STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

Disampaikan dalam acara Workshop Penyusunan SOP

di IAIN Tulungagung

Dikembangkan oleh :

Rosihan Aslihuddin, M.ABStaff Ahli Penjaminan MutuUIN Maulana Malik Ibrahim Malang

1

SESI 1

2

SOP : UMUM

Standar Operasional Prosedur (SOP) serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan.

Administrasi Pemerintahan pengelolaan proses pelaksanaan tugas dan fungsi pemerintahan yang dijalankan oleh organisasi pemerintah.

PENGERTIAN

SOP Administrasi Pemerintahan (SOP AP)standar operasional prosedur dari berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan yang sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

3

POSISI KEBIJAKAN DALAM PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN

1. Permenpan-RB No. 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP)

Administrasi Pemerintahan2. KMA No. 168 Tahun 2010 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Di Lingkungan Kementerian

Agama

Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2010 tentangGrand Design Reformasi Birokrasi 2010 - 2025

(21 Desember 2010)

Permenpan Nomor 20 Tahun 2010 tentang Road Map Reformasi Birokrasi 2010 - 2014

4

SOP DALAM BERBAGAI ISTILAH

• SOPs : Standard (Standing) Operating Procedures (diadopsi dari Bahasa Inggris).

• SPO : Standar Prosedur Operasi (Terjemahan istilah SOPs, biasa dipergunakan pada bidang perkebunan).

• POS : Prosedur Operasional Standar.• (Terjemahan istilah SOPs, biasa dipergunakan pada bidang

keagamaan). • SOB : Standar Operasional Baku.• (Terjemahan istilah SOPs, biasa digunakan pada bidang industri).• Protap : Prosedur Tetap (Istilah yang biasa digunakan di kalangan militer dan

kepolisian).• Istilah lain: Manual Procedures, Quallity Procedures, Safe Work Instructions, Safe

Operating Procedures, Standard Working Procedures, Medic Procedures, Prosedur Operasional yang Baku.

SOP : Standar Operasional Prosedur.Biasa digunakan dalam dunia pendidikan dan istilah kebijakan dalam Peraturan Menteri PAN dan RB Nomor: 35 Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan).

5

HAKEKAT SOP

• SOP diartikan sebagai "petunjuk organisatoris yang menetapkan suatu tindakan baku".

• SOP ditetapkan untuk menghindari miskomunikasi, konflik, dan permasalahan pada pelaksanaan tugas/pekerjaan.

• Secara menyeluruh SOP akan menggambarkan secara detail cara instansi beroperasi (bekerja).

6

Asas-Asas Penyusunan SOP• Disusun berdasarkan tata cara dan bentuk yang telah

dibakukan sehingga dapat menjadi acuan yang baku dalam melakukan suatu tugas

• harus dapat dipertanggungjawabkan baik dari sisi isi, bentuk, prosedur, standar yang ditetapkan maupun dari sisi keabsahannya

• Adanya keseimbangan hak dan kewajiban antara aparatur dan masyarakat sehingga masing-masing pihak mempunyai tanggung jawab yang sama

• Harus terkait dengan kegiatan administrasi umum lainnya baik secara langsung ataupun tidak langsung

• Dapat menjamin terselesaikannya suatu tugas pekerjaan sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan, tepat sasaran, menjamin kemudahan dan kelancaran secara prosedural

• harus dapat menjamin kepentingan semua pihak yang terlibat dalam pelaksanaan tugas

• Keberadaan SOP dapat menciptakan transparansi dalam pelaksanaan tugas

1. Asas Pembakuan

2. Asas Pertanggungjawaban

3. Asas Kepastian

4. Asas Keterkaitan

5. Asas Kecepatan dan Kelancaran

6. Asas Keamanan

7. Asas Keterbukaan

7

Prinsip-Prinsip Penyusunan SOP

8

SOP: BUSINESS PROCESS RE-ENGINEERING

SOP SEBAGAI ACUAN

BERTINDAK

PROSEDUR YANG BERLANGSUNG SAAT INI

(EXISTING CONDITION)

RE-ENGINEERING(PEREKAYASAAN)

PROSEDUR YANG IDEAL(EXPECTED CONDITION)

KESENJANGAN(GAP)

OPERASIONALISASI(REALISTIS)

INVALID

TIDAK REALISTIK 9

1. Asas Pembakuan2. Asas

Pertanggungjawaban3. Asas Kepastian

4. Asas Keterkaitan5. Asas Kecepatan dan

Kelancaran6. Asas Keamanan

7. Asas Keterbukaan

SOP: QUALITY ASSURANCE 1

10

OUTPUT(KINERJA

PROFESIONAL)

Penetapan

INPUT

Pelaksanaan

Evaluasi

Peningkatan Pengendalian

TUGAS DAN

FUNGSIPROSES

1. Asas Pembakuan2. Asas

Pertanggungjawaban3. Asas Kepastian

4. Asas Keterkaitan5. Asas Kecepatan dan

Kelancaran6. Asas Keamanan

7. Asas Keterbukaan

SOP: QUALITY ASSURANCE 2

11

TUNTUTAN PENGADILAN OLEH USERS

TAAT SOP

QUALITY ASSURANCE(JAMINAN MUTU DARI

INSTITUSI)

TIDAK TAAT SOP

PELAKSANAAN TUGAS DAN

FUNGSI

RESIKO DITANGGUNG SENDIRI

AMAN

RAWAN

1. Asas Pembakuan2. Asas

Pertanggungjawaban3. Asas Kepastian

4. Asas Keterkaitan5. Asas Kecepatan dan

Kelancaran6. Asas Keamanan

7. Asas Keterbukaan

12

JENIS SOP

BERDASARKAN SIFAT KEGIATAN:

1. SOP TEKNIS

– SOP rinci yang menggambarkan kegiatan yang dilakukan oleh satu pelaksana atau dengan satu peran.

– Menggambarkan cara melakukan pekerjaan.

Contoh:- SOP Pengoperasian Komputer.- SOP Pengujian Sampel di Laboratorium.- SOP Pengagendaan Surat.- SOP Pemberian Disposisi.

JENIS SOP Lanjutan …

BERDASARKAN SIFAT KEGIATAN:

2. SOP ADMINISTRATIF

– SOP umum yang menggambarkan langkah-langkah yang dilakukan oleh lebih dari satu pelaksana.

– Bisa bersifat makro atau mikro, dan tidak menggambarkan cara melakukan pekerjaan.

Contoh:- SOP Pemeliharaan Komputer Kantor.- SOP Pelayanan Pengujian Sampel di

Laboratorium.- SOP Penanganan Surat Masuk.- SOP Penyelenggaraan Bimbingan Teknis.

13

JENIS SOP Lanjutan …

MENURUT CAKUPAN DAN BESARAN KEGIATAN:

a. SOP MAKRO

– SOP yang merupakan integrasi dari beberapa SOP (mikro) yang membentuk serangkaian kegiatan.

– Tidak menggambarkan kegiatan yang riil dilakukan oleh pelaksananya.

b. SOP MIKRO

– SOP yang gambaran kegiatannya merupakan bagian dari kegiatan yang lebih besar (makro).

– Dapat dikatakan sebagai sub/anak SOP.

14

JENIS SOP Lanjutan …

MENURUT CAKUPAN DAN KELENGKAPAN KEGIATAN:a. SOP FINAL

– SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya telah menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final.

– Sudut pandangnya adalah produk unit kerja.b. SOP PARSIAL

– SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya belum menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final.

– Kegiatan yang di SOP kan masih memiliki rangkaian kegiatan lanjutan yang mencerminkan produk utama akhir.

15

JENIS SOP Lanjutan …

MENURUT CAKUPAN DAN JENIS KEGIATAN:a. SOP GENERIK

– SOP yang berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya memiliki kesamaan langkah.

– SOP ini bisa diadopsi di unit kerja lain.

b. SOP SPESIFIK

– SOP yang berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya memiliki kekhususan langkah.

– SOP ini tidak dapat diterapkan di tempat lain.

16

FORMAT SOP

17

“SOPs should be organized to ensure ease and efficiency in use and to be specific to the organization which develops it. There is no one “correct” format; and internal formatting will vary with each organization and with the type of SOP being written”.

Sumber: ENA State Leaders Conference, 2007, Guidance For Preparing Standard Operating Procedures

FORMAT SOP Lanjutan …

• FORMAT SOP

– Tidak Ada Format SOP yang Baku;– Format SOP Ditentukan oleh Tujuan

Penyusunannya.

• FORMAT SOP ADM. PEMERINTAHAN– Formatnya diatur dalam PerMenPAN RB No. 35

Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan.

– Tidak Ada Format SOP Administrasi Pemerintahan lainnya.

18

FORMAT SOP Lanjutan …

Format umum SOP: SIMPLE STEP (Langkah Sederhana) HIERARCHICAL STEP (Tahapan Berurutan) GRAPHIC (Grafik) FLOWCHARTS (Diagram Alir)

19

20

NO AKTIFITAS1 Pemustaka menyerahkan KTA kepda petugas utk di scan agar masuk data pengunjung2 Menyerahkan kembali KTA dan diberi kunci locker bagi yang membutuhkan3 Memasukkan barang bawaan yg tidak boleh di bawa masuk ke perpust dalam locker4 Menitipkan kunci locker kepada petugas5 Masuk perpustakaan6 Menelusur OPAC untuk mendapatkan informasi bahan pustaka yang dibutuhkan7 Menuju rak tempat koleksi, mencari dan mengambil bahan pustaka yang dibutuhkan

8 Bila mau dipinjam diproses peminjaman dan bila dibaca/ digunakan mengerjakan tugas dibawa ke meja baca

9 Menjaga ketertiban dan ketenangan serta kenyamanan di dalam ruang perpustakaan

10 Setelah bel tanda habis jam layanan, pemustaka meninggalkan ruang koleksi dan ruang baca

11 Keluar ruangan lewat pintu security gate dan mengambil kunci locker kepada petugas12 Membuka dan mengambil barang yang disimpan di locker dan mengunci kembali

lockernya13 Menyerahkan kunci loker kepada petugas, kemudian keluar dari perpustakaan

SIMPLE STEP : Contoh Layanan Presensi Masuk Perpustakaan

21

FLOWCHARTS : Contoh Layanan Ijin Penelitian

KEMENTERIAN PAN DAN RB

Nomor SOP 01/K/PAN-RB/D.IV/4/2012Tanggal Pembuatan

4 September 2012

Tanggal Revisi 4 September 2013 Tanggal Efektif 7 September 2012Disahkan oleh Deputi Menteri PAN dan RB

Bidang Tata Laksana

Deddy S. Bratakusumah1954 1219 1986 101001

DEPUTI BIDANG TATA LAKSANAASISTEN DEPUTI PENGEMBANGAN SISTEM DAN

PROSEDUR PEMERINTAHANJudul SOP PEMBUATAN LAPORAN KONSINYERING

DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA 1. PP Nomor 47 Tahun 2009 tentang Pembentukan Organisasi

Kementerian Negara;2. Peraturan Presiden Nomor 24 Tahun 2010 tentang ....;3. Permen PANRB Nomor 12 Tahun 2010 tentang ....

1. Memahami Penyusunan Laporan Kegiatan;2. Memahami tugas dan fungsi Asdep Pengembangan Sistem dan

Prosedur Pemerintahan;3. Memahami materi kegiatan.

KETERKAITAN PERALATAN/PERLENGKAPAN 1. SOP Pengumpulan Data,2. SOP Penyusunan Draft3. SOP Pendokumentasian

1. Komputer yang dilengkapi aplikasi Laporan Kegiatan,2. Formulir Laporan Kegiatan,3. KAK,4. Hasil Kegiatan

PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN Laporan Konsinyering paling lambat selesai 1 minggu setelah Kegiatan Konsinyering dilakukan.

Buku Agenda Laporan Kegiatan Asdep Pengembangan Sistem dan Prosedur Pemerintahan

IDENTITAS SOP AP

22

FORMAT SOP ADMINISTRASI PEMERINTAHAN

1. Format Diagram Alir Bercabang (Branching Flowcharts).

2. Menggunakan hanya 5 (Lima) Simbol Flowcharts.

3. Pelaksana dipisahkan dari aktivitas (Kegiatan).

23

SIMBOL SOP dalam FLOWCHART

Melambangkan dimulainya suatu prosedur.

Melambangkan proses berjalannya suatu prosedur.

Terminator

Process

Decision

Arrow

Off-page connector

Melambangkan pengambilan keputusan: Ya atau Tidak.

Melambangkan arah prosedur.

Melambangkan koneksi perpindahan halaman.

24

25

SESI 2

26

SOP : REVIEW

27

SPMI SPMESurvei (THE&QS

Webometrics)

Akreditasi/ Sertifikasi Internasional

(AUN-QA, ABET, ISO)

Akreditasi Nasional (BAN-PT)

Peraturan Akademik

Standar Akademik

Kebijakan Akademik

CQI

IDENTITAS PT(VISI-MISI : STATUTA;

RENSTRA)

• Kebijakan spmi• Standar spmi• Manual spmi• Spesifikasi Jurusan• SOP• Formulir

Alternatif / Madzab: Dokumen SPM-PTFOKUS.........

Muatan SOPContoh Format SOP

28

Muatan SOP

•nomenklatur satuan/unit organisasi pembuat (Sesuaikan)a. Satuan Kerja/Unit Kerja

• nomor prosedur yang di-SOP-kan sesuai dengan kendali dokumen LPM (sementara tetap jangan dirubah/ konsultasikan)b. Nomor SOP

• tanggal pertama kali SOP dibuat berupa tanggal selesainya SOP dibuat bukan tanggal dimulainya pembuatannya (Tetap/ jangan dirubah)

c. Tanggal Pembuatan

• tanggal SOP direvisi atau tanggal ditinjau ulangnya SOP yang bersangkutan (pertanggal 12 mei 2017)d. Tanggal Revisi

• tanggal mulai diberlakukan (kosongkan)e. Tanggal Efektif

• Item pengesahan berisi nama jabatan, tanda tangan, nama pejabat yang disertai dengan NIP (Jangan Dirubah)

f. Pengesahan pejabat Satuan Kerja

• nama prosedur yang di-SOP-kan sesuai dengan tugas dan fungsi yang dimiliki (Sesuaikan)g. Nama SOP

29

Muatan SOP

•berupa peraturan perundang-undangan yang mendasari prosedur yang di-SOP-kan beserta aturan pelaksanaannya (Sesuaikan)

h. Dasar Hukum

Memberikan penjelasan mengenai kualifikasi pelaksana yang dibutuhkan dalam melaksanakan perannya pada prosedur yang distandarkan. SOP Administrasi dilakukan oleh lebih dari satu aktor pelaksana, oleh sebab itu maka kualifikasi yang dimaksud adalah berupa kompetensi (keahlian) bersifat massal untuk semua aktor dan bukan bersifat individu, yang diperlukan untuk dapat melaksanakan SOP ini secara optimal. (Sesuaikan)

i. Kualifikasi Pelaksana

Memberikan penjelasan mengenai keterkaitan prosedur yang distandarkan dengan prosedur lain yang distandarkan (SOP lain yang terkait secara langsung) (Sesuaikan – Bukan Nama Jabatan/ Pelaksana)

j. Keterkaitan

Memberikan penjelasan mengenai daftar peralatan utama (pokok) dan perlengkapan yang dibutuhkan yang terkait secara langsung dengan prosedur yang di-SOP-kan . (Sesuaikan)

k. Peralatan dan Perlengkapan

30

Muatan SOP

• Peringatan memberikan indikasi berbagai permasalahan yang mungkin muncul dan berada di luar kendali pelaksana ketika prosedur dilaksanakan, serta berbagai dampak lain yang ditimbulkan. Dalam hal ini dijelaskan pula bagaimana cara mengatasinya bila diperlukan. Umumnya menggunakan kata peringatan, yaitu jika/apabila-maka (if-than)

• Target dan sasaran (Sesuaikan)

l. Peringatan

• Yang dimaksudkan pencatatan dalam hal ini adalah berupa dokumen kontrol dari prosedur yang di-SOP-kan, baik buku kontrol, kartu kendali, formulir pengecekan, ataupun check list (daftar simak), seperti: Buku Ekspedisi, Buku Log, Buku Dokumen Kegiatan (Sesuaikan)

m. Pencatatan dan Pendataan

31

Sesuaikan : •Aktifitas •Pelaksana •Baku Mutu •Flwchart

n. Uraian SOP

FOKUS.....

32

1. Peserta reviewer dibagi dan berperan pada masing-masing fakultas/ upt/ lembaga dan bagian.

2. Peserta mendapatkan draft SOP masing-masing:3. Daftar SOP (cover , nama dan nomor SOP) sesuaikan dengan

hasil review4. Untuk fakultas ada beberapa contoh formulir.

a. Identifikasikan dan sesuaikan dengan Induk SOP-nya)b. Tulis nama formulir pada kolom pencatatan/ Pendataan

4. Untuk yang tidak mendapat contoh formulir, mohon mengidentifikasi formulir yang telah dipakai selama ini. Tambahkan-revisi bila diperlukan.

5. Hasil review merupakan hasil kesepakan kelompok , mintakan tanda terima PENYERAHAN soft file hasil review pada LPM

6. Selamat bekerja.....

33

PENGESAHAN DOKUMENDOKUMEN MUTUSTANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

1  FASIH DEKAN REKTOR

2 FTIK DEKAN REKTOR

3  FUAD DEKAN REKTOR

4  FEBI DEKAN REKTOR

5  PASCA DIREKTUR PASCA REKTOR

6  PERENCANAAN KABAG - KASUBAG PERENCANAAN REKTOR

7  KEUANGAN KABAG - KASUBAG KEUANGAN REKTOR

8  BAAK KABAG - KASUBAG AAK REKTOR

9  TU DAN RT KABAG UMUM REKTOR

10  PERPUSTAKAAN KEPALA PERPUSTAKAAN REKTOR

11  TIPD KEPALA TIPD REKTOR

12  P2B KEPALA P2B REKTOR

13  LP2M KETUA LP2M REKTOR

14  LPM KETUA LPM REKTOR

PENOMORAN DOKUMEN

34

No PEMEGANG NOMOR

1 FASIH IAIN.TA-QA/SOP.01.01...XX

2 FTIK IAIN.TA-QA/SOP.02.01...XX

3 FUAD IAIN.TA-QA/SOP.03.01...XX

4 FEBI IAIN.TA-QA/SOP.04.01...XX

5 PASCA IAIN.TA-QA/SOP.05.01...XX

6.1 PERENCANAAN IAIN.TA-QA/SOP.06.1.01...XX

6.2 KEUANGAN IAIN.TA-QA/SOP.06.2.01...XX

6.3 BAAK IAIN.TA-QA/SOP.06.3.01...XX

6.4 TU DAN RT IAIN.TA-QA/SOP.06.4.01...XX

6.5 KEPEGAWAIAN IAIN.TA-QA/SOP.06.5.01...XX

6.6 UMUM IAIN.TA-QA/SOP.06.6.01...XX

6.7 HUMAS IAIN.TA-QA/SOP.06.7.01...XX

7.1 LP2M (PENELITIAN) IAIN.TA-QA/SOP.07.1.01...XX

7.2 LP2M (PENGABDIAN MASY) IAIN.TA-QA/SOP.07.2.01...XX

8 PERPUSTAKAAN IAIN.TA-QA/SOP.08.01...XX

9 TIPD IAIN.TA-QA/SOP.09.01...XX

10 P2B IAIN.TA-QA/SOP.010.01...XX

Contoh: Daftar SOP SyariahIAIN.TA-QA/SOP.01.01 Pemrosesan Cuti KuliahIAIN.TA-QA/SOP.01.02 Pembuatan Sk Aktif Kuliah Setelah CutiIAIN.TA-QA/SOP.01.03 Herregistrasi Dan Pengisian IRSIAIN.TA-QA/SOP.01.04 Surat Keterangan Belum Mengisi KrsIAIN.TA-QA/SOP.01.05 Surat Keterangan Terdaftar KuliahIAIN.TA-QA/SOP.01.06 Pindah KuliahIAIN.TA-QA/SOP.01.07 Pembuatan Sk MengajarIAIN.TA-QA/SOP.01.08 Perkuliahan IAIN.TA-QA/SOP.01.09 Perkuliahan PraktikumIAIN.TA-QA/SOP.01.10 Ev.Proses PerkuliahanIAIN.TA-QA/SOP.01.11 Uts - UasIAIN.TA-QA/SOP.01.12 Pencatatan Hasil UjianIAIN.TA-QA/SOP.01.13 Pengajuan Judul SkripsiIAIN.TA-QA/SOP.01.14 Seminar Proposal SkripsiIAIN.TA-QA/SOP.01.15 Surat Ijin PenelitianIAIN.TA-QA/SOP.01.16 Bimbingan SkripsiIAIN.TA-QA/SOP.01.17 Ujian KomprehensifIAIN.TA-QA/SOP.01.18 Ujian Munaqosah-SkripsiIAIN.TA-QA/SOP.01.19 Mahasiswa BerprestasiIAIN.TA-QA/SOP.01.20 YudisiumIAIN.TA-QA/SOP.01.21 Administrasi Surat KeteranganIAIN.TA-QA/SOP.01.22 Administrasi Surat Keterangan Masih KuliahIAIN.TA-QA/SOP.01.23 Administrasi Surat Dari Organisasi MahasiswaIAIN.TA-QA/SOP.01.24 Prosedur Penerima Beasiswa InternalIAIN.TA-QA/SOP.01.25 Surat Pengantar Calon Penerima Beasiswa EksternalIAIN.TA-QA/SOP.01.26 Penegakan Disiplin Dan Etika Berbusana MahasiswaIAIN.TA-QA/SOP.01.27 Peminjaman ATKIAIN.TA-QA/SOP.01.28 Prosedur Pemasangan Spanduk MahasiswaIAIN.TA-QA/SOP.01.29 Legalisir Ijasah 35

36

No. SOP NAMA SOP NO FORMULIR NAMA FORMULIR

IAIN.TA-QA/SOP.01.01 Pemrosesan Cuti Kuliah FM-01..xx SOP.01.01 CUTI AKADEMIK

IAIN.TA-QA/SOP.01.02

Pembuatan Sk Aktif Kuliah Setelah Cuti FM-01..xx SOP.01.02 dst

IAIN.TA-QA/SOP.01.03 Herregistrasi Dan Pengisian IRS FM-01..xx SOP.01.03

IAIN.TA-QA/SOP.01.04

Surat Keterangan Belum Mengisi Krs FM-01..xx SOP.01.014

Contoh: Daftar Formulir

37

38