CWRDIN1490RA NACIONAL PARA LA REDUCCION DE DESASTRES UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA

CUA No.:62179

COOYPDINADORA NACIONAL PARA LA REWCClON DE DESASTRES

ACTIVIDADES ADMlNlSTRATlVAS

REVlSAR ACTUALIZACION DE DATOS DE PERSONAL ANTE UGONTRALORIA GENERAL DE CUENTAS

GUATEMALA, ABRlL DE 2017

INTRODUCCION

OBJETIVOS

ALCANCE DE LA ACTWIDAD

RESULTADOS DE LA ACTlVlDAD

La Coordinadora Nacional para la Reduccidn de Desastres Naturales o Provocados, fue creada mediante Decreto namero 109-96 con el objeto de prevenir, mifigar, atender y participar en la rehabilitaci6n y reconstruccidn por 10s dafios de los efectos de los desastres de origen natural o pmvocados, asimismo sustentar la gestibn para la reduccidn de riesgos a desastres en un proceso participatiio, que fortalezca el papel de las autoridades locales del territorio, el rol activo de la sociedad civil y la consolidacidn eficiente de mecanismos de coordinacidn y buenas practicas de gobernabilidad.

La Coordinadora Nacional para la Reduccidn de Desastres Naturales o Provocados, para cumplir con sus funciones estipuladas en el phrrafo anterior y con 10s recunos finamieros otorgados por el Ministerio de Finanzas Pirblicas, se le permite la eontrathtoih de personal a travb del grupo cero (o), del Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Pablico de Guatemala.

Sin embargo, por sus funciones que desempena la CONRED, es una institucidn sujeta a fiscalkacidn por perte de la Contralorla General de Cuentas; por lo mismo, a tra& dd Acuerdo No. A-092-2011, establece, articulos: 1. "que anualmnte durante el me$ be ehero actualicen sus dabs personales en 10s formularies imprsos o electr6nicos que la Contraloria General de Cuentas ponga para el efecto a su diisposbidn. Dichcn actualizacKtn se harh extensivas inclusive cada vez las personas o in8tituciones ohligadas modifiquen sus datos y direcciones personalea o imtitucibhales". Articulo 2. 'Las autoridales superiores de cada instituci6n. 10s Directores de Recumas Humanos, Jeks de Personal o quienes hagan sus veces, y los Rapresentantes Legales de las sntidades sujetas a fiscaliracibn, debedn velar porque lo ordenaxto en ate Acuerdo se cumpla de lo contrario en forma personal se harhn acreedores a las saneiones correspondientes". Artfeulo 3. "El reg'Wo meispondiente deber$ realizarse en un plezo que no exceda de aesenta ( 60 ) dias Mbiles a partir de la kcha vigencia".

Seguidamente en el "Awedo No. 342076, eswlece, artIculo I, Ampliacidn: Se amplia el dmbito Ue aplicacidn obligatoria de las disposiaiones del Acuerdo A-006-2016 en el sentido que, estbn obfigadas a dark cumplimiento al mismo todas las personas que pmtan swicios personales al EsWo, cualquiera que sea la fornta de contratacidn, de caacter temporal o permanente, a trav6s del grupo cero ( o ) yJo sub grupo diectocho ( 1 8 ) del Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Pclbli de Guatemala",

Se sefiala hasta el treinta y uno de mayo de dos mil diecisbis como nuevo plazo

COORDINADORA NACIONM PARA LA REOUCCION DE DESASTRES PAg 1

para que [as pewonas obligadas puedan redizar dicha actualizaci6n de datos en las instalaciones de la Contratorfa General de Cuentas".

Ahora bien, la Contralorfa General de Cuentas a travBs del Acuerdo No. A-005-2017, con vigencia inrnediata a partir del 20 de enero de 2017. Acuerda: Articulo 1. ActualizaciBn de Funcionarios, haciendo Bnfask de 10s Acuerdos A-006-2016 y A-039-2016; asimismo, especifmndo ampliamente en la literal b ) Al inicio de cada afio, a~in y cuando no hayan sufrido modificaci6n sus datos personales o institucionales. Se establece como fecha maxima para esta actualizaci6n el veintiocho de febrero de oada aAo,

A la auditoria interna le corresponde wrificar la actualizacibn d5 datos del personel conbatado, c m carhcter temporal o petmanente, a travbs del g~upo cero ( o ) ylo sub grupo d i iooho (fa) del Manual de Clasiflcaciones Presupuestorias para el Sector P ~ W de Gue&mk; corn0 Lo puntusrka el articLdo 1, literal b) del A c u e h 8-005-2017, &ha m$xima para su actudkacibn que vence el 28 de febrero de cada aflo.

ALCANCE M LA RCTWfDAD

revisidn de 10% dormularios de actualizaci6n de datos ante la Contraloria General de Cuentas, aba~c6 un c W por cient~ ( 100 % ), para cumplir con lo preceptuado del Acuefdo A-W-2017. Pafa dgtenninslr $ue el personal mntfatado por la CONRED, haya cumplido de manera fehaciente en la fecha correspondiente.

ENTREGA DE CONSTAWCIAS DE ACTUALIZACI~N DE DATOS ANTE LA CGC, NO FUERON ENTREGADAS POR EL PERSONAL DE LA SE-CONRED, EN LA FECHA LlMlTE PARA SU ENTREGA.

De acuerdo con el Acx@@@ Pl.005-2017 de la Contraloria General de Cuentas, de fecha 20 de enero de 2017, A r t i ~ ~ l 0 1. literal b) Al inicio de cada aAo, aun y cuando no hayan sufrido modificaci6n sus datos personales o institucionales. Se estableca como fecha maxima para esta actualizacibn el dla 28 de febrero de 2017 de cada afto.

Esta Unidad verifico el 100% de las constamhs, determinando que exbten 70 que no fueron entregadas en la fecha mhxima que dicta el Acuerdo de la Contraloria General de Cuentas, 10s cuales se deballan a continuacidn: .

-- IIRECCION i

Se veriticd que la Direccibn de Recursos Humanos de la SE-CONRED, realud un OFICIO-CIRCULAR No. 01-2017, de fecha 25 de enero del 2017. infomando a todo el personal contratado para el aAo 2017, que solicita la constancia de actuaiiiacibn de datos en la Contraloria General de Cuentas, dando como fecha maxima para realizar y presentar en esa Direccibn como liltimo dia el 15 de febrero de 2017.

Por & anbriormente expussto, se determino Q kh de inter& que existi6 por el personal de la SEXONRED pot no haber curnplldo con el plazo lirnite que la Direccidn de Recunos Humanos estabkib para la entrega de la constancia; asi como tambin incumplib m n la fecha limite que estabbce el Acuerdo A-005-2017 de la Contraloria General de Cuentas, ya que es el personal contratado quien debe de realizar esta actualiuacidn con el usuario y clave asignada.

La Norma da Control Interno Gubernamental emitida gor la Contraiorla General de Cuentas, nlimero 2.6 DOCUMENTOS DE RESPALDO indica que: Toda operacibn que realicen tadas las entidades pliblicas, cualesquiera sea su naturaleza, debe contar w n la dooumentacidn necesaria y suficiente que la respalde.

La documentaciOn de respaldo promueve la transparencia y debe demostrar que se ha cumplido con 10s requisites legates, administratiios, de registro y control de la entidad; por tanto contendfa la informaclbn adewda, por cualquier medlo que se produzca, para identificar la naturalem, finalidad y retsultados de cada operacibn para facilitar su anwei-

El Secktario Ejecutiio de la CONRED. @ire istrucciones al Directorla Recursos Humanos de la SE-CONRED:

Para que conjun-nte wotdine con 10s Directores y Jefes de la SE-CONRED, q w eus oolaboradores r e a l i n y entmguen ta constancia de actualiiacibn de dates, w n el proposit;b de cumplior w n este requisito en el luglar y b r a qw wta Dimmiin in&&m.

Que este gire inshcciones para que se realice el Control y Registro de la entrega de bs contancb de actualiiacibn, por pa* de 10s colaboradores de SE-CONRED, para que antes del plazo del 28 de fechero de cada aiio, fecha maxima que la Contraloria General de Cuentas deterrnin6, pueda cumpliffie con este requisite. Y de no cumptlffie por parte del colaborador, este se hard acreedor a la sanci6n econ6mica que determin6 la Contraloria General de Cuentas.

Que este gire instrucciones a sus colaboradores, cuando no reciban la constancia de actualizaci6n de datos por tener errores en el mismo, 61 colaborador deber4 corregirlo y entregarlo nuavamente, dentro del plato estabfecido por esta DirecciBn. De mod0 que la fecha de actualizaci6n e impresibn esten dentro del plazo que senalo la Contraloria General de Cuentaa, siendo esta el 28 de febrero de cada Mo.

De aviso al Jefe de h Unidad de Audiioria Intema, que realice ta verificacidn y vele por el cumpllmiento de este trdmite, como lo indica al Acuerdo A-005-2017 de la Contralorfa General de Cuenb.