perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id administrasi ... fileperpustakaan.uns.ac.id...

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

ADMINISTRASI PENGGAJIAN PEGAWAI DI PERUSAHAAN DAERAH

AIR MINUM ( PDAM ) KOTA SURAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh

Sebutan Vokation Ahli Madya ( A.Md.) Dalam Bidang Manajemen

Administrasi

Oleh :

MELYA KUSUMA WERDANI

D1510052

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2013


commit to user

ii

PERSETUJUAN

ADMINISTRASI PENGGAJIAN PEGAWAI DI PERUSAHAAN DAERAH

AIR MINUM ( PDAM ) SURAKARTA

Disusun Oleh :

MELYA KUSUMA WERDANI

D1510052

Disetujui Untuk Dipertahankan di hadapan Tim Penguji

Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta

Pembimbing,

Drs. Ali, M. Si

NIP 19540830 198503 1 002


commit to user

iii

PENGESAHAN

Tugas Akhir dengan judul ADMINISTRASI PENGGAJIAN PEGAWAI DI

PERUSAHAAN DAERAH AIR MINUM ( PDAM ) SURAKARTA

Disusun Oleh :

Melya Kusuma Werdani

D1510052

Telah diuji dan disahkan oleh Tim Penguji

Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta

Pada Hari : Senin

Tanggal : 22 Juli 2013

Tim Penguji Nama Tanda tangan

1. Penguji 1 Dra. Retno Suryawati ...................................

2. Penguji 2 Drs. Ali, M.Si ...................................

Mengetahui

Dekan, Ketua Program

Prof. Drs. H. Pawito Ph.D Drs. Sudarto,M.Si NIP.

19540805198503 1 002 NIP.19550202198503 1 006


commit to user

iv

PERNYATAAN

Nama : MELYA KUSUMA WERDANI

NIM : D1510052

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “ADMINISTRASI

PENGGAJIAN PEGAWAI DI PERUSAHAAN DAERAH AIR MINUM

(PDAM) SURAKARTA” adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan

karya saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukan dalam

daftar pustaka.

Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya

bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang

saya peroleh dari tugas akhir tersebut.

Surakarta, Juni 2013

Yang membuat pernyataan,



commit to user

v

MOTTO

PENDIDIKAN MERUPAKAN PERLENGKAPAN PALING BAIK UNTUK

HARI TUA

( ARISTOTELES )

TUGAS KITA BUKANLAH UNTUK BERHASIL. TUGAS KITA ADALAH

UNTUK MENCOBA, KARENA DIDALAM MENCOBA ITULAH KITA

MENEMUKAN DAN BELAJAR MEMBANGUN KESEMPATAN UNTUK

BERHASIL

( MARIO TEGUH )

KEMENANGAN YANG SEINDAH-INDAHNYA DAN SESUKAR-

SUKARNYA YANG BOLEH DIREBUT OLEH MANUSIA IALAH

MENUNDUKKAN DIRI SENDIRI

( IBU KARTINI )

KETERGESAAN DALAM SETIAP USAHA MEMBAWA KEGAGALAN

( HERODOTUS )


commit to user

vi

PERSEMBAHAN

Penulis mempersembahkan karya tulis ini

kepada orang-orang yang berperan dalam proses

pembuatan karya ini sampai selesai. Yaitu :

1. Kedua orang tuaku tercinta yang selalu

memberikan kasih sayang dan doa untuk

kelancaranku

2. Kakakku tersayang yang selalu

memberikan semangat dan motivasi

3. Sahabat-sahabatku yang berjuang

bersama dan saling membantu

4. Seluruh teman-teman MA10


commit to user

vii

KATA PENGANTAR

Assalamualaikum Wr. Wb.

Alhamdulillahi Rabbil „alamin. Segala puji bagi Allah Yang Maha

Pengasih lagi Maha Penyayang, atas ridho dan petunjuk-Nya, sehingga penulis

dapat menyelesaikan penyusunan tugas akhir yang berjudul “ADMINISTRASI

PENGGAJIAN PEGAWAI DI PERUSAHAAN DAERAH AIR MINUM (

PDAM ) SURAKARTA”.

Penulisan tugas akhir ini merupakan salah satu syarat yang harus dipenuhi

guna memperoleh sebutan vokation ahli madya ( A.Md. ) dalam bidang

Manajemen Administrasi . Dalam penulisan tugas akhir ini, penulis menyadari

bahwa sejak awal sampai selesainya penulisan tugas akhir ini tidak lepas dari

bantuan, dorongan, dan bimbingan berbagai pihak. Oleh karena itu dalam

kesempatan ini penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada :

1. Drs. Ali, M.Si selaku pembimbing tugas akhir, yang telah memberikan

pengarahan dalam menyelesaikan tulisan ini

2. Drs. Is Hadri Utomo selaku Pembimbing Akademik, yang telah membimbing

penulis selama menempuh studi

3. Drs. Sudarto, M.Si selaku Ketua Jurusan Manajemen Administrasi yang telah

memberikan ijin kepada penulis untuk menyusun tugas akhir ini.

4. Prof. Drs. H. Pawito Ph.D selaku Dekan FISIP, yang telah memberikan

legalitas permohonan ijin guna menyelesaikan tugas akhir ini

5. Segenap Dosen Jurusan Manajemen Administrasi FISIP UNS yang telah

mencurahkan ilmunya sehingga insyaallah penulis dapat menyelesaikan studi

dengan baik

6. Bapak Suharno dan semua staf personalia serta seluruh pegawai Perusahaan

Daerah Air Minum ( PDAM ) Surakarta yang telah membantu dan memberikan

keterangan kepada penulis mengenai hal-hal yang bersangkutan denga

penulisan tugas akhir ini

7. Seluruh Mahasiswa Manajemen Administrasi Angkatan 2010 yang telah

menjadi teman dan sahabat yang baik bagi penulis selama ini


commit to user

viii

8. Seluruh pihak yang telah membantu dan menyelesaikan tugas akhir ini yang

tidak dapat penulis sebutkan satu persatu

Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini masih jauh dari sempurna. Maka

dari itu saran dan kritik yang bersifat membangun sangat diharapkan demi

sempurnanya tugas akhir ini. Harapan penulis semoga tugas akhir ini bermanfaat

bagi penulis khusunya dan bagi pembaca pada umumnya serta pihak-pihak yang

berkepentingan dalam penyusunan tugas akhir ini.

Wassalamualaikum Wr. Wb.

Surakarta, Juli 2013



commit to user

ix

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ........................................................................................ i

PERSETUJUAN ........................................................................................... ii

PENGESAHAN ........................................................................................... iii

PERNYATAAN ........................................................................................... iv

MOTTO ........................................................................................... v

PERSEMBAHAN ........................................................................................... vi

KATA PENGANTAR ..................................................................................... vii

DAFTAR ISI ........................................................................................... ix

DAFTAR TABEL ........................................................................................... xi

DAFTAR GAMBAR ....................................................................................... xii

ABSTRAK ........................................................................................... xiii

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah ................................................... 1

B. Rumusan Masalah ............................................................ 5

C. Tujuan Penelitian ............................................................... 5

D. Manfaat Penelitian ............................................................. 5

BAB II LANDASAN TEORI

A. Pengertian Administrasi .................................................... 7

B. Administrasi Kantor .......................................................... 10

C. Kesekretarisan Dalam Administrasi .................................. 12

D. Pengertian Gaji .................................................................. 15

E. Penilaian Dalam Penggajian dan Kenaikan Gaji ............... 17

BAB III METODE PENGAMATAN

A. Lokasi pengamatan ............................................................ 23

B. Jenis pengamatan .............................................................. 23

C. Sumber data ....................................................................... 23

D. Teknik analisis data ........................................................... 25

E. Teknik Pengumpulan Data ................................................ 27

F. Validitas Data .................................................................... 28


commit to user

x

BAB IV DESKRIPSI PERUSAHAAN

A. Sejarah Perusahaan Daerah Air Minum

( PDAM ) Surakarta ......................................................... 29

B. Keadaan Perusahaan Daerah Air Minum

( PDAM ) Surakarta .......................................................... 30

C. Visi dan Misi Perusahaan Daerah Air Minum

( PDAM ) Surakarta .......................................................... 30

D. Bagan Organisasi Perusahaan Daerah Air Minum

(PDAM) Surakarta ............................................................ 31

E. Struktur Organisasi Perusahaan

Daerah Air Minum (PDAM) Surakarta ............................. 32

F. Tugas-tugas Organ Perusahaan Daerah

Air Minum (PDAM) Surakarta ......................................... 34

BAB V HASIL PENGAMATAN

A. Kebijakan Gaji PDAM Surakarta ...................................... 44

B. Administrasi Penggajian .................................................... 45

1. Pengajuan Gaji ........................................................ 45

2. Verifikasi .................................................................. 48

3. Bagian Pelaporan / Keuangan .................................. 49

4. Pencairan Gaji .......................................................... 49

BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan ........................................................................ 57

B. Saran .................................................................................. 58

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN


commit to user

xi

DAFTAR TABEL

Tabel 1.1 Status Pegawai

Berdasarkan Jenjang Pendidikan

Bulan : Januari 2013 ................................................................... 2

Tabel 1.2 Status Pegawai

Berdasarkan Jenjang Kepangkatan

Bulan : Januari 2013 ................................................................... 3


commit to user

xii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 3.1 Model Analisi Interaktif ............................................................ 27

Gambar 4.1 Bagan Organisasi....................................................................... 31

Gambar 5.1 Flowchart Pemberian Gaji Pegawai .......................................... 53


commit to user

xiii

ABSTRAK

Melya Kusuma Werdani. D1510052. Administrasi Penggajian Pegawai di

Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Surakarta. Tugas Akhir. Program

Studi Manajemen Administrasi. Program Diploma III. Fakultas Ilmu Sosial

dan Ilmu Politik. Universitas Sebelas Maret Surakarta. 56 halaman

Gaji merupakan sesuatu yang sangat penting bagi kelangsungan hidup

manusia, karena dengan gaji manusia dapat membeli kebutuhan yang dibutuhkan

untuk bertahan hidup. Pengertian dari gaji itu sendiri adalah balas jasa dalam

bentuk uang yang diterima oleh seseorang tenaga kerja atas pekerjaan yang telah

dilakukannya. Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Surakarta adalah

perusahaan yang berbentuk Badan Usaha Milik Negara (BUMN), pemberian gaji

pegawai Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Surakarta mengacu pada

kebijakan gaji Pegawai Negeri Sipil (PNS). Penggajian membutuhkan proses

untuk sampai kepada pegawai, maka dari itu dibutuhkan administrasi dalam

penggajian pegawai. Dalam suatu perusahaan administrasi merupakan hal penting

dan tidak dapat dipisahkan dari proses pencapaian tujuan yang telah ditetapkan

sebelumnya oleh perusahaan tersebut. Karena di dalam administrasi terkandung

unsur kerjasama, adanya sekelompok manusia, dan adanya tujuan yang akan

dicapai.

Pengamatan ini dilakukan di Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM)

Surakarta untuk mengetahui kebijakan gaji di PDAM Surakarta dan administrasi

penggajian yang merupakan proses pelaksanaan pencairan gaji sampai kepada

pegawai serta ketepatan dalam proses pelaksanaannya. Jenis pengamatan ini

adalah deskriptif kualitatif yaitu pendiskripsian secara rinci dan mendalam

mengenai potret kondisi tentang apa yang sebenarnya terjadi menurut apa adanya

di lapangan studinya. Sumber data diperoleh dari narasumber (informan),

dokumen dan arsip, peristiwa serta penarikan sample. Teknik pengumpulan data

yang digunakan adalah wawancara, observasi, dan mengkaji dokumen atau arsip.

Validitas Data menggunakan teknik triangulasi yang merupakan cara yang paling

umum digunakan bagi peningkatan validitas dalam penelitian kualitatif.

Administrasi penggajian di PDAM Surakarta harus melalui beberapa tahapan,

yaitu pengajuan gaji di bagian kepegawaian, verifikasi, bagian pelaporan dan

bagian kas atau pencairan gaji. Pada pengajuan gaji di bagian kepegawaian,

terdapat berkas-berkas yang harus disiapkan yaitu daftar penerimaan penghasilan,

kuitansi pengeluaran dan surat setoran pajak. Selain itu juga dilengkapi dengan

beberapa lampiran yaitu Surat Keputusan Mutasi, Surat Keputusan Kenaikan

Pangkat, Surat Keputusan PNS, Akte nikah bagi pegawai yang sudah berkeluarga,

Surat Keputusan berkala dan Surat Keterangan Perubahan Keluarga. Gaji pokok

pegawai PDAM selalu diterima tepat waktu pada tanggal 1 setiap bulannya.

Kenaikan gaji di PDAM ada 3 macam yaitu kenaikan gaji berkala, kenaikan gaji

golongan dan kenaikan gaji jabatan. Untuk Kenaikan gaji tersebut, dalam proses

pengadministrasiannya sudah baik dan selalu tepat waktu. Berkas pengajuan

kenaikan gaji dilampirkan dalam berkas pengajuan gaji bulanan yang dibuat dari

bagian kepegawaian, verifikasi, pelaporan dan bagian kas. Pegawai yang naik

pangkat harus memenuhi beberapa syarat yaitu lolos dalam Daftar Penilaian

Pelaksanaan Pekerjaan.


commit to user

xiv

ABSTRACT

Melya Kusuma Werdani. D1510052. Employee Remuneration

Administration at the Regional Water Company (RWC) Surakarta. Final

Project. Program Study Management Administration. Program Diploma III.

Social and Political Sciences Faculty. Sebelas Maret University Surakarta. 56

Pages

Salary is something that is essential for human survival, as with humans

salary can buy necessities that needed to survive. Understanding of the salary

itself is in the form of cash remuneration received by an individual labor for the

work he has done. Regional Water Company (RWC) Surakarta is a company in

the form of State-Owned Enterprises (SOEs), the provision of employee salaries

Regional Water Company (RWC) refers to the salary policy of Civil Servants

(CS). Payroll requires to process up to the employee, and therefore needed in the

administration of employee payroll. In the administration of a company is

essential and cannot be separated from the process of achieving the goals set

previously by the company. Because of in the administrative contained the

elements co-operation, a group of humans, and the objectives to be achieved.

These observations were conducted at the Regional Water Company

(RWC) Surakarta to know the salary policy in RWC Surakarta and payroll

administration which is the process of implementation of disbursement of wages

until the employee as well as the accuracy of the implementation process. This

type of observation is a qualitative descriptive detailed and in-depth portrait of the

condition of what actually happened according to what it is in the field study.

Sources of data obtained from sources (informants), documents and archives,

events and sample withdrawal. Data collection techniques were used interviews,

observation, and review documents or archives. The validity of data using

triangulation technique which is the most common way used to increase validity

in qualitative research.

Payroll administration in RWC Surakarta must go through several stages,

namely filing salaries in the civil service, verification, reporting and part cash part

or salary disbursement. On submission of salary in the civil service, there are files

that have prepared the list of receipts of income, expenditure and receipts tax

collection letter. It is also equipped with several attachments that mutations

Decree, Decree of promotion, civil decree, marriage certificate for employees who

are married, and periodic Decree Certificate of Family Change. Basic salary of

RWC employees is always received on time on the 1st of each month. Salary

increases in RWC there are 3 kinds periodic salary increases, salary increases and

salary increases job class. To increase the salary, in the process of its

administration has been good and always on time. Submission file in the file

attached salary increase filing made monthly salaries of the civil service,

verification, reporting and part cash. Promoted employees must meet several

requirements that qualify the Implementation Assessment Work List.


commit to user

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Manusia adalah makhluk yang konsumtif, membutuhkan pakaian dan

makanan serta fasilitas lain untuk dapat bertahan hidup. Dalam upaya

pemenuhan kebutuhan tersebut manusia membutuhkan uang. Uang tidak

dapat diperoleh dengan cara yang mudah, manusia harus berusaha untuk

mendapatkannya. Sebagai makhluk ciptahan Tuhan yang paling sempurna,

manusia mempunyai akal pikiran yang dapat dimanfaatkan untuk usaha

mendapatkan uang. Oleh karena itu manusia harus bekerja, dengan bekerja

manusia akan mendapatkan gaji sebagai imbal balik dari pekerjaan yang telah

dilakukan. Gaji merupakan sesuatu yang harus diberikan baik dari sebuah

instansi swasta atau dari pemerintah, karena gaji adalah hak yang harus

diterima oleh para pegawai atas imbal balik dari pekerjaan yang sudah

dilakukan. Agar pembagian gaji pegawai berjalan dengan cepat, tepat dan

akurat maka diperlukan suatu administrasi dalam penggajian pegawai.

Dalam suatu perusahaan administrasi merupakan hal penting dan tidak

dapat dipisahkan dari proses pencapaian tujuan yang telah ditetapkan

sebelumnya oleh perusahaan tersebut. Karena di dalam administrasi

terkandung unsur kerjasama, adanya sekelompok manusia, dan adanya tujuan

yang akan dicapai. Begitu juga di Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM)

Surakarta terdapat sekelompok orang yang terbagi dalam beberapa bidang

kerja, salah satunya adalah bidang kepegawaian yang mengelola pembagian

gaji pegawai, surat menyurat dan absensi pegawai. Dalam bidang

kepegawaian terdapat 5 orang pegawai yang mempunyai tugas berbeda-beda

tetapi masih dalam satu kesatuan, yaitu kepala Sub Bagian Kepegawaian dan

4 orang staf. Salah satu tugas staf kepegawaian adalah menyusun jumlah

pegawai yang ada di perusahaan tersebut. Penyusunan jumlah pegawai

dilakukan setiap bulan, karena untuk memantau pegawai yang masih aktif

bekerja atau pegawai yang sudah pensiun serta pegawai yang dimutasi.


commit to user

2

Tabel 1.1

Status Pegawai Berdasarkan Jenjang Pendidikan

Bulan : Januari 2013

Bidang SD SMP SMA D3 S1 S2 Tenaga Tenaga Harian

Honorer Harian Tetap

Direksi 0 0 0 0 1 2 0 0 0

Staf Ahli 0 0 0 1 1 0 0 0 0

Perusahaan

Umum 5 8 87 13 61 2 3 0 7

Teknik 11 14 94 9 25 4 7 0 10

Inspektorat 0 0 0 1 6 1 0 0 0

Perusahaan

Sekretariat 0 0 9 4 7 1 0 0 0

Perusahaan

Litbang 0 0 1 1 1 2 0 0 0

Perusahaan

Unit-Unit 0 0 0 3 11 0 0 0 0

Jumlah 16 22 191 32 113 12 10 0 17

Pegawai

Sumber : Kantor Perusahaan Daerah Air Minum ( PDAM ) Surakarta

Pegawai Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Surakarta berasal dari

berbagai latar belakang pendidikan dari lulusan Sekolah Dasar (SD), Sekolah

Menengah Pertama (SMP), Sekolah Menengah Atas (SMA), Strata 1 (S1), dan

Strata 2 (S2). Selain itu juga terdapat tenaga honorer, tenaga harian dan harian

tetap. Dari tabel diatas menunjukkan bahwa mayoritas pegawai Perusahaan

Daerah Air Minum (PDAM) Surakarta adalah lulusan S1, dan pendidikan

Tertinggi adalah S2 sedangkan pendidikan terendah adalah lulusan SD. Gaji yang


commit to user

3

diperoleh pegawai sesuai dengan golongannya saat itu, sedangkan besar gaji

untuk tenaga honorer sesuai dengan Upah Minimum Regional (UMR). UMR

untuk kota Surakarta sebesar Rp. 915.900,00. Untuk tenaga harian dan harian

tetap gaji diperoleh setiap bulan.

Tabel 1.2

Status Pegawai Berdasarkan Jenjang Kepangkatan

Bulan : Januari 2013

Uraian Golongan Jumlah Pegawai

Staf Utama Madya D3 0

Staf Madya I D2 1

Staf Madya D1 0

Staf I C4 8

Staf C3 30

Staf Muda I C2 25

Staf Muda C1 77

Pelaksana I B4 71

Pelaksana B3 35

Pelaksana Muda I B2 37

Pelaksana Muda B1 80

Pegawai Dasar I A4 10

Pegawai Dasar A3 5

Pegawai Dasar Muda I A2 6

Pegawai Dasar Muda A1 1

Harian Tetap - 17

Tenaga Harian - 0

Tenaga Honorer - 10

Jumlah 413

Sumber : Kantor Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Surakarta


commit to user

4

Golongan dalam laporan kepegawaian tersebut yang mempengaruhi besar gaji

yang diterima oleh pegawai. Golongan yang paling rendah adalah golongan A.1

dan golongan yang tertinggi adalah golongan D.5. Golongan juga dapat

menentukan jabatan pegawai tersebut. Gaji yang diterima oleh pegawai

Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Surakarta tersebut berbeda-beda menurut

golongan, masa kerja dan pangkat. Ketiga faktor tersebut saling berhubungan

dalam penetapan gaji. Golongan ditetapkan dari pendidikan terakhir pegawai

tersebut, seiring dengan masa kerja pegawai tersebut yang semakin bertambah

maka pegawai tersebut akan dapat kenaikan golongan yang disertai dengan

kenaikan gaji menurut golongannya. Faktor ketiga adalah pangkat, pangkat atau

jabatan akan dapat naik atau bisa saja tetap. Kenaikan pangkat tersebut tergantung

dari prestasi kerja pegawai tersebut. Jika prestasi kerja seorang pegawai baik,

maka ia akan mendapatkan promosi kenaikan jabatan. Setelah pangkat atau

jabatan pegawai naik maka otomatis gaji yang diperoleh juga akan naik.

Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Surakarta adalah perusahaan Badan

Usaha Milik Negara. Pemberian Gaji pegawai pada Perusahaan Daerah Air

Minum (PDAM) Surakarta selalu berjalan dengan teratur, karena gaji yang

diterima oleh pegawai Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Surakarta sama

dengan gaji Pegawai Negeri Sipil. Kebijakan penggajian Pegawai Negeri Sipil

tergantung pada pemerintah pusat. Sekarang ini sistem penggajian Pegawai

Negeri Sipil mengarah pada sistem skala gabungan, skala gabungan adalah

perpaduan antara sistem skala tunggal dan sistem skala ganda, yaitu gaji pokok

bagi Pegawai Negeri Sipil yang berpangkat sama ditetapkan sama, disamping itu

diberikan tunjangan bagi Pegawai Negeri Sipil yang berdasarkan penelitian

melaksanakan beban tugas yang lebih besar dan memikul tanggung jawab yang

lebih berat dibandingkan dengan yang lain. Kebijakan penggajian tersebut diatur

dengan Peraturan Pemerintah Nomor 7 Tahun 1977. Dengan melihat perincian

gaji pegawai Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Surakarta yang mengacu

pada kebijakan gaji yang diterima oleh Pegawai Negeri Sipil dan karena terdapat

faktor – faktor yang mempengaruhi besarnya gaji yang diterima oleh pegawai

Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Surakarta tersebut, maka penulis tertarik


commit to user

5

untuk mengadakan penelitian tentang “Administrasi Penggajian Pegawai di

Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Surakarta”.

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah yang telah dikemukakan penulis di

atas, maka penulis dapat merumuskan masalah yaitu :

“Bagaimana Administrasi Penggajian Pegawai di Perusahaan Daerah Air

Minum (PDAM) Surakarta?”

C. Tujuan Pengamatan

Suatu kegiatan pengamatan harus mempunyai tujuan sebagai arah dari

suatu pengamatan. Tujuan dari suatu pengamatan merupakan jawaban dari

permasalahan yang diangkat dalam pengamatan. Dalam pengamatan ini

terdapat tujuan dari ppengamatan, yaitu untuk mengetahui Bagaimana

Administrasi Penggajian Pegawai di Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM)

Surakarta.

D. Manfaat Pengamatan

Pengamatan ini diharapkan dapat memberikan manfaat baik untuk penulis,

instansi dan bagi masyarakat. Manfaat yang diharapkan dari pengamatan ini

adalah :

1. Bagi Penulis

Dengan adanya pengamatan ini, diharapkan penulis dapat memahami lebih

mendalam tentang bagaimana administrasi penggajian pegawai di

Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Surakarta, serta memahami

sistem-sistem yang ada di dalamnya.

2. Bagi Instansi

Untuk memberikan masukan dalam meningkatkan kinerjanya dan upaya

untuk mengatasi faktor-faktor yang dapat menghambat jalannya

administrasi penggajian pegawai. Hasil dari kegiatan ini diharapkan dapat


commit to user

6

digunakan sebagai bahan pertimbangan untuk meningkatkan sistem

administrasi penggajian pegawai.

3. Bagi Masyarakat

Hasil dari pengamatan ini diharapkan dapat dijadikan bahan referensi

untuk pengamatan sejenis yang lebih mendalam.


commit to user

7

BAB II

LANDASAN TEORI

A. Pengertian Administrasi

Dalam sejarah menunjukkan bahwa bangsa Romawi telah melahirkan ilmu

administrasi yang dibudayakan oleh bangsa Eropa Barat ( Eropa Kontinental ).

Administrasi yang diterapkan di Indonesia adalah hasil adopsi bangsa Belanda

yang menjadi salah satu bangsa Eropa Barat. Dari segi etimologis, administrasi

berasal dari bahasa Yunani yaitu administrare yang berarti melayani,

membantu. Sedangkan dalam bahasa Inggris, menggunakan istilah

administration yang sebenarnya dari kata Ad ( intensif ) dan ministrare ( to

serve ) yang diartikan melayani dengan baik. Administrasi sendiri dilihat dari 2

sudut pandang,yakni administrasi dalam arti luas dan administrasi dalam arti

sempit ( Irra Chrisyanti Dewi. 2011 : 2-3 )

Secara luas, administrasi merupakan proses kerjasama beberapa individu

dengan cara yang efisien dalam mencapai tujuan sebelumnya. Berdasarkan hal

tersebut, administrasi dipandang dari 3 sudut pengertian ( Ira Chrisyanti Dewi.

2011 : 3 ) yakni :

a. Sudut proses

Administrasi merupakan proses kegiatan pemikiran, penentuan tujuan,

sampai pelaksanaan kerja hingga akhirnya tujuan yang telah ditentukan

dapat tercapai

b. Sudut fungsi

Administrasi merupakan kegiatan yang dilakukan sekelompok individu

maupun individu itu sendiri sesuai dengan fungsi yang telah dilimpahkan

untuk mencapai tujuan yang ditentukan sebelumnya misalnya : kegiatan

perencanaan, Pengorganisasian, penggerakan, pengawasan, dan

sebagainya.

c. Sudut institusional


commit to user

8

Administrasi merupakan personil-personil baik individu maupun

sekelompok individu yang menjalankan kegiatan untuk mencapai tujuan

yang ditentukan sebelumnya. Personil-personil yang ada pada

institusional, antara lain :

a) Administrator

b) Manajer

c) Staff/Asisten

d) Worker

Secara sempit, administrasi berasal dari kata administratie ( bahasa belanda

) yang artinya sebagai pekerjaan tulis menulis atau ketatausahaan /

kesekretarisan. Pekerjaan ini berkaitan dengan kegiatan menerima, mencatat,

menghimpun, mengolah, menggandakan, mengirim, menyimpan, dan

sebagainya ( Irra Chrisyanti Dewi. 2011 : 3 ).

Menurut Paul Mabieu & The Liang Gie dalam Irra Chrisyanti Dewi ( 2011 :

3 ) administrasi adalah kegiatan pencatatan tertulis. Menurut Tjeng Bing Tie

dalam Irra Chrisyanti Dewi ( 2011 : 3 ) administrasi adalah pencatatan dan

pemberian bahan-bahan yang diperlukan untuk pelaksanaan pimpinan.

Menurut Van der Schroeff dalam Irra Chrisyanti Dewi ( 2011 : 3 ) administrasi

adalah seluruh himpunan catatan-catatan mengenai perusahaan untuk

keperluan pimpinan dan penyelenggaraan perusahaan. Menurut

Poerwadarminta dalam Irra Chrisyanti Dewi ( 2011 : 4 ) administrasi adalah

penyelenggaraan urusan tulis menulis dalam perusahaan. Menurut Miftah

Thoha dalam Irra Chrisyanti Dewi ( 2011 : 4 ) administrasi adalah pekerjaan

kertas / paper work atau pekerjaan tulis menulis. Menurut Soedjadi dalam Irra

Chrisyanti Dewi ( 2011 : 4 ) administrasi adalah pekerjaan kesekretarisan dan

ketatausahaan / secretarial and clerical work.

Menurut Dephankam dalam Irra Chrisyanti Dewi ( 2011 : 4 ) administrasi

adalah tata usaha / clerical work. Menurut Durotul Yatimah ( 2009 : 25 ) tata

usaha adalah pekerjaan kertas dan tulis-menulis, meliputi kegiatan mencatat,


commit to user

9

menghimpun, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan

keterangan yang diperlukan perusahaan atau organisasi untuk mencapai tujuan.

Pada intinya tata usaha adalah tugas pelayanan di sekitar keterangan yang

berwujud pada enam pola perbuatan ( The Liang Gie. 2009 : 25 ) yaitu :

1. Menghimpun, yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya

segala keterangan yang semula belum ada atau berserakan di mana-mana

sehingga siap untuk dipergunakan bila diperlukan

2. Mencatat, yaitu kegiatan membubuhkan keterangan-keterangan yang

diperlukan dengan pelbagai peralatan tulis sehingga berwujud tulisan yang

dapat dibaca, dikirim, dan disimpan. Dalam perkembangan teknologi

modern sekarang ini, termasuk pula materi keterangan-keterangan dengan

alat-alat perekam suara sehingga dapat didengar, misalnya pencatatan pada

pita rekaman

3. Mengolah, yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan berbagai

keterangan dengan maksud agar keterangan disajikan dalam bentuk yang

lebih berguna

4. Mengganda, yaitu kegiatan yang memperbanyak dengan pelbagai cara dan

alat sebanyak jumlah yang diperlukan

5. Mengirim, yaitu kegiatan menyampaikan dengan pelbagai cara dan alat

dari satu pihak ke pihak lain

6. Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh dengan pelbagai cara dan alat di

tempat tertentu yang aman

Kedudukan dan tugas pegawai tata usaha ( Durotul Yatimah. 2009 : 39 )

adalah :

a. Melaksanakan penanganan informasi untuk suatu unit organisasi

b. Ruang lingkup tugasnya terbatas pada salah satu kegiatan kantor

c. Kedudukannya tidak langsung bertanggung jawab pada pimpinan tingkat

atas atau menengah

d. Lebih banyak melaksanakan tugas rutin dan insidental


commit to user

10

B. Administrasi Kantor

Menurut William H. Leffingwell dan Edwin M. Robinson dalam Durotul

Yatimah ( 2009 : 22-23 ) pekerjaan kantor meliputi :

1. Receiving, dispatching, and shipping orders ( menerima, mengolah, dan

mengirimkan pesan )

2. Billing ( menagih )

3. Correspondence, dictation, typing ( surat-menyurat, mendikte, mengetik )

4. Filling ( menyimpan file / warkat )

5. Passing credit and collecting outstanding accounts ( menyampaikan utang

dan mengumpulkan perhitungan yang belum diselesaikan )

6. Handling, distributing, and dispacthing mail ( mengurus, membagi, dan

mengirimkan surat )

7. Duplicating and addressing work ( pekerjaan memperbanyak warkat dan

memberi alamat )

8. Miscellaneous, such as telephone, receiving visitors, messenger service (

bermacam-macam pekerjaan, seperti menelepon, menerima tamu,

melayani pesan )

9. Special tasks ( tugas-tugas khusus )

10. Making record, nothing down desired data ( membuat warkat-warkat,

mencatat data yang diinginkan )

Menurut Charman dalam Badri Munir Sukoco ( 2007 : 82 ) manajemen

arsip adalah proses yang menitikberatkan pada efisiensi administrasi

perkantoran, pengelolaan, dan pemusnahan dokumen apabila tidak lagi

diperlukan. Lebih lanjut, Bank Dunia dalam Badri Munir Sukoco ( 2007 : 82 )

menjelaskan bahwa tujuan pengelolaan dokumen yang terintegrasi adalah :

1. Untuk menjaga dokumen maupun arsip agar dapat diakses dan digunakan

sepanjang ada nilai kegunaannya


commit to user

11

2. Untuk membuat informasi dari dokumen dan arsip, tersedia dalam format

yang tepat, digunakan oleh orang yang tepat, dan dapat digunakan pada

saat yang tepat

Menurut Santen dalam Badri Munir Sukoco ( 2007 : 87 )Arsip juga

disimpan karena nilai khusus berikut yang disingkat dengan nama ALFRED :

1. Administrative Value

Keberadaan arsip dipertahankan karena nilai administrasinya dibutuhkan

oleh perusahaan. Misalnya, data penjualan dari seluruh wilayah diperlukan

oleh manajemen untuk menentukan strategi pemasaran yang tepat bagi

produk atau perusahaan secara keseluruhan

2. Legal Value

Keberadaan arsip dipertahankan karena nilai fiskal yang terkandung di

dalamnya. Misalnya, data keuangan yang disimpan oleh departemen

treasury sebuah bank akan berguna ketika dilakukan penyidikan tentang

dugaan tindakan money laundering yang dilakukan oleh institusinya

3. Fiscal Value

Keberadaan nilai arsip dipertahankan karena nilai fiskal yang terkandung

di dalamnya. Misalnya, data laporan penjualan yang dilakukan perusahaan

selama tahun fiskal akan menentukan jumlah pajak yang harus dibayar,

dan sewaktu-waktu arsip tersebut dapat diperiksa oleh petugas pajak bila

diperlukan

4. Research Value

Keberadaan arsip dipertahankan karena nilai riset yang terkandung di

dalamnya.Misalnya, data kependudukan yang dimiliki oleh Badan Pusat

Statistik akan diperlukan oleh perusahaan yang akan meluncurkan produk

baru untuk melakukan riset pasar, yaitu seberapa besar target market yang

akan mereka tuju

5. Educational Value

Keberadaan arsip dipertahankan karena nilai pendidikan yang terkandung

di dalamnya. Misalnya buku The Wealth of Nations ( judul aslinya adalah


commit to user

12

An Inquiry into the Nature and Causes of the Wealth of Nation, yang

diterbitkan pertama kalinya pada tahun 1776 oleh Methuen and Co.,Ltd )

yang ditulis oleh Adam Smith hingga saat ini disimpan oleh perpustakaan

Oxford, karena di dalamnya terdapat dasar-dasar ilmu ekonomi modern

den menjadi rujukan bagi mahasiswa ekonomi untuk mempelajari ilmu

ekonomi

6. Documentary Value

Keberadaan arsip dipertahankan karena nilai dokumentasi yang

terkandung di dalamnya. Misalnya, foto proklamasi kemerdekaan

Republik Indonesia sampai saat ini disimpan oleh Badan Arsip Naional

sebagai bukti perjalanan kehidupan bangsa Indonesia

C. Kesekretariatan Dalam Administrasi

Salah satu divisi atau posisi yang selalu terdapat dalam organisasi yang

berkaitan dengan administrasi adalah sekretaris dan kesekretarisan. Seiring

dengan perkembangan zaman, peran sekretaris tidak lagi hanya sebagai

pelaksana administrasi, namun semakin berkembang dan memiliki posisi yang

sangat penting dalam menunjang keberhasilan seorang pimpinan dalam tugas

administrasi maupun manajerial ( Badri Munir Sukoco. 2007 : 24 ).

Menurut Sutarto dalam kamus Webster ( 2007 : 25 ) sekretaris adalah

seorang pegawai yang memelihara warkat, melakukan korespondensi dan

tugas-tugas administrasi lainnya, juga pegawai yang mengepalai bermacam-

macam pekerjaan, atau pegawai yang mengepalai suatu departemen

pemerintahan. Menurut Fowler dalam Badri Munir Sukoco ( 2007 : 25 )

sekretaris adalah orang yang bekerja pada orang lain untuk membantu

korespondensi, tugas administrasi, mendapatkan informasi dan menyimpan

rahasia, atau pegawai yang ditunjuk oleh masyarakat atau organisasi untuk

berkorespondensi dan memelihara warkat yang berkaitan dengan

organisasinya.


commit to user

13

Beberapa tugas sekretaris organisasi yang berhubungan dengan rangkaian

kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok atau aktivitas penunjang

administrasi umum ( Durotul Yatimah. 2009 : 45 – 48 ) adalah :

1. Membantu pimpinan dalam memimpin dan menjalankan wewenang

organisasi dalam bidang administrasi

2. Membantu melaksanakan fungsi manajemen tertinggi dalam melakukan

segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap terhadap pekerjaan pokok

agar pencapaian tujuan organisasi dapat berjalan lancar

3. Menyiapkan bahan-bahan dan perumusan-perumusan mengenai haluan

induk, peraturan, keputusan, dan instruksi yang akan diharapkan oleh

pimpinan

4. Melakukan pengolahan dan penelaahan terhadap haluan induk yang telah

ditetapkan untuk dilaksanakan

5. Mengumpulkan, mengolah dan mengajukan berbagai masalah informasi,

atau saran kepada pimpinan untuk dijadikan bahan dalam membuat

keputusan atau melakukan tindakan

6. Melakukan penelitian serta pencatatan rencana kerja dan hasil kerja yang

telah dicapai oleh organisasi

7. Menandatangani surat ke luar atas nama pimpinan

8. Memberikan disposisi surat masuk kepada tiap-tiap pejabat pembantunya

sepanjang tidak perlu disampaikan kepada pimpinan

9. Menghadiri rapat yang diselenggarakan oleh organisasinya

10. Memimpin rapat sekretaris

11. Menyampaikan laporan secara berkala atau sewaktu-waktu diperlukan

12. Mewakili pimpinan apabila yang bersangkutan sedang berhalangan

13. Menyelenggarakan tata kepegawaian yang meliputi :

a. Menelaah berbagai peraturan kepegawaian

b. Menyusun informasi, yaitu :

1) Mempelajari pembagian tugas para pejabat

2) Menghitung volume kerja berbagai satuan organisasi


commit to user

14

3) Mempelajari kemungkinan tambahan aktivitas tiap satuan

organisasi

4) Menentukan berbagai jabatan yang diperlukan untuk melakukan

tambahan aktivitas

5) Menentukan jumlah jabatan yang diperlukan

c. Mengusulkan pengangkatan menjadi pegawai negeri

d. Mengajukan permintaan Kartu Pegawai Negeri Sipil

e. Mengajukan permintaan Kartu Tabungan Asuransi Pegawai Negeri

Sipil

f. Mengajukan Kartu Tanda Pengenal Asuransi Kesehatan

g. Mengajukan permintaan kenaikan gaji berkala

h. Mengajukan usul kenaikan pangkat

i. Membantu pelaksanaan penilaian pegawai

j. Meminta bantuan penggantian biaya pengobatan

k. Mengurus keperluan pegawai dan keluarganya

l. Melayani permintaan cuti sakit

m. Mengurus ujian dinas

n. Mengurus penataran pegawai

o. Meningkatkan kesejahteraan pegawai

p. Meningkatkan kesehatan pegawai

q. Menyiapkan pemberian penghargaan kepada pegawai

r. Mengurus pemberian hukuman jabatan

s. Melayani permintaan pemberhentian pegawai dengan permohonan

berhenti

t. Melayani permintaan berhenti pegawai karena pensiun

u. Mengurus pemberhentian pegawai karena meninggal dunia

v. Memelihara arsip pegawai

14. Menyelenggarakan tata keuangan

15. Menyelenggarakan tata perbekalan

16. Menyelenggarakan tata warkat yang meliputi :

a. Memproses surat masuk


commit to user

15

b. Memproses surat keluar

c. Menyusun konsep surat

d. Menyimpan dan memelihara surat

e. Mengetik surat

f. Menggandakan surat

g. Mengatur pengantaran surat

h. Melayani peminjaman surat

i. Menyusun arsip

17. Menyelenggarakan penyempurnaan organisasi dan tata kerja

18. Memikul tanggung jawab terakhir atas tercapainya tujuan penunjang

dengan sebaik-baiknya

19. Melakukan aktivitas-aktivitas lain atas perintah atasan

Dari tulisan yang ditulis oleh penulis dapat disimpulkan pengertian

administrasi adalah kegiatan kesekretarisan dan tata usaha dalam pekerjaan kantor

yang meliputi kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim,

dan menyimpan.

D. Pengertian Gaji

Menurut Rivai dalam Kadarisman ( 2012 : 316 ) gaji adalah balas jasa

dalam bentuk uang yang diterima karyawan / pegawai sebagai konsekuensi dari

statusnya sebagai seorang pegawai yang memberikan kontribusi dalam

mencapai tujuan perusahaan / organisasi. Atau dapat juga dikatakan sebagai

bayaran tetap yang diterima seseorang karena kedudukannyadalam perusahaan

/ organisasi.

Menurut Kadarisman ( 2012 : 316 ) gaji pegawai merupakan salah satu jenis

balas jasa yang diberikan kepada seorang pegawai secara periodik ( biasanya

sekali sebulan ). Menurut Wungu dan Brotoharsojo dalam Kadarisman ( 2012 :

318 ) gaji ( salary ) adalah komponen imbalan jasa atau penghasilan yang

pemberiannya didasarkan kepada berat ringannya tugas jabatan jabatan yang

diduduki oleh pegawai. Menurut Wungu dan Brotoharsojo dalam Kadarisman (

2012 : 318-319 ) gaji merupakan komponen penghasilan utama yang langsung


commit to user

16

berkaitan dengan jabatan atau direct compensation dan dalam penentuan berat

ringannya tugas jabatan di lingkungan perusahaan memerlukan kajian

mendalam melalui kegiatan penilaian jabatan ( job evaluation ).

Menurut Hariandja dalam Kadarisman ( 2012 : 316-317 ) gaji adalah balas

jasa dalam bentuk uang yang diterima pegawai sebagai konsekuensi dari

kedudukannya sebagai seorang pegawai yang memberikan sumbangan dalam

kedudukannya di sebuah di sebuah organisasi. Dapat juga dikatakan sebagai

bayaran tetap yang diterima seseorang dari keanggotaannyadalam sebuah

organisasi.

Menurut Hariandja dalam Kadarisman ( 2012 : 317 ) struktur gaji ( salary

structure ) adalah hubungan gaji dalam pengelompokkan tertentu. Penyusunan

struktur gaji melibatkan suatu perbandingan pekerjaan-pekerjaan di dalam

suatu organisasi. Beberapa organisasi semata-mata pada survei gaji guna

membuat keputusan-keputusan struktur gaji.

Menurut Simamora dalam Kadarisman ( 2012 : 321 ) sistem gaji dua tingkat

( two tier with system ) adalah sistem gaji yang membayar lebih murah

karyawan-karyawan yang baru diangkat dibandingkan dengan karyawan-

karyawan sekarang yang melakukan pekerjaan-pekerjaan yang serupa. Karena

tekanan-tekanan ekonomi selama kurun waktu 1980-an, beberapa perusahaan

menegosiasikan penyelesaian-penyelesaian gaji dua tingkat dengan serikat-

serikat pekerja mereka.

Menurut Dessler dalam Kadarisman ( 2012 : 322 ) sistem pembayaran dapat

dibedakan berdasarkan waktu kinerja, yaitu pembayaran yang dilakukan atas

dasar lamanya bekerja, contohnya per jam, hari, minggu, bulan dan sebagainya,

dan pembayaran berdasarkan hasil kinerja, yaitu pembayaran gaji yang

didasarkan kepada hasil akhir pada proses kinerja. Contohnya jumlah produksi.

Menurut Amstrong dan Murlis dalam Kadarisman ( 2012 : 324 ) gaji

merupakan bayaran pokok yang diterima oleh seseorang. Menurut Hasibuan

dalam Kadarisman ( 2012 : 324 ) gaji adalah balas jasa yang dibayar secara

periodik kepada karyawan tetap serta mempunyai jaminan yang pasti,

maksudnya gaji akan tetap dibayarkan walaupun pekerja tersebut tidak masuk


commit to user

17

kerja. Menurut Kadarisman ( 2012 : 325 ) gaji adalah bayaran yang konsisten

ari satu periode ke periode lain dengan tidak memandang jumlah jam kerja.

Menurut Sikula dalam Kadarisman ( 2012 : 325 ) gaji adalah kompensasi tetap

yang diberikan pemangku jabatan, pimpinan, atau posisi klerek atas dasar yang

teratur seperti tahunan, caturwulan, bulanan, atau mingguan ). Menurut

Syuhadhak dalam Kadarisman ( 2012 : 327 ) gaji ( salary ) adalah untuk

membayar kepada para pegawai yang dibayarkan secara bulanan. Menurut

Mondy dan Noe dalam Kadarisman ( 2002 : 77 ) gaji adalah imbalan finansial

yang dibayarkan kepada karyawan secara teratur, seperti tahunan, caturwulan,

bulanan atau mingguan. Menurut Harder dalam Kadarisman ( 2002 : 77 ) gaji

merupakan jenis penghargaan yang paling penting dalam organisasi.

Menurut Undang-Undang Nomor 8 tentang pokok-pokok kepegawaian (

2012 : 327 ) gaji merupakan balas jasa atau penghargaan atas hasil kerja

seseorang. Menurut Zaydam dalam Kadarisman ( 2012 : 328 ) gaji adalah salah

satu jenis balas jasa yang diberikan kepada salah seorang karyawan secara

periodik ( biasanya sekali sebulan ).

Menurut Zaydam dalam Kadarisman ( 2012 : 328 ) karyawan menerima gaji

demikian biasanya sudah menjadi karyawan atau pegawai tetap yang telah

lulus dari masa percobaan. Contoh penerima gaji yaitu pegawai negeri,

pegawai BUMN, pegawai swasta, anggota TNI, anggora POLRI yang

menerima gaji sekali sebulan, dibayarkan ( biasanya ) setelah bekerja selama

satu bulan berjalan. Misalnya gaji yang diterima bulan Desember merupakan

hasil kerja yang telah dilaksanakan pada bulan November dan seterusnya.

E. Penilaian Dalam Penggajian dan Kenaikan Gaji

Menurut Winardi ( 1990 : 158 ) Pegawai menerima tingkat pembayaran gaji

maksimum, minimum atau tingkat menengah, tergantung dari evaluasi hasil

pekerjaan pegawai yang bersangkutan. Penilaian ( rating ) atau evaluasi ini

dinamakan : penilaian hasil pekerjaan ( performance rating ) kadang-kadang

dinamakan penilaian kecakapan pegawai ( employee rating ) atau penilaian

prestasi ( merit rating )


commit to user

18

Ada empat macam jenis rencana-rencana merit rating ( Winardi. 1990 :

yaitu :

1. Perbandingan antara pegawai ( employee comparison )

Metode ini merupakan metode pengurutan ( ranking ) yang bersifat

elementer, dimana dilakukan sesuatu perbandingan hasil pekerjaan

relatif para pegawai ( dari hasil pekerjaan yang paling memuaskan

hingga yang paling tidak memuaskan )

2. Pekerjaan dibandingkan dengan pekerjaan lain ( man-to-man )

Di sini pegawai yang bersangkutan dinilaikan dengan jalan

membandingkannya dengan pegawai lain yang dianggap menunjukkan

rating tertinggi

3. Daftar-daftar isian ( check lists )

Check lists terdiri dari sejumlah pernyataan atau pertanyaan-pertanyaan

yang berhubungan dengan hasil pekerjaan pegawai yang bersangkutan

4. Tabel-tabel ( charts )

Gaji merupakan komponen penghasilan utama yang langsung berkaitan

dengan jabatan ( direct compensation ) dan dalam penentuan berat ringannya

tugas jabatan di lingkup perusahaan / organisasi memerlukan kajian mendalam

melalui kegiatan penilaian jabatan ( job evaluation ). Penilaian jabatan ( job

evaluation ) merupakan metode pembobotan berat ringannya suatu jabatan

dibandingkan terhadap jabatan-jabatan lainnya di lingkup organisasi /

perusahaan yang sama. Hasil penilaian jabatan adalah berupa nilai jabatan ( job

value ) dan kelas jabatan ( job classes ), yang merupakan cerminan dari upaya

sistematis perusahaan atau organisasi untuk mendapatkan keadilan internal

dalam pemberian penghasilan pegawai serta dapat menjadi dasar penetapan

jenjang karier jabatan pada saat data nilai jabatan tersebut dimatriks dengan

data keluarga jabatan ( Kadarisman. 2012 : 334 ).

Dalam evaluasi pekerjaan, setiap pekerjaan dalam organisasi diteliti dan

kemudian diberi harga menurut bentuk-bentuk ( Kadarisman. 2012 : 335 ) :


commit to user

19

1) Kepentingan relatif dari sebuah pekerjaan

2) Pengetahuan, ketrampilan, dan kemampuan yang dibutuhkan untuk

melaksanakan pekerjaan

3) Kesulitan dari suatu pekerjaan

Pemberian gaji pegawai negeri didasarkan pada syarat-syarat ( Kadarisman.

2012 : 339 ) :

1) Karyawan yang mempunyai pangkat sama mendapat gaji pokok yang

sama

2) Diberikan tunjangan khusus kepada karyawan yang memikul tanggung

jawab yang berat; mencapai prestasi yang tinggi; dan sifat pekerjaan

memerlukan pemusatan pemikiran dan pengerahan tenaga

Terdapat beberapa komponen yang mempengaruhi besar kecilnya gaji yang

diterima oleh seorang karyawan ( Kadarisman. 2012 : 339 ) :

1) Pangkat atau golongan karyawan yang bersangkutan

2) Masa kerja karyawan

3) Susunan keluarga

4) Jabatan karyawan yang disandangnya yang semakin tinggi, maka

semakin banyak masing-masing komponen tersebut, akan semakin

besar pula gaji yang diterima seorang karyawan

Menurut Thomson dalam Kadarisman ( 2012 : 333 ) menjelaskan sebagai

berikut :

“Kompensasi dasar yang diterima oleh karyawan, biasanya sebagai gaji atau

upah, disebut gaji pokok. Banyak organisasi menggunakan dua kategori gaji

pokok, harian atau tetap, yang diidentifikasi berdasarkan cara pemberian

gaji tersebut dan sifat dari pekerjaannya. Gaji harian adalah sarana yang

paling umum untuk pembayaran gaji yang berdasarkan waktu, karyawan

yang diberikan bayaran secara harian disebut menerima upah, yaitu

pembayarannyadihitung secara langsung sesuai dengan jumlah waktu kerja.

Dengan gaji tetap akan memberikan status yang lebih tinggi untuk karyawan

dibandingkan dengan upah harian. Beberapa organisasi telah menjadi

pendekatan gaji tetap secara keseluruhan untuk karyawan pabrik dan


commit to user

20

klerikal mereka, untuk menciptakan rasa loyalitas dan komitmen terhadap

organisasi yang lebih besar. Akan tetapi, mereka tetap harus membayar

lembur untuk karyawan tertentu dalam pekerjaan yang ditentukan sesuai

ketentuan. “

Tujuan pemberian gaji ( Rivai dalam Kadarisman. 2012 : 340-341 ) adalah :

1) Ikatan kerja sama

Dengan pemberian gaji terjalinlah ikatan kerja sama formal antara pemilik

atau pengusaha dengan pegawai. Pegawai harus mengerjakan tugas-

tugasnya dengan baik, sedangkan pengusaha / pemilik wajib membayar

gaji sesuai dengan perjanjian yang disepakati.

2) Kepuasan kerja

Dengan gaji, karyawan akan dapat memenuhi kebutuhan-kebutuhan fisik,

status sosial, dan egoistiknya sehingga memperoleh kepuasan kerja dari

jabatannya.

3) Pengadaan efektif

Jika program gaji ditetapkan cukup besar, pengadaan pegawai yang

qualified untuk perusahaan / organisasi akan lebih mudah.

4) Motivasi

Jika gaji yang diberikan cukup besar, manajer / pimpinan akan mudah

memotivasi para pegawainya.

5) Stabilitas karyawan

Dengan program gaji atas prinsip adil dan layak serta eksternal konsistensi

yang kompetitif, maka stabilitas pegawai lebih terjamin karena turnover

relatif kecil.

6) Disiplin

Dengan pemberian gaji yang cukup besar, maka disiplin pegawai semakin

baik. Mereka akan menyadari serta menaati peraturan-peraturan yang

berlaku.

7) Pengaruh serikat buruh

Dengan program gaji yang baik, pengaruh serikat buruh dapat dihindarkan

dan pegawai akan berkonsentrasi pada pekerjaannya.


commit to user

21

8) Pengaruh asosiasi usaha sejenis / Kadin

Dengan program gaji atas prinsip adil dan layak serta eksternal konsistensi

yang kompetitif, maka stabilitas pegawai lebih terjamin karena turnover

relatif kecil dan perpindahan ke perusahaan / organisasi sejenis dapat

dihindarkan.

9) Pengaruh pemerintah

Jika program gaji sesuai dengan undang-undang yang berlaku, maka

intervensi pemerintah dapat dihindarkan.

Program pemberian gaji memerhatikan ketentuan yang berlaku. Prisnsip

adil dan layak harus mendapat perhatian dengan sebaik-baiknya supaya gaji

yang akan diberikan merangsang gairah dan kepuasan kerja pegawai ( Rivai

dalam Kadarisman. 2012 : 341 ) :

1) Asas adil

Besarnya gaji yang yang dibayar kepada setiap pegawai harus

disesuaikan dengan prestasi kerja, jenis pekerjaan, risiko pekerjaan,

tanggung jawab, jabatan pekerja, dan memenuhi persyaratan internal

konsistensi. Jadi, adil bukan berarti setiap pegawai menerima gaji yang

sama besarnya. Dengan asas adil akan tercipta suasana kerja sama yang

baik, semangat kerja, disiplin, loyalitas, dan stabilisasi pegawai akan

lebih baik.

2) Asas layak dan wajar

Gaji yang diterima pegawai dapat memenuhi kebutuhannya pada

tingkat normatif yang ideal. Tolok ukur layak adalah relatif, penetapan

besarnya gaji didasarkan atas batas sesuai ketentuan yang berlaku. Hal

ini penting supaya semangat kerja dari pegawai yang qualified tidak

berhenti dan lain-lain.

Kenaikan gaji dimaksudkan sebagai kenaikan gaji dasar yang diberikan

kepada seorang karyawan apabila yang bersangkutan naik pangkat, dan telah

mencapai masa kerja minimal 2 tahun dengan persyaratan Daftar Pelaksanaan


commit to user

22

Penilaian Pekerjaan ( DP-3 ) minimal cukup ( 61 tahun ke atas ). Kenaikan gaji

berdasarkan masa kerja ini disebut kenaikan gaji berkala ( Kadarisman. 2012 :

438 ).

Yang menyebabkan tertundanya kenaikan gaji berkala bagi karyawan (

Kadarisman. 2012 : 348-349 ) adalah :

1) Belum memenuhi syarat masa kerja dan DP-3, ditunda paling lama 1

tahun;

2) Bila sehabis satu tahun penundaan, masih belum memenuhi syarat,

dapat ditunda lagi tiap-tiap kali paling lama 1 tahun dengan ketentuan

jumlah penundaan tidak lebih dari satu tahun;

3) Setelah masa penundaan 3 tahun dinyatakan tidak cakap, maka

kedudukan karyawan yang bersangkutan ditetapkan oleh Direksi;

4) Masa penundaan tetap dihitung sebagai masa kerja untuk kenaikan gaji

berkala berikutnya


commit to user

23

BAB III

METODE PENGAMATAN

A. Lokasi Pengamatan

Pengamatan ini mengambil lokasi di Perusahaan Daerah Air Minum (

PDAM ) Surakarta yang merupakan Badan Usaha Milik Negara yang

beralamat di Jl. LU. Adi Sucipto No. 143. Penulis memilih lokasi PDAM

tersebut karena PDAM merupakan Badan Usaha Milik Negara yang

aturannya mengacu kepada kebijakan pemerintah seperti Pegawai Negeri

Sipil. Dalam pengamatan ini penulis akan mengamati tentang Administrasi

Penggajian Pegawai di Perusahaan Daerah Air Minum ( PDAM ) Surakarta.

B. Jenis Pengamatan

Jenis pengamatan ini merupakan pengamatan deskriptif kualitatif

yaitu penelitian yang studi kasusnya mengarah pada pendeskripsian secara

rinci dan mendalam mengenai potret kondisi tentang apa yang sebenarnya

terjadi menurut apa adanya di lapangan ( H. B Sutopo, 2002 : 111 ).

Penggunaan penelitian ini dimaksudkan untuk mengambarkan secara lengkap

bagaimana administrasi penggajian pegawai di Perusahaan Daerah Air

Minum ( PDAM ) Surakarta

Adapun metode pendekatan yang digunakan oleh penulis adalah

metode pendekatan yuridis sosiologis yaitu berusaha untuk menjelaskan

permasalahan yang diteliti dalam praktek di lapangan dengan

membandingkan dan meninjau menurut ketentuan secara umum dan

menjelaskan realitas empirik di masyarakat

C. Penentuan Sample dan Sumber Data

Data tidak akan bisa diperoleh tanpa adanya sumber data. Dari

pemahaman mengenai masalahnya, peneliti akan bisa menentukan jenis data

atau informasi yang paling inti dan diperlukan untuk digali pemahaman


commit to user

24

mengenai peta sumber data dalam penelitian ini sangat penting artinya untuk

bisa menghasilkan data yang lengkap, benar dan sahih, sehingga

penelitiannya akan menghasilkan pemahaman dengan simpulan yang tepat (

H.B. Sutopo : 2002 : 49-50 ). Sumber data yang dipergunakan dalam

penelitian ini adalah:

1. Nara sumber (Informan)

Menurut H.B. Sutopo ( 2002 : 50-51 ), dalam penelitian kualitatif posisi

sumber data manusia( narasumber ) sangat penting perannya sebagai

individu yang memiliki informasinya. Manusia sebagai sumber data perlu

dipahami bahwa mereka terdiri dari beragam individu yang juga memiliki

beragam posisi. Adanya posisi yang beragam tersebut mengakibatkan

adanya perbedaan macam akses dan kelengkapan mengenai berbagai

informasi yang bisa diperoleh dan dimiliknya. Mereka bisa terdiri dari

pelaku aktifitas, pengamat, orang yang secara langsung mengelola atau

merencanakan sesuatu, kelompok sasaran program atau kegiatan, atau

bahkan sekedar sebagai penerima informasi secara tak langsung.

2. Dokumen dan arsip

Menurut H.B. Sutopo ( 2002 : 54 ), dokumen dan arsip merupakan bahan

tertulis yang berkaitan dengan suatu peristiwa atau aktivitas tertentu.

Merupakan rekaman tertulis ( tetapi juga berupa gambar atau benda

peninggalan yang berkaitan dengan suatu aktifitas atau peristiwa tertentu).

Termasuk dalam bentuk catatan rekaman yang lebih bersifat formal dan

terencana yang biasa disebut arsip. Dalam pengamatan ini diperoleh dari

surat, arsip, laporan dan dokumen yang berhubungan dengan administrasi

penggajian pegawai di Perusahaan Daerah Air Minum ( PDAM )

Surakarta.

3. Peristiwa / kejadian ( Observasi)

Menurut H.B. Sutopo ( 2002 : 51-52 ), data atau informasi juga dapat

dikumpulkan dari peristiwa, aktivitas, atau perilaku sebagai sumber data

yang berkaitan dengan sasaran penelitiannya. Dari pengamatan dari

peristiwa atau aktifitas, peneliti bisa mengetahui proses bagaimana sesuatu


commit to user

25

terjadi secara lebih pasti karena menyaksikan sendiri secara langsung.

Peristiwa sebagai sumber data memang sangat beragam, dari berbagai

peristiwa, baik yang terjadi secara sengaja ataupun tidak, aktivitas rutin

yang berulang atau yang hanya satu kali terjadi, aktivitas yang formal

maupun yang tidak formal, dan juga yang tertutup ataupun yang terbuka

untuk bisa damati oleh siapa saja.

4. Penarikan Sampel

Menurut H.B. Sutopo ( 2002 : 54-56 ), dalam penelitian kualitatif,

cupilkan yang diambil lebih bersifat selektif. Peneliti mendasarkan pada

landasan kaitan teori yang digunakan, keinginintahuan pribadi,

karakteristik empiris yang dihadapai, dan sebagainya. Cuplikan tidak

digunakan dalam usaha untuk melakukan generalisasi statistik atau sekedar

mewakili populasinya, tetapi lebih mengarah pada generalisasi teoritis.

Sumber data digunakan disini tidak sebagai yang mewakili populasinya

tetapi lebih cenderung mewakili informasinya. Karena pengambilan

cuplikan didasarkan atas pertimbangan tertentu, maka pengertiannya

sejajar dengan jenis teknis cuplikan yang dikeal sebagai purposive

sampling, dengan kecenderungan peneliti untuk memilih informan yang

dianggap mengetahuiinformasi dan masalahnya secara mendalam dan

dapat dipercaya untuk menjadi sumber data yang mantap.

Narasumber yang memberikan informasi dalam pengumpulan data ini

yaitu :

a) Staf Sub Bag Kepegawaian

b) Ka Sub Bag Kepegawaian

D. Teknik Analisis Data

Dalam teknik Analisis data penulis menggunakan model analisis interaktif,

yaitu data yang dikumpulkan akan dianalisa melalui tiga tahap yaitu

pengumpulan data, mereduksi data, menyajikan data dan menarik kesimpilan.

Dalam model ini dilakukan suatu proses siklus antar tahap-tahap, sehingga

data yang terkumpul akan berhubungan dengan satu sama lain dan benar-


commit to user

26

benar data yang mendukung penyusunan laporan penelitian ( H.B Sutopo,

2002:91-93)

1. Reduksi data

Merupakan proses seleksi, pemfokusan, penyederhanaan, dan

abstraksidata dari fieldnote. Proses ini berlangsung terus sepanjang

pelaksanaan penelitian. Bahkan prosesnya diawali sebelum pelaksanaan

pengumpulan data. Artinya, reduksi data sudah berlangsung sejak

penelitian mengambil keputusan. Reduksi data dilakukan dengan membuat

ringkasan dari catatan data yang diperoleh di lapangan.Dalam menyusun

ringkasan tersebut peneliti juga membuat coding, memusatkan tema,

menentukan batas-batas permasalahan, dan juga menulis memo.Proses

reduksi ini berlangsung terus sampai laporan akhir penelitian selesai

disusun.

2. Sajian data

Merupakan deskripsi mengenai kondisi yang rinci untuk menceritakan

dan kmenjawab setiap permasalahan yanga ada. Sajian data ini

merupakan narasi yang disusun dengan pertimbangan permasalahannya

dengan menggunakan logika penelitiannya. Sajian data selain dalam

bentuk narasi kalimat, juga dapat meliputi berbagai jenis matriks, gambar/

skema, jaringan kerja kaitan kegiatan, dan juga tabel sebagai pendukung

narasinya. Semuanya itu dirancang guna merakit informasi secara teratur

supaya mudah dilihat dan dapat lebih dimengerti dalam bentuk yang lebih

kompak.

3. Penarikan kesimpulan atau verifikasi

Dalam mengumpulkan data, seorang penganalisis kualitatif mulai mencari

arti benda-benda, mencatat keteraturan, pola-pola, penjelasan, konfigurasi-

konfigurasi yang mungkin, alur longgar, tetap terbuka, tetapi kesimpulan

sudah disediakan, mula-mula belum meningkat menjadi lebih rinci dan

mengakar dengan pokok. Kesimpulan-kesimpulan juga diverifikasi selama

penelitian berlangsung. Verifikasi itu mungkin sesingkat pemikiran


commit to user

27

kembali yang melintas dalam pikiran penganalisis selama ia menulis, suatu

tinjauan ulang pada catatan-catatan lapangan atau mungkin

menjadi seksama dan makan tenaga dengan peninjauan kembali.

Gambar 3. 1 Model Analisis Interaktif

Sumber: Sumber H.B. Sutopo (2002: 96)

E. Teknik Pengumpulan Data

Kecermatan dalam memilih dan menyusun serta mengumpulkan data sangat

berpengaruh kepada obyektifitas hasil penelitian. Penulis dalam usaha

memperoleh data menggunakan wawancara, teknik observasi dan mengkaji

dokumen atau arsip (H.B. Sutopo, 2002:58-70)

a) Wawancara atau interview

Yaitu teknik pengumpulan data dengan menggunakan tanya jawab secara

lisan dan langsung terhadap informan sehingga memperoleh penjelasan

dan keterangan yang berhubungan dengan masalah yang diteliti. Informan

dalam peneliian ini adalah Staf Sub Bag Kepegawaian.

Pengumpulan Data

Reduksi Data Sajian Data

PenarikanSimpulan/V

erifikasi


commit to user

28

b) Observasi

yaitu pengumpulan data secara langsung dari objek penelitian melalui

pengamatan, dicatat dan direduksi kemudian disajikan secara sistematis

untuk menggambarkan obyek yang diteliti. Alasan penulis melakukan

observasi adalah untuk menyajikan gambaran realistik untuk menjawab

pertanyaan, untuk membantu mengerti perilaku manusia dan untuk

evaluasi yaitu melakukan umpan balik terhadap pengukuran tersebut

c) Mengkaji dokumen atau arsip

yaitu teknik pengumpulan data dengan mempelajari dokumen-dokumen,

arsip-arsip, peraturan-peraturan, laporan dan literature lainnya

F. Validitas Data

Dalam penelitian ini cara menguji validitas data akan menggunakan

teknik triangulasi . Yang dimaksud dengan triangulasi ( H.B. Sutopo : 2002 :

78 ) adalah cara yang paling umum digunakan bagi peningkatan validitas

dalam penelitian kualitatif. Dalam teknik triangulasi, yaitu (1) triangulasi

data (data triangulation), (2) triangulasi peneliti (investigator

triangulation),triangulasi metodologi (methodological triangulation), dan (4)

triangulasi teoritis (theoritical triangulation). Triangulasi ini merupakan

teknik yang didasari pola pikir fenomenologi yang bersifat multiperspektif.

Artinya untuk menarik simpulan yang mantap diperlukan tidak hanya satu

cara pandang. Disini tekanannya pada perbedaan sumber data, bukan pada

teknik narasumber(manusia) yang berbeda-beda posisinya dengan teknik

wawancara mendalam, sehingga informasi dari narasumber yang satu bisa

dibandingkan dengan informasi dari narasumber lain dapat pula dilakukan

dengan menggali informasi dari satu narasumber tertentu, dari kondisi

lokasinya, dari aktifitas yang menggambarkan perilaku orang atau warga

masyarakat atau dari sumber yang berupa catatan atau arsip dan dokumen

yang memuat catatan yang berkaitan data yang dimaksudkan peneliti.


commit to user

29

BAB IV

DESKRIPSI PERUSAHAAN

A. Sejarah Perusahaan Daerah Air Minum ( PDAM ) Surakarta

Air Minum Surakarta terbangun tahun 1929 oleh Paku Buwono X

pada saat thedakan pada tahun 1925. Pelaksanaan pembangunan

diserahkan kepada NV Hoogdruk Water Leiding Hoofplaats Surakarta en

Omstreken. Pada zaman penduduk Jepang, berubah nama menjadi SOLO

SUIDO SYO lalu diambil alih oleh Pemerintah Republik Indonesia

sesudah Proklamasi 17 Agustus 1945. Pada tanggal 9 April 1960

pengelolaan dialihkan kepada Dinas Penghasilan Daerah Kotamadya Dati

II Surakarta, berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 3 tahun 1977 tanggal

21 Mei 1977 status dari Seksi Air Minum pada Dinas Pendapatan Daerah

ditingkatkan menjadi Perusahaan Daerah Air Minum Kodya Dati II

Surakarta. Tanggal 16 Januari 2004 telah ditetapkan Peraturan Daerah

Kota Surakarta No. 1 Tahun 2004 tentang Perubahan atas Peraturan

Daerah Nomor 3 tahun 1977.

Kapasitas pelayanan air minum di Surakarta yang pada tahun 2008

sebesar 890,50 l/det, untuk melayani 54.387 sambungan rumah atau

57,26 % dari total penduduk kota Surakarta, berasal dari air baku mata

air Cokrotulung sebesar 387 l/det, dari 26 buah sumur dalam dengan

kapasitas sebesar 418,19 i/det dan dari IPA Jurug 85,31 l/det, ( kap.

Terpasang 100 l/det ). Kapasitas Reservoir yang ada sebesar 9.640 m3,

hanya mampu melayani pada jam puncak 3,03 jam dari standard 4,8 jam

atau 20 %. Sehingga pada jam-jam puncak, kawasan Selatan pelayanan

dan sebagian kawasan Utara, tekanan airnya sangat rendah. Bahkan

beberapa kawasan tidak dapat menerima air.


commit to user

30

B. Keadaan Perusahaan Daerah Air Minum ( PDAM ) Surakarta

Dalam perencanaan air bersih Kota Surakarta, daerah pengembangan

merupakan kesatuan wilayah yamg mencakup seluruh aspek sistem

penyediaan air bersih. Wilayah ini meliputi seluruh wilayah pelayanan

existing maupun rencana pengembangannya. Secara geografis daerah

Surakarta terletak pada 110 o 45‟ 15” BT - 110 o 45‟ 35” BT dan 7 o 36‟

00” LS - 7 o 56‟ 00” LS. Wilayah kota Surakarta terdiri dari 5 wilayah

Kecamatan, 51 wilayah Kelurahan. Luas wilayah Surakarta berkisar

44,04 km2 atau 4.404,06 Ha. Wilayah kota Surakarta secara umum

memiliki topografi yang relatif datar antara 80-100 meter diatas

permukaan laut, hanya bagian Utara Surakarta memiliki elevasi pada

kisaran 80-130 meter diatas permukaan laut. Penduduk di Kota Surakarta

lebih bersifat pemukiman dan jasa. Jumlah penduduk pada tahun 2010

adalah 580.824 dengan pertumbuhan rata-rata dalam kurun lima tahun

berkisar 0,651% per tahun.

C. Visi dan Misi Perusahaan Daerah Air Minum ( PDAM ) Surakarta

Visi

Menjadi salah satu PDAM yang terbaik di bidang pelayanan air

minum dan air limbah melalui pengelolaan berwawasan lingkungan

Misi

1) Memberikan layanan air minum dan air limbah kepada

masyarakat secara berkesinambungan dengan mengutamakan

kepuasan pelanggan

2) Meningkatkan kontribusi perusahaan pada Pendapatan Asli

Daerah ( PAD )

3) Meningkatkan Profesionalisme Sumber Daya Manusia


commit to user

31

D. Bagan Organisasi

Gambar 4.1 Bagan Organisasi

Sumber : Kantor Perusahaan Daerah Air Minum ( PDAM )

Surakarta

Direktur Utama

Direktur Umum Direktur Teknik

Bidang Langganan

Bidang Keuangan

Bidang Aset

Bidang Produksi

Bidang Distribusi

Bidang Limbah Cair

Inspektorat

Perusahaan

Sekretariat

Perusahaan

Penelitian &

Pengembangan

Perusahaan


commit to user

32

E. Struktur Organisasi Perusahaan Daerah Air Minum ( PDAM )

Surakarta

Organisasi Pelaksana Perusahaan

Organisasi Pelaksana Perusahaan merupakan organisasi

pelaksana operasional perusahaan yang dipimpin oleh seorang

Kepala Bidang yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab

kepada Direktur Umum atau Direktur Teknik.

1. Direktur Umum membawahi :

o Bidang Langganan terdiri dari :

Seksi Hubungan Langganan

Seksi Data Langganan

Seksi Rekening Langganan

o Bidang Keuangan terdiri dari :

Seksi Anggaran

Seksi Pembukuan

Seksi Kas

o Bidang Aset terdiri dari :

Seksi Perawatan Aset

Seksi Pengendalian Aset

Seksi Kolam Renang Tirtomoyo

2. Direktur Teknik membawahi :

o Bidang Produksi terdiri dari :

Seksi Perencanaan Produksi

Seksi Instalasi Produksi

Seksi Sumber Air

o Bidang Distribusi terdiri dari :

Seksi Perencanaan Distribusi

Seksi Instalasi Distribusi

Seksi Meter Air

o Bidang Limbah Cair terdiri dari :

Seksi Perencanaan Limbah Cair


commit to user

33

Seksi Instalasi Limbah Cair

Seksi Pengolahan Limbah Cair

Sekretariat Perusahaan

Sekretariat Perusahaan merupakan unsur staf yang dipimpin oleh

seorang Sekretaris Perusahaan yang berkedudukan di bawah dan

bertanggung jawab kepada Direktur Utama. Sekretariat Perusahaan

terdiri dari :

a. Sub Bagian Administrasi

b. Sub Bagian Rumah Tangga

c. Sub Bagian Kepegawaian

Organisasi Teknis Perusahaan

Organisasi Teknis Perusahaan merupakan organisasi teknis

operasional perusahaan yang berada di bawah dan bertanggung

jawab kepada Direktur Utama. Organisasi Teknis Perusahaan terdiri

dari :

a. Inspektorat Perusahaan terdiri dari :

Inspektorat Perusahaan Bidang Administrasi dan Keuangan

Inspektorat Perusahaan Bidang Teknik

b. Penelitian dan Pengembangan Perusahaan terdiri dari :

Penelitian dan Pengembangan Perusahaan Bidang

Administrasi dan Keuangan

Penelitian dan Pengembangan Perusahaan Bidang Teknik

c. Unit terdiri dari :

Unit Hukum, Kelembagaan dan Kerjasama

Unit Teknologi Sistem Informasi

Unit Laboratorium


commit to user

34

Staf Ahli Perusahaan

Staf Ahli Perusahaan merupakan unsur perbantuan perusahaan

yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Direktur

Utama. Staf Ahli Perusahaan terdiri dari :

1. Staf Ahli Perusahaan Bidang Administrasi dan Keuangan

2. Staf Ahli Perusahaan Bidang Teknik

F. Tugas-Tugas Organ PDAM

1. Uraian tugas pelaksanaan pekerjaan Direksi

Direksi pada Perusahaan Daerah Air Minum ( PDAM ) Surakarta

terdiri dari Direktur Umum dan Direktur Teknik. Direksi mempunyai

tugas-tugas yaitu :

a) Menyusun perencanaan, melakukan koordinasi dan pengawasan

seluruh kegiatan operasional PDAM

b) Membina pegawai

c) Mengurus dan mengelola kekayaan PDAM

d) Menyelenggarakan administrasi umum dan keuangan

e) Menyusun Rencana Strategis Bisnis lima tahunan yang disahkan

oleh Kepala Daerah melalui usul Dewan Pengawas

f) Menyusun dan menyampaikan Rencana Bisnis dan Anggaran

Tahunan dari Rencana Strategis Bisnis kepada Kepala Daerah

melalui Dewan Pengawas

g) Menyusun dan menyampaikan laporan seluruh kegiatan PDAM

2. Uraian tugas pelaksanaan pekerjaan Dewan Pengawas

a) Melaksanakan pengawasan, pengendalian dan pembinaan

terhadap pengurus dan pengelolaan PDAM

b) Memberikan pertimbangan dan saran kepada Kepala Daerah

diminta atau tidak diminta guna perbaikan dan pengembangan

PDAM antara lain pengangkatan Direksi, program kerja yang

diajukan oleh Direksi, rencana perubahan status kekayaan

PDAM, rencana pinjaman dan ikatan hukum dengan pihak lain,


commit to user

35

serta menerima, memeriksa dan atau menandatangani Laporan

Triwulan dan Laporan Tahunan

c) Memeriksa dan menyampaikan Rencana Strategis Bisnis dan

Rencana Bisnis dan Anggaran Tahunan PDAM yang dibuat

Direksi kepada Daerah untuk mendapatkan pengesahan.

3. Uraian tugas Bidang Langganan

a) Melaksanakan administrasi Bidang Langganan

b) Melaksanakan penyusunan program dan rencana kerja Bidang

Langganan

c) Melaksanakan pembinaan organisasi dan tata laksana Seksi

Hubungan Langganan, Seksi Data Langganan dan Seksi Rekening

Langganan

d) Melaksanakan penyusunan pedoman dan petunjuk teknis Seksi

Hubungan Langganan, Seksi Data Langganan dan Seksi Rekening

Langganan

e) Mengawasi dan mengevaluasi kegiatan Seksi Hubungan

Langganan, Seksi Data Langganan dan Seksi Rekening

Langganan

f) Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja lain

4. Uraian tugas Bidang Keuangan

a) Melaksanakan administrasi Bidang Keuangan


Keuangan


Anggaran, Seksi Pembukuan dan Seksi Kas


Anggaran, Seksi Pembukuan dan Seksi Kas

e) Mengawasi dan mengevaluasi kegiatan Seksi Anggaran, Seksi

Pembukuan dan Seksi Kas


commit to user

36


5. Uraian tugas Bidang Aset

a) Melaksanakan administrasi Bidang Aset


Aset


Perawatan Aset, Seksi Pengendalian Aset dan Seksi Kolam

Renang Tirtomoyo


Perawatan Aset, Seksi Pengendalian Aset dan Seksi Kolam

Renang Tirtomoyo

e) Mengawasi dan mengevaluasi kegiatan Seksi Perawatan Aset,

Seksi Pengendalian Aset dan Seksi Kolam Renang Tirtomoyo;


6. Uraian tugas Bidang Produksi

a) Melaksanakan administrasi Bidang Produksi


Produksi

c) Melaksanakan pembinaan organisasi Seksi Perencanaan Produksi,

Seksi Instalasi Produksi dan Seksi Sumber Air


Perencanaan Produksi, Seksi Instalasi Produksi dan Seksi Sumber

Air

e) Mengawasi dan mengevaluasi kegiatan Seksi Perencanaan

Produksi, Seksi Instalasi Produksi dan Seksi Sumber Air


7. Uraian tugas Bidang Distribusi

a) Melaksanakan administrasi Bidang Distribusi


commit to user

37


Distribusi


Perencanaan Distribusi, Seksi Instalasi Distribusi dan Seksi Meter

Air;


Perencanaan Distribusi, Seksi Instalasi Distribusi dan Seksi Meter

Air


Distribusi, Seksi Instalasi Distribusi dan Seksi Meter Air


8. Uraian tugas Bidang Limbah Cair

a) Melaksanakan administrasi Bidang Limbah Cair


Limbah Cair

c) Melaksanakan pembinaan organisasi Seksi Perencanaan Limbah

Cair, Seksi (nstalasi Limbah Cair dan Seksi Pengolahan Limbah

Cair


Perencanaan Limbah Cair, Seksi Instalasi Limbah Cair dan Seksi

Pengoiahan Limbah Cair


Limbah Cair, Seksi Instalasi Limbah Cair dan Seksi Pengolahan

Limbah Cair


9. Uraian tugas Sekretariat Perusahaan

a) Melaksanakan administrasi Sekretariat Perusahaan

b) Melaksanakan penyusunan program dan rencana kerja Sekretariat

Perusahaan


commit to user

38

c) Melaksanakan pembinaan organisasi dan tata laksana Sub Bagian

Administrasi, Sub Bagian Rumah Tangga dan Sub Bagian

Kepegawaian

d) Melaksanakan penyusunan pedoman dan petunjuk teknis Sub

Bagian Administrasi, Sub Bagian Rumah Tangga dan Sub Bagian

Kepegawaian

e) Mengawasi dan mengevaluasi kegiatan Sub Bagian Administrasi,

Sub Bagian Rumah Tangga dan Sub Bagian Kepegawaian


10. Uraian tugas Sub Bagian Kepegawaian

a) Melaksanakan administrasi Sub Bagian Kepegawaian

b) Menyusun program dan rencana kerja Sub Bagian Kepegawaian

c) Melaksanakan administrasi data pegawai

d) Melaksanakan pembinaan, bimbingan dan penyuluhan pegawai

e) Melaksanakan proses mutasi pegawai

f) Melaksanakan pemberian penghargaan dan tanda jasa pegawai

yang berprestasi dan pensiun

g) Menyusun, mengevaluasi dan menganalisa daftar penilaian

pegawai

h) Melaksanakan proses penggajian pegawai

i) Melaksanakan proses pengangkatan dan pemberhentian pegawai

j) Mengajukan usulan kenaikan gaji dan pangkat pegawai

k) Melaksanakan penerapan disiplin pegawai

l) Melaksanakan pemberian kesejahteraan pegawai

m) Melaksanakan pemantauan dan pengecekan pegawai

n) Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja lain

Uraian tugas pelaksanaan pekerjaan pegawai Bidang

KepegawaianBidang kepegawaian Perusahaan Daerah Air Minum (

PDAM ) Surakarta terdapat 5 pegawai yang bekerja di sana,

diantaranya adalah :


commit to user

39

1) Drs. Suharno selaku Ka Sub Bag Kepegawaian

a. Melaksanakan administrasi Sub Bagian Kepegawaian

b. Menyusun program kerja dan rencana kerja Sub Bagian

Kepegawaian

c. Melaksanakan data administrasi pegawai

d. Melaksanakan pembinaan, bimbingan dan penyuluhan pegawai

e. Melaksanakan proses mutasi

f. Melaksanakan proses pemberian penghargaan dan tanda jasa

pegawai yang berprestasi dan pensiun

g. Menyusun, mengevaluasi dan menganalisa daftar penilaian

pegawai

h. Melaksanakan proses penggajian pegawai

i. Melaksanakan proses pengangkatan dan pemberhentian

pegawai

j. Mengusulkan kenaikan gaji berkala, gaji ke-13 dan pangkat

pegawai

k. Melaksanakan penerapan disiplin pegawai

l. Melaksanakan pemberian kesejahteraan dan pengembangan

pegawai

m. Melaksanakan pemantauan dan pengecekan terhadap absensi

pegawai

2) Lilis Purnomowati, A.Md selaku Staf Sub Bag Kepegawaian

a. Mengerjakan proses administrasi penghitungan tentang :

Penggajian Pegawai

Tunjangan Humas Pegawai

Tunjangan Disiplin Kerja Pegawai

Tunjangan Hari Raya ( THR )

Tunjangan pendidikan / Gaji ke-13

Tunjangan Hari Natal dan Tahun Baru

Uang Piket Hari Raya dan Hari Natal

Jasa Produksi


commit to user

40

Iuran YKKP

Iuran Wajib pegawai

Iuran Jamsostek

Penghargaan Pensiun Pegawai

b. Mengerjakan Surat Keputusan Direksi tentang :

Pengangkatan Pegawai

Mutasi Pegawai

Kenaikan Pangkat Pegawai

Kenaikan Gaji Berkala Pegawai

Sanksi Pegawai

Pensiun Pegawai

Perubahan Tunjangan Pegawai

Kontrak Askes

c. Membuat usulan tentang :

Anggaran Biaya Kepegawaian

Program Kerja Sub Bag Kepegawaian

Program Pengembangan Pegawai

d. Melakukan evaluasi jumlah tanggungan pegawai & Pajak

Penghasilan Pegawai

e. Menyusun laporan bulanan Sub Bagian Kepegawaian yang

meliputi :

Jumlah Pegawai

Perubahan Komposisi Pegawai Berdasarkan :

- Pangkat dan golongan

- Jenjang Pendidikan

- Masa Kerja

- Jabatan

f. Membuat laporan tentang :

Update Data Pegawai

Rasio Biaya Pegawai terhadap Penerimaan / Pendapatan

Diklat pegawai


commit to user

41

Jumlah Pensiun Pegawai

g. Melaksanakan administrasi Askes pegawai meliputi :

Menyiapkan Kontrak Kerjasama & Polis Asuransi

Menyiapkan Data Laporan Kepesertaan

Pembayaran Premi

Pembayaran Tagihan Biaya Perawatan RS

Membuat Laporan Rekapitulasi Klaim

h. Mengerjakan administrasi surat menyurat yang berhubungan

dengan pegawai meliputi :

Undangan

Surat Tugas / Surat Edaran / Pengumuman /

Pemberitahuan / Rekomendasi / Surat Keterangan

Surat ke Dapenma & Inkopam

Surat ke Asuransi Bumida

Surat ke Jamsostek

Surat ke Pemkot dan Dinas, dll

3) Catur Widoyo, A.Md selaku Staf Sub Bag Kepegawaian

a. Pengelolaan Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan ( DP3 )

Pegawai

b. Mengerjakan perhitungan iuran :

Iuran Jamsostek

Klaim Jamsostek

Iuran pajak pegawai

c. Melaksanakan administrasi bantuan / sumbangan pegawai

antara lain :

Sumbangan Kelahiran

Sumbangan Perkawinan

Sumbangan Kematian

Pralenan

d. Melaksanakan administrasi tentang :

Cuti Pegawai


commit to user

42

Pembuatan Slip Gaji Pegawai

e. Melaksanakan pengelolaan arsip tentang :

Data Pegawai

SK Direksi tentang Kenaikan Pangkat / Berkala

SK Direksi tentang Pengangkatan Pegawai

SK Direksi tentang Mutasi & Sanksi Sanksi Pegawai

SK Direksi tentang Tunjangan Pegawai

Gaji Pegawai, Tunjangan, Sumbangan / Bantuan

Iuran Jamsostek

Pralenan

DP3

Lamaran

f. Mengantarkan SK Direksi tentang Tunjangan, Pengangkatan,

Mutasi, Penghargaan dan Sanksi Pegawai

g. Melakukan Evaluasi data ID Card Pegawai

4) Herman Tri Wibowo selaku Staf Sub Bag Kepegawaian

a. Mengelola absensi pegawai :

b. Melaksanakan pekerjaan pemeliharaan program Sub Bag

Kepegawaian

c. Melaksanakan administrasi tentang :

d. Menyiapkan data untuk penghitungan Tunjangan Disiplin

Kerja Pegawai

e. Mengerjakan administrasi surat menyurat yang berhubungan

dengan pegawai meliputi :

f. Mengantarkan SK Direksi tentang Tunjangan, Pengangkatan,

Mutasi, Penghargaan dan Sanksi Pegawai

11. Inspektorat Perusahaan mempunyai tugas sebagai berikut :

a) Melaksanakan administrasi Inspektorat Perusahaan

b) Melaksanakan penyusunan program dan rencana kerja Inspektorat

Perusahaan


commit to user

43

c) Melaksanakan pembinaan organisasi dan fata laksana Inspektorat

Perusahaan Bidang Administrasi dan Keuangan dan Inspektorat

Perusahaan Bidang Teknik

d) Melaksanakan penyusunan pedoman dan petunjuk teknis

Inspektorat Perusahaan Bidang Administrasi dan Keuangan dan

Inspektorat Perusahaan Bidang Teknik

e) Mengawasi dan mengevaluasi kegiatan Inspektorat Perusahaan

Bidang Administrasi dan Keuangan dan inspektorat Perusahaan

Bidang Teknik


12. Uraian tugas Penelitian dan Pengembangan Perusahaan

a) Melaksanakan administrasi Penelitian dan Pengembangan

Perusahaan

b) Melaksanakan penyusunan program dan rencana kerja Penelitian

dan Pengembangan Perusahaan

c) Melaksanakan pembinaan organisasi dan tata laksana Penelitian

dan Pengembangan Perusahaan Bidang Administrasi dan

Keuangan dan Penelitian dan Pengembangan Perusahaan Bidang

Teknik

d) Melaksanakan penyusunan pedoman dan petunjuk teknis

Penelitian dan Pengembangan Perusahaan Bidang Administrasi

dan Keuangan dan Penelitian dan Pengembangan Perusahaan

Bidang Teknik

e) Mengawasi dan mengevaluasi kegiatan Penelitian dan

Pengembangan Perusahaan Bidang Administrasi dan Keuangan

dan Penelitian dan Pengembangan Perusahaan Bidang Teknik



commit to user

44

BAB V

HASIL PENGAMATAN

A. Kebijakan Gaji PDAM Surakarta

PDAM adalah perusahaan yang berbentuk BUMN yaitu Badan Usaha

Milik Negara yang artinya adalah perusahaan yang diatur dengan kebijakan

pemerintah, maka administrasi penggajian yang diterapkan di PDAM

mengikuti aturan Pegawai Negeri Sipil yang berdasarkan kebijakan

pemerintah. Dalam penggajian, kebijakan pemerintah untuk Pegawai Negeri

Sipil sekarang ini mengarah pada sistem skala gabungan. Sistem skala

gabungan adalah perpaduan antara sistem skala tunggal dan sistem skala

ganda. Sistem skala tunggal adalah sistem penggajian yang memberikan gaji

yang sama kepada pegawai yang berpangkat sama dengan tidak atau kurang

memperhatikan sifat pekerjaan yang dilakukan dan beratnya tanggung jawab

yang dipikul dalam melaksanakan pekerjaan itu dan yang dimaksud dengan

sistem skala ganda adalah sistem penggajian yang menentukan besarnya gaji

bukan saja didasarkan pada pangkat tetapi juga didasarkan pada sifat

pekerjaan yang dilakukan, prestasi kerja yang dicapai, dan beratnya tanggung

jawab yang dipikul dalam melaksanakan pekerjaan itu. Jadi, sistem skala

gabungan adalah gaji pokok bagi para Pegawai Negeri Sipil yang berpangkat

sama ditetapkan sama, disamping itu diberikan tunjangan bagi Pegawai

Negeri Sipil yang berdasarkan penilaian melaksanakan beban tugas yang

lebih besar dan memikul tanggung jawab yang lebih berat dibandingkan

dengan yang lain.

Dalam pembahasan ini, penulis akan membahas tentang Administrasi

Penggajian Pegawai di Perusahaan Daerah Air Minum ( PDAM ) Surakarta.

Administrasi penggajian melibatkan beberapa faktor-faktor yang saling

mempengaruhi dalam suatu organisasi Berikut ini adalah penguraiannya :


commit to user

45

H. Administrasi Penggajian

Berdasarkan hasil pengamatan yang sudah penulis lakukan, yang

dimaksud dengan administrasi penggajian adalah proses pelaksanaan

pencairan gaji sampai kepada pegawai. Proses pencairan gaji tersebut harus

melewati beberapa tahapan diantaranya adalah bagian pengajuan gaji di

bagian kepegawaian, bagian verifikasi, bagian pelaporan dan bagian kas

(pencairan gaji).

1. Pengajuan Gaji

Dalam pengajuan gaji dari bagian kepegawaian, bagian kepegawaian

mempunyai tugas untuk menyiapkan berkas-berkas yang berhubungan

dengan gaji, yaitu menyiapkan daftar penerimaan penghasilan,

menyiapkan kuitansi pengeluaran, dan menyiapkan surat setoran pajak

rangkap 3.

Disini, daftar penerimaan penghasilan yang dimaksud adalah daftar

jumlah seluruh pegawai PDAM yang akan menerima gaji. Maka dari itu

bagian kepegawaian bertugas untuk memilah-milah pegawai yang masih

aktif bekerja dan pegawai yang sudah pensiun serta pegawai yang dimutasi

setiap bulannya. Keseluruhan pegawai PDAM Surakarta berjumlah 413

pegawai. Pegawai yang masuk dalam daftar penerimaan penghasilan

adalah pegawai yang lolos DP3 dan tidak sedang terkena sanksi. Pada

bulan januari 2013 terdapat 156 orang pegawai yang mengalami

perubahan status pegawai, yaitu 69 orang mengalami kenaikan gaji

berkala, 64 orang mengalami kenaikan pangkat reguler, 20 orang

mengalami kenaikan pangkat pindah golongan dan 3 orang termasuk

dalam pengangkatan pegawai tetap. Dalam Daftar Penilaian Pelaksanaan

Pekerjaan ( DP3 ) terdapat unsur-unsur dari pegawai PDAM yang dinilai,

yaitu meliputi :

1) Kesetiaan


commit to user

46

Yang dimaksud dengan kesetiaan disini adalah kesetiaan, ketaatan dan

pengabdian kepada Pancasila, Undang-Undang Dasar 1945, Negara dan

Pemerintah

2) Prestasi Kerja

Prestasi kerja adalah hasil kerja yang dicapai oleh pegawai PDAM

dalam melaksanakan tugas yang dibebankan kepadanya

3) Tanggung Jawab

Adalah kesanggupan seorang pegawai menyelesaikan pekerjaan yang

diserahkan kepadanya dengan sebaik-baiknya

4) Ketaatan

Kesanggupan seorang pegawai untuk mentaati segala peraturan

perundang-undangan dan peraturan kedinasan yang berlaku dan

mentaati perintah kedinasan

5) Kejujuran

Ketulusan hati seorang pegawai dalam melaksanakan tugas dan

kemampuan untuk tidak menyalahgunakan wewenang yang diberikan

kepadanya

6) Kerjasama

Kemampuan seorang pegawai untuk bekerjasama dengan orang lain

dalam menyelesaikan suatu tugas yang ditentukan

7) Prakarsa

Kemampuan seorang pegawai untuk mengambil keputusan, langkah-

langkah atau melaksanakan suatu tindakan yang diperlukan dalam

melaksanakan tugas pokok tanpa menunggu perintah atasan

8) Kepemimpinan

Kemampuan seorang pegawai untuk meyankinkan orang lain sehingga

dapat dikerahkan secara maksimal untuk melaksanakan tugas pokok.

Setelah daftar penerimaan penghasilan disiapkan, tahap selanjutnya adalah

menyiapkan kuitansi pengeluaran. Kuitansi pengeluaran dibuat oleh staf

bagian kepegawaian, pembuatan kuitansi tersebut digunakan untuk

melengkapi berkas-berkas pengajuan gaji yang berisi besarnya nilai gaji


commit to user

47

yang diperintahkan untuk dicairkan selanjutnya akan diserahkan ke bagian

verifikasi. Dalam menyiapkan kuitansi pengeluaran tersebut, staf di bagian

kepegawaian tidak mengalami hambatan yang berarti. Setelah itu, bagian

kepegawaian menyiapkan surat setoran pajak rangkap 3. Surat setoran

pajak diperoleh dari kantor pajak. Jadi, pihak PDAM hanya tinggal

mengisi form dari kantor pajak tersebut untuk melengkapi berkas

pengajuan gaji. Surat setoran pajak tersebut dibuat rangkap 3 untuk

PDAM, untuk kantor pajak dan untuk pemberi tahuan kepada pegawai

yang terkena pajak. Dalam proses pengisian surat setoran pajak tersebut

tidak ada hambatan yang berarti dalam pelaksanaannya.

Proses persiapan pengajuan gaji pada bagian kepegawaian Perusahaan

Daerah Air Minum ( PDAM ) Surakarta selalu dilaksanakan tepat waktu

yaitu dilakukan antara tanggal 18 sampai dengan 20. Setelah semua

berkas-berkas yang disebutkan diatas lengkap, berkas-berkas tersebut

segera diserahkan pada bagian verifikasi. Selama ini berkas-berkas

pengajuan gaji yang dibuat oleh bagian kepegawaian sudah disusun

dengan benar dan sesuai dengan ketentuan. Akan tetapi, sebagai seorang

manusia kita wajar melakukan kesalahan-kesalahan. Walaupun semua staf

di bagian kepegawaian sudah bekerja dengan teliti masih ada kekeliruan

pada penghitungan tunjangan yang dikembalikan lagi dari bagian

verifikasi. Penghitungan tunjangan tersebut salah karena adanya kesalahan

dalam perhitungan pph. Kesalahan tersebut hanya terjadi sekali, sebelum

itu tidak pernah terjadi pengembalian berkas-berkas pengajuan gaji karena

ada kesalahan. Dalam proses pengajuan gaji, selain berkas-berkas yang

disebutkan diatas juga dilampirkan beberapa komponen penggajian untuk

keterangan status masing-masing pegawai. Komponen-komponen tersebut

adalah :

1) SK Mutasi

Jika seorang pegawai dimutasi ke bagian lain otomatis mempengarihi

proses pemberian gaji pada bagian kepegawaian. Bagian kepegawaian

harus merubah daftar karyawan dalam berkas penggajian.


commit to user

48

2) Surat Keputusan Kenaikan Pangkat

Surat Keputusan Kenaikan Pangkat akan mempengaruhi atau merubah

gaji yang diterima oleh pegawai yang mengalami kenaikan pangkat.

Maka Surat Keputusan Kenaikan Pangkat harus dicantumkan dalam

berkas pembayaran gaji pegawai.

3) Surat Keputusa PNS

Surat keputusan PNS harus dicantumkan dalam berkas pembayaran gaji

pegawai, karena surat tersebut yang akan menentukan besar gaji yang

diterima pegawai tersebut. Jika pegawai tersebut sudah menjadi PNS

maka gaji yang diberikan sesuai dengan golongan, tetapi jika pegawai

tersebut belum menjadi PNS maka Surat Keputusan PNS tidak ada dan

gaji yang diberikan sesuai dengan Upah Minimum Regional ( UMR )

daerah.

4) Akte nikah bagi pegawai yang sudah berkeluarga

Akte nikah digunakan untuk menentukan tunjangan-tunjangan yang

akan diberikan kepada pegawai tersebut.

5) Surat Keterangan Keluarga

Surat keterangan keluarga digunakan untuk mengecek status

perkawinan pegawai.

6) Surat Keputusan Berkala

Surat Keputusan Berkala digunakan untuk menentukan kenaikan gaji

berkala. Kenaikan gaji berkala di PDAM dilakukan setiap 2 tahun

7) Surat Keterangan Perubahan Keluarga

Surat keterangan perubahan keluarga digunakan untuk mengecek

jumlah keluarga yang berkurang dan bertambah.

Setelah berkas-berkas termasuk komponen penggajian tersebut sudah

benar maka segera diserahkan ke bagian verifikasi.

2. Verifikasi

Pada bagian verifikasi, staf bagian verifikasi bertugas untuk mengecek

ulang atau meneliti kembali berkas-berkas yang masuk dari bagian

kepegawaian, jika berkas-berkas tersebut sudah benar maka diberikan


commit to user

49

kode perkiraan ( jika berkas-berkas tersebut ada yang belum tepat, maka

dikembalikan lagi pada bidang kepegawaian untuk dibenarkan ). Setelah

diberikan kode perkiraan, berkas-berkas tersebut dikembalikan pada

bidang kepegawaian untuk dimintakan tanda tangan dari Ka Sub Bag

Kepegawaian, Ka Bag Keuangan, Direktur Umum dan Direktur Utama.

Proses verifikasi selalu dilakukan tepat waktu yaitu pada hari dimana

berkas-berkas pengajuan gaji diterima dari bagian kepegawaian, antara

tanggal 18 sampai dengan tanggal 20. Setelah itu berkas-berkas di

serahkan ke bagian pelaporan atau bagian keuangan untuk dibuatkan

voucher.

3. Bagian Pelaporan / Keuangan

Setelah berkas-berkas masuk di bagian pelaporan atau bagian keuangan,

maka staf keuangan membuat voucher yang berdasarkan atas berkas-

berkas yang diterima dari bagian verifikasi untuk pengajuan pembayaran

dan mengajukan voucher tersebut ke bagian khas. Pembuatan voucher

dilakukan antara tanggal 20 sampai dengan tanggal 22, dalam pembuatan

voucher tersebut tidak ada hambatan yang berarti, pelaksanaanya selalu

tepat waktu. Setelah pembuatan voucher selesai, maka voucher tersebut

diserahkan ke bagian kas atau bagian pencairan gaji.

4. Pencairan Gaji

Setelah menerima voucher dari bagian pelaporan atau bagian keuangan

maka bagian kas bertugas untuk mencairkan voucher tersebut dan

membayarkan gaji pegawai. Pada bagian kas, proses pelaksanaan

pencairan gaji dan pembayaran gaji pada pegawai selalu tepat waktu. 3

hari atau 4 hari sebelum hari pembayaran gaji pada pegawai, gaji sudah

siap di bagian kas. Penerimaan gaji pegawai di PDAM juga selalu tepat

waktu yaitu pada tanggal 1 setiap bulannya. Gaji pokok pegawai PDAM

berdasarkan atas skala gaji yang diatur oleh pemerintah. Skala gaji tersebut

diperuntukkan bagi pegawai tetap, untuk tenaga honorer, tenaga harian dan

harian tetap gaji yang diperoleh menurut Upah Minimum Regional

(UMR), UMR untuk kota Surakarta sebesar Rp.915.900,00. Gaji pokok


commit to user

50

pegawai tetap PDAM setiap tahun mengalami kenaikanna kecuali tahun

2013 ini, khusus untuk gaji Direksi tidak memakai skala gaji yaitu :

Gaji Direktur Utama :

Direksi :

a) Direktur Umum 90% dari gaji pokok direktur utama

b) Direktur Teknik

c) Yang membedakan besarnya gaji yang diterima oleh pegawai PDAM

adalah menurut golongan, pangkat, dan masa kerja.

Selain mendapatkan gaji pokok, pegawai PDAM juga mendapatkan macam-

macam tunjangan dari perusahaan. Tunjangan-tunjangan yang diberikan oleh

PDAM kepada pegawai sudah sesuai dengan aturan dan proses pemberiannya

selalu tepat waktu. Tunjangan-tunjangan yang diberikan tersebut meliputi :

1) Tunjangan istri/bersuami

Tunjangan istri/bersuami diberikan paling tinggi 10% dari gaji pokok

2) Tunjangan anak

1 anak = 5% dari gaji pokok

2 anak = 10% dari gaji pokok

(Anak memperoleh tunjangan sampai usia 21 tahun, kecuali anak tersebut

masih melanjutkan sekolah dengan catatan menunjukkan Surat Keterangan

Masih Kuliah)

3) Tunjangan Umum dan Tunjangan Jabatan

Tunjangan Umum : untuk staff

Tunjangan Jabatan : Unsur Pimpinan

4) Tunjangan Beras

5) Tunjangan Kesehatan

Tunjangan kesehatan diberikan PDAM kepada pegawai beserta

keluarganya yang menjadi tanggungan. Tujangan kesehatan meliputi

pengobatandan / atau perawatan di rumah sakit, klinik dan lain-lain yang

pelaksanaannya ditetapkan dengan Keputusan Direksi

6) Tunjangan Air

2,5 x penghasilan tertinggi pegawai


commit to user

51

7) Tunjangan Hari Raya

8) Tunjangan Humas

Diberikan secara rapel pada tengah bulan tergantung SK

9) Tunjangan Disiplin Kerja

10) Tunjangan Lembur

11) Tunjangan pendidikan

Gaji tersebut dapat naik tergantung dari keputusan direksi yang

berpedoman pada Peraturan Pemerintah. Kenaikan gaji yang diterima

pegawai PDAM terdapat 3 macam yaitu kenaikan gaji berkala yang dilakukan

setiap 2 tahun, kenaikan gaji golongan setiap 4 tahun dan kenaikan gaji

jabatan. Untuk kenaikan gaji berkala dilakukan tepat waktu, kenaikan gaji

tersebut dilakukan pada bulan Juli dan bulan Januari dan untuk kenaikan gaji

golongan dilakukan setiap 4 tahun sekali yang sudah merupakan keputusan

dari direksi yang mana setiap 4 tahun pegawai PDAM mengalami kenaikan

golongan yang berpengaruh pada perubahan gaji serta untuk kenaikan gaji

jabatan diperuntukkan bagi pegawai yang mengalami kenaikan pangkat atau

jabatan. Dalam kenaikan gaji golongan terdapat beberapa pegawai yang

mengalami penundaan pangkat, penundaan pangkat tersebut terjadi karena

pegawai tersebut kurang memenuhi syarat nilai Daftar Penilaian Pelaksanaan

Pekerjaan ( DP3 ) yang merupakan syarat dari kenaikan gaji. Selain

memenuhi nilai Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan ( DP3 ) syarat untuk

kenaikan gaji adalah absensi kehadiran pegawai. Penundaan pangkat juga

dapat terjadi karena pegawai tersebut sedang terkena sanksi akibat kesalahan

pegawai tersebut yang merugikan perusahaan. Sanksi-sanksi tersebut dapat

berupa :

1) Teguran lisan

2) Teguran tertulis

3) Penundaan kenaikan gaji berkala

4) Penundaan kenaikan pangkat

5) Penurunan pangkat


commit to user

52

6) Pembebasan jabatan

7) Pemberhentian sementara

Pemberhentian sementara paling lama 6 bulan atau adanya putusan

pengadilan yang berkekuatan hukum tetap atas dugaan tindak pidana yang

dilakukan. Pegawai PDAM diberhentikan sementara apabila diduga telah

melakukan larangan . Hal-hal yang dilarang oleh PDAM adalah :

- Melakukan kegiatan yang merugikan PDAM, Daerah dan / atau Negara

- Menggunakan kedudukannya untuk memberikan keuntungan bagi diri

sendiri dan/atau orang lain yang merugikan PDAM

- Mencemarkan nama baik PDAM, Daerah dan/atau Negara

8) Pemberhentian dengan hormat

Alasan pemberhentian pegawai dengan hormat karena :

- Meninggal dunia

- Permintaan sendiri

- Tidak dapat melaksanakan tugas

- Tidak sehat yang dibuktikan dengan surat keterangan dokter

- Telah mencapai usia pensiun

- reorganisasi

9) Pemberhentian dengan tidak hormat

- Melanggar sumpah pegawai atau sumpah jabatan

- Dihukum berdasarkan putusan pengadilan dalam perkara pidana yang

telah memperoleh kekuatan hukum tetap

- Merugikan keuangan PDAM

Di Perusahaan Daerah Air Minum ( PDAM ) Surakarta, selama ini kasus

penundaan pangkan jarang terjadi. Penundaan pangkat di PDAM maksimal

dilakukan 3 kali. Jika ada pegawai PDAM yang mengalami penundaan

pangkat akibat dari hal-hal yang disebutkan diatas, maka pegawai tersebut

terkena penundaan pangkat selama 6 bulan, setelah itu pegawai tersebut

dinilai kembali apakah sudah memenuhi nilai batas minimal dari nilai

pelaksanaan pekerjaan, jika sudah pegawai tersebut dapat naik pangkat yang

juga diikuti dengan kenaikan gaji.


commit to user

53

Gambar 5.1 flowchart Pemberian Gaji Pegawai di Perusahaan Daerah Air

Minum ( PDAM ) Surakarta

Sumber : Kantor Perusahaan Daerah Air Minum ( PDAM ) Surakarta

Bagian Kepegawaian Bagian Verifikasi

Menyusun Mengecek

DPG KW

SSP

DPG KW

SSP

Memberikan

KP

Dimintakan

tandatangan dari

Ka Sub Bag

Kepegawaian, Ka

Sub Bag

Keuangan,

Direktur Umum

dan Direktur

Utama

1 2


commit to user

54

Bagian Pelaporan Bagian Khas

Keterangan :

DPG : Daftar Penerimaan Penghasilan

KW : Kwitansi

SSP : Surat Setoran Pajak

KP : Kode Perkiraan

3

DPG

KW

SSP

KP

Membuatkan

Voucher untuk

pencairan gaji

3

Mencairkan gaji

Menandatangani

Slip gaji

Penyerahan

amplop gaji


commit to user

55

BAB VI

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan landasan teori dan hasil pengamatan yang dilakukan oleh

penulis, yang dimaksud dengan administrasi adalah kegiatan kesekretarisan

dan tata usaha dalam pekerjaan kantor yang meliputi kegiatan menghimpun,

mencatat, mengolah, mengganda, mengirim, dan menyimpan. Dalam kegiatan

kesekretarisan terdapat peran sekretaris yang menjalankan tugas kesekretarisan,

salah satu tugas sekretaris adalah menyelenggarakan tata kepegawaian.

Penyelenggaraan tata kepegawaian di Perusahaan Daerah Air Minum ( PDAM

) Surakarta dilakukan oleh bagian kepegawaian, salah satu tugas tersebut

adalah mengajukan permintaan gaji berkala. Gaji adalah imbalan yang

diberikan kepada pegawai atau tenaga kerja oleh pihak pemberi pekerjaan

sebagai balas jasa atas kinerja yang dilakukan oleh pegawai atau tenaga kerja

tersebut.

Kesimpulan yang diperoleh penulis dalam administrasi penggajian pegawai

di Perusahaan Daerah Air Minum ( PDAM ) Surakarta adalah :

1. Kebijakan gaji pegawai di PDAM Surakarta diatur dengan kebijakan

pemerintah yaitu mengarah pada sistem skala gabungan, yang artinya adalah

gaji pokok bagi para Pegawai Negeri Sipil yang berpangkat sama ditetapkan

sama, disamping itu diberikan tunjangan bagi Pegawai Negeri Sipil yang

berdasarkan penilaian melaksanakan beban tugas yang lebih besar dan

memikul tanggung jawab yang lebih berat dibandingkan dengan yang lain.

2. a) Proses pencairan gaji di Perusahaan Daerah Air Minum ( PDAM )

Surakarta harus melalui beberapa tahapan, yaitu melalui tahapan di

bagian kepegawaian, bagian verifikasi, bagian pelaporan dan bagian kas

atau pencairan gaji. Untuk proses pengajuan gaji selalu dilaksanakan

tepat waktu


commit to user

56

b) Kesalahan perhitungan tunjangan pernah dilakukan dari bagian

kepegawaian yang mengakibatkan dikembalikannya berkas-berkas

pengajuan gaji dari bagian verifikasi. Kesalahan terjadi karena adanya

kesalahan dalam perhitungan pph.

3. Gaji pokok pegawai PDAM selalu diterima tepat waktu yaitu pada tanggal 1

setiap bulannya. Kenaikan gaji di PDAM ada 3 macam yaitu kenaikan gaji

berkala, kenaikan gaji golongan dan kenaikan gaji jabatan. Untuk Kenaikan

gaji tersebut, dalam proses pengadministrasiannya sudah baik dan selalu

tepat waktu. Berkas pengajuan kenaikan gaji dilampirkan dalam berkas

pengajuan gaji bulanan yang dibuat dari bagian kepegawaian, verifikasi,

pelaporan dan bagian kas. Pegawai yang naik pangkat harus memenuhi

beberapa syarat yaitu lolos dalam Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan

(DP3), absensi kehadiran dan tidak sedang terkena sanksi.

4. Tunjangan-tunjangan yang diperoleh oleh pegawai PDAM Surakarta adalah

tunjangan istri/bersuami, tunjangan anak, tunjangan umum dan tunjangan

jabatan, tunjangan beras, tunjangan kesehatan, tunjangan air, tunjangan hari

raya, tunjangan humas, tunjangan disiplin kerja, tunjangan lembur dan

tunjangan pendidikan. Tunjangan-tunjangan tersebut diberikan kepada

pegawai sudah sesuai dengan aturan dan proses pemberiannya selalu tepat

waktu.

B. Saran

Berdasarkan hasil pengamatan yang dilakukan oleh penulis, administrasi

penggajian di Perusahaan Daerah Air Minum ( PDAM ) Surakarta sudah cukup

baik, meskipun ada beberapa kesalahan yang masih dilakukan pegawai

Perusahaan Daerah Air Minum ( PDAM ) Surakarta khusunya bagi staf

kepegawaian yang pernah melakukan kesalahan dalam perhitungan pph dalam

pembuatan tunjangan. Akan tetapi, hal tersebut dapat dijadikan pembelajaran

dalam pembuatan tunjangan atau pengajuan gaji bulan-bulan berikutnya. Jadi,

pembuatan pengajuan gaji butuh ketelitian yang lebih.


commit to user

57

DAFTAR PUSTAKA

Badri Munir Sukoco. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern.

Surabaya : Erlangga

Durotul Yatimah.2009. Kesekretarisan Modern & Administrasi Perkantoran.

Bandung : CV Pustaka Setia

Mutiara S. Panggabean. 2002. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta :

Ghalia Indonesia

Irra Chrisyanti Dewi. 2011. Pengantar Ilmu Administrasi. Jakarta : PT Prestasi

Pustakaraya

Winardi. 1990. Manajemen Perkantoran dan Pengawasan. Bandung : Mandar

Maju

M. Kadarisman. 2012. Manajemen Kompensasi. Jakarta : PT. Raja Grafindo

Persada

HB. Sutopo. 2002. Metodologi Penelitian Kualitatif. Surakarta : Uns Pers

http://www.pdamsolo.or.id/

(http://www.jamsostek.co.id/content/i.php?mid=3&id=17, diakses tanggal 25

Maret 2013 Jam 08.39 wib )


Maret 2013 Jam 08.52 wib)


Maret 2013 Jam 08.58 wib )

http://www.pdamsolo.or.id/

http://www.jamsostek.co.id/content/i.php?mid=3&id=17

http://www.jamsostek.co.id/content/i.php?mid=3&id=18,%20diakses

http://www.jamsostek.co.id/content/i.php?mid=3&id=15


commit to user

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id administrasi ... fileperpustakaan.uns.ac.id...

Documents