BADAN PENGELOLA KEUANGAN DAN DAERAH

PEMERINTAH PROVINSI DKI JAKARTA

http:// ehibahbansosdki.jakarta.go.id

Versi.2 /2017

2

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI .................................................................................................................................................. 2

DAFTAR GAMBAR ....................................................................................................................................... 3

1. PENDAHULUAN................................................................................................................................... 6

2. WEBSITE EHIBAHBANSOS DKI ............................................................................................................. 7

2.1 ALAMAT WEB EHIBAHBANSOS ..................................................................................................... 7

2.2 REKOMENDASI BROWSER ............................................................................................................ 7

2.3 BERANDA (UPDATE 2017) ............................................................................................................... 7

2.3.1 Halaman Beranda ................................................................................................................ 7

2.3.2 Prosedur Tahapan ................................................................................................................ 9

2.3.3 Rekap Proses ...................................................................................................................... 10

2.3.4 Tanya Jawab ...................................................................................................................... 11

2.3.5 Testimonial ........................................................................................................................ 12

2.3.6 Kontak Kami ....................................................................................................................... 13

2.3.7 Hotline & Akun Sosial Media .............................................................................................. 14

2.3.8 Download........................................................................................................................... 14

2.3.9 Berita ................................................................................................................................. 15

2.4 PENCARIAN (UPDATE 2017) .......................................................................................................... 16

2.4.1 Memulai Pencarian ............................................................................................................ 18

2.4.2 Melihat Detil Hasil Pencarian ............................................................................................. 20

2.5 LAPORAN (UPDATE 2017)............................................................................................................. 21

2.5.1 Penjelasan Prosedur Laporan 2016 ..................................................................................... 21

2.5.2 Form Lapor 2016 ................................................................................................................ 22

2.5.3 Update Menu Laporan Realisasi 2017 (fitur baru 2017) ...................................................... 22

3. APLIKASI PENGELOLAAN EHIBAHBANSOS DKI .................................................................................. 23

3.1 LOGIN LEMBAGA ........................................................................................................................ 24

3.1.1 Login Lembaga (update 2017) ............................................................................................ 24

3.1.2 Notifikasi Popup Kelengkapan Data (fitur baru 2017) ......................................................... 26

3.1.3 Dashboard Lembaga (update 2017) ................................................................................... 27

3.1.4 Input Detil Data Lembaga (update 2017) ............................................................................ 28

3

3.1.4.1 Memperbarui Data lembaga ....................................................................................................................... 30 3.1.4.2 Melengkapi Persyaratan Dokumen .............................................................................................................. 33

3.1.5 Input dan Ajukan Proposal (update 2017) ........................................................................... 35

3.1.6 Input RAB ........................................................................................................................... 39 3.1.6.1 Input Kegiatan Rencana Penggunaan Bantuan ............................................................................................. 39 3.1.6.2 Input Rincian Anggaran dan Biaya (RAB) ..................................................................................................... 41

3.1.7 Cetak Bukti Pengiriman (fitur baru 2017) ............................................................................ 43

3.1.8 Pantau Progres dan Koreksi Proposal (fitur baru 2017) ....................................................... 44

3.1.9 Logout Lembaga ................................................................................................................ 45

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Halaman Beranda 2016 ............................................................................................... 8

Gambar 2. Update Halaman Beranda 2017 .................................................................................. 8

Gambar 3. Prosedur Tahapan 2016 .............................................................................................. 9

Gambar 4. Update Prosedur tahapan 2017 ................................................................................... 9

Gambar 5. Rekap Penerima Bantuan 2016 ................................................................................. 10

Gambar 6. Update Rekap Proses 2017 ....................................................................................... 10

Gambar 7. Daftar Tanya Jawab 2016 .......................................................................................... 11

Gambar 8. Update Daftar Tanya Jawab 2017 ............................................................................. 11

Gambar 9. Testimonial 2016 ....................................................................................................... 12

Gambar 10. Update Testimonial 2017 ........................................................................................ 12

Gambar 11. Kontak kami 2016 .................................................................................................... 13

Gambar 12. Update Kontak BPKD 2017 ..................................................................................... 13

Gambar 13. Hotline & Akun sosial media .................................................................................... 14

Gambar 14. Halaman Download 2016........................................................................................ 14

Gambar 15. Update halaman Download 2017 ............................................................................. 15

Gambar 16. Link berita 2016 ....................................................................................................... 15

Gambar 17. Update link berita ehibah 2017 ................................................................................ 16

Gambar 18. Menu Pencarian 2016 .............................................................................................. 17

4

Gambar 19. Update Menu Pencarian 2017 ................................................................................. 17

Gambar 20. Form Pencarian data 2016 ...................................................................................... 18

Gambar 21. Update Form Pencarian 2017 .................................................................................. 19

Gambar 22. Detil Data Lembaga 2016 ........................................................................................ 20

Gambar 23. Penjelasan Prosedur laporan 2016 .......................................................................... 21

Gambar 24. Form Lapor 2016 ..................................................................................................... 22

Gambar 25 Update halaman Laporan Realisasi 2017 ................................................................. 22

Gambar 26. Halaman Login 2016................................................................................................ 23

Gambar 27. Update Halaman Login 2017 ................................................................................... 24

Gambar 120. Login Lembaga 2016 ............................................................................................. 25

Gambar 121. Update Login lembaga 2017 .................................................................................. 25

Gambar 122. Notifikasi popup kelengkapan data ........................................................................ 26

Gambar 123. Contoh pengisian kelengkapan data ...................................................................... 27

Gambar 124. Dashboard user Lembaga 2016............................................................................. 27

Gambar 125. Update tampilan dashboard lembaga 2017............................................................ 28

Gambar 126. Tampilan Detil Data lembaga 2016 ........................................................................ 28

Gambar 127. Tampilan detil data lembaga 2017 ......................................................................... 30

Gambar 128. Memperbaiki Detil Lembaga .................................................................................. 31

Gambar 129. Update data lembaga 2016 .................................................................................... 31

Gambar 130. Tampilan update data lembaga 2017 ..................................................................... 33

Gambar 131. Daftar Dokumen yang harus diupload 2016 ........................................................... 33

Gambar 132. Tampilan Reupload Berkas 2017 ........................................................................... 34

Gambar 133. Upload scan dokumen ........................................................................................... 34

Gambar 134. Cek berkas yang sudah berhasil diupload ............................................................. 35

Gambar 135. Tampilan periode tahapan proposal 2017-08-08 .................................................... 35

Gambar 136. Halaman Rekap proposal 2016.............................................................................. 36

Gambar 137. Form isian Proposal ............................................................................................... 36

5

Gambar 138. Rekap Hasil Input proposal .................................................................................... 37

Gambar 139. Tampilan Detil informasi Proposal ......................................................................... 38

Gambar 140. Tab isi rencana penggunaan dan RAB .................................................................. 39

Gambar 141. Tombol rencana penggunaan bantuan .................................................................. 39

Gambar 142. Input Kegiatan Rencana Penggunaan Bantuan ..................................................... 40

Gambar 143. Hasil Input Kegiatan Rencana Penggunaan Bantuan ............................................ 40

Gambar 144. Melengkapi RAB Rencana Penggunaan Bantuan .................................................. 41

Gambar 145. Tombol Buat Rincian Anggaran & Biaya (RAB) ..................................................... 41

Gambar 146. Form Input Detil RAB ............................................................................................. 42

Gambar 147. Rekap Detil RAB .................................................................................................... 42

Gambar 148. Contoh email bukti kirim proposal .......................................................................... 43

Gambar 149. Tombol kirim ulang bukti proposal ......................................................................... 43

Gambar 150. Pantau ceklist administrasi oleh SKPD Koordinator ............................................... 44

Gambar 151. Pantau Progress proposal ..................................................................................... 45

Gambar 152. Logout akun lembaga ............................................................................................ 45

6

1. PENDAHULUAN

Dengan semakin besarnya volume pelaksanaan kegiatan pengelolaan Belanja Hibah,

Bantuan Sosial dan Bantuan Keuangan yang Bersumber dari Anggaran Pendapatan dan

Belanja Daerah Pemerintah Provinsi DKI Jakarta yang menjadi tugas dan fungsi BPKAD

selaku PPKD, maka tingkat kerumitan proses penyusunan anggaran Belanja Hibah, Bantuan

Sosial dan Bantuan Keuangan juga meningkat.

Sistem ehibahbansos Provinsi DKI Jakarta dibangun dengan tujuan untuk terciptanya

efisiensi proses, perbaikan prosedur, peningkatan transparansi dan akuntabilitas belanja

hibah, bantuan sosial dan bantuan keuangan pada Pemerintah Provinsi DKI Jakarta

Secara garis besar sistem ehibahbansosdki terbagi dalam dua bagian yakni :

1. Websiste eHibahbansos DKI Merupakan informasi yang ditujukan untuk masyarakat umum terkait prosedur, aturan,

proses, data sampai ke pelaporan di lapangan. Website ini dapat diakses tanpa

memerlukan login khusus.

2. Aplikasi Pengelolaan eHibahBansos DKI Bagian kedua adalah aplikasi pengelolaan eHibahBansos, aplikasi ini diakses secara

terbatas dengan login khusus. Diperuntukkan bagi pemegang peran pengelolaan

proses ehibah bansos berdasarkan pergub antara lain : PPKD, SKPD koordinator dan

Lembaga yang terdaftar.

Dengan dibangunnya aplikasi eHibahbansos ini maka manfaat yang diharapkan adalah

tersedianya data hibah, bansos dan bantuan keuangan yang handal, serta keterbukaan

informasi publik tentang hibah, bansos dan bantuan keuangan sehingga tercipta peran aktif

pemerintah dan masyarakat dalam mewujudkan good goverment governance demi

masyarakat DKI Jakarta yang berkeadilan sosial.

Dalam buku manual penggunaan ehibah bansos 2017 ini kami akan menampilkan

pengembangan yang dilakukkan pada tahun ini dibandingkan dengan aplikasi yang sudah

dibangun sebelumnya pada tahun 2016 lalu sebagai bukti pengembangan yang berjalan.

7

2. WEBSITE EHIBAHBANSOS DKI

2.1 ALAMAT WEB EHIBAHBANSOS

Aplikasi ehibahbansos dibangun dengan aplikasi berbasiskan website yang dapat diakses

secara online di alamat resmi, adapun untuk alamatnya tetap tidak berubah dari tahun 2016

maupun 2017 ini yaitu di alamat url :

http://ehibahbansosdki.jakarta.go.id/

2.2 REKOMENDASI BROWSER

Aplikasi ini didesain dan juga dikembangkan untuk lebih optimal tampil di browser versi

dekstop mengingat secara fungsinya adalah untuk proses input dan pengolahan data.

Namun demikian aplikasi ini juda didesain dengan template website yang mobile friendly

sehingga dapat anda buka di browser versi mobile tanpa banyak terkurangi performanya

Adapun broses yang kami rekomendasikan adalah dengan browser yang umum digunakan

antaral lain Chrome, Mozila Firefox, Internet Explorer, dan Safari dengan versi yang terakhir

serta optimal diset dengan tampilan dekstop 1024 x 768 pixel

2.3 BERANDA (update 2017)

2.3.1 Halaman Beranda

Pertama kali anda mengakses aplikasi ini maka akan dibawa pada halaman Beranda seperti

gambar dibawah. Halaman ini menampillkan gambar utama serta tutorial penggunaan

aplikasi. Dalam halaman ini juga terdapat beberapa penjelasan yang dikemas dalam bentuk

submenu yang dapat Anda jelajahi lebih jauh.

8

Gambar 1. Halaman Beranda 2016

Dalam pengembangan 2017 ini maka halaman beranda kita kembangkan agar lebih optimal

secara fungsi dan tampilan yakni dengan mengganti gambar dengan Info terkini di sebelah

kiri dan juga menyertakan video tutorial yang sudah jadi di sebelah kanan seperti gambar

dibawah ini

Gambar 2. Update Halaman Beranda 2017

9

2.3.2 Prosedur Tahapan

Prosedur tahapan menjelaskan alur proses ehibahbansos yang harus dipatuhi sesuai dengan

aturan yang berlaku.

Gambar 3. Prosedur Tahapan 2016

Adapun prosedur tahapan ini juga mengalami revisi dari prosedur sebelumnya yang sifatnya

hanya penyempurnaan alur berdasarkan pergub dan juga kebijakan yang berjalan di tahun

2017 ini :

Gambar 4. Update Prosedur tahapan 2017

10

2.3.3 Rekap Proses

Setelah prosedur tahapan maka selanjutnya adan dapat melihat rekap proses penerima hibah

bansos. Data ini diupdate dengan periode tahunan, adapun rekap 2016 menampilkan

informasi penerima tahun 2016, proses tahun 2017 dan pengajuan 2017

Gambar 5. Rekap Penerima Bantuan 2016

Sedakang Rekap proses 2017 menampilkan informasi penerima tahun 2017, proses tahun

2018 dan pengajuan 2019

Gambar 6. Update Rekap Proses 2017

11

2.3.4 Tanya Jawab

Untuk memperjelas proses dan aturan hibah bansos maka kami sediakan menu khusus daftar

pertanyaan dan jawaban yang paling sering diajukan (Frequently Asked Question/FAQ)

Gambar 7. Daftar Tanya Jawab 2016

Dalam pengembangan 2017 ini beberapa poin detil FAQ ada yang diupdate dari BPKD

sebagai bentuk pengembangan, baik dari sisi pertanyaan maupun jawaban, salah satunya

terkait penyesuaian dengan aturan pergub ehibahbansos yang berlaku :

Gambar 8. Update Daftar Tanya Jawab 2017

12

2.3.5 Testimonial

Beberapa testimonial dari penerima hibah bansos juga kami sertakan dalam halaman ini

Gambar 9. Testimonial 2016

Sedangkan untuk pengembangan 2017 tidak banyak yang berubah dari fitur ini hanya kami

tambahkan beberapa testimonial baru dari lembaga penerima ehibah tahun ini.

Gambar 10. Update Testimonial 2017

13

2.3.6 Kontak Kami

Jika terdapat pertanyaan yang belum terjawab, usulan maupun kritikan terhadap proses hibah

bansos dapat diajukan melalui form yang tersedia di kontak kami

Gambar 11. Kontak kami 2016

Adapun untuk tahun 2017 ini halaman kontak kami mengalami update terkait dengan

perubahan nama instansi BPKAD menjadi BPKD dengan menghilangkan kata Aset sebagai

berikut.

Gambar 12. Update Kontak BPKD 2017

14

2.3.7 Hotline & Akun Sosial Media

Untuk menunjang layanan ehibahbansos maka disediakan telp hotline dan juga akun social

media twitter dan facebook ehibahbansosdki. Pada fitur ini tidak ada perubahan di 2017

karena masih sama dengan 2016

Gambar 13. Hotline & Akun sosial media

2.3.8 Download

Dalam menu download disajikan daftar peraturan terkait hibah bansos provinsi DKI Jakarta

yang dapat didownload dan dipelajari secara langsung.

Gambar 14. Halaman Download 2016

Adapun pengembangan di 2017 in adalah pada perubahan alama BPKD dan juga

penambahan file – file yang dapat didownload sebagai berkut :

15

Gambar 15. Update halaman Download 2017

2.3.9 Berita

Untuk melengkapi informasi ehibahbansos juga dilampirkan link update berita yang

mengambil informasi dari website resmi BPKAD di alamat http://bpkad.jakarta.go.id

Gambar 16. Link berita 2016

16

Adapun untuk tahun 2017 ini link dan halaman website BPKD pun juga mengalami update ke

alamat http://bpkd.jakarta.go.id dengan tampilan sebagai berikut :

Gambar 17. Update link berita ehibah 2017

2.4 PENCARIAN (update 2017)

Berikutnya adalah menu Pencarian. Menu ini disediakan secara khusus untuk memungkinan

pencarian data hibahbansos dengan menggunakan beberap filter yang disediakan seperti

tahun anggaran, lokasi, nama lembaga, judul proposal dan kisaran anggaran.

Selain itu jika terdapat data lokasi maka hasil pencarian tersebut juga akan ditampilkan dalam

bentuk geotagging lokasi dalam peta disamping kanan

17

Gambar 18. Menu Pencarian 2016

Adapun update yang dilakukan pada tahun 2017 ini adalah dengan menghilangkan filter judul

proposal dan anggaran. Dua field ini dihilangkan karena membuat user bingung dia mencari

lembaga dulu atau proposal dulu, dan hal ini tidak bisa dilakukan secara bersamaan karena

struktur data proposal ada di bawah lembaga maka langkahnya cukup dengan mencari nama

lembaganya saja baru kemudian dicari history proposalnya

Gambar 19. Update Menu Pencarian 2017

18

2.4.1 Memulai Pencarian

Untuk melakukan pencarian silahkan untuk memilih/mengisikan field yang disediakan sesuai

dengan variable yang ingin dicari seperti contoh form berikut :

Gambar 20. Form Pencarian data 2016

Jika sudah ditemukan data yang dicari makan untuk bisa melihat detil data tersebut silahkan

untuk klik tombol

Sedangkan untuk update 2017 ada pembatasan periode pencarian data mulai tahun 2017

saja, selain penyesuaian field pencarian sesuai penjelasan sebelumnya diatas.

19

Gambar 21. Update Form Pencarian 2017

20

2.4.2 Melihat Detil Hasil Pencarian

Detil data lembaga didesain untuk dapat memberikan informasi sedetil mungkin, namun

demikian dikarenakan ini merupakan format baru maka untuk data – data lama masih banyak

yang kosong dan perlu untuk dapat dilengkapi lagi. Pada tahun 2017 ini data lembaga

sebagian besar sudah sesuai dan sudah mencantumkan beberapa foto pelengkapnya.

Gambar 22. Detil Data Lembaga 2016

21

2.5 LAPORAN (Update 2017)

Tidak menutup kemungkinan bahwasanya dalam kondisi dilapangan ditemukan adanya

penyimpangan penggunaan dana hibah bansos tidak sesuai dengan yang diajukan. Maka

dari itu dalam aplikasi ini juga mengakomodir proses pelaporan masyarakat di menu

LAPORAN pada ehibah 2016 lalu,

Namun pada ehibah 2017 ini fitur pelaporan ini diganti dengan fitur LAPORAN REALISASI,

hal ini dengan pertimbangan bahwa tim yang menangani/menerima laporan masyrakat ini

belum sepenuhnya siap di internal BPKD dan informasi yang dibutuhkan lebih kepada laporan

realisasi ehibah tahun sebelumnya.

2.5.1 Penjelasan Prosedur Laporan 2016

Gambar 23. Penjelasan Prosedur laporan 2016

22

2.5.2 Form Lapor 2016

Gambar 24. Form Lapor 2016

2.5.3 Update Menu Laporan Realisasi 2017 (fitur baru 2017)

Gambar 25 Update halaman Laporan Realisasi 2017

23

3. APLIKASI PENGELOLAAN EHIBAHBANSOS DKI

Sebagaimana diterangkan dalam bagian pendahuluan, selain website yang dapat diakses

secara umum terdapat pula Aplikasi Pengelolaan eHibahbansos yang diakses secara

terbatas dengan menggunakan login khusus sesuai dengan peran yang ditetapkan dalam

Peraturan Gubernur terkait Hibah Bansos.

Adapun halaman login ini dapat diakses dari menu login yang ada diwebsite ehibah.

Pada halaman login tahun 2016 masih diakomodir link DAFTAR SEKARANG, link ini

digunakan untuk untuk pendaftar user yang belum mempunyai akun di ehibah. Selain itu

untuk info yang tampil juga terdiri dari informasi cara mendapatkan akun dan siapa yang

berhak mendapatkan akun

Gambar 26. Halaman Login 2016

Sedangkan untuk tahun 2017 ini pada halaman login dilakukan update dengan

menghilangkan tombol DAFTAR SEKARANG dan juga mengupdate informasi yang tampil

berupa pengumuman dan cara mendapatkan akun yang baru. Kebijakan login 2017 ini untuk

mendapatkan login tidak bisa mendaftar sendiri tapi dipersilahkan untuk datang langsung ke

SKPD koordinator dengan membawa kelengkapan data Lembaga dan berkas proposal.

Selanjutnya Anda akan didaftarkan di Sistem eHibahbansos dan dapat melengkapi data

secara mandiri serta mengajukan proposal secara online.

24

Gambar 27. Update Halaman Login 2017

Adapun untuk login aplikasi pengelolaan ehibah ini dibagi menjadi 3 jenis login sesuai dengan

peran masing – masing usernya yaitu :

1. Login Pejabat Pengelola Keuangan Daerah (PPKD)

2. Login SKPD Koordinator

3. Login Lembaga

3.1 LOGIN LEMBAGA

Fungsi utama dari login Lembaga adalah :

1. Notifikasi popup Kelengkapan Data (fitur baru 2017)

2. Dashboard lembaga (update 2017)

3. Input detil data lembaga (update 2017)

4. Input dan pengajuan Proposal (update 2017)

5. Input RAB (fitur baru 2017)

6. Cetak bukti pengiriman (fitur baru 2017)

7. Pantau dan koreksi proposal (fitur baru 2017)

3.1.1 Login Lembaga (update 2017)

Berdasarkan login yang sudah diberikan oleh SKPD koordinator maka lembaga wajib untuk

melakukan login ke sistem ehibahbansor guna melengkapi biodata lembaga dan proposal

secara digital.

25

Sama seperti halaman login yang lain maka halaman login lembaga juga mengalami update

terkait informasi yang tampil di samping kanan login. Selain itu secara data user juga terdapat

update yang siginifikan antara aplikasi versi 2016 dibandingkan dengan versi 2017.

Gambar 28. Login Lembaga 2016

Gambar 29. Update Login lembaga 2017

26

3.1.2 Notifikasi Popup Kelengkapan Data (fitur baru 2017)

Setelah lembaga berhasil login maka yang pertama ditampilkan adalah notifikasi berbentuk

jendela yang muncul di tengah (pop up) terkait dengan data – data yang harus dilengkapi. Ini

merupakan fitur baru 2017 dimana awalnya dipicu pada kebutuhan kelengkapan data yang

belum diminta pada proses sebelumnya sehingga harus diinput kemudian. Contoh

kelengkapan data tambahan tersebut antara lain nomor/tanggal proposal serta upload surat

pernyataan tanggung jawab.

Gambar 30. Notifikasi popup kelengkapan data

Hanya data yang masih kosong saja yang akan nampil link nya dalam notifikasi popup, bila

data terisi maka notifikasi tidak akan tampil.

Demikian juga untuk data yang bisa diisikan hanya data yang diminta sehingga data yang lain

akan berlaku hanya bisa dilihat tapi tidak bisa diedit seperti gambar dibawah ini :

27

Gambar 31. Contoh pengisian kelengkapan data

Pola ini masih diperlukan mengingat proses pelaksanaan ehibahbansos dijalankan bersama

dengan pengembagnan aplikasi dan juga pemetaan bisnis proses. Sehingga sangat

dimungkinkan ada beberapa data yang diperlukan kemudian dan harus dilengkapi meski

proses tahapannya sudah selesai.

3.1.3 Dashboard Lembaga (update 2017)

Pada dashboard lembaga ini yang ditampilkan adalah jumlah dan status proposal yang

diajukan. Dalam dashboard 2016 tampilanya masih cukup sederhana seperti gambar

dibawah ini.

Gambar 32. Dashboard user Lembaga 2016

Tampilan dashboard lembaga ini kemudian mendapatkan pengembangan pada update yang

dilakukan tahun 2017 ini dengan menampilkan status proposal per periode seperti gambar

dibawah ini.

28

Gambar 33. Update tampilan dashboard lembaga 2017

3.1.4 Input Detil Data Lembaga (update 2017)

Tugas utama dari login lembaga ini ada 2 hal yakni input data lembaga dan input data

proposal. Untuk memulai melengkapi input data lembaga maka user lembaga dapat mengklik

menu lembaga.

Pada fitur terdapat beberapa update yang dilakukan pada tahun 2017 ini terutama terkait detil

informasi yang diinput serta layout dari tampilan hasil input data lembaga sebagaimana bisa

dilihat dalam gambar dibawah ini.

Gambar 34. Tampilan Detil Data lembaga 2016

Sedangkan tampilan update data lembaga tahun 2017 dapat dilihat pada capture form

berikut :

29

30

Gambar 35. Tampilan detil data lembaga 2017

3.1.4.1 Memperbarui Data lembaga

Untuk memperbarui data lembaga silahkan klik di jendela detil lembaga

31

Gambar 36. Memperbaiki Detil Lembaga

Berikutnya akan muncul data lengkap lembaga masing – masing, silahkan diupdate data yang

ingin disesuaikan kemudian klik simpan

Gambar 37. Update data lembaga 2016

Sedangkan untuk update tahun 2017 ini tampilan form input data lembaga juga diupdate

dengan tampilan sebagai berikut :

32

33

Gambar 38. Tampilan update data lembaga 2017

3.1.4.2 Melengkapi Persyaratan Dokumen

Setelah data lengkap terisi maka langkah berikutnya yang dilakukan lembaga adalah

mengupload kelengkapa dokumen lembaga. Berkas yang diupload merupakan hasil

scan/foto dokumen.

Gambar 39. Daftar Dokumen yang harus diupload 2016

Contoh untuk upload silahkan klik

34

Sedangkan untuk tampilan 2017 fitur upload ini terintegrasi dengan form detil data lembaga

sebagaimana tampilan berikut ini :

Gambar 40. Tampilan Reupload Berkas 2017

Kemudian akan muncul jendela seperti dibawah ini, klik untuk upload berkas

Gambar 41. Upload scan dokumen

Jika sudah selesai klik

Maka berkas yang sudah terupload akan muncul dalam daftar yang kosong sebelumnya telah

terisi.

35

Gambar 42. Cek berkas yang sudah berhasil diupload

3.1.5 Input dan Ajukan Proposal (update 2017)

Hal yang tidak kalah penting adalah proses pengajuan dokumen proposal. Meskipun lembaga

bisa membuat lebih dari satu proposal namun hanya satu proposal yang bisa dikirimkan oleh

lembaga ke SKPD kooordinator pada satu periode pengajuan.

Untuk memulai menginput dan mengajukan proposal silahkan klik menu Proposal

Pada tampilan 2017 akan tampil periode pengajuan yang dapat dipilih :

Gambar 43. Tampilan periode tahapan proposal 2017-08-08

36

Gambar 44. Halaman Rekap proposal 2016

Untuk memulai input proposal silahkan klik

Berikutnya akan muncul kelengkapan data form sesuai dengan yang diminta dalam pergub

hibahbansos sebagai berikut :

Gambar 45. Form isian Proposal

Jika sudah selsai silahkan klik

Maka data propsal akan tersimpan dalam tabel rekap didepan

37

Gambar 46. Rekap Hasil Input proposal

Untuk melihat detil hasil input proposal dapat klik tombol lihat dan akan muncul tampilan

sebagai berikut :

38

Gambar 47. Tampilan Detil informasi Proposal

39

3.1.6 Input RAB

Tahapan berikutnya setelah input data proposal adalah menginput Rencana Penggunaan

Bantuan & RAB. Fitur ini adalah fitur baru yang dikembangkan khusus pada tahun 2017 ini.

Perlu dicatat bahwa bagi pengajuan baru proposal pada sejak periode perubahan 2018 nanti

wajib untuk menginput RAB ini. Proposal tidak akan dapat dikirimkan bila RAB belum diinput

oleh lembaga. Patokan input nilai RAB selesai adalah apabila nilai total RAB sudah sama

dengan nilai nominal pengajuan.

Untuk memulai input RAB silahkan klik “Isi Rencana Penggunaan Bantuan & RAB” yang ada

disebelah kanan tab “Data Proposal”

Gambar 48. Tab isi rencana penggunaan dan RAB

3.1.6.1 Input Kegiatan Rencana Penggunaan Bantuan

Untuk memulai input silahkan klik tombol

Gambar 49. Tombol rencana penggunaan bantuan

40

Rencana kegiatan adalah kegiatna pokok rencan penggunaan bantuan. Ini biasanya adalah

kegiatan – kegiatan utama yang akan dimintakan anggarannya melaui proposal ini.

Silahkan untuk mengisikan kegiatan kegiatan rencana penggunaan bantuan kemudian klik

“Simpan”

Gambar 50. Input Kegiatan Rencana Penggunaan Bantuan

Silahkan untuk mengulangi langkah diatas untuk menginput semua rencana penggunaan

bantuan terlebih dahulu sebelum menginput rinciannya masing masing

Gambar 51. Hasil Input Kegiatan Rencana Penggunaan Bantuan

41

3.1.6.2 Input Rincian Anggaran dan Biaya (RAB)

Setelah menginput semua rencana penggunaan bantuan maka langkah berikutnya adalah

membuat Rincian Anggaran& Biaya (RAB). Untuk memulai input RAB ini silahkan untuk klik

salah satu kegiatan Rencana Penggunaan Bantuan yang telah diinput sebelumnya.

Gambar 52. Melengkapi RAB Rencana Penggunaan Bantuan

Selanjutnya akan muncul detil rencana pengguanaan bantuan. Pada langkah ini Anda bisa

mengubah nama rencana kegiatan yang sudah diinput, menghapusnya atau melengkapinya

dengan detil RAB.

Untuk mulai menginput RAB silahkan klik tombol “Buat Rincian Anggaran&Biaya (RAB)”

Gambar 53. Tombol Buat Rincian Anggaran & Biaya (RAB)

Selanjutnya ada dipersilahkan untuk menginputkan detil komponen RAB yang terdiri dari data

Rincian, Volume, Satuan dan Harga Satuan. Khusus untuk volume satuan dapat diisikan dua

jenis bila dibutuhkan, sedangkan untuk harga total adalah volume x harga satuan.

42

Gambar 54. Form Input Detil RAB

Setelah detil RAB diinput maka silahkan untuk klik “Simpan”

Ulangi langkah diatas untuk menginput data rincian RAB lainnya sampai lengkap dan totalnya

sesuai dengan nilai pengajuan

Jika semua sudah lengkap maka akan ditampilakn dalam rekap RAB seperti contoh berikut :

Gambar 55. Rekap Detil RAB

43

3.1.7 Cetak Bukti Pengiriman (fitur baru 2017)

Khusus pada tahun 2017 ini dikembangkan satu fitur baru yang merupakan tanda bukti bahwa

lembaga sudah mengirimkan proposal ke SKPD koordinator. Bukti kirim proposal ini otomatis

akan terkirim ke email resmi lembaga dan di cc ke email ketua lembaga yang didaftarkan

Gambar 56. Contoh email bukti kirim proposal

Dalam setiap tanda bukti kirim proposal terdapat satu tanda unik baik berupa barcode atau

nomor unik tertentu. Barcode rencana digunakan untuk pengembangan aplikasi ke depan

untuk mengantisipasi proposal yang masuk sudah banyak sehingga pengecekannya tidak

manual tapi dengan barcode scanner sehingga lebih cepat. Namun saat ini dikarenakan

belum adanya barcode scanner maka itu menjadi rencana pengembangan kedepan.

Jika karena satu dan lain hal bukti kirim tidak diterima maka user lembaga dapat meminta

untuk dikirimkan ulang bukti tersebut dengan klik tombol kirim ulang proposal yang ada di

bagian bawah detil proposal

Gambar 57. Tombol kirim ulang bukti proposal

44

3.1.8 Pantau Progres dan Koreksi Proposal (fitur baru 2017)

Proposal yang dikirimkan oleh lembaga dapat terus dipantau oleh lembaga yang

mengirimkan. Pemantauan ini lebih kepada proses tahapan yang berjalan dan bukan pada

perubahan nilai nominal.

Pemantauan pertama yang dapat dilakukan oleh lembaga adalah pada ceklist kelengkapan

administasi dan kesesuaian data lapangan yang dilakukan oleh SKPD koordinator sebagai

berikut :

Gambar 58. Pantau ceklist administrasi oleh SKPD Koordinator

Selain itu proposal yang sudah berhasil dikirimkan maka lembaga masih disediakan fasilitas

untuk dapat memantau proses persetujuan proposal oleh SKPD Koordinator dengan cara

melihat status data proposal tersebut apakah menunggu/ditolak/diterima

45

Gambar 59. Pantau Progress proposal

Jika status proposal yang menunggu diupdate oleh SKPD menjadi dikoreksi maka proposal

tersebut akan dikembalikan ke lembaga dan dapat diedit oleh lembaga sesuai dengan arahan

koreksi dari SKPD koordinator.

Dalam hal proposal dikoreksi maka lembaga harus mengirimkan ulang proposal yang sudah

dikoreksi agar dapat diproses ulang oleh SKPD koordinator

Untuk detil status proposal dapat mengacu pada “Table 1. Status Proposal” yang ada di

halaman 68 pada buku manual ini.

3.1.9 Logout Lembaga

Jika ada sudah selesai menginput dan melengkapi semua data lembaga maupun proposal

maka Anda dipersilahkan untuk Logout demi keamanan akun Anda.

Gambar 60. Logout akun lembaga