BUSINESS COMMUNICATION | REGULER 63B

Fransiska Andana OkasanawatiHastiyalianto Putra Pratama 13/36Hendry Sutrisno 13/360533/PEK/19047Singgih Pamungkas 13/360447/PEK/18973

CREATING GOODWILL: You-Attitude; Positive Emphasis; Reader Benefits.Hendri, Singgih, Pratama dan Okasanawati adalah empat orang sahabat yang menjalin persahabatan sejak SD. Kini mereka telah menjadi orang-orang sukses, Hendri seorang dosen bisnis yang handal di Universitas Cambridge, Pratama adalah seorang Presiden Direktur pada perusahaan jasa Fed Ex, Singgih merupakan Direktur pada HSBC, sedangkan Oka merupakan istri dari artis ibukota yang sedang naik daun kini menjadi sekretaris pribadi Pratama.Pada suatu waktu mereka refreshing dengan bermain golf di Merapi Golf Yogyakarta sambil membicarakan bisnis.

Goodwill adalah suatu perasaan positif yang dapat mendorong orang untuk menjaga hubungan bisnis. Kita sebagai pelaku bisnis dapat juga mendorong hubungan baik dengan berbagai pihak, seperti pelanggan, pemasok, dll dengan penyampaian pesan-pesan secara bersahabat atau catatan-catatan singkat, yang secara tidak langsung berkaitan dengan tujuan bisnis tertentu. Salah satu metode yang dapat dilakukan adalah dengan menggunakan gaya penulisan you-attitude. Gaya penulisan "you-attitude" sangat penting di dalam komunikasi bisnis. "You-attitude" merupakan gaya penulisan yang mengacu pada beberapa hal seperti: melihat sesuatu dari sisi pembaca menghormati kecerdasan pembaca melindungi ego pembaca serta, menegaskan apa yang ingin diketahui oleh pembaca.

You-attitude adalah cara kongkrit untuk menunjukkan empati dan merupakan dasar dari upaya persuasive. Terdapat 5 cara untuk mengaplikasikan gaya penulisan you-attitude di dalam kalimat, 5 cara tersebut adalah sebagai berikut:Bagaimana cara membuat you-attitude dalam kalimat?1. Bahas tentang audiens, bukan diri sendiri. Pembaca ingin mendapatkan manfaat dan harapan tertentu. Informasi yang diberikan harus memberikan pesan yang lengkap dan menarik. Contoh dalam kalimat: Kami akan mengirimkan pesanan Anda pada tanggal 21 September sore ini, dapat digantikan dengan kalimat: Dua lusin peralatan jagung seperti yang Anda pesan pada tanggal 21 September akan dikirimkan sore ini dan akan Anda terima pada tanggal 28 September.2. Merujuk terhadap permintaan pembaca atau pesanan tertentu, misalnya dalam kalimat: Pesanan Anda. lebih baik menggunakan kalimat Meja dan kursi yang Anda pesan.3. Jangan berbicara tentang perasaan, kecuali untuk mengungkapkan selamat dan simpati. Sesuaikan dengan perasaan pada situasi kebahagiaan ataupun kesedihan, misalnya dalam kalimat Anda pasti senang sekali ketika mendengar beasiswa Anda akan diteruskan lebih baik menggunakan kalimat you-attitude seperti Selamat! beasiswa Anda akan diteruskan.4. Dalam situasi yang positif, gunakanlah kata Anda secara lebih sering daripada Saya. Contoh dalam kalimat Kami menyediakan asuransi kesehatan bagi seluruh karyawan dapat menggunakan kalimat you-attitude seperti Anda mendapatkan asuransi kesehatan sebagai seorang karyawan.5. Dalam situasi yang negatif, hindari untuk menggunakan kata Anda. Untuk menghindari penyalahan pembaca, maka digunakan kata pasif atau ekspresi impersonal, misalnya dalam kalimat Anda tidak menandatangani cek lebih baik menggunakan kalimat you-attitude Cek Anda tiba tanpa sebuah tanda tangan atau Cek anda belum ditandatangani.

Apakah you-attitude berarti menggunakan kata Anda?Setiap pesan memang harus menggunakan you-attitude namun kalimat dan kata yang digunakan menyesuaikan dengan situasi. Dalam pesan positif fokus terhadap apa yang pembaca bisa lakukan, kemudian batasi penggunaan kata anda jika hendak mengkritisi pembaca atau untuk membatasi kebebasan pembaca. Dalam surat lamaran kerja gunakan you-attitude dengan menunjukkan apa yang bisa penulis bantu untuk memenuhi kebutuhan pembaca.

Jika saya telah merivisi kalimat saya menggunakan you-attitude, apa hal lain yang harus diperhatikan?Periksa kembali isi/content dan organisasi suratnya serta berilah perhatian terhadap apa yang ingin diketahui oleh pembaca.

MODUL 7: POSITIVE EMPHASISBagaimana saya menyusun positive emphasis?1. Hindari penggunaan kata-kata yang negatif atau yang berkonotasi negative, misalnya jangan, buruk, jelek, salah, hilang, tolak. Contoh kalimat: Jangan lupa kunci pintu sebelum pergi, sebaiknya gunakan kalimat: Selalu kunci pintu sebelum pergi.2. Fokus terhadap apa yang pembaca dapat lakukan bukan kepada yang tidak dapat dilakukan oleh pembaca. Contoh: Kami tidak mengizinkan anda untuk menggunakan kartu kredit anda lebih dari 10 juta., sebaiknya gunakan kalimat: Anda dapat menggunakan kartu kredit anda di banyak tempat hingga senilai 10 juta3. Menyesuaikan informasi yang negatif dengan cara memberikan alasan atau dihubungkan dengan reader benefit bagi pembaca. Contoh dalam kalimat: Kami tidak dapat menjual komputer kurang dari 10 unit maka kalimat tersebut dapat digantikan dengan Untuk mengurangi biaya kemasan dan membantu konsumen menghemat biaya kirim, kami hanya menjual komputer sebanyak 10 unit atau lebih.4. Jika hal yang negatif sangat tidak penting, diabaikan saja.5. Letakkan informasi negatif ditengah dan sampaikan secara padat.

Mengapa saya harus memperhatikan intonasi, kesopanan dan tenaga/kekuatan dalam kalimat?Supaya tidak menyinggung perasaan orang lain, karena tidak ada yang suka jika berurusan dengan orang yang kasar, pemilihan kata-kata yang kurang tepat dapat menyinggung perasaan orang lain, terlepas dari hal tersebut disengaja maupun tidak disengaja.

Jika harus meminta maaf, bagaimana cara meminta maaf dengan baik?Lakukan permintaan maaf tersebut dengan segera, secara singkat dan dengan tulus.

MODUL 8: READER BENEFITSReader benefits adalah manfaat atau keuntungan yang diperoleh oleh pembaca melalui menggunakan jasa layanan, membeli produk, mengikuti kebijakan dan mengadaptasi ide dari pemberi manfaat. Reader benefits tersebut sangat bermanfaat baik dalam pesan informatif maupun yang persuasif. Dalam pesan informatif, reader benefits memberi alasan untuk terhadap kebijakan yang disampaikan serta memberi sugesti bahwa kebijakan tersebut bagus. Di dalam pesan persuasif, reader benefits memberi alasan untuk bertindak dan mencegah penolakan pembaca. Karakteristik reader benefits yang bagus antara lain diadaptasi dari audiens, berdasarkan keuntungan intrinsik, didukung oleh logika yang jelas dan dapat dijelaskan dengan detail yang mencukupi, dan dalam kalimat frase you-attitude.

Bagaimana cara mengidentifikasi reader benefits?Untuk mengidentifikasi reader benefits dapat dilakukan dengan brainstorming dengan langkah-langkah sebagai berikut:1. Pikirkan tentang perasaan, ketakutan dan kebutuhan yang mungkin memotivasi pembaca, kemudian identifikasi fitur-fitur apa saja yang dapat di terapkan di dalam produk atau kebijakan untuk memenuhi kebutuhan tersebut.2. Identifikasi tujuan dari fitur-fitur produk atau kebijakan, kemudian pikirkan bagaimana fitur-fitur tersebut dapat memberikan manfaat.

Seberapa detail benefits yang seharusnya?Menggunakan detail yang kuat serta jelas, untuk mengembangkannya gunakan kalimat yang singkat.

Bagaimana saya memutuskan benefits mana yang akan saya gunakan?Menggunakan prinsip dalam memilih reader benefits antara lain1. Menggunakan setidaknya satu benefit untuk setiap bagian2. Menggunakan manfaat yang intrinsik.3. Menggunakan manfaat yang sepenuhnya dapat dikembangkan.

Apalagi yang dibutuhkan dalam reader benefits?Perhatikan kembali you-attitude