berita daerah kota cimahi tentang pedoman …

-1-

BERITA DAERAH KOTA CIMAHI

NOMOR 478 TAHUN 2019

PERATURAN WALI KOTA CIMAHI

NOMOR 28 TAHUN 2019

TENTANG

PEDOMAN PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

WALI KOTA CIMAHI,

Menimbang : a. bahwa dalam rangka mewujudkan Arsip sebagai

identitas dan jati diri bangsa, serta sebagai memori,

acuan, dan bahan pertanggungjawaban dalam

kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan

bernegara harus dikelola dan diselamatkan;

b. bahwa pada saat ini Pemerintah Daerah Kota

Cimahi belum memiliki pedoman pengelolaan Arsip

Dinamis;

c. bahwa pedoman pengelolaan Arsip Dinamis agar

memiliki kepastian hukum perlu diatur dalam

Peraturan Wali Kota;

d. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana

dimaksud dalam huruf a, huruf b, dan huruf c,

perlu untuk menetapkan Peraturan Wali Kota

tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis;

Mengingat : 1. Undang-Undang 9 Tahun 2001 tentang

Pembentukan Kota Cimahi (Lembaran Negara

Republik Indonesia Tahun 2001 Nomor 89,

Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia

Nomor 4116);

- 2 -

- 2 -

2. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang

Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia

Tahun 2009 Nomor 152 Tambahan Lembaran

Negara Republik Indonesia Nomor 5071);

3. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang

Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik

Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan

Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587)

sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir

dengan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2015

tentang Perubahan Kedua atas Undang-Undang

Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan

Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia

Tahun 2015 Nomor 58, Tambahan Lembaran

Negara Republik Indonesia Nomor 5679);

4. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012

tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43

Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara

Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53,

Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia

Nomor 5286);

MEMUTUSKAN :

Menetapkan : PERATURAN WALI KOTA TENTANG PEDOMAN

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS.

- 3 -

- 3 -

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam Peraturan Wali Kota ini yang dimaksud:

1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam

berbagai bentuk dan media sesuai dengan

perkembangan teknologi informasi dan komunikasi

yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,

pemerintah daerah, lembaga pendidikan,

perusahaan, organisasi politik, organisasi

kemasyarakatan, dan perseorangan dalam

pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa

dan bernegara.

2. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan

Arsip.

3. Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara

langsung dalam kegiatan Pencipta Arsip dan di

simpan selama jangka waktu tertentu.

4. Arsip Aktif adalah Arsip yang frekuensi

penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.

5. Arsip Inaktif adalah Arsip yang frekuensi

penggunaannya telah menurun (ditandai dengan

penggunaan kurang dari 5 kali dalam setahun).

6. Arsip Vital adalah Arsip yang keberadaannya

merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan

operasional Pencipta, tidak dapat diperbarui, dan

tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

7. Pengelolaan Arsip Vital adalah kegiatan pengaturan

Arsip Vital dari pembentukan tim sampai dengan

penggunaan Arsip Vital.

8. Lembaga Kearsipan Daerah adalah lembaga yang

memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang

pengelolaan Arsip Statis dan pembinaan kearsipan.

- 4 -

- 4 -

9. Badan Usaha Milik Daerah yang selanjutnya

disingkat BUMD adalah perusahaan yang didirikan

dan dimiliki oleh Pemerintah Daerah.

10. Pencipta Arsip adalah Perangkat Daerah, BUMD di

Lingkungan Pemerintah Daerah Kota Cimahi.

11. Unit Pengolah adalah satuan kerja pada Pencipta

Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab

mengolah semua Arsip yang berkaitan dengan

kegiatan Penciptaan Arsip di lingkungannya.

12. Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada Pencipta

Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab

dalam penyelenggaraan kearsipan.

13. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA

adalah daftar yang berisi paling sedikit jangka waktu

penyimpanan atau retensi, jenis Arsip, dan

keterangan yang berisi rekomendasi tentang

penetapan suatu jenis Arsip dimusnahkan, dinilai

kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan

sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan

Arsip.

14. Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan

jumlah Arsip dengan cara pemindahan Arsip Inaktif

dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan, pemusnahan

Arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan

Arsip Statis kepada lembaga kearsipan.

15. Pengelolaan Arsip Dinamis adalah proses

pengendalian Arsip Dinamis secara efesien, efektif,

dan sistematis meliputi Penciptaan, penggunaan dan

pemeliharaan serta Penyusutan Arsip.

16. Pengelolaan Arsip Statis adalah proses pengendalian

Arsip Statis secara efisien, efektif, dan sistematis

meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi,

pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik

dalam suatu sistem kearsipan nasional.

17. Pemeliharaan Arsip adalah kegiatan menjaga

keutuhan, keamanan, dan keselamatan Arsip baik

fisik maupun informasinya.

- 5 -

- 5 -

18. Penggunaan Arsip adalah kegiatan pemanfaatan dan

penyediaan Arsip bagi kepentingan pengguna Arsip

yang berhak.

19. Pemberkasan adalah penempatan naskah ke dalam

suatu himpunan yang tersusun secara sistematis

dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya

sehingga menjadi satu berkas karena memiliki

hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan

masalah dari suatu unit kerja.

20. Asas Asal Usul Arsip adalah asas yang dilakukan

untuk menjaga Arsip tetap terkelola dalam satu

kesatuan Pencipta Arsip (provenance), tidak

dicampur dengan Arsip yang berasal dari Pencipta

Arsip lain, sehingga Arsip dapat melekat pada

konteks Penciptaannya.

21. Asas Aturan Asli adalah asas yang dilakukan untuk

menjaga Arsip tetap ditata sesuai dengan peraturan

aslinya (original order) atau sesuai dengan

pengaturan ketika Arsip masih digunakan untuk

pelaksanaan kegiatan Pencipta Arsip.

22. Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan

yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis Arsip.

23. Alih Media Arsip adalah transfer informasi dari

rekaman yang berbasis kertas ke dalam media lain

dengan tujuan efisiensi.

24. Pusat Arsip atau Record Center adalah unit yang

khusus digunakan untuk menyimpan dan mengelola

Arsip Inaktif .

25. Akses Arsip adalah ketersediaan Arsip sebagai hasil

dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta

keberadaan sarana bantu untuk mempermudah

penemuan dan pemanfaatan Arsip.

- 6 -

- 6 -

26. Arsip Teratur adalah Arsip yang telah ditata

berdasarkan suatu sistem kearsipan tertentu dan

masih utuh penataannya.

27. Arsip Tidak Teratur adalah Arsip Inaktif yang sistem

penataannya tidak dapat di susun kembali seperti

pada waktu aktif, ditata sebagaimana ketentuan tata

kearsipan, terjadi campur aduk antara Arsip dengan

non Arsip, permasalahan satu dengan yang lain,

berbagai masalah menjadi satu dan bercampurnya

tahun Arsip tercipta.

28. Klasifikasi adalah proses identifikasi kategori-

kategori kegiatan dan Arsip Dinamis yang dihasilkan

dan mengelompokannya.

29. Klasifikasi Keamanan Arsip adalah kegiatan

keRahasiaan informasi Arsip berdasarkan pada

tingkat keseriusan dampak yang ditimbulkannya

terhadap kepentingan dan keamanan negara,

masyarakat, dan perorangan.

30. Klasifikasi Akses Arsip adalah kategori pembatasan

akses terhadap Arsip berdasarkan kewenangan

penggunaan Arsip terkait dengan pelaksanaan tugas

dan fungsi tertentu.

31. Pengamanan Arsip adalah program perlindungan

fisik dan informasi Arsip berdasarkan klasifikasi

keamanannya.

32. Anggaran Pendapatan Belanja Daerah yang

selanjutnya di singkat APBD adalah rencana

keuangan tahunan Pemerintah Daerah yang dibahas

dan disetujui bersama oleh Pemerintah Daerah dan

Dewan Perwakilan Rakyat Daerah, dan ditetapkan

dengan Peraturan Daerah.

33. Arsip Nasional Republik Indonesia selanjutnya

disebut ANRI adalah lembaga kearsipan berbentuk

lembaga pemerintah non kementerian yang

melaksanakan tugas negara di bidang kearsipan

yang berkedudukan di ibukota negara.

- 7 -

- 7 -

34. Anggaran Pendapatan Belanja Daerah yang

selanjutnya di singkat APBD adalah rencana

keuangan tahunan Pemerintah Daerah yang dibahas

dan disetujui bersama oleh Pemerintah Daerah dan

Dewan Perwakilan Rakyat Daerah, dan ditetapkan

dengan Peraturan Daerah.

35. Pemerintahan Daerah adalah penyelenggaraan

urusan pemerintahan oleh Pemerintah Daerah dan

Dewan Perwakilan Rakyat Daerah menurut azas

otonomi dan tugas pembantuan dengan prinsip

otonomi seluas-luasnya dalam sistem dan prinsip

Negara Kesatuan Republik Indonesia sebagaimana

dimaksud dalam Undang-Undang Dasar Negara

Republik Indonesia Tahun 1945.

36. Pemerintah Daerah adalah Wali Kota sebagai unsur

penyelenggara Pemerintahan Daerah Kota Cimahi

yang memimpin pelaksanaan urusan pemerintahan

yang menjadi kewenangan daerah otonom.

37. Perangkat Daerah adalah unsur pembantu Wali Kota

dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah dalam

penyelenggaraan urusan Pemerintahan yang menjadi

kewenangan Daerah Kota.

38. Dewan Perwakilan Rakyat Daerah adalah lembaga

perwakilan rakyat Daerah Kota yang berkedudukan

sebagai unsur penyelenggara Pemerintahan Daerah.

39. Sekretaris Daerah adalah Sekretaris Daerah Kota

Cimahi.

40. Wali Kota adalah Wali Kota Cimahi.

41. Daerah Kota adalah Daerah Kota Cimahi.

- 8 -

- 8 -

BAB II

PENGELOLAAN

Pasal 2

Pengelolaan Arsip Dinamis wajib dilakukan oleh Pencipta

Arsip yang meliputi:

a. Pemerintahan Daerah dan BUMD;

b. perusahaan dan perguruan tinggi swasta yang

kegiatannya dibiayai APBD, dan/atau bantuan luar

negeri; dan

c. pihak ketiga yang diberi pekerjaan berdasarkan

perjanjian kerja dengan Pemerintah Daerah, dan

BUMD sebagai pemberi kerja.

Pasal 3

Pengelolaan Arsip Dinamis meliputi kegiatan:

a. Penciptaan Arsip;

b. Penggunaan Arsip;

c. Pemeliharaan Arsip; dan

d. Penyusutan Arsip.

BAB III

PENCIPTAAN ARSIP

Pasal 4

(1) Penciptaan Arsip sebagaimana dimaksud dalam

Pasal 3 huruf a meliputi kegiatan:

a. pembuatan Arsip; dan

b. penerimaan Arsip.

(2) Pembuatan dan penerimaan Arsip sebagaimana

dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan berdasarkan

tata naskah dinas, klasifikasi Arsip, serta sistem

klasifikasi keamanan dan akses Arsip Dinamis.

- 9 -

- 9 -

(3) Tata naskah dinas, klasifikasi Arsip, serta sistem

klasifikasi keamanan dan akses Arsip Dinamis

ditetapkan dalam peratuan Wali Kota.

Pasal 5

(1) Pembuatan Arsip sebagaimana dimaksud dalam

Pasal 4 ayat (1) huruf a harus di registrasi.

(2) Arsip yang sudah di registrasi di distribusikan

kepada pihak yang berhak secara cepat dan tepat

waktu, lengkap, serta aman.

(3) Pendistribusian Arsip sebagaimana dimaksud pada

ayat (2) diikuti dengan tindakan pengendalian.

Pasal 6

(1) Penerimaan Arsip sebagaimana dimaksud dalam

Pasal 4 ayat (1) huruf b dianggap sah setelah diterima

oleh petugas atau pihak yang berhak menerima.

(2) Penerimaan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat

(1) harus di registrasi oleh pihak yang menerima.

(3) Arsip yang diterima sebagaimana dimaksud pada

ayat (2) di distribusikan kepada Unit Pengolah

diikuti dengan tindakan pengendalian.

Pasal 7

(1) Kegiatan registrasi dalam pembuatan dan

penerimaan Arsip harus di dokumentasikan oleh

Unit Pengolah dan Unit Kearsipan.

(2) Unit Pengolah dan Unit Kearsipan Perangkat Daerah

wajib memelihara dan menyimpan dokumentasi

pembuatan dan penerimaan Arsip.

- 10 -

- 10 -

Pasal 8

(1) Pembuatan dan penerimaan Arsip harus dijaga

autentisitasnya berdasarkan tata naskah dinas.

(2) Unit Pengolah bertanggung jawab terhadap

autentisitas Arsip yang diciptakan.

BAB IV

PENGGUNAAN ARSIP

Pasal 9

(1) Penggunaan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud

dalam Pasal 3 huruf b diperuntukkan bagi

kepentingan pemerintahan dan masyarakat.

(2) Ketersediaan dan autentisitas Arsip Dinamis menjadi

tanggung jawab Pencipta Arsip.

(3) Pimpinan Unit Pengolah bertanggung jawab

terhadap ketersediaan, pengolahan, penyajian Arsip

Vital, dan Arsip Aktif.

(4) Pimpinan Unit Kearsipan Perangkat Daerah

bertanggung jawab terhadap ketersediaan,

pengolahan, dan penyajian Arsip Inaktif untuk

kepentingan penggunaan internal dan kepentingan

publik.

(5) Dalam rangka ketersediaan Arsip untuk kepentingan

akses Arsip Dinamis, dapat dilakukan alih media.

Pasal 10

Penggunaan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud dalam

Pasal 3 hurup b dilaksanakan berdasarkan sistem

klasifikasi keamanan dan akses Arsip.

Pasal 11

Pengguna yang berhak wajib menggunakan Arsip Dinamis

berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.

- 11 -

- 11 -

BAB V

PEMELIHARAAN ARSIP

Pasal 12

(1) Pemeliharaan Arsip Dinamis dilakukan untuk

menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan

keselamatan Arsip.

(2) Pemeliharaan Arsip Dinamis meliputi pemeliharaan

Arsip Vital, Arsip Aktif, dan Arsip Inaktif .

(3) Pemeliharaan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud

pada ayat (1) dilakukan pada Arsip yang termasuk

dalam kategori Arsip terjaga maupun Arsip umum.

(4) Pemeliharaan Arsip Dinamis dilakukan melalui

kegiatan:

a. pemberkasan Arsip Aktif;

b. penataan Arsip Inaktif ;

c. penyimpanan Arsip; dan

d. Alih Media Arsip.

Pasal 13


terhadap Pemeliharaan Arsip Aktif.

(2) Pemeliharaan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud

pada ayat (1) dilakukan melalui kegiatan

pemberkasan dan penyimpanan Arsip.

Pasal 14

(1) Pemberkasan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud

dalam Pasal 12 ayat (4) huruf a dilakukan terhadap

Arsip yang dibuat dan diterima.


pada ayat (1) dilaksanakan berdasarkan klasifikasi

Arsip.


pada ayat (1) menghasilkan tertatanya fisik dan

informasi Arsip serta tersusunnya daftar Arsip Aktif.

- 12 -

- 12 -

(4) Daftar Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat

(3) terdiri atas daftar berkas dan daftar isi berkas.

(5) Daftar berkas sebagaimana dimaksud pada ayat (4)

memuat:

a. Unit Pengolah ;

b. nomor berkas;

c. kode klasifikasi;

d. uraian informasi berkas;

e. kurun waktu;

f. jumlah; dan

g. keterangan.

(6) Daftar isi berkas sebagaimana dimaksud pada ayat

(4) memuat:

a. nomor berkas;

b. nomor item Arsip;

c. kode klasifikasi;

d. uraian informasi Arsip;

e. tanggal;

f. jumlah; dan

g. keterangan.

(7) Unit Pengolah menyampaikan daftar Arsip Aktif

kepada Unit Kearsipan Perangkat Daerah paling

lama 6 (enam) bulan setelah pelaksanaan kegiatan.

Pasal 15

(1) Kepala Unit Kearsipan Perangkat Daerah

bertanggungjawab terhadap Pemeliharaan Arsip

Inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 ayat

(2).

(2) Pemeliharaan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud

pada ayat (1) dilakukan melalui kegiatan penataan

dan penyimpanan.

Pasal 16

(1) Penataan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud

dalam Pasal 12 ayat (4) huruf b dilakukan

berdasarkan Asas Asal Usul Arsip dan Asas Aturan

Asli.

- 13 -

- 13 -

(2) Penataan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada

ayat (1) pada Unit Kearsipan Perangkat Daerah

dilaksanakan melalui kegiatan:

a. pengaturan fisik Arsip;

b. pengolahan informasi Arsip; dan

c. penyusunan daftar Arsip Inaktif .

(3) Daftar Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada

ayat (2) huruf c memuat;

a. pencipta arsip;

b. Unit Pengolah ;

c. nomor arsip;

d. kode klasifikasi;

e. uraian informasi arsip;

f. kurun waktu;

g. jumlah; dan

h. keterangan.

(4) Kepala Unit Kearsipan bertanggung jawab terhadap

Penataan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada

ayat (2) dan penyusunan daftar Arsip Inaktif

sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf c.

Pasal 17

(1) Daftar Arsip Dinamis berdasarkan 2 (dua) kategori

sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 ayat (3)

terdiri dari Arsip terjaga dan Arsip umum.

(2) Daftar Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud pada

ayat (1) meliputi daftar Arsip Aktif dan daftar Arsip

Inaktif .

Pasal 18

Tata cara pemberkasan Arsip Aktif, pembuatan daftar

Arsip Aktif, penataan Arsip Inaktif, dan pembuatan daftar

Arsip Inaktif dilakukan berdasarkan peraturan

perundang-undangan.

- 14 -

- 14 -

Pasal 19

(1) Penyimpanan Arsip sebagaimana dimaksud dalam

Pasal 12 ayat (4) huruf c dilakukan terhadap Arsip

Aktif dan Arsip Inaktif yang sudah didaftar dalam

daftar Arsip.

(2) Pimpinan Unit Pengolah bertanggung jawab terhadap

penyimpanan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud

pada ayat (1).

(3) Kepala Unit Kearsipan bertanggung jawab terhadap

Penyimpanan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud

pada ayat (1).

(4) Penyimpanan Arsip Aktif dan Arsip Inaktif

sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan

untuk menjamin keamanan fisik dan informasi Arsip

selama jangka waktu penyimpanan Arsip

berdasarkan JRA.

Pasal 20

(1) Pencipta Arsip dalam rangka pemeliharaan Arsip

Dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 ayat

(3) dapat melakukan Alih Media Arsip.

(2) Alih Media Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat

(1) dilaksanakan dalam bentuk dan media apapun

sesuai kemajuan teknologi informasi dan komunikasi

berdasarkan ketentuan peraturan perundang-

undangan.


(1) ditetapkan dengan keputusan Pimpinan Pencipta

Arsip.

(4) Penetapan Alih Media Arsip sebagaimana dimaksud

pada ayat (3) memuat kebijakan Alih Media Arsip.


(1) dilaksanakan dengan memperhatikan kondisi

Arsip dan nilai informasi.


(1) menghasilkan Arsip hasil Alih Media Arsip.

- 15 -

- 15 -

(7) Pimpinan di lingkungan Pencipta Arsip wajib

melakukan autentifikasi terhadap Arsip hasil Alih

Media Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (5).

(8) Autentifikasi terhadap hasil Alih Media Arsip

sebagaimana dimaksud pada ayat (5) dilakukan

dengan memberikan tanda tertentu yang dilekatkan,

terasosiasi atau terkait dengan Arsip hasil alih

media.

(9) Pimpinan Pencipta Arsip wajib membuat berita acara

Alih Media Arsip yang telah diautentifikasi

sebagaimana dimaksud pada ayat (8).

(10) Berita acara Alih Media Arsip sebagaimana dimaksud

pada ayat (9) harus disertai dengan daftar Arsip yang

dialih mediakan.

(11) Berita acara Alih Media Arsip sebagaimana dimaksud

pada ayat (9) memuat:

a. waktu pelaksanaan;

b. tempat pelaksanaan;

c. jenis media;

d. jumlah Arsip;

e. keterangan proses Alih Media Arsip yang

dilakukan;

f. pelaksana; dan

g. penandatangan oleh pimpinan Unit Pengolah

dan/atau Unit Kearsipan.

(12) Daftar Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (10)

yang dialih mediakan memuat:

a. Unit Pengolah ;

b. nomor urut;

c. jenis Arsip;

d. jumlah Arsip;

e. kurun waktu; dan

f. keterangan.

(13) Arsip yang dialih mediakan wajib disimpan untuk

kepentingan hukum berdasarkan ketentuan

peraturan perundang-undangan.

- 16 -

- 16 -

(14) Arsip hasil alih media sebagaimana dimaksud pada

ayat (6) dan hasil cetaknya merupakan alat bukti

yang sah sesuai dengan ketentuan peraturan

perundang-undangan.

Pasal 21

(1) Pemeliharaan Arsip Vital sebagaimana dimaksud

dalam Pasal 12 ayat (2) dilaksanakan berdasarkan

program Arsip Vital.

(2) Program Arsip Vital sebagaimana dimaksud pada

ayat (1) meliputi:

a. identifikasi;

b. pelindungan dan pengamanan; dan

c. penyelamatan dan pemulihan.


terhadap Pemeliharaan Arsip Vital sebagaimana

dimaksud pada ayat (1)

(4) Ketentuan lebih lanjut mengenai program Arsip Vital

diatur dalam Peraturan Wali Kota.

Pasal 22

(1) Pencipta Arsip wajib memelihara, melindungi, dan

menyelamatkan Arsip yang termasuk dalam kategori

Arsip terjaga.

(2) Selain memelihara, melindungi, dan menyelamatkan

Arsip yang termasuk dalam kategori Arsip terjaga

sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Pencipta Arsip

wajib memberkaskan dan melaporkan Arsip yang

termasuk dalam kategori Arsip terjaga kepada Kepala

ANRI paling lama 1 (satu) tahun setelah pelaksanaan

kegiatan.

(3) Pemberkasan dan pelaporan Arsip yang termasuk

dalam kategori Arsip terjaga kepada Kepala ANRI


Pencipta Arsip melalui Wali Kota.

- 17 -

- 17 -

(4) Salinan autentik dari naskah asli Arsip terjaga harus

diserahkan kepada ANRI paling lama 1 (satu) tahun

setelah dilakukan pelaporan.

(5) Tata cara menjaga keutuhan, keamanan,

keselamatan, dan tata cara pemberkasan serta

pelaporan Arsip terjaga dilakukan sesuai dengan

peraturan perundang-undangan.

BAB VI

PENYUSUTAN ARSIP

Pasal 23

(1) Pencipta Arsip melakukan Penyusutan Arsip

sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf d.

(2) Penyusutan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat

(1) dilakukan berdasarkan JRA.

Pasal 24

(1) JRA sebagaimana dimaksud dalam Pasal 23 ayat (2)

ditetapkan dalam Peraturan Wali Kota.

(2) Penetapan JRA dalam Peraturan Wali Kota


setelah mendapat persetujuan Kepala ANRI.

Pasal 25

Retensi Arsip dalam JRA ditentukan berdasarkan

pedoman Retensi Arsip sesuai dengan peraturan

perundang-undangan.

Pasal 26

Penyusutan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 23

ayat (1) meliputi kegiatan:

a. pemindahan Arsip Inaktif;

b. pemusnahan Arsip yang telah habis retensinya dan

tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai

dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;

dan

- 18 -

- 18 -

c. penyerahan Arsip Statis oleh Pencipta Arsip kepada

Perangkat Daerah yang menyelenggarakan urusan

pemerintahan di bidang kearsipan.

Pasal 27

(1) Pemindahan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud

dalam Pasal 26 huruf a dilakukan terhadap:

a. Arsip Inaktif yang memiliki retensi di bawah 10

(sepuluh) tahun; dan

b. Arsip Inaktif yang memiliki retensi paling

singkat 10 (sepuluh) tahun.


pada ayat (1) huruf a dilaksanakan dengan

memperhatikan bentuk dan media Arsip.


pada ayat (1) dilaksanakan melalui kegiatan:

a. penyeleksian Arsip Inaktif;

b. pembuatan daftar Arsip Inaktif yang akan

dipindahkan; dan

c. penataan Arsip Inaktif yang akan dipindahkan.

Pasal 28

(1) Pemindahan Arsip Inaktif yang memiliki retensi di

bawah 10 (sepuluh) tahun sebagaimana dimaksud

dalam Pasal 27 ayat (1) huruf a dilaksanakan dari

Unit Pengolah ke Unit Kearsipan Perangkat Daerah.

(2) JRA melakukan Penyeleksian terhadap Arsip Inaktif

yang akan dipindahkan sebagaimana dimaksud pada

ayat (1) dengan cara melihat pada kolom retensi aktif.

(3) Dalam hal retensi Aktif sebagaimana dimaksud pada

ayat (2) telah habis atau terlampaui, Arsip tersebut

telah memasuki masa inaktif.

- 19 -

- 19 -

(4) Selain dengan cara melihat pada kolom retensi aktif

sebagaimana dimaksud pada ayat (1), JRA

melakukan penyeleksian terhadap Arsip Inaktif yang

akan dipindahkan dengan cara melihat frekuensi

penggunaan Arsip.

(5) Apabila frekuensi penggunaan Arsip sebagaimana

dimaksud pada ayat (4) telah menurun, Arsip

tersebut telah memasuki masa Inaktif .

(6) Frekuensi Arsip yang telah menurun sebagaimana

dimaksud pada ayat (5) ditandai dengan penggunaan

Arsip kurang dari 5 (lima) kali dalam setahun.


pada ayat (1) dilakukan sesuai jenjang Unit

Kearsipan Perangkat Daerah yang ada di lingkungan

Pemerintah Daerah.

(8) Pimpinan Unit Pengolah yang melakukan

Pemindahan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah ke Unit

Kearsipan Perangkat Daerah sebagaimana dimaksud

pada ayat (1).


pada ayat (1) dilaksanakan setelah melewati Retensi

Arsip aktif.

(10) Pelaksanaan pemindahan Arsip Inaktif sebagaimana

dimaksud pada ayat (1) dilakukan dengan

penandatanganan berita acara dan dilampiri daftar

Arsip yang akan dipindahkan.

(11) Berita acara dan daftar Arsip Inaktif yang

dipindahkan sebagaimana dimaksud pada ayat (10)

ditandatangani oleh pimpinan Unit Pengolah serta

pimpinan Unit Kearsipan.

(12) Berita acara sebagaimana dimaksud pada ayat (10)

memuat:


b. tempat;

c. jenis Arsip yang dipindahkan;

d. jumlah Arsip; dan

e. pelaksana.

- 20 -

- 20 -


dibuat dalam rangkap 2 (dua) dan PARA PIHAK

menerima satu rangkap yang mempunyai kekuatan

hukum sama.

(14) Pencipta Arsip menyusun daftar Arsip Inaktif

sebagaimana dimaksud pada ayat (11) yang

dipindahkan.


ayat (10) ditandatangani oleh pimpinan Unit

Pengolah /Unit Kerja selaku yang memindahkan

Arsip.

(16) Selain ditandatangani oleh pimpinan Unit Pengolah

/Unit Kerja selaku yang memindahkan Arsip

sebagaimana dimaksud pada ayat (11), Daftar Arsip

Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (10)

ditandatangani oleh Unit Kearsipan di lingkungan

Pencipta Arsip selaku penerima Arsip atau pejabat

yang diberi kewenangan.


ayat (11) memuat:

a. Pencipta Arsip;

b. Unit Pengolah ;

c. nomor Arsip;


e. uraian informasi Arsip;

f. kurun waktu;

g. jumlah; dan

h. keterangan.

Pasal 29

(1) Pemindahan Arsip Inaktif yang memiliki Retensi

Arsip paling singkat 10 (sepuluh) tahun sebagaimana

dimaksud dalam Pasal 27 ayat (1) huruf b

dilaksanakan dari Pencipta Arsip ke Perangkat

Daerah yang menyelenggarakan urusan


- 21 -

- 21 -

(2) Pimpinan Perangkat Daerah Pencipta Arsip melalui

Unit Pengolah melakukan Pemindahan Arsip Inaktif

dari Perangkat Daerah Pencipta Arsip ke Perangkat

Daerah yang menyelenggarakan urusan

pemerintahan di bidang kearsipan sebagaimana

dimaksud pada ayat (1).


pada ayat (1) dilaksanakan setelah melewati Retensi

Arsip Aktif.

(4) Pelaksanaan pemindahan Arsip Inaktif sebagaimana

dimaksud pada ayat (1) dilakukan dengan

penandatanganan berita acara dan dilampiri daftar

Arsip Inaktif yang akan dipindahkan.

(5) Berita acara dan daftar Arsip Inaktif yang

dipindahkan sebagaimana dimaksud pada ayat (4)

ditandatangani oleh pimpinan Unit Pengolah serta

Pimpinan Perangkat Daerah yang menyelenggarakan

urusan pemerintahan di bidang kearsipan.


memuat:


b. tempat;

c. jenis Arsip yang dipindahkan;

d. jumlah Arsip; dan

e. pelaksana.


dibuat dalam rangkap 2 (dua) dan PARA PIHAK

menerima satu rangkap yang mempunyai kekuatan

hukum sama.

(8) Pencipta Arsip menyusun daftar Arsip Inaktif yang

dipindahkan sebagaimana dimaksud pada ayat (1).


ayat (1) ditandatangani oleh Kepala Perangkat

Daerah Pencipta Arsip selaku yang memindahkan

Arsip.

- 22 -

- 22 -


ayat (4) memuat:

a. Pencipta Arsip;

b. Unit Pengolah ;

c. nomor Arsip;


e. uraian informasi Arsip;

f. kurun waktu;

g. jumlah; dan

h. keterangan.

(11) Selain ditandatangani oleh pimpinan Perangkat

Daerah Pencipta Arsip selaku yang memindahkan

Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (9), Daftar

Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (4)

ditandatangani oleh Pimpinan Perangkat Daerah

yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di

bidang kearsipan atau pejabat yang diberi

kewenangan.

Pasal 30

(1) Hasil penyeleksian Arsip dituangkan dalam daftar

Arsip usul musnah.

(2) Daftar Arsip usul musnah sebagaimana dimaksud

pada ayat (1) paling sedikit memuat:

a. nomor;

b. jenis Arsip;

c. tahun;

d. jumlah;

e. tingkat perkembangan; dan

f. keterangan.

Pasal 31

(1) Pimpinan Pencipta Arsip bertanggungjawab terhadap

Pemusnahan Arsip sebagaimana dimaksud dalam

Pasal 26 huruf b.

- 23 -

- 23 -

(2) Pemusnahan Arsip sebagaimana dimaksud pada

ayat (1) dilakukan terhadap Arsip yang:

a. tidak memiliki nilai guna;

b. telah habis Retensi Arsipnya dan berketerangan

dimusnahkan berdasarkan JRA;

c. tidak ada peraturan perundang-undangan yang

melarang; dan

d. tidak berkaitan dengan penyelesaian proses

suatu perkara.

(3) Dalam hal Arsip belum memenuhi semua ketentuan

sebagaimana dimaksud pada ayat (2), Pencipta Arsip

harus menentukan kembali masa Retensi Arsip.


ayat (1) dapat dilakukan dengan cara, antara lain:

a. pencacahan;

b. penggunaan bahan kimia; atau

c. pulping.


ayat (1) harus melalui tahap:

a. pembentukan panitia penilai Arsip;

b. penyeleksian Arsip;

c. pembuatan daftar Arsip usul musnah oleh

Arsiparis di Unit Kearsipan;

d. penilaian oleh panitia penilai Arsip;

e. permintaan persetujuan dari pimpinan Pencipta

Arsip;

f. penetapan Arsip yang akan dimusnahkan; dan

g. pelaksanaaan pemusnahan.

Pasal 32

(1) Panitia penilai Arsip sebagaimana dimaksud dalam

Pasal 31 ayat (5) huruf a ditetapkan dengan

Keputusan Wali Kota.

(2) Panitia penilai Arsip sebagaimana dimaksud pada

ayat (1) bertugas untuk melakukan penilaian Arsip

yang akan dimusnahkan.

- 24 -

- 24 -

(3) Panitia penilai Arsip sebagaimana dimaksud pada

ayat (1) berjumlah ganjil.

(4) Panitia penilai Arsip paling sedikit sebagaimana

dimaksud pada ayat (1) terdiri dari:

a. pimpinan Unit Kearsipan Perangkat Daerah

sebagai ketua merangkap anggota;

b. pimpinan Unit Pengolah yang Arsipnya akan

dimusnahkan sebagai anggota; dan

c. Arsiparis sebagai anggota.

Pasal 33

(1) Pelaksanaan pemusnahan Arsip sebagaimana

dimaksud dalam Pasal 31 ayat (5) huruf g harus:

a. dilakukan secara total sehingga fisik dan

informasi Arsip musnah dan tidak dapat

dikenali;

b. disaksikan oleh paling sedikit 2 (dua) pejabat

dari Perangkat Daerah yang menyelenggarakan

urusan pemerintahan di bidang hukum

dan/atau pengawasan; dan

c. disertai penandatanganan berita acara yang

memuat daftar Arsip yang dimusnahkan.


dimaksud pada ayat (1) memperhatikan ketentuan:

a. dilakukan secara total sehingga fisik dan

informasi Arsip musnah dan tidak dapat

dikenali;

b. disaksikan oleh sekurang-kurangnya 2 (dua)

pejabat dari unit kerja bidang hukum dan/atau

unit kerja pengawasan dari lingkungan Pencipta

Arsip yang bersangkutan; dan

c. disertai penandatanganan berita acara yang

memuat daftar Arsip yang dimusnahkan.

(3) Pelaksanaan pemusnahan sebagaimana dimaksud

pada ayat (1) dilakukan dengan membuat Berita

Acara Pemusnahan beserta Daftar Arsip Usul

Musnah yang dibuat rangkap 2 (dua).

- 25 -

- 25 -


ditandatangani oleh pimpinan Unit Kearsipan,

pimpinan Unit Pengolah yang Arsipnya akan

dimusnahkan, dan disaksikan sekurang-kurangnya

dari unit kerja bidang hukum dan unit kerja bidang

pengawasan.

Pasal 34

(1) Pemusnahan Arsip yang memiliki Retensi Arsip di

bawah 10 (sepuluh) tahun ditetapkan dengan

Keputusan Perangkat Daerah yang menciptakan

Arsip.

(2) Pemusnahan Arsip yang memiliki Retensi Arsip di

bawah 10 (sepuluh) tahun sebagaimana dimaksud

pada ayat (1) harus mendapat:

a. pertimbangan tertulis dari panitia penilai Arsip;

dan

b. persetujuan tertulis dari Wali Kota.


dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab Unit

Kearsipan Perangkat Daerah.

Pasal 35

(1) Pemusnahan Arsip yang memiliki retensi paling

singkat 10 (sepuluh) tahun ditetapkan dengan

Keputusan Wali Kota.

(2) Pemusnahan Arsip yang memiliki retensi paling

singkat 10 (sepuluh) tahun sebagaimana dimaksud

pada ayat (1) harus mendapat:

a. pertimbangan tertulis dari panitia penilai Arsip;

dan

b. persetujuan tertulis dari Kepala ANRI.


dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab

Perangkat Daerah yang menyelenggarakan urusan


- 26 -

- 26 -

Pasal 36

(1) Arsip yang tercipta dalam pelaksanaan pemusnahan

Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 31 ayat (5)

huruf g wajib disimpan oleh Pencipta Arsip yang

dimusnahkan.

(2) Arsip yang tercipta sebagaimana dimaksud pada ayat

(1) meliputi:

a. keputusan pembentukan panitia penilai Arsip;

b. notulen rapat panitia penilai Arsip pada saat

melakukan penilaian;

c. surat pertimbangan dari panitia penilai Arsip

kepada pimpinan Pencipta Arsip yang

menyatakan bahwa Arsip yang diusulkan

musnah dan telah memenuhi syarat untuk

dimusnahkan;

d. surat persetujuan dari pimpinan Pencipta Arsip;

e. keputusan pimpinan Pencipta Arsip tentang

penetapan pelaksanaan pemusnahan Arsip;

f. berita acara pemusnahan Arsip; dan

g. daftar Arsip yang dimusnahkan.

(3) Selain Arsip yang tercipta sebagaimana dimaksud

pada ayat (2), Pencipta Arsip yang dimusnahkan

wajib menyimpan surat persetujuan dari Kepala

ANRI untuk pemusnahan Arsip yang memiliki retensi

paling singkat 10 (sepuluh) tahun.

(4) Arsip yang tercipta sebagaimana dimaksud pada ayat

(1) diperlakukan sebagai Arsip Vital.

(5) Berita acara dan daftar Arsip yang dimusnahkan

sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf f dan

huruf g ditembuskan kepada Kepala ANRI.

Pasal 37

(1) Pencipta Arsip Wajib menyerahkan Arsip Statis

kepada Perangkat Daerah yang menyelenggarakan

urusan pemerintahan di bidang kearsipan.

- 27 -

- 27 -

(2) Arsip Statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

merupakan Arsip Statis yang:

a. memiliki nilai guna kesejarahan;

b. telah habis retensinya; dan/atau

c. berketerangan dipermanenkan sesuai JRA

Pencipta Arsip.

(3) Penyerahan Arsip Statis sebagaimana dimaksud

pada ayat (1) menjadi tanggung jawab pimpinan

Pencipta Arsip.

(4) Ketentuan lebih lanjut mengenai Penyerahan Arsip

Statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diatur

dengan Peraturan Wali Kota.

BAB VII

PENDANAAN

Pasal 38

(1) Pendanaan Pengelolaan Arsip Dinamis bersumber

dari APBD.

(2) Selain bersumber dari APBD sebagaimana dimaksud

pada ayat (1), pendanaan Pengelolaan Arsip Dinamis

dapat bersumber dari sumber lain yang sah dan

tidak mengikat sesuai dengan ketentuan peraturan

perundang-undangan.

BAB VIII

KETENTUAN LAIN-LAIN

Pasal 39

Bentuk format:

a. daftar berkas dan daftar isi berkas sebagaimana

dimaksud dalam Pasal 14 ayat (4);

b. daftar Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud dalam

Pasal 16 ayat (3)

c. berita acara Alih Media Arsip Dinamis dan Daftar

Arsip Dinamis yang dialih mediakan sebagaimana

dimaksud dalam Pasal 20 ayat (9) dan ayat (10)

- 28 -

- 28 -

d. berita acara dan daftar Arsip Inaktif sebagaimana

dimaksud dalam Pasal 29 ayat (4)

e. berita acara dan daftar Arsip Inaktif sebagaimana

dimaksud dalam Pasal 28 ayat (10)

f. daftar Arsip usul musnah sebagaimana dimaksud

dalam Pasal 30 ayat (1)

g. berita acara pemusnahan Arsip sebagaimana

dimaksud dalam Pasal 33 ayat (3),

tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak

terpisahkan dari Peraturan Wali Kota ini.

- 29 -

- 29 -

BAB IX

KETENTUAN PENUTUP

Pasal 40

Peraturan Wali Kota ini mulai berlaku pada tanggal

diundangkan.

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan

pengundangan Peraturan Wali Kota ini dengan

penempatannya dalam Berita Daerah Kota Cimahi.

Ditetapkan di Cimahi

pada tanggal 28 Juni 2019

WALI KOTA CIMAHI,

Ttd

AJAY MUHAMMAD PRIATNA

Diundangkan di Cimahi


- 30 -

- 30 -

LAMPIRAN : PERATURAN WALI KOTA CIMAHI

NOMOR : 28 Tahun 2019

TANGGAL : 28 Juni 2019

TENTANG : PEDOMAN PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

A. PENGELOLAAN ARSIP AKTIF

Format Daftar Arsip Aktif

DAFTAR ISI BERKAS

Unit Pengolah :

Nomor

Berkas

Nomor item

Arsip

Kode

klasifikasi

Uraian informasi

Arsip

Tgl. Jml. Keterangan

Petunjuk pengisian :

1. Nomor berkas : Nomor urut dari berkas Arsip Aktif

2. Nomor item Arsip : nomor item Arsip

3. Kode Klasifikasi : Kode klasifikasi Arsip

4. Uraian informasi Arsip : Deskripsi Arsip

5. Tgl. : tanggal Arsip

6. Jml. : Jumlah Arsip

7. Keterangan : Asli, fotocopy,tembusan,

baik, rusak, rusak berat

DAFTAR BERKAS

Unit Pengolah :

Nomor

Berkas

Kode

klasifikasi

Uraian informasi

Arsip

Kurun waktu Jml. Keterangan

Petunjuk pengisian : sama dengan keterangan yang di atas

- 31 -

- 31 -

B. PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF

Format Daftar Arsip Inaktif

Pencipta Arsip :

Unit Pengolah :

No.

Arsip

Kode

Klasifikasi

Uraian

Informasi

Arsip

Kurun

Waktu

Jumlah Tingkat

Perkembanga

n

Keterangan

1 2 3 4 5 6 7

Petunjuk pengisian :

1. Nomor Arsip : Nomor urut Arsip

2. Kode Klasifikasi : Kode klasifikasi Arsip

3. Uraian informasi Arsip : Deskripsi Arsip

4. Kurun waktu : Tahun Arsip

5. Jumlah : Jumlah Arsip

6. Tingkat perkembangan : Asli, fotocopy,tembusan

7. Keterangan : Kondisi Arsip (baik,rusak,rusak berat)

toh Berita Format Berita Acara Alih Media Arsip

Waktu

Pelaksanaan

Tempat

Pelaksanaan

Jenis Media Jumlah

Media

Keterangan

1 2 3 4 5

Pelaksana, Pimpinan Unit Pengolah,

- 32 -

- 32 -

Contoh:

Petunjuk Pengisian :

(1) Nomor : Berisi nomor urut jenis Arsip

(2) Kode Klasifikasi : Berisi tanda pengenal Arsip yang dapat membedakan

Arsip antara masalah yang satu dengan masalah yang lain

(3) Jenis/Series Arsip : Berisi jenis/series Arsip

(4) Tahun : Berisi tahun terciptanya Arsip

(5) Jumlah : Berisi jumlah Arsip dalam setiap jenis Arsip

(eksemplar/folder/ boks).

(6) Tingkat : Berisi tingkat perkembangan Arsip (asli/copy/tembusan).

Perkembangan Bila terdiri dari beberapa tingkat perkembangan

dicantumkan seluruhnya

(7) Nomor Boks : Berisi nomor yang memuat lokasi pada boks berapa jenis

Arsip disimpan

(8) Keterangan : Berisi kekhususan Arsip (kertas rapuh/berkas tidak

lengkap/lampiran tidak ada)

- 33 -

- 33 -

Contoh:

Contoh:

DAFTAR ARSIP USUL MUSNAH

NO JENIS

ARSIP

TAHUN JUMLAH TINGKAT

PERKEMBANGAN

KETERANGAN

Keterangan :

Nomor : berisi nomor urut

Jenis/Series Arsip : berisi jenis/series Arsip

Tahun : berisi tahun pembuatan Arsip

Jumlah : berisi jumlah Arsip

- 34 -

- 34 -

Tingkat

Perkembangan : berisi tingkatan keaslian Arsip (asli, copy, atau salinan)

Keterangan

: berisi informasi tentang kondisi Arsip (misalnya rusak/

Tidak lengkap/berbahasa asing/daerah

Contoh:

SURAT PERTIMBANGAN PANITIA PENILAI ARSIP

- 35 -

- 35 -

DAFTAR ARSIP VITAL

NO JENIS ARSIP UNIT

KERJA

KURUN

WAKTU

MEDIA JML JK.

SIMPAN

METODE

PERLINDUNGAN

LOKASI

SIMPAN

KET.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Daftar arsip vital yang telah disusun ditandatangani oleh ketua tim

Keterangan Daftar Arsip Vital :

1. Nomor : Diisi dengan nomor urut arsip vital

2. Jenis Arsip : Diisi dengan jenis arsip vital yang telah didata

3 Unit Kerja : Diisi dengan nama unit kerja asal arsip vital

4. Kurun Waktu : Diisi dengan tahun arsip vital tercipta

5. Media : Diisi dengan jenis media rekam arsip vital

6. Jumlah

:

Diisi dengan banyaknya arsip vital misal 1 berkas

7. Jangka

Simpan

: Diisi dengan batas waktu sebagai arsip vital

8. Metode

Perlindungan

:

Diisi dengan jenis metode perlindungan

sesuai dengan kebutuhan masing-masing

media rekam yang digunakan

9. Lokasi Simpan : Diisi dengan tempat arsip tersebut disimpan

10. Keterangan

: Diisi dengan informasi spesifik yang

belum/tidak adadalam kolom yang tersedia

- 36 -

- 36 -

Contoh : BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP

WALI KOTA CIMAHI,

Ttd

AJAY MUHAMMAD PRIATNA

Diundangkan di Cimahi


- 37 -

- 37 -

TAMBAHAN

BERITA DAERAH KOTA CIMAHI

PERATURAN WALI KOTA CIMAHI

NOMOR 28 TAHUN 2019

TENTANG

PEDOMAN PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

I. UMUM

Dalam rangka mempertahankan Negara Kesatuan Republik

Indonesia, Arsip sebagai bagian dan identitas bangsa berperan sebagai

salah satu sarana penyelematan wilayah Negara dan simpul pemersatu

bangsa. Oleh karena itu, Arsip perlu diselamatkan sebagai bukti rekaman

penyelenggaraan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

Peraturan Wali Kota ini merupakan kewenangan atribusi dari

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan

Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang

Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

Selanjutnya, untuk mewujudkan penyelenggaraan kearsipan daerah

yang komprehensif dan terpadu, kearsipan daerah perlu membangun

suatu sistem kearsipan daerah.

- 38 -

- 38 -

Sistem kearsipan daerah ini berfungsi untuk menjamin ketersediaan

Arsip yang autentik, utuh, terpercaya, dan mengidentifikasi keberadaan

Arsip yang memiliki keterkaitan informasi sebagai satu keutuhan

informasi.

Selain itu sistem informasi sebagai acuan dalam penyelenggaraan

kearsipan oleh lembaga kearsipan dan Pencipta Arsip, yang didukung oleh

sumber daya manusia, prasarana dan sarana serta sumber daya lain

sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Pembangunan kearsipan ini meliputi pengelolaan Arsip Dinamis,

dimana pada saat ini di Pemerintah Daerah Kota Cimahi belum terdapat

pedoman pengelolaan Arsip Dinamis.

Ruang lingkup Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis terdiri dari

Penciptaan Arsip, penggunaan Arsip, pemeliharaan Arsip, penyusutan

Arsip dan pendanaan pengelolaan Arsip.

II. PASAL DEMI PASAL

Pasal 1

Cukup jelas Pasal 2

Cukup jelas Pasal 3

Cukup jelas

Pasal 4 Cukup jelas

Pasal 5

Cukup jelas

- 39 -

- 39 -

Pasal 6

Cukup jelas

Pasal 7

Cukup jelas

Pasal 8

Cukup jelas

Pasal 9

Cukup jelas

Pasal 10 Cukup jelas


Pasal 12

Cukup jelas

Pasal 13

Cukup jelas Pasal 14

Cukup jelas

Pasal 15

Cukup jelas

Pasal 16

Cukup jelas



Pasal 19

Cukup jelas

- 40 -

- 40 -

Pasal 20

Cukup jelas

Pasal 21

Cukup jelas

Pasal 22

Cukup jelas

Pasal 23

Cukup jelas



Pasal 26



Cukup jelas

Pasal 29

Cukup jelas

Pasal 30

Cukup jelas

Pasal 31

Cukup jelas

Pasal 32

Cukup jelas


- 41 -

- 41 -


Pasal 35

Cukup jelas

Pasal 36

Cukup jelas

Pasal 37

Cukup jelas

Pasal 38

Cukup jelas



- 42 -

- 42 -

A. TAMBAHAN PENJELASAN PENGELOLAAN ARSIP VITAL

a. Identifikasi Dokumen/Arsip Vital Negara

Dalam pengelolaan, perlindungan, pengamanan dan

penyelamatan arsip vital hal yang sangat penting adalah bagaimana

instansi pemerintah melakukan penentuan arsip yang dikategorikan

menjadi arsip vital. Kegiatan penentuan ini haruslah dilakukan

dengan cara hati-hati dan cermat melalui prosedur yang sistematis.

Kesalahan dalam menentukan arsip vital atau bukan akan

menyebabkan kemungkinan instansi akan mengalami kerugian

karena yang dilindungi bukan arsip vital, karena itu perlu dibentuk

tim kerja. Kegiatan identifikasi meliputi kriteria arsip vital, analisis

organisasi, pendataan, pengolahan hasil pendataan, penentuan dan

pembuatan daftar arsip vital.

1) Pembentukan Tim Kerja

Keanggotaan tim kerja terdiri dari pejabat yang mewakili unit

kearsipan, unit hukum, unit pengawasan, unit pengelola asset dan

unit-unit lain yang potensial menghasilkan arsip vital.

2) Kriteria Arsip Vital Penentuan arsip vital didasarkan atas kriteria

sebagai berikut:

a. Merupakan prasyarat bagi keberadaan instansi, karena tidak

dapat digantikan dari aspek administrasi maupun legalitasnya;

b. Sangat dibutuhkan untuk menjamin kelangsungan operasional

kegiatan instansi karena berisi informasi yang digunakan

sebagai rekonstruksi apabila terjadi bencana;

- 43 -

- 43 -

c. Berfungsi sebagai bukti kepemilikan kekayaan (asset) instansi.

d. Berkaitan dengan kebijakan strategis instansi.

3) Langkah-langkah Kegiatan Identifikasi

1. Analisis Organisasi

Analisis organisasi dilakukan untuk menentukan unit-unit

kerja yang memiliki potensi menciptakan arsip vital. Analisis

organisasi dilakukan melalui pendekatan analisis fungsi dan

analisis substansi informasi:

a. Memahami struktur, tugas pokok dan fungsi organisasi

b. Mengidentifikasi fungsi-fungsi substansi dan fungsi fasilitatif

c. Mengidentifikasi unit-unit kerja yang melaksanakan tugas dan

fungsi yang menghasilkan arsip sesuai dengan kriteria arsip

vital

d. Mengidentifikasi substansi informasi arsip yang tercipta pada

unit-unit kerja potensial sebagai pencipta arsip vital.

e. Membuat daftar yang berisi arsip vital dan unit kerja pencipta.

2. Pendataan

Pendataan atau survai merupakan teknik pengumpulan data

tentang arsip vital. Pendataan ini dilakukan:

a. Pendataan dilakukan setelah analisis organisasi.

b. Pendataan dilakukan untuk mengetahui secara pasti

jenis-jenis arsip vital pada unit unit kerja yang potensial.

- 44 -

- 44 -

c. Pendataan menggunakan formulir yang berisi informasi:

organisasi pencipta dan unit kerja, jenis (series) arsip, media

simpan, sarana temu kembali, volume, periode (kurun waktu),

retensi, tingkat keaslian, sifat kerahasiaan, lokasi simpan,

sarana simpan, kondisi arsip, nama dan waktu pendataan.

3. Pengolahan Hasil Pendataan

Hasil pendataan arsip vital dari unit-unit kerja dilakukan

pengolahan oleh suatu tim yang dimaksudkan agar memperoleh

kepastian bahwa hasil identifikasi memenuhi kriteria yang telah

di tetapkan. Pengolahan dilakukan berdasarkan kriteria arsip

vital sebagaimana tersebut dalam huruf A tersebut diatas dengan

disertai analisis hukum dan analisis resiko, yaitu:

a. Analisis Hukum

Analisis hukum dilakukan dengan mengajukan pertanyaan:

1). Apakah arsip tersebut secara legal mengandung hak dan

kewajiban atas kepemilikan negara/warga negara?

2). Apakah hilangnya arsip tersebut dapat menimbulkan

tuntutan hukum terhadap individu atau organisasi?

3). Apakah arsip yang mendukung hak-hak hukum

individu/organisasi seandainya hilang duplikatnya harus

dikeluarkan dengan pernyataan dibawah sumpah.

b. Analisis Resiko

Analisis resiko dilakukan terhadap arsip-arsip yang tercipta

pada organisasi atau unit kerja yang dianggap vital melalui

cara penafsiran kemungkinan kerugian yang akan

ditimbulkan. Dalam rangka melakukan analisis resiko dapat

diajukan beberapa pertanyaan sebagai berikut:

- 45 -

- 45 -

1) Jika arsip ini tidak diketemukan (hilang/musnah) berapa

lama waktu yang dibutuhkan untuk merekonstruksi

informasi dan berapa biaya yang dibutuhkan oleh

organisasi?

2) Berapa lama waktu yang tidak produktif dengan tidak

adanya arsip yang bersangkutan dan berapa biaya yang

harus dikeluarkan oleh organisasi?

3) Berapa banyak kesempatan untuk memperoleh

keuntungan yang hilang dengan tidak diketemukannya

arsip vital ini?

4) Berapa besar kerugian yang dialami oleh organisasi dengan

tidak adanya arsip yang dibutuhkan?

4. Penentuan Arsip Vital

Penentuan arsip vital merupakan proses lanjutan dari

kegiatan pengolahan data. Sebelum melakukan penentuan arsip

vital terlebih dahulu dilakukan pengujian terhadap kesesuaian

antara kriteria arsip vital dengan hasil analisis organisasi dan

analisis hasil pendataan, sehingga dapat ditentukan jenis-jenis

arsip vital di instansi yang bersangkutan secara pasti.

Contoh arsip vital:

a. Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah

1) Kebijakan strategis (keputusan dan peraturan pimpinan

instansi pemerintah) selama masih berlaku

2) MOU dan perjanjian kerjasama yang strategis baik dalam

maupun luar negeri selama masih berlaku

3) Arsip asset negara (sertifikat tanah, BPKB, gambar gedung, dan

lain-lain)

- 46 -

- 46 -

4) Arsip hak paten dan copy right

5) Berkas perkara pengadilan

6) Personal file

7) Batas wilayah negara, antar Provinsi atau antar

Kabupaten/Kota

8) Dokumen pengelolaan keuangan negara

b. Peusahaan (BUMN/BUMD, Swasta)

1) Kebijakan perusahaan

2) RUPS

3) Dokumen asset perusahaan (sertifikat tanah, BPKB,

gambar gedung, blue print, dan lain-lain)

4) Akte pendirian

5) Risalah rapat Direksi/Komisaris

6) Gambar teknik

7) Piutang lancar (account receivable)

8) Saham/obligasi/surat berharga

9) Neraca rugi laba

c. Perbankan

1) Kebijakan perbankan

2) Dokumen nasabah

3) Dokumen kreditor termasuk agunan

4) RUPS

5) Risalah rapat Direksi

6) Dokumen desain system dan produk perbankan

7) Dokumen merger

8) Dokumen asset perusahaan/bank (sertifikat, BPKB,

gambar gedung, dan lain-lain)

- 47 -

- 47 -

d. Asuransi

1) Kebijakan di bidang asuransi

2) Akte pendirian perusahaan

3) Dokumen polis

4) RUPS

5) Risalah rapat Direksi

6) Dokumen asset perusahaan/bank (sertifikat, BPKB, gambar

gedung, dan lain-lain)

7) Dan sebagainya

e. Lembaga Pendidikan Tinggi

1) Arsip kemahasiswaan

2) Kurikulum

3) Hasil penelitian inovatif

4) Register mahasiswa

5) Arsip ijasah

6) Dan sebagainya

f. Rumah Sakit

Medical records (rekam medis)

Dengan demikian setiap instansi akan memiliki daftar arsip

vital yang bersifat spesifik di instansi masing-masing.

5. Penyusunan Daftar Arsip Vital

Setelah penentuan arsip vital, langkah selanjutnya adalah

menyusun daftar arsip vital yang berisi informasi tentang arsip

vital yang ada pada organisasi ke dalam bentuk formulir yang

memiliki kolom-kolom (terlampir di atas).

- 48 -

- 48 -

b). Penyelamatan Dan Pemulihan Arsip Vital

Penyelamatan dan pemulihan ( recovery ) arsip vital pasca bencana

atau musibah dilakukan dengan langkah-langkah :

1. Penyelamatan

Untuk menjaga kemungkinan kerusakan yang lebih parah

diperlukan langkah-langkah penyelamatan arsip vital pasca

musibah atau bencana sebagai berikut:

a. Mengevakuasi arsip vital yang terkena bencana dan memindahkan

ke tempat yang lebih aman.

b. Mengidentifikasi jenis arsip yang mengalami kerusakan, jumlah

dan tingkat kerusakannya dengan mengacu pada daftar arsip vital.

c. Memulihkan kondisi ( recovery ) baik untuk fisik arsip vitalnya

maupun tempat penyimpanannya yang dapat dilakukan dalam

bentuk rehabilitasi fisik arsip atau rekonstruksi bangunan.

2. Pemulihan ( Recovery )

1) Stabilisasi dan perlindungan arsip yang dievakuasi

Setelah terjadi bencana perlu segera mungkin dilakukan perbaikan

terhadap kerusakan struktur bangunan atau kebocoran.

Pengaturan stabilitas suhu udara dan kelembaban dapat

dikurangi dengan pengaturan sirkulasi udara atau menggunakan

kipas angin. Apabila seluruh bangunan mengalami kerusakan,

maka arsip yang sudah dievakuasi dan dipindahkan ke tempat

aman harus dijaga untuk mencegah kerusakan yang semakin

parah, karena dalam waktu 48 jam arsip tersebut akan ditumbuhi

jamur, yang kemudian akan segera membusuk dan hancur.

- 49 -

- 49 -

Sedangkan dalam musibah kebakaran, kerusakan terhadap arsip

dari jelaga, asap, racun api, suhu udara yang sangat tinggi dan

lain-lain, harus dinetralisir sesegera mungkin dengan cara

dijauhkan dari pusat bencana.

2) Penilaian tingkat kerusakan dan spesifikasi kebutuhan pemulihan

yang berkaitan dengan operasional penyelamatan

Penilaian dan pemeriksaaan terhadap tingkat kerusakan

dilakukan untuk menentukan jumlah dan jenis kerusakan, media

atau peralatan apa yang terpengaruh dan ikut rusak, peralatan

dan lain-lain termasuk memperhitungkan kebutuhan tenaga ahli

dan peralatan untuk melakukan operasi penyelamatan.

3) Pelaksanaan penyelamatan

a. Pelaksanaan penyelamatan dalam bencana besar

Penyelamatan arsip vital yang disebabkan oleh bencana

besar perlu dibentuk tim penyelamatan yang bertanggung jawab

mengevakuasi dan memindahkan arsip ke tempat yang aman

melakukan penilaian tingkat kerusakan, mengatur proses

penyelamatan termasuk tata caranya, pergantian shif, rotasi

pekerjaan, mekanisme komunikasi dengan pihak-pihak terkait

dan lain-lain.

b. Pelaksanaan penyelamatan bencana yang berskala kecil

Penyelamatan arsip vital yang disebabkan oleh bencana yang

berskala kecil cukup dilakukan oleh unit-unit fungsional dan

unit terkait. Misalnya musibah kebakaran yang terjadi di suatu

kantor maka pelaksanaan penyelamatan dilakukan oleh

- 50 -

- 50 -

unit kearsipan dibantu oleh unit keamanan dan unit pemilik

arsip.

c. Prosedur Pelaksanaan

Pelaksanaan penyelamatan arsip yang disebabkan oleh

bencana banjir dilakukan dengan cara:

a. Pengepakan yaitu kegiatan yang dilakukan sebelum

melakukan pemindahan arsip dari lokasi bencana ke tempat

yang lebih aman. Arsip yang terkena musibah sebelumnya

perlu dibungkus dan diikat (dipak) supaya tidak tercecer,

baru kemudian dipindahkan.

2) Pembersihan yaitu memilah dan membersihkan arsip secara

manual dari kotoran yang menempel pada arsip, kemudian

disiram dengan cairan alkohol atau thymol supaya kotoran

yang menempel pada arsip dapat terlepas dan arsipnya tidak

lengket.

3) Pembekuan yaitu mendinginkan sampai ke tingkat suhu

minus 40 derajat sehingga arsip mengalami pembekuan.

4) pengeringan yaitu mengeringkan menggunakan vacum

pengering atau kipas angin. Jangan dijemur dalam panas

matahari secara langsung.

5) Penggantian arsip yang ada salinannya yang berasal dari tempat

lain.

6) Pembuatan backup seluruh arsip yang sudah diselamatkan.

7) Memusnahkan arsip yang sudah rusak parah dengan membuat

Berita Acara.

- 51 -

- 51 -

Sedangkan untuk volume arsip yang sedikit, cukup dilakukan

dengan cara sederhana dengan tetap menjaga suhu udara antara

10 s/d 17 derajat celcius dan tingkat kelembaban antara 25 s/d 35

% Rh. Sedangkan penyelamatan arsip akibat musibah kebakaran

hanya dilakukan terhadap arsip yang secara fisik dan informasi

masih bisa dikenali. Pembersihan arsip dari asap atau jelaga

dilakukan dengan cara manual.

4. Prosedur penyimpanan kembali

Arsip yang telah dibersihkan dan dikeringkan disimpan

kembali ketempat yang bersih dengan suhu dan kelembaban yang

sesuai, dengan langkah-langkah:

a. Jika tempat penyimpanan arsip vital tidak mengalami

kerusakan maka ruangan tersebut dibersihkan terlebih dahulu.

b. Penempatan kembali peralatan penyimpanan arsip vital.

c. Penempatan kembali Arsip.

d. Arsip vital elektronik dalam bentuk disket, cartridge, CD dan

lain-lain disimpan ditempat tersendiri dan dilakukan format

ulang dan dibuat duplikasinya.

- 52 -

- 52 -

5. Evaluasi

Setelah selesai melakukan kegiatan pemulihan maka perlu

dilakukan evaluasi untuk mengetahui seberapa jauh tingkat

keberhasilan penyelamatan arsip vital dan penyusunan laporan.

Kegiatan evaluasi juga akan bermanfaat untuk mempersiapkan

kemungkinan adanya bencana di kemudian hari.

berita daerah kota cimahi tentang pedoman …

Documents