BAB II

KELENGKAPAN DOKUMEN

Dokumentasi adalah bagian dari sistem informasi manajemen dan dokumentasi

yang baik merupakan bagian yang esensial dari pemastian mutu. Dokumentasi harus

jelas untuk memastikan bahwa tiap personil menerima uraian tugas yang relevan

secara jelas dan rinci sehingga memperkecil resiko terjadinya salah tafsir dan

kekeliruan yang biasanya timbul karena mengandalkan komunikasi lisan.

Dokumentasi harus memuat tentang Spesifikasi, Dokumen Produksi Induk/Formula

Pembuatan, prosedur, metode dan instruksi, laporan dan catatan harus bebas dari

kekeliruan dan tersedia secara tertulis. Dokumen harus didesain, disiapkan dan

distribusikan serta harus ditanda tangani dan diberi tanggal oleh personel yang

berwenang.

Dokumen yang diperlukan dalam industri farmasi berdasarkan CPOB 2012,

antara lain:

2.1 Spesifikasi

Hendaklah tersedia spesifikasi bahan awal, bahan pengemas, produk antara dan

ruahan, serta produk jadi. Spesifikasi menguraikan secara rinci persyaratan yang

harus dipenuhi produk atau bahan yang digunakan atau diperoleh selama pembuatan.

Dokumen ini merupakan dasar untuk mengevaluasi mutu. Dokumen harus

diberitanggal da disahkan oleh petugas yang berwenang.

2.2 Spesifikasi Bahan Awal

Spesifikasi bahan awal hendaklah mencakup, di mana diperlukan.

1. Deskripsi bahan, termasuk:

a. Nama yang ditentukan dan kode referen (kode produksi) internal

b. Rujukan monografi farmakope, bila ada

c. Pemasok yang disetujui dan, bila mungkin, produsen bahan

d. Standar mikrobiologis, bila ada

2. Petunjuk pengambilan sampel dan pengujian atau prosedur rujukan

3. Persyaratan kualitatif dan kuantitatif dengan batas penerimaan

4. Kondisi penyimpanan dan tindakan pengamanan

5. Batas waktu penyimpanan sebelum dilakukan pengujian kembali

Gambar 2.1 Contoh format dokumentasi bahan awal

2.3 Spesifikasi Bahan Pengemas

Spesifikasi bahan pengemas hendaklah mencakup, di mana diperlukan:

1. Deskripsi bahan, termasuk:

a. Nama yang ditentukan dan kode referen (kode produk) internal

b. Rujukan monografi farmakope

c. Pemasok yang disetujui dan bila mungkin produsen bahan

d. Standar mikrobiologis

e. Spesimen bahan pengemas cetak termasuk warna

2. Petunjuk pengambilan sampel dan pengujian atau prosedur rujukan

3. Persyaratan kualitatif dan kuantitatif dengan batas penerimaan

4. Kondisi penyimpanan dan tindakan pengamanan

5. Batas waktu penyimpanan sebelum dilakukan pengujian kembali

Gambar 2.2 Contoh format bahan pengemas

2.4 Spesifikasi Produk Antara dan Produk Ruahan

Spesifikasi produk antara dan produk ruahan hendaklah tersedia, apabila produk

tersebut dibeli atau dikirim, atau apabila data dari produk antara digunakan untuk

mengevaluasi produk jadi. Spesifikasi hendaklah mirip dengan spesifikasi bahan awal

atau produk jadi, sesuai keperluan.

2.5 Spesifikasi Produk Jadi

Spesifikasi produk jadi mencakup:

1. Nama produk yang ditentukan dan kode referen (kode produk);

2. Formula/komposisi atau rujukan;

3. Deskripsi bentuk sediaan dan uraian mengenai kemasan, termasuk ukuran

kemasan;

4. Petunjuk pengambilan sampel dan pengujian atau prosedur rujukan;

5. Persyaratan kualitatif dan kuantitatif dengan batas penerimaan;

6. Kondisi penyimpanan dan tindakan pengamanan khusus, bila diperlukan; dan

7. Masa edar/simpan.

Gambar 2.3 Contoh format dokumen produk jadi (tablet)

2.6 Dokumen Produksi

Dokumen yang esensial dalam produksi adalah:

1. Dokumen Produksi Induk yang berisi formula produksi dari suatu produk dalam

bentuk sediaan dan kekuatan tertentu, tidak tergantung dari ukuran bets;

2. Prosedur Produksi Induk, terdiri dari Prosedur Pengolahan Induk dan Prosedur

Pengemasan Induk, yang masing-masing berisi prosedur pengolahan dan

prosedur pengemasan yang rinci untuk suatu produk dengan bentuk sediaan,

kekuatan dan ukuran bets spesifik. Prosedur Produksi Induk dipersyaratkan

divalidasi sebelum mendapat pengesahan untuk digunakan;

3. Catatan Produksi Bets, terdiri dari Catatan Pengolahan Bets dan Catatan

Pengemasan Bets, yang merupakan reproduksi dari masing-masing Prosedur

Pengolahan Induk dan Prosedur Pengemasan Induk, dan berisi semua data dan

informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan produksi dari suatu bets produk.

Kadang-kadang pada Catatan Produksi Bets, prosedur yang tertera dalam

Prosedur Produksi Induk tidak lagi dicantumkan secara rinci.

2.7 Dokumen Produksi Induk

Dokumen Produksi Induk yang disahkan secara formal hendaklah mencakup

nama, bentuk sediaan, kekuatan dan deskripsi produk, nama penyusun dan bagiannya,

nama pemeriksa serta daftar distribusi dokumen dan berisi hal sebagai berikut:

1. Informasi bersifat umum yang menguraikan jenis bahan pengemas primer yang

harus digunakan atau aternatifnya, pernyataan mengenai stabilitas produk,

tindakan pengamanan selama penyimpanan dan tindakan pengamanan lain yang

harus dilakukan selama pengolahan dan pengemasan produk

2. Komposisi atau formula produk untuk tiap satuan dosis dan untuk satu sampel

ukuran bets

3. Daftar lengkap bahan awal, baik yang tidak akan berubah maupun yang akan

mengalami perubahan selama proses

4. Spesifikasi bahan awal

5. Daftar lengkap bahan pengemas

6. Spesifikasi bahan pengemas primer

7. Prosedur pengolahan dan pengemasan

8. Daftar peralatan yang dapat digunakan untuk pengolahan dan pengemasan

9. Pengawasan selama proses pengolahan dan pengemasan; dan masa edar/simpan

2.8 Dokumentasi Prosedur Pengolahan Induk

Prosedur Pengolahan Induk yang disahkan secara formal hendaklah tersedia

untuk tiap produk dan ukuran bets yang akan dibuat. Prosedur Pengolahan Induk

hendaklah mencakup:

1. Nama produk dengan kode referen produk yang merujuk pada spesifikasinya.

2. Deskripsi bentuk sediaan, kekuatan produk dan ukuran bets.

3. Daftar dari semua bahan awal yang harus digunakan, dengan menyebutkan

masing-masing jumlahnya, dinyatakan dengan menggunakan nama dan referen

(kode produk) yang khusus bagi bahan itu; hendaklah dicantumkan apabila ada

bahan yang hilang selama proses.

4. Pernyataan mengenai hasil akhir yang diharapkan dengan batas penerimaan, dan

bila perlu, tiap hasil antara yang relevan.

5. Pernyataan mengenai lokasi pengolahan dan peralatan utama yang harus

digunakan.

6. Metode atau rujukan metode yang harus digunakan untuk mempersiapkan

peralatan kritis (misalnya pembersihan, perakitan, kalibrasi, sterilisasi).

7. Instruksi rinci tahap proses (misalnya pemeriksaan bahan, perlakuan awal, urutan

penambahan bahan, waktu pencampuran, suhu).

8. Instruksi untuk semua pengawasan selama-proses dengan batas penerimaannya.

9. Bila perlu, syarat penyimpanan produk ruahan; termasuk wadah, pelabelan dan

kondisi penyimpanan khusus, di mana perlu; dan semua tindakan khusus yang

harus diperhatikan.

2.9 Dokumentasi Prosedur Pengemasan Induk

Prosedur Pengemasan Induk yang disahkan secara formal hendaklah tersedia

untuk tiap produk dan ukuran bets serta ukuran dan jenis kemasan. Dokumen ini

umumnya mencakup, atau merujuk, pada hal berikut:

1. Nama produk;

2. Deskripsi bentuk sediaan dan kekuatannya, di mana perlu;

3. Ukuran kemasan yang dinyatakan dalam angka, berat atau volume produk dalam

wadah akhir;

4. Daftar lengkap semua bahan pengemas yang diperlukan untuk satu bets standar,

termasuk jumlah, ukuran dan jenis bersama kode atau nomor referen yang

berkaitan dengan spesifikasi tiap bahan pengemas;

5. Di mana sesuai, contoh atau reproduksi dari bahan pengemas cetak yang relevan

dan spesimen yang menunjukkan tempat untuk mencetak nomor bets dan tanggal

kadaluwarsa bets;

6. Tindakan khusus yang harus diperhatikan, termasuk pemeriksaan secara cermat

area dan peralatan untuk memastikan kesiapan jalur (line clearance) sebelum

kegiatan dimulai;

7. Uraian kegiatan pengemasan, termasuk segala kegiatan tambahan yang signifikan

serta peralatan yang harus digunakan; dan

8. Pengawasan selama-proses yang rinci termasuk pengambilan sampel dan batas

penerimaan.

2.10 Dokumentasi Catatan Pengolahan Bets

Catatan Pengolahan Bets hendaklah tersedia untuk tiap bets yang diolah.

Dokumen ini hendaklah dibuat berdasarkan bagian relevan dari Prosedur Pengolahan

Induk yang berlaku. Metode pembuatan catatan ini hendaklah didesain untuk

menghindarkan kesalahan transkripsi. Catatan hendaklah mencantumkan nomor bets

yang sedang dibuat.

Sebelum suatu proses dimulai, hendaklah dilakukan pemeriksaan yang dicatat,

bahwa peralatan dan tempat kerja telah bebas dari produk dan dokumen sebelumnya

atau bahan yang tidak diperlukan untuk pengolahan yang direncanakan, serta

peralatan bersih dan sesuai untuk penggunaannya.

Selama pengolahan, informasi sebagai berikut hendaklah dicatat pada saat tiap

tindakan dilakukan dan - setelah lengkap - hendaklah catatan diberi tanggal dan

ditandatangani dengan persetujuan dari personil yang bertanggung jawab untuk

kegiatan pengolahan:

1. Nama produk;

2. Tanggal dan waktu dari permulaan, dari tahap antara yang signifikan dan dari

penyelesaian pengolahan;

3. Nama personil yang bertanggung jawab untuk tiap tahap proses;

4. Paraf operator untuk berbagai langkah pengolahan yang signifikan dan, di mana

perlu, paraf personil yang memeriksa tiap kegiatan ini (misalnya penimbangan);

5. Nomor bets dan/atau nomor kontrol analisis dan jumlah nyata tiap bahan awal

yang ditimbang atau diukur (termasuk nomor bets dan jumlah bahan hasil

pemulihan atau hasil pengolahan ulang yang ditambahkan);

6. Semua kegiatan pengolahan atau kejadian yang relevan dan peralatan utama yang

digunakan;

7. Catatan pengawasan selama-proses dan paraf personil yang melaksanakan serta

hasil yang diperoleh;

8. Jumlah hasil produk yang diperoleh dari tahap pengolahan berbeda dan penting;

dan

9. Catatan mengenai masalah khusus yang terjadi termasuk uraiannya dengan tanda

tangan pengesahan untuk segala penyimpangan terhadap Prosedur Pengolahan

Induk.

2.11 Dokumentasi Catatan Pengemasan Bets

Catatan Pengemasan Bets hendaklah tersedia untuk tiap bets yang dikemas.

Dokumen ini hendaklah dibuat berdasarkan bagian relevan dari Prosedur Pengemasan

Induk yang berlaku dan metode pembuatan catatan ini hendaklah didesain untuk

menghindarkan kesalahan transkripsi. Catatan hendaklah mencantumkan nomor bets

dan jumlah produk jadi yang direncanakan akan diperoleh.

Sebelum suatu kegiatan pengemasan dimulai, hendaklah dilakukan pemeriksaan

yang dicatat, bahwa peralatan dan tempat kerja telah bebas dari produk dan dokumen

sebelumnya atau bahan yang tidak diperlukan untuk pengemasan yang direncanakan,

serta peralatan bersih dan sesuai untuk penggunaannya.

Selama pengemasan, informasi sebagai berikut hendaklah dicatat pada saat tiap

tindakan dilakukan dan setelah lengkap hendaklah catatan diberi tanggal dan

ditandatangani dengan persetujuan dari personil yang bertanggung jawab untuk

kegiatan pengemasan:

1. Nama produk;

2. Tanggal dan waktu tiap kegiatan pengemasan;

3. Nama personil yang bertanggung jawab untuk melaksanakan kegiatan

pengemasan;

4. Paraf operator dari berbagai langkah pengemasan yang signifikan;

5. Catatan pemeriksaan terhadap identitas dan konformitas dengan Prosedur

Pengemasan Induk termasuk hasil pengawasan selama-proses;

6. Rincian kegiatan pengemasan yang dilakukan, termasuk referensi peralatan dan

jalur pengemasan yang digunakan;

7. Apabila dimungkinkan, sampel bahan pengemas cetak yang digunakan, termasuk

spesimen dari kodifikasi bets, pencetakan tanggal daluwarsa serta semua

pencetakan tambahan;

8. Catatan mengenai masalah khusus yang terjadi termasuk uraiannya dengan tanda

tangan pengesahan untuk semua penyimpangan terhadap Prosedur Pengemasan

Induk; dan

2.12 Prosedur dan Catatan

Prosedur Tetap (Protap) disiapkan untuk tiap cara melaksanakan operasi

tertentu, misalnya pembersihan, berpakaian, pengendalian lingkungan, pengambilan

sampel, pengujian, pengoperasian peralatan, pelatihan personil, penanganan keluhan,

penarikan kembali produk jadi, penanganan obat kembalian, penanganan

penyimpangan, pengendalian perubahan, penyiapan protokol dan sebagainya. Semua

Protap dibuat seragam dan konsisten. Hendaklah juga disiapkan Protap untuk

membuat Protap, yang meliputi antara lain format Protap, siapa menyiapkan dan

siapa memeriksa, cara merevisi, mengesahkan, mendistribusikan, menarik kembali

dan memusnahkan Protap yang tidak berlaku lagi. Format Protap biasanya mencakup

tujuan, ruang lingkup, tanggung jawab, bahan dan alat (bila perlu), prosedur,

pelaporan (bila perlu), daftar lampiran (bila ada), dokumen rujukan (bila ada), riwayat

dan distribusi. Protap dibuat untuk :

1. Memastikan bahwa semua proses selalu dilakukan dengan cara yang sama oleh

Petugas;

2. Memastikan bahwa proses tersebut dilaksanakan sesuai dengan ketentuan CPOB;

3. Memudahkan pengenalan proses baru atau perubahan dari proses yang telah ada;

4. Membantu pelatihan petugas baru; dan

5. Memastikan bahwa semua personil senantiasa bekerja sesuai dengan cara kerja

yang sudah ditetapkan.

Bagian Pemastian Mutu bertanggung jawab menyiapkan dan mengkaji kembali

secara berkala, merevisi, melatihkan kepada semua Kepala Bagian dan

Menditribusikannya. Semua Kepala Bagian Divisi Pabrik bertanggung jawab

menerapkan Protap ini. Semua Kepala Bagian bertanggung jawab menyiapkan Protap

yang diperlukan oleh bagiannya. Isi dan bentuk Protap yaitu:

1. Protap harus ditulis dengan nuansa perintah. Instruksi harus singkat, jelas dan

persis.

2. Protap harus dimulai dengan bagian berikut:

a. Pengantar yang berisi antara lain : nomor Protap dan tanggal berlaku, judul,

nomor dan jumlah halaman, nama penyusun, nama pemeriksa, nama yang

menyetujui, departemen, seksi dan dalam hal Protap direvisi, tanggal dan

nomor Protap sebelumnya harus dicantumkan.

b. Keterangan mengenai tujuan Protap;

c. Cakupan;

d. Tanggung jawab;

e. Bahan dan alat (bila diperlukan); dan

f. Prosedur (suatu daftar instruksi yang jelas dan persis tentang bagaimana

melakukan operasi yang dimaksud).

3. Dalam beberapa hal tertentu ada baiknya untuk menyebutkan penanggung jawab

bagi langkah tertentu pada suatu kolom terpisah di bagian kanan dari teks Protap.

Hal ini dilakukan untuk menekankan pemberian tanggung jawab secara lebih

spesifik.

4. Daftar distribusi Protap.

Setiap protap harus dikaji ulang paling lama tiga tahun. Bila revisi tidak

diperlukan maka manajer yang bersangkutan membubuhkan paraf dan tanggal pada

dokumen induk sebagai tanda tidak diperlukan tindakan lanjut. Bila revisi diperlukan,

maka seluruh protap harus ditulis ulang dan diberi nomor revisi yang baru. Tidak

dibenarkan mengubah hanya satu halaman atau satu bagan saja (BPOM, 2012).

Penerimaan

Hendaklah tersedia prosedur tertulis dan catatan penerimaan untuk setiap

pengiriman tiap bahan awal, bahan pengemas primer, dan bahan pengemas cetak.

Catatan penerimaan hendaklah mencakup :

1. Nama bahan pada surat pengiriman dan wadah

2. Nama “internal” dan atau kode bahan (bila tidak sama dengan a)

3. Tanggal penerimaan

4. Nama pemasok dan bila mungkin nama pembuat

5. Nomor bets atau referen pembuat

6. Jumlah total dan jumlah wadah yang diterima

7. Nomor bets yang diberikan setelah penerimaan

8. Segala komentar yang relevan (misalnya kondisi wadah saat diterima)

Hendaklah tersedia prosedur tertulis untuk penandaan karantina internal dan

penyimpanan bahan awal, bahan pengemas dan bahan lain, sesuai keperluan.

Pengambilan Sampel

Hendaklah tersedia prosedur tertulis untuk pengambilan sampel yang mencakup

personil yang diberi wewenang mengambil sampel, metode dan alat yang harus

digunakan, jumlah yang harus diambil dan segala tindakan pengamanan yang harus

diperhatikan untuk menghindarkan kontaminasi terhadap bahan atau segala

penurunan mutu.

Pengujian

Hendaklah tersedia prosedur tertulis untuk pengujian bahan dan produk yang

diperoleh dari tiap tahap produksi yang menguraikan metode dan alat yang harus

digunakan. Pengujian yang dilaksanakan hendaklah dicatat.

2.13 Lain-lain

Hendaklah tersedia prosedur pelulusan dan penolakan tertulis untuk bahan dan

produk, terutama pelulusan untuk penjualan produk jadi oleh kepala Manajemen

Mutu (Pemastian Mutu). Catatan mengenai distribusi tiap bets produk hendaklah

disimpan untuk memfasilitasi penarikan kembali bets bila perlu. Hendaklah tersedia

prosedur tertulis dan catatan yang berkaitan mengenai tindakan yang harus diambil

atau kesimpulan yang dicapai, di mana berlaku, untuk:

1. Validasi, misalnya proses, prosedur, prosedur analisis, sistem komputerasi;

2. Perakitan peralatan, kualifikasi dan kalibrasi;

3. Perawatan, pembersihan dan sanitasi;

4. Hal yang berkaitan dengan personil termasuk pelatihan, pakaian, higiene;

5. Pemantauan lingkungan;

6. Pengendalian hama;

7. Keluhan;

8. Penarikan kembali; dan

9. Penanganan produk kembalian.

Hendaklah tersedia prosedur pengoperasian yang jelas untuk peralatan utama

pembuatan dan pengujian. Hendaklah disediakan buku log untuk mencatat peralatan

utama atau kritis, sesuai keperluan, semua kegiatan validasi, kalibrasi, perawatan,

pembersihan dan perbaikan, termasuk tanggal, identitas personil yang melaksanakan

kegiatan tersebut. Pada buku log hendaklah juga dicatat dalam urutan kronologis

penggunaan peralatan utama atau kritis dan area tempat produk diolah.

BPOM RI. 2012. Pedoman Pembuatan Obat yang Baik (Guidelines on Good

Manufacturing Practices). Jakarta: BPOM

BPOM RI.2012. Petunjuk Operasional Penerapan Cara pembuatan Obat yang Baik

2012. Jakarta: BPOM