Materi kelompok 1

Pengadaan sdmManajemen s d m

a. Pendahuluan (TIM KELOMPOK)

Manajemen adalah ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan sumber

daya manusia dan sumber-sumber daya lainnya secara efektif dan efisien untuk

mencapai suatu tujuan tertentu. Manajemen ini terdiri dari enam unsur (6 M)

yaitu: men, money, methode, materials, machines, dan market.

Unsur men (manusia) ini berkembang menjadi suatu bidang ilmu

manajemen yang disebut manajemen sumber daya manusia atau disingkat MSDM

yang merupakan terjemahan dari man power management. Manajemen yang

mengatur unsur manusia ini ada yang menyebutnya manajemen kepegawaian atau

manajemen personalia (personnel management).

Adapun perbedaan dan persamaan antara MSDM dengan manajemen

personalia ini antara lain: PERSAMAANYA, MSDM dengan manajemen

personalia adalah keduanya merupakan ilmu yang mengatur unsur manusia dalam

suatu organisasi, agar mendukung terwujudnya tujuan. PERBEDAAN MSDM

dengan manajemen personalia: 1. MSDM dikaji secara makro, sedangkan

manajemen personalia dikaji secara mikro, 2. MSDM menganggap bahwa

karyawan adalah kekayaan (asset) utama organisasi, jadi harus dipelihara dengan

baik. Manajemen personalia menganggap bahwa karyawan adalah faktor

produksi, jadi harus dimanfaatkan secara produktif, 3. MSDM pendekatannya

secara modern, sedangkan manajemen personalia pendekatannya secara klasik.

MSDM adalah suatu bidang manajemen yang khusus mempelajari hubungan dan

peranan manusia dalam organisasi perusahaan. Unsur MSDM adalah manusia

yang merupakan tenaga kerja pada perusahaan. Dengan demikian, fokus yang

dipelajari MSDM ini hanyalah masalah yang berhubungan dengan tenaga kerja

manusia saja.

MSDM adalah bagian dari manajemen. Oleh karena itu, teori-teori

manajemen umum menjadi dasar pembahasannya. MSDM lebih memfokuskan

pembahasannya mengenai pengaturan peranan manusia dalam mewujudkan

tujuan yang optimal. Pengaturan itu meliputi masalah perencanaan (human

resources planning), pengorganisasian, pengarahan, pengendalian, pengadaan,

pengembangan, kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan, kedisiplinan, dan

pemberhentian tenaga kerja untuk membantu terwujudnya tujuan perusahaan,

karyawan, dan masyarakat. Jelasnya MSDM mengatur tenaga kerja manusia

sedemikian rupa sehingga terwujud tujuan perusahaan, kepuasan karyawan, dan

masyarakat.

b. PENGADAAN

1. Pentingnya Pengadaan (M. TAUFIK)

Pengadaan (procurement) adalah fungsi operasional pertama MSDM.

Pengadaan karyawan merupakan masalah penting, sulit, dan kompleks karena

untuk mendapatkan dan menempatkan orang-orang yang kompeten, serasi,

serta efektif tidaklah semudah membeli dan menempatkan mesin. Karyawan

adalah aset utama perusahaan yang menjadi perencana dan pelaku aktif dari

setiap aktivitas organisasi. Mereka mempunyai pikiran, perasaan, keinginan,

status, dan latar belakang pendidikan, usia, dan jenis kelamin yang heterogen

yang dibawa ke dalam organisasi perusahaan. karyawan bukan mesin, uang,

dan material yang sifatnya pasif dan dapat dikuasai serta diatur sepenuhnya

dalam mendukung tercapainya tujuan perusahaan.

Kualitas dan kuantitas karyawan harus sesuai dengan kebutuhan

perusahaan. supaya efektif dan efisien menunjang tercapainya tujuan.

Penempatan tenaga kerja juga harus tepat sesuai dengan keinginan dan

keterampilannya. Dengan demikian, gairah kerja dan kedisiplinannya akan

lebih baik serta efektif menunjang terwujudnya tujuan perusahaan.

Pengadaan karyawan harus didasarkan pada prinsip apa baru siapa.

Apa artinya kita harus terlebih dahulu menetapkan pekerjaan-pekerjaannya

berdasarkan uraian pekerjaan (job description). Siapa artinya kita baru

mencari orang-orang yang tepat untuk menduduki jabatan tersebut

berdasarkan spesifikasi pekerjaan (job spesification).

Pengadaan karyawan ini harus mendapat perhatian yang serius serta

didasarkan pada analisis pekerjaan (job analysis), uraian pekerjaan (job

description), spesifikasi pekerjaan (job specification), persyaratan pekerjaan

(job requirement), dan evaluasi pekerjaan (job evaluation), pengayaan

pekerjaan (job enrichment), perluasan pekerjaan (job enlargement), dan

penyederhanaan pekerjaan (work simplication).

2. Analisis Pekerjaan

Analisis pekerjaan adalah menganalisis dan mendesain pekerjaan apa

saja yang harus dikerjakan, bagaimana mengerjakannya, dan mengapa

pekerjaan itu harus dikerjakan.

Analsiis pekerjaan akan memberikan informasi mengenai uraian

pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, dan evaluasi pekerjaan bahkan dapat

memperkirakan pengayaan atau perluasan pekerjaan dan penyederhanaan

pekerjaan pada masa yang akan datang.

a. Analisis Pekerjaan

Analisis pekerjaan adalah informasi tertulis mengenai pekerjaan apa saja

yang harus dikerjakan dalam suatu perusahaan agar tujuan tercapai.

Manfaat analisis pekerjaan akan memberikan informasi tentang aktivitas

pekerjaan, standar pekerjaan, konteks pekerjaan, persyaratan personalia

(personnel requirement), perilaku manusia, dan alat-alat yanga akan

dipergunakan. Pengertian analisis pekerjaan berbeda dengan studi gerak

(motion study). Analisis pekerjaan menganalsis pekerjaan apa saja yang

harus dikerjakan dalam suatu perusahaan, agar tujuan tercapai. Adapun

studi gerak mempelajari gerakan-gerakan yang paling efisien dan efektif

untuk melakukan sesuatu pekerjaan.

Pengertian analisis pekerjaan berbeda dengan studi gerak (motion study).

Analisis pekerjaan menganalisis pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan

dalam suatu perusahaan, agar tujuan tercapai. Adapun studi gerak

mempelajari gerakan-gerakan yang paling efisien dan efektif untuk

melakukan suatu pekerjaan.

PERBEDAAN JOB ANALYSIS MOTION STUDY

1. Tujuan

Memberikan gambaran

terhadap sesuatu jabatan

Mengubah dan

memperbaiki metode

kerja

2. Ruang Lingkup

Menyeluruh, mencakup

tugas, tanggung jawab

Mengubah dan

memperbaiki

gerakan-gerakan

3. Tingkat Ketelitian Kurang Teliti Sangat Teliti

4. OrganisasiDilakukan oleh bagian

personalia

Dilakukan oleh

industrial engineers

5. TeknikObservasi, wawancara,

kuesioner

Observasi fotografi,

stopwatch

6. Kegunaan

Perekrutan, latihan,

pengupahan, dan lain-

lain.

Memperbaiki metode

dan standarisasi

b. Langkah-Langkah Analisis Pekerjaan

Adapun langkah-langkah yang ditempuh dalam menganalisis pekerjaan:

1). Menentukan penggunaan hasil informasi analisis pekerjaan, artinya

penggunaan analisis harus mengetahui secara jelas apa kegunaan hasil

informasi analisis pekerjaannya. Karena hasilnya akan digunakan

untuk menentukan jenis data yang akan dikumpulkan dan teknik

pengumpulan datanya. Informasi hasil analisis pekerjaan

dipergunakan untuk menetapkan job description, job specification,

dan job evaluation dalam pengadaan pegawai.

2). Mengumpulkan informasi tentang latar belakang, artinya penganalisis

harus mengumpulkan dan mengkualifikasikan data, meninjau

informasi latar belakang seperti bagan organisasi, bagan proses, dan

uraian pekerjaan. Pengumpulan data dilakukan dengan metode

penelitian deskriptif analisis, survei, sensus, dan sample, sedangkan

teknik pengumpulan data dapat dengan cara wawancara, observasi,

kuesioner, dan angket. Data yang terkumpul dikualifikasikan,

dianalisis, dan diaplikasikan kepada masa depan.

3). Menyeleksi muwakal (orang yang akan diserahi) jabatan yang akan

dianalisis, artinya penganalisis harus memilih beberapa muwakal

jabatan untuk dianalisis. Hal ini perlu dilakukan untuk menghemat

biaya dan waktu jika banyak pekerjaan yang akan dianalisis.

4). Mengumpulkan informasi analisis pekerjaan, artinya penganalisis

kemudian mengadakan analisis pekerjaan secara aktual dengan

menghimpun data tentang aktivitas pekerjaan, perilaku karyawan yang

diperlukan, kondisi kerja, dan syarat-syarat personel yang akan

melaksanakan pekerjaan.

5). Meninjau informasi dengan pihak-pihak yang berkepentingan, artinya

analisis pekerjaan menyediakan informasi tentang hakikat dan fungsi

pekerjaan informasi hendaknya diverifikasi dengan pekerja yang akan

melaksanakan pekerjaan itu serta atasan langsung karyawan

bersangkutan. Dengan memverifikasi informasi itu akan membantu

untuk menentukan kebenarannya dan melengkapinya secara faktual

serta dapat dipahami dengan mudah oleh semua pihak yang

berkepentingan. Langkah peninjauan ini juga akan membantu

perolehan penerimaan seseorang atas data analisis pekerjaan yang

telah dihimpun dengan memberikan kesempatan bagi orang tersebut

untuk memodifikasi uraian tentang aktivitas yang dilaksanakannya.

6). Menyusun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan, artinya

penganalisis pekerjaan kemudian menyusun uraian pekerjaan, uraian

jabatan, dan evaluasi pekerjaan.

7). Meramalkan/memperhitungkan perkembangan perusahaan, artinya

penganalisis harus juga memperhitungkan/meramalkan perkembangan

uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, apakah dikemudian hari

diperlukan pengayaan pekerjaan, perluasan pekerjaan, dan

penyederhanaan pekerjaan dalam perusahaan. hal ini perlu guna

memperhitungkan kemampuan karyawan untuk masa kini dan masa

depan supaya mereka dapat tetap melaksanakan pekerjaan walaupun

ada pemakaian teknokrat canggih dan reorganisasi perusahaan.

c. Penggunaan Informasi Analisis Pekerjaan

Analisis pekerjaan selain menghasilkan job description, job specification,

dan job evaluation juga berguna untuk hal-hal:

1. Perekrutan dan seleksi (recruitment dan selection), analisis pekerjaan

memberikan informasi tentang uraian pekerjaan dan syarat-syarat

karyawan yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan. Isi

spesifikasi dipergunakan menjadi dasar seleksi untuk memutuskan

jenis orang yang perlu direkrut dan diangkat.

2. Kompensasi (compensation), informasi analisis pekerjaan memberikan

pemahaman yang jelas tentang latar belakang (pendidikan, usia,

pengalaman, dan lain-lain) orang yang akan menduduki jabatan itu,

sehingga perusahaan dapat menetukan gajinya.

3. Evaluasi jabatan, informasi analisis pekerjaan memberikan

pemahaman yang jelas mengenai berat/ringannya pekerjaan,

besar/kecilnya risiko yang dihadapi pekerja, sulit/mudahnya

mendapatkan personil. Dengan demikian, perusahaan dapat

menetapkan gaji pada posisi jabatan tersebut.

4. Penilaian prestasi kerja (performance appraisal), penilaian prestasi

kerja merupakan upaya membandingkan prestasi aktual pegawai

dengan prestasi kerja yang diharapkan darinya. Untuk menetukan

apakah suatu pekerjaan bisa dikerjakan atau diselesaikan dengan baik

maka uraian pekerjaan akan sangat membantu dalam penetuan sasaran

pekerjaannya.

5. Latihan (training), informasi analisis pekerjaan dipergunkan untuk

merangsang program latihan dan pengembangan. Uraian pekerjaan,

perlengkapan, dan jenis keterampilan pekerja digunakan bahan

pembantu dalam pengembangan program0program latihan.

6. Promosi dan pemindahan, informasi analisis pekerjaan akan

digunakan untuk membantu menentukan promosi ataupun pemindahan

karyawan.

7. Organisasi, informasi jabatan yang diperoleh dari analsis pekerjaan

seringkali memberikan petunjuk bahwa organisasi yanga ada perlu

diperbaiki.

8. Pemerkayaan pekerjaan (job enrichment), informasi analisis pekerjaan

dapat dipergunakan untuk memperkaya pekerjaan pada suatu jabatan

tertentu.

9. Penyederhanaan pekerjaan (work simplication), informasi analisis

pekerjaan digunakan juga untuk penyederhanaan atau spesialisai

pekerjaan. Dengan perkembangan perusahaan dan spesifikasi yang

mendalam mengakibatkan pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan

dalam suatu jabatan semakin terspesialisasi.

10. Penempatan (placement), informasi analisis pekerjaan digunakan

untuk menempatkan para karyawan untuk pada pekerjaan-pekerjaan

yang sesuai dengan keterampilannya agar mereka bekerja secara

efektif.

11. Peramalan dan perekrutan, informasi analisis pekerjaan digunakan

untuk peramalan dan perekrutan tenaga kerja yang akan dibutuhkan

pekerjaan.

12. Orientasi dan induksi, informasi analisis pekerjaan digunakan untuk

orientasi dan induksi bagi karyawan baru mengenai sejarah

perusahaan, hak dan kewajibannya, dan lainnya.

3. Uraian Pekerjaan (EDI SUARNA)

Uraian pekerjaan adalah informasi tertulis yang menguraikan tugas dan

tanggung jawab, kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan, dan aspek-aspek

pekerjaan pada suatu jabatan tertentu dalam organisasi. Uaraian pekerjaan

harus jelas dan persepsinya mudah dipahami, serta menguraikan hal-hal

berikut: identifikasi pekerjaan atau jabatan, hubungan tugas dan tanggung

jawab, standar wewenang dan pekerjaan, syarat kerja harus diuraikan dengan

jelas, ringkasan pekerjaan atau jabatan, penjelasan tentang jabatan di bawah

dan di atasnya.

4. Spesifikasi Pekerjaan

Spesifikasi pekerjaan adalah uraian persyaratan kualitas minimum orang yang

bisa diterima agar dapat menjalankan satu jabatan dengan baik dan kompeten.

Pada umumnya, spesifikasi pekerjaan memuat ringkasan pekerjaan yang jelas

dan kualitas definitif yang dibutuhkan dari pemangku jabatan itu. spesifikasi

pekerjaan memberikan uraian informasi mengenai hal-hal sebagai berikut:

tingkat pendidikan pekerja, jenis kelamin pekerja, keadaan fisik pekerja,

pengetahuan dan kecakapan pekerja, batas umur pekerja, nikah atau belum,

minat pekerja, emosi dan temperamen pekerja, dan pengalaman pekerja.

Contoh spesifikasi pekerjaan:

PERUSAHAAN CV SAKTI PARLINDUNGANSpesifikasi Pekerjaan

Nama Jabatan : Kepala Bagian Komputer

Kode Jabatan : R-239

Tanggal : 2 Oktober 2001

Penyusun : Syachril R.A

Departemen : Divisi Adminitrasi

Lokasi : Jongjolong 22

Bandung

Persyaratan pekerjaan:

Pendidikan : Akademi komputer, menguasai komputer,

mempunyai keterampilan dalam menggunakan

komputer, dan memprogram komputer.

Pengalaman : 3 tahun bekerja dibidang komputer

Persyaratan fisik : Kesehatan baik utnuk melakukan pekerjaan dan

mempunyai stamina serta daya tahan cukup kuat

untuk melaksanakan tugas-tugas berat.

Persyaratan mental : Jujur, inisiatif dan kreatif, dapat mengambil

keputusan secara cepat; mampu menganalisis dan

membuat berbagai output informasi yang bermutu

tinggi.

Supervisi : Rentang kendali 3-9 orang lulusan SMA. Mampu

berkomunikasi efektif lisan maupun tertulis, vertikal

dan horizontal dalam perusahaan.

Kondisi kerja : Baik, 75% duduk di atas kursi yang nyaman, tenang,

dan dalam beruangan ber-AC

5. Evaluasi Pekerjaan

Evaluasi pekerjaan (job evaluation) adalah menilai berat atau ringan, mudah

atau sukar, besar atau kecil resiko pekerjaan dan memberikan nama, ranking

(peringkat), serta hargamatau gaji suatu jabatan.

Jika pekerjaan berat, sukar, berisiko besar, dan rankimg jabatan semakin

tinggi maka harga atau gaji semakin besar, tetapi sebaliknya apabila pekerjaan

mudah, ringan, risiko kecil, tanggungjawab kecil, dan ranking jabatan rendah,

maka harga atau gaji jabatannya semakin kecil.

Pemberian nama jabatan yang tepat memberikan kebanggaan dan status bagi

pejabat tersebut. Karena ego manusia yang selalu mengharapkan status.

Misalnya orang lain lebih senang dikatakan manajer daripada kepala bagian

walaupun ranking jabatannya sama saja.

6. Penyederhanaan Pekerjaan

Penyederhanaan pekerjaan adalah penggunaan logika untuk mencari

penggunaan yang paling ekonomis dari usaha manusia, materi, mesin-mesin,

waktu, dan ruangan agar cara-cara yang paling baik dan paling mudah dalam

mengerjakan pekerjaan dapat digunakan.

Prinsip penyederhanaan pekerjaan ialah agar pemborosan dalam rangka

melaksanakan pekerjaan harus dapat ditiadakan dengan jalan menerapkan

penyederhanaan-penyederhanaan pekerjaan secara mantap, menekankan usaha

membuat setiap komponen pekerjaan menjadi produktif melalui jalan

penerapan akal sehat yang trutama dibantu oleh partisipasi pengetahuan para

pekerja.

Peneyederhanaan pekerjaan terjadi karena spesialisasi yang lebih mendetail

diterapkan dalam perusahaan tersebut. Ini berarti pekerjaan disederhanakan.

Tugas-tugas suatu pekerjaan bisa dibagi menjadi dua. Pekerjaan-pekerjaan

yang masih ada berisi tugas-tugas yang lebih sedikit.

Simplikasi pekerjaan ini mengakibatkan hal-hal berikut:

1. Struktur organisasi perusahaan semakin melebar

2. Pekerjaan-pekerjaan bisa menjadi terlalu terspesialisasi, sehingga

menimbulkan kebosanan yang pada gilirannya menyebabkan kesalahan-

kesalahan atau permintaan keluar

3. Pekerja semakin produktif sehingga keuntungan ekonomis dari spesialisasi

akan diperoleh

Contoh simplikasi pekerjaan

Pada uraian pekerjaan, jabatan Ali tercantum “mencatat surat-surat

masuk dan surat-surat keluar dalam buku agenda serta mengantarkan surat-

surat keluar ke kantor pos.” Tetapi karena perusahaan semakin banyak surat-

surat yang akan di agenda, maka tugas untuk mengantarkan surat-surat ke

kantor pos dikerjakan oleh Badu. Jadi, pekerjaan Ali dikurangi.

Spesialisasinya hanya mengagenda surat-surat saja. Tetapi terhadap Ali disini

bukan promosi, demosi, ataupun lateral, sebab jabatannya tetap, Cuma

pekerjannya yang dikurangi.

Penganalisis pekerjaan perlu memperhitungkan/merumuskan: job

content, job definition, job depth, job enlargement, job enrichment, job range,

job relationship, job rotation, dan job order technology.

Job content (isi pekerjaan) adalah bagian persoalan yang pertama

dalam mengorganisasi keputusan. Ini menyangkut penetapan persyaratan

tugas atas tiap-tiap pekerjaan dalam organisasi.

Job depth (kedalaman pekerjaan) akan menunjukkan kepada jumlah

pengendalian yang dimiliki oleh seseorang umtuk mengubah atau

mempengaruhi pekerjaan dan lingkungan sekelilingnya.

Job range (jajaran pekerjaan) menunjukkan jumlah operasional yang

dilakukan oleh pemegang pekerjaan untuk menyelesaikan suatu tugas.

Job relationship (hubungan pekerjaan) menunjukkan hubungan

interpersonal yang diperlukan atau yang dimungkinkan oleh suatu pekerjaan.

Job rotation (rotasi pekerjaan) sebuah bentuk latihan yang

menyangkut pemindahan seseorang karyawan dari satu pekerjaan kepada

pekerjaan lainnya. Disamping sasaran latihan, prosedur ini didesain juga

untuk mengurangi kebosanan.

Job order technology (teknologi pekerjaan menurut pesanan) adalah

suatu bentuk produksi dimana produk disesuaikan menurut spesifikasi

pelanggan.

Frederick Herzberg:

Pekerjaan-pekerjaan yang terlalu rutin atau terlalu terspesialisasi

(overspecializiation) jarang menawarkan kesempatan untuk pertumbuhan

psikologis, penghargaan yang berusaha meningkatkan efisiensi tugas dan

kepuasan manusia dengan memberikan jankauan pekerjaan yang lebih luas

bagi prestasi dan penghargaan, memberikan pekerjaan yang lebih menantang

dan lebih banyak untuk maju dan berkembang. Herzberg memberikan metode

untuk memperbaiki kondisi pekerjaan yang terlalu terspesifikasi ini dengan

perluasan pekerjaan secara horizontal (perluasan pekerjaan) dan secara

vertikal (pemerkayaan pekerjaan).

Perluasan pekerjaan adalah memperbanyak tugas atau pekerjaan

kepada seseorang karyawan dalam jabatannya untuk meningkatkan variasi

pekerjaan dan mengurangi sifat pekerjaan yang membosankan. Dengan

pengetahuan dan keterampilan yang masih tetap, tambahan pekerjaan dapat

dikerjakan.

Dalam kasus perluasan pekerjaan masalah pokok adalah

menghentikan spesialisasi yang berlebihan untuk mengurangi kebosanan dan

sifat monoton. Dengan cara ini diharapkan akan dihasilkan prestasi yang

lebih baik dan membuat karyawan lebih terpusatkan dan termotivasi secara

efektif.

7. Pengayaan Pekerjaan

Pengayaan Pekerjaan adalah perluasan pekerjaan dan tanggung jawab

secara vertikal yang akan dikerjakan seseorang pejabat dalam jabatannya.

Perluasan pekerjaan ini merupakan suatu perubahan yang direncanakan

(planned-change) pada berbagai kegiatan pekerjaan untuk memberikan

variasi yang lebih besar kepada seseorang karyawan yang mempunyai

pengetahuan dan keterampilan lebih. Perluasan secara vertikal diterapkan

untuk dapat memberikan kepada karyawan kepuasan lebih besar dan

kesempatan bagi pengembangan pribadinya. Para karyawan diberi

kesempatan untuk berpartisipasi dalam kegiatan-kegiatan manajerial

pekerjaan mereka di samping operasionalnya.

8. Persyaratan Pekerjaan

Persyaratan pekerjaan adalah persyaratan-persyaratan jabatan tentang

keterampilan yang dikehendaki. Misalnya: seorang supir mempunyai SIM B

umum. Usia tidak lebih dari 45 tahun, jujur, penyabar, dan lain-lain.

Setelah diketahui uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, evaluasi

pekerjaan, persyaratan pekerjaan, dan lainnya maka barulah kita melakukan

penarikan karyawan yang akan mengisi lowongan-lowongan yang kosong

dalam perusahaan tersebut.

9. Proses/Langkah-Langkah Pengadaan/Perekrutan (RIO DINI)

a. Peramalan Kebutuhan Tenaga Kerja

Peramalan kebutuhan tenaga kerja dimaksudkan agar jumlah kebutuhan

tenaga kerja masa kini dan masa depan sesuai dengan beban pekerjaan,

kekosongan-kekosongan dapat dihindarkan dan semua pekerjaan dapat

dikerjakan. Peramalan kebutuhan tenaga kerja ini harus didasarkan kepada

informasi faktor internal dan eksternal perusahaan. faktor internal dan

eksternal perusahaaan mencakup:

1. Jumlah produksi

Bahwa jumlah produksi yang akan dihasilkan menentukan banyaknya

karyawan yang dibutuhkan oleh setiap perusahaan. semakin banyak

produksi yang akan dihasilkan maka semakin banyak pula karyawan

yang dibutuhkan/ditarik.

2. Ramalan-ramalan usaha

Hal ini meliputi perkiraan mengenai situasi perekonomian, siklus

usaha yang menyangkut ketidakpastian yang akan datang baik jangka

pendek maupun jangka panjang.

3. Perluasan perusahaan

Perencanaan tenaga kerja dipengaruhi juga oleh rencana perluasan

perusahaan pada masa yang akan datang. Jika perusahaan akan

diperbesar maka penarikan tenaga kerja akan semakin banyak pula.

4. Perkembangan teknologi

Perkembangan teknologi juga akan mempengaruhi jumlah tenaga kerja

yang dibutuhkan suatu perusahaan. perusahaan yang mempergunakan

alat-alat canggih, maka jumlah tenaga kerja sedikit; hal inilah yang

harus diperhitungkan agar dikemudian hari jangan terjadi PHK.

5. Pasaran tenaga kerja

Pasaran tenaga kerja hendaknya diperhatikan, karena jika penawaran

lebih besar dari permintaan maka tingkat upah akan cenderung rendah.

Perusahaan dalam hal ini harus menghitung mana yang paling

menguntungkan dengan labor intensive atau capital intyensive,

sehingga akan mempengaruhi kebijaksanaan kebutuhan tenaga kerja.

6. Perencanaan karier karyawan

Kemungkinan promosi dikemudian hari ikut mempengaruhi kebutuhan

tenaga kerja. Jika promosi akan dilakukan dikemudian hari, calon

karyawan yang dibutuhkan harus dengan spesifikasi yang lebih

banyak.

b. Penarikan tenaga kerja

Penarikan (recruitment) adalah masalah penting dalam pengadaan tenaga

kerja. Jika penarikan berhasil artinya banyak pelamar yang memasukkan

lamarannya, peluang untuk mendapatkan karyawan yang baik terbuka

lebar, karena perusahaan dapat memilih terbaik dari yang baik. Penarikan

tenaga kerja (pelamar) dipengaruhi oleh hal-hal sebagai berikut:

1. Balas jasa yang diberikan. Jika bals jasa besar maka pelamar banyak,

sebaliknya bila bals jasa kecil maka pelamar sedikit.

2. Status karyawan. Jika status karyawan tetap maka pelamar relatif

banyak, tetapi apabila status karyawan honorer, pelamar sedikit.

3. Kesempatan promosi. Jika kesempatan promosi terbuka lebar, jumlah

pelamar banyak, begitu juga sebaliknya.

4. Job spesification. Jika spesifikasi pekerjaan sedikit, pelamar akan

banyak, begitu juga sebaliknya.

5. Metode penarikan. Apabila penarikan terbuka luas melalui media

massa maka pelamar banyak, begitu juga sebaliknya, misalnya dengan

iklan.

6. Soliditas perusahaan. jika soliditas perusahaan cukup tinggi maka

pelamar banyak, begitu juga sebaliknya.

7. Peraturan perburuhan. Jika peraturan perburuhan longgar, pelamar

banyak, begitu juga sebaliknya, misalnya usia tenaga kerja.

8. Penawaran tenaga kerja. Jika penawaran tenaga kerja banyak, pelamar

akan banyak, begitu juga sebaliknya, misalnya banyak penganggur.

Apakah penarikan itu????

Penarikan adalah usaha mencari dan mempengaruhi tenaga kerja, agar

mau melamar lowongan pekerjaan yang ada dalam suatu pekerjaan.

Edwin B. Flippo, Recruitment is the process of searching for prospective

employess and stimulatting them to apply for job in the organizational.

(penarikan adalah proses pencarian dan pemikatan para calon pegawai

yang mampu bekrja di dalam organisasi). Jadi, penarikan adalah usaha

mencari dan menarik tenaga kerja agar melamar lowongan kerja yang ada

pada suatu perusahaan.

Siapakah yang disebut tenaga kerja itu?????

Menurut Pasal 1 UU No. 14 tahun 1969, tenaga kerja adalah tiap

orang yang mampu melakukan pekerjaan baik di dalam maupun di luar

hubungan kerja, guna menghasilkan barang atau jasa utnuk memenuhi

kebutuhan masyarakat. Tenaga kerja harus memenuhi persyaratan

peraturan pemerintah, seperti batas usia tertentu.

Jadi, pengertian tenaga kerja lebih luas daripada pengertian karyawan,

karena tenaga kerja orang yang bekerja di dalam maupun di luar hubungan

kerja. Ciri khas hubungan kerja adalah tenaga kerja itu bekerja di bawah

perintah orang lain dengan menerima balas jasa.

UU No. 14 Tahun 1969 dan peraturan pelaksanaannya tidak boleh

diadakan diskriminasi. Dalam Pasal 4 dikemukakan bahwa tiap tenaga

kerja berhak mendapat perlindungan atas keselamatan, kesehatan,

kesulitan, pemeliharaan moral kerja, serta perlakuan yang sesuai dengan

martabat manusia dan moral agama.

a. Kerja

Kerja adalah sejumlah aktivitas fisik dan mental yang dilaukan

seseorang untuk mengerjakan suatu pekerjaan.

b. Buruh/kuli

Buruh/kuli adalah seseorang pekerja harian atau honorer yang bekerja

di bawah perintah orang lain dan menerima balas jasa yang besarnya

tertentu.

c. Karyawan/pegawai

Karyawan/pegawai adalah seseorang pekerja tetap yang bekerja di

bawah perintah orang lain dan mendapat kompensasi serta jaminan.

Proses-Proses Penarikan Karyawan

a. Penentuan dasar penarikan

Dasar penarikan calon karyawan harus ditetapkan lebih dahulu supaya

para pelamar yang memasukkan lamarannya sesuai dengan pekerjaan

atau jabatan yang diminatinya. Dasar penarikan harus berpedoman

kepada spesifikasi pekerjaan yang telah ditentukan untuk menduduki

jabatan tersebut. Job spesification harus diuraikan secara terinci dan

jelas agar para pelamar mengetahui kualifikasi yang dituntut oleh

lowongan kerja tersebut. Misalnya, batas usia, pendidikan, jenis

kelamin, dan kesehatan. Jika spesifikasi pekerjaan dijadikan dasar dan

pedoman penarikan, karyawan yang diterima akan sesuai dengan

uraian pekerjaan dari jabatan atau pekerjaan tersebut.

b. Penentuan sumber-sumber penarikan

Setelah diketahui spesifikasi pekerjaan karyawan yang dibutuhkan,

harus ditentukan sumber-sumber penarikan calon karyawan. Sumber

penarikan calon karyawan bisa berasal dari internal dan eksternal

perusahaan.

a. Sumber internal

Sumber internal adalah karyawan yang akan mengisi lowongan

kerja yang lowong diambil dan dalam perusahaan tersebut, yakni

dengan cara memutasikan atau memindahkan karyawan yang

memenuhi spesifikasi pekerjaan jabatan itu. pemindahan karyawan

bersifat vertikal (promosi atau demosi) maupun bersifat horizontal.

Jika masih ada karyawan yang memenuhi spesifikasi pekerjaan,

sebaiknya pengisian jabatan tersebut diambil dari dalam

perusahaan, khususnya untuk jabatan manajerial.

Apa saja kebaikan dan kelemahan sumber internal?????

Kebaikan-kebaikan sumber internal:

Meningkatkan moral kerja dan kedisplinan karyawan, karena

ada kesempatan promosi.

Perilaku dan loyalitas karyawan semakin besar terhadap

perusahaan.

Biaya penarikan relatif kecil, karena tidak perlu memasang

iklan.

Waktu penarikan relatif singkat.

Orientasi dan induksi tidak diperlukan lagi.

Kestabilan karyawan semakin baik.

Kelemahan-kelemahan sumber internal:

Kewibawaan karyawan yang dipromosikan itu kurang.

Kurang membuka kesempatan sistem kerja baru dalam

perusahaan.

b. Sumber eksternal

Sumber eksternal adalah karyawan yang akan mengisi jabatan yang

lowong dilakukan penarikan dari sumber-sumber tenaga kerja di

luar perusahaan, antara lain berasal dari:

Kantor penempatan tenaga kerja,

Lembaga-lembaga pendidikan,

Referensi karyawan atau rekanan,

Serikat-serikat buruh,

Pencangkokan dari perusahaan lain,

Nepotisme dan leasing,

Pasar tenaga kerja dengan memasang iklan pada media massa,

dan

Sumber-sumber lainnya.

Bagaimanakah teknik pemasangan iklan yang baik pada media massa???

Teknik pemasangan iklan yang baik di media massa, harus disusun

berdasarkan urutan yang paling menarik bagi calon karyawan.

Contoh Iklan PT. ELVIJN May, SH.

PT. Elvijn May, SH. Membutuhkan beberapa orang karyawan dan pelamar

yang serius. Lamaran dialamatkan ke Jl. D.I. Panjaitan No. 13 Padang

Sidempuan.

Urutan iklannya adalah sebagai berikut:

1. Gaji dan kesejahteraan cukup memuaskan

2. Promosi terbuka lebar bagi karyawan yang berprestasi baik

3. Perumahan dan kendaraan disediakan

4. Jaminan kesehatan akan diberikan

5. Pendidikan S1 Ekonomi Jurusan Ekonomi Manajemen

6. Usia maks 26 tahun

7. Jenis kelamin pria dan wanita

8. Penerimaan lamaran ditutup pada tanggal 20 Mei 2000

9. Bersedia ditempatkan diseluruh Nusantara

Apa saja kebaikan dan kelemahan sumber eksternal itu????????

Kebaikan-kebaikan sumber eksternal:

Kewibawaan pejabat relatif baik

Kemungkinan membawa sistem kerja baru yang lebih baik

Kelemahan-kelemahan sumber eksternal:

Prestasi karyawan lama cenderung turun, karena tidak ada kesempatan

untuk promosi

Biaya penarikan besar, karena iklan dan seleksi

Waktu penarikan relatif lama

Orientasi dan induksi harus dilakukan

Turnover cenderung akan meningkat

Perilaku dan loyalitasnya belum diketahui.

c. Metode-metode penarikan

Metode penarikan akan berpengaruh besar terhadap banyaknya

lamaran yang masuk ke dalam perusahaan. metode penarikan calon

karyawan baru adalah “metode tertutup dan metode trbuka.”

1. Metode tertutup

Adalah ketika penarikan hanya diinformasikan kepada para

karyawan atau orang-orang tertentu saja. Akibatnya, lamaran yang

masuk relatif sedikit sehingga kesempatan untuk mendapatkan

karyawan yang baik sulit.

2. Metode terbuka

Adalah ketika penarikan hanya diinformasikan secara luas dengan

memasang iklan pada media massa cetak maupun elektronik, agar

tersebar luas ke masyarakat. Dengan metode terbuka diharapkan

lamaran banyak masuk sehingga kesempatan untuk mendapatkan

karyawan yang qualified lebih besar.

d. Kendala-kendala penarikan

Agar proses penarikan berhasil, perusahaan perlu menyadari berbagai

kendala yang bersumber dari organisasi, pelaksana penarikan, dan

lingkungan eksternal. Kendala-kendala yang dihadapi setiap

perusahaan tidak sama, tetapi umumnya kendala itu meliputi

kebijaksanaan organisasi, persyaratan jabatan, metode pelaksanaan

penarikan, kondisi tenaga kerja, solidaritas perusahaan, dan lingkungan

eksternal.

1. Kebijaksanaan-kebijaksanaan organisasi

Berbagai kebijaksanaan organisasi merupakan cermin utama

berhasil atau tidaknya penarikan calon pegawai. Kebijaksanaan

organisasi yang akan mempengaruhi penarikan adalah:

a. Kebijaksanaan kompensasi dan kesejahteraan

Jika perusahaan dapat memberikan kompensasi dan

kesejahteraan yang cukup besar serta adil, pelamar yang serius

akan semakin banyak. Sebaliknya jika gaji dan kesejahteraan

rendah, pelamar akan sedikit.

b. Kebijaksanaan promosi

Apabila kesempatan untuk promosi diberikan cukup luas maka

pelamar yang serius semakin banyak. Sebaliknya jika

kesempatan untuk promosi sangat terbatas, pelamar akan

sedikit. Promosi merupakan idaman setiap karyawan karena

dengan promosi berarti status dan pendapatan akan bertambah

besar.

c. Kebijaksanaan status karyawan

Jika status karyawan menjadi karyawan tetap (full time)

pelamar semakin banyak. Sebaliknya jika status karyawannya

honorer, harian, atau part time maka pelamar sedikit.

d. Kebijaksanaan sumber tenaga kerja

Jika tenaga kerja yang akan diterima hanya bersumber dari

tenaga kerja lokal maka pelamar serius sedikit. Sebaliknya jika

tenaga kerja yang akan diterima bersumber dari seluruh

Nusantara maka pelamar akan semakin banyak.

2. Persyaratan jabatan

Semakin banyak persyaratan yang harus dimiliki pelamar maka

pelamar semakin sedikit. Sebaliknya jika persyaratannya sedikit,

pelamar akan semakin bayak.

3. Metode pelaksanaan penarikan

Semakin terbuka penarikan melalui surat kabar, radio, atau TV

pelamar semakin banyak. Sebaliknya semakin tertutup penarikan,

pelamar semakin sedikit.

4. Kondisi pasar tenaga kerja

Semakin besar penawaran tenaga kerja semakin banyak pula

pelamar yang serius. Sebaliknya jika penawaran tenaga kerja

sedikit, pelamar juga sedikit.

5. Solidaritas perusahaan

Solidaritas perusahaan diartikan besarnya kepercayaan masyarakat

terhadap perusahaan, misalnya besarnya perusahaan. jika

solidaritas perusahaan besar, pelamar semakin banyak. Sebaliknya

jika solidaritas perusahaan rendah, pelamar sedikit.

6. Kondisi-kondisi lingkungan eksternal

Jika kondisi perekonomian tumbuh dengan cepat dan saingan

banyak, pelamar akan sedikit. Sebaliknya jika tingkat pertumbuhan

perekonomian kecil/depresi, pelamar semakin banyak.

Bagan Konsep Penarikan

c. Seleksi Penerimaan Karyawan

1. Pentingnya Seleksi

Karyawan adalah kekayaan atau aset utama dari setiap perusahaan.

peran karyawan sangat menentukan berhasil tidaknya perusahaan

mencapai sasarannya. Perusahaan harus selalu berusaha untuk

memperoleh dan menempatkan karyawan yang qualified pada setiap

jabatan dan pekerjaan supaya pelaksanaan pekerjaan lebih berdaya

guna serta berhasil guna.

Seleksi adalah usaha pertama yang harus dilakukan perusahaan untuk

memperoleh karyawan yang qualified dan kompeten yang akan

menjabat serta mengerjakan semua pekerjaan pada perusahaan.

pengertian atau definisi seleksi yang dikemukakan oleh para ahli

redaksinya tidak sama, tetapi maksud dan hakikatnya adalah sama.

PenarikanatauRecruitmentSumber-Internal-EksternalMetode-tertutup-terbukaKendala-Internal-Eksternal organisasiDasar-Job spesification-Peraturan pemerintah

Agar jelas pengertian seleksi ini, mari kita simak beberapa definisi

yang dikemukakan oleh para pakar:

MALAYU HASIBUAN

Seleksi adalah suatu kegiatan pemilihan dan penentuan pelamar yang

diterima atau ditolak untuk menjadi karyawan perusahaan. seleksi ini

didasarkan kepada spesifikasi tertentu dari setiap perusahaan

bersangkutan.

DALE YODER (1981-p 291)

Selection is the process by with candidates for employment are divided

into two those who be affered employed and who will not.

(seleksi adalah suatu proses ketika calon karyawan dibagi dua bagian,

yaitu yang akan diterima dan yang ditolak).

R.S DWIVEDI (19799-p 236)

The entire concept of selecting and placement has proved to be

effective in reducing turnover.

(seluruh konsep dari seleksi dan penempatan karyawan yang efektif

dapat diharapkan mengurangi tingkat perputaran atau keluar masuknya

karyawan).

MITTON M. MANDEL

The carefull selection and placement of employees to make sure that

they are physically, mentally and temperamentally fitted to the jobs the

are expected to do, to make sure that new employees can reasonally be

expected to develop into desireable employees, and so that there will

be a minimum number of square pigs in round holes.

(seleksi atau pemilihan yang cermat dan penempatan karyawan

membuat mereka secara fisik, mental, dan temperamen sesuai dengan

pekerjaan yang mereka harapkan, membuat karyawan baru dapat

berkembang sesuai keinginan mereka sehingga akan memperkecil

jumlah karyawan yang tidak pada tempatnya).

JAMES A. F. STONER (1978-p 497)

The selection process involved evaluating and closing among job

candidates application from resumes, interview, and reference checks

are commonly uses selection decrees.

(proses seleksi meliputi penilaian dan penetapan diantara calon-calon

pengisi jabatan. Aplikasi dan penilaian, wawancara, dan pengecekan

referensi adalah yang biasa digunakan dalam penetapan keputusan

seleksi).

Kesimpulan:

Seleksi untuk setiap penerimaan karyawan baru harus dilakukan secara

cermat, jujur, dan objektif supaya diperoleh karyawan yang qualified

dan penempatannya yang tepat sehingga pembinaan, pengembangan,

pengendalian, dan pengaturan karyawan relatif mudah dalam mencapai

sasaran yang diinginkan.

2. Dasar dan Tujuan Seleksi (RAHMAT HIDAYAT)

1. Dasar seleksi

Dasar seleksi berarti penerimaan karyawan baru hendaknya

berpedoman kepada dasar tertentu yang telah digariskan oleh

internal maupun eksternal perusahaan, supaya pelaksanaan dan

hasil seleksi dapat dipertanggungjawabkan baik secara hukum

maupun ekonomis. Dasar-dasar itu antara lain adalah:

a. Kebijaksanaan perburuhan pemerintah

Seleksi penerimaan karyawan baru harus berdasrkan dan

berpedoman pada UU perburuhan pemerintah. Seleksi usia

harus didasarkan kepada UU tanggal 6 Januari 1951 No. 1

Pasal 1.

Ayat 1-b : “orang dewasa ialah orang laki-laki maupun

perempuan yang berumur 18 tahun ke atas.”

Ayat 1-c : “orang muda ialah orang laki-laki maupun

perempuan yang berumur di atas 14 tahun,

akan tetapi di bawah 18 tahun.”

Ayat 1-d : “Anak-anak ialah orang laki-laki maupun

perempuan yang berumur 14 tahun ke bawah.”

Pasal 4 ayat 1 menetapkan : “orang muda tidak boleh

menjalankan pekerjaan pada

malam hari.”

Pasal 7 ayat 1 menetapkan : “orang wanita tidak boleh

menjalankan pekerjaan pada

malam hari, kecuali jikalau

pekerjaan itu menurut sifat,

tempat, dan keadaan,

seharusnya dijalankan oleh

seorang wanita.’

b. Spesifikasi Pekerjaan atau Jabatan

Seleksi harus didasarkan dan berpedoman kepada spesifikasi

jabatan atau pekerjaan yang akan dilakukan. Dalam spesifikasi,

telah ditetapkan persyaratan dan kualifikasi minimum dari

orang yang dapat menjabat atau melakukan pekerjaan tersebut.

Dasar ini harus betul-betul menjadi pedoman pelaksanaan

seleksi, seperti prinsip penempatan orang-orang yang tepat

pada tempat yang tepat dan penempatan orang yang tepat untuk

jabatan yang tepat atau “the right man on the right place and

the right man behind the right gun.”

c. Ekonomis

Tindakan ekonomis hendaknya menjadi dasar pelaksanaan

seleksi supaya biaya, waktu, dan pikiran dimanfaatkan secara

efektif sehingga hasil seleksi dapat dipertanggungjawabkan.

Mengadakan seleksi harus dengan cara yang paling efektif

dengan biaya serendah-rendahnya untuk mendapatkan

karyawan yang sebaik-baiknya.

d. Etika Sosial

Etika sosial hendaknya mendapat perhatian dan menjadi dasar

dalam melaksanakan seleksi penerimaan karyawan baru.

Seleksi harus dilakukan sesuai dengan etika sosial. Artinya,

memperhatikan norma-norma hukum, agama, kebudayaan, dan

adat istiadat masyarakat serta hukum yang berlaku dinegara

yang bersangkutan.

2. Tujuan Seleksi Penerimaan Karyawan

Seleksi penerimaan karyawan baru bertujuan untuk mendapatkan

hal-hal sebagai berikut:

Karyawan yang qualified dan potensial

Karyawan yang jujur dan berdisiplin

Karyawan yang cakap dengan penempatan yang tepat

Karyawan yang terampil dan bersemangat dalam bekerja

Karyawan yang memenuhi persyaratan dan UU perburuhan

Karyawan yang dapat bekerja sama baik secara vertikal maupun

horizontal

Karyawan yang dinamis dan kreatif

Karyawan yang inovatif dan bertanggung jawab sepenuhnya

Karyawan yang loyal dan berdedikasi tinggi

Mengurangi tingkat absensi dan turnover karyawan

Karyawan yang mudah dikembangkan pada masa depan

Karyawan yang dapat bekerja secara mandiri

Karyawan yang mempunyai perilaku dan budaya malu

Setelah kita mengetahui secara jelas tujuan pelaksanaan seleksi,

kegiatan selanjutnya adalah menetapkan cara, sistem, dan tahapan-

tahapan seleksi yang akan dilakukan.

3. Penetapan Jumlah Karyawan

Setelah dasar dan tujuan seleksi diketahui, langkah seleksi selanjutnya

adalah penetapan jumlah karyawan yang dibutuhkan perusahaan.

penetapan jumlah karyawan harus betul-betul diperhitungkan secara

cermat suapaya karyawan yang akan diterima tepat sesuai dengan

volume pekerjaan. Metode penetapan jumlah karyawan dilakukan

dengan metode non ilmiah dan metode ilmiah.

a. Metode Nonilmiah

Menurut metode non ilmiah, jumlah karyawan yang dibutuhkan

hanya didasrkan atas perkiraan-perkiraan saja, bukan atas

perhitungan yang cermat dari volume pekerjaan dan standar

prestasi kerja. Metode non ilmiah akan mengakibatkan jumlah

karyawan yang diterima tidak sesuai dengan kebutuhan volume

pekerjaan, sehingga menimbulkan kerugian.

b. Metode Ilmiah

Menurut metode ilmiah, jumlah karyawan yang akan diterima

betul-betul atas perhitungan dan analsis beban kerja (work load

analysis) serta standar prestasi pekerja. Analisis beban kerja adalah

penentuan jumlah pekerja yang diperlukan untuk menyelesaikan

suatu pekerjaan dalam jangka waktu tertentu.

Analisis beban kerja =

Contoh :

CV. Mohammad Fitrawan Nur akan memproduksi 700 unit barang

setiap hari. Standar prestasi, per orang, per hari (7 jam) 10 unit.

volume pekerjaanstandar prestasi

x satu orang

Berapa jumlah karyawan yang dibutuhkan CV. Mohammad

Fitrawan Nur?

Jawab :

Jumlah karyawan yang dibutuhkan =

Jika karyawan yang 70 orang ini betul-betul efektif bekerja setiap

hari, maka pekerjaan akan selesai tepat pada waktunya.

Bagaimana usaha yang harus dilakukan agar pekerjaan tepat selesai

pada waktunya dan jumlah karyawan mendekati kebutuhan yang

sbenarnya? Dalam hal ini kita harus memperkirakan tingkat rata-

rata absensi atau ketidakhadiran pekerja. Absen adalah tidak

bekerjanya seorang karyawan pada saat hari kerja, karena sakit,

izin, alpa, atau cuti. Absensi adalag daftar administrasi

ketidakhadiran pekerja (absen).

Cara menghitung rata-rata absen atau ketidakhadira:

Absen =

Contoh :

Jumlah karyawan CV. Mustika F.D 10 orang

Jumlah karyawan yang absen bulan september sebanyak 20 hari

Jumlah hari kerja pada bulan september adalah 25 hari

Berapa besarnya absen CV. Mustika F.D bulan september?

Jawab:

Tingkat absen CV. Mustika F.D =

Manajer personalia harus mengadministrasi ketidakhadiran

karyawan dengan mencatat hal-hal berikut:

70010

x 1 orang = 70 orang

jumlah hari kerja absen per bulanjumlah hari kerja per bulan

x 100%

2010 x 25

x 100% = 8%

a. Karyawan yang tidak hadir, beserta apa alasan-alasannya

b. Hari-hari apa saja tingkat absen yang paling tinggi

c. Kelompok jenis kelamin dan tingkat usia yang paling banyak

tidak hadir

d. Pada kondisi atau bagian mana yang paling banayk tidak hadir

e. Alasan apa saja yang paling banyak dikemukakan karyawan

c. Cara seleksi

Cara seleksi yang dilaksanakan organisasi perusahaan maupun

organisasi sosial dalam penerimaan karyawan baru sampai dewasa

dikenal dengan dua cara, yaitu non ilmiah dan metode ilmiah.

Non ilmiah

Seleksi dengan cara non ilmiah adalah seleksi yang

dilaksanakan tidak didasarkan kepada kriteria, standar, atau

spesifikasi kebutuhan nyata pekerjaan atau jabatan, tetapi hanya

didasarkan kepada perkiraan dan pengalaman saja. Seleksi

dalam hal ini tidak berpedoman kepada uraian pekerjaan dan job

spesification dari jabatan yang akan diisi.

Seleksi non ilmiah sering dilaksanakan di negara yang sedang

berkembang (Under Development Country=UDC), karena

umumnya UDC belum melaksanakan manajemen profesional.

Unsur-unsur yang diseleksi biasanya meliputi hal-hal sebagai

berikut:

1. Surat lamaran bermaterai atau tidak.

2. Ijazah sekolah dan daftar nilainya.

3. Surat keterangan pekerjaan dan pengalaman.

4. Referensi atau rekomendasi dari pihak yang dapat dipercaya.

5. Wawancara langsung dengan pelamar bersangkutan.

6. Penampilan dan keadaan fisik (cantik atau gantengnya)

pelamar.

7. Keturunan dari pelamar bersangkutan

8. Tulisan pelamar.

Seleksi non ilmiah sering menimbulkan mismanajemen

penempatan karyawan yang baru diterima. Bahkan, karyawan

yang bersangkutan tidak mampu menyelesaikan pekerjaan yang

ditugaskan kepadanya.

Seleksi non ilmiah (observation method) kurang dapat

dipertanggungjawabkan karena sering memperoleh karyawan

baru yang tidak cakap menyelesaikan pekerjaannya, bahkan

menimbulkan kesulitan-kesulitan bagi perusahaan. tulisan yang

baik, tampang yang cakap, bicara yang lancar, belum tentu

terampil dan bergairah bekerja. Sebaliknya seseorang yang

mempunyai tampang yang kurang cakap, tulisan yang tidak

baik, dan bicara yang kurang lancar, bisa jadi lebih terampil,

bergairah, kreatif, dan loyal terhadap pekerjannya.

Metode Ilmiah

Seleksi dengan metode ilmiah adalah seleksi yang didasarkan

kepada job spesification (ilmu pengetahuan) dan kebutuhan

nyata jabatan yang akan diisi, serta berpedoman kepada kriteria

dan standar-standar tertentu.

Adapun langkah-langkah yang ditempuh dalam menggunakan

metode ilmiah:

1. Metode kerja yang jelas dan sistematis

2. Berorientasi kepada prestasi kerja

3. Berorientasi kepada kebutuhan riil karyawan

4. Berdasarkan kepada job analysisi dan ilmu sosial lainnya

5. Berpedoman kepada UU perburuhan

Dengan seleksi ilmiah diharapkan akan diperoleh karyawan

yang qualified dengan penempatan yang tepat, sehingga

pembinaan dan pengembangannya relatif lebih mudah.

d. Kualifikasi Seleksi

Penyeleksi harus mengetahui secara jelas kualifikasi yang akan

diseleksi dari pelamar. Hal ini sangat penting supaya sasaran

dicapai dengan baik. Tanpa mengetahui secara jelas kualifikasi

seleksi akan mengakibatkan sasaran yang dicapai menyimpang.

Kualifikasi seleksi meliputi:

Umur

Umur harus mendapat perhatian karena akan mempengaruhi

kondisi fisik, mental, kemampuan kerja, dan tanggungjawab

seseorang. Umur pekerja juga diatur oleh UU perburuhan.

Karyawan muda umumnya mempunyai fisik yang lebih kuat,

dinamis, dan kreatif. Tetapi cepat bosan, kurang

bertanggungjawab, cenderung absensi, dan turnover-nya tinggi.

Karyawan yang umurnya lebih tua kondisi fisiknya kurang,

tetapi bekerja ulet, tanggungjawabnya besar, serta absensi dan

turnover-nya rendah.

Keahlian

Keahlian harus mendapat perhatian utama kualifikasi seleksi.

Hal ini yang akan menentukan mampu tidaknya seseorang

menyelesaikan pekerjaan yang ditugaskan kepadanya. Keahlian

ini mencakup technical skill, human skill, conceptual skill,

kecakapan untuk memanfaatkan kesempatan, serta kecermatan

menggunakan peralatan yang dimiliki perusahaan dalam

mencapai tujuan.

Kesehatan Fisik

Kesehatan fisik sangat penting untuk dapat menduduki suatu

jabatan. Tidak mungkin seseorang dapat menyelesaikan tugas-

tugasnya dengan baik jika sering sakit. Bahkan, perusahaan akan

dibebani pengeluaran biaya perawatan yang cukup besar.

Pendidikan

Pendidikan merupakan suatu indikator yang mencerminkan

kemampuan seseorang untuk dapat menyelesaikan suatu

pekerjaan. Dengan latar belakang pendidikan pula seseorang

dianggap akan mampu menduduki suatu jabatan tertentu.

Jenis Kelamin

Jenis kelamin harus diperhatikan berdasrkan sifat pekerjaan,

waktu mengerjakan, dan peraturan perburuhan. Misalnya, untuk

pekerjaan berat atau jaga malam kurang pantas dijabat kaum

wanita. Demikian juga untuk pekerjaan merawat bayi kurang

cocok dilakukan oleh pria.

Tampang

Tampang (physical appearance) perlu mendapat perhatian,

karena orang yang berbakat lebih cepat berkembang dan mudah

menangkap pengarahan yang diberikan. Biasanya orang yang

berbakat lebih kreatif mengembangkan dirinya.

Temperamen

Temperamen adalah pembawaan seseorang yang sulit

dipengaruhi oleh lingkungan dan melekat pada dirinya.

Penilaian temperamen calon karyawan agak sulit. Untuk

penilaian biasanya diserahkan kepada psikolog.

Karakter

Karakter atau kepribadian berbeda dengan temperamen

walaupun ada hubungan yang erat antara keduanya. Karakter

merupakan sifat pembawaan seseorang yang dapat diubah

dengan lingkungan atau pendidikan, sedangkan temperamen

tidak dapat diubah oleh lingkungan.

Pengalaman Kerja

Pengalaman kerja seorang pelamar hendaknya mendapat

pertimbangan utama dalam proses seleksi. Orang yang

berpengalaman merupakan calon karyawan yang telah siap

pakai.

Kerjasama

Kerjasama harus diperhatikan dalam proses seleksi, karena

kesediaan kerjasama, baik vertikal maupun horizontal

merupakan kunci keberhasilan perusahaan, asalkan kerjasama

itu sifatnya positif serta berasaskan kemampuan.

Kejujuran

Kejujuran merupakan kualifikasi seleksi yang sangat penting

karena kejujuran merupakan kunci untuk mendelegasikan tugas

kepada seseorang.

Kedisiplinan

Perlu diperhatikan dalam proses seleksi karena untuk dapat

menyelesaikan tugas dengan baik seseorang harus disiplin, baik

pada dirinya sendiri maupun pada peraturan perusahaan.

karyawan yang kurang disiplin sulit diharapkan mendapat hasil

kerja yang baik.

Inisiatif dan Kreatif

Inisiatif dan kreatif merupakan kualifikasi seleksi yang penting

karena inisiatif dan kreatifitas dapat membuat seseorang mandiri

dalam menyelesaikan pekerjaannya.

Sistem dan Prosedur Seleksi

Sistem dan prosedur seleksi harus berasaskan efisiensi (uang,

waktu, tenaga) dan bertujuan untuk memperoleh karyawan yang

terbaik dengan penempatannya yang tepat. Sistem seleksi

menurut Andrew F. Sikula adalah Succesive-Hurdles dan

Compensatory-Approach.

Succesive-Hurdles adalah sistem seleksi yang dilaksanakan

berdasarkan urutan testing, yakni jika pelamar tidak lulus pada

suatu testing, ia tidak boleh mengikuti testing berikutnya dan

pelamar tersebut dinyatakan gugur.

Compensatory-Approach adalah sistem seleksi yang dilakukan

dengan cara si pelamar mengikuti seluruh testing, kemudian

dihitung nilai rata-rata tes apakah mencapai standar atau tidak.

Pelamar yang mencapai nilai standar dinyatakan lulus,

sedangkan pelamar yang tidak mencapai standar dinyatakan

gugur atau tidak diterima.

Prosedur Seleksi

Prosedur (proses) atau langkah-langkah peleksanaan seleksi

perlu ditetapkan dengan cermat dan berdasarkan asas efisiensi

untuk memperoleh karyawan yang qualified dengan penempatan

yang tepat.

Langkah-langkah Seleksi

1. Seleksi surat-surat lamaran

Menyeleksi surat-surat lamaran artinya memilih surat-surat

lamaran dan mengelompokkan atas surat lamaran yang

memenuhi syarat dan surat lamaran yang tidak memenuhi

syarat.

2. Pengisian blanko lamaran

Pelamar yang dipanggil diharuskan mengisi blanko

(formulir) lamaran yang telah disediakan. Formulir ini

memuat rincian data yang komplet dari pelamar, seperti

orang tuanya, pengalaman kerjanya, dan gaji yang

dimintakan.

3. Pemeriksaan Referensi

Memeriksa referensi adalah meneliti siapa referensi pelamar,

dipercaya atau tidak untuk memberikan informasi mengenai

sifat, perilaku, pengalaman kerja, dan hal-hal lain yang

dianggap penting dari pelamar. Referensi yang digunakan

adalah:

Personal references adalah referensi yang dapat

memberikan informasi mengenai karakter dan kondisi

kesehatan atau penyakit yang pernah dialami pelamar.

Referensi ini biasanya diberikan oleh keluarga atau teman-

teman dekat pelamar.

Employment references adalah referensi yang dapat

memberikan informasi atau semacam jaminan mengenai

latar belakang maupun pengalaman kerja pelamar

bersangkutan. Referensi ini biasanya diberikan oleh

perusahaan asal pelamar bekerja atau oleh teman yang telah

pernah bekerja sama dalam suatu organisasi. Jadi, pada

prinsipnya semakin penting, strategis, dan vital suatu

jabatan, semakin cermat pemeriksaan referensi, bahkan

kalau perlu ada clearance pelamar dari Bakin.

4. Wawancara pendahuluan

Dalam wawancara pendahuluan, pimpinan atau tim

penyeleksi perusahaan mengadakan wawancara formal dan

mendalam dengan pelamar. Dengan demikian, akan

didapatkan data yang lebih komplet dan terinci. Dengan

percakapan langsung, pewawancara yang berpengalaman

dan jeli dapat menggali kemampuan (acceptability) seorang

pelamar. Dengan wawancara akan diperoleh informasi dari

setiap pelamar, kemudian dibandingkan satu persatu siapa

yang paling tinggi kemampuannya untuk melakukan

pekerjaan itu.

Wawancara (interviewing) berarti tanya jawab dengan

maksud memperoleh data atau informasi lebih mendalam

secara langsung dari pelamar. Ada beberapa jenis

wawancara yang dikenal:

1. Unstructured interview (free interview) adalah

wawancara secara bebas tanpa persiapan pertanyaan

yang akan ditanyakan.

2. Structured interview (guided interview) adalah

wawancara yang pertanyaannya telah disiapkan sehingga

wawancara lebih terarah dan cepat. Keburukan cara ini

hasilnya tidak mendalam karena pertanyaan yang diajkan

terbatas.

3. Mixed interview adalah kombinasi dari free interview

dengan guided interview. Cara ini akan dapat

memperoleh dan atau informasi yang lebih komplet dan

terinci dari pelamar.

5. Tes Penerimaan

Adalah proses untuk mencari data calon karyawan yang

disesuaikan denga spesifikasi jabatan atau pekerjaan yang

akan dijabat. Jenis tes penerimaan karyawan ini adalah

wawancara dan tertulis. Adapun bentukbentuk tes

penerimaan sebagai berikut:

Physical test yaitu proses untuk menguji kemampuan fisik

pelamar, misalnya pendengaran dan penglihatan (buta warna

atau tidak).

Academic (knowledge) test yaitu proses menguji kecakapan

yang dimiliki pelamar sesuai dengan kebutuhan jabatan yang

akan diisinya.

Phsychological test yaitu proses menguji tentang kecerdasan

(intelligence), bakat (atitude), prstasi (achievment), minat

(interest), dan kepribadian (personality) dari pelamar.

6. Tes Psikologi (phsychological test)

Tes psikologi adalah proses menguji atau mengetes

kemampuan mental pelamar untuk mengukur apakah

mentalnya sesuai dengan yang diinginkannya.

Jenis-jenis tes psikologi:

Tes kecerdasan (intelligence test) yaitu mengetes

kepribadian mental pelamar dalam hal daya pikir secara

menyeluruh dan logis.

Tes kepribadian (personality test) yaitu mengetes

kepribadian mental pelamar dalam hal kesediaan bekerja

sama, sifat kepemimpinan, kejujuran, dan unsur-unsur

kepribadian lainnya yang dibutuhkan perusahaan.

Tes bakat (atitude test) yaitu mengetes dan mengukur

kemampuan mental potensial (IQ) pelamar apakah

mempunyai kesanggupan untuk dikembangkan dikemudian

hari.

Test minat (interest test) yaitu mengetes jenis pekerjaan apa

yang paling disenangi oleh pelamar dan mengukur apa

pelamar cocok serta antusias mengerjakan pekerjaan yang

akan diberikan kepadanya.

Test prestasi (achievment test) yaitu mengetes dan

mengukur apa pelamar akan mampu berprestasi

mengerjakan pekerjaan yang diberikan kepadanya. Tes

prestasi ini hendaknya dilakukan secara cermat dan

mendalam untuk mengetahui apa pelamar mempunyai

mental serta kemauan besar dalam mencapai prestasi kerja

optimal.

e. Pendekatan Seleksi

1. Succesive Hurdles Selection Approach

Pendekatan ini mengharuskan setiap calon karyawan untuk

mengikuti semua prosedur seleksi secara bertahap. Setiap

tahapan seleksi, pelamar diuji dan dievaluasi oleh tim seleksi.

Kebaikan pendekatan ini adalah efisiensi biaya dan waktu

rekruitmen, terutama jika jumlah calon karyawan sangat

banyak. Sedangkan keburukannya adalah perusahaan tidak

dapat mengetahui informasi kemampuan calon karyawan

secara keseluruhan, sehingga ada kemungkinan mendapatkan

karyawan yang tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Seleksi surat lamaran

Blankolamaran

Wawancara pendahuluan

Pemeriksaan referensi

DITOLAK

Penerimaankaryawan

TesKesehatan

TesPsikologi

TesTertulis

2. Compensatory Selection Approach

Dalam pendekatan ini, setiap calon karyawan diberi

kesempatan yang sama untuk mengikuti seluruh prosedur

seleksi. Nilai dari tiap seleksi dikumpulkan dan nilai yang

terbesarlah yang diterima di perusahaan. dengan pendekatan

ini, semua kelebihan dan kelemahan calon karyawan dapat

diketahui dan dapat dicari yang benar-benar sesuai dengan

kebutuhan perusahaan. keburukannya ialah memerlukan waktu

maupun biaya yang besar, terutama jika calon karyawan relatif

banyak.

Dr. Toshitaka Nomi dari Lembaga Pemeriksaan darah di Tokyo

mengemukakan bahwa golongan darah mengungkapkan watak manusia

sebagai berikut:

1. Golongan darah A bisa dipercaya

Sifat diri yang paling menonjol manusia yang memiliki golongan darah

A ialah dapat dipercaya, sangat teliti, dan penuh tanggungjawab

terutama pada waktu melaksanakan pekerjaannya.

2. Golongan darah B lemah lembut

Manusia golongan darah B mempunyai sifat lemah lembut dan sangat

perasa mereka tergolong manusia paling tenag dan kalem.

3. Golongan darah AB emosional

Manusia golongan darah AB mempunyai sifat yang emosional, ragu-

ragu, dan pendiriannya dipengaruhi oleh situasi.

Wawancarapendahuluan

Tes Tertulis

Tes Psikologi

PenerimaanKaryawan

Tes Kesehatan

nn

DITOLAK

4. Golongan darah O berbakat pemimpin

Manusia golongan darah O berbakat pemimpin, energi rohaniah, gairah

kerjanya tinggi tanpa kenal istirahat, dan prestasi kerjanya optimal.

Manusia golongan darah O sangat kesal melihat karyawan yang

bekerja bermalas-malasan dan dia menganggap bahwa semua manusia

harus bekerja dengan rajin serta efektif, dia lupa bahwa kemampuan

manusia itu berbeda-beda.

Golongan darah ini menurut hemat penulis sebaiknya dipergunakan

sebagai salah satu indikator seleksi mental dari penerimaan karyawan.

7. Tes kesehatan

Yaitu pemeriksaan fisik pelamar apakah memenuhi

spesifikasi yang telah ditentukan untuk jabatan yang

bersangkutan. Misalnya, pendengaran, penglihatan (buta

warna atau tidak), berpenyakit jantung atau tidak, bronkhitis

atau tidak, dan mempunyai cacat badan atau tidak.

8. Wawancara akhir oleh atasan langsung

Bertujuan untuk mengetahui sejauh mana kemampuan

praktis pelamar dalam mengerjakan pekerjaan dan juga

untuk memperoleh gambaran apakah pelamar dapat diajak

bekerjasama atau tidak.

9. Memutuskan diterima atau ditolak

Pelamar yang tidak memenuhi spesifikasi ditolak, sedangkan

pelamar yang lulus dari setiap seleksi diputuskan diterima

menjadi calon karyawan dengan status karyawan dalam

masa percobaan. Selanjutnya mereka diharuskan mengisi

formulir dan melengkapi syarat-syarat sepenuhnya.

10. Tingkat-tingkat seleksi

a. Seleksi Tingkat pertama

Menyeleksi surat lamaran, kemudian memutuskan

diterima atau ditolak. Yang dierima menjadi calon

karyawan dengan status masa percobaan.

b. Seleksi tingkat kedua

Melakukan seleksi atas calon karyawan yang berstatus

masa percobaan. Caranya dengan mengamati dan

menilai mental, perilaku, dan kemampuan nyata calon

karyawan dalam menyelesaikan pekerjaan, serta

kedisiplinan.

c. Seleksi tingkat ketiga

Mengikutsertakan calon karyawan yang telah dianggap

lulus untuk mengikuti diklat. Misalnya, prajabatan.

11. Kendala-kendala seleksi

a. Tolok ukur

Adalah kesulitan untuk menentukan standar tolok ukur

yang akan digunakan mengukur kualifikasi-kualifikasi

seleksi secara obyektif. Misalnya, kejujuran,

kedisiplinan, kesetiaan, dan prakarsa.

b. Penyeleksi

Kesulitan mendapatkan penyeleksi yang benar-benar

qualified, jujur, dan objektif penilaiannya.

c. Pelamar

Kesulitan untuk mendapatkan jawaban yang jujur dari

pelamar. Mereka selalu memberikan jawaban yang baik-

baik saja tentang dirinya sedangkan hal-hal yang buruk

disembunyikannya.

d. Penempatan, Orientasi, dan Induksi karyawan

Penempatan karyawan adalah tindak lanjut dari seleksi, yaitu

menempatkan calon karyawan yang diterima (lulus seleksi) pada

jabatan/pekerjaan yang membutuhkannya dan sekaligus mendelegasikan

authority kepada orang tersebut. Penempatan ini harus didasarkan job

description, dan job spesification yang telah ditentukan.

Orientasi atau perkenalan bagi setiap karyawan baru harus dilaksanakan

untuk menyatakan bahwa mereka betul-betul diterima dengan tangan

terbuka menjadi karyawan yang akan bekerja sama dengan karyawan lain

pada perusahaan itu. dengan orientasi dapat diatasi keragu-raguan,

kecanggungan, dan tibul rasa percaya diri karyawan baru dalam

melaksanakan pekerjaannya.

Induksi karyawan adalah kegiatan untuk mengubah perilaku karyawan

baru supaya menyesuaikan diri dengan tata tertib perusahaan. induksi pada

dasarnya merupakan tugas dari atasan langsung karyawan bersangkutan

sehingga karyawan baru menyadari bahwa dia harus mentaati peraturan-

peraturan perusahaan dan mengerjakan tugas-tugasnya dengan baik.

c. Simpulan (TIM KELOMPOK)

Pengadaan (procurement) adalah fungsi operasional pertama MSDM.

Pengadaan karyawan merupakan masalah penting, sulit, dan kompleks karena

untuk mendapatkan dan menempatkan orang-orang yang kompeten, serasi, serta

efektif tidaklah semudah membeli dan menempatkan mesin. Karyawan adalah

aset utama perusahaan yang menjadi perencana dan pelaku aktif dari setiap

aktivitas organisasi. Mereka mempunyai pikiran, perasaan, keinginan, status, dan

latar belakang pendidikan, usia, dan jenis kelamin yang heterogen yang dibawa ke

dalam organisasi perusahaan. karyawan bukan mesin, uang, dan material yang

sifatnya pasif dan dapat dikuasai serta diatur sepenuhnya dalam mendukung

tercapainya tujuan perusahaan.

Uraian pekerjaan harus diuraikan secara jelas agar pejabat yang akan

menduduki jabatan tersebut mengetahui tugas tanggung jawab, dan standar

prestasi yang harus dicapainya. Uraian pekerjaan harus menjadi dasar untuk

menetapkan spesifikasi pekerjaan, supaya pengisian jabatan didasarkan apa baru

siapa sehingga mismanajemen dapat dihindari.