perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id persiapan dan .../persia... · persyaratan dalam...

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

PERSIAPAN DAN PELAKSANAAN PENGADAAN BARANG / JASA

PEMERINTAH DI SEKRETARIAT DPRD KOTA SURAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Persyaratan Dalam memperoleh Sebutan Vokasi

Ahli Madya (A.M.d.) Dalam Bidang Manajemen Pemasaran

Oleh:

Yanuar Herdianto

F3208092

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN PEMASARAN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2011


commit to user


commit to user

v

MOTTO

Kehidupan manusia merupakan serangkaian ujian dan misteri yang diberikan oleh

Allah SWT, hanya orang yang berimanlah yang mampu menghadapi ujian itu

dengan rasa sabar dan bersyukur (Penulis)

Kegagalan adalah suatu kesuksesan yang tertunda, janganlah merasa putus asa,

dan lakukan yang terbaik bagi dirimu (Penulis)


commit to user

vi

PERSEMBAHAN

Karya ini kupersembahkan kepada:

1. Orang tua tercinta

2. Keluarga yang selalu memberi support

kepada penulis

3. Almameter tercinta tempatku menuntun

ilmu selama ini

4. Semua Staff Bagian umum yang selalu

membantu penulis apabila mengalami

kesulitan selama magang

5. Semua teman-teman angkatan 2008 yang

kenal kepada diriku

6. Teman-teman manajemen pemasaran

angkatan 2008


commit to user

vii

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr.Wb.

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah

melimpahkan rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan

Tugas Akhir ini.

Tugas akhir ini disusun dengan maksud untuk memenuhi salah satu

persyaratan dalam memperoleh gelar Ahli Madya di Program Diploma III

Manajemen Pemasaran Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Maka pada kesempatan kali ini penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada

pihak-pihak yang telah memberikan bantuan kepada penulis:

1. Drs. Wisnu Untoro, M.S Selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas

Sebelas Maret Surakarta, yang telah memberikan izin untuk dapat

menyusun tugas akhir ini.

2. Deni Dwi Hartomo SE, M.Sc Selaku Pembimbing Tugas Akhir yang

telah membantu, menuntun serta memberikan masukan dan pengarahan

kepada penulis dalam pembuatan tugas akhir ini.

3. Dra. Titik Budi Rahayu, M.Si Selaku kepala bagian umum yang telah

memberikan kesempatan untuk magang di Sekretariat DPRD Kota

Surakarta.

Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan tugas akhir ini masih banyak

kekurangan, oleh karena itu saran dan kritik sangat diharapkan untuk

meningkatkan kualitas suatu karya sejenis yang akan datang.

Wassalamu’alaikum Wr.Wb.

Surakarta, Januari 2011

Penulis

Yanuar Herdianto


commit to user

viii

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL......................................................................................... i

ABSTRAKSI .................................................................................................... ii

PERSETUJUAN ............................................................................................... iii

PENGESAHAN ............................................................................................... iv

MOTTO ............................................................................................................ v

PERSEMBAHAN ............................................................................................. vi

KATA PENGANTAR ...................................................................................... vii

DAFTAR ISI ..................................................................................................... viii

DAFTAR TABEL ............................................................................................ x

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah ............................................................. 1

B. Perumusan Masalah ................................................................... 3

C. Tujuan Penulisan ......................................................................... 3

D. Metode Pengamatan ................................................................... 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengertian Persiapan ................................................................ 10

B. Pengertian Pelaksanaan ............................................................ 14

C. Pengadaan Barang .................................................................... 19

D. Persiapan Pengadaan Barang .................................................... 26

BAB III DESKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI

A. DPRD Kota Surakarta ................................................................ 33


commit to user

ix

B. Sekretariat DPRD Kota Surakarta .............................................. 37

BAB IV PEMBAHASAN

A. Perencanaan Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah ..................... 53

B. Pembentukan Panitia Pengadaan .............................................. 54

C. Penetapan Sistem Pengadaan ..................................................... 56

D. Penyusunan Jadwal Pelaksanaan Pengadaan ............................. 57

E. Penyusunan Harga Perhitungan Sendiri ..................................... 62

F. Penyusunan Dokumen Pengadaan Barang / Jasa ...................... 63

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan ................................................................................. 65

B. Saran ........................................................................................... 66

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN


commit to user

x

DAFTAR TABEL

Table 1.2.Jadwal Pengadaan Jasa Asuransi Kesehatan .................................... 59

Table 1.2.Jadwal Pengadaan Mesin / Kartu Absensi Sekretariat DPRD Kota

Surakarta. ......................................................................................... 61


commit to user

ABSTRAK

PERSIAPAN DAN PELAKSANAAN PENGADAAN BARANG / JASA PEMERINTAH DI SEKRETARIAT DPRD KOTA SURAKARTA

Yanuar Herdianto

F3208092

Penelitian ini berjudul pelaksanaan urusan kerumahtanggaan dan perlengkapan di sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah kota Surakarta bertujuan mendiskripsikan: kinerja dan , tugas dan kewajiban Bagian Rumah Tangga dan Perlengkapan di Sekretariat Dewan Kota Surakarta.Penelitian dilakukan selama sau bulan di Sekretariat Dewan Kota Surakarta.

Metode penelitian yang digunakan dalam tugas akhir ini adalah Metode Deskriptif, Sumber data dalam penelitian ini adalah informan yaitu bagian pengadaan dan rumah tangga serta kepala sub bagian umum, dokumen berupa surat-surat resmi, dan peristiwa yaitu rapat-rapat pansus. Sejalan dengan sumber data maka teknik pengumpulan data yang dipergunakan adalah, observasi, wawancara, dokumentasi dan daftar pustaka.

Berdasarkan analisis terhadap data kualitatif yang ada dapat disimpulkan kinerja bagian kerumahtanggaan dan perlengkapan disekretariat dewan kota Surakarta cukup bagus, dalam beberapa hal tugas dilaksanakan dengan melibatkan pihak ketiga yaitu yang berkaitan dengan kontrak pengadaan, tugas sub bagian rumah tangga dan perlengkapan adalah melakukan penyiapan bahan pelaksana dan pelayanan administrasi dibidang Rumah Tangga dan Perlengkapan yang meliputi , pelaksanaan dan pelayanan teknis penyelenggaraan rapat, pemeliharaan dan perawatan gedung, kesehatan dan olahraga, keamanan lingkungan gedung dan kantor, analisis kebutuhan, pengadaan, inventarisasi, dan peralatan dinas.

Kata kunci : Proses barang dan jasa, perlengkapan serta pengadaan barang dan jasa, penyelenggaraan pelaksanaan urusan kerumahtanggaan.


commit to user

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Indonesia adalah negara Republik. Republik berasal dari

bahasa latin yaitu Res publica yang berarti organisasi kenegaraan

yang mengurus kepentingan bersama. Republik adalah negara dengan

bentuk pemerintahan yang dipimpin oleh seorang Presiden sebagai

kepala negara sekaligus sebagai kepala pemerintahan. Pada UUD

1945 BAB III Pasal 4 ayat I Berbunyi “Presiden Republik Indonesia

memegang kekuasaan Pemerintahan menurut Undang-undang Dasar.

Hubungan antara pemerintah dan daerah berdasarkan undang-undang

No. 32 tahun 2004 pasal 10 menegaskan bahwa pemerintah daerah

menyelenggarakan urusan pemerintah yang menjadi kewenangan

daerah.

Dalam suatu perusahaan pengadaan barang dan jasa sangat

mempengaruhi proses jalannya suatu perusahaan dan keberhasilan

suatu perusahaan. Untuk mendapatkan hasil yang maksimal harus

melalui pengadaan bahan baku terlebih dahulu. Keputusan prsiden

nomor 8 tahun 2006 tentang perubahan keempat atas pengadaan

barang / jasa pemerintah, yang diberlakukan sejak ditetapkan

merupakan upaya untuk membangun kembali landasan implementasi

kebijakan pengadaan barang / jasa pemerintah sebagai rencana untuk


commit to user

2

meningkatkan efisiensi, semangat berkompetensi serta pemberdayaan

masyarakat profesional.

DPRD kota Surakarta merupakan lembaga yang perannya

sebagai lembaga legislatif, penampung dan penyalur aspirasi rakyat,

serta merupakan mitra (partnership) bagi pemerintah kota Surakarta.

Sesuai dengan keputusan presiden nomor 8 2006 tentang pedoman

pelaksanaan pengadaan barang / jasa pemerintah. Di sekreatariat

DPRD kota Surakarta di dalam proses pengadaan barang / jasa

pemerintah perlu adanya persiapan pengadaan terlebih dahulu.

Pengadaan barang / jasa pemerintah yang dibiayai dengan Anggaran

Pendapatan dan Belanja Negara / Anggaran Pendapatan dan Belanja

Daerah (APBN/APBD) harus dapat dilaksanakan dengan efisien

dengan prinsip persaingan sehat, transparan dan perlakuan yang adil

bagi semua pihak. Sehingga hasilnya dapat dipertanggungjawabkan

dalam semua aspek terutama aspek keuangan maupun aspek manfaat

bagi kelancaran tugas pemerintah. Dalam pelayanan masyarakat,

untuk pengadaan barang / jasa sebelumnya harus diperlukan

persiapan pengadaan barang / jasa dengan sebaik-baiknya oleh

pegawai yang bertugas dan bertanggung jawab atas pelaksanaan

pengadaan barang / jasa. Untuk itu setiap instansi pemerintah wajib

melaksanakan persiapan pengadaan barang / jasa pemerintah sesuai

dengan keputusan presiden dengan baik dan benar.


commit to user

3

Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan di

atas, maka penulis mengambil judul : “PERSIAPAN DAN

PELAKSANAAN PENGADAAN BARANG / JASA PEMERINTAH DI

SEKRETARIAT DPRD KOTA SURAKARTA”.

B. Perumusan Masalah

DPRD kota Surakarta merupakan lembaga yang memiliki peran

menampung serta menyalurkan aspirasi rakyat. Dalam proses

kerjanya di dalam persiapan pengadaan barang / jasa melalui

beberapa proses dan tahap untuk mendapatkan hasil baik sesuai

dengan peraturan yang sudah berlaku sesuai dengan keppres nomor 8

tahun 2006.

Dari latar belakang yang telah diuraikan di atas, maka penulis

mengambil permasalahan yang akan dibahas dalam pengamatan ini

adalah:

Bagaimana proses persiapan dan pelaksanaan pengadaan

barang / jasa pemerintah di Sekretariat DPRD kota Surakarta?

C. Tujuan Penulisan

Tujuan yang ingin dicapai dari penulisan ini adalah:

Untuk mengetahui proses pelaksanaan persiapan pengadaan

barang / jasa pemerintah di Sekretariat DPRD kota Surakarta.


commit to user

4

D. Manfaat Penulisan

Adapun manfaat yang dapat di ambil dari penulisan adalah

sebagai bahan acuan bagi sekertariat DPRD kota Surakarta dalam

mengevaluasi atau memperoleh informasi atau data yg digunakan

sebagai bahan pertimbangan untuk dapat mengambil keputusan yang

tepat.

E. Metode Pengamatan

Menentukan metode pengamatan merupakan langkah yang

penting dalam suatu proses pengamatan, karena dengan metode

pengamatan dapat diketahui bagaimana cara menguji kebenaran

suatu ilmu atau teori.Metode pengamatan ini meliputi lokasi

pengamatan, bentuk pengamatan, teknik pengumpulan data, teknik

analisis, penjelasan masing-masing adalah sebagai berikut:

1. Lokasi Pengamatan

a. Tempat pengamatan

Penulis mengambil pengamatan pada instansi pemerintah, yaitu

di Sekretariat DPRD kota Surakarta.

b. Waktu pengamatan

Waktu pengamatan merupakan waktu yang diperlukan untuk

melakukan pengamatan. Pengamatan ini dilaksanakan dalam

waktu 2 (Dua) bulan, Terhitung dari awal bulan Februari 2011

sampai akhir Maret 2011.


commit to user

5

2. Bentuk Pengamatan

Pemilihan bentuk pengamatan yang tepat akan

memudahkan penulis untuk memecahkan masalah yang dihadapi.

Bentuk pengamatan secara umum yang dapat digunakan adalah

pengamatan kualitatif. Penulis menggunakan bentuk pengamatan

yang berupa deskriptif kualitatif. Dengan bahan pertimbangannya

adalah bahwa bentuk pengamatan kualitatif ini lebih peka dan lebih

dapat menyesuaikan diri pada kenyataan ganda serta dapat

menyajikan secara langsung hakikat hubungan antara peneliti

dengan responden. Selain itu pengamatan kualitatif menghasilkan

data deskriptif yang berupa kata-kata atau lisan dari orang dan

perilaku yang diamati.

Metode kualitatif menurut Kirk dan Miller yang dikutip oleh

Lexy J. Moleong (2001: 3) merupakan suatu tradisi tertentu dalam

ilmu pengetahuan sosial yang secara fundamental bergantung

pada pengamatan manusia dalam kawasaannya sendiri dan

berhubungan dengan orang-orang tersebut dalam bahasannya dan

dalam peristilahannya. Jenis pengamatan ini memaparkan pola-

pola nilai yang dihadapi, yang menghasilkan data deskriptif berupa

kata-kata tertulis atau lisan yang terkait dengan perilaku responden

/ informan yang diamati.


commit to user

6

3. Sumber Data

Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah:

a. Wawancara langsung

Yaitu data yang diperoleh langsung dari narasumber (informan)

di Sekretariat DPRD kota Surakarta yang kemudian diolah oleh

penulis. Dalam pengamatan ini yang menjadi narasumber

(informan) adalah bagian Rumah Tangga Sekreariat DPRD kota

Surakarta.

b. Data melalui buku-buku

Yaitu data yang diperoleh secara tidak langsung yang

berhubungan dengan pengadaan secretariat DPRD kota

Surakarta dan buku-buku lainnya yang berhubungan dengan

secretariat DPRD secara umum.

4. Metode Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data merupakan cara-cara yang

ditempuh untuk memperoleh data yang diperlukan dalam suatu

pengamatan. Pengumpulan data dimaksudkan untuk memperoleh

informasi atau keterangan yang benar dan dapat dipercaya. Teknik

pengumpulan data yang digunakan sebagai berikut:


commit to user

7

a. Observasi

Yaitu metode pengumpulan data dengan cara melakukan

pengamatan secara langsung pada lokasi dan lingkungan

secretariat DPRD kota Surakarta.

b. Wawancara

Yaitu pengumpulan data dengan cara tanya jawab secara

langsung kepada pimpinan dan pegawai di Sekwan DPRD kota

Surakarta.

c. Studi Pustaka

Teknik pengumpulan data dengan cara mengumpulkan data

dan membaca buku-buku yang ada kaitannya dengan

pengadaan dan prosedurnya.

d. Dokumentasi

Teknik dokumentasi merupakan titik pengumpulan data yang

dilakukan dengan cara mengklasifikasikan bahan-bahan tertulis

yang berhubungan dengan masalah pengamatan. Dokumentasi

dalam pengamatan ini digunakan untuk memperoleh data yang

tidak didapatkan dari observasi dan wawancara.

5. Analisa Data

Analisa data dalam pengamatan biasanya dilakukan

bersamaan dengan proses pengumpulan data di lapangan. Analisis

data dalam pengamatan ini adalah model interaktif. Dalam analisis


commit to user

8

interaktif, terdapat empat komponen yaitu pengumpulan data,

Reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan / verifikasi.

Setelah semua data terkumpul, tahap selanjutnya adalah

analisa data. Analisa data adalah mengelompokkan, membuat

semacam urutan, memanipulasi serta menyingkatkan data

sehingga mudah untuk dibaca.

Dalam penulisan tugas akhir ini, penulis menggunakan

teknik analisis data kualitatif. Analisis dalam pengamatan kualitatif

menurut HB Sutopo (2002: 94), terdiri dari tiga komponen utama

yaitu Reduksi data, sajian data, dan penarikan simpulan denvan

vervikasinya.

a. Reduksi data

Merupakan proses seleksi, pemfokuskan, penyederhanaan, dan

abstraksi data dari pengumpulan data yang dilakukan dengan

membuat ringkasan dari catatan yang diperoleh di lapangan.

Preoses Reduksi data ini berlangsung terus-menerus sepanjang

pelaksanaan penelitian sampai berakhirnya penyusunan

Laporan Tugas Akhir ini.

b. Sajian data

Sajian data mengacu pada rumusan masalah, dengan melihat

suatu penyajian data, penulis data mengerti apa yang terjadi

dan memungkinkan untuk mengerjakan sesuatu pada analisa

data atau tindak lain.


commit to user

9

c. Penarikan simpulan

Proses penarikan simpulan pada awalnya simpulan tersebut

kurang jelas kemudian semakin jelas karena landasan yang

kuat. Simpulan akhir tidak akan terjadi sampai proses

pengumpulan data berakhir.


commit to user

10

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengertian Persiapan

Masa persiapan adalah masa penting yang akan menentukan

kesuksesan. Itu sebabnya segala sesuatu butuh masa persiapan.

Pemerintah Indonesia tak akan asal saja mengutus prajuritnya untuk

pergi ke medan perang, sebelum mempersiapkan mereka lebih dulu di

sebuah latihan kemiliteran, seperti ABRI misalnya. Tanpa persiapan

yang matang, bisa dipastikan bahwa mereka hanya akan kalah dan

dipermalukan di medan peperangan. Seorang petinju profesional

memerlukan persiapan berbulan-bulan lamanya untuk sebuah

pertandingan. Ia setiap hari harus baku hantam dengan sparing

partner agar kelak bisa menghadapi musuh yang sebenarnya.

Persiapan adalah suatu kegiatan yang akan dipersiapkan

sebelum melakukan sebuah kegiatan. Tanpa persiapan, kegiatan tidak

akan terlaksanakan dengan baik ataupun susah untuk dilaksanakan.

Sebaliknya jika kita pesiapan, maka kegiatan itu akan terlaksanakan

dengan baik. Hasil dari persiapan adalah sebuah kegiatan yang

memuaskan.

William Ury (1993) menyarankan untuk melakukan 5 langkah

penting persiapan dalam menghasilkan peta perjalanan untuk tidak

pada hasil keputusan yang memuaskan semua pihak, yaitu:


commit to user

11

1. Pelajari minat dan kepentingan diri sendiri dan pihak yang

terlibat dalam negosiasi

Mengapat kita bernegosiasi? Karena seringkali ada

kepentingan yang berbentukan dengan kepentingan pihak lain.

Pada prakteknya, kita seringkali berpegang pada posisi dan

melupakan minat/motivasi yang melatar belakangi posisi dan

melupakan minat / motivasi yang melatar belakangi posisi itu.

a. Posisi adalah hal konkrit, hal nyata yang ingin diperoleh,

misalnya: hak penggunaan tanah gratis untuk membangun plot

Demonstrasi.

b. Minat adalah motivasi-motivasi yang tidak terlihat kasat mata

yang mendorong timbulnya posisi, misalnya kekuatiran, hasrat

dan cita-cita.

2. Ciptakan pilihan-pilihan kemungkinan hasil keputusan yang

kreatif

Sebuah pilihan adalah sebuah kemungkinan keputusan atau

bagian dari sebuah keputusan. Mengenali motivasi diri sendiri dan

pihak lain, akan membantu untuk secara kreatif mencari berbagai

pilihan dalam keputusan yang diterima dengan penuh komitmen

oleh pihak lian dan diri sendiri. Terbuka pada berbagai pilihan dapat

membantu untuk menemukan solusi yang memuaskan bagi semua

pihak yang terlibat. Negosiator yang ulung, akan memperbesar kue


commit to user

12

keputusan, dan bukan hanya sekedar membagi-bagi potongan

kuenya.

3. Mengenali dan menggunakan kriteria / standar-standar yang

umum berlaku.

Setelah kue keputusan diperbesar tantangan berikutnya

adalah bagaimana membaginya dengan efektif sehingga

memenuhi kebutuhan dari semua pihak yang terlibat? Anda

berharap anggota kelompok tani bersedia memberikan waktu dan

tenaga untuk bekerja secara sukarela dan hanya menyediakan

konsumsi, kelompok tani berharap mereka dibayar untuk

melakukan pekerjaan tertentu. Lalu bagaimana jalan Keluarnya?

Dalam keadaan seperti ini, biasanya orang akan berkeras pada

posisnya atau malah menyalahkan pihak lain (misalnya lembaga

lain yang telah memulai sistem pembayaran). Namun hal ini hanya

akan mengakibatkan konflik ego tanpa keputusan yang dapat

diterima baik oleh setiap pihak. Dalam hal ini, seorang negosiator

yang strategis, akan mengubah proses seleksi ini ke dalam

pencarian solusi bersama yang adil dan memenuhi kebutuhan

setiap pihak. Negosiator ini akan mencari standar-standar

independen yang adil dan negosiator ini akan mencari standar-

standa umum ini bisa berupa kesetaraan dalam perlakuan, nilai

pasar, peraturan atau cara-cara lain yang pernah ditempuh dalam

menghadapi masalah serupa. Dalam kasus ini negosiator bisa


commit to user

13

mencari kebiasaan yang berlaku dalam kerja di pesat adat untuk

mendapatkan ide solusi jasa/ penghargaan terhadap pekerjaan

yang dilakukan untuk memberi manfaat pada kelompok itu sendiri.

4. Kenali dan kembangkan alternatif yang mungkin terjadi, jika

keputusan tidak dihasilkan melalui negosiasi.

Tujuan dari negosiasi bukan semata-mata untuk

mendapatkan solusi, namun untuk menghasilkan solusi terbaik,

dibandingkan jike negosiasi tidak dilakukan. Dalam hal ini,

kebiasaan yang seringkali kita lakukan adalah baru mengevaluasi

berbagai alternatif yang tersedia setelah gagal menghasilkan

keputusan dalam negosiasi, dan ini adalah kebiasaan yang

memberikan hasil yang tidak efektif. Untuk menentukan apakah

negosiasi harus dilakukan dan mendapatkan keyakinan kuat maka

kita harus mengembangkan kebiasaan baru, yaitu : mengenali dan

mengembangkan berbagai alternatif keputusan jika kesepakatan

tidak tercapai sebelum terlibat dalam negosiasi atau dikenal dengan

istilah BATNA (best alternative to a negotiated agreement).

5. Kembangkan proposal yang kuat, pilihan keputusan yang

dapat diterima baik dan menghasilkan komitmen oleh pihak

yang terlibat

Mengambil beberapa waktu untuk mempelajari minat dan

motivasi diri sendiri dan pihak lain serta berbagai pilihan solusi yang

tersedia membuka pintu untuk mendapatkan solusi kreatif.


commit to user

14

Didapatkannya standar-standar umum dan alternatif-alternatif jika

kesepakatan tidak berhasil didapatkan membantu dalam memilih

opsi-opsi yang tepat untuk dikembangkan menjadi proposal yang

kuat. Yang membedakan dari sebuah pilihan solusi dan proposal

adalah tercapainya komitmen dari pihak-pihak yang terlibat dalam

negosiasi. Idealnya, proposal yang kuat dibangun berdasarkan

pilihan yang memenuhi minat dan motivasi dari kedua belah pihak,

pilihan itu tentunya harus lebih baik daripada jika negosiasi tidak

dilakukan dan jika memungkinkan, pilihan solusi ini telah

didasarkan pada standar-standar umum yang adil.

B. Pengertian Pelaksanaan

Pelaksanaan menurut Kamus besar Bahasa Indonesia (Cekatan

II – 1989: hal 488): Proses, cara, perbuatan melaksanakan

(rancangan, keputusan dan sebagainya).

Pelaksanaan Menurut Miftah Toha dalam Ensiklopei

Administrasi (Westra, 1989: 210) didefinisikan sebagai berikut:

Usaha-usaha yang dilaksanakan untuk melaksanakan semua

rencana dan kebijakan yang telah dirumuskan dan ditetapkan dengan

melengkapi segala macam kebutuhan alat yang diperlukan, siapa

yang melaksanakan, dimana tempat pelaksanaannya, kapan mulai

waktu dan berakhirnya serta bagaimana cara yang harus

dilaksanakan.


commit to user

15

Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa pelaksanaan

merupakan suatu usaha yang dilakukan untuk melaksanakan semua

rencana dan kebijakan yang telah dirumuskan dan yang telah

ditetapkan.

1. Tinjauan Tentang Pemerintah Daerah

Negara Indonesia merupakan negara Republik dengan

pemerintah yang dipimpin oleh seorang presiden sebagai Kepala

Negara, dan sekaligus sebagai kepala pemerintah, dan sebagai

negara kepulauan Indonesia sering kali dikaitkan dengan masalah

penyebaran penduduk yang tidak merata, sehingga menimbulkan

gerakan sosial yang menghambat penyusunan struktur politik

vertikal maupun horizontal, dengan adanya penyebaran penduduk

yang kurang merata dan pembangunan infrastruktur yang kurang

memadai.

Dengan demikian pembangunan infrakstruktur di daerah-

daerah harus ditambah agar mendukung unsur pendapatan yang

merata dan mencakup segi kesempatan kerja dan pemerataan

penduduk yang lebih merata.

Dengan adanya hal-hal tersebut telah dapat digambarkan

bahwa bertanya tugas aparatur pemerintah di daerah agar

pembangunan nasional dapat berjalan dengan baik dan serasi,

karena itulah peranan aparatur daripada pemerintah di darah-

daerah sangat penting sekali. Oleh karena itu penting dibangun


commit to user

16

suatu aparatur pemerintah di daerah yang dapat menjelaskan baik

dan serasi, karena itulah peranan aparatur daripada pemerintah di

daerah-daerah sangat penting sekali. Oleh karena itu penting

dibangun suatu aparatur pemerintahdi daerah yang dapat

menjalankan tugas dengan baik dan bertanggung jawab seperti

yang telah disebut di atas:

Untuk lebih mengetahui mengerti tentang pemerintah

daerah, maka perlu diketahui beberapa hal:

a. Pengertian pemerintah daerah

Menurut undang-undang nomor 32 tahun 2004 pasal 1

ayat (2) yang dimaksud Pemerintah Daerah adalah

penyelenggaraan urusan pemerintah oleh pemerintah daerah

dan DPRD menurut asas otonomi dan tugas pembantuan

dengan prinsip ekonomi yang luas-luasnya dalam sistem dan

prinsip negara kesatuan republik Indonesia tahun 1945.

pemerintah daerah adalah gurbernur, Bupati, Walikota, dan

perangkat desa sebagai unsur penyelenggaraan pemerintah

daerah dewan perwakilan rakyat daerah adalah lembaga

perwakilan rakyat daerah sebagai unsur penyelenggaraan

pemerintahan daerah.

b. Pengertian secretariat dewan perwakilan rakyat daerah

DPRD merupakan suatu lembaga yang terdiri dari

pimpian, komisi-komisi dan panitia-panitia disamping itu DPRD


commit to user

17

juga membentuk fraksi-fraksi yang bukan merupakan alat

perlengkapan DPRD. Dalam melaksanakan tugasnya DPRD

dibantu oleh Sekretariat DPRD yang dipimpin oleh sekretaris

DPRD diangkat dan diberhentikan oleh kepala daerah dari

pegawai negeri sipil yang memenuhi syarat atas persetujuan

pimpinan DPRD dalam melaksanakan tugasnya secara Teknis

operasional berada di bawah dan bertanggung jawab kepada

pimpinan DPRD dan secara administrative bertanggung jawab

kepada kepala daerah melalui sekretaris daerah.

Sekretaris daerah dapat menyediakan tenaga ahli

dengan tugas membantu anggota DPRD dalam menjalankan

fungsinya dan wajib membantu anggota DPRD dalam

menjalankan fungsinya dan wajib pertimbangan pimpinan

DRPD.

Sekretaris DPRD : tempat penyelenggarakan tugas dan

kewajiban membantu DPRD, sedangkan kedudukannya,

susunan organisasi dan tata kerja sekertariat diatur sendiri.

Dalam pasal 14 Peraturan Pemerintah nomor 8 tahun

2003 tentang pedoman organisasi perangkat daerah

menyebutkan, secretariat dewan perwakilan rakyat daerah

Kabupaten / kota merupakan unsur pelayanan terhadap DPRD

Kabupaten / kota dalam pelaksanaan tugas, secretariat DPRD

Kabupaten / kota menyelenggarakan fungsi:


commit to user

18

1) Fasilitas rapat anggota DPRD Kabupaten / kota

2) Pelaksanaan urusan kerumah tanggaan DPRD Kabupaten /

kota

3) Pengelolaan tata usaha DPRD Kabupaten / kota

Susunan organisasi sekretairat DPRD Kabupaten / kota terdiri

dari sebanyak-sebanyak 4 (empat) bagian dan masing-masing

bagian terdiri dari 2 (dua) sub bagian.

c. Pengertian urusan

Secara umum dalam kamus umum bahasa Indonesia memiliki

arti yaitu suatu hal (pekerjaan, dsb) yang diurus.

d. Pengertian kerumah tanggaan

Secara umum dalam kamus bahasa Indonesia kerumah

tanggaan memiliki arti yaitu hal rumah tangga.

e. Pengertian perlengkapan

Secara umum dalam kamus besar bahasa Indonesia (cetakan

kelima: 1989) perlengkapan memiliki arti yaitu : proses, cara,

perbuatan melengkapi proses, cara, perbuatan melengkapan.

Jadi penulis dapat menyimpulkan bahwa pengertian pelaksanaan

urusan kerumah tanggaan dan perlengkapan di Setwan DPRD

adalah : suatu proses melaksanakan urusan kerumah tanggaan

dan perlengkapan di kantor dan berfungsi membantu DPRD dalam

menjalankan kewajibannya.


commit to user

19

C. Pengadaan Barang / Jasa

Pengadaan barang-barang material (bahan baku) merupakan

standarisasi mutlak yang harus dilaksanakan dalam pelaksanaan

pekerjaan, juga dalam rangka penghematan pengeluaran dana pada

suatu perusahaan khususnya untuk pembelian bahan baku, oleh

karena itu hendaknya setiap kegiatan pengadaan dilakukan secara

sadar untuk terlaksananya suatu tujuan yang ingin dicapai.

Dalam proses pengadaan tujuan yang ditetapkan oleh

organisasi, penting sekali alat dukung. Sehingga apabila terpenuhinya

alat dukung tersebut dipastikan pekerjaan akan berjalan lancar.

Instansi pemerintah (DPRD Kota Surakarta) dalam rangka pengadaan

barang / jasa sangat diperhatikan karena proses pendanaannya

menggunakan anggaran Pendapatan Belanja Negara. Sesuai

Keputusan Presiden Republik Indonesia No. 18 tahun 2000,

dikemukakan bahwa pengadaan adalah usaha atau kegiatan

pengadaan barang / jasa yang diperlukan oleh instansi pemerintah

yang meliputi : jasa pemborongan, jasa konsultasi dan jasa lainnya

untuk memenuhi kebutuhan barang.

Menurut Muhammad Ichcram Mukmin, SH (1992: 68) dalam

bukunya Pengadaan barang jasa, mendefinisikan pengadaan adalah

sebagai berikut: pengadaan adalah segala usaha dan kegiatan untuk

memenuhi kebutuhan terhadap barang dan jasa dalam batas

peraturan perundang-undangan yang berlaku.


commit to user

20

Dalam proses pengadaan tujuan yang ditetapkan oleh

organisasi, penting sekali alat dukung. Sehingga apabila terpenuhinya

alat dukung tersebut dipastikan pekerjaan akan berjalan lancar.

Instansi pemerintah (DPRD Kota Surakarta) dalam rangka pengadaan

barang / jasa sangat diperhatikan karena proses pendanannya

menggunakan Anggaran Pendapatan Belanja Negara.

Muhammad Ichram Mukmin, SH (1992: 72) juga

mengemukakan cara dalam pengadaan barang antara lain dengan

cara:

1. Pembelian

2. Penyewaan

3. Peminjaman

4. Pemberian / Hibah

5. Penukaran / Barter

6. Pembuatan

7. Sewa-beli

8. Leasing

Masalah-masalah pokok perencanaan pengadaan menurut

Muhammad Ichram Mukmin, SH (1992: 78) masih dalam buku yang

sama yaitu:

1. Apa yang dibutuhkan (WHAT)

2. Berapa yang dibutuhkan, berapa harga yang dibutuhkan (HOW

MANY, HOW MUCH)


commit to user

21

3. Kapan dibutuhkan (WHEN)

4. Dimana dibutuhkan (WHERE)

5. Siapa yang mengadakan dan siapa yang menggunakan (WHO)

6. Bagaimana cara pengadaan (WHY)

Untuk dapat dilaksanakan fungsi pembelian (pengadaan bahan

baku) ini dengan efektif dan efisien, dibutuhkan adanya kemampuan

dari para petugas pengadaan barang. Hal ini karena tidaklah tepat apa

yang dikatakan orang, bahwa efektifnya pembelian dilakukan apabila

bahan-bahan dan perlengkapan yang dibeli pada harga yang berada

dibawah harga yang telah ditentukan. Di dalam hal mungkin

sebaliknya, karena faktor-faktor lain disamping harga, seperti kualitas,

tanggal penyerahan yang dijanjikan, dan nama supplier barang-barang

tersebut. Jadi kuranglah tepat apabila kita menginginkan pembelian

dengan harga yang murah saja, karena bahan atau barang yang dibeli

kurang memenuhi syarat hingga dapat merugikan perusahaan itu

sendiri.

Berdasarkan pengertian tersebut di atas, maka dapat dirangkum

pengertian pengadaan barang / jasa yaitu aktivitas untuk memenuhi

kebutuhan barang / jasa dengan berdasarkan peraturan yang beraku,

jumlah dan kualitas yang tepat dengan harga yang menguntungkan

termasuk di dalamnya usaha untuk tetap mempertahankan sesuatu

yang telah ada dalam batas-batas efisien dan efektif.


commit to user

22

Pada hal ini yang dimaksud dengan pengadaan perlengkapan

material instansi pemerintah adalah kegiatan-kegiatan yang meliputi

pembelian, Penyewaan, pembikinan, peminjaman, tukar tambah yang

mengakibatkan pembebanan pada APBD / APBN dan pemberian dari

lembaga lainnya. Dengan demikian pengertian “pengadaan” itu lebih

luas dari pada “pembelian” meskipun dalam kenyataan bahwa

sebagian besar dari pengadaan perlengkapan material itu dilakukan

dengan jalan membeli. Adapun fungsi pengadaan ini adalah mengatur

dan menyelenggarakan terpenuhinya perlengkapa yang dibutuhkan

baik menyangkut jeis, jumlah kualitas, tempat, maupun waktu yang

dikehendakinya dengan efektif dan efisien.

Pada hal lain yang dimaksud dengan pengadaan perlengkapan

material instansi pemerintah adalah kegiatan-kegiatan yang meliputi

pembelian, Penyewaan, pembikinan, peminjaman, tukar tambah yang

mengakibatkan pembebanan pada APBD / APBN dan pemberian dari

lembaga lainnya. Dengan demikian pengertian “pengadaan” itu lebih

luas dari pada “pembelian” meskipun dalam kenyataannya bahwa

sebagian besar dari pengadaan perlengkapan material itu dilakukan

dengan jalan membeli. Adapun fungsi pengadaan itu adalah mengatur

dan menyelenggarakan terpenuhinya perlengkapan yang dibutuhkan

baik menyangkut jenis, jumlah kualitas, tempat, maupun waktu yang

dikehendakinya dengan efektif dan efisien. Aktivitas untuk memenuhi

kebutuhan barang meliputi:


commit to user

23

1. Penentuan atau penelitian barang yang diperlukan

Pimpinan yang bertugas dalam pengadaan barang-barang

berkewajiban mengadakan penelitian terhadap barang yang

dibutuhkan baik mengenai jenis, jumlah, biaya maupun mutunya.

Kegiatan yang dilakukan penelitian atau penentuan barang untuk

mengumpulkan data dan informasi dalam penyusunan rencana

kerja pengadaan. Data informasi yang dikumpulkan antara lain:

a. Mencari keterangan-keterangan yang terbaru mengenai

keadaan barang.

b. Mempertimbangkan kegunaan akan barang akan diadakan.

c. Menyeleksi instansi yang mengikuti kegiatan pengadaan.

2. Perencanaan kebutuhan

Apabila penelitian mengenai barang yang telah diselesaikan,

maka dibuat daftar rencana kebutuhan barang untuk melakukan

pengadaan barang-barang. Perencana kebutuhan harus disusun

dengan mempertimbangkan syarat-syarat bahwa crencana harus

mudah dilaksanakan, harus dibuat oleh tali, harus mempunyai

perincian yang teliti, luwes atau fleksibel. Dengan adanya

perencanaan yang tangguh maka tujuan organisasi akan dapat

dicapai dengan tepat dan yang menjadi tujuan organisasi akan

terwujud.

Dalam mengadakan material secara terinci dan terarah,

maka unsur perencanaan memegang peranan penting. Oleh


commit to user

24

karena itu perencanaan mengandung kemungkinan-kemungkinan

pilihan yang dapat dirumuskan dengan jelas pada pilihan yang

konkrit.

Beberapa segi yang harus diperhatikan dalam perencanaan

kebutuhan materiil, yaitu:

1. Barang apa yang dibutuhkan

2. Berapa jumlah yang dibutuhkan

3. Bilamana atau kapan dibutuhkan

4. Siapa yang membutuhkan dan siapa yang mengurus

5. Dimana dibutuhkan

6. Mengapa barang tersebut dibutuhkan

Hal tersebut dapat dimengerti karena hakekat dari

perencanaan adalah suatu kegiatan dilaksanakan dengan sadar

untuk terlaksananya suatu tujuan yang sistematis dan rasional,

sehingga mendapat perhitungan-perhitungan yang diperlukan

sesuai usaha dan tujuan. Akan tetapi tidak lepas juga dari

anggaran dana yang tersedia. Adapun tujuan pengadaan barang /

jasa dalam instansi pemerintah yaitu untuk memperoleh barang /

jasa yang dibutuhkan instansi pemerintah dalam jumlah, sesuai

dengan kualitas dengan harga yang dapat dipertanggungjawabkan

dalam waktu dan tempat tertentu secara efektif dan efisien dengan

kualitas harga yang dapat dipertanggungjawabkan, dalam waktu

dan tempat tertentu secara efektif dan efisien.


commit to user

25

Di dalam instansi pemerintah, pengadaan barang dan jasa

harus sesuai dengan keputusan yang berlaku yaitu no 8 tahun

2006 yaitu tentang pengadaan barang / jasa pemerintah.

Sistem pengadaan :

Dengan menggunakan penyedia barang / jasa

Dengan cara swakelola

Untuk menentukan system pengadaan yang menggunakan

penyedia barang/jasa, meliputi:

1. Metode pemilihan barang / jasa

2. Metode penyampaian dokumen penawaran

3. Metode evaluasi penawaran

4. Jenis kontrak

Dan perlu juga mempertimbangkan:

1. Jenis, sifat dan nilai barang / jasa

2. Kondisi lokasi

3. Kepentingan masyarakat

4. Jumlah penyedia barang / jasa yang ada.

Dalam menentukan system pengadaan ini, berkaitan dengan

menyusun rencana pengadaan dan menentukan paket pengadaan,

pengguna barang / jasa bersama panitia / pejabat pengadaan

wajib memaksimalkan penggunaan produksi dalam negeri dan

perluasan kesempatan bagi usaha kecil, koperasi kecil dan

masyarakat.


commit to user

26

D. Persiapan Pengadaan Barang / Jasa

Dalam proses pengadaan barang / jasa pemerintah diperlukan

pesiapan terlebih dahulu. Persiapan pengadaan barang / jasa

dilakukan untuk mendapatkan proses pengadaan yang lebih matang

dan dapat berjalan lancar. Pegawai instansi harus memahami dan

menguasai dalam persiapan pengadaan barang / jasa persiapan

barang / jasa di instansi pemerintah dilakukan untuk meningkatkan

kompetensi yang mempengaruhi sikap dan perilaku aparatur

pengadaan barang / jasa dengan efektif / efisien, adil tidak

diskriminatif dan terbuka yang mencerminkan aparatur penyelenggara

yang bersih dan berwibawa.

Penyelenggaraan pengadaan barang dan jasa yang tidak sehat

berdampak pada kerugian yang akan ditanggung oleh masyarakat,

termasuk rendahnya kualitas pelayanan yang diterima dari pemerintah.

Untuk itu adanya persiapan pengadaan barang / jasa sangat

berpengaruh dalam hal ini. Menurut Adrian Sutedi, S.H. M.H (2008: 46)

dalam buknya “Aspek Hukum Pengadaan Barang dan Jasa dan

berbagai permasalahannya menjelaskan beberapa langkah yang

dilakukan dalam rangka menyehatkan praktik pengadaan barang dan

jasa, baik oleh pihak pemerintah maupun masyarakat sipil.

Pertama, memperkuat dasar hukum pengadaan barang dan

jasa, status hukum pengadaan barang dan jasa dalam bentuk

keputusan presiden nomor 80 tahun 2002 tentang pedoman


commit to user

27

pelaksanaan pengadaan barang dan jasa, yang kemudian

disempurnakan lewat peraturan presiden nomor 8 tahun 2006 tentang

perubahan keempat keputusan presiden nomor 80 tahun 2003.

Kedua, peningkatan kapasitas (capacity building bagi para

kontraktor local. Peran ini dapat diemban oleh pemerintah dan asosiasi

perusahaan pengadaan barang / jasa lewat berbagai program

pelatihan dan sosialisasi mengenai kompetensi Teknis dan

manajemen. Selama ini asosiasi hanya berfungsi sebagai tempat bagi

para pengusaha barang dan jasa untuk berbagai bagi proyek,

kepedulain asosiasi dalam meningkatkan kapasitas anggota

merupakan keperpihakan yang nyata dalam rangka mempertahankan

eksistensi perusahaan barang dan jasa dalam jangka waktu yang

panjang.


commit to user

28

Gambar 2.1

KERANGKA PEMIKIRAN

PENGADAAN APBN berdasarkan UU 17/2003 dan UU 1/2004

APBN

Penjelasan diberikan perubahan dari skema organisasi pada suatu satuan

kerja sebelumnya, yaitu :

1. Pejabat Pembuat Komitmen yaitu Pejabat yang diangkat oleh

pengguna Anggaran/Kuasa pengguna anggaran sebagai pemilik

pekerjaan, yang bertanggung jawab atas pelaksanaan pengadaan

barang dan jasa.

PRESIDEN

PENGGUNA ANGGARAN(Mentri/Kepala LPND)

KUASA PENGGUNA ANGGARAN ( Satuan Kerja)

Pejabat pembuat komitmen

Bendahara Pembantu

Layanan Pengadaan

Bendahara Pengadaan

Pejabat Verifikator

Pejabat Penandatanganan SPM


commit to user

29

2. Kuasa pengguna anggaran adalah Pejabat yang ditunjuk oleh

pengguna anggaran untuk menggunakan anggaran

Kementrian/Lembaga/Satuan Kerja.

3. Penyedia barang atau jasa adalah badan usaha atau orang

perseorangan yang kegiatanya menyediakan barang atau jasa.

4. Panitia pengadaan adalah Tim yang diangkat oleh pengguna anggaran

atau kuasa pengguna anggaran untuk melaksanakan pemilihan

penyedia barang atau jasa.

5. Unit pelayanan pengadaan adalah satu unit yang terdiri pegawai

pegawai yang telah memiliki sertifikat keahlian pengadaan barang atau

jasa pemerintah dibentuk pengguna kuasa/pengguna anggaran

bertugas secara khusus untuk melaksanakan pemerintah penyedia

barang/jasa dilingkungan Departemen/Lembaga.

6. Pejabat pengadaan adalah 1 (satu) orang yang diangkat oleh

pengguna anggaran/kuasa pengguna anggaran untuk melaksanakan

pengadaan barang atau jasa dengan nilai sampai dengan nilai sampai

dengan 50 juta rupiah

Ketiga, proses perencanaan pengadaan dilakukan secara

profesional, dan sesuai dengan recana strategis dari dokumen

perencanaan pembangunan yang ditetapkan. Proses perencanaan

kadang-kadang telah menjadi permulaan dari tidak sehatnya proses

pengadaan barang dan jasa. Yang terjadi selama ini perencanaan


commit to user

30

dilakukan secara esekutif, setelah tiba di legislatif dimulailah deal-deal

terbatas, terutama pada panitia anggaran dan seluruh rencana biasa

berubah.

Keempat, masyarakat menggiatkan diri pada aksi peniup pluit

(whistle blower) atau watchod. Karena masyarakatlah yang akan

menjadi user dari hasil pekerjaan yang dilaksanakan, maka secara

moral masyarakat dituntut kepeduliannya untuk melakukan

pengawasan. Pemerintah dituntut memiliki akses yang luas kepada

masyarakat dalam memperoleh informasi mengenai proyek. Bahkan

sebelum proyek dilaksanakan sebaiknya pemerintah memberi

sosialisasi kepada masyarakat mengenai proyek yang akan

dilaksanakan. Sehingga masyarakat sendiri menjadi safeguarding bagi

keberhasilan proyek pengadaan barng dan jasa.

Pendekatan lainnya adalah adanya lembaga-lembaga

pemantau yang diinisiasi masyarakat sipil. Lembaga pemantau

pengadaan barang dan jasa yang telah berdiri pada level nasional

(Indonesia Procurement Wacth) sebaiknya diikuti inisiasinya pada level

provinsi maupun Kabupaten. Lembaga ini haruslah terdiri dari pribadi-

pribadi yang memiliki kompetensi, integritas dan track record yang

memadahi, karena jika tidak lembaga ini akan terbeli pihak-pihak

tertentu yang mempunyai kepentingan pada proses pengadaan barang

dan jasa, baik itu dari pemerintah, DPRD, maupun pihak pengusaha.


commit to user

31

Tujuan persiapan pengadaan barang / jasa adalah :

a. Diperolehnya barang / jasa dengan kualitas yang diharapkan /

ditetapkan

b. Terjaminnya kelancaran dari proses pengadaan itu sendiri.

Tipa batasan (triple constrant) dalam persiapan pengadaan barang /

jasa:

a. Besarnya biaya (anggaran) yang dialokasikan, yang tidak

diperkenankan dilampaui jumlah pengeluarannya.

b. Jadual kegiatan / proyek dalam kaitan dengan kurun waktu

(lamanya) dan tanggal lahir yang telah ditentukan.

c. Mutu produk atau hasil kegiatan / proyek yang harus memenuhi

spesifikasi dan kriteria yang dipersyaratkan dan dapat

dipertanggungjawabkan.

Butir-butir pokok dalam rangka persiapan pengadaan:

Prinsip-prinsip dasar pengadaan barang / jasa yaitu:

a. Efisien, ini berarti pengadaan barang / jasa harus diusahakan

dengan menggunakan dana dan daya yang terbatas untuk

mencapai sasaran yang ditetapkan dalam waktu sesingkat-

singkatnya dan dapat dipertanggungjawabkan.

b. Efektif, berarti pengadaan barang / jasa harus sesuai dengan

kebutuhan yang telah ditetapkan dan dapat memberikan

manfaat yang sebesar-besarnya sesuai dengan sasaran yang

ditetapkan.


commit to user

32

c. Terbuka dan bersaing, berarti pengadaan barang / jasa harus

terbuka bagi penyedia barang / jasa yang memenuhi

persyaratan dan dilakukan melalui persaingan yang sehat

diantara penyedia barang / jasa yang setara dan memenhi

syarat / cerita tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur

yang jelas.

d. Transparan, berarti semua ketentuan dan informasi mengenai

pengadaan barang / jasa, termasuk syarat Teknis administrasi

pengadaan, tata cara evaluasi, hasil evaluasi, penetapan calon

penyedia barang / jasa, sifatnya terbuka bagi peserta penyedia

barang/jasa yang berminat serta bagi masyarakat luas pada

umumnya.

e. Adi/tidak diskriminatif, berarti memberikan perlakuan yang sama

bagi semua calon penyedia barang / jasa dan tidak mengarah

untuk memberi keuntungan kepada pihak tertentu, dengan cara

dan atau alasan apapun.

f. Akuntabel, berarti harus mencapai sasaran baik fisik, keuangan

maupun manfaat bagi kelancaran pelaksanaan tugas umum

pemerintah dan pelayanan masyarakat sesuai dengan prinsip-

prinsip serta ketentuan yang berlaku dalam pengadaan barang /

jasa.


commit to user

33

BAB III

DESKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI

a. DPRD Kota Surakarta

Reformasi yang bergulir mendorong terjadinya perubahan

paradigma penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan menuju

lebih baik, dengan membuka babak baru dalam kehidupan berbangsa

dan bernegara, khususnya dalam penyelenggaraan pemerintahan di

daerah.

DPRD kota Surakarta berdiri semenjak berdirinya pemerintah

kota Surakarta yakni disebutkan bahwa undang-undang nomor 16

tahun 1950 tentang pembentukan daerah-daerah kota besar dalam

lingkungan propinsi Jawa Timur, Jawa Tengah, Jawa Barat dan

Daerah Istimewa Yogyakarta, maka dibentuklah Dewan Perwakilan

Rakyat Surakarta (DPRD) Kota Surakarta. DPRD Kota Surakarta

merupakan unsur penyelenggaraan pemerintah daerah.

Sebagaimana diketahui bahwa secara umum terdapat tiga

fungsi dari lembaga legislatif, yaitu:

b. Fungsi pengangguran

c. Fungsi perundangan

d. Fungsi pengawasan


commit to user

34

Dengan demikian kinerja lembaga ini haus dikembalikan

pengukuran dan penilaiannya kepada pelaksanaan tugas-tugas

pokok yang bersifat umum tersebut.

b. Dasar Hukum, Kedudukan DPRD Kota Surakarta

Kinerja sebuah lembaga legislatif, dapat diukur dan dinilai

dengan mendasarkan kepada pencapaian tujuannya. Sementara

keberadaan lembaga legislatif adalah sebagai lembaga yang

diharapkan mampu menjadi kekuatan pengawas dan penyeimbang

(chek dan balance) atas penyelenggaraan pemerintah dan

pembangunan daerah oleh badan esekutif daerah (pemerintah

kota). Tujuan yang dimaksud adalah penyelenggaraan pemerintahj

dan pembangunan menuju terwujudnya masyarakat yang

sederhana dalam dimensi luas.

Sebagaimana diamanatkan dalam undang-undang dasar

negara Republik Indonesia tahun 1945, wilayah negara Kesatuan

Republik Idonesia dibagi atas daerah provinsi dan daerah provinsi

dibagi lagi atas daerah Kabupaten dan kota, yang masing-masing

sebagai daerah otonomi. Sebagai daerah otonomi, daerah provinsi

dan Kabupaten / kota memiliki pemerintah daerah yang

melaksanakan fungsi-fungsi pemerintah daerah, yakni pemerintah

daerah dan dewan perwakilan daerah (DPRD). Kepala daerah

adalah kepala pemerintah daerah baik di daerah provinsi maupun

Kabupaten / kota yang merupakan eksekutif di daerah, sedangkan


commit to user

35

DPRD baik di daerah provinsi maupun daerah Kabupaten / kota

merupakan lembaga legislatif daerah. Dalam rangka

penyelenggaraan pemerintahan daerah diterapkan prinsip

demokrasi. Dalam undang-undang nomor 32 tahun 2004 tentang

pemerintah daerah, diatur mengenai pemilihan kepala daerah dan

wakil kepala daerah yang dipilih secara langsung oleh rakyat yang

diajukan oleh partai atau gabungan partai politik yang kemudian

ada perubahan yaitu undang-undang nomor 12 tahun 2008 tentang

perubahan atas undang-undang nomor 32 tahun 2004 tentang

pemerintah daerah.

Visi dan misi DPRD kota Surakarta tertuang dalam Rencana

Kerja DPRD pada tiap Masa Bhakti 5 tahun sekali adalah sebagai

berikut:

a. Visi DPRD Kota Surakarta

1. Aspiratif, adalah keberpihakan kepada masyarakat,

mengutamakan dan memperjuangkan kepentingan

masyarakat Kota Surakarta.

2. Responsif, adalah cepat dan tanggap dalam menjawab

permasalahan-permasalahan yang terjadi di masyarakat.

3. Profesional, adalah dalam melaksanakan tugas dan fungsi

sesuai dengan keahlian dan kewenangan yang dimiliki.


commit to user

36

4. Bertanggung jawab, adalah berani dan konsekuen

melaksanakan fungsi yang diemban sesuai dengan

ketentuan peraturan perundang-undangan.

5. Berwawasan budaya, adalah mendasar pada cipta, rasa,

rasa, etika dan estetika.

b. Misi DPRD Kota Surakarta

1. Memperjuangkan keadilan dan kesejahteraan masyarakat

kota Surakarta dalam penyelenggaraan pemerintah dan

pembangunan.

2. Meningkatkan kepekaan dan kepedulain dalam

menyelesaikan permasalahan-permasalahan yang terjadi di

masyarakat kota Surakarta.

3. Meningkatkan profesionalisme DPRD kota Surakarta sesuai

dengan tugas dan fungsi.

4. Membangun komunikasi dan kemitraan DPRD dengan

pemerintah kota Surakarta, masyarakat, akademis, pers dan

lembaga lainnya.

5. Meningkatkan daya pikir, nilai rasa, perilaku yang

bermartabat dan hasil karya yang berguna untuk

kesejahteraan Kota Surakarta.


commit to user

37

c. Sekretariat DPRD Kota Surakarta

Sekretaris Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Kota

Surakarta berlokasi di Jl. Adi Cucipto No. 143 A Jajar, kecamatan

Laweyan, kota Surakarta. Sekretariat DPRD Kota Surakarta

merupakan pembangunan kedua setelah balaikota Surakarta

mengalami kebakaran.

Secretariat Dewan Perwakilan Darah Kota Surakarta adalah

unsur staf yang membantu pimpinan Dewan Perwakilan Daerah kota

Surakarta dalam menyelenggarakan tugas dan kewajibannya. Untuk

membantu kelancaran tugas-tugas tersebut sekreariat DPRD dibantu

oleh staf DPRD dari pegawai Negeri Sipil.

d. Kedudukan dan Tugas Pokok Sekretariat DPRD

Perubahan yang sangat mendasar dengan telah berlakunya

Undang-undang nomor 12 tahun 2008 adalah terjadinya perubahan

kedudukan Badan Legislatif sebagai mitra kerja yang sejajar

dengan Badan Eksekutif. Dengan demikian telah terjadi perubahan

yang signifikan dengan peran dan fungsi DPRD dengan adanya

perubahan tersebut proses kegiatan kesekrataritan Dewean

mengharuskan adanya mekanisme yang sangat intens agar

senantiasa tercipta kesatuan gerak dan langkah dalam mata rantai

kerja yang harmonis. Dengan demikian kegiatan pelayanan yang

menjadi tugas pokok dari sekreariat dewan dapat dilaksanakan

dengan optimal.


commit to user

38

Sekretariat DPRD kota Surakarta mempunyai kedudukan,

tugas pokok dan fungsi yang diatur dalam Peraturan Daerah Nomor

6 tahun 2008 pasal 5. dalam peraturan tersebut dijelaskan bahwa,

secretariat DPRD merupakan unsur peraturan tersebut dijelaskan

bahwa, secretariat DPRD merupakan unsur pelayanan terhadap

DPRD yang dipimpin oleh seorang sekretaris DPRD yang

berkedudukan secara teknik operasional berada dibawah dan

bertanggung jawa kepada pimpinan DPRD dan secara

administrative bertanggung jawab kepada Walikota melalui

Sekretaris Daerah.

Tugas-tugas Pokok dari Sekretariat DPRD adalah:

1. Menyelenggarakan administrasi kesekretariatan

2. Menyelenggarakan administrasi keuangan.

3. Mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD.

4. Dan menyediakan serta mengkoordinasikan tenaga ahli yang

diperlukan DPRD sesuai dengan kemampuan keuangan

daerah.

Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana hal tersebut di

atas, Sekretariat DPRD menyelenggarakan fungsi:

1. Penyelenggaraan administrasi kesekreariatan DPRD.

2. Penyelenggaraan administrasi keuangan DPRD.

3. Penyelenggaraan rapat-rapat DPRD dan


commit to user

39

4. Penyediaan dan pengoordinasi tenaga ahli yang diperlukan oleh

DPRD.

Dalam upaya meningkatkan kinerja DPRD sebagai unsur

perwakilan rakyat daerah dalam menjalankan fungsi

penganggaran, fungsi perundangan, fungsi pengawasan dan fungsi

keterwakilannya. Sekretariat DPRD dituntut untuk mampu berperan

sebagai fasilisator dan mediator. Untuk itu secretariat DPRD harus

mampu berperan sebagai fasilisator dan mediator. Untuk itu

secretariat DPRS harus mampu dan harus profesional dalam

menjalankan tugas dan fungsinya serta mampu memberikan

dukungan yang optimal kepada DPRD agar dalam menjalankan

tugas dan wewenangnya dapat melaksanakannya secara efektif

dan efisien. Sehingga secretariat DPRD Kota Surakarta

mempunyai visi dan misi dalam pengembang tugasnya, yaitu:

c. Visi : Terwujudnya pelayanan prima bagi DPRD dalam

melaksanakan tugas dan wewenangnya.

d. Misi : 1) Meningkatkan profesionalisme pejabat dan staf

secretariat DPRD.

2) Meningkatkan prasarana dan sarana kerja

3) Meningkatkan pelayanan kepada anggota DPRD dalam

melaksanakan tugas dan wewenangnya.


commit to user

40

g. Struktur Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat DPRD

Sekretariat DPRD terdiri dari 4 sub bagian, dan tiap-tiap sub

bagian dipimpin oleh seorang kepala sub bagian. Struktur

organisasi DPRD Surakarta berdasarkan peraturan Walikota

Surakarta nomor 19-A tahun 2009 tentang Pedoman Uraian

Jabatan Struktural pada Sekretariat DRPD adalah sebagai berikut:

a. Sekretaris DPRD

b. Bagian legislasi, membawakan

1. Subbagian rapat dan risalah.

2. Sub bagian penyusunan peraturan

3. Sub bagian evaluasi dan pelaporan

c. Bagian keuangan, membawahi:

1. Subbagian anggaran

2. Subbagian perbendaharaan.

3. Subbagian akuntansi

d. Bagian humas dan protokol, membawahkan:

1. Subagian humas dan dokumentasi.

2. Subbagian protokol

e. Bagian umum, membawahi:

1. Subbagian tata usaha

2. Subagian rumah tangga dan perlengkapan


commit to user

41

f. Kelompok jabatan fungsional

Uraian tugas-tugas jabatan struktural di Sekretariat

DPRD kota Surakarta:

a. Sekretaris DPRD

Mempunyai tugas menyelenggarakan administrasi

kesekretariatan, administrasi keuangan, mendukung

pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD, dan menyediakan

serta mengkoordinasikan tenaga ahli yang diperlukan oleh

DPRD sesuai dengan kemampuan keuangan daerah.

Dengan beberapa uraian sebagai berikut:

1. Menyusun rencana strategis dan rencana kerja

Sekretariat DPRD.

2. Memberikan petunjuk, arahan dan mendistribusikan

tugas kepada bawahan.

3. Mempelajari, menelaah peraturan perundang-undangan,

keputusan, petunjuk pelaksanaan dan petunjuk Teknis

program kegiatan badan sesuai dengan bidang tugas.

4. Menyelenggarakan sistem pengendalian intern

pelaksanaan kegiatan agar efektif dan efisien sesuai

peraturan perundangan yang berlaku.

5. Menerapkan standar pelayanan prima.


commit to user

42

6. Melaksanakan pengelolaan kesekretariatan, meliputi :

perencanaan, evaluasi, pelaporan, keuangan, umum dan

kepegawaian.

7. Menyusun laporan hasil pelaksanaan rencana strategis,

rencana kerja, LAKIP, LKPJ dan EKPPD secretariat

DPRD.

8. Menyusun kebijaksanaan Teknis di bidang legislasi,

keuangan, humas dan protokol dan umum.

9. Menyusun rencana, penelaah dan pengkoordinasi

perumusan kebijakan pimpinan DPRD.

10. Menyelenggarakan pengawasan dan pengendalian

teknis urusan kesekretariatan DPRD.

b. Bagian legislasi

Mempunyai tugas melaksanakan penyiapan

pelaksanaan dan pelayanan administrasi dibidang Rapat

dan risalah, penyusunan peraturan dan evaluasi dan

pelaporan peraturan.

e. Subbagian Rapat dan Risalah

Mempunyai tugas penyiapan pelaksanaan dan

pelayanan administrasi di bidang Rapat dan Risalah,

meliputi: pelaksanaan persiapan rapat-rapat dan

penyusunan risalah guna mendukung pelaksanaan tugas

dan fungsi DPRD.


commit to user

43

f. Subbaggian penyusunan Peraturan

Mempunyai tugas melakukan penyiapan konsep

pelaksanaan dan pelayanan administrasi di bidang

penyusunan perundang-undangan, meliputi : menyiapkan

bahan peraturan perundang-undangan, menyusun

rancangan keputusan pimpinan DPRS dan keputusan

DPRD serta rancangan peraturan daerah Inisiatif DPRD

dan pengelolaan sistem jaringan dokumenasi dan

informasi hukum.

g. Subbagian evaluasi dan pelaporan

Mempunyai tugas melakukan penyiapan penyusunan

konsep rencana kerja dan penyusunan evaluasi dan

pelaporan peraturan, meliputi: menyiapkan bahan-bahan

raperda yang akan dilakukan pembahasan dan

pelaksanaan pengkajian terhadap produk hukum dan

pelaporan perda-perda yang sudah ditetapkan.

c. Bagian keuangan


pelaksanaan dan pelayanan administrasi dibidang

perencanaan dan anggaran, akuntansi, dan perbendaharaan

untuk mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD.


commit to user

44

h. Subbagian Anggaran

Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan

pelaksanaan dan pelayanan administrasi dibidang

perencanaan dan anggaran, meliputi: penyusunan

program kerja, penyusunan anggaran dan penyusunan

LAKIP.

i. Subbagian perbendaharaan


pelaksanaan dan pelayanan administrasi di bidang

Humas dan Dokumentasi, meliputi: pelaksanaan kegiatan

operasional sekretarit dewan serta verifikasi atas

pertanggungjawaban keuangan.

j. Subbagian akuntansi


pelaksanaan dan pelaksanaan administrasi dibidang

akuntansi, meliputi: pengendalian keuangan dan

pembukuan keuangan.

k. Subbagian akuntansi


pelaksanaan dan pelaksanaan administrasi di bidang

akuntansi, meliputi: pengendalian keuangan dan

pembukuan keuangan.


commit to user

45

d. Bagian humas dan protokol


pelaksanaan dan pelayanan administrasi dibidang humas,

dokumentasi dan protokol, penyerapan aspirasi masyarakat

dan perjalanan dinas.

l. Subbagian humas dan dokumentasi


pelaksanaan dan pelayanan administrasi dibidang humas

dan dokumentasi, meliputi: pelaksanaan kegiatan

kehumasan, hubungan antara lembaga, penyerapan

aspirasi masyarakat, dokumentasi dan perjalanan dinas.

m. Subbagian protokol

Mempunyai tugas melakukan penyiapan pelaksanaan

dan pelayanan administrasi dibidang protokol meliputi:

menyiapkan pelayanan kegiatan keprotoolan dan

penerimaan tamu dan penyiapan sambutan-sambutan.

e. Bagian umum


pelaksanaan dan pelayanan administrasi dibidang tata

usaha, kepegawaian, rumah tangga, dan perlengkapan di

lingkungan secretariat DPRD.


commit to user

46

n. Subbagian tata usaha


pelaksanaan dan pelayanan administrasi dibidang tata

usaha, meliputi: organisasi dan tatalaksana,

ketatausahaan, kearsipan dan kepegawaian.

o. Sub bagian rumah tangga dan perlengkapan


pelaksanaan dan pelayanan administrasi dibidang rumah

tanga dan perlengkapan, meliputi: pelaksanaan dan

pelayanan Teknis penyelenggaraan rapat, pemeliharaan,

perawatan gedung dan kantor, kesehatan dan olahraga,

dan keamaman lingkungan gedung dan kantor dan

analisis kebutuhan dan pengadaan, inventarisasi,

perlengkapan, pemeliharaan dinas.

f. Formal jabatan fungsional

h. Analisis pekerjaan bagian umum (sub bagian tata usaha).

a. Bagian umum

Sebagaimana dimaksud di atas bahwa tugas dari bagian

umum adalah melaksanakan penyiapan pelaksanaan dan

pelayanan administrasi di bidang tata usaha, kepegawaian,

rumah tangga dan perlengkapan di lingkungan secretariat

DPRD. Bagian umum dipimpin oleh seorang kepala bagian.


commit to user

47

b. Sub bagian tata usaha

Seperti yang telah diuraikan di atas bahwa sub bagian

tata usaha mempunyai tugas melaksanakan urusan surat

menyurat, kearsipan, penggandaan, kepegawaian dan

perjalanan dinas. Sub bagian tata usaha dipimpin oleh seorang

kepala sub bagian tata usaha. Adapun uraian tugasnya adalah

sebagai berikut:


commit to user

48

BAB IV

PEMBAHASAN

Kinerja sebuah lembaga termasuk lembaga legislatif, dapat diukur

dan dinilai dengan mendasarkan kepada pencapaian tujuannya.

Sementara keberadaan lembaga legislatif adalah sebagai lembaga yang

diharapkan mampu menjadi kekuatan pengawas dan menyeimbang (chek

dan balances) atas penyelenggaraan pemerintah dan pembangunan

daerah oleh badan esekutif daerah (pemerintah daerah). Tujuan yang

dimaksud adalah penyelenggaraan pemerintah dan pembangunan menuju

terwujudnya masyarakat yang sejahtera dalam dimensi yang luas.

Secara umum terdapat faktor-faktor yang ikut berpengaruh atas

kinerja lembaga ini, yaitu yang bersifat internal dan eksternal. Faktor-

internal antara lain : regulasi DPRD yang mengatur mekanisme tata kerja,

kualitas anggota DPRD, anggaran dan fasilitas, informasi yang dimiliki /

diakses DPRD, dukungan secretariat DPRD, tradisi dan sejarah.

Kemudian untuk faktor eksternal antara lain : sistem politik yang berlaku,

rekruitmen anggota DPRD, dukungan masyarakat (konstituen), dukungan

media massa.

Didalam sekretariat DPRD Surakarta pada bagian umum

mempunyai tugas melaksanakan penyiapan pelaksanaan dan pelayanan

administrasi di bidang tata usaha, kepegawaian, rumah tangga dan

perlengkapan di lingkungan di Sekretariat DPRD.


commit to user

49

Untuk menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud,

bagian umum mempunyai tugas:

a. Penyiapan bahan pelaksanaan dan administrasi di bidang tata usaha

dan kepegawaian.

b. Penyiapan bahan pelaksanaan dan pelayanan administrasi dibidang

rumah tangga dan perlengkapan.

c. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh sekrearis DPRD sesuai

tugas dan fungsinya.

Bagian umum membawahi:

a. Subbagian tata usaha mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan

pelaksanaan dan pelayanan administrasi dibidang tata usaha meliputi:

organisasi dan tatalaksana, ketatausahaan, kearsipan dan

kepegawaian.

b. Subbagian rumah tangga dan perlengkapan mempunyai tugas

melakukan penyiapan bahan pelaksanaan dan pelayanan administrasi

dibidang rumah tangga dan perlengkapan, meliputi: pelaksanaan dan

pelayanan Teknis penyelenggaraan rapat, pemeliharaan, perawatan

gedung dan kantor, kesehatan dan olahraga dan keamanan

lingkungan gedung dan kantor dan analisis kebutuhan pengadaan,

inventarisasi, perlengkapan, pemeliharaan kendaraan dinas.

Dalam pengamatan ini, penulis akan membahas mengenai

persiapan pengadaan barang / jasa yang dilakukan di Sekretariat DPRD

kota Surakarta. Pengadaan barang dan jasa dimulai dari adanya transaksi


commit to user

50

pembelian / penjualan barang di pasar secara langsung (tunai), kemudian

berkembang ke arah pembayaran berjangka waktu pembayaran, dengan

membuat dokumen pertanggungjawabkan (pembeli dan penjual), dan

pada akhirnya melalui pengadaan yang melalui proses pelelangan.

Dalam prosesnya, pengadaan barang dan jasa melibatkan

beberapa pihak terkait sehingga perlu ada etika, norma dan prinsip

pengadaan barang dan jasa untuk dapat mengatur atau yang dijadikan

dasar penetapan kebijakan pengadaan barang dan jasa. Proses

persiapan pengadaan barang / jasa pemerintah dilakukan sesuai dengan

kepres no. 8 tahun 2003 yang telah disempurnakan melalui keputusan

presiden no.8 tahun 2006.

Menurut keputusan Presiden Republik Indonesia No. 8 tahun 2006,

dalam persiapan pengadaan barang / jasa pemerintah, meliputi:

a. Perencanaan pengadaan barang / jasa pemerintah.

b. Pembentukan panitia pengadaan / penunjukkan pejabat pengadaan.

c. Penetapan sistem pengadaan barang / jasa.

d. Penyusunan jadwal pelaksanaan pengadaan

e. Penyusunan HPS

f. Penyusunan dokumen pengadaan barang / jasa

Tujuan dan tiga batasan dalam persiapan pengadaan barang / jasa

pemerintah:

1. Tujuan persiapan pengadaan barang /jasa :

a. Diperolehnya barang/jasa dengan kualitas yang diharapkan.


commit to user

51

b. Terjaminnya kelancaran dari proses pengadaan itu sendiri.

2. Tiga batasan dalam pengadaan barang / jasa:

a. Besarnya biaya (anggaran) yang dialokasikan, yang tidak

diperkenalkan dilampaui jumlah pengeluarannya.

b. Jadual kegiatan / proyek dalam kaitan dengan kurun waktu

(lamanya) dan tanggal akhir yang telah ditentukan.

c. Mutu produk atau hasil kegiatan / proyek yang harus memenuhi

spesifikasi dan kriteria yang dipersyaratkan dan dapat

dipertanggungjawabkan.

Pengadaan barang / jasa pada dasarnya melibatkan pihak

pengguna barang / jasa dan pihak penyedia barang /jasa dengan

keinginan atau kemauan yang berbeda. Pihak pengguna barang / jasa

menghendaki memperoleh barang / jasa dengan harga semurah-

murahnya, sedang pihak penyedia barang / jasa ingin mendapatkan

keuntungan setinggi-tingginya. Dua keinginan / kepentingan ini akan

sulit dipertemukan kalau tidak ada saling pengertian dan kemauan

untuk mencapai kesepakatan. Untuk itu perlu adanya etika dan norma

yang arus disepakati dan dipatuhi bersama.

Dalam Kepres No.8 tahun 2006 menyebutkan metode pemilihan

penyedia barang / jasa pemerintah:

1. Pelelangan umum

2. Pemilihan langsung

3. Penunjukkan langsung


commit to user

52

Dalam pengamatan ini, penulis hanya memfokuskan proses

persiapan pengadaan barang / jasa yang hanya dilakukan di

secretariat DPRD kota Surakarta yaitu untuk proses pengadaan

dengan sistem pengadaan penunjukkan langsung dan pelelangan.

Proses pengadaan barang / jasa di Sekretariat DPRD kota

Surakarta dilakukan setiap satu tahun sekali. Selama ini dalam proses

persiapan pengadaan tidak terlalu banyak mengalami hambatan. Hal

ini dikemukakan oleh bapak Drs. Okto Susanto, MM, (23 Maret 2010)

beliau mengatakan:

“Selama ini dalam persiapan pengadaan barang / jasa tidak

terlalu banyak mengalami hambatan. Panitia hanya mengalami

hambatan pada saat pengumuman pengadaan tetapi hanya ada 1,2

pendaftar, sedangkan dalam pengadaan minimal harus ada 1,2

pendaftar, sedangkan dalam pengadaan minimal harus ada 3 peserta.

Untuk itu, panitia harus kembali pengadaan pengumuman ulang.

Tetapi jika peserta masih tetap dibawah 3, pengadaan akan tetap

dilaksanakan.

Selama ini proses pengadaan yang dilakukan di secretariat

DPRD kota Surakarta hanya melakukan 2 pengadaan yaitu melalui

menunjukkan langsung dan pelelangan. Dalam persiapan pengadaan

barang / jasa yang penulis amati di secretariat DPRD kota Surakarta,

penulis mengambil salah satu contoh pengadaan yaitu contoh

pengadaan barang yang pertama menggunakan metode penunjukkan


commit to user

53

langsung adalah mesin /kartu absensi dimana total harga Rp

9.375.000,00 dengan menunjukkan CV. Victory Prima Nusa sebagai

rekanan yang dipilih atau ditunjuk. Dan yang kedua menggunakan

metode pelelangan adalah Pengadaan Jasa Asuransi Kesehatan

Pimpinan Dinas dan Anggota DPRD Kota Surakarta dimana total

harga Rp 298.000.000,00.

A. Perencanaan Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah

Perencanaan pengadaan barang / jasa pemerintah sangat

diperlukan sebelum proses pengadaan. Di secretariat DPRD kota

Surakarta, perencanaan pengadaan barang / jasa tidak

dilaksanakan dengan swakelola, melainkan dilaksanakan oleh

penyedia barang / jasa. Perencanaan yang dilaksanakan penyedia

barang / jasa tersebut meliputi:

1. Pemaketan pekerjaan

Dalam penentunan paket pengadaan, pengguna barang /

jasa bersama dengan panitia, wajib memaksimalkan

penggunaan produksi dalam negeri dan perluasan kesempatan

bagi usaha kecil termasuk koperasi kecil. Dalam proses

persiapan ini pengguna barang / jasa diwajibkan untuk

menetapkan sebanyak-banyaknya paket pengadaan untuk

usaha kecil termasuk koperasi kecil tanpa mengabaikan prinsip

efisiensi, kesatuan sistem barang / jasa, kualitas dan

kemampuan teknis usaha kecil termasuk koperasi kecil dan


commit to user

54

mengumumkan secara luas paket-paket pekerjaan dan rencana

pelaksanaan pengadaan sebelum proses pemilihan penyedia

barang / jasa dimulai.

2. Jadwal pelaksanaan pekerjaan

Penyedia baran / jasa dalam perencanaan pengadaan

barang / jasa pemerintah wajib membuat jadwal pelaksanaan

pekerjaan, yang meliputi pemilihan penyedia barang / jasa,

waktu mulai dan berakhirnya, pelaksanaan pekerjaan dan waktu

serah terima hasil akhir pekerjaan.

3. Biaya pengadaan

Biaya untuk proses pengadaan barang / jasa sangat diperlukan

untuk memulai suatu adanya suatu pengadaan. Untuk itu

penggunaan barang/ jasa wajib menyediakan biaya yang

diperlukan untuk proses pengadaan.

4. Pelaksanaan pengadaan

Untuk melaksanakan pengadaan, penggunaan barang / jasa

wajib membentuk panitia atau menunjuk pejabat pengadaan.

B. Pembentukan Panitia Pengadaan

Sebelum proses pengadaan barang / jasa, pembentukan

anggota panitia sangat penting untuk memperlancar jalannya

proses pengadaan. Panitia pengadaan dibentuk sesuai dengan

sistem pengadaan yang akan dilakukan. Anggota panitia harus


commit to user

55

berjumlah gasal / ganjil sesuai dengan nilai pengadaan barang /

jasa tersebut. Anggota panitia pengadaan yang telah dibentuk

harus memahami tata cara pengadaan, substansi pekerjaan /

kegiatan yang bersangkutan dan hukum-hukum perjanjian/ kontrak.

Anggota panitia/pejabat pengadaan harus pegawai negeri

dan dapat diangkat dari unit kerja / instansi / departemen / lembaga

lain. Masa kerja panitia / pejabat pengadaan yaitu dimulai

persiapan sampai dengan dokumen kontrak siap ditandatangani

(secara formal) bahkan sampai dengan pelaksanaan audit oleh unit

pemeriksaan internal / eksternal (informal).

Persiapan pengadaan melalui penunjukkan langsung yaitu

untuk pengadaan mesin /kartu absensi di tahun 2008 hanya

dilakukan oleh pejabat pengadaan yaitu bapak Gunawan Yulianto

dan Bapak Edhi Warsito sebagai PPTK. Sebelum proses

pengadaan berlangsung, panitia mengadakan rapat koordinasi

untuk persiapan pengadaan yang dilakukan di ruang rapat

Sekretariat DPRD kota Surakarta. Sedangkan untuk pengadaan

melalui lelang yaitu pengadaan jasa asuransi kesehatan dilakukan

oleh 5 panitia yaitu Bapak Sumartono sebagai ketua, bapak

gunawan sebagai sekretaris, bapak Sudarmasto, Ibu Indah Warniati

dan Bapak Gatot sebagai anggota.


commit to user

56

C. Penetapan Sistem Pengadaan

Proses penetapan sistem pengadaan di secretariat DPRD

kota Surakarta hanya menggunakan sistem penetapan metode

penyampaian dokumen penawaran dengan metode satu sampul.

Penyampaian dokumen penawaran dengan menggunakan

metode satu sampul lebih tepat digunakan untuk pengadaan

barang / jasa yang bersifat sederhana dan spesifikasi teknisnya

jelas atau pengadaan dengan standar harga yang telah ditetapkan

pemerintah atau pengadaan barang / jasa yang spesifikasi Teknis

atau volumenya dapat dinyatakan secara jelas dalam dokumen

pengadaan. Surat penawaran harga dibuat oleh penyedia barang /

jasa dan perusahaan penawar hanya mengisi saja.

Penyampaian dokumen penawaran menggunakan metode

satu sampul yaitu:

1. Keseluruhan dokumen penawaran beserta lampiran-lampiran

dijilid rapi dalam 3 (tiga) rangkap.

2. Dimasukkan ke dalam sampul tertutup (tidak tembus baca),

berwarna coklat, berukuran minimal 25 cm x 40 cm

3. Bagian belakang sampul dilem dan dilakban di lima tempat,

sehingga apabila ditarik garis diagonal akan membentuk huruf

“X”/


commit to user

57

4. Bagian depan sampul pada sudut kiri atas diberi tulisan dengan

ketik atau spidol hitam “PENAWARAN HARGA PEKERJAAN

PENGADAAN MESIN / KARTU ABSENSI”.

D. Penyusunan Jadwal Pelaksanaan Pengadaan

Penyusunan jadwal pengadaan dibuat oleh panitia

pengadaan. Jadwal menyangkut uraian kegiatan, hari, tanggal,

tempat. Jadwal pengadaan penting untuk dasar dan acuan panitia

dalam melaksanakan pengadaan. Selain itu jadwal pengadaan juga

sebagai alat bagi pengguna dalam memonitor dan mengevaluasi

dalam pelaksanaan pengadaan. Penyusunan jadwal pelaksanaan

harus memberikan alokasi waktu yang cukup untuk semua tahapan

proses pengadaan.

Jadwal pelaksanaan pengadaan disusun sesuai dengan

sistem pengadaan barang /jasa yang dilakukan di secretariat DPRD

kota Surakarta, yaitu:

1. Pelelangan umum

Ketentuan alokasi waktu dalam penyusunan jadwal ini adalah

sebagai berikut:

a. Penayangan pengumuman prakualifikasi sekurang-

kurangnya dilaksanakan selama 7 (tujuh) hari kerja. Dalam

hal pengumuman dilakukan di papan pengumuman resmi

untuk penerapan umum dan internet. Penayangan

pengumuman prakualifikasi yang dilaksanakan melalui


commit to user

58

media cetak, radio atau televisi minimal dilakukan satu kali,

di awali masa pengumuman.

b. Pengambilan dokumen prakualifikasi dimulai sejak tanggal

pengumuman sampai dengan satu hari sebelum batas akhir

pemasukan prakualifikasi.

c. Batas akhir pemasukan dokumen prakualifikasi sekurang-

kurangnya 3 (tiga) hari kerja setelah berakhirnya

penayangan pengumuman prakualifikasi.

d. Tenggang waktu antara hari pengumuman dengan batas

akhir hari pengambilan dokumen prakualifikasi sekurang-

kurangnya 7 (tujuh) hari kerja.

e. Pengambilan dokumen penawaran dilakukan satu hari

setelah dikeluarkannya undangan lelang sampai dengan

satu hari sebelum pemasukan dokumen penawaran.

f. Penjelasan (aanwijzing) dilaksanakan paling cepat 7 (tujuh)

hari kerja sejak tanggal pengumuman.

g. Pemasukan dokumenpenawaran dimulai satu hari setelah

penjelasan (aanwijizing. Batas akhir pemasukan dokumen

penawaran sekurang-kurangnya 7 (tujuh) hari kerja setelah

penjelasan.


commit to user

59

Pengalokasian waktu diluar proses di atas, diserahkan

sepenuhnya kepada pengguna barang / jasa.

Di secretariat DPRD kota Surakarta untuk contoh

pengadaan barang / jasa melalui lelang, adalah pengadaan jasa

asuransi kesehatan. Sebelum mengadakan pengadaan, panitia

harus mempersiapkan jadwal pengadaan terlebih dahulu.

Table 1.2. Jadwal Pengadaan Jasa Asuransi Kesehatan

No Uraian Kegiatan Tanggal Hari Tempat

1 Pengumunan (Koran dan

papan pengumuman

resmi)

25/05/09 Senin Harian wawasan

dan papan

pengumpuman

resmi pemerintah

kota surakarta.

2 Pendaftaran dan

pengambilan dokumen

lelang

26 Mei 8

Juni 09

Selasa-

senin

Sekretariat DPRD

Kota Surakarta

3 Penjelasan pekerjaan

(Aanwijzing)

04/06/09 Kamis Sekretariat DPRD

Kota Surakarta

4 Pemasukan dan

pembukaan penawaran

09/06/09 Selasa Sekretariat DPRD

Kota Surakarta

5 Evaluasi penawarna dan

penilaian kualifikasi

9-11/09 Selasa-

Kamis

Sekretariat DPRD

Kota Surakarta

6 Usulan calon pemenang 12/06/09 Jum’at Sekretariat DPRD

Kota Surakarta

7 Surat keputusan

penetapan calon

pemenang

15/06/09 Senin Sekretariat DPRD

Kota Surakarta

8 Pengumuman pemenang 16/06/09 Selasa Sekretariat DPRD


commit to user

60

Kota Surakarta

9 Masa sanggah 17-

23/06/09

Selasa-

Rabu

Sekretariat DPRD

Kota Surakarta

10 Surat keputusan

penunjukkan penyedia

jasa asuransi

24/06/09 Rabu Sekretariat DPRD

Kota Surakarta

11 Penandatanganan kontrak 29/06/09 Senin Sekretariat DPRD

Kota Surakarta

12 Surat perintah

melaksanakan kerja

(SPMK)

30/06/09 Selasa Sekretariat DPRD

Kota Surakarta

Sumber: Dokumen Pengadaan Sekretariat DPRD Kota Surakarta

Setelah melalui berbagai tahapan yang tercantum pada

jadwal jasa asuransi kesehatan bagi pimpinan dan anggota

DPRD Kota Surakarta, dan berdasarkan Surat dari Kepala

Sekretariat DPRD telah menetapkan pemenang lelang rekanan

tersebut di atas:

a. SEBAGAI PEMENANG I

Nama Perusahaan : PT. ASURANSI UMUM BUMIDA 1067

Alamat : Jl. Letjen Suprapto No. 15 Sumber, Solo

b. SEBAGAI PEMENANG II

Nama Perusahaan : PT. AJ. BUMI ASIH JAYA

Alamat : Jl. Gajah Mada 132 D, Solo

c. SEBAGAI PEMENANG III

Nama Perusahaan : PT. ASURANSI SYARIAH

Alamat : Jl. Slamet Riyadi No. 610 A. Solo


commit to user

61

2. Penunjukkan langsung

Dalam penyusunan jadwal pelaksanaan pengadaan

dengan penunjukkan langsung yang melalui prakualifikasi harus

mengalokasikan waktu untuk proses: undangan kepada peserta

terpilih dilampiri dokumen prakualifikasi dan dokumen

pengadaan pemasukan dokumen prakualifikasi, dan penilaian

kualifikasi dan penjualan, pemasukan penawaran, evaluasi

penawaran negosiasi baik Teknis maupun harga penetapan /

penunjukkan penyedia barang / jasa, penandantangan kontrak.

Pengalokasian waktu dalam proses pemilihan langsung

diserahkan sepenuhnya kepada pengguna barang / jasa.

Di secretariat DPRD kota Surakarta pada pengadaan

barang / jasa yang dilakukan melalui penunjukkan langsung

salah satu contohnya adalah penadaan mesin / kartu absensi

secretariat DPRD kota Surakarta. Jadwal pengadaan yang telah

dibuat adalah sebagai berikut:

Table 1.3. Jadwal Pengadaan Mesin / Kartu Absensi Sekretariat

DPRD Kota Surakarta.

No Uraian Kegiatan Hari Tanggal

1 Rapat persiapan Jum’at 04 Juli 2008

2 Undangan dan pengambilan

dokumen

Senin 07 Juli 2008

3 Pemasukan dan evaluasi Rabu 09 Juli 2008


commit to user

62

dokumen prakualifikasi.

4 Penjelasan pekerjaan / aanwijzing Kamis 10 Juli 2008

5 Pemasukan dan pembukaan

penawaran

Jum’at 11 Juli 2008

6 Evaluasi penawaran dan

negosiasi

Senin 14 Juli 2008

7 Usulan penetapan rekanan Rabu 16 Juli 2008

8 Penetapan rekanan Kamis 17 Juli 2008

9 Surat Keputusan Penunjukkan

Rekanan

Jum’at 18 Juli 2008

10 Kontrak verja Senin 21 Juli 2008

11 Surat Perintah Verja Rabu 23 Juli 2008

Sumber: Dokumen Pengadaan Sekretariat DPRD Kota

Surakarta

E. Penyusunan Harga Perhitungan Sendiri

Dalam proses persiapan pengadaan barang / jasa, HPS

sangat diperlukan untuk persiapan proses pengadaan barang /jasa.

HPS perlu dalam penyusunan anggaran, proses pengadaan, dan

pelaksanaan. HPS berperan dalam penentuan pemenang, setiap

peserta lelang memperoleh akses untuk mengetahui HPS.

Dari hasil wawancara dengan Ibu Liestiawati (10 Maret

2010) adalah sebagia berikut: dalam setiap pengadaan barang,


commit to user

63

apabila harga yang ditawarkan tidak sesuai, maka harga akan

ditawar lebih rendah dengan penyusunan HPS berdasarkan

standar harga barang tersebut.

Manfaat dari Harga Perhitungan Sendiri (HPS) antara lain:

a. Untuk menilai kewajaran harga penawaran yang disampaikan

pihak penyedia (evaluasi harga) tetapi tidak dapat dijaikan dasar

untuk mengugurkan penawaran.

b. Sebagai dasar bagi penetapan nilai jaminan penawaran (1 – 3%

dari HPS).

c. Sebagai acuan bila ada indikasi KKN

d. Sebah bahan perhitungan penyesuaian harga

e. Sebagai acuan dalam negosiasi harga pada proses

penunjukkan / pemilihan langsung / pengadaan jasa konsultasi.

F. Penyusunan Dokumen Pengadaan Barang / Jasa

Dokumen pengadaan adalah dokumen yang disiapkan

panitia / pejabat pengadaan sebagai pedoman dalam preoses

pembuatan dan penyampaian penawaran oleh calon penyedia

barang / jasa serta evaluasi penawaran oleh panitia / pejabat

pengadaan. Dokumen tersebut menjadi dasar untuk melaksanakan

proses pengadaan. Seluruh dokumen pengadaan barang dan jasa

disiapkan oleh panitia pengadaan.


commit to user

64

Di sekretariat DPRD Kota Surakarta, untuk dokumen

pelelangan umum penyusunan dokumen lelang disusun oleh

panitia pengadaan dan disampaikan kepada calon penyedia yang

ditunjuk. Isi dokumen lelang pada terdiri dari : surat undangan,

instruksi umum, instruksi khusus, syarat-syarat umum kontrak,

syarat-syarat khusus kontrak, daftar kuantitas dan harga,

rekapitulasi daftar kuantitas dan harga, spesifikasi dan gambar

rencana, format penawaran, jaminan uang muka dan pelaksanaan,

naskah draft kontrak.


commit to user

65

BAB V

PENUTUP

A. Kesimpulan

Dari proses pengamatan tentang Persiapan Pengadaan Barang

/ jasa yang dilakukan oleh penulis di Sekretariat DPRD Kota Surakarta,

maka penulis menyimpulkan.

1. Pada dasarnya sekretariat DPRD kota Surakarta sebagai instansi

pemerintah, oleh karena itu proses persiapan pengadaan diatur

oleh pemerintah melalui keputusan presiden dan pihak secretariat

DPRD telah melaksanakan proyek tersebut sesuai prosedur yang

berlaku.

2. Proses persiapan pengadaan barang / jasa dilakukan sesuai

kepress no. 80 tahun 2003 yang disempurnakan melalui Keppress

no. 8 tahun 2006 yaitu perencanaan pengadaan barang / jasa

pemerintah, pembentukan panitia pengadaan / penunjukkan

pejabat pengadaan, penetapan sistem pengadaan yang

dilaksanakan penyedia penyedia barang / jasa, penyusunan jadwal

pelaksanaan pengadaan, penyusunan harga perhitungan sendiri

(HPS), penyusunan dokumen pengadaan barang / jasa.

3. Persiapan pengadaan barang / jasa dilakukan sesuai pengadaan

yang dilakukan di sekwan DPRD kota Surakarta yaitu penunjukkan

langsung dan pelelangan.


commit to user

66

4. Proses persiapan pengadaan barang / jasa di secretariat DPRD

kota Surakarta dilakukan sebelum pengadaan barang / jasa yang

dilakukan dengan melibatkan panita pengadaan barang / jasa.

B. Saran

Berdasarkan kesimpulan tersebut, maka penuliskan

memberikan saran sebagai berikut:

1. Sebaiknya Sekretariatan DPRD Kota Surakarta dalam pengadaan

barang /jasa, haruslah dilakukan persiapan dengan lebih matang,

agar proses pengadaan berjalan lebih lancar.

2. Sekretariatan DPRD Kota Surakarta harus lebih selektif dalam

memilih panitia pengadaan.

3. Perlu adanya koordinasi yang lebih matang agar tidak terjadi

kesalahan dalam proses serta pengadaan dalam pelayanan

terhadap DPRD Kota Surakarta.

4. Karena agar tidak terjadi kesalahan antara bagian satu dengan

bagian yang lainya, sebab dengan proses dan pengadaan yang

baik akan dapat menghasilkan keputusan yang akan di jadikan

sebagai pengambilan keputusan bagi DPRD Kota Surakarta.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id persiapan dan .../persia... · persyaratan dalam...

Documents