dasmen coba!!

KOORDINASI DAN RENTANG MANAJEMEN coba

(coordination) adalah proses pengitegrasian tujuan dan kegiatan pada sutuan-satuan yang terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien.

KOORDINASI

TUJUANKoordinasi itu penting dalam suatu organisasi, adalah: Untuk mencegah terjadinya kekacauan,

percecokan, dan kekembaran atau kekosongan pekerjaan.

Agar orang-orang dan pekerjaannya diselaraskan serta diarahkan untuk pencapaian tujuan pekerjaan.

Agar sarana dan prasarana dimanfaatkan untuk mencapai tujuan.

Supaya semua unsur manajemen (6M) dan pekerjaan masing-masing individu karyawan harus membantu tercapainya tujuan organisasi.

Supaya semua tugas, kegiatan, dan pekerjaan terintegrasi kepada sasaran yang diinginkan.

KEBUTUHAN AKAN KOORDINASI

SALING KETERGANTUNGAN

YANG MENYATU

SALING KETERGANTUNGAN YANG BERURUTAN

SALING KETERGANTUNGAN

TIMBAL BALIK



Saling ketergantungan yang menyatu (pooled interdependence)

bila satuan-satuan tidak saling tergantung satu dengan yang lain dalam melaksanakan kegiatan harian tetapi tergantung pada pelaksanaan kerja setiap satuan yang memuaskan untuk suatu hasil akhir. Saling ketergantungan yang berurutan

(sequential interdependence) di mana suatu organisasi harus melakukan

pekerjaannya terlebih dahulu sebelum satuan yang lain dapat bekerja.

Saling ketergantungan timbal balik (reciprocal interdependen

merupakan hubungan memberi dan menerima antar satuan organisasi.

TIGA PENDEKATAN KOORDINASI EFEKTIF

(1) TEKNIK MANAJEMEN DASAR- HIRARKI MANAJERIAL- ATURAN & PROSEDUR- RENCANA & TUJUAN

(2) MENINGKATKAN POTENSI KOORDINASI- SISTEM INFORMASI VERTIKAL

- HUBUNGAN LATERAL

(3) MENGURANGI KEBUTUHAN KOORDINASI- PENCIPTAAN SUMBERDAYA TAMBAHAN

- UNIT YANG INDEPENDEN

TIGA PENDEKATAN KOORDINASI EFEKTIFTeknik-teknik Manajemen Dasar

Hirarki Manajerial Rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenang

formal, hubungan tanggung jawab dan akuntabilitas yang jelas dapat menumbuhkan integrasi bila dirumuskan secara jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat. Aturan dan Prosedur

Aturan-aturan dan prosedur-prosedur adalah keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin. Rencana dan penetapan tujuan

Pengembangan rencana dan tujuan dapat digunakan untuk pengkoordinasian melalui pengarahan seluruh satuan organisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama. Ini diperlukan bila aturan dan prosedur tidak mampu lagi memroses seluruh informasi yang diperlukan untuk mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan satuan-satuan organisasi.


Meningkatkan Potensi Koordinasi Sistem Informasi

Vertikal Sistem informasi vertikal adalah peralatan melalui mana

data disalurkan melewati tingkatan-tingkatan organisasi. Komunikasi dapat terjadi di dalam atau di luar rantai perintah. Sistem informasi manajemen telah dikembangkan dalam kegiatan-kegiatan seperti pemasaran, keuangan, produksi, dan operasi-operasi internasional untuk meningkatkan informasi yang tersedia bagi perencanaan, koordinasi dan pengawasan.

Hubungan-hubungan Lateral (Horizontal)

melalui pemotongan rantai perintah, hubungan-hubungan lateral memberikan informasi dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat hirarki di mana informasi yang dibutuhkan ada.


Meningkatkan Potensi Koordinasi Hubungan-hubungan Lateral (Horizontal)

Beberapa hubungan lateral: Kontak Langsung antara individu yang dapat

meningkatkan efektif dan efisien kerja. Peranan penghubung, yang menangani

komunikasi antar departemen sehingga mengurangi panjangnya saluran komunikasi

Satuan tugas Pengintegrasian peranan-peranan Peranan penghubung manajerial Organisasi matriks


Mengurangi Kebutuhan Koordinasi Penciptaan

Sumberdaya Tambahan Sumber daya-sumber daya tambahan memberikan

kelonggaran bagi satuan-satuan kerja. Penambahan tenaga kerja, bahan baku atau waktu, tugas diperingan dan masalah-masalah yang timbul berkurang.

Penciptaan Tugas-tugas Yang Dapat Berdiri Sendiri

Teknik inimengurangi kebutuhan koordinasi dengan mengubah karakter satuan-satuan organisasi. Kelompok tugas yang dapat berdiri sendiri desrahi suatu tanggung jawab penuh salah satu organisasi operasi (perusahaan).

MASALAH PENCAPAIAN KOORDINASI YANG EFEKTIF

Perbedaan orientasi terhadap tujuan tertentu.

Perbedaan orientasi waktu

Perbedaan orientasi antar pribadi

Perbedaan formalitas struktur

RENTANG MANAJEMEN

(span of management) merupakan jumlah karyawan yang bertanggung jawab kepada supervisor. Kadang disebut dengan rentang pengawasan (span of control), salah satu ciri dari struktur ini menentukan seberapa dekat seorang supervisor dapat mengawasi bawahannya.

JUMLAH RENTANG MANAJEMAN IDEAL

Hanri Faloy dalam Handoko (2000),mengemukakan bahwa jumlah maksimum bawahan yang dapat dikendalikan oleh pengawasan produksi dalam organisasi adalah 20 sampai 30 karyawan, sedangkan setiap kepala pengawas (superintenden) dapat mengawasi hanya 3 atau 4 pengawas produksi. Ada pendapat lain yang menyatakan bahwa jumlah rentangan adalah antara 3 sampai 8 bawahan dan sebagainya.

Ada dua alasan utama mengapa penetuan rentang yang tepat adalah penting. Pertama, rentang manajemen, mempengaruhi penggunaan efisien dari manajer dan pelaksanaan kerja efektif dari bawahan mereka. Kedua, ada hubungan antara rentang manajemen di seluruh organisasi dan struktur organisasi.

Pendekatan Graicunas ini menunjukkan kekompleksan tugas-tugas pengawasan manajer, dan secara matematik hubungan-hubungan tersebut dapat dinyatakan dengan rumus:Dimana R = jumlah hubungan, n = jumlah bawahan.Menurut rumusan ini, bila ada lima bawahan akan ada 100 hubungan; bila ada sepuluh bawahan maka ada 5.210 hubungan.

R = n (2n-1 + n – 1)

Lyndall F. Urwick dalam Handoko (2000), menyimpulkan atas dasar rumusan Graicunas, bahwa tidak ada eksekutif yang dapat mengendalikan secara lengsung kerja lebih dari lima, atau paling banyak enam bawhan.Jendral Ian Hamilton dalam Handoko (2000), berdasarkan pengalaman militernya bahwa otak rata-rata manusia hanya memiliki ruang lingkup yang efektif dalam penanganan dari tiga sampai enam otak manusia lainnya.

RENTANG MANAJEMEN LEBAR

Tingkatan hirarki yang semakin tinggi cenderung mengurangi kecepatan waktu penyebaran informasi dari atas ke bawah

Lebih banyak tingkatan yang harus dilalui informasi, lebih besar kemungkinan terjadi distorsi.

Penambahan tingkatan manajemen memakan biaya karena memerlukan penambahan gaji manajerial.

RENTANG MANAJEMEN SEMPIT

Umumnya moral dan produktivitas karyawan akan meningkat dalam organisasi kecil daripada organisasi besar.

Rentang yang terlalu lebar berarti manajer tidak akan dapat menjalankan fungsinya dengan efektif, dn mencurahkan perhatiannya kepada seluruh bawahan secara perseorangan.

Koordinasi dan kooperasi berkembang baik, karena setiap individu harus mengelola fungsi sendiri dan dengan bantuan minimum dari atasan.

FAKTOR YANG MEMPENGARUHI RENTANG MANAJEMEN Kesamaan fungsi-fungsi

Semakin sejenis fungsi-fungsi yang dilaksanakan oleh kelompok kerja, rentangan semakin lebar.

Kedekatan geografis Semakin dekat kelompok kerja ditempatkan, secara

phisik, rentangan semakin lebar. Tingkat pengawasan langsung yang dibutuhkan Semakin sedikit pegawasan langsung yang dibutuhkan,

rentangan semakin lebar. Tingkat koordinasi pengawasan yang dibutuhkan Semakin berkurang koordinasi yang dibutuhkan,

rentangan semakin lebar. Perencanaan yang dibutuhkan manajer Semakin sedikit perencanaan yang dibutuhkan,

rentangan semakin lebar. Bantuan organisasional yang tersedia bagi pengawas Lebih banyak bantuan yang diterima pengawas dalam

fungsi-fungsi seperti penarikan, latihan, dan pengawasan mutu, rentangan semakin lebar.

FAKTOR LAIN DALAM PEMILIHAN RENTANG

Berhubungan dengan situasi, bawahan, dan atasan: rentang manajemen relatif melebar :

Fakor yang berhubungan dengan situasi: pekerjaan bersifat rutin, operasi stabil, pekerjaan bawahan sejenis.

Faktor yang berhubungan dengan bawahan: bawahan terlatih baik untuk pekerjaan tertentu, dan bawahan lebih senang bekerja tanpa pengawasab ketat.

Faktor yang berhubungan dengan atasan: manajer terlatih baik dan berkemampuan baik, manajer menrima bantuan dalam pelaksanaan kegiatan-kegiatan pengawasanya, manajer tidak mempunyai kegiatan tambahan selama pengawasan dilaksanakan.

TERIMAKASIH

dasmen coba!!

Documents