1

Disampaikan di Acara Forum Komunikasi Pengelola Perpustakaan di Lingkungan Badan Diklat ESDM

20 – 22 Agustus 2015

Digitalisasi dan Alih Media Oleh:

Pitoyo Widhi Atmoko, M.Si Perpustakaan Universitas Brawijaya

Perpustakaan sebagai tempat yang menyediakan berbagai referensi dan koleksi sumber informasi, menjadi sentral rujukan untuk pengembangan ilmu pengetahuan bagi mahasiswa, peneliti, dosen, kaum akademisi serta masyarakat umum. Perpustakaan bertugas mengumpulkan informasi, mengolah, menyajikan dan melayani kebutuhan informasi bagi pemakai perpustakaan. Perpustakaan berkembang dari sistem konvensional menuju ke sistem yang lebih modern yaitu perpustakaan digital dan berlanjut lagi ke arah terbaru yaitu CLOUDS LIBRARY (perpustakaan dengan menerapkan konsep Clouds Computing), dimana kebutuhan infrastruktur jaringan internet lebih dominan. Berkembangnya sumber informasi dari media cetak ke media elektronik, memberikan dampak antara lain:

Perubahan cara bekerja Dominasi penggunaan komputer sebagai salah satu alat bantu dalam bekerja

Perubahan cara berkomunikasi Penggunaan intranet, internet, email, website, media sosial, kontrol akses jarak jauh)

Perubahan persepsi tentang efisiensi Perpindahan dari repositori fisik ke repositori virtual, dari gedung ke server

Perubahan dalam penciptaan, pengelolaan, dan penggunaan informasi Dari media penyimpanan kertas ke media penyimpanan elektronik (optical disk, harddisk, cloud drive)

Secara fisik, bahan cetak memiliki umur, maka dibutuhkan upaya pelestarian kandungan informasi, beberapa jenis pelestarian yang lazim digunakan adalah:

Fotocopy

Reproduksi foto

Digitalisasi

Fotocopy dan reproduksi foto merupakan kegiatan yang menghasilkan bahan perpustakaan yang sejenis, dilihat dari segi penyimpanan butuh tempat yang lebih luas. Digitalisasi merupakan suatu proses mengalih media informasi analog ke media digital. Keuntungan Digitalisasi

Melindungi dan mewakili sumber asli

Lebih hemat dan mudah dalam penyimpanan

Lebih mudah pengeloaan dan cepat dalam proses temu kembali

Lebih mudah penyebaran/disseminasi informasi

Lebih interaktif (konten multimedia)

Lebih mudah penggandaan dan backup

2

Disampaikan di Acara Forum Komunikasi Pengelola Perpustakaan di Lingkungan Badan Diklat ESDM

20 – 22 Agustus 2015

Munculnya perpustakaan digital yang memiliki keunggulan dalam kecepatan akses karena berorientasi pada data digital dan media jaringan komputer, perlu proses alih media bahan pustaka ke bentuk digital.

Berikut ini tahapan alih media digital: 1. Mengumpulkan dan seleksi sumber materi bahan perpustakaan

Sumber materi bahan perpustakaan dapat diperoleh dari pihak internal dan eksternal Pihak internal: koleksi bahan perpustakaan yang sudah tersedia pada institusi. Misalnya diperoleh dari bagian yang menyimpan koleksi. Pihak eksternal : koleksi bahan perpustakaan yang berasal dari luar institusi misalnya, koleksi pribadi, museum, perpustakaan wilayah lain, atau lembaga lain yang telah bekerjasama.

2. Klarifikasi hak cipta (copyright) dan kepemilikan

Melakukan klarifikasi hak cipta (copyright) dan kepemilikan dari sumber materi bahan perpustakaan perlu dilakukan untuk aspek legalitas terhadap hak kekayaan intelektual (HAKI). Bila sudah public domain atau milik dari institusi sendiri maka tidak perlu lagi dilakukan proses perjanjian tertulis terhadap penulis/pengarang atau penerbit yang bersangkutan

3. Memeriksa Kondisi Fisik dan Pencatatan data Bibliografi

Diawali dengan memeriksa kondisi fisik dari sumber bahan perpustakaan.Apabila terdapat kerusakan atau akan berdampak buruk bagi sumber materi ketika melakukan proses pemindaian (scanning),maka harus diambil tindakan pencegahan sebelumnya. Jika dalam bentuk audiovisual seperti kaset audio dan video, perlu dilakukan proses pembersihan dari jamur yang menempel pada kaset tersebut sebelum dilakukan proses capture menggunakan hardware yang sesuai. Tahapan ini dilanjutkan dengan mencatat data bibliografi setiap sumber koleksi yang sudah terkumpul agar mengetahui secara pasti detail dari suatu objek yang akan dialih mediakan.

4. Proses alih media

Pemindaian (scanning) terhadap lembaran naskah dan foto dalam bentuk tercetak atau dari sumber slide maupun microfilm. Pemotretan dilakukan untuk sumber bahan perpustakaan dalam bentuk 3 dimensi. Begitu pula bahan perpustakaan rekaman audio dan video di lakukan dengan menggunakan peralatan dan aplikasi yang mendukung. Jika dalam bentuk kaset audio maka kita perlu menyediakan peralatan tape pemutar kaset audio yang memiliki output untuk proses recording di komputer. Begitu juga untuk bahan video, kita perlu menyesuaikan peralatan video player dan video capture yang sesuai dengan ukuran kaset video tersebut. Kita tahu perkembangan kaset video mulai yang ukuran besar (VHS, Hi8, Mini DV, Optical Disk, SD Card, Micro SD) perlu disesuaikan dengan player yang tersedia dan proses video capturingnya.

3

Disampaikan di Acara Forum Komunikasi Pengelola Perpustakaan di Lingkungan Badan Diklat ESDM

20 – 22 Agustus 2015

5. Pengeditan,

File hasil proses alih media menjadi file source yang siap dilakukan editing. Kita perlu memilih software yang sesuai untuk pemrosesan gambar, audio, dan video dibutuhkan untuk tahapan ini sampai menghasilkan file master yang siap dipublikasikan. Pengeditan gambar biasanya dilakukan penyesuaian ukuran (resizing), menyesuaikan kepekatan warna dan kekontrasan (color depth dan contrast), membersihkan area tertentu bila terdapat noda kotoran atau pengaruh lainnya dari hasil prose alih media. Software Editing Audio digunakan untuk perbaikan kualitas file hasil recording. Pemberian watermark perlu dilakukan pada setiap gambar (image) yang di hasilkan dengan menambahkan logo dengan tingkat transparansi tertentu disesuaikan dengan kebutuhan.

6. Kompilasi File (mastering file) Kompilasi file diperlukan untuk menggabungkan hasil pada tahapan editing menjadi 1 file utama yang diinginkan sesuai tujuan alih media. Sebagai contoh proses scanning halaman-halaman buku sebagai file tunggal (image) perlu digabungkan sesuai nomor halamannya menjadi 1 file master yang seperti 1 buah buku digital yang dapat dilengkapi dengan watermark sebagai salah satu identitas pengamanan secara visual.

7. Input Metadata dan Upload File Digital

input metadata dan upload file digital melalui program digital library atau sistem manajemen data digital, diperlukan untuk merekam setiap koleksi file digital yang telah di hasilkan. Melalui sistem ini dapat dilakukan manajemen file digital sehingga akan di ketahui secara pasti setiap perkembangan hasil pekerjaan alih media yang dilengkapi fungsi index dan mesin pencari (search engine) sebagai alat penelusuran atau temu kembali koleksi dokumen yang di maksud.

8. Tahapan koreksi akhir Tahapan ini sebagai salah satu quality control terhadap file master serta input metadata bahan alih media sebelum masuk tahapan akhir pengemasan dan publikasi. Hal ini untuk menghindari kesalahan yang mungkin dilakukan pada tahap sebelumnya.

9. Pengemasan dan Publikasi

Pengemasan dan publikasi terhadap file digital yang dihasilkan, perlu dilakukan proses upload ke media yang dapat di akses secara mudah oleh para pemustaka. Media tersebut dapat berupa media offline ataupun online.