BAB 1

MANAJEMEN PROYEK

Dalam sejarah kehidupan manusia, sudah dikenal kemampuan manusia untuk

membuat bangunan-bangunan yang diperlukan untuk kehidupannya. Semenjak manusia

mampu membuat bangunan-bangunan tersebut, semenjak itulah manusia sudah

menerapkan manajemen proyek. Semakin berkembang peradaban manusia semakin

berkembang pula teknologi, dan berkembang pula ilmu manajemen proyek.

Perkembangan ilmu manajemen proyek sangat terkait dengan perkembangan ilmu

manajemen umum (general management).

Untuk memahami manajmen proyek, pada bab ini akan dibahas tentang sejarah

singkat manajemen proyek konstruksi, konsep proyek dari berbagai sudut pandang, ciri-

ciri penting proyek, karakteristik suatu proyek, perbedaan kegiatan proyek dan

kegiatan non proyek, konsep manajemen proyek dan ruang lingkup manajemen proyek

1. SEJARAH MANAJEMEN PROYEK KONSTRUKSI

Sejarah manajemen proyek konstruksi hampir bersamaan dengan munculnya

peradaban manusia itu sendiri. Pada masyarakat pra sejarah, manusia purba membuat

tempat perlindungan dari ancaman binatang buas maupun dari bahaya alam lainnya,

berupa gua-gua atau tempat tinggal di atas pohon, kegiatan tersebut jelas menggunakan

strategi tertentu dengan melibatkan sejumlah anggota kelompoknya.

Semakin maju peradaban manusia, akan semakin sempurna bangunan-

bangunan fisik yang dihasilkan. Bangunan Piramida Mesir kuno, bangunan candi

1

TUJUAN PEMBELAJARAN

Setelah mempelajari bab ini anda diharapkan dapat:

a. Menjelaskan sejarah manajemen proyek konstruksi

b. Menjelaskan konsep proyek dari berbagai sudut pandang

c. Mendiskripsikan ciri-ciri penting proyek

d. Menjelaskan karakteristik suatu proyek

e. Membedakan kegiatan proyek dan kegiatan rutin

f. Menjelaskan konsep manajemen proyek

g. Menjelaskan ruang lingkup manajemen proyek

h. Menjelaskan peran dan tugas manajemen dalam proyek

Angkor Watt di Kamboja, bagunan candi Borobudur di Indonesia, merupakan contoh-

contoh bangunan peninggalan sejarah, dimana dalam proses pembangunannya telah

menerapkan prinsip-prinsip dasar manajemen proyek konstruksi.

Tanpa adanya peralatan berat, bagaimana mereka memindahkan batu-batu yang

sangat besar, bagaimana mereka mengatur para pekerja, tentu hal itu merupakan

masalah manajemen tersendiri. Dalam hal ini peran tenaga binatang seperti kuda,

keledai, unta, gajah dan sejenisnya sangat penting sebagai alat angkut. Apalagi

bangunan-bangunan tersebut merupakan kegiatan padat karya yang melibatkan ratusan

bahkan ribuan tenaga kerja. Mungkin juga bangunan-bangunan lama seperti pyramid,

candi dan beberapa kuburann kuno di bangun oleh para budak yang sama sekali tidak

di bayar.

Pada periode tahun 1800, terjadi loncatan dalam bidang teknologi konstruksi

sebagai akibat dari munculnya revolusi industri. Alat-alat berat mulai digunakan pada

pembangunan proyek konstruksi baik berupa gedung, jalan raya maupun dalam

pekerjaan tambang. Peralatan seperti crane, alat pemboran minyak, pengungkit, sekop

yang menggunakan sistem mekanik mulai digunakan. Penggunaan tenaga binatang

seperti kuda dan keledai sebagai alat pengangkut material mulai ditingalkan, dan

diganti dengan kendaraan uap. Pengurangan tenaga kerja manusia pada saat itu mulai

dilakukan, sehingga proses produksi manjadi mahal.

Ditemukannya mesin listrik, mesin motor dan teknologi penggerak lainnya,

mengakibatkan mesin tenaga uap diganti dengan mesin-mesin elektrik dan mesin-mesin

tenaga bensin, yang lebih mudah bergerak dan mudah dipindah-pindah, sehingga lebih

efektif dann efisien. Semakin majunya teknologi konstruksi, kemudian dibuatlah alat-

alat berat yang khusus digunakan untuk pembangunan proyek kontruksi. Perkembangan

teknologi tersebut membuat industri konstruksi semakin berkembang. Demikian pula

penggunaan teknologi komputer dalam proyek konstruksi saat ini, semakin membuat

pelaksanaan proyek menjadi lebih efektif dan efisien.

2. DEFINISI MANAJEMEN:

Manajemen adalah proses merencanakan, mengorganisir, memimpin dan

mengendalikan kegiatan anggota serta sumber daya yang lain untuk mencapai sasaran

organisasi (perusahaan) yang telah ditentukan. (Soeharto, 2001; Nugraha dkk, 1985;

Kusnadi, 2000). Semakin maju peradaban manusia semakin kompleks dan canggih

2

proyek yang dikerjakan dengan melibatkan penggunaan sumber daya dalam bentuk

manusia, material, dan dana yang jumlahnya bertambah besar. Sementara kebutuhan

alat alat produksi, barang konsumsi atau pun jasa pada masyarakat modern dewasa ini

semakin meningkat jumlah maupun ragamnya, dengan mutu yang bertambah baik dan

daya guna yang tahan lama.

Untuk memenuhi kebutuhan ini dibangun berbagai fasilitas yang beraneka

ragamnya, pesaingan untuk membangun fasilitas fasilitas pun semakin ketat karena itu

para “kompetitor” didorong untuk mencari dan menggunakan cara pengelolaan, metode

serta tekhnik yang paling baik sehingga penggunaan sumber daya benar-benar efektif

dan efisien, dalam rangka mencari cara pengelolaan proyek yang dianggap paling baik

inilah yang kemudian di perkenalkan manajemen proyek.

Dari sejumlah pemikiran manajemen modern, sedikitnya ada tiga yang

berpengaruh besar dan berkaitan erat dengan konssep manajemen proyek. Ketiga

pemikiran manajemen modern itu adalah manajemen klasik atau manajemen

fungsional ,pemikiran sistem, dan pendekatan contygency.

MANAJEMEN KLASIK ATAU FUNGSIONAL

Aliran pemikiran ini pertama kali dicetuskan oleh Henry Fayol (1841-1925),

seorang industrialis perancis yang menjelaskan secara sistematis bermacam macam

aspek pengetahuan manajemen dengan menghubungkan fungsi fungsinya, fungsi yang

dimaksud adalah merencanakan, mengorganisir, memimpin, dan mengendalikan. Pada

sisi lain H. Koontz (1982) memberikan definisi sebagai berikut:

“Managemen adalah proses merencanakan, mengorganisir, memimpin, dan mengendalikan kegiatan anggota serta sumber daya yang lain untuk mencapai sasaran organisansi (perusahaan) yang telah ditentukan.”

Yang dimaksud dengan proses adalah mengerjakan sesuatu dengan pendekatan tenaga,

keahlian, peralatan, dana, dan informasi. Manajemen klasik umumnya memiliki lima

fungsi atau prinsip yaitu: (l) Perencanaan(Planning), (2) Pengorganisasian

(Organizing), (3) Personalia/kepegawaian (Staffing), (4) Pengawasan (Controlling), dan

(5) Pengarahan (Directing) (Soeharto, 2001; Ervianto, 2005; Kusnadi 2000). Fungsi

managemen menurut pengertian di atas dapat diuraikan lebih lanjut sebagai berikut:

3

a. Merencanakan

Merencanakan berarti memilih dan menentukan langkah-langkah kegiatan yang

akan datang yang diperlukan untuk mencapai sasaran. Ini berarti langkah pertama

adalah menentukan sasaran yang hendak dicapai, kemudian menyusun urutan langkah

kegiatan untuk mencapainya. Perencanaan proyek meliputi: (l) Penetapan/penentuan

jenis-jenis pekerjaaan, (2) Penentuan jumlah dan kualitas pekerjaaan, dan (3)

Penentuan sumber daya yang dibutuhkan

b. Mengorganisir

Mengorganisir dapat diartikan sebagai segala sesuatu yang berhubungan dengan

cara bagaimana mengatur dan mengalokasikan kegiatan serta sumber daya kepada para

peserta kelompok (organisasi) agar dapat mencapai sasaran secara efisien. Hal ini

berarti perlunya pengaturan peranan masing-masing anggota. Peranan ini kemudian

dijabarkan menjadi pembagian tugas tanggungjawab dan otoritas.

c. Memimpin

Kepemimpinan adalah aspek yang penting dalam mengelola suatu usaha, yaitu

mengarahkan dan mempengaruhi sumber daya manusia dalam organisasi agar mau

bekerja dengan sukarela untuk mencapai tujuan yang telah digariskan. Mengarahkan

dan mempengaruhi ini erat hubungannya dengan motivasi, pelatihan, koordinasi, dan

konsultansi.

d. Pengawasan

Pengawasan adalah menuntun, dalam arti memantau, mengkaji, dan bila perlu

mengadakan koreksi agar hasil kegiatan sesuai dengan yang telah ditentukan. Jadi,

dalam fungsi ini, hasil-hasil pelaksanaan kegiatan selalu diukur dan dibandingkan

dengan rencana. Oleh karena itu, umumnya telah dibuat tolak ukur, seperti anggaran,

standar mutu, jadwal penyelesaian pekerjaan, dll. Pengendalian meliputi: (l)

Pengawasan terhadap tatap-tahap kemajuan pekerjaan, (2) Membandingkan hasil

pekerjaan yang telah dicapai dengan standar yang ditetapkan, (3) Menganalisis akibat-

akibat sampingan yang muncul, dan (4) Membuat kesimpulan/rekomendasi

4

e. Staffing

Staffing sering dimasukkan sebagai salah satu fungsi managemen, tetapi banyak

yang menganggap kegiatan ini merupakan bagian dari fungsi mengorganisir. Staffing

meliputi pengadaan tenaga kerja jumlah ataupun kualifikasi yang diperlukan dalam

pelaksanaan kegiatan termasuk perekrutan, pelatihan, dan penyeleksian untuk

menempati posisi-posisi dalam organisasi.

3. DEFINISI PROYEK

Suatu organisasi dibuat dengan tujuan melaksanakan suatu pekerjaan. Suatu

pekerjaan umumnya berupa suatu kegiatan yang bersifat operasi rutin (operations)

atau bersifat proyek (project), bahkan keduanya merupakan suatu yang bersifat saling

tumpang tindih. Secara umum kegiatan operasi rutin dan proyek memiliki beberapa

karakteristik yaitu:

a. Kegiatan atau proyek dilakukan oleh orang

b. Menghadapi hambatan berupa keterbatasan sumber daya

c. Terjadi proses perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan

Suatu proyek sering dianggap sebagai wahana atau alat untuk mencapai tujuan suatu

organisasi. Kegiatan rutin dan proyek dibedakan dalam beberapa hal, dimana kegiatan

rutin dilakukan secara berkelanjutan (ongoing) dan berulang-ulang (repetitive)

sedangkan proyek bersifat sementara (temporary) dan unik (unique). Menurut

PMBOK (2004) a project is a temporary endeavor undertaken to create a unique

product, service or result (suatu proyek adalah suatu usaha temporer yang dikerjakan

untuk menciptakan suatu produk, jasa atau suatu hasil terentu yang bersifat unik).

Menurut Kerzner, (1995), Soeharto (2001) dan Ervianto (2005) suatu proyek memiliki

ciri:

a. Kegiatan yang memiliki tujuan yang spesifik, dengan spesifikasi tertentu

b. Jelas kapan waktu memulai dan kapan waktu berakhirnya

c. Memerlukan sumber daya (uang, manusia dan peralatan)

d. Memerlukan anggaran tertentu.

Sedangkan menurut Davidson (2002) proyek memiliki empat elemen yaitu :

a. Memiliki kerangka waktu tertentu

5

b. Menggunakan pendekatan teratur terhadap kegiatan-kegiatan yang saling

tergantung

c. Ada hasil yang diinginkan

d. Memiliki karakteristik-karakteristik unik.

Menurut Soeharto (2001), Kegiatan proyek adalah sebagai suatu kegiatan

sementara , yang berlangsung dalam jangka waktu terbatas, dengan alokasi sumber daya

tertentu dan dimaksudkan untuk menghasilkan produk atau deliverable yang kriteria

mutunya telah digariskan dengan jelas. Secara umum ciri penting proyek adalah :

a. Bertujuan menghasilkan lingkup (scope) tertentu berupa produk akhir atau hasil

kerja akhir.

b. Dalam proses mewujudkan lingkup di atas, ditentukan jumlah biaya, jadual,

serta kriteria mutu

c. Bersifat sementara, dalam arti umurnya dibatasi oleh selesainya. Titik awal

dan akhir ditentukan dengan jelas.

d. Non rutin, tidak berulang-ulang.

e. Macam dan intensitas kegiatan berubah sepanjang proyek berlangsung.

Sedangkan menurut Ritz, (1994: 10) ciri-ciri umum suatu proyek adalah:

a. Bersifat unik dan tidak bersifat pengulangan (not repetitious)

b. Bekerja sesuai dengan jadual dan anggaran untuk mencapai hasil yang

diharapkan.

c. Tim konstruksi terdiri dari berbagai bentuk organisasi, dan hampir melibatkan

setiap departemen dalam perusahaan

d. Proyek berbeda ditinjau dari bentuk, ukuran dan kompleksitas.

Berdasarkan definisi-definisi diatas dapat disimpulkan bahwa proyek adalah aktivitas

unik untuk mencapai tujuan spesifik dan hasil yang diinginkan dengan

mengkordinasikan kejadian/kegiatan dan aktivitas-aktivitas dalam kerangka waktu

biaya, dan mutu tertentu. Misalnya proyek pembangunan Mall sebagai pusat

perbelanjaan di tengah kota, dengan anggaran 10 milyard rupiah, dikerjakan dalam

waktu 13 bulan, dengan spesifikasi bangunan fisik tertentu.

Beberapa contoh proyek antara lain:

6

a. Proyek pengembangan produk atau jasa yang baru: misalnya pabrik mobil

sepeda motor akan mengeluarkan produk seda motor baru yang berbeda dengan

sepada motor yang telah diproduksdi selama ini.

b. Proyek manajemen perubahan yang efektif dalam struktur, personalia atau gaya

suatu organisasi: misalnya suatu perusahaan ingin meningkatkan motivasi kerja

karyawannya, maka diadakan kegiatan pelatihan peningkatan motivasi kerja

bagi seluruh karyawan.

c. Proyek perancangan alat tranportasi baru: misalnya untuk mengatasi kemacetan

lalu lintas yang sering terjadi di Jakarta, maka diadakan pengadaan proyek

tramnpostasi Busway

d. Proyek pengembangan atau modifikasi sistem informasi baru

e. Proyek pembangunan gedung atau fasilitas lainnya

f. Proyek pembangunan sistem pengairan untuk suatu negera berkembang

g. Proyek kampenye politik bagi suatu partai politik

h. Proyek penerapan proses atau prosedur bisnis baru.

i. Proyek pengembangan model pendidikan baru , dan lain sebagainya.

4. KARAKTERISTIK PROYEK

Dalam PMBOK (2004) disebutkan ada tiga karakteristik proyek yaitu (l)

bersifat sementara(temporary), (2) produk, jasa atau hasil yang unik (unique product,

services, or result), dan (3) elaborasi progesif (progressive elaboration). Suatu proyek

bersifat sementara berarti bahwa setiap proyek memiliki langkah awal dan akhir yang

jelas, kapan dimulai dan kapan harus selesai ditentukan dengan jelas. Dalam proyek

bangunan gedung jelas disebutkan proyek dimulai tanggal …. Bulan ……. Tahun ……

sampai dengan tangal …..bulan …… tahun ……… Jika ada keterlambatan dari jadual

yang telah ditentukan tentu ada konsekuensinya bagi kontraktor pelaksana. Suatu

proyek bersifat unik berarti bahwa produk atau jasa yang dihasilkan setiap proyek

berbeda dari proyek yang satu dengan proyek lainnya. Dalam proyek konstruksi

bangunan, proyek Ruku yang ada di suatu tempat pasti berbeda ( baik dari segi biaya,

bentuk, mutu, lama pengerjaan) dari proyek ruko yang ada ditempat lain.

Bagi beberapa organisasi, proyek dilaksanakan sebagai respon terhadap

ketidak mampuan suatu organisasi melakulan suatu kegiatan dengan kegiatan rutin yang

normal. Dengan demikian kegiatan tersebut dilaksanakan dengan pendekatan proyek.

Misalnya suatu perguruan tinggi akan membangun gedung perkuliahan dengan luas

7

total lantai 5000 m2, jelas tidak mungkin akan dibangunan dengan sumber daya SDM

yang telah ada dengan kegiatan rutin, maka kegiatan membangun gedung perkuliahan

akan dilakukan dengan pendekatan proyek. Proyek dikerjakan pada berbagai tingkatan

organisasi, dan melibatkan satu orang sampai ribuan orang. Jangka waktu proyek dapat

dilakukan dalam hitungan mingguan sampai lima tahun atau lebih. Suatu proyek dapat

dikerjakan oleh suatu unit dalam suatu organisasi atau melibatkan semua bagian suatu

organisasi.

SIFAT SEMENTARA SUATU PROYEK

Sifat sementara suatu proyek memiliki makna bahwa suatu proyek memiliki waktu

mulai dan waktu berakhir yang jelas. Suatu proyek berakhir bila tujuan proyek telah

dicapai atau jika secara jelas diketahui tujuan proyek tidak dapat dicapai. Sifat

sementara suatu proyek bukan berarti kegiatan proyek bersifat singkat (dalam waktu

yang singkat), dalam beberapa proyek bahkan berlangsung tahunan. Dalam beberapa

kasus kegiatan proyek dilakukan dalam waktu yang lama/panjang. Proyek bukan

sesuatu kegiatan yang berkelanjutan. Setiap proyek memiliki dampak yang diharapkan

maupun tidak diharapkan baik yang bersifat sosial, ekonomi dan lingkungan. Tujuan

suatu proyek dan non proyek sangat berbeda. Tujuan proyek adalah mencapai tujuan

dan mengakhiri proyek, sedangkan tujuan non proyek adalah kegiatan yang

berkelanjutan (continue to work).

PRODUK, JASA ATAU HASIL UNIK

Suatu proyek bangunan misalnya memiliki fasilitas individual yang unik seperti:

pemiliki yang berbeda, desain yang berbeda, lokasi yang berbeda, kontraktor yang

berbeda dan seterusnya.

Contoh:

Proyek pengembangan pesawat komersil baru memerlukan berbagai prototype

Proyek real estate melibatkan ratusan kelompok manusia

Pembangunan proyek sanitasi dilaksanakan di lima wilayah.

ELABORASI PROGRESIF

Elaborasi progresif adalah merupakan karakteristik suatu proyek yang

mengintegrasikan konsep sementara dan konsep keunikan. Karena produk suatu

proyek bersifat unik, maka karakteristik yang membedakan produk atau jasa suatu

8

proyek harus dielaborasi secara progresif. Progresif elaboratif artinya pengembangan

langkah/tahapan proyek secara terus menerus serinci/sedetail mungkin

5. KEGIATAN PROYEK DAN KEGIATAN RUTIN

Organisasi dibuat pada dasarnya untuk mencapai seperangkat tujuan yang

diinginkan. Untuk mencapai tujuan organisasi dapat dilakukan dengan kegiatan proyek

dan kegiatan operasi rutin. Perbedaan utama kegiatan proyek dengan kegiatan rutin

adalah: kegiatan proyek bersifat sementara dan unik sedangkan kegiatan operasi bersifat

berkelanjutan dan berulang. Secara fundamental tujuan kegiatan proyek dan kegiatan

operasi rutin adalah sangat berbeda. Tujuan proyek adalah mencapai tujuan dan setelah

tercapai, kegiatan proyek selesai. Sedangkan tujuan kegiatan operasi/rutin adalah suatu

kegiatan yang keberlanjutan, dimana setelah suatu tujuan selesai dibuat tujuan baru dan

kegiatan berjalan terus.

Tabel 1.1. Perbandingan kegiatan proyek versus rutin/operasional

Kegiatan Proyek Kegiatan operasional

1 Bercorak dinamis, non rutin Berulang-ulang, rutin

2 Siklus proyek relative pendek Berlangsung dalam jangka panjang

3 Intensitas kegiatan di dalam periode

siklus proyek berubah-ubah (naik-

turun)

Intensitas kegiatan relatif sama

4 Kegiatan harus diselesaikan

berdasarkan anggaran dan jadual yang

telah ditentukan

Batasan anggaran dan jadual tidak

setajam proyek

5 Terdiri dari bermacam-macam kegiatan

yang memerlukan berbagai disiplin

ilmu

Macam kegiatan tidak terlalu banyak

6 Keperluan sumber daya berubah, baik

macam maupun volumenya

Macam dan volume keperluan sumber

daya relatif konstan.

Sumber: Soeharto, 2001

Pada dasarnya proyek diadakan sebagai alat suatu organisasi untuk mencapai tujuan,

dimana tujuan yang diinginkan tersebut tidak dapat dikerjakan dengan kegiatan

operasi /rutin yang normal. Jadi proyek diadakan sebagai strategi suatu organisasi untuk

menyelesaikan suatu pekerjaan (mencapai tujuan), dimana tim proyek bisa berasal dari

9

organisasi yang bersangkutan atau dikerjakan (dikontrakkan) ke pihak lain Kegiatan

proyek diadakan dengan berbagai pertimbangan seperti:

a. Kebutuhan pasar (misalnya: memberi hak kepada perusahaan minyak untuk

membangun pengilangan minyak karena adanya kelangkaan minyak)

b. Kebutuhan organisasi (misalnya: memberi hak kepada suatu lembaga/biro

pelatihan untuk membuat proyek pelatihan karyawan guna meningkatkan

pendapatan organisasi)

c. Permintaan konsumen (misalnya: perusahaan otomotiv membuat proyek

pengadaan disain mobil baru, karena konsumen membutuhkan)

d. Perkembangan teknologi (misalnya: perusahaan video game membuat proyek

untuk mengembangkan generasi terbaru video game)

e. Ketentuan hukum (misalnya: suatu perusahaan obat membuat proyek untuk

membuat obat baru karena ada peraturan pemerintah yang mengaharuskan

setiap obat harus memenuhi aturan kesehatan yang baru)

6. PROYEK KONSTRUKSI

Secara umum proyek konstruksi adalah proyek yang dilakukan pada

pekerjaan-pekerjaan konstruksi. Sedangkan menurut Ervianto (2005) menyatakan

bahwa proyek konstruksi dapat dipandang dalam tiga dimensi yaitu unik,

melibatkan sejumlah sumber daya dan membutuhkan organisasi. Proses konstruksi

melibatkan organisasi dan koordinasi seluruh sumber daya proyek (tenaga kerja,

peralatan konstruksi, material permanen dan sementara, suplai dan fasilitas, uang

teknologi, dan metode waktu) untuk menyelesaikan proyek tepat waktu, sesuai

anggaran, serta sesuai dengan standar kualitas dan kinerja yang dispesifikasikan

oleh perencana. Pemegang peranan utama pada proses konstruksi adalah kontraktor

dan subkontraktor beserta tenaga kerjanya, arsitek/engineer sebagai penyelia,

pemasok material dan peralatan, konsultan, pemilik proyek serta penyedia jasa

pengangkutan. Menurut (Barie dan Paulson, 1995) pada masa kini dan masa yang

akan datang proyek di bidang konstruksi dibagi menjadi empat kategori utama yaitu:

a. Konstruksi pemukiman (residential construction)

Konstruksi pemukiman meliputi perumahan keluarga tunggal, perumahan kota,

rumah susun, apartemen dan kondominium. Pembiayaan konstruksi pemukiman

kira-kira 30% sampai 35% dari angka rata-rata pembiayaan konstruksi untuk setiap

10

tahunnya. Konstruksi pemukiman biasanya dilaksanakan oleh kontraktor bebas atau

para pembangun wilayah pemukiman (developer-builders).

b. Konstruksi gedung (building construction)

Konstruksi gedung menghasilkan bangunan-bangunan yang dimulai dari toko

pengecer yang kecil sampai pada kompleks peremajaan kota, mulai dari sekolah

dasar sampai pada universitas baru yang lengkap, rumah sakit, gereja, bangunan

bertingkat perkantoran komersial, bioskop, gedung pemerintah, pusat rekreasi,

pabrik dan pergudangan. Pada dasarnya, konstruksi gedung memiliki ruang lingkup

maupun tingkat teknologi yang jauh lebih besar dan lebih rumit dari konstruksi

pemukiman. kebanyakan dari struktur-struktur dibiayai dan dibangun oleh sektor

perekonomian swasta. desain umumnya dikoordinasikan oleh para arsitek yang

bekerjasama dengan para spesialis rekayasa untuk sub-sistem bidang struktur,

mekanik dan kelistrikan. Pembangunannya biasanya dikoordinasikan oleh

kontraktor umum atau para manajer konstruksi, yang kemudian untuk selebihnya

mensubkontrakkan berbagai bagian penting dari pekerjaan kepada perusahaan-

perusahaan menurut bidang spesialisasinya.

c. Konstruksi rekayasa berat (heavy engineering construction)

Proyek-proyek yang termasuk dalam kategori ini adalah bendungan dan

terowongan; jembatan; bangunan transportasi seperti jalan kereta api, pelabuhan

udara, jalan raya, dan sistem transportasi-cepat di perkotaan; bandar dan bangunan

pelabuhan; dan beberapa bangunan pelayanan umum seperti sistem penyaringan dan

distribusi air minum, saluran riol dan pengumpulan air hujan, sistem penanganan

dan pembuangan bahan limbah serta jaringan listrik dan jaringan komunikasi. Tahap

desain dan pembangunan konstruksi ditangani oleh para insinyur sipil. pada tahap

konstruksi dibutuhkan mesin/peralatan dan material seperti tanah, batu, baja, beton,

kayu dan pipa, yang berskala besar. kontraktor dalam hal ini biasanya memerlukan

tingkat keahlian yang lebih tinggi dalam masalah rekayasa dan geologi bila

dibandingkan dengan kontraktor dalam bidang konstruksi gedung dan tempat

pemukiman. proyek konstruksi berat dibiayai oleh pihak pemerintah.

d. Konstruksi industri (industrial construction)

Proyek yang termasuk dalam kategori ini meliputi pabrik pengilangan minyak bumi

dan petrokimia; pabrik bahan-bakar sintetik; pusat pembangkit listrik dari bahan

11

bakar fosil serta tenaga nuklir; pengembangan usaha pertambangan; pabrik

peleburan logam; pabrik baja dan aluminium; pabrik industri dasar/berat dan

fasilitas lainnya yang dibutuhkan oleh pelayanan umum dan industri dasar. Desain

dan konstruksinya memerlukan tingkat keahlian rekayasa yang sangat tinggi bukan

hanya dibidang sipil tetapi juga dibidang kimia, kelistrikan, mekanik dan disiplin

ilmu lain. kontraktor pembangunan dituntut untuk benar-benar memahami teknologi

dan seluk-beluk pengoperasian fasilitas. pada umumnya konstruksi industri terdiri

dari banyak sekali pekerjaan yang sangat kompleks dalam bidang-bidang mekanik,

listrik, sistem saluran pipa dan instrumentasi. pekerjaan ini cenderung lebih besar

sifat padat-karya, walaupun diperlukan beberapa peralatan pengangkat dan

penanganan material (material handling) yang sangat besar

Secara umum pada pekerjaan konstruksi ada 4 target yang harus dicapai kontraktor

yaitu :

a. selesai dengan mutu/kualitas paling tidak sama dengan yang ditentukan dalam

perencanaan.

b. selesai dengan waktu ≤ waktu perencanaan

c. selesai dengan biaya ≤ biaya yang direncanakan

d. selesai dengan tidak menimbulkan dampak lingkungan (sosial, fisik, dan

administratif).

Dalam pelaksanan proyek konstruksi keempat target tersebut harus dapat diseselaikan

secara silmultan, dan jika salah satu tidak tercapai dapat dikatakan proyek tersebut tidak

berhasil.

7. KEGIATAN MANAJEMEN PROYEK

Setelah dibahas tentang konsep dan hakekat suatu proyek, maka berikut akan

dibahas tentang menajemen proyek. Manajemen proyek adalah aplikasi/penerapan

pengetahuan, keterampilan, peralatan dan teknik pada aktivitas/kegiatan proyek sesuai

dengan persyaratan/kebutuhan proyek yang bersangkutan (PMI, 2004). Menurut

Kerzner (1995) manajemen proyek adalah proses perencanaan, pengorganisasian,

mengarahkan, dan pengawasan terhadap sumber daya perusahaan untuk mencapai

tujuan jangka pendek yang telah ditentukan secara jelas. Menurut Ervianto 2005)

Manajemen proyek adalah semua perencanaan, pelaksanaan, pengendalian dan

12

kordinasi suatu proyek dari awal (gagasan) hingga berakhirnya proyek untuk menjamin

pelaksanaan proyek secara tepat waktu, tepat biaya dan tepat mutu..

Dengan demikian manajemen proyek adalah ilmu dan seni yang berkaitan

dengan memimpin dan mengkoordinir sumberdaya yang terdiri dari manusia dan

material dengan menggunakan teknik pengelolaan modern untuk mencapai sasaran yang

telah ditentukan, yaitu lingkup, mutu, jadwal, dan biaya serta memenuhi keinginan para

stake holder.” Yang dimaksud dengan stake holder terdiri dari individu atau organisasi

yang secara aktif terlibat dalam proyek, seperti pemilik, sponsor, penyandang dana,

kontraktor, rekanan, bangunan proyek. Project Management Institute (PMI)

mengidentifikasi adanya tumpang tindih antara ilmu dan “practices” manajemen lain

(seperti, manajemen fungsional/klasik atau “general management” yang dipakai untuk

mengelola kegiatan operasional rutin dengan manajemen proyek, seperti fungsi-fungsi

merencanakan, mengorganisir, memimpin, staffing dan mengendalikan.

Area ilmu manajemen proyek yang dikembangkan PMI dalam Project

Management Body of Kowledge (PM-BOK) adalah suatu dokumen yang menjelaskan

sejumlah ilmu (knowledge area) yang berada dalam lingkup profesi manajemen proyek.

Batasan PM-BOK

Dalam menyusun PM-BOK, PMI menggunakan batasan sebagai berikut :

a. Banyak body of knowledge manajemen fungsional atau general manajement

harus diakui merupakan prerequisite dari manajemen proyek tetapi tidak

dimasukkan sebagai komponen PM-BOK, kecuali bila aspek pengetahuan yang

bersangkutan merupakan bagian integral dari proses manajemen proyek.

b. PM-BOK tidak memasukkan area ilmu disiplin lain, profesi atau perincian ilmu

pengetahuan industri yang spesifik, kecuali bila aspek diatas merupakan bagian

dari proses manajemen proyek.

c. PM-BOK tidak memasukkan ilmu pengetahuan, teknologi atau kecakapan yang

hanya terbatas untuk satu jenis industri atau teknologi tertentu.

d. PM-BOK tidak memasukkan bagian terbesar disiplin “service”, kecuali bila

disiplin tersebut berlaku untuk kebanyakan proyek.

e. PM-BOK harus menekankan ilmu pengetahuan, ketrampilan dan teknik yang

bersifat unik terhadap manajemen proyek, atau yang kegunaannya bersifat

mendasar untuk melaksanakan proses manajemen proyek.

13

f. Terdapat banyak keperluan yang bersifat tumpang tindih dengan “PM-BOK”

dari disiplin ilmu atau profesi lain.

Manajemen proyek termasuk disiplin ilmu manajemen, yaitu pengetahuan

untuk mengelola suatu kegiatan. Dalam hal ini kegiatan tersebut bersifat spesifik, yaitu

berbentuk proyek, atau lebih luas lagi mengelola dinamika perubahan (management of

change). Sebagai ilmu manajemen, profesi manajemen proyek berkaitan erat dengan

fungsi merencanakan, memimpin, mengorganisir, dan mengendalikan berbagai kegiatan

proyek yang seringkali sarat dengan kandungan disiplin ilmu arsitektur, engineering,

akutansi, keuangan, dan lain-lain. Sebagai layaknya suatu profesi formal, profesi

manajemen proyek juga harus memiliki berbagai atribut dasar seperti body of

knowledge, standart of entry, code of conduct, dan lain-lain.

Manajemen proyek adalah penyelesaian menyeluruh dengan menggunakan

proses : initiating (memulai), planning (perencanaan), executing (pelaksanaan),

controlling (pengawasan), and closing (penutupan). Tim proyek mengelola kerja

proyek, secara khas melibatkan:

a. Menciptakan keseimbangan antara berbagai permintaan tentang kualitas, lingkup,

waktu, dan anggaran

b. Menetapkan tujuan yang jelas dan dapat dicapai

c. Identifikasi kebutuhan-kebutuhan

d. Mengadaptasikan spesifikasi, rencana dan pendekatan dalam harapan/keinginan

yang berbeda dari berbagai stakeholder.

Istilah manajemen proyek kadang-kadang digunakan untuk menjelaskan pendekatan

organisasi dalam manajemen opresional yang berkelanjutan. Pendekatan ini lebih tepat

disebut “Management by project”. Yang meilibatkan berbabagai aspek kegiatan

operasional, seperti penerapan teknik-teknik manajemen proyek.

PERKEMBANGAN MANAJEMEN PROYEK

Pada pertengahan tahun 1960, sebagain ekskutif perusahan besar mulai

mencari teknik manajemen dan struktur organisais baru yang mampu beradaptasi

dengan lingkungan yang cepat berubah. Pekerjaan-pekerjaan perusahaan yang semakin

komplek dan menghadapi situasi dan lingkungan yang cepat berubah, mengharuskan

perusahaan menggunakan pendekatan manajemen proyek. Perusahaan-perusahaan

14

tersebut adalah: pers, ruang angkasa, pertahanan, konstruksi, rekayasa teknologi tinggi,

komputer, dan alat-alat elektronik.

Pada satu sisi perusahaan seperti pertahanan, ruang angkasa dan konstruksi

pada tahun 1960 kebanyakan masih menggunakan metode informal dalam menangani

proyek-proyeknya. Dalam manajemen proyek yang bersifat informal, proyek-proyek

ditangani dengan dasar pendekatan informal dimana otoritas manajer proyek sangat

kecil. Kebanyakan proyek yang ada ditangani oleh manajer fungsional, yang dibantu

oleh satu atau dua manajer lini.

Ada lima pertanyaan yang perlu dicermati, apakah penggunaan manajemen proyek

perlu dalam suatu pekerjaaan: (l) apakah pekerjaan yang ada bersifat komplek? (2)

apakah lingkungan pekerjaaan bersifat dinamis/cepat berubah? (3) apakah ada

hambatan-hambatan yang sangat pelik? (4) apakah ada beberapa aktivitas (pekerjaan)

yang harus di integrasikan? (5) apakah ada beberapa batasan-batasan fungsional yang

bersifat silang? Jika beberapa jawaban dari pertanyaan-pertanyaan tersebut „ya:“ maka

diperlukan pendekatan manajemen proyek secara formal.

Pertumbuhan perusahaan yang lambat dan adanya keterbatasan-keterbatasan

pada manajemen proyek informal, maka manajemen proyek yang ada perlu

direstrukturisasi. Manajemen proyek direstrukturisasi bila (l) pekerjaan-pekerjaan yang

ada tidak bisa ditangani dengan model struktur organisasi tradisional, (2) adanya

gangguan pada kegiatan rutin perusahaan.

Beberapa literatur menjelaskan bahwa beberapa kasus yang menyebabkan

penerapan manajemen proyek gagal adalah (l) manajemen proyek tidak dibutuhkan,

tetapi diterapkan, (2) tenaga kerja tidak diberi penjelasan/pemahaman tentang

bagaimana langkah-langkah kerja manajemen proyek, (3) eksekutif tidak memilih

secara tepat proyek atau manajer proyek, (4) tidak ada usaha memberi penjelasan

pengaruh bentuk organisasi manajemen proyek terhadap upah dan gaji karyawan, dan

(5) pekerja tidak yakin bahwa eksekutif akan memberi dukungan penuh pada

perubahan (dari manajemen operasi rutin ke manajemen proyek).

8. RUANG LINGKUP PENGETAHUAN MANAJEMEN PROYEK

Ruang lingkup pengetahuan manajemen proyek adalah penjelasan proses

komponen-komponen dari pengetahuan dan praktek manajemen proyek. Menurut PMI

dalam PM-BOK proses ini digambarkan 9 ruang lingkup pengetahuan seperti berikut:

15

Gambar 1.1. Ruang Lingkup Manajemen Proyek (Sumber PMI, 2004)

Dari gambar 1.1. di atas nampak bahwa ada sembilan komponen dari manajemen

proyek yaitu yaitu (1) Project Integrating Managemen/manajemen integrasi, (2)

Project Scope anagement/manajemen lingkup, (3) Project Time

Management/manajemen waktu,(4) Project Cost Management/manajemen anggaran, (5)

Project Quality Management/manajemen kualitas, (6) Project Human Resource

Management/ manajemen sumber daya manusia, (7) Project Communication

Management/manajemen komunikasi, (8) Project Risk Management/manajemen risiko,

dan (9) Project Procurement Management/manajemen pengadaan

1. MANAJEMEN INTERGRASI (PROJECT MANAGEMENT INTEGRATION):

16

PROJECT MANAGEMENT

1. Project Integrating ManagemenDevelop Project Charter Develop Preliminary Project

Scope Statement Develop Project Management Plan Direct and Manage Project

Execution Monitor and Control Project

WorkIntegrated Change ControlClose Project

2. Project Scope ManagementScope PlanningScope DefinitionCreate WBSScope VrificationScope Control

3. Project Time ManagementActivity DefinitionActivity SquencingActivity Resource

EstimatingActivity Duration

EstimatingSchedule DevelopmentSchedule Control

4. Project Cost ManagementCost EstimatingCost BudgetingCost Control

5. Project Quality Management

Quality PlanningPerform Quality AssurancePerform Quality Control

6. Project Human Resource Management

Human Resource PlanningAcquire Project TeamDevelop Project Team Manage Project Team

7. Project Communication Management

Communication PlanningInformation DistributionPerformance ReportingMaanage Stakeholders

9. Project Risk Management

Risk Management PlanningRisk IndentificationQualitative Risk AnalysisQuantitative Risk AnalysisRisk Response PlanningRisk Monitoring and Control

9. Project Procurement Management

Plan Purchase and Acquisitions

Plan ContactingRequest Seller ResponseSelect SellerContract AdminitrationContract Closure

Menjelaskan tentang proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa

berbagai elemen proyek telah dikordinasikan dengan baik. Project Management

Integration terdiri dari (l) Develop Project Charter, (2). Develop Preliminary

Project Scope Statement, (3) Develop Project Management Plan , (4) Direct and

Manage Project Execution, (5) Monitor and Control Project Work, 6. Integrated

Change Control, (7). Close Project

2. MANAJEMEN LINGKUP (PROJECT SCOPE MANAGEMENT)

Menjelaskan proses yang diperlukan untuk menjamin bahwa pekerjaaan-

pekerjaan yang tercakup dalam seluruh proyek, hanya merupakan pekerjaan yang

memang dibutuhkan, untuk menyelesasikan suatu proyek dengan berhasil. Komponen

ini terdiri dari . (l) Scope Planning, (2) Scope Definition, (3) Create WBS, (4) Scope

Verification, dan (5) Scope Control

3. MANAJEMEN WAKTU (PROJECT TIME MANAGEMENT )

Menjelaskan proses yang diperlukan untuk menjamin waktu penyelesaian

proyek. Komponen ini terdiri dari (l) Activity Definition, (2) Activity Squencing, (3) .

Activity Resource Estimating, (4) Activity Duration Estimating, (5) Schedule

Development, dan (6) Schedule Control

4. MANAJEMEN BIAYA (PROJECT COST MANAGEMENT)

Menjelaskan tentang proses yang diperlukan untuk menjamin bahwa proyek

yang dikerjakan dapat diselesaikan sesuai dengan anggaran yang telah disetujui.

Komponen ini terdiri dari (l) Cost Estimating, (2) Cost Budgeting, dan (3) Cost Control

5. MANAJEMEN KUALITAS (PROJECT QUALITY MANAGEMENT )

Menjelaskan tentang proses yang diperlukan untuk menjamin bahwa proyek

yang dikerjakan akan memuaskan kebutuhan konsumen. Komponen ini terdiri dari (l)

Quality Planning, (2). Perform Quality Assurance dan (3) Perform Quality Control

6. MANAJEMEN SUMBER DAYA (PROJECT HUMAN RESOURCE MANAGEMENT)

Menjelaskan tentang proses yang diperlukan untuk membuat penggunaan

semua tenaga kerja yang terlibat dalam proyek secara efektiv. Komponen ini terdiri

dari (l) Human Resource Planning, (2) Acquire Project Team, (3) Develop Project Team

.(4) Manage Project Team

17

7. MANAJEMEN KOMUNIKASI (PROJECT COMMUNICATION MANAGEMENT()

Menjelaskan tentang proses yang diperlukan untuk menjamin ketepatan waktu

dan pembaharuan informasi, koleksi, diseminasi, penyimpanan, dan disposisi akhir dari

informasi proyek. Komponen ini terdiri dari(1) Communication Planning, (2).

Information Distribution, (3) Performance Reporting, (4) Manage Stakeholders.

8. MANAJEMEN RISIKO (PROJECT RISK MANAGEMENT)

Menjelaskan proses yang terkait dengan identifikasi, analisis dan tanggapan

terhadap risiko proyek. Komponen ini terdiri dari (l) Risk Management Planning,

(2) Risk Indentification, (3) Qualitative Risk Analysis, (4). Quantitative Risk

Analysis, (5) Risk Response Planning, dan (6) Risk Monitoring and Control

9. MANAJEMEN PENGADAAN (PROJECT PROCUREMENT MANAGEMENT)

Menjelaskan tentang proses yang diperlukan untuk memperoleh barang-

barang dan jasa dari pihak luar untuk kepentingan organisasi/perusahaan. Komponen

ini terdiri dari(l) Plan Purchase and Acquisitions, (2) Plan Contacting, (3) Request

Seller Response, (4) Select Seller, (5) Contract Adminitration, dan (6) Contract

Closure.

Secara umum hubungan antara manajemen proyek dengan manajemen yang lain dapat

dilukiskan sebagai berikut:

Managemen

Gbr 1.2. Hubungan Manajemen Proyek Dengan Disiplin Manajemen Lain

18

GeneralManagementKnowledge

And Practice

Aplication Area Knowledge

And Practice

Generally AcceptedProject

ManagementKnowledge and

Practice

Dari gambar 1.2. kelihatan jelas bahwa ilmu manajemen proyek adalah suatu dokumen

yang menjenjelaskan sejumlah ilmu (knowledge area) yang berada dalam lingkup

profesi manajemen proyek. Dalam hal tersebut adanya tumpang tindih antara ilmu dan

praktik manajemen lain (manajemen fungsional/klasik/general management) dengan

manajemen proyek. Dalam pada itu manajemen fungsional memberikan dasar-dasar

ilmu tempat manajemen proyek dikembangkan

Manajemen secara umum meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengelolaan

staf, pelaksanaan dan pengawasan terhadap kegiatan rutin perusahaaan secara

berkelanjutan. Manajemen umum didukung oleh disiplin ilmu lain seperti hukum,

perencanaan strategik, logistik dan manajemen sumber daya manusia. Sedangkan

PMBOK memodifikasi manajemen umum dalam beberapa ruang lingkup seperti

perilaku organisasi, peramalan/analisa keuangan, dan teknik perencanaan dan lain

lain.

Suatu manajemen proyek dikatakan berhasil apabila:

a. Proyek yang dilaksanakan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan

b. Proyek yang dilaksanakan sesuai dengan dana yang telah direncanakan

c. Sesuai dengan tingkat/ukuran teknologi yang diinginkan

d. Penggunaaan sumber daya secara efektif dan efisien.

e. Terjadi perubahan lingkup proyek yang seminimum mungkin

f. Tanpa gangguan terhadap organisasi utama proyek

g. Tanpa ada perubahan terhadap budaya perusahaan

Hambatan-hambatan yang sering dijumpai dalam pelaksaan proyek antara lain:

a. Kompleksitas proyek

b. Keinginan/kebutuhan yang bersifat khusus dari konsumen

c. Restrukturisasi organisasi

d. Risiko proyek

e. Perubahan teknologi

f. Perencanaan dan penentuan harga awal

g. Sumber daya perusahaan antara lain:

h. Uang (money)

i. Tenaga kerja (manpower)

j. Peralatan (equipment)

19

k. Fasilitas (facilities)

l. Material (materials)

m. Informasi/teknologi (information/technology)

9. PERAN DAN TUGAS MANAJEMEN DALAM PROYEK

a. Manajer Proyek

Tugas utama manajer proyek adalah mengelola dan mengawasi sumberdaya

perusahaan agar sesua dengan waktu, anggaran dan mutu yang ditetapkan. Seorang

manajer proyek tidak mengontrol langsung sumber daya tersebut, kecuali Uang

(anggaran proyek). Sumber daya tersebut dikontrol oleh manajer lini, manajer

fungsional, atau manajer sumber daya. Seorang manajer proyek harus mengadakan

negoisasi dengan manajer tersebut untuk semua sumber daya yang ada. Manajer

proyek mengadakan pengawasan terhadap sumber-sumber tersebut secara bersaman

dengan manajer lini. Oleh karena itu kesuksesan manajemen sangat tergantung dari:

1. Hubungan kerja sehari-hari yang baik antara manajer proyek dengan

manajer lini yang secara langsung bertugas mengawasi sumber daya

tersebut

2. Kemampuan karyawan (manajer lini) untuk membuat laporan kepada

atasannya (manajer proyek) dan pada waktu yang sama melaporkan kepada

sesama karyawan atau manajer lain

Suatu manajemen proyek yang efektif, paling tidak harus memahami hal:

a. Teknik-teknik dan peralatan-peralatan kuantitatif (quantitative tools and

technique). Dalam hal ini semua orang yang terlibat dalam manajemen

harus memahami metode-metode perencanaan, penjadualan dan kontrol

pekerjaan dan hal yang sangat mendesak adalah seorang manajer proyek

harus memahami tentang deskrispsi pekerjaannya. Khususnya tentang

tanggung jawab dan wewenangnya mulai awal proyek sampai proyek

berakhir.

b. Struktur organisasi (organization structure)

c. Perilaku organisasi (Organization behavior)

Pada dasarnya tim manajemen proyek yang efektif, memerlukan pemahaman yang

mendalam terhadap lima bidang keahlian yaitu:

20

1. Tubuh/kerangka pengetahuan (body of knowledge) manajemen proyek

2. Penerapan lingkup pengetahuan, standard dan peraturan

3. Memahami lingkungan proyek

4. Pengetahuan dan keterampilan manajemen umum

5. Keterampilan interpersonal.

Secara umum peran dan tugas seorang manajer proyek adalah bertanggung

jawab terhadap kordinasi dan integrasi kegiatan-kegiatan dalam berbagai sektor proyek.

Oleh karena itu seorang manajer proyek harus memiliki beberapa keterampilan yaitu

(a) kemampuan komunikasi yang baik, (b) keterampilan melakukan hubungan

interpersonal, (c) terbiasa dengan kegiatan organisasi lini, dan (d) harus memiliki

kemampuan umum yang memadai.

Sedangkan menurut J Robert Flour (dalam Kezners, 1995: 11) seorang

manajer proyek tidak hanya harus paham tentang pengelolaan teknik (engeneering),

aspek pengadaan dan konstruksi, namun dia juga harus mampu mengelola aspek

keuangan, rencana biaya bangunan (cost engineering), penjadualan, aspek lingkungan,

hukum/peraturan konstruksi, inflasi dan eskalasi, masalah perburuhan, hubungan antara

klien dan masyarakat, hubungan dengan pekerja dan perubahan-perubahan dibidang

hukum/peraturan yang ada. Secara umum menurut Kezner (1995) tugas manajer proyek

adalah:

a. Mengelola hubungan personal dalam organisasi proyek

b. Menjaga keseimbangan antara fungsi-fungsi teknik dan manajerial proyek

c. Mengatasi risiko yang terjadi

d. Mengendalikan kehidupan (derap langkah) organisasi.

Rata-rata umur seorang manajer proyek adalah umur 30-an sampai 40-an hal ini

didasari atas pertimbangan:

a. Seseorang umummnya akan memberikan sumbangan pada masyarakat antara

umur 30 s.d 40

b. Pada umur-umur tersebut seseorang harus memikirkan masa depan, kebutuhan

keuangan, beli rumah, rekreasi dan pendidikan anaknya.

c. Pada umur-umur tersebut seseorang lebih berani mengambil risiko

21

b. Manajer Fungsional

Secara umum terdapat dua tugas utama manajer fungsional yaitu:

a. Bertanggung jawab terhadap bagaimana (how) suatu ugas harus dilaksanakan

dan dimana (where) harus dikerjakan (kriteria teknis)

b. Bertanggung terhadap penyediaan sumber daya untuk mencapai tujuan

proyek, dibawah hambatan-hambatan yang ada (siapa yang harus melaksanakan

pekerjaan)

Dengan kata lain, bila manajer proyek mengidentifikasi kebutuhan suatu proyek

(misalnya apa yang harus dikerjakan dan hambatan apa yang terjadi), dan menjadi

kewajiban manajer fungsional mengidentifikasi criteria-kriteria tehnis yang diperlukan.

Kecuali bidang R &D, manajer fungsional harus mempersiapkan tenaga-tenaga teknis

yang diperlukan. Secara pokok manajer fungsional harus mampu

menghadapi/mengatasi:

1. Melayani ketidakterbatas permintaaan pekerjaaan (Unlimited work

requests)

2. Menepati batas waktu yang ditentukan (Predetermined deadlines()

3. Melayani semua permintaan yang mempunyai prioritas tinggi (All

requests having a high priority)

4. Menghadapi keterbatasan sejumlah sumber daya (Limited number of

resource/Limited availability of resources )

5. Mengatasi perubahan rencana proyek yang tidak direncanakan

(Uncheduled changes in project plan )

6. Mengatasi kemajuan proyek yang tidak diprediksi/kuran tercapai

(Unpredicted lack of progess )

7. Mneghadapi ketiadaaan sumber daya (Unplanned absence of resources()

8. perincian sumber daya yang tidak direncakan(Unplanned breakdown of

resources)

9. Kehilangan sumber daya yang tidak direncanakan( (Unplanned loss of

resources)

10. Perputaran tenaga kerja yang tidak direncanakan (Unplanned turnover

of personal).

Pada dasarnya manajemen proyek memang tidak didesain dengan sistem satu

komando. Manajemen proyek dirancang sebagai sistem dimana otoritas dan tanggung

22

jawab dibagi antara manajer proyek dan manajer lini. Manajer proyek melaksanakan

perancanaan, memonitor, dan mengawasi proyek, sedangkan manajer fungsional

tugasnya melaksanakan pekerjaan. Tabel berikut menggambarkan pembagian tanggung

jawab antara manajer proyek dan manajer lini.

Tabel 1.2. Tanggung Manajer

Topik

Tanggung Jawab

Manajer Proyek Manajer Lini

Penghargaan (rewards) Memberi rekomendasi:informal Memberi penghargaan: formal

Petunjuk (direction) Patok kerja (milestone)

(ringkasan)

Rinci

Evaluasi (evaluation) Ringkasan Rinci

Pengukuran (measurement) Ringkasan Rinci

Pengawasan (control) Ringkasan Rinci

c. Ekskutif

Dalam lingkungan proyek, para ekskutif memiliki peran baru yaitu peran

interfacing. Ekskutif diharapkan mampu melakukan interface dalam hal:

a. Perencanan dan penentuan tujuan proyek

b. Pemecahan konflik

c. Penentuan prioritas proyek

d. Sebagai sponsor proyek

d. Interface Dalam Manajemen Proyek

Dalam pelaksanaan proyek manajer proyek, manajer fungsional dan ekskutif

saling berhubungan sesuai peran dan tugas masing-masing. Hubungan antara manajer

proyek, manajer fungsional dan ekskutif dapat digambarklan sebagai berikut:

23

Dari gambar 1.3. di atas nampak bahwa keberhasilan dalam manajemen proyek

tergantung dari tiga hal yaitu (l) manajer proyek, (2) manajer lini, dan (3) manajemen

senior. Jika ketiga komponen ini tidak berjalan secara baik, maka suatu proyek akan

mengalami kegagalan. Titik kritis dalam manajemen proyek adalah interface antara

manajer proyek dan manajer lini. Dalam interface ini, manajer proyek dan manajer lini

harus memandang posisi masing-masing sama dan rela membagi otoritas, tangung

jawab dan akuntabilitas. Jika posisi manajer proyek dan manajer lini dalam posisi

sama, maka keterlibatan manajemen senior sangat perlu dalam memberi advis dan

bimbingan pada manajer proyek, seperti halnya memberi dorongan pada manajer lini

untuk melaksanakan tugas-tugas.

MANAJER PROYEK SEBAGAI AGEN PERUBAHAN

SPONSOR PROYEK:MANAJEMEN SENIOR

SPONSOR PROYEKMANAJEMEN BAWAH/TENGAH

TIM PROYEK

MANAJER PROYEK

HUBUNGAN

SPONSORPROYEK

MANAJER PROYEK

PENENTUAN TUJUANPERENCANAANORGANISASI PROYEKPERSONEL KUNCIMASPER PLANKEBIJAKANPELAKSANAAN MONITORINGPENENTUAN PRIORITASPEMECAHAN KONFLIK KONTAK EKSKUTIF - CLIEN

Gambar 1.3. Intercafe sponsor proyek

24

Tugas utama seorang manajer proyek adalah melakukan perencanan. Sebagai

arsitek perencana proyek, manajer proyek harus menyediakan:

a. Definisi/uraian tugas secara lengkap

b. Definisi/uraian sumber daya yang dibutuhkan

c. Jadual milestone utama

d. Definisi kualitas tiap item pekerjaan dan kebutuhan sumber daya

e. Dasar/cara pengukuran unjuk kerja

Jika hal-hal di atas telah disediakan dengan baik, maka dapat menghasilkan:

1. Kepastian bahwa setiap unit fungsional akan memahami tanggung jawab

penuh terhadap pencapaian kebutuhan proyek

2. Kepastian bahwa hasil pemecahan masalah penjadualan dan alokasi

sumber daya yang kritis akan dapat diketahui terlebih daulu

3. Identifikasi awal terhadap masalah yang dapat membahayakan

pelaksanaan proyek, dapat segera dilakukan tindakan korektif dan

perencanaan kembali dapat dilakukan untuk memecahkan masalah.

Seorang manajer proyek tidak dapat membuat kebijakan pada pekerjaan fungsional,

terkait dengan:

a. Promosi

b. Penyusunan peringkat kepegawaian

c. Gaji

d. Bonus

e. Lembur kerja

f. Tanggung jawab

g. Menjajikan tugas berikutnya

Tugas-tugas tersebut merupakan wewenang manajer lini, tetapi manajer proyek dapat

terlibat secara tidak langsung dengan cara memberikan masukan-masukan tentang

masalah pekerja.

10. PROFESI DALAM MANAJEMEN PROYEK

Walaupun keberadaan manajer proyek telah ada sejak berabad-abad, namun

pengakuan manajemen proyek sebagai suatu profesi baru muncul belakangan. Selama

abad industri, manajer proyek adalah orang-orang yang memenuhi syarat teknis yang

ada dalam organisasi yang bersangkutan, dan peran manajer proyek cenderung sebagai

25

batu loncatan menuju pekerjaan sebagai manajer fungsional. Baru pada tahun 1970-an

individu dan organisasi mengakui bahwa manajer proyek memerlukan keahlian yang

berbeda dengan manajer fungsional. Pada akhir tahun 1990-an manajemen proyek

diakui secara umum sebagai suatu profesi, khususnya pada perusahaan-perusahaan

teknologi informasi, konstruksi, arsitektur dan mesin.

Pada tahun 1969 organisasi perdagangan internasional untuk manajer proyek

membentuk Project Management Institute (PMI), yang merupakan kumpulan kelompok

kecil manajer proyek yang terutama bekerja di bidang mesin dan konstruksi., sekitar

tahun 1990 anggotanya 12.000 dan pada tahun 2000 anggotanya sekitar 70.000 di

seluruh dunia. Pada tahun 1987 PMI mengeluarkan buku “ A Guide to the Project

Management Body of Knowledge”, yang mengidentifikasi praktik yang sudah diterima

dalam manajemen proyek dan mengorganisasikannya dalam area fungsional proyek.

Pedoman ini terus diperbaharui yaitu tahun 1996, 2000 dan 2004, pedomann ini akan

terus diperbaharui sesuai perkembangan teknologi. Disamping itu PMI juga

mempromosikan status professional manajer proyek melalui sertifikasi, pada akhir

tahun 2000 hampir 27.000 orang telah memegang sertifikat sebagai proyect managers.

Semakin meluasnya aplikasi manajemen proyek (MP) dalam dunia usaha,

industri, dan bidang-bidang lain dewasa ini, timbul pemikiran perlunya suatu kodefikasi

dan standarisasi yang berkaitan dengan profesi MP. Maksud ini bukan didorong oleh

kurangnya kualitas penyelenggara proyek dalam praktek dilapangan, melainkan lebih

ditujukan pada usaha memudahkan mereka yang hendak menekuni profesi MP dan juga

pemakai jasa MP. Umumnya pimpro dan tim proyek mempunyai latar belakang

pendidikan dan pengalaman yang cukup sebelum bertugas mengelola proyek. Disinilah

dasar timbulnya pemikiran di atas, yaitu tidak adanya standar dan kode profesi yang

memberikan batasan perihal manajemen proyek sehingga J.R.Adams (1994)

mengemukakan sebagai berikut :

Pada kenyataannya, siapa saja, terlepas dari pengalaman kerjanya, tidak pandang latar belakang pendidikan akademisnya, dapat menjadi pimpro dengan sekadar mengklaim titel tersebut.”

PORSI PENGUASAAN KOMPONEN TEKNIS

Pimpinan menunjuk seseorang sebagai penanggung jawab proyek karena alasan sebagai

berikut :

a. Memiliki keahlian teknis sesuai dengan lingkup kerja proyek, misalnya seorang

insinyur sipil untuk proyek mendirikan kantor.

26

b. Tersedia pada saat itu, yaitu pada waktu diperlukan.

c. Manajer lini berpengalaman yang diharapkan mampu memecahkan masalah

manajerial yang mungkin timbul.

d. Memiliki indikasi bersedia menghadapi berbagai tantangan.

Jadi, karir pimpro dan para pelaku penting umumnya mengikuti urutan di atas. Artinya

tidak ada perencanaan nyata maupun latihan dan pendidikan formal bagi mereka untuk

profesi MP, kecuali bekal pengetahuan teknis dari disiplin ilmu yang merupakan porsi

dominan dari lingkup kerja proyek yang hendak ditangani.

MANAJEMEN PROYEK SEBAGAI PROFESI

Profesi adalah suatu kejuruan yang memerlukan pendidikan dan latihan serta

melibatkan kecakapan intelektual. Langkah penting untuk mendapat pengakuan

masyarakat atas profesi adalah memiliki “lisensi” oleh otoritas atau badan resmi yang

dibentuk untuk maksud tersebut. Maksud adanya lisensi ini memberi tanda bahwa

pemegangnya telah kompeten dalam bidangnya.

ATRIBUT SUATU PROFESI

Disiplin ilmu manajemen proyek adalah ilmu manajemen, yaitu ilmu pengetahuan untuk

mengelola suatu kegiatan. Sebagai ilmu manajemen, profesi MP berkaitan erat dengan

fungsi merencanakan, memimpin, mengorganisir dan mengendalikan berbagai kegiatan

proyek yang seringkali sarat dengan kandungan ilmu arsitektur, engineering, akuntansi,

keuangan dan lain-lain.

a. Body of Knowledge

Body of Knowledge (BOK) adalah atribut yang berkaitan dengan konsep dan

prinsip unik profesi yang bersangkutan.

b. Kode Etik

Atribut ini umumnya dimiliki oleh setiap macam profesi, untuk dipakai sebagai

pegangan/petunjuk yang berkaitan dengan tingkah laku yang benar bagi profesi

yang bersangkutan.

c. Standard of Entry

Atribut ini menetapkan standar minimum bagi mereka yang dapat diakui sebagai

pemegang/pemilik profesi yang bersangkutan.

d. Organisasi yang Mendukung

27

Bagi pembentukan profesi baru diperlukan suatu badan atau organisasi yang

mendukung (sanctioning organization).

POTENSI KARIER PERSONIL PROYEK

Dengan adanya profesi Manajemen proyek yang dipersiapkan dan direncanalan

secara terarah berupa latihan dan pendidikan formal serta sertifikasi yang didasarkan

atas PM-BOK, jalan terbuka lebar bagi karier mereka yang ingin menekuni bidang

manajemen proyek.

Jalur 1

Jalur 1 adalah jalur profesi yang lazim terjadi. Suatu perusahaan yang bergerak

dalam bidang usaha tertentu (nonproject oriented organization), misalnya memproduksi

BBM akan memperluas salah satu produksinya. Maka pimpinan perusahaan akan

memilih dan menunjuk salah seorang engineer senior dari bidang pemeliharaan untuk

menjadi pimpro perluasan pabrik tersebut. Setelah berhasil menyelesaikan proyek

dengan baik, maka manajer proyek dikembalikan lagi ke bidang fungisonal dan

mendapat promosi sebagai kepala bidang. Meskipun demikian, tidak lepas

kemungkinan bahwa setelah selesai proyek, eks-pimpro mengambil pendidikan MM

(magister manajemen) atau MBA bidang/jurusan manajemen proyek dan memperoleh

sertifikat, kemudian melanjutkan karier seperti tertera pada jaur 2.

Jalur 2

Jalur ini merupakan jalur pengembangan karier dan profesi yang lebih terarah.

Setelah menamatkan pendidikan formal S-1, kemudian bergabung dengan perusahaan

yang kegiatan utamanya berkaitan erat dengan penyelenggaraan proyek seperti

konsultan, kontraktor, organisasi BUMN, atau departemen yang sedang menangani

proyek. Langkah berikutnya ialah mengambil pendidikan lanjutan S-2 seperti MM atau

MBA jurusan manajemen proyek. Hal ini akan memberikan bekal yang cukup dan

persiapan bagi tugas dan tanggung jawab sebagai senior project control atau deputi

manajer proyek professional untuk proyek-proyek berukuran sedang. Jenjang karier

berikutnya akan terbuka sesui dengan prestasi yang bersangkutan.

PROGRAM SERTIFIKASI

28

Di samping tersedia jalur edukasi akademis yang pesertanya setelah tamat

memperoleh gelar MBA atau MSc dalam project management, terdapat pula jalur

praktis, yaitu melalui program sertifikasi. Program ini bermaksud untuk memformalkan

pendidikan bagi profesi MP, yaitu mengadakan ujian dan pemberian sertifikat sebagai

tanda bahwa pemegang sertifikat telah menguasai ilmu dasar (basic knowledge)

manajemen proyek. Salah satu institusi yang telah melaksanakan program sertifikasi ini

adalah PMI-USA yang dimulai sejak tahun 1984, kualifikasi yang diberikan adalah

sebagai berikut :

a. Telah menunjukkan professional commitment terhadap manajemen proyek

dalam jangka panjang.

b. Lulus ujian sertifikasi.

Bobot komitmen profesi tersebut di nilai dengan angka. Di bawah angka tertentu, calon

dianggap belum memenuhi syarat. Bagi mereka yang lulus kualifikasi diberikan

sertifikat dan gelar PMP atau project management professional oleh PMI.

11. RANGKUMAN

Sejarah manajemen proyek konstruksi hampir bersamaan dengan munculnya

peradaban manusia itu sendiri. Semakin maju peradaban manusia semakin berkembang

pula ilmu maupun praktik manajemen proyek. Manajemen adalah proses merencanakan,

mengorganisir, memimpin dan mengendalikan kegiatan anggota serta sumber daya

yang lain untuk mencapai sasaran organisasi (perusahaan) yang telah ditentukan.

Kegiatan proyek adalah sebagai suatu kegiatan sementara , yang berlangsung dalam

jangka waktu terbatas, dengan alokasi sumber daya tertentu dan dimaksudkan untuk

menghasilkan produk atau deliverable yang kriteria mutunya telah digariskan dengan

jelas. Dalam PMBOK (2004) disebutkan ada tiga karakteristik proyek yaitu (l) bersifat

sementara(temporary), (2) produk, jasa atau hasil yang unik (unique product, services,

or result), dan (3) elaborasi progesif (progressive elaboration).

Manajemen proyek adalah aplikasi/penerapan pengetahuan, keterampilan,

peralatan dan teknik pada aktivitas/kegiatan proyek sesuai dengan

persyaratan/kebutuhan proyek yang bersangkutan (PMBOK, 2004). Menurut Kerzner

(1995) manajemen proyek adalah proses perencanaan, pengorganisasian, mengarahkan,

dan pengawasan terhadap sumber daya perusahaan untuk mencapai tujuan jangka

pendek yang telah ditentukan secara jelas. Ruang lingkup pengetahuan manajemen

proyek adalah penjelasan proses komponen-komponen dari pengetahuan dan praktek

29

manajemen proyek. Proses ini digambarkan 9 ruang lingkup pengetahuan Ruang

lingkup pengetahuan manajemen proyek adalah penjelasan proses komponen-komponen

dari pengetahuan dan praktek manajemen proyek dan proses ini memiliki 9 ruang

lingkup pengetahuan yaitu (l) manajemen integrasi, (2) manajemen lingkup, (3)

manajemen waktu, (4) manajemen biaya, (5) manajemen kualitas, (6) manajemen

sumber daya, (7) manajemen komunikasi, (8) manajemen risiko, dan (9) manajemen

pengadaan. Secara umum yang bertanggung jawab dan berpengaruh terhadap

pelaksanaan manajemen proyek adalah manajer proyek, manajer fungsonal dan

eksekutif.

Pada tahun 1969 organisasi perdagangan internasional untuk manajer proyek

membentuk Project Management Institute (PMI), yang merupakan kumpulan kelompok

kecil manajer proyek yang terutama bekerja di bidang mesin dan konstruksi., sekitar

tahun 1990 anggotanya 12.000 dan pada tahun 2000 anggotanya sekitar 70.000 di

seluruh dunia. Pada tahun 1987 PMI mengeluarkan buku “ A Guide to the Project

Management Body of Knowledge”, yang mengidentifikasi praktik yang sudah diterima

dalam manajemen proyek dan mengorganisasikannya dalam area fungsional proyek.

Pedoman ini terus diperbaharui yaitu tahun 1996, 2000 dan 2004, pedomann ini akan

terus diperbaharui sesuai perkembangan teknologi. Disamping itu PMI juga

mempromosikan status professional manajer proyek melalui sertifikasi, pada akhir

tahun 2000 hampir 27.000 orang telah memegang sertifikat sebagai proyect managers.

12. PERTANYAAN EVALUATIF

a. Apakah perbedaan antara kegiatan proyek dan kegiatan operasi rutin

b. Jelaskan karakteristik proyek menurut PMBOK

c. Jelaskan perbedaan antara manajemen umum dan manajemen proyek

d. Jelaskan lingkup ilmu manajemen proyek menurut PMBOK

30