audit

yang memadai telah dilaksanakan sesuai standar auditing dan

peraturan perundang-undangan yang berlaku.

3. Jika muncul kebutuhan, auditor harus mampu memperlihatkan kepada

lembaga pembuat peraturan dan pengadilan bahwa audit telah

direncanakan dengan baik dan diawasi secara memadai. Bukti yang

dikumpulkan telah tepat dan mencukupi dan laporan audit tepat

dengan mempertimbangkan hasil audit. Apabila prosedur audit

melibatkan sampling transaksi atau saldo  - saldo, maka dokumentasi

audit harus mengidentifikasi item – item yang diuji. File audit juga harus

mendokumentasikan temuan atau masalah audit yang signifikan,

tindakan yang diambil untuk menanganinya, dan dasar  kesimpulan

yang dicapai.

4. Data untuk menentukan Jenis Laporan Audit yang Tepat. Dokumentasi

audit menyediakan sumber informasi yang penting untuk membantu

auditor dalam memutuskan apakah bukti yang tepat dan mencukupi

telah dikumpulkan guna menjustifikasi laporan audit berdasarkan

situasi tertentu. Data yang ada dalam file memiliki kegunaan yang

sama untuk mengevaluasi bukti bahwa audit telah diawasi secara

memadai.

 

5. Dasar bagi Review oleh Supervisor dan Partner. File audit adalah

kerangka referensi utama yang digunakan oleh supervisor untuk

2

mereview pekerjaan asisten. Review yang cermat oleh supervisor juga

memberikan bukti bahwa audit telah diawasi secara memadai.

Penelaahan Dokumentasi Audit

Ada tiga alasan mengapa staf firma audit yang berpengalaman harus

menelaah dokumentasi audit pada saat penyelesaian audit:

1) Untuk mengevalusi kinerja karyawan yang belum berpengalaman.

Bagian yang perlu dipertimbangkan dari kebanyakan audit

dilaksanakan oleh staf audit dengan pengalaman kurang dari empat

atau lima tahun.

2) Memastikan bahwa proses audit memenuhi standar kinerja

Dalam setiap organisasi kualitas kinerja individu sangat bervariasi,

tetapi penelaahan yang seksama oleh staf tingkat atas dalam

perusahaan membantu mempertahankan kualitas audit yang

seragam.

3) Menghilangkan kerancuan yang sering muncul dalam penilaian

auditor

Auditor dapat berusaha agar senantiasa objektif dalam seluruh audit,

tetapi mudah untuk kehilangan perspektif yang memadai dalam audit

yang panjang jika terdapat masalah kompleks yang ingin dipecahkan.

Dokumentasi audit juga berfungsi untuk memenuhi tujuan tambahan

berikut:

Membantu tim perikatan untuk merencanakan dan melaksanakan audit

Membantu anggota tim perikatan yang bertanggungjawab dalam

supervisi untuk mengarahkan dan mensupervisi proses audit, serta

menuaikan tanggungjawab penelaahan

Memungkinkan tim perikatan untuk mempertanggungjawabkan

pekerjaan mereka

3

Menyimpan catatan atas hal-hal signifikan yang berkelanjutan untuk

audit di masa yang akan datang

Memungkinkan dilaksanakannya penelaahan dan inspeksi atas

pengendalian mutu sesuai dengan SPM atau persyaratan setara lainnya

Memungkinkan dilaksanakannya inspeksi eksternal sesuai dengan

peraturan perundang-undangan atau persyaratan lain yang berlaku.

Dokumentasi audit dapat dianggap sebagai kertas kerja, meskipun

semakin banyak dokumentasi audit yang diselenggarakan dalam file

komputerisasi. Dokumentasi yang berupa kertas kerja audit merupakan

milik kantor akuntan publik walaupun kertas kerja tersebut berisi informasi

mengenai perusahaan.  Kantor akuntan publik diharuskan untuk menjaga

kerahasiaan mengenai informasi perusahaan tersebut, kecuali jika ada izin

dari perusahaan yang diaudit tersebut atau ada perkara pengadilan. 

Setiap kantor akuntan publik menetapkan pendekatannya sendiri

untuk menyiapkan serta mengatur file audit dan auditor pemula harus

menggunakan pendekatan kantornya. Ada dasar pemikiran mengenai

jenis dokumentasi audit yang disiapkan untuk suatu audit dan cara

dokumentasi itu diatur dalam file.

Pada dasarnya, isi file audit dapat dibedakan menjadi dua bagian,

yaitu file permanen dan file tahun berjalan. File permanen berisi data

historis mengenai klien yang memiliki keterkaitan secara terus menerus

dengan audit saat ini. File ini dapat menjadi sumber informasi yang

penting mengenai audit dari tahun ketahun. Adapun file tahun berjalan

mencakup semua informasi dan data yang terkait secara khusus dengan

penugasan audit dalam tahun berjalan.

File permanen umumnya meliputi:

a. Kutipan atau salinan dari dokumen perusahaan yang terus penting

artinya, seperti akte pendirian perusahaan, anggaran rumah

tangga, bagan perkiraan, pedoman akuntansi, struktur organisasi,

perjanjian penerbitan obligasi, dan kontrak kontrak yang terkait

dengan program pensiun, sewa menyewa,opsi saham, kontrak

tenaga kerja, dan lain sebagainya.

4

b. Dokumentasi pengendalian internal, seperti flowcharts, yang

digunakan sebagai titik awal untuk mendokumentasikan

pemahaman auditor atas pengendalian internal, yang dimana

sistem tersebut seringkali tidak berubah dari tahun ketahun.

c. Hasil prosedur analitis tahun sebelumnya, yang berguna dalam

membantu auditor untuk memutuskan apakah ada perubahan tidak

biasa dalam saldo akun tahun berjalan yang harus diselidiki secara

ekstensif.

File tahun berjalan meliputi:

a. Rencana dan program audit.

Rencana audit berisi tentang strategi yang akan dijalankan oleh

auditor dalam melakukan audit. Dokumen ini menguraikan

pemahaman auditor mengenai klien dan risiko audit potensial, yang

berisi kerangka kerjadasar tentang bagaimana sumber daya audit

(jam audit yang dianggarkan) akan dialokasikan ke berbagai bagian

penugasan. Program audit berisi prosedur audit yang akan

dilakukan oleh auditor. Biasanya setiap proses bisnis dan saldo akun

memiliki program audit yang terpisah.

b. Neraca saldo periode berjalan.

Program perangkat lunak akan memungkinkan auditor untuk

mengunduh saldo akhir buku besar klien ke dalam file neraca saldo

berjalan. Neraca saldo ini akan menghubungkan angka-angka yang

terdapat dalam laporan keuangan dengan kertas kerja audit. Di

samping kolom nama perkiraan, neraca saldo juga berisi kolom

referensi kertas kerja, saldo akun tahun sebelumnya, saldo akun

tahun berjalan sebelum penyesuaian, dan kolom untuk jurnal

penyesuaian serta reklasifikasi. Setiap saldo akun yang ada pada

neraca saldo berjalan akan didukung oleh lead schedule yang berisi

rinciannya dan supporting schedule.

c. Jurnal penyesuaian dan reklasifikasi

5

Jurnal penyesuaian dibuat untuk memperbaiki kesalahan-kesalahan

dalam catatan klien. Sebagai contoh, jika auditor menemukan

bahwa jenis persediaan tertentu telah dinilai secara tidak tepat,

maka jurnal penyesuaian akan diusulkan untuk memperbaiki jumlah

yang salah tersebut. Jurnal penyesuaian dibukukan baik dalan

catatan klien maupun neraca saldo berjalan. Jurnal rekalasifikasi

dibuat untuk menyajikan informasi secara tepat dalam laporan

keuangan. Jurnal reklasifikasi memengaruhi akun laporan laba rugi

atau akun neraca,tetapi tidak kedua-duanya. Sebagai contoh,jurnal

reklasifikasi diperlukan untuk menyajikan besarnya bagian dari

kewajiban jangka panjang yang bersifat lancar. Jurnal reklasifikasi

tidak dibukukan ke catatan klien.

d. Skedul Pendukung.

Bagian terbesar dari dokumentasi audit meliputi skedul

pendukung,yang disiapkan oleh klien atau auditor untuk

mendukung jumlah tertentu dalam laporan keuangan. Auditor harus

memilih jenis skedul yang tepat untuk setiap aspek auditit tertentu

untuk mendokumentasi kecukupan audit dan memenuhi tujuan lain

dari dokumentasi audit.Sebagai contoh,total harga perolehan aktiva

tetap berikut total akumulasi penyusutannya yang ada dalam

neraca dirinci dalam skedul utama yang menunjukkan jenis aktiva

tetap yang dimiliki oleh perusahaan sehingga membentuk total

aktiva tetap.Masing-masing jenis aktiva tetap tersebut kemudian

diuraikan lagi secara  individu dalam skedul pendukung yang

menggambarkan harga perolehan, tahun perolehan, perhitungan

penyusutan, sampai pada nilai buku dari masing-masing jenis aktiva

tetap secara individu.

Bentuk, isi, dan luas dokumentasi audit bergantung pada faktor-

faktor berikut:

Ukuran dan kompleksitas entitas

Sifat prosedur audit yang dilakukan

Risiko salah saji material yang diidentifikasi

Signifikan bukti audit yang diperoleh

6

Sifat dan luas penyimpangan yang diidentifikasi

Kebutuhan untuk mendokumentasi suatu kesimpulan

Metodologi dan perangkat audit yang digunakan

Butir Pertimbangan

Dokumentasi yang tepat waktu

Penyusunan dokumentasi audit tepat pada waktunya, membantu

meningkatkan mutu audit, dan memfasilitasi review dan evaluasi

bukti audit secara efektif dan memperlancar kesimpulan yang

diambil sebelum laporan auditor difinalkan. Dokumentasi audit yang

disusun sesudah pekerjaan audit selesai dilaksanakan kurang

akurat dibandingkan dengan dokumentasi yang dilakukan ketika

pekerjaan dilaksanakan.

Apakah file audit itu sendiri, merupakan sesuatu yang utuh?

Sedapat mungkin, dokumentasi audit harus jelas dan dapat

dipahami tanpa penjelasan tambahan secara lisan. Penjelasan lisan

tidak memadai untuk mendukung pekerjaan yang dilaksanakan

atau kesimpulan yang ditarik. Tentunya penjelasan lisan dapat

digunakan untuk menjelaskan atau mengklarifikasi informasi

didalam dokumentasi audit.

Tidak konsisten

Jika bukti audit yang diperoleh tidak konsisten dengan kesimpulan

akhir mengenai suatu hal yang penting, pastikan ada dokumentasi

yang menjelaskan bagaimana auditor menyelesaikan

ketidakkonsistenan tersebut. Ini tidak berarti bahwa auditor perlu

menyimpan dokumentasi yang salah atau yang seharusnya sudah

diganti.

7