bab 6openstorage.gunadarma.ac.id/research/files/borang... · web viewlink ke sub domain pendukung...

Standar VII.SISTEM PENJAMINAN MUTU DAN MANAJEMEN INFORMASI

VII.1 Portfolio Akreditasi Institusi-Universitas Gunadarma

Standar VII. SISTEM PENJAMINAN MUTU

RINGKASAN

Universitas Gunadarma telah menerapkan sistem jaminan mutu dengan merumuskan sasaran mutu di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat. Untuk menjamin tercapainya sasaran mutu, kegiatan penjaminan mutu yang dilakukan terdokumentasi dengan baik dimana pencapainya selalu dimonitor dan dievaluasi. Organisasi penjaminan mutu di tingkat Universitas Gunadarma secara resmi dibentuk pada tanggal 17 April 2006 berdasarkan keputusan Rektor Nomor 304/SK/REK/UG/2006 dengan nama Badan Penjaminan Mutu Universitas Gunadarma (UG Bajamtu).

Komitmen yang tinggi terhadap kegiatan penjaminan mutu di Universitas Gunadarma antara lain dibuktikan dengan adanya berbagai perangkat yang dibutuhkan antara lain adanya: (1) Kebijakan Rektor tentang peningkatan mutu di lingkungan Universitas Gunadarma, (2) dibentuknya organisasi unit pelaksana penjaminan mutu di tingkat universitas (Badan Jaminan Mutu), fakultas dan program studi dengan lingkup tugas yang jelas (3) tersusunnya berbagai panduan pelaksanaan atau manual mutu, (4) tersedianya pedoman Evaluasi Diri, Pedoman Evaluasi Internal, dan Pedoman Monitoring dan Evaluasi Internal untuk program pengembangan akademik dan pedoman monevin program hibah kompetisi serta (5) adanya program-program penjaminan mutu dengan alokasi dana di tingkat Universitas dan Fakultas.

Kebijakan umum terkait dengan penerimaan mahasiswa baru di lingkungan Universitas Gunadarma tercantum dalam Pedoman Penerimaan Mahasiswa Baru Universitas Gunadarma yang antara lain mencakup bahwa penerimaan mahasiswa baru dilaksanakan melalui seleksi masuk yang objektif dan menjamin kualitas. Selain itu bahwa proses penerimaan mahasiswa baru harus mengedepankan prinsip keadilan dan kesetaraan. Proses dan mekanisme penerimaan mahasiswa baru ditetapkan dengan Keputusan Rektor. Sistem seleksi mahasiswa baru yang dilakukan telah menjamin direkrutnya calon mahasiswa yang bermutu. Rasio antara calon mahasiswa yang mendaftar dan yang diterima di Universitas Gunadarma adalah 7 : 1. Sekitar 50% calon mahasiswa Universitas Gunadarma berasal dari propinsi DKI Jakarta dan sisanya berasal dari 30 propinsi lain di Indonesia dan juga dari luar negeri. Berdasarkan data profil calon mahasiswa, secara geografis sebagian besar calon mahasiswa berasal dari Jakarta dan Jawa Barat (sekitar 90%). Sebagian besar dari mereka tinggal di wilayah kotamadya (80-90%).

Dalam lima tahun terakhir jumlah calon mahasiswa yang berminat untuk menjadi mahasiswa Universitas Gunadarma terus mengalami peningkatan. Pada tahun 2004 terdapat 55.581 calon mahasiswa baru untuk jenjang pendidikan D3 dan S1 yang mendaftar meningkat menjadi 58.473 pada tahun 2007. Pada tahun yang sama jumlah peminat untuk program pasca sarjana sebanyak 633 pada tahun 2004 dan 438 pada tahun 2007. Jumlah calon mahasiswa yang diterima juga terus mengalami peningkatan, terutama untuk jenjang D3 dan S1. Tingkat keketatan seleksi yang cukup tinggi dapat menjadi indikator kualifikasi calon mahasiswa.

Perkembangan Teknologi Informasi yang pesat telah memungkinkan dilakukannya berbagai hal yang sangat mendorong pada pelaksanaan Penjaminan mutu di Universitas Gunadarma. Teknologi Informasi dirasakan sangat membantu di dalam proses perekaman dan pengolahan data menjadi informasi yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan dan tindakan perbaikan. Berbagai aplikasi telah dibangun dibawah koordinasi Biro Administrasi dan Perencanaan Sistem Informasi (BAPSI) yang terorganisasi dengan baik. Beberapa aplikasi yang sangat membantu di dalam

Portfolio Akreditasi Institusi-Universitas Gunadarma I.2


Portfolio Akreditasi Institusi-Universitas Gunadarma VII.15

implementasi penjaminan mutu antara lain antara lain sistem aplikasi jurusan, PSA Online, BAAK, Monitoring Proses Pembelajaran, Bajamtu, Career Center, lembaga penelitian, dan lembaga pengembangan.

Rekaman data pendidikan dan pendukungnya yang tersimpan dengan baik akan mendukung sistem pelaporan, pelacakan kembali (data tracking), mempermudah pengawasan dan evaluasi dan untuk membantu pengambilan keputusan seperti misalnya dalam bentuk executive information system yang antara lain mampu menghasilkan peringatan dini (early warning system) dan tindakan perbaikan yang diperlukan. Selain untuk keperluan internal, keberadaan data yang tersimpan dengan baik dan mudah dilacak pada tingkat program studi menjadi dasar bagi keperluan penyusunan Evaluasi Program Studi Berbasis Evaluasi Diri (ESPBED)

Untuk menjamin terjadinya peningkatan mutu yang berkelanjutan, Universitas Gunadarma selalu menyediakan anggaran khusus untuk kegiatan yang terkait dengan peningkatan mutu internal, termasuk didalamnya untuk keperluan akreditasI program studi. Total anggaran untuk kegiatan penjaminan mutu pada tiga tahun ajaran terakhir berturut-turut adalah Rp 845.250.000, Rp 931.350.000, dan Rp 896.400.000. Komponen anggarannya meliputi Honorarium Personalia di Badan Penjaminan Mutu, Kegiatan Monevin oleh Dosen Wali, Pengembangan Prosedur, Pedoman, dan Instrumen yang dibuat oleh Satuan Kerja atau kepanitian, Pengembangan Sistem Penjaminan Mutu berbasis TIK (University Score Card, Website Bajamtu, Pengembangan Staff di bidang penjaminan mutu, Kegiatan seminar, workshop, dan sosialisasi mengenai penjaminan mutu, Biaya operasional pengukuran dan evaluasi kinerja dosen, Rapat atau pertemuan rutin mengenai penjaminan mutu, Pengadaan peralatan untuk kegiatan Bajamtu (server, komputer, fasilitas perkantoran), serta Biaya lain-lain (ATK, pemeliharaan website Bajamtu).

Tata kelola TIK di Universitas Gunadarma mengacu ke Tata Kelola Universitas (Good University Governance - GUG) yang telah ditetapkan oleh Rektor berdasarkan Surat Keputusan No. 0651.1/SK/REK/UG/2006 tanggal 6 Pebruari 2006 tentang Tata Kelola Universitas. Berdasarkan Pedoman Umum tersebut maka BAPSI sebagai pihak pengelola TIK di Universitas Gunadarma menyusun Tata Kelola TIK yang lebih bersifat operasional. Tata kelola tersebut terdiri dari Cetak Biru TIK Universitas Gunadarma beserta pedoman atau SOP pendukungnya. Cetak biru TIK tersebut mencakup pemaparan dan proyeksi mengenai pengembangan, pengelolaan dan pemanfaatan sistem informasi termasuk sistem yang mengatur aliran data, otorisasi akses data, dan sistem disaster recovery. Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi (BAPSI) merupakan salah satu unit struktural yang ikut mempunyai kontribusi dalam perencanaan, pengembangan, implementasi dan pemeliharaan fasilitas teknologi informasi di Universitas Gunadarma. Fungsi dan wewenang BAPSI secara umum bersifat koordinatif bersama unit pelaksana dan unit terkait lainnya dalam peningkatan layanan informasi akademik dan pembelajaran berbasis teknologi informasi dan komunikasi. Pada tahun 2007 ini, BAPSI membentuk unit kerja khusus yaitu Network Operation Center (UG-NOC), System Development Center (UG-SDC), Media and Information Center (UG-MIC), E-Learning Center (UG-ELC), dan Research Information Center (UG-RIC). Kelima unit baru tersebut melengkapi struktur BAPSI sebelumnya, khususnya yang terkait dengan layanan Sistem Informasi.

Salah satu tingkat sistem informasi yang digunakan untuk sistem pendukung pengambilan keputusan (Decisison Support System) adalah Executive Information System (EIS) yang merupakan analisis lebih lanjut dari Sistem Informasi Akademik



Terpadu serta EIS yang bersumber dari Human Resources Information System. Sistem lainnya yang bisa dijadikan bahan untuk pengambilan keputusan adalah University ScoreCared. Berbagai sistem pengambilan keputusan tersebut didukung dari pangkalan data mahasiswa yang ada di Bagian Pengembangan Sistem Manajemen Akademik (PSMA) online, pangkalan data dosen yang berada di Biro Administrasi Umum, serta pangkalan data lulusan yang ada di Bagian Alumni dan Career Center. Untuk sistem Disaster Recovery Universitas Gunadarma memiliki Data Center di PT. Telkom.

Portofolio sistem aplikasi di Universitas Gunadarma meliputi (1) Sistem Administrasi Akademik di PSMA online yang meliputi pemrosesan administrasi dan kinerja mahasiswa, serta sistem informasi lulusan yang ada di Career Center; (2) Sistem Informasi Sumber Daya Manusia atau HRIS; (3) Asset Management System untuk pengelolaan aset atau sarana dan prasarana; (4) Sistem Informasi Keuangan di Bagian Keuangan dan pembukuan yang didukung integrasi dengan sistem Host to Host yang real time dengan sistem pembayaran akademik melalui Sistem Perbankan; serta (5) Sistem pembelajaran yang meliputi e-learning system, open courseware system, dan sistem distance learning.

Universitas Gunadarma juga telah mengimplementasikan sistem komunikasi antar sivitas akademika yang berbasis internet, yaitu (1) Digital Locker untuk dosen di http://nustaffsite.gunadarma.ac.id; (2) Homepage dosen yang bisa diakses di http://staffsite.gunadarma.ac.id; (3) Digital Locker untuk mahasiswa yang bisa diakses di http://studentsite.gunadarma.ac.id; (4) Social Network System antar dosen, mahasiswa dan alumni melalui situs UG Community di http://community.gunadarma.ac.id. Berbagai informasi yang bisa diakses dari beberapa sistem tersebut meliputi penjadwalan, bahan ajar, penugasan dari dosen, forum diskusi elektronik, dll.

Situs Universitas Gunadarma yang menyajikan informasi untuk sivitas akademika, mahasiswa, staff dan alumni juga untuk calon mahasiswa. Situs ini menjadi gerbang untuk menghubungkan semua layanan UG seperti BAAK online, Career Center, Language Center, studentsite, staffsite. Fitur yang tersedia di situs ini antara lain (1) Profil UG; (2) Program Akademik Diploma, Sarjana dan Pasca Sarjana dan link ke masing-masing situs tersebut; (3) Fakultas, informasi Akreditasi masing-masing program studi dan link ke web program studi; (4) Perpustakaan, link ke situs http://library.gunadarma.ac.id; (5) lembaga meliputi lembaga pengembangan, pengabdian masyarakat dan penelitian serta link ke situs masing-masing; (6) Fasilitas berisikan informasi mengenai lokasi gedung di UG, poliklink, masjid dan bank; (7) Kampus berisikan informasi lokasi kampus UG; (8) Informasi untuk calon mahasiswa baru meliputi pembiayaan dan prosedur pendaftaran serta calon mahasiswa dapat melakukan pendaftaran online melalui http://pendaftaran.gunadarma.ac.id. Pola tata letak hyperlink ke sub domain dari situs utama tersebut adalah sebagai berikut:

(1) Link ke layanan utama untuk dosen, mahasiswa, dan alumni yang bersifat eksklusif atau memerlukan user ID dan password diletakkan pada bagian atas domain Universitas gunadarma. Sub domainnya sebanyak sembilan buah yaitu adalah UG Studentsite, UG Nustaffsite, UG Staffsite, UG Career Center, UG Community, UG Library, UG E-Learning Center, UG E-journal, dan UG Repository System.

(2) Link ke sub domain pendukung lainnya terletak di bagian kanan samping website Universitas Gunadarma dengan jumlah 23 sub domain, yaitu BAAK dan

http://pendaftaran.gunadarma.ac.id/

http://library.gunadarma.ac.id/

http://community.gunadarma.ac.id/

http://studentsite.gunadarma.ac.id/

http://staffsite.gunadarma.ac.id/

http://nustaffsite.gunadarma.ac.id/




SAP online, website lembaga pengembangan, website Pusat Studi, blog komunitas, serta website UPT lainnya seperti TOEFL iBT center, Incubator Bisnis, dll.

(3) Link ke sub domain yang berupa agenda rutin atau media publikasi yang bersifat periodik diletakkan pada bagian sisi kiri yaitu (1) website seminar nasional (PESAT dan KOMMIT), website Seminar Internasional, UG Open Courseware, dan UG News. Jumlah sub domainnya saat ini adalah lima sub domain.

(4) Link ke website program studi terletak di dalam profil akademik Universitas Gunadarma yaitu pada sub menu program akademik yang ada di bagian kiri atas website Universitas Gunadarma. Jumlah sub domainnya adalah dua puluh (20) buah.

Sistem jaringan komputer di Universitas Gunadarma digunakan untuk menghubungkan seluruh kampus Universitas Gunadarma yang tersebar di beberapa lokasi dengan Virtual Private Network (VPN) dan menghubungkan ke Internet. keterhubungan masing-masing lokasi terhubung dengan teknologi MPLS, yaitu dengan VPN (kecepatan 128Kbps – 768 Kbps) dan Wireless (dengan kecepatan 10-20 Mbps). Infrastruktur lainnya adalah backbone fiber optics antar gedung dan fasilitas Wifi di seluruh lokasi kampus. Kecepatan koneksi jaringan komputer untuk Internet sampai tahun ajaran 2007/2008 ini adalah sebesar 32 Mbps. Dengan kapasitas sebesar itu, maka kapasitas bandwidth per mahasiswa adalah sebesar 1,69 Kbps/orang. Universitas Gunadarma memberikan alamat email ke seluruh dosen dan mahasiswa dengan kapasitas sebesar 100 Mb per orang.

7.1. Komitmen dan Kebijakan Mutu di Universitas Gunadarma

Sesuai dengan visi Universitas Gunadarma untuk menjadi universitas yang unggul di kawasan regional dan global, maka salah satu upaya yang penting adalah terjadinya suatu proses peningkatan mutu yang berkelanjutan (continuous quality improvement). Sejalan dengan strategi Dirjen Dikti untuk dalam peningkatan kualitas Perguruan Tinggi di Indonesia (HELTS 2003 -2010) dan didorong atas dasar kebutuhan yang tumbuh dari dalam, maka Universitas Gunadarma menjadikan kegiatan penjaminan mutu sebagai suatu kegiatan yang terinstitusi dalam bentuk prosedur standar organisasi dengan melibatkan pihak-pihak yang terkait.

Penjaminan mutu akademik adalah kegiatan yang sistematis, terstruktur dan terus menerus terhadap pemeliharaan dan peningkatan mutu akademik. Tercakup di dalamnya adalah adanya proses penetapan dan pemenuhan standar mutu pengelolaan pendidikan tinggi yang dilaksanakan secara konsisten dan berkelanjutan sehingga dapat memberikan kepuasan kepada semua pemangku kepentingan (stakeholder).

Penyelenggaraan program bidang akademik Universitas Gunadarma ditujukan untuk menghasilkan sumberdaya manusia yang unggul, memiliki kompetensi yang sesuai dengan kebutuhan pemangku kepentingan dan mampu bersaing di lingkungan nasional maupun global melalui proses pembelajaran yang bermutu dan efisien. Sejalan dengan hal tersebut penyelenggaraan program bidang akademik di Universitas Gunadarma dilakukan dengan prinsip adanya proses peningkatan mutu yang terus menerus dan berkesinambungan, sehingga mampu menghasilkan lulusan yang sesuai dengan kebutuhan pengguna.



Sistem Penjaminan Mutu merupakan salah satu aspek yang diatur dalam pedoman Good Corporate Governance Universitas Gunadarma. Pedoman umum yang tertuang dalam dokumen tersebut adalah sebagai berikut:

1. Kegiatan Monitoring dan Evaluasi Internal (Monevin) menjadi tugas dan wewenang dari Badan Penjaminan Mutu Akademik Universitas Gunadarma (UG Bajamtu) yang berada di bawah Rektor. Kegiatan Monevin tersebut harus dilaksanakan secara periodik dan merupakan bahan rapat kerja pimpinan yang diselenggarakan setiap tahun.

2. Universitas Gunadarma melalui Badan Penjaminan Mutu harus mengimplementasikan pedoman pelaksanaan, atau manual mutu yang mencakup pernyataan mutu, kebijakan mutu, standar mutu, prosedur mutu, instruksi kerja, dan sasaran mutu. Pedoman tersebut harus terintegrasi dan berbasis teknologi informasi melalui sistem informasi yang dikelola oleh Badan Penjaminan Mutu Universitas Gunadarma (http://spma.gunadarma.ac.id)

3. Badan Penjaminan Mutu perlu mengembangkan basis data indikator mutu yang terintegrasi dengan sistem informasi pendukung lainnya, termasuk pengembangan executive information system yang dapat dijadikan dasar dalam pengambilan keputusan, tindakan perbaikan, dan mekanisme early warning system, yang dikaitkan dengan pencapaian kinerja atau masalah akademik yang harus ditindaklanjuti.

4. Prinsip akuntabilitas pelaksanaan program dilakukan melalui rapat evaluasi berkala untuk setiap unit kerja dan rapat kerja pimpinan untuk tingkat pimpinan universitas yang dilaksanakan secara berkala setiap tahun. Hasil evaluasi terhadap kegiatan periode sebelumnya dan rencana kerja tahunan merupakan kewajiban dari setiap unit kerja, yang dijadikan bahan rapat kerja pimpinan yang diselenggarakan setiap tahun.

5. Masing-masing unit kerja diharuskan membuat laporan evaluasi kegiatan periode sebelumnya yang sudah dilaksanakan dan rencana kerja tahunan. Laporan tersebut dipresentasikan dalam rapat kerja tersebut untuk memperoleh umpan balik dan persetujuan kegiatan dari pimpinan Universitas dan/atau Yayasan.

6. Sistem penjaminan mutu akademik perlu diimplementasikan dalam bentuk evaluasi/ peninjauan kurikulum secara periodik setiap dua tahun sekali, analisis profil dan tingkat persaingan mahasiswa baru, evaluasi kinerja mahasiswa, evaluasi kinerja dosen, pengawasan dan umpan balik dari dosen wali, monitoring kehadiran dosen, analisis hasil tracer study. Pelaksanan penjaminan mutu untuk setiap aspek tersebut mengacu kepada pedoman pelaksanaan, yang dikoordinasikan oleh Badan Penjaminan Mutu bersama unit kerja terkait.

7. Sistem evaluasi dan monitoring kinerja program studi atau dosen, perlu diterapkan dengan mengacu kepada pedoman pelaksanaan teknis, yang disusun oleh Bagian Penjaminan Mutu Universitas Gunadarma.

8. Penerapan sistem penilaian kinerja program studi, dapat menggunakan teknik pengukuran kinerja baku yang disesuaikan dengan kondisi dan kebutuhan Universitas Gunadarma dengan tetap mempertimbangkan kinerja universitas secara keseluruhan sesuai dengan target kinerja yang telah ditetapkan pada rencana strategis Universitas Gunadarma.




9. Badan penjaminan mutu perlu mengembangkan sistem layanan informasi sesuai dengan kebutuhan para pemangku kepentingan eksternal yang meliputi masyarakat umum, dunia industri, orang tua mahasiswa, instansi pemerintah, atau pihak pemangku kepentingan terkait lainnya.

10. Badan Penjaminan Mutu mempunyai tugas dan wewenang dalam menumbuhkan budaya mutu di kalangan sivitas akademika dan unit kerja akademik melalui kegiatan sosialisasi sistem penjaminan mutu, pelatihan SDM di bidang penjaminan mutu, serta diseminasi sistem penjaminan mutu berbasis web.

Komitmen yang tinggi terhadap kegiatan penjaminan mutu di Universitas Gunadarma antara lain dibuktikan dengan adanya berbagai perangkat yang dibutuhkan antara lain adanya: (1) Kebijakan Rektor tentang peningkatan mutu di lingkungan Universitas Gunadarma, (2) dibentuknya organisasi unit pelaksana penjaminan mutu di tingkat universitas (Badan Jaminan Mutu), fakultas dan program studi dengan lingkup tugas yang jelas (3) tersusunnya berbagai panduan pelaksanaan atau manual mutu, (4) tersedianya pedoman Evaluasi Diri, Pedoman Evaluasi Internal, dan Pedoman Monitoring dan Evaluasi Internal untuk program pengembangan akademik dan pedoman monevin program hibah kompetisi serta (5) adanya program-program penjaminan mutu dengan alokasi dana di tingkat universitas dan fakultas.

7.2. Sistem dan Organisasi Penjaminan Mutu

Kegiatan penjaminan mutu bukan hanya merupakan komitmen individual, tetapi merupakan komitmen lembaga perguruan tinggi yang melibatkan seluruh sivitas akademika, sehingga implementasi penjaminan mutu perlu dilakukan/diorganisasikan secara terstruktur. Sehubungan dengan hal tersebut, Universitas Gunadarma merasa perlu untuk mengembangkan unit tersendiri di bawah Rektor untuk melaksanakan fungsi untuk penjaminan mutu. Organisasi penjaminan mutu di tingkat Universitas Gunadarma secara resmi dibentuk pada tanggal 17 April 2006 berdasarkan keputusan Rektor Nomor 304/SK/REK/UG/2006 dengan nama Badan Penjaminan Mutu Universitas Gunadarma (UG Bajamtu)

Pengertian mutu secara umum adalah adanya kesesuaian dengan standar (baku), kesesuaian dengan janji, dan pemenuhan janji yang telah diberikan. Mutu pendidikan di Universitas Gunadarma dipahami sebagai pencapaian tujuan pendidikan dan tercapainya kompetensi lulusan yang telah ditetapkan sesuai Kebijakan Akademik dan Standar Akademik Universitas Gunadarma. Pencapaian tujuan ini menyangkut aspek masukan (input), proses (process) dan keluaran (output) serta nilai tingkat kesesuaian, keutamaan dan keunggulan. Mutu pendidikan di Universitas Gunadarma diarahkan untuk meningkatkan mutu secara berkelanjutan (kaizen), dengan tujuan agar lulusan Universitas Gunadarma secara konsisten mampu menyesuaikan diri terhadap perkembangan ilmu pengetahuan, teknologi, dan seni dalam mendarmabaktikan karya dalam menjalani kehidupan bermasyarakat.

Mutu pendidikan Universitas Gunadarma mencakup aspek layanan administrasi, sarana dan prasarana, organisasi, dan manajemen berbasis teknologi informasi dan komunikasi yang, dapat memenuhi harapan seluruh pemangku kepentingan (stakeholders). Sistem penjaminan mutu akademik di Universitas Gunadarma dirancang dan dilaksanakan untuk menjamin tercapainya kompetensi lulusan sesuai dengan spesifikasi yang ditetapkan oleh program studi. Universitas Gunadarma, dengan demikian, turut menjamin bahwa mahasiswa akan memperoleh pengalaman belajar sebagaimana dijanjikan dalam spesifikasi program studi.



Universitas Gunadarma telah menjalankan sistem penjaminan mutu yang didukung dengan adanya manual mutu yang lengkap dan pelaksanaannya yang dilakukan oleh setiap unit terkait. Manual mutu yang terintegrasi dalam suatu sistem dokumen, antara lain terdiri dari pernyataan mutu, kebijakan mutu, standar mutu, prosedur mutu, instruksi kerja dan sasaran mutu.

Pelaksanaan penjaminan mutu telah berjalan secara menyeluruh di semua unit kerja di lingkungan Universitas Gunadarma yang mencakup siklus perencanaan, pelaksanaan, evaluasi secara periodik dan tindakan perbaikan. Berdasarkan struktur organisasi Universitas Gunadarma, Organisasi penjaminan mutu di Universitas Gunadarma merupakan bagian tak terpisahkan atau bagian integral dari struktur organisasi Universitas Gunadarma. Fungsi dari organisasi ini melekat (embedded) pada semua tingkat organisasi atau unit kerja di lingkungan Universitas Gunadarma, dari mulai universitas, fakultas hingga program studi dan bagian penunjang atau unit terkait lainnya. Penanggungjawab utama dari organisasi penjaminan mutu di lingkungan Universitas Gunadarma adalah Rektor. Sementara pelaksananya adalah Badan Penjaminan Mutu Universitas Gunadarma (UG BAJAMTU). Untuk tingkat fakultas, jurusan, dan program studi pelaksanaan fungsi jaminan mutu berada di bawah tanggung jawab Unit Penjaminan Mutu Akademik. Mengacu pada Pedoman Jaminan Mutu Pendidikan Tinggi, penanggungjawab pelaksana jaminan mutu di tiap tingkat didampingi oleh perwakilan manajemen atau Management Representative dari masing-masing unit

Universitas Gunadarma selalu berusaha untuk mengetahui keadaan awal pada setiap program studi dan menentukan sasaran secara bertahap dalam penjaminan mutu akademik yang dilakukan secara berkelanjutan dengan mengacu pada standar yang ditetapkan. Prosedur penjaminan mutu dan kriteria yang harus dicapai disusun secara baik dan sistematis sehingga memungkinkan dilakukan suatu pentahapan dengan melakukan evaluasi untuk setiap tahapan.

Alat yang digunakan untuk memelihara dan meningkatkan mutu adalah Evaluasi Diri yang di dalamnya memuat analisis SWOT yang mencakup analisis mendalam tentang kondisi internal dan eksternal organisasi. Hasil analisis SWOT kemudian digunakan untuk merumuskan strategi yang perlu dilakukan menentukan berbagai aspek yang perlu diperbaiki dan dipertahankan dalam menyelenggarakan kegiatan akademik. Upaya perbaikan dilakukan secara sistematik sehingga prioritas perbaikan dapat disusun, dan diupayakan perbaikan pada komponen-komponen yang dapat menjadi landasan bagi penjaminan mutu berikutnya. Evaluasi Diri ini merupakan langkah awal dari rangkaian kegiatan evaluasi internal, dimana penilaian terhadap kegiatan penyelenggaraan akademik dengan menggunakan standar mutu yang ditetapkan oleh institusi berdasarkan laporan evaluasi diri. Penilaian terhadap laporan evaluasi diri dilakukan oleh tim asesor internal yang telah disiapkan oleh Badan Penjaminan Mutu Universitas Gunadarma, dengan menerapkan prosedur evaluasi internal yang sudah tersedia. Kebijakan mutu di tingkat Universitas menjadi dasar dan acuan bagi penyusunan kebijakan mutu di tingkat fakultas dan program studi.

Struktur SPMA Universitas Gunadarma dikaitkan dengan struktur organisasi universitas selengkapnya dapat dilihat pada Gambar 7.1.




Rektor

Pembantu Rektor I

FakultasIlkom

&Tek.Inf

FakultasEkonomi

FakultasTeknik Sipil &Perenc.

FakultasPsikologi

FakultasSastra

Program Pascasarjana

SEKTOR BAUBAPSIBAAK LembagaPenelitian LPPM

Dekan

S1-1 S1-2 S1- 3 S1- 4 S1- 5 S1- 6 S1-7 S1- 8 S1- 9 S1-10 S1-11

ProgramDoktor

ProgramMagister

S3 K S3 E M1 M2 M3 M4 M5 M6

Sektor : Sekretariat RektorBAU : Biro Administrasi UmumBAPSI : Biro Administrasi Perencanaan

dan Sistem InformasiBAAK : Biro Administratsi Akademik dan

KemahasiswaanLPPM : Lembaga Pengabdian MasyarakatUPT : Unit Pelayanan TeknisPSMA : Pengembangan Sistem Manajemen

Akademik

S1-3 : Program Studi ManajemenS1-4 : Program Studi AkuntansiS1-5 : Program Studi Teknik InformatikaS1-6 : Program Studi Teknik MesinS1-7 : Program Studi Teknik ElektroS1-8 : Program Studi Teknik IndustriS1-9 : Program Studi Teknik SipilS1-10 : Program Studi ArsitekturS1-11 : Program studi PsikologiS1-12 : Program Studi Sastra Inggris

S3 K : Doktor Ilmu KomputerS3 E : Doktor Ilmu EkonomiM 1 : Magister ManajemenM 2 : Magister Sistem InformasiM 3 : Magister ElektroM 4 : Magister SastraM 5 : Magister PsikologiM 6 : Magister Sipil

UPT Komputer(PSMA Online)

Program SarjanaProgram Diploma

Dekan Dekan Dekan Dekan Dekan

Koordinator

Direktur

PD 1 PD 2 PD 1 PD 2 PD 3 PD 2 PD 1 PD 2 PD 3

Prog.D3Tek.Inf.

KPS KPS KPS KPS KPS KPS KPS KPS KPS KPS KPS KPS KPS KPS KPS KPS

PD : Pembantu DekanKPS : Ketua Program StudiD3-1 : D3 Manajemen InformatikaD3-2 : D3 Teknik KomputerD3-4 : D3 Akuntansi KomputerD3-5 : D3 Manajemen PemasaranD3-5 : D3 Manajemen KeuanganD3-6 : D3 KebidananS1-1 : Program Studi Sistem KomputerS1-2 : Program Studi Sistem Informasi

Keterangan

S1-12

Senat Perguruan Tinggi

CareerCenterPerpustakaan

Pembantu Rektor IIIPembantu Rektor II Pembantu Rektor IV

Prog.D3Bisnis

Kewrsh.

Prog.D3Kese-hatan

BPMA

UPMA

AD2AD1

D3-2D3-1

KPSKPS

AD2AD1

Direktur Direktur Direktur

AD1 AD2

D3-3 D3-4 D3-5 D3-6

KPS KPS KPS KPS KPS KPS

PD 1 PD 3

KPS

PD 3

FakultasTeknologi Industri

PD 3PD 2PD 1

KPS

LembagaPengembangan

PD 1 PD 2 PD 3

Gambar 7.1. Badan Penjaminan Mutu dalam Struktur Organisasi Universitas Gunadarma

Sistem Penjaminan Mutu Akademik Universitas Gunadarma terdiri atas seperangkat nilai, prinsip, dan kegiatan yang menjadi dasar kebijakan Universitas Gunadarma dalam memberikan penjaminan kepada para pemangku kepentingan (stakeholders), bahwa Universitas Gunadarma akan memenuhi mutu akademik secara konsisten, sesuai dengan standar yang telah disepakati dan ditetapkan. Rincian tugas dan tanggung jawab masing-masing tingkat organisasi penjaminan mutu dapat dilihat pada Tabel 7.1



Tabel 7.1. Rincian Tugas dan Tanggung Jawab Organisasi Penjaminan Mutu Universitas Gunadarma

TINGKAT SPMA RINCIAN TUGAS

Universitas Badan Penjaminan Mutu

Mengkoordinasikan pengembangan SPMA di lingkungan Universitas Gunadarma.Menyusun kerangka acuan Penjaminan Mutu AkademikMenyusun buku Pedoman dan Tata Cara Evaluasi Internal penjaminan mutu akademikMemantau pelaksanaan jaminan mutu proses pembelajaran di lingkungan Universitas Gunadarma.Mengembangkan instrumen evaluasi internal penjaminan mutu akademikMelakukan koordinasi dengan unit penjaminan mutu di tingkat fakultas program studi dan unit kerja terkait lainnya.Melaporkan hasil evaluasi internal akademik pelaksanaan penjaminan mutu akademik kepada RektorMemberikan rekomendasi kepada Rektor dan unit-unit pelaksana akademik dalam rangka perbaikan proses penjaminan mutu akademikMelaksanakan audit akademik internal di lingkungan Universitas Gunadarma.

Fakultas

Unit Penjaminan Mutu Akademik

Mengkoordinasikan dan mendorong pengembangan SPMA di lingkungan fakultas.Melakukan kerjasama dan koordinasi dengan Bajamtu dalam penyelenggaraan penjaminan mutu akademik di fakultasMengarahkan pengembangan SPMA di lingkungan fakultasMenentukan kebijakan mutu proses pembelajaran di lingkungan fakultas.Melakukan pembinaan terhadap tim penjaminan mutu akademik di tingkat program studiMenelaah pelaksanaan proses pembelajaran di tingkat program di lingkungan fakultas.Mengarahkan tindakan peningkatan mutu proses pembelajaran di lingkungan fakultas.

Program Studi(rencana mutu pembelajaran: instruksi kerja, daftar acuan, catatan mutu)

Unit Penjaminan Mutu Akademik

Menentukan sasaran mutu proses pembelajaran di lingkungan program studi.Melaksanakan dan mengendalikan mutu proses pembelajaran.Merancang dan mengimplementasikan kegiatan peningkatan mutu proses pembelajaran.

7.3. Ruang Lingkup dan Mekanisme Kerja

Sesuai dengan Pedoman Jaminan Mutu Pendidikan Tinggi yang diterbitkan dari Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, Departemen Pendidikan Nasional, ruang lingkup SPMA Universitas Gunadarma didasarkan pada visi dan misi universitas yang meliputi hal berikut:




1. Penjaminan Mutu Akademik Universitas Gunadarma tentang pendid ikan mencakup pengelola dan pengelolaan proses pendidikan/ pembelajaran. Mutu proses pembelajaran antara lain meliputi kualifikasi, kompetensi, dosen, kurikulum, pengelolaan perkuliahan, evaluasi terhadap proses pembelajaran dan tindak lanjut.

2. Penjaminan mutu dalam bidang penelitian dan pengabdian kepada masyarakat yang secara umum mencakup tentang mutu penelitian dan pengabdian pada masyarakat yang didalamnya antara lain memuat standar mutu penelitian dan pengabdian pada masyarakat.

3. Penjaminan Mutu Universitas Gunadarma tentang sarana dan prasarana akademik yang di dalamnya antara lain memuat standar mutu parasarana dan sarana akademik serta standar mutu manajemen program studi akademik.

7.4. Implementasi Penjaminan Mutu

Berdasarkan ruang lingkup penjaminan mutu sebagaimana tersebut di atas dijabarkan ke dalam pelbagai aspek jaminan mutu. Masing-masing penjaminan mutu ditetapkan baku mutunya seperti misalnya untuk mutu proses pembelajaran, disebut baku mutu proses pembelajaran. SPMA Universitas Gunadarma dikembangkan dan dilaksanakan secara bertahap, dimulai dari pengidentifikasian berbagai kegiatan yang berkaitan dengan proses pembelajaran sampai dengan kegiatan yang merupakan proses kunci dalam penyelenggaraan proses pembelajaran.

Siklus PDCA (Plan-Do-Check-Action) diterapkan dalam pelaksanaan penjaminan mutu proses pembelajaran di lingkungan Universitas Gunadarma, dalam hal ini Badan Penjaminan Mutu Akademik Universitas Gunadarma. Gambaran umum mekanisme penjaminan mutu proses pembelajaran di Universitas Gunadarma dapat dilihat pada gambar 7.2.



Gambar 7.2. Mekanisme Penjaminan Mutu Proses Pembelajaran Universitas Gunadarma

Penjelasan mekanisme dan alur kerja pada gambar tersebut di atas selengkapnya dijelaskan di bawah ini.

1. Perencanaan mutu (Plan)

Kegiatan perencanaan mutu (quality plan) meliputi aspek berikut: (a) penentuan atau penyusunan kebijakan mutu; (b) penentuan tujuan mutu dan indikator kinerjanya (performance indicator); (c) dan penentuan tata kerja (procedure) pencapaian mutu yang telah ditetapkan. Rincian dari ketiga aspek perencanaan mutu di atas adalah sebagai berikut.

Kebijakan mutu Universitas Gunadarma adalah menghasilkan lulusan yang memiliki kompetensi yang sesuai, dengan kebutuhan dunia kerja dan stakeholder melalui proses pembelajaran yang bermutu dan efisien. Kebijakan mutu fakultas di lingkungan Universitas Gunadarma disusun atau dirumuskan dengan cara, menjabarkan kebijakan mutu tersebut di atas.

Mengacu kepada kebijakan mutu Universitas Gunadarma, tujuan mutu dan sasaran akademik dirumuskan, yaitu sebagai berikut:

a. Mahasiswa bisa menyelesaikan studi dan memperoleh kualifikasi yang sesuai dengan kebutuhan dunia kerja atau stakeholder, dalam waktu relatif cepat (8 sampai 9 semester).

b. Lulusan bisa bekerja, baik mandiri (wirausaha) maupun berafiliasi dengan institusi pemerintah atau swasta, tidak lama setelah berhasil menyelesaikan studinya.

Indikator kinerja (performance indicator) ditetapkan dan digunakan untuk mengukur keberhasilan penerapan proses pembelajaran dalam mencapai tujuan mutu proses pembelajaran di lingkungan Universitas Gunadarma. Indikator kinerja tersebut dikelompokkan berdasarkan kategori: input—process—output—outcome—impact (masukan—proses—keluaran—hasil—dampak). Keadaan saat ini dari setiap kategori dari indikator kinerja diukur untuk kemudian dijadikan sebagai titik awal (base line) pelaksanaan jaminan mutu proses pembelajaran.

Tata kerja atau prosedur untuk mengukur dan atau mengevaluasi keberhasilan dalam mencapai sasaran dan tujuan mutu proses pembelajaran disusun ke dalam bentuk Standard Operating Procedure (SOP). Di lingkungan Universitas Gunadarma, SOP dimaksud disajikan dalam bentuk berbagai Buku Pedoman.

2. Pelaksanaan mutu (Do)

Dalam rangka menjamin mutu proses pembelajaran, seluruh proses pembelajaran dilaksanakan sesuai dengan Buku Pedoman yang telah ditentukan. Untuk memastikan bahwa pelaksanaan mutu proses pembelajaran, Ketua Program Studi diserahi tanggung jawab dalam mengendalikan seluruh proses pembelajaran dilaksanakan berdasarkan Buku Pedoman tersebut. Di samping itu, Ketua Program Studi berkewajiban untuk (i) mendorong, memotivasi, dan memberdayakan dosen, tenaga penunjang dan mahasiswa agar menjalankan fungsi dan peran masing-masing dalam pelaksanaan mutu proses pembelajaran sesuai dengan Buku Pedoman, (ii) memantau pelaksanaan proses pembelajaran dan menyediakan




serta menyampaikan umpan balik kepada pihak terkait (yakni dosen, tenaga penunjang dan mahasiswa); dan (iii) memastikan bahwa pemberian penghargaan (reward) dan hukuman (penalty) sesuai dengan ketentuan yang berlaku di lingkungan Universitas Gunadarma.

Untuk menunjang keberhasilan pelaksanaan mutu proses pembelajaran berbagai borang (formulir), instrumen pemantauan dan daftar periksa (check list) disiapkan dan disusun sesuai dengan Buku Pedoman yang ditentukan. Perangkat penunjang tersebut harus diisi oleh setiap komponen yang terlibat, sesuai dengan fungsi dan perannya dalam pelaksanaan mutu proses pembelajaran. Komitmen yang kuat dari semua pihak yang terlibat yang meliputi mahasiswa, dosen, tenaga penunjang dan unsur manajemen pada tugas dan fungsinya masing-masing merupakan prasyarat penting dalam merealisasikan kegiatan tesebut. Di samping itu, ketersediaan sarana dan prasarana yang diperlukan, juga merupakan prasyarat yang harus dipenuhi.

3. Audit/Asessment/evaluasi mutu (Check)Evaluasi pelaksanaan mutu dan jaminan mutu proses pembelajaran dilaksanakan melalui 3 (tiga) cara, yaitu: (i) evaluasi diri oleh setiap Program Studi; (ii) audit internal atas pelaksanaan proses pembelajaran dan hasilnya di masing-masing Pogram Studi baik oleh pihak Fakultas maupun Universitas; dan (iii) auidit eksternal, dalam hal ini oleh Badan Akrediasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT).

Kegiatan evaluasi diri (self evaluation) dilakukan oleh Program Studi secara berkala, yakni pada setiap akhir tahun akademik. Kegiatan dimaksud meliputi pengukuran pencapaian indikator kinerja (performance indicator), penyusunan rencana perbaikan, dan penyusunan laporan pelaksanaan proses pembelajaran kepada Dekan Fakultas. Laporan pelacakan alumni (tracer study) diupayakan dilakukan dalam periode lima tahun sekali. Laporan hasil studi tersebut dilampirkan untuk melengkapi laporan evaluasi diri. Basis data yang biasanya diperlukan untuk proses akreditasi ditelaah dan diperbaharui oleh Program Studi.

Pelaksanaan Audit Internal atas Proses Pembelajaran pada masing-masing Program Studi dilakukan oleh Anggota UPMA. Dalam pelaksanaan audit proses pembelajaran perlu dilakukan dokumentasi atas semua akivitasnya. Untuk itu diperlukan berbagai instrumen pemantauan yang harus diisi oleh setiap komponen yang terlibat sesuai dengan fungsi dan perannya dalam pelaksanaan proses pembelajaran. Instrumen tersebut terdiri atas tujuh aspek berikut.

a. Formulir Monitoring Dosen, yang digunakan oleh Sekretariat Dosen untuk mencatat jam masuk dan jam keluar dosen mengajar. Dari formulir ini dihasilkan jumlah jam mengajar secara rinci baik untuk setiap mata kuliah maupun seluruh mata kuliah yang menjadi tanggung jawab setiap dosen.

b. Formulir Daftar Hadir Mengajar, yang digunakan oleh dosen untuk mencatat matakuliah, waktu, pokok materi, kelas, jumlah mahasiswa yang hadir setiap kali mengajar, dan tanda tangan sebagai bukti telah mengajar. Formulir ini juga digunakan oleh Sekretariat Dosen untuk cross check data dalam Formulir Jumlah Jam Mengajar Dosen.

c. Formulir Kuesioner, yang digunakan oleh Pendamping Dosen untuk menilai kualitas proses pembelajaran dosen menurut mahasiswa. Kualitas proses pembelajaran ditinjau dari kualifikasi, kompetensi, mutu, dan motivasi dosen,



daya tarik dan kesesuaian matakuliah, efektivitas metode pembelajaran, pengelolaan perkuliahan, respon mahasiswa, kemampuan matakuliah dalam meningkatkan dan mengembangkan pengetahuan mahasiswa sesuai dengan tingkat yang diperlukan. Hasil dari kuesioner ini terutama digunakan untuk memutuskan apakah dosen tersebut kompeten atau tidak dalam mengajar matakuliah yang telah diberikan.

d. Formulir Waktu Penyerahan Soal Ujian, yang digunakan oleh Bagain Ujian untuk mencatat tanggal penyerahan soal dan jenis soal matakuliah yang diujikan. Dari formulir ini dapat diketahui apakah dosen tepat waktu atau tidak dalam menyerahkan soal yang menjadi tanggungjawabnya.

e. Formulir Daftar Kehadiran Mengawas Ujian, yang digunakan oleh Bagian Ujian untuk mencatat kehadiran, ijin, dan absen setiap dosen dalam menjalankan tugas mengawas ujian. Dari formulir ini dapat diketahui apakah dosen telah menjalankan tugas mengawas secara baik.

f. Formulir Bimbingan Penulisan Ilmiah, yang digunakan oleh dosen untuk mencatat aktivitas bimbingan kepada setiap mahasiswa yang menjadi bimbingannya. Dari formulir ini dapat diketahui kemajuan yang telah dicapai oleh setiap bimbingannya.

g. Formulir Perwalian Kelas, yang digunakan oleh dosen wali untuk mencatat permasalahan, keluhan, kritikan, dan usulan mahasiswa dalam proses pengajaran. Dari formulir ini dapat diketahui apa yang menjadi hambatan, dorongan, dan keinginan mahasiswa selama menjalani proses pengajaran.

Proses setelah dilakukan dokumentasi dalam proses pengajaran adalah pembuatan laporan oleh bagian yang terkait. Laporan tersebut adalah sebagai berikut.

a. Laporan Jam Mengajar Dosen, yang dibuat oleh Sekretariat Dosen berdasarkan Formulir Monitoring Dosen.

b. Laporan Kualitas Dosen dalam Pengajaran, yang dibuat oleh Bagian Pendamping Dosen berdasarkan Formulir Kuesioner.

c. Laporan Ketepatan Penyerahan Soal, yang dibuat oleh Bagian Ujian berdasarkan Formulir Waktu Penyerahan Soal Ujian.

d. Laporan Pelaksanaan Tugas Dosen sebagai Pengawas Ujian, yang dibuat oleh Bagian Ujian berdasarkan Formulir Daftar Hadir Mengawas Ujian.

e. Laporan Pelaksanaan Tugas Dosen sebagai Pembimbing Penulisan Ilmiah, yang dibuat oleh Bagian Penulisan Ilmiah berdasarkan Formulir Bimbingan Penulisan Ilmiah.

f. Laporan Pelaksanaan Tugas Dosen sebagai Dosen Wali, yang dibuat oleh Bagian Pendamping Dosen berdasarkan Formulir Perwalian.

4. Tindak Lanjut Mutu (Action)

Semua laporan di atas diserahkan kepada Unit Pengendalalian Mutu Akademik (UPMA) pada setiap Program Studi, yaitu Program Diploma, Program Sarjana, dan Program Pasca Sarjana. Berdasarkan laporan tersebut UPMA di masing-masing program studi melakukan evaluasi Kinerja Dosen. Selanjutnya, bersama-sama dengan UPMA di tingkat Fakultas dan Badan Penjaminan Mutu Akademik di tingkat Universitas, diputuskan umpan balik apa yang diberikan kepada dosen yang bersangkutan.




Jenis umpan balik yang dapat diberikan kepada dosen yang berkinerja baik diantaranya adalah sebagai berikut.a. Mendapatkan penghargaan tertentub. Dipertahankan/ditambah jumlah SKS dalam mengajarc. Dipertahankan jenis mata kuliah yang diajard. Dipertahankan/ditambah jumlah jam mengawas ujiane. Dipertahankan/ditambah jumlah bimbinganf. Dipertahankan sebagai dosen wali

Jenis umpan balik yang dapat diberikan kepada dosen yang berkinerja kurang/tidak baik diantaranya adalah:a. Mendapatkan peringatan secara tertulisb. Dikurangi jumlah SKS dalam mengajarc. Diganti jenis mata kuliah yang diajard. Dikurangi jumlah jam mengawas ujiane. Dikurangi jumlah bimbingan atau tidak diperbolehkan menjadi dosen

pembimbing f. Tidak menjadi dosen wali

7.5. Instrumen Penjaminan Mutu

Seiring dengan berjalannya waktu dan terlaksananya dengan lebih baik proses identifikasi kegiatan dalam proses pembelajaran, secara bertahap jumlah Buku Pedoman akan terus ditambah, dilengkapi isinya, dan disempurnakan hingga, pada gilirannya, seluruh kegiatan siap dengan Buku Pedomannya. Pelaksanaan audit sebagaimana dijelaskan di atas belum dilakukan secara terintegrasi dalam suatu Sistem Audit berbasis TI. Kondisi demikian mendorong perlunya dibangun IT Based Audit yang terintegrasi dari seluruh Program Studi sampai dengan tingkat Universitas, sehingga proses penjaminan mutu dapat berjalan secara efektif dan efisien.

Kesungguhan, kesepakatan, dan komitmen seluruh komponen, baik secara langsung maupun tidak langsung, yang terkait dalam proses pembelajaran di lingkungan Universitas Gunadarma merupakan prasyarat mutlak bagi terbentuk dan terlaksanakannya SPMA di lingkungan Universitas Gunadarma. Untuk mencapai semua prasyarat tersebut (kesungguhan, kesepakatan, dan komitmen seluruh civitas akademika) diperlukan suatu forum untuk berdialog dan berdiskusi yang intensif dan berkelanjutan.

SOP yang telah selesai disusun dan digunakan sebagai pedoman dalam pelaksanaan kegiatan oleh bagian terkait di lingkungan Universitas Gunadarma dapat dilihat pada tabel 7.2. di bawah ini. SOP tersebut selalu dilakukan penyempurnaan dan penambahan sesuai dengan perkembangan Universitas Gunadarma.

Tabel 7.2. SOP Universitas Gunadarma

NO JUDULI SOP BAAK

1. Prosedur Aktif 2. Prosedur Pengecekan Daftar Nilai Semester (DNS) 3. Prosedur Cuti



NO JUDUL4. Prosedur Ujian Susulan5. Prosedur Cuti Akademik6. Prosedur Pindah Waktu/Lokasi Kuliah

bab 6openstorage.gunadarma.ac.id/research/files/borang... · web viewlink ke sub domain pendukung...

Documents