chiller management sop (final).pptx

Chiller Plan 2012

Perusahaan telah melakukan investasi sebanyak +/- 3,000 Chiller (s/d tahun 2011) Data Asset dari Accounting

Jumlah Chiller yang diakui oleh Area hanya +/- 2,000 Chiller (tidak semuanya ada list outlet)

Sulit memastikan produktivitas chiller, Kurangnya kontrol terhadap eksekusi Chiller di Outlet

Situasi Saat ini….

Request & Alokasi Chiller dari beberapa pintu Belum ada PIC yang khusus mengelola Asset Chiller Belum ada SOP yang seragam untuk pendataan Chiller (Posisi terakhir,

perpindahan, dll) Database Chiller belum terintegrasi Belum ada standard baku eksekusi Chiller di Outlet dan kurangnya

SDM untuk kontrol & eksekusi Chiller SOP perbaikan chiller belum seragam dan terkontrol

Strategi Chiller Management

No Strategi PIC Timeline

1 Request & pembelian chiller baru akan dikoordinir oleh Sales Dept, bekerjasama dengan Area, Marketing & Purchasing

Distribution Development

Mulai 2012

2 Membuat Chiller Database & menjalankan Chiller SOP yang terintegrasi


Mulai Feb 2012

3 Menjalankan Sensus Chiller untuk mendata ulang dan menempel ID Plate Aset Chiller


Feb – Mar 2012

4 Sosialisasi Standard Aktivasi Chiller NSM Feb 2012

5 Penambahan SDM untuk kontrol dan eksekusi Chiller di market

Area Feb 2012

6 Menjalankan SOP dan penunjukan Supplier untuk Perbaikan Chiller

Dist Development & Purchasing

Mulai April 2012

7 Analisa produktivitas Chiller Distribution Development

Mulai April 2012

1. Sarana mendinginkan & mendisplay produk minuman ABCPI2. Sarana branding & komunikasi kepada konsumen3. Sarana support & goodwil untuk Distributor dan Outlet retail4. Sarana untuk menunjukan kebesaran & harga diri Perusahaan

dan Team Sales ABCPI

Fungsi Chiller

• CHILLER PRODUKTIF : Produk ABCPI dibeli lebih banyak oleh konsumen dan Outlet (Standard minimal 16 karton / Bulan)

• Merek Produk ABCPI lebih dikenal dan dipilih oleh konsumen• Distributor & Outlet Retail merasa mendapat support penjualan

sehingga lebih loyal dan kooperatif

Tujuan

Foto Eksekusi

Bagaimana Memastikan Chiller Produktif ?

CHILLER PRODUKTIF : Minimal Sales 16 karton / Bulan

Caranya :

Kriteria Outlet

• High Traffic • High Potential Off Take• High Commitment

• Traffic per bulan = 4,800 orang• Potential Off Take rate = 10%• Est Off Take = 480 botol / bulan = 20 carton / bulan

Standard Eksekusi

• Prospek : Type Chiller yang Sesuai & Surat Perjanjian

• Posisi : Harus dapat dilihat langsung oleh konsumen, lebih baik jika dapat diakses langsung

• Planogram : Harus sesuai dengan Standard Planogram

Standard Type Chiller by Channel

Channel/Type Outlet Contoh Standard Type

Chiller Kondisi Chiller

MT di non CoC Area Chiller dari Principal (Diamond)

SD 5 Rack New / max 2 tahun – Good visual

MT di CoC Dekat Kasir (Tip Top, Farmer market)

SD 3 Rack / OFC New / max 2 tahun - Good Visual

OP Strategic / High volume/ dengan contract

Ichiban Crepes, MOI Food Court, Kolam renang

SD 5 Rack New / Max 2 tahun - Good Visual

OP Non Strategic & tanpa contract

Sekolah, Rumah Makan, Rumah sakit

SD 3 Rack (SD 4- 5 Rack hanya jika Jual JUV & TEAZ)

Old Chiller – Good/Medium Visual

GT – High Volume & Strategic

Green Zone Outlet SD 3 Rack (SD 4 -5 Rack hanya jika Jual JUV & TEAZ)

Old Chiller – Good/Medium Visual

GT – Non Strategic No Chiller

MT & OP bisa melakukan request untuk special Type Chiller (mis : Double Door, CoC chiller, Counter top chiller, dll)

Chiller Planogram (GT & OP)

Juv (4 SKU)

Teaz (2 SKU)

Nu Green Tea (4 SKU)

Dark Rack

Juv (4 SKU)

Teaz (2 SKU)

Nu Green Tea

(2 SKU)


Dark Rack

Juv (4 SKU)

Teaz (2 SKU)

Juv (4 SKU)

Teaz (2 SKU)



Dark Rack

3 Rack 4 Rack 5 Rack

Chiller Planogram (MT)

Juv (4 SKU)

Teaz (2 SKU)

Nu Green Tea


Juv (4 SKU)

Teaz (2 SKU)



3 Rack 4 Rack 5 Rack

Juv (4 SKU)

Juv (4 SKU)

Teaz (2 SKU)



Program Chiller Tahun 2012

1. Sensus & Pemasangan Plat Aset untuk seluruh Chiller ABCPI (Feb-Mar 2012)

2. Evaluasi & Optimalisasi Produktivitas Chiller lama (existing chiller)• Peningkatan Standard Eksekusi Chiller (3P : Prospek, Posisi dan

Planogram)• Penarikan Chiller yang tidak sesuai Standard Eksekusi Chiller (Outlet

tidak bersedia mengikuti Standard ABCPI)• Penempatan Chiller sesuai kriteria Outlet (3H)

3. Investasi Chiller baru di 2012 :• Akan melihat hasil sensus dan eksekusi Chiller s/d Maret 2012• Prioritas Chiller baru Type Single Door 5 Rack untuk MT (Non CoC)

Termasuk mengganti chiller 3 rack yg sudah ada di Outlet MT• GT & OP mengoptimalkan Chiller lama

Chiller ManagementStandard Operating Procedure

Setiap Chiller harus memiliki Nomor Aset dengan Plat yang tertempel di Chiller (Rak Atas di bagian kabin dalam )

Setiap Chiller harus memiliki DATA ASET & DATA POSISI Posisi Chiller hanya ada 4 :

1. Di Pabrik Chiller2. Di Warehouse (Sales Office ABCPI atau Gudang Distributor)3. Di Outlet4. Di Lokasi Service Center (sedang diperbaiki diluar warehouse)

Setiap pergerakan chiller harus dilaporkan (dengan ‘Form Registrasi Chiller’ yg dikirimkan ke HO)

Disiplin Administrasi unttuk pengisian dan pengiriman Form registrasi Chiller adalah kunci utama keberhasilan dalam mengelola Chiller. RSM & ASM bertanggung jawab penuh untuk memastikan hal ini

Prinsip Dasar

Registrasi & Pemasangan Chiller Baru• Chiller baru siap di supplier• Serah terima kepada ABCPI

• Pemasangan Asset Tag ABCPI• Pencatatan DATA ASET (Merek, Type,

Tahun, Nomor seri dan Nomor asset )

• Pengiriman Chiller ke Area / Distributor (Warehouse)• Pencatatan DATA ASET & POSISI

chiller (Area, Zona & Distributor)

• Pemasangan Chiller di Outlet• Pencatatan DATA ASET & POSISI chiller

(Nama, Alamat , No telpon & Type Outlet)

Dokumen :• Tanda Terima Pembelian Chiller• Invoice

Dokumen :• Form Registrasi Chiller

Dokumen :• Delivery Order (Pabrik Chiller)• Form Registrasi Chiller

Dokumen :• Surat Perjanjian Peminjaman Chiller• Form Registrasi Chiller

Penarikan & Pemasangan Chiller Lama

• Penarikan Chiller dari outlet

• Pemasangan Chiller di Outlet• Pencatatan DATA ASET & POSISI

chiller (Nama, Alamat, No Telpon & Type Outlet)

Dokumen :• Surat Perjanjian Peminjaman Chiller• Form Registrasi Chiller

• Penyimpanan Chiller di Warehouse• Pencatatan DATA ASET & POSISI chiller

(isi data outlet dengan ‘Warehouse’)


Dokumen :• Surat / Instruksi Penarikan Chiller

Pemusnahan (Write Off) Chiller

• Chiller dinyatakan siap dimusnahkan• Posisi harus di Warehouse

• Pemotretan Chiller & Nomor Aset / Nomor Seri• Pencopotan Asset Tag ABCPI• Pencatatan DATA ASET (Merek, Type,

Tahun, Nomor seri dan Nomor asset )• Pengisian ‘Form Pemberitahuan Aset’

untuk Accounting

• Penjualan Chiller yang dikoordinasi oleh purchasing

Dokumen :• Surat Perintah pemusnahan (write off)

Chiller dari HO

Dokumen :• Form Registrasi Chiller• Form Pemberitahuan Asset (Accounting)

Dokumen :• Kwitansi Jual Beli

Perbaikan Chiller di Warehouse (Jumlah besar)

• Chiller Rusak Berada di Warehouse atau Outlet• Area mengajukan Surat perbaikan Chiller• Vendor mengajukan Biaya perbaikan

• Registrasi KONDISI chiller (dari RUSAK menjadi BAIK)• Chiller siap ditempatkan di Outlet


• Purchasing menerbitkan PO ke Vendor• Vendor melakukan perbaikan Chiller• Team Sales memeriksa kondisi Chiller

yang sudah diperbaiki

Dokumen :• PO dari Purchasing• Tanda Terima dari Vendor & Team Sales

Dokumen :• Surat pengajuan perbaikan chiller (ke Mkt)• Quotation dari Vendor (ke Purchasing)

Sensus (Physical Count) & Registrasi Chiller Lama

• Mencari & menemukan Chiller di outlet• Memasang Asset Tag ABCPI• Pencatatan Posisi Chiller di Outlet


• Mencari & menemukan Chiller di Warehouse• Memasang Asset Tag ABCPI• Pencatatan Posisi Chiller di warehouse


Di Outlet

Di Warehouse

Sensus Chiller lama dilakukan SETIAP TAHUN (Tahun 2012 bulan Feb-Mar) Sensus Chiller dilakukan untuk SEMUA Chiller (di Outlet dan Warehouse) Sensus Chiller dipimpin oleh Team Sales & Asset Information ASSpv / KAE bertanggung jawab langsung terhadap hasil sensus Sensus Chiller dilakukan oleh Team ABCPI (bisa dibantu Distributor dan Outsource)

Setiap chiller harus memiliki informasi berikut :

1. Nomor Aset (dari ABCPI) 002 7130 10012. Nomor Seri (dari pabrik chiller) SVC-150210-0607-000390 3. Merek Sanden4. Type Chiller SD-25. Tahun Pembelian 2011 (diisi oleh HO)6. Kode/Nama Area ABCPI JBR/Jawa Barat7. Kode/Nama Distributor 41127/M3 Bandung8. Kode/Nama Warehouse (Sales Office)WA02/SO Jabar Kode/Nama Warehouse (Distributor) 41127/M3 Bandung

9. Nama Outlet RM Saung Juragan10. Alamat outlet Jl. Papandayan 2511.Nomor Telepon Outlet 0251 – 24545512. Contact Person Ibu Maria13. Kode / Type Outlet D1 / Rumah Makan14. Agen / Toko yang Melayani Agen Sejahtera

DATA ASET :Tidak

berubah

POSISI : Berubah

bila chiller berpindah

Form Registrasi Chiller

Form Registrasi ChillerFORM REGISTRASI CHILLER

AKTIVITASPendataan Chiller BaruPenarikan Chiller ke WarehousePemasangan Chiller di Outlet Tanggal Bulan Tahun

Penghapusan Data Chiller / /

DATA ASSET

1 Nomor Asset ABCPI (Plat Merah) - -

2 Nomor Seri (dari pabrik)

3 Merek Chiller mis : Sanden, Polytron

4 Type Chiller mis : SD 4 Rack

5 Tahun Pembelian Di Isi Oleh HO

POSISI

6 Kode / Nama Area ABCPI /

7 Kode / Nama Distributor /

8 Kode / Nama Warehouse (Jika Tidak di Outlet) /

9 Nama Outlet

10 Alamat Outlet

11 Nomor Telepon Outlet

12 Contact Person

13 Kode & Type Outlet / mis : B1 / Toko Kelontong

14 Nama Distributor / Agen yang Melayani

CATATAN

OutletPetugas

Warehouse/DistributorPetugas ABCPI

Nama & Kode Area

Nama Area Kode Area

Jabotabek MT JMT

Jabotabek JBB

Jawa Barat JBR

Jawa Tengah JTG

Jawa Timur JTM

Sumatra SMT

Kalimantan Balinusra KBN

Sulawesi Papua Maluku

SPM

Nama & Kode WarehouseLokasi Sales Office ABCPI

Nama Warehouse Kode Warehouse

SO Jakarta WA01

SO Bandung WA02

SO Semarang WA03

SO Surabaya WA04

SO Jogja WA05

SO Karawang WA 06

dst s/d WA10

Sales Office ABCPI (Jawa)Nama Warehouse Kode Warehouse

SO Medan WA11

SO Pekanbaru WA12

SO Padang WA13

SO Jambi WA14

SO Palembang WA 15

dst s/d WA 25

Sales Office ABCPI (Sumatra)


SO Denpasar WA26

SO Lombok WA27

SO Kupang WA28

dst s/d WA30

Sales Office ABCPI (Balinusra)

Nama & Kode WarehouseLokasi Sales Office ABCPI


SO Balikpapan WA31

SO Samarinda WA32

SO Banjarmasin WA33

SO Pontianak WA34

dst s/d WA40

Sales Office ABCPI (Kalimantan)

Sales Office ABCPI (Papua)


SO Makassar WA41

SO Menado WA42

SO Kendari WA43

dst s/d WA47

Sales Office ABCPI (Sulawesi)


SO Jayapura WA50

SO Merauke WA51

SO Sorong WA52

dst s/d WA60

Sales Office ABCPI (Maluku)Nama Warehouse Kode Warehouse

SO Ambon WA61

dst s/d WA65

Nama & Kode WarehouseLokasi Distributor

REGIONAL Customer Code Customer Name

JABOTABEK

21073 CV. ALAM MURNI RAYA21079 UD. RICKY JAYA21101 PT. PRIMA KEMAS CEMERLANG21102 PT. CIPTA MANDIRI PERKASA21107 PT. MANDALA DHARMA KRIDA21111 PT. BEJANA MAS INDONESIA21120 PT. RASA PRIMA SEJATI21134 PT. BINA SAN PRIMA - JAKTIM27087 PT.RUSINDO EKA RAYA27088 PD.FAJAR LESTARI41111 PT. MANOHARA ASRI41112 PT. ANEKA RASA CITRA SEJATI41114 PD. BILLY JAYA41136 PT.MULIA MULTI MANDIRI(PLGDNG)41138 PT.MULIA MULTI MANDIRI(JAKBAR)41139 PT.MULIA MULTI MANDIRI(CILEGON41140 PT.MULIA MULTI MANDIRI(BEKASI)41141 PT.MULIA MULTI MANDIRI(BOGOR)71119 PT. SELATAN JAYA PRIMA PERKASA

dst

Merek & Type Chiller Type Chiller Keterangan

SD-3 Single Door-3 Rack



SD-Mini Single Door-Mini

DD Double Door

OFC Open Front ChillerSD-3 SD-4 SD-5

SD-Mini DD OFC

Type OutletType Outlet Kode

Agen Besar A1

Agen/Grosir Retail Aktif A2

Agen/Grosir Retail Delivery A3

Agen/Grosir Retail Pasif A4

Toko / Warung Kelontong B1

Kios / Rombong B2

Koperasi B3

Hypermarket C1

Supermarket C2

Mini Market & Conv Store C3

Rumah Makan D1

Warung Makan D2

Kantin Sekolah/Pabrik/Kantor D3

Modern Resto / QSR D4

Food Court / Pujasera D5

Sport & Recreation Facility E1

Transportation Facility E2

Entertainment Facility E3

Accomodation Facility E4

Specialty Retail & Service E5

chiller management sop (final).pptx

Documents