DATABASEEXCEL

Database merupakan range dari sel yang terdiri dari susunan suatu daftar data tertentu. Database merupakan daftar dari data yang saling berhubungan dimana baris menyimpan informasi data record dan kolom menyimpan data field. Baris pertama terdiri dari label untuk setiap kolom.

Fungsi DatabaseSebelumnya kita telah mengenal fungsi statistik seperti SUM() untuk menjumlah, AVERAGE() untuk merata-rata, dan COUNT() untuk menghitung banyak data. Di samping itu Excel menyediakan fungsi database untuk nnelakukan perhitungan statistik pada data-data yang memenuhi suatu kriteri. Fungsi database antara lain DSUM() untuk menjumlah data dengan criteria tertentu, DAVERAGE untuk merata-rata data dengan criteria tertentu, dan DCOUNT()untuk menghitung banyak data dengan criteria tertentu. Bentuk fungsi database adalah sebagai berikut :

=DSUM(range database; nomor kolom; range criteria) =DAVERAGE(range database; nomor kolom; range criteri =DCOUNT(range database; nomor kolom; range criteria)

Dimana range database adalah range sel database berada, nomor kolom adalah nomor kolom yang datanya akan dijumlahkan, dirata-rata, atau dihitung banyaknya, dan range criteria adalah range yang berisi criteria.Sebagai contoh, di bawah ini terlihat daftar penjualan barang pada beberapa toko Field pertama adalah Nama Pembeli sebagai nama pembeli barang, field kedua adalah Pembelian sebagai jumlah pembelian barang, dan field ketiga adalah Keterangan sebagai status kelunasan penjualan barang. Lunas menunjukkan penjualan barang sudah lunas dan Belum Lunas menunjukkan penjualan barang tersebut belum lunas.

Nama PembeliGusti

Kita ingin mengetahui nilai total penjualan barang pembeli Gusti. Untuk itu pada sel F2 dan F3 ketikkan criteria sebagai berikut:

Kriteria ini merupakan range criteria yang terdiri dari dua baris, yaitu baris judul (Nama Pembeli) dan baris isi (Gusti).

Untuk menghitung jumlah total penjualan barang dengan nama Pembeli Gusti, pada sel F9 ketikkan formula =DSUM(B2:D11;2;F2:F3)

Setelah diformat sesuai dengan data jumlah pembelian, nilai hasil fungsi database ini terlihat seperti pada gambar dibawah

Untuk mengetahui jumlah pembelian dengan nama pembeli lain, gantilah nama pembeli pada range criteria yaitu F3 dengan nama pembeli lain.

Selain dengan satu criteria, kita dapat menggunakan lebih dan satu criteria. Jika kita ingin mengetahui jumlah penjualan dengan nama pembeli Gusti yang Belum Lunas, buatlah criteria seperti berikut:

Nama Pembeli KeteranganGusti Belum Lunas

Di sini range criteria adalah F2:G3. kriteria ini menggunakan dua field, yaitu Nama Pembeli dan Keterangan. Untuk mengetahui jumlah pembelian dengan nama pembeli Gusti yang belum lunas, ketikkan formula =DSUM(B2:D11;2;F2:G3) pada sel G9 seperti gambar berikut

4. Klik tomnol OK, maka pada layar monitor akan muncul kotak dialog Function Arguments DSUM. Pada kotak database, pilih range database (B2:D11). Pada kotak Field, ketikkan nomor indeks kolom yang akan dihitung (2). Pada kotak Criteria, pilih range criteria (F2:F3), sehingga kotak dialog fungsi terlihat seperti :

5. Setelah selesai klik tombol OK untuk menutup kotak dialog.

MENGELOLA DATABASE

Kumpulan data-data merupakan database. Jika data pada database sedikit, kita tidak akan kesulitan dalam mengelolanya. Tetapi jika data pada database sangat banyak, tentu kita akan kesulitan. Untuk memudahkan dalam mengelola database, kita dapat menggunakan fasilitas database Excel.Lembar kerja Microsoft Excel merupakan range berisi data yang disusun berdasarkan baris dan kolom. Setiap kolom mengandung data-data yang sejenis, seperti NAMA, ALAMAT, KOTA dan sebagainya. Kolom-kolom ini disebut field dan setiap field harus mempunyai judul kolom atau nama field. Setiap baris mengandung data-data dari suatu subjek. Baris-baris ini disebut record.Contoh Lembar kerja dalam bentuk database dapat dilihat dari table penjualan barang di bawah ini.

Aturan Penulisan dan Penyusunan Database

Untuk membuat suatu database pada lembar kerja Excel, kita harus memperhatikan beberapa aturan penulisan dan penyusunan database sebeagai berikut: Nama field (judul kolom) database harus berada di suatu baris judul. Jika kita menuliskan judul dalam dua baris, maka yang dianggap sebagai nama field hanya baris kedua saja. Pada suatu database, tidak boleh ada nama field(judul kolom) yang sama Kita tidak boleh menggunakan nama field (judul kolom) yang sama dengan alamat sel, seperti A25, C80 dll Semua isi baris yang ada dibawah nama field merupakan data. Oleh karena itu sebaiknya antara field dengan data tidak boleh ada baris kosong atau baris yang berisi lambang-lambang lain, karena baris tersebut akan dianggap sebagai data.

Mengelola Database dengan Data FormMengeLola database merupakan kegiatan yang sering dilakukan. Dengan menggunakan Excel, kita mempunyai banyak cara untuk membuat database baru, menambah data, menghapus data, dan mengedit data. Fasilitas Data Form merupakan salah satu cara untuk nnengelola database.

2. Kemudian berilah nama lembar kerja yang berisi judul kolom tersebut. Nama lembar kerja harus kita sesuaikan dengan tabel database karena judul formulir data yang akan dibuat diberi nama lembar kerja. Sebagai contoh, disini kita memberi nama lembar kerja Form Input Data

3. Pilihlah range yang mencakup seluruh judul kolom. Disini kita memilih range B5:G5. Kemudian kliklah menu data dan perintah Form, maka pada layar monitor terlihat kotak pesan Microsoft Excel

4. Jika Kita menggunakan baris pertama range yang dipilih sebagai label form dan bukan data, kliklah tombol OK, maka pada layar monitor terlihat formulir untuk pengelolaan database yang akan kita buat. Judul formulir berisi nama lembar kerja database.

5. Ketikkan data-data penjualan barang diatas ke dalam kotak teks dengan label yang sama dengan judul kolom. Jika kita mengetikkan data pada suatu kotak, tekanlah tombol Tab untuk pindah ke kotak berikutnya. Setelah kita mengetikkan data-data dari suatu record, kliklah tombol New untuk memasukkan data-data baris berikutnya. Setelah record pertama dimasukkan, formulir pengelolaan database terlihat seperti gambar dibawah

6. Setelah kita selesai menggunakan formulir pengelolaan data, klik tombol Close. Database penjualan barang yang kita buat terlihat seperti gambar dibawah

Menampilkan Data dalam Data FormSetelah memasukkan data-data ke dalam database, mungkin kita ingin memeriksa data-data yang telah dimasukkan dengan menampilkannya dalam formulir pengelolaan database. Untuk itu ikuti langkah-langkah berikut :1.Pilihlah range dan database yang akan kita sunting. Range yang dipilih harus mencakup seluruh judul kolorn dan seluruh data yang ada di bawahnya. Sebagai contoh database di atas kita nnernilih range seluas B5:G202.Kliklah menu Data dan perintah Form, maka pada layar monitor terlihat formulir untuk pengelolaan database kernbali.3.Untuk menampilkan data-data yang lain, kita menggunakan bar penggulung vertical (vertical scroll bar). Klik tornbol tanda panah ke bawah untuk menampilkan data baris berikutnya. Klik tornbol tanda panah ke at as untuk menampilkan data bans sebelunnnya. Hal ini atas dapat kita lakukan juga dengan menyeret kotak penggulung yang ada di tengah bar penggulung ke bawah atau ke atas.

Mengedit DataSetelah menampilkan data-data dan memeriksanya, mungkin data-data tersebut memiliki kesalahan dan kita ingin mengeditnya. Untuk itu tampilan baris data yang akan diedit dengan menggunakan bar penggulung vertical, kemudian klik kotak teks yang berisi data tersebut dan editlah.

Membatalkan PengeditanJika kita belum pindah ke baris data lain atau keluar dari baris data yang sedang kita edit, kita dapat membatalkan pengeditan data dengan mengklik tombol perintah Restore

Menghapus Baris DataJika baris data tertentu sudah tidak dibutuhkan lagi, kita dapat menghapusnya. Untuk itu tampilkan baris data yang ingin dihapus, kemudian klik tombol Delete, maka pada layar monitor terlihat kotak dialog Microsoft Excel yang berisi pertanyaan konfirmasi penghapusan data seperti pada gambar dibawah. Jika kita menghapusnya klik OK.

Penggunaan Operator Pembanding untuk Pencarian DataUntuk data berupa nilai, kita dapat menggunakan operator pembanding sama dengan (=), lebih kecil dari (<), lebih besar dari (>), lebih kecil atau sama dengan ( < ), lebih besar atau sama dengan ( > , dan tidak sama (<> ) pada kriteria. Sebagai contoh kita ingin mencari data-data penjualan yang jumlahnya lebih besar dan 20. Untuk itu pada kotak teks Junnlah ketikkan >20, lalu tekan Enter, maka data dengan jumlah penjualan lebih besar dari 20 ditampilkan pada formulir. Untuk menampilkan data-data yang lain gunakan tornbol Find Prev atau Find Next. Jika sudah selesai, kliklah tornbol Close.

Mengurutkan Data dalam DatabasePencarian data tertentu dari database yang terurut akan lebih mudah dan cepat dibandingkan jika data tersusun secara acak. Untuk memudahkan pencarian data-data tertentu dalann database Excel, kita akan mengurutkan data-data. Langkah-Langkahnya sebagai berikut :1.Pilihlah range dan database yang akan diurutkan. Pilihan ini harus mencakup seluruh judul kolom dan seluruh data yang ada dibawahnya. Untuk contoh database di atas, kita memilih range B5:G11.2.Kliklah menu Data dan klik perintah Sort, maka pada layar monitor terlihat kotak dialog Sort. Dan kotak dialog terlihat bahwa kita dapat mengurutkan data dengan menggunakan tiga kunci pengurutan. Kotak Sort by digunakan sebagai kunci pengurutan pertama dan dua kotak Then by digunakan sebagai kunci pengurutan kedua dan ketiga. Artinya untuk data, yang samapada kunci pengurutan pertama, akan diurutkan dengan kunci pengurutankedua. Untuk data yang sama pada kunci pengurutan keduan diurutkandengan kunci pengurutan ketiga.3. Di sini kita akan mengurutkan data dengan kolom tanggal sebagai kuncipengurutan pertama secara menaik, kolom Pelanggan sebagai kuncipengurutan kedua secara menaik, dan kolom Keterangan sebagai kuncipengurutan ketiga secara menaik juga. Untuk itu pada kotak Sort bypilihlah Tanggal dan klik kotak pilihan Ascending pada kotak Then bypertama pilihlah Pelanggan dan klik kotak pilihan Ascending, dan padakotak Then by kedua pilihlah Keterangan dan kLik kotak pilihan Ascending,sehingga kotak dialog terlihat seperti di bawah.

Menggunakan Fasilitas Validasi Data Untuk Memasukkan DataAgar tidak memasukkan sembarang data kedalam database, kita dapat membatasi pemasukkan data dengan menggunakan fasilitas validasi data. Disini kita akan membatasi pengisian data pada kolom tanggal penjualan dengan data berjenis tanggal yang dapat dimasukkan hanya boleh berkisar antara 1 April 2006 hingga 30 April 2006. Untuk membatasi pemasukkan data pada kolom Tanggal, lakukan langkah-langkah berikut:1.Pilihlah range yang akan kita batasi pemasukkan datanya. Disini kita memilih range dari kolom tanggal D6:D11. kemudian kliklah menu Data dan perintah Validation maka pada layar monitor terlihat dialog data Validation.2.Pada kotak Allow Date, dan pada kotak Data pilihlah operator between, karena data yang akan kita masukkan dibatasi antara 1 April 2006 hingga 30 April 2006.

Menyaring dataMenggunakan fasilitas Auto filter memungkinkan anda untuk menampilkan semua record yang memenuhi criteria