database mahasiswa

26
MEMBUAT APLIKASI DATABASE MAHASISWA DENGAN MICROSOFT ACCES Pendahuluan Untuk Apasih kita belajar microsoft Access….? Microsoft Access adalah suatu aplikasi yang dapat membantu kita membuat sebuah aplikasi database dalam waktu yang relatif singkat. Biasanya digunakan untuk pembuatan aplikasi-aplikasi yang kecil. Misalnya Program untuk Kasir di koperasi, penjualan untuk toko. Sebelum mulai belajar jangan lupa berdoa dulu kemudian Tanamkan pada diri anda bahwa Microsoft Access itu gampang dan mudah dipelajari. Kuatkan keyakinan pada diri anda bahwa anda dapat menguasainya. Di Microsoft Access ada bagian apa aja sih…? a. Table digunakan untuk menyimpan data b. Query digunakan untuk memanipulasi data c. Form digunakan untuk frontend aplikasi. Biasanya untuk menampilkan data, menambah data dll. d. Report digunakan untuk membuat laporan e. Macro digunakan untuk melakukan satu atau beberapa fungsi. f. Switchboard digunakan untuk mendisign Menu Utama Bagaimana memulai microsoft Access…? 1. Klik Start pilih Program lalu pilih Microsoft Access 2. Setelah terbuka klik Blank Database, pada jendela file new database isikan nama file yang diinginkan misalkan Mahasiswa (Untuk membuat aplikasi Pengentrian data Mahasisawa di sebuah pendidikan .) Seperti Gambar Di bawah ini : DataBase Mahasiswa Created By Eko Priyanto Access 2002 1

Upload: alkafi-muhammad

Post on 30-Jun-2015

333 views

Category:

Documents


5 download

TRANSCRIPT

Page 1: DATABASE MAHASISWA

MEMBUAT APLIKASI DATABASE MAHASISWADENGAN MICROSOFT ACCES

Pendahuluan

Untuk Apasih kita belajar microsoft Access….? Microsoft Access adalah suatu aplikasi yang dapat membantu kita membuat sebuah aplikasi database dalam waktu yang relatif singkat. Biasanya digunakan untuk pembuatan aplikasi-aplikasi yang kecil. Misalnya Program untuk Kasir di koperasi, penjualan untuk toko. Sebelum mulai belajar jangan lupa berdoa dulu kemudian Tanamkan pada diri anda bahwa Microsoft Access itu gampang dan mudah dipelajari. Kuatkan keyakinan pada diri anda bahwa anda dapat menguasainya.

Di Microsoft Access ada bagian apa aja sih…?

a. Table digunakan untuk menyimpan data b. Query digunakan untuk memanipulasi data c. Form digunakan untuk frontend aplikasi. Biasanya untuk menampilkan data,

menambah data dll. d. Report digunakan untuk membuat laporan e. Macro digunakan untuk melakukan satu atau beberapa fungsi. f. Switchboard digunakan untuk mendisign Menu Utama

Bagaimana memulai microsoft Access…?

1. Klik Start pilih Program lalu pilih Microsoft Access 2. Setelah terbuka klik Blank Database, pada jendela file new database isikan nama

file yang diinginkan misalkan Mahasiswa (Untuk membuat aplikasi Pengentrian data Mahasisawa di sebuah pendidikan .) Seperti Gambar Di bawah ini :

Gambar 1.1

Kita sudah membuat database dengan nama Mahasiswa tetapi database itu belum dapat digunakan untuk itu kita perlu membuat Tabel, Form, Query, Report dan Macro bila perlu.

DataBase MahasiswaCreated By Eko Priyanto Access 20021

Page 2: DATABASE MAHASISWA

1. Table

Apa sih Table itu ? Table adalah tempat untuk menyimpan data. Contohnya data barang disimpan di table barang Kenapa kita harus buat table ? Karena kalau kita tidak buat table kita tidak dapat menyimpan data, Jika tidak ada data yang disimpan data tidak dapat diproses. Kasih tau dong caranya buat table. Sebelum kita mulai membuat table kita tentukan dulu table-table yang diprelukan beserta field-fieldnya

1.1 Table Mahasiswa

Fiels Name Data Type Fiels Size Description

Nim Text 10 Primary KeyNama Text 35Tempatlahir Text 20TglLahir Text Date/Time Medium DateAgama Text 15JnsKelamin Text 15Alamat Text 50Telepon Text 15KdJurusan Text 5

Ket :1. Fields KdJurusan menggunakan lookup wizard yang datanya diambil dari table

Jurusan2. Berikan Primary Key pada fields NIM

Langkah membuat Table

1. Pada jendela database klik Table. 2. klik dua kali create table in design view 3. pada jendela table ketikan field-field table MHS beserta tipe datanya, jangan lupa

tentukan NIM sebagai Primary Key. seperti gambar dibawah ini.

DataBase MahasiswaCreated By Eko Priyanto Access 20022

Page 3: DATABASE MAHASISWA

Gambar 1.2

4. Pilih File Save. Ketikan Nama Table, karena table ini berkaitan dengan Identitas Mahasiswa maka Kita simpan dengan nama “ Table Mhs ”.

5. Table MHS sudah selesai dibuat. tutup table untuk membuat table-table lainnya. 6. Lakukan langkah-langkah diatas untuk membuat table yang lainnya.

1.2 Table Jurusan

Fiels Name Data Type Fiels Size Description

KdJurusan Text 5 Primary KeyJurusan Text 35

Ket : Pada Field KdJurusan Berikan Primary Key

1.3 Table Nilai

Fiels Name Data Type Fiels Size Description

Nim Text 5 Lookup WizardKdMatakuliah Text 5Absen Number IntegerTugas Number IntegerFormatif Number IntegerUts Number IntegerUas Number IntegerRata_Rata Number DecimalMutu Text 2

Ket : 1) Pada table ini tidak menggunakan Primary Key, Karena Pada field Nim

dan KdMatakuliah sudah pernah digunakan pada table Lain. Setelah anda simpan maka akan muncul kotak dialog seperti gambar di bawah ini. Apabila anda pilih Yes maka microsoft acces akan secara otomatis memberikan ID sendiri pada Filename. Anda pilih No untuk tidak memberikan primari key.

2) Fields NIM menggunakan lookup wizard yand datanya di ambil dari table Mahasiswa

DataBase MahasiswaCreated By Eko Priyanto Access 20023

Page 4: DATABASE MAHASISWA

Gambar 1.31.4 Table Matakuliah

Fiels Name Data Type Fiels Size Description

KdMatakuliah Text 5 Primary KeyMatakuliah Text 5SKS Text 2

Ket : Pada fields KdMatakuliah Anda kasih Primary Key

2. Relationship Table

Relationship ini digunakan sebagai menghubungkan ke 4 table tersebut di atas sehingga menjadi bentuk one-to-many.Cara membuat Relationship :1. Klik menu Tools pada toolbar pilih Relationship maka akan muncul kotak dialog

Show Table seperti gambar di bawah ini :

Gambar 1.4

DataBase MahasiswaCreated By Eko Priyanto Access 20024

Page 5: DATABASE MAHASISWA

2. Masukan ke empat table tersebut dengan menekan tombol Add, setelah anda yakin keempat-empat table tersebut telah masuk kedalam Relationship, lalu Anda tekan tombol Close untuk keluar dari Show table

3. Kemudian Anda hubungkan ke empat table tersebut, pada table Mahasiswa field NIM Anda Drag lalu geser ke Fields NIM yang ada pada table Nilai. Lihat pada Gambar 1.5. Lakukan hal yang sama untuk menghubungkan antara table Jurusan dengan table Mahasiswa pada field KdJurusan, Kemudian Antara table Nilai dengan table Matakuliah Pada Field KdMatakuliah

Gambar 1.5

4. Anda Check List Enfoce Referential Intergrity, Cascade Update Related Fields, Cascade Delete Related Record Kemudian klik tombol Create. Sehingga tapil seperti gambar berikut :

Gambar 1.5

2. Query

DataBase MahasiswaCreated By Eko Priyanto Access 20025

Page 6: DATABASE MAHASISWA

Query adalah 'permintaan data' kita berupa bahasa bisnis, untuk mengolah data dalam tabel(-tabel) menjadi satu informasi yang bisa dimengerti. Seperti mengelompokkan sepuluh penjualan terbesar oleh customer yang dimiliki. Ia bisa berdasarkan pada satu tabel saja, atau pada dua/lebih tabel, ataupun berdasarkan pada query yang telah ada.

Query, Apasih Manfaatnya Query ? Dengan Query kita dapat : a. Menampilkan data-data tertentu pada suatu table, contohnya kita hanya ingin

melihat data pada table Mahasiswa yang Nim nya “MA001” b. Menampilkan data dari dua table atau lebih dengan syarat antara table itu ada field

yang berhubungan. Contohnya kita ingin melihat Nim “01200506” itu siapa pemiliknya. Di sini kita mengambil data dari table Mahasiswa dan Table Nilai, Sebagai penghubungnya adalah field NIM.

c. Dapat melakukan operasi perhitungan.

Itulah tiga fungsi utama query. Query biasanya digunakan sebagai sumber data untuk Report.dan Form.

Bagaimanasih cara membuat query. Langkah-langkah membuat Query 1) Pada Jendela database pilih Query lalu klik dua kali Create Query In Design

View. Sebagai contoh kita akan membuat Query Nilai Seperti gambar dibawah ini :

Gambar 2.1

2) Masukan table Matakuliah, table mhs, dan table Nilai dengan menekan tombol Add. Tekan tombol Close untuk keluar dari kotak dialog show table.

3) Masukan Field-fieldnya kedalam query Contoh: Nim, KdMatakuliah, Matakuliah, Sks, Absen, Perilaku, Tugas, Formatif, Uts, Uas, Rata_Rata, Mutu

4) Untuk mencari Rata_Rata ketikan Rumus sebagai berikut : RATA_RATA:([Absen]*0.1)+([formatif]*0.1)+([Tugas]*0.1)+([Perilaku]*0.1)+([uts]*0.25)+([uas]*0.35)

DataBase MahasiswaCreated By Eko Priyanto Access 20026

Page 7: DATABASE MAHASISWA

5) Untuk Mencari Mutu ketikan rumus sebagai berikut : MUTU:IIf([RATA_RATA]>=84.5,"A",IIf([RATA_RATA]>=69.5,"B",IIf([RATA_RATA]>=59.5,"C",IIf([RATA_RATA]>=49.5,"D",0))))

6) Simpan Query tersebut dengan nama QueryNilai

Gambar 2.2

7) Tekan tombol (Run) untuk melihat hasilnya seperti pada gambar dibawah ini :

Gambar 2.3

8) Lakukan hal yang sama pada langkah pembuatan query di atas untuk membuat QueryTranskip dengan Field Sbb: Nim, NamaMahasiswa, TempatLahir, TglLahir, KdJurusan, Jurusan, Kdmatakuliah, Matakuliah, Sks, Absen, Perilaku, Tugas, Formatif, Uts, Uas, Rata_Rata, Mutu. Simpan Query tersebut dengan nama QueryTranskip.

9) Lakukan langkah No.7 untuk melihat hasil dari QueryTranskip. Seperti pada gambar di bawah ini :

DataBase MahasiswaCreated By Eko Priyanto Access 20027

Page 8: DATABASE MAHASISWA

Gambar 2.4

3. Form

Form digunakan untuk merepresentasikan ke user atau menerima inputan dari user data-data dalam tabel/query dalam bentuk interface grid, tombol, dan lain-lain kontrol windows. form dalam access bisa dimasukkan ke dalam form lain sebagai control sub form, biasanya jika bekerja dalam transaksi master-detail.

Membuat Form Jurusan untuk maintenance data Jurusan. 1. Pada Jendela database pilih Form, lalu klik Create Form in Desing wizard, klik

New.Pada Jendela New Form pilih Auto Form Columnar, lalu pilih sumber datanya, caranya kita klik tombol panah ke bawah pilih Table Jurusan klik OK.

Gambar 3.12. Masukan fields Kdjurusan, Jurusan, yang ada pada Field List, Lalu drag geser

dan letakan kedalam Form. 3. Gunakan Comment Buttom untuk membuat tombol-tombol operasi yang Anda

inginkan. Contoh anda akan membuat tombol Add, anda klik comment Buttom yang ada pada tool box maka akan muncul kotak dialog seperti gambar di bawah ini :

DataBase MahasiswaCreated By Eko Priyanto Access 20028

Page 9: DATABASE MAHASISWA

Gambar 3.24. Setelah Anda pilih Categories Record Operations dan Actions Add New Record,

Anda tekan tombol Next untuk melanjutkan perintah berikutnya.

Gambar 3.25.A n d a p i l i h

Options Picture untuk bentuk gambar, dan tombol Browse untuk menceri file data gambar yang Anda punya. Kemudian Anda klik Next untuk melanjutkan perintah berikutnya. Seperti tampil pada gambar di bawah in :

DataBase MahasiswaCreated By Eko Priyanto Access 20029

Page 10: DATABASE MAHASISWA

Gambar 3.36. Sekarang Anda diminta untuk membuat Name pada tombol yang akan anda buat,

cara pembuatan name ini tidak boleh menggunakan spasi. Karena kita akan membuat tombol add maka namenya kita ketikan dengan nama CmdAdd. Kemudian anda klik Finish

7. Untuk tombol Save anda pilih Save Record, Untuk Tombol Delete Anda pilih Delete Record

8. Untuk membuat tombol Navigation anda pilih Record Navigation, Go to First Record untuk data paling awan, Go to Previous Record untuk mundul, Go to Next Record untuk Maju, dan Go to Last Recor Untuk data record yang paling akhir.

9. Untuk membuat tombol Close anda pilih yang Form Operastion, Kemudian pilih Close form

10. Ubah pada form Properties pada lembar format Capton = Form Data Jurusan, Scroll Bar = Neither, Record Selectors = No, Navigation Buttons = No, Dividing Lines = No seperti gambar di bawah ini :

Gambar 3.411. Anda simpan dengan mengeklik tombol gambar disket pada toolbar dengan nama

form data jurusan. Tekan tombol View untuk menjalan kan form data jurusan.

Gambar 3.5

DataBase MahasiswaCreated By Eko Priyanto Access 2002

10

Page 11: DATABASE MAHASISWA

12. Lakukan hal yang sama seperti langkah-langkah pembuatan form di atas untuk membuat form data Matakuliah yang datanya di ambil dari table Matakuliah seperti tampak tampil pada gambar di bawah ini :

Gambar 3.6

4. Membuat Sub Form

Yang dimaksud dengan sub form ini adalah kita akam membuat form di dalam form yang datanya diambil dari beberapa table. Sehingga menjadi bentuk form traksaksi atau form entry data traskip nilai. Seperti tampil pada gambar di bawah ini :

DataBase MahasiswaCreated By Eko Priyanto Access 2002

11

Page 12: DATABASE MAHASISWA

Gambar 4.1

Langkah – Langkah Pembuatan Sub Form

1) Klik form pilih New, pilih Form Wizard kemudian datanya diambil dari Qnilai, Klik OK Seperti tampil pada kotak dialog new form di bawah ini

Gambar 4.2

DataBase MahasiswaCreated By Eko Priyanto Access 2002

12

Page 13: DATABASE MAHASISWA

2) Selanjutnya anda diminta untuk memasukan field-fieldnya caranya dengan klik tombol sehingga fieldnya pindah ke kotak sebelah kana. Contoh: Anda masukan field Kdmatakulia, Matakuliah, Sks, Absen, Perilaku, Tugas, Formatif, Uts, Uas, Rata_Rata, Mutu. Kemudian klik tombol Next Lihat Pada gambar di bawah ini :

Gambar 4.3

3) Selanjutnya Anda diminta untuk menentukan bentuk Layoutnya, bentuk Layout kita pilih yang Options Tabular kemudian klik tombol Next

Gambar 4.4

DataBase MahasiswaCreated By Eko Priyanto Access 2002

13

Page 14: DATABASE MAHASISWA

4) Selanjutnya Anda diminta untuk menentukan bentuk Style Pada Form yang akan kita buat, sebagai contoh kita bisa pilih yang Standar, kemudian klik tombol Next

Gambar 4.55) Terakhir anda diminta untuk memberikan nama pada form, sebaga contoh kita

ketik dengan Nama Sub Form, dan klik tombol Finish.6) Tekan tombol View untuk menjalan kan form seperti tampak tampil pada

gambar di bawah ini :

Gambar 4.5

5. Pembuatan Form Entry Data Transkip

DataBase MahasiswaCreated By Eko Priyanto Access 2002

14

Page 15: DATABASE MAHASISWA

Langkah – Langkah Pembuatan Form Entry Data Transkip

1) Klik form pada windows DatabaseMahasiswa, kemudian pilih New, pilih Design View, sumber datanya di ambil dari table Mhs, kemudian Klik OK.

Gambar 5.1

2) Susun field-fieldnya sehingga tampak tampil pada gambar di bawah ini

Gambar 5.2

3) Field Agama Di isi dengan menggunakan Lookup, Caranya : Klik kanan pada field Agama, cari Change to, Combo Box, Kemudian klik kanan lagi cari Properties, di lembar Data, cari “Control source =

DataBase MahasiswaCreated By Eko Priyanto Access 2002

15

Page 16: DATABASE MAHASISWA

Agama, Row Source Type = Value List, Row Source = "ISLAM";"KATOLIK";"KRISTEN";"HINDU";"BUDHA", klik close untuk keluar dari kotak dialog Properties.

Gambar 5.34) Pada field JenisKelamin Anda gunakan Options Group pada toolbox,

klik option group masukan ke dalam form maka akan muncul kotak dialog sbb :

Gambar 5.4Ketikan Pria dan Wanita Pada Column Label Names, kemudian klik Next untuk melanjutkan Options Group wizard

DataBase MahasiswaCreated By Eko Priyanto Access 2002

16

Page 17: DATABASE MAHASISWA

Gambar 5.5

Pilih yes, the default choice is : Pria Klik tombol Next

DataBase MahasiswaCreated By Eko Priyanto Access 2002

17

Page 18: DATABASE MAHASISWA

Gambar 5.6

Pada Label names Pria berarti mengandung nilai 1, dan Wanita mengandung nila 2, klik tombol Next

DataBase MahasiswaCreated By Eko Priyanto Access 2002

18

Page 19: DATABASE MAHASISWA

Gambar 5.7Pada pilihan Option tersebut anda pilih “Store the value in this Fields, cari fielsd yang akan kita tampung misal JnsKelamin, Klik Next

Gambar 5.8Disini anda diminta untuk menentukan style options buttons yang akan kita buat, Klik Next

DataBase MahasiswaCreated By Eko Priyanto Access 2002

19

Page 20: DATABASE MAHASISWA

Gambar 5.8Anda diminta untuk memberi Label pada option group yang akan anda buat, misal anda ketikan JENISKELAMIN, Kemudian klik Finish

5) Klik kanan pada KdJurusan, Pilih Properties, pada lembar Data, control source = KdJurusan, Row Source Type = Table/Query, Row Source = SELECT [TABLE JURUSAN].KDJURUSAN, [TABLE JURUSAN].JURUSAN FROM [TABLE JURUSAN];

Gambar 5.96) Klik TextBox Pada toolbox, Untuk membuat fields Jurusan, kemudian

klik kanan pilih properties, pada lembar Data, Control Source=Form!KDJURUSAN.COLUMN(1)

7) Langkah selanjutnya kita masukan sub form yang telah kita buat kedalam form entry data traskip.a. Cari sub form yang ada pada toolsbox, kemudian anda klik lalu

letaknakan kedalam form entry data transkip.

DataBase MahasiswaCreated By Eko Priyanto Access 2002

20

Page 21: DATABASE MAHASISWA

b. Karena kita menggunakan wizard maka akan muncul kotak dialog sbb :

Gambar 5.10c. Pada Option anda pilih Use an existing form, maka akan

muncul beberapa form yang pernah kita buat. Kemudian pilih nama form yang akan kita masukan kedalam form utama. Kemudian klik tombol Next untuk menjakankan perintah selanjutnya.

d. Anda diminta untuk memberikan namenya pada sub form, Klik tombol finish

DataBase MahasiswaCreated By Eko Priyanto Access 2002

21