bab4(1)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

33

BAB IV

DESKRIPSI INSTANSI DAN HASIL PENGAMATAN

A. Deskripsi Lembaga/Instansi

1. Lokasi Pengamatan

Penulis mengambil lokasi pengamatan di Kantor Arsip dan PerpustakaanDaerah Kota Surakarta yang beralamat di Jalan Kepatihan No. 3 Surakarta 57126Telp (0271) 643320. Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakartasebelumnya bertempat di jalan Kolonel Sutarto No. 174 A yang sekarang inidigunakan sebagai depo ( tempat untuk penyimpanan ) arsip. Karena adaperbaikan kantor maka Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakartadipindahkan di jalan Kepatihan No. 3 Surakarta. Kantor Arsip dan PerpustakaanDaerah Kota Surakarta dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Kota SurakartaNomor 6 Tahun 2001, sebagai Lembaga Teknis Daerah dan merupakan unsurpenunjang Pemerintah Daerah di bidang kearsipan dan perpustakaan. Dipimpinoleh seorang kepala kantor yang dalam melaksanakan tugas berada di bawah danbertanggungjawab kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah.

2. Sejarah Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta

Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dibentukberdasarkan Peraturan Daerah Kota Surakarta Nomor 6 Tahun 2001. Sebelumdibentuk Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, penyelenggaraanurusan pemerintahan di bidang kearsipan ditangani oleh Santor Sekretaris DaerahPemerintah Kota Surakarta, khususnya Bagian Umum. Namun setelah adakeputusan Menteri Dalam Negeri No. 28 Tahun 1992, maka susunan organisasidan tata kerja Sekretaris Wilayah Daerahpemerintah kota Surakarta menjadi polamaksimal.

Adanya Surat Keputusan dari Menteri Dalam Negeri merupakan jawabanatas Surat Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Tengah tanggal 28 September1992 No. 061/029056. Surat Gubernur tersebut berisi usulan tentang peningkatan

33


commit to user

34

pola organisasi Sekretariat Wilayah/Daerah Tingkat II yang merupakan kelanjutandari surat Walikota Madya Kepala Daerah Tingkat II Surakarta tanggal 29 April1992 yang berisi pengajuan permohonan agar susunan organisasi dan tata kerjaSekretariat Wilayah/Daerah Kota Surakarta menjadi pola maksimal. Sebagaijawaban atas surat tersebut, Menteri Dalam Negeri mengeluarkan suratpersetujuan atas perubahan susunan organisasi dan tata kerja SekretariatWilayah/Daerah Kota Surakarta menjadi pola maksimal. Surat itu dikeluarkanpeda tanggal 8 Oktober 1992 No. 061/2597/SJ.

Berdasarkan atas Surat Keputusan Menteri Dalam Negeri tersebutlahdisusun Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta No. 1 tahun1993 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Wilayah/Daerah danSekretariat DPRD Tingkat II Surakarta. Atas hal tersebut, terbentuklah PeraturanDaerah Tingkat I Jawa Tengah No. 183.3/173/1993 tanggal 23 Maret 1993.

Peraturan Daerah tersebut mengalami perubahan sebanyak dua kali,perubahan pertama dengan Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II No. 2Tahun 1996 Tentang Perubahan Pertama Peraturan Daerah Kotamadya DaerahTingkat II Surakarta No. 1 Tahun 1993 tentang Susunan Organisasi dan TataKerja Sekretariat Wilayah/Daerah dan Sekretariat DPRD Kotamadya DaerahTingkat II Surakarta. Kemudian peraturan daerah diubah lagi dengan PeraturanDaerah Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta No. 17 Tahun 1999 TentangPerubahan Keduan Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta No.1 tahun 1993 Tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja SekretariatWilayah/Daerah dan Sekretariat DPRD Tingkat II Surakarta. Perubahan keduaPeraturan Daerah ini termuat dalam Lembaran Daerah Kotamadya SurakartaTahun 1999 No. 31 Seri : D No. 12.

Adanya Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta tentangPerubahan Kedua Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta No.1 tahun 1993 Tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja SekretariatWilayah/Daerah dan Sekretariat DPRD Tingkat II Surakarta tersebut, maka


commit to user

35

penyeleggaraan urusan pemerintah di bidang kearsipan masih ditangani olehBagian Umum di bawah Sekretariat Wilayah/Daerah Kota Surakarta.

Adanya Undang-undang No. 22 Tahun 1999 tentang Pemerintah Daerahyang menganut prinsip penyelenggaraan otonomi daerah yang luas, nyata danbertanggungjawab, maka demi kelancaran Penyelenggaraan Pemerintah DaerahKota Surakarta perlu adanya penataan kembali perangkat Pemerintah Daerah KotaSurakarta sesuai dengan Perturan Pemerintah No. 84 Tahun 2000 tentangpedoman Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah. Untuk itu, diterbitkanlahPeraturan Daerah Kota Surakarta No. 6 Tahun 2001 yang termuat dalamLembaran Daerah Kotamadya Surakarta Tahun 2001 No. 14 Seri : D 12 TentangSusunan Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah Kota Surakarta.

Adanya Perturan Daerah No. 6 Tahu 2001 tersebut, maka dibentuklahKantor Arip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yang menanganipenyelenggaraan urusan pemerintah di bidang kearsipan. Peraturan daerah inikemudian ditindaklanjuti dengan Keputusan Wlikota Surakarta No. 36 Tahun2001 Tentang Pedoman Uraian Tugas Kantor Arsip dan Perpustakaan DaerahKota Surakarta. Kemudian muncul Peraturan Walikota Surakarta No. 32 Tahun2008 tentang Penjabaran Tugas Pokok, Fungsi dan Tata Kerja Kantor Arsip danPerpustakaan Daerah Kota Surakarta.

3. Visi dan Misi

Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta mempunyai visidan misi. Adapun visi dan misi tersebut yaitu :

1. VISI"Terwujudnya budaya masyarakat yang cerdas dan berbudi luhurbertumpu pada informasi"

2. MISI

1. Menyediakan dan melayani kebutuhan informasi sertapengetahuan ilmiah.


commit to user

36

2. Mendorong, meningkatkan dan memotivasi masyarakat untukgemar membaca.

3. Mendorong terwujudnya penataan arsip dan perpustakaan yangmodern

4. Menjadikan arsip dan perpustakaan sebagai pusat ilmupengetahuan dan teknolog (IPTEK),sarana penelitian, saranarekreasi serta pendidikan.

5. Mewujudkan Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah sebagaipembina kearsipan dan perpustakaan di instansi dan masyarakat.

4. Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah

Kota Surakarta

1. Tugap pokok

Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yangberkedudukan di Kota Surakarta merupakan unsur penunjangpemerintah daerah di bidang kearsipan dan perpustakaan daerah.Adapun kedudukan, tugas pokok dan fungsi Kantor Arsip danPerpustakaan Daerah Kota Surakarta yaitu Kantor Arsip danPerpustakaan Daerah dalam melaksanakan tugas dipimpin olehseorang Kepala Kantor yang berkedudukan dibawah danbertanggungjawab kepada Walokota melalui Sekretaris Daerah.Tugas Pokok Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah yaknimelaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah dibidang kearsipan dan perpustakaan.

2. Fungsi

Untuk melaksanakan tugas pokok, Kantor Arsip dan PerpustakaanDaerah mempunyai fungsi sebagai berikut :

a. Penyelenggaraan kesekretariatan kantor

b. Penyusunan rencana program, pengendalian, evaluasi, danpelaporan

c. Pengelolaan dan pelayanan arsip


commit to user

37

d. Pengelolaan perpustakaane. Penyelenggaraan pelayanan perpustakaan

f. Penyelenggaraan sosialisasi

g. Pembinaan jabatan fungsional

5. Struktur Organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah KotaSurakarta

Struktur organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakartadisusun untuk membantu dalam pencapaian tujuan organisasi secara lebih efektif.Dengan adanya tujuan organisasi, maka dibutuhkan suatu struktur organisasi yangmenentukan seluruh tugas, wewenang, dan tanggung jawab dalam suatuorganisasi.

Dalam rangka melaksanakan ketentuan pasal 72 peraturan Daerah Kota

Surakarta Nomor 6 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja KotaSurakarta, maka ditetapkan Peraturan Walikota tentang Penjabaran Tugas Pokokdan Fungsi serta Tata Kerja Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah KotaSurakarta. Adapun Struktur Organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan DaerahKota Surakarta sesuai dengan peraturan Walikota Surakarta No. 32 Tahun 2008tentang Penjabaran Tugas Pokok, Fungsi dan Tata Kerja Kantor Arsip danPerpustakaan Daerah Kota Surakarta, mengenai bagan struktur organisasi adalahsebagai berikut :


commit to user

38

Gambar 4.1 : Bagan Organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah KotaSurakarta

Sumber : Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta

Dibawah ini merupakan tanggung jawab, fungsi dan tugas masing-masingbagian dalam struktur organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah KotaSurakarta adalah sebagai berikut :

a. Kepala kantor

Tugas pokok :

Melaksanakan urusan pemerintah di bidang kearsipan dan perpustakaan.Uraian tugas :

SUB BAGIANTATA USAHA

STAF

STAF

STAF

JABATAN FUNGSIONAL

ARSIPARIS

PUSTAKAWAN

STAF

STAF

STAF

SEKSIPENGELOLAAN

PERPUSTAKAAN

STAF

STAF

STAF

SEKSIPENGELOLAAN

ARSIP

STAF

STAF

STAF

SEKSIPENGELOLAAN

PERPUSTAKAAN

KEPALA


commit to user

39

1) Menyusun rencana strategis dan program kerja tahunan kantorsesuai dengan program pembangunan daerah (Propeda)

2) Membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasmasing masing agar tercapai pemerataan tugas.

3) Mengawasi pelasanaan tugas bawahan agar tidak terjadipenyimpangan.

4) Memeriksa hasil kerja bawahan untuk mengetahui kesulitan danhambatan serta memberikan jalan keluarnya.

5) Menilai hasil kerja bawahan untuk mengetahui kesulitan danhambatan serta jalan keluarnya.

b. Kepala Sub Bagian Tata UsahaTugas pokok :

Melaksanakan administrasi umum, kepegawaian dan keuangan sesuaidengan kebijakan teknis yang ditetapkan oleh kepala kantor.Uraian tugas :

1) Menyusun program dan rincian kerja sub bagian tata usahaberdasarkan rencana strategis dan program kerja tahunan kantor

2) Memberi petunjuk dan arahan kepada bawahan guna kejelasanpelaksanaan tugas.

3) Mengelola administrasi surat-menyurat, peralatan danperlengkapan kantor, rumah tangga, perjalanan dinas, dokumentasidan perpustakaan serta hubungan masyarakat dan protokol.

4) Mengelola administrasi kepegawaian meliputi pengangkatan,kenaikan pengkat, perpindahan, pemberhentian, pensiun, kenaikangaji berkala dan tunjangan serta presensi atau daftar hadir pegawai.

5) Mengkoordinasi administrasi keuangan, anggaran rutin danpembangunan serta melakukan pengawasan laporan administrasikeuangan bendahara rutin dan pembangunan dengan membutuhkanparaf


commit to user

40

c. Seksi Pengelolaan ArsipTugas pokok :

Melaksanakan pembinaan teknik kearsipan, mengelola arsip dinamis sertamemberikan layanan kearsipan sesuai dengan kebijakan teknis yangditetapkan oleh kepala kantor.Uraian tugas :

1) Menyusun program dan rincian kerja seksi pengelolaan arsipberdasarkan rencana strategis dan program kerja tahunan kantor.

2) Menerima, menyimpan, mengolah dan memelihara arsip sertamelaksanakan penyusutan arsip.

3) Melaksanakan pembinaan teknis kearsipan.4) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas.5) Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan.

d. Seksi Pengelolaan PerpustakaanTugas pokok :

Melaksanakan pengadan, pengelolaan dan pemeliharaan bahan pustakasesuai dengan kebijakan teknis yang ditetapkan oleh kepala kantor.Uraian tugas :

1) Menyusun program dan rincian kerja seksi pengelolaanperpustakaan berdasarkan rencana strategis dan program kerjatahunan kantor.

2) Mengumpulkan data dan bahan untuk pengadaan bahan pustaka3) Melaksanakan pengadaan bahan pustaka dengan cara yang telah

ditentukan.4) Melaksanakan pengelolaan bahan pustaka meliputi inventarisasi,

klasifikasi, kategorisasi, shelving dan filling.5) Melakukan pemeliharaan bahan pustaka.


commit to user

41

e. Seksi Pelayanan PerpustakaanTugas pokok :

Melaksanakan pelayanan sirkulasi dan referensi, pendidikan pemakaiandan penyebarluasan informasi serta pembinaan perpustakaan sesuaidengan kebijakan teknis yang ditetapkan oleh kepala kantor.Uraian tugas :

1) Menyusun program dan rincian kerja seksi pelayanan perpustakaanberdasarkan rencana strategis dan program kerja tahunan kantor.

2) Melaksanakan pelayanan sirkulasi referensi.3) Melaksanakan pelayanan pendidikan pemakai dan penyebarluasan

informasi.

4) Menyiapkan pelaksanaan bimbingan teknis serta pendidikan danpelatihan perpustakaan.

5) Melaksanakan pembinaan koleksi rutin dan berkala (stok opname).

Dibawah ini merupakan tata kerja bagi setiap bidang dalam Kantor Arsipdan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yaitu sebagai berikut :

a. Kepala kantor, subbagian dan seksi dalam melaksanakan tugasnyaberdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan kebijakan yangditetapkan oleh Walikota.

b. Kepala kantor, subbagian dan seksi dalam melaksanakan tugasnyamemperhatikan prinsip-prinsip manajemen yang meliputi perencanaan,pengorganisasian, pelaksanaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan sesuaidengan bidang dan tugas masing-masing.

c. Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala kantor, subbagian dan seksi danpejabat fungsional wajib menerapkan prinsip koordinasi, integrasi, dansinkronisasi secara vertikal maupun horisontal baik kedalam maupun antarsatuan organisasi dalam lingkungan pemerintah daerah serta instansi lainsesuai dengan tugas pokoknya masing-masing.


commit to user

42

d. Kepala kantor, kepala subbagian dan kepala seksi bertanggungjawab dalammemimpin, mengkoordinasikan, dan memberikan bimbingan serta petunjuk-petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahannya masing-masing.

e. Kepala kantor, kepala subbagian dan kepala seksi wajib mengikuti danmematuhi petunjuk-petunjuk dan bertanggungjawab pada atasan masing-masing serta menyampaikan laporan tepat pada waktunya.

f. Dalam menyampaikan laporan masing-masing kepada atasan, tembusanlaporan dapat disampaikan kepada satuan organisasi lain di lingkungan kantoryang secara fungsional mempunyai hubungan kerja.

g. Setiap laporan yang diterima oleh Kepala kantor, kepala subbagian dankepala seksi dari bawahan wajib diolah dan dipergunakan sebagai bahanpenyusunan laporan lebih lanjut dijadikan bahan untuk memberikan petunjukkepada bawahan.

h. Kepala subbagian, kepala seksi, dan pejabat fungsional menyampaikanlaporan kepada kepala kantor dan berdasarkan hal tersebut kepala subbagiantata usaha menyusun laporan berkala kepala kantor kepada Walikota melaluiSetda.

Di bawah ini merupakan peraturan tentang kepegawaian yang ada diKantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, Meliputi :

a. Jenjang jabatan dan kepangkatan serta susunan kepegawaian diatur sesuaidengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

b. Kepala kantor, Kepala subbagian, Kepala seksi dan pejabat fungsional dilingkungan kantor diangkat dan diberhentikan oleh pejabat yang berwenangsesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.

6. Pegawai Seksi Pengelolaan ArsipPengelolaan arsip terutama arsip dinamis, tentu membutuhkan sebuah

seksi tersendiri guna mengelola arsip-arsip tersebut, adapun mengenai pegawaiseksi pengelolaan arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakartaterdiri dari tiga bagian yaitu :


commit to user

43

a. Kepala Seksi Pengelolaan ArsipKepala seksi pengelolaan arsip saat ini di jabat oleh Bapak Sri Wahyudi, S.Sos, M. Si. Mengenai tugas-tugasnya adalah sebagai berikut :1) Melaksanakan pembinaan teknis kearsipan, mengelola arsip dinamis

inaktif dan statis serta memberikan layanan kearsipan sesuai dengankebijakan teknis yang ditetapkan oleh kepala kantor.

2) Menyusun program dan rincian kerja seksi pengelola arsipberdasarkan rencana strategis dan program kerja tahunan kantor.

3) Membagi tugas kepada bawahan agar tercipta pemerataan tugas.4) Memberi petunjuk dan arahan kepada bawahan guna kejelasan

pelaksanaan tugas.

5) Mengawasi pelaksanaan tugas bawahan agar tidak terjadipenyimpangan

6) Memeriksa hasil kerja bawahan untuk mengetahui kesulitan danhambatan serta memberikan jalan keluarnya.

7) Menilai hasil kerja secara periodik guna bahan peningkatan kinerja.8) Melaksanakan pembinaan teknis kearsipan.9) Melaksanakan tertib administrasi serta membuat laporan berkala dan

tahunan.

10) Melaksanakan koordinasi guna kelancaran pelaksanaan tugas.11) Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka kelancaran

pelaksanaan tugas.

12) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagaipertanggungjawaban pelaksanaan tugas.

13) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasanb. Arsiparis

Mengenai tugas-tugasnya adalah sebagai berikut :1) Menyusun progran dan rincian kerja seksi pengelola arsip bardasarkan

rencana strategis dan program kerja tahunan kantor.2) Melaksanakan pembinaan teknis kearsipan.


commit to user

44

3) Menerima, menyimpan, mengolah dan memelihara arsip sertamelaksanakan penyusutan arsip.

4) Melaksanakan pelayanan kearsipan5) Menginventarisasi permasalahan-permasalahan guna menyiapkan

bahan petunjuk pemecahan masalah.6) Melaksanakan tertib administrasi serta membuat laporan berkala dan

tahunan.

7) Melaksanakan koordinasi guna kelancaran pelaksanaan tugas.8) Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka kelancaran

pelaksanaan tugas.

9) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagaipertanggungjawaban pelaksanaan tugas.

10) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasanc. Staf Pengelola Arsip

Staf pengelolaan arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah KotaSurakarta terdiri dari.1. Mahalani Kurniawati, SE.2. Slamet

3. Budi Sofyan Hadi4. Agus Sudarnoto

Adapun mengenai tugas dari staf pengelola arsip adalah sebagai berikut :1) Menerima, menyimpan, mengolah dan memelihara arsip serta

melaksanakan penyusutan arsip.

2) Melaksanakan pelayanan kearsipan.3) Menginventarisasi permasalahan-permasalahan guna menyiapkan

bahan petunjuk pemecahan masalah.4) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.


commit to user

45

B. Hasil Pengamatan

Pengelolaan arsip merupakan kegiatan pengaturan informasi dan fisikarsip untuk dapat menemukan kembali arsip yang dibutuhkan. Dalam pengelolaanarsip dinamis dibutuhkan prosedur dan penanganan yang tepat oleh pegawai yangahli di bidang kearsipan. Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakartaadalah lembaga/instansi daerah yang mempunyai tugas untuk mengelola arsip-arsip yang ada di instansi Pemerintah Kota Surakarta.

Pada bab ini penulis menguraikan hasil pengamatan yang dilakukanselama kegiatan Kuliah Kerja Manajemen Administrasi pada tanggal 4 Maretsampai dengan 19 April 2013 di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah KotaSurakarta. Di dalam bab ini penulis akan membahas tentang prosedur pengelolaanarsip dinamis di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.

1. Prosedur Pengelolaan Arsip Dinamis di Kantor Arsip danPerpustakaan Daerah Kota Surakarta.

Prosedur pengelolaan arsip dinamis di Kantor Arsip danPerpustakaan Daerah Kota Surakarta meliputi pengelolaan arsip dinamisaktif dan pengelolaan arsip dinamis inaktif yang keduanya salingberkaitan. Arsip dinamis aktif mempunyai masa penggunaan tertentu,setelah masa tersebut berakhir arsip dinamis aktif tersebut dipindahmenjadi arsip dinamis inaktif dengan melalui prosedur tertentu. Prosedur-prosedur tersebut yaitu :

1. Tahap penciptaan

Tahap penciptaan meliputi pengurusan surat masuk dankeluar pada unit pengolah dan unit kearsipan dengan prosedurberbeda pada setiap unitnya. Yang akan di bahas disini adalahpengurusan surat pada unit kearsipan, yakni pada Kantor Arsip danPerpustakaan Daerah Kota Surakarta. Pengurusan surat dibagimenjadi 2 macam yaitu :


commit to user

46

a. Pengurusan surat masuk

1) Peneriamaan surata) Surat masuk yang diterima disortir terlebih dahulu

kemudian dicatat dalam buku agenda surat masuk.b) Apabila surat dikirim lewat pos maka harus

memeriksa kebenaran alamat surat danmengembalikannya bila terjadi kesalahan alamatyang tercantum pada surat.

c) Menggolongkan surat berdasarkan alamat yangdituju.

d) Mengelompokkan surat terbuka dan surat tertutup.e) Membuka surat terbuka dan memeriksa

kelengkapannya.

f) Membubuhkan stempel tanggal dan waktu suratditerima di belakang surat (Berlaku untuk suratrahasia).

2) Pengarahan surata) Mengarahkan surat kepada pimpinan instansi bila

berkaitan dengan kebijakan.b) Mengarahkan surat langsung kepada unit pengolah,

bila berkaitan dengan pekerjaan teknis.3) Penilaian surat

Menentukan surat penting, rahasia, atau biasa.4) Pencatatan surat

a) Surat masuk dilampirkan dan dicatat pada lembardisposisi.

b) Mencatat surat penting pada kartu kendali yangdibuat dalam tiga rangkap dengan warna yangberbeda (putih, hijau, merah).


commit to user

47

c) Mencatat pada lembar pengantar yang dibuat dalamdua rangkap.

d) Mencatat surat rahasia pada lembar pengantar yangdibuat dalam dua rangkap. Lembar pengantarberfungsi untuk mencatat surat mesuk dan keluarbaik itu yang bersifat surat biasa ataupun suratrahasia.

5) Penyimpanan surata) Surat masuk yang telah didistribusikan dan

mendapat tanggapan dari pengolah dikembalikan kesekretariat dan dimasukkan ke dalam map sesuaidengan kode klasifikasi arsip.

b) Bila surat masuk dikembalikan ke sekretariatdengan disposisi untuk diteruskan ke pejabat lain,maka sebelum naskah tersebut dikirim harus dicatatdulu dalam buku agenda surat masuk untukkemudian dikirim kepada pejabat yangbersangkutan.

c) Setelah surat ditanggapi kemudian dimasukkankedalam map sesuai dengan kode klasifikasi arsipdan bila suatu saat surat tersebut diperlukan makapencarian kembali surat bisa dilihat dalam bukuagenda surat masuk.

6) Penyampaian surata) Surat penting

Menahan kartu kendali pertama sebagaipengganti buku agenda

Menyampaikan surat beserta kartu kendalikedua dan ketiga pada tata usaha.

Menerima kartu kendali kedua setelah di parafsebagai tanda terima.


commit to user

48

b) Surat biasa Menyampaikan surat beserta dua lembar

pengantar kepada tata usaha.

Menerima lembar pengantar kedua setelah parafsebagai tanda terima.

c) Surat rahasia Menyampaiakan surat dalam keadaan tertutup

baserta dua lembar pengantar kepada tata usaha.

Menerima lembar pengantar kedua setelahdiparaf sebagai tanda terima.

b. Pengurusan surat keluar

1) Penerimaana) Menerima dan memeriksa surat keluar, pertinggal

dan kelengkapan surat tersebut dari tata usaha atauunit pengolah

b) Mengembalikan pertinggal surat setelah distempeldan mengembalikan lembar pengantar pertamakepada unit pengolah.

c) Menyiapkan kartu kendali pertama, kedua, danlembar pengantar kedua.

2) Pengirimana) Mengirim surat asli setelah distempel dan

dimasukkan ke dalam amplop kepada alamat yangdituju dengan melampirkan surat pengantar (duarangkap).

b) Mengelompokkan surat-surat yang akan dikirimberdasarkan prioritas pengirimannya (kilat khususatau biasa).


commit to user

49

Apabila surat masuk atau surat keluar selesai dikelola, maka datadari surat tersebut dimasukkan ke dalam komputer dengan menggunakanaplikasi Sistem Informasi Manajemen Arsip Dinamis, atau yang biasadisebut SIMARDI, yaitu sistem otomasi kearsipan yang dimiliki olehKantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Dengan aplikasiSimardi ini, data dari surat masuk dan surat keluar disimpan dalam suatudatabase yang dapat membantu mempermudah dalam menemukan kembalisurat atau arsip.

2. Tahap penggunaan

Pada tahap ini dokumen masih perlu digunakan sebagaiinformasi sehingga perlu dilakukan penataan. Arsip surat masukdan surat keluar digabung menjadi satu dan dikelompokkanberdasarkan permasalahan masing-masing. Tahap-tahap penataanberkas di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakartayaitu :

a. Memisahkan arsip yang sedang dikelola dengan arsip yangakan dimusnahkan. Arsip yang tidak diperlukan antara lainamlop, blangko kosong, dan lain-lain untuk dimusnahkan.

b. Memeriksa lampiran apakah sesuai dengan yang tersebut dalamsurat.

c. Menyisihkan salinan yang rangkap untuk dimusnahkan salahsatu.

d. Menentukan kode dan indeks.e. Arsip dikelompokkan sesuai dengan masalah, jenis, atau proses

dalam suatu kegiatan.f. Menentukan titel atau indeks berkas, yaitu menentukan tanda

pengenal berkas yang ditulis dalam tab folder.g. Penempatan sekat dan folder serta disimpan dalam filling

cabinet.


commit to user

50

Peralatan yang dibutuhkan dalam penataan arsip yaitu :

a. Folder (sampul arsip)Folder adalah tempat atau wadah untuk menyimpan arsip.Folder berbentuk seperti map tanpa daun penutup.

b. Guide (sekat atau petunjuk)Guide merupakan lembar pemisah yang terbuat dari kartontebal dan merupakan petunjuk serta pemisah antara kelompokyang satu dengan kelompok yang lain, sesuai denganpengelompokan yang dipilih pada klasifikasi arsip.

c. TabTab adalah bagian menonjol berukuran 1x3 cm yang beradapada tepi guide untuk menempatkan kode atau indeks arsip.Letak tab sesuai dengan tingkat klasifikasi. Tab pada ujung kiridigunakan untuk menyekat kelompok primer (pokok masalah).Tab pada kedudukan lebih ke kanan untuk menyekat submasalah. Dan selanjutnya untuk menyekat

d. Filling cabinetFilling cabinet adalah lemari yang terdiri dari laci laci besaruntuk penyimpanan arsip secara vertikal.

3. Tahap penyimpanan aktif

Sistem penyimpanan arsip dinamis aktif pada Kantor Arsipdan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta menggunakan sitemnomor. Arsip yang akan disimpan diberi nomor kode denganangka. Setelah surat atau arsip siap disimpan, maka tahap pertamadibuatlah kerangka penataan berkas dengan memberi kode nomorpenyimpanan sesuai dengan penggolongan surat dan diurutkanberdasarkan kode nomor tersebut. Guide dan folder diberi judulberkas (titel) pada setiap tab sesuai dengan kode yang telah


commit to user

51

ditentukan menurut pola klasifikasi. Selanjutnya surat yang telahsiap disimpan dimasukkan ke dalam folder-folder tersebut.

Untuk penemuan kembali arsip, Kantor Arsip danPerpustakaan Daerah Kota Surakarta menggunakan pola kartukendali, agar penemuan kembali arsip dinamis aktif dapatditemukan dengan mudah, cepat dan tepat. Kartu kendali ditataberdasarkan indeks, sesuai dengan penataan berkas pada filingcabinet, atau secara alfabetis nama instansi. Dalam boks kartukendali digunakan juga sekat penunjuk (tab) dengan ukuran kecil,demikian pula folder yang menampung kartu kendali mempunyaiukuran kecil.

Tahap penemuan kembali arsip di Kantor Arsip danPerpustakaan Daerah Kota Surakarta adalah sebagai berikut :a. Menentukan pokok masalah arsip yang akan dicarib. Mancari kartu kendali arsip berdasarkan pokok masalahc. Mencari arsip berdasarkan kode yang terdapat dalam kartu

kendalid. Mengambil arsip dari filing cabinet.e. Setelah selesai digunakan, arsip dan kartu kendali yang diambil

kemudian dikembalikan pada tempat semula.

4. Tahap pemindahan penyimpanan menjadi inaktif

a. Pemindahan arsip

Pemindahan arsip pada dasarnya adalah memindahkanarsip-arsip yang masa aktifnya sudah habis dan masuk ke dalamkategori arsip dinamis inaktif. Dalam pemindahan arsip inaktif inidilakukan oleh petugas pengelola arsip aktif kepada petugaspengelola arsip inaktif. Atau dapat pula dari unit pengolah di SKPDdengan petugas pengelola arsip pada unit kearsipan di Kantor Arsipdan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta


commit to user

52

Bertumpuknya arsip di Kantor Arsip dan PerpustakaanDaerah Kota Surakarta disebabkan karena pemindahan arsip dariunit pengolah SKPD dalam keadaan berantakan serta kurangnyatempat untuk penyimpanan arsip. Peralatan yang digunakan jugamasih sederhana sehingga proses penataan arsip inaktifmembutuhkan waktu yang lama.

Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah SKPD keKantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dilakukandengan cara :

Pemindahan arsip ini dapat dilakukan dengan beberapa metode,yaitu :

1) Pemindahan berkalaMetode ini dilakukan dengan cara memindahkan arsip dariunit pengolah ke kantor arsip hanya pada waktu tertentusaja, misalnya setiap satu tahun. Pemindahan berkala inidilakukan pada selang waktu tertentu dilakukanpemindahan dari lemari arsip aktif ke lemari arsip inaktifatau ke ruang penyimpanana arsip inaktif. Berikut hal-hal

yang perlu dipersiapkan dalam pemindahan arsip denganmetode pemindahan berkala.a) Menentukan waktu

Pemindahan arsip aktif menjadi dinamis ini berpedomanpada Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang sudah dimilikioleh setiap instansi di Kota Surakarta. JRA adalah daftaryang berisi jangka waktu penyimpanan atau retensi,jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasitentang penetapan suatu jenis arsip yang dimusnahkan,dinilai kembali, atau dipermanenkan yang digunakansebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.


commit to user

53

Jangka waktu penyimpanan disesuaikan dengan tingkatkepentingan arsip tersebut.

b) Menentukan arsip yang akan dipindahkanMenyeleksi arsip yang ada berdasarkan dengan JadwalRetensi Arsip untuk mengetahui arsip yang masa

penyimpanan aktifnya telah berakhir, sehingga arsiptersebut perlu dipindahkan ke penyimpanan inaktifdengan membuat daftar pertelaan arsip untuk mendapatpersetujuan dari pimpinan. Daftar pertelaan arsip adalahdaftar yang berisi uraian susunan berkas sesuai denganseri arsip yang di susun berdasarkan hasil deskripsiarsip/kartu pencatatan berkas yang dilakukan pada saatpendataan.

c) Menyiapkan arsip yang akan dipindahkanArsip yang telah dibuatkan daftar pertelaan arsip dantelah mendapat persetujuan, maka arsip tersebutdisiapkan dengan cara dimasukkan ke dalam box arsipsesuai dengan nomor yang tercantum dalam daftarpertelaan arsip.

d) Persiapan ruang simpanSebelum arsip dipindahkan harus melakukan koordinasidengan unit kearsipan untuk mempersiapkan ruanganuntuk menampung arsip yang akan dipindahkan sesuaidengan lokasi yang ada di Kantor Arsip danPerpustakaan Daerah Kota Surakarta.

e) Penerimaan arsipSetelah ruang simpan dipersiapkan, maka tahapselanjutnya adalah proses penerimaan arsip. Penerimaanarsip ditandai dengan penandatanganan berita acaraserah terima oleh unit pengolah ke Kantor Arsip danPerpustakaan Daerah Kota Surakarta. Dengan ini


commit to user

54

tanggungjawab arsip tersebut beralih kepada KantorArsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.Setelah diterima, tahap selanjutnya adalah memeriksakondisi fisik arsip serta kelengkapan informasi arsipyang diserahkan, sesuai dengan daftar pertelaan arsipdan berita acara.

2) Metode minimum dan maksimumDengan metode ini pemindahan arsip ditentukan waktuminimal dan maksimal. Setelah waktu yang ditentukanmenurut JRA maka arsip tersebut dipindahkan daripenyimpanan arsip di setiap satuan kerja ke Kantor Arsipdan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.

3) Metode berulangCara ini dilakukan untuk unit pengolah yang tidakmempunyai gudang tempat penyimpanan arsip (depo arsip),sehingga setiap kali retensi arsip telah habis maka segeradipindahkan ke Kantor Arsip dan Perpustakaan DaerahKota Surakarta. Hal ini hanya boleh dilakukan apabilapersoalan yang ada dalam arsip telah selesai di prosesseluruhnya.

b. Penataan dan penyimpananTahap-tahap penataan arsip adalah sebagai berikut :

1) PemeriksaanPemeriksaan dilakukan untuk meneliti kesesuaian antaraarsip yang diserahkan dengan daftar pertelaan arsip sertauntuk memilah arsip dengan jangka waktu simpan pendekyaitu 1 tahun dengan arsip dengan jangka waktu simpanpanjang yaitu selama 8 tahun. Jika arsip tidak sesuai dengandaftar pertelaan arsip maka arsip akan dikembalikan kepadaunit pengolah.


commit to user

55

2) PendiskripsianArsip yang telah diperiksa kemudian didiskripsikan padakartu fisis yang berfungsi untuk mencatat permasalahanarsip sesuai dengan klasifikasi arsip berdasarkan kodeklasifikasi yang ada.dalam pendiskripsian pada kartu fisisada beberapa unsur yang harus diperhatikan yaitu :a) Bentuk redaksib) Isi informasic) Tingkat perkembangand) Tanggale) Bentuk luar

3) SortirSortir adalah kegiatan mengurutkan atau mengelompokkanarsip berdasarkan jangka waktu penyimpanan sertapengelompokan arsip yang dinilai kembali (inaktif) danarsip permanen (statis). Setelah tahap sortir selesai makadibuatkan skema arsip dengan mengelompokkan arsipmenurut klasifikasi arsip kemudian diberi nomor definitif.

Pola klasifikasi kearsipan pada Kantor Arsip danPerpustakaan Daerah Kota Surakarta adalah sebagaiberikut :

000 UMUM010 URUSAN DALAM

020 PERALATAN030 KEKAYAAN DAERAH

040 KEARSIPAN050 PERENCANAAN060 ORGANISASI070 PENELITIAN


commit to user

56

080 KOMPENSASI090 PERJALANAN DINAS

100 PEMERINTAHAN200 POLITIK

300 KEAMANAN/KETERTIBAN400 KESEJAHTERAAN RAKYAT

500 PEREKONOMIAN600 PEKERJAAN UMUM/KETENAGAAN700 PENGAWASAN800 KEPEGAWAIAN

900 KEUANGAN910 ANGGARAN

911 Rutin912 Pembangunan


4) Penataan arsip dalam boxArsip yang telah diberi nomor definitif kemudian diurutkansesuai dengan fisis yang ada dan di tata dalam box arsip.Dalam penataan arsip ke dalam box disesuaikan dengandaya tampung box. Box arsip di beri lubang untuk sirkulasiudara agar arsip di dalam box tidak lembab, kemudian boxarsip yang telah berisi arsip ditata berdasarkan nomor urutbox arsip dari atas paling kiri untuk nomor terkecil sampaidengan kanan bawah untuk arsip dengan nomor urut palingbesar.

5) Pembuatan daftar pertelaan arsipDaftar pertelaan arsip dibuat untuk penemuan kembali arsipyang ada di rak dan di dalam box tersebut apabila sewaktu-waktu diperlukan.


commit to user

57

c. Pelayanan arsip inaktif

Pelayanan arsip inaktif di Kantor Arsip dan PerpustakaanDaerah Kota Surakarta hanya dilakukan apabila sudah mendapatizin dari pihak pemilik arsip. Karena arsip dinamis inaktif bersifattertutup (rahasia). Untuk mempermudah dalampertanggungjawaban, perlu diatur dalam pelayanannya. Prosedurpelayanan arsip inaktif antara lain :

1) Pihak yang berwenang memberi izin peminjaman arsip2) Siapa yang diperbolehkan meminjam arsip3) Jangka waktu peminjaman

Hal-hal yang perlu diketahui peminjam :

1) Peminjaman hanya untuk keperluan dinas2) Tidak boleh menambah dan mengurangi isi berkas3) Setiap perpanjangan peminjam harus meminta izin pusat

penyimpanan arsip

Berikut ini adalah contoh lembat peminjaman arsip :

Gambar 4.2 Lembar Peminjaman ArsipDEPARTEMEN :

PUSAT PENYIMPANAN ARSIP.

No. : .

LEMBAR PEMINJAMAN ARSIP

*Arsip-arsip tercantum dibawah ini dipinjamkanhanya untuk keperluan dinas.*Tidak dibenarkan untuk menambah dan/atau mengurangi sesuatu apapun dari berkas.

*Harus dikembalikan dalam keadaan utuh/lengkap kepada pusat pentimpanan arsip.

Nomor

Urut

Indeks Kode & pokok

Masalah

Kode &

Masalah

Jumlah

Berkas

Lokasi

Penyimpanan

catatan


commit to user

58

Nama peminjam : ..

Jabatan : ..

Unit pengolah : ..

Tanggal Peminjaman : ..

Tanggal Pengembalian : ..(tiap perpanjangan peminjam harusSeizin Pusat Penyimpanan Arsip)

.

Kepala Kantor Arsip dan

Perpustakaan Daerah Ska


5. Tahap pemusnahanJika arsip sudah habis masa inaktifnya, maka akan

dimusnahkan. Hanya arsip inaktif yang mempunyai nilai nasionalyang tidak dimusnahkan, dan disimpan sebagai arsip statis.Memusnahkan arsip adalah aktifitas menghancurkan arsip yangtelah habis guna. Pemusnahan arsip dapat dilakukan denganmengubah, dibakar, atau dihancurkan dengan menggunakan bahankimia.

Sebelum dimusnahkan, dilakukan penyeleksian terhadaparsip yang retensinya telah habis berdasarkan jadwal retansi arsip.Setelah arsip tersebut diseleksi maka perlu dibuat daftar jenis arsipyang akan dimusnahkan, yang kemudian diajukan ke panitiapemusnahan untuk diadakan penilaian kembali. Untuk melakukanpemusnahan hendaknya dibuatkan berita acara pemusnahan, sertamenghadirkan saksi-saksi pada saat pelaksanaan pemusnahan.


commit to user

59

Gambar 4.3 Daftar Pemusnahan Arsip

PEMERINTAH KOTA SURAKARTAKANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN KOTA SURAKARTA

DAFTAR PEMUSNAHAN ARSIPNomor :

Nomor

Urut

Tgl/Bln/

Tahun

Berkas

Kode &

pokok

Masalah

Kode &

Masalah

Jenis

Fisik

Jumlah

Berkas

Ket.

Tanggal :

Pemusnahan dilakukan pada tanggal : ..

.

Kepala Kantor Arsip danPerpustakaan Daerah Ska

Sumber : Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.

Gambar 4.4 Berita Acara Pemurnahan Arsip


commit to user

60

BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIPNomor : ..

Pada hari ini . Tanggal .. yang bertanda tangan di bawah ini,

berdasarkan Surat Keputusan Menteri No. tanggal . dan Surat Tugas

No. . tanggal .. telah melakukan pemusnahan arsip-arsip tercantum dalam

daftar terlampir dengan cara *) Penghancuran Pembakaran Peleburan secara kimia*)coret yang tidak perlu

Kepala Bagian Umum

.

Petugas Kearsipan

.

Sekretaris Lembaga

.

.


2. Kendala yang dihadapi oleh Kantor Arsip dan Perpustakaan DaerahKota Surakarta Dalam Pengelolaan Arsip Dinamis

Berdasarkan pengamatan diatas, dapat dilihat bahwa pengelolaanarsip dinamis di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakartabelum ditangani secara maksimal. Hal ini dikarenakan arsip yang beradadi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta belum ditanganisemuanya. Akan tetapi langkah-langkah dalam pengelolaannya telahsesuai dengan prosedur yang benar, hanya saja dalam pelaksanaannyakurang maksimal karena terbatasnya sarana dan prasarana yangmendukung dalam pengelolaan arsip. Dari uraian tersebut, terdapatbeberapa kendala yang menghambat optimalisasi pengelolaan arsip


commit to user

61

dinamis di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.Kendala-kendala yang dihadapi adalah sebagai berikut :

a. Kurangnya sumber daya manusiaPada Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta hanyaterdapar 5 orang sebagai pengelola arsip, yang harus mengelolaarsip yang berjumlah ribuan. Hal ini yang mengakibatkan prosespengololaan arsip dinamis menjadi kurang optimal.

b. Kurangnya sarana dan prasaranaGedung dan ruangan yang kurang memadai serta kurangnyaperalatan akan mengakibatkan arsip belum dapat dikelolaseluruhnya oleh pengelola arsip di Kantor Arsip dan PerpustakaanDaerah Kota Surakarta.

c. Perawatan yang sederhanaPada Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakartaperawatan arsip hanya dilakukan dengan cara sederhana. Yaitudengan di bungkus kertas payung dan di bersihkan dari debu yangmenempel.

d. Pencarian secara manualPencarian arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah KotaSurakarta masih dilakukan secara manual. Hal tersebut dapatmengakibatkan kurangnya efisiensi waktu dalam penemuankembali, karena harus mencari daftar pertelaan arsip sangat banyakdan memakan waktu lama untuk menemukannya..

bab4(1)

Documents